時間:2023-02-27 11:17:00
導言:作為寫作愛好者,不可錯過為您精心挑選的10篇新來部門負責人,它們將為您的寫作提供全新的視角,我們衷心期待您的閱讀,并希望這些內容能為您提供靈感和參考。
(1)考核內容??冃гu分的內容包括:工作態(tài)度考核、管理能力考核、工作能力考核、工作成效考核。其中部門副總經理級以下人員績效評分不包括管理能力考核。
(2)考核流程??冃гu分由員工個人自評和他人測評兩個環(huán)節(jié)組成,其中員工個人自評只用于對照參考,不計入最后得分,其目的在于通過他人測評與個人自評發(fā)現(xiàn)差距、尋找改進或提高工作績效的動力??偨浝碇砑壢藛T和部門負責人由公司領導進行評價和面談,部門副總經理級人員由部門負責人和公司領導進行評價,部門副總經理級以下人員由部門負責人進行評價和面談。人力資源部最后計算評估得分。人力資源部根據(jù)考核結果制定職位或職級變動以及年終獎金應用方案,報公司領導審批。
(3)考核計分。考核評分表的各項指標按照四檔評價,比如表現(xiàn)出色為9-10分、表現(xiàn)較好為7-8分、基本滿足要求但有欠缺為6-7分、需要顯著改進為1-5分??己司C合得分由各考核人的卷面得分與其所占權重綜合計算得出,比如考核部門負責人,那么公司總經理評分占30%、公司分管領導評分占40%、部門其他員工評分占30%;考核部門副總經理級(非主持工作)員工,那么公司分管領導評分占30%、部門負責人評分占40%、部門其他員工評分占30%;考核部門副總經理級以下員工,部門負責人評分占100%。
(4)考核結果運用。員工績效考核結果根據(jù)綜合得分劃為四檔,90分以上為優(yōu)異、80-90分為勝任、60-80為基本勝任但需改進、60分以下為不稱職,具體分檔標準:年度績效考核結果與員工當年年終獎金掛鉤,人力資源部將根據(jù)被考核人的考核結果以及工作崗位,審核各部門上報的當年年終獎金分配方案。如分配方案與考核結果背離的,人力資源部將建議部門或直接對分配方案進行調整。分配方案報公司領導審批。員工的職務、職級和薪酬調整原則上依據(jù)年度績效考核結果進行,通過績效管理促進員工的職業(yè)發(fā)展。人力資源部根據(jù)年度績效考評結果制訂調整方案。
(二)CMHI公司總部戰(zhàn)略地圖與平衡計分卡
(1)CMHI公司總部戰(zhàn)略地圖。CMHI公司總部的戰(zhàn)略地圖。
(2)CMHI公司總部平衡計分卡。根據(jù)CMHI公司總部年度工作目標和年度工作任務,本文依據(jù)戰(zhàn)略地圖中的22個戰(zhàn)略目標確定了“市場占有率”、凈資產收益率”、總部預算費用控制率”等36個評價指標,形成了CMHI公司總部平衡計分卡,如表1所示。
(三)CMHI公司總部人力資源部戰(zhàn)略地圖和平衡計分卡
(1)CMHI公司總部人力資源部職能。第一,人力規(guī)劃與分配。根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務需要,負責制訂和實施公司(含下屬公司)的整體人力資源規(guī)劃;承擔公司人力資源委員會辦公室工作;負責公司機構設置和職能劃分,審定公司總部和派出機構的工作職能,以及定崗和定編工作;負責公司人事管理制度、政策和工作流程的制定;負責公司(含下屬公司)的人力資源管理體系的建設,指導、檢查、幫助下屬公司在總部設定的人力資源體系框架下,完善各自的管理體系(含用工制度、勞務派遣和業(yè)務外包制度、薪酬體系、考核體系等);檢查和監(jiān)督下屬公司的人力資源法規(guī)、制度、政策的執(zhí)行情況;負責公司總部員工的日常人事管理工作(含考勤管理),以及公司確認的下屬公司高級管理崗位人員以及公司派出人員的招聘、調配和辭退工作,并按照任職資格標準對調任人員進行考核評估;負責派出董事和監(jiān)事的人事管理;負責直屬公司人事、財務(財務部參與)和審計部門(內控與審計部參與)負責人的任免審批;第二,考核和評價。負責公司總部員工和公司確認的下屬公司高級經營管理人員以及公司派出人員的考核工作;指導和幫助下屬公司建立與公司總體管理理念一致的考核評價體系;負責公司總部部門關鍵崗位業(yè)績指標(KPI)的制訂。第三,薪酬福利;負責總部員工的薪酬管理工作,對總部薪酬體系進行動態(tài)維護;審核下屬公司高級經營管理人員的年薪收入;幫助并指導下屬公司建立與其業(yè)務及公司整體薪酬理念相吻合的薪酬(含福利)體系,檢查其實施情況;負責審核下屬公司的年度薪酬預算,平衡各下屬公司的薪酬水平,確保相對的競爭性和公平性。第四,人力資源的開發(fā)。負責公司人才隊伍建設,并制定計劃和組織實施;負責總部員工、下屬公司高級管理崗位人員和公司派出人員的培訓;指導下屬公司培訓工作,推廣優(yōu)秀經驗,協(xié)調內部培訓資源;組織和實施總部及下屬公司HR從業(yè)人員崗位技能培訓。第五,其他。負責人事勞動政策和行業(yè)內先進人力資源管理經驗的研究;負責勞資糾紛的協(xié)調與處理;負責辦理總部員工因公出國、赴港澳、家屬探親、勞動用工及戶口調入相關手續(xù)及證件的管理。
(2)CMHI公司總部人力資源部平衡計分卡體系設計。人力資源部在部門職能的基礎上,結合公司總部的總體戰(zhàn)略目標,來制定本部門的戰(zhàn)略圖和平衡計分卡。第一,人力資源部戰(zhàn)略地圖。第二,人力資源部平衡計分卡。根據(jù)CMHI公司總部年度工作目標和年度工作任務,依據(jù)人力資源部戰(zhàn)略地圖中的16個戰(zhàn)略目標確定了“人力資本準備度”、“青年骨干人數(shù)占比”等16個評價指標,形成了CMHI總部人力資源部平衡計分卡。
(3)個人平衡計分卡體系設計(以人力資源部培訓與發(fā)展經理為例)。第一,個人平衡計分卡設計。個人平衡計分卡的目標一般源于部門計分卡目標的承接、分解和基于崗位職能的目標補充。限于篇幅,本案例選人力資源部培訓與發(fā)展經理,具體說明個人平衡計分卡的開發(fā)過程。第二,基于平衡計分卡的個人績效考核量表設計。績效考核量表是一張用來對考核對象的績效實施評價的管理表格,主要用于對平衡計分卡中的主要衡量指標進行量化考核打分。根據(jù)人力資源部培訓與發(fā)展經理的平衡計分卡,輔以其他重要事項的考核指標設計考核量表。
對新來員工進行崗前教育培訓、安全操作培訓和技術考核;
2、
制定周、月工作計劃和定期設備檢修計劃并落實到人頭;
3、
建立《反事故演習記錄》、《事故預想記錄》、《事故及異常情況記錄》;
4、
定期組織分析設備運行、異?,F(xiàn)象,如:放電、發(fā)熱、異音、反表指示異常、轉動設備振動等。
(1) 分析設備絕緣降低,絕緣油變化或色譜分析等表現(xiàn)的問題;
(2) 分析設備運行方式和保護方式存在的問題,以及設備的健康情況。
(3) 分析安全生產,招待規(guī)程制度情況和存在的問題;
(4) 分析檢修、試驗各種技術記錄的有關情況;
(5) 分析安全措施、反事故措施執(zhí)行情況,維修與季節(jié)事故預防情況;
(6) 分析用電系統(tǒng)經濟運行情況。
5、
分析的方法和時間:
運行分析應根據(jù)具體情況,采取定期分析、專題分析和設備分析會等方法進行。
(1) 系統(tǒng)和設備發(fā)生異?,F(xiàn)象,由部門經理或主管負責及時召開專題分析會;
(2) 參照前述分析內容,進行定期分析,由部門經理或主管及全體人員參加,每月至少進行一次;
6、
當設備發(fā)現(xiàn)缺陷,原先消除與否,均應由值班負責人記入設備缺陷記錄內,并向上一級領導匯報,當班人員要加強監(jiān)視,交接班時詳細交待,設備重要缺陷應立即向主管領導匯報。
7、
發(fā)現(xiàn)的設備缺陷應由當班值班負責人負責判斷,并立即組織消除或采取可靠措施,當班不能消除的缺陷領導要組織力量予以消除。
8、
每項設備缺陷均應填寫缺陷記錄,發(fā)現(xiàn)日期、發(fā)現(xiàn)人、缺陷內容、領導批示及缺陷消除日期、處理情況。
9、
禁止在事故處理或倒閘操作中交接班,交接班時如遇事故,應停止交接班,由交班人員負責處理,接班人員在領班的指揮下協(xié)助處理。
10、
交接班時必須嚴肅認真,一絲不茍、精神集中,不做其它活動,做到交的細致、接的明白。交接時交班人員向接班人員做全面交待,接班人員要進行重點檢查,雙方人員在交接班記錄簿上認真填寫、簽字。
11、
定崗、定位、定職、定責,劃分重點負責區(qū)域,做到每日巡視兩次,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
制定專業(yè)設施、設備的大、中、小修綜合計劃、制定檢修程序和內容并將結果記錄。
12、
設備不得帶病運轉,不得無故拖延檢查日期。提高安全消防意識,熟練使用滅火器具,消滅各種不安全隱患。
13、
中圖分類號:TU996 文獻標識碼:A 文章編號:
The application security check analysis in management
Huang kai
Abstrac: Introduces security management, security analysis and the relationship between the regular management, puts forward security issues of hidden behind the routine management of intensify contradictions, discussed using the results of safety inspection of the thorough analysis to help managers to accurate and effective detection and grasp the prominent contradictions of the organization.
Key words:Security management; Security analysis; Use
概論
在管理中經常會出現(xiàn)這樣一種情況,管理者對組織的情況不甚了了,對問題的結癥和本質不能準確掌握。所以管理者需要花費大量的精力對組織的各種情況或問題進行調查和了解,但是收獲往往不盡人意。與此同時,組織在安全管理方面存在一些類似現(xiàn)象會反復的發(fā)生,或者解決了一個問題又會出現(xiàn) “新的問題”,占用管理者大量的精力。面對這種情況,管理人員往往會感到無所適從,對安全管理過程中發(fā)現(xiàn)的隱患會有“先放一放”或者“有一個解決一個”的想法。安全管理中發(fā)現(xiàn)的問題是孤立的甚至是對立的嗎?它和組織其他管理是怎樣的關系,透過安全現(xiàn)象能夠幫助管理者發(fā)現(xiàn)組織運行的深層次問題嗎?
安全檢查分析、安全管理、管理的關系
2.1安全管理和管理的關系
2.1.1從安全管理的定義上看“安全管理是管理的重要組成部分,是安全科學的一個分支”[1],所以安全管理遵循管理的普遍規(guī)律,同時又有其特殊性?,F(xiàn)代安全管理理論中“系統(tǒng)原理”同樣是現(xiàn)代管理的最基本原理之一,安全管理作為管理的一個子系統(tǒng)和其他子系統(tǒng)之間存在著不可分割的關系,其他子系統(tǒng)動態(tài)聯(lián)系制約同時又自成體系?,F(xiàn)代因果連鎖理論將生產事故的最終原因歸結于管理,傷亡來源于事故,事故來源于不安全行為,不安全行為來源于個人原因,個人原因來源于管理失誤。
安全的對立面是風險(狹義的,發(fā)生事故的),風險包含兩個重要的元素:發(fā)生的程度和發(fā)生的概率。對組織來說風險可以分為內部控制和外部環(huán)境,這一點對于所有的管理子系統(tǒng)都是共同的,無論是城市管理、企業(yè)管理或者是營銷管理、人事管理等等。從這個角度上看安全問題其實是內部控制或者外部環(huán)境的失控達到一定程度,其發(fā)生的程度和概率接近或已經達到設定的邊緣。所以,安全問題的背后常常會隱藏著已經激化的管理問題,通過深入的分析和探尋可以幫助管理人員直接有效的發(fā)現(xiàn)組織存在的深層次問題,同時也有利于安全問題的根本解決,安全問題來源于常規(guī)管理,其根本解決之道也回歸于常規(guī)管理。
2.1.2之所以在管理中出現(xiàn)分割的情況主要是以下幾個原因:其一,是管理者忽視安全管理和管理的關系;其二,是安全管理人員對于安全問題的分析不夠深入,使得其他管理人員看到的往往是一些片面的、表面的現(xiàn)象。
2.2安全檢查分析
2.2.1 安全檢查是安全管理的重要手段和內容,也是發(fā)現(xiàn)安全問題的最主要手段。安全檢查分析是透過表象看清實質的必經途徑,是安全管理子系統(tǒng)和管理其他系統(tǒng)有機結合聯(lián)系的必要方法。安全檢查分析也為安全檢查的深入和擴展提供了方向。
2.2.2安全檢查有很多不同的分類方式,未便于更好的說明安全檢查分析在管理中的運用,我們按照對問題深入的程度來分類:現(xiàn)場檢查、資料記錄檢查、對比分析、制度檢查、訪談、意識能力測試(書面、口頭、實際操作)、延伸追究等7項。
1、現(xiàn)場檢查:發(fā)現(xiàn)獨立的問題,或者對某問題進行確認。
2、資料記錄檢查:發(fā)現(xiàn)某項活動的整體控制問題。
3、現(xiàn)場和資料對比分析:通過對比分析對某項活動的質量確認,并尋找到該項活動在執(zhí)行層面的問題。
4、制度檢查:發(fā)現(xiàn)制度方面的缺陷和某些問題在制度管理方面的原因。
5、訪談:可以幫助檢查人員發(fā)現(xiàn)一些隱藏的問題,也可以幫助發(fā)現(xiàn)問題背后的原因。
6、意識能力測試(書面、口頭、實際操作):用于對人和組織的意識能力確認。
7、延伸追究:看待現(xiàn)象的思維方式,有利于發(fā)現(xiàn)“問題背后的問題”
從一個環(huán)節(jié)向同類型多個環(huán)節(jié) 從一個環(huán)節(jié)向與之相關的其他環(huán)節(jié) 從某一現(xiàn)象到包含它的活動管理 從某一個體到群體。
需要說明的是,在實際運用中以上7項需要根據(jù)具體情況進行不同組合,是一種發(fā)現(xiàn)、分析、追蹤、再發(fā)現(xiàn)的多次循環(huán)應用。
3、實例
現(xiàn)象和背景:某燃氣企業(yè)安全人員檢查中發(fā)現(xiàn)一只調壓設備切斷閥失靈。
企業(yè)主要負責人員感到企業(yè)內部麻煩不斷,生產效率低下,但生產部門又抱怨不斷。這似乎是毫無關聯(lián)的問題。
分析和追蹤:1、按照延伸和追究對同一設備維護人員和不同維護人員的調壓設備進行檢查,都發(fā)現(xiàn)類似問題。
2、檢查維護資料發(fā)現(xiàn),有年度和月度的維護計劃,但是進度滯后。
3、資料中反應已完成維護的個別調壓箱切斷閥壓力超出標準。
4、安全部門認為設備管理部門計劃落實滯后、工作質量較低,導致產生隱患。向設備維護部門發(fā)出隱患整改通知書和處罰單,并向領導層匯報。
結 果:歷經半年的時間情況沒用任何好轉,同時設備維護有出現(xiàn)新的問題,企業(yè)安全部門在上級部門指導下做進一步分析。
分析和追蹤:1、設備管理部門負責人反映規(guī)模擴張?zhí)欤聛淼娜藛T來不及培訓,紀律較差,工作責任心不強。
2、檢查所排計劃人均工作量在標準之內。
3、通過能力意識測試發(fā)現(xiàn)新來人員的能力和安全意識存在嚴重不足。
4、安全部門和人事部門對三級教育制度執(zhí)行不嚴,甚至將大部分工作轉嫁給生產部門。
管理層的反思:1、管理層和人事部門在人事安排是未考慮生產部門的能力素質需求,也未咨詢生產部門的意見。
2、因為不用對后果負責,職能部門在資源調配時隨意性較強,有本位傾向,甚至將本身的工作強加給生產部門。
企業(yè)采取的措施:
1、重新梳理部門之間的銜接流程,明確權利劃分。
2、要求人事部門牽頭和各生產部門共同做好人力規(guī)劃,較有預見性的滿足生產部門的需求。
3、通過部門負責人崗位互換等方式加強職能部門和生產部門之間的了解。
4、開展一崗多能、崗位練兵的方式加強內部儲備。
5、組織生產部門對職能部門服務評價。
6、對設備管理和其他生產部門的人員進行測評和調配。
效果:1、兩個月后設備管理部門的維護進度已經符合計劃安排,工作質量未出現(xiàn)新的問題。
2、企業(yè)生產效率有明顯提升。
4、結論
在深入實踐黨的群眾路線活動中,高校教職工對財務報銷意見很大,感到財務報銷簽字難,要求嚴,手續(xù)繁,排隊等候時間長等“報賬難”問題,私下流傳財務部門是“門難進,臉難看,字難簽,賬難報,錢難拿”等“五難問題”。那什么原因導致諸多教職員工反映“報賬難”?高校財務應采取什么樣的措施有效解決教職工反映強烈的“報賬難”問題?本文筆者根據(jù)多年財務工作經驗,深入剖析高?!皥筚~難”的原因,探討應對策略,提出“三熟六策”具體措施,以期搏得教職工的理解與支持,緩解教職工“報賬難”的強烈情緒,縮短報銷時間,提高報賬效率,促進高校健康可持續(xù)發(fā)展。
1.高?!皥筚~難”的現(xiàn)狀
(1)簽字難
所有報過賬的人都反映找負責人簽字“難”。由于高校財務管理規(guī)范,風險防范嚴密,導致報銷任何一筆經費至少要本部門負責人和財務負責人簽字同意才能報銷,但報賬人員有時因時機不湊巧或因票據(jù)問題、經費問題等要么找不到相關負責人簽字,要么找到相關負責人了但卻不簽字。如果沒有相關負責人的簽字,報賬人員是無法報銷各種費用的。
(2)往返多
由于相關負責人經常參加各種會議和公務活動,不可能一直在辦公室等待報賬人員來簽字。而報賬人員到辦公室找相關負責人簽字時因其不在只有回去,過后再來,一來二去,多次找不到負責人簽字,就產生煩燥情緒,特別是上課任務重課時多的老師,為報銷一筆經費跑兩趟還不能辦完報銷業(yè)務肯定就牢騷滿腹,意見極大,感到“報賬難”。還有由于票據(jù)不合法或手續(xù)不齊備過不了審核關,只有返回重填重簽,最后又到財務部門報賬,如此往返就感到“報賬難”。
(3)等候久
首先,報賬人員在找相關負責人簽字時因負責人工作忙或正在開會需要等候較長時間,或因相關負責人出差就要等候更長時間;其次在報銷審核時由于到財務報銷的人員較多,業(yè)務量很大,有的報賬人員一次報銷二三十筆業(yè)務,一個審核崗的會計人員一個上午就只能辦理完此人的業(yè)務,同時財務部門由于工作人員較少的限制而無法開設較多的、分散的報銷審核窗口,只能集中在財務部門設置的三到四個報銷審核窗口辦理業(yè)務,現(xiàn)場報銷審核接納能力有限;再加上如果報賬人員到審核窗口才現(xiàn)場整理報銷單據(jù),那就需要更多的時間,從而導致報銷等候的時間更長。
(4)規(guī)定多
俗話說“不以規(guī)矩,不成方圓”。高校為保證資金使用效益,保證學校教學科研質量,就必須制定各種各樣的規(guī)章制度,以制度管人,按制度辦事,這是高校財務管理健康發(fā)展的關鍵。而資金報銷支付又是高校資金管理的核心,是資金使用合理有效利用審核監(jiān)督的最后一道關口,因此要報銷就必須按各項規(guī)定進行,規(guī)定一多,程序就多,手續(xù)就復雜,報賬人員就感到“報賬難”。如報銷發(fā)票上開具項目是“辦公用品”,按規(guī)定必須附上售貨單位出具的辦公用品清單并加蓋發(fā)票專用章,并且在發(fā)票上要有經辦人、驗收人或證明人的簽名,最后如果其金額超過1000元,還必須通過銀行轉賬或刷公務卡支付,不得使用現(xiàn)金。這就讓不熟悉財務報銷規(guī)定的經辦人感覺太麻煩了,覺得真是“報賬難”。
(5)拿錢難
由于高校對資金管理都有各種各樣嚴格而完善的規(guī)定,導致報賬人員在整理填寫單據(jù),找負責人簽字,到報銷大廳等候報銷等耗費了較多時間,直到最終拿到報銷的經費后才長舒一口氣,覺得財務報賬一個字“難”,真的“拿錢難”。
2.高校“報賬難”的深層次原因分析
(1)嚴格執(zhí)法,據(jù)實核算
財務人員既是國家及學校財經法紀最忠實的執(zhí)行者和守護者,也是教育資金安全最有力的保障后盾,更是教育資金使用支付的最后一道牢固防線。因此在審核各項資金報銷支付業(yè)務時,必須嚴格按照財經法規(guī)的要求進行,按實際業(yè)務發(fā)生情況如實進行會計核算,任何違法違規(guī)的經濟行為和非法票據(jù)都不能逃過財務人員的“火眼金睛”,從而導致相關報賬人員無法報得資金或無法按其意愿支付款項,進而提出“報賬難”的意見。如定額餐費發(fā)票上面清楚地寫有“(蓋章有效)”字樣,即這類定額發(fā)票上面必須要有兩個章:一個是“全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章”,另一個是收款單位“發(fā)票專用章或單位公章”。但大部分業(yè)務經辦人取得此類發(fā)票時卻不注意這一細節(jié),導致在報銷時才發(fā)現(xiàn)定額發(fā)票上面只有“全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章”而沒有收款單位“發(fā)票專用章或單位公章”,那這張發(fā)票在財務審核時自然就被剔除了,這樣導致報賬人員意見很大,把怨氣發(fā)泄到財務上,就說“報賬難”。
(2)規(guī)范更高,審核更嚴
隨著管理水平的提升,高校會計核算越來越規(guī)范,財務審計、專項審計、收費檢查等越來越嚴格,高校對各種發(fā)票等原始憑證的取得或填制,真假發(fā)票的鑒別,支出報銷單的填制,附件張數(shù)的填列,報銷憑證的整理、粘貼與審核等都進行了詳細的規(guī)定,提出的具體的要求,同時對票據(jù)的合法性、真實性、簽批手續(xù)的完備性以及項目資金的可用性等進行了嚴格的審核,真正做到了“三不辦”,即“票據(jù)不規(guī)范不辦理;手續(xù)不齊全不辦理,依據(jù)不充足不辦理”,一方面確保了學校資金的安全,保證了日常會計業(yè)務處理的及時性、合法性和準確性,但另一方面卻給報賬人員提出了更嚴更高的要求,導致其多筆報銷業(yè)務由于票據(jù)不規(guī)范,或手續(xù)不完備,或依據(jù)不充足而無法辦理,從而提出了“報賬難”的意見。
(3)財權下放,業(yè)務分散
高校財務管理始終堅持“一切以教學科研為中心、一切為教學科研服務”的原則,強調服務意識,提升服務質量,積極推進校、院財務管理改革,試行經費收支包干制,實行“重心下移、責權下放”,按照事權與財權相結合原則,適當下放資金支配自,充分調動二級教學單位的積極性,同時又實行嚴格的預算管理。如此一來,高校下屬各學院在校內均是一個獨立的預算單位,具有高度的經費支配自,各學院負責人均有權審批一定金額范圍內的經費開支,高校下屬的學院越多,業(yè)務就越分散,審批報銷的工作量就越大,需要等待的時間就較長,從而導致“報賬難”。
(4)規(guī)模大增,會計不增
隨著高校擴招,規(guī)模擴大,教職工和學生人數(shù)越來越多,資金越來越大,經濟業(yè)務量更是猛增,并且核算要求越來越嚴,核算項目越來越細,但會計人員數(shù)量卻一直保持在10年前的水平,以云南某高校為例,在校生規(guī)模、教職工規(guī)模較10年前增加了一倍,但財務部門財務人員只比10年前增加了1人(其中還包括臨時工、人事人員),會計人員存量不足,增量不增,會計人數(shù)限制導致財務部門無法針對學校實際增設服務窗口,擴大服務范圍,分散服務地點,現(xiàn)有會計人員都是滿負荷,甚至是超負荷工作,使得會計人員工作壓力更大,工作中只能應付日常報銷業(yè)務,根本沒有時間甚至沒有精力開展業(yè)務學習與培訓,會計人員整體素質下降,難以提高服務質量和服務效率,報銷審核速度較慢。
(5)變動頻繁,業(yè)務不熟
學校各學院經常根據(jù)自身情況隨時更換報賬人員,而新的報賬人員對財務報銷規(guī)定和報銷程序均是一知半解,特別是有些老師的科研課題經費因自己上課而委托學生幫忙辦理報銷業(yè)務,這些學生更是對學校財務報銷規(guī)定和報銷程序一竅不通,填什么樣的單據(jù)和如何填不熟悉,找哪個領導簽字不知道,按哪個程序辦理不清楚,因此經常是到財務報銷審核窗口現(xiàn)問現(xiàn)學,但還是出現(xiàn)票據(jù)粘貼不規(guī)范,報銷手續(xù)不齊備等問題,使得其報銷一筆業(yè)務少則化費二三個小時,多則化費一天時間,有的甚至化費四五天時間多次往返財務部門,從而感到“報賬難”。
(6)技術陳舊,手段落后
在當代知識經濟條件下,要求非常及時的信息來滿足管理,但會計人員使用的現(xiàn)有設備和技術比較陳舊,整體性能低下,經常出現(xiàn)故障,一旦停機維修就會降低工作效率,讓辦理業(yè)務的報賬人員等待時間更長。同時報銷審核的手段還停留在手工人眼狀態(tài),每一筆業(yè)務都需要審核會計逐字逐項仔細審閱、逐筆金額仔細計算、審核,并現(xiàn)場錄入到賬務系統(tǒng)中(錄入系統(tǒng)需要化費較長時間,如果業(yè)務不熟,打字不快,可能需要更長時間),再加上會計人員若進行崗位輪換,新來的審核會計需要較長時間熟悉業(yè)務,審核和錄入速度相對就更慢,從而導致報賬人員等待的時間可能更長而感到“報賬難”。
(7)預算控制,及時出賬
為了防止超預算、無預算的情況,高校財務人員在審核報銷單據(jù)的同時就須按規(guī)定將其信息錄入到賬務系統(tǒng)或預算系統(tǒng)中,實時監(jiān)控項目資金余額。在錄入時經常會出現(xiàn)項目資金余額不足支付,或無預算項目情況,這時就必須由報賬人員找負責預算管理的老師要么追加預算,要么簽字同意超支預算,但追加或超支預算按學校管理規(guī)定是很難一下子就能辦到的。另外有時找負責人找不到,那就得再次去找,去等,這一來二去就耗費了報賬人員較多的時間,導致其心情煩燥,意見較大,從而產生“報賬難”。
(8)規(guī)定不熟,培訓不搞
導致高校報賬人員票據(jù)不合法,手續(xù)不齊全,報銷單據(jù)填寫不規(guī)范,以及難以在較短時間內辦完經費報銷事宜的原因是報賬人員對學校經費報銷的各項規(guī)定、單據(jù)填寫要求、經費報銷流程等不熟悉,支付款項時對取得的票據(jù)是否合法,能不能報銷根本無意識。導致這一情況的更深層次的原因是學校根本沒有針對學校財務報銷各項規(guī)定和要求舉辦過任何培訓、講座,沒有印發(fā)過任何宣傳手冊,報銷指南等資料,導致不經常報銷的教職工偶爾需要報銷經費了,才來“摸石頭過河”,試探摸索報賬,這也是導致“報賬難”的重要原因。
(9)領導難找,簽字困難
除了屬于報賬人員本身的因素(如票據(jù)不合法、手續(xù)不齊備不給予辦理)外,報銷時領導簽批是關鍵。按照規(guī)定報銷任何一筆經費都必須有領導的審批(我校目前至少要有學院負責人和財務負責人的審批),否則會計人員是不予審核報銷的。但因會議多、公務多,各學院領導、財務領導經常外出參加各種會議和公務活動,很難長時間坐在辦公室等待報賬人員的到來,這樣就導致報賬人員多次找領導審批未果的情況,有時找到領導審批了,到會計人員審核時卻因票據(jù)不合法或手續(xù)不齊備而無法報銷,從而把長期以來的怨氣發(fā)泄到報銷的最后一個環(huán)節(jié)“會計審核報銷環(huán)節(jié)”,產生“報賬難”。
3.解決高?!皥筚~難”的建議與措施
要解決高校財務“報賬難”問題,提高報賬效率,縮短報銷等待時間,平息教職工報銷怨氣,加大宣傳培訓是重點,減化審批手續(xù)是關鍵,改進技術手段是條件,增加會計人員是基礎,做到“三熟”是捷徑,領導坐臺是亮點,提升綜合素質是保障。
(1)加大宣傳培訓,著力解決報賬人無財務報銷意識
解決報賬人員報銷無頭緒,無意識,走彎路的現(xiàn)狀,加大財務報銷規(guī)章制度、報銷流程和報銷要求等的宣傳,常期開展報銷培訓班,培訓財務規(guī)定,講解票據(jù)知識,明確具體要求,提升實做能力,強化報銷意識是解決高?!皥筚~難”的重中之重。
首先,財務部門應當把學校當前正在執(zhí)行的有關規(guī)章制度、報銷流程、報銷標準、報銷要求、票據(jù)常識、真假票據(jù)鑒別方法與技巧、填單標準、填單要求與注意事項等統(tǒng)一歸納整理,制作標準樣本,印制成冊,印發(fā)成文,或長期掛在財務網絡平臺上,或置放于報賬人員伸手可及的地方,或分發(fā)到報賬人員手中,重點解決報賬人員報銷無標準、無參考、無樣本,無查閱等“四無”現(xiàn)象。
其次,高校領導要高度重視,財務部門要切實做到位,大力開展財務報銷知識宣傳活動,定期舉辦財務報銷知識講座,報銷知識競賽,報銷知識辯論、報銷知識征文等活動,并且建立財務報銷信息交流平臺(最簡單也實用的就是建立一個財務報銷交流的QQ群),及時各種財務規(guī)定和報銷要求,交流報賬心得體會,安排專人實時提供報賬咨詢等,著力解決報賬人員無頭緒、無意識狀態(tài),確實解決業(yè)務經辦人思想上不重視,認識上不全面,行動上不到位的混沌狀況。
最后,加大報銷知識培訓力度,定期舉辦財務報賬人員培訓班,并提供模擬實驗,進行實做培訓,著力解決單據(jù)填寫不規(guī)范,審批手續(xù)不完備,報銷要求不清楚,票據(jù)審核不過關等嚴重影響報賬效率的問題。通過培訓,不僅能讓報賬人員熟知財務報銷規(guī)定、報銷標準、報銷程序、報銷要求,還能讓其自覺遵從并執(zhí)行,真正達到“人人懂報銷,個個守規(guī)定,報賬不再難,財務是管家”的理想境界。
(2)減化審批手續(xù),著力解決報銷審批繁雜問題
減化報銷審批手續(xù)是有效解決高?!皥筚~難”的主要措施。筆者建議如下:
1)修訂規(guī)章制度,減化審批手續(xù)。
高校應根據(jù)《會計法》、《事業(yè)單位財務規(guī)則》、《事業(yè)單位會計準則》、《事業(yè)單位會計制度》、《高等學校財務制度》、《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范(試行)》及其他規(guī)定,結合實際修訂支出報銷審批辦法,盡量減少審批環(huán)節(jié),擴大審批權限(如一次性報銷單筆或合計金額在五萬元以內且屬于年初預算內的,由各學院負責人審批后即可報銷,而無須財務處負責人審批或分管校領導審批),優(yōu)化審批流程,以期到達減少中間環(huán)節(jié)提高報賬工作效率的目的。
2)執(zhí)行集中審批制度。
凡涉及需要校級領導、學校財務負責人審批的業(yè)務,由報賬人員每周五下午5點前報送下周本部門領導審批同意的《資金使用申請表》(須以紙質形式)到財務部門,由財務部門預審并匯總后填制《資金使用申請匯總表》,然后報財務負責人審批,最后由其報分管校領導審批。會計審核崗位就依領導審批過的《資金使用申請匯總表》辦理報銷審核業(yè)務,無須報賬人員每一筆業(yè)務都要找校領導、財務負責人審批,把報賬人員找校領導、財務負責人審批的事項轉移到財務部門,簽一次字就能完成一周的審批。這種做法既能有效減輕報賬人員的工作負擔,又能讓校領導、財務負責人減少簽字審批數(shù)量,更能讓學校領導、財務負責人和財務部門清楚下周資金使用需求,有計劃地安排使用每項資金筆者建議的《資金申請表》及《資金使用申請匯總表》格式如下:
3)執(zhí)行授權審批制度。
為有效減少校領導報銷審核簽字的工作量,解放更多時間和精力去統(tǒng)籌和管理學校事務,執(zhí)行授權審批制度不失為一項最為有效的措施。即凡是年初財務預算已經安排的項目和資金,一項業(yè)務一次使用或支付金額在50萬元以下的(含單筆金額或多筆金額合計),由學校授權財務負責人審批,無須校領導在每筆報銷單上審批,這既大大減少了校領導審批簽字的工作量,又大大方便了各業(yè)務發(fā)生部門報銷工作,何樂而不為呢?
(3)改進技術手段,著力解決財務報銷硬件限制
要解決當前財務報銷審核仍停留在手工人眼的狀態(tài),更新財務設備,改進技術手段,實行網上預約報賬、無現(xiàn)金報賬、無紙化報賬是當前各高校切實可行且有效的措施。
首先,更新財務部門較為陳舊、落后的財務設備,提高設備運行速度,避免因設備運行速度較慢、經常停機維修等導致報賬人久等的不良情況;改善辦公環(huán)境,提供一個寬敞、明亮、整潔、舒適的報銷大廳,給到大廳報賬的人員一種安靜、祥和、高雅、貴賓的氛圍,避免導致報賬人員心情緊張的“門難進,臉難看,賬難報,錢難拿”的“四難”情況。
其次,改進技術手段,充分運用現(xiàn)代先進科學技術,使用網上預約報賬、無現(xiàn)金報賬系統(tǒng),實現(xiàn)網上審批審核。報賬人員在網上審核通過后可根據(jù)需要預約報銷時間,并在約定時間到報銷大廳辦理報銷業(yè)務,無需排隊,直接辦理,方便快捷,徹底解決找審批人“簽字難”問題。
最后充分利用現(xiàn)代科技技術和網絡優(yōu)勢,實行無紙化報賬。報賬人把需要報賬的單據(jù)掃描到財務報銷系統(tǒng)中,在網上先由本部門負責人審批簽字后,再轉到財務負責人審批簽字(需要分管校領導、校長、書記審批的,由財務負責人轉批),最后轉到會計審核崗位,由其在網上審核“票據(jù)的合法性、手續(xù)的完備性,資金用途的合理性和項目經費的可用性”,審核通過后即可通過網上銀行、POS機、轉入公務卡、酬金卡等形式將其資金支付到收款人賬上,無須報賬人員多次找領導、多次到財務部門,全面實現(xiàn)辦公室辦公一體化。為避免業(yè)務經辦部門多次掃描重復報賬問題,以及票據(jù)合法性問題,各部門已報賬紙質單據(jù)必須按月整理,定日交財務部門,由其負責裝訂整理入檔,同時學校財務部門、監(jiān)察審計部門要加大監(jiān)督檢查力度,抽調精干人員定期到各部門實地檢查,指導,促進各部門規(guī)范報賬手續(xù),嚴格內部控制,有效使用教育資金,確實解決高?!皥筚~難”問題。
(4)做到“三熟”,著力解決報銷審批無知狀態(tài)
有效解決 “報賬難”的關鍵措施是報賬人員必須做到 “三熟”,即熟悉報賬規(guī)定和要求,熟悉報賬流程和審批環(huán)節(jié),熟悉審批簽字領導。
首先,熟悉報賬規(guī)定和要求。報賬人員只有熟悉學校的報賬規(guī)定和要求,才能明白什么票據(jù)可以報銷,按什么標準報銷,到什么地方去報銷,報銷時需要填寫什么樣的單據(jù),如何填寫單據(jù),后附票據(jù)如何粘貼等會計基礎規(guī)范,徹底解決票據(jù)不規(guī)范、不合法等而返工現(xiàn)象。
其次,熟悉報賬流程和審批環(huán)節(jié)。報賬人員只有熟悉報賬流程和審批環(huán)節(jié),才能清楚知道學校財務報銷流程:
知道了這個報銷流程,才能清楚下一步工作內容,才能順利完成報銷工作。
最后,熟悉審批簽字領導。決定經費支出能否報銷的關鍵因素就是相關領導審批簽字。因此清楚什么樣的業(yè)務在哪個環(huán)節(jié)需要哪個領導審批簽字和熟悉審批簽字領導是解決“報賬難”的最有效的捷徑。
(5)領導定點坐臺,著力解決簽字難問題
“報賬難”最關鍵的因素就是找領導“簽字難”,因此高校報賬審批簽字領導應當每周固定一至兩天專門坐在辦公室或報賬大廳為報賬人員報賬審批簽字(這個固定的時間應當讓所有需要報賬的人員知道),徹底解決報賬人員找領導找不到而多次往返的情況。
(6)增加會計人員,著力解決服務容量限制問題
1.關于招聘項目部及倉庫會計人員,落實培訓工作的情況。
在公司行政領導的關心及辦公室積極配合下,目前公司財會部新來了幾名大專以上的會計人員,為我公司各項目部及后勤倉庫配備了有生力量,經過一段時間的會計崗位培訓,這些新來的同志基本上達到了公司成本核算工作崗位管理要求,可以分配到各項目部及倉庫工作,具體的分配請公司行政部門統(tǒng)一開工作崗位介紹信到各項目部和倉庫報到;有關到崗人員每月具體工作的要求有公司財會部統(tǒng)一布置,做到內部報表口徑一致,賬表清楚,分析合理。從而來提高我公司成本核算工作的質量,充分發(fā)揮會計人員是企業(yè)經濟參謀的作用,不斷完善企業(yè)內部報銷制度,為企業(yè)的發(fā)展和升級打下良好的基礎管理工作,提升公司會計管理水平。
2.往來賬款核對工作情況。
往來核對工作是我們財會部平時比較忙的事情,因目前各項目部工程進度較快,大量的建筑材料進場,以及各類施工機械進場作業(yè),其發(fā)生的材料和臺班費簽證單據(jù)都來公司審核對賬,為此我們財會部一直以公司利益為準繩,隨時滿足供應商的核對要求,不吊難,守信用,認真核對每筆業(yè)務,保證了下道工作流程的順利進行,取得了供應商的好評,樹立了企業(yè)形象。
3.關于公司租賃材料核算的專題分析情況。
長期以來,我公司的租賃材料核算一直比較混亂,某些租賃站的租金計算不太合理,造成我企業(yè)經濟損失較大;如市星火鋼管租賃站,租金中的重復計算較多,多算天數(shù)等,通過我財會部認真核對,進行專題分析,糾正了供應商不合理的計算方式,節(jié)約了企業(yè)租金支出,這項工作雖然比較繁,容易發(fā)生計算錯誤,但我們以耐心細致的工作態(tài)度逐筆進行核對,用科學的方法進行計算,博得了供應商的認可,雙方在友好合作的氣紛中確認簽字,解決了以往的計算難題。
4.現(xiàn)金管理方面。
我公司的現(xiàn)金流量是比較大的,每當工程款到位后出納工作就很忙,一天要提幾次款,為了防止差錯和事故的發(fā)生,我財會部多次在會議上強調要注意安全,提高防范意識,但至今還存在一些問題,如當天提款數(shù)額隨意性較大,造成銀行預約困難,不能保證提款支付,影響工作展開。因些我們建議各部門用款前做好計劃提前告訴財會部用款總額,讓我們有時間向銀行預約,從而來保證大家的用款,確保工程進度,使各項工作能順利的開展。
5.目前存在問題及下階段的工作安排。
A.目前財務部兼管的社保人事檔案工作還不盡人意,資料存放隨意性大,保管工作不符合要求,隨著公司人員的不斷增加,資料會越來越多,因些這項工作必須加強管理,為了確保個人社保資料不丟失,我們建議公司行政部門調撥一只有鎖的柜子,做到繳納社保費的員工人手一只檔案袋,登記好袋中個人資料和有關證件,集中存放,方便查閱,保護個人隱私,防止無關人員隨意查閱,請公司領導重視此項工作部門月度工作總結部門月度工作總結。
B.下階段公司財務部的工作重點主要是放在會計人員到崗后,運用網絡系統(tǒng)遠程查閱的方法來控制各項目部及倉庫的成本和庫存情況,具體的工作要求是:
(1)當日發(fā)生的各項現(xiàn)金收支業(yè)務,經辦人員應按公司的現(xiàn)金報銷制度,填制有關報銷憑證,項目部及后勤部負責人簽字確認,會計審核后方可登記現(xiàn)金日記流水賬(電腦賬),手續(xù)不符的會計人員拒絕報銷。
(2)項目部及后勤部工作人員經領導批準向公司財會部領用的備用金,其請款單據(jù)需另外復印一份交各自的會計入賬處理,以便月終時會計人員根據(jù)各人的實報單據(jù)(有正式發(fā)票的部份),列出報銷金額及領款人清單,報到公司財會部審核開具收據(jù)入賬,同時沖減個人備用金借款往來賬目,從而減少項目經理及后勤負責人的報銷煩惱,集中精力管理好施工生產及后勤服務工作。
(3)各項目部及后勤倉庫的廢品處理,我們的意見是:a、有再使用價值的物資在工地集中整理好后,辦好退庫手續(xù)運到后勤倉庫保管;無使用價值的廢舊物資經公司領導批準,后勤部監(jiān)督在工地現(xiàn)場直接進行出售,取得的收人必須交公司財會部入賬,不得私自挪用,如確需要使用應辦理請款手續(xù),公司領導同意簽字確認后,會計才可入賬處理。b、固定資產出售必須先打報告,由公司派人現(xiàn)場檢測確認,用統(tǒng)一的鑒定表格簽好字,蓋好公章,法人筆字認可交公司財會部進行會計業(yè)務處理,不允許隨意私自處理,這關系到企業(yè)的經濟利益,也不利于稅務機構的年終審查,請各部門注意這一原則。
任珍珍領來職業(yè)生涯中的第一份任務,絲毫不敢大意。她跑前跑后,統(tǒng)計人數(shù),聯(lián)系旅行社。只半天光景,她就向主管匯報:“去麗江的人數(shù)一共是18人,男職工10人,女職工8人。我上午一共找了5家旅行社,在打聽了各家旅行社的信譽度和反復比較價位、旅游路線后,暫時訂下了兩家旅行社。一家每人收費3200元,一家每人收費3500元,后面這家雖稍貴了些,但旅游的景點和住宿條件要好一些。最后選哪家,請您決定?!敝鞴苈犃巳握湔涞膮R報后,非常滿意。通過這件事,主管對任珍珍也有了一個好的印象。
從此,主管總是能聽到任珍珍非常明確具體的回答?!?5分鐘后就會整理好這個材料為您送來?!薄敖涌蛻舻陌嘬囋?時50分肯定能到?!薄皝韰⒓舆@次會的一共有10家企業(yè),其中總裁8人,副總裁2人,助理有12人?!庇捎谌握湔浠卮鹂偸羌氈抡J真而不是模棱兩可,主管越來越欣賞這個新來的員工。公司有什么事兒也都盡量交給她做。同事們也越來越喜歡這個做事認真的小同事,還開玩笑稱她為:小認真(任珍)。最后,連企業(yè)的老總也聽說了她的名字。
國內的企業(yè)在劃分研究部門和開發(fā)部門的職能時,往往喜歡按時間軸來區(qū)別。開發(fā)部門做的是明年就要賣的產品,研究部門做的是下一代,三五年后賣的產品。所以三年之內的產品就放在各個事業(yè)部的開發(fā)中心,三年外的產品則放在研究部門。
這樣的劃分似乎沒有問題,因為研究部門還要做專項技術的研發(fā),這些基礎技術往往可以用在各個事業(yè)部。這時,研究部門就相當于開發(fā)部門的技術供應商,研究部門研究的是未來能為企業(yè)創(chuàng)造價值所需的技術元素或成果,開發(fā)部門則要利用研發(fā)部門的研發(fā)成果,比如研發(fā)技術、解決方案來滿足市場和用戶的需求。所以人們很容易按時間軸來劃分他們的職能。
但研究部門和開發(fā)部門之間不只是表面的時間軸概念,這也是許多國內企業(yè)研究院沒有取得令人信服成績的主要原因。研究部門和開發(fā)部門面臨的創(chuàng)新環(huán)境是完全不一樣的,面臨的不確定性也是不同的。研究部門面對的需求、技術、市場的不確定性很高,創(chuàng)新成功的概率自然很低。所以我們的研究部門不應該只是去預測未來的發(fā)展方向,做產品、技術的儲備,更應該學會如何在不確定的環(huán)境下去做有效的創(chuàng)新。
我曾經在一家企業(yè)研究院做過顧問,當時我們的管理層依然按照管理開發(fā)部門的方式來管理研究部門。在產品線規(guī)劃的指導下,首先形成開發(fā)計劃,接下來確定開發(fā)目標、目標人群定位、價值主張、產品概念、技術方案、開發(fā)成本、進度要求,然后成立一個項目組,找到項目負責人,和他確認責任,分配資源與權限。如果開發(fā)目標是明確的,整個過程管理是嚴謹?shù)模禽敵鼋Y果一定是可控的。但研究部門面對的環(huán)境本身就是不確定的,所以這家企業(yè)研究院最終也沒做出什么成績來。
去年的時候,我也拜訪了惠普實驗室,我問他們的實驗室負責人,惠普是怎么來考核和激勵研究人員的。因為研究部門和開發(fā)部門不一樣,開發(fā)部門有實實在在可見的市場成果,可以用市場的成敗來衡量開發(fā)的績效。那么研發(fā)部門應該怎么來考核績效呢?
惠普實驗室的負責人覺得很奇怪,你怎么會有這樣的問題。在惠普,研發(fā)人員不會被考核績效。比考核他們更重要的是先找對人,首先要選擇對研究工作充滿了熱情,對探索未知領域充滿渴望的人,他們是研發(fā)的發(fā)燒友,懷著強烈的好奇心,他們已經把研發(fā)當做了自己的追求。接下來就是要把他們的天賦和熱情引導到企業(yè)組織需要的方向上去,他們的工作一定是在公司的發(fā)展戰(zhàn)略和技術發(fā)展規(guī)劃指導下來開展的。然后,還要創(chuàng)造各種條件,幫助他們實現(xiàn)抱負和愿望。最后,當他們研發(fā)出成果后,除了給他們金錢的獎勵,還要給他們組織的認同、業(yè)界的認同,形成一個激勵的閉環(huán)。
而如果是為開發(fā)部門選人,則要以做出成果為導向,要求候選人能夠盯著目標,什么時間,開發(fā)出什么樣的產品。他要有市場意識,懂得聆聽顧客需求。要有成本意識,能夠控制目標開發(fā)成本。同時還要有工藝意識,讓研究成果可以最終實現(xiàn)。
歸根結底,研究部門做的是突破性創(chuàng)新,而開發(fā)部門做的是維持性的創(chuàng)新。對企業(yè)領導者而言,如果你用管理維持性創(chuàng)新的方式來管理突破性創(chuàng)新,最終一定會失敗的。
市場機制完善左手管理
左右手之間有責任邊界的,想讓他們互補很難,但實際上把他們職能分開更難,中國企業(yè)特別需要注意這個問題,做著做著就把研究部門變成了開發(fā)部門,對短期利益過分重視。原因很簡單,研發(fā)是一個失敗可能性很高的事情,需要企業(yè)領導層的強力支持,這個支持包括管理、資金等方面。開發(fā)部門不樂意,辛辛苦苦賺的錢被研發(fā)部門花了,也沒有見到成果,時間久了,領導也懷疑自己,花了好幾個億至今都沒做出成績。到最后,研發(fā)部門也沒人愿意去了,開始走形直到變成了開發(fā)部門。
問題是,研發(fā)部門沒有市場資源,肯定是做不好市場的。就像之前提到的諾基亞的案例,許多企業(yè)犯的錯誤其實差不多,由于資本市場壓力太大,不可能再拿幾十億美金來玩燒錢的游戲,純粹探索性的研發(fā)項目就不做了,更多地去做兩到三年的東西。
其實,二者之間的協(xié)同,無論是研究還是開發(fā),都要有共同的目標才能協(xié)同。這個目標就是公司的發(fā)展戰(zhàn)略,具體來說包括產品戰(zhàn)略和技術發(fā)展戰(zhàn)略。但僅有這個是不夠的,因為突破性創(chuàng)新很難提前規(guī)劃的。
惠普實驗室有一個值得借鑒的方式,惠普把研究部門做成了各個事業(yè)部開發(fā)部門的供應商,研究部門下邊有許多不同的項目組,每一個項目組都相當于一個創(chuàng)業(yè)公司。然后惠普有一個資源配置委員會,每年惠普董事會會給這個委員會提供研發(fā)預算,這些預算怎樣配發(fā)到下邊若干個項目組中去呢,他的機制是采取類似風投的方式,經過一系列的考量后,將研發(fā)預算提供給具體的研發(fā)項目。如果項目組的技術被事業(yè)部采納了,商業(yè)化了就算成功了。
2、讓新員工熟悉新崗位職責,工作流程,與工作相關的安全,衛(wèi)生知識以及服務行業(yè)應具備的基本素質。
二:培訓程序
1、大學生或合同工人數(shù)多,文化層次,年齡結構相對集中時,由集團職校與用人單位共同培訓,共同考核。(不定期)
2、人數(shù)較少,分散時,由具體用人單位從中心具體班組負責培訓,培訓結果以單位和員工書面表格確認為證,職校負責抽查。
三:培訓內容
1、中心(公司)崗前培訓——中心準備培訓材料。主要是要對新來員工表示歡迎;按照各中心(公司)行業(yè)特點,中心(公司)的組織結構,工作性質,中心(公司)有關規(guī)章制度和本公司服務行業(yè)基本素質準備手冊或專人講解;指定新員工工作部門的經理或組長作為新員工貼身學習的輔導老師;解答新員工提出的問題。
2、部門崗位培訓——新員工實際工作部門負責。
介紹新員工認識本部門員工;參觀工作部門;介紹部門環(huán)境與工作內容,部門內的特殊規(guī)定;講解新員工崗位職責要求,工作流程,工作待遇,指定一名老職工帶教新員工;一周內,部門負責人與新員工進行交換意見,重申工作職責,指出新員工工作中出現(xiàn)的問題,回答新員工的提問;對新員工一周的表現(xiàn)進行評估,給新員工下一步工作提出一些具體要求。
3、集團整體培訓:集團職校負責--不定期
分發(fā)《員工培訓手冊》——(簡述東南大學的歷史與現(xiàn)狀,描述東南大學在南京市地理位置,交通情況;集團歷史與發(fā)展前景,集團的企業(yè)文化與經營理念;集團組織結構及主要領導,集團各部門職能介紹,主要服務對象,服務內容,服務質量標準等;集團有關政策與福利,集團有關規(guī)章制度,員工合理化建議采納的渠道;解答新員工提出的問題。)
四、培訓反饋與考核
1、各中心(公司)制作的培訓教材須經過集團職工培訓學校的審核,并交集團培訓學校存檔,所進行的中心(公司)部門培訓應在集團職工培訓學校指導下進行。各中心(公司)每培訓一批新員工都必須完成一套"新員工培訓"表格,部門中心(公司)集團職校的培訓鏈,應環(huán)環(huán)相扣,層層確認
2、培訓實施過程應認真嚴格,保證質量,所有培訓資料注意保存,并注意在實施過程中不斷修改,完善。
3、培訓結果經職校抽查后,統(tǒng)一發(fā)放培訓結業(yè)證書;職校對各中心新員工培訓情況每學期給各中心總結反饋一次。
五:新員工培訓實施
1、召集各中心(公司)負責培訓人員,就有關集團新職工培訓實施方案,征求與會者意見,完善培訓方案。
在公司行政領導的關心及辦公室積極配合下,目前公司財會部新來了幾名大專以上的會計人員,為我公司各項目部及后勤倉庫配備了有生力量,經過一段時間的會計崗位培訓,這些新來的同志基本上達到了公司成本核算工作崗位管理要求,可以分配到各項目部及倉庫工作,具體的分配請公司行政部門統(tǒng)一開工作崗位介紹信到各項目部和倉庫報到;有關到崗人員每月具體工作的要求有公司財會部統(tǒng)一布置,做到內部報表口徑一致,賬表清楚,分析合理。從而來提高我公司成本核算工作的質量,充分發(fā)揮會計人員是企業(yè)經濟參謀的作用,不斷完善企業(yè)內部報銷制度,為企業(yè)的發(fā)展和升級打下良好的基礎管理工作,提升公司會計管理水平。
2.關于公司租賃材料核算的專題分析情況。
長期以來,我公司的租賃材料核算一直比較混亂,某些租賃站的租金計算不太合理,造成我企業(yè)經濟損失較大;如市星火鋼管租賃站,租金中的重復計算較多,多算天數(shù)等,通過我財會部認真核對,進行專題分析,糾正了供應商不合理的計算方式,節(jié)約了企業(yè)租金支出,這項工作雖然比較繁,容易發(fā)生計算錯誤,但我們以耐心細致的工作態(tài)度逐筆進行核對,用科學的方法進行計算,博得了供應商的認可,雙方在友好合作的氣紛中確認簽字,解決了以往的計算難題。
3.往來賬款核對工作情況。
往來核對工作是我們財會部平時比較忙的事情,因目前各項目部工程進度較快,大量的建筑材料進場,以及各類施工機械進場作業(yè),其發(fā)生的材料和臺班費簽證單據(jù)都來公司審核對賬,為此我們財會部一直以公司利益為準繩,隨時滿足供應商的核對要求,不吊難,守信用,認真核對每筆業(yè)務,保證了下道工作流程的順利進行,取得了供應商的好評,樹立了企業(yè)形象。
4.現(xiàn)金管理方面。
我公司的現(xiàn)金流量是比較大的,每當工程款到位后出納工作就很忙,一天要提幾次款,為了防止差錯和事故的發(fā)生,我財會部多次在會議上強調要注意安全,提高防范意識,但至今還存在一些問題,如當天提款數(shù)額隨意性較大,造成銀行預約困難,不能保證提款支付,影響工作展開。因些我們建議各部門用款前做好計劃提前告訴財會部用款總額,讓我們有時間向銀行預約,從而來保證大家的用款,確保工程進度,使各項工作能順利的開展。
5.目前存在問題及下階段的工作安排。
A. 目前財務部兼管的社保人事檔案工作還不盡人意,資料存放隨意性大,保管工作不符合要求,隨著公司人員的不斷增加,資料會越來越多,因些這項工作必須加強管理,為了確保個人社保資料不丟失,我們建議公司行政部門調撥一只有鎖的柜子,做到繳納社保費的員工人手一只檔案袋,登記好袋中個人資料和有關證件,集中存放,方便查閱,保護個人隱私,防止無關人員隨意查閱,請公司領導重視此項工作。
B. 下階段公司財務部的工作重點主要是放在會計人員到崗后,運用網絡系統(tǒng)遠程查閱的方法來控制各項目部及倉庫的成本和庫存情況,具體的工作要求是:
(1)當日發(fā)生的各項現(xiàn)金收支業(yè)務,經辦人員應按公司的現(xiàn)金報銷制度,填制有關報銷憑證,項目部及后勤部負責人簽字確認,會計審核后方可登記現(xiàn)金日記流水賬(電腦賬),手續(xù)不符的會計人員拒絕報銷。
(2)項目部及后勤部負責人發(fā)生的用于工作上的業(yè)務招待費及支出,不管有正式發(fā)票和無正式發(fā)票的單據(jù),包括自制的白條單據(jù),一律必須填制相關報銷憑證,并注明經辦人、事由、金額及公司相關領導的簽字認可,會計人員審核無誤后,才可登記現(xiàn)金日記流水賬同時記入間接費用明細賬上的相關子目。
(3)項目部及后勤部工作人員經領導批準向公司財會部領用的備用金,其請款單據(jù)需另外復印一份交各自的會計入賬處理,以便月終時會計人員根據(jù)各人的實報單據(jù)(有正式發(fā)票的部份),列出報銷金額及領款人清單,報到公司財會部審核開具收據(jù)入賬,同時沖減個人備用金借款往來賬目,從而減少項目經理及后勤負責人的報銷煩惱,集中精力管理好施工生產及后勤服務工作。
(4)會計人員每天必須認真審核業(yè)務憑證,登記日記流水賬(電腦賬),正確反映費用支付渠道,月末完整反映現(xiàn)金流向(包括括有票和無票憑證金額)。另外月終各項目部材料保管員應根據(jù)當月收發(fā)料憑證,注明數(shù)量、單價、金額編制材料收支報表報各自的會計處理,會計收到收支報表后,進行分類編制材料成本報表(網上傳遞),公司匯總編報備案。報告截止日期定為每月五日。
1、大學生或合同工人數(shù)多,文化層次,年齡結構相對集中時,由集團職校與用人單位共同培訓,共同考核。(不定期)
2、人數(shù)較少,分散時,由具體用人單位從中心具體班組負責培訓,培訓結果以單位和員工書面表格確認為證,職校負責抽查。
二、培訓目的。
1、讓新員工了解集團,公司概況,規(guī)章制度,組織結構,使其更快適應工作環(huán)境。
2、讓新員工熟悉新崗位職責,工作流程,與工作相關的安全,衛(wèi)生知識以及服務行業(yè)應具備的基本素質。
三,培訓內容。
1、中心(公司)崗前培訓——中心準備培訓材料。
主要是要對新來員工表示歡迎;按照各中心(公司)行業(yè)特點,中心(公司)的組織結構,工作性質,中心(公司)有關規(guī)章制度和本公司服務行業(yè)基本素質準備手冊或專人講解;指定新員工工作部門的經理或組長作為新員工貼身學習的輔導老師;解答新員工提出的問題。
2、部門崗位培訓——新員工實際工作部門負責。
介紹新員工認識本部門員工;參觀工作部門;介紹部門環(huán)境與工作內容,部門內的特殊規(guī)定;講解新員工崗位職責要求,工作流程,工作待遇,指定一名 老職工帶教新員工;一周內,部門負責人與新員工進行交換意見,重申工作職責,指出新員工工作中出現(xiàn)的問題,回答新員工的提問;對新員工一周的表現(xiàn)進行評 估,給新員工下一步工作提出一些具體要求。
3、集團整體培訓:集團職校負責——不定期分發(fā)《員工培訓手冊》。
簡述xx大學的歷史與現(xiàn)狀,描述**大學在南京市地理位置,交通情況;集團歷史與發(fā)展前景,集團的企業(yè)文化與經營理 念;集團組織結構及主要領導,集團各部門職能介紹,主要服務對象,服務內容,服務質量標準等;集團有關政策與福利,集團有關規(guī)章制度,員工合理化建議采納 的渠道;解答新員工提出的問題。
四、培訓反饋與考核。
1、各中心(公司)制作的培訓教材須經過集團職工培訓學校的審核,并交集團培訓學校存檔,所進行的中心(公司)部門培訓應在集團職工培訓學校 指導下進行。各中心(公司)每培訓一批新員工都必須完成一套“新員工培訓”表格,部門中心(公司)集團職校的培訓鏈,應環(huán)環(huán)相扣,層層確認。
2、培訓實施過程應認真嚴格,保證質量,所有培訓資料注意保存,并注意在實施過程中不斷修改,完善。
3、培訓結果經職校抽查后,統(tǒng)一發(fā)放培訓結業(yè)證書;職校對各中心新員工培訓情況每學期給各中心總結反饋一次。
五、新員工培訓實施。
1、召集各中心(公司)負責培訓人員,就有關集團新職工培訓實施方案,征求與會者意見,完善培訓方案。