導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇文書與檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

一、文書檔案工作的現(xiàn)狀

到目前為止，許多單位的文秘工作與檔案工作還在實(shí)行分塊管理制度，這種體制從某種程度上是拉大了文秘工作與檔案工作的距離。負(fù)責(zé)文秘工作的人員檔案意識(shí)淡薄，只考慮當(dāng)前的工作；而檔案工作人員墨守成規(guī)，也很少考慮文秘工作，從而二者在銜接過程中出現(xiàn)了諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這也直接影響了文書檔案的建檔質(zhì)量。

在日常的文書檔案歸檔管理中，會(huì)出現(xiàn)不同程度影響文書規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔的情況。例如，歸檔時(shí)出現(xiàn)原稿或修改稿的缺失現(xiàn)象；文件偶用鉛筆撰寫或標(biāo)注，不經(jīng)過復(fù)印就直接用原件歸檔，短期內(nèi)字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質(zhì)量和存檔價(jià)值；紙張規(guī)格不達(dá)標(biāo)，大小16開紙混用現(xiàn)象較多，文件大小不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。文件歸檔不及時(shí)，時(shí)有漏歸，棄檔問題也相對(duì)嚴(yán)重，而相近公文重復(fù)與立卷組合無序也是一重大問題。

在辦公過程中，現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運(yùn)行多年，并且也有一套完善的制度和方法，機(jī)關(guān)工作人員也習(xí)慣了這種文件處理模式，從而我們大部分的文書檔案工作仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計(jì)算機(jī)，部分也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但是網(wǎng)絡(luò)上并沒有多少可以傳輸?shù)奈臅鴻n案信息，難以達(dá)到傳輸?shù)母咄炕途W(wǎng)絡(luò)化。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書處理，尤其是實(shí)現(xiàn)文書電子化歸檔還需要一個(gè)過程。

二、文書檔案工作的改革措施

隨著檔案改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，而文件和檔案數(shù)量越來越多，也給保管和提供利用帶來了一定的困難。只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地解決這些問題。因此，文書檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程勢(shì)在必行，我們要加大力度，創(chuàng)造條件，改革現(xiàn)行的文書檔案管理工作。

（一）爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。而要實(shí)現(xiàn)文檔一體化必須要上下達(dá)成共識(shí)才能實(shí)現(xiàn)，所以要采取積極有效的措施，通過大力宣傳，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)及辦公人員的觀念，從而使現(xiàn)代文檔工作有一個(gè)便捷的信息化平臺(tái)。因此，文檔人員要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；要及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，努力做好檔案服務(wù)工作，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。只有這樣，檔案信息化管理工作才能得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，從而給予更多的資金投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟硬件，為文書檔案信息化創(chuàng)造條件，使檔案信息管理工作順利進(jìn)行。

（二）實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化

文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識(shí)，要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)高度上來保證檔案的質(zhì)量，來減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復(fù)勞動(dòng)，從而使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。對(duì)辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管，及時(shí)整理歸檔，從而使文件的立卷工作日?；?。文秘人員要努力克服畏難情緒，積極創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化，從而提高文書檔案質(zhì)量。

（三）規(guī)范檔案的基礎(chǔ)工作

在文書檔案管理的實(shí)際工作中，要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息繁冗度，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點(diǎn)，分清主次，嚴(yán)把全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入。同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用價(jià)值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目，對(duì)到期的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定、銷毀。同時(shí)，各單位可以根據(jù)自身的具體情況制定總的和分步的計(jì)劃并逐步實(shí)現(xiàn)，使檔案管理工作不斷完善。

（四）促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以達(dá)到事半功倍的效果。檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展，在實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的同時(shí)，促使文書檔案信息化建設(shè)邁入一個(gè)新的臺(tái)階。將文書檔案通過網(wǎng)絡(luò)融合為一體，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。以前，利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡(luò)化建成后，利用者可以在自己的辦公室對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫，各檔案部門應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，密切結(jié)合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實(shí)際，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)，科學(xué)推動(dòng)電子文件歸檔工作。

（五）提高檔案人員的檔案信息化素質(zhì)

檔案管理工作者的知識(shí)水平和整體素質(zhì)直接影響到檔案工作的方方面面。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。而文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

建立文書檔案管理信息系y是檔案的發(fā)展需要，是檔案管理工作中的一個(gè)飛躍。要努力實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使文書檔案管理手段由舊變新，將文書檔案管理從手工勞動(dòng)中擺脫出來，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員對(duì)這些檔案資料的自動(dòng)管理，同時(shí)又能滿足利用者的自動(dòng)查詢，這樣即節(jié)省了人力，又保護(hù)了檔案原件。而電子文件與紙質(zhì)文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，各檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門要各司其職、各揚(yáng)所長(zhǎng)。

（作者單位為沈陽工學(xué)院）

參考文獻(xiàn)

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篇2

2文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的作用

就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，開展科學(xué)系統(tǒng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會(huì)造成各部門對(duì)事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過技術(shù)來實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實(shí)現(xiàn)文書檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對(duì)文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個(gè)人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書角色，才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書對(duì)檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)通過科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書工作中，對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)意識(shí)，所以并沒有設(shè)定專門的管理崗位來實(shí)施對(duì)文書檔案的管理，對(duì)于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計(jì)

文書工作與文書檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開發(fā)出對(duì)應(yīng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對(duì)檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會(huì)與其他很多部門進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對(duì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過添加掃描錄入接口來將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的等級(jí)工作。同時(shí)，在系統(tǒng)中需要添加針對(duì)檔案的內(nèi)容修正變更功能，來允許文書人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會(huì)將歸檔的檔案借閱給其他人員，會(huì)是要對(duì)檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。基于上述考慮，在設(shè)計(jì)文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要完成企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時(shí)要本著提升管理效率的原則來實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計(jì)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統(tǒng)設(shè)定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網(wǎng)上預(yù)訂網(wǎng)上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統(tǒng)計(jì)檔案狀態(tài)設(shè)定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個(gè)最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實(shí)現(xiàn)最基本的文書檔案管理功能，通過設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)以下功能點(diǎn)來實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作。1）檔案登記：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對(duì)發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報(bào)表等方便后期文書檔案工作的開展。4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創(chuàng)建案卷來將文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。5）文件歸檔：主要實(shí)現(xiàn)是文書檔案的文件級(jí)著錄檔案創(chuàng)建，從而實(shí)現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對(duì)文書檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書工作需求。7）年鑒銷毀：針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對(duì)檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷毀的標(biāo)記，以備不時(shí)之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對(duì)文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。1）網(wǎng)上查詢：為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對(duì)當(dāng)前所有的文書檔案進(jìn)行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對(duì)文書檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對(duì)應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對(duì)文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容將文書檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。在此，對(duì)文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態(tài)的變更來實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對(duì)其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對(duì)文書、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時(shí)增加了各種檔案統(tǒng)計(jì)表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書檔案管理工作的開展。3.4系統(tǒng)設(shè)定系統(tǒng)設(shè)定主要是對(duì)借閱人的管理以及文書檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。

4總結(jié)

文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，主要是以實(shí)際的文書檔案管理工作內(nèi)容為需求，本著優(yōu)化文書檔案管理工作流程和提升效率的原則，設(shè)計(jì)了檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等基本功能，從而滿足文書人員的基本工作需求，提升文書檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務(wù)辦公室

參考文獻(xiàn)：

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篇3

記錄發(fā)生的事件、過程記載、物品存檔、關(guān)鍵文件為管理對(duì)象文書檔案的管理重點(diǎn)主要在于收集和保存資料。分門別類的存放，此階段的工作重心應(yīng)放在收集、管理、編目編冊(cè)、保存等方面。

（二）文書檔案載體的多樣性

文書檔案涉及方面眾多，是單位發(fā)展進(jìn)程中的真實(shí)反映和記錄，行政管理、科技檔案、新設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案等都是文書檔案所涉及的內(nèi)容。由于文檔內(nèi)容豐富多樣。所以文書檔案的保存載體也具有多樣性。例如：照片、錄音、錄像、協(xié)議、合同、責(zé)任書各類文件以及各種電子檔案等等。

（三）文書工作與文書檔案之間的聯(lián)系

文書工作包括文件的整理收集、立卷和歸檔，文書檔案的管理包括文件的書寫材料、文件的格式、是否及時(shí)歸檔等。文書工作可以說是檔案工作的基礎(chǔ)和前提條件，文書工作的全過程也是辦公室文書檔案形成的過程。

二、關(guān)于醫(yī)院辦公室文書檔案管理中存在的問題概述

（一）醫(yī)院文書檔案管理的投入過低

由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限；醫(yī)院文書檔案職責(zé)不明,管理不完善，醫(yī)院文書檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)。醫(yī)院文書管理的信息效率過低。

（二）醫(yī)院辦公室文書檔案意識(shí)薄弱

長(zhǎng)久以來醫(yī)院多偏重病案檔案，醫(yī)院文書與文書檔案相對(duì)于病案檔案來說,醫(yī)院文書檔案的相對(duì)重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認(rèn)為文書檔案沒有存在的價(jià)值,相關(guān)的科室對(duì)于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費(fèi)程度極其嚴(yán)重，不能達(dá)到預(yù)想的可觀狀況。

（三）醫(yī)院在文書與檔案工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象現(xiàn)下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：版記不全、文件使用不當(dāng)、分類不明確、用紙不達(dá)標(biāo)、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象。

（四）醫(yī)院文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高

目前，我國的檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在理論水平、文化水平、專業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業(yè)知識(shí)，責(zé)任心主人翁意識(shí)的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現(xiàn)象，不符合辦公室文書檔案管理的規(guī)范準(zhǔn)則。

三、針對(duì)醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的一些優(yōu)化措施

（一）強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范銜接實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴(yán)格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質(zhì)量關(guān)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理立卷及歸檔。

（二）提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)技能和管理意識(shí)醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，充實(shí)和提高自己的檔案管理專業(yè)知識(shí)。做到與時(shí)俱進(jìn)，辦公現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息社會(huì)必然導(dǎo)致大量的電子文件的出現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復(fù)合型和技術(shù)性的專業(yè)辦公室文書檔案管理人才。

（三）提高醫(yī)院文書檔案管理工作人員的積極性

健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作。把握好人員的變動(dòng)和調(diào)入關(guān)，增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的責(zé)任感。充分調(diào)動(dòng)辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實(shí)事求是的工作態(tài)度，及時(shí)對(duì)從事相關(guān)文書檔案管理的人員進(jìn)行相關(guān)的待遇到位。

（四）建立醫(yī)院文書歸檔的制度

具體到一個(gè)立檔單位，不僅要真實(shí)、客觀，要有歸檔的時(shí)間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內(nèi)容：檔案的系統(tǒng)化（檔案的分類、案卷的排列、檔號(hào)的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。

篇4

請(qǐng)考生按規(guī)定用筆將所有試題的答案涂、寫在答題紙上。

選擇題部分

注意事項(xiàng)：

1. 答題前，考生務(wù)必將自己的考試課程名稱、姓名、準(zhǔn)考證號(hào)用黑色字跡的簽字筆或鋼筆填寫在答題紙規(guī)定的位置上。

2. 每小題選出答案后，用2B鉛筆把答題紙上對(duì)應(yīng)題目的答案標(biāo)號(hào)涂黑。如需改動(dòng)，用橡皮擦干凈后，再選涂其他答案標(biāo)號(hào)。不能答在試題卷上。

一、單項(xiàng)選擇題(本大題共15小題，每小題2分，共30分)

在每小題列出的四個(gè)備選項(xiàng)中只有一個(gè)是符合題目要求的，請(qǐng)將其選出并將“答題紙”的相應(yīng)代碼涂黑。錯(cuò)涂、多涂或未涂均無分。

1.根據(jù)指定教材的表述,______是文書工作的性質(zhì)之一。

A.理論性 B.實(shí)踐性

C.多樣性 D.可比性

2.按照隸屬關(guān)系，向直接上、下級(jí)機(jī)關(guān)行文，稱

A.直接行文 B.越級(jí)行文

C.間接行文 D.逐級(jí)行文

3.文件承辦部門或承辦人員在公文辦理完畢后對(duì)文件的辦理情況和辦理結(jié)果所作的說明,稱

A.催辦 B.分送

C.注辦 D.承辦

4.以年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限的文書整理分類方式取代以往按幾大特征的分類方式,源自

A.《檔案館工作通則》(1983年4月) B.《機(jī)關(guān)檔案工作條例》(1983年4月)

C.《文書檔案保管期限表》(1987年12月) D.《歸檔文件整理規(guī)則》(2009年12月)

5.歸檔文件，一般要求

A.一式一份 B.一式三份

C.一式四份 D.一式二份

6.殷周時(shí)期，鑄在青銅器上作為記事和憑信的文字，稱

A.甲骨檔案 B.石刻檔案

C.銘文檔案 D.簡(jiǎn)牘檔案

7.下列屬于檔案業(yè)務(wù)工作的是

A.檔案宣傳 B.檔案鑒定

C.檔案科學(xué)技術(shù)研究 D.檔案教育

8.先將立檔單位內(nèi)的檔案按內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分類，然后在每個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)類下再按年度分類，稱

A.組織機(jī)構(gòu)——年度分類法 B.年度——組織機(jī)構(gòu)分類法

C.年度——問題分類法 D.問題——年度分類法

9.在檔案整理工作中，文件產(chǎn)生和處理過程中所反映和涉及的工作、活動(dòng)、問題、事件、人物方面的異同關(guān)系，稱

A.來源聯(lián)系 B.內(nèi)容聯(lián)系

C.時(shí)間聯(lián)系 D.形式聯(lián)系

10.專門記錄檔案進(jìn)入檔案機(jī)構(gòu)情況的一種登記形式，稱

A.全宗單 B.檔案收進(jìn)登記簿

C.總登記簿 D.案卷目錄登記簿

11.由于工作的特殊需要，履行一定手續(xù)，將檔案借出檔案閱覽室外利用，稱

A.參考咨詢 B.檔案證明

C.外借 D.檔案展覽

12.在保護(hù)電子檔案信息安全的技術(shù)中，一種自動(dòng)檢測(cè)遠(yuǎn)端或本地主機(jī)安全脆弱點(diǎn)，對(duì)重要計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)其中可被黑客利用的漏洞的技術(shù)，稱

A.身份驗(yàn)證 B.防火墻

C.漏洞掃描技術(shù) D.入侵檢測(cè)技術(shù)

13.下列選項(xiàng)中反映特殊載體檔案的共同特征的是

A.可以直接閱讀 B.載體一致性

C.內(nèi)容系統(tǒng)性 D.記錄信息的非直接利用性

14.答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)，適用

A.批復(fù) B.函

C.命令 D.報(bào)告

15.根據(jù)國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》，新的國家標(biāo)準(zhǔn)把公文文面的各要素劃分為眉首、主體、______三部分。

A.著錄 B.版記

C.內(nèi)容 D.時(shí)間

二、多項(xiàng)選擇題(本大題共10小題，每小題2分，共20分)

在每小題列出的五個(gè)備選項(xiàng)中至少有兩個(gè)是符合題目要求的，請(qǐng)將其選出并將“答題紙”的相應(yīng)代碼涂黑。錯(cuò)涂、多涂、少涂或未涂均無分。

16.文書處理的基本原則有

A.聯(lián)系交流原則 B.宣傳引導(dǎo)原則

C.高效的原則 D.安全的原則

E.保密的原則

17.以下屬于文書立卷的方法的是

A.按問題特征立卷 B.按作者特征立卷

C.按名稱特征立卷 D.按時(shí)間特征立卷

E.按時(shí)代特征立卷

18.檔案的屬性有

A.科學(xué)性 B.原始記錄性

C.社會(huì)性 D.歷史性

E.確定性

19.下列______均屬于企業(yè)檔案館。

A.福建省檔案館 B.杭州市檔案館

C.鞍鋼檔案館 D.天津市檔案館

E.河南油田檔案館

20.檔案收集的要求是

A.齊全完整 B.年終收集

C.準(zhǔn)確系統(tǒng) D.平時(shí)收集

E.及時(shí)歸檔

21.根據(jù)我國制定的檔案保管期限的規(guī)定,以下屬于永久保管的檔案的有

A.本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料

B.本機(jī)關(guān)一般事務(wù)管理文件材料

C.本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料

D.本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要材料

E.下級(jí)機(jī)關(guān)一般業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示等文件材料

22.按功能劃分的檔案檢索工具有

A.手工檢索工具 B.機(jī)械檢索工具

C.介紹性檢索工具 D.查檢性檢索工具

E.館藏性檢索工具

23.電子文件按數(shù)據(jù)格式劃分有______等。

A.支持文件 B.轉(zhuǎn)換文件

C.圖形文件 D.音頻文件

E.輔助文件

24.文書大致可以分為______、通用文書和專用文書四大類。

A.科技文書 B.行政機(jī)關(guān)文書

C.基礎(chǔ)文書 D.黨的機(jī)關(guān)文書

E.法定文書

25.下列選項(xiàng)中屬于行文基本規(guī)則的有

A.“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事、只主送一個(gè)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)的規(guī)則

B.“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)的規(guī)則

C.公文由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則

D.充分利用原基礎(chǔ)的規(guī)則

E.研究性的規(guī)則

非選擇題部分

注意事項(xiàng)：

用黑色字跡的簽字筆或鋼筆將答案寫在答題紙上，不能答在試題卷上。

三、名詞解釋(本大題共5小題，每小題4分，共20分)

26.擬辦

27.文書立卷

28.檔號(hào)

29.檔案鑒定

30.檔案檢索

四、論述題(本大題共2小題，每小題10分，共20分)

31.試論檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性。

32.檔案室的基本任務(wù)是什么?

五、案例分析題(本大題10分)

33.某學(xué)院為了科研更上一層樓,在全國范圍內(nèi)進(jìn)行招聘。某大學(xué)黃教授既年輕又學(xué)術(shù)成果突出，在眾多應(yīng)聘者中脫穎而出，成為某學(xué)院引進(jìn)人才的首選對(duì)象。由于人員編制指標(biāo)、工資報(bào)酬等人事權(quán)等歸學(xué)校人事處負(fù)責(zé)，學(xué)院沒有具體決定權(quán)。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)建議，以學(xué)院人事科身份發(fā)文和學(xué)校人事處聯(lián)系。學(xué)院人事科葉秘書草擬了一份公函,希望學(xué)校人事處幫助落實(shí)解決。

篇5

0引言

文書與檔案是一種社會(huì)現(xiàn)象，是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物。文書，“經(jīng)國之樞機(jī)”，“政事之先務(wù)”。文書的系統(tǒng)整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠(yuǎn)”，了解歷史。檔案，歷史的真實(shí)記錄，是黨和國家的寶貴財(cái)富。文書與檔案是人類社會(huì)本身發(fā)展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。

文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業(yè)的主干課程，是相關(guān)職業(yè)崗位群的關(guān)鍵技能模塊，具有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性和操作性?，F(xiàn)代社會(huì)的文書工作與檔案管理課程的教學(xué)特征表現(xiàn)為：在理念上應(yīng)盡力適應(yīng)社會(huì)上相關(guān)職業(yè)崗位群對(duì)秘書人才知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)的新要求；在教學(xué)內(nèi)容上要著力從學(xué)科體系建構(gòu)、理論知識(shí)完整向注重實(shí)用、知識(shí)精講、側(cè)重實(shí)務(wù)操作轉(zhuǎn)變；在教學(xué)方法上從學(xué)科式、授課型教學(xué)方法向技能型、訓(xùn)練式、體驗(yàn)式教學(xué)方法轉(zhuǎn)變。通過該課程的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生建構(gòu)系統(tǒng)的學(xué)科體系，具備完整的理論知識(shí)，熟練掌握公務(wù)文書協(xié)作處理和檔案管理的能力，使學(xué)生畢業(yè)后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。

然而當(dāng)前文書工作與檔案管理教學(xué)存在著以下問題：教學(xué)工作往往立足教材，以闡述文書學(xué)與檔案管理工作的理論知識(shí)為主，課程內(nèi)容較為抽象，學(xué)生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實(shí)物，重視理論知識(shí)的傳授而輕視專業(yè)技術(shù)能力的實(shí)踐培訓(xùn)。一旦參加實(shí)習(xí)或工作之后接觸實(shí)際問題，又要從頭學(xué)起，因此課程教學(xué)的目的難以達(dá)到，專業(yè)特色也無從體現(xiàn)。隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理工作面臨著越來越多的實(shí)際問題，例如文件和檔案數(shù)量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統(tǒng)的管理方法直接影響了文件和檔案的質(zhì)量等。這些實(shí)際問題要求在文書工作與檔案管理教學(xué)過程中深入開展教學(xué)改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會(huì)不斷發(fā)展的需要。

1轉(zhuǎn)變教育觀念，完善課程體系

傳統(tǒng)的《文書工作與檔案管理》課程的教學(xué)理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學(xué)生聽，從理論到理論”。因此實(shí)現(xiàn)理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)并重的首要前提是轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念。要堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長(zhǎng)的原則。從培養(yǎng)實(shí)用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎(chǔ)理論知識(shí)的講授前提下，加大實(shí)踐環(huán)節(jié)的力度。密切聯(lián)系文書工作與檔案管理領(lǐng)域最新的動(dòng)態(tài)、資料和國家有關(guān)的法律法規(guī)，以崗位需求設(shè)計(jì)專業(yè)培訓(xùn)能力模塊，在邊教學(xué)邊實(shí)踐的基礎(chǔ)上，安排理論知識(shí)學(xué)習(xí)后的集中實(shí)習(xí)周或?qū)嵙?xí)月，系統(tǒng)訓(xùn)練涉及該課程的所有操作技能，強(qiáng)化學(xué)生實(shí)際動(dòng)手操作能力的培養(yǎng)，為今后的實(shí)際工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

2積極探索研究，改革教學(xué)方法

文書工作與檔案管理的課程設(shè)計(jì)從總體上講要以實(shí)用為原則，以必需和夠用為尺度構(gòu)建科學(xué)的教學(xué)體系。在教學(xué)方法上不局限于條條框框，強(qiáng)化針對(duì)性和實(shí)用性，將教、學(xué)、用三者有機(jī)地結(jié)合起來，融傳授知識(shí)、培養(yǎng)能力和提高素質(zhì)為一體。在教學(xué)實(shí)踐過程中，我作了如下嘗試：

2.1編寫修訂教材教材是學(xué)科知識(shí)的基本載體，學(xué)科發(fā)展的程度、深度應(yīng)該在教材上體現(xiàn)出來。傳統(tǒng)的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對(duì)高職院校編寫的高等職業(yè)教育規(guī)劃教材，大多是對(duì)本科教材或檔案專業(yè)教材的簡(jiǎn)單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識(shí)，對(duì)于實(shí)踐環(huán)節(jié)和工作場(chǎng)景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對(duì)這一現(xiàn)象，根據(jù)社會(huì)對(duì)文書檔案管理工作的需求特點(diǎn)，在傳統(tǒng)的教材基礎(chǔ)上，我主動(dòng)追蹤文書與檔案工作相關(guān)知識(shí)的發(fā)展前沿，結(jié)合新時(shí)期新形勢(shì)下出現(xiàn)的有關(guān)電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識(shí)資源，修訂編寫了順應(yīng)文秘專業(yè)特點(diǎn)、實(shí)用性較強(qiáng)的校本教材，這樣做不僅保證了知識(shí)的前瞻性，同時(shí)又拓展了學(xué)生的知識(shí)面，使學(xué)生學(xué)有所用，為學(xué)生提供職業(yè)環(huán)境所要求的知識(shí)和技能。事實(shí)告訴我們，科學(xué)知識(shí)并非一成不變，有些知識(shí)是隨著社會(huì)的發(fā)展而逐步被認(rèn)識(shí)和發(fā)展的，不能用靜止的眼光來看問題。

2.2加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)在教學(xué)過程中，我按照科學(xué)規(guī)律加大了教學(xué)實(shí)踐過程中實(shí)踐訓(xùn)練的比重，以此來鞏固和提高學(xué)生的專業(yè)技能操作水平，并在課程中體現(xiàn)“用理論指導(dǎo)實(shí)踐，用實(shí)踐再認(rèn)識(shí)理論、發(fā)展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應(yīng)改革過去純理論教學(xué)的模式，在教學(xué)過程中強(qiáng)化實(shí)習(xí)實(shí)踐的教學(xué)力度，實(shí)訓(xùn)實(shí)踐課時(shí)數(shù)應(yīng)占40％以上，將平時(shí)的所有實(shí)訓(xùn)、實(shí)踐課都結(jié)合相應(yīng)理論教學(xué)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)穿插在教學(xué)過程中；同時(shí)用一個(gè)學(xué)期左右的時(shí)間，讓學(xué)生深入到文書檔案的辦公現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)習(xí)，實(shí)現(xiàn)理論在實(shí)踐中的升華。實(shí)習(xí)實(shí)踐的基本形式可以打破傳統(tǒng)，可以到學(xué)校的文書與檔案課程實(shí)驗(yàn)室、學(xué)校綜合檔案室或用人單位頂崗實(shí)習(xí)，強(qiáng)化學(xué)生對(duì)文書與檔案工作的直觀認(rèn)識(shí)與切身感受。除此以外，教師還要對(duì)課程以及相應(yīng)的實(shí)習(xí)實(shí)踐教學(xué)進(jìn)行課題分解，確定每個(gè)實(shí)習(xí)實(shí)踐課題的教學(xué)目的、教學(xué)內(nèi)容和所需課時(shí)，靈活設(shè)置相應(yīng)環(huán)節(jié)，從而調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性和參與欲，提升實(shí)習(xí)實(shí)踐課程的教學(xué)效果。

2.3探索新型教學(xué)方法

2.3.1范本教學(xué)法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會(huì)作詩也會(huì)吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學(xué)過程中，可以通過范本學(xué)習(xí)和借鑒他人的長(zhǎng)處。教師可以收集黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎(chǔ)上適當(dāng)加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學(xué)生了解當(dāng)前文書工作與檔案管理工作領(lǐng)域最前沿的規(guī)定以及出現(xiàn)的新問題，從而提高學(xué)生用理論去解決實(shí)際問題的應(yīng)用能力。:

2.3.2情境教學(xué)法面對(duì)沒有實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)的學(xué)生，打破枯燥無味的教學(xué)桎梏，情境教學(xué)方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活?，F(xiàn)代社會(huì)終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結(jié)合。在教學(xué)過程中，根據(jù)教學(xué)重點(diǎn)教師創(chuàng)設(shè)相關(guān)場(chǎng)景，模擬現(xiàn)實(shí)生活中的工作環(huán)境，使學(xué)生在模擬中體會(huì)知識(shí)，培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識(shí)點(diǎn)時(shí)，設(shè)置如下場(chǎng)景，讓學(xué)生分別扮演秘書、主管領(lǐng)導(dǎo)的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進(jìn)行演練；通過組織學(xué)生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點(diǎn)評(píng)。通過情境模擬，使學(xué)生對(duì)收文處理工作有了直觀的認(rèn)識(shí)，掌握了收文處理工作的基本處理環(huán)節(jié)，與純理論式講授相比，情景教學(xué)法更能激發(fā)學(xué)生的參與意識(shí)，能收到意想不到的教學(xué)效果。

2.3.3實(shí)物演示法俗話說：“百聞不如一見?！边@是人們認(rèn)識(shí)客觀事物的一條規(guī)律。運(yùn)用實(shí)物演示教學(xué)，正是從這一認(rèn)識(shí)規(guī)律出發(fā)的。文書與檔案教學(xué)中涉及的物體，對(duì)學(xué)生來說是陌生的，一旦出示實(shí)物，學(xué)生便能豁然領(lǐng)悟。例如在講解“檔案保管的物質(zhì)條件”這一章節(jié)的內(nèi)容的時(shí)候，可以結(jié)合知識(shí)點(diǎn)給學(xué)生展示檔案盒、小型縫紉機(jī)、塑料螺釘、起訂器等專業(yè)工具，同時(shí)也可以充分挖掘網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊雜志等多種資源，為學(xué)生展示檔案庫房、縮微品閱讀復(fù)制設(shè)備、易耗低值物品等的相關(guān)圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動(dòng)的形象演示，更加有利于教學(xué)效果的提高，為學(xué)生所接受。

2.3.4參觀學(xué)習(xí)法在課堂教學(xué)的基礎(chǔ)上，組織學(xué)生前往地區(qū)、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實(shí)地觀摩學(xué)習(xí)加深學(xué)生對(duì)檔案館的庫房建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施方面的切身了解。同時(shí)也可以學(xué)習(xí)現(xiàn)代數(shù)字化、科學(xué)化的現(xiàn)代檔案信息處理技術(shù)，如利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)為相關(guān)單位進(jìn)行檔案全文信息查詢業(yè)務(wù)等服務(wù)。除此之外，通過參觀也能使學(xué)生學(xué)習(xí)檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻(xiàn)的精神以及對(duì)檔案工作高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，對(duì)于學(xué)生提高自身的素質(zhì)有著良好的促進(jìn)作用。

3加強(qiáng)“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)

受到傳統(tǒng)觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學(xué)存在著片面性，例如重理論，輕技術(shù)，輕實(shí)踐；重知識(shí)傳授，輕能力培養(yǎng)和知識(shí)應(yīng)用；師資隊(duì)伍建設(shè)和評(píng)價(jià)偏重于理論水平等。為了彌補(bǔ)這些缺陷，促使理論教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)的正確定位和有機(jī)結(jié)合，因此，“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)是文書工作與檔案管理教學(xué)改革發(fā)展的必然要求。首先要加強(qiáng)宣傳，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，一是要轉(zhuǎn)變教育行政部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的觀念，使他們充分認(rèn)識(shí)到培養(yǎng)“雙師型”教師的重要性，將培養(yǎng)計(jì)劃納入議事日程，制定相關(guān)的政策，將培養(yǎng)工作落到實(shí)處。另一方面要轉(zhuǎn)變專業(yè)教師自身的觀念，樹立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，增強(qiáng)危機(jī)感和緊迫感，自覺主動(dòng)地投入到不斷提高自身素質(zhì)的學(xué)習(xí)中去。對(duì)于從高校畢業(yè)直接進(jìn)入文秘專業(yè)的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進(jìn)行專業(yè)實(shí)踐，在實(shí)踐中提高他們的職業(yè)技能，并為他們獲得文秘資格證書或?qū)I(yè)技術(shù)職稱提供實(shí)踐和機(jī)會(huì)；對(duì)于從行政轉(zhuǎn)行過來的教師，可以給予他們進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，引導(dǎo)鼓勵(lì)他們開展學(xué)術(shù)研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關(guān)單位引進(jìn)文書工作與檔案管理工作第一線的高素質(zhì)人才，尋找、鼓勵(lì)并幫助優(yōu)秀的文書工作與檔案管理人才到學(xué)校任教，通過他們把積累多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、操作技能以及行業(yè)發(fā)展的信息和新觀念帶入學(xué)校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場(chǎng)需求，從而提升教學(xué)改革的有效性，因此，積極引進(jìn)高素質(zhì)的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊(duì)伍質(zhì)量的有效方法之一。

將先進(jìn)的教學(xué)改革理念有機(jī)地融入到傳統(tǒng)的文書工作與檔案管理課程教學(xué)中去，使學(xué)生熟練掌握并運(yùn)用與時(shí)俱進(jìn)的專業(yè)技能，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學(xué)工作者的使命。隨著社會(huì)的發(fā)展，教學(xué)改革還將繼續(xù)深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創(chuàng)新，教學(xué)改革之路必定會(huì)越走越寬。

參考文獻(xiàn)：

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[2]張小玲.“雙師型”文秘教師隊(duì)伍的建設(shè)[J].秘書雜志.2005（12）.11-14.

篇6

1 前言

當(dāng)前，中國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度領(lǐng)先全球，受信息化時(shí)代的影響，很多工作之間都建立了一定的聯(lián)系，這些工作相互協(xié)調(diào)配合，極大地提高了我們的工作效率。當(dāng)中，文秘工作與文書檔案管理工作借助信息化技術(shù)的支持，加強(qiáng)了兩項(xiàng)工作的聯(lián)系，促進(jìn)了文秘工作與文書檔案管理工作一體化的進(jìn)程，是現(xiàn)代化管理工作的一大進(jìn)步，體現(xiàn)了科學(xué)管理的理念，是我國行政管理現(xiàn)代化、規(guī)范化、便捷化的重要里程碑。為此，本文開展了以加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作主題的探討。

2 文秘工作和文書檔案管理工作的現(xiàn)狀與關(guān)系探討

現(xiàn)如今文秘工作的日常任務(wù)就是相關(guān)人員在日常管理過程中，根據(jù)一定的工作規(guī)律或規(guī)范，按照相關(guān)的行事原則，將各種文件進(jìn)行有效地處理，并明確的標(biāo)明各個(gè)文件之間的關(guān)系，負(fù)有承上啟下的作用，在單位里可以向領(lǐng)導(dǎo)提供有效的數(shù)據(jù)支持和重要材料，是很多領(lǐng)導(dǎo)工作中不可缺少的重要幫手。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展很多的文件處理需要借助計(jì)算機(jī)的幫助，減少了人工的耗費(fèi)，同時(shí)也提高了工作的效率和準(zhǔn)確性。文書檔案管理工作與文秘工作有很大關(guān)系，同樣是處理相關(guān)的文件，但是它是建立在文秘工作基礎(chǔ)上的，文秘工作人員將整理完整的重要材料移交到文書檔案管理人員的手上，然后檔案管理人員根據(jù)文件的特點(diǎn)和屬性分門別類再進(jìn)行妥善保存，方便以后工作中對(duì)相關(guān)文件的查找。在信息化技術(shù)發(fā)展普遍的時(shí)代，文書檔案管理工作同樣也離不開信息技術(shù)這一鋒利的武器雖然信息化技術(shù)不能完全將檔案管理工作進(jìn)行無紙化處理，但是可以利用計(jì)算機(jī)幫助我們迅速找到自己想要的文件以及文件的位置，提供更加智能化、便捷化的服務(wù)。

文秘工作與文書檔案管理工作這兩項(xiàng)工作都屬于行政管理一類，這兩者在工作上是相互溝通、輔助協(xié)調(diào)的關(guān)系，將這兩項(xiàng)工作有機(jī)的結(jié)合起來是現(xiàn)代化辦公的必要手段。文秘工作與文書檔案管理工作在日常生活中都需要經(jīng)常與文件打交道，文秘工作者是文件的創(chuàng)造者，而文書檔案管理工作者是文件的守護(hù)者，這兩者在工作中要不斷地進(jìn)行交流，因?yàn)橐坏┩瓿梢环葜匾奈募蛸Y料就要移交到檔案管理室進(jìn)行保存。以后若因?yàn)楣ぷ餍枰拿毓ぷ髡哌€需要文書檔案管理人員的幫助找到相關(guān)資料。由此可見，文秘工作與文書檔案管理工作的質(zhì)量相互影響著對(duì)方的工作質(zhì)量，因此加強(qiáng)這兩項(xiàng)工作統(tǒng)一化管理是現(xiàn)代化辦公必要手段。接下來就讓我們一起探討如何加強(qiáng)對(duì)這兩項(xiàng)工作的管理，提高辦事效率。

3 加強(qiáng)文秘工作和文書檔案管理工作的有效辦法

3.1 樹立一體化管理理念

為了加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作，首先需要樹立一體化的管理理念，奠定這兩項(xiàng)工作發(fā)展的基石。這兩項(xiàng)工作在以前一般歸屬兩個(gè)部門，他們總是各自工作，很少進(jìn)行統(tǒng)一交流，這就使得這兩項(xiàng)工作在交流問題上存在眾多問題，降低了工作效率，但是也沒有人想辦法解決。因此我們要解決這個(gè)問題，首先要具有一體化的思想，有了這種思想我們才能根據(jù)這兩種工作的特點(diǎn)與需求逐漸調(diào)節(jié)與交流溝通，達(dá)成統(tǒng)一共識(shí)，提高工作效率。

3.2 規(guī)范管理工作

因?yàn)槲覈姓ぷ靼l(fā)展時(shí)間較短，在很多方面存在著嚴(yán)重的問題。例如文秘工作中很多的文件沒有按照相關(guān)的格式進(jìn)行編輯，很多資料與附件不夠完整，在整理時(shí)存在很多的錯(cuò)誤沒有糾正，甚至連公文的文種都不能夠分清楚，使得文件的質(zhì)量降低很多。另外在檔案管理工作中也存在著很多漏洞，工作人員因?yàn)閷I(yè)技能較差，使得很多寶貴的文件沒有得到妥善保管，丟失了大量寶貴資料，由于辦理程序不夠科學(xué)，減緩了文件查找和歸類速度，降低了工作效率。因此，要使這兩項(xiàng)工作能夠更加順利快速的進(jìn)行就必須根據(jù)相關(guān)規(guī)定與實(shí)際情況，合理規(guī)范工作秩序和要求，加強(qiáng)這兩項(xiàng)工作的對(duì)接交流，提供更加優(yōu)質(zhì)的行政服務(wù)。

3.3 借助信息化手段

在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，很多工作的發(fā)展已經(jīng)離不開信息化技術(shù)的支持，因此我們?yōu)榱藢?shí)現(xiàn)文秘工作與文書管理工作一體化管理就要借助信息化技術(shù)這個(gè)平臺(tái)將這兩項(xiàng)工作更緊密的聯(lián)系在一起?，F(xiàn)代化科技能夠保證能夠保證檔案管理工作的質(zhì)量與效率，為文書檔案管理工作注入一股新鮮血液，使檔案管理在這個(gè)快餐時(shí)代永葆活力，實(shí)現(xiàn)他的價(jià)值。為了緊緊抓住這個(gè)時(shí)機(jī)我們應(yīng)該建立一個(gè)信息化管理平臺(tái)，建立信息收集、分類、查找等不同功能，方便工作人員的管理以及人們的查找利用。同時(shí)要加強(qiáng)與其它部門的交流，收集其他部門的建議建立方便快捷的信息化平臺(tái)，是每個(gè)人都能保持高效的工作效率同時(shí)減少不必要的麻煩。

3.4 培養(yǎng)專業(yè)人才

在實(shí)際工作中，哪一項(xiàng)工作的發(fā)展都離不開人力的支持，專業(yè)的工作人員不但能夠保持高效的工作效率，更具有極高的職業(yè)道德和操守，利于部門之間的相互合作與交流，使部門之間一直維持有效的聯(lián)系。以前很多文書職位的工作人員因缺乏職業(yè)素養(yǎng)，在很多工作中存在問題，同時(shí)因?yàn)椴荒苤匾曌约旱墓ぷ?，在工作中懶散松懈，使得工作質(zhì)量嚴(yán)重降低，給相關(guān)部門帶來很大的損失。在文秘工作與文書管理工作中，專業(yè)的工作人T不僅能更快地完成工作保證質(zhì)量，更便于這兩項(xiàng)工作的順利接洽，實(shí)現(xiàn)辦公高效化和便利化。另外，在日常的工作中能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供有效性的建議，當(dāng)面對(duì)改革創(chuàng)新時(shí)，能夠以專業(yè)的眼光看待問題，做出最合理的判斷，推陳出新，保證工作的順利進(jìn)行。

4 結(jié)語

綜上所述，我們已經(jīng)深刻的了解到文秘工作與文書檔案管理工作之間的緊密聯(lián)系，在現(xiàn)實(shí)的生活中我們已經(jīng)不能將這兩項(xiàng)工作完全分開，為了實(shí)現(xiàn)便捷化和科學(xué)化的現(xiàn)代化辦公我們應(yīng)該想盡一切辦法將這兩項(xiàng)工作緊密聯(lián)系在一起，堅(jiān)持一體化理念，利用信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，培養(yǎng)專業(yè)化人才，規(guī)范各項(xiàng)工作，提高人們的工作效率，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)找到想要的資料，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)提供更準(zhǔn)確的建議，實(shí)現(xiàn)部門利益最大化。

參考文獻(xiàn)

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篇7

文書檔案具有一些明顯的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下方面：首先，文書檔案管理的重點(diǎn)在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程記載、文件、書報(bào)、物品存檔為管理對(duì)象，管理手段主要就是用載體（主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)）記錄下來，并分門別類地存放在擋案室中；其次，與文書檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎(chǔ)，檔案主要來自于文書；再次，文書檔案內(nèi)容豐富，載體多樣。文書檔案是單位工作各方面的真實(shí)記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內(nèi)容的豐富多彩。

2、文書檔案管理中存在的問題

2.1文書工作與檔案工作銜接方面的問題

文書工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。在現(xiàn)實(shí)工作中，文書工作和檔案工作應(yīng)相互配合，形成一個(gè)分體式的管理體系。實(shí)際工作中，文書和檔案實(shí)行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學(xué)的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識(shí)淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。目前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象。

2.2文書檔案管理人員不足

一些單位缺乏專職檔案員，檔案員往往由文秘人員兼任，他們要負(fù)責(zé)辦公室的收發(fā)文、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時(shí)、材料真?zhèn)尾环置?、收集合力不?qiáng)勁等方面的問題。另外，一些檔案員對(duì)檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現(xiàn)象。正是因?yàn)闄n案員的素質(zhì)參差不齊，主觀上又對(duì)檔案工作缺乏能動(dòng)力，就使得很多單位在文書檔案的收集工作存在很大的漏洞。

2.3領(lǐng)導(dǎo)不重視文書檔案管理

檔案工作在機(jī)關(guān)單位辦公室眾多職能當(dāng)中的地位不高。在一些領(lǐng)導(dǎo)的心目中，檔案工作是說起來重要、做起來卻次要的工作。他們把檔案工作想象得很簡(jiǎn)單，“不就是收集整理一下文件，再建立一些檔案目錄嘛”。而且，檔案工作投入大，見效慢，看不見明顯的經(jīng)濟(jì)效益，只要求單位的文件保存好了，工作需要的時(shí)候能夠提供參考就行。

3、完善文書檔案管理的對(duì)策分析

3.1搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)之上的。文書人員要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質(zhì)量關(guān)。

3.2提高對(duì)文書檔案管理的重視

提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，轉(zhuǎn)變觀念，而且要提高檔案管理人員的素質(zhì)。不斷提高領(lǐng)導(dǎo)及員工們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，努力爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)檔案工作的理解、重視、關(guān)心和支持，力爭(zhēng)使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和全年工作重點(diǎn)中去，加大檔案設(shè)施的投入，不斷向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化方向邁進(jìn)。在工作中變被動(dòng)提供有關(guān)檔案工作資料為主動(dòng)參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要，提高檔案服務(wù)的主觀能動(dòng)性與前瞻性。另外，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的更高的要求，檔案管理人員要充分發(fā)揮接受新知識(shí)、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主觀能動(dòng)性，堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù)。

3.3做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作

篇8

醫(yī)院將文書檔案管理納入職能科室的績(jī)效考評(píng)體系，對(duì)23個(gè)職能科室從公文管理、歸檔立卷、檔案開發(fā)利用等指標(biāo)進(jìn)行考核，切實(shí)將文書檔案規(guī)章制度落到實(shí)處，進(jìn)一步提高對(duì)文書檔案的重視程度，充分挖掘文書檔案的有效價(jià)值。

一、健全醫(yī)院文書檔案管理制度

是檔案管理績(jī)效考核的基礎(chǔ)

第一，做好公文管理工作與檔案工作的規(guī)范銜接，從源頭規(guī)范管理公文的水平和質(zhì)量。醫(yī)院各類公文是文書檔案的來源，同時(shí)檔案是有效文書的歸宿，因此要提高文書檔案的完整性、準(zhǔn)確性，規(guī)范性，必須從公文處理的各個(gè)具體環(huán)節(jié)。我院采取的是相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)起草文書，醫(yī)院辦公室統(tǒng)一印發(fā)。所有以醫(yī)院名義形成的向上級(jí)單位的請(qǐng)示、報(bào)告等以及醫(yī)院內(nèi)部形成的公文，均由醫(yī)院辦公室統(tǒng)一歸檔，確保文書檔案完整性和連續(xù)性。公文的擬制是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，針對(duì)各職能部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文寫作的理解存在差異的問題，我院每年度進(jìn)行公文管理的培訓(xùn)，對(duì)公文格式、公文程序、公文文種、公文內(nèi)容等嚴(yán)格要求，真正使公文成為文書檔案管理的基礎(chǔ)和前提。

第二，規(guī)范文書立卷歸檔，嚴(yán)格借閱制度。各職能科室按照文書檔案立卷要求，每年8月份前將上一年度的檔案進(jìn)行歸檔，歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全完整。歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件材料形成的基本規(guī)律，以“件”為單位，按照年份和保管期限劃分，還要保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和使用。同時(shí)，文書檔案的保密性要求嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。本單位檔案室保管的檔案主要提供本單位利用。查閱本科室立卷檔案，須由經(jīng)辦人填寫《檔案借閱申請(qǐng)》，部門負(fù)責(zé)人簽字；查閱非本科室立卷檔案，須由經(jīng)辦人填寫申請(qǐng)，立卷部門負(fù)責(zé)人同意方可借閱；外單位查閱本單位檔案，須持介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案室內(nèi)完成，如工作需要外借，借期一般不超過一周。檔案查閱者必須遵守保密性，負(fù)責(zé)維護(hù)被查閱檔案的完整性與安全性。

二、提高醫(yī)院文書檔案管理意識(shí)

是檔案管理績(jī)效考評(píng)的保障

第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的管理意識(shí)。醫(yī)院將檔案管理工作納入“十二五”規(guī)劃中，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，同步發(fā)展，并作為醫(yī)院發(fā)展及爭(zhēng)創(chuàng)全國優(yōu)質(zhì)醫(yī)院的重要內(nèi)容來抓。本單位檔案工作由院領(lǐng)導(dǎo)直接分管，辦公室主任主管，院領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案作為信息資源在醫(yī)院建設(shè)中發(fā)揮的重要作用，使檔案工作有了信心和保障。醫(yī)院為檔案管理配備了專用檔案庫房和必要的安全保管設(shè)施，配備了業(yè)務(wù)技術(shù)強(qiáng)，政治思想好，綜合素質(zhì)好，工作有責(zé)任心的黨員同志負(fù)責(zé)，實(shí)行職能科室一檔案室一主管領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)管理體制。

第二，提高歸檔科室的責(zé)任意識(shí)。醫(yī)院在綜合檔案管理專職人員的基礎(chǔ)上，在每個(gè)職能科室設(shè)立一名兼職檔案管理員，通過加強(qiáng)宣傳、組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，提高職能科室負(fù)責(zé)人及兼職檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。文書檔案管理人員的歸檔意識(shí)和業(yè)務(wù)能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。兼職檔案管理人員專門負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集工作，醫(yī)院檔案室專員定期到各科給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高實(shí)際操作的業(yè)務(wù)水平，規(guī)范文件歸檔的每個(gè)環(huán)節(jié)。通過醫(yī)院院報(bào)、醫(yī)院網(wǎng)站、中層干部例會(huì)等渠道，宣傳檔案的重要性，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)和法制觀念。

第三，樹立檔案專職人員的服務(wù)意識(shí)。檔案專職人員的服務(wù)意識(shí)體現(xiàn)在要關(guān)注醫(yī)院建設(shè)發(fā)展大局，主動(dòng)了解醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，搞清服務(wù)方向、服務(wù)對(duì)象和服務(wù)重點(diǎn)，用好用活檔案，為醫(yī)院發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。檔案專職人員要做到醫(yī)院的中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)弱、服務(wù)質(zhì)量的高低，關(guān)系著檔案工作自身的發(fā)展和檔案開發(fā)的成效。

三、醫(yī)院文書檔案的開發(fā)和利用

是檔案管理績(jī)效考評(píng)的動(dòng)力

篇9

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

秘書人員在學(xué)校的教學(xué)和管理工作中起著非常重要的作用。他是領(lǐng)導(dǎo)層的助手和參謀，為校領(lǐng)導(dǎo)的決策調(diào)查研究；是教職工的密切聯(lián)系者，承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)；也是學(xué)校文書檔案的管理者，用各種文獻(xiàn)載體記錄學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中的歷史印記。文檔的整理和利用情況直接反映了秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)，我認(rèn)為，要做好學(xué)校文書檔案的管理工作，秘書應(yīng)具備以下職業(yè)素養(yǎng)。

一、職業(yè)道德

道德是人們調(diào)整自身行為及相互關(guān)系的思想意識(shí)和行為準(zhǔn)則。秘書的職業(yè)道德，則是在秘書職業(yè)活動(dòng)中所必須遵守的，是社會(huì)道德在秘書職業(yè)活動(dòng)中的具體表現(xiàn)。秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)決策層接觸最為頻繁，得到信息的時(shí)間早，信息量也多，加之學(xué)校環(huán)境特殊，教職工文化程度和水平一般較高，遇事見解較多，學(xué)生群體基數(shù)大，若秘書人員不能把“德”放在首位，隨意透露領(lǐng)導(dǎo)的意圖，將會(huì)給學(xué)校帶來不堪設(shè)想的后果。秘書人員在從事職業(yè)活動(dòng)中，必須注重職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)，遵守職業(yè)道德規(guī)范，注重誠實(shí)、守信、求是的工作態(tài)度，努力成為一名具有高尚的職業(yè)道德素質(zhì)的合格的秘書。

二、專業(yè)素質(zhì)

1、文字水平與能力

古人稱秘書為“常管文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的人員”，可見擅長(zhǎng)書寫文稿，是秘書人員最起碼的專業(yè)技能和素質(zhì)要求。起草文稿是秘書文字工作的重要環(huán)節(jié)，文稿的起草，通常是由秘書在領(lǐng)導(dǎo)的口授或提示下完成，即由領(lǐng)導(dǎo)口述文稿主要內(nèi)容，經(jīng)秘書加工整理；或者是由領(lǐng)導(dǎo)示意提綱，秘書搜集資料，草擬文稿再討論修改。秘書在擬稿的過程中，要根據(jù)文稿主要內(nèi)容，提出相應(yīng)的見解或解決方案，這樣形成的文稿才能反映基層群眾的面貌，從而全面、真實(shí)的反映領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策，真正發(fā)揮好助手和參謀作用。在編寫文稿的過程中，對(duì)于文字的運(yùn)用和把握直接反映出秘書人員的文字水平和能力，因此，秘書不但要具備扎實(shí)的文字功底，同時(shí)還要有廣、博、精、專的文化結(jié)構(gòu)。秘書人員只有不斷強(qiáng)化基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能適應(yīng)時(shí)展的需要。

2、做好領(lǐng)導(dǎo)的助手與參謀

秘書在學(xué)校的日常工作中，要真正發(fā)揮好助手和參謀的作用，首先要擺正自己的角色位置，領(lǐng)導(dǎo)與秘書雖說工作目標(biāo)一致，但職責(zé)卻是不同的。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀，秘書要為領(lǐng)導(dǎo)編撰文稿，在一些場(chǎng)合為領(lǐng)導(dǎo)講話，但秘書的工作性質(zhì)始終是輔、參與性、支持性的，絕不是命令性、指揮性、決策性的，這就要求秘書必須善于領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的工作特點(diǎn)，思想上主動(dòng)服從領(lǐng)導(dǎo)，行動(dòng)上與領(lǐng)導(dǎo)步調(diào)一致。

其次要熟悉學(xué)校教學(xué)管理、學(xué)生管理流程中的各環(huán)節(jié)，掌握其中的規(guī)律。學(xué)校文書檔案的管理工作是為決策層提供輔助和服務(wù)的工作，它不僅可以協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門做好信息的收集、傳遞和管理工作，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門提供準(zhǔn)確的信息和查詢功能；還可以傳達(dá)學(xué)校管理的方針、政策、制度，同時(shí)各部門的情況和問題也是通過文書工作的流程向上級(jí)報(bào)告、請(qǐng)示，按照如此的上下達(dá)情，左右疏通，學(xué)校的教學(xué)和學(xué)生管理工作才得以正常進(jìn)行，保障了學(xué)校全面工作的順利推進(jìn)。

再次要深刻體會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，善于用直接或間接的方式，把領(lǐng)導(dǎo)的真正想法弄清楚，做到既能按領(lǐng)導(dǎo)意圖正確發(fā)揮，又不自作主張、越俎代庖。在此基礎(chǔ)上，通過敏銳的觀察力透析事情的本質(zhì)和關(guān)鍵，經(jīng)過深思熟慮，形成有參考價(jià)值的意見。在這里要指出的是，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)參政尤其要把握好“度”，參政過度，將原本是在幕后工作的秘書放到臺(tái)前的方法是不可取的；再是不能給領(lǐng)導(dǎo)“餿主意”,幫倒忙, 造成工作上的被動(dòng)。

3、文書檔案管理中的保密

秘書是最貼近領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，不僅熟悉領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作作風(fēng)，更能掌握領(lǐng)導(dǎo)的最新指示和信息。因此，秘書必須保持很強(qiáng)的保密意識(shí)和責(zé)任感，稍有疏忽就會(huì)帶來嚴(yán)重的后果。這就要求秘書人員在任何時(shí)間、任何場(chǎng)合，要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度和保密守則，自覺形成保密習(xí)慣，不該問的不問，不該說的不說，不該聽的不聽，做到“有些事情只做不說”。

三、創(chuàng)新素質(zhì)

創(chuàng)新素質(zhì)是指人在先天遺傳素質(zhì)基礎(chǔ)上后天通過環(huán)境影響和教育所獲得的穩(wěn)定的在創(chuàng)新活動(dòng)中必備的基本心理品質(zhì)與特征。創(chuàng)新素質(zhì)包括創(chuàng)新品質(zhì)、創(chuàng)新思維和創(chuàng)新能力。

秘書人員面向人群的層面廣，承擔(dān)工作量大，要求標(biāo)準(zhǔn)高，并且不能出差錯(cuò)。所以秘書人員要在具體工作中求新、務(wù)實(shí)，在工作方法上有所創(chuàng)新，在思維方式上有所突破。在做任何事情時(shí)，秘書人員要學(xué)會(huì)做有心人，將點(diǎn)滴事務(wù)記錄下來，提煉出自己的態(tài)度和看法，儲(chǔ)備起來。在對(duì)待事情上，要有自己的思想，防止人云亦云，結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)客觀事物進(jìn)行主觀分析，提煉確當(dāng)?shù)挠^點(diǎn)，積極穩(wěn)妥的處理事件。在看待具體問題方面，秘書人員必須客觀、實(shí)際的深入事實(shí)調(diào)查研究，堅(jiān)持站在理性、創(chuàng)新的角度分析和解決問題。能從聯(lián)系的角度看待問題，從多層面對(duì)待問題，不斷尋求創(chuàng)新的工作方法，明察秋毫，舉一反三，這樣秘書的工作效能就會(huì)大大提高了。

四、心理素質(zhì)

秘書工作是一個(gè)清高而辛苦的工作，勞心勞力又傷神，隨時(shí)面對(duì)急事、要事、難事；有些事情處理起來時(shí)間緊、任務(wù)重、要求高，處理不到位還可能會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)備；別人下班后可以任意支配自己的業(yè)余時(shí)間，秘書人員可能正在熬夜加班寫稿子；他人在節(jié)假日陪家人共享天倫之樂時(shí)，自己還在單位值班，堅(jiān)守崗位。工作中秘書是無名英雄，不計(jì)個(gè)人的名利得失，不畏工作的艱難險(xiǎn)阻，兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨。秘書工作性質(zhì)決定了秘書人員要具備一顆平常心，寵辱不驚，泰然處之，工作做的好，領(lǐng)導(dǎo)贊賞乃分內(nèi)之事，理所應(yīng)當(dāng)；工作有失誤，雖被領(lǐng)導(dǎo)責(zé)備，但要及時(shí)總結(jié)、調(diào)整偏差，調(diào)節(jié)好自己的心態(tài)，不要因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的責(zé)備而灰心喪氣，懷疑自己的能力，對(duì)工作失去信心。

五、提高秘書人員職業(yè)素養(yǎng)，促進(jìn)文書檔案的科學(xué)管理

文書檔案的科學(xué)管理取決于專職人員的知識(shí)、素質(zhì)和能力，提高秘書人員的素質(zhì)是檔案管理科學(xué)化的關(guān)鍵。首先要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，樹立質(zhì)量管理意識(shí)。嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量管理制度，學(xué)習(xí)檔案有關(guān)法律法規(guī)和管理制度，學(xué)習(xí)文書檔案的識(shí)別、鑒定、分類、歸檔的知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力。其次要順應(yīng)科學(xué)技術(shù)尤其是信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)文書檔案工作提出的新要求，充分發(fā)揮積極性和主動(dòng)性接受新知識(shí)，強(qiáng)化學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)，堅(jiān)持終身教育的理念，將信息技術(shù)和現(xiàn)代管理等知識(shí)相結(jié)合，努力將自己打造成為技術(shù)型和管理型的綜合人才。最后是要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。歸根到底，檔案是為學(xué)校教科研、廣大師生員工服務(wù)的，秘書人員只有正確認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)才能將檔案管理作為一種事業(yè)對(duì)待，熱愛本職工作，以精湛的業(yè)務(wù)能力、極大的服務(wù)熱情投入到檔案工作中。

綜上所述，學(xué)校的秘書人員一定要以積極熱情的工作態(tài)度，誠實(shí)守信、實(shí)事求是的工作作風(fēng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，開拓創(chuàng)新，力爭(zhēng)為學(xué)校的發(fā)展、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和師生員工提供更加專業(yè)、高效的服務(wù)。

篇10

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1672-3198(2009)08-0037-01

1　檔案管理與文秘工作的關(guān)系

文書工作與檔案工作有著各自不同的內(nèi)容和特點(diǎn)，文書處理工作是接著機(jī)關(guān)工作活動(dòng)規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，再根據(jù)它們的連鎖反映來區(qū)分價(jià)值，反映歷史真實(shí)面貌，為檔案的保管和查考提供便利。檔案工作同文書處理工作是魚水關(guān)系，檔案同檔案工作不僅伴隨著文書與文書處理工作出現(xiàn)而出現(xiàn)，而且是伴隨著文書與文件處理工作的發(fā)展而發(fā)展。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；從檔案形成的客觀規(guī)律中可以看到檔案工作與文書檔案工作之間的關(guān)系，它們是一個(gè)社會(huì)分工不同的兩個(gè)專業(yè)，它們?cè)诠ぷ髦屑认嗷ブ萍s又相互聯(lián)系。

2　文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行。極為關(guān)鍵。首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)單位的工作效率；能夠使單位更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息。使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增。是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

3　做好檔案工作對(duì)文書處理工作的影響

(1)檔案的利用推動(dòng)了文書處理的再生工作。

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的學(xué)科，它是解決處理問題的依據(jù)，具有指導(dǎo)考查、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)展生產(chǎn)、積累知識(shí)、提供信息等固有特點(diǎn)。而在實(shí)踐工作中文書處理部門利用檔案起草公文、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定規(guī)章制度、為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀、準(zhǔn)備講稿、處理糾紛、落實(shí)政策等都是相互制約、相互依賴的。因此，搞好檔案管理不但有推進(jìn)文書處理作用，而且還能直接為其提供信息，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)改革發(fā)展發(fā)揮特有的作用。

(2)在文件立卷歸檔過程中能發(fā)現(xiàn)文書工作質(zhì)量的高低。

立卷歸檔是銜接文書處理和檔案管理的橋梁，也是文件轉(zhuǎn)化為檔案的必經(jīng)之路，所以說搞好檔案管理的重要意義即是為給檔案工作本身打基礎(chǔ)，而且通過它可以進(jìn)一步檢查發(fā)現(xiàn)文書工作的水平，文件格式是否合格、名稱是否貼切、文件在閱辦中有無丟失泄密，這對(duì)改進(jìn)文書處理和檔案管理工作有極大促進(jìn)作用。

(3)通過檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)能促進(jìn)文書處理工作的完善。

健全的歸檔制度是保證文件收集齊全完整，堵塞丟失文件和防止失泄密漏洞的關(guān)鍵。實(shí)踐證明，在文書處理文件立卷歸檔過程中，如若忽視檔案工作對(duì)他們的監(jiān)督指導(dǎo)作用，不僅會(huì)降低對(duì)文件立卷歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，而且對(duì)文件鑒定價(jià)值和文件之間內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系等都是非常不利的。因?yàn)槲覀兾臋n人員對(duì)每份文件都要經(jīng)過嚴(yán)格的篩選去審定，不能有文必檔。要找出文件的六個(gè)特征，即問題、作者、名稱、時(shí)間、發(fā)文機(jī)關(guān)地區(qū)和文件形成規(guī)律等找到文件的歸宿。這個(gè)關(guān)口把握不好勢(shì)必要影響案卷的質(zhì)量，最好能將文、檔兩者之間的兩項(xiàng)不同專業(yè)的工作能有機(jī)結(jié)合起來，健全兩者之間統(tǒng)一的立卷歸檔制度。共同負(fù)責(zé)。使之規(guī)范化，這對(duì)檔案的管理有著深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。

4　如何實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

(1)強(qiáng)化“文檔一體化”意識(shí)。

雖然文書處理與檔案管理工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立“文書處理工作與檔案管理工作一體化”的指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理規(guī)范化的人口關(guān)，切實(shí)做好實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的基礎(chǔ)工作。頭腦中要有“今天的文件就是明天的檔案”的觀念，要深刻理解文秘工作不僅僅為當(dāng)前工作服務(wù)，更要對(duì)歷史負(fù)責(zé)，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作，按“文檔一體化”的要求，規(guī)范辦理好每一份公文。

(2)做好文件整理工作。