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篇1

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）10-278-02

醫(yī)院人事檔案管理是為醫(yī)院人力資源管理和利用提供相關(guān)人事數(shù)據(jù)和信息支持的重要職能，在決策參考及人才培養(yǎng)選拔方面有著重要的作用和無可替代的利用價值。因此，增強檔案利用意識，更新人事檔案管理的服務(wù)理念，加強人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為醫(yī)院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。盡可能地將個人人事信息客觀、真實、系統(tǒng)、全面地提供給組織人事管理部門，積極對人事檔案進行開發(fā)、挖掘和利用，使其發(fā)揮最大化的利用效力，將是人事檔案工作者的重要任務(wù)，也是今后醫(yī)院人事檔案改革的主導(dǎo)方向。

一、強化醫(yī)院人事檔案信息的利用意識

1.管理觀念的更新。提高醫(yī)院檔案管理人員對人事檔案信息的利用意識，積極主動地為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是當前人事檔案管理工作發(fā)展的方向。長期以來，由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟效益，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案工作人員只滿足于人事檔案資料的收集和保存，停留在一般的查閱服務(wù)狀態(tài)，觀念守舊，業(yè)務(wù)單一。在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多不適應(yīng)之處。新形勢賦予了人事檔案新的價值和功能，開始扮演新的角色。就必須強化檔案管理人員檔案利用意識。要深刻認識到，檔案的管理不僅是收集、整理、保管，更重要的是如何開發(fā)和利用。管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)和前提，醫(yī)院檔案室應(yīng)對現(xiàn)有的檔案管理方式作出相應(yīng)的創(chuàng)新和改進。

2.管理職能的創(chuàng)新。在管理觀念更新的同時，人事檔案室的職責定位也必須轉(zhuǎn)移到信息資源的利用上來。從設(shè)備的配備、查閱速度的提升、信息的豐富性、管理的條理性等等，一切需圍繞利用服務(wù)，為利用創(chuàng)造良好的條件。不僅為領(lǐng)導(dǎo)利用提供方便，還要為各部門的共享提供方便，為學(xué)術(shù)科研提供方便。要記載利用次數(shù)，跟蹤利用效果，并將其列入檔案人員的考核范圍。

3.服務(wù)態(tài)度的改善。人事檔案管理人員要改被動服務(wù)為主動服務(wù)，隨時了解工作動向，及時掌握有關(guān)需求的信息。一是使檔案工作由被動存放、保管變?yōu)橹鲃犹峁├茫粩嗵岣叻?wù)質(zhì)量，提高工作效率，使檔案的利用率得到提高。二是主動進行信息資源的開發(fā)和利用，醫(yī)院檔案工作人員可以對現(xiàn)有檔案進行歸檔加工整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料。

二、為醫(yī)院提供人才資源信息的有效利用

干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理調(diào)配、人力的合理利用以及行政、醫(yī)療部門人才結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用，以確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，進而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

1.基本信息資料的綜合利用。在長期檔案管理工作中，醫(yī)院儲存積累了專業(yè)技術(shù)及管理人員大量的檔案材料，形成詳盡的人事信息。一是個人基本的原始信息。包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)、工作經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)情況等個人履歷資料; 二是加入黨、團、派及干部任免的政治性資料;三是工資待遇晉升晉級的相關(guān)切身利益性資料；四是考核獎懲、獎勵記過、違紀國法的功過性資料等等。為方便檢索利用，應(yīng)通過管理軟件統(tǒng)一建立檔案材料目錄數(shù)據(jù)庫，編制代碼，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化。

2.工作表現(xiàn)業(yè)績資料的全面分析。有效的人事檔案管理對分析醫(yī)院內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)醫(yī)院的改革與發(fā)展的要求有積極的作用。不僅可以及時給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供準確、全面的人事信息，為醫(yī)院的崗位設(shè)置、人員編制、工資套改、職稱評定、年度考核等提供準確的依據(jù)和信息參考，還可以為醫(yī)院的人員調(diào)整、人員開發(fā)、人員使用、人員培訓(xùn)、人才的中長期規(guī)劃等諸多方面提供可靠、詳細的資料。醫(yī)院檔案工作人員不但要提供基本的個人信息資料，還應(yīng)將查閱檔案材料與實際考察的業(yè)務(wù)水平、個人素質(zhì)、思想言行、歷史情況等原始材料有機結(jié)合起來?？疾炱洹暗?、能、勤、績”等情況，準確地了解個人的情況，提供完整的綜合評價分析資料，為人力資源的正確選拔和使用起到了參考作用，避免決策的偏頗與失誤。

3.實現(xiàn)信息資料的網(wǎng)絡(luò)化共享。隨著信息化時代的到來,一方面我們必須及時更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍和方法,迎接新挑戰(zhàn)；另一方面加快人事檔案信息化建設(shè),維護更新人事檔案信息庫,保證人事檔案的時效性、真實性和準確性,并逐步向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展,使人事檔案工作逐步進入一個嶄新的檔案管理模式。電子文檔的發(fā)展為信息資料的網(wǎng)絡(luò)化共享創(chuàng)造了條件，然而，醫(yī)院電子文檔涉及的問題比較廣泛，僅靠主管科室很難完成，必須贏得其它部門的支持配合。可以采取主管科室、管理科室、業(yè)務(wù)科室相結(jié)合的辦法，共同協(xié)作來解決電子材料歸檔問題，特別是一些員工的業(yè)績考核和業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料要做到及時歸檔。各部門相關(guān)的職能要相互滲透，取長補短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文檔歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔，實現(xiàn)資源的網(wǎng)絡(luò)化共享。以員工工資套改為例, 有完整準確的人事檔案信息作為基準和依據(jù),即可以參閱每個員工的學(xué)歷、工齡、職稱、崗位以及日常業(yè)績考核等歷史性信息材料，對照相關(guān)政策,認真核對,使這一涉及大家切身利益的大事順利進行，圓滿完成。

三、為醫(yī)院臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)

隨著經(jīng)濟建設(shè)的快速發(fā)展，醫(yī)院的競爭越發(fā)激烈。醫(yī)院要生存，要發(fā)展，人才是發(fā)展的焦點。形勢要求作為人力信息資源的人事檔案必須服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)，充分發(fā)揮其在醫(yī)院臨床、教學(xué)和科研方面的作用。

1.加強向效益轉(zhuǎn)換的意識。醫(yī)院的人事檔案資料是廣大醫(yī)務(wù)、科研和管理人員長期從事實踐活動的縮影。但從目前看來，醫(yī)院對檔案資料的應(yīng)用價值還沒有引起足夠的重視，對檔案信息資料如何為醫(yī)療、科研、管理服務(wù)還心中無底。人事檔案資料利用范圍還不夠廣泛，多數(shù)檔案只停留在保存價值階段，檔案信息資源不能有效地為醫(yī)院的醫(yī)、教、研、管服務(wù)，也不能服務(wù)于社會，以實現(xiàn)經(jīng)濟價值的轉(zhuǎn)換。人事檔案管理人員應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為宗旨，加強效益轉(zhuǎn)換意識，使信息資源轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的經(jīng)濟效益。

2.專家技術(shù)業(yè)務(wù)信息的經(jīng)濟轉(zhuǎn)換。醫(yī)院要實現(xiàn)人事檔案信息資源向經(jīng)濟效益的轉(zhuǎn)換，必須注重專業(yè)技術(shù)人員檔案的建立。醫(yī)療技術(shù)水平及專家是醫(yī)院生存與發(fā)展的根本，這些信息應(yīng)該走出檔案室，走出醫(yī)院，走向社會。醫(yī)療專家技術(shù)人員的檔案應(yīng)包括基礎(chǔ)材料：學(xué)歷、學(xué)位證明等個人基本情況；繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進修證明、證書；專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)；專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請表、申報表、考核表和審批表；專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同；著作專題研究報告，學(xué)術(shù)論文(分級)，參加專業(yè)學(xué)術(shù)會議的證書、專業(yè)技術(shù)成果鑒定書等衛(wèi)生技術(shù)成果材料；典型病歷、成功病案、手術(shù)分析等科研資料；醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評價材料、優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的材料、證書和獎狀等。這些專家及其技術(shù)人員技術(shù)業(yè)務(wù)檔案的建立，在為醫(yī)院管理提供準確信息的同時，還為醫(yī)院技術(shù)優(yōu)勢的對外宣傳提供了方便。醫(yī)院應(yīng)該注重這類信息的開發(fā)利用，使之為醫(yī)院的經(jīng)濟創(chuàng)收與發(fā)展服務(wù)。

3.通過軟件等深層次的開發(fā)實現(xiàn)經(jīng)濟轉(zhuǎn)換。檔案使用價值的提高，有待于通過人才信息軟件等深層次的開發(fā)等手段，實現(xiàn)人事信息的共享，進而為醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務(wù)。一方面，檔案管理人員要強化服務(wù)意識，變封閉式管理為開放式服務(wù)，主動開發(fā)人力資源信息，使人事檔案信息資源向臨床、教學(xué)和科研工作等多領(lǐng)域的服務(wù)延伸。另一方面,可以積極探索醫(yī)療人事檔案的查詢服務(wù)，對于一些重要且可予以公開的涉及公共利益的醫(yī)療人事檔案，可以通過開展網(wǎng)上服務(wù)業(yè)務(wù)，如網(wǎng)上查詢、搜索和評價等公開查詢的方式,向社會公眾提供一些醫(yī)療資源的查詢服務(wù)。

參考文獻：

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3.趙紅.淺談醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及規(guī)劃.中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2012（1）