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篇1

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異?；覊m對紙張的危害主要是機(jī)械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。

3、外來磁場和機(jī)械震動影響的差異。磁場和機(jī)械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動。

4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基帶基老化，強(qiáng)度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。三、技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計(jì)算機(jī)才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對技術(shù)過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因?yàn)殡S著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費(fèi)大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時的新途徑。

篇2

（二）人事檔案管理制度不完善隨著社會的進(jìn)一步發(fā)展，部分醫(yī)院的人事檔案管理制度相對比較滯后，并沒有得到相應(yīng)的完善，從而導(dǎo)致其難以適應(yīng)時代的發(fā)展。比如，有些醫(yī)院的人事檔案管理制度沒有得到及時更新，檔案管理人員素質(zhì)較低，隨意刪減資料信息；部分檔案管理部門的考核標(biāo)準(zhǔn)比較固定，不夠靈活，沒有完全將檔案管理納入考核之中，從而影響了檔案管理工作人員的積極性、主動性。

（三）人事檔案管理方式落后受客觀實(shí)際情況的影響，很多醫(yī)院不重視人事檔案管理工作，且醫(yī)院對檔案管理部門缺乏必要的資金及制度支持，從而使其信息化管理水平比較落后，相關(guān)計(jì)算機(jī)硬件及軟件沒有得到及時配置，管理人員主要進(jìn)行手工記錄，導(dǎo)致工作效率低下，人為因素造成的信息填寫錯誤也比較多，影響了檔案資料的準(zhǔn)確性。

（四）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊由于很多醫(yī)院對檔案管理工作沒有足夠的重視，因此也缺乏優(yōu)秀的檔案管理人才，且部分管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、學(xué)歷水平以及工作認(rèn)知等都存在不同程度的差異。此外，個別醫(yī)院人事管理部門的工作人員大多數(shù)是醫(yī)護(hù)人員家屬擔(dān)任的，因其缺乏對醫(yī)學(xué)知識、醫(yī)院制度及人事關(guān)系變化的了解，也缺乏相應(yīng)的人事檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)，從而降低了醫(yī)院檔案管理的專業(yè)化水平。

二、創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理模式的措施

（一）要提高人事檔案資料收集的準(zhǔn)確性、規(guī)范性工作人員在收集檔案的整個過程中，要提高自己的責(zé)任意識，確保所得信息的準(zhǔn)確性、完整性，對醫(yī)護(hù)人員的工作態(tài)度、個人素養(yǎng)及醫(yī)德等都要盡可能的有所涉及，將其如實(shí)記錄在檔案中，進(jìn)一步提高檔案信息的真實(shí)性。此外，還要根據(jù)醫(yī)護(hù)人員的成長經(jīng)歷、工作變化及職稱等及時更新檔案信息，使其學(xué)歷、職稱、論文創(chuàng)作及業(yè)務(wù)能力等信息及時歸檔，進(jìn)而為醫(yī)護(hù)人員的發(fā)展提供檔案支持。

（二）建立健全醫(yī)院人事檔案管理制度醫(yī)院要從制度入手，加強(qiáng)檔案管理。要建立有效的考核機(jī)制、責(zé)任機(jī)制以及監(jiān)督機(jī)制，完善人事檔案管理制度的內(nèi)容，并將信息收集、管理及歸檔等工作落實(shí)到個人，通過建立目標(biāo)責(zé)任制，規(guī)范管理人員的工作態(tài)度，激起其工作積極性。加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督，利于檔案管理的規(guī)范化；對管理人員進(jìn)行定期考核，能夠深化其責(zé)任意識，更好的為檔案管理工作服務(wù)。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理醫(yī)院人事檔案可以和信息化技術(shù)結(jié)合在一起，醫(yī)院要加大檔案管理資金的投入力度，完善人事檔案管理信息系統(tǒng)，從而在根本上保證檔案信息輸入的正確性、真實(shí)性；同時，建立人員招聘及職務(wù)調(diào)動管理平臺，能夠在一定程度上提高人事檔案的參考價值，發(fā)揮其作用。此外，醫(yī)院要相應(yīng)的完善檔案室基礎(chǔ)設(shè)施，為紙質(zhì)檔案的存放提供良好的環(huán)境，使檔案資料免受環(huán)境的影響而遭到破壞。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)醫(yī)院要注重引進(jìn)優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)人才及檔案管理人才，以便更好的提高檔案管理的專業(yè)化水平；通過定期組織檔案管理人員的培訓(xùn)，使其及時掌握檔案管理的發(fā)展趨勢，用先進(jìn)知識為檔案管理工作提供指導(dǎo)。提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)其責(zé)任感，可以提高檔案管理工作人員的積極性。

篇3

一、檔案文化是一種文化資源

現(xiàn)代人類進(jìn)入信息社會，獲取文化的途徑出現(xiàn)多元化趨勢，與去檔案館鉆故紙堆相比，人們更樂于采取其他方式獲取文化信息。但檔案文化對文化存儲和傳播有不可替代的作用。檔案文化承擔(dān)維護(hù)歷史真實(shí)面貌和為社會文化發(fā)展提供文化資源的重任。主要表現(xiàn)在：

（一）文化憑證價值：檔案是人們在社會實(shí)踐活動中直接形成的原始記錄，真實(shí)再現(xiàn)了人類文明的歷史，檔案文化在文化歷史變遷中起獨(dú)特的憑證作用，是一種任何其他資料難以替代的文化資源。不同民族、不同國家在不同時代有不同的文化傳統(tǒng)，檔案就是它的記錄和見證。這樣，多個國家、多個民族的檔案就匯成整個人類文化遺產(chǎn)。中國五千年文化一脈相承，中華民族在發(fā)展過程中形成重視檔案的優(yōu)良傳統(tǒng)，積累豐富的檔案文化資源，為燦爛的民族文化提供充足憑證。如先秦有文字可考的歷史文化，主要是以甲骨檔案為最早的信證。檔案文獻(xiàn)的保存與重新發(fā)現(xiàn)，還為解開文化史遺留問題提供有力佐證。還有許多國家選擇重大歷史事件發(fā)生年代為本國檔案禁毀年限，因?yàn)檫@些年代以前的檔案對其民族文化傳承具有難得的文化憑證價值。檔案是民族文化的集中體現(xiàn)，內(nèi)容廣泛而豐富，涉及朝政國法、軍事經(jīng)濟(jì)、風(fēng)土民情、自然景觀等各方面，是一個民族、一個國家歷史的真實(shí)記錄。民族文化精華也是世界文化的源泉。如我國藝術(shù)研究院音樂研究所珍藏的“中國傳統(tǒng)音樂聲音檔案”，第一歷史檔案館珍藏的“清代內(nèi)閣檔案中關(guān)于西洋文化在華傳播的檔案文獻(xiàn)”已先后被列入“世界記憶”工程名錄，成為“世界記憶遺產(chǎn)”。1999年，波蘭的肖邦手稿和哥白尼手稿等也被列入“世界記憶遺產(chǎn)”。

（二）文化媒介價值：檔案文化蘊(yùn)涵豐富的歷史文化知識，是人類文明進(jìn)步的階梯，有重要的文化媒介作用。人們對各族歷史文化的了解，主要是通過史書、檔案文獻(xiàn)和文物實(shí)現(xiàn)的，其中檔案的作用極為顯著。首先，檔案文化是人類文化活動的歷史積淀。一個民族自從進(jìn)入歷史文明時期以來，甲骨、金石、簡牘、縑帛、金冊、紙墨文書、聲像縮微這些記錄不同時代文化的檔案多姿多彩，真實(shí)客觀地記錄著民族文化發(fā)展的全過程。可見，檔案與文化始終共生互動。其次，檔案文化是人類文化傳承的重要紐帶。借助檔案文化，能跨越時空條件限定，實(shí)現(xiàn)活知識的傳遞、流動和延伸，使文化得以傳播、延續(xù)、繼承和發(fā)展。并通過檔案文化開發(fā)利用，可達(dá)到發(fā)展已有文化成果的目的。再次，檔案文化促進(jìn)中外文化交流。一國文化的發(fā)展不能離開人類文明的共同成果，而要開展多種形式的對外文化交流，博采各國文化之長。就文化發(fā)展自身規(guī)律而言，對外文化交流是增強(qiáng)民族文化影響力、擴(kuò)大文化視野與提高文化水平的必要途徑。當(dāng)前檔案館對外文化交流活動越來越多。每個檔案館都代表了其所處環(huán)境的文化，大到。一個國家，小到一個單位，莫不如此。因此，檔案館文化交流活動往往有較濃的文化色彩。

二、檔案文化價值的實(shí)現(xiàn)方式

檔案的文化價值是多元的，因而，其實(shí)現(xiàn)方式也必然是多元的。綜合起來，可以從以下方面來說明檔案文化價值的主要實(shí)現(xiàn)方式。

（一）發(fā)揮史料信息中心的作用。檔案信息是一種歷史信息，也是一種固定的信息，它是連接歷史與現(xiàn)實(shí)的紐帶。因而，檔案保管部門尤其是檔案館應(yīng)該成為歷史信息存儲中心，并通過各種有效的手段，為歷史學(xué)、社會學(xué)等研究提供歷史信息，以充分發(fā)揮檔案延續(xù)社會記憶的功能。

（二）擴(kuò)展教育功能。檔案之所以成為宣傳教育的生動素材，具有強(qiáng)大的教育功能，是源于其歷史性、原始性和直觀性的特點(diǎn)。

檔案用于各種形式的教育之中，是檔案開放利用后被日益擴(kuò)大的功能之一。這一功能在二十世紀(jì)五十年代就被許多國家所認(rèn)可，而且作為發(fā)揮檔案文化屬性和實(shí)現(xiàn)檔案文化價值的重要手段。如檔案學(xué)者史密斯就指出：“如果檔案材料成為學(xué)校歷史教學(xué)中必要的組成部分，并且它能夠激發(fā)一種鑒別和了解歷史的需要，那么文化遺產(chǎn)的意識將會得到極大的增強(qiáng)。”法國從1950年就在國家檔案館建立了教育處，次年在法國各省也建立了類似機(jī)構(gòu)，一個專職教師負(fù)責(zé)組織對法國歷史博物館的教學(xué)參觀，并提供解說詞和復(fù)制件。這在國際檔案界為檔案用于教育開創(chuàng)了良好的典范。如今，舉辦檔案展覽、匯編專題檔案材料、利用大眾傳媒進(jìn)行檔案宣傳等等檔案利用方式，都被賦予實(shí)現(xiàn)教育功能的含義。

（三）成為休閑文化的組成部分。檔案在休閑社會方面的作用，國際檔案界關(guān)注了比較長的時間。早在1980年在倫敦召開的第九屆國際檔案大會上，法國國家檔案館瓦爾德馬恩檔案部主任克萊爾·貝爾舍女士就作了《檔案的普遍利用》的專題報告，提出檔案的“讀者大眾”的術(shù)語，并指出“它指的是所有那些不經(jīng)常到我們閱覽室的人士”，她主張檔案館要“豐富外行讀者知識的接觸”。事實(shí)上，從五十年代開始，許多國家的檔案館已經(jīng)加強(qiáng)了與外界的聯(lián)系，并給神秘的、有時是乏味的檔案資源貼上吸引人的“標(biāo)簽”。這個話題在第十四屆國際檔案大會上又重新提起，西班牙國家檔案館的何塞·貝爾那·里瓦斯·費(fèi)爾南德斯作的大會主要報告之一就是《檔案在休閑行業(yè)中的作用》，指出“檔案作為文化遺產(chǎn)的一個組成部分，他在當(dāng)前階段擁有了一個很好的工具， 那就是：不僅有利于信息的接收、組織和保存，而且也有助于信息傳播的先進(jìn)技術(shù)。通過運(yùn)用這一工具，信息的利用被演變?yōu)橐环N文化活動，并成為了休閑文化的一個組成部分?！?/p>

篇4

保證城建檔案完整、齊全、系統(tǒng)移交，依靠的是法律、行政、經(jīng)濟(jì)三位一體的制約保障手段。但在具體執(zhí)行時，往往難以取得較好的效果。一是法制手段不完善。經(jīng)過多年的法制建設(shè)，檔案法制體系已初步構(gòu)建，但細(xì)化不夠，可操作不強(qiáng)。國家有關(guān)檔案法規(guī)比較宏觀，強(qiáng)制性較弱，只規(guī)定了程序過程，而對令不行、禁不止的行為監(jiān)管處理辦法相對欠缺。據(jù)筆者多次調(diào)研考察了解，內(nèi)地很多省市地方性城建檔案法規(guī)尚未跟上，針對性不強(qiáng)，執(zhí)行檔案法律法規(guī)力度較弱。二是行政手段不過硬。一方面，依賴建設(shè)行政主管部門以及規(guī)劃、質(zhì)監(jiān)等部門支持把關(guān)。雖然能取得一定效果，但由于體制上的不足，容易出現(xiàn)工作斷鏈和漏洞，監(jiān)管責(zé)任不清晰，容易出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象；另一方面，城建檔案部門自身行政職能。據(jù)了解，湖南省內(nèi)大多數(shù)城建檔案館尚未加掛“城建檔案管理處”的牌子，不具備行政管理職能和執(zhí)法主體資格。

加掛了牌子的城建檔案部門又往往因?yàn)槿藛T配備、執(zhí)法經(jīng)驗(yàn)以及體制阻力等原因不能充分行使行政職能。同時，城建檔案部門是否應(yīng)具有行政職能在業(yè)界意見不一。如瓦房店市檔案局認(rèn)為，城建檔案館是一個文化事業(yè)單位，不具備行政職能的基本條件。事實(shí)上，這也是大多數(shù)城建檔案部門尚未加掛“城建檔案管理處”的主要原由。由此來看，在城建檔案發(fā)展中“行政職能部門”給“文化事業(yè)單位”的讓位，也逐步佐證了城建檔案應(yīng)注重的是其實(shí)效價值，而非其行政執(zhí)法功能。目前，一些建設(shè)部門實(shí)行了聯(lián)動機(jī)制，對移交城建檔案在程序上進(jìn)行了進(jìn)一步理順，邁出了規(guī)范治檔的一步，但要把城建檔案的依法管理與衡量工程質(zhì)量的優(yōu)劣掛鉤，作為其重要參考數(shù)據(jù)之一，筆者認(rèn)為還有很多工作要做。三是經(jīng)濟(jì)手段不長效。經(jīng)濟(jì)手段一度是最重要的城建檔案保障手段，即建設(shè)單位交納一定檔案押金。對確保檔案的移交具有一定作用，但其弊端也顯而易見，如占用建設(shè)資金，對重點(diǎn)工程和邊施工邊報建工程的檔案報送缺乏制約等。上世紀(jì)九十年代，國家已取消檔案保證金的收取，經(jīng)濟(jì)手段不再存在。

當(dāng)今城市快速發(fā)展，社會對信息需求具有廣、快、精的特點(diǎn)。城建檔案信息量大、類別雜，必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理才能適應(yīng)社會的需求。國家檔案局辦〔2010〕116號文件明確指出，數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、立項(xiàng)、論證、軟件開發(fā)、平臺構(gòu)建、資源準(zhǔn)備、系統(tǒng)運(yùn)行、項(xiàng)目驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及其他單位的共同參與，是一項(xiàng)長期的工作任務(wù)。建設(shè)數(shù)字城建檔案館必須要大量資金投入，這個過程不像建設(shè)項(xiàng)目那樣能很快看到立竿見影的成果。一些單位負(fù)責(zé)人缺乏長遠(yuǎn)眼光，不愿投入足夠的人力、物力、財(cái)力，檔案經(jīng)費(fèi)緊張，管理和開發(fā)利用設(shè)施落后，還停留在計(jì)算機(jī)應(yīng)用初級階段。同時，檔案宣傳、調(diào)研工作也難以開展，社會對城建檔案部門了解甚少，一些服務(wù)對象不知道到哪個部門查閱利用檔案。此外，一些重要檔案信息更新慢，與現(xiàn)狀不符，服務(wù)被動，利用有限，難以滿足社會需求，如城市地下管網(wǎng)檔案等，不能發(fā)揮城建檔案信息的優(yōu)勢。反過來，利用率的低下又嚴(yán)重影響了城建檔案部門的口碑和形象，造成一種惡性循環(huán)。

對策措施

篇5

（1）我國檔案行政執(zhí)法的法律規(guī)范現(xiàn)狀。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定了享有檔案行政執(zhí)法權(quán)的機(jī)關(guān)及其職能。國家檔案行政管理部門是檔案行政執(zhí)法的主管部門，其在檔案管理當(dāng)中的職能為四個部分，一是對全國的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃；二是組織協(xié)調(diào)檔案管理行為；三是統(tǒng)一檔案管理的制度；四是監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案管理。同時規(guī)定了機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。從《檔案法》當(dāng)中的規(guī)定可以看出，該法規(guī)定的檔案行政管理分為兩個層面，第一個層面是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員對本機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；第二個層面是國家的檔案行政管理部門的檔案行政管理行為。其中第一個層面屬于機(jī)關(guān)、團(tuán)體的內(nèi)部管理，屬于內(nèi)部行政，不屬于行政法上的具體行政行為；第二層面的管理是國家行政機(jī)關(guān)依法實(shí)施行政管理，對檔案行政管理對象產(chǎn)生直接、強(qiáng)制性的法律效力的具體行政行為。因此，我們可以理解我國的檔案執(zhí)法部門為國家的檔案管理部門，我國檔案執(zhí)法的職能為統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度和監(jiān)督指導(dǎo)四個方面，具體執(zhí)行方式包括檔案行政檢查、檔案行政處罰、檔案行政管理和檔案行政獎勵幾種主要類型。檔案執(zhí)法是檔案管理機(jī)關(guān)的職務(wù)行為，作為一種行政行為它對檔案管理部門和檔案管理的機(jī)關(guān)單位的監(jiān)督管理行為直接影響到這些機(jī)關(guān)、個人的權(quán)利和義務(wù)，而作為一種行政權(quán)力，檔案執(zhí)法必須受到嚴(yán)格的法律監(jiān)督。按照行政法的基本理論，權(quán)責(zé)一致，有職權(quán)的一方必須具有職責(zé)，檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)作為享有檔案行政執(zhí)法權(quán)的主體，也必須建立行政執(zhí)法責(zé)任制度。而在當(dāng)前的法律規(guī)范狀況下，檔案行政執(zhí)法的責(zé)任制度仍然沒有建立起來，檔案行政執(zhí)法行為仍然存在大量的不作為和行政越權(quán)現(xiàn)象。

篇6

1．建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

目前，國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

2．建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

3．電子文件的自動上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

4．開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實(shí)性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

5．開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益，湖北省檔案局要求2003年全省各級綜合檔案館（室）全部建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心，要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館（室）送交現(xiàn)行文件資料，并要求各級檔案館（室）做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)。

二、拓展服務(wù)領(lǐng)域

1．信息服務(wù)的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因?yàn)闄n案部門既要面對黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2．興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟(jì)時代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。

對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)科技信息，幫助企業(yè)引進(jìn)開發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟(jì)信息，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)市場信息，為企業(yè)提供營銷機(jī)會；開發(fā)法律信息，為企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。

篇7

城建檔案是以某個建設(shè)項(xiàng)目或一個單位工程為獨(dú)立對象，是每個項(xiàng)目或單位工程建設(shè)活動中產(chǎn)生的文件材料，其中包括工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收等部分，每個部分又包括多個歸檔文件，少則四五項(xiàng)，多則二十幾項(xiàng)。如工程檔案C類施工文件的內(nèi)容由八部分組成：C1管理資料；C2土建工程施工文件（也可稱建筑與結(jié)構(gòu)工程施工文件）；C3給排水、消防、采暖、燃?xì)夤こ淌┕の募籆4通風(fēng)空調(diào)工程施工文件；C5電氣工程施工文件（含消防電）；C6電梯工程施工文件；C7智能建筑工程施工文件；C8室外工程施工文件，每個部分又由具體的文件圖表組成。數(shù)量大，使得城建檔案的整理工作量極大。由于成本相對較高，這類檔案又不可能完全使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案用紙。另外，建設(shè)工程是一項(xiàng)特殊的生產(chǎn)，建筑實(shí)體龐大且固定，工程環(huán)節(jié)多，涉及面廣，因而檔案會有相對較長的形成周期。所以在漫長的形成周期內(nèi)，對于紙質(zhì)檔案如不嚴(yán)加保護(hù)，高質(zhì)量的建設(shè)工程檔案是難以保證的。

施工、監(jiān)理部門“只看工程，忽視檔案”的工作方式也為城建檔案質(zhì)量問題埋下了隱患。有些施工、監(jiān)理公司沒有專業(yè)的建設(shè)工程檔案技術(shù)人員進(jìn)行管理，公司為節(jié)省開支，選擇技術(shù)員作為兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案工作，不僅工作量大，而且不夠?qū)I(yè)。加之，檔案的形成階段主要在施工、監(jiān)理部門，這些單位或部門如果不注意檔案保管，沒有科學(xué)地填制相關(guān)表格文件，那么形成的檔案往往不符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不利于城建檔案館（室）的長期或永久保存。

現(xiàn)今各地城建檔案館（室）都相繼成立，由于組建工作剛起步，專職人員較少，多為科技檔案或是質(zhì)量監(jiān)督站人員兼職管理，專業(yè)人才太少，不利于城建檔案管理工作向?qū)I(yè)化方向發(fā)展。另外，在檔案員報送檔案時，由于檔案數(shù)量較多，而城建檔案工作人員較少，在具體核查時，存在一定的工作缺陷，檔案員的疏忽可能造成檔案缺項(xiàng)、順序顛倒，加之城建檔案工作人員數(shù)量少、檔案內(nèi)容太多，有些問題在接收檔案時并未及時發(fā)現(xiàn)，整理時才會暴露問題，但此時的報送手續(xù)已完畢，無從追補(bǔ)。

提高城建檔案質(zhì)量的對策

篇8

關(guān)鍵詞：檔案管理特性作用措施

1企業(yè)檔案管理工作的特性

1.1獨(dú)立性企業(yè)是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中一種以法人為代表的自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧形式的特殊經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)對其資產(chǎn)有獨(dú)立的支配權(quán)，檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的一個組成部分,企業(yè)也依法享有獨(dú)立的支配權(quán)。同時，隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，大部分企業(yè)產(chǎn)生了屬于自己的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密等檔案。因此，企業(yè)的檔案基本上不對外開放，沒有對外服務(wù)的功能，檔案資源只屬于企業(yè)內(nèi)部共享。

1.2專業(yè)性在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)活動中，企業(yè)主要是以經(jīng)營為中心開展一系列活動，從而產(chǎn)生了大量的經(jīng)營性的文件材料。同時，為了在激烈的市場競爭中求生存求發(fā)展，企業(yè)還產(chǎn)生了本企業(yè)獨(dú)有的技術(shù)專利檔案。這些檔案與傳統(tǒng)的科技檔案和文書檔案有著較大的差別，成為企業(yè)檔案的一個重要組成部分。

1.3系統(tǒng)性企業(yè)檔案工作不僅包括對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、服務(wù)、利用，而且還包括檔案信息產(chǎn)品的加工和輸出，因此，它類似于企業(yè)管理活動中的一個系統(tǒng)工程。

2職工檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用

2.1對企業(yè)發(fā)展的步伐和速度起到促進(jìn)作用企業(yè)職工檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系十分密切，對企業(yè)競爭發(fā)展具有十分重要的促進(jìn)推動作用。在經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展的形勢下，企業(yè)要想高速穩(wěn)健發(fā)展，離不開科學(xué)技術(shù)的支撐，而科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步則取決于人才的綜合素質(zhì)，需要有一支高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍。人才已經(jīng)成為決定企業(yè)興衰、成敗、競爭勝負(fù)的關(guān)鍵因素。而加強(qiáng)職工德檔案管理工作，從一定程度上對企業(yè)員工的地位、榮譽(yù)、認(rèn)定等方面進(jìn)行了肯定，從而形成了良好的激勵機(jī)制，進(jìn)而促進(jìn)了企業(yè)的良性發(fā)展。作為人才信息縮影的職工檔案，則是各類人才在社會各項(xiàng)實(shí)踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合體現(xiàn)。

2.2是培育企業(yè)核心競爭力的重要工具核心競爭力是企業(yè)擁有的區(qū)別于其他企業(yè)的重要財(cái)富，是能夠被企業(yè)管理者、員工共同感受到的并共同參與創(chuàng)造的核心資源。由于現(xiàn)代企業(yè)在激烈的競爭中感到了人才的重要性，因此開發(fā)人力資源成為了提高企業(yè)核心競爭力的迫切需要。優(yōu)化企業(yè)人力資源管理，離不開企業(yè)職工檔案工作的強(qiáng)力支持，與職工檔案工作制度的不斷完善也有著密不可分的關(guān)系。企業(yè)職工檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于能否在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化的人才配置，做到“人盡其才，才盡其用”，知人善任是企業(yè)良性發(fā)展、在競爭中處于不敗之地的重要條件。對于企業(yè)而言，只有進(jìn)一步強(qiáng)化職工檔案管理工作，才能從源頭上杜絕一些棄檔、假檔、失檔現(xiàn)象的發(fā)生，也才能使企業(yè)能夠放心的用人，使員工能夠誠信的做人，進(jìn)而樹立進(jìn)取心和責(zé)任心，最終促進(jìn)企業(yè)核心競爭力的培育。

2.3是企業(yè)競爭發(fā)展中人力資源管理的重要手段職工檔案對單位負(fù)責(zé)人了解應(yīng)聘者的基本情況，正確錄用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真實(shí)、完整的個人職工檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參考，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能限制一些企業(yè)和個人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟(jì)體制下活動的主體”這一社會功能得到充分發(fā)揮。同時，由于職工檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)也能夠從職工檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的重要數(shù)據(jù)，這也有利于企業(yè)人力資源管理部門對職工檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，從而作出比較準(zhǔn)確的人才預(yù)測，并制定出長遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃。

3加強(qiáng)職工檔案管理工作的措施

3.1制定科學(xué)規(guī)范的企業(yè)職工檔案管理實(shí)施細(xì)則

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，流動性和多變性問題成了企業(yè)人才突出的問題，這給企業(yè)職工檔案管理增加了多樣性和復(fù)雜性。因此，必須根據(jù)形勢的發(fā)展，在《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的基礎(chǔ)上制定一個統(tǒng)一的、規(guī)范的、便于操作的《企業(yè)職工檔案管理實(shí)施細(xì)則》，使職工檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養(yǎng)人才、發(fā)展經(jīng)濟(jì)這個中心，在收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)做到有章可循、有法可依，真正實(shí)現(xiàn)“觀其卷，知其人，用其長”的目的。

3.2實(shí)現(xiàn)企業(yè)職工檔案管理的現(xiàn)代化

當(dāng)前，企業(yè)各項(xiàng)制度面臨改革，企業(yè)職工檔案工作也同樣面臨著這種挑戰(zhàn)。一是職工隊(duì)伍不斷交替，導(dǎo)致檔案數(shù)量有所增加，檔案內(nèi)容不斷得到更新，新材料不斷得到充實(shí)。二是檔案利用率越來越高，信息的需求要求更加系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確。三是利用時效在加快。要求檔案人員要熟悉情況，及時有效提供。因此，盡快實(shí)現(xiàn)職工檔案的現(xiàn)代化管理是非常重要的。在具體檔案管理工作中，要做好六個環(huán)節(jié)和一些操作手段的創(chuàng)新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟。比如在組卷、裝訂的形式上，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期。在日常的抄寫、裝訂工作中，要善于思考，多動腦筋，有針對性地搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣能起到事半功倍之效。同時，可以利用現(xiàn)代技術(shù)來提高工作效率。比如可以把目錄計(jì)算機(jī)檢索、文件級裝訂、檢索主要內(nèi)容轉(zhuǎn)移到檔案章和檔案盒上，簡單明了，既提高了質(zhì)量和效益，又節(jié)約了時間，使用起來也很方便。并且可以采用條形碼來代替檔案號，可靠快捷，極大地提高了借閱歸還檔案的速度，諸如這種通過計(jì)算機(jī)來完成較繁瑣的手工操作的方法是很多的，關(guān)鍵在于檔案人員是不是用心去發(fā)現(xiàn)、去實(shí)踐。檔案的業(yè)務(wù)工作、檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都方便應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決一些具體問題，提高管理效率和管理水平。

3.3努力提高職工檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

篇9

吳寶康教授主編的《檔案學(xué)概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨(dú)有的特性，就是原始記錄性”①。

應(yīng)該說，這一認(rèn)識是正確的。然而查啟森同志卻對這一傳統(tǒng)認(rèn)識提出了質(zhì)疑：其一，如果原始性是檔案的本質(zhì)屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因?yàn)椴皇窃加涗?，就不能算是檔案了。而事實(shí)上在為數(shù)眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據(jù)原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當(dāng)包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質(zhì)屬性?！豹讵?/p>

筆者認(rèn)為，上述質(zhì)疑是值得探討的。其一，我們不能機(jī)械地理解原始記錄性。對形成文件的機(jī)關(guān)來說，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據(jù)，打印件是機(jī)關(guān)處理事務(wù)的依據(jù)，兩者是一個完整的有機(jī)整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無疑的。其二，不可否認(rèn)，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據(jù)，但圖書產(chǎn)生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務(wù)過程中遺留下來的副產(chǎn)品，它是人們進(jìn)行社會實(shí)踐活動附帶的產(chǎn)物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果?！豹郛?dāng)然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實(shí)物即可作為實(shí)物檔案看待?！豹堋稒n案法》第十二條規(guī)定，“博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理”?？梢?，同樣是原始記錄，并不影響我們對檔案與圖書、文物進(jìn)行區(qū)分與管理。

也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，那么文件與檔案的本質(zhì)屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內(nèi)容相同”、“文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)相同”，因而“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同。原始性和記錄性的有機(jī)統(tǒng)一。是文件和檔案的共同本質(zhì)屬性。”⑤所以，文件與檔案從本質(zhì)上來說則屬于同一事物。但是，有人據(jù)此認(rèn)為，既然文件與檔案本質(zhì)屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實(shí)，這是對文件與檔案關(guān)系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內(nèi)容完全相同，這就決定了兩者的本質(zhì)屬性相同。但同一事物在根本性質(zhì)不變的情況下，次要性質(zhì)可以發(fā)生變而恰恰是這種變化使得同一事物的發(fā)展呈現(xiàn)出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點(diǎn)。

二、客觀記錄的歸檔保存性

查啟森同志對原始記錄性提出質(zhì)疑，并進(jìn)而認(rèn)為“檔案的本質(zhì)屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構(gòu)成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案。”⑦這一認(rèn)識似乎是正確的，因?yàn)闄n案保管機(jī)構(gòu)保存下來的檔案一般是經(jīng)過歸檔這一程序的。但問題在于，歸檔并不是檔案保管機(jī)構(gòu)獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業(yè)務(wù)部門的歸檔，相對于檔案保管機(jī)構(gòu)來說就是檔案的接收。檔案保管機(jī)構(gòu)除了正常的接收之外，還有向社會征集和搜集檔案這一補(bǔ)充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質(zhì)屬性，那么未經(jīng)歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機(jī)構(gòu)的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實(shí)際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案?！豹嘁蚨鴮⒖陀^記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。

三、信息性

隨著信息這一概念被社會所接受，檔案是一種信息的認(rèn)識也被檔案界所認(rèn)同，于是劉建平同志便認(rèn)為“檔案的本質(zhì)是信息”⑨。

當(dāng)然，從信息角度看，檔案所記錄的內(nèi)容無疑是信息。但是，圖書、情報所記錄的內(nèi)容也是信息。可見，信息性是檔案、圖書、情報的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因?yàn)椤皺n案學(xué)界一般都認(rèn)為，檔案是其原始內(nèi)容和原始載體的統(tǒng)一體；檔案信息僅指檔案內(nèi)容而不包含載體，也不強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的原始性，……根據(jù)信息論的描述，信息不是物質(zhì)，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質(zhì)載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務(wù)，沒有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認(rèn)為檔案具有信息性或說檔案本質(zhì)上(主要指其內(nèi)容)是信息是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。對檔案信息的認(rèn)識僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說是毫無意義的?！雹溪?/p>

應(yīng)該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴(kuò)充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴(kuò)散性、可分享性外，還具有自己的特點(diǎn)：它是一種未經(jīng)加工處理的原生性靜態(tài)信息。因?yàn)樾畔⒖煞譃樯鐣畔⒑妥匀恍畔ⅲ瑥挠涗浄绞絹砜?，社會信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會信息，而圖書、情報則屬于派生的社會信息。因此，泛泛地稱檔案的本質(zhì)是信息是不確切的。

四、非現(xiàn)行性

傅榮校同志認(rèn)為，“檔案的本質(zhì)屬性——非現(xiàn)行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實(shí)踐活動的工具發(fā)揮作用的必然結(jié)果?！雹歇?/p>

很顯然，這一認(rèn)識是依據(jù)文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據(jù)文件所起作用的不同，將文件劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文悠揚(yáng)和非現(xiàn)行文件三種。由于我國不存在半現(xiàn)行文件這一概念，于是該觀點(diǎn)持有者便將文件劃分為現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件兩種，且認(rèn)為“非現(xiàn)行性是檔案區(qū)別于現(xiàn)行文件的唯一本質(zhì)屬性?！雹血?/p>

筆者認(rèn)為，檔案的本質(zhì)屬性是非現(xiàn)行性這一認(rèn)識是不符合我國的實(shí)際的。因?yàn)閲獾默F(xiàn)行文件是指“一個機(jī)關(guān)、團(tuán)體或組織處理現(xiàn)行業(yè)務(wù)時經(jīng)常需要用到，因而繼續(xù)存放在其形成地點(diǎn)的文件?！雹曳乾F(xiàn)行文件是指“處理現(xiàn)行事務(wù)已不再需要的文件?！雹佣覈话阏J(rèn)為文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件。可見，我國的檔案概念并不是依據(jù)文件所起的作用去加以認(rèn)識的。在我國，文件只要從手續(xù)上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應(yīng)在第二年上半年向機(jī)關(guān)單位的檔案保管機(jī)構(gòu)移交。我國的檔案概念是具有我國自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國與西方國家對檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學(xué)理論體系中的文件生命周期理論來解釋我國的檔案概念顯然是不妥的?！雹怨P者認(rèn)為，由此而認(rèn)定檔案的本質(zhì)屬

性是非現(xiàn)行性也是不妥善的。

綜上所述，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，其他幾種對檔案本質(zhì)屬性的認(rèn)識，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。

注釋：

①③吳寶康主編《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社1988年版，第40、41頁。

②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質(zhì)疑》，《圖書情報知識》1994年第2期。

④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁。

⑤韓玉梅主編《外國現(xiàn)代檔案管理教程》，中國人民大學(xué)出版社1995年版，第28頁。

⑥劉智勇《我國現(xiàn)有檔案定義的缺陷》，《檔案學(xué)研究》1995年第4期。

⑨劉建平《從信息和信息科學(xué)看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。

⑩陳作明《檔案學(xué)研究中若干問題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。

篇10

1.指導(dǎo)是檔案行政管理部門的法定職責(zé)，是法律意志的體現(xiàn)，必須行使不得放棄，否則構(gòu)成失職。

2.指導(dǎo)是一種行政行為，通過檔案行政管理部門及其工作人員的具體行為表現(xiàn)出來。這種行政行為與法制監(jiān)督行為雖然同屬于行政行為，但比后者缺乏程序性、要素性和約束力，作用的對象具有寬泛性的特征；不以國家的強(qiáng)制力保證其實(shí)施，不遵守指導(dǎo)行為一般情況下不會承擔(dān)法律責(zé)任，通常通過示范和引導(dǎo)的功能實(shí)現(xiàn)行政行為的所追求的效果。

3.指導(dǎo)以業(yè)務(wù)規(guī)則和技術(shù)規(guī)范為主要內(nèi)容，通常以檔案行政管理部門和主管部門的非法律的規(guī)范性文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和通行的檔案學(xué)理論為主要依據(jù)。

4.在管理成本上指導(dǎo)以不加重作用對象負(fù)擔(dān)為原則。指導(dǎo)作為一種行政的行為是公權(quán)服務(wù)的體現(xiàn)，不得加重作用對象的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，否則喪失其服務(wù)功能，背離立法原意。

二、明確檔案行政管理部門指導(dǎo)的對象具有緊迫性

當(dāng)前，不少基層檔案行政管理部門認(rèn)為我國檔案實(shí)行的是集中統(tǒng)一，分級管理原則，毫無疑問，凡屬本行政區(qū)的檔案事務(wù)，都在本行政區(qū)檔案行政機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)范圍之內(nèi)。這個職責(zé)是非常明確的。這個觀點(diǎn)存在具有法律基礎(chǔ)和現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，但這個觀點(diǎn)是不正確不符合實(shí)踐的，必須拋棄！

1.《檔案法》第六條是高度抽象的概括，立法以來有關(guān)部門沒有進(jìn)一步進(jìn)行解釋和說明。具體理解與執(zhí)行的時候，由于地域不同、實(shí)際不同、知識結(jié)構(gòu)不同，理解起來存在不同，執(zhí)行起來各異。從實(shí)踐來看，把本行政區(qū)域內(nèi)的檔事納入指導(dǎo)范圍是做不到的。硬性去做，指導(dǎo)就會流于形式，起不到良好的效果，就違背了立法的原意，這樣的指導(dǎo)有選擇的拋棄是最好的選擇。

2.從指導(dǎo)的性質(zhì)來看，這個觀點(diǎn)是不正確的。指導(dǎo)按照最高法院的司法解釋屬于不可訴的非行政強(qiáng)制行為，是沒有強(qiáng)制執(zhí)行力的。被指導(dǎo)對象可以接受也可以不接受指導(dǎo)，可以執(zhí)行指導(dǎo)意見也可以不執(zhí)行指導(dǎo)意見。檔案行政管理部門的制約措施有限。如果一味強(qiáng)求本行政區(qū)域內(nèi)的檔事納入指導(dǎo)這個面，那么指導(dǎo)的質(zhì)量就下降，與立法的原意提升整個社會的檔案事業(yè)的水平的立法原意是相違背的。3.從行政機(jī)關(guān)行使職權(quán)追求效率和社會利益最大化的目的來看，這個觀點(diǎn)是不正確的。檔案行政管理部門單純的指導(dǎo)行為對被指導(dǎo)對象并不能形成有效的約束，但是進(jìn)行指導(dǎo)的時候仍然有其他的有力的因素影響的指導(dǎo)行為的執(zhí)行。這些有力因素的發(fā)生以被指導(dǎo)對象與檔案行政管理部門的同級政府存在行政隸屬關(guān)系或主管關(guān)系為前提。如果不存在這個前提，影響力大打折扣甚至為零。例如現(xiàn)在的非公經(jīng)濟(jì)，當(dāng)?shù)卣疾贿M(jìn)行行政上的指導(dǎo)而是進(jìn)行法律意義上的監(jiān)管，檔案行政管理部門憑著法律的規(guī)定去指導(dǎo)經(jīng)營活動中一個小的檔案部分，這種影響力是極其有限的。為此將本行政區(qū)域內(nèi)的檔事納入指導(dǎo)的范圍違背了行政機(jī)關(guān)行使職權(quán)追求效率和社會利益最大化的目的。

4.從非公經(jīng)濟(jì)和社會組織存在的社會環(huán)境來看，這種觀點(diǎn)是錯誤的。非公經(jīng)濟(jì)和社會組織只要沒有違背法律的規(guī)定就可以自由存在和發(fā)展，它們的檔案是非公經(jīng)濟(jì)和社會組織存在的副產(chǎn)品，在法律允許的情況下它們可以自行處置和銷毀，它們的檔案工作如何開展只要不違背法律是他們自主的事情。檔案行政管理部門指導(dǎo)本質(zhì)上是一種干擾市場經(jīng)濟(jì)的行為！

5.站在歷史的角度以發(fā)展的眼光看，這種觀點(diǎn)是不正確的?！稒n案法》頒布實(shí)施的時候是1988年1月1日，距今已經(jīng)有26年，那個時候國有和集體企事業(yè)單位占絕對的主導(dǎo)地位。《檔案法》這樣的規(guī)定是符合實(shí)際情況的。而現(xiàn)在非公經(jīng)濟(jì)已經(jīng)占國民經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)地位，而事業(yè)單位正在進(jìn)行改革，有些納入國家機(jī)關(guān)的序列，有些要改制為企業(yè)，客觀形勢已經(jīng)發(fā)生了重大變化，檔案行政管理部門的管理檔案事務(wù)的手段要根據(jù)形勢的變化而變化，如果死扣法律條文不變，將被時代所拋棄。

三、檔案行政管理指導(dǎo)的對象

檔案行政管理指導(dǎo)是行政機(jī)關(guān)（指依照法律的規(guī)定行使行政權(quán)力的單位，包括政府的行政機(jī)關(guān)和法律授權(quán)的組織）行政的一種，行政機(jī)關(guān)行政以存在行政隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)主管關(guān)系為原則，以法律明確規(guī)定為例外。例如檔案執(zhí)法行為以地域管轄為主，并不需要存在行政隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)主管關(guān)系。檔案行政管理部門代表當(dāng)?shù)卣惺箼n案事業(yè)領(lǐng)域的行政管理權(quán)，行政的對象即管理的對象，管理對象應(yīng)當(dāng)滿足下列條件之一：

1.管理對象與檔案行政管理部門隸屬的政府存在行政隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)主管關(guān)系；