導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇人事檔案數(shù)字化建設(shè)，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1.1人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進程的推進。

1.2人事檔案管理的標準化、規(guī)范化程度低人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高，人事檔案管理無統(tǒng)一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實施困難重重。1.3人事檔案管理的方式落后人事檔案管理的技術(shù)標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點和發(fā)展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。

1.4人事檔案管理人員的素質(zhì)不高數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術(shù)的復合型人才奇缺。

2人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標

既然人事檔案管理數(shù)字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。

2.1日常業(yè)務(wù)管理實現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護。

2.2數(shù)字化檔案采集數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負責對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。

2.3數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點設(shè)計：

（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。

（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

3檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題

3.1應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標準，統(tǒng)一文件格式。同時，對系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項目，也要制定統(tǒng)一標準，確保信息共享的兼容性。

3.2應(yīng)使用先進技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲。應(yīng)注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實時升級的需要。

3.3數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計劃與完善要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計劃和建設(shè)目標。

（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。

（2）進行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運行的基礎(chǔ)上完善、改進和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗，提高覆蓋率。

3.4突出多部門、多方位聯(lián)動，加強上下級和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計、考核和考察進而黨員統(tǒng)計等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運行機制。

篇2

本文通過網(wǎng)站調(diào)查、郵箱、電話等調(diào)研方式，調(diào)查分析了廣東省62所本科院校的高校檔案機構(gòu)、人事檔案歸屬、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)四個方面的內(nèi)容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民辦本科院校，占40.3%，其中16所獨立學院，2所中外合作辦學的高校。

1.高校檔案機構(gòu)

高校檔案機構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。本次調(diào)查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校設(shè)立了獨立的檔案機構(gòu)，其中2所是民辦高校，分別是是廣東理工學院和中山大學南方學院；2所高校的檔案機構(gòu)掛靠其他部門，廣東海洋大學檔案館掛靠校長辦公室，韓山師范學院綜合檔案室掛靠圖書館。這些獨立的檔案機構(gòu)命名各有不同：廣東理工學院、中山大學南方學院是檔案室，韓山師范學院、廣州體育學院是綜合檔案室，佛山科學技術(shù)學院是檔案管理中心，其他高校獨立的檔案機構(gòu)都是檔案館。

另外，42所（67.7%）高校未設(shè)立獨立的檔案機構(gòu)，其中公辦高校19所、民辦高校23所。這些非獨立的檔案機構(gòu)設(shè)在高校的學校/院辦公室或黨委辦公室。中外合作辦學的民辦高校又有不同，北京師范大學-香港浸會大聯(lián)合國際學院由秘書處負責公文審批的信息化管理和立卷歸檔工作，香港中文大學各個機構(gòu)形成的檔案一般都保存在各個學校機構(gòu)手里，無專門的學校檔案保管機構(gòu)。

2.干部人事檔案歸屬

從以上調(diào)查結(jié)果可知，除了中外合作辦學的民辦高校，廣東省的本科院校都已設(shè)立高校檔案機構(gòu)，接近1/3的本科院校設(shè)立了獨立的檔案機構(gòu)。高校人事檔案有兩種管理模式：一是歸入獨立的檔案機構(gòu)統(tǒng)一管理，一是歸入人事部門管理。

此次調(diào)查的62所本科院校中，僅有6所（9.7%）高校的人事檔案歸入獨立的檔案機構(gòu)管理。41所（66.1%）高校的人事檔案歸入人事部門管理，其中公辦高校31所，民辦高校10所，如表2所示。另外，有13所民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場。北京師范大學-香港浸會大學聯(lián)合國際學院、香港中文大學（深圳）的員工并無人事檔案，但對于受聘的員工，人力資源部門在聘期收集其相關(guān)的個人信息資料并建立僅供內(nèi)部使用的個人檔案。

人事檔案歸入獨立的檔案機構(gòu)管理的六所高校，分別是中山大學、廣東工業(yè)大學、華南農(nóng)業(yè)大學、廣東外語外貿(mào)大學、廣東技術(shù)師范學院、佛山科學技術(shù)學院。這六所高校的教工人事檔案并入獨立的檔案機構(gòu)之前也都是由人事組織部門管理，中山大學檔案館是最早并入人事檔案的，其次是華南農(nóng)業(yè)大學，其他四所學校都是最近幾年才將人事檔案移交檔案館。

3.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)是檔案館數(shù)字化、自動化管理的主要應(yīng)用軟件。人事檔案管理系統(tǒng)是專門針對干部人事檔案的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，能夠提高人事檔案管理的效率與準確性，有利于實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。國內(nèi)許多高校采用南大之星檔案管理系統(tǒng)，廣東省采用該系統(tǒng)的高校有華南師范大學、華南農(nóng)業(yè)大學、廣東技術(shù)師范學院、韶關(guān)學院等，部分高校的檔案管理系統(tǒng)是自主研發(fā)，如暨南大學（獨立開發(fā)），還有一些高校的系統(tǒng)開發(fā)外包，如廣東工業(yè)大學、中山大學。

本次調(diào)查的62所高校中，24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中公辦高校22所，民辦高校2所是中山大學南方學院、廣東技術(shù)師范學院天河學院；有獨立的檔案機構(gòu)的高校中僅15所有檔案管理系統(tǒng)。人事檔案歸屬檔案館的6所高校中，中山大學、廣東工業(yè)大學、華南農(nóng)業(yè)大學、廣東技術(shù)師范學院5所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中中山大學、廣東工業(yè)大學建有教工人事檔案系統(tǒng)，廣東技術(shù)師范學院正在建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)。

4.檔案網(wǎng)站建設(shè)

檔案網(wǎng)站是檔案信息資源共享的網(wǎng)絡(luò)平臺，能把數(shù)字化加工整合之后的檔案資源，通過檔案網(wǎng)站以各種形式和展示出來。62所高校中，24所高校通過檔案網(wǎng)站提供了網(wǎng)絡(luò)平臺，既有獨立檔案機構(gòu)的高校，又有非獨立檔案機構(gòu)的高校。20所有獨立檔案機構(gòu)的高校中，18所高校建有檔案網(wǎng)站，其中2所民辦高校是廣東理工學院、中山大W南方學院。非獨立的檔案機構(gòu)的5所高校，五邑大學、仲愷農(nóng)業(yè)工程學院、廣州醫(yī)科大學、廣州工商學院、東莞理工學院城市學院在所屬的院辦、檔案網(wǎng)站上設(shè)置了獨立的檔案管理、檔案工作或檔案業(yè)務(wù)欄目，廣東財經(jīng)大學綜合檔案室隸屬學院辦公室，建有獨立的檔案網(wǎng)站；其他非獨立的檔案機構(gòu)在所屬部門的檔案網(wǎng)站上則只有零星的簡介。

24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，24所高校建有檔案網(wǎng)站，19所高校既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)，5所高校建有檔案系統(tǒng)但無檔案網(wǎng)站，5所高校建有檔案網(wǎng)站但無檔案系統(tǒng)。20所高校的檔案管理系統(tǒng)在檔案網(wǎng)站上提供登錄鏈接或登錄平臺，其中包括廣州中醫(yī)藥大學、廣東技術(shù)師范學院天河學院的檔案系統(tǒng)掛在學校網(wǎng)站主頁。建有人事檔案管理系統(tǒng)的3所高校中，中山大學、廣東技術(shù)師范學院提供人事檔案管理系統(tǒng)登錄鏈接，廣東工業(yè)大學檔案網(wǎng)站未提供人事檔案管理系統(tǒng)入口。

二、人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題

從調(diào)查分析可以看到，廣東省高校人事檔案信息化建設(shè)剛剛起步，獨立的高校檔案機構(gòu)建設(shè)、人事檔案歸屬、人事檔案系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)都存在諸多問題。

1.人事檔案分散管理問題嚴重

人事檔案是專門檔案的一種，專門檔案的管理仍然按照全宗原則實行集中統(tǒng)一管理。許多省份的高校的人事檔案納入到了獨立的檔案機構(gòu)，如四川、湖北、重慶、江蘇、上海、陜西、山西、浙江的高校。從廣東省高校檔案機構(gòu)調(diào)查情況可知，廣東省獨立的高校檔案機構(gòu)的建設(shè)比例（32.3%）低，而且大都是公辦高校，只有兩所是民辦高校。其中，54.1%的公辦本科高校有獨立的檔案機構(gòu)，6%的民辦高校有獨立的檔案機構(gòu)。從人事檔案歸屬的調(diào)查情況可知，6所公辦高校人事檔案歸屬獨立的檔案機構(gòu)，占廣東省本科院?？倲?shù)的9.7%、占廣東省公辦本科院?？倲?shù)的16.2%；而52%民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場，超過半數(shù)的民辦高校的人事檔案掛靠在校外。從整體情況來看，廣東省獨立的高校檔案機構(gòu)偏少，而且只有少數(shù)幾所本科高校人事檔案歸屬檔案機構(gòu)，民辦本科高校的獨立的高校檔案機構(gòu)極少，人事檔案管理更加分散。

無論人事檔案歸入人事部門還是人才市場管理，檔案都得不到統(tǒng)一保管，檔案工作投入偏少，整理不規(guī)范，專業(yè)化建設(shè)滯后。這種低水平重復的分散管理，不利于人事檔案規(guī)范化、信息化的管理。獨立的高校檔案機構(gòu)才能承擔起歸屬人事檔案的能力，獨立的高校檔案機構(gòu)建設(shè)比例低，是干部人事檔案分散管理嚴重的原因之一。

2.人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)滯后

目前廣東省大部分高校仍沒有啟用檔案管理系統(tǒng)，62所高校中只有24所高校有檔案管理系統(tǒng)，保管的檔案主體仍然是紙質(zhì)檔案。大部分（75%）有獨立的檔案機構(gòu)的高校已建有檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)主要實現(xiàn)目錄的數(shù)字化，有些高校已掃描部分綜合檔案，能進行全文檢索，如華南理工大學、中山大學，廣東技術(shù)師范學院、廣東工業(yè)大學等。中山大學已完成全部館藏黨政類檔案的數(shù)字化掃描和掛接。廣東技術(shù)師范學院完成了部分教學類檔案原件的數(shù)字化掃描、著錄、校驗和掛接等工作，基本實現(xiàn)了部分行政、黨群檔案與學生學籍檔案的全文檢索。

廣東省高校的人事檔案的數(shù)字化工作還限于人事檔案的檢索和檔案目錄的數(shù)字化，絕大多數(shù)高校檔案館至今還沒有人事檔案管理系統(tǒng)，只憑借 Excel或 Word等常用辦公軟件進行人事檔案目錄管理。人事檔案已歸屬獨立的檔案機構(gòu)的高校，83.3%的高校建有檔案管理系統(tǒng)。建有教工人事檔案系統(tǒng)的3所高校中，中山大學的人事檔案管理系統(tǒng)已投入使用，但只是目錄的數(shù)字化，廣東工業(yè)大學的人事檔案系統(tǒng)正在完善，并且正在進行人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化掃描工作?？偟膩碚f廣東省的本科高校還沒有針對檔案目錄和內(nèi)容數(shù)字化的成熟的人事檔案管理系統(tǒng)，而綜合檔案則已部分實現(xiàn)全文檢索，人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)遠遠滯后于其他綜合檔案。

3.人事檔案信息化建設(shè)與檔案網(wǎng)站建設(shè)脫節(jié)

人事檔案信息化，是利用檔案管理系統(tǒng)將紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，并通過一定的網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用。人事檔案信息化不僅要建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，而且要通過檔案網(wǎng)站這個網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用。

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，62所高校中，38.7%的高校建有檔案網(wǎng)站，這些高校中83.3%的高校檔案網(wǎng)站提供檔案管理系統(tǒng)入口；建有獨立檔案網(wǎng)站的有19所高校（30.6%），既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)的比例30.6%，有獨立的檔案機構(gòu)的高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的比例90%；民辦高校檔案網(wǎng)站建設(shè)比例（16%）低。從調(diào)查可知，廣東省本科高校檔案館 （室 ）獨立的檔案網(wǎng)站建設(shè)比例還不足1/3，而獨立的檔案機構(gòu)已普遍建立了專門的網(wǎng)站，且大都已啟用檔案管理系統(tǒng)。

僅3.2%的高校人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站，人事檔案信息化的數(shù)據(jù)不能通過檔案網(wǎng)站對外提供利用，也不能提供全文檢索。即使已開展人事數(shù)字掃描工作的高校也未能及時將人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站。

三、推進人事檔案信息化建設(shè)的建議

人事檔案信息化的進程刻不容緩，推進人事檔案信息化建設(shè)，應(yīng)從加快制度建設(shè)以及軟件硬件建設(shè)等方面著手。

1.加快制度建設(shè)，推進規(guī)范化管理

高校人事檔案信息化滯后，是由于硬件條件差，檔案人員業(yè)務(wù)不精、檔案不受重視等各種原因引起的，關(guān)鍵是制度的缺失。因此，必須自上而下建立人事檔案規(guī)范化管理制度，包括人事檔案信息化建設(shè)制度、材料收集歸檔制度、人事檔案審核制度、人事檔案歸屬制度、檔案管理人員進修培訓制度等。

首先，人事檔案要實現(xiàn)信息化管理，需建立人事檔案管理系統(tǒng)，把所完整的檔案信息錄入系統(tǒng)，必須建立嚴密的材料收集歸檔制度，審核收集的散件，查看是否缺少簽名、公章、時間，復印件未蓋與原件相符的章等，增加電子歸檔，收集電子目錄、建立規(guī)范化的電子檔案、紙質(zhì)檔案收集渠道。定期審核檔案，查漏補缺，防止檔案造假。

其次，人事檔案歸屬高校檔案機構(gòu)是人事檔案信息化的基礎(chǔ)，有條件的高校應(yīng)加快推進獨立檔案機構(gòu)的建設(shè)，高校干部人事檔案歸入獨立的檔案機構(gòu)有利于提高人事檔案的利用率，提高人事檔案工作者的業(yè)務(wù)能力，能有效利用人員和設(shè)備，節(jié)約經(jīng)費，并且有利于干部人事檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化、數(shù)字化建設(shè)，更快實現(xiàn)人事檔案的信息化管理、檔案工作的整體協(xié)調(diào)發(fā)展。從近幾年高校獨立檔案機構(gòu)成立的時間、人事檔案并入獨立的檔案機構(gòu)的時間來看，獨立的檔案機構(gòu)統(tǒng)一管理的模式是高校人事檔案管理的發(fā)展方向。由獨立的檔案機構(gòu)管理人事檔案更加科學合理，也是大勢所趨。

再次，人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高，信息化人才短缺，制約著人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。規(guī)范化的管理離不開專業(yè)化的人才，應(yīng)配備具備檔案和計算機相關(guān)知識的人事檔案管理人員，定期培訓，加強交流學習，學習先進的檔案管理理念。

只有建立完善的制度，人事檔案信息化建設(shè)才有保障，推進人事檔案歸屬合并的進程，加快啟動人事檔案信息化建設(shè)。

2.加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)

人事檔案的信息化建設(shè)包括人事檔案目錄和內(nèi)容的數(shù)字化，數(shù)字化的檔案目錄和內(nèi)容還能通過網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用。廣東省干部檔案目錄管理系統(tǒng)2005年就已投入使用，人事檔案目錄的數(shù)字化工作有了一定的基礎(chǔ)，而內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)還處于零基礎(chǔ)的起步階段。人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化是將檔案材料逐一掃描后，掛接到人事檔案管理系統(tǒng)，掃描進入系統(tǒng)的檔案才能進行全文檢索，全文檢索實現(xiàn)了利用者對檔案信息快速檢索和方便利用，有利于檔案的永久保存。

人事檔案內(nèi)容數(shù)字化建設(shè)的缺失是人事檔案信息化建設(shè)的主要問題，也是制約人事檔案全文檢索的重要因素，應(yīng)加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)，確保人事檔案整體信息化建設(shè)工作的順利進行。

篇3

一、人事檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)的重要意義

數(shù)字時代檔案管理工作已從過去紙質(zhì)、人工管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、電子化處理模式，以歸檔環(huán)節(jié)為例，在結(jié)合信息數(shù)字化處理模式進行檔案分類、資料歸檔時，可按不同類型將規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案分為不同信息模塊，并按照各自時間線進行排序。即，對于某一年度之前生成的檔案，可用檔案管理軟件進行相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入后，以傳統(tǒng)案卷方式整理歸檔，并注明“傳統(tǒng)處理”字樣；而對此后年份生成的檔案，則可根據(jù)國家及省市相關(guān)部門對檔案管理的規(guī)定，統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為“按件”模式處理，同樣在用檔案管理軟件進行相關(guān)數(shù)據(jù)錄入后，備注“簡化處理”字樣，由此極大程度簡化了歸檔流程，也為日后調(diào)檔借閱流程奠定了“一鍵完成”模式的基礎(chǔ)。此外，通過運用這種數(shù)字化檔案處理模式，單位檔案系統(tǒng)內(nèi)每新增一個卷宗，卷內(nèi)文件目錄便可自動生成，檔案管理人員只需掛接對應(yīng)原文，系統(tǒng)便能自動檢測原文是否漏掛。由此，不僅能夠保證檔案的完整性，有效節(jié)省整理、錄入和歸檔時間，同時這種分門別類、高速檢索的處理模式還能有效改善檔案利用效率，有益于單位檔案管理工作質(zhì)量的整體提高。但要注意的是，檔案數(shù)字化建設(shè)必須根據(jù)單位業(yè)務(wù)檔案卷宗相對固定、對象不同等特點，綜合考慮是否應(yīng)用卷宗整理“自動化模式”。

二、推動單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)的可行路徑

人事檔案管理必須確保內(nèi)容的絕對真實與全面，這就要求在建檔初期，不僅要強化檔案信息錄入，在原有基礎(chǔ)上認真清查、核對信息，及時剔除無效、虛假信息，清除虛假材料，同時還要擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲存，建立與需求對口的人才數(shù)據(jù)庫，為社會企業(yè)及相關(guān)單位提供最全面、準確的信息憑據(jù)。而實踐中，如何有效推動并實施檔案數(shù)字化建設(shè)，筆者總結(jié)工作經(jīng)驗，提出了以下幾點思路：（1）強化檔案數(shù)字化管理意識，夯實管理人員專業(yè)基礎(chǔ)。這就要求人事檔案管理人員在夯實檔案管理專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，還要全面學習并掌握當下信息數(shù)字技術(shù)，樹立數(shù)字化管理意識，積極參加檔案管理學術(shù)交流，將檔案管理理論知識運用到實際檔案管理工作中，以科學化的管理技術(shù)知識指導檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用等系列工作的開展。同時，要基于數(shù)字化建設(shè)的工作實際，設(shè)定明確、可行的人事檔案崗位職責，健全人事檔案資料安全管理權(quán)責機制和檔案資料安全個人責任制，以確保檔案資料的安全儲存。此外，還要端正單位各職能部門對人事檔案管理工作重要性的認識，強化行政、后勤等職能部門相關(guān)人員的檔案意識，以保障檔案管理工作自上而下地有序開展，落到實處。（2）健全檔案管理流程標準，提高內(nèi)部調(diào)檔查閱的效率。人事檔案數(shù)據(jù)來源非常廣泛，推行跨系統(tǒng)查詢操作，能夠極大程度提高檢索效率。對此，工作實踐中可結(jié)合單位實際，建立與之相匹配的綜合業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)、實時更新與維護。比如，可將各類數(shù)據(jù)進行綜合歸檔管理，保障跨系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的全要素綜合查詢的暢通；同時，合理設(shè)置人員權(quán)限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級別的同步操作，在提高內(nèi)部檔案使用效率的同時，亦進一步完善人事檔案規(guī)范管理，提高單位整體的行政服務(wù)效能。（3）以實際需求為導向，加大數(shù)字化設(shè)施投入。人事檔案數(shù)字化建設(shè)離不開先進的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，也離不開穩(wěn)定、齊全的工作設(shè)備。這就要求各單位要結(jié)合實際發(fā)展需求，及時配置相應(yīng)的信息錄入設(shè)備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、保險箱、高內(nèi)存電腦、雙面打印機等，以保障數(shù)字化建設(shè)工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際和單位業(yè)務(wù)主導為依據(jù)設(shè)計人性化、科學化的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的智能、高速等特性，以實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化目標，從被動接收檔案逐步過渡為主動開發(fā)檔案價值。

三、結(jié)語

普及信息數(shù)字化管理是社會各企業(yè)及單位檔案管理實現(xiàn)自動化、高效化目標的有力手段和有效工具。在這一發(fā)展形勢下，人事檔案管理應(yīng)進一步加強信息數(shù)字化建設(shè)力度，與時俱進，同期開展一系列革新舉措，以適應(yīng)市場大規(guī)模的人才需求，助力社會經(jīng)濟蓬勃發(fā)展。但要注意的是，信息技術(shù)雖為工作帶來了快捷與高效，但同時也存在檔案信息外泄、個人隱私被公開等潛在風險。因此，在數(shù)字化建設(shè)工作開展過程中，各單位及檔案管理人員應(yīng)增強安全管理意識，強化對數(shù)字信息技術(shù)安全的定位，及時發(fā)現(xiàn)并解決網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開等程序上的缺漏，以保障人事檔案規(guī)范化、制度化等管理目標的實現(xiàn)。

參考文獻

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篇4

一、實行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性

簡單的說，人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理就是通過將人事檔案信息數(shù)字化，建立分屬于各級人事檔案管理中心的數(shù)據(jù)庫，然后將孤立的數(shù)據(jù)庫連接成網(wǎng)絡(luò)，為社會提供網(wǎng)絡(luò)化的調(diào)檔查檔等服務(wù)。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是建立在信息科學技術(shù)和社會經(jīng)濟發(fā)展基礎(chǔ)的，實行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理十分必要。

（一）實行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是優(yōu)化人才資源配置和實現(xiàn)人才強國戰(zhàn)略的客觀要求。以馬克思關(guān)于生產(chǎn)力和人的發(fā)展理論為基礎(chǔ)，人才強國戰(zhàn)略具有以人為本的重要特點。人才資源在社會的各種資源中是最寶貴的資源，也是經(jīng)濟社會發(fā)展的動力源泉。人才資源的開發(fā)是其他一切資源開發(fā)的前提條件。當前我國高等教育已基本實現(xiàn)了由精英教育向大眾化的轉(zhuǎn)變。據(jù)預計，十二五期間，應(yīng)屆高校畢業(yè)生年均規(guī)模將達到近700萬人，人才流動性也明顯加快。要實現(xiàn)人才強國戰(zhàn)略，就要建立科學的人才選拔機制，保證選撥程序的公平公正、真實可信，杜絕檔案信息失真的現(xiàn)象。要促進人才的合理流動，引導各類人才向農(nóng)村、基層、邊遠地區(qū)和艱苦行業(yè)流動，促進人才在城鄉(xiāng)、區(qū)域、行業(yè)間的合理流動和優(yōu)化配置，離不開檔案的網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，利用集中管理的制度優(yōu)勢和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，將符合要求的人事檔案信息以多媒體的形式匯集，借助于計算機統(tǒng)計分析，為人才選撥提供科學的建議，同時為制定教育、就業(yè)等宏觀調(diào)控政策提供及時有效的政策支持。

（二）實行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是打牢檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)和推動信息化戰(zhàn)略的重要一環(huán)。人事檔案信息化就是充分利用信息技術(shù)，開發(fā)利用檔案信息資源，促進檔案信息交流和人才資源優(yōu)化配置，推動經(jīng)濟社會發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進程。全國檔案信息化建設(shè)實施綱要中強調(diào)，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。當前，以“數(shù)字校園”和電子政務(wù)為代表的數(shù)字化建設(shè)浪潮在高校和政府部門方興未艾。部分高校更是將檔案信息化納入了“數(shù)字校園”的建設(shè)格局，在實際工作中取得了很好的效果，在局域網(wǎng)建設(shè)方面積累了大量經(jīng)驗，走在了檔案信息化建設(shè)的前列。清華大學檔案館自2002年以來在原單機人事檔案Foxpro數(shù)據(jù)庫管理的基礎(chǔ)上，研發(fā)了網(wǎng)絡(luò)版的人事檔案管理信息系統(tǒng)THPA-MIS。該系統(tǒng)是在清華大學檔案館人事檔案部內(nèi)部建立了計算機局域網(wǎng)應(yīng)用環(huán)境，借助計算機和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案目錄信息的計算機化和網(wǎng)絡(luò)化管理[1]。 在高等教育大眾化時代，高校做為人事檔案形成的搖籃，在人事檔案信息化建設(shè)中的地位舉足輕重。雖然在數(shù)字化建設(shè)中取得了一些成效，但是問題更不容忽視。由于各個高校自身條件不同，數(shù)字化建設(shè)快慢不一，其內(nèi)部數(shù)據(jù)庫和局域網(wǎng)沒有統(tǒng)一標準。如果等到數(shù)字化建設(shè)全部完成再去推行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，勢必會因標準不一致無法有效共享數(shù)據(jù)庫資源而導致重復建設(shè)，浪費大量人力、物力和財力。因此應(yīng)抓住數(shù)字化建設(shè)的契機，及時建立統(tǒng)一標準，使人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)同步推行，用網(wǎng)絡(luò)化推動標準化。

（三）實行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是提高人事檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)的最佳選擇。近年來，我國事業(yè)單位改革步伐加快， 2011年全國已經(jīng)基本實現(xiàn)了事業(yè)單位聘用制度的全覆蓋。聘用合同制的推行，突破了傳統(tǒng)的事業(yè)單位鐵飯碗體制，使能者盡其才。事業(yè)單位改革是人事管理機制的進步，為人才合理流動提供了制度保障，同時也使流動人員的隊伍進一步擴大，也要求人事檔案能夠更加靈活的流轉(zhuǎn)，更加詳實的反映人才各個方面的能力，對傳統(tǒng)的人事檔案服務(wù)體制提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。只有利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，通過人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，才能提高效率，為社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足社會需求。

篇5

數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展推動了醫(yī)院人事檔案管理工作的進展，并為醫(yī)院人事檔案管理工作提供了良好的催化劑，促進醫(yī)院人事檔案管理工作與社會發(fā)展的同步對接。下面，筆者就針對醫(yī)院人事檔案管理對數(shù)字化信息的應(yīng)用情況發(fā)談一談自己的體會。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理的情況

1.人工操作效率低下

醫(yī)院的人事檔案主要用于對醫(yī)院工作者的基本情況進行記錄，能夠真實全面地反應(yīng)醫(yī)院工作人員在學習、工作以及生活等方面的真實情況。在人事檔案管理的人工操作模式當中，必不可少進行轉(zhuǎn)抄操作，而人為失誤是不可控制的一種風險，一旦在轉(zhuǎn)抄過程中出現(xiàn)錯誤，后續(xù)就需要通過多個復雜的程序來進行修復或補償，這樣又降低了管理效率。此外紙質(zhì)檔案具有易損壞性，對人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化具有極大的不利影響。

2.對人事檔案管理資料的利用率較低

大部分醫(yī)院并沒有真正意識到人事檔案管理的重要性，雖然對其進行妥善保管，但是卻沒有真正利用起來，而紙質(zhì)人事檔案的管理需要巨大的場地空間，這就在很大程度上提高了醫(yī)院的管理成本。再加上醫(yī)院需要定期對檔案進行整理或清理，這也會對紙質(zhì)化人事檔案產(chǎn)生損害。

3.檔案管理信息化水平不高

縱觀我國醫(yī)院人事檔案管理情況來看，大部分醫(yī)院并不具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施以及軟件資源，相對于臨床科室來說，檔案科在硬件以及軟件方面的設(shè)施情況都更為落后。信息基礎(chǔ)也不夠牢固，無法與現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展步伐相適應(yīng)，因此手工操作也逐漸成為了阻礙醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展的一大要因。

二、如何基于數(shù)字化信息技術(shù)完善醫(yī)院人事檔案管理工作

1.提高醫(yī)院數(shù)字化人事檔案管理意識

醫(yī)院必須保持全院上下員工思想上的統(tǒng)一性，提高人事檔案數(shù)字化管理的意識，構(gòu)建并完善醫(yī)院人事檔案管理機制，在醫(yī)院內(nèi)部推行三層管理模式，從根本上調(diào)動起醫(yī)院人事檔案管理的積極性以及靈活性。

2.充分運用數(shù)字化信息技術(shù)促進認識檔案管理工作的完善

數(shù)字化信息技術(shù)中所涉及的一切技術(shù)都是基于信息科學理論以及方法而實現(xiàn)的，是一種對人類信息處理功能進行拓展而形成的功能。醫(yī)院在進行信息化建設(shè)的過程中充分運用人力資源，可以刺激服務(wù)能力的提升，從而提升醫(yī)院人事資源技術(shù)應(yīng)用方面的可操作性。

3.創(chuàng)新醫(yī)院服務(wù)模式

對于檔案管理工作來說，對所管理的檔案資料進行利用是其最終的目的。醫(yī)院在開展人事檔案管理的過程中不僅需要覆蓋檔案查詢、檔案調(diào)取等服務(wù)，還應(yīng)在堅持保密原則的基礎(chǔ)上登錄相關(guān)網(wǎng)站完善檔案數(shù)據(jù)信息，并進一步提升人事檔案信息的共享性。

4.加大隊伍建設(shè)力度

醫(yī)院的人事檔案管理工作始終都無法脫離高質(zhì)量人才隊伍的支撐作用。醫(yī)院應(yīng)定期組織人力資源科進行業(yè)務(wù)相關(guān)學習、培訓以及實踐等活動，以此來提高他們的理論水平以及實踐能力；此外，還應(yīng)優(yōu)先分配一些熟練掌握計算機操作技能、具備高度工作責任感的員工從事人事檔案管理工作。在此過程中還應(yīng)關(guān)注的是，醫(yī)院應(yīng)控制人事檔案管理人員的流動率，確保該崗位工作人員的穩(wěn)定性，不要輕易變更崗位。

三、數(shù)字化信息對醫(yī)院人事檔案管理的重要意義

1.提升醫(yī)院工作效率

電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)實時更新、修改以及作廢，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中無人問津的尷尬局面，賦予醫(yī)院人事檔案資料更高的時效性，提升醫(yī)院整體的工作效率。

2.保存難度降低

傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案在保存上存在極大的難度，隨著時間推移很容易出現(xiàn)損壞、遺失等現(xiàn)象，而數(shù)字化電子檔案能夠通過電子文檔的模式儲存在計算機系統(tǒng)當中，保存時間極長，且不容易被損壞。

3.信息儲存內(nèi)容覆蓋面更廣

電子儲存媒介具有空間大的特點，因此醫(yī)院在儲存人事檔案信息時不必再因為儲存場所不足而出現(xiàn)選擇性保存的現(xiàn)象，所保存的人事檔案信息可以包含員工在工作、學習以及生活的方方面面，極大地提升了信息儲存的全面性。

4.促進醫(yī)院考核的公平公正性

紙質(zhì)檔案在閱讀的過程中需要耗費極大的經(jīng)歷，因此在閱讀考核內(nèi)容時往往不會進行全面閱讀。數(shù)字化電子檔案具有公開、透明的特征，任何與員工考核有關(guān)的評價結(jié)果都是通過數(shù)據(jù)形式來呈現(xiàn)的，可以讓查詢者一目了然，從而促進了員工考核工作的公平公正性，使人事檔案信息變得更加真實、可靠。

5.信息獲取速度加快

在紙質(zhì)人事檔案管理模式下，人事檔案的調(diào)取需要花費較多的時間，而數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用則有效地解決了這一問題，使這些辣手的問題得到了充分解決。在電子人事檔案系統(tǒng)中，系統(tǒng)會根據(jù)所儲存的人事檔案自動生成查詢目錄，查詢者只需要點擊相應(yīng)的按鈕便可以很快地獲取自己需要的檔案信息。

四、在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)需要注意的安全防范對策

1.提高檔案管理工作人員的安全防范意識

數(shù)字化人事檔案管理模式雖然具有很大的優(yōu)勢，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在現(xiàn)代化計算機信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，各種病毒木馬日益猖獗，檔案管理工作人員在日常管理過程中應(yīng)加大防范力度，提高此方面的嗅覺能力。醫(yī)院也應(yīng)加大相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全的培訓力度，要求員工具有高度的保密意識，對于一些機密性檔案文件必須加大保護力度，定期進行系統(tǒng)殺毒，確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)的正常運行。

2.完善人事檔案管理制度

要想全面確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)安全、穩(wěn)定的運行，就必須制定完善的規(guī)章制度用于約束，具體可完善人事檔案管理制度中的責任制，明確每一名工作人員的職責與義務(wù)，將具體責任落實到個人。此外，還應(yīng)定期對系統(tǒng)進行維護及升級處理，對于其中一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)做好備份工作。

參考文獻

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篇6

當前醫(yī)院正在高速發(fā)展，隨著而來的大量的人員流動與調(diào)動問題需要解決。傳統(tǒng)的人工操作已經(jīng)無法滿足大多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理要求，通過建設(shè)數(shù)字化信息檔案資料管理系統(tǒng)，使得人事檔案管理走向科學化、規(guī)范化、標準化，這也是所有醫(yī)院未來發(fā)展的趨勢。

1、 醫(yī)院人事檔案管理簡介

1.1 傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理概況

作為醫(yī)院行政管理中的重要環(huán)節(jié)，人事檔案的管理在整合人力資源、促進醫(yī)院整體發(fā)展等方面發(fā)揮了巨大的作用。對于一家醫(yī)院來說，人事檔案是醫(yī)院人才隊伍建設(shè)的重要依據(jù)，也是制訂醫(yī)院人才的培養(yǎng)及引進計劃，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。據(jù)不完全統(tǒng)計，當前國內(nèi)仍有很大一部分的醫(yī)院使用傳統(tǒng)的方法進行人事檔案管理，對歷史性的記錄比較注重，注重對靜態(tài)性紙質(zhì)資料的描述，但帶來的直接問題是工作過程繁瑣、工作量大、效率低下。隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，已經(jīng)無法滿足時展對醫(yī)院行政管理提出的要求，在很大程度上阻礙了醫(yī)院的發(fā)展。

1.2 數(shù)字化人事檔案管理建設(shè)的意義

現(xiàn)代化的發(fā)展使醫(yī)院的管理越來越科學化和規(guī)范化，醫(yī)院人事檔案的信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容之一。目前，各大醫(yī)院的規(guī)模在不斷擴大，人員組成也更加復雜，既包括專業(yè)的醫(yī)務(wù)人員，也包括管理、財務(wù)、后勤等行政人員，這就給人事檔案的管理帶來了更大的挑戰(zhàn)。因此應(yīng)該把建立醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化服務(wù)作為醫(yī)院人事管理工作的發(fā)展目標，從而彌補傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理的不足，而且還可以使醫(yī)院管理更加全面、快捷。對醫(yī)院的人事調(diào)整以及未來發(fā)展都有重大的意義。

2、 傳統(tǒng)人事管理中出現(xiàn)的不足

2.1 檔案管理沒有引起重視，管理意識薄弱

很長時間以來，檔案管理工作因不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟收益，給檔案管理人員造成了該項工作可有可無的錯誤觀念，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后的。對檔案管理的不重視直接導致醫(yī)院人事檔案管理者對檔案管理的重要性認識不足，再加上沒有受過專業(yè)知識和專業(yè)技能的培訓，造成大部分相關(guān)人員管理意識淡薄，知識更新不夠，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

2.2 管理制度不完善，管理人員素質(zhì)較低

目前我國醫(yī)院人事管理系統(tǒng)中存在的首要問題就是缺乏完善的人事檔案管理制度。由于醫(yī)院的工作重心往往放在服務(wù)社會、治病救人上，領(lǐng)導對人事管理工作沒有提起足夠的重視，導致現(xiàn)行的管理制度老舊、不完善，無法應(yīng)對一定的人動帶來的影響。除了制度不完善，管理員素質(zhì)低也是造成人事管理工作不足的重要因素之一。醫(yī)院對于人事檔案管理的忽略直接導致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現(xiàn)時很少主動學習。檔案管理人員素質(zhì)整體偏低，不具有嚴格的經(jīng)過專業(yè)訓練的業(yè)務(wù)素質(zhì)，思想落后，不能夠與時俱進，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量受到了嚴重的影響。

2.3 檔案資料單一，正確率不高

由于大多數(shù)醫(yī)院的人事管理檔案管理工作是由醫(yī)院內(nèi)部的專門人員來擔任的，檔案內(nèi)容相對來說過于單一，僅僅局限于人員的姓名、年齡、學歷、工作部門等基本方面。對于員工的其他相關(guān)工作經(jīng)驗、重大獎罰等信息缺少記錄，在進行人事調(diào)動以及崗位調(diào)換時，無法得到足夠的相關(guān)人員的參考資料。很難對人才的綜合素質(zhì)做出中肯的評價。很多的人事檔案大多由人工操作，不僅費時費力，而且最終檔案的準確性也無法得到保證。如年度考核、晉升工資、學習進修等需要不斷更新或增加，就會出現(xiàn)許多材料需要一起歸檔的現(xiàn)象，這樣難免會有錯誤的歸檔，此時就要重新整理上千卷的檔案，在此過程中又難免會對檔案造成損壞、丟失，從而導致影響檔案資料的安全性。

3 、數(shù)字化人事檔案管理建設(shè)的好處

3.1 檔案信息整合，實現(xiàn)了信息共享

傳統(tǒng)的人事檔案管理會因為要求的不同進行記錄，這是紙質(zhì)檔案管理的缺點，這使得信息的共享和傳遞受到限制。數(shù)字化人事檔案可以充分利用自己的技術(shù)優(yōu)勢自動對人事檔案的各類電子信息進行歸類和總結(jié)，同時利用數(shù)字技術(shù)的輸入、編程、輸出等手段提高對人事檔案的分類效率和管理水平。數(shù)字化操作可以對醫(yī)院人員的人事調(diào)動進行記錄，并可以建立明確的醫(yī)院人事管理工作流程，將醫(yī)院人事管理與醫(yī)院其他部門工作結(jié)合起來，提高醫(yī)院管理工作的效率，加強醫(yī)院信息資源的整合。另外數(shù)字化管理系統(tǒng)也為醫(yī)院的行政管理提供了一種高效的共享機制，促進了醫(yī)院各部門之間的有機結(jié)合，增強了醫(yī)院的整體凝聚力，提升了醫(yī)院的工作效率。

3.2 人事檔案管理效率提高

將數(shù)字化管理模式引入到醫(yī)院人事檔案管理中，使得檔案管理的工作效率有了明顯的改善，與傳統(tǒng)的信息管理手段相比，計算機的運算速度快、信息存儲量大、計算精度高，通過快速查找、編輯等操作，可以及時提供出準確、時效的人事資料及相關(guān)數(shù)據(jù)。必要時還可以從系統(tǒng)中下載有關(guān)信息以便在他處使用，從而避免了人工翻閱紙質(zhì)檔案帶來的不便和手工抄錄帶來的人為因素的影響，最大限度地保證了數(shù)據(jù)信息的完整性和正確性。除此之外，電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)還提供多種字段結(jié)合的檢索方法，相比于手工檢索方法，電子檔案精確檢索、效率更高，無需再到檔案室翻閱原件，大大節(jié)省人力、物力、降低了成本，促進了醫(yī)院的高效發(fā)展。

3.3 檔案信息的保存以及安全性得到有效保障

醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化實現(xiàn)，也是提高醫(yī)院人事檔案管理安全的客觀要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案由于材質(zhì)不宜長時間保存，因而一些時間比較久遠的人事檔案難免會出現(xiàn)破損、損壞、丟失以及字跡不清的問題，不利于醫(yī)院的長久化發(fā)展。信息化管理人事檔案材料，使得因重復使用紙質(zhì)檔案堆原始資料產(chǎn)生的不可逆性損壞能夠很好地避免了，能夠完整準確地保存各類原始數(shù)據(jù)和資料，使人事檔案的使用期更長久。同時數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)還可以為用戶提供專屬的賬號和密碼，并為相關(guān)管理人員提供訪問權(quán)限設(shè)置，保證了醫(yī)院管理系統(tǒng)的安全性。

4、 結(jié)語

隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，社會經(jīng)濟和發(fā)展離不開數(shù)字化、信息化手段。醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)是時展的趨勢，利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅可以解決傳統(tǒng)管理上的諸多問題，還可以提高管理的整體效率以證檔案信息的保存期限。因此醫(yī)院的數(shù)字信息化人事檔案管理建設(shè)需要得到足夠重視，跟緊信息時展的步伐。

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【中圖分類號】C270【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0452-01

0.引言

人事檔案作為組織人才信息的重要載體，它不僅是組織對一個人進行全面考察和了解的重要參考依據(jù)，也是記載一個人經(jīng)歷的準確完整信息。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使人事檔案信息數(shù)字化管理得到了極大的便利條件的同時，也提出了諸多問題和挑戰(zhàn)。

一、人事檔案數(shù)字化管理面臨的問題

1.人事檔案信息安全性容易受到威脅

在信息化條件下，雖然人事檔案信息管理便利性得到了較為明顯的體現(xiàn)，但是其信息安全性同時受到了一定的威脅。第一，人事檔案信息管理人員自身素質(zhì)不高，其安全意識和保密意識較弱，特別是對于一些向公眾進行的信息缺少嚴格審查和管理，在缺少計算機安全知識和網(wǎng)絡(luò)安全知識的情況下，操作人員的信息管理操作程序不規(guī)范，數(shù)據(jù)備份不及時；第二，由于在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中，電腦病毒橫行，或者是一些黑客對信息管理系統(tǒng)的惡意攻擊。

2.人事檔案信息保管環(huán)境較為嚴格

在傳統(tǒng)人事檔案信息保管過程中，主要是以紙質(zhì)材料的保管為主，隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案材料保管技術(shù)也越來越成熟，其保管環(huán)境已經(jīng)得到突破性的發(fā)展。但是，由于數(shù)字化人事檔案信息主要是光盤或U 盤，而人事檔案信息保存和使用的壽命也主要是取決于信息保存載體壽命的長短。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案保管信息載體的更新?lián)Q代速度也在不斷加快，同時也帶來了使用和保管不穩(wěn)定的問題。而且，人事檔案信息數(shù)字化保管中使用的光盤和 U 盤，其保存條件更為苛刻，保存環(huán)境要求更高，容易受到外來磁場、有害氣體、灰塵、濕度、光線等外界干擾因素的影響，造成信息丟失等問題。

3.人事檔案信息數(shù)字化管理所依賴的計算機軟件技術(shù)更新?lián)Q代較快

人事檔案信息數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)是其所依賴的配套設(shè)備、應(yīng)用軟件對數(shù)字信息轉(zhuǎn)換程序、操作系統(tǒng)等，這也是人事檔案數(shù)字化信息在讀出和檢索等方面的技術(shù)基礎(chǔ)。但是，隨著現(xiàn)代科學技術(shù)更新?lián)Q代速度的不斷加快，計算機升級速度也隨之提高，造成計算機軟件和硬件系統(tǒng)之間可能出現(xiàn)不匹配的問題，可能產(chǎn)生存儲在光盤和 U 盤上的信息出現(xiàn)無法讀出，以及新的操作軟件和原有操作軟件無法有效轉(zhuǎn)換等問題。

4.人事檔案信息管理人員素質(zhì)較低

在傳統(tǒng)人事檔案管理中，人員需要具備專業(yè)性的檔案管理技術(shù)，即可勝任檔案管理工作的要求，但是在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，人事檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展對人事檔案信息管理人員的素質(zhì)提出了一個更高的要求。他們不僅僅是要具備一些專門的人事檔案管理知識，而且還要具備掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的技能，對一些專門的操作系統(tǒng)軟件要求熟練掌握。

雖然我國有許多組織人事檔案管理部門已經(jīng)看到這種發(fā)展趨勢，而且也補充了一些信息技術(shù)專業(yè)人才進入檔案管理人員隊伍。但是，從總體上來看，我國人事檔案信息數(shù)字化管理的專業(yè)技術(shù)人才較為缺乏，特別是對于那些既懂得人事檔案管理專業(yè)知識，又懂得計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的專業(yè)復合人才尤為缺乏。

5.人事檔案信息真實性維護較為困難

人事檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展對于人事檔案管理來說，既帶來了極大的便利，也對信息真實性的確認造成了極大的影響。因為傳統(tǒng)人事檔案信息的修改和復制都會留下較為明顯的痕跡，容易進行辨認。然而，在信息化管理條件下，人事檔案信息的修改、移動、復制和重新編輯等程序，都不容易留下痕跡，從而造成人事數(shù)字化檔案在真實性方面難以得到有效體現(xiàn)和保持。

二、人事檔案信息數(shù)字化管理完善對策

針對人事檔案信息數(shù)字化管理中所面臨的五個方面的問題，可以從以下幾個方面采取措施，加以完善。

1. 選擇適合人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)

操作系統(tǒng)作為現(xiàn)代人事檔案信息數(shù)字化管理的軟件基礎(chǔ)，需要和硬件相互匹配。針軟對件技術(shù)和操作系統(tǒng)的這個特征，在對人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進行選擇的時候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。該系統(tǒng)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)在進行轉(zhuǎn)移的過程中，是否具有安全性；該系統(tǒng)在進行更新的時候，必須要安全可靠。操作系統(tǒng)在進行技術(shù)更新?lián)Q代的時候會因為新的操作系統(tǒng)存在安全隱患而造成數(shù)據(jù)被竊取的可能；該系統(tǒng)必須具有系統(tǒng)仿真安全性。人事檔案信息在進行數(shù)字化復制或者是保存的時候，要求具有較高的軟件基礎(chǔ)，避免使人事檔案信息被輕易所復制，從而確保該系統(tǒng)具有系統(tǒng)仿真性。

2. 合理選擇人事檔案信息數(shù)字化管理的載體

載體作為人事檔案信息數(shù)字化管理的硬件基礎(chǔ)，其在人事檔案信息數(shù)字化管理中具有直接影響作用，所以要能夠在與傳統(tǒng)人事檔案管理載體相結(jié)合的基礎(chǔ)上，合理選擇人事檔案數(shù)字化管理載體。在對載體進行選擇的過程中，首先需要考慮的第一要素是人事檔案信息相關(guān)數(shù)據(jù)是否具有安全性和不可更改性，以及載體壽命長短的問題，這與許多組織所考慮的速度和便捷因素是有較大不同的。

3.加強人事檔案信息數(shù)字化管理的安全性

在市場經(jīng)濟條件下，我國人事檔案管理部門的職能已經(jīng)越來越多向服務(wù)方向開始進行轉(zhuǎn)變，人事檔案信息管理部門必須要能夠盡可能多地進行人事檔案共享系統(tǒng)的建設(shè)，盡可能多地對人事檔案信息進行公開，從而實現(xiàn)人事檔案信息的共享。所以說，在市場經(jīng)濟條件下，人事檔案信息的共享性和安全性是一對難以調(diào)和的矛盾。

在這樣的條件下，我國人事檔案管理部門一方面要能夠以法律為依據(jù)，主要是以計算機病毒防治管理辦法、保密法、檔案法等相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，重點建設(shè)人事檔案信息計算機網(wǎng)絡(luò)管理安全保障體系。其次，人事檔案信息數(shù)字化管理部門要能夠加強安全性教育，要能夠把人事檔案信息安全性教育作為一項長效機制來抓。再次，人事檔案信息管理部門一定要能夠采用正版殺毒軟件，定期對本組織人事檔案管理系統(tǒng)進行防毒和殺毒，從而確保人事檔案信息的安全性。最后，要能夠?qū)鹘y(tǒng)人事檔案信息保管方法和現(xiàn)代人事檔案信息管理方法進行有效結(jié)合，對于一些非保密信息可以采取數(shù)字化方式進行保存，但是對于在一定級別以上的人事檔案則采取傳統(tǒng)方式進行保存，從而實現(xiàn)人事檔案信息管理的效率和安全的有效統(tǒng)一。

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人事檔案管理工作復雜繁瑣，必須按照相關(guān)的規(guī)章制度來辦事，否則就會無章可循，無所適從。根據(jù)國家檔案局、國資委關(guān)于檔案工作的新規(guī)范和新要求，結(jié)合企業(yè)實際工作和社會現(xiàn)實需要，要進一步健全人事檔案管理體系和工作責任制，規(guī)范業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，推進檔案工作標準化、規(guī)范化管理，使人事檔案案卷的整理更加全面、科學、完整，為任用考察干部提供準確、實用的信息。

2.加強建檔業(yè)務(wù)指導

結(jié)合企業(yè)全面深化改革的實際，及時指導合并重組單位、職能調(diào)整單位和新成立單位開展人事檔案業(yè)務(wù)，做好合并重組后被撤銷業(yè)務(wù)或單位的人事檔案處置工作。及時收集管理改革中新形成的人事檔案，對檔案材料認真整理，進行有效細致的鑒別，去偽存真、查缺補漏，確保材料齊全完整，手續(xù)完備。3.扎實做好人事檔案歸檔工作完善人事檔案歸檔范圍，做到確認依據(jù)齊全、充分，使人事檔案內(nèi)容充實，更全面地反映一個人的情況。做好人事檔案歸檔與檔案收集工作，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，保證人事檔案“應(yīng)歸盡歸”，減少重復歸檔和重復保存，推動檔案資源科學配置和共享利用，保證人事檔案的權(quán)威性、準確性和真實性。

二、加快檔案數(shù)字化建設(shè)進程

1.進一步完善人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用

做好人事檔案管理系統(tǒng)升級工作，熟練應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，提高應(yīng)用范圍，實現(xiàn)計算機輔助管理。以實現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)為目標，落實“增量電子化”要求，保證電子檔案同步歸檔，做到收集齊全、命名科學、整理有序、元數(shù)據(jù)合理有效、格式規(guī)范、歸檔及時。

2.加快推進人事檔案數(shù)字化、信息化

按照國家相關(guān)要求，加快“存量數(shù)字化”步伐，盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，使文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，加強數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，嚴把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，加強審核力度，確保進入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)符合要求。

3.開展檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

做好人事檔案數(shù)字化成果的權(quán)限設(shè)定和掛接工作，搭建聲像檔案展現(xiàn)平臺，實現(xiàn)人事檔案資源的在線閱覽與網(wǎng)絡(luò)利用，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，以此推動檔案服務(wù)方式的變革。

4.加大檔案安全保管力度

嚴格執(zhí)行人事檔案保密管理相關(guān)規(guī)定，制定切實可行的安全預案，做好人事檔案保管與利用過程中的保密工作，確保檔案實體和信息安全。嚴格遵守人事檔案借閱審批程序和檔案管理系統(tǒng)檔案查閱權(quán)限，明確人事檔案利用的方式和方法。

三、推進檔案開發(fā)利用工作

1.創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

要創(chuàng)新思維、善于謀劃，找準結(jié)合點，主動利用檔案資源服務(wù)領(lǐng)導決策和企業(yè)發(fā)展。積極提供人事檔案利用服務(wù)，為企業(yè)全面深化改革提供檔案信息資源保障；結(jié)合人事檔案利用需求，加強檔案信息分類管理，提供多樣化、個性化、常態(tài)化的檔案服務(wù)。

2.加強人事檔案文化產(chǎn)品開發(fā)

對人事檔案中的內(nèi)容進行篩選、提煉、加工、編撰，把人事檔案轉(zhuǎn)化為文化產(chǎn)品，推出一些有特色、有影響力的佳作。以檔案資料為主舉辦各種展覽、制作電視節(jié)目或音像制品等，使檔案從庫房中“走出來”，更精彩。

3.做好人事檔案的宣傳和研究工作

圍繞“國際檔案日”宣傳主題深入宣傳檔案工作服務(wù)企業(yè)改革發(fā)展的作用和成果，提高全員檔案意識。深入宣傳人事檔案部門在服務(wù)改革發(fā)展中的新舉措、新成果和典型案例，把檔案變成現(xiàn)實的延伸、背景和參照。另外，要加強對檔案工作重點難點和關(guān)鍵問題的研究，及時總結(jié)好的做法和利用案例，引領(lǐng)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

四、落實相關(guān)保障措施

1.加強檔案隊伍建設(shè)

充分利用國家組織的專業(yè)培訓、遠程教育等方式，制定培訓規(guī)劃，優(yōu)化和豐富培訓內(nèi)容，做好各類檔案人員的崗位培訓，提高全員業(yè)務(wù)素質(zhì)。務(wù)必使檔案管理人員熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)，明確鑒別、分類的內(nèi)容和歸檔的要求，更好地掌握科學管理人事檔案的方法和原則，以便提高工作效率和檔案質(zhì)量。

2.深入推進檔案評價工作

企業(yè)人事部門要堅持和完善檔案工作評價機制，定期抽檢人事檔案，評分排名，對于出現(xiàn)的問題，要積極認真及時地整改。以評價為抓手推動各項管理要求的落實，提升檔案工作整體水平，使人事檔案工作更加科學實用，為人事資源管理工作提供幫助。

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二、實現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的途徑

（一）加大科學規(guī)劃投入力度

各單位要加大對人事檔案信息化建設(shè)的資金投入，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資力度，全面推動人事檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)；構(gòu)建完善的安全防御體系；引進最新的軟件系統(tǒng)，開發(fā)符合自身發(fā)展需要的專門檔案管理軟件；構(gòu)建人事檔案信息檢索體系，充分發(fā)揮人事檔案在職稱評審、人員聘用以及調(diào)動升遷等方面的重要作用，為實現(xiàn)本單位人事檔案的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造優(yōu)越條件。

（二）加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度

首先，加快目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。以每個人名分設(shè)一個人事檔案條目，條目承載內(nèi)容具體包括姓名、性別、職稱和檔號等。目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是實現(xiàn)人事檔案管理信息化的起點，姓名和檔號是最基本的數(shù)據(jù)信息，將其存入電子媒介，以此來建立目錄數(shù)據(jù)庫，可為檔案查閱創(chuàng)造便利。其次，加快全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)是個漫長的過程，要循序漸進，逐步開展。要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，在進行重點科室檔案全文數(shù)字化的基礎(chǔ)上，逐步實現(xiàn)全單位的檔案全文數(shù)字化建設(shè)。以電子掃描的形式，依照人事檔案十大類別順序，逐步將數(shù)據(jù)信息存入電子媒介，實現(xiàn)人事檔案全文數(shù)據(jù)全面入庫。再次，加快基本內(nèi)容信息庫建設(shè)。依據(jù)人事檔案十大類別的信息內(nèi)容加以信息整理，將每個目錄的基本信息加以歸納。采用專門的人事檔案管理軟件，按照目錄逐一添加基本信息，以此建立人事檔案基本內(nèi)容信息庫，不斷拓展檔案查閱和開發(fā)利用的功能作用。最后，加快人事專題信息庫建設(shè)。將副高以上職稱的人員基本信息進行匯總，建立專門信息庫；將榮獲省市級殊榮人員的基本信息進行匯總，建立獲獎人員信息庫；將工作人員的學術(shù)成果目錄進行匯總，建立學術(shù)成果目錄信息庫，并逐步將其完善為學術(shù)成果內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。

（三）加大人才培養(yǎng)力度

人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵是培養(yǎng)一支德才兼?zhèn)涞膶I(yè)人員隊伍，以實現(xiàn)人事檔案工作人員需要長時期的知識積累和現(xiàn)代化技術(shù)培訓。目前檔案管理人員隊伍存在素質(zhì)較低和極不穩(wěn)定的現(xiàn)狀，勢必會影響人事檔案管理工作的持續(xù)性。所以，要站在長遠角度來考慮問題，確保人事檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。加強同人事檔案干部的交流與互動，及時解決他們工作和生活中遇到的問題，讓他們安心工作，全力推進人事檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

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1．思維觀念脫節(jié)長期以來，社會上普遍認為人力資源管理重“事”不重“人”，檔案管理極少對外界宣傳，加上單位忽視了對檔案人員的培訓與教育，致使其檔案意識不強，檔案管理水平不高。思想與態(tài)度決定行動，觀念與時代的脫節(jié)帶來的是行動短板。進入信息化社會以來，環(huán)境與市場需求發(fā)生了巨大變化，多元化的用人機制在高校開啟了探索之路，服務(wù)與競爭意識成為市場制勝的法寶，因此，轉(zhuǎn)變思路、更新觀念、適應(yīng)形勢的要求成為必然。

2．知識結(jié)構(gòu)單一受知識水平和技術(shù)能力的影響，檔案管理人員工作只會進行簡單的抄寫、編排和裝訂，無法勝任知識經(jīng)濟時代的發(fā)展要求。高校普遍存在檔案管理水平低、手工操作及效率低下的問題，專業(yè)人員知識老化、結(jié)構(gòu)單一、學歷水平虛高及性別結(jié)構(gòu)失調(diào)等導致檔案管理人才缺乏，他們駕馭信息的能力僅停留于信息收集、鑒別、整理的初級階段，精通人事管理又擅長信息技術(shù)的人員匱乏。

(二)改進路徑

1．更新觀念，提高服務(wù)質(zhì)量認清形勢，更新觀念，樹立人力資源新觀念，樹立用戶至上的理念。高校必須自覺增強檔案意識和強化服務(wù)的理念，用高標準的服務(wù)水平、高起點的服務(wù)意識和高層次的服務(wù)質(zhì)量，全心全意為人民服務(wù)。主動適應(yīng)動態(tài)服務(wù)，拓展利用服務(wù)渠道，開發(fā)人才信息資源，化被動服務(wù)為主動服務(wù)、靜態(tài)服務(wù)為動態(tài)服務(wù)。創(chuàng)新服務(wù)水平，提升服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)資源共享。加強高校人事檔案管理人員的憂患意識、競爭意識、科技化意識、網(wǎng)絡(luò)管理和法律意識，使其站在更高層次的角度，從繁瑣的手工查檔向數(shù)字化查檔服務(wù)轉(zhuǎn)變，堅持科學發(fā)展觀，強化標準化意識，服務(wù)現(xiàn)實社會。

2．樹立人本理念，發(fā)揮最佳效能樹立人本理念，注重機制創(chuàng)新，從控制向服務(wù)轉(zhuǎn)變;注重規(guī)范管理，從感性向理性轉(zhuǎn)變;樹立法治理念，提高管理成效，切忌簡單而為和感情用事;注重整體效應(yīng)，樹立績效理念;注重對人才的開發(fā)和利用，做到人盡其才，發(fā)揮最佳效能。堅持以人為本，努力實現(xiàn)個人的自身價值。打造人文化管理機制，創(chuàng)新人事管理改革和建設(shè)思路，建立科學的考核評價機制和有效的激勵與競爭機制，實現(xiàn)傳統(tǒng)向現(xiàn)代人力資源管理的轉(zhuǎn)變。

3．創(chuàng)新思維，提升素質(zhì)首先要在觀念上創(chuàng)新，檔案信息資源的創(chuàng)新，關(guān)鍵在于人才，必須建立一支政治素養(yǎng)強、專業(yè)化水平高的檔案管理隊伍。這就必須要強化三種素質(zhì)，即政治理論素質(zhì)、業(yè)務(wù)知識素質(zhì)和科學文化素質(zhì)，努力提高人事檔案管理人員的政治思想水平，提高人事檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校人事檔案管理者除了具備檔案管理的專業(yè)水平，還要具備相關(guān)的計算機及互聯(lián)網(wǎng)操作技能，提高檔案管理人員的預測能力，為領(lǐng)導實行科學決策提供強有力的依據(jù)。組織定期和不定期、系統(tǒng)和專項的崗位業(yè)務(wù)培訓，進一步提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，包括理論知識素質(zhì)、心理素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，在信息化條件下，要提高檔案管理的水平，必須提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，不斷加深、拓展專業(yè)知識的廣度和深度，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運用計算機技術(shù)，掌握分析處理技術(shù)，編制有關(guān)軟件。高校應(yīng)加大高層次統(tǒng)計人才的培養(yǎng)力度，造就一批既熟悉業(yè)務(wù)知識又懂得計算機管理技術(shù)的復合型人才，以適應(yīng)新時期對高校人事檔案管理的新要求。

二、管理機制急需科學發(fā)展

應(yīng)盡可能滿足用戶對信息的需求，建立以崗位管理為核心的管理體系，實行人事檔案的社會化開放式管理，積極實行人性化的柔性管理。由“以工作為中心”的剛性管理向“以人為中心”的柔性管理轉(zhuǎn)變，是高校人事檔案管理行業(yè)的一場革命，要實施柔性管理，就要把提高素質(zhì)作為柔性管理的必備條件，從而達到柔性與剛性管理有機結(jié)合、寬嚴相濟。

(一)存在問題

1．管理意識滯后人事檔案管理制度相對落后，人事檔案管理方式和手段相對落后，對管理信息化的重要性認識不足，尤其對于信息化管理的重要性認識不足，這就導致了高校開發(fā)管理信息系統(tǒng)的技術(shù)相對落后，大多是重管理，輕服務(wù)，管理水平不高。

2．信息資源管理分散目前，各高校人事檔案信息系統(tǒng)之間交叉少，還處于各自為戰(zhàn)的狀態(tài)，難以形成合力，加上人才流動日趨頻繁，影響人事檔案的完整性，人事檔案信息難以實現(xiàn)資源共享，無法有效實行人力資源優(yōu)化配置。

(二)改進路徑

1．創(chuàng)新服務(wù)，轉(zhuǎn)換角色需求決定服務(wù)。實現(xiàn)高校人事檔案管理的標準化、規(guī)范化，建立科學的考核評價機制，就必須轉(zhuǎn)變高校人力資源檔案管理理念，從守門員向知識導航員與信息咨詢專家轉(zhuǎn)換，從信息文獻提供者向信息組織管理專家轉(zhuǎn)換，檔案管理員應(yīng)教授和訓練用戶如何在信息高速公路上辨別方向，適應(yīng)對人事檔案信息的各項需求，將傳統(tǒng)的管理模式與現(xiàn)代的信息技術(shù)相結(jié)合，建立人事檔案信息數(shù)字化，充分發(fā)揮人事檔案信息的利用價值，實現(xiàn)資源共享，為高校檔案管理現(xiàn)代化提供強有力的服務(wù)支撐。

2．剛?cè)嵯酀茖W發(fā)展柔性管理的本質(zhì)是一種“以人為中心”的管理，采用非強制方式和手段，在人們心目中產(chǎn)生一種潛在的說服力，從而把組織意志轉(zhuǎn)變?yōu)槿藗兊淖杂X行動，它強調(diào)的是在尊重人、重視人、理解人的基礎(chǔ)上用好人、管好人，因此，它更多的是對管理對象信賴的一種管理。柔性管理并非是對剛性管理的否定，柔性管理是在剛性管理的基礎(chǔ)上的發(fā)展與升華，二者之間存在著繼承與發(fā)展的內(nèi)在聯(lián)系，沒有剛性管理的檔案行業(yè)必然遭致混亂，柔性管理不虛無，它需要真正的柔性制度與其配套實施，實施柔性管理，必須堅持剛?cè)嵯酀?，才能相得益彰、相互促進。人事檔案管理工作是一種奉獻性很強的服務(wù)性工作，這就要求管理者必須具有強烈的事業(yè)心和責任感，以平易近人的服務(wù)態(tài)度對待用戶，并與之進行友好溝通，體現(xiàn)服務(wù)至上的理念，保證檔案服務(wù)更具針對性、特色性、實用性。統(tǒng)計有助于實現(xiàn)高校人事檔案管理的專業(yè)化，為學校人事決策提供科學保障和依據(jù)，保證“存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動檔案工作方式和手段實現(xiàn)信息化，加快信息化建設(shè)步伐，實現(xiàn)人事信息的共享。對人事信息數(shù)據(jù)庫進行完善，利用現(xiàn)代化設(shè)備和數(shù)字化技術(shù)，對檔案信息進行動態(tài)管理和維護，加強開發(fā)人事信息資源，提高利用率，實現(xiàn)檔案管理科學發(fā)展。

三、環(huán)境服務(wù)有待完善創(chuàng)新

經(jīng)濟基礎(chǔ)決定上層建筑，沒有一個堅實的、先進的設(shè)備硬環(huán)境，就不可能打造出現(xiàn)代化的數(shù)字管理平臺，營造符合人性化服務(wù)環(huán)境，來適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代要求，進而滿足多元化用戶的個性化需求。

(一)存在問題

1．基礎(chǔ)投入不足隨著信息數(shù)字化的來臨，高校人事檔案建設(shè)相形見絀，資金投入出現(xiàn)了不足，硬件配備不足。目前，高校人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，檔案室面積狹小、設(shè)備簡陋，多數(shù)達不到人事檔案庫房、閱覽室、辦公室分開的要求，有的是檔案庫房、辦公室、閱覽室擠在一間小的辦公室內(nèi)，有的僅有木柜存放人事檔案。管理人員數(shù)量不夠，許多檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，影響了高校人事檔案管理科學化、現(xiàn)代化。

2．技術(shù)裝備落后在人事檔案管理信息化過程中，出現(xiàn)了技術(shù)與體制上的障礙，這就延緩了信息化的進程，也激化了檔案信息的供需矛盾。為此，高校應(yīng)升級人事檔案的信息存儲與檢索系統(tǒng)，購買電腦、空調(diào)等，增設(shè)檔案庫房，引進先進技術(shù)設(shè)備及管理軟件，及時建立防火、防盜監(jiān)控系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案管理資源的優(yōu)化配置，以利于檔案信息化管理。

(二)改進路徑

1．加大信息化建設(shè)投入力度物質(zhì)基礎(chǔ)是項目建設(shè)的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的中心環(huán)節(jié)，需要建立完整而準確的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，配備先進的計算機等硬件設(shè)備，改善高校人事檔案管理硬件條件。學校要加強對信息化管理基建的重視，完善計算機的硬件與軟件設(shè)施，構(gòu)建高標準、現(xiàn)代化的人事信息系統(tǒng)，按照檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的嚴格要求，啟用標準配備，確保人事檔案管理步入可持續(xù)發(fā)展的良性軌道。

2．打造現(xiàn)代管理數(shù)字平臺面對電子技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、高科技的沖擊，人事檔案管理這塊傳統(tǒng)意義上的凈土，也難以獨善其身。檔案管理數(shù)字化平臺意味著縝密、高效、快捷，為確保人事檔案信息的安全與保密，就要從制度層面杜絕數(shù)據(jù)丟失或泄密的可能性，嚴格管理權(quán)限，認真維護數(shù)據(jù)庫。為此，應(yīng)依托現(xiàn)有校園網(wǎng)絡(luò)平臺，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化平臺，建立人事管理信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)從手工檢索到計算機檢索的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案管理的微機化、網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)資源共享。在數(shù)字化平臺發(fā)展進程中，由于對技術(shù)因素的過度強調(diào)，也出現(xiàn)了人文關(guān)懷失落的問題，因此，構(gòu)建信息化管理高效平臺應(yīng)掌握好技術(shù)因素和人文因素的平衡點，把握好保密性與開放性的尺度，相互借重，不可偏廢。