導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇人事檔案數(shù)字化管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

（一）管理載體傳統(tǒng)老舊

“無紙化辦公”的新風(fēng)已在強(qiáng)調(diào)節(jié)約公司成本和追求現(xiàn)代科學(xué)管理的現(xiàn)代公司的擁護(hù)下發(fā)展良好，但作為事業(yè)性質(zhì)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，尤其是屬于國家事業(yè)單位的公辦醫(yī)院，財政支持使其對于辦公用紙這類“小事”覺得不值一提。當(dāng)前還有很多醫(yī)院的人事檔案管理材料為紙質(zhì)材料。紙質(zhì)材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后質(zhì)量會大打折扣。

（二）管理路徑不夠通暢

檔案管理涉及各行各業(yè)，尤其是人事檔案設(shè)計的范圍更廣，在電子技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案熟悉花管理也成為必然。由于紙質(zhì)材料的信息傳遞單一性，紙質(zhì)材料的信息只能通過人工轉(zhuǎn)移、物物交接甚至需要親自抄寫的傳統(tǒng)方式傳遞，因而其管理路徑不夠通暢。

（三）管理意識稍顯薄弱

人事檔案管理中的重要一環(huán)便是管理意識，由于人事檔案管理不具有直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的作用，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后且不易進(jìn)步的。

（四）管理人員素質(zhì)較低

首先，醫(yī)院的人事檔案管理人員在聘用上屬于能力較弱型，扮演著“文件袋保管員”的角色，工作能力、工作效率較低；其次，醫(yī)院對于人事檔案管理的忽略直接導(dǎo)致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現(xiàn)時很少主動學(xué)習(xí)。

（五）管理效率嚴(yán)重低下

綜合以上幾點，當(dāng)前大部分醫(yī)院的人事檔案管理還處在“人—紙”階段，絕大多數(shù)工作都是人工操作，傳遞性差，準(zhǔn)確性低。查詢、轉(zhuǎn)移、歸類、審核的過程中經(jīng)常出現(xiàn)“一步錯步步錯”的情況，甚至造成人事檔案損壞，嚴(yán)重影響人事檔案管理效率。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的基本要求

21世紀(jì)是數(shù)字化信息時代，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作可以在傳統(tǒng)人事檔案管理出現(xiàn)的嚴(yán)重病癥上補一劑良藥。數(shù)字化信息開展工作既要求被管理物的數(shù)字化，更要求管理者的數(shù)字化，因此，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作對人事檔案管理的雙方主體都提出了更高的要求。

（一）醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化

俗話說“事在人為”。倘若配備先進(jìn)的管理設(shè)備而沒有先進(jìn)的管理人才同樣達(dá)不到預(yù)期效果，因此要先將醫(yī)院人事檔案管理者數(shù)字化。目前我國醫(yī)院人事檔案管理者老齡化嚴(yán)重，計算機(jī)水平普遍較低，很多尚處于只會開機(jī)、打開文件夾和網(wǎng)頁的階段，因此要及時更新?lián)Q代，培養(yǎng)、儲備檔案管理和計算機(jī)水平都較高的復(fù)合型人才。

（二）醫(yī)院人事檔案設(shè)備的數(shù)字化

與醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化相比，設(shè)備的現(xiàn)代化要求看似比較容易，其實不然?？茖W(xué)的管理系統(tǒng)、管理軟件的重要性眾所周知。要積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，只有提高人事檔案管理的客觀條件方能提高水平。

（三）醫(yī)院人事檔案與管理者二者的數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化

數(shù)字化信息的有效利用一定要建立在標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上。比如數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于醫(yī)院科室之間、部門之間、院所之間的數(shù)據(jù)體系更完整；應(yīng)用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于整個醫(yī)院人事檔案技術(shù)處理可以做到無縫銜接；管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于醫(yī)療體系人事管理系統(tǒng)之間的相互交流；信息統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理效率。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)路徑

（一）打開思想，改變思路，高度重視

當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的傳統(tǒng)老舊很大程度上歸結(jié)于醫(yī)院對于人事檔案管理工作的不重視，忽視了人事檔案管理工作對于一個組織的隱性能量，故而對其軟硬件、人工的水平和素質(zhì)要求偏低。改變這種情況必須要從思想抓起，人事檔案是醫(yī)院的寶貴財富，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的思想重視程度，對于其工作的需求提供必要的條件。

（二）新老交接，提高標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)人才

老一輩醫(yī)院人事檔案工作者的確在之前多年的工作中貢獻(xiàn)過卓著力量，對他們給予充分肯定的基礎(chǔ)上也要看到時代在發(fā)展，科技在進(jìn)步，長江后浪推前浪的現(xiàn)象已經(jīng)逼迫醫(yī)院的人事檔案管理水平需要高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的管理人員為我們的管理工作添磚加瓦。要對醫(yī)院人事檔案管理工作崗位提出更高的工作要求，提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。可通過專業(yè)人事檔案管理培訓(xùn)來提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，包括新時期人事檔案管理的專業(yè)知識、計算機(jī)操作、業(yè)務(wù)技能和信息安全學(xué)習(xí)，其中計算機(jī)操作即使最基礎(chǔ)的要求也是最關(guān)鍵的技術(shù)手段核心，努力培養(yǎng)合適的新型人才。

（三）兩件更新，兩手都抓，兩手都硬

硬件和軟件的科技含量和技術(shù)含量直接關(guān)系醫(yī)院人事檔案管理工作的水平高低。人事檔案信息數(shù)字化管理對計算機(jī)核心技術(shù)的依賴性較高，硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的匹配同樣不容忽視。首先，要加強(qiáng)對人事檔案信息的環(huán)境管理，信息技術(shù)和計算機(jī)軟件對外部環(huán)境有一定要求；其次，科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代的速度非?？欤嬎銠C(jī)軟件必將經(jīng)常更新。然而軟件技術(shù)的更新卻有可能與硬件設(shè)施不匹配，從而導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)的流失，不利于人事檔案管理。

（四）隊伍建設(shè)，注重安全，注意穩(wěn)定

建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的醫(yī)院數(shù)字化信息人事檔案管理工作團(tuán)隊實屬不易。隊伍建設(shè)前應(yīng)確保數(shù)字化信息崗位人員的安全意識是否滿足崗位要求，數(shù)字化工作是一項充滿安全保密性的工作，需要團(tuán)隊的整體性和安全性；其次，由于醫(yī)院屬性較為特殊，人事檔案管理隊伍建成之后盡量確保管理人員的相對穩(wěn)定，在不必要換崗和流動的前提下盡可能保證醫(yī)院人事檔案人員的相對穩(wěn)定，既有利于熟悉業(yè)務(wù)，又有利于隊伍的穩(wěn)定性。

四、實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理需要創(chuàng)新

現(xiàn)代化人事檔案管理需要新的人事檔案管理模式.基于建立國家人事檔案管理中心的構(gòu)想,本文提出了未來人事檔案管理“三位一體”模式,即國家人事檔案管理中心集中進(jìn)行傳統(tǒng)人事檔案管理、數(shù)字化人事檔案管理和人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享管理。

（一）建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫

《關(guān)于改變傳統(tǒng)人事檔案管理制度的建議》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云數(shù)據(jù)”技術(shù)也已應(yīng)用多年，但是至今這些先進(jìn)的管理理念和數(shù)據(jù)處理技術(shù)都沒能在醫(yī)院人事檔案管理工作中體現(xiàn)出應(yīng)有的作用。建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫已成為利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新的首要創(chuàng)新點。

（二）建立醫(yī)院人事檔案網(wǎng)格化交叉體系

以傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案母系統(tǒng)為基礎(chǔ)，建立涵蓋醫(yī)療人員戶籍、社保、成長、信用等方面的子系統(tǒng)，并完成網(wǎng)格化信息交叉。體系的完善既幫助醫(yī)院人事信息的全面匯總，又可幫助醫(yī)院內(nèi)部人才的選拔和干部的任用。

（三）學(xué)習(xí)利用新技術(shù)新方法

信息技術(shù)發(fā)展雖然迅猛，但由于信息技術(shù)引入人事檔案管理領(lǐng)域起步較晚，各項工作的信息化進(jìn)程并沒有借成熟的信息與電子技術(shù)而加快。我們應(yīng)當(dāng)吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)其他領(lǐng)域或者其他國家的先進(jìn)技術(shù)，用在我國醫(yī)院人事檔案數(shù)字化工作中。軟件上可使用大區(qū)域通用的高級別人事檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流暢，提高醫(yī)院人事檔案工作效率。硬件上可依據(jù)實際需求和工作環(huán)境情況選擇配置相應(yīng)的數(shù)碼產(chǎn)品幫助人事檔案數(shù)據(jù)信息電子化。技術(shù)上引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，如射頻、芯片、磁條等數(shù)據(jù)存儲、讀取技術(shù)，既可以幫助大量電子信息的處理又可以保障信息的安全性和存儲的長期性。

五、利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作需注意的問題

（一）與時俱進(jìn)，不斷進(jìn)步

利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作具有長期性、延伸性、進(jìn)步性。需要長期不斷的與時俱進(jìn)、跟進(jìn)學(xué)習(xí)，同時要勇于超越現(xiàn)有技術(shù)，愿意摸索，敢于突破。要緊緊盯住時代最前沿的數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展成果，將其運用到醫(yī)院人事檔案管理實踐之中。這其中既是一個環(huán)境更新、人員學(xué)習(xí)的復(fù)雜過程，也需要醫(yī)院對于此項工作的政策支持和財力幫助。

篇2

1引言

在信息數(shù)字化時代，企事業(yè)人事檔案記錄著員工在職時工作、學(xué)習(xí)以及生活的整個過程，其與企事業(yè)職工的個人經(jīng)歷、綜合素質(zhì)、績效考核以及人事任免等多項工作有著密切聯(lián)系。因此，基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠有效革新傳統(tǒng)人事檔案的管理模式，實現(xiàn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及服務(wù)便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]。基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要是通過采集所需數(shù)據(jù)，并對其進(jìn)行清洗、過濾，以及歸并后放入數(shù)據(jù)庫，方便未來工作時的信息數(shù)據(jù)提取以及深度分析，實現(xiàn)數(shù)據(jù)價值效應(yīng)化[2]。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對企事業(yè)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規(guī)范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數(shù)據(jù)，充分提高利用率。在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，查詢?nèi)耸聶n案需要企事業(yè)單位各級職能部門相互協(xié)調(diào)，在增加人力成本以及時間成本的同時，還影響了后續(xù)工作的時效性[3]?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案管理，主要是將企事業(yè)員工的各類信息進(jìn)行技術(shù)處理，實現(xiàn)人事檔案相關(guān)信息的數(shù)字化。與此同時，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人事檔案會存入特定的數(shù)據(jù)庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理模式，通過對人數(shù)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選、挖掘以及預(yù)配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費；也能夠通過利用數(shù)字化技術(shù)手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量，需要配備適宜的軟硬件設(shè)施。

2當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

2.1人事檔案利用率低

由于部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員責(zé)任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關(guān)崗位的員工對其工作職責(zé)的認(rèn)知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關(guān)工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質(zhì)上并沒有為人事檔案的使用服務(wù)提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續(xù)工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。當(dāng)前，人事檔案的相關(guān)管理、使用工作只服務(wù)于特定對象，并沒有在企事業(yè)單位內(nèi)部形成公共服務(wù)的意識，直接導(dǎo)致人事檔案的數(shù)據(jù)資源利用率不足。傳統(tǒng)的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質(zhì)歸檔的方式為主，僅靠個人經(jīng)驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數(shù)字化管理平臺，無法對輸入數(shù)據(jù)的真實性進(jìn)行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數(shù)字化管理平臺遭受網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊后，導(dǎo)致人事檔案的失真，都會對人事檔案數(shù)據(jù)信息的利用率產(chǎn)生直接影響。

2.2管理模式陳舊

人事檔案相關(guān)管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式并沒有提高人事檔案相關(guān)管理工作的效率。由于當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理平臺的相應(yīng)設(shè)置并不完善，在進(jìn)行人事檔案變更管理權(quán)限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業(yè)單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關(guān)管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業(yè)單位的人工成本。在傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進(jìn)行分析以及預(yù)測評估。此外，紙質(zhì)歸檔與數(shù)字檔案結(jié)合的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換過程中的數(shù)據(jù)一致性，也無法保證每一個管理環(huán)節(jié)的真實性。

2.3數(shù)字化建設(shè)重視程度不足

部分企事業(yè)單位對人事檔案數(shù)字化管理缺乏充分認(rèn)知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導(dǎo)致人事檔案不能體現(xiàn)其真正的服務(wù)價值[7]。人事檔案數(shù)字化管理模式受傳統(tǒng)管理觀念的影響，各類人事檔案數(shù)字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理困難重重。由于企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)量非常多，不僅需要數(shù)字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理已有制作數(shù)字檔案的規(guī)定，但由于管理平臺的軟硬件配置達(dá)不到要求，還不具備對人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的真實性進(jìn)行查驗的條件。在一定程度上，傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式限制了其信息化的發(fā)展，甚至引發(fā)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息的保密問題。當(dāng)前，人事檔案數(shù)字化管理平臺，只支持人事檔案部門內(nèi)部單機(jī)使用。因此，在開放部分人事檔案數(shù)據(jù)權(quán)限共享的過程中，各層級部門未能實現(xiàn)信息共享，無法進(jìn)一步提高溝通效率。根據(jù)當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，可以通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，在保證人事檔案相關(guān)信息可靠性的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享[8]。

3基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理，不僅包括數(shù)字、符號等結(jié)構(gòu)式人事檔案數(shù)據(jù)，還可以包括人事檔案的半結(jié)構(gòu)式數(shù)據(jù)。創(chuàng)建基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠彌補人為管理人事檔案的不足，還能夠為人事檔案數(shù)字化管理提供分析以及評估，構(gòu)建管理系統(tǒng)框架見圖1。

3.1系統(tǒng)硬件設(shè)計

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)選用Mysql數(shù)據(jù)庫，具有較高的便捷性，并運用Linux操作系統(tǒng)環(huán)境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應(yīng)I5以上，硬盤500G，內(nèi)存8G，可實現(xiàn)5臺PC服務(wù)器同時運作，每臺服務(wù)器包含兩個CPU，虛擬服務(wù)器4核。

3.2系統(tǒng)軟件設(shè)計

3.2.1管理權(quán)限模塊基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理，為了規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)共享的權(quán)利及義務(wù)，需要明確數(shù)字化人事檔案的共享權(quán)限及范圍，進(jìn)而確定數(shù)字化人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享層級。通過分析企事業(yè)內(nèi)部不同的數(shù)字化人事檔案級別，以及不同的人事檔案操作權(quán)限，從而確定檔案可查閱等級。通常情況下，在不可越級查閱數(shù)字化人事檔案的前提下，只有經(jīng)過相關(guān)管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務(wù)。這不僅有效防止企事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關(guān)信息。在大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境下，形成局域網(wǎng)連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數(shù)據(jù)的可靠性，權(quán)限設(shè)置頁面見圖2。圖2權(quán)限設(shè)置頁面此外，企事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案具有保密性，不能將企事業(yè)單位的內(nèi)部信息直接放在公共網(wǎng)絡(luò)。因此，在數(shù)字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計算模式，進(jìn)而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理過程中，通過大數(shù)據(jù)的先進(jìn)手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進(jìn)行精準(zhǔn)分類。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創(chuàng)新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責(zé)具體包括：定期更新管理平臺相關(guān)軟件、協(xié)助數(shù)字化查閱保密協(xié)議的簽訂、保證人事檔案數(shù)字化存儲的安全性。

4結(jié)語

基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數(shù)據(jù)、信息互聯(lián)網(wǎng)以及云計算等相關(guān)技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案管理框架化、數(shù)字化，縮短人事檔案查閱時間以及提高后續(xù)相關(guān)工作效率，是人事檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。此外，由于企事業(yè)人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發(fā)生，需要在人事檔案相關(guān)電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴(yán)謹(jǐn)性、保密性。

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篇3

關(guān)鍵詞：

人事檔案信息；數(shù)字化管理；

人事檔案記載著人的生平，包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌等，對人事檔案進(jìn)行合理管理可以有效保證信息資料的完整性。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式為手工管理，為了做好一份人事檔案資料，管理人員常常需要花費大量時間進(jìn)行資料收集，期間還要做好各種記錄工作。這樣的人事檔案管理工作效率較低，且不利于紙質(zhì)資料的保存?，F(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為人事檔案管理提供了新的管理方式，即人事檔案信息數(shù)字化管理。人事檔案信息數(shù)字化管理是以信息技術(shù)為核心的檔案管理，對于提高人事檔案管理的工作效率有著重要意義。然而，目前我國的人事檔案信息數(shù)字化管理仍然面臨不少問題，阻礙了我國人事檔案的進(jìn)程。

一、人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題

1.計算機(jī)環(huán)境和技術(shù)問題。

人事檔案信息數(shù)字化管理對計算機(jī)核心技術(shù)的依賴性較高。首先，要加強(qiáng)對人事檔案信息的環(huán)境管理。信息技術(shù)和計算機(jī)軟件對外部環(huán)境有一定要求。如空氣濕度不能太過，否則易產(chǎn)生漏電現(xiàn)象，拷貝資料用的U盤容易受灰塵等影響，有可能造成無法讀取數(shù)據(jù)的后果等。其次，科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代的速度非?？?，計算機(jī)軟件必將經(jīng)常更新。然而軟件技術(shù)的更新卻有可能與硬件設(shè)施不匹配，從而導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)的流失，不利于人事檔案管理。

2.信息安全性問題。

信息技術(shù)的安全性問題一直存在于發(fā)展中。自科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展以來，衍生出了各種安全問題，如網(wǎng)絡(luò)黑客、計算機(jī)病毒、惡性插件等。這些計算機(jī)技術(shù)問題都會使計算機(jī)上的數(shù)據(jù)信息泄露或被竊取，不利于保障人事檔案資料的保密性。當(dāng)然，人事檔案信息數(shù)字化管理中的信息安全問題與人員的安全管理意識也相關(guān)。人事檔案管理人員只看到數(shù)字化管理對工作效率的提高，卻忽略了對信息管理的重視，導(dǎo)致人事檔案信息數(shù)字化未得到妥善的信息安全管理。

3.檔案信息數(shù)字化管理人員的素質(zhì)低。

人事檔案信息數(shù)字化管理對管理人員有三方面的要求：專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能以及計算機(jī)操作技能。與傳統(tǒng)的人事檔案管理相比，第三項要求是現(xiàn)在的管理人員普遍缺乏的技能，而新時期人事檔案的管理工作相關(guān)的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)知識也產(chǎn)生了相應(yīng)變化。然而，就總體情況而言，管理人員的素質(zhì)并未隨著新型管理方式的發(fā)展而提高，我國現(xiàn)階段的人事檔案信息數(shù)字化管理人員的素質(zhì)仍然有待提高。

二、人事檔案信息數(shù)字化管理對策

1.建立適當(dāng)?shù)娜耸聶n案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)。

人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)由計算機(jī)硬件設(shè)施和軟件組成，硬件和軟件的匹配度高才能促使操作系統(tǒng)更加完整。因此，在對人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇時要充分考慮到各方面因素，主要包括以下幾點。第一，選擇該操作系統(tǒng)時，計算機(jī)中原有的數(shù)據(jù)和信息是否會被刪除。計算機(jī)操作系統(tǒng)的不同很有可能改變信息的格式等，使數(shù)據(jù)無法讀出或者缺損。為防止這類情況發(fā)生，必須充分考慮數(shù)據(jù)是否會缺失等問題。第二，該操作系統(tǒng)本身是否具有安全性，是否有自帶的惡意插件或病毒以及對信息的保密程度如何等。對存有安全隱患的軟件和系統(tǒng)堅決不予考慮，否則將會導(dǎo)致本計算機(jī)數(shù)據(jù)的流失，且選擇的操作系統(tǒng)應(yīng)該對信息具有較強(qiáng)的保密性，使人事檔案信息不易被復(fù)制和盜用。

2.提高人事檔案信息數(shù)字化管理人員的整體素質(zhì)。

有關(guān)部門應(yīng)該通過加強(qiáng)培訓(xùn)的方式提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，培訓(xùn)內(nèi)容包括新時期人事檔案管理的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能以及計算機(jī)操作技能。計算機(jī)技能培訓(xùn)應(yīng)該是培訓(xùn)的重中之重，要求管理人員必須通過培訓(xùn)切實掌握扎實的應(yīng)用計算機(jī)的能力。為提高培訓(xùn)的效果，相關(guān)部門可以采用實踐操作的方式對信息管理人員進(jìn)行考核。有效的培訓(xùn)活動能夠為人事檔案信息數(shù)字化管理培養(yǎng)出優(yōu)秀的人才隊伍。其次，培訓(xùn)過程中要著重提高人事檔案信息數(shù)字化管理人員對信息安全的重視，使人事檔案信息數(shù)字化管理人員認(rèn)識到信息安全對人事檔案管理工作的重要性，要求管理人員在實際操作中能夠自覺防范網(wǎng)絡(luò)病毒，保障信息管理的安全。

三、結(jié)語

人事檔案信息數(shù)字化管理目前存在的主要問題為計算機(jī)環(huán)境要求更加嚴(yán)密，計算機(jī)軟件和硬件更新?lián)Q代的速度快、信息安全收到威脅以及管理人員素質(zhì)有待提高。人事檔案信息數(shù)字化管理能夠有效減少人事檔案管理工作的時間，提高檔案管理的質(zhì)量，必須予以重視，選取適當(dāng)?shù)娜耸聶n案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)并通過培訓(xùn)提高管理人員的綜合素質(zhì)，為人事檔案信息數(shù)字化管理提供優(yōu)秀的人才隊伍，促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。

作者：黃金勇 單位：國家新聞出版廣電總局七〇五五甲臺

參考文獻(xiàn)

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1.1人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)人事檔案管理主要對通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。

1.2人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高，人事檔案管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實施困難重重。1.3人事檔案管理的方式落后人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。

1.4人事檔案管理人員的素質(zhì)不高數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。

2人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

既然人事檔案管理數(shù)字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。

2.1日常業(yè)務(wù)管理實現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。

2.2數(shù)字化檔案采集數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。

2.3數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點設(shè)計：

（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。

（2）對閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

3檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題

3.1應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時，對系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。

3.2應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲。應(yīng)注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實時升級的需要。

3.3數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計劃與完善要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計劃和建設(shè)目標(biāo)。

（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。

（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進(jìn)方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗，提高覆蓋率。

3.4突出多部門、多方位聯(lián)動，加強(qiáng)上下級和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動的特點，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運行機(jī)制。

篇5

檔案管理數(shù)字化在實現(xiàn)的過程中具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點，其中包含了計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)等多種類型的新型技術(shù)。因此，技術(shù)的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎(chǔ)條件，這些技術(shù)的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。

1檔案管理數(shù)字化的可行性分析

1.1檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1.1管理制度的調(diào)查與分析

實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化需要建立數(shù)字化建設(shè)組織保證，建立數(shù)字化建設(shè)科學(xué)管理體系與規(guī)則制度，建立數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，建立相關(guān)人員職責(zé)明細(xì)等，檔案部門應(yīng)該對這些情況進(jìn)行明確與了解。

1.1.2硬件方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)需要建立在一定的物質(zhì)基礎(chǔ)上，主要包括數(shù)字化工作硬件條件與硬件設(shè)施，例如計算機(jī)等附屬設(shè)施配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)等。

1.1.3技術(shù)方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)需要一定的技術(shù)保證，數(shù)字化工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點，需要計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種高新科技的支持。檔案部門應(yīng)該對自身的實際情況進(jìn)行調(diào)查與了解，依據(jù)自身的技術(shù)力量制定數(shù)字化實施方案。

1.1.4人才方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化實際上是一項大文化工程，在對其進(jìn)行建設(shè)的過程中一方而需要高素質(zhì)的管理人才，另一方而需要計算機(jī)等專業(yè)技術(shù)人才、法律人才等。檔案部門要對當(dāng)前的檔案管理水平進(jìn)行評估，全而的了解自身的數(shù)字化建設(shè)能力。

1.2檔案管理數(shù)字化的實施目標(biāo)

通過對檔案管理數(shù)字化可行性的分析，具備了實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的檔案部門應(yīng)該成立數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，對數(shù)字化的實施目標(biāo)進(jìn)行制定，提出建設(shè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)與階段性目標(biāo)。在實施目標(biāo)制定的過程中，要將檔案管理的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展趨勢作為依據(jù)，既要與實際情況相結(jié)合，又要高屋建瓴，與未來的發(fā)展趨勢相協(xié)調(diào)。

1.3檔案管理數(shù)字化的實施要素

在檔案管理數(shù)字化的實施目標(biāo)確定之后，要依據(jù)實施目標(biāo)實現(xiàn)實時要素的確定。在整個的數(shù)字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的重點發(fā)展項目與領(lǐng)域，例如檔案目標(biāo)數(shù)字化建設(shè)項目、數(shù)字化檔案信息局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)服務(wù)項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據(jù)實際情況選擇適合的評估方法，例如指標(biāo)體系方法、概述性描述方法等。

1.4檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統(tǒng)為檔案管理數(shù)值化的實施提供了組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)支持等方而的保障。檔案管理數(shù)字化建設(shè)保障系統(tǒng)的建立為數(shù)字化方案的實施提供了有利的保障。

2傳統(tǒng)人事檔案管理的缺點討論

2.1檔案更改時出現(xiàn)的文件轉(zhuǎn)移、收集等出現(xiàn)的問題

我國人事檔案管理系統(tǒng)存在的歷史較為悠久，一份簡單的人事檔案轉(zhuǎn)變能夠涉及到許多的方面，要進(jìn)行多個不同部門之間的信息更替。但是，現(xiàn)階段的我國，由于長久以來的檔案封閉管理方式，且眾多的上級人員沒有真正的意識到檔案的特殊性，進(jìn)而長期忽略對人事檔案的管理，造成收集的人事檔案存在較大的不完整性，進(jìn)一步增大了我國事業(yè)單位檔案管理的難度。另外，在工作人員出現(xiàn)人事轉(zhuǎn)移命令時，由于不同企業(yè)單位或者工作部門之間的工作存在著較大的差異性，兩者的檔案交接需要較長的時間和長期的傳輸過程，會有丟失、損壞、被盜等風(fēng)險。

2.2對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行更新、修改時出現(xiàn)的問題

現(xiàn)階段我國的事業(yè)單位編制制度，使我國的事業(yè)單位工作人員大多是由具有較高學(xué)歷的優(yōu)秀人才組成。但我國現(xiàn)如今的人事檔案管理卻不能體現(xiàn)每個工作人員的科研情況。在每個工作人員的人事檔案中，大多數(shù)的檔案內(nèi)容均為較為簡單的學(xué)歷、家庭信息，對參加工作已久的人員的工作情況卻沒有較大的體現(xiàn)。因此，現(xiàn)階段的人事檔案內(nèi)容更新時，應(yīng)當(dāng)多增加關(guān)于工作人員參與工作時體現(xiàn)出來的，關(guān)于工作能力以及對待工作態(tài)度等情況的詳細(xì)介紹，幫助后期參閱人員獲得更好的關(guān)于工作人員的信息。另外，在現(xiàn)階段的人事檔案管理中，由于多是使用紙質(zhì)文件進(jìn)行管理。在進(jìn)行文件轉(zhuǎn)移的途中，容易被有心人士調(diào)換、修改人事檔案內(nèi)容來進(jìn)行犯罪活動，給人事檔案管理帶來不便。

2.3對認(rèn)識檔案進(jìn)行歸檔收集時出現(xiàn)的問題

過去傳統(tǒng)的人事檔案在進(jìn)行歸檔手機(jī)任務(wù)時，由于工作人員較少，人事部門的管理人員能夠較好的根據(jù)檔案管理的同一規(guī)定對檔案材料進(jìn)行收集，如使用統(tǒng)一大小、材料、厚度的紙張進(jìn)行檔案的書寫等；但現(xiàn)如今，由于每年都有著大量的優(yōu)秀人才需求，事業(yè)單位年年新增大量的工作人員，這種情況使人事管理人員的工作量大大提高，最后沒有多余的精力再進(jìn)行同一標(biāo)準(zhǔn)的檔案分類收集。這樣看來，過去較為傳統(tǒng)的通過紙質(zhì)文件進(jìn)行檔案管理的方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展了，我們亟需改變這種方式，減少人事管理人員的工作強(qiáng)度。

3人事檔案管理問題的應(yīng)對策略

3.1對傳統(tǒng)的人事檔案管理制度進(jìn)行改革

我們已經(jīng)知道，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，我們應(yīng)當(dāng)對傳統(tǒng)人事檔案管理制度進(jìn)行一個全新的更新，推陳出新。例如：在收集人事檔案的期間，檔案收集人員應(yīng)該對需要收集的數(shù)據(jù)內(nèi)容有著明確的了解，清晰的確定檔案數(shù)據(jù)來源的真?zhèn)渭皝碓赐緩降目煽啃?。另外，在甄別檔案的內(nèi)容時，要確保取用的內(nèi)容是有用的而舍棄掉沒用的信息。其他部門調(diào)閱檔案時，我們應(yīng)當(dāng)對調(diào)閱人的權(quán)力進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目己耍苊鈾n案內(nèi)容的意外泄漏。

3.2盡快轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案內(nèi)容管理的方式

由于現(xiàn)階段的人事檔案管理方式，檔案內(nèi)容并不能進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)更新，因此，許多人就利用這個漏洞進(jìn)行不法的行為。這樣使人事檔案的管理失去了它本來的意義，也不存在可靠性了。比如：某些人員為了獲取更高的職位或者薪水，私自更改自己參與工作的時間，或者提高了自己的受教育程度，這些不法行為很難得到證實，也導(dǎo)致了越來越多的人員利用這種行為獲取不法利益。所以，要想更好的管理好人事檔案的內(nèi)容，就要加強(qiáng)管理人員的甄別能力，定期對人事部門的檔案進(jìn)行多部門的取證，另外，一旦發(fā)現(xiàn)不合格的檔案，立即對有關(guān)人員進(jìn)行檢查并及時銷毀。

4提高對人事檔案信息資源的整合

社會的發(fā)展離不開科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，而科學(xué)技術(shù)的發(fā)展在很大程度上依賴于專業(yè)人才的綜合素質(zhì)，對于現(xiàn)代社會來說，人力資源的開發(fā)與應(yīng)用是現(xiàn)階段人事管理部門的主要任務(wù)之一。一個單位中就是該是科技人才薈萃，是專業(yè)技術(shù)人員是推動一個單位發(fā)展的重要表現(xiàn)。因此，對于人力資源管理起著非常重要作用的人事檔案亟需通過改革創(chuàng)新來改造自己。對事業(yè)單位的人事檔案管理信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)是十分現(xiàn)階段的首要發(fā)展任務(wù)。（1）人事部門應(yīng)該主動積極向企業(yè)中的各部門提供工作人員的信息數(shù)據(jù)。要更好的發(fā)展一個部門，離不開各個員工的積極努力，但是，如何獲得每個員工的專業(yè)能力程度是一個需要解決的問題。在現(xiàn)階段的工作中，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極主動的將每個工作人員的信息數(shù)據(jù)以及相應(yīng)的變更提供給其他部門，以便部門更好的安排每個員工的工作崗位，獲得更近一步的發(fā)展。通過這樣的努力，每個工作人員才能都參與到企業(yè)單位的發(fā)展中，為其做出更好的貢獻(xiàn)。（2）人事檔案部門應(yīng)該改變自身意識，從管理部門向服務(wù)部門轉(zhuǎn)變。對于傳統(tǒng)的事業(yè)單位來說，人事檔案管理部門原先是作為一個行政管理部門存在于其中，行使的是管理職責(zé)而非服務(wù)職責(zé)，但是這不利于事業(yè)單位idea發(fā)展?，F(xiàn)階段，人事檔案管理部門的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變自身的意識，認(rèn)識到自己的服務(wù)職責(zé)，端正自己的態(tài)度，為其他部門提供更好的人事信息。（3）提高團(tuán)結(jié)合作的意識，和其他部門共同發(fā)展事業(yè)單位。在現(xiàn)代社會中，知識的儲量極大的影響經(jīng)濟(jì)的收入。事業(yè)單位是一個整體，由不同的部門來組成，每個部門之間都有著聯(lián)系。人事檔案管理部門最為管理全部人事檔案的部門，更需要加強(qiáng)自身與其他的聯(lián)系，為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

5結(jié)束語

隨著科技的不斷發(fā)展，人們對檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質(zhì)都發(fā)生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。面對這種新的情況，檔案管理人員應(yīng)該明確檔案管理的發(fā)展趨勢，通過檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)來應(yīng)對新形勢的變化，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需求。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必由之路，在實現(xiàn)的過程中必須對其可行性進(jìn)行重點分析，在可行性分析的基礎(chǔ)上制定實施目標(biāo)與實施方案，確保數(shù)字化的順利實現(xiàn)。

作者:孫艷艷 單位:煙臺市環(huán)境衛(wèi)生管理處

參考文獻(xiàn)：

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[中圖分類號] TP391 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02

該系統(tǒng)是針對我院人事檔案管理而開發(fā)的一套系統(tǒng)。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進(jìn)行管理，既浪費人力也浪費物力，制約了我院信息化建設(shè)的發(fā)展。數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)項目在啟動之初，通過廣泛調(diào)研，制訂了詳細(xì)的功能目標(biāo)和框架，力求使得學(xué)院的數(shù)字化人事檔案管理平臺更上一個臺階。本系統(tǒng)將人事檔案數(shù)字化后將有助于學(xué)院信息化建設(shè)的發(fā)展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實現(xiàn)學(xué)院的跨越式發(fā)展。

1 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能描述

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)主要用于對學(xué)院人事檔案進(jìn)行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺信息管理，平臺用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學(xué)院的人事檔案管理水平，提高學(xué)院的辦公效率。系統(tǒng)用戶類型分為：普通用戶、管理員。權(quán)限定義如表1所示。

整個系統(tǒng)分為 Web 模塊和后臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器模塊（見圖1）。

本文檔描述后臺數(shù)據(jù)庫設(shè)計和前臺Web 部分的功能規(guī)范。

通過 B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)實現(xiàn)的Web 部分系統(tǒng)除數(shù)據(jù)庫模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。

通過 SQL Server 2005 企業(yè)版實現(xiàn)的后臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器模塊。

數(shù)據(jù)庫中存儲了數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)中所有的信息和數(shù)據(jù)，為保證穩(wěn)定性和良好的并發(fā)訪問能力，采用SQL Server 2005 企業(yè)版來實現(xiàn)。

2 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計流程

2.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單、明確且獨立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學(xué)科門類信息表、專業(yè)信息表、干部職務(wù)信息表、任職情況表、用戶權(quán)限表、教職工基本信息表、學(xué)歷學(xué)位信息表、職稱信息表、考核結(jié)果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個模塊。

2.2 登錄

客戶端輸入系統(tǒng)域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進(jìn)入系統(tǒng)登錄界面，如圖2所示。登錄時，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過程。

3 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能定義

3.1 后臺管理

3.1.1 添加數(shù)據(jù)

單擊后臺管理主界面左側(cè)“添加”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺管理添加數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何添加學(xué)科專業(yè)信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)的添加以此類推，功能說明與此相類似。添加學(xué)科專業(yè)信息功能說明：

輸入學(xué)科門類代碼，輸入學(xué)科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學(xué)科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學(xué)科門類信息添加；選擇學(xué)科門類名稱必選；輸入專業(yè)代碼，代碼長度須為6 位，輸入專業(yè)名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業(yè)信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業(yè)信息添加。添加成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽專業(yè)信息界面。

3.1.2 修改數(shù)據(jù)

單擊后臺管理主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺管理修改數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何修改教職工學(xué)歷學(xué)位信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學(xué)歷信息功能說明：

選擇教工號，修改學(xué)歷編號，修改學(xué)歷名稱，修改學(xué)歷獲得日期，修改所學(xué)專業(yè)，修改學(xué)習(xí)形式，修改畢業(yè)時間，修改畢業(yè)學(xué)校，修改學(xué)位名稱，修改學(xué)位獲得日期，修改學(xué)位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學(xué)歷學(xué)位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學(xué)歷學(xué)位修改。修改成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽教職工學(xué)歷學(xué)位信息界面。

3.1.3 瀏覽數(shù)據(jù)

單擊后臺管理主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進(jìn)入后臺管理瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

分頁瀏覽教職工基本信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工基本信息，分頁瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。

3.2 前臺管理

3.2.1 修改普通用戶密碼

單擊前臺主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進(jìn)入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說明如下：

輸入原密碼，輸入新密碼，確認(rèn)新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。

3.2.2 瀏覽數(shù)據(jù)

單擊前臺主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進(jìn)入前臺瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進(jìn)行功能定義，其他數(shù)據(jù)瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說明：

分頁瀏覽教職工職稱信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工職稱信息，若后臺管理員沒有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限，本頁面中部將顯示“管理員未為您設(shè)置瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限！”在單行文本框中輸入頁數(shù)，單擊“GO”按鈕跳轉(zhuǎn)至指定頁。

本系統(tǒng)于2011年12月投入實際操作，從設(shè)計、開發(fā)上來看可實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)據(jù)的微機(jī)化管理，完成人事檔案信息的錄入、計算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數(shù)據(jù)不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實現(xiàn)了人事檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，使人事檔案管理駛?cè)肟茖W(xué)化、制度化的軌道，對學(xué)校人事檔案管理工作具有重大意義。

今后我們將繼續(xù)探索數(shù)字化在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，把紙質(zhì)人事檔案材料的掃描件融入該系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案計算機(jī)管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺階。

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1.減少查詢時間，提高工作效率

傳統(tǒng)的干部檔案查閱，基本上都是先根據(jù)姓名查看檔案號，再根據(jù)檔案號調(diào)出檔案，然后手工翻閱，如果要查詢一本比較厚的干部檔案，查閱人員需要花費很長時間。而數(shù)字化電子檔案只需要在計算機(jī)的人事系統(tǒng)上輸入姓名直接查詢并按所需查閱內(nèi)容點擊查閱，只需要幾秒鐘就能調(diào)閱一本檔案。實現(xiàn)了快速查詢和檢索，使干部檔案得到了充分的開發(fā)與利用。

2.節(jié)約干部檔案的管理成本

過去，要提高檔案的利用率，通常都是用增加檔案人員和辦公費來實現(xiàn)，導(dǎo)致檔案的管理成本大幅增加。而數(shù)字化電子檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了紙質(zhì)檔案信息在保護(hù)或修復(fù)過程中所需的人力、設(shè)備與耗材的費用，避免了人員的浪費，也節(jié)省了庫房硬件環(huán)境所需的費用，極大地降低了檔案的管理成本。

3.有利于對檔案原件的保護(hù)

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，既方便了利用，也減少了翻閱對紙質(zhì)檔案的傷害，保護(hù)了檔案的原件，避免紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，使檔案能長期或永久保存，有效地保證了檔案的完整和安全，延長了檔案材料的壽命。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的途徑

1.通過醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)，建立完善的干部信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集流程管理。

一是統(tǒng)一字段的設(shè)置。求職者在填報求職信息的過程中，通過系統(tǒng)設(shè)置的列表框、復(fù)選框等方式，對字符類較統(tǒng)一的項目作屬性限制，避免錄入過程中出現(xiàn)差錯，如身份證號碼、出生年月、性別、籍貫、簡歷時間等，同時也通過眾多的數(shù)據(jù)驗證程序，驗證輸入數(shù)據(jù)的合法性，數(shù)據(jù)庫表字段的設(shè)置也會設(shè)置一些限制，如果誤差太大，也一樣會在提交過程中提示無法執(zhí)行，從而促使求職者檢驗并更正數(shù)據(jù)。提高數(shù)據(jù)精確度。

二是細(xì)化個人信息模塊。在個人信息模塊設(shè)置上，根據(jù)干部檔案的十大類的分類要求進(jìn)行設(shè)置，求職者在錄入信息時，特別在個人履歷、資格證書、獲獎情況、科研成果、學(xué)術(shù)論文、在校學(xué)生工作任職情況、家庭情況、證書圖片上傳中必須進(jìn)行細(xì)化填寫，以便于入職后的人事檔案系統(tǒng)的豐富與建立。

三是多媒體技術(shù)的運用。計算機(jī)的多媒體技術(shù)為招聘工作提供了豐富多彩，效用優(yōu)良的媒質(zhì)，以多媒體記錄招聘人員信息，以其信息量大、高密度存儲、便于使用等諸多優(yōu)點，成為我院招聘工作中一大亮點，為醫(yī)院選拔人才提供了可視、可讀的信息，擺脫了以往記錄個人材料單一的紙質(zhì)文字記載，利用多媒體信息技術(shù)生動全面記錄各專業(yè)考生網(wǎng)上視頻面試信息、考場面試視頻信息和音頻信息，面試官評語及評分，臨床科室考核情況、心理測試分析、專業(yè)理論及英語考核、體檢情況、招聘考核小組意見及錄用批示等材料，針對檔案實體情況，制定合適的處理方案，如紙質(zhì)、照片等材料，通過高速掃描儀進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、壓縮、儲存等數(shù)字化處理，成為各錄用人員統(tǒng)一的數(shù)字化檔案信息，最大限度地將檔案實體上所負(fù)載的信息保留下來，準(zhǔn)確、完整、真實記載各類人才原始的檔案資料。

四是整合人員數(shù)據(jù)，醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)實行無縫對接，建立入職人員電子檔案。

2.建立審查監(jiān)督機(jī)制

在干部電子檔案收集的過程中，注意把好“三關(guān)”：一是審查關(guān)，人事科和人事檔案室嚴(yán)格履行審查手續(xù)，從電子檔案材料形成開始就把真實性、合法性和實用性作為人事電子檔案材料鑒定和取舍的標(biāo)準(zhǔn)。二是程序關(guān)，人事電子檔案形成涉及多個部門和環(huán)節(jié)，既有組織形成的材料，也有個人提供的材料，嚴(yán)格遵守個人上傳證件材料與個人檔案記錄一致的原則，忠于真實，杜絕弄虛作假。建立個人誠信記錄及職業(yè)信用記錄，使之成為個人職業(yè)生涯的信用資本。三是處罰關(guān)，嚴(yán)肅處理檔案材料中弄虛作假或故意不作為兩種極端行為，對偽造檔案，篡改檔案等行為給予嚴(yán)厲的制裁。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的成效

1.為“知人”“善任”提供全面的材料

由于電子檔案中記錄的是干部的個人履歷情況、誠信狀況、干部在錄用、考核、專業(yè)技能、專業(yè)資格、科研成果、晉升、培訓(xùn)教育、獎懲情況、工資福利、健康狀況等方面情況的記錄，改變了以往人事檔案內(nèi)容單一的模式，注重反映一個人的個性特征，通過對入職人員績效以及信譽做出的評估，建立員工翔實的個人職業(yè)信用檔案，為單位選拔人才提供詳盡的材料，為個人職業(yè)生涯規(guī)劃的設(shè)計、穩(wěn)定干部隊伍提供有效的數(shù)據(jù)分析。

2.個別材料向個人公開增加透明度

通過人事檔案管理信息服務(wù)平臺，輸入職工姓名及工號和密碼，實現(xiàn)人事檔案遠(yuǎn)程化查找和利用。把人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中除一些組織考察材料、群眾意見匯總等涉及保密的檔案仍要繼續(xù)保密外其他一些非保密信息向個人開放，如履歷表、年度考核表等自己填寫的表格，對這些信息個人只有查閱權(quán)利而沒有修改權(quán)利。在一定范圍內(nèi)開放檔案，保證職工對檔案的知情權(quán)，便于檔案的利用，促進(jìn)檔案的完整、真實和透明。人事檔案信息部分向個人開放，不僅方便了職工對檔案的利用，而且增強(qiáng)了公眾的檔案意識，對人事檔案工作也起到了監(jiān)督的作用，使人事檔案更好地為公眾服務(wù)。

3.減少對紙質(zhì)檔案的傷害

通過掃描儀把紙質(zhì)的原始檔案中利用頻率高、利用價值高的檔案材料傳輸?shù)接嬎銠C(jī)中，形成個人檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，有效保護(hù)紙張載體和字跡，利用部門或上級領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)需要進(jìn)行查閱、打印、摘錄，避免反復(fù)調(diào)用原件，更好地保護(hù)實體檔案。

4.數(shù)據(jù)共享，達(dá)到資源的有效利用

通過建立人事檔案管理信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)多個平臺進(jìn)行訪問，為不同部門提供各類人員基本信息的共享。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，不僅可以支持人事管理部門的管理，為綜合研究分析本單位人員信息，開展高層次的檔案信息服務(wù)和人才選拔工作提供幫助，為人事部門科學(xué)的決策提供準(zhǔn)確信息，更方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的人員信息，有利于人才的挑選，通過實時服務(wù)，提高人事檔案管理效率和人事檔案利用效率。

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一、建設(shè)數(shù)字化國土檔案應(yīng)注意的主要問題

國土資源檔案信息是國土資源部門在工作開展過程中逐漸形成的形態(tài)不同的歷史資料，例如，各種圖片、文本、實物和視頻等，其在國土資源部門后續(xù)工作開展中發(fā)揮著非常重要的積極作用。

隨著改革的不斷深入，我國國土資源的管理模式和管理體制產(chǎn)生了很大的變化，對征地用地的實施、土地資源的保護(hù)和開發(fā)的要求越來越高。尤其是自實施農(nóng)村土地使用權(quán)流轉(zhuǎn)、土地資產(chǎn)登記等工作以來，國土資源部分的檔案信息內(nèi)容越來越豐富，數(shù)量也越來越多，當(dāng)前有限的國土資源人力資源很難應(yīng)對檔案管理發(fā)展的實際要求。因此，我們必須對國土檔案數(shù)字化的內(nèi)容和覆蓋范圍進(jìn)行科學(xué)、合理的界定，根據(jù)具體情況和時展的實際要求進(jìn)行檔案管理數(shù)字建設(shè)，否則不僅會徒增人力、物力耗損，還會因工作量的增加影響國土檔案信息的管理效率。

國土檔案管理數(shù)字花實現(xiàn)需要推行數(shù)字化國土檔案內(nèi)容和建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。為了保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性，為檔案信息的精準(zhǔn)、快速查詢提供便利，國土資源檔案管理機(jī)構(gòu)需在歸檔、立卷紙質(zhì)檔案以后，將檔案信息的類別、生成時間、內(nèi)容目錄、檔案名稱、檔案編號和檔案責(zé)任人等錄入檔案管理系統(tǒng)，并掃描、銜接那些需要連接入庫的紙質(zhì)檔案原文。

國土檔案管理數(shù)字化的推行是一種非常行之有效的檔案管理創(chuàng)新模式，也應(yīng)對社會轉(zhuǎn)型的重要舉措。數(shù)字化的檔案管理模式具有管理規(guī)范、查閱簡便、時空限制少等的特點，這是傳統(tǒng)的檔案管理模式所無法具有的優(yōu)勢，但有優(yōu)勢的同時，數(shù)字化檔案管理模式也存在著自身的問題。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，數(shù)字化檔案管理模式的管理人員相對較為“復(fù)雜”，程序要求相對較高，這必然會在很大程度上增加管理和維護(hù)檔案系統(tǒng)的難度。國土資源檔案信息的內(nèi)容非常繁雜、設(shè)計范圍相對較大，既有機(jī)密級的檔案信息，也有公開的檔案信息。檔案管理查詢、數(shù)據(jù)錄入和系統(tǒng)維護(hù)中任何一方人員責(zé)任意識的缺乏、保密意識的欠缺都有可能導(dǎo)致檔案資源的泄密和破損，進(jìn)而造成國家、個人和社會的重大損失。

二、推行數(shù)字化國土檔案管理的建議策略

2.1數(shù)字化檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)合理的界定

檔案管理數(shù)字化的推行需要首先將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案信息。由于國土檔案信息資源數(shù)量過于龐大，而且還有很多秘密級的信息，完全用數(shù)字檔案取代紙質(zhì)檔案是非常困難的，也是沒有必要的。因此，我們應(yīng)該國土資源部門的實際工作情況出發(fā)，解放思想、用于創(chuàng)新，本著適用的原則，從提升檔案利用、查閱效率的角度出發(fā)，合理科學(xué)的進(jìn)行數(shù)字化檔案內(nèi)容和范圍界定，切勿為了數(shù)字化而盲目數(shù)字化。檔案管理的數(shù)字化一方面需要滿足實際工作需要，優(yōu)先對那些具有較高使用頻率和社會關(guān)注度的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，以使檔案的查閱和利用價值獲得充分發(fā)揮，滿足人民群眾對檔案資源的實際需求。另一方面要從國土事業(yè)持續(xù)發(fā)展的角度，對那些相對比較珍貴的、具有史料價值作用的稀有檔案信息進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化，以使檔案信息的憑證作用獲得有效發(fā)揮。

2.2對檔案信息數(shù)字化的過程進(jìn)行嚴(yán)格的管理

建立數(shù)字化檔案的關(guān)鍵和基礎(chǔ)在于數(shù)據(jù)的處理，同時，這也是數(shù)字化檔案建設(shè)能否成功的必要因素，因此，必須對數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)和處理流程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，通過數(shù)字化檔案操作流程和制度的建立與完善，對數(shù)字化處理的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)管和審查，以確保高標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)處理。檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化的處理一方面需要對處理的過程進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，讓大家都明確認(rèn)識到自己的責(zé)任，數(shù)據(jù)處理必須嚴(yán)格遵守統(tǒng)一連接、統(tǒng)一掃描、統(tǒng)一錄入、統(tǒng)一檢索和統(tǒng)一著錄的要求，盡最大程度的確保所有環(huán)節(jié)的規(guī)范化操作。另一方面，要建立完善的數(shù)字化檔案處理加工制度。讓檔案原文銜接、掃描工作人員與數(shù)據(jù)錄入工作人員簽訂協(xié)議，明確雙方在數(shù)字加工處理過程中的責(zé)任和義務(wù)，并對他們的處理過程進(jìn)行督促和監(jiān)控，以避免各種失誤和錯誤的產(chǎn)生，確保檔案信息處理的準(zhǔn)確性和完整性。

2.3嚴(yán)明工作紀(jì)律

要根據(jù)檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定和保密制度，嚴(yán)格要求檔案信息管理人員，以確保檔案信息和檔案原件的絕對安全。在維護(hù)和維修檔案管理軟硬件時，必須在保密機(jī)制的監(jiān)控下邀請具有維修、保養(yǎng)保密信息資格的專業(yè)人員前來維護(hù)、維修，并做好必要的保密工作。同時，要對檔案信息管理的各個流程、各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，對檔案的查閱和利用情況嚴(yán)格進(jìn)行登記，準(zhǔn)確記錄檔案的查閱和流向，盡可能的降低檔案管理的風(fēng)險系數(shù)。

結(jié)語：國土資源檔案數(shù)字化的推行有利于檔案數(shù)據(jù)查閱、利用效率的提升，有助于國土資源部分工作效能的提升。因此，我們必須在充分認(rèn)識數(shù)字化檔案管理規(guī)律的基礎(chǔ)上，對數(shù)字化檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)合理的界定，嚴(yán)格管理檔案數(shù)字化處理加工過程，并嚴(yán)明檔案管理紀(jì)律，最大限度的降低檔案查閱、利用的風(fēng)險系數(shù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 唐立. 淺談如何提高國土資源檔案管理[J]. 中國外資. 2011（23）

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1 概述

高校人事檔案是高校教職員工在科研、教學(xué)、行政等日常工作中形成的真實的反映教職工的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料。對于個人而言，是人一生真實軌跡的描述；對于組織而言，是考察、了解職工品德和素質(zhì)的重要憑證。因此人事檔案的保存、保護(hù)、管理對于個人和組織而言都具有重要的意義。在我國大部分高校檔案館，人事檔案的管理方式相對滯后，主要存在是傳統(tǒng)手工的借閱與保存，而這種傳統(tǒng)的借閱與保存最大的弊端就是檔案人員頻繁的接觸原始檔案造成的人為有意無意的破壞，甚至泄露職工的人事檔案，很不適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案工作的需要。

2 高校人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 改進(jìn)傳統(tǒng)管理方式，提高工作效率

現(xiàn)階段高校人事檔案的提供、利用還是以原始紙質(zhì)檔案為主體。檔案管理人員的管理重心只是放在對原始檔案能夠不丟失、不遺漏。特別是有些人事的檔案裝訂還采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對檔案原本的人為傷害，降低了工作效率。

2.2 加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的應(yīng)用性

目前各個高校在構(gòu)建人事檔案數(shù)字化平臺的過程中，著重發(fā)力點都限于對人事檔案中關(guān)鍵信息的提取、包括檔案人庫、借閱、在庫、出庫的電子記錄。而真正能做到將檔案原件以電子副本的形式完成的保存在數(shù)據(jù)庫中，少之又少。一方面是由于這是一項極其龐大的數(shù)據(jù)工程，另一方面在這個過程中產(chǎn)生的風(fēng)險性對于高校的人事檔案館是一個不小的挑戰(zhàn)。高校人事檔案管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機(jī)密性，涉及到各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。因次，迫切需要對紙質(zhì)原始檔案材料進(jìn)行數(shù)字化和信息化管理，有必要搭建學(xué)院人事檔案數(shù)字化平臺。而數(shù)字化平臺中的數(shù)據(jù)庫副本利用，有效的阻止了傳統(tǒng)查詢紙質(zhì)檔案中發(fā)生的篡改、丟失、破壞的現(xiàn)象的發(fā)生，而且電子副本的存在，在原始檔案遭到可能性的破壞也是很好的留存依據(jù)，所以建立數(shù)字檔案迫在眉睫。

3 我院建立人事檔案管理數(shù)字化平臺的意義

長春職業(yè)技術(shù)學(xué)院目前現(xiàn)有在庫教師人事檔案全部為紙質(zhì)材料。管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機(jī)密性，涉及到我院各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。

3.1 數(shù)字化管理平臺的建立是實現(xiàn)了從手工檢索到計算機(jī)檢索的轉(zhuǎn)變，有助于提高人事檔案工作的效率和水平。

人事檔案數(shù)字化平臺建立之后，借閱檔案人員登錄數(shù)字化平臺，向管理員發(fā)出申請，檔案人員同意授權(quán)后，根據(jù)檢索式查詢所需的人事檔案的電子副本，減少了對原始紙質(zhì)檔案的接觸頻率，有利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)，按照原始查詢查閱人事檔案的程序和流程，查詢一份人事檔案需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)――下庫查詢――檔案復(fù)印――領(lǐng)導(dǎo)審核，大約20分鐘時間。我院人事處辦公地點將于現(xiàn)在A樓變遷新樓，而檔案室還依然保留在A樓，兩樓地理往返步行約15分鐘，這樣查詢一份檔案的時間最快也在35分鐘左右，如果沒有設(shè)有人事檔案數(shù)字庫，在此基礎(chǔ)上浪費的人員精力和管理物力將無法估計。而人事檔案數(shù)字化平臺的建立使得檔案管理人員只需在平臺后臺通過系統(tǒng)處理并發(fā)線程的檔案查閱請求，大大解放了人工，實現(xiàn)了一人多處理線程的可能。

3.2 數(shù)字化管理平臺的建立能夠“師”盡其才。

數(shù)字化管理平臺中記錄的真實信息，方便對高校教職工進(jìn)行統(tǒng)計分析，為學(xué)院的評優(yōu)、評職提供了快速、高效的查詢方式和現(xiàn)代化的渠道。為配合高校建設(shè)，人事檔案管理除了秉承原有的原則外，還要加上優(yōu)化效能，因此人事檔案電子化的趨勢不可阻擋。作為人事處數(shù)字化，信息化建設(shè)工程的一部分，配合未來申請的在職教師職工信息庫，兩庫融合，使得人事處從新進(jìn)教師的入職入庫，到在職教師的晉職評聘，到退休教職工的信息保障成為了完整的一條數(shù)字化信息鏈。

3.3 數(shù)字化管理平臺的建立適合高校無紙化辦公發(fā)展的要求，使高校人事管理各項事務(wù)日臻科學(xué)化和規(guī)范化。

該數(shù)字化平臺將集全校教職員工檔案數(shù)字化管理（數(shù)字化收集、整理、保管人員檔案資料）、員工信息查詢統(tǒng)計管理（統(tǒng)計、檢索人員有關(guān)信息）、文件檔案管理（起草有關(guān)人事、工資文件，收集、整理、保管有關(guān)文件）、薪酬分配（根據(jù)國家單位有關(guān)政策和規(guī)定核算人員工資）、為管理領(lǐng)導(dǎo)提供所需的有關(guān)文件、統(tǒng)計信息、人員情況、參考意見為一體，根據(jù)學(xué)院人才成長的規(guī)律和學(xué)校的任務(wù)，對學(xué)院各級各類人員個性化和職業(yè)化的進(jìn)行規(guī)劃與組織。

3.4 我院建立人事檔案數(shù)字化平臺可行性分析

我院人事檔案數(shù)字化平臺的項目從得到了院里領(lǐng)導(dǎo)的大力重視，保證在人力、物力給予最大的支持。項目組組長是具有多年人事工作經(jīng)驗及其項目領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗的中青年領(lǐng)導(dǎo)，能夠保證項目運行和實施，并且有能力解決項目過程中困難和風(fēng)險。項目組成員的配置以青年教師為主，集中了計算機(jī)類專家、檔案類人員、及其本院人事處有豐富的業(yè)務(wù)經(jīng)驗的行政人員。項目立項前，項目組成員進(jìn)行了反復(fù)的論證和實踐考察及其專家咨詢，指定了科學(xué)的、詳實的可行性分析及其項目實施方案。并對項目實施過程中可能預(yù)見的風(fēng)險做出了解決的預(yù)案。對項目組的成員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，使得整個項目能過效率專業(yè)的進(jìn)行。

人事檔案數(shù)字化平臺中的師資信息化平臺的基礎(chǔ)模塊設(shè)計已經(jīng)完成，并且在人事處工作中正常運行了一年，在此次項目過程的工作是對模塊接口的升級。在已經(jīng)開展兩個月項目運行中，呈現(xiàn)出極佳的運行狀態(tài)。數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)已經(jīng)進(jìn)入系統(tǒng)設(shè)計程度。

參考文獻(xiàn)：

[1]王魯?shù)?高校師資信息管理系統(tǒng).云南省教委信息中心，1996.

篇10

一、全面推行人事檔案數(shù)字化管理模式面臨的問題

1.缺乏全國統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案數(shù)字化軟件

人事檔案的數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案材料，按照國家規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)先進(jìn)行分類、編碼，掃描后以電子版形式儲存在各種介質(zhì)載體上并能被計算機(jī)識別，通過技術(shù)手段，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)閱讀到電子版人事檔案的內(nèi)容。由于我國的人事檔案數(shù)字化起步較晚，在實際工作中還存在諸多問題，諸如目前全國尚無一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟件或權(quán)威部門來統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)管理人事檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)及資源共享等工作。很多單位為了使用方便，自己開發(fā)軟件或服務(wù)外包，由于所采用的技術(shù)與方法不同，致使人事檔案數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，格式不盡相同，相互獨立，各自為政，人事檔案信息資源處于孤立、分散的狀態(tài)之中，形成信息壁壘，資源無法共享，將來很難納入國家統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的“大數(shù)據(jù)”平臺的管理之中。

2.專業(yè)管理人員匱乏

長期以來人事檔案總是處于被邊緣化的狀態(tài)，正如人們常說的“檔案工作用起來重要，用罷忘掉”的尷尬境地，很多單位領(lǐng)導(dǎo)并不重視此項工作。人事檔案工作是我國檔案工作的重要組成部分，是國家重要的信息資源，但只停留在了口頭上。由于受編制、資金的限制，專職、專業(yè)管理人員少之又少。人事檔案數(shù)字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特點，根據(jù)《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護(hù)管理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，實行人事檔案數(shù)字化，檔案部門應(yīng)同時設(shè)置系統(tǒng)管理員、安全保密員、安全審計員，實現(xiàn)涉密應(yīng)用系統(tǒng)“三員分離”。目前許多單位一下無法配備這么多的專業(yè)人員，只能是一種構(gòu)想。

3.耗時費力，重復(fù)建設(shè)

由于人事檔案具有動態(tài)性的特征，每年都有大量諸如年度考核表、聘期滿考核表、工資表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)呈報表、干部任免材料、學(xué)籍材料等散材料入檔。首先，檔案管理人員要仔細(xì)甄別，去偽存真，要做到取之有章、拒之有據(jù)，確保人事檔案的權(quán)威性、真實性和準(zhǔn)確性。其次，為了保證整卷檔案內(nèi)容的完整性，還要對散件進(jìn)行分類編號、編注頁碼，然后才能進(jìn)行掃描。

在進(jìn)行數(shù)據(jù)掃描時，為保證掃描圖像的質(zhì)量，真實再現(xiàn)檔案原件的內(nèi)容，確保檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量，一方面要求電子文檔里面文字、表格、公章圖像等必須完整清晰，沒有黑邊，留白適當(dāng)，杜絕頁面歪斜、尺寸失真、曝光過度的圖像進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案同步共存，相互印證；另一方面，由于檔案材料形成于不同時代，紙質(zhì)良莠不齊，老舊脆弱易碎。檔案材料用紙改版前，紙型大小不一，材料格式不規(guī)范統(tǒng)一。如20世紀(jì)90年代前，許多高校的成績表，就是一本小冊子，這讓工作量無形中倍增，筆者的單位員工學(xué)歷高、職稱高，每卷檔案人均掃描350頁。加之以前檔案整理裝訂為了美觀要求四邊齊，幾乎所有的檔案材料都被剪切和裱糊過，掃描時只能小心翼翼地剝離裱糊紙。因此，耗時費力，工作量大。

掃描只是人事檔案數(shù)字化發(fā)展邁出的第一步，為了能早日實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，各單位還需要投資開發(fā)軟件、架設(shè)局域網(wǎng)以及系統(tǒng)運行維護(hù)等，需要投入大量的資金和技術(shù)。

二、推進(jìn)人事檔案數(shù)字化建議

1.建立國家級的大數(shù)字平臺

國家應(yīng)有計劃、有步驟、有重點地盡快制定人事檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的總體規(guī)劃及各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。研發(fā)統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)軟件，對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中數(shù)據(jù)庫格式、人事檔案信息的存貯和著錄格式、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)和信息處理界面等工作都要有明確的要求并在全國推行。例如美國國家人事檔案部門就開發(fā)了先進(jìn)的人事檔案管理自動化系統(tǒng)軟件進(jìn)行管理，采用先進(jìn)的縮微技術(shù)來存儲每個公民的人事檔案信息，從而節(jié)約了大量儲存空間。借鑒國外文件中心等先進(jìn)經(jīng)驗，建立起國家級的人事檔案大數(shù)據(jù)庫平臺，設(shè)立專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)日常管理和維護(hù)。各單位設(shè)專職聯(lián)絡(luò)員，周掃描、月上報每名員工近期形成的檔案信息材料，逐步將各地分散的檔案信息數(shù)據(jù)連接起來，既可避免各地因重復(fù)建設(shè)造成人財物的浪費，又可以實現(xiàn)全國人事檔案信息共享。國家通過公民身份證代碼和人事檔案號，使數(shù)據(jù)庫里的檔案數(shù)據(jù)與每一個人信息關(guān)聯(lián)，從而無論人員如何流動，都會處于國家數(shù)據(jù)平臺的監(jiān)控和管理之中，使得數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案具有無與倫比的“記錄性”和“追溯性”，真正實現(xiàn)“單位人”向“社會人”的轉(zhuǎn)變，從而有效地遏制“人檔分離”的現(xiàn)狀。

2.領(lǐng)導(dǎo)重視，加大投入

實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化，無論是檔案材料電子信息積累，還是軟件的開發(fā)、系統(tǒng)平臺的運行搭建，工作量大，任務(wù)繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人員、技術(shù)和資金。要把人事檔案數(shù)字化建設(shè)列入單位整體發(fā)展規(guī)劃，充分認(rèn)識到現(xiàn)代檔案信息化管理的重要意義，分步驟、有重點地推進(jìn)實施，才能實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的“大數(shù)據(jù)夢”。

3.培養(yǎng)和造就一支適應(yīng)人事檔案數(shù)字化發(fā)展需要的高素質(zhì)的人才隊伍

檔案信息化建設(shè)亟須具有綜合職業(yè)能力和全面素質(zhì)的人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的全方位要求。面對新形勢、新要求，管理人員要轉(zhuǎn)變檔案“你送我裝，你來我查”的“守攤式閑人”的陳舊觀念，建立健全科學(xué)合理的檔案人才引進(jìn)和培養(yǎng)體系，新引進(jìn)人才要注重其專業(yè)背景，諸如力爭引進(jìn)具有檔案和計算機(jī)專業(yè)知識背景的人才。引育結(jié)合，對現(xiàn)有的非專業(yè)背景的員工，要加大專業(yè)技能培訓(xùn)，使檔案管理人員不但精通人事檔案業(yè)務(wù)知識，而且還熟知計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，不斷提升專業(yè)知識水平，改善知識結(jié)構(gòu)，拓寬服務(wù)視野，更好地為新時期組織人事工作服務(wù)。