導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇智能化檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

（一）信息的自動(dòng)生成

電子商務(wù)檔案是發(fā)生交易的雙方在互聯(lián)網(wǎng)上所發(fā)生的一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄，這些相關(guān)的記錄是互聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)生成，而非人工識(shí)別記載的。從交易的開始到交易的最終結(jié)束都是網(wǎng)絡(luò)虛擬完成的，每個(gè)過程都被網(wǎng)絡(luò)記錄下來(lái)，形成電子商務(wù)檔案。

（二）信息儲(chǔ)存的龐大性

電子商務(wù)檔案記錄了交易雙方的整個(gè)交易過程，一個(gè)企業(yè)的所有電子商務(wù)往來(lái)都列入在電子商務(wù)檔案之中，甚至包括交易的每個(gè)步驟，所以可想而知數(shù)據(jù)資料是相當(dāng)龐大的。而且電子商務(wù)檔案并不像舊的紙質(zhì)的儲(chǔ)存方式那樣，只記錄交易相關(guān)的文字信息，而是將文字、圖片、視頻等相關(guān)的所有媒介信息全部記錄下來(lái)，并且所有的電子商務(wù)檔案會(huì)隨著企業(yè)的不斷壯大在數(shù)量上和種類上不斷增加，這些都決定了電子商務(wù)檔案是非常龐大的。

（三）信息和載體的相關(guān)性

電子商務(wù)檔案的儲(chǔ)存是需要儲(chǔ)存介質(zhì)的，它與紙質(zhì)方式儲(chǔ)存的最大不同就在于它無(wú)法直觀地識(shí)別也不能人為更改和操作，它是虛擬的網(wǎng)絡(luò)化的信息，只能是運(yùn)用計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集以及對(duì)數(shù)據(jù)加以分析，這也在客觀上說(shuō)明了電子商務(wù)檔案的信息和載體的相關(guān)性。

（四）電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性

電子商務(wù)構(gòu)成的本質(zhì)是數(shù)字，是一系列的字符串。由于信息的重要性和不安全性，一般來(lái)說(shuō)電子商務(wù)檔案都需要運(yùn)用加密技術(shù)，特別是機(jī)密程度較高的檔案，其加密程度會(huì)更高，因此電子商務(wù)檔案具有復(fù)雜性。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，各企業(yè)也越來(lái)越重視檔案的管理和信息的絕對(duì)機(jī)密，使得電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性表現(xiàn)得尤為突出。另外，電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性還體現(xiàn)在信息種類和數(shù)目的不斷增加?，F(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都是多元化發(fā)展的企業(yè)，這些多元化的發(fā)展方向也使得企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的多元化，這就導(dǎo)致企業(yè)的電子商務(wù)檔案的種類會(huì)隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷增加。企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的頻繁和時(shí)間的累積自然會(huì)導(dǎo)致電子商務(wù)檔案數(shù)目的增加，這些都充分地體現(xiàn)了檔案的復(fù)雜性。

二、電子商務(wù)檔案智能化的趨勢(shì)

（一）檔案存儲(chǔ)的智能化

隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，在這樣的環(huán)境下要求電子商務(wù)檔案的信息應(yīng)非常全面，通常包含了商品的基本信息、客戶的相關(guān)資料等相關(guān)數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)紙質(zhì)的儲(chǔ)存方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)在的發(fā)展需求，所以需要智能化的電子商務(wù)檔案管理來(lái)保證信息的安全，減少因數(shù)據(jù)丟失所造成的不可預(yù)知的損失。但智能化管理也需要一定的軟件作為支持，軟件可以提供一定的信息管理的相關(guān)職能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息在存儲(chǔ)過程中的漏洞并及時(shí)修復(fù)。

（二）檔案檢索的智能化

隨著網(wǎng)絡(luò)大潮的襲來(lái)，現(xiàn)代企業(yè)非常重視數(shù)據(jù)庫(kù)的管理和電子商務(wù)檔案的管理。電子商務(wù)檔案記錄著公司所有的商務(wù)往來(lái)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，這些是決策者強(qiáng)有力的決策依據(jù)。而科技的發(fā)展決定著著企業(yè)的信息不只是本地儲(chǔ)存的相關(guān)數(shù)據(jù)，還包括了云端的數(shù)據(jù)。在這些龐大的數(shù)據(jù)面前，只有智能化的檔案管理才能將這些數(shù)據(jù)應(yīng)用起來(lái)。而且智能化的檢索可以按照查找相似度、更新時(shí)間等相關(guān)選項(xiàng)來(lái)為檢索者提供更有效的搜索結(jié)果。因此，能否高效、及時(shí)地查找到所需信息就是檔案管理水平的重要體現(xiàn)。

（三）客戶關(guān)系管理的智能化

對(duì)很多企業(yè)而言，與客戶建立良好的業(yè)務(wù)關(guān)系是企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)命脈，如何建立良好的客戶關(guān)系也是絕大多數(shù)企業(yè)深入研究的命題。在客戶和企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過程中，大量的相關(guān)信息被錄入電子商務(wù)檔案之中，而智能化的檔案管理可以使企業(yè)及時(shí)得到客戶的信息，了解客戶需求，從而針對(duì)客戶制定相應(yīng)的營(yíng)銷方案，以更好地為客戶服務(wù)，提高客戶的滿意度，減少在溝通中所造成的負(fù)面影響。所以對(duì)客戶關(guān)系的智能化管理可以增強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)外部管理，從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

（四）情商預(yù)測(cè)的智能化

篇2

中圖分類號(hào)：F49文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3198（2013）08-0164-01

1計(jì)算機(jī)時(shí)代下的智能化管理

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到檔案管理之中，使得檔案管理具備了硬軟件基礎(chǔ)，如打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備被應(yīng)用到檔案管理部門，而在查詢、利用、存儲(chǔ)等一系列的應(yīng)用中，都建立了軟件支持，如聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)上信息咨詢平臺(tái)等，這就為現(xiàn)代檔案管理智能化提供了有效支持。而在統(tǒng)一性的管理標(biāo)準(zhǔn)制度的保障下，如檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)指標(biāo)等被嚴(yán)格規(guī)定下來(lái)，這為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性的智能化管理提供了有效條件，刺激了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中信息資源的建立。

從檔案管理自身發(fā)展來(lái)看，其一，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理的數(shù)量、種類不斷增加，其形式不斷發(fā)生變化，如現(xiàn)代的電子檔案、數(shù)字檔案、快照檔案等，這就刺激了原來(lái)的檔案管理方式的改變；在人類知識(shí)化的今天，檔案容量不斷增加，其內(nèi)部信息量的增加，必定要求具備高儲(chǔ)存、高輸出性能的技術(shù)為保證，而要實(shí)現(xiàn)對(duì)新形式、新內(nèi)容檔案的管理，必須借助于信息化、智能化的管理方式；在大容量信息的刺激下，人們的知識(shí)容量提升，對(duì)知識(shí)的要求量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過以前，這就要求具備大容量的共享信息，而智能化管理為實(shí)現(xiàn)資源共享提供了開放性的平臺(tái)，這就利于實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。其二，現(xiàn)存檔案自然老化、人為損失的現(xiàn)象嚴(yán)重，而采用智能化檔案管理方式，可有效保護(hù)檔案原件、延長(zhǎng)檔案壽命，同時(shí)可充分利用信息化、智能化管理降低原檔案的損失和丟失風(fēng)險(xiǎn)，并針對(duì)于損失文件采用數(shù)字拷貝等方式進(jìn)行復(fù)原處理，這對(duì)保護(hù)原檔案起到了積極作用。

2檔案管理智能化發(fā)展趨勢(shì)

2.1智能化存儲(chǔ)

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，智能存儲(chǔ)是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)本身最重要的智能特征，其改變了傳統(tǒng)的紙張、書本檔案庫(kù)形式，依靠智能系統(tǒng)運(yùn)行智能存儲(chǔ)管理軟件，來(lái)支持多種文件和操作系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)資源的虛擬化。計(jì)算機(jī)智能化存儲(chǔ)其最重要的特征就是信息容量性，在現(xiàn)代檔案信息大容量的環(huán)境下，計(jì)算機(jī)以數(shù)字化、程序化的存儲(chǔ)方式，縮小信息空間，以數(shù)據(jù)庫(kù)、內(nèi)存等形式，將信息進(jìn)行存儲(chǔ)，這就提升了信息的存儲(chǔ)空間。其二，提升存儲(chǔ)設(shè)備之間的信息聯(lián)系，并有效實(shí)現(xiàn)備份、容錯(cuò)、改錯(cuò)、安全管理等職能，有效提升了檔案管理的安全性，實(shí)現(xiàn)了檔案保存的完整性和信息的全面性，利于實(shí)現(xiàn)檔案使用價(jià)值。

2.2智能化檢索

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，文獻(xiàn)檢索的智能化特征越來(lái)越明顯。在現(xiàn)代檔案管理中，答案存在的形式越來(lái)也多，既有文字、數(shù)字，也有圖文、聲像，有加密文件，也有非加密文件，有本地存儲(chǔ)信息，也有異地存儲(chǔ)信息，而要獲得相關(guān)性的信息，僅僅依靠書本查找并不能實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源的享用，而在智能化管理?xiàng)l件下，計(jì)算機(jī)將檔案信息進(jìn)行歸類后進(jìn)行整體性存儲(chǔ)，在檢索過程中，以文獻(xiàn)、檢索詞等信息為基礎(chǔ)，對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行分類排列，這就提升了文獻(xiàn)檢索的準(zhǔn)確性和范圍性，使人們能夠以最快的速度找到想要的相關(guān)文獻(xiàn)，而且各類文獻(xiàn)也以“期刊”、“碩士文獻(xiàn)”、“博士文獻(xiàn)”等方式進(jìn)行分類，突出了文獻(xiàn)的重要性和性能，進(jìn)而提升了文獻(xiàn)選用率。

2.3智能化應(yīng)用

檔案管理智能化將檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化、智能化處理后，以程序的形式存在，這就刺激人們?cè)谶M(jìn)行檔案采用時(shí)，以網(wǎng)址、程序的形式進(jìn)行搜索，同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)提供的大規(guī)?？臻g，提升了檔案的利用空間，尤其是一些專業(yè)性、科研型共享資源，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了資源共同利用價(jià)值，進(jìn)而以檔案使用的反作用，實(shí)現(xiàn)了檔案的豐富與發(fā)展。當(dāng)然，不同的檔案形式具有不同的利用途徑以及價(jià)值，如電子檔案智能化管理，可提升企業(yè)與客戶之間的交流，加強(qiáng)兩者之間的了解度與合作度，可以進(jìn)行商情預(yù)測(cè)，提升企業(yè)市場(chǎng)預(yù)測(cè)力，可以進(jìn)行智能化營(yíng)銷等，總之，其信息提供范圍和途徑的拓展，有效提升了檔案管理的價(jià)值。

3提升檔案管理職能化的措施

3.1完善管理機(jī)制

各種檔案信息資源都存在一定的邏輯性，在信息錄入后，就會(huì)成為數(shù)據(jù)庫(kù)之間、數(shù)據(jù)字段以及運(yùn)行程序之間的聯(lián)系，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理中，一定要將其進(jìn)行統(tǒng)一化規(guī)定，從而提升數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性和安全性；制定統(tǒng)一性標(biāo)準(zhǔn)，管理標(biāo)準(zhǔn)的完整性與一致性是衡量管理的重要指標(biāo)，這就要求進(jìn)行規(guī)范性的制度約束，強(qiáng)調(diào)各個(gè)管理部門與管理信息的鏈接性，以實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)暢通無(wú)阻。

3.2鞏固保障因素

在進(jìn)行硬軟件建設(shè)中，要加強(qiáng)專業(yè)數(shù)字化設(shè)備的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)配備的統(tǒng)一性，實(shí)現(xiàn)硬件設(shè)備的型號(hào)統(tǒng)一、購(gòu)置統(tǒng)一、內(nèi)部系統(tǒng)統(tǒng)一；充分利用設(shè)備功能，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)化、編制、檢索、存儲(chǔ)、上傳等功能，為智能化檔案管理提供有效保障。

3.3提升人員素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，面向檔案管理的基本技能與計(jì)算機(jī)技能，尤其是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，保障管理工作的信息安全性和工作的科學(xué)性；注重基礎(chǔ)性工作管理，加強(qiáng)收集、整理、保存等環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)性，保證檔案管理質(zhì)量化；加強(qiáng)素質(zhì)教育與培訓(xùn)，促使工作人員樹立良好的崗位意識(shí)、職責(zé)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，提升檔案管理智能化的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]王秋霞，徐忠勇.檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)原則研究[J].檔案學(xué)研究，2011，（02）.

篇3

中圖分類號(hào)：G72文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1672-1578（2015）05-0433-01

1.前言

電子商務(wù)檔案管理的智能化發(fā)展歷程是同步于圖像信息智能技術(shù)的發(fā)展歷程，它體現(xiàn)在智能化的市場(chǎng)預(yù)測(cè)、營(yíng)銷策略和客戶關(guān)系的管理之中。電子版的檔案管理不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理，它能夠通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以極快的傳輸速度將資料進(jìn)行讀取和保存，最后形成一份直觀的電子檔案。電子商務(wù)時(shí)代所產(chǎn)生的大量信息包括：電子郵件、電子合同、電子簽名、產(chǎn)品資料、交易及支付過程等信息，有別于平常的紙質(zhì)文件信息，而企業(yè)在電子商務(wù)運(yùn)營(yíng)期間會(huì)累積越來(lái)越多的檔案信息，為了能夠?qū)⒕薮蟮碾娮訖n案進(jìn)行有效收集、歸類，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，智能化的電子商務(wù)檔案管理是不可阻擋的必然趨勢(shì)。

2.電子商務(wù)檔案管理的特點(diǎn)

電子商務(wù)是利用簡(jiǎn)單、快捷、低成本的電子方式進(jìn)行買賣雙方不謀面的商貿(mào)活動(dòng)，存在著大量的原始文件、客戶真實(shí)信息、交易信息等重要文件，以虛擬的形式記錄在檔案管理中[1]。電子商務(wù)檔案管理的特點(diǎn)有以下四點(diǎn)：（1）虛擬性。首先，電子商務(wù)活動(dòng)發(fā)生的行為是虛擬行為，所產(chǎn)生的活動(dòng)交易信息和文件記錄都具有虛擬性，電子商務(wù)的虛擬性特征在與紙質(zhì)檔案上的比較中有明顯體現(xiàn)。例如：在電子商務(wù)交易過程中，通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)存貨的查詢、產(chǎn)品的展示到確定交易，產(chǎn)生出各個(gè)過程的信息記錄等都是具有虛擬性特征的檔案。（2）復(fù)雜性。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擁有復(fù)雜而準(zhǔn)確的操作技能，能夠?qū)㈦娮由虅?wù)活動(dòng)中的數(shù)字信息進(jìn)行解碼并記錄給人類查詢存檔，客觀上形成了電子商務(wù)檔案信息的復(fù)雜性。（3）集成性。電子商務(wù)檔案信息不同于紙質(zhì)版，不僅具有了虛擬性還有集成性的特點(diǎn)，它可以將文字、數(shù)字、圖片、視頻、聲音等基本信息集成在一份檔案中，然后把這些信息對(duì)外或?qū)?nèi)完整、真實(shí)地呈現(xiàn)出來(lái)。（4）危險(xiǎn)性。由于電子商務(wù)活動(dòng)是虛擬的，都是通過不同的介質(zhì)在進(jìn)行，存儲(chǔ)和攜帶的過程中容易受到黑客的攻擊，利用木馬等病毒程序?qū)﹄娮由虅?wù)內(nèi)部存儲(chǔ)信息進(jìn)行破壞，具有易被破壞危險(xiǎn)性等特點(diǎn)。

3.電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展

電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展可分為電子商務(wù)檔案信息存儲(chǔ)的智能化發(fā)展、電子商務(wù)檔案信息處理與搜索的智能化發(fā)展、電子商務(wù)檔案信息應(yīng)用的智能化發(fā)展三大類，第一：信息存儲(chǔ)的智能化發(fā)展需要經(jīng)過計(jì)算機(jī)精密的操作系統(tǒng)得以實(shí)現(xiàn)，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將電子檔案放入某種存儲(chǔ)介質(zhì)中得到有效的存儲(chǔ)能力。要實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)的智能化發(fā)展，就必須進(jìn)行對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)不斷優(yōu)化，才能達(dá)到智能化水平，同時(shí)還突出了信息存儲(chǔ)智能化的高可用性和高可靠性[2]。第二：信息檢索的智能化發(fā)展不僅存在著必要性，也是提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的有效途徑，智能化的圖像信息檢索的產(chǎn)生對(duì)我國(guó)智能化檢索水平有著非常重大的意義 。在智能化存儲(chǔ)過程中，對(duì)于一些加密過或者未加密過的信息，要實(shí)現(xiàn)智能化檢索才能提高商務(wù)化水平。第三：將存儲(chǔ)的電子商務(wù)檔案信息進(jìn)行合理運(yùn)用，為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展帶來(lái)相對(duì)的良好保障，為未來(lái)市場(chǎng)預(yù)測(cè)、營(yíng)銷策略和客戶關(guān)系之間的管理提供有效信息。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，有效利用計(jì)算機(jī)科學(xué)系統(tǒng)為電子商務(wù)創(chuàng)造出無(wú)限智能化水平，結(jié)合電子商務(wù)的虛擬性、復(fù)雜性、集成性、危險(xiǎn)性的特點(diǎn)研究出突破每一項(xiàng)技術(shù)難題的軟件，加快企業(yè)信息智能化建設(shè)步伐，將電子商務(wù)智能化管理走進(jìn)人們的日常生活中，把電子商務(wù)信息時(shí)代推向更高的領(lǐng)域。

篇4

進(jìn)入21世紀(jì)，信息技術(shù)和科學(xué)手段成為了各行各業(yè)開展工作不可缺少的重要構(gòu)成要素，信息化管理已經(jīng)成為商務(wù)、學(xué)校等辦公效率迅速提升的重要“法寶”。對(duì)于高中來(lái)說(shuō)，檔案管理工作是極具保密性、復(fù)雜性的工作之一，隨著信息化腳步的不斷加快，學(xué)校電子辦公的信息量和工作量必然會(huì)不斷增加，由此引發(fā)的各種信息化檔案管理問題不能坐視不管。如何實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)網(wǎng)絡(luò)歸檔，科學(xué)有效地管理和利用電子檔案資料，達(dá)到信息高效提取、傳輸、利用的目的，是現(xiàn)階段高中檔案管理工作需要鉆研的課題。

一、高中檔案管理傳統(tǒng)模式的弊端

（一）檔案管理工作量大，效率低下。高中學(xué)校每年、每學(xué)期都有大量的學(xué)生信息需要錄入、管理，再加上由于升學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、就業(yè)等問題帶來(lái)的數(shù)據(jù)的變動(dòng)，需要管理的信息量很多。采用傳統(tǒng)人工錄入的管理方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力不說(shuō)，在信息的準(zhǔn)確程度和記錄時(shí)間上也難免會(huì)存在差錯(cuò)和漏洞。在信息的查找和整理時(shí)，大量的信息查找起來(lái)十分困難，耗時(shí)耗力，使得高中檔案管理工作的效率不斷降低。

（二）檔案信息安全保密性差。在傳統(tǒng)的高中檔案管理模式下，檔案信息都是由管理人員手動(dòng)錄入和管理的，因此，檔案管理的效率相對(duì)低下，信息錄入和保管的安全性也較低。即使在傳統(tǒng)的檔案管理中有使用計(jì)算機(jī)開展信息管理的情況，使用的人員由于對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作掌握不準(zhǔn)，在信息的錄入過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)張冠李戴的失誤，導(dǎo)致檔案信息的管理出現(xiàn)差錯(cuò)和漏洞。再加上傳統(tǒng)管理模式下，沒有完善的安全保障機(jī)制，接觸檔案信息的主體較多，會(huì)輕易將重要的檔案泄漏出去，給檔案管理造成安全隱患。

（三）檔案信息查找困難，更新和維護(hù)程序繁瑣。在傳統(tǒng)的高中檔案管理模式下，隨著時(shí)間的流逝，檔案信息的增加使得檔案管理起來(lái)更加繁瑣、復(fù)雜，龐大的信息量超出了人工作業(yè)所能達(dá)到的極限，用手查信息數(shù)據(jù)、更新和維護(hù)檔案系統(tǒng)都十分困難。查找目標(biāo)文件時(shí)耗時(shí)許久，猶如大海撈針，在緊急時(shí)刻無(wú)法快速找到目標(biāo)文件，會(huì)造成很大的不便。

（四）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低下，缺乏專業(yè)人員。傳統(tǒng)的高中檔案管理聘用的工作人員一般都是有一定的檔案管理知識(shí)，但是計(jì)算機(jī)實(shí)際操作水平普遍低下，在操作過程中效率低下，時(shí)常發(fā)生人為錯(cuò)誤，造成檔案管理工作質(zhì)量的低下。

二、對(duì)高中檔案實(shí)施信息化管理的必要性

（一）有利于增強(qiáng)高中檔案信息的保密性。智能化檔案管理模式下，采用功能強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)處理檔案信息，不但提高了存儲(chǔ)速度、存儲(chǔ)數(shù)量，計(jì)算機(jī)獨(dú)特復(fù)雜的安全保護(hù)系統(tǒng)還極大地提升了高中檔案信息的保密性。為了更好地實(shí)現(xiàn)信息的保密，通過計(jì)算機(jī)將學(xué)校內(nèi)的檔案信息做成單份文，促進(jìn)檔案信息整理、保存、編目質(zhì)量的提升。在減輕檔案管理人員工作量和負(fù)擔(dān)的同時(shí)，還極大地提升了檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。

（二）提升檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。智能化檔案管理的實(shí)現(xiàn)使得以往的人工檔案管理被計(jì)算機(jī)檔案管理所取代，無(wú)紙化辦公成為了現(xiàn)代化高中檔案管理的潮流。這種檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了文件從產(chǎn)生、運(yùn)輸?shù)秸系囊幌盗泄ぷ?，取締了傳統(tǒng)檔案管理模式下人工標(biāo)記、打印、裝訂等一系列環(huán)節(jié)，辦公過程中的紙張、筆墨等資源得到了節(jié)約，人力、物力、財(cái)力消耗得到了大大的降低。

（三）極大地提升了高中檔案管理工作效率。智能化計(jì)算機(jī)的運(yùn)用能夠一次性處理所有的檔案信息，將各種數(shù)據(jù)按照預(yù)設(shè)的順序進(jìn)行排序、整理，絲毫不費(fèi)人工力氣，且運(yùn)行起來(lái)準(zhǔn)確性高、差錯(cuò)極少，維護(hù)和升級(jí)也是全自動(dòng)化運(yùn)行。給原本繁瑣的高中檔案管理工作帶來(lái)了現(xiàn)代化的曙光。以運(yùn)行高度有序的現(xiàn)代化化信息處理體系為中心，把校內(nèi)檔案資料加工成電子形式，建立起網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，使得高中檔案管理的一切工作環(huán)節(jié)都變得信息化、智能化、高效率。

三、智能化計(jì)算機(jī)在高中檔案管理中的應(yīng)用

（一）創(chuàng)新服務(wù)手段，建立現(xiàn)代化檔案管理模式。信息技術(shù)的發(fā)展不會(huì)止步不前，隨著新一輪科學(xué)技術(shù)成果的產(chǎn)生和應(yīng)用，高中信息化檔案管理也必須與時(shí)俱進(jìn)，跟隨檔案管理數(shù)字化程度的提升而改善檔案利用方式。越來(lái)越多的用戶通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)獲取檔案信息，這一變化要求檔案管理的工作方式和手段必須隨之改變，甚至連檔案信息的管理模式也在從實(shí)體管理向信息管理、知識(shí)管理等方面轉(zhuǎn)變。為此，高中檔案管理部門必須改變服務(wù)手段，創(chuàng)新符合信息化發(fā)展的新服務(wù)方式，建立起現(xiàn)代化的檔案管理模式，推動(dòng)智能化發(fā)展在高中檔案管理工作中的應(yīng)用。

（二）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善。檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施是開展校務(wù)現(xiàn)代化改革的基礎(chǔ)組成部分，具體包括計(jì)算機(jī)軟件、網(wǎng)絡(luò)以及其他相關(guān)輔助設(shè)施。不同高中根據(jù)自身檔案管理實(shí)際情況的需要，必須在管理部門配備齊全相關(guān)設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)以及檔案管理系統(tǒng)軟件等。建立好網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)、電子目錄和電子檔案錄入接受中心，保證電子文件及時(shí)高效得到收錄和采集。要注意選擇的信息化檔案管理系統(tǒng)軟件必須能夠具備強(qiáng)大的功能，集采集、存檔、整理、搜索、編目等功能于一身，能夠兼容各種數(shù)據(jù)，保證和其他數(shù)據(jù)庫(kù)、校園網(wǎng)之間相互交換的流暢。

（三）加大信息化檔案管理的宣傳力度。信息化時(shí)代的到來(lái)需要高中領(lǐng)導(dǎo)和管理人員樹立起智能化檔案管理的意識(shí)，重視信息化檔案管理在現(xiàn)代社會(huì)中的作用，意識(shí)到智能化檔案管理模式的建立是現(xiàn)階段高中檔案工作深入改革的重要環(huán)節(jié)。提高領(lǐng)導(dǎo)和師生對(duì)信息化檔案管理的認(rèn)知和重視，能夠推動(dòng)校務(wù)改革的深入發(fā)展。高中檔案管理部門必須秉持創(chuàng)新、努力的理念，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，以真實(shí)的業(yè)績(jī)和務(wù)實(shí)的科學(xué)態(tài)度來(lái)表決心，穩(wěn)扎穩(wěn)打，用實(shí)力來(lái)爭(zhēng)取上級(jí)對(duì)校務(wù)改革的資金等各方面支持，全面深入推進(jìn)校務(wù)改革。

（四）建立健全檔案信息安全保障體系。高中檔案管理工作中最重要的可以說(shuō)是檔案信息的安全性和保密性。因此，在開展校務(wù)管理改革的過程中，必須把信息化與安全性能相結(jié)合，建立起安全保障體系，促進(jìn)智能化發(fā)展在高中檔案管理模式的應(yīng)用。首先要做好安全備份工作，加強(qiáng)信息化檔案管理工作人員的安全意識(shí)，確保數(shù)據(jù)不被人為泄露。在內(nèi)部管理方面，要制定好完善的安全保障管理規(guī)章和檔案信息責(zé)任制度，確保檔案管理工作人員的身份安全。

（五）加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。信息化時(shí)代的到來(lái)要求高中智能化檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。所謂的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，指的是信息錄入、傳輸、整理、編目、存檔等環(huán)節(jié)的按部就班，首先，上級(jí)檔案部門必須制定出詳細(xì)的規(guī)范化管理規(guī)章制度，從工作人員本身和檔案管理工作過程兩方面出發(fā)，首先要求工作人員必須樹立起維護(hù)檔案管理規(guī)范的意識(shí)。其次要求工作人員在開展各項(xiàng)檔案管理工作環(huán)節(jié)時(shí)按照規(guī)章制度行事，絕不私自決定棘手問題的處理。從而推動(dòng)高中檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。

綜上所述，進(jìn)入21世紀(jì)，科學(xué)技術(shù)在教育教學(xué)方面的應(yīng)用越發(fā)普遍，信息化辦公成為高中檔案管理的重要手段。信息化計(jì)算機(jī)辦公不僅極大地提升了辦公效率，更增強(qiáng)了高中檔案信息的安全保密性和管理工作的質(zhì)量。目前，高中在利用計(jì)算機(jī)開展信息化辦公的同時(shí)，還存在很多不足和缺陷，需要根據(jù)實(shí)際情況一一改正，只有創(chuàng)建起完善的安全保障體系，加大信息化檔案宣傳力度，使管理人員樹立起信息化意識(shí)，才能夠促進(jìn)智能化辦公在高中檔案管理中更好地應(yīng)用。

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中圖分類號(hào)：F301.2；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-0432（2013）-04-0054-1

0 引言

近些年來(lái)，電子信息技術(shù)的發(fā)展為人類的生活帶來(lái)了極大方便，豐富了人們的商務(wù)活動(dòng)。目前，利用網(wǎng)絡(luò)開展交易已經(jīng)成為人們購(gòu)物交易的重要組成部分。在傳統(tǒng)的交易管理中，所產(chǎn)生的各種合同檔案等手續(xù)，將逐漸被電子文本所取代，這就給傳統(tǒng)的交易檔案管理思想帶來(lái)了挑戰(zhàn)。電子檔案的逐漸增多，為檔案的管理帶來(lái)了極大不便，采用現(xiàn)代化的電子檔案智能化管理，逐漸成為電子檔案管理的新趨勢(shì)。

1 電子檔案管理的特點(diǎn)和現(xiàn)狀

電子檔案管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理，紙質(zhì)的文件逐漸被電子文件所取代，而電子文檔具有虛擬性、復(fù)雜性和集成性的特點(diǎn)。首先，電子檔案主要發(fā)生在虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間中，并且電子檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的交易記錄和交易信息具有虛擬性。在進(jìn)行電子交易時(shí)，會(huì)產(chǎn)生很多虛擬的電子檔案，其檔案管理數(shù)量多，虛擬性強(qiáng)，在管理上存在著一定難度。其次，電子檔案具有復(fù)雜性，電子商務(wù)檔案通過數(shù)字信息直接存儲(chǔ)在存儲(chǔ)介質(zhì)上，人們無(wú)法用肉眼識(shí)別文件信息，只能借助于計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行閱讀和記錄。同時(shí)，存儲(chǔ)在介質(zhì)上的信息不盡相同，這在客觀上就造成了電子商務(wù)檔案信息的復(fù)雜性。最后，相對(duì)于單一的紙質(zhì)檔案，電子檔案信息具有集成性，很多復(fù)雜的電子信息可以存儲(chǔ)在同一份存儲(chǔ)介質(zhì)上。因此，在管理電子商務(wù)檔案時(shí)，要針對(duì)其檔案特點(diǎn)進(jìn)行合理的管理。目前，隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的發(fā)展，電子檔案管理正在朝著智能化管理方向上發(fā)展。

2 國(guó)土資源電子檔案管理智能化趨勢(shì)

2.1 電子檔案信息存儲(chǔ)的智能化

電子檔案的存儲(chǔ)和查詢以及改寫都需要依賴于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。電子檔案的智能化存儲(chǔ)主要是通過計(jì)算機(jī)的運(yùn)算和控制功能存儲(chǔ)到相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備之中。智能化的電子檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，通常能夠?qū)崿F(xiàn)存儲(chǔ)資源的透明式管理和訪問，同時(shí)還要能夠完成存儲(chǔ)資源的虛擬化和統(tǒng)一管理，分級(jí)存儲(chǔ)管理，存儲(chǔ)安全控制和存儲(chǔ)設(shè)備安全預(yù)警等一系列功能。在未來(lái)，智能化的電子檔案信息存儲(chǔ)可以集存儲(chǔ)與管理與一體，能夠保證存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)能夠被應(yīng)用系統(tǒng)安全訪問，并確保數(shù)據(jù)在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)可以迅速恢復(fù)。對(duì)電子檔案而言，電子檔案信息存儲(chǔ)智能化可以有效提高存儲(chǔ)系統(tǒng)的實(shí)用性和可靠性，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)系統(tǒng)的運(yùn)行故障，及時(shí)保護(hù)數(shù)據(jù)不受損壞?？傊?，智能化的電子檔案信息存儲(chǔ)功能，將會(huì)提高整個(gè)電子檔案的管理。

2.2 國(guó)土資源電子檔案信息檢索的智能化

電子檔案信息管理智能化不僅包括電子商務(wù)信息存儲(chǔ)智能化，還包括電子信息檔案檢索智能化。電子檔案信息的檢索在電子商務(wù)信息智能存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，以文獻(xiàn)和檢索詞的相關(guān)度為基礎(chǔ)，按照相關(guān)度進(jìn)行匹配排序，在結(jié)果排序的同時(shí)考慮相關(guān)性和重要性，使相關(guān)性分析更為準(zhǔn)確，更能將與用戶愿望最相關(guān)的文獻(xiàn)排在前面，提高電子檔案信息檢索的效率。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子商務(wù)檔案智能化信息檢索將會(huì)更加人性化，利用人工智能開展電子檔案信息檢索會(huì)提高電子檔案的管理，為電子檔案管理提供更為智能化的、人性化的管理。

2.3 國(guó)土資源電子檔案應(yīng)用的智能化

電子檔案的智能化存儲(chǔ)和智能化查詢?yōu)殡娮拥捻樌M(jìn)行提供了重要的作用。借助于電子檔案信息，智能化的存儲(chǔ)和查詢系統(tǒng)可以為企業(yè)提供較為便利的數(shù)據(jù)分析和信息整合。首先，智能化的管理可以有效的將相關(guān)資源進(jìn)行整合，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，為企業(yè)的營(yíng)銷策劃提供數(shù)據(jù)支持。其次，在進(jìn)行企業(yè)客戶資源管理同時(shí)，智能化的電子檔案信息管理可以提供智能化的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，通過智能化的客戶管理系統(tǒng)來(lái)加強(qiáng)對(duì)客戶的服務(wù)質(zhì)量，提高客戶的滿意度。最后，電子檔案智能化管理中，智能化的數(shù)據(jù)分析和資料查詢將會(huì)大大節(jié)省國(guó)土資源檔案管理員工的工作量，提高的工作效率。

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篇6

借助于數(shù)字信息以及存儲(chǔ)介質(zhì)可以將電子商務(wù)檔案完成，而在進(jìn)行電子商務(wù)檔案管理的時(shí)候，是沒有辦法直接做到手動(dòng)進(jìn)行關(guān)于電子商務(wù)檔案的操作或者是管理的，這個(gè)時(shí)候，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就是最不可或缺的存在。正是計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展以及智能化的深入，當(dāng)電子商務(wù)檔案其信息是存儲(chǔ)在不一樣的儲(chǔ)存介質(zhì)上時(shí)，對(duì)于其中的信息規(guī)范與格式要求也會(huì)有所不同。因?yàn)椴煌木W(wǎng)絡(luò)服務(wù)商而導(dǎo)致的傳輸協(xié)議或者網(wǎng)絡(luò)鏈接方式的差異，同樣會(huì)讓其儲(chǔ)存形式、數(shù)字化程度以及計(jì)算機(jī)功能都不一樣，這些情況的存在讓電子商務(wù)檔案信息變得復(fù)雜起來(lái)。電子商務(wù)檔案信息和過去的紙質(zhì)檔案信息存在很不一樣的地方，首先是其未被單一的數(shù)字，或者文字信息局限，并且可以讓信息得到系統(tǒng)的、全方位的存儲(chǔ)。無(wú)論是圖像信息還是音頻視頻之類的音像信息，都是可以用合適的形式在文件當(dāng)中進(jìn)行完整記錄的。在查找讀取信息的時(shí)候，這要打開文件夾就可以完成，并且可以記錄得更加詳細(xì)與真實(shí)。

（二）電子商務(wù)檔案管理的缺陷

電子檔案并不會(huì)受到時(shí)間或者是地點(diǎn)的限制就能夠做到查找信息或者是信息共享，并且和紙質(zhì)檔案對(duì)于保存的環(huán)境與條件要求高不一樣，電子檔案其在進(jìn)行保存的時(shí)候主要是對(duì)防磁性以及溫濕度要求高，但是其保存所需空間并不大。只不過，在對(duì)電子商務(wù)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，關(guān)于電子文件的歸檔管理存在復(fù)雜性，也就讓其檔案管理工作變得更有難度。這是因?yàn)楹芏嘭?fù)責(zé)電子文件檔案處理的工作人員其在工作的時(shí)候，受到關(guān)于紙質(zhì)檔案管理思想的影響，對(duì)于電子文件歸檔管理意識(shí)不夠高?；蛘呤怯械墓ぷ魅藛T為了減輕自己的工作負(fù)擔(dān)，并沒有主動(dòng)關(guān)注關(guān)于電子文件的歸檔工作。還有可能是工作人員其本身的技術(shù)不足，對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用操作并不熟練，既無(wú)法對(duì)電子文件在歸檔管理當(dāng)中遇到的問題做好正確處理，也沒有辦法做好點(diǎn)子文件的歸檔管理工作。

對(duì)于檔案而言，其原始記錄性是很重要的屬性，并且體現(xiàn)在了檔案的內(nèi)容與形式上，正是因?yàn)闄n案具有原始記錄性，它才擁有法律憑證的作用。電子商務(wù)檔案屬于電子文件，它的形式和內(nèi)容之間是相對(duì)對(duì)立的，而其內(nèi)容很容易被改動(dòng)，固有形式會(huì)有所變化，也就會(huì)影響到其原始記錄性。和紙質(zhì)檔案不同，電子檔案不但容易被篡改，且篡改之后還可以不留下痕跡，因而在進(jìn)行管理的時(shí)候，容易造成一些問題。電子文件本身還存在虛擬性，那么關(guān)于原件的界定就會(huì)很困難。即使信息技術(shù)發(fā)展迅速，但是數(shù)字簽署技術(shù)并沒有得到普及，要在電子文件上進(jìn)行蓋章或者簽名也并不存在可行性，那么在對(duì)電子文件進(jìn)行真?zhèn)舞b別的時(shí)候也就會(huì)變得艱難。正因如此，在討論電子商務(wù)檔案其原始記錄性的時(shí)候，必須有全新的概念才行。

在電子文件越來(lái)越多的現(xiàn)在，對(duì)于文件原始順序的來(lái)源原則得到了更多的關(guān)注。想要做好電子檔案管理，尊重其來(lái)源是非常重要的一點(diǎn)，也能夠更好的從行政管理與法律責(zé)任的角度去對(duì)電子文件歸檔管理問題進(jìn)行處理。在實(shí)際使用當(dāng)中，工作人員可以根據(jù)需要來(lái)進(jìn)行電子文件的隨時(shí)復(fù)制，又再對(duì)其信息內(nèi)容進(jìn)行重新的組合，這么一來(lái)，電子文件原有的順序就很容易被打亂。這樣的情況就意味著，當(dāng)電子文件在運(yùn)轉(zhuǎn)期間，要把握好它的原始性并不容易，而在進(jìn)行文件整理的時(shí)候，關(guān)于文件原始聯(lián)系的說(shuō)明不可或缺。要讓來(lái)源原則變得更加豐富，也可以以所有生命周期當(dāng)中的文件其組合變化以及電子文件管理實(shí)踐作為基礎(chǔ)與依據(jù)。只是這樣的方式對(duì)于電子文件來(lái)源的明確判定要求比較高，不單單是將檔案與文件維護(hù)好，在進(jìn)行整理時(shí)要根據(jù)原始順序來(lái)進(jìn)行。

二、電子商務(wù)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

（一）信息存儲(chǔ)智能化

1.借助智能存儲(chǔ)設(shè)備 電子商務(wù)檔案在進(jìn)行信息保存的時(shí)候需要借助于電腦、服務(wù)器和相關(guān)的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等，而在對(duì)電子檔案文件進(jìn)行訪問的時(shí)候也離不開這些設(shè)備的支持。電子商務(wù)其發(fā)展方向在于信息提取的及時(shí)性、便利性，以及不受到時(shí)間地點(diǎn)等的約束與限制，能夠達(dá)到隨時(shí)獲取檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于將來(lái)的智能化存儲(chǔ)設(shè)備來(lái)說(shuō)，這是基本的要求，對(duì)電子檔案進(jìn)行智能化管理的一個(gè)特征也在于電子檔案存放之后的提取方式的轉(zhuǎn)變。當(dāng)智能化信息存儲(chǔ)在進(jìn)行輸出的時(shí)候，應(yīng)該是能夠?qū)Σ煌闹悄芑O(shè)備都支持的，而且對(duì)于擁有權(quán)限的智能化設(shè)備還應(yīng)該給與其關(guān)于電子檔案信息的編輯、備份、安全管理等特別操作的權(quán)利，這也是為了讓檔案信息可以得到更好的保護(hù)。

2.存儲(chǔ)設(shè)備智能化管理 未來(lái)信息儲(chǔ)存的發(fā)展方向就在于信息存儲(chǔ)智能化，這種電子檔案管理模式讓存儲(chǔ)和管理結(jié)合在了一起，也讓計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、工作模式以及連接方式都發(fā)生了很大的改變，也將一些不必要的行為省略了，還可以讓電子商務(wù)檔案信息其安全以及實(shí)時(shí)訪問得到保證。實(shí)際上，電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)的智能化是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中的軟件與硬件來(lái)進(jìn)行決定的，而所謂智能化存儲(chǔ)就需要讓計(jì)算機(jī)其部分的運(yùn)算以及控制功能可以下放到存儲(chǔ)設(shè)備當(dāng)中，讓存儲(chǔ)設(shè)備不只是能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，還可以擁有一定的運(yùn)算與控制的功能。借助于智能存儲(chǔ)技術(shù)，電子商務(wù)檔案管理可以獲得更多效益，不但可以讓人工操作得帶減少，也能夠讓過去對(duì)于檔案管理所需空間得到節(jié)約，更能夠縮短時(shí)間以及讓運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)相關(guān)費(fèi)用得到節(jié)約。智能化存儲(chǔ)管理技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于存儲(chǔ)系統(tǒng)當(dāng)中存在的問題相關(guān)監(jiān)控與調(diào)整工作，從而第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題與潛在隱患，并且采取一定的措施進(jìn)行處理，讓數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全與持續(xù)得到保證，也讓電子商務(wù)檔案存儲(chǔ)智能化水平得到提升。

（二）信息檢索智能化

1.智能檢索 對(duì)于諸多檔案信息而言，電子商務(wù)檔案信息只是其中之一，也是電子商務(wù)的興起才出現(xiàn)的。通常情況下，對(duì)于檔案信息的檢索主要發(fā)展在于自然檢索、手動(dòng)檢索、計(jì)算機(jī)輔助檢索以及計(jì)算機(jī)智能檢索，對(duì)于電子商務(wù)檔案信息其檢索來(lái)說(shuō)，也是類似的。計(jì)算機(jī)的智能技術(shù)不斷帶動(dòng)著電子商務(wù)檔案學(xué)信息檢索的智能化，而面對(duì)擁有各式各樣信息存儲(chǔ)方式的電子商務(wù)檔案，因?yàn)槠湫畔?nèi)容可能包含文字、數(shù)字、圖片、圖像、聲音等，還可能有加密信息與不加密信息的區(qū)別以及本地存儲(chǔ)與其他存儲(chǔ)等情況，關(guān)于電子商務(wù)檔案信息有關(guān)的智能檢索就擁有了更為重大的意義。對(duì)于智能檢索而言，其基礎(chǔ)就在于文獻(xiàn)以及檢索詞的相關(guān)度，并且對(duì)文獻(xiàn)重要性進(jìn)行綜合考察作為指標(biāo)，再對(duì)檢索的結(jié)果進(jìn)行排序，從而讓檢索效率得到提升。

2.相關(guān)性分析 在進(jìn)行智能檢索結(jié)果排序的時(shí)候，相關(guān)性與重要性都是需要考慮的，而相關(guān)系選擇各個(gè)字段其加權(quán)混合索引能夠分析得更加準(zhǔn)確，而重要性則是與文獻(xiàn)來(lái)源權(quán)威性有關(guān)系。通過這樣的方式，讓檢索結(jié)果得到更加準(zhǔn)確的排序，也讓檢索的效率得到提升。電子商務(wù)的發(fā)展快速也讓其活動(dòng)越來(lái)越具有全球化特征，而電子商務(wù)檔案信息其全球性、信息管理系統(tǒng)的分布性、交易語(yǔ)言復(fù)雜性以及交易方式多樣性等特點(diǎn)越來(lái)越顯著。這樣的事情勢(shì)必導(dǎo)致過去的檔案信息檢索工具無(wú)法讓用戶需求得到滿足，而智能檢索工具開發(fā)的必然性與必須性也得到了凸顯。

3.推理化分析 計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展讓電子商務(wù)檔案信息的智能檢索擁有技術(shù)支撐。計(jì)算機(jī)推理思想對(duì)于檔案管理其智能化的應(yīng)用，可以讓檔案管理其檢索系統(tǒng)做到對(duì)于基于模式識(shí)別以及物景分析的圖形圖像檢索系統(tǒng)，也更有利于檔案信息搜索工具借助于別的基礎(chǔ)理論實(shí)現(xiàn)更智能的模式開發(fā)。

（三）檔案應(yīng)用智能化

1.客戶管理智能化管理 電子商務(wù)檔案其應(yīng)用智能化，首先在于客戶關(guān)系管理的智能化。對(duì)于電子商務(wù)檔案而言，客戶檔案是重要的組成部分，而電子商務(wù)檔案也相當(dāng)于是讓商家客戶之間有了新的交流方式，那么企業(yè)的管理者在對(duì)客戶關(guān)系進(jìn)行管理的時(shí)候也應(yīng)該變化思維方式。智能化的客戶關(guān)系管理可以讓企業(yè)對(duì)客戶的服務(wù)得到加強(qiáng)，也讓客戶的滿意度以及忠誠(chéng)度得到提升，更能夠讓企業(yè)的效率與效益得到提升，這同樣需要加強(qiáng)關(guān)于客戶關(guān)系管理系統(tǒng)以及智能化的客戶數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)以及應(yīng)用。

2.商情智能化預(yù)測(cè) 智能化的商情預(yù)測(cè)，是電子商務(wù)檔案應(yīng)用智能化的另一個(gè)重點(diǎn)?？蛻魯?shù)據(jù)龐大，而企業(yè)的營(yíng)銷信息、銷售信息以及服務(wù)信息也非常多，只有高度商業(yè)智能的數(shù)據(jù)分析以及數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)才能夠很好的實(shí)現(xiàn)對(duì)于它們的分析與管理。智能化的商情預(yù)測(cè)系統(tǒng)，借助于數(shù)據(jù)挖掘思想以及數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的管理技巧，一對(duì)一的營(yíng)銷策略、以及個(gè)性化的售后服務(wù)智能化的數(shù)據(jù)分析與處理，可以使得客戶的需求得到滿足，也能夠讓企業(yè)的盈利能力與盈利空間得到拓展與提升。

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中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-10-00-01

檔案工作是一項(xiàng)原始工作，隨著信息化的迅速發(fā)展，檔案工作的數(shù)字化建設(shè)、智能化管理建設(shè)已成為提高檔案工作水平和效率的發(fā)展趨勢(shì)，構(gòu)建智能化檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)也是非常重要的。下面簡(jiǎn)要介紹下智能化檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)的功能及子系統(tǒng)。

一、智能化檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)

建設(shè)智能化檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)主要包括檔案庫(kù)房智能化綜合管理系統(tǒng)的軟、硬件研發(fā)、工程施工、設(shè)備安裝調(diào)試、操作培訓(xùn)、售后服務(wù)等。項(xiàng)目建成后技術(shù)人員可通過DID液晶拼接監(jiān)測(cè)界面提供的各種功能的顯示對(duì)檔案庫(kù)房、技術(shù)用房、查閱利用室、多功能展廳進(jìn)行監(jiān)測(cè)，并通過中央控制臺(tái)管理設(shè)備進(jìn)行精確的一站式和遠(yuǎn)程智能化、科學(xué)化管理。

（一）檔案庫(kù)房消毒滅菌自動(dòng)控制：

智能控制器連接消毒滅菌設(shè)備，通過中央控制臺(tái)設(shè)定時(shí)間表實(shí)現(xiàn)定時(shí)開關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)快速殺滅各種病毒細(xì)菌和低濃度活氧空氣凈化功能。

（二）檔案庫(kù)房溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)調(diào)控：

1、實(shí)現(xiàn)庫(kù)房溫濕度自動(dòng)檢測(cè)、記錄、存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析及報(bào)表打印。要求數(shù)據(jù)連續(xù)，檢測(cè)準(zhǔn)確，響應(yīng)及時(shí)，反映靈敏，調(diào)節(jié)到位，記錄完整。

2、建立室外小型氣象站，對(duì)室外氣象信息進(jìn)行檢測(cè)，為檔案庫(kù)房通風(fēng)換氣、溫濕度控制提供參考依據(jù)。

3、動(dòng)態(tài)顯示各庫(kù)房溫濕度值及設(shè)備工作狀態(tài)，能依據(jù)室外小型氣象站提供的庫(kù)房外氣象信息和庫(kù)房所處自然環(huán)境任意設(shè)定控制值。

4、綜合智能控制器通過通風(fēng)控制模塊、溫濕度模塊，連接通風(fēng)換氣、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)開啟或關(guān)閉，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房空氣、溫濕度自動(dòng)調(diào)控功能，無(wú)需人工管理。

5、實(shí)現(xiàn)溫濕度調(diào)控設(shè)備水滿報(bào)警、連續(xù)排水及缺水報(bào)警功能。

（三）檔案庫(kù)房動(dòng)態(tài)監(jiān)控

1、館藏檔案實(shí)行RFID管理，實(shí)現(xiàn)借還檔案、快速盤點(diǎn)、查找擺放、權(quán)限控制智能化。

2、安裝紅外彩色攝像機(jī)，實(shí)現(xiàn)24小時(shí)不間斷圖像監(jiān)控，并可以回放查詢錄像記錄。

3、安裝智能卡門禁，系統(tǒng)同時(shí)自動(dòng)記錄工作人員出入信息，可以進(jìn)行查詢。

4、安裝自動(dòng)燈光照明設(shè)備，解決人走燈滅的問題，減少燈光對(duì)檔案的照射。

5、安裝呼叫對(duì)講設(shè)備，用于檔案庫(kù)內(nèi)部呼叫對(duì)講、公共廣播、緊急情況應(yīng)急指揮調(diào)度。

（四）漏水檢測(cè)

漏水傳感器對(duì)庫(kù)房實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，當(dāng)發(fā)生暖氣等水管爆裂、雨季窗體漏水、空調(diào)漏水等情況時(shí)觸發(fā)聲光報(bào)警，并通過撥號(hào)電話撥號(hào)模塊撥通相關(guān)人員電話，以語(yǔ)音形式報(bào)警，通知相關(guān)人員采取必要措施。

（五）自動(dòng)防火報(bào)警、滅火系統(tǒng)

安裝煙感、溫度探測(cè)器、手動(dòng)、聲光報(bào)警器，當(dāng)出現(xiàn)火情時(shí)，防火報(bào)警主機(jī)觸發(fā)聲光報(bào)警，同時(shí)滅火系統(tǒng)自動(dòng)啟動(dòng)滅火。

（六）自動(dòng)防盜及周邊防范報(bào)警系統(tǒng)

安裝防盜探測(cè)器、電話語(yǔ)音模塊、聲光報(bào)警器，對(duì)報(bào)警信號(hào)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，自動(dòng)報(bào)警，并通過撥號(hào)電話撥號(hào)模塊撥通相關(guān)人員電話，以語(yǔ)音形式報(bào)警。

二、館藏檔案管理、查詢、利用系統(tǒng)

系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)各種門類和載體的檔案進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用、編輯、鑒定、統(tǒng)計(jì)和智能化管理功能。

三、館藏檔案的數(shù)字化系統(tǒng)

項(xiàng)目包括館藏各門類檔案的數(shù)字化。建設(shè)適應(yīng)檔案數(shù)字化工作需要的機(jī)房、購(gòu)置設(shè)備并安裝到位、開辟工作需要的工作場(chǎng)地。安裝相應(yīng)的檔案及相關(guān)的管理系統(tǒng)，按照科學(xué)、系統(tǒng)、持續(xù)的發(fā)展原則，建設(shè)有利于管理利用的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)群。本著“先重點(diǎn)，后一般”的原則，從開展重要、珍貴、易損、利用率高的檔案數(shù)字化工作入手，最終實(shí)現(xiàn)館藏全部紙質(zhì)、音、視頻檔案數(shù)字化并實(shí)現(xiàn)與目錄掛接。

四、各級(jí)立檔單位檔案數(shù)字化接收系統(tǒng)

建設(shè)接收各級(jí)立檔單位檔案室信息系統(tǒng)，具有對(duì)應(yīng)接收進(jìn)館檔案的案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)及原文掃描等電子信息的接收、檢查、整合、存儲(chǔ)、利用功能。

五、接收立檔單位形成的電子檔案系統(tǒng)

在建立立檔單位辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)上構(gòu)建區(qū)檔案館電子檔案接收系統(tǒng)。要求各立檔單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具備電子檔案管理模塊，保證移交的電子檔案元數(shù)據(jù)齊全完整。各級(jí)檔案館電子檔案接收系統(tǒng)能夠在線、離線接收檢測(cè)不同數(shù)據(jù)類型數(shù)字檔案，同時(shí)能夠?qū)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完成性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)。具備分類存儲(chǔ)功能，具備檢測(cè)和抽檢存儲(chǔ)善功能，具備數(shù)字檔案格式轉(zhuǎn)換功能，具備離線備份功能，具備在線備份功能，具備數(shù)據(jù)備份恢復(fù)演練功能。

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理數(shù)字化越來(lái)越明顯的表現(xiàn)出優(yōu)越性，我們要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的意義，更多的考慮如何加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。誠(chéng)然，在檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，我們會(huì)遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，面對(duì)諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢(shì)，解決新問題，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程.

篇8

堅(jiān)持“依法治檔”

城建檔案管理工作只有在法律法規(guī)保證下才能實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等國(guó)家層面的法律法規(guī)以及各省市出臺(tái)相關(guān)的政策法規(guī)，為我們做好城建檔案管理工作提供了強(qiáng)有力的法律支撐。在實(shí)際工作中，一是要加強(qiáng)法律法規(guī)的宣傳，使建設(shè)、施工、監(jiān)理部門明了向城建檔案管理機(jī)構(gòu)按質(zhì)按量及時(shí)移交城建檔案是應(yīng)盡的法定義務(wù)，改變建設(shè)單位“一重、一輕”（即重視抓工程項(xiàng)目的建設(shè)，輕城建檔案歸檔報(bào)送）的現(xiàn)象。二是要推行檔案管理從業(yè)人員資格培訓(xùn)考試、資質(zhì)認(rèn)證制度，不斷提高基礎(chǔ)檔案人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，糾正建設(shè)單位對(duì)檔案人員安排的隨意性，確保從業(yè)人員相對(duì)穩(wěn)定。三是積極推進(jìn)城建檔案的執(zhí)法檢查。城建檔案執(zhí)法工作不僅是貫徹執(zhí)行城建檔案法律法規(guī)的有效手段，而且是城建檔案行政管理部門依法行政的重要形式，同時(shí)又是促進(jìn)各單位依法管檔、確保檔案安全與完整，為國(guó)家積累檔案信息資源，提高檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)、因此，各單位要充分認(rèn)識(shí)城建檔案執(zhí)法工作的重要性，把城建檔案執(zhí)法工作落到實(shí)處，常抓不懈。

明確“身份”，確定性質(zhì)

城建檔案館是各級(jí)建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門所屬的事業(yè)單位。2000年我館經(jīng)市人民政府批準(zhǔn)成立“天津市城建檔案管理處”，與城建檔案館合署辦公，實(shí)行“兩塊牌子，一套人馬”。從形式上賦予了城建檔案事業(yè)機(jī)構(gòu)以管理職能，履行市政府管理城建檔案工作專門機(jī)構(gòu)的職能，但由于“身份”問題，其行政管理職能在實(shí)際工作中難以得到很好的體現(xiàn)。當(dāng)前國(guó)家正在啟動(dòng)新一輪的事業(yè)單位分類改革，其中具有行政管理職能的事業(yè)單位可按“參公”管理，城建檔案館雖歸口城市建設(shè)、規(guī)劃行政部門管理，但并不是一個(gè)部門的檔案館，而是國(guó)家專業(yè)館。城建檔案工作是面向全市的，城建檔案不僅產(chǎn)生于某一個(gè)系統(tǒng)，而且涉及到許多系統(tǒng)的專業(yè)領(lǐng)域，這就使得城建檔案的范圍極為廣泛。隨著城市建設(shè)的發(fā)展，新的公共市政事業(yè)的興起，其范圍也在不斷擴(kuò)大，城市建設(shè)內(nèi)容有政治、經(jīng)濟(jì)、軍事文化，有物質(zhì)文明建設(shè)，還有精神文明建設(shè)等，而且這些內(nèi)容都是互相關(guān)聯(lián)的，城市建設(shè)各方面的問題關(guān)系到各行各業(yè)，而各行各業(yè)的問題反過來(lái)又影響到城市建設(shè)的不同方面。這就決定了它具有綜合性的特點(diǎn)，決定了城市建設(shè)具有內(nèi)容龐雜，廣泛性強(qiáng)的特點(diǎn)，管理的是城市規(guī)劃、建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、地下管線等重要工程檔案，如果沒有其賦予城建檔案行政管理職能，必然會(huì)影響到城建檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，在這一輪事業(yè)單位分類改革中，國(guó)家層面，省市層面建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門應(yīng)積極主動(dòng)向各級(jí)編制部門反映城建檔案館的工作職能，力爭(zhēng)納入“參公”管理。這樣，一是有利于職工隊(duì)伍的穩(wěn)定，解決職工的后顧之憂，二是有利于吸引人才，三是解決了單位的經(jīng)費(fèi)列支渠道，四是有利于有效實(shí)施行政管理職能。

充分發(fā)揮城建檔案信息資源作用

城建檔案作為社會(huì)共享的信息資源，是社會(huì)發(fā)展和城市建設(shè)過程中不可缺少的寶貴資源，城建檔案工作不僅是收集管理，關(guān)鍵在于利用，把“死檔”變成“活檔”，更好地發(fā)揮城建檔案信息服務(wù)城市建設(shè)發(fā)展，服務(wù)于政府決策，服務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目，服務(wù)廣大人民，這樣才能不斷提升城建檔案管理工作在社會(huì)公共管理的地位。

要充分利用行政措施和法律法規(guī)手段加大接收力度，由于城建檔案產(chǎn)生于不同的行業(yè)各部門，特別是地下管線檔案，涉及單位多，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，資料保管各自為政，很難形成共享的社會(huì)資源。僅憑城建檔案館工作人員為建設(shè)單位提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)來(lái)取得建設(shè)單位理解和支持是不夠的，要輔以相應(yīng)的措施配套，把工程建檔服務(wù)放在首位，采用提前介入，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，跟蹤管理等多種方式，從工程建設(shè)的源頭抓起，做到工程建檔與工程開工同步，檔案整編與工程進(jìn)展同步，檔案驗(yàn)收與工程竣工驗(yàn)收同步，使建檔的指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督貫穿于工程建設(shè)的全過程，才能扭轉(zhuǎn)城建檔案接收難的局面，確保城建檔案最大限度地接收進(jìn)館。同時(shí)，廣泛征集、收集具有保存價(jià)值和地方特色的檔案資料進(jìn)館，不斷豐富優(yōu)化館藏，提高其利用價(jià)值。

1、合理制定歸檔范圍，精簡(jiǎn)接收內(nèi)容

全國(guó)的城建檔案館在開展城建檔案特別是工程檔案管理工作時(shí)，都根據(jù)本地實(shí)際情況制定了進(jìn)館范圍和歸檔內(nèi)容，作為工作的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)部2002年頒發(fā)的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》也對(duì)建設(shè)工程的歸檔內(nèi)容作出詳細(xì)的規(guī)定，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件六個(gè)部分共計(jì)200多項(xiàng)，信息量巨大。但是通過工作實(shí)踐證明了一點(diǎn)，有些歸檔文件中包含的信息大量重復(fù)，比如，天津城建檔案館接收的工程檔案里，大多數(shù)工程準(zhǔn)備階段文件和規(guī)劃審批管理檔案中的文件重復(fù)；通過對(duì)檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)對(duì)比分析，相當(dāng)數(shù)量的施工文件，比如混凝土抗壓強(qiáng)度實(shí)驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等文件的利用率幾乎為零。這其中很大的原因是重復(fù)歸檔，多套保管。另外，施工文件里包含的各類信息的結(jié)果在監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等文件和竣工圖中有所反映，產(chǎn)生了信息交叉。

針對(duì)這些情況，我們認(rèn)為：隨著城鄉(xiāng)建設(shè)的不斷發(fā)展，城建檔案工作者們有必要重新審視和制定新的建設(shè)工程進(jìn)館范圍和建設(shè)工程文件的歸檔內(nèi)容，提高工程進(jìn)館的標(biāo)準(zhǔn)，大量減少接收進(jìn)館工程的數(shù)量；精簡(jiǎn)建設(shè)工程文件的歸檔內(nèi)容，減少接收檔案的數(shù)量。雙管齊下，并且形成一個(gè)長(zhǎng)效機(jī)制，長(zhǎng)期堅(jiān)持下來(lái)，就有助于改變庫(kù)房容量緊張的局面和現(xiàn)象，讓城建檔案館成為真正意義上的永久保管城建檔案的基地。

2、檔案接收工作與利用工作接軌

豐富館藏是利用工作的基礎(chǔ)，而檔案的接收是豐富和優(yōu)化館藏的唯一途徑。所以要注重強(qiáng)化檔案接收，抓住重點(diǎn)，超前控制，圍繞館藏檔案的利用熱點(diǎn)來(lái)指導(dǎo)和進(jìn)行檔案接收工作，才能逐步完善館藏檔案的結(jié)構(gòu)。城建檔案館作為一個(gè)地方檔案事業(yè)的重要組成部分，其歷史使命在于服務(wù)這個(gè)地區(qū)、這座城市，通過服務(wù)來(lái)發(fā)展、壯大自身，所以其發(fā)展動(dòng)力也來(lái)源該地區(qū)、該城市。為此，要優(yōu)化館藏,就必須面對(duì)和置身于能豐富自身的這座城市,吸收其能全面、生動(dòng)反映地方現(xiàn)代化城市建設(shè)的各種信息資源。因此，為了更好地服務(wù)社會(huì)進(jìn)步和城市發(fā)展，城建檔案館在摸清自身家底的同時(shí)，必須著手制定接收規(guī)劃，強(qiáng)化接收工作，抓住館藏檔案的服務(wù)熱點(diǎn)來(lái)制定接收城建檔案的重點(diǎn)，并確定超前控制的工作思路，嚴(yán)格把好進(jìn)館關(guān)。

3、加快城建檔案信息化建設(shè)市利用手段

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具體而言，可以從以下三個(gè)方面來(lái)認(rèn)識(shí)突出檔案管理社會(huì)化職能的意義：

1、提升高校辦學(xué)質(zhì)量

目前高校都逐步強(qiáng)化了職業(yè)化教育的辦學(xué)理念和辦學(xué)實(shí)踐，而增進(jìn)高校教育的職業(yè)化特質(zhì)則需要與企業(yè)展開深度合作。然而，由于高校與企業(yè)分屬于不同的組織類型，且受到不同體制環(huán)境的影響，使得校企合作更多體現(xiàn)在形式建構(gòu)領(lǐng)域，而在深度互動(dòng)和互利雙贏上卻做得不夠。為此，通過挖掘高校的科研檔案資源來(lái)助力企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，便能在雙贏的基礎(chǔ)上提升高校的辦學(xué)質(zhì)量。

2、助力地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展

高校所在區(qū)域的地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展，主要依托于產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動(dòng)。如，物流產(chǎn)業(yè)、旅游產(chǎn)業(yè)、電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)等。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，許多地方產(chǎn)業(yè)發(fā)展存在著各自為陣的發(fā)展態(tài)勢(shì)，而未能在循環(huán)經(jīng)濟(jì)視角下獲得范圍經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。為此，通過利用高校的科研檔案資源、專家檔案資源，便能在智力和人力支持下幫助地方產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)走上一條綠色、健康的發(fā)展道路。

3、培養(yǎng)共生環(huán)境生態(tài)

盡管高校在隸屬關(guān)系上存在著不同的類別，但其在具體的區(qū)域內(nèi)辦學(xué)，必然會(huì)受到該區(qū)域社會(huì)經(jīng)濟(jì)政治環(huán)境的影響，而且在拓展高校辦學(xué)空間的潛在要求下，高校管理層也需要主動(dòng)與地方政府接觸?？梢姡囵B(yǎng)環(huán)境共生的生態(tài)，對(duì)于高校而言是至關(guān)重要的。高校通過突出檔案管理的社會(huì)化職能，便能為實(shí)現(xiàn)環(huán)境共生建立起良好的社會(huì)聲譽(yù)。

二、高校檔案管理的社會(huì)化職能分析

結(jié)合本人的工作體會(huì)，可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行分析：

1、助推社會(huì)主體的發(fā)展

實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的社會(huì)化職能，不能只見物不見人，其根本仍在于轉(zhuǎn)換高校檔案管理思路，并在高校管理層的牽頭下積極建立與社會(huì)各類主體的聯(lián)系。本文以科研檔案管理為視角，那么社會(huì)主體也主要指向了企業(yè)。正如上文所提到的，通過將高?？蒲袡n案資源在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的基礎(chǔ)上，與企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新實(shí)踐相結(jié)合，則能為企業(yè)帶來(lái)知識(shí)紅利。但這里也需要明確，即高校檔案管理若要切實(shí)助力社會(huì)主體的發(fā)展，其本身也需要進(jìn)行信息重構(gòu)。

2、實(shí)現(xiàn)社會(huì)化辦學(xué)目標(biāo)

貫穿本文的中心思想便是，突出高校檔案管理的社會(huì)化職能將實(shí)現(xiàn)雙贏的目標(biāo)。那么雙贏在高校這一側(cè)便體現(xiàn)在，促進(jìn)高校借助社會(huì)辦學(xué)資源來(lái)提升人才培養(yǎng)質(zhì)量。之所以能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)歸因于：首先，高校檔案管理的社會(huì)化助力社會(huì)主體發(fā)展，進(jìn)而社會(huì)主體將愿意與高校建立在教學(xué)上的深度合作；其次，高校通過與社會(huì)主體間建立起基于?n案信息交互的人員往來(lái)，便能優(yōu)化師資隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)；再次，通過與當(dāng)?shù)厣鐣?huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展建立深度互動(dòng)，來(lái)倒逼高校專業(yè)設(shè)置和教學(xué)體系的優(yōu)化和整合。

從以上兩個(gè)方面所做的職能分析中可以看出，需要在辯證視角下來(lái)理解高校檔案管理的社會(huì)化職能。而且，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的社會(huì)職能，構(gòu)成了高校開放式辦學(xué)的重要支撐力量。

三、實(shí)踐措施

根據(jù)以上所述，以科研檔案管理為例，實(shí)踐措施可從以下四個(gè)方面來(lái)進(jìn)行構(gòu)建。

1、充分理解企業(yè)對(duì)檔案信息的需求特點(diǎn)

高校在實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)化職能時(shí)，其本質(zhì)也屬于供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革。眾所周知，高?？蒲袡n案內(nèi)容主要以公開發(fā)表的論文、已申報(bào)的專利，以及課題結(jié)題等信息為主。這些信息分屬于不同的學(xué)科范疇，且所基于的問題導(dǎo)向也不盡相同。因此，無(wú)法直接與企業(yè)的需求結(jié)構(gòu)相對(duì)接。因此，高校專業(yè)所在院系的教學(xué)團(tuán)隊(duì)，應(yīng)與企業(yè)接觸充分理解企業(yè)對(duì)檔案信息的需求特點(diǎn)，然后再針對(duì)專業(yè)教師的科研檔案信息進(jìn)行資源重構(gòu)。

2、具體掌握企業(yè)技術(shù)和管理創(chuàng)新的短板

在與企業(yè)進(jìn)行接觸時(shí)，還需要掌握企業(yè)在技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)，或者組織架構(gòu)調(diào)整的長(zhǎng)期愿景和近期所遇困境。只有在問題導(dǎo)向下來(lái)進(jìn)行檔案信息資源重構(gòu)，才能提升高校檔案管理的供給側(cè)優(yōu)勢(shì)。為此，這里就需要夯實(shí)企業(yè)一線調(diào)研的績(jī)效。所以建議，高校應(yīng)組建校企聯(lián)席會(huì)議制度，并在該會(huì)議召開的地點(diǎn)分別設(shè)置在高校專業(yè)所在院系和企業(yè)方。通過這種長(zhǎng)效機(jī)制做保障，不僅能優(yōu)化科研檔案供給質(zhì)量，還能引導(dǎo)教師建立符合實(shí)踐需要的研究方向。

3、高校多部門協(xié)同對(duì)科研檔案資源進(jìn)行整合

在對(duì)高?？蒲袡n案資源進(jìn)行整合時(shí)，需要發(fā)揮多部門協(xié)同的工作優(yōu)勢(shì)。在組織建設(shè)上，需要將專業(yè)所在院系、科研處、圖書館、學(xué)報(bào)編輯部等部門納入其中，在職能定位上則需要重點(diǎn)發(fā)揮院系、科研處的職能。圖書館依托自身的電子檔案信息采集能力，可以為科研檔案電子資源重構(gòu)提供技術(shù)支持。而且，之后所開展的檔案信息線上交互活動(dòng)，也需要借助圖書館的信息平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)。學(xué)報(bào)編輯部借助自身的職能優(yōu)勢(shì)，可以為具體的科研信息提供文獻(xiàn)梳理工作。

4、開展線上信息交互線下人員往來(lái)活動(dòng)

為了實(shí)現(xiàn)檔案社會(huì)化管理對(duì)高校人才培養(yǎng)的助推作用，這里還需要開展線上信息交互和線下人員往來(lái)的活動(dòng)。不難知曉，在本文以上的論述中已經(jīng)提及，這里需要強(qiáng)調(diào)的是：高校在實(shí)現(xiàn)其它類別檔案管理的社會(huì)化職能時(shí)，應(yīng)深刻理解檔案信息背后人力資源的主體作用，且正是依靠了這種主體作用才真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理的雙贏目標(biāo)。

篇10

【關(guān)鍵詞】電子檔案 職業(yè)技能鑒定 檔案管理 信息系統(tǒng) 優(yōu)化設(shè)計(jì)

職業(yè)技能鑒定，是根據(jù)國(guó)家嚴(yán)格規(guī)定的由相關(guān)職業(yè)技能鑒定機(jī)構(gòu)公正、客觀、科學(xué)認(rèn)定與評(píng)價(jià)勞動(dòng)者技術(shù)水平的一種職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)。自職業(yè)技能鑒定體制制定至今，我國(guó)每年獲取職業(yè)資格證書的人數(shù)達(dá)300多萬(wàn)人，職業(yè)技能鑒定制度有利于國(guó)民素質(zhì)的提升，能夠有效促進(jìn)我國(guó)企業(yè)的迅猛發(fā)展。但是，大規(guī)?？荚囆畔⒘看蟆⑸婕懊鎻V、數(shù)據(jù)加工要求精度高等很多人工難以解決的問題，是所有鑒定工作著必須解決的科研問題，這就需要開發(fā)一套具有現(xiàn)代科技特征的職業(yè)技能鑒定管理信息系統(tǒng)。

1 職業(yè)技能鑒定檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素

職業(yè)技能鑒定工作屬于規(guī)范化的一項(xiàng)考試活動(dòng)，鑒定計(jì)劃的制定、組織實(shí)施及成績(jī)等環(huán)節(jié)相互影響、銜接著，并共同組成一個(gè)相對(duì)比較規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)流程。從根本上說(shuō)，開發(fā)職業(yè)技能鑒定管理系統(tǒng)這一軟件的主要目的是對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行鑒定，確保信息化管理鑒定工作，該系統(tǒng)的功能主要包括：信息庫(kù)管理、試題庫(kù)管理、計(jì)算機(jī)閱卷客觀性試題、考場(chǎng)編排、輸出打印及成績(jī)統(tǒng)計(jì)分析等。

1.1 系統(tǒng)硬件構(gòu)成

通過低中檔集線器與NT服務(wù)器組成一個(gè)相對(duì)比較簡(jiǎn)易的內(nèi)部局域網(wǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)打印及文件共享，同時(shí)也便于對(duì)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行開發(fā)與應(yīng)用。

1.2 系統(tǒng)軟件構(gòu)成

職業(yè)技能鑒定管理信息系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境為：硬盤超過4.3Gb，中文Windows 95 / 98 / 2000，內(nèi)存超過32Mb，CPU超過P166；開發(fā)環(huán)境為：VFP6.0。

依照工作業(yè)務(wù)流程，可以將系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)成如圖1所示。

2 職業(yè)技能鑒定檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)

2.1 試題庫(kù)管理的優(yōu)化設(shè)計(jì)

職業(yè)技能鑒定通常會(huì)涉及到各個(gè)工種、各個(gè)行業(yè)，所以一定要構(gòu)建由計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理的信息化試題庫(kù)，以確保能夠重復(fù)利用高質(zhì)量試題，以降低對(duì)試題進(jìn)行命題的成本。對(duì)試題進(jìn)行鑒定考核過程中，依照相關(guān)需要，需要根據(jù)相關(guān)模式從試題庫(kù)中將試題抽取出來(lái)，合為一套相對(duì)比較完整的試卷。此外，還需要試題庫(kù)管理系統(tǒng)重點(diǎn)解決特殊符合與普通文本及試卷自動(dòng)排版、圖形混合編輯等相關(guān)問題。在開發(fā)題庫(kù)的過程中，往往會(huì)遇到化學(xué)方程式、圖形、比較復(fù)雜的公式等難以解決的符號(hào)問題，將其稱作復(fù)雜數(shù)據(jù)。這就需要采用特殊方式處理這些復(fù)雜數(shù)據(jù)，比如圖形，應(yīng)該通過繪圖軟件錄入的方式，用Word公式編輯器將復(fù)雜公式錄入進(jìn)去。

2.2 信息庫(kù)管理的優(yōu)化設(shè)計(jì)

為確保能夠?qū)?yīng)試者技術(shù)狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，將有效、完善的信息提供給勞動(dòng)力市場(chǎng)，必須構(gòu)建相應(yīng)的考核人員信息庫(kù)，其內(nèi)容主要包括：考核信息庫(kù)、基本資料信息庫(kù)以及取證信息庫(kù)等。在信息庫(kù)創(chuàng)建時(shí)應(yīng)該將后期信息維護(hù)考慮在內(nèi)，若后期維護(hù)滯后，則就不能發(fā)揮信息庫(kù)中信息的價(jià)值，同時(shí)也就難以為勞動(dòng)力市場(chǎng)與職業(yè)技能鑒定工作提供完善、可靠的信息資源。所以，必須將快捷、方便的信息庫(kù)維護(hù)功能設(shè)計(jì)出來(lái)，比如通過最新鑒定考核系統(tǒng)對(duì)信息庫(kù)進(jìn)行自動(dòng)更新、定期人工更新與維護(hù)等。此外，選擇信息庫(kù)主碼也比較重要，建議將職工合同號(hào)或者身份證號(hào)當(dāng)作主碼，以確保主碼安全性與唯一性，這樣在實(shí)現(xiàn)過程中也較為容易。

2.3 考場(chǎng)編排的優(yōu)化設(shè)計(jì)

在編排知識(shí)考場(chǎng)時(shí)，需要采用多種考場(chǎng)模式，像“六行×五列”，如果職業(yè)等級(jí)不同，建議實(shí)施插花排列，盡量確保應(yīng)試人員左右前后職業(yè)不同，以降低監(jiān)考?jí)毫?。?shí)際操作編排考場(chǎng)方面一定要將考核地點(diǎn)、時(shí)間及考核人員等基本要素、合理使用考評(píng)員等問題充分考慮在內(nèi)，以做到合理安排，統(tǒng)籌兼顧，完成編排后，考核計(jì)劃安排表自動(dòng)生成。

2.4 閱卷的優(yōu)化設(shè)計(jì)

通過計(jì)算機(jī)實(shí)施閱卷、客觀性試題考核，此為考試發(fā)展的主流方向。將客觀性試題引入在職業(yè)技能鑒定工作中，不僅與成人考試輕背誦、重理解特征相符合，而且也符合多工種、大規(guī)?？荚囍琛Ｋ?，通過現(xiàn)階段市場(chǎng)上一些相對(duì)成熟的符號(hào)閱讀技術(shù)，并融合鑒定信息系統(tǒng)，能夠全面提高職業(yè)技能鑒定管理信息系統(tǒng)工作效率、降低成本，同時(shí)還能有效降低手動(dòng)閱卷過程中由于主觀性因素所導(dǎo)致的閱卷誤差。而怎樣實(shí)現(xiàn)個(gè)級(jí)別試卷多職業(yè)的同時(shí)評(píng)閱是閱卷需要解決的主要問題。

2.5 成績(jī)統(tǒng)計(jì)的優(yōu)化設(shè)計(jì)

通過多種數(shù)學(xué)方法對(duì)成績(jī)分布情況進(jìn)行分析，將有效的反饋信息提供給題庫(kù)與培訓(xùn)開發(fā)部門。職業(yè)技能鑒定工作中分析試題的參數(shù)主要分為區(qū)分度與難度，分析成績(jī)主要為平均分、名次排列、優(yōu)秀率、及格率、標(biāo)準(zhǔn)差分析、圖形顯示及分?jǐn)?shù)段統(tǒng)計(jì)等。

2.6 信息輸出的優(yōu)化設(shè)計(jì)

主要用于各種成績(jī)統(tǒng)計(jì)表、輸出成績(jī)、辦理相關(guān)資格證書工作者備案表、調(diào)用Excel統(tǒng)計(jì)圖形的生成以及職業(yè)資格證書打印等報(bào)表。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，職業(yè)技能鑒定檔案管理信息系統(tǒng)可以對(duì)鑒定工作過程中所存在的處理數(shù)據(jù)問題進(jìn)行全面解決，有利于職業(yè)技能鑒定的迅猛發(fā)展。比如，1995年，中原油田職業(yè)技能鑒定中心對(duì)試題庫(kù)管理系統(tǒng)進(jìn)行了開發(fā)與設(shè)計(jì)，鑒定管理信息系統(tǒng)使“規(guī)范化考核程序、科學(xué)化考核命題、現(xiàn)代化考務(wù)工作”目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，在很大程度上提高了職業(yè)技能鑒定工作效率，同時(shí)也取得了非常好的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益。

作者簡(jiǎn)介