導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇物業(yè)檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

中圖分類號：G271　文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914(2011)09-263-02

物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，物業(yè)管理自產(chǎn)生至今只有百余年，我國引進(jìn)這一模式僅僅20多年。在這短的時間里，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費用、開發(fā)經(jīng)營活動等，都要用到物業(yè)檔案。如，某住戶在收樓后準(zhǔn)備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁；裝修方案還包括改動原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至?xí)枰匦聹y量，這就造成了不必要的浪費。由此可見，物業(yè)管理工作要能規(guī)范有序地開展。加強物業(yè)檔案管理尤為重要。

一、物業(yè)檔案管理的特點

1.動態(tài)性。物業(yè)管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對象是物業(yè)，服務(wù)的對象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。相關(guān)對象的情況通常不會是一成不變的。物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)；業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換等權(quán)屬變更而變更；住用人更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動，因此，相對應(yīng)的物業(yè)、業(yè)主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動。這就決定了物業(yè)檔案管理必須及時準(zhǔn)確，動態(tài)性較強。

2.完整性。物業(yè)檔案主要可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運作形成的普通檔案，包括行政管理和經(jīng)營管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、人員檔案、榮譽檔案等；另一部分是基層物業(yè)管理處日常運作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)日常巡檢冊、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)服務(wù)檔案等。物業(yè)檔案是以―個物業(yè)單位為對象組成案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進(jìn)去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業(yè)單位的變遷過程，從而需要物業(yè)檔案管理完整規(guī)范。

3.相關(guān)性。物業(yè)管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機關(guān)文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調(diào)閱。這就充分體現(xiàn)出物業(yè)檔案管理與人們的日常生活的密切相關(guān)性。

4.靈活性。物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權(quán)檔案、人事檔案相比。具有一定的公開性，因為物業(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對物業(yè)進(jìn)行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的，像物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性，因為它也包含著大量的隱私內(nèi)容和一定的公司機密。這部分檔案內(nèi)容是不便于公開的，如住戶的個人資料、物業(yè)中各個單元的產(chǎn)權(quán)資料、公司的重大決策等。這就要求物業(yè)檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無限公開。

二、物業(yè)檔案管理中存在的問題

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對物業(yè)檔案管理重視不夠。很多物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為物業(yè)檔案管理工作是“安置型”工作。由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠，對物業(yè)檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳。長期以來造成了很多企業(yè)沒有專門的檔案庫房，檔案管理設(shè)施設(shè)備，檔案信息資源開發(fā)不足，員工檔案意識不強。物業(yè)檔案利用率低。重“藏”輕“用”。

2.物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前，物業(yè)企業(yè)的檔案管理人員往往由前臺接待或客服人員兼任，沒有專門的檔案管理人員。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，加上自身對檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識不夠重視，很多工作人員存在應(yīng)付了事的思想，工作不安心，對本職工作缺乏熱情；物業(yè)檔案管理人員平時缺乏一些專業(yè)知識的培訓(xùn)，許多檔案人員的管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求，缺少創(chuàng)新和活力，專業(yè)素質(zhì)和管理水平都有待提高。

3.物業(yè)檔案收集資料欠齊全。物業(yè)檔案是通過接收、征集等手段逐步積累起來，物業(yè)檔案由物業(yè)管理文件材料經(jīng)過整理、歸檔轉(zhuǎn)化而來的。物業(yè)管理文件材料的形成、積累工作直接影響到物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，可以說沒有收集工作，就不可能有完整的檔案。目前很多物業(yè)檔案管理人員在辦理物業(yè)檔案的過程中往往會收集不齊，一方面工作人員對物業(yè)檔案收集流程不熟，會忘記一些重要的步驟，如該簽字蓋章的沒有簽字蓋章等；另一方面對物業(yè)檔案應(yīng)收集的文件材料要求不清，如裝修申請表中的裝修內(nèi)容填寫不完整等。有時業(yè)主不交資料，檔案管理人員也不及時催繳，時間的延誤就會造成失檔的現(xiàn)象，從而會導(dǎo)致收集資料不齊。

4.物業(yè)檔案管理制度不健全。俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”。很多物業(yè)企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案整理不規(guī)范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符。卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是檔案綜合管理力度不夠；三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

三、提升物業(yè)檔案管理水平的建議

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，增強全員檔案管理意識。(1)領(lǐng)導(dǎo)要重視物業(yè)檔案管理工作，建立健全物業(yè)檔案管理制度，落實責(zé)任，加強管理，切實做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。(2)組織全員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實施辦法》。加強檔案管理、保護(hù)檔案資料的宣傳工作，并不斷加強檔案法制建設(shè)，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，提高全體工作人員的檔案意識。(3)配備專業(yè)檔案管理人員，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想。

2.全面提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)。物業(yè)檔案管理工作是一項長期性，需要耐心和細(xì)心的工作，要提升物業(yè)檔案管理水平，提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)是基礎(chǔ)。(1)檔案管理人員要自覺樹立愛崗敬業(yè)精神，認(rèn)真遵守“忠于職守，埋頭苦干，優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案職業(yè)道德規(guī)范，以勤為本。無私奉獻(xiàn)，不斷培養(yǎng)實干精神和嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真的工作作風(fēng)。要明確檔案工作者的職責(zé)任務(wù)，既做好檔案收集和保管工作，又要不斷強化依法治

檔意識。(2)檔案管理人員要熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱、銷毀的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指導(dǎo)；積極參加各項業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與其他單位的檔案管理人員相互交流工作方法和經(jīng)驗，不斷學(xué)習(xí)，不斷提高。

3.收齊資料，做好整理。(1)要做到檔案資料邏輯上的辯學(xué)性。檔案收集工作做得好與壞，各部門移交的文件齊全與否，直接決定和影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案的內(nèi)容來自各個方面，在形式上也不盡一致，因此，收集、立卷、歸檔、整理、著錄時一定要遵循規(guī)范。做到科學(xué)、簡潔，起到綱舉目張的作用。(2)要做到檔案資料的原始性。檔案的本質(zhì)特征是原始性和記錄性的統(tǒng)一，絕對原始性指的是檔案只能是原件原稿，相對原始性指的是除原件原稿是檔案外，有些檔案復(fù)制件、圖書及資料也是檔案。這些原始資料對于經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)、“各以查考性”和物業(yè)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的確定起著關(guān)鍵性作用。(3)要做到檔案資料的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的有用的信息。收集到的物業(yè)檔案信息資料，統(tǒng)一交給檔案員集中整理，在整理過程中重點是要根據(jù)內(nèi)容、來源進(jìn)行分類，做到條理清晰、便于查閱。在整理過程中，可以將檔案制成標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊、表。

篇2

 

1.當(dāng)前物業(yè)檔案管理存在的問題

目前物業(yè)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

1.1檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉物業(yè)檔案內(nèi)容，能進(jìn)行物業(yè)檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

1.2是檔案材料缺失情況比較嚴(yán)重。很多設(shè)施設(shè)備管理檔案中的開箱驗收證明書、裝箱清單、安裝使用說明書、產(chǎn)品合格證書、產(chǎn)品原理圖等隨機文件，設(shè)備安裝、調(diào)試記錄、驗收單、移交清冊等重要檔案材料缺失，從而影響設(shè)備檔案的質(zhì)量和設(shè)備的使用。

1.3是檔案材料不完整。例如員工入職表中本人簽名、填表時間、審核簽字不齊全；裝修備案表中裝修內(nèi)容填寫不完整。

1.4是檔案管理不夠規(guī)范。材料排序雜亂無章。很多檔案中多年來形成的檔案材料簡單地塞到檔案袋中，沒有進(jìn)行過整理和排序。

1.5是檔案材料缺失責(zé)任不清。由于檔案管理工作不規(guī)范，檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中手續(xù)不健全，對缺失的檔案材料互相推委，造成檔案材料收集、補充工作異常困難。。。

2.物業(yè)檔案管理工作存在問題的主要原因

針對當(dāng)前物業(yè)檔案工作存在的主要問題，究其根源，主要有五個方面的原因：

2.1是對檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業(yè)一般都制定了較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少或是沒有，相關(guān)的制度和檢查考核措施沒有。在物業(yè)目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核。尤其是一些基層物業(yè)檔案管理人員存在對物業(yè)檔案“只存不管”的現(xiàn)象。

2.2是檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責(zé)任心不夠、業(yè)務(wù)不精。很多檔案材料的缺失應(yīng)歸責(zé)于檔案管理人員沒有及時地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應(yīng)該入檔，哪些材料不應(yīng)該入檔。

2.3是工作規(guī)范性不強，檔案管理格局混亂，職能不明確，機構(gòu)不健全。很多企業(yè)的部門檔案都是自行管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局，比如業(yè)主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調(diào)動和檔案借閱的過程中極容易造成檔案流失。

2.4是物業(yè)企業(yè)管理人員的檔案意識普遍較差，未將檔案管理與企業(yè)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展?，F(xiàn)在企業(yè)很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒有檔案管理意識，在物業(yè)近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對物業(yè)規(guī)模、設(shè)施設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與業(yè)務(wù)同步發(fā)展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對檔案材料的收集過程中不積極配合，持無所謂態(tài)度。

3.解決物業(yè)檔案管理工作存在問題的對策

通過對當(dāng)前物業(yè)檔案工作中存在的問題及主要原因的分析，我認(rèn)為，要進(jìn)一步做好物業(yè)檔案工作應(yīng)從以下幾個方面入手：

3.1要從上至下加強檔案意識

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對物業(yè)檔案工作高度重視，通過完善制度，落實責(zé)任，加強管理，切實做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。要通過組織參加檔案知識培訓(xùn)、答卷等有效措施增強全體物業(yè)管理人員的檔案意識，達(dá)到人人關(guān)心檔案工作，人人支持檔案工作。

3.2要加強檔案管理人員的責(zé)任意識和奉獻(xiàn)意識

要安排綜合素質(zhì)高、責(zé)任意識強、工作認(rèn)真扎實、富有奉獻(xiàn)精神的人員從事物業(yè)檔案管理工作。物業(yè)檔案管理工作是一項長期性的工作，檔案管理人員應(yīng)具備細(xì)心、耐心和恒心，把檔案工作當(dāng)成一項事業(yè)。要保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定，切實為做好企業(yè)檔案管理工作提供充分的保障。

3.3要完善制度，進(jìn)一步規(guī)范工作程序

檔案管理制度是檔案管理工作的重要依據(jù)，需要不斷科學(xué)化、規(guī)范化，需要不斷完善改進(jìn)，同時需要根據(jù)項目管理狀況不斷創(chuàng)新，只有這樣才能更好的管理檔案。檔案工作應(yīng)由專門的人員進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，建立起一個完整的檔案管理體系。這個體系要始終規(guī)范檔案工作，要對檔案管理的實際效果進(jìn)行檢查和監(jiān)督，并且做到檔案信息共享。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，并結(jié)合實際制定切實可行的具體措施，抓好物業(yè)檔案管理的每一個環(huán)節(jié)的工作，使物業(yè)檔案工作走上規(guī)范化管理軌道。同時，在工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行工作規(guī)程，做到手續(xù)完備，為物業(yè)檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

3.4要強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)

統(tǒng)一大家的思想認(rèn)識，引起公司員工特別是基層檔案工作者對檔案工作的重視。上級部門應(yīng)加大對基層物業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，使之能接受到更多更新的專業(yè)知識及管理技能。在物業(yè)人才培養(yǎng)中，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育納入計劃，提高檔案管理人員的管理水平，改變思想觀念，建立檔案管理人才梯隊，緊跟時代的發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理手段，激發(fā)工作活力。

3.5要開發(fā)檔案資源，為物業(yè)管理工作服務(wù)

通過檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價值，為物業(yè)管理及物業(yè)使用人服務(wù)。。同時，通過利用檔案為物業(yè)創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在物業(yè)管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。

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1.物業(yè)檔案的概述

物業(yè)檔案是指在物業(yè)管理全部活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文件材料的總和。其主要形成者是物業(yè)管理公司、物業(yè)管理人員及物業(yè)的使用者。此外,也有部分文件（如工程設(shè)計圖紙、項目報批報建等）的形成者是設(shè)計者、房地產(chǎn)開發(fā)商、規(guī)劃局等部門。由于物業(yè)公司的管理涉及面廣，業(yè)務(wù)量大，因而物業(yè)檔案內(nèi)容種類繁多，主要有圖、檔、卡、冊、表、計算機軟件、聲像材料等。

2.物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的重要性

正確認(rèn)識物業(yè)檔案的作用,可以深化人們對它的認(rèn)識,利于物業(yè)檔案工作的發(fā)展。

物業(yè)檔案涉及內(nèi)容繁多，最重要的內(nèi)容包括兩個部分:一部分是物業(yè)本身的檔案,包括開發(fā)建設(shè)成果的記錄和物業(yè)公司接管后對物業(yè)進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)和更新改造情況記錄;另一部分是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案,包括住戶數(shù)量、業(yè)主、住戶的姓名、職業(yè)等個人生活信息及租金、管理費繳交情況等。物業(yè)檔案的作用就主要體現(xiàn)在這兩部分檔案上。

物業(yè)本身的檔案是物業(yè)管理活動的重要依據(jù)。物業(yè)管理機構(gòu)不是物業(yè)及其使用者的生產(chǎn)者,在物業(yè)管理行為開始之前互相也沒有任何關(guān)系,所以要認(rèn)識和了解他們,就只有通過物業(yè)檔案作為判斷和管理的依據(jù)；物業(yè)管理工作正式開展后,無論是房屋維修，還是養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施,幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案，都要用到物業(yè)檔案。

物業(yè)業(yè)主和住用人檔案是物業(yè)管理公司開展管理服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。通過這部分檔案,物業(yè)管理公司可以全面了解物業(yè)業(yè)主和住用人的情況和需求,從而為物業(yè)業(yè)主和住用人提供各種有針對性的服務(wù)和開展適當(dāng)?shù)慕?jīng)營活動。例如,當(dāng)從檔案中了解到住用人大部分是工作繁忙的高收入階層時,可以提供清潔家居、代洗衣服、汽車清洗養(yǎng)護(hù)等服務(wù);若住用人主要是普通工薪階層時,可考慮提供電器維修服務(wù),適當(dāng)興建幾個自行車保管站等;而如果住用人中老人較多,則可開設(shè)“老人活動室”等場所。這樣,可以減少服務(wù)的盲目性,提高管理工作的效率,增加經(jīng)營活動的收入。

總之，物業(yè)檔案既是物業(yè)公司服務(wù)管理水平的反映，也是其制定服務(wù)方向、經(jīng)營策略的重要依據(jù)。正是由于充分認(rèn)識到這一點,人們才日益重視物業(yè)檔案的科學(xué)管理。

3.如何做好物業(yè)檔案管理

做好物業(yè)檔案的科學(xué)管理，需要把握四要點：

3.1及時、完善檔案的形成與收集

由于在自然、社會及人為因素的作用下，物業(yè)實物形態(tài)和狀況經(jīng)常處于變化之中，如物業(yè)維修基金的增減、完損情況的變化，結(jié)構(gòu)和用途的改動，產(chǎn)權(quán)人的更替，使用人的外遷、過戶等，因此檔案形成中的及時完善與收集是物業(yè)檔案管理的主要環(huán)節(jié)之一，也是確保檔案完整、準(zhǔn)確、價值最大化的重要基礎(chǔ)。

3.2物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是以物業(yè)檔案管理中的事物和概念為對象,制訂、修訂各類別、各層次的標(biāo)準(zhǔn),并將其付諸實施的過程和結(jié)果。這里主要指基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與相關(guān)規(guī)章制度。國家檔案局編制的《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領(lǐng)域內(nèi)所有的標(biāo)準(zhǔn)。由于我國引進(jìn)物業(yè)管理模式僅二十年的歷史,物業(yè)檔案管理更是檔案行業(yè)和物業(yè)管理行業(yè)中雙重的新課題,所以在具體工作中,應(yīng)盡量參照各相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),如《檔案著錄規(guī)則》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《檔案號編制規(guī)則》、《檔案工作基本術(shù)語》等作為工作指導(dǎo)。另外，物業(yè)檔案的日常收集、整理工作要做到“七清”，即物業(yè)來源清、基本數(shù)據(jù)清、維修基金清、租金費用清、使用情況清、管理制度清，以此“七清”為抓手，形成標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊、表，進(jìn)而進(jìn)行科學(xué)合理地分類歸檔，建立標(biāo)準(zhǔn)化的動態(tài)管理機制。

3.3物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化

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一、物業(yè)檔案的主要內(nèi)容

1.物業(yè)房屋管理檔案。房屋管理檔案是一戶一檔，其具體內(nèi)容包括：（1）業(yè)主辦理進(jìn)住手續(xù)的委托書；（2）業(yè)主戶口本、身份證、業(yè)主家庭詳細(xì)情況登記表；（3）房屋交用通知單、業(yè)主入住證明、入住時房屋鑰匙的交接驗收單；（4）交付業(yè)主文件清單、房屋驗收清單、收樓工作流程確認(rèn)單；（5）物業(yè)管理服務(wù)合同、房屋電卡、燃?xì)饪ń唤雍炇諉危唬?）房屋室內(nèi)裝飾裝修管理服務(wù)協(xié)議、裝修施工注意事項、裝修管理手冊、施工隊的保證書、防水改動責(zé)任書、裝修施工證，施工人員臨時出入證、身份證及暫住證等；（7）更換物業(yè)產(chǎn)權(quán)人及其他變更資料等。

2.物業(yè)基建和設(shè)備類的科技檔案。開發(fā)商移交物業(yè)的建筑、設(shè)備設(shè)施等驗收竣工圖紙、洽商檔案以及與物業(yè)管理相關(guān)的技術(shù)文件、證件等物業(yè)維修檔案，具體內(nèi)容包括：（1）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料；（2）設(shè)施設(shè)備安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料；（3）物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件；（4）物業(yè)管理所必需的其他資料。

3.物業(yè)文書檔案。在物業(yè)文書歸檔過程中，應(yīng)及時收集物業(yè)各項管理服務(wù)的文件材料，包括：（1）物業(yè)管理企業(yè)在承接物業(yè)、辦理各種手續(xù)中所產(chǎn)生的文件資料；（2）小區(qū)物業(yè)站的報修登記表、零維修服務(wù)分戶臺帳，接待、回訪復(fù)查等檢查記錄表；（3）房屋及公用設(shè)備設(shè)施日巡檢維修記錄和維護(hù)保養(yǎng)記錄，大、中修及更新改造工程驗收記錄表；（4）物業(yè)小區(qū)的公用綠地、花木、養(yǎng)護(hù)與管理記錄；（5）公共環(huán)境、公共場所、房屋公用部位的清潔衛(wèi)生、垃圾收集和清運的管理記錄；（6）保安、交通和車輛停放秩序的管理記錄等。

4.物業(yè)合同檔案。物業(yè)合同檔案主要包括：（1）小區(qū)業(yè)主委員會與物業(yè)管理企業(yè)訂立的物業(yè)服務(wù)書面合同；（2）物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)，供水、供電、供氣、供熱、通訊、有線電視、寬帶等單位委托物業(yè)管理企業(yè)代收費用及定期檢驗協(xié)議；（3）房屋及設(shè)備修繕的工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同等。

二、利用物業(yè)檔案，為百姓的安居生活服務(wù)

1.著眼長遠(yuǎn)，物業(yè)公司早期介入開發(fā)建設(shè)項目。物業(yè)公司早期介入開發(fā)項目管理是為業(yè)主把好質(zhì)量驗收關(guān)，建立完整、有效的物業(yè)房屋檔案，減少物業(yè)管理中的矛盾和糾紛，完善物業(yè)后期管理的基礎(chǔ)。目前，有許多物業(yè)管理單位沒有提前介入到開發(fā)建設(shè)時期，物業(yè)接手后給使用和管理服務(wù)帶來很多缺憾，物業(yè)服務(wù)質(zhì)量不盡如人意的事情時有發(fā)生，如高層斷電、房間泡水、屋面漏水等等。這嚴(yán)重影響了業(yè)主的生活質(zhì)量，直接導(dǎo)致服務(wù)投訴的增加，業(yè)主往往將找開發(fā)商解決不了的問題遷怒于物業(yè)，拒絕繳納物業(yè)管理費等等。物業(yè)公司前期介入可以將潛在的矛盾糾紛化解在萌芽狀態(tài)。

2.立足當(dāng)前，物業(yè)公司利用檔案化解矛盾。物業(yè)檔案在處理糾紛、化解鄰里矛盾中發(fā)揮著重要作用。前一時期，在筆者公司管理的住宅小區(qū)內(nèi)，有部分業(yè)主反映夜里睡覺時經(jīng)常被較強烈的噪音吵醒。物業(yè)工程部及時委派了技術(shù)人員。為查找問題的根源，技術(shù)人員到物業(yè)檔案室查閱了工程設(shè)備相關(guān)的檔案資料，并與設(shè)備一一核對，結(jié)果發(fā)現(xiàn)是水泵房里的電磁閥裝置按反了。經(jīng)過與物業(yè)檔案的對比研究，技術(shù)人員改裝了電磁閥自動進(jìn)水裝置，解決了噪音擾民的問題。還有小區(qū)高層斷水時有發(fā)生，居民時有投訴。為解決這一問題，專業(yè)工程師及維修人員天天蹲守在泵房，查找問題產(chǎn)生的原因，并多次到物業(yè)檔案室查閱技術(shù)檔案資料。經(jīng)過認(rèn)真仔細(xì)調(diào)研，找出了斷水的原因，即變頻器經(jīng)常死機。找出問題所在，就可以解決高層斷水的問題。諸如此類的事件還很多，由此可見，物業(yè)檔案在妥善處理突發(fā)性、群眾性事件時做出了突出貢獻(xiàn)。

三、更新觀念，創(chuàng)新物業(yè)檔案服務(wù)

篇5

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1002-7661（2014）02-0026-02

高職院校中的物業(yè)管理是高等院校教育體系改革后的產(chǎn)物，用途就是將學(xué)校中的環(huán)境、房屋設(shè)施維護(hù)、衛(wèi)生問題等由學(xué)校管理轉(zhuǎn)變到社會物業(yè)管理的形式。以規(guī)范、社會性、專業(yè)性的物業(yè)管理準(zhǔn)則。可以保障學(xué)校教育工作的順利研究，給師生們一個良好的校園環(huán)境的同時，也提高了社會的經(jīng)濟(jì)效益。高職院校中的工作文件種類繁多且復(fù)雜，這就給了檔案工作加大了難度。那么高職院校中的物業(yè)管理需不需要檔案管理呢，回答則是必然的。

一、高職院校的物業(yè)管理工作

1、物業(yè)管理的定義

物業(yè)這兩個詞多在企業(yè)單位跟家庭小區(qū)中出現(xiàn)，在高職院校中出現(xiàn)還是最近剛剛興起。物業(yè)的含義是擁有的財產(chǎn)和擁有物以及房地產(chǎn)等資產(chǎn)，它的范疇特別廣泛。物業(yè)是指已建造完成和已經(jīng)被使用的建筑類和相關(guān)的配套設(shè)備以及場地。而物業(yè)管理是指招聘物業(yè)服務(wù)方，業(yè)主和物業(yè)服務(wù)方制定物業(yè)合同，對指定的財務(wù)資產(chǎn)、房屋以及指定場地進(jìn)行維護(hù)，以及對業(yè)主擁有的房屋、資產(chǎn)、設(shè)備進(jìn)行的管理工作。

2、高職院校中的物業(yè)管理

高職院校中的物業(yè)管理工作形式繁多、內(nèi)容豐富。簡單的說就是對學(xué)生公寓、圖書館、體育場、食堂、教學(xué)樓、辦公樓等場所進(jìn)行維護(hù)管理化，以及學(xué)校的生態(tài)環(huán)境也要定期進(jìn)行維護(hù)。高職院校中的物業(yè)管理工作必須要結(jié)合學(xué)校的基本情況，而不是完全效仿社會中的物業(yè)管理，應(yīng)該在社會中物業(yè)管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合院校的自身情況，優(yōu)化院校物業(yè)管理工作，目的是維護(hù)校園環(huán)境及秩序，以市場效益為本，集中管理、經(jīng)營和服務(wù)為一體，使其具有市場性和專業(yè)性、社會化三者為一體的物業(yè)管理新體系。

由于高職院校中的物業(yè)管理工作范圍廣泛且復(fù)雜，物業(yè)管理人員數(shù)過多難管理，于是物業(yè)管理中的檔案工作的開展就有了意義，這樣可以規(guī)范整個物業(yè)管理工作。對每一處設(shè)施的維修和學(xué)校需要的支出都做好檔案記錄工作，優(yōu)化物業(yè)管理工作的質(zhì)量，開拓一個檔案服務(wù)新趨勢。

二、檔案管理的重要性

1、物業(yè)檔案

物業(yè)檔案就是在物業(yè)服務(wù)中體現(xiàn)物業(yè)狀況的媒介，以體現(xiàn)物業(yè)部門對業(yè)主的服務(wù)情況，對服務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行有價值的記錄。物業(yè)檔案可以體現(xiàn)某一項物業(yè)服務(wù)的綜合情況，是物業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)及憑證。

物業(yè)檔案的內(nèi)容包括物業(yè)部門自己的檔案，以及發(fā)展構(gòu)建的成果和對接管的物業(yè)進(jìn)行的服務(wù)、管理、維護(hù)記錄的檔案。物業(yè)檔案的形式具有多樣性，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)也走進(jìn)了檔案工作中來，利用信息技術(shù)更加系統(tǒng)的進(jìn)行檔案工作?？梢员苊鈾n案繁多，查找不便且容易弄亂的缺點。

檔案管理與其他管理工作一樣都是高職院中的重要組成部分，是高職院發(fā)展不可缺少的重要部門。近年來我國開始大力發(fā)展高校教育事業(yè)，而高職院校每年的學(xué)生、教師職工的檔案數(shù)據(jù)都會有很大的變動。且隨著高職院校物業(yè)管理的發(fā)展，物業(yè)管理開始扎根在高職院校中，成為了院校中必不可缺少的重要環(huán)節(jié)。

2、物業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題

通過深入了解一些高職院校中的物業(yè)檔案管理工作，我們不難發(fā)現(xiàn)其中還有很多顯見的共性問題，有一部分的檔案管理工作不夠規(guī)范，物業(yè)檔案工作的質(zhì)量也沒有達(dá)到一定的要求。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：1、檔案資料有缺漏，資料不完整，檔案內(nèi)容沒有及時更新。2、檔案資料的存放沒有科學(xué)依據(jù)，有些檔案只是被隨意簡單的放在檔案袋中，沒有按時間以及內(nèi)容進(jìn)行合理的排序和歸檔，在查找檔案時耗時又費力。3、檔案資料管理中，進(jìn)行交接工作時由于交接手續(xù)不健全會造成檔案缺失的問題，這就是檔案管理工作不規(guī)范的體現(xiàn)，當(dāng)檔案資料缺失后，無法追究個人責(zé)任。

3、加強檔案管理工作的措施

（1）物業(yè)管理中的職工對于檔案管理工作沒有一定的認(rèn)識度，所以要加強職工們的檔案管理意識。可以采取組織培訓(xùn)的方法，將檔案管理工作與物業(yè)質(zhì)量聯(lián)系到一起，培養(yǎng)職工對檔案管理工作的參與性與積極性。

（2）可以建立一個檔案管理制度，通過規(guī)范、檢查、監(jiān)督三者為一體的方式來完善這個制度，并且要結(jié)合實際情況采取相應(yīng)的管理措施。

（3）做好物業(yè)檔案管理工作是一個長期的任務(wù)，隨著高職院校的不斷發(fā)展，物業(yè)檔案管理工作也要與時俱進(jìn)。檔案管理人員要清晰認(rèn)識，有一個長遠(yuǎn)的思路和規(guī)劃。

4、物業(yè)檔案的作用

隨著高職院校中物業(yè)管理工作的深入，物業(yè)檔案的作用越來越明顯起來，也越來越受到更多物業(yè)管理人士的關(guān)注。城市化建設(shè)發(fā)展迅速，不但學(xué)校外界對物業(yè)管理的需求越來越大，高校對物業(yè)管理的需要也愈來愈明顯，作為物業(yè)管理中的重要組成部分，物業(yè)檔案是對這些工程技術(shù)以及設(shè)備維護(hù)的一個憑證，可避免不必要麻煩的發(fā)生，如果物業(yè)管理中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)錯誤，就可以利用檔案及時找到解決的良策。通過檔案，物業(yè)可以清楚的了解學(xué)校最近的物業(yè)需要，起到省時省力的效果。同時，當(dāng)學(xué)校與物業(yè)方有不必要的合同糾紛時，檔案就可以做一個調(diào)解師，來解決學(xué)校與物業(yè)之間的矛盾糾紛，從而使物業(yè)管理工作正常有序的進(jìn)行。

結(jié)語： 高職院校物業(yè)管理工作的開展表明著經(jīng)濟(jì)探索邁出的重要一步，物業(yè)管理中的檔案工作給物業(yè)管理帶來了更多的便利條件。筆者認(rèn)為高職院校中的物業(yè)檔案工作還需要進(jìn)一步的探索及研究，高校與物業(yè)部門應(yīng)積極的探討其中的共性問題，并找出解決的對策，發(fā)揮其全部的效益，建立一個新的物業(yè)管理體系和新工作機制，開拓服務(wù)新領(lǐng)域，以推進(jìn)物業(yè)管理中檔案工作的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

篇6

中圖分類號：F2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：16723198（2012）10003201

1 物業(yè)管理與房產(chǎn)檔案的內(nèi)涵

物業(yè)管理作為房地產(chǎn)市場消費環(huán)節(jié)之一，是對房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)等環(huán)節(jié)的延續(xù)和完善的一種綜合性經(jīng)營服務(wù)，物業(yè)管理在國外廣受歡迎被稱為現(xiàn)代化“朝陽”產(chǎn)業(yè)。廣義的物業(yè)管理指一切有關(guān)房地產(chǎn)開發(fā)、租賃、銷售及售后服務(wù)。狹義的物業(yè)管理以維修養(yǎng)護(hù)樓宇和管理所使用機械電氣設(shè)備和公共設(shè)施，以治安保衛(wèi)與環(huán)境綠化，分發(fā)信報與傳呼電話，清潔衛(wèi)生等為主要任務(wù)的服務(wù)行業(yè)。一般而言，物業(yè)管理在管理層面上主要包括物業(yè)發(fā)展及施工，綠化環(huán)衛(wèi)，道路及車輛停泊，租約事務(wù)，物業(yè)裝演；管理公共設(shè)施及設(shè)備運行，對財產(chǎn)權(quán)利與財產(chǎn)登記和業(yè)主及用戶進(jìn)行管理等。

房產(chǎn)市場迅猛發(fā)展產(chǎn)生大量房產(chǎn)檔案，房產(chǎn)檔案屬于專業(yè)檔案，具有保存價值和重要法律憑證價值，是進(jìn)行房產(chǎn)權(quán)屬登記與房屋交易，房產(chǎn)抵押與處理房產(chǎn)糾紛，城市拆遷規(guī)劃的主要依據(jù)，業(yè)主與用戶的個人信息具有明顯私密性，房產(chǎn)檔案工作是重要基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。但目前物業(yè)公司涉及的檔案管理的現(xiàn)代化與信息化處于起步階段，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到科學(xué)化水平。房產(chǎn)檔案主要包括從房屋建造到消亡整個過程形成的臺賬與圖，卡與照片，文件及一切能證實房屋歷史變化過程資料，是房屋真實縮影和全部歷史記錄。人們一直使用傳統(tǒng)方式管理文件檔案，大多還停留在紙介質(zhì)基礎(chǔ)上，這樣的管理效率低下，保密性差，并費時費力，如發(fā)生意外則很難彌補。

2 物業(yè)公司在房產(chǎn)檔案管理方面存在的突出問題

物業(yè)公司在房產(chǎn)檔案管理觀念方面與發(fā)達(dá)國家存在較大差距。我國長期實行福利制住房分配制度，物業(yè)管理還沒有從財產(chǎn)與契約及消費角度得到充分認(rèn)知，導(dǎo)致契約精神缺失和公共權(quán)利漠視，使得業(yè)主缺乏主動參與和守約意識，造成物業(yè)管理服務(wù)主體錯位和缺位。對業(yè)主而言，少數(shù)業(yè)主對現(xiàn)代物業(yè)管理服務(wù)理念不認(rèn)同，對物業(yè)公司提供的包括檔案管理在內(nèi)的各項服務(wù)持漠視態(tài)度，對自己的信息缺乏足夠的重視和保全意識等。對物業(yè)公司而言，在檔案建設(shè)中增強透明性，提高專業(yè)化，更好感化廣大業(yè)主，樹立自身良好公共形象等意識不夠強烈。

物業(yè)公司房產(chǎn)檔案建設(shè)責(zé)任界定不清晰。物業(yè)公司房產(chǎn)檔案建設(shè)的服務(wù)觀念不強。部分物業(yè)公司依然以管理者自居，沒有定位自己服務(wù)業(yè)主位置，淡化了服務(wù)特征。有些物業(yè)公司違背合同，不給業(yè)主提供相應(yīng)檔案建設(shè)與保密等服務(wù)，引起業(yè)主強烈不滿。物業(yè)公司房產(chǎn)檔案建設(shè)的行業(yè)自律人才隊伍儲備不夠強。《物業(yè)管理條例》及配套政策在執(zhí)行過程遇到諸多阻力。國內(nèi)尚未建立物業(yè)公司與業(yè)主誠信檔案記錄，物業(yè)公司專業(yè)化和社會化的程度偏低。物業(yè)管理的檔案市場缺乏活力，需要必要監(jiān)督和競爭，管理水平低下，運作不規(guī)范，必要監(jiān)管機制體制缺失，造成了物業(yè)管理檔案建設(shè)市場的持續(xù)混亂。物業(yè)公司檔案建設(shè)管理隊伍素質(zhì)良萎不齊，相對缺少人才儲備，隊伍建設(shè)跟不上行業(yè)發(fā)展需要，缺乏稱職的職業(yè)經(jīng)理人，房產(chǎn)檔案建設(shè)專業(yè)人員的技能培訓(xùn)也跟不上行業(yè)發(fā)展需要。

3 物業(yè)公司適應(yīng)物業(yè)特性對房產(chǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)管理

首先，要適應(yīng)物業(yè)管理的適時性和無形性對房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理。物業(yè)管理的實質(zhì)是產(chǎn)品生產(chǎn)和提供，物業(yè)公司提供管理、勞務(wù)服務(wù)等產(chǎn)品，業(yè)主支付費用，雙方成為相應(yīng)產(chǎn)品的提供者和消費者。生產(chǎn)與銷售和使用消費是產(chǎn)品必備環(huán)節(jié)，三個環(huán)節(jié)順序發(fā)生，但是物業(yè)服務(wù)沒有流通環(huán)節(jié)，物業(yè)公司應(yīng)隨時隨地做好滿足業(yè)主潛在物業(yè)服務(wù)需求各項準(zhǔn)備。無形性是物業(yè)服務(wù)產(chǎn)品重要特征，使業(yè)主在消費物業(yè)產(chǎn)品時，難以感覺到物業(yè)服務(wù)產(chǎn)品真實存在，檔案管理與建設(shè)得好壞更多的是依賴于業(yè)主的主觀評判。行政管理部門應(yīng)制定物業(yè)管理的相關(guān)檔案與信息建設(shè)得政策。

其次，要適應(yīng)物業(yè)管理的公共性與廣泛性對房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理。物業(yè)公司與業(yè)主是在物業(yè)服務(wù)合同基礎(chǔ)上形成的契約關(guān)系。從不同交易關(guān)系看，物業(yè)管理主要對房屋及其配套設(shè)施設(shè)備和相關(guān)設(shè)施的管理與維修維護(hù)，但物業(yè)共用部位和機電設(shè)施設(shè)備是由業(yè)主共同所有，提供服務(wù)商品所滿足的是特定社會群體的事務(wù)和信息檔案建設(shè)需求。當(dāng)事人權(quán)利和義務(wù)等約定，依據(jù)全體業(yè)主整體意見制定，相關(guān)的檔案建設(shè)具有公共性與通用性。

第三，適應(yīng)房產(chǎn)檔案時空數(shù)據(jù)變化規(guī)律進(jìn)行科學(xué)管理。房產(chǎn)檔案管理主要業(yè)務(wù)包含房地產(chǎn)權(quán)屬檔案歸檔，查檔與檔案服務(wù)，紙質(zhì)檔案庫存管理與房屋產(chǎn)權(quán)限制等。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案具有專業(yè)性與動態(tài)性，歷史延續(xù)性，真實性與法律性。房地產(chǎn)權(quán)屬電子檔案包括數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案掃描圖像資料（如申請書與申請人身份證明，土地使用證與規(guī)劃許可證，權(quán)證附圖等紙紙檔案資料掃描圖像）和影像資料以及該房屋的其它信息。產(chǎn)權(quán)信息包括的收件材料所形成的電子表單，如產(chǎn)權(quán)房屋與房地產(chǎn)業(yè)務(wù)受理單，房地產(chǎn)登記申請書與房屋產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移登記審批表，房屋共有權(quán)證存根與房屋所有權(quán)證存根，房屋共有權(quán)證與房屋所有權(quán)證，收費統(tǒng)一票據(jù)與商品房按揭備案登記證明，房屋他項權(quán)利審批表，在建工程抵押（按揭）備案登記證明與在建工程抵押登記審批表等。

總之，物業(yè)公司房產(chǎn)檔案建設(shè)是一項兼具私密性與公共性，時空性很強的長期持續(xù)的服務(wù)管理工作，需簽訂期限較長合同，物業(yè)公司在房產(chǎn)檔案建設(shè)過程中應(yīng)該接受客戶長期監(jiān)管和考驗，業(yè)主委員會和行政職能部門應(yīng)長期協(xié)調(diào)解決房產(chǎn)檔案建設(shè)過程出現(xiàn)的新情況和新問題。

篇7

檔案來源于文件，文件是檔案的前身。一切檔案都是在文件使用完畢或辦理完畢后轉(zhuǎn)化而來的。

（一）檔案的定義

“檔案”一詞在我國始見于明代，但最經(jīng)常被引用的出處是清康熙十九年（1680年）的《起居注》。該年十月，在批閱秋審眾犯冊時，“上問：‘馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本身亦有功牌，其罪如何？’大學(xué)士明珠奏曰：‘馬哈喇之父、叔陣沒，皆系松山等處事，部中無檔案，故控告時部議不準(zhǔn)。

我國對檔案學(xué)的研究從本世紀(jì)二三十年代開始。至今，全國檔案界對檔案一詞的定義多有論及，提法各異。何魯成在《檔案管理與整理》中寫道：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書?！?960年第一期《檔案工作》雜志社論中寫道：“檔案是本機關(guān)在工作和生產(chǎn)中形成的，具有一定保存價值的，并且經(jīng)過立卷歸檔，作為真實的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料（包括技術(shù)、影片、照片、錄音帶等等）。”1985年國家標(biāo)準(zhǔn)局的《情報與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語》和《檔案著錄規(guī)則》中檔案定義為“國家機構(gòu)、社會組織和個人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。”1996年7月5日修正公布的《中華人民共和國檔案法》從法的角度規(guī)定了檔案的范圍：檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄（《中華人民共和國檔案法》第二條）。

（二）物業(yè)文件與物業(yè)檔案

物業(yè)管理工作形成的文件主要有兩大部分，即物業(yè)管理公司日常運作形成的普通管理文件和物業(yè)管理實際操作接收和形成的多種專業(yè)性文件。這些文件完成了現(xiàn)行功能之后，就過渡為物業(yè)檔案。

物業(yè)管理公司日常運作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、財務(wù)管理文件等。物業(yè)管理處接收的專業(yè)性文件包括接管驗收時接收房屋的建筑工程資料、設(shè)備和產(chǎn)權(quán)資料；形成的專業(yè)性文件包括住戶入住后不斷形成并補充的業(yè)主（住用人）資料；常規(guī)物業(yè)管理過程中形成的物業(yè)維修文件、物業(yè)租賃文件和管理服務(wù)文件；物業(yè)管理公司開辦多種經(jīng)營活動形成的經(jīng)營管理文件等。

（三）物業(yè)檔案的分類

物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善，物業(yè)檔案的種類也不斷增加，但總的來看，物業(yè)檔案基本上可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運作形成的普通檔案，包括黨群工作檔案、行政管理和經(jīng)營管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、人員檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽檔案等；另一部分是基層物業(yè)管理處日常運作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)清冊、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)管理服務(wù)檔案等。

二、物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化

（一）物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的含義和內(nèi)容

管理現(xiàn)代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無論是物業(yè)管理還是檔案管理，都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn)，物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢。

檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵包括兩方面：一是指現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和方法的應(yīng)用；二是要達(dá)到優(yōu)化、取得最佳效益。對物業(yè)檔案管理來說也是如此。

（二）物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

我國現(xiàn)行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，國家檔案局編制的《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領(lǐng)域內(nèi)所有的標(biāo)準(zhǔn)。由于物業(yè)管理工作在我國僅有十幾年歷史，物業(yè)檔案管理更是檔案行業(yè)和物業(yè)管理行業(yè)中雙重的新課題，所以國內(nèi)尚未制訂出關(guān)于物業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。在具體工作中，應(yīng)盡量參照各相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如《檔案著錄規(guī)則》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《檔案號編制規(guī)則》、《檔案工作基本術(shù)語》等作為工作指導(dǎo)。對一些較為成熟的物業(yè)管理公司來講，如果條件具備，完全可以自行制訂本公司的物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

（三）現(xiàn)代化對物業(yè)檔案工作人員的要求

檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，這一過程也要求檔案人員不斷提高自身的素質(zhì)，包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等。

樹立科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念是提高人員現(xiàn)代化意識的基礎(chǔ)。既然現(xiàn)代化是一個永無止境的進(jìn)程，人員也就必須習(xí)慣于不斷反省、不斷思變，在總結(jié)經(jīng)驗、著手當(dāng)前的同時放眼未來。既然物業(yè)檔案管理是一個新課題，就必然存在許多有待完善之處，在巨大的潛力可挖掘。物業(yè)檔案管理這一領(lǐng)域是大有可為的，要想永立這一行業(yè)潮頭，必須有要有前瞻性，首先就是要打好思想意識這個基礎(chǔ)。

三、物業(yè)檔案的特點

（一）檔案種類多樣化

由于物業(yè)檔案的主體包括物業(yè)服務(wù)公司、物業(yè)服務(wù)人員、物業(yè)的使用者、物業(yè)的開發(fā)商、設(shè)計者、工程設(shè)計方、承建商，以及政府有關(guān)部門如計委、國土局和房管局、城市規(guī)劃局等單位。因此，在物業(yè)服務(wù)活動中就形成了各種類型的專門檔案，如產(chǎn)權(quán)檔案、會計檔案、科技檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）等專門檔案。這也是物業(yè)檔案不同于其他類型的專門檔案的一個顯著特點。

（二）載體形式多樣化

物業(yè)檔案種類的多樣化決定了物業(yè)檔案形式多樣，主要有圖、文字、卡、冊、表。其中“，圖”是指根據(jù)實際需要繪制的各類平面圖、示意圖。 “文字”是指在物業(yè)服務(wù)活動中形成的各類文字材料，包括早期介入文件、接管驗收文件、房屋及設(shè)備的修繕工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同、業(yè)主和住戶來訪記錄、代收費用的協(xié)議等。這部分材料數(shù)量大、種類多，是物業(yè)檔案的主要組成部分?！翱ā笔侵父鶕?jù)需要制作的內(nèi)容濃縮、檢索方便的各類卡片，包括設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等?！皟浴笔侵笧榱嗽黾有畔⑷萘?、提高管理效率而建立的業(yè)主繳費手冊、綠化管理手冊等。“表”是指房屋驗收質(zhì)量登記表、業(yè)戶情況登記表、房屋裝修申請表。

（三）檔案的動態(tài)性較強

物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)，業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承等權(quán)屬變更而變更，住戶更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動，因此，相對應(yīng)的物業(yè)及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去，從而形成物業(yè)檔案的一個顯著特點——動態(tài)性較強。

（四）公開性和隱秘性并存

物業(yè)檔案具有一定的公開性，因為物業(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對物業(yè)進(jìn)行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的，如物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱秘性，因為它也包含著大量的隱私內(nèi)容，這部分檔案內(nèi)容是不便于公開的，如業(yè)主（或住戶）的個人資料、物業(yè)中的產(chǎn)權(quán)資料等。

    （五）檔案的完整性

物業(yè)管理專門檔案是以一個物業(yè)單位為對象組織案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進(jìn)去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業(yè)單位的變遷過程，體現(xiàn)出一種完整性。

（六）和人們的日常生活息息相關(guān)

物業(yè)管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機關(guān)文書檔案、審計檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調(diào)閱。

四、物業(yè)檔案的作用

物業(yè)檔案最重要的內(nèi)容是物業(yè)管理專門檔案，它包括兩個部分：一部分是物業(yè)本身的檔案，包括開發(fā)建設(shè)成果的記錄和物業(yè)公司接管后對物業(yè)進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)和更新改造情況記錄；另一部分是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案，包括業(yè)主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯(lián)絡(luò)電話或地址、租金、管理費繳交情況等。物業(yè)檔案的作用主要體現(xiàn)在這兩部分檔案上。

五、當(dāng)前物業(yè)管理行業(yè)存在的主要問題

1.企業(yè)規(guī)?？傮w偏小。由于房地產(chǎn)開發(fā)規(guī)模普遍較小，開發(fā)方大多自行組建物管公司或成立物業(yè)管理處等，造成了一般物業(yè)企業(yè)難以快速實現(xiàn)高規(guī)格、大規(guī)模發(fā)展，企業(yè)規(guī)模總體偏小的現(xiàn)狀。

2.物管投訴多，社會認(rèn)可程度低。物業(yè)投訴產(chǎn)生的重要原因，一方面是物管企業(yè)提供的服務(wù)和住戶期望與理解產(chǎn)生了一定差距。另一方面是開發(fā)方?jīng)]有足夠重視所建物業(yè)后期管理須要的客觀條件與運作成本。還有政府未下力氣引導(dǎo)群眾對物業(yè)管理消費形成正確認(rèn)識，造成其社會認(rèn)可度偏低

六、產(chǎn)生以上問題的原因主要有以下三方面

（一）觀念落后，認(rèn)識錯誤

1.關(guān)于物業(yè)管理：物業(yè)管理是針對物業(yè)產(chǎn)權(quán)多元化發(fā)展?fàn)顟B(tài)而產(chǎn)生的，業(yè)主自管則不在《物業(yè)管理條例》調(diào)整范疇，不屬于條例規(guī)定和承認(rèn)的物業(yè)管理。

2.關(guān)于物業(yè)收費標(biāo)準(zhǔn)：由于各類物業(yè)的類型不同，其管理服務(wù)的項目有所差異，需要管理服務(wù)的內(nèi)容和管理服務(wù)的難度、深度及細(xì)度也不盡相同。不同物業(yè)的收費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)不同類型的物業(yè)，不同管理服務(wù)項目，不同物業(yè)管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，按照國家計委、建設(shè)部等有關(guān)規(guī)定，分別測定出不同物業(yè)項目管理服務(wù)費的收費標(biāo)準(zhǔn)，報當(dāng)?shù)匚飪r行政主管部門備案后施行，這才是最科學(xué)的收費標(biāo)準(zhǔn)。

（二）配套法規(guī)政策規(guī)定實施細(xì)則嚴(yán)重滯后

由于配套政策規(guī)定實施細(xì)則嚴(yán)重滯后，使現(xiàn)實中出現(xiàn)的很多問題沒法快速裁判。物業(yè)管理涉及方方面面，一些糾紛問題的解決上，主管部門因缺少可依據(jù)的配套法規(guī)與細(xì)節(jié)難以出據(jù)權(quán)威意見，造成公說公有理婆說婆有理。

七、恰當(dāng)用物業(yè)檔案解決物業(yè)管理中存在的問題，推動和諧社會的建立

解決當(dāng)前物業(yè)管理中普遍存在的熱點、難點問題，我們應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，多方下手，觀念的轉(zhuǎn)變不僅在于物業(yè)管理公司，業(yè)主的轉(zhuǎn)變也是不可或缺的，觀念可以用合同、協(xié)議等方式來體現(xiàn)，雙方互相認(rèn)可，彼此遵守執(zhí)行，自然矛盾就減少了，即使有不愉快發(fā)生，也便于劃分責(zé)任，快速解決問題，這也就要求訂立合同時要嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、科學(xué)、合理，合同定立后要正確妥善保存，具體在合同中需要體現(xiàn)哪些理念，怎么體現(xiàn)？這都對我們物業(yè)檔案管理工作者提出了新要求。

1.業(yè)主與物業(yè)管理企業(yè)是平等關(guān)系。在物業(yè)管理工作中，物業(yè)管理企業(yè)受托對物業(yè)實施管理，給業(yè)主和使用人提供服務(wù)，物業(yè)管理服務(wù)合同一簽訂，雙方就是平等的合同關(guān)系，沒有主仆這種帶有奴性的錯誤區(qū)分。

2.業(yè)主委員會與物業(yè)管理公司應(yīng)當(dāng)目的相同。業(yè)主委員會與物業(yè)管理公司目的應(yīng)是一致的，即共同管好小區(qū)。

3.物業(yè)管理企業(yè)不是什么都管。物業(yè)管理公司終歸是企業(yè)，職責(zé)是以合同的形式約定的，很多社會問題不在物業(yè)企業(yè)職責(zé)范圍之內(nèi)。

4.物業(yè)管理服務(wù)不是“免費的午餐”。不少人習(xí)慣于過去住房的福利型政策，對物業(yè)管理“誰受益，誰付費”原則不理解，甚至持抵觸態(tài)度，拒交管理費。其實，業(yè)主在享受物業(yè)管理提供服務(wù)的同時，就有支付物業(yè)管理服務(wù)費、維護(hù)物業(yè)完好的義務(wù)。事實上物業(yè)管理公司實施物業(yè)專業(yè)化管理，為業(yè)主和使用人提供服務(wù)，是需要投入成本的，物有所值是最簡單的道理。

5.物業(yè)管理治安防范不是看家護(hù)院。物業(yè)管理公司給住戶、使用人提供的是安全防范服務(wù)。物業(yè)管理公司主要是按照服務(wù)承諾落實相應(yīng)的防范措施，住戶、使用人不能認(rèn)為交了物業(yè)管理費用，就可以放松警惕性，應(yīng)以積極的態(tài)度做好個人和家庭的安全措施，防患于未然。

6.物業(yè)管理企業(yè)不是水電供應(yīng)商。由于歷史的原因，物業(yè)管理企業(yè)普遍一直為水、電等公用事業(yè)部門無償向業(yè)主、使用人代收水、電費用，甚至承擔(dān)因業(yè)主、使用人拖欠、拒交水電費而墊付，物業(yè)管理企業(yè)“賠了夫人又折兵”。

7.物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)當(dāng)依法維權(quán)。對于物業(yè)公司來說，業(yè)主、業(yè)委不一定就是弱勢群體，實踐中住戶往往可以任何借口或理由拖欠、少交、拒交管理服務(wù)費，而物業(yè)企業(yè)卻沒有很好的辦法應(yīng)對解決。另外，一些部門、機構(gòu)人為導(dǎo)致增加物業(yè)管理企業(yè)負(fù)擔(dān)。因此，物業(yè)企業(yè)也有依法維權(quán)的權(quán)利。

8.在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)不光是物業(yè)管理公司說了算。個別物業(yè)管理企業(yè)因缺乏有效學(xué)習(xí)而沉醉在理所當(dāng)然的“管理者”角色里，沒有依照相關(guān)規(guī)定，自己想怎么干就怎么干，成為物業(yè)管理行業(yè)的害群之馬，這些則應(yīng)由主管部門查處糾正。

我們應(yīng)該充分認(rèn)識物業(yè)檔案管理在推動和諧社會的建立上的重要作用，物業(yè)檔案管理對構(gòu)建和諧社會主要有以下三方面社會功能：

（一）它具有教化和益智的社會功能

現(xiàn)代物業(yè)管理追求的是一種小區(qū)的情調(diào)、小區(qū)的感覺、小區(qū)的文化與品味，使住戶有一種情感的歸屬。這樣的物業(yè)管理，能增長住戶的見識，開闊視野，陶冶情操，在潛移默化中提高居民的素養(yǎng)。應(yīng)盡可能多地提供特色服務(wù)，努力做到"人無我有，人有我新"。比如在小區(qū)內(nèi)可建立局域網(wǎng)，物業(yè)公司通過網(wǎng)絡(luò)向業(yè)主和使用人及時各種服務(wù)通知和信息，同時也利用網(wǎng)絡(luò)來加強物業(yè)公司和業(yè)主，以及業(yè)主和業(yè)主之間的溝通。只有通過這些普通小區(qū)沒有的特色服務(wù)，才可以提升小區(qū)的管理品位。

（二）具有促進(jìn)居民身心健康的功能

在衣食無憂的現(xiàn)代都市人群中，追求舒適、個性的生活小區(qū)正成為人們更高層次需求的集中表現(xiàn)。生活在高檔小區(qū)，享受著高檔物業(yè)管理，能產(chǎn)生“物我兩忘”的身心體驗。這樣人就會心情舒暢，心胸開闊，身心健康，提高生活質(zhì)量。因此，就要求物業(yè)公司首先在人員的選擇上，應(yīng)根據(jù)崗位的要求，制定嚴(yán)格的錄用標(biāo)準(zhǔn)，把好進(jìn)人關(guān)。比如對管理人員，應(yīng)盡可能地選用那些具有酒店管理經(jīng)驗的，利用他們良好的服務(wù)意識，增加物業(yè)服務(wù)的內(nèi)在品質(zhì)。在安全護(hù)衛(wèi)隊員的選擇上，除了外形的要求，還要在其綜合素質(zhì)，思想品質(zhì)等方面進(jìn)行嚴(yán)格的考察和篩選，并輔以不斷的培訓(xùn)，提高其工作責(zé)任心，以最大限度地保證小區(qū)的安全。

其次，在服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)上，不能局限于普通住宅小區(qū)的服務(wù)要求，可參照商務(wù)寫字樓和酒店服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，制定專門的保潔、綠化、維修和安全防范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。如對小區(qū)內(nèi)的單元樓道，至少每天進(jìn)行一次拖、掃、抹，同時加大保潔巡視力度，最大限度地保證樓道地面、扶手的整潔。大力提倡社會效益和環(huán)境效益。物業(yè)公司應(yīng)努力在小區(qū)內(nèi)營造以美化、亮化、香化為主題的良好的居住、生活、休閑環(huán)境，讓住戶真切的感受到居住在這兒就是一份品位和一種尊榮。

篇8

1、維護(hù)社會保險檔案，保護(hù)職工權(quán)益

隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權(quán)益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時技術(shù)手段比較落后，加上對業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費工資和繳費年限確認(rèn)工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡補繳繳費分解表歷年繳費記錄表等相關(guān)材料，確定繳費事實，重新整理歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權(quán)益。

隨著國有企業(yè)重組兼并倒閉，職工下崗中斷勞動關(guān)系中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險繳費情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細(xì)繳費情況的職工養(yǎng)老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險卡，重新為她補辦了養(yǎng)老保險手冊，恢復(fù)了繳費情況。

2、社會保險業(yè)務(wù)規(guī)范化管理

在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。

社保業(yè)務(wù)檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對社保經(jīng)辦機構(gòu)來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機構(gòu)只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設(shè)文件材料收集歸類整理立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長遠(yuǎn)規(guī)劃年度計劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署同組織同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。

為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會保險業(yè)務(wù)檔案真實完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)一步開展。社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費分解表，社保機構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準(zhǔn)確數(shù)字。企業(yè)補繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。

3、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化

社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化。

3.1統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級管理便于查詢集中保管確保安全的原則，做到有章可循有制可依有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。

3.2統(tǒng)一檔案室標(biāo)準(zhǔn)。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火防光防塵防盜防潮防高溫防污染防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房檔案查閱辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜滅火器溫濕度計空調(diào)計算機等專用設(shè)備。新晨

3.3統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部國家檔案局》第3號令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會保險業(yè)務(wù)檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集積累整理保管應(yīng)用查詢服務(wù)工作。

篇9

防疫業(yè)務(wù)檔案兩級管理是指在衛(wèi)生防疫站檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將防疫業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案實行分別站級、科級兩級管理。其內(nèi)容有以下四個方面：

1將衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案納入站檔案工作管理體系：同其他門類的檔案一樣，業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)在接受站檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由站檔案室負(fù)責(zé)具體組織實施。

2將業(yè)務(wù)檔案分為站科兩級：對業(yè)務(wù)活動中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案分別為站級業(yè)務(wù)檔案和科級業(yè)務(wù)檔案兩個層次。

3站級業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸的站級管理的業(yè)務(wù)檔案，由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)收庥、整理、立卷，定期向站檔案室歸檔，交由站檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。

4科級業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸為科級管理的業(yè)務(wù)檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負(fù)責(zé)收庥、整理、立卷，并負(fù)責(zé)保管和提供利用。二、站科兩級檔案范圍的確定

(一)站級業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍

在確定站級業(yè)務(wù)檔案的范圍時，應(yīng)本著總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則對檔案進(jìn)行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料以及在基礎(chǔ)監(jiān)督監(jiān)測上形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價值且保管期限長的材料確定為站級檔案，以確保站存業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映和概括本機構(gòu)業(yè)務(wù)活動及工作水平。總體來看，站級業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個方面：

1業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法的研究檔案。包括有關(guān)證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。

2年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學(xué)生常見病等疾病防治方案及總結(jié)、疫情流行病學(xué)分析、疫情流行趨勢預(yù)測等。

3年度或跨年度的衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測的總結(jié)分析。

4重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調(diào)查處理的有關(guān)材料包括調(diào)查報告及現(xiàn)場調(diào)查記錄及有關(guān)的行政行政處罰材料等或年度綜合性分析總結(jié)。

5專題調(diào)查。包括調(diào)查設(shè)計、調(diào)查報告或總結(jié)，統(tǒng)計匯總等材料。

6各項業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計月報、年報。

7省市級以上刊物上發(fā)表的業(yè)務(wù)論文。

(二)科級業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍我國各級防疫站在日常業(yè)務(wù)活動中更大量地、更直接地是形成服務(wù)對象檔案，即在對其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏楸菊竟芾淼膯挝凰峁┑慕?jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測服務(wù)中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務(wù)的企業(yè)的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，衛(wèi)生防疫工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規(guī)律得自于長期的大量的日常性監(jiān)督監(jiān)測材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)督監(jiān)測材料不僅對當(dāng)年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現(xiàn)和分析出疫情流行規(guī)律。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結(jié)性報告，就可以隨意處置，而應(yīng)做為科級業(yè)務(wù)檔案存科保管。科級業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個方面：

1衛(wèi)生監(jiān)督材料

(1)預(yù)防性衛(wèi)生監(jiān)督材料：包括所轄區(qū)內(nèi)或直管單位許可證審批、復(fù)驗材料；新、改、擴建項目審查材料。

(2)常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測材料：包括對所轄地區(qū)或監(jiān)測點或直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測材料，包括監(jiān)測記錄、記事，監(jiān)測小結(jié)，控制結(jié)果，監(jiān)測報告以及經(jīng)常性衛(wèi)生監(jiān)督檢查、抽查材料。

2一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調(diào)查處理材料，包括個案調(diào)查表，現(xiàn)場調(diào)查記錄(筆錄)，人員尋訪記錄，檢驗結(jié)果及處理報告等。

3行政處罰材料，包括監(jiān)督筆錄、檢驗報告、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結(jié)案單及送達(dá)回執(zhí)等。

4各類所轄產(chǎn)品鑒定及出具證明材料；廣告登記管理材料。

5從業(yè)人員健康體檢、衛(wèi)生知識培訓(xùn)材料，包括體檢表、檢驗單、統(tǒng)計表；培訓(xùn)計劃、教材及小結(jié)等。

6咨詢工作材料，包括咨詢登記、記錄及小結(jié)等。

7各種毒理檢驗、化驗材料。

三、實行兩級管理的意義

1兩級管理有利于解決檔案儲藏空間與業(yè)務(wù)檔案數(shù)量間的矛盾

我國各級防疫機構(gòu)中，檔案室檔案庫房大多狹小，根本無法容納全部的業(yè)務(wù)檔案，因此，只能將那些保存價值更大、保存期更長的檔案集中到站檔案室中，而一般性的，基礎(chǔ)性的材料只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統(tǒng)一布署和指導(dǎo)下進(jìn)行的。

2站級管理有利于防疫業(yè)務(wù)工作整體水平的提高

首先，站級業(yè)務(wù)檔案管理可使站檔案能夠反映業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平，對于站領(lǐng)導(dǎo)及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據(jù)。其次，由于站級業(yè)務(wù)歸檔范圍明確將具有總結(jié)分析性、學(xué)術(shù)性的材料交站歸檔，從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測材料上做進(jìn)一步的加工，形成分析性報告，從而促進(jìn)了業(yè)務(wù)工作的提高。第三，站檔案室人員針對業(yè)務(wù)檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務(wù)，有利于防疫機構(gòu)科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。

3科級管理是有利于滿足防疫業(yè)務(wù)工作日常的需要

防疫業(yè)務(wù)有延續(xù)性，在對監(jiān)測點、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測中，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)督監(jiān)測檔案；特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營單位的變化，有些檔案還要不斷進(jìn)行補充或注銷。如直管單位許可證檔案、建設(shè)項目檔案等就屬這種情況。因此科級管理就可以及時滿足衛(wèi)生防疫的日常需要。

四、兩級管理的實施

1建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)

兩級管理是通過檔案工作網(wǎng)絡(luò)層層的管理而實現(xiàn)有序的實施。因此，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)是這產(chǎn)行衛(wèi)生防疫檔案兩級管理的組織保障。

建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)即在站一級設(shè)立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負(fù)責(zé)全站包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，并協(xié)調(diào)解決在實行兩級管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據(jù)站檔案管理委員對業(yè)務(wù)檔案的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度，除管理站級業(yè)務(wù)檔案外，還要對科級業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。各

科設(shè)兼職檔案員，在站檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行站級業(yè)務(wù)檔案的歸檔及科級業(yè)務(wù)檔案的管理。這樣的檔案工作網(wǎng)絡(luò)使業(yè)務(wù)檔案由無序變?yōu)橛行虻墓芾怼?/p>

2建立切合實際的業(yè)務(wù)檔案管理制度

對種類繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實行科學(xué)規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的業(yè)務(wù)檔案管理制度。首先，在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動，再結(jié)合衛(wèi)生部“全國衛(wèi)生防疫工作規(guī)范”關(guān)于業(yè)務(wù)活動形成材料范圍的規(guī)定，經(jīng)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實際的各科站級和科級業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業(yè)務(wù)檔案也要同站級業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確?？萍墮n案立卷的規(guī)范，但可使用不同的卷皮，以示區(qū)分；第三，嚴(yán)格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據(jù)為已有。

3加強對兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)

各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務(wù)，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)內(nèi)容，進(jìn)行學(xué)分評定，以提高他們學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導(dǎo)科室立卷和編目。

篇10

一、高校教師業(yè)務(wù)檔案的主要內(nèi)容

高校教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容較為豐富，可以將其分為自然類信息資料、教學(xué)類信息資料以及科研類信息資料三大類。其中自然類信息資料主要涵蓋的是教師的個人信息，從這些資料中能夠了解到教師的學(xué)歷信息以及工作履歷等。同時還可以對教師的在職培訓(xùn)情況進(jìn)行了解，包括各類資格證書、專業(yè)技術(shù)職稱等。從自然類信息資料中，可以充分了解到教師的學(xué)緣情況以及職業(yè)發(fā)展背景；而從教學(xué)類信息資料中，則能夠了解教師在長期授課過程中形成的教學(xué)記錄，包括教學(xué)目錄、備課筆記、示范教案以及考核信息等，能夠從這類資料中對教師工作的基本情況進(jìn)行充分的了解；而在科研類信息資料中，則能夠?qū)處煹母黝惪蒲谐晒约皩W(xué)術(shù)論文等進(jìn)行了解，此類信息與教師的專業(yè)水平和科研能力密切相關(guān)。

二、加強高校教師業(yè)務(wù)檔案管理的方案明細(xì)

（一）明確管理職責(zé)。在對教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理時，管理人員要在細(xì)化業(yè)務(wù)檔案管理內(nèi)容和管理范圍的基礎(chǔ)上明確管理職責(zé)。在高校教師業(yè)務(wù)檔案管理過程中，會涉及到不同的檔案資料。在進(jìn)行教務(wù)活動相關(guān)的檔案材料管理時，應(yīng)將該部分的資料管理職責(zé)交由教師所屬的教務(wù)部門以及教研部門等進(jìn)行共同管理；在材料管理過程中要做好材料保管，進(jìn)行材料收集和歸檔管理時，管理人員要將該工作交由教務(wù)部門負(fù)責(zé)，應(yīng)要求教務(wù)部門在對材料進(jìn)行收集和歸檔時做到規(guī)范、準(zhǔn)確、完整。對于高校自身而言，也要積極地進(jìn)行教師業(yè)務(wù)檔案管理，加強硬件設(shè)施建設(shè)，規(guī)范業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，提高教師業(yè)務(wù)檔案管理的整體水平。（二）完善管理制度教師業(yè)務(wù)檔案的管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，會涉及到較多的管理環(huán)節(jié)，包括資料收集、整理、分類以及保存。對每一個環(huán)節(jié)，管理人員都應(yīng)該制定相應(yīng)的管理制度：在材料收集環(huán)節(jié)，學(xué)校要完善組織管理制度，構(gòu)建專門的檔案材料管理部門，并安排專業(yè)的檔案管理人員，確保在檔案室中保存好教師的業(yè)務(wù)檔案。此外，管理制度的制定人員還要注意對檔案材料收集渠道和方式制度的完善，要不斷拓寬材料收集渠道，確保材料信息完整。其中包括教師主動上交材料制度和材料的被被動收集制度，要配合多樣化的材料收集手段，比如可以搭建材料收集網(wǎng)絡(luò)，為線上資料遞交提供支持。其次，對于檔案管理而言，還應(yīng)該推行檔案的分類管理制度、檔案管理審查制度等，確保歸檔的檔案具有完全的真實性和準(zhǔn)確性。（三）提升檔案管理信息化建設(shè)水平。在對教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理時，管理人員要關(guān)注檔案管理的外部環(huán)境，首先要確保檔案管理人員具有較高的業(yè)務(wù)檔案管理意識，加強檔案征集工作。作為業(yè)務(wù)檔案的征集人員，應(yīng)該關(guān)注教學(xué)科研工作的第一線，提高檔案征集意識，確保能夠在第一時間獲得準(zhǔn)確的檔案資料。各學(xué)院的有關(guān)人員都應(yīng)該參與到教師業(yè)務(wù)檔案的征集工作之中，要將關(guān)鍵人員的檔案征集工作效率作為衡量其工作獎懲效益的標(biāo)準(zhǔn)。在對教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理時，管理人員應(yīng)具備現(xiàn)代化的管理意識，要確保學(xué)校、教師以及檔案室三個主體的高效合作，實現(xiàn)對檔案的共同管理。在對檔案進(jìn)行具體管理時，管理人員要善于運用先進(jìn)的管理技術(shù)，建立檔案管理的信息化平臺，可以建立電子檔案庫，實現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，在計算機技術(shù)支持下，更加高效地對教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理。（四）合理利用業(yè)務(wù)檔案。在進(jìn)行教師隊伍管理和建設(shè)的過程中，會對教師業(yè)務(wù)檔案有較高的依賴性，對于教師業(yè)務(wù)檔案，高校應(yīng)在管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行合理的應(yīng)用。而作為檔案管理人員，應(yīng)在教師隊伍建設(shè)過程中，調(diào)用教師業(yè)務(wù)檔案資料，使領(lǐng)導(dǎo)能夠充分了解到教師的業(yè)務(wù)水平，確保領(lǐng)導(dǎo)可以了解到有價值的信息。在教師隊伍建設(shè)過程中，檔案管理人員還要善于對教師進(jìn)行激勵，可以采取名師引領(lǐng)制度，將成就較為突出的教師的事跡展示在教師業(yè)務(wù)陳列室，形成積極向上的教師隊伍發(fā)展氛圍。

三、基于業(yè)務(wù)檔案的高校教師隊伍建設(shè)路徑