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篇1

為適應(yīng)時(shí)展形勢(shì)，醫(yī)院信息化檔案管理建設(shè)的速度應(yīng)不斷加快，諸如及時(shí)地開(kāi)發(fā)檔案管理軟件、使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備并開(kāi)發(fā)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做到檔案信息資源共享，力求檔案管理現(xiàn)代化，提高現(xiàn)有檔案管理資源的應(yīng)用水平及檔案管理的工作效率。

1.2醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的需要

醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就要做到人盡其才。檔案材料是發(fā)現(xiàn)人才和建設(shè)人才的關(guān)鍵，以做到人才的合理使用。醫(yī)院檔案管理信息化，不僅可以提高醫(yī)院信息技術(shù)的使用效率，而且有利于醫(yī)院人才的開(kāi)發(fā)利用，為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。信息化技術(shù)可以是醫(yī)院檔案資源得以有效利用，更能夠延長(zhǎng)檔案使用壽命。

2醫(yī)院檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

2.1信息化管理沒(méi)有全面展開(kāi)

醫(yī)院檔案實(shí)施信息化管理是時(shí)展的需要，更是推動(dòng)醫(yī)院快速發(fā)展的需要。在醫(yī)院檔案管理中融入信息技術(shù)，是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要途徑。由于信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在醫(yī)院的行政管理部門、醫(yī)療技術(shù)管理及運(yùn)營(yíng)管理方面，檔案管理中雖然采用了信息技術(shù)，通常是局限于檔案的電子化管理，并沒(méi)有進(jìn)行全面的信息化建設(shè)。如醫(yī)院的人事檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案、文書(shū)檔案等，還處于人工操作的階段，只有在信息錄入的時(shí)候，才會(huì)使用計(jì)算機(jī)操作，這種相對(duì)滯后的醫(yī)院信息化建設(shè)嚴(yán)重地影響了醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展。

2.2沒(méi)有建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化管理體系

醫(yī)院的檔案管理工作要全面展開(kāi)，就要將規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的信息化管理體系制定出來(lái)。從目前醫(yī)院檔案管理來(lái)看，雖然出臺(tái)了一系列規(guī)范，但是并沒(méi)有形成相互銜接、有效貫通的信息管理體系。比如醫(yī)院實(shí)施檔案信息化管理，但是計(jì)算機(jī)軟件的通用性存在不足，缺乏醫(yī)院等特殊領(lǐng)域的實(shí)用性，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理步伐。此外，醫(yī)院針對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息安全問(wèn)題并沒(méi)有制定行之有效的技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重妨礙了醫(yī)院檔案信息化管理進(jìn)程。

3做好檔案管理信息化工作的有效途徑

3.1實(shí)施醫(yī)院檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

醫(yī)院檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體的檔案管理向信息化轉(zhuǎn)向的過(guò)程，這就有必要建立信息化檔案管理制度，統(tǒng)一制定檔案信息化管理規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以對(duì)醫(yī)院各方信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。另外，實(shí)施醫(yī)院檔案管理，并不局限于檔案管理部門本身，而是涉及到醫(yī)院的各項(xiàng)工作，信息化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，可以將醫(yī)院各職能部門及醫(yī)護(hù)之間的管理建立起來(lái)，促進(jìn)相互之間的溝通，以快速地獲得檔案信息，有利于檔案管理部門人員及時(shí)準(zhǔn)確地收集醫(yī)療信息、對(duì)醫(yī)療信息進(jìn)行整理，以為醫(yī)院管理決策的制定提供可參考依據(jù)。

3.2提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)有賴于檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的提高。作為醫(yī)院檔案工作的主體，檔案管理人員要跟得上信息化時(shí)代的腳步，就要在自身的工作領(lǐng)域中不斷地學(xué)習(xí)、不斷地探索、不斷地創(chuàng)新，以運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理手段更新工作方法，提高專業(yè)技術(shù)水平。檔案管理人員在更新觀念的同時(shí)，還要善于將計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作中，做到兩種知識(shí)的有效融合，通過(guò)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完善信息資源庫(kù)，將來(lái)自各方面的檔案信息有效整合、統(tǒng)一管理，從而使檔案管理的服務(wù)效率有所提高。

3.3強(qiáng)化檔案管理保密工作

檔案管理是具有服務(wù)性質(zhì)的工作。醫(yī)院檔案的信息化管理決定了檔案信息的開(kāi)發(fā)利用效率達(dá)到最大化，實(shí)現(xiàn)了信息共享，同時(shí)檔案資源的安全性有所降低。為防止檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)受到病毒或黑客攻擊，檔案管理人員要樹(shù)立安全防護(hù)意識(shí)，做好檔案管理軟件的安全維護(hù)工作。另外，檔案管理具有政治性，在檔案人員對(duì)于醫(yī)院的人事檔案、病歷檔案進(jìn)行分類管理的同時(shí)，還要做出細(xì)心鑒定，尤其對(duì)于收集到的特殊數(shù)據(jù)，要認(rèn)真鑒定、嚴(yán)格審查，以根據(jù)檔案密集程度規(guī)范檔案資源的開(kāi)放范圍。除檔案管理工作之外，檔案管理人員還要對(duì)計(jì)算機(jī)的安全性負(fù)責(zé)，以避免電子文件損壞。

篇2

二、新時(shí)期檔案管理信息化發(fā)展的策略

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，樹(shù)立信息化管理意識(shí)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作越來(lái)越受到廣大受眾的重視，在產(chǎn)生巨大變化的同時(shí)，也獲得了一定的成效，在檔案管理理念以及管理模式上也發(fā)生著極大的改變，檔案管理工作正逐步向著信息化的方向發(fā)展。為了順應(yīng)時(shí)展的步伐，檔案管理工作人員要努力改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，加強(qiáng)自身對(duì)檔案信息化管理意識(shí)，不斷提高自己的工作質(zhì)量和自身的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能。只有當(dāng)檔案管理工作人員的整體素質(zhì)提高了，檔案管理信息化的發(fā)展步伐才能更為的穩(wěn)定和迅速。因?yàn)闄n案管理工作人員素質(zhì)的提高，是資源管理信息化發(fā)展工作的重點(diǎn)和保障，是檔案管理信息化穩(wěn)定發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

不同類型的檔案文件有著不同的檔案管理要求。對(duì)各種不同類型載體的檔案資源（比如：紙質(zhì)檔案、錄音、視頻以及照片等）進(jìn)行信息化處理與轉(zhuǎn)換時(shí)，需要落實(shí)各類電子文件的積累、注明、歸檔等工作，以保證所記錄的電子文件真實(shí)、完整、有效、可靠。同時(shí)，管理人員在工作中要制定合適的電子檔案管理方法，以保證電子檔案的安全性和有效性，從而促進(jìn)檔案信息化管理水平的提高。

（三）提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

目前，檔案管理方式從傳統(tǒng)的管理向現(xiàn)代化信息管理不斷轉(zhuǎn)變。對(duì)此，檔案管理工作要圍繞國(guó)家、企業(yè)、工作部門的工作重點(diǎn)以及所關(guān)注的熱點(diǎn)來(lái)收集信息、提供信息。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的檔案管理逐漸取代了紙質(zhì)檔案管理，檔案信息的運(yùn)用也隨著社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了極大的改變。因此，在開(kāi)展現(xiàn)代化管理工作時(shí)，要慎重選擇和推廣規(guī)范化的檔案管理軟件，既要保證電子檔案的安全，又要為更多的使用者提供信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。

篇3

1.2檔案管理信息系統(tǒng)的針對(duì)性較差很多中小型檔案管理信息系統(tǒng)在開(kāi)發(fā)前沒(méi)有做需求分析，所以系統(tǒng)在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中應(yīng)用性較差，不能夠滿足人們存儲(chǔ)檔案，處理檔案，加密檔案以及利用檔案的需要。同時(shí)，中小型檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有根據(jù)本單位的實(shí)際使用情況對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，造成了檔案管理信息系統(tǒng)針對(duì)性不強(qiáng)的現(xiàn)狀。

1.3檔案管理信息系統(tǒng)不符合檔案管理人員的操作習(xí)慣一個(gè)符合人們操作習(xí)慣的檔案管理信息系統(tǒng)能夠提升檔案處理的效率，而一旦操作系統(tǒng)不符合人們的使用習(xí)慣，就會(huì)造成使用難度高、操作復(fù)雜、操作較慢、易誤操作、難恢復(fù)信息等狀況。很多中小型檔案館信息系統(tǒng)在實(shí)際的操作過(guò)程中就不符合檔案管理人員的操作習(xí)慣，造成了實(shí)際操作中的這些困難。

2中小型檔案管理信息系統(tǒng)需求分析

2.1中小型檔案管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)目標(biāo)通過(guò)我們對(duì)中小型檔案館進(jìn)行調(diào)查，我們總結(jié)出中小型檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建目標(biāo)應(yīng)該包含以下幾個(gè)方面。首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。我們構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)的首要目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化以代替過(guò)去紙質(zhì)化、人工化的檔案處理方法。其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理和處理的便捷化。通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)的利用能夠方便快速地實(shí)現(xiàn)檔案分類，檔案管理和檔案信息提取。最后，實(shí)現(xiàn)檔案利用的效率化。我們進(jìn)行檔案管理和檔案信息處理，就是為了實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用，所以建立中小型檔案管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)一定要考慮檔案的利用，增強(qiáng)檔案內(nèi)容的可提取性，使得檔案信息的可利用程度變高。

2.2中小型檔案管理信息開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的具體需求第一，擴(kuò)大檔案管理信息系統(tǒng)捕獲文件的范圍。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，需要捕獲的檔案格式以及需要到處的檔案格式變得多元，這就需要我們?cè)陂_(kāi)放檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)擴(kuò)大檔案管理信息系統(tǒng)捕獲文件的范圍，以提高對(duì)信息的捕獲和對(duì)信息的利用程度，捕獲的信息類型應(yīng)該包括PDF格式的檔案、Word類型的檔案、電子表格類型的檔案、圖片類型的檔案以及各種新類型的檔案等。同時(shí)，還應(yīng)該對(duì)來(lái)自不同系統(tǒng)的檔案進(jìn)行捕獲等。第二，設(shè)置檔案信息自動(dòng)捕獲程序來(lái)獲取檔案信息。檔案信息自動(dòng)捕獲程序需要對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，從而按照識(shí)別的內(nèi)容來(lái)對(duì)捕獲的程序進(jìn)行歸類和處理。在檔案信息自動(dòng)捕獲的過(guò)程中，應(yīng)該通過(guò)進(jìn)行檔案監(jiān)控、對(duì)捕獲的內(nèi)容進(jìn)行檢查等方式來(lái)控制自動(dòng)捕獲的檔案信息的準(zhǔn)確性。同時(shí)，應(yīng)該在檔案信息捕獲的各個(gè)環(huán)節(jié)中設(shè)置檔案內(nèi)容修改項(xiàng)，以保障自動(dòng)捕獲的檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。第三，設(shè)置人工輸入信息的方式來(lái)與自動(dòng)捕獲信息系統(tǒng)進(jìn)行搭配，以在檔案信息自動(dòng)捕獲效率低或者檔案格式難以被檔案管理系統(tǒng)識(shí)別時(shí)手動(dòng)輸入檔案信息，避免檔案信息提取效率低下的問(wèn)題。一些檔案信息較為久遠(yuǎn)，或者存在著這樣那樣的問(wèn)題，使得信息自動(dòng)捕獲效率不高，所以在開(kāi)發(fā)管理信息系統(tǒng)時(shí)需要設(shè)置手動(dòng)輸入項(xiàng)，以彌補(bǔ)檔案管理信息系統(tǒng)的不足。第四，設(shè)置檔案信息批處理功能。批處理能夠?qū)ν活愋畔⑦M(jìn)行同樣的操作，大幅提高信息處理的效率，所以，我們?cè)陂_(kāi)發(fā)中小型檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)需要設(shè)置批處理功能，促進(jìn)檔案處理效率的提高。批處理過(guò)程中，要能夠?qū)ν活愋偷臋n案信息進(jìn)行提取，然后對(duì)提取到的信息進(jìn)行批處理，最后實(shí)現(xiàn)對(duì)處理后的信息在原文檔的存儲(chǔ)。第五，設(shè)置檔案分類管理功能。在信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程中要能夠?qū)Σ煌愋偷臋n案進(jìn)行自動(dòng)分類，同時(shí)，分類應(yīng)該堅(jiān)持多元化，能夠按照不同的要求實(shí)現(xiàn)分類，類與單個(gè)檔案之間、類與類之間要保持有機(jī)的聯(lián)系。第六，設(shè)置訪問(wèn)控制項(xiàng)，對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、修改、檢索和應(yīng)用進(jìn)行控制。通過(guò)分配給不同類型的用戶不同的操作權(quán)限來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息訪問(wèn)的控制，以保障檔案信息的安全。

篇4

2加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)的建議

2.1提高高校檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化想要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)，首先應(yīng)提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，也即是指在實(shí)際工作中應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范執(zhí)行，建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，從而有機(jī)組合高校檔案管理的各項(xiàng)工作，盡可能提高高校檔案管理的工作質(zhì)量。目前，高校檔案管理普遍存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、各自為政的現(xiàn)象，而且檔案信息化軟件開(kāi)發(fā)和信息化建設(shè)等方面較為分散，為此，應(yīng)該安排專業(yè)的人員全面研究高校檔案信息化建設(shè)建立一套全國(guó)統(tǒng)一的檔案管理信息化建設(shè)軟件系統(tǒng)，同時(shí)應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案管理技術(shù)，而且應(yīng)結(jié)合國(guó)內(nèi)外檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及檔案管理發(fā)展趨勢(shì)制定高校檔案管理信息化建設(shè)需要遵守的準(zhǔn)則。比如，文獻(xiàn)索引標(biāo)準(zhǔn)、信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)、通訊標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)建立標(biāo)準(zhǔn)等。通過(guò)科學(xué)的組織、協(xié)調(diào)各高校檔案信息化建設(shè)，確保各高校的工作管理軟件統(tǒng)一，促進(jìn)各高校檔案信息的互聯(lián)、互通，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

2.2加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)傳統(tǒng)高校檔案基本上都是以紙質(zhì)檔案為主，需要占用很大的空間，而且工作量非常大，需要查閱時(shí)會(huì)花用很多時(shí)間，導(dǎo)致每年高校檔案管理費(fèi)用支出不斷提高。而且由于紙質(zhì)材料的特點(diǎn)，長(zhǎng)時(shí)間很容易出現(xiàn)泛黃、粘連、發(fā)脆等問(wèn)題，在很大程度上會(huì)損壞檔案質(zhì)量。加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)可以以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)為平臺(tái)，利用一些特定的軟件整理、排序、存放各種檔案信息，便于查詢、檢索。而且數(shù)字檔案可以復(fù)制，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的容量非常大，可以存放大量的檔案，因此相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，數(shù)字化建設(shè)具有便于管理、安全性高等優(yōu)勢(shì)。

2.3加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)在高校檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，安全保密問(wèn)題也是需要重視的問(wèn)題，高校應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⒒瘷n案安全保密制度，而且需要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的安全防護(hù)意識(shí)以及技能。同時(shí)，應(yīng)引進(jìn)最新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)，設(shè)置安全防火墻，及時(shí)、有效防范計(jì)算機(jī)“病毒”、“黑客”等不安全因素。

2.4加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)人是高校檔案管理工作的最終執(zhí)行者和主體，想要加快檔案管理信息化建設(shè)，這就要求檔案管理人員具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，不僅需要具備基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)技能，同時(shí)要求具備良好的道德修養(yǎng)及職業(yè)素養(yǎng)。因此，高校應(yīng)注重檔案管理人員的培訓(xùn)工作，制定科學(xué)的員工培訓(xùn)管理制度，不僅應(yīng)豐富檔案管理人員的信息化管理知識(shí)，也要提高管理人員的業(yè)務(wù)技能，培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理復(fù)合型人才隊(duì)伍。其次，應(yīng)建立合理的考核機(jī)制，定期對(duì)檔案人員的實(shí)踐操作技能進(jìn)行考核，并且將員工的工資和考核結(jié)果直接掛鉤，這樣有利于激勵(lì)檔案管理人員重視檔案信息化管理，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力。

篇5

1信息時(shí)代高職檔案管理存在問(wèn)題

1．1檔案管理制度的不完善

因?yàn)槲覀儑?guó)家實(shí)行社會(huì)保障制度的時(shí)間較短，因此，當(dāng)前的社會(huì)保障體系還不完善，由于制度的不完善，就會(huì)導(dǎo)致一些行政主管部門對(duì)社保檔案的忽略，就會(huì)使一部分檔案管理工作人員得不到重視，使檔案管理者沒(méi)有信心，沒(méi)有足夠的意識(shí)到檔案管理工作的重要性。再就是由于檔案管理工作量大，盡管管理人員的工作環(huán)節(jié)得到改變，但是，雖然在計(jì)算機(jī)的調(diào)節(jié)下得到變化，但檔案管理工作仍然顯得很繁瑣。因此檔案管理人員依然會(huì)感覺(jué)到枯燥，乏味，而且工作任務(wù)也很煩累。又因?yàn)樵跈n案管理工作上，國(guó)家沒(méi)有給出一定的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)和績(jī)效，檔案管理機(jī)構(gòu)又過(guò)于細(xì)化，因此，盡管檔案管理工作者會(huì)對(duì)工作要求嚴(yán)格，但由于行政部門的不重視，使檔案管理工作無(wú)法更好地為社會(huì)穩(wěn)定作出較大的貢獻(xiàn)。

1．2利用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)

現(xiàn)在，我們已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，計(jì)算機(jī)的使用，使得檔案管理工作可以更好地保存和存儲(chǔ)。但是，即使計(jì)算機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)達(dá)到普及的階段，但檔案管理依然存在著很多問(wèn)題。形成的原因很簡(jiǎn)單，依然是機(jī)構(gòu)的分散性。因?yàn)楦鱾€(gè)機(jī)構(gòu)都有自己的組織和行為準(zhǔn)則，行為規(guī)范，彼此間很少有能資源共享的系統(tǒng)。分散的部門間互又缺乏信任，這就使彼此間的系統(tǒng)筑起堡壘，難以使得資源智能交換或共享利用。

1．3對(duì)檔案管理統(tǒng)一管理

由于沒(méi)有對(duì)檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)檔案管理也沒(méi)有給出固定的要求。國(guó)家在檔案管理的這一方面出現(xiàn)了嚴(yán)重的缺乏管理。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的變遷，國(guó)家的制度中的條款已經(jīng)不再適合現(xiàn)代檔案管理工作了，因此，在地方的一些機(jī)構(gòu)中，他們自己制定了一些檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，這就使檔案的管理工作更加混亂，增加了檔案管理工作的難度。

2加強(qiáng)高職院校檔案管理的措施

2．1發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化產(chǎn)品已經(jīng)成為二十一世紀(jì)不可缺少的產(chǎn)物，所以現(xiàn)代化信息技術(shù)也就隨之不斷發(fā)展。各行各業(yè)都會(huì)在高職的運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生大量的文件，而這些文件往往對(duì)高職來(lái)說(shuō)都具有重要的價(jià)值，只有對(duì)這些文件進(jìn)行信息化管理才能使檔案管理人員輕松完成檔案管理工作。這時(shí)不得不說(shuō)的就是傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無(wú)法，滿足現(xiàn)代化的需求，而且傳統(tǒng)檔案管理方法也滿足不了在信息技術(shù)方面的需求，所以我國(guó)高職將在信息化檔案管理工作中面臨更多挑戰(zhàn)。檔案管理體制的改革也對(duì)檔案管理的相關(guān)人員提出了更高的要求，認(rèn)識(shí)上要有所提升的同時(shí)，在信息技術(shù)和專業(yè)素質(zhì)上也要有所提升，從而以最大限度發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)。

2．2解決傳統(tǒng)檔案管理的不足

之所以高職在檔案管理過(guò)程中還存在許多缺點(diǎn)，是因?yàn)榇蠖鄶?shù)高職還意識(shí)不到高職對(duì)檔案管理工作的缺失。首先，現(xiàn)代化進(jìn)程不斷推進(jìn)，檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)都在不斷改變，這種情況下檔案管理工作所接觸到的數(shù)據(jù)也就不斷增多，所以更多的現(xiàn)代化技術(shù)就應(yīng)該被營(yíng)運(yùn)到檔案管理工作中，而做到二者的有機(jī)結(jié)合正是我們面臨的一大難題。其次，隨著信息化的逐漸推廣，很多數(shù)據(jù)和文件都出現(xiàn)過(guò)被盜、更改和銷毀等現(xiàn)象，為了更好地保存這些材料和數(shù)據(jù)，就必須要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行強(qiáng)化。

2．3順應(yīng)時(shí)展

檔案在我國(guó)的發(fā)展過(guò)程中起著收藏和保護(hù)國(guó)家各個(gè)歷史時(shí)期所形成的檔案內(nèi)容和任務(wù)的作用，這是一項(xiàng)重要的任務(wù)，因?yàn)樗鸬奖Ｗo(hù)文化財(cái)富的作用，同時(shí)更是能夠造福子孫后代的偉大事業(yè)。另一方面，檔案管理工作的任務(wù)還有為其他行業(yè)提供有效的信息資料，這是為現(xiàn)代化建設(shè)提供信息資源的最主要的方式。要想讓各項(xiàng)工作都能順利進(jìn)行，檔案就必不可少，這是時(shí)展的必然要求，只有充分發(fā)揮檔案的價(jià)值才有可能科學(xué)有效地對(duì)社會(huì)的發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)力量。

2．4增強(qiáng)檔案意識(shí)，健全管理制度

增強(qiáng)檔案意識(shí)，健全管理制度，首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持重視，把檔案工作納入學(xué)院工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳，結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過(guò)學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使工作者增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成良好的人事檔案工作氛圍;健全制度，規(guī)范人事檔案管理。建立完善檔案制度，是檔案管理工作逐步規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證;建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證檔案工作順利開(kāi)展。為了提高教職工的檔案意識(shí)，從二方面著手:一是通過(guò)利用，促進(jìn)檔案意識(shí)的提高。在平時(shí)各種檢查、驗(yàn)收中通過(guò)檔案利用，使教師們看到檔案實(shí)實(shí)在在的作用。二是進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)檔案培訓(xùn)班普及檔案知識(shí)，使一線教師了解檔案、重視檔案;同時(shí)利用其它培訓(xùn)班機(jī)會(huì)，講解檔案知識(shí)，如:利用輔導(dǎo)員黨建、黨務(wù)工作培訓(xùn)會(huì)議，講解如何做好基層支部黨建、黨務(wù)檔案工作;在畢業(yè)生班主任會(huì)議上，講解如何做好學(xué)生檔案工作等。同時(shí)，把整個(gè)學(xué)年材料收集完整，制作規(guī)范的系部檔案帶到現(xiàn)場(chǎng)，使教職工有比較直觀、感性的認(rèn)識(shí)。二是強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，提升現(xiàn)代管理手段，形成網(wǎng)絡(luò)管理。隨著高職院?？蒲袡n案工作認(rèn)識(shí)程度的加強(qiáng)，科研檔案隊(duì)伍建設(shè)逐步得到重視，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢(shì)，知識(shí)層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高，為高職院校科研檔案工作正常開(kāi)展提供了可靠的組織保障;圍繞學(xué)?？蒲兄行墓ぷ骱椭攸c(diǎn)科研項(xiàng)目，根據(jù)科研檔案需求信息，編制適合當(dāng)前科研研究發(fā)展的檔案編研資料，著眼于現(xiàn)代管理，提高系統(tǒng)整體水平。在保障和保密的基礎(chǔ)上主動(dòng)服務(wù)，深化科研檔案編研的層次;管理形式和管理手段上因人員層次的提高使現(xiàn)代化設(shè)備得以及有效利用，人員和科研管理技術(shù)得以顯著提升。

2．5建立有效的激勵(lì)機(jī)制

穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍建立檔案管理有效激勵(lì)機(jī)制的核心問(wèn)題是增強(qiáng)檔案管理人員工作的主動(dòng)性、事業(yè)心和成就感。激勵(lì)機(jī)制的建立必須因地制宜，因人、因事、因時(shí)而定:一是要根據(jù)不同人的不同需要以及同一人在不同時(shí)期的不同需要來(lái)建立激勵(lì)機(jī)制;二是要根據(jù)不同的任務(wù)來(lái)確立激勵(lì)機(jī)制。激勵(lì)機(jī)制包括考核、評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰等環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)又可以運(yùn)用不同手段和方法，相應(yīng)也會(huì)產(chǎn)生不同的效果。激勵(lì)機(jī)制要做到物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)相結(jié)合，物質(zhì)性的激勵(lì)要量化、可操作，要逐漸打破對(duì)檔案管理人員按級(jí)別、工齡等“資歷”考評(píng)、獎(jiǎng)勵(lì)、晉升的方法，將檔案管理工作作為院校專業(yè)技術(shù)管理工作列入績(jī)效考核內(nèi)容，其考核津貼及其職稱晉升與檔案管理工作業(yè)績(jī)、工作量、工作性質(zhì)緊密結(jié)合起來(lái)，逐步建立健全對(duì)檔案管理人員進(jìn)行“專業(yè)業(yè)績(jī)”考核。如對(duì)檔案兼職管理者，可根據(jù)檔案整理與收集、工作效率、管理手段與技術(shù)改進(jìn)、檔案研究成果等各項(xiàng)指標(biāo)對(duì)檔案工作人員進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行考評(píng)和獎(jiǎng)勵(lì)，這樣就能調(diào)動(dòng)兼職檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性，讓他們用心用腦，盡職盡責(zé)地工作。高職院校要建立檔案管理團(tuán)隊(duì)崗位職責(zé)、職稱職務(wù)聘任制度，逐漸將檔案管理團(tuán)隊(duì)的成員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案系列的職稱聘任制度，激勵(lì)管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)化、職業(yè)化方向發(fā)展。同時(shí)重視對(duì)檔案管理軟硬件建設(shè)，要對(duì)檔案管理隊(duì)伍實(shí)行優(yōu)惠政策，改善檔案工作環(huán)境，加大對(duì)檔案工作硬軟件設(shè)備的投入，加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，營(yíng)造檔案管理隊(duì)伍的文化氛圍，給檔案管理人員以精神上的富足感。

2．6檔案管理工作的必然趨勢(shì)

在近些年的檔案管理工作中，現(xiàn)代化的技術(shù)水平和現(xiàn)代化的管理理念為檔案管理工作取得突破性的進(jìn)展提供了支持。在發(fā)展的過(guò)程中，一方面，伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)工藝和管理理念形成了各種不同結(jié)構(gòu)、不同內(nèi)容和不同形式的檔案信息資源。另一方面，在工作中隨著信息技術(shù)的引進(jìn)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理制度也日趨完善，并且對(duì)于各種新技術(shù)的實(shí)現(xiàn)都起到了重要作用。

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（二）信息技術(shù)的引進(jìn)可以節(jié)約檔案管理成本不管是企業(yè)，還是政府機(jī)關(guān)，檔案管理的工作量都是不可小歔的。從檔案內(nèi)容上，人員檔案，會(huì)議檔案等不同類別的檔案需要不同的管理方式，從檔案工作上，檔案整理，檔案收集，檔案匯總，檔案統(tǒng)計(jì)等不同環(huán)節(jié)需要不同理論指導(dǎo)，由此可見(jiàn)，檔案管理需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力才能實(shí)現(xiàn)。信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在于，信息系統(tǒng)本身可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的分析、整理和記錄以及分類等工作，同時(shí)，系統(tǒng)工作的精細(xì)以及準(zhǔn)確程度要比人力完成更有保證，將信息技術(shù)引入檔案管理工作中，使用計(jì)算機(jī)代替部分人力，這就可以精簡(jiǎn)單位人員，減少勞動(dòng)力和其它資源的輸出，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理成本的節(jié)約。這也是將信息技術(shù)引入檔案管理工作中的一個(gè)必要性所在。

（三）信息技術(shù)的引進(jìn)可以規(guī)范檔案管理體系將信息技術(shù)引進(jìn)檔案管理工作中另一個(gè)必要性就是規(guī)范檔案管理體系。同其它管理工作一樣，檔案管理工作的進(jìn)行也需要多人的配合，需要多項(xiàng)工作的銜接，在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理工作就形成了一個(gè)完整的體系，而這個(gè)體系的規(guī)范與否，直接影響一個(gè)企業(yè)對(duì)檔案的保存和利用。在利用信息技術(shù)之前，每一項(xiàng)工作的完成都需要工作人員的親力親為，這就出現(xiàn)了人員之間的接觸和合作，在此過(guò)程中，可能某一個(gè)工作人員的情緒就會(huì)直接影響到整個(gè)團(tuán)隊(duì)的合作以及工作效果，或者某一個(gè)工作人員的差錯(cuò)就可能直接導(dǎo)致整個(gè)檔案管理的進(jìn)度，此外，人員的能力高低不同，這些都成為檔案管理體系規(guī)范化的障礙。但是將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中，盡量減少工作銜接過(guò)程中人員的接觸，減少人的情緒對(duì)工作質(zhì)量的影響，就會(huì)很容易的引導(dǎo)起整個(gè)檔案管理工作朝著體系規(guī)范化的方向前進(jìn)。

二、信息技術(shù)引入檔案管理工作的途徑

既然信息技術(shù)引入檔案管理是有必要的，那么接下來(lái)要考慮的問(wèn)題就是如何更好地將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中來(lái)，對(duì)此，筆者有以下幾點(diǎn)建議：首先，信息技術(shù)的引入要充分考慮本單位檔案管理工作的特點(diǎn)。不同的行業(yè)，不同的單位，檔案在內(nèi)容是不同的，這種檔案內(nèi)容的差異就要求在做具體檔案管理工作時(shí)的方式有所區(qū)別。信息技術(shù)引入管理領(lǐng)域，最早出現(xiàn)在人力資源管理領(lǐng)域，在檔案管理領(lǐng)域的引入，還不是非常的成熟，因此，很多單位的檔案管理工作人員就盲目的學(xué)習(xí)和跟風(fēng)，不加選擇的借鑒和引入。這樣做的后果就導(dǎo)致信息技術(shù)的引入不但沒(méi)有優(yōu)化企業(yè)的檔案管理，反而給檔案管理工作造成了新的困擾，顯然，這與信息技術(shù)的引入的初衷是相背離的。所以說(shuō)，在信息技術(shù)的引入過(guò)程中，一定要注意本單位檔案管理工作的特點(diǎn)，切忌盲目。其次，信息技術(shù)的引入要打破傳統(tǒng)檔案管理模式的“條條管理”的狀態(tài)。對(duì)于一些檔案管理工作人員而言，檔案是對(duì)歷史的記載，因此必須認(rèn)真謹(jǐn)慎，這是對(duì)歷史和事實(shí)的尊重，我們必須承認(rèn)這種思想的正確性，但是，很多人偏離了這種思想的本意，他們認(rèn)為尊重檔案就要求檔案管理工作也要絕對(duì)的固定，不可隨意更改模式，這是錯(cuò)誤的，信息技術(shù)的引入就是要打破這種傳統(tǒng)，要勇于利用信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新，要隨時(shí)把握時(shí)機(jī)，適時(shí)改革，讓傳統(tǒng)與新技術(shù)結(jié)合，共同為檔案管理服務(wù)。所以，信息技術(shù)的引入，就是要在傳統(tǒng)中改變，讓檔案管理也能體現(xiàn)出時(shí)代特色。

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1.1檔案資料在保存過(guò)程中存在較大難

儲(chǔ)存醫(yī)院檔案?jìng)鹘y(tǒng)的做法是以紙質(zhì)為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)，部分以磁帶、影像帶、膠片為介質(zhì)和部分電子文檔資料。這些存儲(chǔ)介質(zhì)很容易出現(xiàn)發(fā)黃、霉變、破損、受潮等問(wèn)題，所以難以永久保存和備份。因此，如何提高醫(yī)院檔案資料的存儲(chǔ)質(zhì)量，并充分滿足醫(yī)院檔案管理需要，成為了制約醫(yī)院檔案管理發(fā)展的重要因素，只有有效解決檔案資料的存儲(chǔ)問(wèn)題，才能提高檔案管理工作水平。

1.2檔案資料在管理和查詢過(guò)程中存在一定難度

目前很多醫(yī)院仍沿用了傳統(tǒng)的以人工為主的檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案資料查詢的流程是：查作者，到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案號(hào)信息查到檔案在庫(kù)房的存放地址，然后通知庫(kù)房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)，查閱非常耗時(shí)、耗力。由于缺乏現(xiàn)代化手段的應(yīng)用，醫(yī)院的檔案管理還停留在手工狀態(tài)，不但制約了醫(yī)院檔案資料的查詢和應(yīng)用，還影響了醫(yī)院檔案資料的查詢效果。因此，檔案資料的查詢難度問(wèn)題必須得到有效解決。

1.3檔案材料的利用率低

沒(méi)有得到充分利用紙質(zhì)檔案具有易損壞、低效率、不便于統(tǒng)計(jì)和查詢等問(wèn)題，這些問(wèn)題使檔案的利用率顯著降低。在醫(yī)院檔案信息方面，各種處方用藥以及藥效、藥的配伍、藥的副作用都具有統(tǒng)計(jì)意義，單純用人工查閱這些原始資料，然后統(tǒng)計(jì)這些信息，工作量太大了?？紤]到醫(yī)院工作實(shí)際，檔案資料數(shù)量較多是檔案管理所面臨的現(xiàn)實(shí)因素，如果不采取現(xiàn)代化的分類和查詢手段，醫(yī)院檔案資料的查詢和利用難度問(wèn)題將難以得到有效解決。

2.醫(yī)院檔案管理應(yīng)用信息化手段的具體措施

鑒于醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，以及醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用信息化手段的必要性，只有認(rèn)真分析醫(yī)院檔案管理實(shí)際，把握醫(yī)院檔案管理原則，才能保證醫(yī)院檔案管理取得實(shí)效。為此，我們應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用信息化手段：

2.1在醫(yī)院檔案的保存過(guò)程中積極應(yīng)用信息化手段

醫(yī)院由于檔案信息材料較多，采用傳統(tǒng)保存手段不但需要建立專門的檔案保存室，還要定期對(duì)檔案材料進(jìn)行整理，工作量非常大。并且傳統(tǒng)檔案保存對(duì)環(huán)境要求較高，一般場(chǎng)所難以滿足實(shí)際保存需要?；谶@一現(xiàn)實(shí)要求，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用信息化手段，將檔案信息材料經(jīng)過(guò)電子化變成電子文檔，不但節(jié)約了檔案保存成本，同時(shí)也提高了檔案保存質(zhì)量，滿足了醫(yī)院檔案管理需要，提升了醫(yī)院檔案管理水平。

2.2在醫(yī)院檔案的管理和查詢過(guò)程中全面應(yīng)用信息化手段

應(yīng)用信息化手段之前，在醫(yī)院檔案的管理和查詢過(guò)程中，主要是根據(jù)檔案文件名進(jìn)行檢索。由于醫(yī)院各類檔案資料數(shù)量較多，人工檢索的周期很長(zhǎng)，給檔案管理和查詢帶來(lái)了較大的困難。在這一困難面前，應(yīng)用信息化手段是醫(yī)院檔案管理的必有之路?；谛畔⒒侄蔚膬?yōu)勢(shì)，在醫(yī)院檔案管理和查詢中，積極使用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理手段，是提高醫(yī)院檔案信息查詢效果的重要措施，對(duì)醫(yī)院檔案管理而言具有重要意義。

2.3在醫(yī)院檔案的調(diào)用過(guò)程中有效應(yīng)用信息化手段

要想滿足醫(yī)院檔案資料的調(diào)用需要，單純采用人工調(diào)用手段不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，整體工作效率也十分不理想?；谶@一現(xiàn)實(shí)需求，在醫(yī)院檔案的調(diào)用過(guò)程中，積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化手段，不但實(shí)現(xiàn)了快速調(diào)用檔案材料，同時(shí)也提高了醫(yī)院檔案的管理效率，對(duì)滿足醫(yī)院檔案管理需求，提升醫(yī)院檔案管理效果具有重要的促進(jìn)作用。

3.醫(yī)院檔案管理應(yīng)用信息化手段取得的積極效果

通過(guò)對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理過(guò)程進(jìn)行分析后可知，應(yīng)用了信息化手段之后，醫(yī)院的檔案管理工作在實(shí)效性上有了明顯的提高，信息化手段對(duì)醫(yī)院檔案管理的促進(jìn)年作用也十分明顯。結(jié)合醫(yī)院檔案管理實(shí)際，醫(yī)院檔案管理應(yīng)用信息化手段取得的積極效果主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1信息化手段提高了醫(yī)院檔案的保存效果

應(yīng)用了信息化手段之后，醫(yī)院的紙質(zhì)檔案大部分都轉(zhuǎn)化成電子檔案，不但節(jié)省了檔案的存儲(chǔ)空間，同時(shí)也提高了檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量和保密效果，有利于延遲檔案的存儲(chǔ)時(shí)間，保證醫(yī)院檔案能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)良好存儲(chǔ)，滿足醫(yī)院檔案存儲(chǔ)需要。從當(dāng)前信息化手段的應(yīng)用來(lái)看，信息化手段的應(yīng)用提高了醫(yī)院檔案的保存效果。

4.2信息化手段滿足了醫(yī)院檔案的管理和查詢需求

鑒于醫(yī)院檔案管理和查詢的實(shí)際難度，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用了信息化手段之后，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段為檔案管理和查詢提供了有力支持，既保證了檔案能夠快速查詢，同時(shí)也提高了檔案查詢的準(zhǔn)確性和整體效率。因此，信息化手段的應(yīng)用滿足了醫(yī)院檔案的管理和查詢需求。

3.3信息化手段提升了醫(yī)院檔案的調(diào)用效率

在醫(yī)院檔案調(diào)用過(guò)程中，由于傳統(tǒng)人工手段難以滿足實(shí)際需求，信息化手段的應(yīng)用成為了必然。通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案調(diào)用現(xiàn)狀進(jìn)行分析后可知，信息化手段既提高了檔案調(diào)用效率，同時(shí)也保證了檔案調(diào)用的準(zhǔn)確性。由此可見(jiàn)，信息化手段的應(yīng)用，對(duì)提升醫(yī)院檔案的調(diào)用效率起到了關(guān)鍵作用。

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1.對(duì)高校校史、校情了解和研究的需求

高校檔案是歷史的真實(shí)記錄，收藏著高校不同歷史時(shí)期發(fā)生的重大事件、重要活動(dòng)、重大工程、重要組織等文獻(xiàn)資料，以文字、圖片、影像、實(shí)物等形式展現(xiàn)著學(xué)校的成長(zhǎng)、發(fā)展歷史，富含著一所高校的記憶元素，構(gòu)成了高校在特定歷史條件下的真實(shí)場(chǎng)景。無(wú)論是專業(yè)人士對(duì)校史的研究，還是社會(huì)各界對(duì)校史、校情的了解，都離不開(kāi)對(duì)高校檔案的查閱，自然離不開(kāi)對(duì)高校檔案信息資源的共享。

2.高校相關(guān)資料甄別鑒定、查證咨詢的需求

對(duì)高校相關(guān)資料進(jìn)行甄別鑒定、回復(fù)查證咨詢是檔案管理部門的重要工作內(nèi)容。有了檔案信息資源共享，社會(huì)用人單位可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)核實(shí)畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位、在校成績(jī)與獲獎(jiǎng)等資料的真?zhèn)?，了解欲聘用人員的真實(shí)學(xué)業(yè)水平，辦理證實(shí)材料。在校生、畢業(yè)生因考研、出國(guó)、找工作需學(xué)校提供學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)歷學(xué)位等證明材料，也可以在檔案信息資源共享的條件下，先自我查詢，從而順利辦理。

3.高?？蒲谐晒D(zhuǎn)化和科研合作的需求

高校既是傳播科學(xué)知識(shí)的殿堂，也是科學(xué)研究的基地，每年都會(huì)產(chǎn)生大量的科研成果，并以科技檔案的形式記錄備案。通過(guò)檔案信息資源共享，社會(huì)生產(chǎn)企業(yè)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)所需要的科研成果，促進(jìn)了高?？蒲谐晒行мD(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。同時(shí)，企業(yè)為了開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品、提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，也需要通過(guò)檔案信息資源共享了解高校的科研優(yōu)勢(shì)，與高校展開(kāi)科研合作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與高校的互惠共贏。

4.高校宣傳推介、擴(kuò)大社會(huì)影響的需求

宣傳推介、擴(kuò)大社會(huì)影響是高校發(fā)展進(jìn)程中不可或缺的經(jīng)營(yíng)舉措。在信息時(shí)代，越來(lái)越多的人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)了解社會(huì)、認(rèn)識(shí)社會(huì)。高校必須立足這一現(xiàn)實(shí)，通過(guò)檔案信息資源共享展示本校的光輝歷史、優(yōu)美環(huán)境、特色文化、教學(xué)科研實(shí)力和成果，讓社會(huì)全面地掌握學(xué)校的各方面信息，吸引更多的優(yōu)秀學(xué)子，獲得更多的社會(huì)支持。

二、目前高校檔案信息共享的制約因素

高校檔案信息資源共享是現(xiàn)代信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的融合。目前，一些制約著高校檔案信息共享的客觀因素不能不引起我們的高度注意。

1.傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的束縛

長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案管理處于一個(gè)相對(duì)封閉的狀態(tài)，傳統(tǒng)的檔案管理理念根深蒂固，具體表現(xiàn)在：①對(duì)檔案資料重保管、輕利用，缺乏以用戶為中心、以利用為靈魂的現(xiàn)代檔案管理意識(shí)。②工作視野狹小，局限于檔案館（室）的小天地，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的巨大變化關(guān)注不夠。③坐等用戶上門咨詢查閱檔案，少有對(duì)外服務(wù)的主動(dòng)性。落后的管理意識(shí)制約著高校檔案服務(wù)功能的有效發(fā)揮，造成了檔案信息資源的巨大浪費(fèi)。

2.高校檔案信息資源不完備

高校檔案信息資源共享需要有完備的檔案信息資源做支撐。由于歷史的原因，高校檔案管理體系呈現(xiàn)一種隨意、松散的狀態(tài)，管理部門職責(zé)分工不明，管理失范。比如：學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績(jī)或?qū)W歷證明資料，有的學(xué)校是在檔案館（室）存檔，有的學(xué)校是教務(wù)處存檔。這就造成了檔案信息資源的靈散化、條塊化，用戶難以在一個(gè)部門查詢到所需的全部信息，影響了高校檔案信息資源的社會(huì)共享。

3.檔案的數(shù)字化水平不高

受客觀條件的限制，高校檔案信息載體比較單一，以不易保存、不易查詢、不易傳遞的紙質(zhì)文檔為主，能夠提供海量存儲(chǔ)、便于網(wǎng)上傳輸和查詢的數(shù)字光盤、微縮膠片、錄音磁帶、移動(dòng)硬盤等先進(jìn)信息載體檔案所占比例較低，難以構(gòu)建起檔案信息資源共享需要的網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)。雖然一些高校檔案館（室）建立了自己的網(wǎng)站，但缺乏對(duì)現(xiàn)有檔案資源的開(kāi)發(fā)與整合，內(nèi)容不夠豐富，數(shù)據(jù)存量少，制作粗糙。

4.檔案管理人員信息化知識(shí)欠缺

高校檔案管理人員大都畢業(yè)于檔案管理專業(yè)，對(duì)于檔案的形成、收集、整理程序以及檔案的歸檔范圍、保存期限，檔案分類編號(hào)、保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)工作環(huán)節(jié)嫻熟于心，但對(duì)于數(shù)字檔案的開(kāi)發(fā)、計(jì)算機(jī)程序的維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)信息導(dǎo)航等信息化知識(shí)相對(duì)欠缺。直接導(dǎo)致了高校檔案信息資源共享系統(tǒng)完善和運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題不能得到及時(shí)、有效的處理，從而影響了高校檔案信息資源共享的進(jìn)程和質(zhì)量。

三、基于信息資源共享的高校檔案管理模式改革創(chuàng)新策略

高校檔案信息資源共享是現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的系統(tǒng)工程，是踐行“檔案信息服務(wù)于社會(huì)”理念的有效途徑。我們要以改革和創(chuàng)新為主旨，潛心探索有效策略，構(gòu)建起信息資源共享?xiàng)l件下高校檔案管理新模式。

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識(shí)，樹(shù)立信息資源共享服務(wù)理念。思想與觀念引導(dǎo)著行動(dòng)的方向，徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識(shí)，樹(shù)立信息資源共享服務(wù)理念是構(gòu)建與檔案信息資源共享相適應(yīng)的高校檔案管理模式的決定性要素。首先，高校檔案管理工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理理論，明確新的歷史條件下高校檔案資源的含義和作用，將信息共享理論與檔案信息特殊性有機(jī)結(jié)合起來(lái)。第二，要關(guān)注社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息的需求，改變檔案館在公眾中的封閉形象，主動(dòng)為社會(huì)各領(lǐng)域和普通民眾提供全方位的高校檔案信息服務(wù)。第三，要健全規(guī)章制度，簡(jiǎn)化高校檔案查閱、咨詢程序，以熱情的態(tài)度、靈活的方式、規(guī)范的操作營(yíng)造高校檔案信息資源共享服務(wù)軟環(huán)境。

2.加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè)，夯實(shí)資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)

巧婦難為無(wú)米之炊，高校檔案信息資源共享離不開(kāi)豐富、真實(shí)、全面的檔案數(shù)據(jù)資源。因此，加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè)，夯實(shí)資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)變顯得尤為必要。①做好檔案信息資源建設(shè)的總體規(guī)劃，協(xié)調(diào)校內(nèi)外檔案信息的采集工作，保證信息資源配置的最優(yōu)化和信息管理的最佳化。②把好檔案采集關(guān)，既要擴(kuò)大檔案信息采集范圍，實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整、全面，又要注意對(duì)檔案信息的核實(shí)與甄別，保證其真實(shí)性和客觀性。③定期通過(guò)不同渠道開(kāi)展社會(huì)對(duì)高校檔案資源服務(wù)需求的調(diào)研，根據(jù)調(diào)研結(jié)果有針對(duì)、有重點(diǎn)地征集、開(kāi)發(fā)專題特色檔案。如：以高校科研項(xiàng)目應(yīng)用者為服務(wù)對(duì)象，建立高?？蒲谐晒麑ｎ}檔案信息卷宗，架設(shè)高?？蒲谐晒D(zhuǎn)化和科研項(xiàng)目合作的直通橋。

3.提高檔案信息數(shù)字化水平，創(chuàng)設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)

實(shí)現(xiàn)高校檔案資源共享最緊迫的任務(wù)是高校檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，其中檔案資源的數(shù)字化是關(guān)鍵與核心。高校檔案管理部門要依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，在做好紙質(zhì)檔案資料征集、歸類、建檔、保護(hù)的同時(shí)，及時(shí)采用電子計(jì)算機(jī)、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)手段對(duì)正在采集、整理存檔的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，有計(jì)劃、有步驟地將以往存檔的歷史檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，編制出電子版的全宗目錄、分類目錄和目錄索引。在數(shù)字化檔案資料管理中，要按著《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》和《CAD電子文件管理》等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的自動(dòng)編目、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和自動(dòng)檢索。在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，以關(guān)聯(lián)和鏈接的方式，構(gòu)建不同高校間的檔案資源共享系統(tǒng)，提高檔案信息共享的自動(dòng)化程度，推動(dòng)高校檔案資源的社會(huì)共享。

4.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)

高校檔案管理人員的信息技術(shù)水平，直接影響著檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與共享。高校要加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，使檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)得到不斷的優(yōu)化。通過(guò)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，培養(yǎng)一大批既有檔案專業(yè)知識(shí)、有掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案信息資源管理人才，有效克服高校檔案資源共享的技術(shù)障礙。要把檔案管理工作人員的信息技術(shù)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力提高與獎(jiǎng)懲機(jī)制有機(jī)融合，激勵(lì)每個(gè)高校檔案管理人員都能擅長(zhǎng)檔案（特別是數(shù)字檔案）的編研、開(kāi)發(fā)和推廣工作，以檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升促進(jìn)高校檔案資源的高度共享和增值服務(wù)。

篇9

（一）醫(yī)院運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理

這里所指的的現(xiàn)代化技術(shù)指的是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。醫(yī)院運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，指的就是醫(yī)院將各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到檔案的記錄、存貯、整理、加工查找、交流等各個(gè)方面。同時(shí)，根據(jù)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的特點(diǎn)對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，以便能夠與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行更好的結(jié)合。醫(yī)院利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)完成檔案管理工作，從而達(dá)到實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的目的。

（二）醫(yī)院的檔案管理工作人員需要掌握現(xiàn)代科技知識(shí)

檔案管理現(xiàn)代化必然會(huì)引起檔案管理領(lǐng)域中的一系列的變化，例如技術(shù)革命或技術(shù)變革等等。同時(shí)，由于各種先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，也使得醫(yī)院的檔案管理工作人員變得更加難以適應(yīng)。因此，要推進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，其中一個(gè)重要的要素就是讓醫(yī)院的檔案管理工作人員掌握先進(jìn)的現(xiàn)代科技知識(shí)。檔案管理工作人員首先應(yīng)該掌握的就是計(jì)算機(jī)技術(shù)。如今技算計(jì)技術(shù)已經(jīng)成為了檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，醫(yī)院的檔案管理人員只有掌握了計(jì)算機(jī)技術(shù)，才能夠更好的利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理。同時(shí)醫(yī)院還必須要對(duì)檔案管理人員的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)進(jìn)行及時(shí)的更新。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化

在21世紀(jì)，將各種資源與信息進(jìn)行數(shù)字化已經(jīng)成為了現(xiàn)代化建設(shè)的主要核心。檔案管理現(xiàn)代化，就必須要是實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，只有這樣才能夠讓醫(yī)院的檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。要實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化就必須要建立起相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還需建立起相應(yīng)的信息平臺(tái)，只有這樣才能夠促進(jìn)檔案信息資源的共享與利用，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（四）需要建立起科學(xué)的管理機(jī)制

要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須有科學(xué)管理作保證?？茖W(xué)管理是檔案信息化管理的基本保證,沒(méi)有先進(jìn)的管理就不會(huì)有管理工作的現(xiàn)代化，因此必須要建立起科學(xué)的管理機(jī)制。醫(yī)院的檔案管理部門要建立自動(dòng)化工作的組織機(jī)構(gòu)或配備必要的人員，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有關(guān)的問(wèn)題進(jìn)行深入地研究和論證。

二、進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的建議

（一）新時(shí)期，需要對(duì)檔案管理觀念進(jìn)行更新

在這個(gè)信息時(shí)代，檔案管理信息化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢(shì)，而要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，首先就必須要從思想觀念上進(jìn)行重視。作為醫(yī)院的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識(shí)時(shí)，樹(shù)立起良好的服務(wù)觀念以及開(kāi)發(fā)檔案的新觀念。如今，很多行業(yè)所競(jìng)爭(zhēng)的不僅僅是產(chǎn)品的質(zhì)量，同時(shí)也在競(jìng)爭(zhēng)服務(wù)。醫(yī)院的檔案管理如今也必須要樹(shù)立起良好的服務(wù)意識(shí)，不能在停留在原來(lái)的思想上。為此，醫(yī)院檔案室必須要對(duì)醫(yī)護(hù)人員對(duì)知識(shí)以及信息的需求進(jìn)行調(diào)查了解，并根據(jù)調(diào)查的情況加大相關(guān)知識(shí)、信息的收集、整理等工作力度，積極的為醫(yī)院的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。同時(shí)還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統(tǒng)的工作模式過(guò)渡到檔案信息中心的工作模式上來(lái)，并在此過(guò)程中提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)，促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）重視對(duì)硬件設(shè)施建設(shè)的投入

如今，各行各業(yè)都在推行無(wú)紙化辦公，進(jìn)行無(wú)紙化辦公其最基本的就是需要各種硬件設(shè)施作為支撐。檔案信息化管理，從某種意義上來(lái)說(shuō)就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的無(wú)紙化辦公。那么在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，醫(yī)院就必須要建設(shè)各種電子計(jì)算機(jī)、縮微復(fù)制設(shè)備以及各種先進(jìn)的信息化庫(kù)房管理設(shè)備，這些都是檔案管理信息化建設(shè)的基本條件。目前，這些先進(jìn)的設(shè)備只有在一些大中型城市中的醫(yī)院檔案室有配置。但是檔案信息化管理還要涉及到將各種檔案資源在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行共享，這就使得僅僅在幾個(gè)城市、地區(qū)擁有這樣的硬件設(shè)施還無(wú)法滿足要求。要實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理信息化就需要全國(guó)的醫(yī)院檔案室都能夠?qū)崿F(xiàn)硬件設(shè)施上的同步與完善，最后實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案資源進(jìn)行共享。

（三）加大投資款項(xiàng)，滿足檔案信息化建設(shè)

信息化加快，促使醫(yī)院檔案軟件需要時(shí)刻更新。鑒于醫(yī)院檔案需要以信息化的手段對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)檔案的物、事、人進(jìn)行全程記錄。為此可基于檔案生命周期進(jìn)行相對(duì)加大投資款項(xiàng)，使檔案管理信息化生命周期保持在最佳勢(shì)頭，如引入信息化軟件、使用各種軟件管理工具、周期查看當(dāng)前硬軟件情況，建立信息化檔案運(yùn)營(yíng)機(jī)制等，如此一來(lái)就保證了醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程，隨時(shí)為醫(yī)院服務(wù)。

（四）提高各種現(xiàn)代化管理技術(shù)以及方法的應(yīng)用水平

隨著社會(huì)的發(fā)展，各種信息量的產(chǎn)生速度已經(jīng)不是以前的時(shí)代可以比擬的。而信息量的大量增加也為醫(yī)院的檔案工作帶來(lái)了新的特點(diǎn)與新的要求。如今醫(yī)院的檔案數(shù)量急劇增加，檔案的種類也越來(lái)越繁多，檔案的利用也發(fā)生了巨大的改變，不僅利用的數(shù)量、范圍、深度發(fā)生了巨大的變化，其時(shí)效性的要求也越來(lái)越高。這些變化都是傳統(tǒng)的檔案管理方法以及技術(shù)所無(wú)法適應(yīng)的。因此，要積極地提高各種現(xiàn)代化管理技術(shù)以及方法的應(yīng)用水平。

為此，必須要進(jìn)行以下幾方面的工作：首先，醫(yī)院必須要實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。要推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，就必須要做好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化管理，讓這兩者之間能夠相輔相成、互相促進(jìn)。其次，是要醫(yī)院能夠積極地應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法，讓檔案管理更加的科學(xué)、高效和系統(tǒng)，能夠?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或醫(yī)護(hù)人員的決策以及科學(xué)研究等提供更加準(zhǔn)確的、有效的服務(wù)。最后，是要醫(yī)院積極地將計(jì)算機(jī)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的應(yīng)用是檔案管理信息化建設(shè)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。

（五）加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)

檔案人才是知識(shí)管理型人才。檔案信息所具備的知識(shí)性與檔案管理工作本身的專業(yè)性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識(shí)性的勞動(dòng)。檔案工作人員的素質(zhì)會(huì)直接的影響到檔案信息化建設(shè)。醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)具有很強(qiáng)的技術(shù)性，這就要求檔案管理人員重新審視自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，認(rèn)清自己是否具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具、高效并準(zhǔn)確獲取各種醫(yī)護(hù)檔案信息以及其他的相關(guān)的檔案管理所需要的的能力。

篇10

一另外時(shí)間一長(zhǎng),會(huì)產(chǎn)生大量的工作文件和人事數(shù)據(jù),對(duì)于檔案的查找、更新和維護(hù)來(lái)說(shuō)有著很大的困難。企業(yè)在耗費(fèi)了大量人力進(jìn)行陳舊的人事檔案管理工作,一方面加大了員工的工作量,使員工的負(fù)擔(dān)過(guò)重,難免產(chǎn)生較大的工作壓力;在這樣負(fù)面的工作狀態(tài)下,很難人事保障檔案的準(zhǔn)確性、可靠性和機(jī)密性。由于企業(yè)人員流動(dòng)大,再加上社會(huì)不斷地發(fā)展和遷移,許多由人工記載的歷史資料在遷移的過(guò)程中還會(huì)發(fā)生丟失或者嚴(yán)重的殘缺。如此負(fù)面循環(huán),會(huì)造成諸多不便,使企業(yè)無(wú)法得到更好的發(fā)展。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化得到廣泛應(yīng)用的今天,企業(yè)如果仍然采用陳舊,落后的手工方式進(jìn)行人事檔案管理,那么檔案管理工作的就極易出現(xiàn)這樣那樣的紙漏,人力、財(cái)力等方面的資源浪費(fèi)仍將持續(xù),這與“厲行節(jié)約、反對(duì)浪費(fèi)”的時(shí)代強(qiáng)音很不和諧。

(二)人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

隨著社會(huì)的發(fā)展計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理隨著社會(huì)的發(fā)展計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理己經(jīng)逐漸替代人工管理,采用信息化管理手段的事實(shí)檔案管理體制己逐步形成,在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下進(jìn)行探索和研究,逐漸進(jìn)入了人事檔案管理的新模式。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理有著局域手工管理無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn),比如:檢索迅速、查找方便、可靠性強(qiáng)、存儲(chǔ)量大、機(jī)密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。因?yàn)槿耸聶n案管理信息系統(tǒng)是一個(gè)非常典型的管理信息系統(tǒng),所以它能夠?yàn)橛脩籼峁┖芎玫拇翱诮缑?、充足可靠的信息?shù)據(jù)、簡(jiǎn)單方便的維護(hù)手段和靈活多變的查詢方式,以便快捷準(zhǔn)確的查詢出結(jié)果。圈加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要,有利于材料的完整保存。利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù),通過(guò)信息統(tǒng)計(jì),對(duì)個(gè)人政績(jī)、業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)提供量化依據(jù),實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整和動(dòng)態(tài)、立體的管理體系,可以及時(shí)、準(zhǔn)確和全面的提供人事資料和相關(guān)數(shù)據(jù),從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

二、如何加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)

(一)建立科學(xué)完整的現(xiàn)代化管理體系

人事檔案管理工作的好壞,在很大程度上決定了企業(yè)能否更好的發(fā)展,它直接影響著企業(yè)正常運(yùn)行的決策與管理,然而,不少企業(yè)對(duì)于人事檔案管理缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí),仍然采用陳舊的管理方式,不僅耗費(fèi)了大量的人力,也無(wú)法取得事半功倍的工作效益。這種現(xiàn)象,在社會(huì)急速發(fā)展的今天,對(duì)于一個(gè)企業(yè),無(wú)疑是致命的。企業(yè)利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代化技術(shù)和專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)人才,構(gòu)建科學(xué)完整的信息系統(tǒng),能夠充分的使用資源,達(dá)到資源共享的信息化建設(shè),及時(shí)對(duì)那些不適應(yīng)新時(shí)勢(shì)、新要求、新手段的規(guī)章制度進(jìn)行改正,確保建立安全合理、科學(xué)、規(guī)范、民主、公正、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸聶n案管理制度。實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整、準(zhǔn)確的工作定位,產(chǎn)生立體的管理體系,能夠及時(shí)的配合人事的調(diào)配和企業(yè)工作的需要,提高組織人事部門的工作效率。

(二)注重系統(tǒng)的管理與維護(hù)

由于利用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理必須以電力支持為前提,所以,這種先進(jìn)的管理方式也有局限性。一旦失去電力支持,整個(gè)人事管理系統(tǒng)會(huì)進(jìn)入癱瘓界面。因此,我們要在保管好實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上,將有關(guān)信息全部錄入計(jì)算機(jī),實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化,利用干部人事檔案信息對(duì)干部隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析,使得檔案的檢索和查詢更加迅速和便捷,為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。在錄入數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上,建立每個(gè)人的個(gè)人檔案信息平臺(tái),以姓名、崗位、身份證號(hào)、本人照片等重要信息作為檢索,以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)增加個(gè)人的考核、獎(jiǎng)懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。在豐富個(gè)人信息的同時(shí),突出個(gè)人特色,實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理和補(bǔ)充。實(shí)現(xiàn)上述目的,需要建立在一定軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,還要添置必要的設(shè)備,比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備,加大對(duì)檔案管理的資金投入,使事業(yè)單位的人事檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。

(三)確保檔案信息數(shù)據(jù)化和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化川

收集人事檔案信息是為了能夠充分使用資源,達(dá)到資源共享的效果。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心,建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng),以人事檔案管理系統(tǒng)為中心,還可以實(shí)現(xiàn)跨界的工作調(diào)配,方便快捷。如通過(guò)人事信息系統(tǒng)完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng),人事上的工資變動(dòng)可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放,有些直接可以發(fā)放到員工本人手里,而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中獲取收益。因此,一目了然的數(shù)據(jù)化信息可以提供準(zhǔn)確便捷的信息,可以讓企業(yè)管理者主觀的感受到個(gè)人和企業(yè)的具體情況,為當(dāng)今快節(jié)奏的社會(huì)發(fā)展節(jié)省了不必要的時(shí)間。

(四)為人事檔案信息化提供硬件設(shè)施和技術(shù)保障