導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇會計檔案管理論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

沒有按規(guī)定收集與會計核算有關(guān)的資料（例承包協(xié)議書、工程項目決算書、銀行對賬單等），每個年度終了，沒有及時將會計憑證、會計賬簿、會計報表收集齊全。有些村甚至連工程結(jié)算票據(jù)、出納現(xiàn)金、銀行存款結(jié)賬單都沒有收集。

（二）資料隨意處置

沒有按會計檔案資料的不同形式，不同保管期限進(jìn)行分別裝訂立卷、造冊。有些村甚至沒有對會計憑證、會計賬簿、會計報表裝訂成冊，而是用報紙包一下，或用線捆扎一下，放置在紙箱或蛇皮袋里。

（三）移交手續(xù)不全

會計、出納在辦理移交手續(xù)時不夠嚴(yán)肅，不夠規(guī)范。從筆者審計過程中發(fā)現(xiàn)的情況來看，無論是村級財務(wù)賬還是村辦企業(yè)賬無不例外地只根據(jù)資產(chǎn)負(fù)債表列出單子辦理所謂的移交財務(wù)手續(xù)，而應(yīng)該移交的會計財務(wù)憑證、會計財務(wù)報表賬簿以及其他相關(guān)的會計核算資料并沒有辦理移交。我們知道，會計結(jié)算是依據(jù)與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的原始憑證結(jié)算的，如果沒有原始憑證、會計賬冊、就不能正確判斷所移交資料的真實性、合法性、有效性。

二、加強(qiáng)農(nóng)村的會計交接管理制度化建設(shè)

依據(jù)我國相關(guān)部門出臺規(guī)定的《會計人員工作規(guī)則》，由于工作調(diào)動或因故離職會計人員，必須要與接替的財務(wù)會計人員辦理移交轉(zhuǎn)接手續(xù)，對于未辦理手續(xù)的不得離職。在離職前，會計人員必須將本人所負(fù)責(zé)的全部會計工作在限定的時間內(nèi)交接清楚；接替的工作人員應(yīng)認(rèn)真接管前任會計移交的相關(guān)工作，并繼續(xù)辦理移交的未了事項。實際操作中須注意以下幾個方面。

（一）移交前須結(jié)清帳目

對于更好更快的辦理移交工作，需要對以下工作加強(qiáng)完善與改進(jìn)：一是尚未填制的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)但是已經(jīng)受理的需要盡快填制完；二是尚未登記的財務(wù)賬目要登記完且在最后一筆余額后加蓋公章；三是整理好各項需要移交的資料，并對尚未完成的工作或需要繼續(xù)跟進(jìn)的寫出書面材料；四是認(rèn)真編制移交財務(wù)會計物品清單，詳細(xì)羅列應(yīng)該需要移交的文件、現(xiàn)金、支票、公章以及其他物品等內(nèi)容。

（二）移交過程中應(yīng)有專人進(jìn)行監(jiān)察管理

在會計人員辦理交接手續(xù)時，必須有監(jiān)察管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)交。移交人員需按照移交清冊逐項清交，接替人員要清點、核查、驗收。為了保證移交工作的順利進(jìn)行，需要在移交過程中注意以下方面:一是現(xiàn)金、有價證劵的點交，要根據(jù)賬簿余額進(jìn)行。保證庫存現(xiàn)金、有價證券必須與賬簿余額一致，若庫存現(xiàn)金、有價證券與賬簿余款有出入那么移交人員需在限定的時間內(nèi)查清處理。二是確保會計憑證、賬簿、報表及其他會計資料的完整性，不得遺漏相關(guān)重要信息。如果發(fā)現(xiàn)缺少部分資料應(yīng)立即查明原因，并用紅筆在移交清冊上注明，由移交人員負(fù)責(zé)。銀行對賬單應(yīng)和銀行存款賬戶余額數(shù)目一致。總賬有關(guān)賬戶的余額要與各種財務(wù)物資和掌權(quán)財務(wù)的明細(xì)賬戶余額核對相符；非常時期，可以通過有合作關(guān)系的單位及個人進(jìn)行核查或隨機(jī)選取個別賬戶與財務(wù)開銷情況進(jìn)行核對。

篇2

1會計電算化會計檔案的特點

眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性、不得隨意篡改。各級企、事業(yè)單位實行會計電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機(jī)上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本人根據(jù)工作的實踐，總結(jié)出會計電算化會計檔案具有以下一些特點：（1）會計電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)。即會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。（2）傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。（3）會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。（4）會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

2如何做好電算化會計檔案工作

會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會計檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)會計檔案管理勢在必行。為了更有效地做好電算化會計檔案工作，必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)，是形成會計檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。（1）會計憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。（2）會計賬簿。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。（3）會計報表。分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表、收入支出表、支出明細(xì)表及各種附表、報表附注和決算說明等。（4）其他會計核算資料。屬于財務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。

3財務(wù)管理信息化的必要性

篇3

二、對于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理中強(qiáng)化會計檔案管理工作的建議

（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視會計檔案工作

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識會計檔案管理的價值，高度重視會計檔案管理工作，將醫(yī)院會計檔案管理列入醫(yī)院財務(wù)部門和檔案室工作的重點來抓，經(jīng)常深入進(jìn)行督導(dǎo)檢查。

（二）要健全并且推動會計檔案管理

責(zé)任體制，按崗負(fù)責(zé)醫(yī)院會計檔案材料的存檔工作，必須由醫(yī)院的會計工作人員親自進(jìn)行，需要在醫(yī)院財務(wù)部門合理設(shè)置一些專職或兼職的會計檔案管理員，出納人員不得越權(quán)或同時執(zhí)行會計檔案管理工作，對于會計檔案要及時整理存檔，集中管理保持，方便今后可以進(jìn)行查詢。

（三）完善補(bǔ)充會計檔案管理制度

應(yīng)完善醫(yī)院會計檔案查詢、復(fù)制登記制度。首先必須堅強(qiáng)對會計檔案的保密措施，一般情況會計檔案在數(shù)量上為單份，故務(wù)必在會計檔案的復(fù)制和相關(guān)的查詢的過程中加強(qiáng)管理。當(dāng)所被查詢的會計檔案查詢完畢，必須及時進(jìn)行收回存檔，嚴(yán)格保證會計檔案內(nèi)容的嚴(yán)密。

（四）加強(qiáng)對會計檔案銷毀程序的監(jiān)管

在會計檔案的管理中，銷毀工作絕對不可馬虎，必須嚴(yán)格按照流程來，認(rèn)真執(zhí)行。對于會計檔案的保管工作，一般按照時限確定分為永久性保存和規(guī)定最低保存期兩類，只有未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證、其他未了事項的原始憑證這種情況除外，其余只要保存期滿的會計檔案可以讓醫(yī)院檔案室和醫(yī)院會計機(jī)構(gòu)一起提出銷毀意見，并且要進(jìn)行銷毀明細(xì)的編制，必須清晰的列出要進(jìn)行銷毀的會計檔案的所有重要信息，其中包括要決定進(jìn)行銷毀的檔案的名稱、所在檔案號，冊數(shù)、起止日期、所屬卷號、應(yīng)保管和已保管時間、銷毀日期等，在經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審查并批準(zhǔn)同意后按銷毀流程嚴(yán)格執(zhí)行。

（五）加強(qiáng)會計檔案的安全性建設(shè)

篇4

根據(jù)會計電算化相關(guān)管理規(guī)定，系統(tǒng)操作員均會按日、月、年進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。金融機(jī)構(gòu)為確保電算化系統(tǒng)運(yùn)行安全，甚至還構(gòu)建了以省或行政區(qū)劃為管理單位的異地數(shù)據(jù)備份，歷史和當(dāng)前數(shù)據(jù)備份均得到應(yīng)有重視。但不同版本操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫軟件、電算化系統(tǒng)應(yīng)用軟件及其升級補(bǔ)丁往往因缺乏有效管理而散落于各單位負(fù)責(zé)具體工作的軟件工程師手中，很少按規(guī)定要求歸檔保存。而對計算機(jī)等實物檔案更是缺乏檔案管理意識，不同時期的計算機(jī)、服務(wù)器等硬件設(shè)備，如可以運(yùn)行DOS、WINDOWS95、WINDOWS98等操作系統(tǒng)的計算機(jī)，一旦完成升級換代，大都作報廢處理。對數(shù)碼電子文件而言，失去了運(yùn)行環(huán)境，讀取就存在一定困難，更難以作為證據(jù)加以有效利用了。

重電子文件歸檔形式，輕歸檔電子文件鑒定確認(rèn)

當(dāng)前，對會計數(shù)碼電子文件的歸檔通常是由產(chǎn)生數(shù)碼電子文件的部門向檔案保管部門提供會計核算系統(tǒng)年終數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)備份光盤，或是將計算機(jī)（服務(wù)器）上所有涉及核算系統(tǒng)的文件刻錄到光盤上，雙方簽字后就算完成歸檔。只重歸檔的形式，而輕視歸檔電子文件的鑒定、收集、篩選、分類和確認(rèn)，同時因各種會計電算化業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動生成備份文件名，以滿足數(shù)據(jù)恢復(fù)的需要，因此，電子文件歸檔也無法按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》歸檔時所要求的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范代碼進(jìn)行標(biāo)識和登記，所有這些，均可導(dǎo)致對一些毫無利用價值的數(shù)碼電子文件進(jìn)行歸檔保存，形成資源浪費(fèi)。

重電子檔案表面管理，輕電子檔案綜合利用

當(dāng)前，會計數(shù)碼電子檔案普遍缺乏有效管理，或是管理水平低下，把諸如簡單編制一些電子文件目錄等工作稱之為電子檔案管理，加之電子檔案管理規(guī)定本身缺乏相關(guān)實施細(xì)則，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》要求電子文件歸檔一式3套，一套封存保管、一套供查閱使用、一套異地保存，但對這些電子檔案如何封存管理、如何查閱使用、怎樣異地管理等并無配套管理辦法。由于缺乏符合要求的保管設(shè)施，存有數(shù)碼電子文件的光盤等存儲介質(zhì)隨意存放，致使一些存儲介質(zhì)受損而無法利用。此外，因數(shù)碼電子檔案的綜合利用具有很強(qiáng)的系統(tǒng)依賴性，通常只能通過聯(lián)機(jī)方式檢索、查詢和利用與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)同一版本的電子檔案，而對系統(tǒng)升級前的歷史數(shù)碼電子檔案，即使是按要求歸檔，但由于缺乏相應(yīng)的運(yùn)行環(huán)境而無法讀取，造成歸檔保存的數(shù)碼電子檔案形同虛設(shè)，無法利用，從而失去保存這些數(shù)碼電子檔案的價值和意義。由于歷史電子檔案在利用上的種種不便，實踐中很少被利用。

重行政公文電子檔案管理建設(shè)，輕業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理建設(shè)

政府部門、行政機(jī)關(guān)及大型企業(yè)集團(tuán)因履職和保密需要，行政公文文書管理基本上已實現(xiàn)電子化和無紙化，行政公文文書電子檔案管理不僅繼承紙質(zhì)檔案管理好的做法，而且通過開發(fā)和推廣應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)，使電子文件在歸檔、存儲和檔案檢索利用等方面更加顯示出紙質(zhì)檔案管理無法比擬的優(yōu)勢，得到良性發(fā)展。相反，會計核算等業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理因受系統(tǒng)復(fù)雜性、各系統(tǒng)間電子文件兼容性、系統(tǒng)依賴性等因素的制約，實現(xiàn)會計電算化以后，在電子檔案管理方面卻未有明顯起色。以人民銀行系統(tǒng)為例，其主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)有會計、支付清算、征信、反洗錢、國庫、貨幣金銀、調(diào)查統(tǒng)計、賬戶管理、貸款卡、外匯、同城票據(jù)交換等，而這些系統(tǒng)因服務(wù)對象不同、處理信息內(nèi)容不同，大都自成體系，操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等運(yùn)行環(huán)境也大相徑庭，加之受軟硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代、應(yīng)用軟件升級等影響，客觀上造成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案在利用上的種種不便。但如從深層次和根源上找原因的話，歸結(jié)于一點，就是輕業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，因缺乏有效電子檔案管理系統(tǒng)支撐，大量歷史形成的數(shù)碼電子文件已經(jīng)成為一種擺設(shè)，造成嚴(yán)重浪費(fèi)。

會計數(shù)碼電子檔案綜合管理利用的基本思路

檔案之所以具有保存意義，正是因其具有非常重要的利用價值，抓好會計數(shù)碼電子檔案的綜合利用，就抓住了數(shù)碼電子檔案管理之實。因此，應(yīng)加強(qiáng)會計電算化實物檔案管理，電算化系統(tǒng)升級后，計算機(jī)、服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫等軟硬件實物均應(yīng)與相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份一同歸檔，操作員代碼和操作口令等一律明碼刻寫光盤并打印紙質(zhì)文件一同保管，增加系統(tǒng)透明度和可操作性。與此同時，那些過了時效的電子檔案，也應(yīng)當(dāng)妥善存檔，使其發(fā)揮應(yīng)有作用，避免新產(chǎn)生的電子檔案重蹈覆轍，乃是當(dāng)前會計數(shù)碼電子檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。

（一）構(gòu)建具有非系統(tǒng)依賴的數(shù)碼電子檔案管理系統(tǒng)

要從根本上解決好電子檔案的利用問題，使其真正發(fā)揮備以查考、作為證據(jù)或依據(jù)的作用，實現(xiàn)其應(yīng)有價值，必須構(gòu)建具有非系統(tǒng)依賴的、具有較強(qiáng)通用性的數(shù)碼電子檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)可自成體系，也可在當(dāng)前電算化系統(tǒng)中增加電子檔案管理模塊，以徹底擺脫電子檔案對特定系統(tǒng)的依賴。其基本思路是：不論電算化系統(tǒng)使用何種數(shù)據(jù)庫，在輸出電子文件時均應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式或通用數(shù)據(jù)格式的電子文件，以供電子檔案管理系統(tǒng)調(diào)用。以會計核算系統(tǒng)為例，因電子文件內(nèi)容是數(shù)字、字母和漢字集合的數(shù)碼文件，歸檔時即可選用通用性較強(qiáng)的TXT文本文件。其他數(shù)據(jù)類型電子文件歸檔時亦應(yīng)盡可能使用《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所要求的通用數(shù)據(jù)格式，以及符合國際開放標(biāo)準(zhǔn)的其他數(shù)據(jù)格式，如PDF（ISO32000國際標(biāo)準(zhǔn)）等。當(dāng)需要查詢利用歷史電子檔案時，即可讀取標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式電子文件，解決電子檔案對特定系統(tǒng)的依賴問題。

（二）盡快研究建設(shè)非公文電子檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃

針對目前公文電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用水平高、非公文電子檔案管理系統(tǒng)嚴(yán)重缺位的現(xiàn)象，行業(yè)主管部門應(yīng)重視非公文電子檔案管理系統(tǒng)研究建設(shè)，組織通用非公文電子檔案管理系統(tǒng)的研究、開發(fā)和推廣應(yīng)用。該系統(tǒng)應(yīng)充分考慮電子文件的系統(tǒng)環(huán)境依賴性，研究并選擇通用性強(qiáng)、符合國際開放標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)格式作為存儲標(biāo)準(zhǔn)，由國家檔案主管部門或各行業(yè)主管部門以適當(dāng)形式予以，以此統(tǒng)一電子檔案管理數(shù)據(jù)格式和應(yīng)用平臺，推進(jìn)通用非公文電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。該系統(tǒng)應(yīng)具有一定通用性，不得進(jìn)行有改變和影響原電子文件的信息加工，并可輸出與紙質(zhì)檔案內(nèi)容相同的加密電子文件和紙質(zhì)拷貝件，以便使用者作為電子檔案利用的依據(jù)。

（三）循序漸進(jìn)穩(wěn)步推進(jìn)非系統(tǒng)依賴電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

數(shù)碼電子檔案利用的系統(tǒng)依賴性決定了非系統(tǒng)依賴電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不可一撮而就。首先，各行業(yè)主管部門應(yīng)將該系統(tǒng)建設(shè)列入重要議事日程來統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)基礎(chǔ)研究，設(shè)定時間表，穩(wěn)步推進(jìn)。業(yè)務(wù)主管部門在對系統(tǒng)進(jìn)行升級改造及新系統(tǒng)研發(fā)設(shè)計時，均應(yīng)把電子文件歸檔、利用作為基本業(yè)務(wù)需求正式提出，以便在應(yīng)用軟件設(shè)計、開發(fā)時通盤考慮。對現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)已具備輸出標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式功能的，如可輸出TXT文本等標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式的，還應(yīng)采取加密措施，通過制度加以規(guī)范。即在完成系統(tǒng)默認(rèn)數(shù)據(jù)備份后，再按通用數(shù)據(jù)格式增加備份，收集資料，以便將來電子檔案管理系統(tǒng)利用。電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建還可通過定期讀入歸檔電子文件的辦法，逐步實現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)與在線應(yīng)用系統(tǒng)的模擬鏡像，其區(qū)別在于，只查詢而不進(jìn)行計算、統(tǒng)計等數(shù)據(jù)加工處理。通過移植歷史數(shù)據(jù)信息，最終實現(xiàn)電子檔案的實時查詢和有效利用，充分體現(xiàn)電子檔案的保存價值。

（四）重視信息安全管理，采用通用國際標(biāo)準(zhǔn)的加密方法

非系統(tǒng)依賴電子檔案管理系統(tǒng)采用通用和符合國際開放標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式，在方便數(shù)據(jù)讀取利用的同時，也為篡改數(shù)據(jù)信息留下方便之門。因此，必須強(qiáng)化數(shù)據(jù)信息安全管理，以防電子文件在傳輸、復(fù)制、歸檔和利用等環(huán)節(jié)被篡改。以輸出TXT文本文件為例，可選用國際通用的MD5（信息摘要算法）加密，該算法可對一段信息（如TXT文件內(nèi)容）加密，產(chǎn)生一個32位由數(shù)字和字母組成的信息摘要作為驗證碼，寫在TXT文本的末尾，如文件內(nèi)容被篡改，系統(tǒng)驗證時就會產(chǎn)生與之不同的驗證碼，由此進(jìn)行識別。而加密后的TXT文件仍然像加密前一樣，可讀、可顯示，有效防范文件被篡改，確保電子檔案安全利用。

（五）充分發(fā)揮計算機(jī)信息管理優(yōu)勢，實現(xiàn)電子檔案利用便捷化

電子檔案管理的最大優(yōu)勢就在于可最大限度地發(fā)揮計算機(jī)在信息管理方面的優(yōu)勢，改變紙質(zhì)檔案的人工查閱模式，實現(xiàn)電子檔案的聯(lián)機(jī)實時查詢和綜合利用，提升查詢效率。通過構(gòu)建非系統(tǒng)依賴電子檔案管理系統(tǒng)、做好數(shù)據(jù)移植等措施，經(jīng)過一段時間的努力，完全可以實現(xiàn)電子檔案信息的在線實時查詢，實現(xiàn)電子檔案查詢、利用的便捷化。只有電子檔案查詢效率高了，利用更加便捷了，才能徹底動搖電算化條件下紙質(zhì)會計檔案仍占主導(dǎo)地位的尷尬局面，充分體現(xiàn)電子檔案的保存意義和保存價值。

篇5

【關(guān)鍵詞】高校;會計電算化;檔案管理

會計檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料,具有不可再生的特點,它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟(jì)工作責(zé)任和進(jìn)行績效評價的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)在了解學(xué)校狀況、預(yù)測經(jīng)費(fèi)開支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息,會計檔案是高校必不可少的經(jīng)濟(jì)信息資源,具有極為重要的經(jīng)濟(jì)意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務(wù)的同時,不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個新課題,需要不斷深入地研究和總結(jié)。

一、高校會計電算化檔案管理存在的問題

(一)會計電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整

目前大部分高校雖已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化,但由于對會計電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗,因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會計檔案,而沒有移交存儲會計數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會計檔案和開發(fā)使用的全套電算化會計的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進(jìn)行了會計軟件的升級,而原有的會計軟件及資料卻未能及時進(jìn)行整理歸檔,隨著時間的推移,不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用,會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務(wù)方式已經(jīng)制約了會計電算化檔案的利用,更無法適應(yīng)會計電算化檔案的改革發(fā)展。

(二)會計電算化檔案自身存在的問題

1.機(jī)制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機(jī)制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等,但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會計憑證,內(nèi)容不完整,責(zé)任不明確。

2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴計算機(jī)存儲,沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原有的會計資料,從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3.硬件設(shè)施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的會計電算化檔案保護(hù)措施;沒有選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份,沒有實行備用盤與存儲盤分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員

會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業(yè)知識,又要懂檔案業(yè)務(wù)知識和計算機(jī)知識。目前許多高校比較重視教學(xué)和科研的人才引進(jìn),對檔案的管理不夠重視,有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案,遇有上級主管部門檢查時忙于應(yīng)付,檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門,讓財務(wù)部門的同志自己查閱會計檔案,有的甚至沒辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱,既不符合會計檔案管理的要求,也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。

(四)會計電算化檔案管理制度有待完善

目前,國家關(guān)于會計電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》等幾個文件,僅對會計電算化檔案的基本要求而談,未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及,會計檔案的內(nèi)容增多了,對環(huán)境的要求提高了,而很多高校沒有認(rèn)識到這些變化,認(rèn)為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化,沒有及時修訂學(xué)校的會計檔案管理制度,沒有及時制定相應(yīng)的會計電算化檔案保管人員的崗位職責(zé),也沒有及時采取相應(yīng)的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環(huán)境等,會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應(yīng)會計電算化檔案管理的要求。

二、加強(qiáng)高校會計電算化檔案管理的對策

(一)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)會計檔案的管理意識

各類檔案設(shè)備的購建,專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案

管理制度的出臺,都離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的積極支持。因此,會計人員一方面要大力宣傳國家的財經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章,增強(qiáng)大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面,積極主動地爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會計檔案管理意識,將會計電算化檔案管理工作納入學(xué)校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經(jīng)費(fèi)投入,完善硬件環(huán)境,不斷升級軟件,確保會計檔案管理工作順利進(jìn)行。

(二)提高會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

會計檔案管理是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作,計算機(jī)技術(shù)的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求,會計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會計檔案的關(guān)鍵,針對目前高等學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)中,缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才,不能適應(yīng)新形勢下會計檔案管理工作需要的情況,高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會計檔案管理人才培養(yǎng),進(jìn)一步加強(qiáng)會計檔案管理人員隊伍建設(shè),不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù),不斷提高會計檔案管理水平。

(三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系

國家制定系統(tǒng)的、細(xì)化的會計電算化檔案管理辦法,以法規(guī)制度的形式加以強(qiáng)制,在方法上指導(dǎo)各單位的會計電算化檔案管理工作,是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認(rèn)為,目前高?？筛鶕?jù)財政部的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規(guī)章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系,保證會計電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務(wù)。具體可以制訂以下制度:

1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應(yīng)定期備份到磁性介質(zhì)。一般準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,并設(shè)立備份登記簿,登記備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會計信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報表,應(yīng)視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員保管。注意應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù),盡量少采用軟盤存儲會計檔案。

2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案,包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份,并在存儲介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的種類和版本號,同時標(biāo)注與哪個版本的會計軟件相對應(yīng)。會計數(shù)據(jù)輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應(yīng)定期打印輸出,并由記賬人員、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員等相關(guān)人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。

3.建立會計電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內(nèi),即對所有的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份,每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,并貼上寫保護(hù),貼上封簽,存放在兩個不同的地點,并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、刻錄的光盤等電子會計檔案進(jìn)行編號,標(biāo)明時間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質(zhì)檔案,按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等的簽章才能存檔保管,以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任,保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下,可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”欄中注明相應(yīng)的電子檔案的檔號及保存地址,以相互對照利用。

4.建立嚴(yán)格的會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。每次調(diào)閱,必須有檔案管理人員在場監(jiān)督,根據(jù)調(diào)閱權(quán)限,在調(diào)閱登記簿中詳細(xì)登記調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和部門單位、調(diào)閱理由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會計檔案借出。本院教職工來調(diào)閱或復(fù)制會計檔案,應(yīng)經(jīng)會計主管人員同意,由本單位財會人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。外單位人員來調(diào)閱或復(fù)制會計檔案,必須持有單位正式介紹信,經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準(zhǔn)后,由本單位財會人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計檔案的安全性和完整性前提下,使會計電算化檔案得以充分利用。

5.建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制

度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點,在進(jìn)行管理時應(yīng)注意:對硬盤上的會計檔案,應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施加以保護(hù);要有用戶設(shè)別控制管理;要有加密的機(jī)內(nèi)操作日志管理,監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制,防止越權(quán)使用。對于普通數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù),僅供一定需要的人員使用;而設(shè)計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等,則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。

6.建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案,由檔案保管人員會同會計機(jī)構(gòu)向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見,編制銷毀清冊,列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、卷號、數(shù)量、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容,單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時,由單位檔案機(jī)構(gòu)、會計機(jī)構(gòu)和上級主管部門派員監(jiān)銷,并將實際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊進(jìn)行準(zhǔn)確核對。銷毀后,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權(quán)債務(wù)未了的、在建工程的、涉外業(yè)務(wù)的會計檔案,均不得銷毀。

7.建立會計電算化檔案的立卷制度?！稌嫏n案管理辦法》第六條規(guī)定,各單位每年形成的會計檔案,應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。高校一般可以根據(jù)檔案保管年限和管理類別進(jìn)行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性,沒有國家政策的調(diào)整,一般不予變更。

8.建立會計電算化各管理崗位責(zé)任制度。主要內(nèi)容包括:根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求設(shè)置各工作崗位的職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn);各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會計電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項工作責(zé)任落實到個人。

9.建立會計電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負(fù)責(zé)制;提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

10.建立會計電算化檔案移交制度。當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時,要按移交清冊逐項移交,接替人員要逐項核對點收,交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應(yīng)當(dāng)一式三份,交接雙方各執(zhí)一份,存檔一份。

隨著高校會計電算化的不斷深入,高校應(yīng)充分重視會計電算化檔案的管理,不斷解決存在的問題?？梢岳脮嬰娝慊瘷n案的數(shù)據(jù)信息,設(shè)計和建立一套高校管理與決策的支持系統(tǒng),以充分實現(xiàn)會計電算化檔案的再利用。良好的會計檔案管理是保證會計數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會計信息得以充分利用,更好地為決策服務(wù)的保證。

【主要參考文獻(xiàn)】

[1]財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法.1998.

篇6

會計檔案數(shù)字化管理在實際使用中最為明顯的優(yōu)勢，就是可以提高其管理效率和使用效率。由于它是利用計算機(jī)設(shè)備和各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、傳送和存儲的，所以，在數(shù)據(jù)信息的更改、修正、復(fù)制和重置等一系列相關(guān)處理問題上變得十分快捷和方便。同時，由于會計檔案數(shù)字化存儲磁介質(zhì)自身的特點，使得會計數(shù)字化檔案的體積盡管很小，但其數(shù)據(jù)容量卻很大，存儲空間也變得異常巨大，可以存儲非常多的會計檔案數(shù)據(jù)信息。會計數(shù)字化檔案的這些突出特點，使得其在實際工作中的管理效率和使用效率大為提高，從而可以極大地節(jié)省管理和處理時間，從而非常明顯地提高了管理和使用效率。

2.有利于實現(xiàn)會計檔案信息資源的資源共享。

由于會計檔案數(shù)字化管理是建立在會計檔案的數(shù)字化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)基礎(chǔ)之上的，強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)體系使得會計檔案數(shù)字化管理很方便地就可以實現(xiàn)會計檔案信息資源的共享共用。會計檔案的各類、各級需求用戶只需要根據(jù)系統(tǒng)所提供的用戶權(quán)限，就可以通過網(wǎng)絡(luò)順利地直接訪問會計檔案數(shù)字化管理資源庫。用戶可以根據(jù)自己的需要進(jìn)行會計檔案信息資源的各種查詢、調(diào)檔、下載、獲取、傳送、存儲和相關(guān)利用，從而實現(xiàn)了會計檔案信息資源的共享共用。

二、會計檔案數(shù)字化管理的措施

1.實現(xiàn)內(nèi)部、外部、物流和資金流會計檔案的數(shù)字化采集與處理。

對于單位內(nèi)部會計檔案的數(shù)字化采集和處理，由于僅限于單位內(nèi)部數(shù)據(jù)的流通，因此相對比較簡單，工作流程也一目了然，一般是通過相應(yīng)的會計數(shù)字化管理軟件進(jìn)行原始單據(jù)和憑證的數(shù)字化收集與處理。對于單位外部會計檔案的數(shù)字化采集和處理，由于涉及到單位與單位之間，以及單位與相關(guān)上級管理機(jī)關(guān)之間的會計數(shù)據(jù)信息交換與傳送，因此，需要進(jìn)行嚴(yán)格的會計檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)字化采集與處理，目的是為了實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的順利傳送與交換。對于物流環(huán)節(jié)的會計檔案數(shù)據(jù)，在數(shù)字化采集與處理過程中，可以充分利用先進(jìn)的數(shù)字化識別技術(shù)，如OCR圖像識別技術(shù)和RFID無線射頻識別技術(shù)，以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代化的技術(shù)方法，將其存儲于會計檔案數(shù)據(jù)庫中。

2.建立會計檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和原則。

通過會計檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)對內(nèi)部、外部、物流和資金流會計檔案進(jìn)行數(shù)字化采集與處理后，為保證會計檔案數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一規(guī)范，便于數(shù)字化管理，還需要制定統(tǒng)一的會計檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，便于數(shù)字化會計檔案數(shù)據(jù)信息的自由統(tǒng)一交換與和傳遞。會計檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)是確保會計檔案數(shù)據(jù)信息的真實性、原始性和實用性。真實性是要確保會計檔案數(shù)據(jù)與內(nèi)容的真實可靠，因為數(shù)字化檔案僅是在檔案處理方法和手段上進(jìn)行了改變，它所反映的檔案內(nèi)容是不應(yīng)有任何變化的。原始性是指有時用戶需要具有原始性特征的會計檔案，需要通過數(shù)字化手段保留下會計檔案的原貌狀況，確保會計檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)和信息經(jīng)得起真?zhèn)伪孀R，以及對數(shù)據(jù)和文字信息的?？?，最終確保處理和存儲的會計檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)信息內(nèi)容與原件相互對應(yīng)與吻合，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息和文件的不一致或損毀情況。

3.建立會計檔案網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)或各類單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的實時在線報銷系統(tǒng)。這種系統(tǒng)的優(yōu)勢是將紙質(zhì)的簽字和審批形式轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)化的審核形式，它的最大優(yōu)勢，一則可以實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。會計原始單據(jù)報銷實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，便于利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)字化數(shù)據(jù)采集和處理，便于進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計與計算。二則可以提高工作效率。它可以簡化會計報銷流程，可以極大地節(jié)省報銷人和各級相關(guān)審核領(lǐng)導(dǎo)用于報銷流程的時間和精力，從而可以大大提高工作效率。三則快速查詢。它不僅便于用戶對于自己報銷歷史記錄、借還款記錄和工資信息等內(nèi)容的快速查詢，也便于相關(guān)管理人員對于會計報銷流程、各單位資金使用情況，以及各類資金使用情況的快速查詢。四則確保了會計檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。這是由于網(wǎng)上報銷系統(tǒng)將所有已經(jīng)通過審批的會計報銷數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入到財務(wù)處理模塊，實現(xiàn)了與主流財務(wù)系統(tǒng)的無縫對接，因此，可以確保會計報銷數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

4.建立會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是由若干子系統(tǒng)組成的，包括會計檔案管理子系統(tǒng)、智能核算信息轉(zhuǎn)換子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)光盤生成子系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)獨立查詢子系統(tǒng)，他們分別具有檔案案卷管理、財務(wù)文檔管理、財務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、報表數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、生成數(shù)據(jù)光盤、生成存儲數(shù)據(jù)和檔案查詢等主要功能。通過核算數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和檔案管理功能，可以有效地解決在不同的歷史時期，以及采用不同的會計檔案管理方式所帶來的歷史數(shù)據(jù)整合，從而保障各種會計檔案數(shù)字化信息資源在系統(tǒng)中得以體現(xiàn)和反映。會計檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫，可以將紙質(zhì)的會計檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為會計檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息，并通過采用權(quán)限設(shè)置、密碼保護(hù)和身份驗證等保密措施加以利用。

5.實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化信息資源的區(qū)別共享。

會計檔案的存在價值更多地要體現(xiàn)在利用上，這種利用不僅包括本單位用戶的利用，還應(yīng)該包括相關(guān)單位用戶，甚至更大范圍內(nèi)的共享利用，這就需要實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化信息的資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)時代，無法實現(xiàn)資源共享的會計檔案，其存在和利用價值將會大打折扣。當(dāng)然，資源共享并非意味著可以任意地、無限制地濫用，而是在遵循相應(yīng)的會計檔案資源利用規(guī)定的前提下，合法、合理、有效地加以利用。如可以根據(jù)各單位的不同具體情況，對會計檔案數(shù)字化資源實行分級、分網(wǎng)、分權(quán)限地共享利用。可以將可資源共享的用戶劃分為會計人員、會計檔案管理人員、上級管理人員、財務(wù)部門主管、其他個人用戶，他們根據(jù)自己所擁有的相應(yīng)權(quán)限，可以利用相應(yīng)的會計檔案數(shù)字化信息資源。

三、會計檔案數(shù)字化管理的安全保障

1.重視會計檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安全管理。

在實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化管理的工作過程和服務(wù)過程中，要將安全管理放在重要位置，強(qiáng)化安全意識，采取安全措施，進(jìn)行安全風(fēng)險評估，建立一整套安全標(biāo)準(zhǔn)體系。隨著21世紀(jì)逐漸進(jìn)入到信息時代、互聯(lián)網(wǎng)時代、大數(shù)據(jù)時代、云計算時代，計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云存儲技術(shù)、大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的有機(jī)融合，都為會計檔案數(shù)字化資源的獲取、存儲、傳播和使用帶來了巨大的便利。然而，科學(xué)技術(shù)是一把雙刃劍，有一利必有一弊，在會計檔案數(shù)字化資源巨大便利性的同時，隨之而來的則是檔案資源信息的安全患。因此，為了防患于未然，需要加強(qiáng)對會計檔案數(shù)字化管理過程中的安全管理。當(dāng)然，任何安全措施都具有相對性，絕對安全的防范措施是很難實現(xiàn)的，只有采取多重安全保護(hù)措施，才可以將會計檔案數(shù)字化資源的安全性盡可能地提高。

篇7

1.“會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負(fù)責(zé)人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動等實行集中統(tǒng)一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。

2.“財務(wù)集中制”形式。即在基層成立行政事業(yè)單位財務(wù)會計核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財務(wù)自、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會計機(jī)構(gòu)，不配備會計人員，只設(shè)報賬員，將招考來的會計的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會計人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會計核算權(quán)從單位行政管理權(quán)分離出來，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會計核算、報送財務(wù)報告，保管會計檔案等財務(wù)活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。委托單位資金的所有權(quán)、審批權(quán)、使用權(quán)不變，委托單位有權(quán)向會計核算中心查詢本單位的財務(wù)狀況、資金結(jié)余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權(quán)的范圍內(nèi)對單位資金享有財務(wù)核算權(quán)和資金使用的監(jiān)督權(quán)，無支配和使用權(quán)。

目前，會計委派制下會計檔案管理的現(xiàn)狀大致是：

一、委派會計受財政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進(jìn)行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級，會計檔案管理方式卻發(fā)生了變化。各村的財務(wù)全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會計統(tǒng)一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會計檔案。

二、會計集中核算地區(qū)或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進(jìn)行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案管理辦法規(guī)定》及時向委托單位返回，而是自行保管。由于會計核算中心是新成立的機(jī)構(gòu)，大多是租用或騰出幾間房當(dāng)做辦公的地方，辦公用房十分緊張，報銷、辦公擠在一起，沒有專門的會計檔案庫房和專門的檔案員，加之各單位的報賬人員頻繁往來，環(huán)境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會計檔案也基本沒有規(guī)范整理，混亂堆放在柜子里。

綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案管理仍存在一些問題，其主要表現(xiàn)為：

1.有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌嫏n案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應(yīng)當(dāng)保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。

2.紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計算機(jī)形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)。”《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進(jìn)行管理。”然而實際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。

3.會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強(qiáng)調(diào)了會計業(yè)務(wù)，卻忽視制訂詳細(xì)的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責(zé)中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

4.財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財政部門只管會計業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

5.會計檔案管理制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會計業(yè)務(wù)工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

針對會計管理體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個方面的工作：

1.加強(qiáng)會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

篇8

1.醫(yī)院財務(wù)信息化管理模式尚未建立

隨著醫(yī)院財務(wù)信息化管理的開展，醫(yī)院方面也相繼開始各個方面的信息化管理建設(shè)，但是由于醫(yī)院財務(wù)管理涉及部門較多，盡管醫(yī)院門診收費(fèi)、藥方收費(fèi)以及住院收費(fèi)采用信息化管理取得一定成效，但在管理過程中，仍然存在著私收紅包、人情費(fèi)用等問題，財務(wù)管理與網(wǎng)絡(luò)信息化在相適應(yīng)階段存在著不足，比如信息傳送、資源共享等的滯后性，導(dǎo)致財務(wù)信息化管理模式并未完全建立。

2.財務(wù)管理者對財務(wù)信息化認(rèn)識不足

其實，較多財務(wù)管理者對自身工作并不完全熟悉，也沒有真正認(rèn)識到信息化管理的本質(zhì)，僅僅只是表面的認(rèn)為信息化管理就是用計算機(jī)代替人力，對信息化管理的真正核心并不完全了解。尤其是在很多醫(yī)院財務(wù)管理上，主管醫(yī)院財務(wù)工作的管理者并不熟知計算機(jī)技術(shù)和信息化管理知識，對很多信息化管理中的弊端和缺陷不能及時發(fā)覺，處理財務(wù)能力尚不能夠跟得上時代。醫(yī)院的財務(wù)信息化建設(shè)需要與時俱進(jìn),由于財務(wù)管理者對財務(wù)信息化認(rèn)識存在問題，不愿接受新知識、新理念，在一定意義上影響了醫(yī)院財務(wù)管理控制的進(jìn)步。

3.醫(yī)院內(nèi)部審計、監(jiān)督機(jī)制薄弱

醫(yī)院內(nèi)部控制制度并不完善，這就很容易造成執(zhí)行力差的問題，加上院方對財務(wù)內(nèi)部控制并不十分重視，讓醫(yī)院財務(wù)內(nèi)部控制可操作性不強(qiáng)。在目前很多醫(yī)院管理中都缺乏科學(xué)、有效、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)部監(jiān)督，內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制的不完整，就容易造成管理漏洞，特別是在漏洞出現(xiàn)后無法第一時間進(jìn)行修復(fù);未建立合理的財務(wù)內(nèi)部審計，就會缺乏合理的財務(wù)內(nèi)部預(yù)警機(jī)制，無法形成靈活的財務(wù)管理，很容易出現(xiàn)信息失真、信息過期，一旦出現(xiàn)，就會造成嚴(yán)重后果。

加強(qiáng)信息化管理下醫(yī)院財務(wù)內(nèi)部控制的對策

1.提高信息化財務(wù)管理內(nèi)部控制意識

醫(yī)院財務(wù)管理的信息化涉及到醫(yī)院內(nèi)部的各個環(huán)節(jié)，要提高醫(yī)院財務(wù)管理水平，一定要提高信息化管理意識，讓每一個從事財務(wù)管理的人員認(rèn)識到醫(yī)院財務(wù)信息化管理的重要性，并主動、認(rèn)真的利用信息化管理提高財務(wù)管理工作效率。首先，做好對醫(yī)院財務(wù)管理工作人員的信息化管理培訓(xùn)，讓每個財務(wù)管理人員接受新的管理理念，加強(qiáng)信息化管理技術(shù)，努力建構(gòu)一支高素質(zhì)、高技術(shù)的醫(yī)療財務(wù)信息化隊伍;其次，在醫(yī)院選人用人時，盡量增加一些計算機(jī)專業(yè)的信息化人才，完善財務(wù)管理系統(tǒng)。

2.建立完善的財務(wù)內(nèi)部控制制度

制度是保障程序?qū)嵤┑闹匾侄巍＿@就要求醫(yī)院財務(wù)管理部門領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)醫(yī)院規(guī)模大小、財務(wù)流通狀況建立適合本院的財務(wù)管理規(guī)章制度，做好醫(yī)院各部門的經(jīng)濟(jì)核算工作，讓醫(yī)院財務(wù)管理工作做到有章可循、有法可依，讓醫(yī)院各部門重視財務(wù)管理，并自覺接受財務(wù)審計，確保所有的醫(yī)院流通資金是在合理范圍內(nèi)使用，逐漸提高醫(yī)院資金的利用率。同時，做好財務(wù)內(nèi)部控制制度的監(jiān)督工作，醫(yī)院之所以會出現(xiàn)一系列的問題，其重要原因是由于醫(yī)院的監(jiān)督系統(tǒng)不完善，在管理中出現(xiàn)以權(quán)謀私，貪污挪用等現(xiàn)象，因此要確保財務(wù)管理的透明和公開。

3.加強(qiáng)醫(yī)院信息化管理

系統(tǒng)的安全控制采用信息化手段開展醫(yī)院財務(wù)管理，就需要在重視信息數(shù)據(jù)的管理和操控，用先進(jìn)的計算機(jī)管理手段防止數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)被竊取的情況。在信息化管理下，醫(yī)院財務(wù)管理水平得到明顯提升，財務(wù)風(fēng)險也將會明顯增加，其中最主要的財務(wù)風(fēng)險來自于信息化環(huán)境帶來的安全隱患，因而需要在各個環(huán)節(jié)上確保數(shù)據(jù)的安全性，建立牢固的醫(yī)院財務(wù)信息化管理安全體系，防火墻、殺毒軟件、防木馬軟件要不斷進(jìn)行升級，防止信息泄露，對重要的財務(wù)信息就需要采用加密技術(shù)來實現(xiàn)數(shù)據(jù)間的相互轉(zhuǎn)換，防止信息化管理下數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤。

4.加強(qiáng)醫(yī)院財務(wù)檔案管理

為了確保財務(wù)制度的推行和實施，就需要認(rèn)識到合格的財務(wù)管理工作者對財務(wù)管理工作的重要性。傳統(tǒng)方式下，數(shù)據(jù)傳遞一般以書面形式進(jìn)行，偽造有一定的難度，因此防偽程度也較高。但在信息化管理下，信息傳遞都是依靠網(wǎng)絡(luò)，財務(wù)管理數(shù)據(jù)同樣依靠網(wǎng)絡(luò)，這就需要每個月定期的對各類收費(fèi)進(jìn)行審核，重點核查門診病人退費(fèi)手續(xù)情況，對每個月財務(wù)系統(tǒng)中的流水賬單做好檔案管理，加強(qiáng)對醫(yī)院財務(wù)收費(fèi)環(huán)節(jié)的管理，避免財務(wù)管理工作者貪污舞弊;另外，財務(wù)工作者要遵守《會計檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，指定檔案管理負(fù)責(zé)人，建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案的管理，熟悉計算機(jī)的操作，并對日常形成的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，對財務(wù)管理中出現(xiàn)的問題應(yīng)該技術(shù)糾正，重視和認(rèn)真對待財務(wù)管理的基礎(chǔ)工作，做好醫(yī)院財務(wù)檔案管理。

 

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1.現(xiàn)階段醫(yī)院財務(wù)內(nèi)部控制工作存在的問題及對策

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篇9

為確保歸檔的順利,各企業(yè)應(yīng)根據(jù)《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關(guān)的法規(guī)、條例,制定企業(yè)相應(yīng)的科技檔案管理辦法,明確崗位職責(zé)及相應(yīng)的歸檔流程,規(guī)范科技檔案的工作程序和管理要求。

企業(yè)科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍忌a(chǎn)活動的科技文件,科技檔案是直接反映企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、科技和設(shè)計活動的直接記錄,歸檔保存的科技文件材料,是把人們在生產(chǎn)、建設(shè)、科研和設(shè)計等工作中形成的科技文件材料通過各有關(guān)單位、生產(chǎn)技術(shù)部門集中收集而成的。然而企業(yè)科技檔案所能產(chǎn)生的效益的隱蔽性很強(qiáng),難以計量,不能為企業(yè)代來直接效益,也難以立刻見到效益,容易造成企業(yè)管理層對科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規(guī)、檔案知識,增強(qiáng)檔案意識,使全體員工都認(rèn)識到檔案的價值。使管理層懂得重視和做好企業(yè)科技檔案管理工作,是對企業(yè)歷史負(fù)責(zé),為企業(yè)實現(xiàn)服務(wù)、替企業(yè)未來著想,才能更好的使企業(yè)得到發(fā)展,以得到管理層的更多的理解和重視。

二、檔案部門對檔案的收集要做到事前介入

生產(chǎn)設(shè)備檔案是企業(yè)的生產(chǎn)的中樞,它記載了設(shè)備的結(jié)構(gòu)、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設(shè)備是否能正常運(yùn)行,在于設(shè)備的維護(hù)與管理,設(shè)備的維護(hù)與管理依賴于設(shè)備檔案的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。檔案技術(shù)人員要參與生產(chǎn)管理,對進(jìn)入企業(yè)的各種設(shè)備。檔案管理人員要參加開箱驗收,并做好驗收和缺陷記錄,收集原始資料。特別是對化工企業(yè)的鍋、容、管、特設(shè)備及主要生產(chǎn)設(shè)備應(yīng)根據(jù)設(shè)備開箱清單逐項進(jìn)行驗收。例如:鍋爐設(shè)備開箱的驗收主要有鍋爐質(zhì)量證明書、使用說明書、工業(yè)鍋爐內(nèi)部檢驗報告、鍋爐外部檢驗報告、各種合格證、鍋爐強(qiáng)度計算書、圖紙、整(組)裝鍋爐安裝監(jiān)督檢驗報告、安全閥檢驗報告、鍋爐安裝質(zhì)量證明書。壓力容器設(shè)備主要有壓力容器產(chǎn)品質(zhì)量證明書、設(shè)備銘牌、鍋爐壓力容器產(chǎn)品安全性能監(jiān)督檢驗證書、圖紙等。都是企業(yè)申請使用登記的基礎(chǔ)材料。企業(yè)管理論文如果收集的不全、不仔細(xì),會給企業(yè)的辦證使用代來很大的不便。

在參加設(shè)備開箱驗收進(jìn)行資料收集時,檔案人員不僅要認(rèn)真、仔細(xì)的收集,還要了解這些設(shè)備的性能,了解它們的原理,了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應(yīng)企業(yè)利用的需要。同時,根據(jù)生產(chǎn)技術(shù)人員的需要將設(shè)備說明書復(fù)印成冊分發(fā)給生產(chǎn)部門和技術(shù)部門,供生產(chǎn)人員和技術(shù)人員參考。還要幫助、指導(dǎo)設(shè)備技術(shù)部門建立、建全設(shè)備技術(shù)檔案。要做到專業(yè)管理與群眾管理相結(jié)合。技術(shù)管理與經(jīng)濟(jì)管理相結(jié)合。

三、對企業(yè)科技檔案的收集要做到事中控制

在各生產(chǎn)、技術(shù)部門的協(xié)助下,才能使收集資料的工作做到及時、準(zhǔn)確、完整。平時的收集工作決定資料收集的完整性。生產(chǎn)技術(shù)部門不是專業(yè)的檔案管理部門,平時往往不太重視歸檔材料的積累和保管,要歸檔時臨時設(shè)派人員收集整理文件材料,造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業(yè)在生產(chǎn)過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產(chǎn)生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產(chǎn)生的施工記錄、工程項目的報告等材料,這些都是反映企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的具體憑證和很有保存價值的原始記錄,這都是靠工程技術(shù)人員平時的收集來完成;還有部分工程技術(shù)人員擔(dān)心科技資料交接到檔案局部門后,自己今后利用不方便或為了在工作中自己有的過人表現(xiàn)而封閉技術(shù)不愿交出某些關(guān)鍵性的技術(shù)材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術(shù)人員在整個生產(chǎn)過程中定期對生產(chǎn)部門提供監(jiān)督和幫助。宣傳《中華人民共和國檔案法》,強(qiáng)化部門和工程技術(shù)人員的檔案意識,使每位技術(shù)人員把科技材料的歸檔看作自己的職責(zé)和義務(wù)。避免關(guān)鍵性技術(shù)資料由于保管不善和應(yīng)歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現(xiàn)象發(fā)生。同時檔案技術(shù)人員就必需了解工程的性質(zhì)以及設(shè)備性能,掌握工程技術(shù)專業(yè)的相關(guān)基本知識。制定工程資料收集的大綱和具體范圍,避免了移交單位人的主觀移交,使接收的檔案內(nèi)容不全和形式單一的現(xiàn)象得到改善。

四、對企業(yè)科技檔案的收集要做到事后核查和驗收把關(guān)

在收集過程中,不僅要收集主要檔案,還要收集次要檔案,從而保證檔案的完整性。另外,在收集的過程中,還要注意收集的有效性,不是有文必檔。做到精密、準(zhǔn)確地收集每一份資料,體現(xiàn)收集檔案的準(zhǔn)確性。