導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇律師檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

檔案的保管和利用是檔案的兩大基本職能。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代科技技術(shù)的普及與發(fā)展，學(xué)校利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助管理各類信息資料成為必然。因此，檔案管理也被納入到學(xué)校電子網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。電子網(wǎng)絡(luò)管理產(chǎn)生了各式各樣的電子文件，面對繁多的電子文件，如何更好地進(jìn)行整理、歸檔、保護(hù)并加以利用，是眾多檔案管理工作者面臨的新課題。

一、正視困難，客觀分析學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前學(xué)校檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)僅僅應(yīng)用在收集和整理等淺層次的方面，不利于信息的及時(shí)共享，制約了檔案資料進(jìn)一步拓展、應(yīng)用空間和深度，有效利用率不高。

1.學(xué)校檔案電子化管理存在的問題

（1）檔案電子化管理適用范圍較淺。按照檔案管理要求，我們把學(xué)校教育教學(xué)所涉及的資料歸集存檔，一般以年度為時(shí)間單位，按保存期限的長短分長期檔案、短期檔案、臨時(shí)檔案進(jìn)行分類保存。計(jì)算機(jī)主要被用來將檔案資料的電子版歸類放入相應(yīng)的文件夾，以及編制目錄、打印卷脊等，也就是說主要應(yīng)用于收集整理，并不能在檔案的共享、利用上發(fā)揮作用。

（2）檔案電子化管理收集歸檔繁瑣雜亂。學(xué)校的教育教學(xué)資料繁多，而且不同工作歸屬不同部門分管，相關(guān)資料由所屬部門分類保存。

（3）檔案電子化管理查找不方便，利用率低。在實(shí)際工作中，文書檔案不對外，進(jìn)館查閱的人很有限。除了少數(shù)教師在晉職、評優(yōu)時(shí)用到，學(xué)校檔案的主要用途就是應(yīng)對上級檢查、考核。真正使用時(shí)，由于檔案歸類不是按照事務(wù)而是按時(shí)間和時(shí)限，所以檢索和查找并不方便，更不方便利用。

2.學(xué)校檔案電子化管理存在問題的原因

（1）思想認(rèn)識沒有達(dá)到應(yīng)有的高度。一直以來，檔案管理者沒有認(rèn)識到檔案的價(jià)值所在，將自己的工作定位于整理和保管檔案上。雖然在從紙質(zhì)檔案到電子檔案改進(jìn)的過程中轉(zhuǎn)變了一些觀念，但也是認(rèn)為只要把檔案收集整理好，用時(shí)能拿出來，檢查時(shí)能通過，就是做好了檔案管理工作。

（2）電子化管理沒有達(dá)到應(yīng)有的深度。一是學(xué)校硬件和軟件支持不到位，電子設(shè)備落后。二是檔案管理者還是沿用以前的工作習(xí)慣，實(shí)行管理人員建檔，電子保存保管，紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)。三是對檔案管理沒有進(jìn)行完整的探索研究，導(dǎo)致信息化在檔案管理上應(yīng)用不廣不深。

二、科學(xué)創(chuàng)新，積極探索學(xué)校檔案電子化管理的新方法

學(xué)校教育教學(xué)方式的變革，也影響到學(xué)校檔案管理的變革。學(xué)校改革和發(fā)展留下了大量的圖片、視頻等資料，僅憑紙張和磁盤不足以保存，所以檔案管理電子化勢在必行。而且，只有在管理創(chuàng)新上下功夫，才能在發(fā)展中求得生機(jī)與活力，建立一種全新的檔案電子化管理模式。

1.科學(xué)思考，探索學(xué)校檔案電子化管理的思路

（1）加強(qiáng)對檔案電子化管理的研究。檔案管理者要將檔案電子化管理當(dāng)成工作中的一個(gè)重要課題來研究，要深入學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的專業(yè)知識，全面認(rèn)識檔案管理的范圍、幅度、深度和信息的傳遞方式、安全性，區(qū)分信息的有效性。對檔案的管理不能僅停留在一個(gè)收集、整理的階段，而要通過研究思考，對工作進(jìn)行梳理細(xì)化，總結(jié)出對學(xué)校真正有用的檔案類別，拓展檔案的應(yīng)用深度。

（2）加強(qiáng)檔案電子化管理的規(guī)范建設(shè)。做好學(xué)校檔案電子化管理，首先應(yīng)該確立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，厘清分類方法，明確各部門責(zé)任，統(tǒng)一檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的管理和技術(shù)操作，簡化檔案工作步驟。檔案管理工作與日常工作結(jié)合起來，無論是圖片還是文字材料，都可以以電子文檔的形式整理歸類后通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)移交學(xué)校檔案室，縮短交接時(shí)間，簡化交接方式，提高工作效率。

2.勇于實(shí)踐，創(chuàng)新學(xué)校檔案電子化管理方法

遵循“強(qiáng)化收集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的檔案工作原則，建立起符合學(xué)校特點(diǎn)的電子檔案管理運(yùn)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的電子化管理。

（1）確立歸檔標(biāo)準(zhǔn)。大的方面沿用長期以來的學(xué)校檔案管理中約定俗成的時(shí)間期限要求，以時(shí)間為單位分類；每年度的長期、短期和臨時(shí)檔案中，再按部門分類，分成文書、財(cái)務(wù)、德育、教學(xué)等類別；在每個(gè)小類別下，再按事件進(jìn)行分類，將學(xué)校內(nèi)的各類教育教學(xué)事件條理清晰地歸類存檔。

（2）設(shè)定范圍密級。 檔案的收集范圍是按上級統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行的，一般包括反映學(xué)校各項(xiàng)工作的文件通知、計(jì)劃方案、過程記錄、成果展示等；表現(xiàn)形式為文字、聲像、圖片、合同文件、行政收發(fā)文等。檔案密級的確定由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，確定后通知檔案管理人員照章管理。的檔案在局域網(wǎng)上不能查閱，除密級檔案外，其它檔案對學(xué)校內(nèi)教職員工開放。

（3）確定歸檔方式。以各部門為單位，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，按照規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將學(xué)校相關(guān)的檔案材料歸檔上交至學(xué)校檔案室。因?yàn)闄n案管理人員不可能完全了解各部門的工作具體包含哪些內(nèi)容，只有部門具體負(fù)責(zé)人才有可能做的更完善。

（4）拓展收集方法。通過采用數(shù)據(jù)遷移技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接，檔案管理員可以直接從校園網(wǎng)、校園FTP等平臺中調(diào)取資料并形成電子檔案。對沒有電子文件的重要的紙質(zhì)檔案，則掃描成圖片形式存檔。

（5）深層次利用檔案。各部門負(fù)責(zé)人和工作人員按不同權(quán)限，可在網(wǎng)絡(luò)上直接查閱檔案，實(shí)現(xiàn)了各部門信息共享，滿足了不同層次領(lǐng)導(dǎo)和教師的需求。

三、有效利用，努力提升學(xué)校檔案的利用率

學(xué)校檔案電子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有檔案管理完全依靠手工管理、檢索定位困難、收集歸檔繁瑣、利用不高的弊端，為實(shí)現(xiàn)信息增值利用提供了便利。而要提高學(xué)校檔案的利用，還需要檔案工作者做好以下幾個(gè)方面。

1.強(qiáng)化服務(wù)意識

檔案管理員要提高思想認(rèn)識，熟記檔案管理的規(guī)范制度，熟知檔案的歸檔時(shí)間和類別，熟悉電子檔案的操作流程，為檔案利用者提供熱情、周到的星級服務(wù)，千方百計(jì)地滿足利用者的需求，為其找到理想、滿意的檔案。

2.加強(qiáng)宣傳力度

檔案管理員要通過自身的努力，提高人們的檔案意識，引導(dǎo)人們利用檔案，擴(kuò)大檔案信息的利用范圍。

3.提升自身素質(zhì)

加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)與理念學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)檔案管理知識，充分認(rèn)識到檔案管理工作的必要性與重要性，樹立正確的事業(yè)觀，做到思想到位、職責(zé)到位、措施到位。在工作中磨練技藝，提高收集、整理、歸類、檢索檔案的能力，堅(jiān)持原則，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。針對工作中出現(xiàn)的新問題，結(jié)合工作實(shí)際，積極探索，主動思考，盡職盡責(zé)做好工作。

隨著電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案電子化管理必將產(chǎn)生新的問題，尋求新的思路。因此，作為檔案管理者，要不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問題，在思考中解決問題，將學(xué)校檔案電子化管理推向新的高度。

參考文獻(xiàn)：

[1]以創(chuàng)新推進(jìn)檔案管理電子化[J]，殷華麗，中國船檢，2009年07期，100-102

篇2

事業(yè)單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理在過程中都有相關(guān)資料留存，其人員檔案也是檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容。由于檔案管理本身要占用一定的時(shí)間和精力，加上有些業(yè)務(wù)的開展需要對檔案進(jìn)行查詢、核實(shí)等，因此檔案管理的效率關(guān)系著其他業(yè)務(wù)的效率，因此通過提高檔案管理工作效率可以促進(jìn)整體運(yùn)行效率的提高。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀。在信息技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)下，事業(yè)單位的工作中也廣泛應(yīng)用了電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，所形成的各種檔案除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也有越來越多的電子檔案，相應(yīng)的檔案管理也增加了通過計(jì)算機(jī)管理的方式。但是紙質(zhì)檔案仍然占有相當(dāng)大的比重，有的紙質(zhì)檔案與電子檔案存在著聯(lián)系，如何進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理給事業(yè)單位檔案管理帶來了雙重壓力，難度也大大增加了，使檔案管理工作產(chǎn)生了許多的問題，嚴(yán)重影響了檔案的利用。

（二）事業(yè)單位檔案管理存在的問題。主要問題如下：

1.缺乏對檔案管理的重視，檔案管理觀念落后。當(dāng)前許多事業(yè)單位缺乏對檔案管理的重視，在實(shí)踐中有的沒有設(shè)置專門的部門或者專門的機(jī)構(gòu)，而是各個(gè)部門獨(dú)自簡單地將檔案歸檔存放或者是由某個(gè)部門兼職配合。缺乏重視還表現(xiàn)在投入不足，包括設(shè)備和資金的不足，都影響著管理的正常運(yùn)行和效率的提高。有的事業(yè)單位有專門的部門，但是在崗的管理人員在檔案管理觀念上卻十分落后，進(jìn)行檔案管理實(shí)際上只能將現(xiàn)有資料進(jìn)行統(tǒng)一存放或者在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行存檔，不是真正意義上的檔案管理。

2.檔案管理的信息化程度低。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)高度發(fā)達(dá)，在促進(jìn)效率提高方面具有良好的表現(xiàn)，但是在目前事業(yè)單位的檔案管理中仍然沒有得到很好的應(yīng)用，這就導(dǎo)致在許多業(yè)務(wù)中仍然大量要求用紙質(zhì)文件資料，不但影響檔案管理的有效性，也影響事業(yè)單位的業(yè)務(wù)效率。對于一些電子檔案，事業(yè)單位檔案管理也是簡單地進(jìn)行電子存檔，而沒有通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行整理分類，而且是在本部門內(nèi)部存檔，在本部門或者其他部門需要時(shí)，查找起來還是不便，影響檔案資料的共享和利用，效率始終無法有效提高。

3.檔案管理人員素質(zhì)水平較低。事業(yè)單位作為職能單位在業(yè)務(wù)開展方面工作量巨大，形成的各種檔案資料也十分龐大，加上事業(yè)單位檔案管理人員較少，大部分是年齡較大的人員，工作任務(wù)十分繁重，導(dǎo)致他們積極性不高，同時(shí)他們中的大多數(shù)不是專業(yè)的，在專業(yè)素質(zhì)上存在很大的欠缺，缺乏專業(yè)的能力，在方法上也落后，掌握信息化能力不足，嚴(yán)重阻礙檔案管理效率的提高。

二、提高事業(yè)單位檔案管理效率的具體措施

（一）加強(qiáng)對檔案管理的重視，強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化管理理念。作為事業(yè)單位要從上至下加強(qiáng)對檔案管理的認(rèn)識與重視，要設(shè)立專門的檔案管理部門或者機(jī)構(gòu)，設(shè)置專門的崗位并進(jìn)行專業(yè)人員配備，同時(shí)還要對各個(gè)部門進(jìn)行思想強(qiáng)化，從檔案形成就開始重視。還要給予檔案管理部門必要的資金支持和設(shè)備支持，來保證其工作的開展和效率的提高。同時(shí)還要在人員結(jié)構(gòu)上引進(jìn)或者聘用檔案管理的專業(yè)人才，或者組織現(xiàn)有人員參加相應(yīng)的培訓(xùn)，鼓勵他們自學(xué)，培養(yǎng)專業(yè)技能，學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)，例如學(xué)習(xí)如何利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，從而促進(jìn)效率的提升。

（二）提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。鑒于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的高效性，作為事業(yè)單位不但要在具體的業(yè)務(wù)辦理中引進(jìn)并應(yīng)用，還要在檔案管理中認(rèn)識到這一點(diǎn)，并在實(shí)際中積極有效地利用信息技術(shù)，通過提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平來促進(jìn)檔案管理效率的提升。當(dāng)前事業(yè)單位的業(yè)務(wù)辦理越來越多地應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)，形成的許多檔案資料也開始電子化，在檔案管理信息化的提高下還能夠更廣泛地促進(jìn)事業(yè)單位電子政務(wù)辦理。在利用信息化進(jìn)行檔案管理的過程中，不僅是將所有檔案進(jìn)行電子存檔，還要對檔案進(jìn)行歸納、分類，并將整理好的檔案放在單位統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中，這樣各個(gè)部門都能夠在需要時(shí)按照權(quán)限進(jìn)行查找和利用，這也是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的共享功能帶來檔案效性的提升。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)方面存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從以下兩個(gè)方面進(jìn)行改，首先，促進(jìn)工作積極性的提高，這一點(diǎn)還要有賴于他們自身從思想觀念上進(jìn)行改變，同時(shí)加強(qiáng)自身的責(zé)任感。其次，促進(jìn)業(yè)務(wù)能力的提高，檔案管理工作是具有專業(yè)性的工作，要安排專業(yè)的人在相應(yīng)的崗位，同時(shí)單位還要定期組織他們參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，學(xué)習(xí)信息化的有效利用。

三、結(jié)語

事業(yè)單位各個(gè)部門形成的檔案量大類廣、十分繁雜，進(jìn)行檔案管理是通過有效的歸納、分類進(jìn)行科學(xué)化的存檔和管理，以方便各個(gè)部門在日后需要時(shí)能夠及時(shí)地查找和利用。但是目前事業(yè)單位在檔案管理的具體工作中還存在著諸多的問題，只有通過加強(qiáng)對檔案管理的重視，提升現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用水平以及提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升。

篇3

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時(shí)地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。

（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對資料進(jìn)行整理、對會議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實(shí)有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級部門及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實(shí)現(xiàn)。

（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)?，F(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個(gè)過程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時(shí)準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮。現(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對文件進(jìn)行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識，對檔案管理工作相關(guān)的知識與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個(gè)過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。

二、 辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時(shí)。辦公室檔案歸檔不及時(shí)，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個(gè)階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現(xiàn)一定問題。

（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進(jìn)行整理、編號后保存，而不具備對資料進(jìn)行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯(cuò)亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。

（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時(shí)，這就影響了辦公室檔案完整性，同時(shí)也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會出現(xiàn)新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時(shí)性。同時(shí)，還需要對檔案管理制度進(jìn)行完善，對于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。

督促建立一個(gè)上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時(shí)地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時(shí)，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識崗位工作及職業(yè)要求，針對自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時(shí)，檔案管理者需要因時(shí)而動，靈活應(yīng)變，在動態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。

（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動態(tài)化的特點(diǎn)，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時(shí)核查，在檔案庫中對信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。

【參考文獻(xiàn)】

篇4

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時(shí)地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。

（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對資料進(jìn)行整理、對會議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實(shí)有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級部門及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實(shí)現(xiàn)。

（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)?，F(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個(gè)過程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時(shí)準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮。現(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對文件進(jìn)行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識，對檔案管理工作相關(guān)的知識與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個(gè)過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。

二、辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時(shí)。辦公室檔案歸檔不及時(shí)，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個(gè)階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現(xiàn)一定問題。

（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進(jìn)行整理、編號后保存，而不具備對資料進(jìn)行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯(cuò)亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。

（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時(shí)，這就影響了辦公室檔案完整性，同時(shí)也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會出現(xiàn)新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時(shí)性。同時(shí)，還需要對檔案管理制度進(jìn)行完善，對于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。督促建立一個(gè)上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時(shí)地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時(shí)，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識崗位工作及職業(yè)要求，針對自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時(shí)，檔案管理者需要因時(shí)而動，靈活應(yīng)變，在動態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。

（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動態(tài)化的特點(diǎn)，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時(shí)核查，在檔案庫中對信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發(fā)，2015（12）.

篇5

【關(guān)鍵詞】

辦公室；檔案管理；重要性；策略

隨著我國企業(yè)單位辦公室工作的快速發(fā)展，企業(yè)工作對辦公室管理的完整性和連續(xù)性也有了更高層次的要求，而檔案管理的情況對提升企業(yè)單位內(nèi)部的工作質(zhì)量有著至關(guān)重要的影響，相關(guān)人員必須認(rèn)識到自身工作的重要性并采取一定措施，才能確保檔案工作有序、有效進(jìn)行。提高辦公室檔案管理工作效率對于提高企業(yè)工作水平和服務(wù)質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

隨著辦公室管理制度的不斷改善，當(dāng)下企業(yè)單位辦公室工作隊(duì)伍整合度的提升，相關(guān)企業(yè)單位均較大程度地?cái)U(kuò)大了檔案資料的利用范圍，通過增加指定工作人員數(shù)量的方法切實(shí)提升檔案管理的服務(wù)水準(zhǔn)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公室人才資源的優(yōu)化配置。但由于部分企業(yè)內(nèi)部仍然存在工作人員素質(zhì)低下、檔案管理手段陳舊以及管理信息化技術(shù)含量低的現(xiàn)象，企業(yè)只注重“一線”業(yè)務(wù)、忽視后勤與檔案工作的現(xiàn)象，企業(yè)檔案制度不健全，檔案門類較多，達(dá)不到檔案管理的基本水準(zhǔn)，更談不上高水平的管理。因此仍然需要采取相關(guān)措施進(jìn)行解決，促進(jìn)檔案管理的效率提升。

二、做好辦公室檔案管理的重要性

辦公室的檔案管理工作在展現(xiàn)一個(gè)企業(yè)單位的成長過程以及對其單位的未來發(fā)展和決策進(jìn)行有效指導(dǎo)等方面是很有意義的，是單位在開展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理質(zhì)量直接影響著辦公室的工作效果，對于提升企業(yè)單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作十分有效，檔案管理對于企業(yè)單位工作模式選擇和資源配置起著決定性的作用。我們只有通過檔案管理，才能對管理者在制定企業(yè)規(guī)章制度或進(jìn)行相關(guān)決策時(shí)查閱到足夠的資料，并依據(jù)檔案資料更好地了解企業(yè)狀況做出選擇，為企業(yè)其它工作部門的效率保障做好基礎(chǔ)，從而提升企業(yè)單位的整體工作成效。

三、辦公室檔案管理效率提高的幾點(diǎn)策略

在掌握辦公室檔案管理的重要性后，對當(dāng)下部分企業(yè)單位存在的管理弊端，我們需要在正確認(rèn)識檔案管理工作的基礎(chǔ)上采取相關(guān)措施，針對性地解決實(shí)際問題，便于我們更好地開展辦公室的檔案管理工作。

（一）轉(zhuǎn)變管理理念。

辦公室的管理一旦停留在舊的階段，整個(gè)企業(yè)的發(fā)展將會失去積極性與生命力。因此，我們應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理觀念，將新鮮的管理理念貫徹到每一位工作人員的身上，找到當(dāng)下檔案管理的特點(diǎn)及規(guī)律，徹底改善傳統(tǒng)的管理方法，可以通過教育、宣傳等工作方法找到理念轉(zhuǎn)變的切入點(diǎn)，在辦公室開展日常檔案管理工作的同時(shí)，也需要積極創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，通過對傳統(tǒng)聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項(xiàng)工作具有更好的工作動力及發(fā)展?jié)摿Α?/p>

（二）加強(qiáng)管理手段。

企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)先進(jìn)手段與技術(shù)的學(xué)習(xí)，定期進(jìn)行現(xiàn)代化管理工作的交流與協(xié)調(diào)，還可以通過劃分區(qū)域、融入信息化管理手段的方法進(jìn)行管理，要銘記“技術(shù)才是硬道理”的發(fā)展理念，學(xué)會用現(xiàn)代化的科技手段進(jìn)行檔案管理的改革，還可通過建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來整合信息數(shù)據(jù)，通過將單位服務(wù)對象擴(kuò)大到社會，則可以通過檔案資源為不同個(gè)人與組織提供更為個(gè)性化以及特殊性的服務(wù)，以此更好地發(fā)揮檔案作用。

（三）創(chuàng)新管理體制。

管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個(gè)好的工作體制的管理下，才能進(jìn)而完善其他方面。我們應(yīng)當(dāng)不斷完善管理體制，增加管理手段，適當(dāng)建立賞罰制度來激發(fā)工作人員的積極性與創(chuàng)造性，有效對管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案的利用率，例如通過建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建立辦公室檔案服務(wù)反饋機(jī)制、開發(fā)適合本校的檔案管理軟件系統(tǒng)等方法對辦公室檔案實(shí)現(xiàn)高效管理，以便使其所具有的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益得到進(jìn)一步提升，逐步改善檔案管理的規(guī)范性。

（四）重視人員管理。

企業(yè)單位必須不斷引進(jìn)高素質(zhì)的應(yīng)用型人才，提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)，不斷拓寬資金來源，建立信息系統(tǒng)，才能提高工作人員的法律意識和責(zé)任意識，減少工作失誤。而對于檔案管理人員來說，也需要在工作開展的同時(shí)積極地樹立服務(wù)意識，通過對自身檔案管理思想的不斷更新、對于檔案服務(wù)工作目標(biāo)的正確建立將檔案管理思想同時(shí)代及本單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養(yǎng)一支一專多能的隊(duì)伍，能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的潛在工作能力和良好的工作精神開發(fā)出來，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。

四、結(jié)束語

通過對以上內(nèi)容的分析，我們對辦公室檔案管理的相關(guān)理論知識有了更深層次的了解，認(rèn)識到辦公室檔案管理與辦公室各項(xiàng)工作密切相關(guān)，在辦公室工作中起到重要作用。只有不斷提升辦公室檔案管理的工作效率，才能滿足辦公室工作管理的需求。相信在企業(yè)單位及相關(guān)工作人員的共同努力下，辦公室檔案管理的水平必定會得到一定程度的提升，真正實(shí)現(xiàn)辦公室管理的規(guī)范化、科學(xué)化，促進(jìn)企業(yè)單位的更高更快發(fā)展。

作者：宜玉琴 單位：陜西黃陵煤化工有限責(zé)任公司

【參考文獻(xiàn)】

篇6

1 檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及問題

1.1 檔案管理制度不盡完善

目前我國還沒有出臺統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了檔案管理的無序性，標(biāo)準(zhǔn)化水平較低且共享性差。檔案管理還沒有形成標(biāo)準(zhǔn)化和制度化完善的體系，現(xiàn)有的檔案管理的規(guī)章制度對很多細(xì)節(jié)都沒有做出明確的規(guī)定，特別在一些基層單位檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，責(zé)任追究和獎懲制度也沒有建立起來。由于檔案數(shù)據(jù)的龐雜又沒有完善的管理體系很容易造成卷宗混亂、檔案丟失以及檔案無序等不規(guī)范問題，這為檔案的查找和使用帶來了極大的不便。在電子檔案管理方面也由于缺乏完善的制度安排造成電子歸檔工作常常出現(xiàn)混亂，而且由于檔案容易被修改且無痕跡的性質(zhì)很難避免檔案受到人為的篡改亦或破壞。

1.2 檔案管理的理念相對落后

人們普遍對檔案管理工作的認(rèn)識存在許多誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理不產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，只要做好檔案的收集、整理、保管、編目和統(tǒng)計(jì)等工作，不丟失、不遺漏保障其安全就可以了。這種對檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識和重視的態(tài)度極易造成檔案管理工作的敷衍甚至是消極怠工，直接導(dǎo)致許多檔案管理工作還停留在比較原始的方式方法并不能適應(yīng)相關(guān)部門甚至社會發(fā)展的要求。雖然檔案管理工作基本的要求是建好管好檔案，但檔案管理的最終目的在于利用，檔案的價(jià)值也恰恰在利用上。但目前很多檔案管理仍存在 “重藏輕用”的理念，各檔案管理機(jī)構(gòu)也沒有很好的做到以用戶需要為導(dǎo)向來提升檔案管理的服務(wù)。檔案管理機(jī)構(gòu)之間的溝通合作也比較欠缺，這極大地影響了工作的效率也降低了檔案管理向縱深發(fā)展。

1.3 檔案管理信息化建設(shè)水平較低

目前我國還有很多地區(qū)檔案管理還沿用傳統(tǒng)模式現(xiàn)代化水平還較低，雖然檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用的軟件很多，但過于龐雜沒有統(tǒng)一的國際標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)信息檔案共享性差。檔案管理的軟件系統(tǒng)也往往達(dá)不到現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的要求，而且各個(gè)單位根據(jù)自己的條件和歷史習(xí)慣選擇不同的硬件設(shè)備以及管理軟件，就使得標(biāo)準(zhǔn)化程度非常低。不僅造成了大量低水平的重復(fù)建設(shè)，阻礙了檔案管理朝現(xiàn)代化科學(xué)化方向發(fā)展的進(jìn)程，而且計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上，不能發(fā)揮其應(yīng)用的作用。這也嚴(yán)重影響了檔案檢索的效率，檔案的應(yīng)用價(jià)值也隨之降低，同時(shí)也會給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成極大的隱患。

2 提高檔案管理效率的措施

2.1 完善檔案管理制度體系

加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)是提高檔案管理科學(xué)化水平的根本所在。在宏觀方面要完善立法制定有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，使整個(gè)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化并推動檔案管理的自主創(chuàng)新。對檔案管理形成嚴(yán)格的制度約束和提高其管理科學(xué)化水平的政策導(dǎo)向體系。相關(guān)政府部門也要把推進(jìn)檔案管理事業(yè)的科學(xué)化發(fā)展納入到中長期發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中。在微觀運(yùn)行方面各單位也要從思想上重視檔案管理工作，設(shè)立相應(yīng)工作機(jī)構(gòu)配備合格的檔案管理工作人員。檔案管理部門要根據(jù)檔案管理不同環(huán)節(jié)的特點(diǎn)建立相應(yīng)管理制度同時(shí)深化內(nèi)部體制改革，并建立嚴(yán)格的業(yè)務(wù)考核、表彰獎勵、責(zé)任追究等制度，激發(fā)員工的責(zé)任感和工作活力。還要求建立更加完善的電子檔案管理制度體系，形成更大的信息檢索系統(tǒng)，建立惠及更廣泛用戶主體的檔案資源體系和更加便于檔案利用的體系，做好檔案的輸入和輸出兩方面的工作推動我國檔案工作最大限度地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 在檔案管理的理念上要不斷進(jìn)行轉(zhuǎn)變

如何把“死檔案”變成“活檔案”是未來檔案管理需要面臨的重大課題，未來的檔案館應(yīng)該包括“物理實(shí)體館+虛擬館”兩部分，檔案館的發(fā)展戰(zhàn)略也將更加注重信息存取而非館藏本身。因此，當(dāng)前檔案管理的重點(diǎn)應(yīng)該放在原有館藏資料的重新處理上，使“死資料”重新獲得使用價(jià)值，使用戶更加準(zhǔn)確便捷的獲取需要的檔案資料。在服務(wù)上要從封閉型轉(zhuǎn)向開放型，面向的服務(wù)對象也由機(jī)構(gòu)學(xué)者向普通社區(qū)和家庭延伸。在新的歷史時(shí)期檔案管理要能夠與時(shí)俱進(jìn)適應(yīng)社會不同群體的需求，這就要求檔案管理要在保證檔案資料的質(zhì)量的同時(shí)還要注重對質(zhì)量的提高、不斷轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念改進(jìn)服務(wù)方式方法，為用戶提供更全面細(xì)致的服務(wù)。在收集檔案資料時(shí)要進(jìn)行整理、科學(xué)的分類、分主題的歸檔，并深入挖掘檔案價(jià)值。同時(shí)還要促進(jìn)各檔案管理機(jī)構(gòu)之間共享資源，更加系統(tǒng)全面便捷地為用戶提供服務(wù)。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在新形勢下檔案管理工作具有內(nèi)容更加豐富、技術(shù)更加先進(jìn)、分工更加專業(yè)等特點(diǎn)，這就對檔案管理人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)，不僅需要具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識，而且還要掌握先進(jìn)的科技手段和操作管理技術(shù)，同時(shí)還要具備深厚的職業(yè)情感、奉獻(xiàn)意識、敬業(yè)精神和勇于創(chuàng)新的基本品質(zhì)和良好作風(fēng)。相應(yīng)的就要求在人員培訓(xùn)方面不僅要注重基本業(yè)務(wù)知識和技能的學(xué)習(xí)，還要不斷提高檔案管理人員的自我管理能力和自我學(xué)習(xí)能力，逐步建設(shè)學(xué)習(xí)型的檔案管理隊(duì)伍。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，從前期檔案管理人員的選拔到后期業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及長期的思想教育入手，把檔案管理人員培養(yǎng)成為一批既懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又懂檔案信息管理以及具備敬業(yè)精神的高科技復(fù)合型人才，為檔案事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供技術(shù)支持和人才保障。在實(shí)踐中由于知識更新越來越迅速，還要加強(qiáng)對檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，開展多層次、復(fù)合型的教育培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

2.4 提高檔案管理信息化水平

當(dāng)今社會的信息化發(fā)展趨勢對檔案管理提出了運(yùn)用新的管理方法和手段來提升檔案管理水平，以實(shí)現(xiàn)信息化管理的新要求。與此同時(shí)檔案管理的信息化也是檔案工作不斷進(jìn)步、提升科學(xué)化水平的重要手段。首先要加大對檔案管理硬件的投入，強(qiáng)化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施促進(jìn)檔案載體的多樣化；其次要通過計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，促進(jìn)檔案的電子化、自動化水平，建立計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。并在強(qiáng)調(diào)共性的同時(shí)也要重視適應(yīng)具體單位對檔案信息管理的需求，以便更好的發(fā)揮出檔案管理的作用，以便更好地為單位服務(wù)。但是在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代更要強(qiáng)調(diào)檔案的保密工作。在檔案開放利用的過程中，要從建立健全檔案管理相關(guān)規(guī)章制度對檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，并加強(qiáng)檔案管理工作人員的思想意識等方面來減少在檔案開放利用的過程中造成的檔案泄密。

3 結(jié)論

檔案管理科學(xué)化是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程，需要各組成部分相互協(xié)調(diào)積極配合，完成好每一個(gè)環(huán)節(jié)的任務(wù)。政府部門要建立健全相關(guān)的規(guī)章制度；檔案管理結(jié)構(gòu)要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度規(guī)定、制定合理的發(fā)展戰(zhàn)略、積極組織人員培訓(xùn)、更新硬件軟件設(shè)備等；管理從業(yè)者必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念樹立適應(yīng)知識時(shí)代運(yùn)作的新觀念，增強(qiáng)服務(wù)社會服務(wù)人民群眾的意識，探索服務(wù)工作的新模式和新方法，充分掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷提高服務(wù)水平，才能更好地滿足社會需求，把握機(jī)遇跟上時(shí)代的步伐迎接新的挑戰(zhàn)。

篇7

檔案對于處于紛繁社會關(guān)系中的我們來說是十分重要的，因此作為檔案管理人員的我們要充分運(yùn)用專業(yè)技能來管理好檔案，將這項(xiàng)工作做好。檔案的管理工作并不只是將檔案進(jìn)行簡單的分類、存檔，而是一項(xiàng)復(fù)雜而且繁重的工作，要想真正做好這項(xiàng)工作并不是一件簡單的事。這要求檔案工作人員不僅要有專業(yè)技能，而且還要不斷地積累經(jīng)驗(yàn)，采取更加有效的手段來提高檔案管理效率。如何有效提高檔案管理效率是一項(xiàng)長期的課題，所以，我們應(yīng)該對此問題加以重視。

一、切實(shí)加強(qiáng)自己的專業(yè)素養(yǎng)

作為檔案管理人員，我們要想做好自己的檔案管理工作，一定要有良好的素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)。良好的政治素質(zhì)是一個(gè)人從事任何工作所必須具有的思想前提。檔案管理工作由于其特有的政治性以及服務(wù)大眾的性質(zhì)，更加決定了檔案專業(yè)人員必須具有良好的政治素質(zhì)。對于一名檔案專業(yè)人員來說，無論是在企業(yè)還是在政府單位，良好的政治素質(zhì)都是必不可少的。每一名檔案管理工作者在工作中一定要恪守職責(zé)，遵守相關(guān)的法律法規(guī)，同時(shí)也必須充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，為成為一名優(yōu)秀檔案工作者而努力奮斗。檔案管理工作對專業(yè)的知識素養(yǎng)也有一定的要求，檔案工作絕不是普通人所認(rèn)知的簡單的存、放、取工作，而是一項(xiàng)涵蓋數(shù)種專業(yè)（如數(shù)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、圖書管理學(xué)等）的基礎(chǔ)工作。如果沒有相關(guān)的檔案專業(yè)知識儲備，想要勝任這樣看似簡單的工作也絕非易事，檔案專業(yè)人員必須具備檔案專業(yè)知識、科學(xué)文化知識和良好的政治素質(zhì)。檔案專業(yè)人員必須系統(tǒng)地、嚴(yán)格地學(xué)習(xí)檔案知識，并且在理論基礎(chǔ)上培養(yǎng)全面的實(shí)踐技能。檔案管理的實(shí)踐技能需要在不斷的實(shí)際工作中逐漸培養(yǎng)，而在實(shí)際工作中又不免穿插著檔案學(xué)理論知識，如對檔案資料進(jìn)行收集、整理、研究、保存的過程需要檔案專業(yè)理論知識的指導(dǎo)。因此，檔案專業(yè)人員只有在深厚的理論知識作前提的條件下，才能在實(shí)際的工作中有所發(fā)現(xiàn)，并能提供合理的解決方案。對于文史知識，檔案工作要做記錄，因此對于檔案工作者的文學(xué)知識有一定要求，語言表達(dá)能力的強(qiáng)弱直接關(guān)系到檔案內(nèi)容的清晰與否，只有了解歷史，對于歷史知識有相關(guān)見解，才能對檔案的歷史背景、內(nèi)容有理解；對于學(xué)科知識，科技的進(jìn)步直接影響著文化的發(fā)展，現(xiàn)代化管理學(xué)理念滲入各行各業(yè)，作為檔案管理者，對于管理學(xué)、圖書管理學(xué)也應(yīng)該有所涉獵；對現(xiàn)代化管理技術(shù)，現(xiàn)代化技術(shù)為檔案管理工作提供了便利，如電子計(jì)算機(jī)以及聲音音像存儲設(shè)備的應(yīng)用，檔案管理者一定要能熟練掌握這些技術(shù)；對于外語知識，隨著全球化與國際化的潮流，檔案專業(yè)人員具備一些外語知識對保證外語文獻(xiàn)資料的管理保存與應(yīng)用能夠便利進(jìn)行具有相當(dāng)重要的意義。

檔案是一種重要的資源，它必然要與網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的高科技相結(jié)合，這要求著檔案工作者必須孜孜不倦地學(xué)習(xí)相關(guān)的知識，來提高自己的能力，進(jìn)而提高檔案管理工作水平。檔案管理人員的專業(yè)知識素質(zhì)決定著當(dāng)前以及未來檔案管理事業(yè)的總體發(fā)展水平。因此，只有檔案管理人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，才能為提高檔案管理工作效率打下基礎(chǔ)。

二、對自己的工作投入熱情

檔案管理工作是比較枯燥的。檔案管理工作者整天面對的是大量的檔案文字，更多地是將時(shí)間用在檔案的分類、整理、存儲上，難免有時(shí)候會感到枯燥。如何克服這種枯燥感呢？檔案管理工作者應(yīng)該在工作中進(jìn)行自我鼓勵，自發(fā)調(diào)動自己的積極性，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，要時(shí)刻提醒自己：每個(gè)人的檔案都至關(guān)重要，保管好大家的檔案是一件非常有意義的事情，大家將檔案交予我們來進(jìn)行管理，這不僅是一種社會規(guī)定的要求，同時(shí)也包含著信任的成分在里面。大家信任我們，將檔案交付我們進(jìn)行管理，我們不應(yīng)該辜負(fù)大家的信任，應(yīng)采取積極有效的方法來將大家的檔案管理好。

領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該盡可能地采取積極措施來激發(fā)檔案管理工作者的積極性。因?yàn)闄n案管理工作是枯燥乏味的，傳統(tǒng)的工作方式更是如此，倘若領(lǐng)導(dǎo)者不能夠及時(shí)調(diào)動其積極性，就會使工作效率難有保證。一些檔案管理工作者很多時(shí)候都不知道自己工作的意義所在，這就是一種純粹為了工作而工作的狀態(tài)，針對這一現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)這方面的宣傳和教育，讓他們對于工作有積極的認(rèn)識，對自己的工作重新定位。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在工作中引入競爭機(jī)制，以調(diào)動大家工作的積極性：對表現(xiàn)優(yōu)秀的人員進(jìn)行一定的獎勵政策，對于表現(xiàn)較差的人員也應(yīng)該采取相應(yīng)的懲罰措施，以最大限度地發(fā)揮個(gè)人的工作潛力，從而進(jìn)一步為提升工作效率提供保障。

篇8

二、旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理的發(fā)展

旅游景區(qū)辦公室檔案管理要運(yùn)用文字、圖像以及聲音記錄保存旅游景區(qū)的運(yùn)營過程的活動，為需要查閱者提供文件資料。旅游景區(qū)辦公室的檔案管理要采取科學(xué)方法進(jìn)行管理，使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步提高檔案管理的信息化，為景區(qū)提供檔案信息資源的共享與利用，提高辦公室檔案管理的效率，也降低了檔案管理的成本。旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理具有普遍性、 集成性以及動態(tài)性的特點(diǎn)。電子檔案管理已經(jīng)成為檔案管理的趨勢，具有一定的普遍性和標(biāo)準(zhǔn)化，方便對檔案信息進(jìn)行采集與存儲。電子檔案的輸入和應(yīng)用得到了集成，確保電子檔案的完整性與高效率。旅游景區(qū)辦公室電子檔案要對電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行動態(tài)性的實(shí)時(shí)更新，包括檔案信息采集、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的處理以及檔案數(shù)據(jù)的和利用等動態(tài)變化。

在信息化時(shí)代，旅游景區(qū)辦公室的檔案管理必須采用信息化管理方式，這樣才能強(qiáng)化旅游景區(qū)管理，提高辦公效率。電子檔案管理就能夠?qū)⒙糜尉皡^(qū)各種數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，為旅游景區(qū)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)掌握景區(qū)發(fā)展?fàn)顩r提供了資料依據(jù)。電子檔案管理涉及到了旅游景區(qū)的電子景務(wù)、景區(qū)信息公開指南、景區(qū)的管理制度、實(shí)物檔案整理、數(shù)碼照片檔案整理、電子文件歸檔與檔案管理等內(nèi)容。旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理具有重要的作用。旅游景區(qū)辦公室電子檔案方便了旅游質(zhì)量監(jiān)督管理部門對本景區(qū)的監(jiān)督管理。在進(jìn)行電子檔案管理的同時(shí)，也要保存好相關(guān)的紙質(zhì)文件。檔案記錄要完整細(xì)致，電子檔案對于旅游投訴的受理，辦公室能夠給予迅速和妥善的處理。旅游景區(qū)要建立旅游資源電子檔案，更好地對旅游景區(qū)資源分類管理與評價(jià)。因此，電子檔案管理有助于旅游景區(qū)的開發(fā)建設(shè)，更好地提高旅游服務(wù)質(zhì)量。

（二）旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理存在的問題分析

一方面，旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理程度比較低。一些景區(qū)辦公室的電子檔案管理應(yīng)用程度還很低，這不能滿足旅游景區(qū)信息化管理的發(fā)展與要求。旅游景區(qū)辦公室的檔案管理舊有的模式要進(jìn)行改變，一些辦公室人員對軟件應(yīng)用能力還很弱，缺乏電子檔案管理的技能。檔案管理要與其他部門的合作還有很大空間，電子檔案要實(shí)現(xiàn)信息資源的價(jià)值，就必須有針對性地對各個(gè)部門進(jìn)行服務(wù)，為這些部門提供建立電子檔案方法、業(yè)務(wù)管理制度等，這些工作還有待開展。

另一方面，旅游景區(qū)辦公室電子檔案還需要建設(shè)和完善。一些旅游景區(qū)辦公室檔案信息建設(shè)落后，檔案設(shè)施陳舊，難以滿足辦公室復(fù)雜的檔案管理的需要。辦公室檔案管理的信息化還沒有建立，數(shù)字信息資源的保存就容易出現(xiàn)丟失的問題。電子檔案管理缺乏系統(tǒng)化的管理模式和完善的電子檔案管理制度。辦公室的電子檔案管理缺乏相應(yīng)的管理制度與規(guī)范，就不能夠使電子檔案管理走向規(guī)范化，大多處于形式化和無序化狀態(tài)。例如，對于需要銷毀的檔案，沒有定期進(jìn)行銷毀，降低了電子檔案管理與使用效率。

三、完善旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理模式

首先，要提高對電子檔案的重視程度。旅游景區(qū)辦公室要對電子檔案管理給予足夠的重視，要將原有紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變到電子檔案管理方式。要加強(qiáng)對全體員工的宣傳，提高景區(qū)員工對電子檔案的認(rèn)識和利用程度。景區(qū)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)電子檔案的組織保障，對旅游景區(qū)的旅游資源信息進(jìn)行有效的收集、保管以及整理，使旅游景區(qū)的建設(shè)發(fā)展與電子檔案管理同步。

其次，要加強(qiáng)電子檔案的技術(shù)設(shè)施保障。要健全電子檔案的信息化管理系統(tǒng)，要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對旅游景區(qū)辦公室的檔案管理軟件進(jìn)行升級。要采購先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、文件數(shù)字化設(shè)備、基礎(chǔ)設(shè)備等，這樣才能確保電子檔案的穩(wěn)定性和安全性。同時(shí)，要根據(jù)景區(qū)實(shí)際情況，建立辦公室電子檔案的使用管理制度，發(fā)揮電子檔案的各項(xiàng)設(shè)施功能。

篇9

保管好旅游實(shí)踐活動當(dāng)中的各項(xiàng)文件和材料是旅游行業(yè)發(fā)展的要求，也是推動旅游事業(yè)進(jìn)步的趨勢，要重視對相關(guān)的旅游材料文件進(jìn)行整理和歸檔，并建立旅游檔案的綜合管理體系，奠定旅游檔案終身發(fā)展的基礎(chǔ)。旅游體系當(dāng)中的各個(gè)部門和單位必須考慮到自身實(shí)際，采用行之有效的檔案管理策略來為檔案的利用和保護(hù)打下堅(jiān)實(shí)根基。旅游檔案的管理可以從以下幾個(gè)方面著手：

第一，從根本上提高對旅游檔案的管理意識，樹立正確的信息觀念，進(jìn)而明確組織領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，做好部門之間的協(xié)調(diào)，提高旅游檔案管理效力。旅游信息部門承載著旅游檔案管理的重要職能，要想做好旅游檔案信息資源的開發(fā)就需要從實(shí)際出發(fā)，樹立正確的檔案管理理念，積極構(gòu)建與之相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，如果條件允許的話可以構(gòu)建開發(fā)中心以及完善的旅游信息網(wǎng)，從而做好旅游檔案資源的管理工作，提高組織和協(xié)調(diào)水平，切實(shí)滿足旅游檔案管理的實(shí)際需求，提高管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

第二，有效做好旅游檔案管理的服務(wù)工作。我國的旅游業(yè)起步晚，而旅游檔案管理但是明顯滯后于旅游業(yè)的發(fā)展，還沒有形成一套行之有效的旅游檔案管理體系，那么要想做好新時(shí)期的旅游檔案管理工作就有了較大難度，尤其是檔案基礎(chǔ)建設(shè)和旅游業(yè)需求不相符。例如，檔案收集范圍存在局限性，內(nèi)容整理有待規(guī)范，管理結(jié)構(gòu)不夠科學(xué)等。為了轉(zhuǎn)變這一局面，提高檔案管理水平就要有效做好服務(wù)工作，做到和旅游業(yè)發(fā)展的同步，同時(shí)在進(jìn)一步的規(guī)范檔案管理，形成一套系統(tǒng)化的管理策略。

第三，提高檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)工作的成效。旅游檔案伴隨著旅游業(yè)的產(chǎn)生而逐步發(fā)展起來，當(dāng)前的但管理規(guī)范當(dāng)中并沒有對其給出明確的規(guī)范說明，而且也與旅游業(yè)的檔案管理需要不適應(yīng)，如果一味的照抄照搬只能夠造成旅游檔案管理的混亂。因此，旅游檔案的管理必須從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合當(dāng)前工作的需要和規(guī)律來形成一套旅游檔案管理基礎(chǔ)規(guī)范，更加系統(tǒng)和綜合性的做好檔案管理，滿足旅游業(yè)發(fā)展對于信息資源的需求。

第四，有效提升旅游檔案管理人員的綜合素質(zhì)。旅游檔案管理人員素質(zhì)水平是影響到檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵因素，而當(dāng)前管理人員素質(zhì)不高的問題較為普遍，這與旅游檔案事業(yè)發(fā)展歷史較晚有著直接關(guān)聯(lián)，而且旅游行業(yè)的檔案管理更新速度較快，必須要進(jìn)行知識的不斷更新，才能夠滿足檔案管理需要。因此，要加強(qiáng)對檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)培養(yǎng)工作，提高他們的專業(yè)技術(shù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)要做好知識的更新，真正做到與時(shí)俱進(jìn)。

2 旅游檔案的利用方法

新時(shí)期做好旅游檔案管理的最終目的是要將其進(jìn)行合理的利用，為旅游業(yè)的發(fā)展提供良好的服務(wù)。相關(guān)部門也要從根本上提高對檔案利用的重視，除了要做好檔案的收集和保管工作以外，還要在旅游事業(yè)的推進(jìn)過程中利用好這一寶貴的旅游信息資源，最大化地發(fā)揮旅游檔案的價(jià)值。做好旅游檔案的利用工作需要從以下幾個(gè)方面著手：

第一，樹立良好的服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量，為旅游業(yè)的發(fā)展提供推動力。相關(guān)部門必須要具備為旅游業(yè)服務(wù)的思想理念，不斷改進(jìn)服務(wù)態(tài)度和服務(wù)工作質(zhì)量，除了要提高日常查閱以及借閱工作的質(zhì)量以外，還可以利用網(wǎng)上服務(wù)，送貨上門等多樣化的形式來開放性的利用好郵檔案的各項(xiàng)信息，提高檔案利用效率。

第二，積極構(gòu)建旅游檔案橫向聯(lián)系機(jī)制，提高檔案資源開發(fā)利用水平。在經(jīng)濟(jì)體制全面改革的進(jìn)程中，經(jīng)濟(jì)之間的橫向聯(lián)系日益緊密，而旅游檔案的管理工作也需要走上改革之路，積極構(gòu)建橫向聯(lián)系的途徑和制度，進(jìn)一步強(qiáng)化旅游部間、地區(qū)間等的關(guān)聯(lián)，發(fā)揮各自的檔案利用優(yōu)勢，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息的影響以及服務(wù)范圍，使得我國的旅游事業(yè)走向蓬勃發(fā)展的新時(shí)期。我國的旅游資源種類豐富，而且分布范圍較廣，形成一種交錯(cuò)存在局面，那么在建立橫向聯(lián)系機(jī)制以后，就可以發(fā)揮組織協(xié)調(diào)作用，做好綜合開發(fā)工作。

第三，對傳統(tǒng)的旅游檢索工具進(jìn)行全面系統(tǒng)化的編制，使得旅游信息檔案的查找工作更加的便捷，信息涉及面積更加全面。除此以外，要加強(qiáng)對地區(qū)旅游業(yè)發(fā)展需要的研究和分析工作，并根據(jù)需求來編輯旅游景點(diǎn)的簡介資料，形成一個(gè)內(nèi)容豐富和形式多樣的信息網(wǎng)絡(luò)，這樣在檔案利用的過程中就可以從檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心當(dāng)中快速獲取，為需求者提供開放性的檔案服務(wù)，從而提高檔案的利用率。

篇10

近年來，呂梁市隨著太中銀鐵路全線通車以及新城區(qū)建設(shè)、呂梁大武機(jī)場、209國道、太佳高速等一批重大項(xiàng)目相繼建成，城市建設(shè)正面臨著前所未有的發(fā)展。呂梁因特殊的地理、人文環(huán)境，形成了人口流動規(guī)模大，人員結(jié)構(gòu)年輕化的人口現(xiàn)狀，所以，每個(gè)階段形成的城市發(fā)展的檔案記錄都有其重要意義。而科學(xué)的檔案管理方法對于呂梁市城市規(guī)劃管理和城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展極其重要。在信息化技術(shù)高速發(fā)展的今天，對于城建檔案的管理也開始實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，為進(jìn)一步滿足社會對城市建設(shè)信息的需要，在呂梁市城建檔案管理工作中，相關(guān)部門應(yīng)該從以下幾方面著手建設(shè)。

一、硬件設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)施建設(shè)即檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。特別是在信息資源收集、整理、傳輸以及共享階段，更是占據(jù)舉足輕重的地位。

在傳統(tǒng)的檔案管理理論的指導(dǎo)下，嚴(yán)格遵循收集、整理、保管、檢索、利用等管理模式，其中大部分的工作需要手工完成，不僅耗費(fèi)大量的人力物力，效率低下，而且有時(shí)達(dá)不到應(yīng)有的效果和作用。

很顯然，電子計(jì)算機(jī)是硬件設(shè)施建設(shè)的首選，其具有邏輯性強(qiáng)以及信息存儲量大的優(yōu)點(diǎn)，在文件管理上，應(yīng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，以便更為精準(zhǔn)地找到相關(guān)文件，同時(shí)在文件借閱、歸還等方面也會更加方便，并可以在短時(shí)間內(nèi)找出需要銷毀的文件，尤其是文件歸檔工作也將進(jìn)行的更加順利。為了讓各項(xiàng)工作都能在網(wǎng)絡(luò)化的模式下更好地傳輸、共享，還要逐步建立健全局域網(wǎng)。

二、人才隊(duì)伍及思想建設(shè)

對于檔案管理這一重大課題的建設(shè)，專業(yè)人才建設(shè)是核心，技術(shù)是關(guān)鍵。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，提高了檔案管理水平，但在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，檔案管理思想還較為落后，與現(xiàn)代信息化要求不相符，因此應(yīng)重視檔案管理信息化建設(shè)，并創(chuàng)新檔案管理方式，以便滿足社會發(fā)展需要。

創(chuàng)新的管理思想需要專業(yè)的檔案管理人才來實(shí)踐，城建檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，對工作人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高。從目前的發(fā)展現(xiàn)狀分析來看，檔案管理存在機(jī)構(gòu)不全、人員兼職過多、業(yè)務(wù)不熟、檔案意識缺乏，概念模糊等問題。所以，要注意人才培養(yǎng)，形成合理的專業(yè)人才篩選機(jī)制，定期專業(yè)化培訓(xùn)，著重培養(yǎng)一支理論、實(shí)踐、技術(shù)兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)人才隊(duì)伍。

三、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)是本文重點(diǎn)論述部分，其主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、歸檔、管理、利用等方面，是一個(gè)完整、高效、安全的系統(tǒng)平臺?，F(xiàn)階段，無論是城建部門還是其他政府部門都采用較強(qiáng)獨(dú)立性的檔案管理系統(tǒng)，很少會與其他管理系統(tǒng)相聯(lián)系，嚴(yán)重影響信息資源的使用與共享。對于檔案管理工作來說，工作量很大，也十分復(fù)雜，所涉及部門也很多，這就需要各個(gè)部門能夠相互配合，并嚴(yán)格按照相關(guān)流程開展工作，但現(xiàn)代檔案管理還很難實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，因此需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步完善。

在此我簡單介紹一種基于地理信息的管理系統(tǒng)。GIS背景下的城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)集MIS、GIS、OA和INTERNET為一體的綜合性系統(tǒng)。

GIS桌面軟件工具主要負(fù)責(zé)城建檔案的檔案空間數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)地理數(shù)據(jù)的采集以及城建檔案圖形數(shù)據(jù)與屬性數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)建立、圖形數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換等工作。

GIS技術(shù)屬于綜合性技術(shù)，并被廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代社會各個(gè)重要領(lǐng)域，因此，為GIS技術(shù)構(gòu)建城建檔案也就顯得十分重要，GIS技術(shù)建成以后不僅可使城市規(guī)劃更顯系統(tǒng)化，建設(shè)與管理也更將自動化，對于城建檔案管理工作的質(zhì)量與工作效率也會有顯著提升，進(jìn)而是檔案管理更加安全、可靠，真正發(fā)揮檔案應(yīng)有作用，推動城市化建設(shè)與發(fā)展。城建檔案依托于地理信息系統(tǒng)GIS，結(jié)合檔案管理自身分類分級的管理模式，因此，基于GIS城建檔案管理系統(tǒng)在未來的發(fā)展中極具潛力。

四、檔案管理規(guī)范化建設(shè)

檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)信息化，更好地服務(wù)于城市建設(shè)，就必須制定完善的工作規(guī)范。目前各檔案部門具有的通病是所采用的計(jì)算機(jī)的規(guī)格、型號不統(tǒng)一，管理系統(tǒng)不兼容、經(jīng)濟(jì)技術(shù)投入不足等。通過制定相應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)則來對電子文件歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，如此數(shù)字化檔案的利用、傳遞和保管等工作才能更加規(guī)范化、秩序化和標(biāo)準(zhǔn)化，以減少重復(fù)建設(shè)、互不兼容等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

【參考文獻(xiàn)】