導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇人事檔案建設(shè)，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

人事檔案就是對企事業(yè)單位的信息資源進行管理,當(dāng)前社會經(jīng)濟以及信息技術(shù)快速發(fā)展,企事業(yè)單位要實現(xiàn)良好的發(fā)展就應(yīng)積極加強人才的管理,認識管理是人力資源管理的重要組成部分,對于促進人才的穩(wěn)定、高效發(fā)展具有積極地意義。在現(xiàn)代化發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的實際需要,因此應(yīng)積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的管理方法,促進人事檔案實現(xiàn)信息化的管理與建設(shè),更好的適應(yīng)社會以及單位發(fā)展的實際需要。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅速,人類活動主要通過信息資源來承載,人事檔案是對人的成長以及社會經(jīng)歷進行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,人事檔案的信息化管理建設(shè)成為發(fā)展的必然趨勢。人事檔案的信息化建設(shè)需要以信息技術(shù)為依托,不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理,將人事檔案信息錄人到計算機中,利用計算機進行管理,保證人事檔案信息的全面、真實,避免出現(xiàn)信息丟失的情況。利用計算機進行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開發(fā)和利用。人事檔案中的信息數(shù)量比較大,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行管理有助于提高信息的更新速度,強化信息資源的共享,避免傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中復(fù)雜的工作環(huán)節(jié),減少勞動力的支出。通過及時更新人事檔案信息資料,企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能夠更加全面、及時、準確的了解員工的工作情況,為人動提供了科學(xué)的依據(jù)。同時,實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè),能夠促進人事檔案管理效率以及效果的實現(xiàn),促進管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計算機上對檔案信息進行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權(quán)威性。人事檔案信息的建設(shè)應(yīng)尊重員工,保證員工的知情權(quán),這樣人事檔案才有利用的價值,對人事檔案進行信息化建設(shè),員工能夠通過網(wǎng)絡(luò)查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現(xiàn)人性化服務(wù)。因此應(yīng)加強人事檔案的信息化建設(shè),促進人力資源管理效果和水平的提高。

二、新時期人事檔案管理的信息化建設(shè)對策

1.提高對人事檔案信息化管理的重視程度

當(dāng)前信息化建設(shè)逐漸推進,人事檔案管理的信息化建設(shè)也得到了一定的發(fā)展,人事檔案的信息化建設(shè)就是利用信息管理系統(tǒng)進行動態(tài)化、即時性的建設(shè),促進人事檔案管理水平的提高。因此應(yīng)提高對人事檔案信息化建設(shè)的重視程度,了解信息化建設(shè)的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設(shè)不是一朝一夕就可以實現(xiàn)的,應(yīng)將人事檔案管理信息化建設(shè)納人到日常管理工作中,從企事業(yè)單位的實際情況出發(fā),循序漸進,不斷提升人事檔案信息化的建設(shè)效果和水平,對人事檔案的信息化建設(shè)進行綜合的研究和分析,及時發(fā)現(xiàn)存在的問題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)高效、順利的建設(shè)與發(fā)展。

2.加強信息化軟件的開發(fā)力度

人事檔案管理的信息化建設(shè)需要利用信息管理平臺來實現(xiàn),因此應(yīng)檔案管理以及科學(xué)技術(shù)人員應(yīng)加強對人事檔案管理信息化軟件的開發(fā)和利用,對各種操作系統(tǒng)進行升級,建立完善的人事檔案信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng),實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效推進,在人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)時,應(yīng)注重管理系統(tǒng)的功能實現(xiàn),數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設(shè)中,數(shù)據(jù)庫中包含著大量人員信息,這些信息數(shù)據(jù)是需要重復(fù)利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設(shè)為核心,促進信息資源的利用效率,實現(xiàn)信息的共享,保證信息資源的科學(xué)性、安全性,提高人事檔案的信息服務(wù)質(zhì)量,促進人事檔案管理信息化建設(shè)的高效推進。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

人事檔案管理的信息化建設(shè)最終還是由人來完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設(shè)中,應(yīng)努力提高人事檔案管理人員的素質(zhì)能力,提高人事檔案管理人員的服務(wù)水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計算機對文字、圖像、聲音等進行加工處理,實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化存儲,并通過人事檔案管理平臺實現(xiàn)人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應(yīng)掌握一定的信息處理基礎(chǔ),明確檔案管理的相關(guān)知識,以高度的責(zé)任感投人到人事檔案管理信息化建設(shè)中,促進人事檔案管理水平的提高。

4.做好人事檔案的安全管理工作

由于計算機本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設(shè)中,應(yīng)加強對人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時,也應(yīng)注重檔案信息的安全問題,避免由于檔案信息泄露造成嚴重的損失。因此人事檔案管理部門應(yīng)努力強化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護措施,保證人事檔案的真實性和科學(xué)性。對計算機中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限,保證人事檔案的管理能夠按照相關(guān)的制度進行,實現(xiàn)人事檔案的安全管理。

三、結(jié)束語

當(dāng)前社會經(jīng)濟以及信息技術(shù)快速發(fā)展,計算機技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到社會生產(chǎn)及生活的各個領(lǐng)域,在人事檔案管理中,計算機技術(shù)也得到了普及,實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變,促進了人事檔案管理效率的提升。

參考文獻:

[1]張雨薇,李鋒.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析口].科協(xié)論壇(下半月),2013.14(11):148一149.

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（一）現(xiàn)代化管理的重要體現(xiàn)

為了更好的適應(yīng)國家改革和發(fā)展折需要，國家檔案局對于檔案信息化建設(shè)的總體目標和主要任務(wù)進行了明確，所以人事檔案進行信息化建設(shè)不僅是適當(dāng)國家信息化建設(shè)的要求，而且與當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展方向也具有一致性。而且人事檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，不僅可以有效的改善人事檔案管理工作，而且對于人事部門工作效率的提高及在社會中的有效利用都具有極為重要的意義，所以可以說人事檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)信息化建設(shè)的要求，同時也是現(xiàn)代化管理的重要體現(xiàn)。

（二）能夠更好的實現(xiàn)人事檔案信息資源共享

當(dāng)前我們處于信息高速發(fā)展時代，在社會活動及經(jīng)濟活動中信息資源具有極為重要的戰(zhàn)略意義，加快檔案的信息化建房，可以將檔案信息都歸入到國家信息化建設(shè)的總體格局中，通過檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，從而加快檔案信息資源的開發(fā)利用，推進檔案資源的數(shù)字化、標準化和網(wǎng)絡(luò)化進程，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，有效的推動檔案事業(yè)的健康發(fā)展，使其能夠更好的為社會發(fā)展提供良好的服務(wù)。

二、目前人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）人事檔案信息化系統(tǒng)的整體水平較為落后

目前我國人事檔案在管理上缺乏完善的管理制度，而且沒有先進的管理觀念，管理水平和管理手段還較為落后。通常情況下人事檔案管理工作僅局限在個人歷史信息記錄的維護方面，對檔案中內(nèi)容不能及時進行更新和補充，使人事檔案的發(fā)展受到了較大的制約，也影響了人事檔案整體水平的提升，不利于人事檔案管理水平的提高。

（二）人事檔案信息化系統(tǒng)缺乏完善的管理

目前在我國各個部門多是各自為政，再加之人事檔案信息化系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和總體的規(guī)劃，各個部門在數(shù)據(jù)庫建立時由于缺乏必要的溝通和聯(lián)系，這樣每個部門的數(shù)據(jù)庫中都包括了大量的人事信息，這些人事信息需要重復(fù)的進行填寫和錄入，導(dǎo)致大量的人力和物力的浪費，人事檔案信息資源的共享難以實現(xiàn)。

（三）人事檔案管理人員整體水平不高

目前我國從事人事檔案信息化管理的工作人員多數(shù)都沒有經(jīng)過正規(guī)的學(xué)習(xí)和專業(yè)的培訓(xùn)，這就就導(dǎo)致其業(yè)務(wù)水平及職業(yè)素質(zhì)都處于一個較低的水平，對人事檔案信息化建設(shè)工作的重要性缺乏必要的認識，不能科學(xué)合理的對檔案資料進行收集、整理和歸檔，缺乏對檔案的合理規(guī)劃，各種新技術(shù)也得不到有效的利用，在很大程度上影響了人事檔案信息化建設(shè)進程的快速推進。

三、提高人事檔案信息化的重要途徑

（一）提高人事檔案信息化的整體水平

人事檔案的管理工作要達到主動服務(wù)并安全管理的良好效果，要想搜索人事檔案的相關(guān)信息就必須在指定的網(wǎng)絡(luò)進行查詢，利用檔案數(shù)據(jù)信息的權(quán)限管理辦法以及相關(guān)的安全管理的協(xié)議等規(guī)章制度對人事檔案信息進行有效的管理和合法的使用。作為檔案的基本價值，電子檔案法律憑證的作用應(yīng)在信息技術(shù)方法能夠確保數(shù)字化檔案的真實性的前提下得到良好的體現(xiàn)。我國當(dāng)前的相關(guān)法律條款也應(yīng)進行相應(yīng)的修改，這樣才能確保檔案憑證作用的良好有效發(fā)揮。

（二）采取集中統(tǒng)一的管理體制

要想更加集中地采集和使用人事信息，就應(yīng)該采取集中統(tǒng)一的管理體制。用信息科學(xué)技術(shù)為支撐，實現(xiàn)人事信息資源的數(shù)字化以及人事信息資源共享。人事檔案信息化的軟件和硬件平臺要在自主研發(fā)的基礎(chǔ)上，保證歸檔、編研、移交、借閱等工作環(huán)節(jié)逐漸的實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化、信息數(shù)字化以及信息數(shù)據(jù)庫化。讓人事檔案信息資源可以有效快捷的得到整合和使用。

（三）重視對人事檔案管理人員的人才培養(yǎng)

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（一）人事檔案管理存在的問題。從事人事檔案信息化建設(shè)和管理的工作人員不僅應(yīng)具備較高的檔案管理技能，同時對于計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求較高?，F(xiàn)實中從事檔案管理的人員多數(shù)并不是檔案管理相關(guān)主業(yè)出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是計算機技術(shù)多數(shù)僅限于簡單的應(yīng)用，缺乏專業(yè)的技術(shù)支撐。由此導(dǎo)致在建設(shè)信息化的人事檔案過程中，不能快速準確地完成信息的檢索和錄入。

信息化建設(shè)過程中的安全風(fēng)險是難以規(guī)避的存在，這也是進行檔案管理所必需承擔(dān)的風(fēng)險。在信息化人事檔案的建設(shè)中，一旦發(fā)生信息泄露，將造成更為嚴重的后果?，F(xiàn)階段對于人事檔案管理中的安全風(fēng)險認識不足，存在的安全隱患較多。

體制機制問題是制約人事檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是人事檔案管理工作高效運行的基礎(chǔ)，但是，目前條件下相應(yīng)的保障制度不完善，人事檔案管理工作設(shè)施環(huán)境得不到保障，現(xiàn)代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導(dǎo)致了人事檔案管理工作無法高效運行，不能為單位和組織發(fā)展提供積極動力。在制度建設(shè)層面，雖然《檔案法》和《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實施綱要》已經(jīng)頒布并實施了一段時間，但是落實不足，也沒有相關(guān)的檔案管理細則以供參考。因此很多單位內(nèi)部并沒有形成一套完整的成體系的制度，在沒有具體實施細則指導(dǎo)的前提下，人事檔案信息化建設(shè)長期停步不前，多數(shù)單位的人事檔案信息化建設(shè)停留在口號中并沒有落實在具體的實踐上。

（二）人事檔案信息化管理的優(yōu)勢。紙質(zhì)檔案管理是傳統(tǒng)人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足新時期發(fā)展的需要，紙質(zhì)檔案管理和保存難度大，而且更新不及時，人事調(diào)整，人員成果不能及時反映到紙質(zhì)檔案上，?е氯聳碌蛋賦戮桑?信息準確性不高，而且難以對紙質(zhì)人事檔案進行全面監(jiān)控管理，一些人員私自更改人事檔案資料的現(xiàn)象難以杜絕。實現(xiàn)人事的信息化管理，不僅可以及時更新人事檔案，提高人事檔案的準確性，而且可以提高檔案管理的安全性。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢、檢索效率低，而且反復(fù)查閱還會造成對紙質(zhì)檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實現(xiàn)人事檔案信息化管理，建立相應(yīng)的人事檔案信息庫及檢索目錄，可以大大提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率，節(jié)省人力、物力。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案對于工作人員的能力分析作用甚微，不能快速完成人員的比對與分析，因此，紙質(zhì)檔案的作用在人力資源的管理中經(jīng)常被忽略。但是經(jīng)過信息化建設(shè)的檔案管理能實現(xiàn)快速的信息篩選和分類對比，完成多個角度的工作人員能力分析，從而為人員工作崗位調(diào)整和人力資源配制提供依據(jù)。與此同時，在建立信息化的人事檔案的過程中，通過人事部門和其他部門的協(xié)調(diào)工作可以有效地提高整體工作效率，對于提高資源的整合能力具有突出作用。

二、人事檔案信息化建設(shè)措施分析

（一）增強安全管理。信息化人事檔案的安全管理可以從以下幾個方面入手：首先，嚴格控制檔案信息的訪問權(quán)限。其次，無關(guān)移動存儲器不能與信息存儲計算機鏈接。再次，安裝殺毒軟件并進行定期升級。最后，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)特別是存儲管理網(wǎng)絡(luò)不得與互聯(lián)網(wǎng)鏈接，建立物理隔離。具體來看應(yīng)制定詳細的檔案管理規(guī)章制度和懲罰手段，明確具體負責(zé)人的責(zé)任和義務(wù)，落實安全責(zé)任制。

（二）重視系統(tǒng)的定期維護。人事檔案的信息化管理是一個動態(tài)的過程，在此過程中需要對其進行定期的維護和更新，需要做到以下幾點：首先，信息錄入完整詳細，數(shù)據(jù)的完整性是后期管理的基礎(chǔ)。其次，培養(yǎng)數(shù)據(jù)定期更新意識，委派專職人員對數(shù)據(jù)庫進行信息更新和系統(tǒng)維護，人員變動和成長都是一個不斷變化的過程，只有將最新的信息錄入系統(tǒng)才能保證系統(tǒng)在使用中的可靠性。

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當(dāng)今的時代是信息化的時代，隨著各項工作的信息化建設(shè)逐步取代傳統(tǒng)手工操作的同時，人事檔案也將破繭而出，步入信息化建設(shè)的行列。但任何新工作的推動都面臨著舊思想的固封和新思想的起步困境，人事檔案更是以絕對保密的形式阻擋著信息化建設(shè)的腳步。人事檔案在信息化建設(shè)中將面臨著哪些困境，有什么對策建議，本文作者就這些問題提出拙見。

一、人事檔案信息化建設(shè)中面臨的困境

1.傳統(tǒng)思想的固封。

一提起人事檔案，大家首先想到的就是鐵門鐵窗的專用房間，專人管理，絕對保密。因為很多人的思想都受著傳統(tǒng)思想的影響，認為人事檔案記錄著一個人的成長過程、思想變化、家庭信息、受教育情況以及政治生涯等等一些本人和單位才知道的個人材料，它起著憑證、依據(jù)和參考的作用，這些特點決定了一是不能將它公開于眾，二是不能將它放到本人手里保管，所以要放在單位的人事部門，由組織選派黨性較強的專人保管，而且絕不能泄密。其實，人事檔案分類十種，這十種里，有不能向其他人泄露的秘密，當(dāng)然也有很多公眾所知道的，并且還要時常利用到的資料。如果每次利用這些可以查閱復(fù)印的資料，都需要到人事部門當(dāng)面申請領(lǐng)導(dǎo)，再由檔案專管登記、查閱、復(fù)印所需的內(nèi)容，手續(xù)相當(dāng)繁瑣。但因長期受到人事檔案絕對保密這種傳統(tǒng)思想的影響，大部分人很難突破手工操作盡管繁瑣但很安全這一事實，去尋求別的辦法。

2.信息化建設(shè)中存在的問題。

一是信息化建設(shè)本身存在不安全性弊端。人事檔案一旦成為電子版并且進入網(wǎng)絡(luò)就會存在不安全性，并且有被黑客破解利用的可能性。二是信息化建設(shè)中需要大量的資金保障來提供不斷的技術(shù)支持和硬件維護。檔案信息化建設(shè)不是說單位只要買一套檔案信息化管理軟件就大事告成了，檔案信息化軟件在使用時與單位檔案工作是否一直契合，如單位在購買檔案軟件后，檔案的整理歸檔原則又發(fā)生變化，已有的軟件功能不能滿足現(xiàn)有的管理需要，單位在購買軟件的售后服務(wù)期滿后再次出現(xiàn)相關(guān)的技術(shù)難題以及需要補充完善軟件模塊時，我們是否可以投入大量的資金保障來提供不斷的技術(shù)支持。此外，我們還需要準備一定的資金作為后期硬件設(shè)備的維護費。

3.信息化建設(shè)起步時的繁瑣。

要實現(xiàn)人事檔案信息化，必須建立健全人事檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，也就是需要錄入單位每位員工的基本信息，包括花名冊、簡歷及其家庭成員情況等信息，這些信息的錄入需要大量的時間和繁瑣的翻閱檔案的過程，信息化建設(shè)的起步對一個從來沒有建立過電子檔案的單位來說，其過程是繁瑣的。所以，很多單位的人事處因為平時工作繁多，很難抽調(diào)人員進行專門的信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入，或是很難抽出時間進行此項工作，所以進行信息化建設(shè)需要很大的決心和起步時花費比手工操作要多很多的經(jīng)歷和時間這一點，也足以讓想實現(xiàn)人事檔案信息化管理的許多單位，望而卻步。

二、對策建議

1.破除傳統(tǒng)思想。

既然人事檔案不是所有的內(nèi)容都對個人絕對保密，例如在參加考學(xué)、職稱評審中需要復(fù)印的年終考核表，需要不斷更新的個人簡歷、自傳等這些內(nèi)容完全可以向個人開放，那么就應(yīng)該在本人需要利用和補充時，有一個局域網(wǎng)中的檔案信息化管理程序進行利用和補充申請。這樣既可以簡化了利用、補充的過程和檔案人員的工作量，也可以維護人事檔案紙質(zhì)材料的完整性，防止紙質(zhì)材料因經(jīng)常翻閱而損壞。所以，一直受人事檔案絕對保密這種傳統(tǒng)思想影響的人，應(yīng)該逐步接受人事檔案個別信息可以對本人公開的事實，并且這種公開是有利于檔案的更新、利用和工作的高效完成的。

2.對信息化建設(shè)揚長避短。

第一，盡管信息化時代的確存在不安全性弊端，并且也曾發(fā)生過網(wǎng)絡(luò)泄密事件，但信息化建設(shè)本身存在的不安全完全是可以避免的。首先是從外部進行計算機硬件安全隔離的防護措施，如防火墻技術(shù)、VPN技術(shù)可有效隔離單位以外人員的隨意訪問和黑客的攻擊；其次是從軟件內(nèi)部一方面加強人事檔案信息系統(tǒng)的用戶管理，通過設(shè)置用戶名權(quán)限和密碼等方式，有效防止用戶越權(quán)操作或非法操作；另一方面引進安全防范技術(shù)，防止第三方軟件截取文件，破解源文件。之所以會發(fā)生信息泄露主要原因是由于網(wǎng)絡(luò)安全知識的疏忽和缺乏，有了對這些方面的加強，防范單位人事檔案信息的泄露便不成問題。第二，如果不能阻止檔案整理歸檔原則的變化，那么單位檔案在進行信息化管理的同時，就應(yīng)該預(yù)支一部分能投入到信息化軟件售后服務(wù)和硬件維護中的資金。

3.派專人學(xué)習(xí)錄入檔案信息化軟件。

萬事開頭難，有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的保障，后面的工作都將變得簡便。所以一定要克服人事檔案剛起步時的困難，多想想今后工作的便利性。單位應(yīng)該選派專人，最好是檔案專管對檔案信息化軟件進行學(xué)習(xí)，給予充足的錄入信息的時間，盡量把基礎(chǔ)工作打牢，這樣的話，后面繁瑣的統(tǒng)計工作、檔案的查閱利用工作都會高效率完成。

參考文獻

[1]唐菖霞.干部人事檔案信息化管理研究[J].中國管理信息化,2016(12)

[2]陳錦紅.關(guān)于事業(yè)單位人事管理信息化建設(shè)的思考[J].中國管理信息化,2015(12)

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1 前言

醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院整體管理工作的重要組成部分，因為一個醫(yī)院需要服務(wù)的對象往往有很多，因此就需要更多的醫(yī)生才能滿足患者的需求。因此對相關(guān)的醫(yī)務(wù)人員的人事檔案進行管理就成為了一項非常重要的工作內(nèi)容。在傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理過程中，人們往往是通過紙質(zhì)記錄的形式來進行檔案的管理，但是隨著檔案的增加，想要快速的調(diào)取某個醫(yī)務(wù)人員的檔案進行查閱就會非常不方便，檔案管理人員需要找很長時間才能找到，同時還要面臨檔案丟失和損毀的風(fēng)險。但是隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的信息被載入到電腦之中，因此將醫(yī)務(wù)人員的人事檔案進行信息化建設(shè)就能夠很好的解決上述問題的出現(xiàn)，還能夠極大的提高人事檔案管理的效率，提高醫(yī)院的整體管理水平，所以醫(yī)院應(yīng)該切實重視對醫(yī)務(wù)人員的信息化管理。

2 醫(yī)院人事檔案管理信息化的作用及實現(xiàn)問題

2.1 醫(yī)院人事檔案管理信息化的作用

當(dāng)前社會各行各業(yè)發(fā)展迅速，主要得益于先進科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，提升了很多事情的辦事效率。因此，在醫(yī)院的管理過程中，我們也應(yīng)該不斷完善其信息化的管理方式，尤其是人事檔案方面的信息化進程，這樣能夠全面提升檔案管理工作的效率，盡量避免出現(xiàn)檔案管理工作的失誤。從整體來看，引進檔案管理的信息化工作方式，能夠保證檔案管理工作的準確性和保密性，減少因檔案保管出錯導(dǎo)致的工作問題。在人事的調(diào)動任免方面來看，信息科學(xué)化的管理方式，能夠幫助醫(yī)院直接從數(shù)據(jù)庫中對他們的信息進行更新，直接了解每個干部和工作人員的情況，有利于提升醫(yī)院辦事的效率。

另一方面來看，在對信息進行統(tǒng)計和查找時，傳統(tǒng)的方式只能依賴于人工在眾多檔案袋之中尋找，既浪費時間也消耗人力。而實現(xiàn)了信息化管理之后，就可以利用網(wǎng)絡(luò)對有用信息進行檢索，非常容易的就找到了需要的內(nèi)容。同時，在進行檔案整理的過程中，還可以利用一些網(wǎng)絡(luò)平臺制作表格和備份等，也能夠大大減少醫(yī)院人事檔案管理的流程。醫(yī)院提升自身的信息化建設(shè)水平，有利于幫助醫(yī)院和外界其他行業(yè)互相了解和傳遞信息，實現(xiàn)共同的提升。

2.2 醫(yī)院人事檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)的前提

醫(yī)院對檔案管理實行信息化，必須以引進網(wǎng)絡(luò)等先進科學(xué)技術(shù)為前提。在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)的過程中，醫(yī)院必須有足夠的資金支持，這些財力投入基本上用于購進電子信息設(shè)備和計算機終端的維護等方面。其次，檔案信息管理的電子化過程需要醫(yī)院提前制定相應(yīng)的規(guī)章制度，防止因為一些規(guī)則漏洞而造成的信息泄漏等情況，從而保證信息管理能夠安全有效的為醫(yī)院服務(wù)。

檔案的信息化建設(shè)離不開技術(shù)管理人員的相關(guān)支持，因此這就對醫(yī)院的工作人員提出了更高的技術(shù)和專業(yè)要求，我們必須注重對員工的定期培訓(xùn)和考核，保證他們具有相應(yīng)的信息處理能力。而在專業(yè)管理方面，醫(yī)院應(yīng)該引進專業(yè)先進的平臺維護措施，保證系統(tǒng)和設(shè)備的正常使用。

3 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理方式的不足

3.1 管理制度不健全

在當(dāng)前醫(yī)院管理的過程中，很多醫(yī)院由于一些條件的限制，仍然采取了傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，整w來看信息的更新緩慢落后，也無法和其他醫(yī)療衛(wèi)生單位實現(xiàn)資源的共享。醫(yī)院之中人事的變動比較頻繁，而傳統(tǒng)的管理制度對檔案實行了終身制的管理，并沒有及時的對人員變動信息進行更新和錄入，導(dǎo)致醫(yī)院中有一部分的工作人員出現(xiàn)檔案缺失等情況，給他們的工作流動帶來了障礙。

3.2管理方式存在問題

對檔案和人事進行管理，需要工作人員具有良好的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水準，同時還必須保證相關(guān)人員信息的安全保密性，這些要求都是對醫(yī)院工作人員的重大考驗。從現(xiàn)在很多醫(yī)院的管理現(xiàn)狀分析來看，一些工作人員的保密意識不高，對員工的檔案和個人信息進行泄漏的情況數(shù)見不鮮，并且檔案的歸納整理過程進展緩慢，耽誤了醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)。除此之外，還有一些單位的檔案工作崗位沒有設(shè)置專業(yè)的工作人員，而是讓其他員工進行兼職，這就使得一些人事管理工作不能及時得到完成，出現(xiàn)滯后性。

實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的方式

4.1提升對檔案信息建設(shè)的重視程度

在醫(yī)院進行人事檔案管理的信息化，能夠從整體上了解醫(yī)院員工的具體情況，有利于對員工進行有針對性的培訓(xùn)和考核，從而為醫(yī)院提供人才，保證其服務(wù)的質(zhì)量。因此我們必須從各個方面保證醫(yī)院人事檔案信息化工作的推進。隨著社會中科學(xué)技術(shù)的不斷進步，醫(yī)院人事檔案信息化的趨勢已經(jīng)成為了主要發(fā)展前景，它已經(jīng)不僅僅關(guān)系到醫(yī)院人事管理層面，更對醫(yī)院的整體發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響。

我們應(yīng)該提升醫(yī)院中各個層面和科室人員對檔案信息化管理的重視程度，這樣才能保證他們在工作中對此提起重視，投入更多的精力關(guān)注和學(xué)習(xí)信息化的內(nèi)容。每個工作人員在意識上對信息化管理工作的重視，還表現(xiàn)在對檔案材料的編輯和提供上，力求每個信息都是真實有效而且規(guī)范性強，這樣才能為后續(xù)的檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。作為醫(yī)院的管理部門，我們更要從經(jīng)濟上保證信息化投入的精準性，保證各個設(shè)備能夠正常運轉(zhuǎn)，做好信息化管理的保障工作。

4.2 加強對檔案信息化技術(shù)的研究

在進行醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案信息管理平臺是進行一切活動的基礎(chǔ)，因而醫(yī)院應(yīng)該組織專業(yè)的技術(shù)人員對平臺進行開發(fā)和維管，從而保證數(shù)據(jù)的準確性和及時性。同時，對信息管理平臺的維護，有利于醫(yī)院內(nèi)部和各個部門之間進行信息的交流，促進信息的流通性。同時，單位也應(yīng)該對使用信息管理平臺的人員進行職責(zé)和使用范圍的規(guī)定，做到檔案管理的保密性和精準性。對于和工作無關(guān)的人員，必須嚴格進行檔案查詢或者借閱的記錄工作，保證醫(yī)院人事檔案管理工作的正常發(fā)展。

4.3 保證醫(yī)院人事檔案信息化的安全

檔案信息管理系統(tǒng)中最重要的特點就是安全保密性，如果個人的信息和隱私遭到了泄漏，那么檔案管理信息平臺也就失去了其應(yīng)有的作用。對此，我們應(yīng)該不斷優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)置，保證平臺免受病毒和木馬等程序的侵襲。同時，我們也應(yīng)該對平臺的使用人員進行嚴格的監(jiān)督，對一些沒有經(jīng)過認證的移動數(shù)據(jù)等硬件進行單獨的設(shè)置，做好全方位的防火墻工作。

4.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院應(yīng)該組織相關(guān)的檔案管理人員定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因為只有不斷提升管理人員的綜合素質(zhì)，才能更好的發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的作用。首先醫(yī)院的檔案管理人員應(yīng)該具備較高的知識水平，其次醫(yī)院應(yīng)該邀請專業(yè)的檔案管理人員來進行現(xiàn)場培訓(xùn)。最后，醫(yī)院也應(yīng)該定期對這些人進行專業(yè)的考核，同時制定一些獎懲措施。通過這樣一系列的舉措，就能夠有效的提升檔案管理人員的素質(zhì)水平，從而為信息化建設(shè)鋪平道路。

5 小結(jié)

在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，醫(yī)院的相關(guān)部門一定要認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，積極對醫(yī)院的檔案管理制度進行改革，不斷提高檔案信息化建設(shè)的重視程度，加強對相關(guān)技術(shù)的研究，在研究的同時也要重視對檔案的保密工作，定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)。通過這樣一系列的手段，才能從根本上提高醫(yī)院的人事檔案管理水平，促進醫(yī)院的信息化建設(shè)。

參考文獻

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前言

檔案信息化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為信息化的檔案信息，以信息化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

一、人事檔案信息化流程

（一）人事檔案信息化管理：醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)人事檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的信息化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能，可以大大提高工作效率。

（二）人事檔案信息化采集：從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。

（三）人事檔案信息化查閱：以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進行了方考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

二、醫(yī)院人事檔案信息化策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念，強化人事檔案管理理念

信息化是檔案管理進步的重要標志。檔案管理信息首先要做到管理理念的轉(zhuǎn)變。若是醫(yī)院的檔案人員不轉(zhuǎn)變陳舊的思想觀念，就會阻礙人事檔案管理信息化的實施。如果不積極進行人事檔案管理信息化，就算購買了先進的檔案保存與應(yīng)用設(shè)備，也不是真正的人事檔案管理信息化。在進行人事檔案管理信息化的工作中，檔案管理人員要切實理解并依靠技術(shù)進步與科學(xué)管理的思想，學(xué)習(xí)新時期新環(huán)境的管理意識，真正扭轉(zhuǎn)過去陳舊的對檔案重管理輕使用、人海戰(zhàn)術(shù)、汗牛充棟的文件等做法，達到人事檔案管理的主動、高效，讓醫(yī)院檔案工作能夠更符合醫(yī)院業(yè)務(wù)的要求。

（二）提高硬件設(shè)施更新?lián)Q代，達到設(shè)備的信息化

要充分配置人事檔案管理信息化所必要的計算機、網(wǎng)絡(luò)、傳真機設(shè)備等信息化設(shè)施，同時要大方利用最新科技、掃描技術(shù)在人事檔案管理中的作用，有條件的可以聘請專業(yè)人員來設(shè)計符合醫(yī)院需要的軟件，提高人事檔案信息化、無紙化的速度。所以，醫(yī)院要專門投入相關(guān)資金，檔案管理人員也要努力強化自己的工作能力，提高資金、設(shè)備的使用效率；而且，人事檔案管理部門要在現(xiàn)有工作基礎(chǔ)上，發(fā)揮擁有許多檔案資源的特點，大力發(fā)揮各方面又是，尤其是在檔案的提供上，可以充分提供豐富的人事檔案信息給各個業(yè)務(wù)科室，為日常工作提供幫助，提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益。而信息化技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理的使用，也會給檔案管理提高一個臺階，有利于醫(yī)院在員工管理和患者信息掌握上提高效率，從而產(chǎn)生一定的社會效益與經(jīng)濟效益，達到局部促進整體優(yōu)化的效果。

（三）醫(yī)院要建立科學(xué)的管理模式

在醫(yī)院人事檔案信息化操作過程里，為明確具體的責(zé)任，保確保系統(tǒng)和信息的安全規(guī)范，還必須要從管理的角度出發(fā)實施科學(xué)的管理模式。

完善醫(yī)院人事檔案管理制度。醫(yī)院要制定符合信息化、無紙化的人事檔案管理制度。首先是建立與規(guī)范人事檔案管理工作大的各個環(huán)節(jié)，以及使用設(shè)備、系統(tǒng)的技術(shù)規(guī)范，將電子檔案管理各個部分詳細落實到各人；其次是應(yīng)用一些有效的安全保障技術(shù)，尤其是對電子信息與數(shù)據(jù)。

促進人事檔案管理的規(guī)范化。這里的規(guī)范化是指人事檔案信息化的各個標準：人事檔案整理標準、收集標準、查閱標準、信息設(shè)備使用標準等，這些標準是保障工作效率的規(guī)范。若是缺乏這些標準，或者不完善，人事檔案數(shù)據(jù)庫就難以條理規(guī)范；若是醫(yī)院的人事檔案管理人員不根據(jù)這些標準來工作，而是沿用傳統(tǒng)做法，或者率性而為，則會大大降低人事檔案管理信息化的工作效率。

（四）組件復(fù)合型的人才團隊

醫(yī)院人事檔案管理團隊是保障人事檔案管理信息化順利進行的基礎(chǔ)，關(guān)系著人事檔案信息化的建立效果和應(yīng)用水平。這就需要醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者不能只是關(guān)注業(yè)務(wù)部門的人才引進，同時也要引進、培養(yǎng)檔案管理人才。同時也要求檔案管理人員不但要掌握電子信息的特點與信息化人事檔案的各宗操作規(guī)范，同時要雪輝計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用與安全技術(shù)。醫(yī)院可以在工作之余，安排相關(guān)人員進行信息化教育培訓(xùn)，學(xué)習(xí)最新的專業(yè)內(nèi)容，學(xué)習(xí)內(nèi)容要IT、互聯(lián)網(wǎng)、系統(tǒng)應(yīng)用等方面。醫(yī)院的管理者還要提供良好的條件，讓相關(guān)工作人員能夠充分了解未來人事檔案管理的趨勢與前沿技術(shù)，不斷提高他們的能力素質(zhì)與應(yīng)用水平。

參考文獻：

[1]王平.淺談醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].科技信息, 2007,(10)

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引言

人事檔案的信息化建設(shè)，是信息時代的必然趨向，但是從目前我國人事檔案信息化建設(shè)的總體情況來看，不得不說其中還存在一些弊端，傳統(tǒng)人事制度和體制對信息化建設(shè)的制約，傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容的不合理等等，這些問題的存在，都嚴重制約了人事檔案信息化建設(shè)的腳步。本文以信息化建設(shè)為視角，對其在人事檔案建設(shè)發(fā)展中的應(yīng)用進行具體分析。

1 人事檔案信息化建設(shè)優(yōu)越性分析

在人事檔案建設(shè)發(fā)展中引入信息化技術(shù)，并逐漸實現(xiàn)信息化的工作模式，其優(yōu)勢是非常顯著，具體進行如下分析：

1.1 文檔輸入是人事檔案工作的主要內(nèi)容，在這個部分進行信息化建設(shè)，不僅降低了傳統(tǒng)工作模式工作強度，操作方便，解放了人們的雙手，可以有更多的事件去做其他的工作，因此從整體上大幅提升了人事檔案工作的效率和質(zhì)量。另外，由于人事檔案工作是一個動態(tài)化的過程，工作人員需要隨時將變動的人事信息記錄和更正過來，保障每個時期人事信息的完整性與正確性。這樣一來，工作人員的工作就會相對繁瑣，并一直處于緊張的狀態(tài)中。信息化工作模式構(gòu)建之后，檔案管理人員就能夠從繁重的模式化的工作狀態(tài)中解脫出來，信息化模塊會自動更新人事信息，并保障人事信息的全面與準確。

1.2 信息化的人事檔案管理，在人事信息搜索上速度更快，更便捷。領(lǐng)導(dǎo)進行員工培訓(xùn)計劃擬定、績效管理等都可以快速而準確的查找到依據(jù)。從大量研究中發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的人事信息檔案工作，以紙質(zhì)檔案為主，檔案數(shù)量龐大，整理、分類與管理、儲藏都費時費力，工作效率十分低下，很比較容易出錯。另外，人們在調(diào)取檔案信息的時候，會消耗比較長的時間，快速而全面了解一個員工的檔案是一件很難的事。但是信息化檔案工作模式，在信息查找功能上十分完善，員工的所有信息都可以通過信息檢索完成，動一動鼠標就可以輕松查找到想要的信息，這位相關(guān)人事計劃制定以及管理工作的開展提供了非常有利的支持。

1.3 除了以上優(yōu)勢，信息化人事檔案信息管理模式，還具有提醒功能，會及時提醒領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理者一些員工退養(yǎng)、退休等事項，一般來說，在一個單位中，員工數(shù)量比較多，領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁重，不可能每項工作事宜都記憶得細致入微，但是信息化檔案信息管理，會自動提醒這些事項，這種備忘的功能非常人性化，大大減輕了人們的工作壓力，也保障了各種工作有條不紊的進行。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

人事檔案工作信息化建O優(yōu)勢顯著，目前其主要的形式基本有以下四種：

2.1 利用offic中的word與excel軟件進行的檔案信息管理以及目錄打印、系統(tǒng)分析等。offic的功能十分強大、齊全，操作簡單便捷，能夠滿足檔案管理的基本要求。但是相對來說，其缺點也是十分明顯的，比如人事檔案信息錄入雖然簡單，但是檢索內(nèi)容過于單一化，數(shù)據(jù)處理功能不完善，工作效率相對低下，數(shù)據(jù)安全性也不高。

2.2 單機人事檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)包括人員基本情況信息數(shù)據(jù)庫、檔案目錄數(shù)據(jù)庫以及植物變動數(shù)據(jù)庫等。能夠?qū)n案基本信息以及查詢進行管理，會自動記錄檔案節(jié)約、轉(zhuǎn)遞以及歸檔等記錄。該系統(tǒng)功能分為兩類：一類是檔案業(yè)務(wù)、人事信息采集以及查詢輸出、統(tǒng)計分析融為一體。第二類通過計算機對人事檔案目錄進行管理，實現(xiàn)目錄管理的統(tǒng)一與規(guī)范。單機檔案管理是目前單位人事信息化管理中主要形式。

2.3 部門局域網(wǎng)系統(tǒng)。此類系統(tǒng)就是在本單位檔案部門建立局域網(wǎng)平臺，并借助計算機與數(shù)據(jù)管理，實現(xiàn)對人事檔案目錄信息的網(wǎng)絡(luò)化管理。此系統(tǒng)包括信息管理、檔案管理以及檔案變動等幾個部分。局域網(wǎng)應(yīng)用十分便捷，能夠達到良好的管理效果。比如，在該系統(tǒng)采用條形碼技術(shù)，能夠進行檔案盤點，并保證人事檔案目錄信息的管理統(tǒng)一化與動態(tài)監(jiān)控。

2.4 人事檔案信息化在人事部門的應(yīng)用，實現(xiàn)了人事基本信息的共享，同時也能夠自動實現(xiàn)檔案信息管理的接收、移交以及借閱、傳遞等基本業(yè)務(wù)。另外，在獲取相關(guān)部門授權(quán)的基本前提下，人事部門可以快速實現(xiàn)對人事檔案信息的查閱。此系統(tǒng)的特點包括以下幾點：一是人事檔案基本信息與人事信息能夠保持一致，這大幅提高了檔案管理的質(zhì)量和效率；二是人事檔案管理成為了人事信息管理的一部分，這使得人事檔案歸檔更加容易，操作也更加便捷，這全面推動了人事工作效率。

3 人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

雖然人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢顯著，并且在我國已經(jīng)初具規(guī)模，但是從科學(xué)化、規(guī)范化的角度來看，其建設(shè)水平還有待提高，財力、物力以及使用效果之間的差距比較明顯。就其原因，總結(jié)為以下幾點：

3.1 人事檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和總體規(guī)劃

從現(xiàn)階段人事檔案信息化建設(shè)的情況來看，一些單位領(lǐng)導(dǎo)并沒有明確信息化建設(shè)的重要性，沒有將檔案信息化建設(shè)上升到戰(zhàn)略高度，人事檔案信息化管理的重視程度并不高，導(dǎo)致人事檔案信息化管理缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持，在落實上也更加困難，經(jīng)費與政策投入都明顯不足，這樣一來，人事檔案信息化建設(shè)就無法得到徹底落實。

3.2 一些軟件在功能設(shè)置上存在缺陷

一些單位雖然落實了檔案信息化管理，并且也非常積極的開展建設(shè)工作，但是卻忽略相關(guān)軟件的建設(shè)與完善，功能設(shè)計過于隨意，存在很多隱性缺點。軟件售后服務(wù)不完善，后續(xù)開發(fā)與升級不夠及時，缺乏良好的數(shù)據(jù)遷移功能，進而導(dǎo)致軟件壽命縮短，如此一來，人力、財力、物力都消耗嚴重，進而影響了人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

3.3 標準化、規(guī)范化水平低

由于人事檔案信息化建設(shè)尚無相關(guān)標準與規(guī)范，人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題多多，諸如數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)標準、數(shù)據(jù)庫質(zhì)量等等都存在一定問題，影響了數(shù)據(jù)庫的查全率和查準率。此外，一些人事部門的人事、考核、職稱評審、薪酬管理、人事檔案管理等科室都有各自的軟件，彼此互不兼容，數(shù)據(jù)庫通用性差，數(shù)據(jù)難以交換和共享，無法體現(xiàn)信息化技術(shù)的優(yōu)越性。

4 人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展的工作思路

4.1 以融入單位的總體規(guī)劃作為指導(dǎo)原則

人事檔案信息化建設(shè)不僅是本部門業(yè)務(wù)發(fā)展的要求，也是單位相關(guān)部門之間實現(xiàn)辦公自動化的要求。人事檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和服務(wù)平臺的建設(shè)不能閉門造車，只有主動融入單位層面的信息化建設(shè)，才有利于部門內(nèi)部、部門之間的數(shù)據(jù)共享與傳遞，才有利于局網(wǎng)絡(luò)內(nèi)人事信息的綜合利用。同理，單位應(yīng)充分認識到人事檔案信息化在單位信息化建設(shè)中的地位和作用，將其納入單位信息化建設(shè)的總體規(guī)劃之中。在人事檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)之時，單位應(yīng)考慮該系統(tǒng)與單位辦公自動化系統(tǒng)的對接問題。惟其如此，方可避免重復(fù)建設(shè)，從而節(jié)約大量人力、物力和財力。

4.2 以人事檔案信息資源建設(shè)作為基礎(chǔ)工作和核心任務(wù)

人事檔案信息化建設(shè)有很多工作要做，建設(shè)過程中會面臨種種困難，會受多種隱形因素的制約。在此情況下，我們既不可急于求成，亦不可無所作為，而應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃，突出重點，以點帶面，逐步推進。具體措施是：將人事檔案信息資源作為人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，從而帶動人事檔案信息化建設(shè)整體提升。目前，我國各地辦公自動化系統(tǒng)正在建設(shè)之中，在此背景下，人事檔案信息資源建設(shè)應(yīng)分三步走。首先是建立人事信息數(shù)據(jù)庫和人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以滿足快速檢索的需要。同時要注意收集電子檔案材料，為數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫積累資源。第二步是將使用頻率高的檔案信息（干部履歷表、學(xué)歷學(xué)位材料、職稱申報表、干部任免表等）數(shù)字化，以提高檔案的利用率。第三步是在辦公自動化系統(tǒng)投入使用后，開展人事檔案信息的接收、存儲和提供利用的一體化建設(shè)，全面實施人事檔案信息化建設(shè)。

4.3 以建立和健全人事檔案信息安全保障體系作為決鍵環(huán)節(jié)

所謂先進的技術(shù)手段，是指信息化系統(tǒng)開發(fā)過程中必須采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、資格認證技術(shù)等技術(shù)，以確保檔案信息傳輸和存儲的安全性。同時，在防范惡意侵入方面要嚴把軟件設(shè)計質(zhì)量關(guān)，通過先進的軟件技術(shù)和可靠的軟件性能將各類風(fēng)險降到最低程度。要在技術(shù)上使人事檔案部門的局域網(wǎng)與外網(wǎng)真正實行物理隔離。

所謂科學(xué)的規(guī)章制度，是指在人事檔案信息化建設(shè)中不能照搬傳統(tǒng)手工管理階段的制度，需要建立一套科學(xué)、規(guī)范、完善的規(guī)章制度來保證整個實施過程的安全。同時，還必須在人事檔案管理系統(tǒng)中建立嚴格的用戶管理機制，并合理分配用戶管理權(quán)限。

所謂嚴格的管理措施，是指在信息化建設(shè)的每個環(huán)節(jié)加強安全管理，行安全責(zé)任制。在操作管理層面，必須及時有效地對數(shù)據(jù)予以備份和維護。此外，要加強對人事檔案管理工作人員的宣傳和教育，使其在意識上對人事檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性和安全性引起足夠重視，從源頭上杜絕安全隱患。

4.4 以建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍作為人才保障

人才建設(shè)是人事檔案信息化建設(shè)的成功之本。人事檔案人才隊伍建設(shè)，一靠培養(yǎng)，二靠引進。傳統(tǒng)的單一的知識結(jié)構(gòu)已不能滿足人事檔案信息化建設(shè)的需要，因此，應(yīng)積極支持現(xiàn)有檔案管理人員參加必要的信息技術(shù)培訓(xùn)，切實提高其現(xiàn)代化管理、信息技術(shù)和信息服務(wù)方面的素質(zhì)和能力。要引進急需的信息技術(shù)和信息化應(yīng)用的專業(yè)人才，以其系統(tǒng)的專業(yè)知識為人事檔案管理軟件的研發(fā)提供技術(shù)保障，有效改變檔案管理人員在信息化管理中的薄弱環(huán)節(jié)。

結(jié)束語

本文首先明確了檔案信息化管理建設(shè)的優(yōu)勢，并提出了目前建設(shè)中存在的相關(guān)問題，并有針對性的提出了完善對策，通過本文的分析，希望能夠為我國檔案信息化建設(shè)發(fā)展有所助力。

參考文獻

[1]瞿曉菁.芻議企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效途徑[J].中國管理信息化，2012（22）.

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? ? ? ?1.1有利于實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

? ? ? ?隨著網(wǎng)絡(luò)時代的全面到來，現(xiàn)代生活形態(tài)發(fā)生了顯著變化，各種信息技術(shù)普遍應(yīng)用于各項生活、工作活動中，智能信息技術(shù)的應(yīng)用，給人們的生活提供了便利的保障。而在事業(yè)單位人事管理領(lǐng)域，人事檔案作為重點管理內(nèi)容，其工作形態(tài)理應(yīng)跟隨社會形態(tài)發(fā)展變化，加以改進和更新。將信息技術(shù)與人事檔案相結(jié)合，構(gòu)建信息化管理體系，能夠促進事業(yè)單位在未來市場領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化管理，對事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。

? ? ? ?1.2有利于實現(xiàn)檔案資源共享

? ? ? ?信息技術(shù)具有信息傳播速度快、傳播范圍廣的特點，將信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中，能夠有效實現(xiàn)資源共享。例如，當(dāng)完成人事檔案信息化管理平臺建設(shè)后，用戶完全可以在家或者任意具有網(wǎng)絡(luò)的地方，利用電子設(shè)備對檔案信息進行查閱。如此一來，不僅能夠有效提高人事檔案管理的效率，還能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，進而促進人事檔案信息實現(xiàn)最大化利用。

? ? ? ?1.3有利于實現(xiàn)檔案信息查閱

? ? ? ?以往，人事檔案管理方式比較滯后，由于檔案信息比較繁雜，檢索流程比較煩瑣，所以用戶在查閱檔案信息時，查閱效率比較低下。而選擇將信息技術(shù)有效應(yīng)用于查閱平臺建設(shè)中，能夠有效解決傳統(tǒng)查閱體系效率低的問題。利用信息技術(shù)建立智能檢索平臺，對人事檔案信息進行分門別類。用戶可以利用現(xiàn)代化檢索軟件，對檔案信息進行有效檢索，從而提高用戶的信息查閱效率。

? ? ? ?1.4有利于檔案資源開發(fā)與利用

? ? ? ?眾所周知，信息技術(shù)與傳統(tǒng)管理手段相比，存在的優(yōu)勢在于該技術(shù)手段具有加強的信息存儲和傳播的功能。因此，利用信息技術(shù)對人事檔案進行管理，能夠?qū)崿F(xiàn)原有檔案信息基礎(chǔ)上的人事資源有效開發(fā)與利用?？梢姡瑢⑿畔⒓夹g(shù)有效應(yīng)用于人事檔案管理中，對此項管理工作未來深入發(fā)展，以及提高事業(yè)單位在行業(yè)中的整體競爭力與影響力，具有重要的作用。

2新時期人事檔案信息化管理中存在的問題

? ? ? ?2.1意識淡薄，缺乏重視

? ? ? ?目前，國內(nèi)機關(guān)事業(yè)單位在人事管理方面不夠重視。很多事業(yè)單位在建設(shè)與發(fā)展過程中，重點關(guān)注內(nèi)部業(yè)務(wù)開發(fā)，以及技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新，而對于人才在事業(yè)單位建設(shè)與發(fā)展中的作用，并未形成正確的思想認知。事業(yè)單位在人事檔案管理方面花費較少的人力、物力和財力，導(dǎo)致內(nèi)部人事管理工作并不理想。因為思想缺乏重視，導(dǎo)致檔案管理發(fā)展受限，這對于事業(yè)單位未來發(fā)展都是極為不利的。因此，事業(yè)單位要想順利實現(xiàn)人事檔案信息化管理，當(dāng)務(wù)之急便是在思想上加以轉(zhuǎn)變和更新。

? ? ? ?2.2數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善，信息安全建設(shè)滯后

? ? ? ?據(jù)了解，在信息化環(huán)境中，事業(yè)單位人事檔案管理工作系統(tǒng)逐漸衍生出一系列問題，由于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)不全面，導(dǎo)致事業(yè)單位構(gòu)建的檔案信息管理平臺，存在較大的安全風(fēng)險與漏洞。例如，在不健全的檔案管理體系運行過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)人事信息記錄錯誤、混淆，甚至出現(xiàn)重要人事信息丟失的問題。由于人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠系統(tǒng)、完整，導(dǎo)致檔案信息管理效率低下，同時也因為記錄錯誤或混淆，導(dǎo)致部分人事信息失真，這對于事業(yè)單位實現(xiàn)人事信息資源共享也較為不利。

? ? ? ?2.3缺乏高素質(zhì)、全能型的管理人才

? ? ? ?目前，在人事管理領(lǐng)域，關(guān)于檔案信息化建設(shè)效率低下的問題，主要在于在該領(lǐng)域缺乏高素質(zhì)、全能型的管理人才。目前，檔案管理人才在管理意識與工作理念方面存在一定的問題，并未清楚地意識到信息技術(shù)在檔案管理中的重要作用，所以在工作中比較依賴傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，而不重視建設(shè)信息化管理平臺。同時，在專業(yè)技能與素養(yǎng)方面，管理人員在信息技術(shù)方面所掌握的專業(yè)技能比較匱乏，信息化管理平臺建設(shè)與實施能力比較薄弱，導(dǎo)致事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理體系建設(shè)遭受明顯阻礙。

? ? ? ?2.4現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施滯后

? ? ? ?據(jù)了解，當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位之所以在人事檔案信息化建設(shè)方面存在發(fā)展局限，主要原因在于事業(yè)單位內(nèi)部缺乏完善的現(xiàn)代化設(shè)施和器材。事業(yè)單位因為投入資金有限，所以在計算機硬件方面存在明顯的功能障礙，對完善檔案管理系統(tǒng)功能十分不利。同時，事業(yè)單位當(dāng)前在軟件方面的開發(fā)與創(chuàng)新，也存在很大的不足，正是因為基礎(chǔ)設(shè)施落后，才導(dǎo)致人事檔案信息化發(fā)展受到限制。因此，在新時期，事業(yè)單位必須采取有效策略，改善并解決當(dāng)前信息化建設(shè)中存在的問題。

3新時期人事檔案信息化建設(shè)的路徑

? ? ? ?3.1更新思想，完善體制，加強隊伍建設(shè)

? ? ? ?事業(yè)單位若想在未來的市場競爭中占據(jù)有利地位，必須加強人事管理工作體制完善與創(chuàng)新，尤其是在人事檔案方面的管理，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者一定要加強重視。首先，事業(yè)單位應(yīng)該向內(nèi)部管理部門和人員滲透正確的工作理念，要求從事人事檔案管理的工作人員，必須在思想上重視信息化管理，并根據(jù)事業(yè)單位自身人事管理發(fā)展需求，結(jié)合信息技術(shù)應(yīng)用條件完善現(xiàn)代化管理體制。其次，確保在正確的思想、體制引導(dǎo)下，人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)高效管理，真正實現(xiàn)信息化管理平臺建設(shè)。最后，事業(yè)單位應(yīng)該重視內(nèi)部信息化管理技術(shù)開發(fā)人才隊伍建設(shè)，在招聘環(huán)節(jié)重點考查應(yīng)聘者的信息技術(shù)操作能力，并加強技術(shù)人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，進而為實現(xiàn)信息化管理平臺開發(fā)與建設(shè)提供高素質(zhì)的人才儲備。

? ? ? ?3.2加強人事檔案信息數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

? ? ? ?為解決人事檔案數(shù)據(jù)庫功能不健全問題，事業(yè)單位應(yīng)該重點圍繞數(shù)據(jù)庫進行運行功能和安全系統(tǒng)建設(shè)，加強人事信息數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)安全，全面提高人事檔案信息化管理的質(zhì)量。因此，事業(yè)單位可以重點發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器功能，將其用于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。同時，事業(yè)單位應(yīng)該針對不同部門，滿足人事檔案的信息檢索和查閱需求，并在數(shù)據(jù)庫中設(shè)定不同管理模塊，以確保內(nèi)部各個部門能夠高效地實現(xiàn)人事檔案信息檢索和應(yīng)用。

? ? ? ?3.3加強檔案管理人員素質(zhì)與能力建設(shè)

? ? ? ?在事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)與管理的過程中，檔案人員自身素質(zhì)在很大程度上決定了檔案信息化管理發(fā)展的進程。因此，事業(yè)單位應(yīng)針對內(nèi)部檔案人員進行素質(zhì)教育和培訓(xùn)，向檔案人員滲透正確的信息化管理平臺操作方式，規(guī)范管理流程，從而保證人事檔案管理更加高效。同時，檔案管理人員需要掌握一定的計算機圖像處理、信息掃描、信息分類、存儲等功能，并定期對重要人事檔案信息進行備份、檢查，避免出現(xiàn)檔案信息泄漏、錯誤、丟失等問題，為真正實現(xiàn)檔案信息共享提供便利條件。此外，管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)與人事檔案管理有關(guān)的法律、法規(guī)，在進行人事檔案信息化管理時，應(yīng)嚴格遵守管理規(guī)章體制，杜絕出現(xiàn)檔案信息惡意泄露問題。

? ? ? ?3.4加強人事檔案管理信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全

? ? ? ? 在信息化管理平臺建設(shè)的過程中，確保網(wǎng)絡(luò)安全是事業(yè)單位人事檔案管理深入發(fā)展的必要前提。因此，事業(yè)單位應(yīng)該重視管理平臺運行環(huán)境安全檢測與優(yōu)化。首先，事業(yè)單位技術(shù)開發(fā)人員，應(yīng)重點加強安全系統(tǒng)功能建設(shè)，在數(shù)據(jù)庫中安裝安全檢測軟件，即時監(jiān)測人事檔案管理中可能存在的風(fēng)險因素，一旦發(fā)現(xiàn)，需要及時進行專業(yè)操作處理，有效規(guī)避人事檔案信息化管理系統(tǒng)中存在的安全風(fēng)險。同時，技術(shù)人員應(yīng)該在數(shù)據(jù)庫中安裝病毒查殺系統(tǒng)，并定期進行數(shù)據(jù)庫垃圾信息清理、系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)功能檢測，確保信息化管理系統(tǒng)運行環(huán)境安全，提高系統(tǒng)運行效率，全面提升人事檔案管理質(zhì)量。此外，針對不同部門人事檔案信息檢索要求，設(shè)置不同類型的安全密鑰，以及數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限。

3.5加強現(xiàn)代化管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用

事業(yè)單位在建設(shè)人事檔案信息化管理平臺時，應(yīng)重點關(guān)注管理軟件開發(fā)與應(yīng)用，不斷完善數(shù)據(jù)庫的硬件和軟件設(shè)施，全面提高管理系統(tǒng)工作的效率和質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)該加大資金投入，引進創(chuàng)新性的技術(shù)人才，專門致力于高科技、智能化管理軟件的系統(tǒng)研發(fā)，在做好系統(tǒng)功能安全和運行速度測試之后，將其與內(nèi)部人事檔案管理要求相結(jié)合，完善管理系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)和功能，在提高信息化管理平臺工作效率的同時，更要保證檔案信息管理的質(zhì)量。

4結(jié)語

人事管理在當(dāng)前事業(yè)單位管理領(lǐng)域，發(fā)揮的管理作用十分顯著。事業(yè)單位為了在未來的市場環(huán)境中占據(jù)良好的發(fā)展地位，應(yīng)重點加強人事管理，完善檔案管理體系。因此，事業(yè)單位需要合理利用信息技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化人事檔案管理體系，不斷更新思想、體制，加強信息數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)安全、軟件開發(fā)等實施力度，全面提高人事檔案管理的效率與質(zhì)量。只有在信息技術(shù)的支撐下，事業(yè)單位的人事檔案管理體系才會不斷完善，進而為在新時期的市場環(huán)境中獲得快速發(fā)展，提供良好的人才數(shù)據(jù)依據(jù)。

主要參考文獻

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篇9

中圖分類號:C93 文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)29-0167-02

人事檔案是在人事管理活動中形成的,記述和反映個人經(jīng)歷和表現(xiàn),以個為單位組合起來的,以備考察的文件材料。其內(nèi)容主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的,記載著個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵懲罰等方面的原始資料,內(nèi)容反映了個人參與社會各方面活動的記載和個人自然情況。人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。

一、人事檔案的結(jié)構(gòu)

在我國,人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用,甚至可以說人事檔案是每個公民的第二生命。一般來說,人事檔案管理中,人事檔案的收集、處理和提供利用通常由各單位內(nèi)部人事機構(gòu)行使和掌握。人事檔案包含以下十大類內(nèi)容。

1.履歷材料:(1)職工履歷表;(2)干部履歷表;(3)專業(yè)技術(shù)人員履歷表;(4)軍人履歷表;(5)學(xué)生登記表。

2.自傳。

3.鑒定、考核、考察材料:(1)工作鑒定;(2)學(xué)習(xí)鑒定;(3)出國人員鑒定表;(4)學(xué)生畢業(yè)鑒定、實習(xí)鑒定;(5)干部的年度考核表;(6)組織正式出具的考核材料。

4.學(xué)歷和評、聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料:(1)高中及以上的畢業(yè)生成績表、登記表;(2)報考中專以上學(xué)歷報名登記;(3)論文、科研成果材料;(4)一個月以上各類專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)成績;(5)聘任、解聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表; (6)職稱評定審批表。

5.政治歷史審查材料:(1)社會關(guān)系調(diào)查證明材料;(2)入黨入伍審查材料。

6.黨團材料:(1)入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員民主評議表、入團志愿書(90年以后入團的需要入團申請書)、取消預(yù)備黨員資格的材;(2)加入派材料。

7.獎勵材料:先進工作者、(區(qū)級以上)勞動模范、三八紅旗手、特級教師、三好學(xué)生、戰(zhàn)斗英雄、優(yōu)秀團員、各類嘉獎登記表或?qū)徟淼取?/p>

8.違紀材料:(1)受到黨政部門的紀律處分材料,如開除黨、團籍,留黨查看、記過處分等材料;(2)違反法律材料,如逮捕、法辦、拘留、勞改等材料;(3)組織通報批評材料,被企業(yè)除名材料。

9.工資級別、任免、工作調(diào)動、出國、退休材料:(1)工資級別審批表、增資審批表:(2)干部任免表;(3)入伍登記、退伍登記表;(4)招工登記表、勞動合同、流動表、商調(diào)表、視作連續(xù)工齡繳費審定表、終止勞動合同證明書。

10.其他:(1)體檢表;(2)工會會員登記表;(3)大中專畢業(yè)生就業(yè)報到證;(4)職工報到介紹信;(5)有價值的學(xué)結(jié)、體會。

注:檔案材料一律用黑色或藍黑色鋼筆填寫,紙型均用16K。

二、人事檔案管理的重要性

我國人事檔案制度自20世紀50年代產(chǎn)生以來,對國家的信用建設(shè)、干部管理、福利分配、國家安全等方面作出了重大貢獻。人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色,它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,具有法律效用。目前,出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學(xué)等都需要個人檔案,特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位,人事檔案相當(dāng)重要。

三、人事檔案管理的法律依據(jù)

對人事檔案管理工作,國家制定出臺了一系列的法律法規(guī)來加以保障。1996年7月修訂的《中華人民共和國檔案法》強調(diào),人事檔案作為國家檔案的組成部分,所有權(quán)歸國家,實行強制性歸口管理。1991年4月頒布的《干部檔案工作條例》規(guī)定,“干部檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負責(zé)的管理體制”。1996年12月頒布的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》明確指出,流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu),其他任何單位未經(jīng)授權(quán)均不得擅自存放和保管人事檔案。這些指導(dǎo)性法律法規(guī)為人事檔案管理工作提供了政策依據(jù),并使人事檔案管理工作邁入了專業(yè)、權(quán)威的發(fā)展階段。

四、檔案信息電子化的必然性

隨著社會的發(fā)展,信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的一個重要標志,信息與信息技術(shù)在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中扮演了越來越重要的角色。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移,檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè),成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

人事檔案信息化就是在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案資源全面處理。也就是對館、室藏檔案資料以紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象,用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。

檔案信息電子化,可一次投入、多次產(chǎn)出,可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。檔案信息電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門,擴大了社會影響,拓寬了服務(wù)范圍,檔案部門的地位自然也就得到了提高。

五、當(dāng)前人事檔案管理存在的問題

近年來,由于機構(gòu)編制和用人制度的改革,單位管檔人員變動頻繁,出現(xiàn)了忽視人事檔案管理現(xiàn)象,影響了干部管理工作。目前主要存在以下問題。

1.硬件設(shè)施解決落實差。對干部檔案管理必備的條件解決落實差,有的單位檔案多、檔案室狹窄、影響檔案的美觀整潔、完整,有的單位必備的基礎(chǔ)設(shè)施如切刀、檔案夾等都不具備。

2.檔案管理規(guī)范缺乏。在目前的人事檔案中,大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時間、入黨入團時間、文化程度、工作經(jīng)歷等簡單材料,而對反映本人業(yè)績、動態(tài)的材料收集歸檔不全。還有個別單位檔案下放到主管局管后,一直未按統(tǒng)一標準整理,材料多年未歸檔,造成檔案材料不齊不全。

3.專業(yè)技術(shù)人員偏少。從1994年至1997年這四年看,專職檔案員中具有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例分別為:244%,186%,176%,244%。社會的發(fā)展對檔案工作的專業(yè)文化程度提出了更高的要求,專業(yè)技術(shù)人員占有極其微弱的比例,是目前檔案工作急需解決的問題。

4.管理檔案人員業(yè)務(wù)不熟、檔案管理制度執(zhí)行差。近幾年管理檔案人員工作變動頻繁,兼職人員占90%,加之沒有經(jīng)過各級檔案部門組織專業(yè)知識培訓(xùn),業(yè)務(wù)不熟,甚至有些檔案管理員還停留在手寫階段,沒有掌握必須的計算機技能,有些新從事管理檔案管理工作的人員對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不太了解,難以適應(yīng)檔案管理工作。

六、加強隊伍建設(shè),提高從業(yè)人員素質(zhì)

社會現(xiàn)代化的實現(xiàn),要求各行業(yè)的從業(yè)人員也要與時俱近,緊跟時代的步伐和節(jié)奏,所以,檔案管理人員也具備較高的知識層次和先進技術(shù)水平,不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看,許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象,盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備,卻不能充分發(fā)揮作用,這就需要抓緊建設(shè)一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍。

1.提高重視意識。在市場經(jīng)濟條件下,企業(yè)的競爭最終還是靠人才,無論是企業(yè)事業(yè)單位還是員工個人,都應(yīng)該自覺更新觀念,提高對檔案的重視意識程度。因此,每個單位都應(yīng)該提高對人事檔案的認識,增強依法管檔的意識,建立健全規(guī)章制度,配備專業(yè)的人員設(shè)備,把人事檔案管理作為企業(yè)重要的基礎(chǔ)工作抓緊抓好,做到材料收集齊全、歸檔及時準確、管理規(guī)范有序。

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一、人事檔案信息化建設(shè)的必要性

在當(dāng)今的信息化時代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，并在潛移默化中改變著人們的生活。人事檔案的管理是一種信息資源的管理，是人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該在信息技術(shù)的迅速發(fā)展過程中抓住契機，提高人事檔案的社會化和開放化管理。人事檔案管理的固有模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化建設(shè)的必要性已經(jīng)日益凸顯出來。人事檔案的信息化建設(shè)是機關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)的體現(xiàn)，同時也是我國政務(wù)信息化的表現(xiàn)。

二、檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案信息化建設(shè)缺乏系統(tǒng)規(guī)范。標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。我國雖已有一些標準規(guī)范出臺，但難以滿足檔案信息化快速有序發(fā)展的需要。立足于全國的檔案系統(tǒng)，各地的信息化都各取所需，以本地區(qū)為中心，沒有形成協(xié)調(diào)高效的系統(tǒng)；一些檔案局的信息缺發(fā)長遠規(guī)劃，近期目標也不夠明確，只是遇到缺口時進行補充，而沒有提出全面系統(tǒng)有針對性的措施；不同地區(qū)的不同檔案信息局沒有統(tǒng)一的建設(shè)標準，使用的數(shù)據(jù)格式和標準各不相同，難以達成一致；檔案信息管理的全行業(yè)沒有方便快捷的檢索體統(tǒng)，使得檔案信息管理格局單一，給數(shù)據(jù)的傳輸和接收造成麻煩。

（二）檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完備。高性能的軟件是檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)。我國較歐美等發(fā)達國家信息化程度較低，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)程度較低，難以滿足檔案信息化建設(shè)的要求。我國各地的檔案管理機關(guān)的計算機、電信設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的普及率較低。檔案網(wǎng)站也沒有形成行業(yè)體系，較其他網(wǎng)站相比檔案網(wǎng)站與其他網(wǎng)站鏈接較少，專業(yè)性過強，搜索引擎少，查看網(wǎng)址困難，網(wǎng)站建設(shè)存在許多技術(shù)上的缺陷和不足。

（三）缺乏數(shù)字檔案且檔案資源結(jié)構(gòu)不盡合理。目前為止，我國檔案的館藏資源以紙質(zhì)資源為主，數(shù)字檔案資源較為匱乏，且結(jié)構(gòu)單一。檔案資源也不僅僅是電子文件的收集與管理或紙質(zhì)檔案數(shù)字化，它要實現(xiàn)檔案信息資源的高度共享，實現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化。但是我國的檔案管理模式僵化，亟待轉(zhuǎn)變。

（四）我國檔案信息化管理缺乏專業(yè)性人才。檔案信息化管理需要的是同時掌握檔案管理知識和計算機系統(tǒng)操作的高復(fù)合型人才。檔案管理的從業(yè)人員需要掌握檔案管理學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識，除此之外還要掌握計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)知識。但是我國在這方面的人才培養(yǎng)程度較低，投入的力量較少，因此我國專業(yè)的檔案信息化管理人才較為缺乏。

三、檔案信息化建設(shè)存在的途徑

（一）檔案管理機關(guān)組織建立檔案室信息化協(xié)調(diào)機構(gòu)。檔案管理機關(guān)可以從行政和技術(shù)兩方面指導(dǎo)和規(guī)劃檔案館（室）的信息化建設(shè)，制定一系列具有實際束縛力的規(guī)范和標準，尤其應(yīng)該進行信息化建設(shè)和發(fā)展各階段的規(guī)劃制定。在制定規(guī)劃時，必須要樹立明確的近期目標，完成近期工作需要的檔案的制定；還要有長遠的規(guī)劃，立足檔案信息化工作的全局，來發(fā)展完善之前工作中的不足之處，不斷創(chuàng)新融入新的時代特色，破除傳統(tǒng)工作中自成一體、條塊分割、各自為政的混亂局面，打破傳統(tǒng)的思想觀念，真正的做到檔案資源信息共享，形成一個新型的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、多層次、多功能、布局合理、相互結(jié)合的工作體系。一個完整有序的檔案館（室）信息化協(xié)調(diào)機構(gòu)十大男信息化建設(shè)的關(guān)鍵。

（二）建設(shè)標準的檔案信息。檔案信息化建設(shè)必需要符合一定的標準。檔案管理機關(guān)應(yīng)該召集有關(guān)的有權(quán)威的專業(yè)人士共同研究商議，制定與檔案有關(guān)的業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法和設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際國內(nèi)的發(fā)展形勢，制定出各地區(qū)共同行使的標準。各地區(qū)在協(xié)調(diào)組織的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，共同運用高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，建立標準統(tǒng)一化的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

（三）開發(fā)已有資源，建立新的數(shù)據(jù)庫。檔案資源是檔案信息化的核心，規(guī)范化的數(shù)據(jù)采集方法、建立規(guī)范、準則、系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，同時也是向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、一體化轉(zhuǎn)化的重要基礎(chǔ)性工作。檔案資源信息化建設(shè)分為整體規(guī)劃和分層進行兩部分。首先要建立檔案的案卷級目錄數(shù)據(jù)庫、文件級目錄數(shù)據(jù)庫，再建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，是檔案信息資源更加豐富詳盡。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國家標準為依據(jù)，集中人力物力財力構(gòu)建標準化、通用性較好的數(shù)據(jù)庫。同時各地的檔案管理館（室）應(yīng)該不斷創(chuàng)新，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，來豐富當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫模型。

（四）培養(yǎng)檔案信息化建設(shè)的專業(yè)型人才。要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)、精通檔案管理業(yè)務(wù)的高層次信息人員。加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新在職人員的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)水平。要讓從事檔案信息化管理工作的人員盡快掌握計算機技術(shù)及相關(guān)技術(shù)。對外還要努力引進計算機專業(yè)的人才，對他們進行相關(guān)業(yè)務(wù)知識的基礎(chǔ)培訓(xùn)，使它們能夠快速適應(yīng)檔案資源信息化建設(shè)的工作，為以后的檔案信息化建設(shè)工作儲備高水平的從業(yè)人員。國家還可以鼓勵各大高校開設(shè)相關(guān)課程，或者定期安排相關(guān)考試并設(shè)置相關(guān)獎懲制度，以提高從業(yè)人員的水平。

四、結(jié)語