導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇高級(jí)檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

前言

高級(jí)中學(xué)科研課題的檔案管理是學(xué)?？蒲姓n題研究的重要組成部分，也是一所學(xué)校對(duì)檔案工作重視與否的一個(gè)重要考查指標(biāo)。它如實(shí)詳細(xì)地記載了學(xué)校內(nèi)科研課題開展的全部過程，包括從課題的構(gòu)思策劃、立項(xiàng)申報(bào)、過程研究到最后的結(jié)題工作。它不僅是課題成果的佐證材料和課題驗(yàn)收時(shí)的重要依據(jù)，并且更是能否順利開展科研工作的有力保證，同時(shí)也是課題研究的基礎(chǔ)和依據(jù)，是實(shí)踐升華為理論的中介。課題材料的客觀、真實(shí)、可靠程度直接關(guān)系到課題研究的結(jié)論和成果的質(zhì)量，是課題能否順利完成的重要因素和保證。因此，課題檔案的建立和管理就突顯得尤為重要。

1.加強(qiáng)與課題組的溝通聯(lián)系、注重檔案資料的收集與整理工作

1.1專人協(xié)助、專題負(fù)責(zé)

高級(jí)中學(xué)的學(xué)科較多，各課題組所研究的內(nèi)容也非常豐富，如何加強(qiáng)與各課題組的溝通聯(lián)系，及時(shí)有效地將課題資料進(jìn)行收集與整理是我們要認(rèn)真考慮的問題。我們?cè)趯?shí)際的操作中建立了一套完整的管理制度，從課題開始的策化、立項(xiàng)到實(shí)際研究和結(jié)題都有專人進(jìn)行跟蹤和協(xié)助，每一個(gè)課題都指定到專題專人負(fù)責(zé)，課題組的研究日程安排都要做到“心中要有數(shù)，文字、音像有記錄”，在整個(gè)課題研究過程中，及時(shí)地把各種材料和信息收錄在檔，這樣就避免了課題材料的遺漏、缺失和空洞。

1.2注重材料收集的真實(shí)性是全面性。

在學(xué)校課題研究的過程中，課題資料的占有量及資料的客觀性和真實(shí)性決定了課題研究成果的最終質(zhì)量。所以全面收集整理和保存課題研究資料，是課題檔案管理的中心工作。

課題的研究資料一般包括事實(shí)資料、歷史資料和文獻(xiàn)資料。

課題的大量事實(shí)資料是通過在實(shí)際研究過程中逐漸積累起來的，是課題研究過程中的第一手材料，也是課題檔案的主題部分。如：教案、個(gè)案調(diào)查、觀察記錄、研究課實(shí)錄、學(xué)生心理測評(píng)資料、調(diào)查問卷、訪談?dòng)涗?、考察資料，各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等都屬于事實(shí)資料。另外，如果對(duì)學(xué)生或被調(diào)查者進(jìn)行了問卷調(diào)查，就需要對(duì)問卷進(jìn)行認(rèn)真系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)和分析，形成文字材料留檔保存。在課題研究的過程中還會(huì)出現(xiàn)一些影像和圖片、聲音資料，我們統(tǒng)稱為“多媒體資料”，這些資料的收集與保管也要做到及時(shí)和妥善。無論是什么資料，這里需要著重強(qiáng)調(diào)的是：收集事實(shí)資料必須做到原始、全面、完整和真實(shí)。而文獻(xiàn)資料則是課題研究的理論依據(jù)，它重點(diǎn)收集與課題研究相關(guān)的理論資料，比如：教育行政部門的文件、教育教學(xué)理論專著、報(bào)刊文章和會(huì)議資料等。文獻(xiàn)資料可以是原件，摘錄，節(jié)選，網(wǎng)絡(luò)下載、裁剪或文獻(xiàn)索引等。歷史資料則是指曾經(jīng)在國內(nèi)外教育史上發(fā)生過的與課題研究相關(guān)的材料，如對(duì)同類問題的觀點(diǎn)、認(rèn)識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、做法、教訓(xùn)等。

我們要對(duì)收集到的資料，進(jìn)行認(rèn)真整理，在大量的原始資料中篩選出真實(shí)、典型、有用的資料，為課題研究得出科學(xué)結(jié)論打下良好基礎(chǔ)。

2.要細(xì)化課題檔案建立的范圍與類型

2.1細(xì)化課題研究的建檔范圍

對(duì)課題研究建檔的細(xì)化可以提高課題檔案管理的質(zhì)量，加強(qiáng)和促進(jìn)課題組對(duì)課題的研究工作。細(xì)化后的課題檔案應(yīng)至少包括以下六個(gè)方面：

①立項(xiàng)選題階段（表1）、②實(shí)踐研究階段（表2）、③反思提高階段（表3）、④總結(jié)鑒定階段（表4）、⑤成果推廣階段（表5）⑥成果獲獎(jiǎng)材料（表6）。

2.2細(xì)化課題的建檔類型

高中課題研究是屬于教育科研的一部分，課題檔案的建立具有其自身的特點(diǎn)，應(yīng)該形成獨(dú)立的檔案體系，我校的基本做法是：

①獨(dú)立建檔，實(shí)施“一題一檔”制。學(xué)科的不同決定了課題研究的范圍和特點(diǎn)不同，而學(xué)校課題的建檔應(yīng)與學(xué)校其它教育教學(xué)工作檔案區(qū)分開，實(shí)行獨(dú)立建檔，這是構(gòu)建完整的教育課題檔案體系的基礎(chǔ)。

②分期建檔，體現(xiàn)課題研究軌跡。我們根據(jù)課題研究的不同階段，采用分期建檔的形式，分別建立前期、中期、后期檔案，便于通過課題檔案能更好地呈現(xiàn)出課題研究的整個(gè)軌跡。

前期檔案就是課題研究的準(zhǔn)備階段所形成的各種檔案材料，主要包括：課題申報(bào)立項(xiàng)材料、開題論證材料、課題實(shí)施方案等。中期檔案是在課題研究的過程中所形成的檔案材料，它是課題研究過程中的真實(shí)材料，也是課題檔案的核心部分，主要包括：實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)資料、教案、教學(xué)計(jì)劃、撰寫的論文、課堂實(shí)錄、中期報(bào)告等階段性成果等。后期檔案是課題研究結(jié)題驗(yàn)收階段形成的檔案材料，主要包括：課題研究的總結(jié)、結(jié)題驗(yàn)收材料、成果鑒定及推廣等。

③分卷建檔，形成檔案系列。在課題檔案的管理上，為了使檔案更加條理化、系統(tǒng)化，便于查閱和研究，我們將課題檔案應(yīng)分主卷和副卷進(jìn)行存檔保管。主卷是課題研究過程中的主要文件和階段性反思及總結(jié)材料，是永久保存的課題檔案。其中包括前期資料、中期資料和后期資料。副卷是課題研究過程中的形成的全部實(shí)驗(yàn)資料，是形成主卷中結(jié)論、文件的原始依據(jù)，是主卷的佐證材料。如：作業(yè)、會(huì)議記錄、調(diào)查問卷、訪談紀(jì)實(shí)、備課筆記、實(shí)驗(yàn)課錄像、學(xué)生試卷、考查記錄、文獻(xiàn)論文等等。

3.加強(qiáng)課題檔案管理工作、提高檔案對(duì)課題研究的促進(jìn)作用

3.1課題檔案由課題負(fù)責(zé)人建立，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)收集、整理和保管

定期進(jìn)行檢查，確保材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，凡歸檔的文字材料，要求格式統(tǒng)一，工整清晰、規(guī)范，便于保存和查閱，所有材料必須有紙質(zhì)材料和電子文檔。歸檔工作要及時(shí)，一般一個(gè)階段結(jié)束后就要進(jìn)行歸檔，待課題研究全部結(jié)束時(shí)，再一并綜合調(diào)整，把全部課題資料完整無缺地歸檔保管好。

篇2

一、關(guān)于“技能”的新內(nèi)涵

相對(duì)于觀念的間接影響和基礎(chǔ)而言，是否有新技能，是能否適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境的直接因素和現(xiàn)實(shí)。當(dāng)然“技能”一詞的涵義是動(dòng)態(tài)的，而非靜態(tài)的。就象聯(lián)合國教科文組織對(duì)“文盲”的定義一樣，強(qiáng)調(diào)一個(gè)人不僅要掌握信息語言，會(huì)斷文識(shí)字，更重要的是掌握不斷豐富和發(fā)展的信息語言和計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。從檔案界整體人員的素質(zhì)而言，在電子文件時(shí)代來臨之前，更新技能已經(jīng)到了刻不容緩的地步了。

二、加強(qiáng)培訓(xùn)，掌握新技能

就整體而言，要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，檔案界缺乏相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才。雖然目前廣大檔案部門擁有豐富的檔案管理專門人才，也有一支力量不小的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員隊(duì)伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機(jī)結(jié)合程度不高；而至于兼具兩方面專業(yè)知識(shí)的人才、一身兼兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。

要改變這種不缺人但人才匱乏的局面，需要我們走內(nèi)舉外引之路，加強(qiáng)人才培養(yǎng)力度，培養(yǎng)一支有志獻(xiàn)身于檔案工作的專業(yè)人才隊(duì)伍。具體采取三個(gè)方面的措施：

第一，各高等院校的檔案專業(yè)教育，要加強(qiáng)檔案管理新知識(shí)、新技術(shù)運(yùn)用的教育，要把檔案管理現(xiàn)代化，尤其是檔案計(jì)算機(jī)管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識(shí)和技能的教學(xué)問題，放到一個(gè)重要的位置?？傊?，高等院校檔案專業(yè)要對(duì)檔案專業(yè)學(xué)生進(jìn)行新知識(shí)與新技能的系統(tǒng)教育，盡快培養(yǎng)出一批既掌握檔案學(xué)知識(shí)、又懂得新技術(shù)運(yùn)用的專業(yè)管理人員。從根本上說，只有高等院校檔案專業(yè)加強(qiáng)專業(yè)管理人員的教育與培養(yǎng)，才是真正解決檔案管理現(xiàn)代化人才短缺問題的措施。

第二，加強(qiáng)檔案干部的再培養(yǎng)和繼續(xù)教育。目前，我國檔案部門已經(jīng)普遍開展了檔案干部的繼續(xù)教育。把新知識(shí)、新技能培訓(xùn)放到第一位，樹立用人新理念，以追求專業(yè)素質(zhì)與操作技能并舉的雙重效應(yīng)。

第三，走出去，通過各種途徑，向社會(huì)廣泛吸納、引薦、引進(jìn)所需的專業(yè)人才，來壯大檔案工作隊(duì)伍，提高檔案人才隊(duì)伍的質(zhì)量。

現(xiàn)代高科技的運(yùn)用與電子文件的大量產(chǎn)生，帶給檔案部門的壓力是無形的，但又是巨大的。雖然檔案部門和檔案人員談不上有“優(yōu)勝劣汰”的競爭，但是如果不能主動(dòng)適應(yīng)隨新科技發(fā)展帶來的新變化，必將使檔案部門的工作水平滯后于社會(huì)的整體發(fā)展水平，不能勝任信息社會(huì)中提供檔案信息服務(wù)的職責(zé)，最后也必將嚴(yán)重影響社會(huì)對(duì)檔案工作的評(píng)價(jià)，檔案部門和檔案人員的地位也會(huì)進(jìn)一步下降。因此，檔案部門和檔案人員在面對(duì)技術(shù)革命的沖擊時(shí)，要有一種憂患意識(shí)，要立足于本職工作，加強(qiáng)知識(shí)和技能的培養(yǎng)，以主動(dòng)適應(yīng)工作對(duì)象、工作環(huán)境和工作手段的發(fā)展變化。正如有些同志所言，對(duì)于電子文件管理，檔案部門和檔案人員要做到既冷又熱。所謂冷，就是要牢牢把握檔案部門、檔案工作者的基本職能和歷史使命，維護(hù)檔案的完整與安全，方便社會(huì)各方面的利用。所謂熱，就是要加緊學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，學(xué)習(xí)電子文件形成和管理知識(shí)，研究這方面的問題，迎頭趕上，適應(yīng)這種形勢(shì)。

三、檔案管理人員必備的知識(shí)技能

在檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中，檔案管理人員需要具備哪些知識(shí)與技能呢？我國1999年出版的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，就分析過這個(gè)問題，并指出電子檔案管理人員必備的知識(shí)技能包括三大方面。我們認(rèn)為這與檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中檔案管理人員所需要的知識(shí)技能是相一致的。

（一）檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)

1.檔案學(xué)概論

了解檔案的起源與發(fā)展，特別是中國檔案的產(chǎn)生與發(fā)展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質(zhì)屬性和檔案種類的劃分等。

2.檔案管理學(xué)

了解和掌握以檔案收集為重點(diǎn)的檔案館（室）的館藏建設(shè)方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法；掌握檔案管理和利用中有關(guān)信息的反饋技術(shù)和方法等。

3.檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)

了解紙質(zhì)檔案耐久性的檢測指標(biāo)及方法，掌握造紙?jiān)腺|(zhì)量、纖維質(zhì)量、造紙工藝與紙質(zhì)耐久性的關(guān)系；了解各種紙質(zhì)檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護(hù)條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據(jù)，掌握檔案館庫內(nèi)外溫濕度變化的一般規(guī)律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識(shí)及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術(shù)和方法等。

4. 文書學(xué)

了解文件的概念，明確文件及公務(wù)文件的特點(diǎn)、功能及其表現(xiàn)；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。

（二）計(jì)算機(jī)應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)

1.自然科學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科

學(xué)習(xí)高等數(shù)學(xué)、普通物理學(xué)、普通化學(xué)、電子學(xué)、自動(dòng)化技術(shù)等。了解自然科學(xué)的基礎(chǔ)知識(shí)和物質(zhì)運(yùn)動(dòng)規(guī)律，掌握工程技術(shù)的設(shè)計(jì)方法、材料的物理化學(xué)性質(zhì)、電子及電路原理等。

2. 微電子技術(shù)

微電子技術(shù)是微小型電子元器件和電路的研制、生產(chǎn)以及用它們實(shí)現(xiàn)電子系統(tǒng)功能的技術(shù)專業(yè)學(xué)科。在這項(xiàng)技術(shù)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)最主要的是集成電路技術(shù)。微電子技術(shù)是隨著集成電路技術(shù)、特別是規(guī)模型集成電路技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展起來的電子學(xué)方面的分支學(xué)科。這門學(xué)科是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)的基礎(chǔ)。認(rèn)真學(xué)習(xí)微電子技術(shù)，就是要了解和掌握電子技術(shù)原理，特別是集成定電路方面的基礎(chǔ)知識(shí)，為學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)打好基礎(chǔ)。

3. 電子計(jì)算機(jī)技術(shù)

學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，目的是了解與電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展過程、分類及發(fā)展趨勢(shì)。懂得電子計(jì)算機(jī)的算術(shù)基礎(chǔ)、數(shù)理邏輯、脈沖及邏輯電路、運(yùn)算方法及運(yùn)算器、控制器、內(nèi)存儲(chǔ)器及外部設(shè)備等，掌握電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)和工作原理。

4. 電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)

目的是了解熟悉電子計(jì)算機(jī)使用的二進(jìn)制和其他數(shù)制的轉(zhuǎn)換關(guān)系、機(jī)器語言、匯編語言及各種高級(jí)計(jì)算機(jī)語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

5.現(xiàn)代通信及電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

如果說建立在微電子技術(shù)及軟件基礎(chǔ)上的電子計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代社會(huì)的“大腦”的話，那么由程控交換機(jī)、光纜、通信衛(wèi)星及其他現(xiàn)代化通信設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備交織而成的覆蓋全球的電信網(wǎng)絡(luò)，就是現(xiàn)代社會(huì)的“神經(jīng)系統(tǒng)”。學(xué)習(xí)現(xiàn)代通信技術(shù)，就是要了解現(xiàn)代通信的工作原理及所需設(shè)備的作用、性能及發(fā)展趨勢(shì)，掌握信息存儲(chǔ)、傳輸?shù)姆椒ê图夹g(shù)，為管理電子文件、電子檔案打好技術(shù)基礎(chǔ)。直接管理電子檔案的人員，應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)操作技能，要達(dá)到國家規(guī)定的中級(jí)以上水平。

6.辦公自動(dòng)化（OA）及電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）技術(shù)

電子計(jì)算機(jī)在國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及生產(chǎn)設(shè)計(jì)、制造等部門的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在辦公自動(dòng)化（OA）和電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產(chǎn)生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動(dòng)化、電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造等基本知識(shí)，就掌握了電子文件從產(chǎn)生到運(yùn)作的過程及規(guī)律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術(shù)要求。

7. 電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用知識(shí)

電子計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用，正在兩個(gè)方面迅速地展開：一是為提高紙質(zhì)等載體檔案的管理效率，開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，而大量使用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計(jì)算機(jī)。前者經(jīng)過多年的實(shí)踐和推廣應(yīng)用，已被廣大檔案工作者接受并發(fā)展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用知識(shí)，就是要了解電子計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用情況及發(fā)展趨勢(shì)，掌握各種應(yīng)用的典型范例，熟悉其相應(yīng)的應(yīng)用程序等，以便在前人的基礎(chǔ)上，更深入一步地拓寬電子計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用范圍。電子檔案管理人員的電子計(jì)算機(jī)操作應(yīng)達(dá)到國家規(guī)定的中級(jí)以上水平。

8. 設(shè)備維護(hù)知識(shí)

電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設(shè)備，如電子計(jì)算機(jī)及外部設(shè)備、數(shù)字通信的一系列設(shè)備、電源設(shè)備、調(diào)控設(shè)備等等。了解這些設(shè)備的工作原理并對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學(xué)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，而且要涉及到電工、電子學(xué)等方面的專業(yè)知識(shí)。我們對(duì)這些知識(shí)必須有一定的了解，而且要掌握一些保養(yǎng)、維修設(shè)備的實(shí)際操作技能。

9. 標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)

篇3

人事制度改革中需要大量的人事統(tǒng)計(jì)信息。例如：在高校的專業(yè)技術(shù)崗位設(shè)置中，高、中、初級(jí)的崗位結(jié)構(gòu)比例，正高級(jí)與副高級(jí)崗位之間的比例，各專業(yè)技術(shù)崗位內(nèi)部不同等級(jí)之間的結(jié)構(gòu)比例，主管部門是要實(shí)行總量、結(jié)構(gòu)比例和最高等級(jí)控制的。所以在設(shè)計(jì)本單位的崗位設(shè)置方案時(shí)先要了解本單位人員結(jié)構(gòu)的現(xiàn)狀，已取得而未聘用的專業(yè)技術(shù)等級(jí)的情況，還要了解人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)等，才能做到心中有數(shù)，使本單位的崗位設(shè)置方案既能達(dá)到上級(jí)主管部門對(duì)人員比例控制的要求，又能留有一定空間為今后的人員聘任做好準(zhǔn)備。這些資料都來源于人事檔案和信息統(tǒng)計(jì)工作，而且不是一次性的工作，每一次崗位聘任的實(shí)施都需要人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)提供最新的資料，這直接影響到崗位聘任方案的制定統(tǒng)計(jì)聚焦和人事制度改革工作的效果。

（二）目前正在實(shí)施中的績效工資改革需要大量的人事檔案統(tǒng)計(jì)信息

正在進(jìn)行中的績效工資改革要求每個(gè)單位要制訂符合本單位實(shí)際情況的績效工資實(shí)施方案。這個(gè)方案既不能超出財(cái)政部門清理津補(bǔ)貼的標(biāo)準(zhǔn)和人社部門批復(fù)的績效工資總額，又要使績效實(shí)施后本單位人員的收入水平不低于以前的水平，基本性績效和獎(jiǎng)勵(lì)性績效的分配要符合政府部分的分配比例，這都需要人事檔案管理提供準(zhǔn)確人事檔案統(tǒng)計(jì)信息尤其是收入情況信息。

（三）剛剛完成的教職工基礎(chǔ)信息采集工作對(duì)檔案管理

的歸檔材料提出了新的要求教職工基礎(chǔ)信息采集是自上而上布置下來的，里面涉及到大量的人事基本信息、工資信息、社會(huì)保障信息、專職教師的相關(guān)信息。其中對(duì)于專職教師的信息在目前的人事檔案歸檔材料中還是一個(gè)空白。因?yàn)檫@個(gè)平臺(tái)是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理的資料庫，缺少的這部分信息需要在今后的工作中逐步的收集資料進(jìn)行完善。

（四）住房補(bǔ)貼的摸底調(diào)查工作

住房補(bǔ)貼的摸底調(diào)查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后參加工作的新職工的每年每月的工資情況，參加工作時(shí)間的確認(rèn)、本人應(yīng)享受的住房面積，調(diào)動(dòng)工作的人員還要原單位出具是否享受過福利分房的證明。這些信息的準(zhǔn)確性直接涉及到教職工的切身利益，需要人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作來提供大量的資料。

（五）職稱的評(píng)定

教職工最為關(guān)心的職稱的評(píng)定工作由于2011年新職稱評(píng)審辦法的實(shí)施發(fā)生了很大的變化，對(duì)教職工原職稱的取得和聘任時(shí)間都需要準(zhǔn)確的確認(rèn)，這也需要人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作來提供準(zhǔn)確的資料。

二、目前高校人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作存在的問題

（一）缺少專職的人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)人員，信息統(tǒng)計(jì)和分析工作難于開展

人事檔案材料的整理和歸檔管理是一個(gè)耗時(shí)耗力的工作，需要有專人靜下心來做這項(xiàng)工作。目前高校的檔案管理基本上都是人事管理部門的人員兼職來做，而人事管理工作也很多，難以有足夠的精力來做檔案工作，既懂人事檔案管理又具備一定統(tǒng)計(jì)知識(shí)人員都是難得，對(duì)人事檔案統(tǒng)計(jì)信息進(jìn)行綜合分析更是無從談起。

（二）人事檔案管理信息化水平低，信息統(tǒng)計(jì)工作難以滿足日常的工作需要

目前高校的人事檔案歸檔情況并不樂觀，經(jīng)常出現(xiàn)調(diào)動(dòng)人員回原單位找檔案中缺少的資料的情況。檔案信息化水平很低，信息統(tǒng)計(jì)工作無法滿足目前的管理需要。

（三）人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)的規(guī)章制度不健全

各高校對(duì)人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作不夠重視，相應(yīng)的規(guī)章制度建設(shè)也得不到應(yīng)有的重視，對(duì)從事此項(xiàng)工作的人員也沒有相應(yīng)的激勵(lì)制度，難以激發(fā)工作人員的積極性，這也導(dǎo)致了鮮有人員愿意從事這項(xiàng)寂寞的工作。

（四）人事檔案利用服務(wù)的方式還是傳統(tǒng)和被動(dòng)的

長期以來檔案管理給人的印象都是“保管員”，似乎什么人都能做這個(gè)工作，提供服務(wù)的方式也是查詢、摘錄，簡單的匯總。這種服務(wù)方式已難以滿足管理的需要。

三、如何做好高校人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作

（一）提高對(duì)人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作重要性的認(rèn)識(shí)

在單位設(shè)立專職崗位、專職人員來做此項(xiàng)工作?？朔吧厦娌蛔?，下面不急”和“重整理、輕統(tǒng)計(jì)分析”的思想。

（二）加大檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)的投入，提高檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)的信息化水平

傳統(tǒng)的檔案管理偏重于歸檔和材料的整理，一般需要的工具很簡單，象剪刀、膠水、裁紙機(jī)、打眼機(jī)等就可以了，而隨著檔案管理信息化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、管理軟件等工具也是必不可少的，目前無論是硬件設(shè)施（設(shè)備、工具）還是軟件（人員、培訓(xùn)）等的投入，都難以滿足工作的需要。

（三）建立健全人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作制度

完善檔案歸檔整理和信息統(tǒng)計(jì)分析的動(dòng)態(tài)管理制度，完善考評(píng)機(jī)制，調(diào)動(dòng)從事此項(xiàng)工作人員的積極性。

（四）改變?nèi)耸聶n案管理和信息統(tǒng)計(jì)服務(wù)的方式

提升服務(wù)層次改變傳統(tǒng)和被動(dòng)的服務(wù)方式，主動(dòng)征求各部門對(duì)人事信息需求，滿足他們從人事檔案中提取符合各自需要的信息的需求，充分發(fā)揮人事檔案管理在統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析和預(yù)測等方面作用。目前高校的檔案管理普遍存在著歸檔材料多，例如個(gè)人的工資檔案每年一張表，別說上千人的高校就是幾百人的高校每年歸一次也是件頗為耗時(shí)耗力的工作，而此項(xiàng)工作是一個(gè)長期性的工作，需要長效管理，及時(shí)更新，為信息統(tǒng)計(jì)和分析提供基礎(chǔ)資料。同時(shí)，要完善考核制度，以激發(fā)檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作人員工作的積極性，變被動(dòng)的管理為主動(dòng)的管理，提高檔案利用的效率。

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近年來，隨著我國職業(yè)教育的大力發(fā)展，高職院校擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)急需的技能型、應(yīng)用型、實(shí)操型的高級(jí)專門人才的任務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認(rèn)為，為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度

在競爭日益激烈的今天，各個(gè)企業(yè)、各個(gè)部門的競爭， 更是各類專業(yè)人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價(jià)值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及學(xué)生本人， 都應(yīng)提高對(duì)學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識(shí)， 自覺收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時(shí)間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作， 在人、財(cái)、物配備上給予支持， 挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 “學(xué)籍管理規(guī)定”、“學(xué)籍收集整理制度”、 “學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)”等， 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。

2. 搞好學(xué)籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會(huì)化服務(wù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會(huì)的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時(shí)代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個(gè)學(xué)籍管理平臺(tái)，將新生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號(hào)等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時(shí)檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

3. 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。高職院校必須采取切實(shí)措施，重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業(yè)，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，維護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)面貌；其次，在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)和技能，熟練使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，在理論上和實(shí)踐上成為學(xué)籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學(xué)籍檔案人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，關(guān)心和激勵(lì)學(xué)籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動(dòng)學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)高職院校學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

總之，高職院校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)涉及學(xué)生個(gè)人、高校、社會(huì)機(jī)構(gòu)等多方面利益的服務(wù)工作，學(xué)生就業(yè)、提干、晉級(jí)、考評(píng)、學(xué)歷認(rèn)證等都離不開學(xué)籍檔案，只有充分運(yùn)用科學(xué)的管理方法、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段，健全和完善學(xué)籍檔案的管理，加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能使高職院校學(xué)籍檔案的管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的需要。

主要參考文獻(xiàn)

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［2］ 黃錦旺． 談?wù)劯咝W(xué)籍檔案管理存在的問題及對(duì)策［J］． 廣西大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2008（z2）．

篇5

檔案是人類從事各種社會(huì)活動(dòng)而形成的具有一定價(jià)值的材料或?qū)嵨?，是人類的共同?cái)富。檔案管理是一項(xiàng)必不可少的重要工作，如何科學(xué)地保管和有效利用檔案，是我們必須認(rèn)真思考的問題。隨著社會(huì)發(fā)展，科技進(jìn)步，檔案的載體發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業(yè)、部門都采用了電子檔案管理系統(tǒng)，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對(duì)各類檔案館對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統(tǒng)軟件，并贏得了市場的認(rèn)同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領(lǐng)域的進(jìn)一步拓展。這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）價(jià)格昂貴。動(dòng)輒幾萬元的一套管理系統(tǒng)對(duì)于大多數(shù)中小單位來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。

（2）技術(shù)復(fù)雜、安裝維護(hù)困難。目前常見的檔案管理系統(tǒng)的安裝配置與系統(tǒng)管理都需要有較高的專業(yè)知識(shí)，用戶遇到問題很難自行解決，對(duì)開發(fā)商的依賴性很大。

（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價(jià)格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶的實(shí)際需求而本著多模塊也就高價(jià)格的“策略”。而在實(shí)際使用當(dāng)中，一般檔案部門在應(yīng)用中只需要幾個(gè)常用的模塊。在目前的實(shí)際運(yùn)用中還鮮見一種價(jià)格便宜、性能穩(wěn)定、安裝維護(hù)簡單、切實(shí)適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。

高職學(xué)院畢業(yè)生信息管理是學(xué)院檔案管理中的一個(gè)重要組成部分。在過去計(jì)算機(jī)技術(shù)還不發(fā)達(dá)的年代，主要是靠紙質(zhì)的學(xué)籍卡來保存畢業(yè)生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理信息系統(tǒng)的發(fā)展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式。使用畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)來管理畢業(yè)生信息，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生畢業(yè)生信息的管理效率。該系統(tǒng)使用B/S模式Web服務(wù)器端的開發(fā)環(huán)境，它可以產(chǎn)生和運(yùn)行動(dòng)態(tài)的、交互的、高性能的應(yīng)用程序。本系統(tǒng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、模塊功能進(jìn)行了分析與設(shè)計(jì)，系統(tǒng)在ASP的開發(fā)環(huán)境下，使用SQL server 數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統(tǒng)從需求分析、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、具體功能的實(shí)現(xiàn)都嚴(yán)格遵循了軟件設(shè)計(jì)工程的思想。

下面簡要介紹畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。

1、需求分析

為了提高畢業(yè)生檔案管理的水平，信息管理員需要對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行錄入、修改、查詢、刪除以及還原等操作；檔案管理系統(tǒng)的主要目的就是利用軟件實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使管理人員對(duì)畢業(yè)生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對(duì)錄入畢業(yè)學(xué)生信息要求準(zhǔn)確、完全；管理員還要對(duì)錄入的基本信息隨時(shí)作更新修改，使管理員能夠得到學(xué)生的最新信息；為了確保信息安全和準(zhǔn)確，為系統(tǒng)管理員和一般用戶建立完善管理權(quán)限和身份級(jí)別，一般用戶不能對(duì)信息進(jìn)行添加、刪除。

2、用戶身份級(jí)別要求

根據(jù)用戶身份的不同從而對(duì)系統(tǒng)的使用權(quán)限有所不同，從權(quán)限大小大致可以分為：高級(jí)管理員和一般用戶，系統(tǒng)提供靈活的角色設(shè)定和權(quán)限的分配功能。

系統(tǒng)管理員：使用本系統(tǒng)的信息管理員，是權(quán)限最大的用戶，擁有管理系統(tǒng)的所有權(quán)限。主要負(fù)責(zé)對(duì)畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。

一般用戶：本系統(tǒng)的一般用戶，能夠?qū)Ξ厴I(yè)生信息進(jìn)行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除畢業(yè)生信息的權(quán)限。

3、系統(tǒng)功能模塊設(shè)置

具體操作：對(duì)畢業(yè)生信息進(jìn)行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設(shè)置。

（1）畢業(yè)生信息的錄入：管理員對(duì)人事信息的添加

操作對(duì)象：管理員

瀏覽對(duì)象：管理員

具體功能：信息管理員可以在檔案庫里新加畢業(yè)生信息，需按畢業(yè)生實(shí)際信息錄入；

（2）畢業(yè)生信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息

操作對(duì)象：管理員和一般用戶

瀏覽對(duì)象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員在畢業(yè)生信息發(fā)生變化的時(shí)候可以對(duì)其變化信息進(jìn)行更改，使畢業(yè)生信息隨時(shí)更新，便于管理員的管理，能及時(shí)得到最新的畢業(yè)生信息；

（3）畢業(yè)生信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息

操作對(duì)象：管理員和一般用戶

瀏覽對(duì)象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的畢業(yè)生信息，系統(tǒng)提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規(guī)查詢，如按姓名、性別、專業(yè)、工作單位等信息可以直接查詢；

（4）畢業(yè)生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息

操作對(duì)象：管理員

瀏覽對(duì)象：管理員

具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退畢業(yè)生畢業(yè)生信息移出，可以對(duì)其信息永久性的刪除，也可以將其暫時(shí)性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；

（5）畢業(yè)生信息的打?。汗芾韱T和一般用戶打印錄入的人事信息

操作對(duì)象：管理員

瀏覽對(duì)象：管理員

具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的畢業(yè)生信息，便可以直接通過Word文檔對(duì)畢業(yè)生信息進(jìn)行打印。為方便管理統(tǒng)計(jì)畢業(yè)生信息，也可以通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的某一類型所有畢業(yè)生列表，對(duì)其畢業(yè)生列表進(jìn)行打印。

（6）管理用戶的設(shè)置：管理員對(duì)其用戶名、密碼和用戶權(quán)限的設(shè)置

操作對(duì)象：管理員

瀏覽對(duì)象：管理員

具體功能：系統(tǒng)由高級(jí)管理員和一般用戶，一般用戶的權(quán)限是由高級(jí)用戶指定的，高級(jí)管理員可以對(duì)管理員用戶進(jìn)行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設(shè)置和修改，高級(jí)管理員擁有整個(gè)系統(tǒng)的全部功能，一般用戶就能對(duì)畢業(yè)生信息的修改、查詢、打印的功能。

3、系統(tǒng)開發(fā)的其他方面

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關(guān)鍵詞 ：高等學(xué)校；會(huì)計(jì)檔案；管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

隨著高校參與社會(huì)活動(dòng)日益頻繁，財(cái)務(wù)部門業(yè)務(wù)量逐年加大，各種財(cái)務(wù)檔案快速增加，會(huì)計(jì)檔案工作的新情況、新問題不斷出現(xiàn)。如何通過現(xiàn)代化高科技管理手段科學(xué)、規(guī)范的管理財(cái)務(wù)檔案，將是當(dāng)前高校檔案工作人員面臨的新課題。

一、高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

長期以來，“重核算、輕管理”意識(shí)普遍存在。一方面，忽視手工操作的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理，認(rèn)為財(cái)務(wù)部門只要資金管好，報(bào)賬準(zhǔn)確，及時(shí)報(bào)送資料就行，而會(huì)計(jì)檔案只是會(huì)計(jì)核算的后續(xù)工作、內(nèi)務(wù)管理，沒有必要設(shè)置專人專崗進(jìn)行管理。另一方面，檔案歸檔移交一般重點(diǎn)關(guān)注的往往是傳統(tǒng)手工檔案，忽視對(duì)電子檔案的清理和同步歸檔。電子文檔，在保存與維護(hù)方面較為復(fù)雜，操作人員在思想上容易產(chǎn)生畏難情緒，一些單位對(duì)電子檔案更是缺乏足夠認(rèn)識(shí)，在歸檔過程中不作任何篩選和分類處理，會(huì)計(jì)檔案常常出現(xiàn)遺漏和重復(fù)歸檔的現(xiàn)象。若歸檔基礎(chǔ)工作不嚴(yán)謹(jǐn)、管理隨意，檔案利用人常常無法正常進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)的查詢、檢索其所需信息，這樣勢(shì)必影響高校檔案工作的整體質(zhì)量和服務(wù)水平。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全

高校的財(cái)務(wù)部門對(duì)資金預(yù)算、收入、支出等日常業(yè)務(wù)都制定相應(yīng)的管理辦法，嚴(yán)格的管理制度，但大多缺乏會(huì)計(jì)檔案管理制度。特別是已實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量電子文件、磁盤、光盤、硬盤、微縮制品等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，沒有形成一整套業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，在管理方法和制度上仍處于混亂和無序狀態(tài)，致使許多應(yīng)該歸檔的電子文件整理不規(guī)范，資料收集不完整。尤其是一些重要物件沒有集中統(tǒng)一歸檔保存，正確維護(hù)，使之安全、可靠的處于一種可隨時(shí)被利用狀態(tài)。沒有相應(yīng)的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔程序，勢(shì)必導(dǎo)致檔案歸檔驗(yàn)收、查閱、借閱、登記、審批等管理都有很大隨意性，這樣不僅影響檔案歸檔的完整性，也影響整個(gè)高校財(cái)務(wù)檔案的信息資源整合與數(shù)據(jù)共享。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理信息化程度不高

目前，高校財(cái)務(wù)檔案管理還未全部實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和存儲(chǔ)，傳統(tǒng)的儲(chǔ)存及歸檔方式很難適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求。因此，加強(qiáng)電子文檔的歸檔和管理顯得尤為重要。為了便于用戶查詢、下載、傳輸檔案信息。檔案歸檔前，需工作人員將原有的紙質(zhì)的檔案通過信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，錄入到數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)庫，依托數(shù)字化校園平臺(tái)，經(jīng)過各個(gè)系統(tǒng)間的相互鏈接，用戶就可以直接檢索到所需資料并得以利用。實(shí)際工作中，由于受各種條件因素的影響，在數(shù)字檔案的歸檔、管理和服務(wù)及領(lǐng)用過程中都存在各種問題。具體表現(xiàn)：管理人員思想觀念保守、設(shè)備陳舊落后、實(shí)際操作和管理存在疏漏，不注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的挖掘、整理、加工，缺乏對(duì)檔案界最新動(dòng)態(tài)的關(guān)注等。

（四）缺乏專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員

目前高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理工作大多由會(huì)計(jì)人員兼職。學(xué)校對(duì)檔案管理工作存在不同程度的忽視，致使學(xué)校對(duì)檔案管理人才的吸納力度不夠，從而導(dǎo)致檔案管理人員的素質(zhì)整體不高。

二、加強(qiáng)高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

（一）提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

高校財(cái)務(wù)檔案是高校檔案管理的重要組成部分，更是國家財(cái)金、稅務(wù)檢查的重要證據(jù)。只有觀念轉(zhuǎn)變了，重視了，檔案管理工作才能邁上一個(gè)新臺(tái)階。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎ぷ髦胁荒苡卸↑c(diǎn)閃失，半點(diǎn)馬虎。要實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理，真正做到妥善保管、存放有序、查閱方便，必須按照《關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)定》的辦法實(shí)行財(cái)務(wù)檔案專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等的日常財(cái)務(wù)檔案工作。對(duì)會(huì)計(jì)電算化核算形成的電子檔案，要配置適當(dāng)規(guī)模的庫房和檔案專柜等專用設(shè)施，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，做好紙質(zhì)檔案與電子檔案按時(shí)同步歸檔，并不斷充實(shí)和完善檔案內(nèi)容，保證歸檔材料的齊全、完整，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。

（二）建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子文檔蘊(yùn)藏著更豐富的信息資源，做好各類財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保護(hù)和利用顯得越加重要。高校財(cái)務(wù)電子檔案的產(chǎn)生、移交、歸檔、管理、利用，各應(yīng)用系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)信息共享，都是基于網(wǎng)絡(luò)傳輸信息而實(shí)現(xiàn)。要想系統(tǒng)得以安全運(yùn)行，技術(shù)是保障，管理有方法。首先，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理教育，樹立高度的檔案信息安全防范意識(shí)，強(qiáng)化高校會(huì)計(jì)電算化檔案工作人員的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、防范能力，完善保密措施，對(duì)涉密性較高的信息進(jìn)行分級(jí)管理和保護(hù)。在財(cái)務(wù)軟件方面，應(yīng)注重系統(tǒng)自身功能建設(shè)，保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。面對(duì)客觀的數(shù)據(jù)相關(guān)人員不能隨意操作,篡改數(shù)據(jù)。建立制定痕跡管理制度，定期安全查詢制度，檔案權(quán)限調(diào)用制度，做到其行為可管理、控制、可追溯，減少一切不安全因素帶來的各種財(cái)務(wù)隱患。

（三）提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化程度

傳統(tǒng)檔案大多以紙質(zhì)為載體，財(cái)務(wù)檔案管理、財(cái)務(wù)查賬和財(cái)務(wù)審計(jì)煩瑣且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，與會(huì)計(jì)信息化的迅速發(fā)展相比，高校檔案信息化發(fā)展則相對(duì)滯后。信息化條件下，要實(shí)現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化管理，必須依托現(xiàn)有檔案，逐步建立完善財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，將財(cái)務(wù)檔案資料無縫對(duì)接，通過轉(zhuǎn)換進(jìn)入高校檔案管理數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)公共目錄查詢、遠(yuǎn)程檢索服務(wù)和對(duì)數(shù)據(jù)匯總分析、財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)交流、查找滿足指定條件的會(huì)計(jì)記錄等。海量的財(cái)務(wù)信息，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理，在很大程度上減輕了檔案使用人對(duì)檔案翻閱的工作量，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在傳輸、分析上的便捷和資源的共享。

（四）設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理專職崗位

高校檔案管理工作除了硬件設(shè)備和軟件設(shè)施齊頭并進(jìn)外，還要堅(jiān)持以人為本，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，建立一支與時(shí)俱進(jìn)、素質(zhì)高、相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍，有效解決檔案管理中存在的矛盾和問題。在信息技術(shù)和知識(shí)不斷更新的時(shí)代，定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行檔案知識(shí)、財(cái)務(wù)知識(shí)和相關(guān)技能的學(xué)習(xí)培訓(xùn)或外出交流，幫助他們了解、掌握財(cái)務(wù)檔案工作的新變化、最新動(dòng)向，開拓眼界，挖掘財(cái)務(wù)檔案的潛在用途和利用價(jià)值，使得高校財(cái)務(wù)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。

總之，高校財(cái)務(wù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是提高高校財(cái)務(wù)管理工作水平的一項(xiàng)重要方面。加快高校檔案建設(shè)工作自身的創(chuàng)新發(fā)展，合理規(guī)避管理風(fēng)險(xiǎn)，采取科學(xué)有序的管理的策略，行之有效的管理辦法，使高校檔案管理工作得到進(jìn)一步完善和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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一、高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案在學(xué)校管理中的作用

學(xué)籍檔案是由學(xué)生在校學(xué)習(xí)、實(shí)習(xí)、參加社會(huì)實(shí)踐、畢業(yè)等方面的動(dòng)態(tài)構(gòu)成的，全面記錄了學(xué)生在學(xué)習(xí)期間的德、智、體、美、勞等方面的實(shí)際情況。它是學(xué)校對(duì)學(xué)生活動(dòng)情況的掌握途徑，同時(shí)也是學(xué)校為實(shí)現(xiàn)合格人才培養(yǎng)目標(biāo)，對(duì)學(xué)生進(jìn)行規(guī)范化管理的主要依據(jù)。學(xué)籍檔案作為學(xué)校管理的重要組成部分，對(duì)高職院校提高管理水平和管理質(zhì)量，加強(qiáng)完善學(xué)籍管理工作有至關(guān)重要的作用。另外學(xué)籍檔案還是社會(huì)用人單位對(duì)學(xué)生的能力、性格、優(yōu)缺點(diǎn)等進(jìn)行全面評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。完備的學(xué)籍檔案對(duì)高職院校的畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)有很好的輔助作用。

二、現(xiàn)階段高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的問題

縱觀各大高職院校中的學(xué)籍檔案管理工作，都還是處于很不完善的狀態(tài)，在管理中也有非常多的漏洞和缺陷，究其原因主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

首先，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作不夠重視。學(xué)生的學(xué)籍檔案在管理中和使用的時(shí)候具有潛在性和滯后性，再加上對(duì)它的投入往往不能夠達(dá)到立竿見影的效果，因此很容易被管理者忽視。

其次，高職院校學(xué)籍檔案管理工作人員的管理觀念落后，專業(yè)素質(zhì)較低。目前高職院校學(xué)籍檔案管理還沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的、詳細(xì)的規(guī)章制度，也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)院校基本上還是沿用老模式，老方法進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理。另外，管理的不嚴(yán)格導(dǎo)致工作的隨意性比較大，檔案的保管保密性、信息利用和歸檔整理等工作都很不規(guī)范。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也逐漸向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，但是大多數(shù)檔案管理人員都沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理手段不熟悉，這些因素都對(duì)高職院校的學(xué)生檔案管理工作帶來了不便。

再次，學(xué)籍檔案管理人員的隊(duì)伍不穩(wěn)定。大多數(shù)高職院校由于對(duì)學(xué)籍檔案管理員的培訓(xùn)和管理不重視，往往會(huì)導(dǎo)致管理人員的頻繁調(diào)動(dòng)，再加上在管理的過程中又缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，管理職責(zé)不清不楚，甚至還有一些部門只按照適合自己的方式進(jìn)行學(xué)籍檔案管理，使學(xué)籍檔案管理出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象最終使學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可利用性都受到了極大的影響。

最后，學(xué)籍檔案的開發(fā)利用還不夠充分。

三、高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新的一些可行性措施

1.加強(qiáng)完善學(xué)籍檔案管理制度的完善，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范化管理

高職院校學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，各大院校要采取科學(xué)、合理的措施完善學(xué)籍檔案管理有關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和科學(xué)化。使學(xué)籍檔案管理能夠有章可循、有法可依。另外學(xué)籍檔案管理制度還要與高職院校的實(shí)際情況有效的結(jié)合起來，改革以教務(wù)部門管理為主的管理模式，使其實(shí)現(xiàn)以各個(gè)教學(xué)系為主實(shí)行管理過程。

2.加強(qiáng)宣傳力度，從學(xué)生、學(xué)校、管理人員等全方面加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理意識(shí)

學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況的真實(shí)反映，同時(shí)也是教學(xué)水平的真實(shí)體現(xiàn)，對(duì)學(xué)校教學(xué)工作中有非常重要的作用。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視學(xué)籍檔案管理工作，有效的利用學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)校的管理狀況進(jìn)行分析和改善。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生有關(guān)學(xué)籍檔案的重要性教育，使他們?cè)谶M(jìn)行檔案填寫的時(shí)候能夠更加的慎重、認(rèn)真，保障學(xué)籍檔案的真實(shí)性和完整性。

3.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

學(xué)籍檔案管理工作不僅是一項(xiàng)具有技術(shù)性特點(diǎn)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，是學(xué)校對(duì)學(xué)生切身利益進(jìn)行保護(hù)的體現(xiàn)。檔案管理隊(duì)伍在學(xué)生的檔案管理中起到關(guān)鍵作用。高職院校要通過對(duì)檔案管理人員進(jìn)行宣傳和教育，使他們能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，樹立良好的管理意識(shí)，在學(xué)籍資料的整理中能夠認(rèn)真、及時(shí)的對(duì)資料進(jìn)行收集、歸檔和保管等工作，以確保學(xué)生學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性和完整性。另外，還要對(duì)他們進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，使他們能夠熟練的操作電子信息系統(tǒng)，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行更好的管理。

4.采用電子信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理

高職院校在進(jìn)行管理模式創(chuàng)新的時(shí)候尤其要注重將電子信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)籍檔案管理工作中，采用先進(jìn)的軟件管理系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立學(xué)籍檔案管理平臺(tái)，并且通過教務(wù)管理等部門對(duì)學(xué)籍檔案的查詢和記錄進(jìn)行授權(quán)，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享、保密和一定程度的開放性，增強(qiáng)學(xué)籍檔案的利用率。學(xué)籍檔案從形成到使用要經(jīng)過很多個(gè)環(huán)節(jié)的處理，我們要在檔案的登記和管理工作中對(duì)檔案備份、密碼設(shè)置、身份驗(yàn)證等方面進(jìn)行有效的設(shè)置，以保證檔案的真實(shí)性和原始性。

四、結(jié)語

總的來說，高職院校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)需要得到高度重視的工作，隨著社會(huì)的發(fā)展，電子信息技術(shù)滲透到各個(gè)領(lǐng)域，學(xué)生的檔案管理也不能例外。另外，高職院校還要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生以及檔案管理人員的教育工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，不僅能夠有效的促進(jìn)學(xué)校管理水平的提高，還對(duì)學(xué)生未來的就業(yè)提供了良好的保障。

篇8

中圖分類號(hào)：G71 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）027-0000-01

高職院校相對(duì)于普通高等院校，主要是以培養(yǎng)技術(shù)型人才為主要目標(biāo)。學(xué)校的職責(zé)主要使學(xué)生具備必要的理論知識(shí)和科學(xué)文化基礎(chǔ)，對(duì)所學(xué)技術(shù)熟練掌握和靈活應(yīng)用，著重培養(yǎng)學(xué)生的表達(dá)溝通能力，強(qiáng)化學(xué)生職業(yè)技能的培訓(xùn)。高職學(xué)生檔案是將學(xué)生在平日里的學(xué)習(xí)、技能活動(dòng)等進(jìn)行記錄，是對(duì)個(gè)人成長過程的一個(gè)完整體現(xiàn)，這不僅反映學(xué)生在校期間的表現(xiàn)優(yōu)劣等情況，也是學(xué)生所在學(xué)校校紀(jì)校風(fēng)的重要體現(xiàn)。因此，高職院校做好學(xué)生檔案管理的工作非常重要。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

高職院校對(duì)學(xué)生檔案管理有助于學(xué)校對(duì)學(xué)生進(jìn)行統(tǒng)一的常規(guī)管理。學(xué)生在入校之后，隨之會(huì)帶來一些自身的材料，比如成績單、每學(xué)期的表現(xiàn)評(píng)價(jià)等，將這些材料整理歸檔，給學(xué)校和老師提供了一個(gè)考核標(biāo)準(zhǔn)和重要的參考價(jià)值。學(xué)生的檔案是學(xué)生在校期間直接形成的一個(gè)文件，而非編造的，是一個(gè)學(xué)生在校期間的表現(xiàn)的最直接的反映。高職院校的學(xué)生檔案的建立也可以為用人單位對(duì)該校學(xué)生的入職等事項(xiàng)提供一個(gè)重要的參考依據(jù)[1]。

二、高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

在人們的傳統(tǒng)觀念中，檔案管理工作就是一項(xiàng)技術(shù)含量比較低的工作，它的功能就是將學(xué)生資料進(jìn)行整理保存，因此學(xué)校的檔案管理工作發(fā)展通常都比較落后和緩慢。另外，高職院校普遍創(chuàng)辦的時(shí)間并不長，加之國家對(duì)學(xué)校學(xué)生檔案的重視程度不夠，因此，高職院校在檔案管理方面存在著諸多問題亟待解決。

（一）缺乏必要的檔案意識(shí)

由于檔案管理工作未引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師、學(xué)生的重視，檔案意識(shí)比較薄弱。學(xué)生在填寫自己檔案時(shí)候，往往都是敷衍了事，事后教師也不會(huì)進(jìn)行核對(duì)等必要的工作。另外，大多數(shù)高職院校并未安排專職人員從事學(xué)校學(xué)生檔案管理工作，且從事此工作的人員業(yè)務(wù)水平也普遍偏低。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

高職院校檔案管理工作未得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)人員的重視，缺乏系統(tǒng)的檔案管理制度。某些省市了一些檔案相關(guān)的文件資料，但在高職院校的大多檔案管理工作人員對(duì)國家檔案整理相關(guān)的法律、法規(guī)等重要文件沒有進(jìn)行充分地學(xué)習(xí)和理解，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案材料不全面、內(nèi)容不完整等一系列問題。除此之外，為了避免個(gè)人隱私的泄漏，檔案的轉(zhuǎn)交是不允許本人遞交的，但通常高職院校的學(xué)生大多都是讓學(xué)生本人遞交，造成了泄密現(xiàn)象，有的檔案甚至出現(xiàn)材料改動(dòng)的現(xiàn)象發(fā)生。

（三）高職院校檔案管理手段落后

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，科技不斷進(jìn)步，在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，高職院校自從普遍建立以來，招生規(guī)模不斷擴(kuò)大。隨著高職院校學(xué)生的增加，學(xué)生檔案材料的遞送數(shù)量也不斷加大。由于學(xué)生檔案存放時(shí)間較短，加之畢業(yè)之后的去向不一等，高職院校以相對(duì)落后的手工模式的檔案管理方式根本無法達(dá)到合理有序的進(jìn)行檔案管理工作[2]。

三、改善高職院校檔案管理工作措施

高職院校的檔案管理工作和高職院校的建設(shè)息息相關(guān)。高校學(xué)生檔案從屬于人事檔案，大多數(shù)的人事檔案都始于學(xué)生檔案，因此，高職院校學(xué)生檔案的管理工作至關(guān)重要。

（一）加大檔案管理工作宣傳力度，強(qiáng)化檔案意識(shí)

為提高學(xué)校教師、學(xué)生的檔案工作的認(rèn)識(shí)，就要大力宣傳學(xué)生檔案的重要性，強(qiáng)調(diào)歸檔材料以及各種歸檔文件資料的重要性，只有這樣才能充分調(diào)動(dòng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生積極配和，形成高職院校檔案管理工作的良好局面。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中，使廣大教職工了解檔案相關(guān)知識(shí)以及重要價(jià)值，調(diào)動(dòng)他們的積極性，是教職工人員更多的自愿參與進(jìn)學(xué)校學(xué)生檔案的收集、整理和保管等相關(guān)工作中。高職院校要樹立“檔案是鐵證”的理念，讓學(xué)校的每一個(gè)員工都認(rèn)識(shí)到檔案的管理關(guān)系到每一個(gè)畢業(yè)生的就業(yè)、工作等重要事宜，也對(duì)學(xué)校的名譽(yù)有很大影響。

（二）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

要想將學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作搞好，建立一支強(qiáng)大的檔案管理團(tuán)隊(duì)勢(shì)在必行。檔案管理工作人員需要有過硬的專業(yè)知識(shí)、信息化技能以及強(qiáng)大的責(zé)任心和耐心。隨著高職教育形式迅猛發(fā)展，學(xué)生檔案管理工作也隨之發(fā)生變化，這就需要學(xué)校對(duì)檔案管理工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，使他們盡快掌握最新的現(xiàn)代化管理技術(shù)，用于學(xué)生檔案管理中。

（三）豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，提高檔案利用價(jià)值

高職院校主要是以培養(yǎng)高等技能應(yīng)用型人才為主要目標(biāo)，學(xué)生檔案內(nèi)容也應(yīng)該注重實(shí)際。學(xué)生在校期間的各方面表現(xiàn)都應(yīng)該一一歸入個(gè)人檔案，保證學(xué)生檔案的全面、真實(shí)性，真實(shí)的反映出學(xué)生個(gè)體的成長經(jīng)歷，同時(shí)也對(duì)一些不良行為起到一定的遏制作用。比如，學(xué)生在校期間如果因考試作弊、打架等受過處分，后來因表現(xiàn)優(yōu)異處分撤銷等材料也應(yīng)該完全歸入學(xué)生檔案，以便于為就業(yè)單位提供一個(gè)全面真實(shí)的參考依據(jù)。

（四）完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，高職院校應(yīng)該建立健全的檔案管理制度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)部門應(yīng)該切實(shí)管理好檔案資料的收集、考核等工作。高職院校應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，將學(xué)生的檔案資料整理規(guī)范后錄入信息庫，并隨時(shí)錄入學(xué)生的的最新信息，定期對(duì)其進(jìn)行維護(hù)和更新，以確保信息的完整、真實(shí)有效性。高職院校實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范合理化有利于檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展[3]。

四、結(jié)語

總而言之，高職院校需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的管理工作，應(yīng)該努力做到資料收集規(guī)范、歸檔及時(shí)有效等一系列相關(guān)事宜。合理運(yùn)用現(xiàn)代科技手段對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行整理保存，檔案管理工作人員要在思想、制度上充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，切實(shí)落實(shí)好本職工作，不斷促進(jìn)高職院校教育事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]董林旭.高職院校檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].中華建設(shè)，2014，09：94-95.

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【中圖分類號(hào)】G275.3 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2015）21-

一、高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

高職院校的檔案管理是為了方便學(xué)校進(jìn)行各方面的資源管理、信息記載、人員管理等工作，為學(xué)校提供一個(gè)良好的信息管理工作環(huán)境。然而伴隨著整個(gè)教育事業(yè)和高職院校的快速發(fā)展，當(dāng)前，高職院校的檔案管理模式已經(jīng)顯得陳舊和落后了。因而，改革并創(chuàng)新高職院校檔案管理工作模式，提出管理檔案的解決途徑就十分必要了。

那么高職院校檔案管理工作現(xiàn)在是怎樣的一種狀況呢？

首先，在部分高職院校中存在檔案管理制度不完善、不規(guī)范的現(xiàn)象。

1.檔案管理被輕視。相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄寫、保管之類的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。這種輕視檔案工作的思想導(dǎo)致檔案管理人浮于事，工作不力。

2.管理制度不健全。部分高職院校的文件管理部門和檔案管理部門有各自為政的現(xiàn)象，學(xué)院缺乏有效的指導(dǎo)和督查的制度，以致文件的形成和文件歸檔的脫節(jié)。檔案資料的收集、整理及歸檔工作滯后。

3.日常管理不規(guī)范。部分高職院校檔案管理人員工作經(jīng)驗(yàn)不足，方法不當(dāng)。有的甚至連起碼的保密意識(shí)都沒有，如查閱檔案資料時(shí)，不履行登記手續(xù)，從而造成泄密事故。

第二，檔案管理的方式落后，程序繁瑣。部分高職院校的檔案工作還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，管理人員的工作量大，效率低。檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，安全性不高，且易受潮受損壞。

第三，部分高職院校檔案管理工作人員素質(zhì)較低，專業(yè)管理水平不高。檔案的管理需要專業(yè)人才進(jìn)行操作設(shè)計(jì)，但是在實(shí)際的檔案管理工作中，管理人員大多非科班出身，專業(yè)知識(shí)匱乏，工作能力不強(qiáng)，這將制約學(xué)校檔案管理工作的正常運(yùn)行，以致不能及時(shí)、準(zhǔn)確地給學(xué)校提供相關(guān)信息而貽誤學(xué)校的工作。

二、改進(jìn)高職院校檔案管理工作的策略

1.完善檔案管理工作制度

一般來說，高職院校在檔案管理事務(wù)中要減少相關(guān)工作人員因個(gè)人原因而產(chǎn)生的人為失誤，要規(guī)范檔案管理人員的行為，以避免對(duì)學(xué)校造成的資源損失。高職院校在制定檔案管理制度前，應(yīng)該先對(duì)檔案管理進(jìn)行合理的價(jià)值定位，也就是說，高職院校要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)學(xué)校工作的運(yùn)行、管理的完善起著很重要的作用。檔案管理工作是衡量一個(gè)學(xué)校教學(xué)水平的重要參照標(biāo)志，也是學(xué)生選擇學(xué)校的一個(gè)關(guān)鍵的參考標(biāo)準(zhǔn)?？偠灾?，檔案管理工作代表著高職院校的軟實(shí)力，因此，高職院校要不斷加強(qiáng)和完善檔案管理工作制度，提高高職院校的事務(wù)管理能力和水平。

檔案工作是一項(xiàng)具有很強(qiáng)的專業(yè)性和保密性的工作。沒有規(guī)矩不成方圓。高職院校要將國家檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)落到實(shí)處，營造依法治檔的良好氛圍，使學(xué)校的檔案工作在新的歷史時(shí)期做到有法可依、有章可循、有據(jù)可查。

在高等職業(yè)技術(shù)教育快速發(fā)展的今天，探索高職院校檔案管理的新思路、新辦法是時(shí)代的需要。要致力于自主創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，做好檔案信息資源體系建設(shè)、檔案信息服務(wù)體系建設(shè)、檔案信息化體系建設(shè)和檔案信息安全體系建設(shè)，規(guī)范學(xué)院檔案實(shí)體分類法。使學(xué)院檔案管理與全國高校檔案管理接軌。要參照《高等學(xué)校實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》，結(jié)合高職院校自身的特點(diǎn)，因校制宜地編制本院?！稒n案實(shí)體分類實(shí)施細(xì)則》，使其更具操作性和合理性，以提高學(xué)校檔案實(shí)體管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平。

2.加強(qiáng)檔案管理的人才培養(yǎng)和軟硬件建設(shè)

檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分。信息化為檔案的資源管理與開發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進(jìn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持。高職院校應(yīng)加大投入，配齊檔案軟、硬件設(shè)備。檔案是由人來建立和管理的。所以檔案部門應(yīng)配備素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的專職檔案人員，各部門宜配備一名固定的兼職檔案員，專兼職結(jié)合，以形成學(xué)院檔案工作的全方位管理。檔案部門要負(fù)責(zé)制定全院專兼職檔案員的培訓(xùn)計(jì)劃，采取請(qǐng)進(jìn)來，送出去，舉辦培訓(xùn)班等多種形式，定期對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)，切實(shí)提升檔案管理的水平，為檔案管理工作的正常運(yùn)作和良性發(fā)展提供人才上和技術(shù)上的保障。

3.設(shè)立檔案管理監(jiān)察機(jī)制

制度與監(jiān)察是管理工作的兩個(gè)重要方面，二者相輔相成，要想把制度落實(shí)到實(shí)處，就需要有人來監(jiān)督。因此，高職院校除了完善檔案管理工作制度以外，還要加強(qiáng)檢查和督促檔案管理人員的日常工作行為，要讓他們?cè)谄綍r(shí)的工作中就要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。學(xué)?？梢酝ㄟ^制定高職院校檔案管理?xiàng)l例、建立獎(jiǎng)懲制度等來有效地進(jìn)行檔案管理。把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程；納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員的崗位職責(zé)和工作考核內(nèi)容；制定相關(guān)的考核評(píng)比獎(jiǎng)罰辦法，要求人人關(guān)心檔案工作，人人參與檔案工作，樹立檔案為學(xué)院各項(xiàng)工作服務(wù)的大局觀念。在具體操作過程中，高職院校要在內(nèi)部公開學(xué)校檔案的基本情況，讓全體檔案管理人員及時(shí)地了解高職院校的檔案動(dòng)態(tài)，對(duì)他們進(jìn)行愛崗敬業(yè)的職業(yè)道德教育、遵紀(jì)守法的紀(jì)律教育。對(duì)思想政治表現(xiàn)好，工作積極肯干，業(yè)務(wù)突出拔尖的檔案管理人員要予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違紀(jì)違規(guī)、經(jīng)常曠工犯錯(cuò)誤的人員要給予批評(píng)教育或者處罰。做到令行禁止，賞罰分明，使學(xué)校的檔案管理工作正常而有序地運(yùn)行。高職院校在制定以上制度時(shí)，可以吸取其他高職院校檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身的情況制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)、處罰制度，使其實(shí)用，有效，利于學(xué)校的檔案管理工作。

4. 改革、創(chuàng)新檔案管理途徑與方式

（1）完善和建立新的檢索工具。在管理手段上，檔案部門要積極參與學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問題，開展檔案信息平臺(tái)建設(shè)，創(chuàng)新現(xiàn)有檔案管理流程，研究解決文檔一體化問題。高級(jí)的檢索工具能夠保證檔案信息資料的共享以及信息傳輸?shù)母咝?，?shí)現(xiàn)檢索工具的創(chuàng)新并滿足檔案管理工作的需求。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷的完善，建立新的檢索工具，從而逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作檢索體系的自動(dòng)化。

（2）開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案部門內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門應(yīng)充分利用本學(xué)院的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

（3）自動(dòng)收集、上傳電子文件。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案部門的服務(wù)器上歸檔。

（4）建立檔案數(shù)據(jù)管理中心。檔案部門與單位信息管理部門可密切配合，建立檔案數(shù)據(jù)管理中心。 該中心應(yīng)設(shè)在單位檔案館部門，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。

使用現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)高職院校檔案管理工作效率的提高、管理質(zhì)量的改善都有著重要的意義。因此，高職院校要充分利用計(jì)算機(jī)來改革、創(chuàng)新檔案管理途徑與方式，這不僅可以節(jié)省檔案管理工作人員的時(shí)間和精力，利于快速、高效的進(jìn)行檔案管理，極大地提高檔案管理的工作效率，而且還能在和其他單位交流檔案管理信息、實(shí)現(xiàn)資源共享等方面開拓一條快速通道。

總而言之，高職院校在檔案管理工作中不僅要完善檔案管理制度，健全檔案管理監(jiān)察機(jī)制，而且還要充分利用現(xiàn)代高科技和現(xiàn)代化的管理手段，科技興檔，讓學(xué)校的檔案管理工作更加合理、更加科學(xué)，以更好地服務(wù)于學(xué)校的行政工作和教務(wù)工作。

參考文獻(xiàn)：

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高職院校以培養(yǎng)技術(shù)性人才為主要目標(biāo)，擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)面向生產(chǎn)、建設(shè)、服務(wù)、管理第一線需要的高技能、應(yīng)用型專門人才的使命。檔案管理是一門實(shí)踐性、應(yīng)用性較強(qiáng)的課程，旨在培養(yǎng)學(xué)生的檔案管理能力，為檔案用戶提供有效服務(wù)。但是從目前的實(shí)際來看，高職院校檔案管理課程的教學(xué)效果不甚理想，本文對(duì)其中的原因進(jìn)行深入剖析，并就其改進(jìn)方向提出了建議。

一、當(dāng)前高職院校檔案管理課程教學(xué)存在的問題

1.教學(xué)目的偏離，無法實(shí)現(xiàn)學(xué)生的培養(yǎng)目標(biāo)。雖然按照教學(xué)大綱的安排，將檔案管理課程的教學(xué)目標(biāo)定位為“促使學(xué)生熟悉、掌握檔案管理基本理論，并提升其勝任檔案管理工作的能力”，但實(shí)際教學(xué)工作的開展卻多是為了完成教學(xué)任務(wù)而進(jìn)行教學(xué)，忽略了對(duì)學(xué)生實(shí)踐能力的培養(yǎng)。

2.教學(xué)方法單一，無法調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。當(dāng)前，高職院校檔案管理課程的教學(xué)主要依靠理論教學(xué)，即純粹的課堂講授，這是一種“填鴨”式的教學(xué)方法。根據(jù)心理學(xué)的研究，乏味的事務(wù)會(huì)導(dǎo)致厭煩感，長久累積下去，會(huì)造成學(xué)生的心理疲勞，甚至激生惡劣情緒，不僅會(huì)降低學(xué)生的學(xué)習(xí)效率，還會(huì)導(dǎo)致對(duì)此門課程的強(qiáng)烈抵觸感。

3.教學(xué)條件落后，無法培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手能力。檔案管理課程的實(shí)踐性較強(qiáng)，如果沒有實(shí)際的操作經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)畢業(yè)生走上工作崗位初次面對(duì)成堆需要整理的文件時(shí)，會(huì)備感茫然，無從下手。

4.師資素質(zhì)欠缺，無法滿足學(xué)校的教學(xué)要求。當(dāng)前，從事檔案管理教學(xué)工作的教師主要有兩個(gè)來源：一是高校檔案專業(yè)畢業(yè)生，二是從事檔案管理工作的人員。前者一般經(jīng)歷過碩士或者博士研究生階段的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，已經(jīng)全面掌握了檔案學(xué)專業(yè)課程知識(shí)，理論基礎(chǔ)較為扎實(shí)，卻缺少檔案管理的實(shí)踐能力；與之相反，從事檔案管理的工作人員，少有檔案專業(yè)出身的，他們較少接受過系統(tǒng)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，雖然具有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是又缺少對(duì)檔案基本理論知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)闡述的能力。因此，這兩種人員均無法滿足教學(xué)的需要。

5.考核方式死板，無法形成學(xué)生的檔案知識(shí)。目前，檔案管理課程考核方式多為書面的閉卷方式，題目80%為書本上的知識(shí)點(diǎn)，在這種情況下，學(xué)生只要將檔案理論熟背于心即可。這種考核方式使得學(xué)生從心理上卸下了心防，大大放松了對(duì)本門課程的重視，從而導(dǎo)致整門課程結(jié)束，學(xué)生的檔案知識(shí)并沒有明顯提升的不良后果。

二、高職院校檔案管理課程教學(xué)改進(jìn)的方向

1.理順教學(xué)目標(biāo)，把握人才培養(yǎng)方向。高職院校培養(yǎng)的不是理論研究型的人才，檔案管理課程的教學(xué)目標(biāo)在于使學(xué)生除了掌握必要的檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)，應(yīng)該更注重檔案知識(shí)的實(shí)際應(yīng)用。因此，在教學(xué)過程中，一定要牢牢把握這一主線，著眼于學(xué)生未來的發(fā)展，在使學(xué)生掌握檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)的同時(shí)，側(cè)重加強(qiáng)學(xué)生職業(yè)技能的訓(xùn)練，力爭合格地培養(yǎng)出“厚基礎(chǔ)、寬口徑、高素質(zhì)、強(qiáng)能力”的創(chuàng)造性人才。

2.改變教學(xué)方法，增強(qiáng)學(xué)生檔案素養(yǎng)。改變傳統(tǒng)教師“重教”的課堂教學(xué)觀念，轉(zhuǎn)移到學(xué)生“重學(xué)”的軌道上來，按照“理論――參觀――模擬――實(shí)踐”的“四步教學(xué)法”，逐步加深學(xué)生對(duì)檔案知識(shí)的吸收與消化能力，才能加強(qiáng)人才培養(yǎng)的效果。

第一步，課堂教學(xué)法。基礎(chǔ)知識(shí)的講授是前提，這是學(xué)生了解檔案知識(shí)的入門課。教師應(yīng)該深入淺出地為學(xué)生講解什么是檔案、檔案的發(fā)展史、檔案的類型、檔案的整理原則等內(nèi)容，輔以身邊的真實(shí)案例，將扎實(shí)的理論寓教于樂，變成學(xué)生樂于接受且感覺趣味無窮的新知識(shí)。

第二步，參觀教學(xué)法。任何一所高校都有自己的檔案室（館），為了加強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案的直觀性認(rèn)識(shí)，教學(xué)系部或任課教師可以與學(xué)校檔案室（館）聯(lián)系，在條件允許的范圍內(nèi)，將學(xué)生引領(lǐng)到檔案（室）館進(jìn)行實(shí)地參觀，使學(xué)生根據(jù)所學(xué)理論知識(shí)，對(duì)應(yīng)了解什么是檔案，什么是檔案盒、檔案柜、保密柜、消毒柜、溫濕度計(jì)，讓學(xué)生觀看檔案借閱登記表、移交登記表、館藏統(tǒng)計(jì)表等直觀性較強(qiáng)的實(shí)體。這樣，經(jīng)過“眼見為實(shí)”，學(xué)生自然加深了對(duì)檔案與檔案工作的了解，對(duì)于檔案知識(shí)的消化吸收具有較強(qiáng)的促進(jìn)作用。

第三步，模擬教學(xué)法。僅有參觀的經(jīng)驗(yàn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因?yàn)闊o法滿足學(xué)生動(dòng)手的需求。鑒于此，模擬教學(xué)法顯得極為重要。可選擇檔案管理的某些工作環(huán)節(jié)，如檔案的查找過程，事先準(zhǔn)備一些文件材料，借助學(xué)校的計(jì)算機(jī)機(jī)房，讓學(xué)生現(xiàn)場模擬根據(jù)規(guī)定的著錄條目對(duì)這些檔案進(jìn)行著錄，然后根據(jù)多種檢索途徑演練查找檔案的方法。學(xué)生有了切身體會(huì)，不僅深化了對(duì)檔案基礎(chǔ)知識(shí)的了解，而且初步具備了整理檔案的能力。

第四步，實(shí)踐教學(xué)法。在學(xué)生經(jīng)過模擬階段的操作后，可通過對(duì)其工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)判，針對(duì)其不合格的地方進(jìn)行修正，使學(xué)生真正掌握檔案管理的扎實(shí)本領(lǐng)。此時(shí)，要讓其真正走上檔案管理工作的舞臺(tái)，在權(quán)限允許范圍內(nèi)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到檔案的提供利用，全程參與檔案室（館）的工作，為其以后走上工作崗位奠定扎實(shí)的實(shí)踐基礎(chǔ)。

3.改善教學(xué)條件，強(qiáng)化課程教學(xué)效果。高職院校要為檔案實(shí)訓(xùn)實(shí)踐環(huán)節(jié)的開展搭建良好的平臺(tái)，如建立檔案實(shí)訓(xùn)室，購置必要的物品如打孔裝訂機(jī)、裝訂錐子，制作修裱檔案漿糊所用的面粉等等，供學(xué)生模擬操作使用；安排學(xué)校機(jī)房讓學(xué)生練習(xí)檔案的計(jì)算機(jī)化管理；協(xié)調(diào)學(xué)校檔案室（館）安排學(xué)生參觀學(xué)習(xí)；通過校企合作建立校外實(shí)訓(xùn)基地，為學(xué)生創(chuàng)造頂崗實(shí)習(xí)的機(jī)會(huì)等等。

4.注重師資配備，提升教師專業(yè)水平。高職院校要注重檔案管理課程教師的引進(jìn)和培養(yǎng)工作。檔案管理是一門專業(yè)性極強(qiáng)的課程，必須對(duì)任課教師的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)進(jìn)行考量。對(duì)于新引進(jìn)的教師，應(yīng)要求是檔案專業(yè)出身，且最好親自參加過檔案管理工作的人員。這些人員具有扎實(shí)的理論功底，并具有一定的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)和動(dòng)手能力，能夠在教學(xué)過程中把抽象的理論知識(shí)與實(shí)際銜接起來并傳遞給學(xué)生。同時(shí)，要實(shí)施繼續(xù)教育制度，不定期地邀請(qǐng)檔案理論水平較高的校外專家或檔案工作能力較強(qiáng)的高級(jí)人員來校對(duì)教師在教學(xué)、實(shí)踐等方面給予針對(duì)性的指導(dǎo)與培訓(xùn)，并形成長效機(jī)制，不斷提升教師的專業(yè)水平。

5.調(diào)整考核方式，實(shí)現(xiàn)預(yù)期教學(xué)目標(biāo)。要改變以往僵硬的理論知識(shí)閉卷考試方式，采取“理論+實(shí)踐”的靈活考查方法，既注重對(duì)學(xué)生基本理論知識(shí)掌握水平的考核，也要對(duì)其實(shí)際的動(dòng)手能力進(jìn)行現(xiàn)場測試。最可行的辦法是在實(shí)際操作的過程中進(jìn)行結(jié)構(gòu)化提問，對(duì)操作中所涉及的知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行多面考核，這樣就可以將理論與實(shí)踐融會(huì)貫通，達(dá)到理實(shí)一體化的效果，最終實(shí)現(xiàn)預(yù)期的教學(xué)目標(biāo)。

綜上所述，為滿足社會(huì)對(duì)檔案管理人才的要求，高職院校檔案管理課程的教學(xué)改革已經(jīng)勢(shì)在必行。這是一個(gè)逐步探索的過程，需要不斷的創(chuàng)新，高職院校應(yīng)引起足夠重視，銳意進(jìn)取， 突破傳統(tǒng)理念與方法的束縛，以期實(shí)現(xiàn)檔案管理課程的深入發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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