導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇工程檔案管理方法，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1 工程項(xiàng)目檔案概述

項(xiàng)目檔案，指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、采購、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收等全過程中形成的，具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體形式的全部文件。

工程項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“三同時(shí)”原則，在簽訂合同（協(xié)議）時(shí)，應(yīng)同時(shí)明確項(xiàng)目檔案所包括的內(nèi)容、要求及各相關(guān)單位對項(xiàng)目檔案的職責(zé)；檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件材料的收集、整理情況；在進(jìn)行工程驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)審查、驗(yàn)收項(xiàng)目文件的歸檔情況。

2 燃?xì)夤こ虣n案管理內(nèi)容

燃?xì)夤こ虣n案管理是對燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)檔案文件進(jìn)行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用和信息開發(fā)的工作。一個(gè)現(xiàn)代化的燃?xì)馄髽I(yè)，對燃?xì)夤こ痰臋n案管理應(yīng)做到管理水平專業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務(wù)利用人性化。只有這樣才能使燃?xì)夤こ虣n案信息得到充分利用，才能真正體現(xiàn)檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的根本目的。

3 燃?xì)夤こ虣n案管理方法

3.1 科學(xué)系統(tǒng)分類，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理

將檔案科學(xué)系統(tǒng)地分類，是保證檔案系統(tǒng)后續(xù)整理、編排、使用及信息化管理的基礎(chǔ)。目前，企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)已從過去的文書檔案管理轉(zhuǎn)移到以燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)為主的科技工程檔案管理。

根據(jù)國家檔案局制訂的《企業(yè)檔案分類規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》，結(jié)合燃?xì)夤緳n案的自有特征，將燃?xì)夤こ虣n案分成以下四類：天然氣工程建設(shè)類、基建類、設(shè)備類、科研類。根據(jù)燃?xì)夤緲I(yè)務(wù)發(fā)展的重點(diǎn)，天然氣工程建設(shè)類最為重要，包括分廠站建設(shè)類（其中包括門站、儲(chǔ)配站、調(diào)壓站、加氣站建設(shè)）及管道工程建設(shè)類（其中包括中高壓及市政管道工程、工商戶管道工程、民用管道工程及管網(wǎng)改造工程建設(shè)）。實(shí)現(xiàn)這些分類后，就可以有效地對工程檔案進(jìn)行后續(xù)的專業(yè)化管理。

3.2 編制檔案標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

結(jié)合國家頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328―2001）及住建部頒布的《城鎮(zhèn)燃?xì)廨斉涔こ淌┕ぜ膀?yàn)收規(guī)范》（CJJ33―2005）、《城鎮(zhèn)燃?xì)馐覂?nèi)工程施工與質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》（CJJ94―2009）的標(biāo)準(zhǔn)要求，燃?xì)夤緫?yīng)結(jié)合公司實(shí)際情況，編制企業(yè)內(nèi)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)竣工資料中歸檔文件材料的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充，確定燃?xì)夤こ涛募臍w檔范圍，并對歸檔的文件質(zhì)量做出明確要求。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，力求做到歸檔的燃?xì)饨ㄔO(shè)工程文件內(nèi)容真實(shí)、系統(tǒng)齊全，其歸檔的文件質(zhì)量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準(zhǔn)確、完整的原始資料。

3.3 落實(shí)檔案規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)制度化管理

3.3.1 建立的規(guī)范化

企業(yè)歸檔制度的建立是確保公司的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化。首先把文件材料的編制、累積、整理、歸檔作為實(shí)際工作貫徹到燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)管理中，然后再編制貫徹中的相關(guān)制度。它們與工程建設(shè)同步進(jìn)行，即“工程立項(xiàng)開工與竣工資料收集同步；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步”。只有把它納入到工程建設(shè)和管理的規(guī)章制度中，并使其規(guī)范化，才能為工程提供完整的竣工資料。

其次，把文件材料管理納入到設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位及各施工單位的職責(zé)范圍內(nèi)，并納入到各工程計(jì)劃、施工技術(shù)、質(zhì)量管理的制度中。在進(jìn)行工程驗(yàn)收時(shí)，文件材料是否完整、準(zhǔn)確、真實(shí)是工程技術(shù)監(jiān)督檢查、質(zhì)量檢查、管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是保證工程驗(yàn)收合格的重要因素。最后，把文件材料管理納入到工程技術(shù)人員崗位責(zé)任制中。明確資料管理人員、工程管理人員、設(shè)計(jì)人員、工程監(jiān)理人員、施工管理人員在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中各自所必須擔(dān)負(fù)的責(zé)任，并進(jìn)行考核。

3.3.2 管理的制度化

檔案的歸檔，移交，使用都應(yīng)有相應(yīng)的控制制度。包括以下三方面：（1）竣工資料的歸檔控制：為確保已竣工的檔案資料按時(shí)歸檔，可制定財(cái)務(wù)部門必須在得到檔案室關(guān)于竣工資料已歸檔的簽章后方可進(jìn)行工程尾款結(jié)算這一內(nèi)部制度，來保證工程檔案資料的完整及時(shí)歸檔。（2）檔案的移交：工程竣工后由工程承辦部門編制資料移交目錄，按目錄清單向檔案室歸檔，雙方簽章，一式兩份。（3）檔案的使用：在檔案利用過程中嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱制度，認(rèn)真履行簽字手續(xù)。對涉及燃?xì)馄髽I(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)核心內(nèi)容的商業(yè)機(jī)密設(shè)置使用權(quán)限。

3.4 加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

為提高燃?xì)庠O(shè)施的監(jiān)控及管理水平，科學(xué)、準(zhǔn)確、有效地掌握燃?xì)夤芫W(wǎng)信息，可建立SCADA系統(tǒng)、GPS衛(wèi)星定位系統(tǒng)、GIS燃?xì)夤芫W(wǎng)地理信息系統(tǒng)。檔案部門則根據(jù)實(shí)際情況，配置了主要以管理工程建設(shè)檔案為主的檔案管理系統(tǒng)。通過以上定位系統(tǒng)收集到相關(guān)數(shù)據(jù)并移交檔案管理，定期對移交到城建檔案館的管網(wǎng)數(shù)據(jù)光盤更新處理。對已竣工的燃?xì)夤こ虣n案，利用檔案管理系統(tǒng)軟件對歸本單位保管的燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行微機(jī)管理，并對全部室藏檔案的目錄錄入、檢索。通過導(dǎo)入、掃描、攝影等數(shù)碼技術(shù)將一些重要文件的內(nèi)容通過系統(tǒng)中原文管理功能存入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。為使燃?xì)夤こ虣n案管理更有序、查詢更方便及時(shí)，提高查全率和查準(zhǔn)率，應(yīng)合理認(rèn)真使用檔案管理軟件。

3.5 加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)檔案人員多元化管理

天然氣是一種易燃易爆產(chǎn)品，而燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)做為一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的建設(shè)項(xiàng)目工程，不僅要求燃?xì)庑袠I(yè)的檔案人員必須掌握檔案專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)管理檔案的操作技能，而且要有燃?xì)夥矫娴膶I(yè)知識。從而使燃?xì)庑袠I(yè)檔案人員在對燃?xì)夤こ涛募牧闲纬蛇^程中的監(jiān)督、指導(dǎo)、管理有的放矢、有理有據(jù)。

為了適應(yīng)新形勢和新技術(shù)對檔案工作的要求，促進(jìn)城建檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)落實(shí)住建部頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等法律法規(guī)，檔案部門、施工部門、監(jiān)理部門、工程管理部門的相關(guān)人員參與城建檔案館舉辦的城建檔案收集、編制、整理的培訓(xùn)。通過學(xué)習(xí)，使相關(guān)部門的技術(shù)人員了解了從工程的立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收、從文件的形成到文件的歸檔一整套工作內(nèi)容和工作程序，避免檔案管理人員與工程施工人員、或監(jiān)理人員在工作中的脫節(jié)，造成工程管理與資料管理互相推托的現(xiàn)象。實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的多元化發(fā)展，可以提高工程檔案管理水平，確保燃?xì)夤こ虣n案的歸檔質(zhì)量。

3.6 積極提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)人性化管理

篇2

1、工程建筑檔案的特點(diǎn)

工程建筑檔案能綜合反映出工程項(xiàng)目的所有內(nèi)容資料，它不但包括工程項(xiàng)目的方案設(shè)計(jì)，各項(xiàng)合同和協(xié)議書，上級部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現(xiàn)場的水文地質(zhì)和氣象文件資料等，而且還儲(chǔ)存建筑項(xiàng)目建設(shè)中主要資料，如施工中使用材料的質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)報(bào)告資料、開竣工的報(bào)告、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更和技術(shù)交底等;同時(shí)還有監(jiān)理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結(jié)等重要文件。建筑工程資料的特點(diǎn)包括：⑴一次性：因建筑工程項(xiàng)目自開始到結(jié)束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開始到竣工結(jié)束都只有一套;⑵確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個(gè)過程，是建筑項(xiàng)目建設(shè)變化的見證，故建筑工程檔案具備真實(shí)性、完整性，明確地記錄著工程的情況;⑶實(shí)用性：建筑工程檔案能反映出工程建設(shè)的真實(shí)情況，具備保存及使用的價(jià)值。不但是項(xiàng)目后期的管理、維修和擴(kuò)建的主要依據(jù)，而且也可作為同類型的項(xiàng)目建設(shè)參考的依據(jù)，故其實(shí)用性較強(qiáng)。

2、工程建筑檔案管理的現(xiàn)狀

（1）信息化建設(shè)緩慢

盡管我國已經(jīng)逐漸加快建筑工程建設(shè)檔案信息化的建設(shè)步伐，但是對其的關(guān)注及投資力度還較小，不能滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。在工程建筑檔案的信息化建設(shè)中，因大部分工程建筑檔案均源于不同的地方，所以信息比較分散，無法對其實(shí)行統(tǒng)一、規(guī)范的管理。另外，盡管工程建筑檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)受到越來越多的人的關(guān)注，但是多數(shù)工程建筑檔案管理單位在實(shí)際工作中，依然存在側(cè)重于實(shí)體工程建筑的檔案管理，而忽視檔案信息化建設(shè)的問題，對工程建筑檔案的信息化，并未采取積極的措施進(jìn)行完善，導(dǎo)致信息化建設(shè)緩慢的現(xiàn)狀。

（2）信息化建設(shè)動(dòng)力不足

現(xiàn)階段，工程建筑檔案信息化建設(shè)一直處在起步階段，因此，在實(shí)際的信息化操作過程中，還會(huì)出現(xiàn)諸多的不足，這是由于工程建筑檔案在實(shí)際的信息化建設(shè)中，并未出現(xiàn)針對性較強(qiáng)的群體，從而導(dǎo)致工程建筑檔案管理信息化建設(shè)比較緩慢。另外，缺乏信息化建設(shè)人才也是導(dǎo)致工程建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)動(dòng)力不足的主要原因。加上檔案管理者不重視工程建筑檔案管理的信息化建設(shè)，因此，在具體操作中出現(xiàn)不盡心或者不關(guān)心的現(xiàn)象，導(dǎo)致工程建筑檔案管理信息化建設(shè)在實(shí)際工作中無法發(fā)揮出真正的功用，缺乏真實(shí)性及可靠性。

二、基于信息化的工程建筑檔案管理方法

隨著我國工程建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，越來越多的建筑單位認(rèn)識到工程檔案管理信息化建設(shè)的重要性，如規(guī)范檔案資料的儲(chǔ)存方式、方便檔案資料的查詢等，因此，加大工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注力度，并完善工程建筑檔案管理的信息化基礎(chǔ)配置，能提高我國工程建筑檔案的管理能力。

1、增強(qiáng)工程建筑檔案管理的現(xiàn)代化意識

工程建筑檔案是建筑工程中重要的組成部分，它能直接反映出工程建筑的施工狀況、質(zhì)量安全和工程進(jìn)展等。但我國的工程建筑檔案管理方法比較落后，信息化建設(shè)速度比較緩慢，因此，與實(shí)際建筑工程的發(fā)展脫軌，跟不上時(shí)代的發(fā)展，實(shí)用性和有效性得不到充分發(fā)揮，無法為工程建筑提供時(shí)效性較強(qiáng)的檔案資料。為了提高工程建筑檔案管理的有效性，可在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)中添加部分現(xiàn)代化的元素，如借鑒網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立電子信息庫，以方便檔案管理和傳遞。也可將工程建筑檔案管理與信息化建設(shè)實(shí)行有機(jī)結(jié)合，改變傳統(tǒng)工程檔案管理中手抄寫和書架儲(chǔ)存的模式，從而避免實(shí)物保存中破損、腐蝕后無文件參考的局面。建立一套科學(xué)合理的工程建筑檔案信息化管理模式，能加快工程建筑檔案管理的工作步伐。

2、加大對管理人員的培訓(xùn)力度

檔案管理人員需全程參與到工程建筑檔案管理中，并做好建筑工程檔案的收集、分類、保存等工作，因此，檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)、綜合素養(yǎng)和職業(yè)操守等，均會(huì)對工程建筑檔案管理工作的可靠性和科學(xué)性產(chǎn)生影響。但是，目前在工程建筑檔案管理過程中，依舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，管理方式比較落后，已經(jīng)不能滿足我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。因此，加大對工程建筑檔案管理人員的培訓(xùn)力度，轉(zhuǎn)變其落后的管理方式，提升管理人員的綜合素質(zhì)，成為目前提升工程建筑檔案管理效率的最佳方式，也是實(shí)現(xiàn)我國工程建筑檔案管理信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程建筑檔案管理單位需為管理人員提供學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的機(jī)會(huì)，或者定期派遣專業(yè)的信息化管理人才對管理人員實(shí)施技術(shù)培訓(xùn)，提升管理人員的信息化管理能力;管理單位還需引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和方式，強(qiáng)化工程建筑檔案管理人員的工作意識，建設(shè)一支專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、信息化操作熟練、綜合素質(zhì)高的人才隊(duì)伍，為工程檔案管理的信息化建設(shè)的成功奠定基礎(chǔ)。

3、加強(qiáng)工程建筑檔案庫的信息化管理

想要對工程建筑檔案管理工作實(shí)施規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，實(shí)現(xiàn)信息的共享，就要加強(qiáng)工程建筑檔案庫的信息化管理建設(shè)。將需實(shí)施歸檔的工程建筑檔案，按照統(tǒng)一格式向檔案管理系統(tǒng)提交，并由系統(tǒng)實(shí)施自動(dòng)歸檔。歸檔后需將檔案資料保存在數(shù)據(jù)庫的平臺內(nèi)，確保工程建筑檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)具備統(tǒng)一性，讓檔案資源能實(shí)現(xiàn)共享。另外，檔案管理數(shù)據(jù)庫還需實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，并在數(shù)字化系統(tǒng)中將檔案資料標(biāo)明其存放位置，從而實(shí)現(xiàn)快速檢索。

4、強(qiáng)化信息化管理的安全意識

篇3

一、建筑工程技術(shù)檔案傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)劣勢分析

建筑工程項(xiàng)目分為很多種，其建筑工程規(guī)模的大小也不盡相同，而那些規(guī)模較小的建筑工程的技術(shù)檔案管理，可以采用普通管理方式，而那些規(guī)模比較大且又復(fù)雜的工程，其技術(shù)檔案管理則應(yīng)采用多重角度思考管理的方法。現(xiàn)階段，建筑工程技術(shù)檔案的傳統(tǒng)管理模式應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面分析：（1）、技術(shù)維。其主要包括信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。（2）、人文維。其包含了工程檔案管理制度以及組織文化。（3）、管理維。其主要包括了戰(zhàn)略規(guī)劃、人力資源管理、組織結(jié)構(gòu)。（4）、經(jīng)濟(jì)維。其主要包括了相關(guān)市場的開發(fā)、資金的投入使用以及產(chǎn)品服務(wù)等等。隨著新時(shí)代的來臨，建筑工程技術(shù)檔案的管理方式也越來越現(xiàn)代化，傳統(tǒng)檔案管理模式中優(yōu)秀的地方是值得繼承與發(fā)展的，但其老式的管理方法將會(huì)被時(shí)代所淘汰，其管理模式將會(huì)朝著越來越科學(xué)化的方向發(fā)展。本文對某個(gè)大型建筑工程的技術(shù)管理中存在的問題，進(jìn)行了研究與分析，此工程采用手工的方法將檔案的目錄編制成word錄入到電腦中，其工作效率極為的低，如若需要尋找或分析相關(guān)的數(shù)據(jù)，都需要耗用很多的人力、時(shí)間。改傳統(tǒng)下的管理模式存在著許多的問題，其主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面；（1）只意識到了保管的重要性，而忽視了其利用價(jià)值，過于的對技術(shù)檔案進(jìn)行保管，導(dǎo)致技術(shù)檔案與“外界隔絕”，其相關(guān)的價(jià)值不能夠及時(shí)的被利用，偶爾進(jìn)行利用，也只是提供有關(guān)技術(shù)文件資料的復(fù)印件或者原件，而缺乏對技術(shù)檔案內(nèi)容的深入分析與研究；（2）在全過程當(dāng)中缺乏相應(yīng)的控制，在工程項(xiàng)目建設(shè)的過程中，有些檔案管理處在無關(guān)緊要的地位，不會(huì)提前進(jìn)入工程的文件管理，對檔案信息數(shù)據(jù)的有關(guān)疑問也沒有提出建議與疑問的權(quán)利；（3）技術(shù)檔案在進(jìn)行收集、整理資料，保存和被利用等整個(gè)過程中，也僅僅是關(guān)注到了技術(shù)檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，而忽視了對技術(shù)檔案管理的質(zhì)量以及效率的關(guān)注。

二、建筑工程技術(shù)檔案如何進(jìn)行科學(xué)化管理的相關(guān)分析

通過上文對建筑工程技術(shù)檔案傳統(tǒng)管理模式優(yōu)勢與不足的研究與分析，我們可以通過上文我們可以了解到建筑工程技術(shù)檔案傳統(tǒng)模式中存在的問題以及優(yōu)勢，但是存在的不足并不會(huì)影響技術(shù)檔案管理將會(huì)向著科學(xué)化的方向發(fā)展。所以在技術(shù)檔案科學(xué)化管理過程中要加強(qiáng)重視項(xiàng)目管理，以促進(jìn)技術(shù)檔案相關(guān)價(jià)值的發(fā)揮。

(一)進(jìn)行全過程的控制

我國的建筑工程技術(shù)檔案不僅是工程施工過程中的一個(gè)項(xiàng)目，而是存在于整個(gè)工程的施工過程中。1.為了確保技術(shù)檔案內(nèi)容完整不缺，就要及時(shí)收集工程在施工過程中形成的有關(guān)技術(shù)文件，對此，可以采用甘特圖方法，檔案的收集要緊跟工程的進(jìn)度，例如某個(gè)建筑工程的進(jìn)度規(guī)劃在以=一月至十二月，一月上旬進(jìn)行編輯設(shè)計(jì)任務(wù)書，一月下旬選擇建設(shè)地址，二月進(jìn)行工程勘測，二月下旬和三月上旬進(jìn)行組織設(shè)計(jì)，三月上旬計(jì)劃進(jìn)行年度建設(shè)計(jì)摘要：技術(shù)檔案在建筑工程技術(shù)管理方面發(fā)揮著巨大的作用，而在工程領(lǐng)域中對于技術(shù)檔案管理方法一直都存有爭議。所以本片文章就簡單的研究與分析了技術(shù)檔案管理內(nèi)容，通過了解傳統(tǒng)管理的優(yōu)點(diǎn)與不足，進(jìn)而從現(xiàn)代化管理的角度給出了科學(xué)合理的意見。關(guān)鍵詞：建筑工程；技術(shù)檔案；科學(xué)管理劃，三月下旬進(jìn)行建設(shè)準(zhǔn)備，四月至十二月進(jìn)行工程施工，十二月完工進(jìn)行驗(yàn)收。采用甘特圖方法，在進(jìn)行技術(shù)檔案相關(guān)資料的收集時(shí)，可以結(jié)合實(shí)際制定科學(xué)合理的管理方法以及發(fā)展方向。2.技術(shù)檔案中的相關(guān)文件。項(xiàng)目在進(jìn)行申報(bào)的過程中，工程前期的技術(shù)文件起著至關(guān)重要的作用，其中包含的文件有對于項(xiàng)目的相關(guān)建議書、項(xiàng)目在批復(fù)過程中的相關(guān)文件、項(xiàng)目是否可行的有關(guān)報(bào)告、項(xiàng)目在進(jìn)行評估過程中的形成的相關(guān)文件等等；在設(shè)計(jì)階段過程中形成的相關(guān)技術(shù)文件有:項(xiàng)目初步進(jìn)行審批過程中形成的有關(guān)文件、征地拆遷以及后續(xù)安排的相關(guān)文件、招標(biāo)投標(biāo)過程中形成的文件等等。工程在進(jìn)行施工的過程中以及完工后形成的相關(guān)文件，以某個(gè)工程作為案例進(jìn)行分析，比如該工程在進(jìn)行施工的過程中，首先要做的是審批開工報(bào)告，并及時(shí)記錄和整理施工過程中的相關(guān)資料，同時(shí)施工當(dāng)中的有關(guān)工程的總結(jié)、竣工圖、工程的驗(yàn)收等相關(guān)文件及資料也要進(jìn)行收集與整理。

(二)加強(qiáng)對檔案管理的質(zhì)量控制

我國對檔案管理制定了相關(guān)的法律條例，但絕大多數(shù)都只是進(jìn)行宏觀方面的規(guī)定。在實(shí)際的技術(shù)檔案管理過程中，對技術(shù)文件檔案提出了更高了要求與標(biāo)準(zhǔn)，如果缺乏對應(yīng)的規(guī)定，其控制效果將很難實(shí)現(xiàn)。1.有關(guān)需求特征的分析。在整個(gè)工程管理過程中技術(shù)檔案的管理都要以相關(guān)利益者的需要作為內(nèi)容，并將無縫服務(wù)理念貫穿整個(gè)工程過程中，進(jìn)而提高信息資源的利用效率。同時(shí)要注重提高檔案管理者的服務(wù)意識，并及時(shí)跟蹤服務(wù)技術(shù)檔案形成的過程，一直到工程完工。2.完善反饋制度。要想技術(shù)檔案內(nèi)容完善，就要及時(shí)做好反饋信息的收集工作。其相應(yīng)的方法就是以技術(shù)檔案使用者的需要及愿望作為依據(jù)，進(jìn)而不斷完善和提高技術(shù)檔案管理。

三、結(jié)束語

通過上文的論述，我們可以得知建筑工程技術(shù)檔案在實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的過程中，要不斷的加強(qiáng)收集和整理施工過程中形成的有關(guān)技術(shù)資料及文件，并以需求的特點(diǎn)、制度反饋及計(jì)劃實(shí)行等作為出發(fā)點(diǎn)，以保障并提高技術(shù)檔案管理的質(zhì)量。通過上述文章的研究我們可以得知技術(shù)檔案在進(jìn)行科學(xué)化管理中，由于不同的工程技術(shù)檔案在進(jìn)行管理中的需求也不盡相同，所以上述的方法在其他工程管理應(yīng)用過程中，要考慮到實(shí)際情況，予以合理的應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

[1]李艷紅,劉萬瑞.建筑工程檔案管理的重要性分析及科學(xué)化管理措施[J].門窗,2014,10:150.

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1 水利工程檔案管理在水利工程建設(shè)中的重要性

水利工程檔案能夠詳細(xì)記錄水利工程建設(shè)的全過程，并把所有建設(shè)施工的企業(yè)、材料、設(shè)計(jì)圖等歸納分類保管起來，保證工程建設(shè)的信息資源完成，具有實(shí)用價(jià)值。在水利工程檔案管理過程中，不斷完善管理方式和采用先進(jìn)的管理方法是水利工程檔案管理的核心內(nèi)容，要遵循水利工程的特點(diǎn)和規(guī)律，將檔案有序化建檔，統(tǒng)一管理，提高檔案的可利用價(jià)值。

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是水利工程?n案管理的目標(biāo)，要達(dá)到這一目標(biāo)就必須將檔案管理與水利工程建設(shè)保持同步，甚至要優(yōu)先于工程建設(shè)，通過點(diǎn)滴資源的整理和應(yīng)用，能夠?yàn)轫?xiàng)目決策、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理和項(xiàng)目維護(hù)提供直接參考。水利工程檔案貫穿水利工程建設(shè)和后期管理的全過程，所以每一個(gè)小的參數(shù)的準(zhǔn)確性都是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵，因此在檔案管理中，細(xì)節(jié)尤為重要，要保證檔案資料的完整性，才能夠發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)找到解決問題的方法，幫助水利工程施工和使用提高質(zhì)量與效率。

2 水利工程檔案管理過程中存在的問題

目前水利工程檔案管理工作在諸多的水利工程項(xiàng)目中都已經(jīng)納入計(jì)劃之中，并且成立了專門的檔案管理室，有效地提高了工程項(xiàng)目建設(shè)信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程檔案管理工作不到位，人員配置不合理，檔案使用制度不健全導(dǎo)致檔案管理水平低，操作失誤和檔案丟失問題時(shí)有發(fā)生。

2.1 水利工程檔案管理質(zhì)量問題

水利工程檔案的質(zhì)量與水利工程的質(zhì)量具有直接的聯(lián)系，水利工程檔案是質(zhì)量監(jiān)督與檢查的重要參考依據(jù)，通常水利工程都是由若干個(gè)子工程構(gòu)成，根據(jù)施工進(jìn)度，每完成一項(xiàng)工程都需要進(jìn)行質(zhì)量等級評定和驗(yàn)收，這時(shí)水利工程檔案則是重要的評定依據(jù)，然而一些工程的水利工程檔案完全不可用，這主要是由于檔案與工程建設(shè)不同步，往往都是工程完成后，集中對工程檔案進(jìn)行采集和分類，這導(dǎo)致檔案內(nèi)容與工程建設(shè)的內(nèi)容不完整，工程施工數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，這加大了工程的質(zhì)量評定難度。同時(shí)，檔案的分類與案卷形式不規(guī)范，在對工程進(jìn)行針對性分析時(shí)，檔案無法起到有效的參考價(jià)值，甚至一些施工單位不能及時(shí)上報(bào)檔案材料，導(dǎo)致部分工程無法找到評定依據(jù)。

2.2 水利工程檔案管理人員配置問題

水利工程與其他工程在施工過程和施工管理上有很大的差別，而水利工程檔案管理人員必須要求對水利工程的施工建設(shè)足夠熟悉，能夠?qū)n案科學(xué)分類，根據(jù)項(xiàng)目的施工過程進(jìn)行有序的管理。而現(xiàn)實(shí)檔案管理人員往往都是臨時(shí)抽調(diào)的非專業(yè)人員，他們的工作具有被動(dòng)性特點(diǎn)，都是由施工企業(yè)將檔案移交過來，才開展檔案的分類和管理，沒有積極參與到工程項(xiàng)目建設(shè)之中，這往往會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)等問題，對一些隱蔽工程難以找到有效的檔案與其對應(yīng)，嚴(yán)重影響了工程的質(zhì)量驗(yàn)收。

2.3 水利工程檔案管理規(guī)范性問題

水利工程檔案的管理與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有直接的關(guān)系，由于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，對于檔案管理規(guī)定宣傳不夠，下級部門貫穿不到位，導(dǎo)致工程檔案流向不明確，檔案管理不連續(xù)問題的出現(xiàn)。加之水利工程人員流動(dòng)比較大，參與單位眾多，對于檔案的調(diào)用沒有明確的制度約束，導(dǎo)致借出的檔案無法收回，給檔案管理工作造成很大的損失。這些問題都是由于水利工程檔案管理不規(guī)范所造成的，所以提高水利工程檔案管理水平必須從流程和制度上建立科學(xué)的和強(qiáng)制的體系才能提高水利工程檔案管理水平。

3 提升水利工程檔案管理水平的方法

水利工程檔案管理的水平直接關(guān)系到工程的建設(shè)、監(jiān)理、評級與后期的應(yīng)用與維護(hù)，所以提升水利工程檔案管理水平要循序漸進(jìn)，逐步完善水利工程檔案管理體系，并在工作中不斷創(chuàng)新、不斷發(fā)展，使水利工程檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。本文提出提升水利工程檔案管理水平的方法是從實(shí)際應(yīng)用的角度出發(fā)，首先，完善水利檔案管理制度和流程，建立規(guī)范化的水利檔案管理體制；其次，加強(qiáng)檔案管理的重視力度，建立層級負(fù)責(zé)的檔案人員管理組織結(jié)構(gòu)；最后，提高檔案管理的技術(shù)水平，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，提高檔案管理的效率。

3.1 建立水利工程檔案管理規(guī)范化體制

水利工程檔案管理的規(guī)章制度和管理辦法是提高水利工程檔案管理水平的重要指導(dǎo)，要建立符合工程檔案自身發(fā)展規(guī)律的規(guī)范化體制，從檔案管理的操作、監(jiān)督和使用三個(gè)方面建立具體的申報(bào)審批制度，保證檔案的及時(shí)采集與整理歸檔，并有效地進(jìn)行監(jiān)督。在使用過程中，必須主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批才能夠調(diào)用水利工程檔案，對檔案進(jìn)行跟蹤，按照檔案使用期限及時(shí)收回檔案，保證檔案不會(huì)丟失。

3.2 建立層級責(zé)任制檔案管理組織結(jié)構(gòu)

檔案管理要由專門的部門進(jìn)行管理，由工程項(xiàng)目的主要領(lǐng)導(dǎo)具體抓檔案管理業(yè)務(wù)，通過層級的責(zé)任任務(wù)分配，提高檔案管理的統(tǒng)籌安排水平，檔案管理要上下級逐層監(jiān)督，保證檔案的完整性和有效性，在項(xiàng)目竣工后能夠通過施工檔案與工程一一對應(yīng)，為工程項(xiàng)目的質(zhì)量保駕護(hù)航。此外，要加強(qiáng)檔案管理人員能力水平的培養(yǎng)，使其檔案管理水平與實(shí)際工作能力相匹配，保證檔案管理跟水利工程項(xiàng)目建設(shè)在同一水平線上，能夠真實(shí)地展現(xiàn)水利工程建設(shè)的全過程。

3.3 建立信息化檔案管理體系

篇5

基建檔案正確地分類,是保證卷宗內(nèi)檔案系統(tǒng)整理、編目、利用及運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)。高校檔案管理的重點(diǎn)從過去的文書檔案、教學(xué)檔案、會(huì)計(jì)檔案管理轉(zhuǎn)移到以基建工程建設(shè)為主的科技檔案管理。

根據(jù)國家檔案局制訂的《企業(yè)檔案分類規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》,結(jié)合基建工程檔案的自然形成規(guī)律和特點(diǎn),在保持檔案本身所固有的內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性、便于保管和利用的原則下,將科技檔案分成4大類:基礎(chǔ)工程建設(shè)類、建筑類、設(shè)備類、科研類。根據(jù)高?；窘ㄔO(shè)發(fā)展的重點(diǎn),將基礎(chǔ)工程建設(shè)類作為其中第一大類。其檔案資料屬于所有檔案中最重要的一部分。

2依據(jù)國標(biāo)、行標(biāo),使歸檔基建工程文件材料規(guī)范化

結(jié)合國家頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2001)及住建部頒布的《城鎮(zhèn)基建工程施工及驗(yàn)收規(guī)范》(CJJ33-2005)、《城鎮(zhèn)基建室內(nèi)工程施工與質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》(CJJ94-2009)的標(biāo)準(zhǔn)要求,制訂《基建工程文件歸檔規(guī)定》,對基建工程建設(shè)竣工資料中歸檔文件材料的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充,確定了基建工程文件的歸檔范圍,并對歸檔的文件質(zhì)量做出明確要求。在工程竣工驗(yàn)收時(shí),力求做到歸檔的基礎(chǔ)建設(shè)工程文件內(nèi)容真實(shí)、齊全、系統(tǒng),其歸檔的文件質(zhì)量符合要求。只有這樣,才能為日后檔案利用提供準(zhǔn)確、完整的原始資料。

3文件的內(nèi)容要求

3.1 基建工程文件材料歸檔內(nèi)容

(1)工程依據(jù)文件。

①工程項(xiàng)目建議書、申請報(bào)告及審批文件、批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)文件、施工圖和其它建設(shè)文件;②工程項(xiàng)目建設(shè)合同文件、招投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)變更通告單、工程量清單等;③建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、質(zhì)量監(jiān)督注冊文件、報(bào)建審核書、報(bào)建圖、竣工測量驗(yàn)收合格證、工程質(zhì)量評估報(bào)告;④財(cái)務(wù)文件(預(yù)算書)。

(2)交工技術(shù)文件。

①施工資質(zhì)證書;②圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄、工程變更單(圖)、施工組織設(shè)計(jì)等;③開工報(bào)告、工程竣工報(bào)告、工程保修書等;④重大質(zhì)量事故分析、處理報(bào)告;⑤材料、設(shè)備、儀表等的出廠的合格證明,材質(zhì)書或檢驗(yàn)報(bào)告;⑥施工記錄:隱蔽工程記錄、焊接記錄、管道吹掃記錄、強(qiáng)度和嚴(yán)密性試驗(yàn)記錄、閥門試驗(yàn)記錄、電氣儀表工程的安裝調(diào)試記錄等;⑦竣工圖紙:竣工圖應(yīng)反映隱蔽工程、實(shí)際安裝定位、設(shè)計(jì)中未包含的項(xiàng)目、工程管道與其它市政設(shè)施特殊處理的位置等。

(3)驗(yàn)收合格記錄。

①測量記錄;②隱蔽工程驗(yàn)收記錄;③溝槽及回填記錄;④防腐絕緣合格記錄;⑤焊接外觀檢查記錄和無損探傷檢查記錄;⑥管道吹掃合格記錄;⑦強(qiáng)度和嚴(yán)密性試驗(yàn)合格記錄;⑧設(shè)備安裝合格記錄;⑨儲(chǔ)配與調(diào)壓各項(xiàng)工程的驗(yàn)收及整本驗(yàn)收合格記錄;⑩電氣、儀表安裝測試合格記錄;在施工中受檢的其它合格記錄。

(4)竣工圖。

竣工圖有:①總平面圖:比例為1∶2000或1∶5000;②平面(帶狀)圖:比例為1∶500或以標(biāo)準(zhǔn)地形圖繪制;③縱斷面圖:比例為橫向X∶1∶500,縱向Y∶l∶50或l∶100;④工程及特殊部位(重要的隱蔽工程)施工圖。

(5)工程竣工驗(yàn)收文件(各項(xiàng)工程的程序驗(yàn)收及整體驗(yàn)收記錄)。

①工程竣工總結(jié);②竣工驗(yàn)收記錄;③財(cái)務(wù)決算文件(決算文件及交付使用財(cái)產(chǎn)總表和財(cái)產(chǎn)明細(xì)表)。

(6)監(jiān)理文件。

①監(jiān)理規(guī)劃;②監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題;③監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題;④進(jìn)度控制;⑤質(zhì)量控制;⑥造價(jià)控制;⑦分包資質(zhì);⑧監(jiān)理通知;⑨監(jiān)理工作總結(jié)。

3.2 基建工程文件材料歸檔內(nèi)容

(1)設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)變更文件;(2)設(shè)備、管道組成件、主要材料的合格證、檢定證書或質(zhì)量證明書;(3)施工安裝技術(shù)文件:焊工資格備案、閥門試驗(yàn)記錄、射線探傷檢驗(yàn)報(bào)告、超聲波試驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程記錄、基建管道安裝工程檢查記錄;(4)質(zhì)量事故處理記錄;(5)城鎮(zhèn)基建工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄:基建分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、基建分部(子部分)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、基建單位(子單位)工程竣工驗(yàn)收記錄;(6)其它相關(guān)記錄。

4文件的質(zhì)量要求

(1)歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

(2)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

(3)工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,與工程實(shí)際相符合。

(4)工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料,如碳素墨水、藍(lán)黑墨水,不得使用易褪色的書寫材料,如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。

(5)工程文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰、圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。

(6)工程文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

(7)工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖,竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰,不得使用計(jì)算機(jī)出圖復(fù)印件。

(8)所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

①竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括:“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。②竣工圖章尺寸為80mm×80mm;③竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥,應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。

(9)利用施工圖改繪竣工圖,必須標(biāo)明變更修改依據(jù);凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過1/3的,應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。

(10)不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊》方法(GB/1O6O9.3－89)統(tǒng)一折疊成A4(297mm×210mm),圖標(biāo)露在外面。

5落實(shí)規(guī)章制度、使基建工程文件從形成到歸檔利用制度化

高?；w檔制度的建立是確保各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化。在基建工程檔案管理方面制定相應(yīng)的規(guī)章制度,從而使基建工程文件從形成到整理歸檔直至保管利用都有了一整套管理控制措施。

首先把文件材料的形成、積累、整理、歸檔作為工作程序納入到基建工程建設(shè)、管理的各項(xiàng)規(guī)章制度中。且它們是與建設(shè)的進(jìn)程同步,即“工程立項(xiàng)開工與竣工資料收集同步;工程施工過程與竣工資料形成同步;工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步”。只有把它納入到工程建設(shè)和管理的規(guī)章制度中,并使其規(guī)范化,才能為工程提供完整的竣工資料。其次、把文件材料管理納入到設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位及各施工單位的職責(zé)范圍內(nèi),并納入到各工程計(jì)劃、施工技術(shù)、質(zhì)量管理的制度中。在進(jìn)行工程驗(yàn)收時(shí),文件材料是否完整、準(zhǔn)確、真實(shí)是工程技術(shù)監(jiān)督檢查、質(zhì)量檢查、管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié),是保證工程驗(yàn)收合格的重要因素。沒有完整、準(zhǔn)確的文件材料就不算完成計(jì)劃,沒有質(zhì)量合格的文件材料,工程就不算達(dá)標(biāo),驗(yàn)收就不能通過。

第二,把文件材料管理納入到工程技術(shù)人員崗位責(zé)任制中。明確資料管理人員、工程管理人員、設(shè)計(jì)人員、工程監(jiān)理人員、施工管理人員在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中各自所必須擔(dān)負(fù)的責(zé)任,并進(jìn)行考核?？⒐べY料的歸檔控制:為了確保已竣工的檔案資料按時(shí)歸檔,確定了財(cái)務(wù)部門必須在得到檔案室關(guān)于竣工資料已歸檔的簽章后方可進(jìn)行工程尾款結(jié)算這一內(nèi)部制度,保證了竣工資料的歸檔率達(dá)100%。檔案的移交:工程竣工后由工程承辦部門編制資料移交目錄,按目錄清單向檔案室歸檔,雙方簽章,各持一份,以示憑據(jù)。

6加強(qiáng)信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)基建工程數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化

為了提高基建工程及其設(shè)施的監(jiān)控及管理水平,科學(xué)、準(zhǔn)確、有效地掌握全市基建管理信息,可以建立SCADA系統(tǒng)、GPS衛(wèi)星定位系統(tǒng)、GIS基建地理信息系統(tǒng)。檔案部門配置主要以管理工程建設(shè)檔案為主的檔案管理系統(tǒng)。

(1)基建信息管理:為了準(zhǔn)確把握地下管線信息,GIS部門在每項(xiàng)管線工程竣工后,根據(jù)管線竣工圖現(xiàn)場測量并結(jié)合GPS坐標(biāo)定位,形成詳細(xì)、準(zhǔn)確數(shù)據(jù)后輸人到GIS系統(tǒng),形成了一套完整的基建管網(wǎng)分布圖。對于管網(wǎng)改造GIS部門也及時(shí)修改,從而實(shí)現(xiàn)了對地下基建管線信息的全面的數(shù)據(jù)化管理。并定期對移交到檔案館的管網(wǎng)數(shù)據(jù)光盤覆蓋更新。確保為高?；窘ㄔO(shè)提供第一手基建信息。

(2)基建工程檔案管理:對已竣工的基建工程。

檔案一套移交檔案館,一套由本單位保管。利用檔案管理系統(tǒng)軟件對歸本單位保管的基建工程檔案進(jìn)行微機(jī)管理,并實(shí)現(xiàn)了對全部室藏檔案的目錄錄入、檢索。通過導(dǎo)入、掃描、攝影等數(shù)碼技術(shù)將一些重要文件的內(nèi)容通過系統(tǒng)中原文管理功能存入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。檔案管理系統(tǒng)軟件的運(yùn)用使基建工程檔案管理更有序、查詢更方便,利用更及時(shí)。并且提高了檔案的查全率和查準(zhǔn)率(我們依據(jù)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》中基建工程著錄項(xiàng)目完善了檔案管理系統(tǒng),使錄入的信息更適應(yīng)基建工程檔案管理的需要)。

綜上所述,高校基建在基建工程建設(shè)中只有嚴(yán)格執(zhí)行了基建工程管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,實(shí)行規(guī)范化管理,并通過工程技術(shù)人員辛勤負(fù)責(zé)工作、才能保證基建工程檔案從形成到歸檔按質(zhì)按時(shí)、井然有序,才能體現(xiàn)基建工程的整體管理水平和質(zhì)量。檔案工作者只有對基建工程檔案的科學(xué)管理、辛勤用心服務(wù),才能實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)利用,才能為高校的工程建設(shè)、決算審計(jì)、基本建設(shè)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準(zhǔn)確的資料及最詳實(shí)的數(shù)據(jù),才能更好地為學(xué)院的基本建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2] 董宏理,韓振華.規(guī)范基建工程建設(shè)行為提高基建工程管理水平[J].城市基建,2009(1).

篇6

中圖分類號：F270/224.33 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1008-4428（2012）11-130 -02

隨著中國石化工程建設(shè)事業(yè)的不斷發(fā)展，中國石化內(nèi)部資源開始了重新組合，原石化系統(tǒng)內(nèi)部的建設(shè)公司和設(shè)計(jì)院，根據(jù)中國石化集團(tuán)總公司的統(tǒng)一部署，將原單一的建設(shè)單位和設(shè)計(jì)單位組合成新的以設(shè)計(jì)、工程項(xiàng)目總承包（EPC）和核心專業(yè)施工為主體的工程公司，因?yàn)閱挝恍再|(zhì)的改變，如何適應(yīng)新的檔案管理方式，加快應(yīng)用電子檔案管理已經(jīng)是擺在我們面前迫在眉睫的任務(wù)。所以，根據(jù)工程公司檔案管理特點(diǎn)，開發(fā)的檔案管理軟件除滿足通用的檔案管理要求之外，還必須充分考慮工程檔案特點(diǎn)。

一、工程檔案管理工作流程圖

工程公司的檔案管理是由文件收集、整理、歸檔、驗(yàn)收、整編、入庫、管理、利用等幾項(xiàng)工作組成。

首先是工程設(shè)計(jì)文件的收集、積累。工程設(shè)計(jì)文件分為項(xiàng)目文件和非項(xiàng)目文件兩類。項(xiàng)目文件包括項(xiàng)目管理文件與設(shè)計(jì)文件，非項(xiàng)目文件是指與項(xiàng)目相關(guān)，但不是在項(xiàng)目活動(dòng)中產(chǎn)生的文件資料，如科研、標(biāo)準(zhǔn)及設(shè)計(jì)參考資料。文檔人員在文件收集、積累完成后，進(jìn)行整理編目，交付檔案室歸檔，檔案室在接到歸檔文件后，按照檔案管理規(guī)定檢查驗(yàn)收，然后整編登記，歸入檔案庫房中相應(yīng)的柜架進(jìn)行保管。對庫存檔案進(jìn)行管理是檔案室的重要工作，它包括整理檔案資料，編制檔案目錄和索引工具，檔案的鑒定與銷毀，根據(jù)用戶的不同的需求提供檔案利用服務(wù)。

二、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

根據(jù)檔案管理流程，可以按照管理過程將檔案管理系統(tǒng)劃分為文件整理過程，歸檔驗(yàn)收過程，檔案管理過程，檔案利用過程，系統(tǒng)管理工程等幾個(gè)部分。

（一）文件整理過程

項(xiàng)目文檔管理人員在獲得的分配的項(xiàng)目后，即可進(jìn)行項(xiàng)目文件的收集整理理工作，在本人負(fù)責(zé)的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗(yàn)收。項(xiàng)目文件整理過程包括a、項(xiàng)目立項(xiàng)（包括項(xiàng)目申請、項(xiàng)目登記、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目組成員等）；b、項(xiàng)目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對項(xiàng)目文件的生成、收集、積累、歸檔過程，系統(tǒng)監(jiān)控。d、非項(xiàng)目文件的存檔準(zhǔn)備。

（二）歸檔文件驗(yàn)收過程

檔案人員和文檔人員歸檔文件驗(yàn)收過程是靠“歸檔申請單”和“驗(yàn)收通知單”進(jìn)行聯(lián)系的。文檔人員在進(jìn)行文件歸檔時(shí)應(yīng)向系統(tǒng)發(fā)出“歸檔申請單”，檔案管理員接到“歸檔申請單”后，便可根據(jù)其中所列目錄調(diào)閱對應(yīng)的文件進(jìn)行檢查驗(yàn)收，驗(yàn)收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫，同時(shí)向文檔人員發(fā)出“驗(yàn)收通過通知”，否則，向系統(tǒng)發(fā)出“返回修改通知”。

（三）檔案管理過程

檔案管理過程包括以下幾項(xiàng)工作：a、對庫存檔案進(jìn)行整理編排　組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護(hù)管理；c、定制報(bào)表，生成報(bào)表數(shù)據(jù)；d、檔案日常管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（包括庫房溫濕度記錄，庫房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。

（四）檔案利用過程

系統(tǒng)應(yīng)向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級下載、實(shí)物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統(tǒng)計(jì)，檔案的修改與復(fù)制，對外發(fā)圖管理。

（五）系統(tǒng)管理過程

系統(tǒng)管理過程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理；c、制作檔案數(shù)據(jù)光盤；d、定義檔案數(shù)據(jù)類型及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；e、審批過程的管理。

三、檔案管理軟件軟件模塊的劃分

系統(tǒng)共包括8個(gè)模塊：項(xiàng)目管理、歸檔管理、驗(yàn)收管理、檔案管理、利用管理、審批管理、統(tǒng)計(jì)管理、系統(tǒng)管理。如下圖所示：

（一）項(xiàng)目管理功能模塊對應(yīng)現(xiàn)在文檔組采用的項(xiàng)目管理軟件，包括項(xiàng)目的立項(xiàng)、項(xiàng)目配置、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目查詢這四個(gè)功能

（二）歸檔管理功能模塊包括：文件的輸入，文件修改，文件導(dǎo)入，可連接掃描的PDF電子文件，可發(fā)送“歸檔申請單”，可查詢“存檔狀態(tài)”。

（三）驗(yàn)收管理功能模塊包括：項(xiàng)目驗(yàn)收與歸檔驗(yàn)收。項(xiàng)目驗(yàn)收主要是驗(yàn)收項(xiàng)目立項(xiàng)是否正確，數(shù)據(jù)是否正確齊全。歸檔驗(yàn)收主要功能是歸檔數(shù)據(jù)的驗(yàn)收、入庫是否完備齊全，對驗(yàn)收結(jié)果評論，并發(fā)出“出錯(cuò)信息修改單”。

（四）檔案管理功能模塊包括：工程檔案領(lǐng)號、檔案整編管理、檔案密級管理、檔案鑒定管理、檔案庫房管理（包括排位圖、庫房溫濕度記錄）、檔案維護(hù)管理（對已有的檔案數(shù)據(jù)增減修改）。

（五）檔案利用管理

利用管理分為兩部分，1、電子檔案的利用：包含電子檔案的查詢，電子檔案的瀏覽　復(fù)制　打印管理。2、實(shí)體檔案的利用：包括利用實(shí)體檔案審批手續(xù)，實(shí)物檔案條碼管理，實(shí)物檔案借閱歸還記錄。

（六）審批管理：包含檔案利用審批申請，利用審批查詢，審批權(quán)限管理等。

（七）檔案統(tǒng)計(jì)管理：統(tǒng)計(jì)管理的主要功能是完成各種統(tǒng)計(jì)工作，包括項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)，歸檔統(tǒng)計(jì)，利用統(tǒng)計(jì)，電子檔案匯總統(tǒng)計(jì)，實(shí)物檔案匯總統(tǒng)計(jì)等。

（八）檔案系統(tǒng)管理：主要功能是完成系統(tǒng)的全部定制工作及監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行情況。包含用戶管理功能（建立部門、組、用戶，定義角色、授權(quán)）；在線監(jiān)控功能：可查詢所有登錄過系統(tǒng)用戶的詳細(xì)信息，并禁止特定用戶登錄）日志管理功能，可按日志事件組合條件查詢系統(tǒng)的使用日志，可將日志導(dǎo)入導(dǎo)出。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)功能：可對檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括，檔案分類碼，檔案密級、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)階段，歸檔整編數(shù)據(jù)修正。

數(shù)據(jù)備份與修復(fù)功能，如遇異常情況數(shù)據(jù)系統(tǒng)遭到破壞，可及時(shí)恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

工程檔案管理系統(tǒng)除以上的基本功能之外，還需要考慮增加單獨(dú)的數(shù)字化管理接口模塊，隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工具和手段也發(fā)生了日新月異的變化。包括掃描儀，數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)、條形碼設(shè)備在檔案部門不斷應(yīng)用，故在設(shè)計(jì)工程檔案管理軟件時(shí)必須預(yù)留能調(diào)用這些數(shù)碼設(shè)備和專業(yè)軟件的接口。

工程檔案管理系統(tǒng)的總體目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)圖文自動(dòng)歸檔，電子編目、曬圖、復(fù)用、查詢審批、利用統(tǒng)計(jì)、工程領(lǐng)號的自動(dòng)化管理。

隨著電子信息的不斷發(fā)展，檔案管理手段也發(fā)生巨大的轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的檔案管理向數(shù)字化檔案管理過程已不可逆轉(zhuǎn)。如何在新的形勢下，加強(qiáng)檔案信息化管理，充分開發(fā)和應(yīng)用檔案管理軟件，我們必須予以重視。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].中國人民大學(xué)出版社.

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中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

由于檔案建設(shè)缺乏規(guī)劃性，沒有對檔案的重要性引起足夠的重視，大部分的檔案流于形式化，火力發(fā)電廠檔案管理工作存在著很大的問題，所做的檔案工作也只是為了應(yīng)對上面的檢查而開展的。在這種意識之下，所做到檔案當(dāng)然是不完善的了，檔案甚至是用了很多編造的資料，缺乏起碼的真實(shí)性。在這種影響之下，檔案工作長期受到了很大的制約。所以要建立完善火力發(fā)電工程建設(shè)中的檔案管理，就要針對解決以下問題。

1.工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性

1.1文件的形成。

檔案管理職責(zé)中，做到早期介入，中間檢查。制定工程檔案現(xiàn)場檢查制度和工程檔案資料管理辦法。本著“誰施工誰負(fù)責(zé)編制”的原則，建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位根據(jù)各自承包的工作內(nèi)容、范圍和職責(zé)，盡早分別進(jìn)行歸檔范圍規(guī)定的文件材料和圖紙的收集、分類、整理組卷。

1.2文件的收集。

一個(gè)完整的基建工程項(xiàng)目要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管機(jī)關(guān)、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等許多部門。

建設(shè)單位主要負(fù)責(zé)根據(jù)上級文件精神，制定本項(xiàng)目文件材料歸檔制度；收集、整理在項(xiàng)目管理中設(shè)備材料的招、投標(biāo)文件、訂貨合同及變更、協(xié)調(diào)、索賠等文件材料；收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件。

項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；審核、簽署竣工文件，并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。

施工單位負(fù)責(zé)收集、積累、整理各承包工程范圍內(nèi)的檔案文件，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向建設(shè)單位移交。

1.3項(xiàng)目文件整理與歸檔。

根據(jù)文件的形成階段規(guī)律和查找規(guī)律分別組卷，管理性文件按問題、時(shí)間組卷，圖紙按單位工程或者專業(yè)組卷；綜合性文件主要是指在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段形成的涉及范圍廣泛的文件，立卷應(yīng)按問題前后時(shí)間的順序進(jìn)行；施工文件的組卷要符合各自的形成規(guī)律，一般來說，原材料、構(gòu)件的出廠證明是按批量形成，試驗(yàn)報(bào)告按結(jié)構(gòu)形成，質(zhì)量檢查、評定記錄是先形成分項(xiàng)、分部工程評定記錄，最后形成單位工程評定記錄。照片檔案的整理中，單張照片說明的填寫順序格式，如題名、文字說明、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、攝影者等。

1.4竣工文件編制要求。

竣工文件編制。項(xiàng)目施工及調(diào)試完成后，施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際情況按國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及合同規(guī)定的要求編制項(xiàng)目竣工文件。結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際情況，對施工文件、施工圖及設(shè)備技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和更改情況進(jìn)行核實(shí)，并按要求修改或補(bǔ)充標(biāo)注到相應(yīng)的文件上。

竣工圖的編制。項(xiàng)目竣工圖完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況?？⒐D內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合。所有竣工圖由編制單位逐張加蓋簽署竣工圖章，竣工圖章中的內(nèi)容填寫齊全、清楚?？⒐D編制完成后，監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或短缺時(shí)及時(shí)修改和補(bǔ)齊。

2.探討火力發(fā)電企業(yè)檔案管理工作的途徑和方法

2.1加快電子檔案管理人員培養(yǎng)和人才儲(chǔ)備步伐

社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，使檔案管理工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理模式都發(fā)生了很大的變化。我們可以注意到，檔案管理工作由以前的保管、記錄活動(dòng)的證據(jù)，演變?yōu)槟壳斑@種證據(jù)的確實(shí)產(chǎn)生，進(jìn)而確保上述活動(dòng)本身有可信證據(jù)作為證明。檔案管理人員也因此由以前的文獻(xiàn)記錄者、保存者、變?yōu)闄n案遺產(chǎn)的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者、整理者、演變?yōu)樵跈n案形成過程中，明確歷史責(zé)任感的積極干預(yù)者。這一系列的巨大變化，迫使我們盡快地調(diào)整自己的工作思路和方式，來迎接電子時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)。如何迎接這一歷史性的變革，關(guān)鍵是要提高當(dāng)前檔案管理工作者如何掌握和應(yīng)用新的科技知識，更好的服務(wù)于社會(huì)。各級政府、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者以及檔案館的領(lǐng)導(dǎo)也越來越意識到，電子文件檔案管理人才在信息化管理工作中的重要性，紛紛投入資金，引進(jìn)先進(jìn)的電子文件檔案管理程序和人才，同時(shí)也清醒地認(rèn)識到目前的檔案人員知識結(jié)構(gòu)方面存在的問題。為此，加強(qiáng)檔案館現(xiàn)有人員的繼續(xù)培訓(xùn)是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作。如何提高現(xiàn)有人員的業(yè)務(wù)能力，這就要靠我們的管理者，根據(jù)人員的知識結(jié)構(gòu)水平，全面制定并明確每個(gè)人的培訓(xùn)計(jì)劃和目標(biāo)，定期進(jìn)行全面業(yè)務(wù)知識的考評。建立和完善館與館之間的技術(shù)交流平臺，從中發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、儲(chǔ)備電子文件檔案管理的人才。

2.2進(jìn)一步推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的要求是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，滯后的管理理念和應(yīng)用軟件的魚目混雜，直接影響了電子文檔檔案管理系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是管理環(huán)境沒有充分得以提高和發(fā)揮。筆者認(rèn)為，對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次跨越，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2.3抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)是關(guān)鍵

目前，火力發(fā)電廠檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)、工作站。服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟與否，直接影響到數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合實(shí)際。因此，要避免發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。

2.4建立完善發(fā)電廠電子文件全過程管理制度

火力發(fā)電廠電子文件全過程管理中有關(guān)維護(hù)其信息安全方面的措施，首先要加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理。電子文件是由人制作的，其存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進(jìn)行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、沒有良好的工作作風(fēng)的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴(yán)格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實(shí)性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界影響。加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴(yán)格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實(shí)性的重要措施。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況，確保電子文件形成、處理、保管過程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。

3.結(jié)束語

火力發(fā)電廠檔案工程建設(shè)的重要性是顯而易見的，需要相關(guān)的企業(yè)引起重視，把檔案工作當(dāng)成一項(xiàng)必要的工作來抓。檔案的工作者則應(yīng)該本著負(fù)責(zé)的態(tài)度，扎扎實(shí)實(shí)做好每一步的工作。以求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，與檔案管理的其它方面一起與時(shí)俱進(jìn)，有效地控制這項(xiàng)工作，從而更好地利用這項(xiàng)資源。

參考文獻(xiàn)

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一、《文書與檔案管理》教學(xué)方法改革的必要性

隨著社會(huì)發(fā)展、學(xué)校擴(kuò)招，大批畢業(yè)生涌向市場。市場上出現(xiàn)了“就業(yè)難、招工難”的現(xiàn)象，為何？因?yàn)槠髽I(yè)缺的是技能人才，而應(yīng)屆畢業(yè)生實(shí)踐技能水平低。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及以及新型辦公設(shè)備的出現(xiàn)、公文和檔案電子化，傳統(tǒng)模式的辦公室文書、檔案工作方法得到改進(jìn)。這些對技工學(xué)校文秘專業(yè)學(xué)生處理文書、管理檔案的技能提出了新要求。

另外，技工學(xué)校的學(xué)生學(xué)習(xí)基礎(chǔ)相對薄弱，自我控制能力較弱，缺乏學(xué)習(xí)興趣。只有通過改變教學(xué)方法，提高學(xué)生學(xué)習(xí)興趣，培養(yǎng)他們的動(dòng)手能力，提高專業(yè)技能。

二、《文書與檔案管理》教學(xué)中存在的問題

1.教學(xué)方法單一

以往該課程教學(xué)以理論講授為主，教學(xué)方法老套，上課枯燥，嚴(yán)重制約了學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性和創(chuàng)新性。

2.教學(xué)中理論脫離實(shí)踐

教學(xué)中，主要講授知識點(diǎn)，甚至有些實(shí)踐內(nèi)容都改為口頭傳授。比如，講授關(guān)于電腦處理公文、檔案等知識時(shí)，學(xué)生基本上接觸不到電腦、檔案辦公環(huán)境、文書處理的辦公設(shè)備等。學(xué)生的動(dòng)手能力得不到鍛煉，只能紙上談兵。

3.教材落后

我國公文處理、檔案管理在逐步優(yōu)化，不斷發(fā)展。傳統(tǒng)的教材沒有與時(shí)俱進(jìn)，知識陳舊。比如，計(jì)算機(jī)輔助管理在檔案管理中的地位日益突顯。教材中闡述這方面的內(nèi)容比重太少，不足以讓學(xué)生深入了解該知識點(diǎn)。又如教材理論知識多，內(nèi)容很少涉及到實(shí)踐環(huán)節(jié)、工作情景模擬等，不能為學(xué)生提供工作環(huán)境所要求的知識。

三、《文書與檔案管理》課程教學(xué)改革方法

《文書與檔案管理》課程要改變以往教學(xué)中的弊端，除了采用傳統(tǒng)的講授方式之外，可采取以下教學(xué)方式：

1.案例分析法

案例分析法是以學(xué)生為中心、對現(xiàn)實(shí)問題進(jìn)行交互式探討的過程，改變了過去教師“滿堂灌”、學(xué)生被動(dòng)學(xué)習(xí)的局面。在案例分析教學(xué)的過程中，可靈活使用講授法、討論法和角色互換法等進(jìn)行教學(xué)，以取得更好的教學(xué)效果。

比如，講解檔案庫房管理要求時(shí)，要求學(xué)生分析一個(gè)新建檔案館內(nèi)照明條件的案例，大家討論、分析這個(gè)檔案館設(shè)計(jì)是否有問題，運(yùn)用所學(xué)知識發(fā)表見解，教師總結(jié)，得出此檔案館設(shè)計(jì)違背了防光原則。又如播放北京衛(wèi)視《檔案》欄目中的紀(jì)錄片《溥儀新生記》，片中有證明清朝末代皇帝溥儀如何改造成功的檔案資料。要求學(xué)生討論分析紀(jì)錄片中出現(xiàn)了何種類型的檔案，以及分析檔案利用的途徑和重要性問題。這些方法能讓學(xué)生鞏固所學(xué)知識，提高實(shí)踐運(yùn)用能力，培養(yǎng)分析能力、判斷能力、解決問題的能力。

2.課堂專題討論法

課堂專題討論是針對教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)內(nèi)容開設(shè)的參與式教學(xué)環(huán)節(jié)，能以學(xué)生為中心，讓學(xué)生多參與課堂，培養(yǎng)他們獨(dú)立思考、解決問題的能力以及創(chuàng)新性思維。

《文書與檔案管理》教學(xué)中，首先，教師要選擇好難度適中、值得討論的選題；選題要考慮技工學(xué)校學(xué)生的知識積累，能讓學(xué)生結(jié)合理論聯(lián)系實(shí)際展開討論，避免討論冷場。比如采用“比較紙質(zhì)檔案、新型載體檔案保管，并舉例說明各自的優(yōu)缺點(diǎn)”的選題。這兩種檔案的很多原始資料是學(xué)生經(jīng)常在生活中接觸的，如文件、照片、錄像帶等，學(xué)生容易理解。

其次，是課堂分小組討論，一般以5人左右為宜。技校的學(xué)生自我控制能力有待加強(qiáng)，學(xué)習(xí)主動(dòng)性不夠高。人數(shù)過多，個(gè)別學(xué)生濫竽充數(shù)或者干私事。人數(shù)過少，達(dá)不到集思廣益的效果。在討論會(huì)上，每個(gè)學(xué)生都有機(jī)會(huì)暢所欲言，甚至那些平時(shí)不愛發(fā)言的學(xué)生在比較輕松的課堂氣氛中也能加入小組討論中來。在學(xué)生討論期間，教師要巡堂指導(dǎo)，起到監(jiān)督、指導(dǎo)作用。

討論結(jié)束，每組派代表發(fā)言，促進(jìn)各組交流意見，擴(kuò)大他們的思考角度，保證討論效果。最后，教師小結(jié)。

3.講練相結(jié)合

《文書與檔案管理》課程知識是技工學(xué)校文秘專業(yè)學(xué)生必考證――秘書資格證的重要內(nèi)容。教師要結(jié)合考證內(nèi)容，布置適合學(xué)生做的練習(xí)，讓學(xué)生多思考，鞏固所學(xué)知識，為文秘專業(yè)學(xué)生考證打下良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，教師可從學(xué)生做練習(xí)中掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，改進(jìn)教學(xué)方法。

4.專題講座法

文秘專業(yè)教師的知識面、實(shí)踐能力有限，需要請一些企事業(yè)單位的檔案管理人員不定期地做有關(guān)文書與檔案管理的專題講座。通過講解他們的工作體會(huì)，學(xué)生能更多地了解工作實(shí)際情況，從而借鑒他們寶貴的經(jīng)驗(yàn)，在今后的學(xué)習(xí)、工作中少走彎路。

5.實(shí)踐教學(xué)法

實(shí)踐教學(xué)法，即安排一定課時(shí)組織學(xué)生在校內(nèi)檔案室、辦公室或校外實(shí)習(xí)基地從事具體的文書處理、檔案管理環(huán)節(jié)，將理論知識直接運(yùn)用于實(shí)踐工作，培養(yǎng)動(dòng)手操作能力，增加工作體驗(yàn)感。實(shí)習(xí)期間，學(xué)校還可聘請檔案專家講課、現(xiàn)場指導(dǎo)，進(jìn)一步提高學(xué)生技能。

6.情境模擬教學(xué)法

教學(xué)中可加大實(shí)訓(xùn)比重，進(jìn)行角色扮演、情景模擬等形式的情景模擬教學(xué)。比如，設(shè)定一個(gè)收文、發(fā)文的工作情景，學(xué)生扮演各種角色，模擬收發(fā)文的工作流程，完成情景中所要求的文書寫作內(nèi)容。學(xué)生能深刻理解收發(fā)文的流程以及文書的寫作格式，培養(yǎng)他們的團(tuán)隊(duì)合作能力。教師還可將學(xué)生的情景模擬錄成視頻文件，播放給學(xué)生看，學(xué)生找出情景模擬中出現(xiàn)的問題，教師及時(shí)指正，達(dá)到最終教學(xué)效果。

又如，教師指導(dǎo)學(xué)生模擬進(jìn)行檔案紙質(zhì)分類，擬寫案卷標(biāo)題，編制立卷類目、檔號、目錄、備考表等。教師還可提供部分新型載體文件，讓學(xué)生上機(jī)房模擬管理電子文件、對新型載體文件歸檔。這培養(yǎng)學(xué)生熟練應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)、從事文件與檔案管理和各類信息處理的能力。

7.參觀調(diào)查法

教學(xué)中，教師不定期組織學(xué)生參觀檔案管理部門，比如檔案館、檔案室、辦公室等。讓他們實(shí)地了解檔案部門的工作現(xiàn)狀以及不同種類檔案管理方法等。要求學(xué)生結(jié)合所學(xué)專業(yè)知識，撰寫調(diào)查報(bào)告。參觀調(diào)研能培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)素養(yǎng)和調(diào)查研究能力，讓他們深刻理解檔案管理實(shí)際情況。

除了以上七種教學(xué)方式之外，還可以通過更新教學(xué)內(nèi)容、改變考核方式等來改變《文書與檔案管理》課程傳統(tǒng)的教學(xué)模式。該課教師可與校外文書檔案實(shí)訓(xùn)基地共同制定教學(xué)大綱、授課計(jì)劃、實(shí)訓(xùn)計(jì)劃和方案，編寫適合技校學(xué)生學(xué)習(xí)且與時(shí)俱進(jìn)的校本教材?？己朔绞缴?，將實(shí)訓(xùn)成績、測驗(yàn)成績、課堂提問、課后作業(yè)、調(diào)研報(bào)告、課堂練習(xí)、期末閉卷考試相結(jié)合，促進(jìn)學(xué)生技能操作能力的提高，以適應(yīng)社會(huì)對文秘人才的要求。

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篇9

Abstract: urban construction archives based on Geographic Information System Based on the combination of GIS, archivesclassification management mode, is a leap of traditional managementmode, but also the future development trend of urban construction archives management, so that the urban construction archives into a new field.

Keywords: geographic information system; urban construction archives; application;

中圖分類號：TU74文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：2095-2104(2013)

地理信息系統(tǒng)從50年代開始提出概念到現(xiàn)在，不斷得到發(fā)展和完善，并廣泛得到應(yīng)用。日益發(fā)展起來的城市信息系統(tǒng)作為地理信息系統(tǒng)的一個(gè)重要部分，已被視為現(xiàn)代城市建設(shè)管理的一項(xiàng)重要指標(biāo)。80年代，城市地理信息系統(tǒng)開始在我國“登陸”，其影響和作用不斷擴(kuò)大?，F(xiàn)在，我國有十幾個(gè)城市已建立具有一定規(guī)模的城市地理信息系統(tǒng)。各個(gè)城市建立起來的城市地理信息系統(tǒng)在規(guī)模上可能有一定差異，但是，基本上都是以城市基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫為核心，以服務(wù)于建設(shè)各行各業(yè)為目的而進(jìn)行開發(fā)建立的。

(圖一) 一個(gè)完善的城市地理信息系統(tǒng)

一個(gè)完善的城市地理信息系統(tǒng)包含的功能內(nèi)容大致可以用(圖一)進(jìn)行說明。

城建檔案館作為城市建設(shè)檔案資料的中心，從(圖一)可以看出，它是城市地理信息系統(tǒng)的一個(gè)重要的數(shù)據(jù)源。城市地理信息系統(tǒng)可以在城建檔案管理中充分得到運(yùn)用發(fā)展，并可以把城建檔案管理帶入全新領(lǐng)域。雖然目前國內(nèi)充分利用城市地理信息系統(tǒng)來管理城建檔案基本上還是一塊空白，但地理信息系統(tǒng)在城建檔案管理中的廣泛應(yīng)用已是一種勢不可擋的潮流，是大勢所趨。而且，與現(xiàn)在大多采用的檔案管理系統(tǒng)相比，具有極大優(yōu)越性，在許多方面是一般檔案管理系統(tǒng)不可能做到的。

城建檔案館現(xiàn)在對城建檔案的管理是按檔案三級分類進(jìn)行的，微機(jī)自動(dòng)化檔案查詢檢索管理系統(tǒng)也是基于檔案分類分級管理方法而開發(fā)設(shè)計(jì)的。城建檔案的分類分級管理方法，確實(shí)使城建檔案進(jìn)入了科學(xué)有序的管理階段，應(yīng)該說是一個(gè)較好的管理方法。然而，城建檔案不同于文書檔案，也不同于圖書資料，它具有自己的特點(diǎn)，筆者在長期的檔案管理過程中，發(fā)現(xiàn)檔案的分類分級管理及微機(jī)自動(dòng)化檢索查詢在管理、操作上有一定難度。地理信息系統(tǒng)應(yīng)用于城建檔案管理不僅對傳統(tǒng)管理方法是一個(gè)有益補(bǔ)充，而且可以把城建檔案事業(yè)建設(shè)引向一個(gè)全新領(lǐng)域。

城建檔案按門類劃分為十八個(gè)大類，一百多個(gè)屬類。但是，如果對城建檔案按性質(zhì)劃分，大體可以分為三方面：

①城市基礎(chǔ)信息的檔案資料(如規(guī)劃、地形勘測、道路管線等)；

②城市建設(shè)業(yè)務(wù)管理檔案資料；

③工程性質(zhì)檔案資料(含聲像)。

對于城市基礎(chǔ)信息方面的檔案資料的管理，由于城市地理信息系統(tǒng)具有強(qiáng)大的圖形功能，不僅能建立圖形數(shù)據(jù)庫，而且能建立圖形要素的拓?fù)潢P(guān)系，具有較強(qiáng)的多層次空間疊置分析統(tǒng)計(jì)功能，既可以保持對城市歷史基礎(chǔ)信息資料的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析功能，又可以保持城市基礎(chǔ)信息資料的現(xiàn)時(shí)性，實(shí)現(xiàn)城市信息資料的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)、準(zhǔn)確、方便、可靠地提供利用，是一般檔案管理軟件系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)的。

對于城市建設(shè)業(yè)務(wù)管理方面的檔案資料，由于其直接形成于城市建設(shè)的各個(gè)部門，有一定的時(shí)間順序，條目清楚，只需建立一個(gè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(最好在地理信息系統(tǒng)的支持下)，就可以方便地對有關(guān)資料進(jìn)行管理查詢。

城建檔案材料中量最多、最復(fù)雜的就是工程檔案?，F(xiàn)在城建檔案館對工程檔案按門類進(jìn)行劃分，利用微機(jī)，基本上能夠完成檔案的科學(xué)有序、自動(dòng)化迅速檢索的管理過程。就這一點(diǎn)而言，由于地理信息系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)側(cè)重的是圖形屬性，似乎與工程檔案的管理沾不上邊?？墒?，現(xiàn)在檔案目錄分類分級的管理方法及微機(jī)自動(dòng)化檢索管理方法在操作上有時(shí)不好把握，而利用地理信息系統(tǒng)恰恰可以彌補(bǔ)這一方面的不足。

城建檔案傳統(tǒng)管理方法在管理操作過程中不好把握之處，體現(xiàn)在以下幾方面：

一、城建檔案按大類、屬類、小類進(jìn)行劃分，有時(shí)在大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間不好把握與操作，處于模棱兩可，不知所措的境地。

二、城建檔案按門類進(jìn)行管理，庫房里大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間都需要預(yù)留空間，既浪費(fèi)庫房、空調(diào)，同時(shí)還不可避免地要經(jīng)常發(fā)生倒柜現(xiàn)象，增大工作量。

三、更為嚴(yán)重的是，微機(jī)自動(dòng)化檢索問題。微機(jī)自動(dòng)化管理檢索就是要達(dá)到方便、快速、準(zhǔn)確、可靠的效果，必須注意避免微機(jī)檢索出現(xiàn)陰差陽錯(cuò)、張冠李戴.及“死”檔現(xiàn)象。然而，基于使用分類分級管理方法而開發(fā)的管理數(shù)據(jù)庫軟件，往往不可避免地出現(xiàn)這種現(xiàn)象。

常規(guī)工程檔案的檢索方法大體分為以下幾種：分類號檢索法、時(shí)間檢索法、地點(diǎn)檢索法、名稱檢索法(工程名稱、單位名稱)等。分類號檢索法，要求分類正確而不含糊；時(shí)間檢索法，要求能提供確切的時(shí)間，然而隨著時(shí)間的推移，經(jīng)辦人員的調(diào)離，不可能知道得很確切；地點(diǎn)檢索法，由于地點(diǎn)范圍廣而含糊，也不好操作把握。上述提到的檢索方法，都只是縮小到一定的檢索范圍，還不能快速、準(zhǔn)確、唯一地查詢到所需要的檔案，都必須再利用名稱檢索法。

工程從報(bào)建到竣工以及管理過程中，工程名稱有其重要的意義，然而，由于工程名稱的更改、籠統(tǒng)、不規(guī)范等原因，就給檔案管理、微機(jī)自動(dòng)化檢索造成困難和麻煩。其表現(xiàn)在：·

①工程名稱更改問題

工程從報(bào)建到竣工及其管理過程中，歷經(jīng)時(shí)間長，由于一些客觀需要，名稱說法會(huì)有所變化，若建設(shè)管理單位沒有及時(shí)作出有關(guān)說明，勢必給檔案管理造成混亂。尤其是小區(qū)建設(shè)中，一期商品房的幢號到二期建設(shè)，常有隨便更改現(xiàn)象。

②工程名稱的含糊、籠統(tǒng)、重復(fù)問題

例如：xx單位住宅樓、辦公樓、綜合樓，xx學(xué)校的教學(xué)樓、綜合樓，甚至出現(xiàn)xx房地產(chǎn)開發(fā)公司商品房、安置房等工程名稱，這些工程名稱隨著時(shí)間的推移，就會(huì)出現(xiàn)重復(fù)、混亂現(xiàn)象。

③單位名稱問題

單位名稱也是五花八門，全稱與簡稱、機(jī)構(gòu)的調(diào)整增減、歸口隸屬關(guān)系的變化、名稱的更改等，都給檔案管理檢索帶來困難。單位名稱編碼，雖可靠準(zhǔn)確，但不直接。

④名稱寫法輸入的規(guī)范性問題

篇10

我國國內(nèi)的檔案管理水平，雖然與國外的先進(jìn)管理水平還有著不小的差距，但是已然采用了較多的管理方法和管理設(shè)備，整體的管理狀況也有了很大地改變。在很長的一段時(shí)間里，我國的檔案管理水平處于十分低的狀態(tài)，而其中的原因主要在于工作內(nèi)容地缺失上，很多的企事業(yè)單位，在最初的發(fā)展階段，并沒有太多的工作內(nèi)容，相應(yīng)地，也不會(huì)有太多的信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生，因而不需要進(jìn)行檔案信息管理。但隨著時(shí)代地變化，我國的檔案管理逐漸成為了提升整體工作效率的重要內(nèi)容，進(jìn)而人們加大了對其的重視，并采用了相關(guān)的先進(jìn)管理設(shè)備和辦法，以提高整體的管理效益，優(yōu)化工作進(jìn)程。但是，并不是所有的先進(jìn)管理辦法，都適合國內(nèi)的企事業(yè)單位，不同的企事業(yè)單位，在檔案管理的內(nèi)容和機(jī)制上，也會(huì)存在較大的不同。于是，很多的企事業(yè)單位，雖然實(shí)時(shí)地引進(jìn)了其他優(yōu)秀企業(yè)的檔案管理方法，但是所產(chǎn)生的效益十分小，許多時(shí)候甚至不能滿足當(dāng)前工作的真實(shí)需求，與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r相違背?，F(xiàn)階段，我國的企事業(yè)單位檔案管理，不應(yīng)該隨意地引入檔案管理方法，如果不根據(jù)自身的實(shí)際狀況，進(jìn)行檔案管理水平科學(xué)化的方法選擇，很容易產(chǎn)生諸多不良的影響。為此，在新時(shí)期的經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)下，國內(nèi)的企事業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)加大檔案管理方法的創(chuàng)新和優(yōu)化，著重關(guān)注自身的發(fā)展方向和實(shí)際狀況，進(jìn)而選取最為科學(xué)合理的管理方法，提升工作效益。

一、現(xiàn)階段我國國內(nèi)檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r

在時(shí)代的迅速發(fā)展中，國外的許多企業(yè)，紛紛進(jìn)行了工作方面的優(yōu)化和創(chuàng)新，對檔案管理工作進(jìn)行了全面地整改。與此同時(shí)，國內(nèi)的企事業(yè)單位也不甘示弱，迅速引進(jìn)了一些先進(jìn)的管理機(jī)制和管理辦法，同時(shí)加大了對檔案信息管理工作的重視，對檔案管理部門進(jìn)行了結(jié)構(gòu)上的細(xì)化。現(xiàn)階段的我國，企事業(yè)單位的檔案管理，有了全新的發(fā)展，整體的工作效益相當(dāng)高，不僅萌生了一些全新的檔案信息數(shù)字化建設(shè)功能，更加在服務(wù)內(nèi)容上進(jìn)行了全方面地拓展，不再拘泥于傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)搜集整理，開始拓展到檔案信息的利用和服務(wù)。這樣的功能，吸引了更多客戶的目光，并使得企事業(yè)單位的服務(wù)對象有了全新的印象。但是，與國外的檔案管理水平相比，我國的檔案管理水平依舊處于較低的狀況。在這個(gè)時(shí)候，許多的企事業(yè)進(jìn)行了實(shí)時(shí)地探索，發(fā)現(xiàn)在管理設(shè)備上已然與國外沒有太大的差距，但是管理辦法的適用性，存在一定的問題。國外的檔案管理辦法選擇，與實(shí)際的企業(yè)管理有著很大程度上的銜接，能夠?yàn)槠髽I(yè)各項(xiàng)工作的開展提供良好的檔案信息基礎(chǔ)。國內(nèi)的檔案管理方法，雖然已經(jīng)有了一定的先進(jìn)性和優(yōu)越性，但是并沒有實(shí)際的效用。而這樣的狀況蔓延了較長的時(shí)間，如果想要從根本上進(jìn)行治愈，必然需要深入地了解當(dāng)前國內(nèi)檔案管理存在的問題，采取針對性地管理方法優(yōu)化，以產(chǎn)生相當(dāng)高的工作效益。

二、現(xiàn)階段我國國內(nèi)檔案管理存在的問題

（一）整體的重視度十分低

我國的檔案管理，一直都沒有得到較為完善的創(chuàng)新和優(yōu)化，很大程度上的原因在于傳統(tǒng)管理思想的阻礙。在我國的企事業(yè)單位工作中，有很多的工作內(nèi)容，并不需要進(jìn)行檔案記錄和管理，主要原因在于這些工作內(nèi)容相對較為簡單，沒有記錄的必要，并且也不會(huì)對以后的工作或者決策產(chǎn)生任何的影響，因而企事業(yè)單位的檔案管理人員，并不會(huì)著重重視檔案管理內(nèi)容，而將更多的心思放在了主體工作效率和質(zhì)量的提升上。這樣的狀況和思想，意味著我國的企事業(yè)單位檔案管理，沒有明確的地位，與主體工作內(nèi)容相脫節(jié)。于是，很多的企事業(yè)單位，并沒有給予檔案管理部門相應(yīng)的權(quán)利，僅僅讓相關(guān)的人員搜集和整理檔案管理內(nèi)容和資料，其他的服務(wù)內(nèi)容則嚴(yán)重匱乏。一些企事業(yè)單位，甚至沒有完善的檔案管理部門，將其中的檔案管理工作交由相關(guān)的部門完成。這項(xiàng)的工作思路，在最初的工作中有一定的可行性，但隨著時(shí)代的不斷變遷，它已經(jīng)無法較好地面對當(dāng)前工作的需要?，F(xiàn)階段的國內(nèi)企事業(yè)單位，所面臨的檔案管理工作是相當(dāng)復(fù)雜的，需要進(jìn)行的事業(yè)工作也越來越多，每一張工作都較為繁雜，其中的內(nèi)容需要明確地記錄下來，便于以后的工作_展。而相當(dāng)一部分的部門沒有完善的檔案管理機(jī)制和方法，于是在整體的工作中，出現(xiàn)了較多的問題。面對這樣的狀況，許多企事業(yè)單位進(jìn)行了實(shí)時(shí)的改革，并加大了對檔案管理部門的重視。但是，這部分重視僅僅是對于企事業(yè)單位的高層管理人員而言，由于長期的習(xí)慣依舊存留，企事業(yè)單位的其他人員，對檔案管理工作的重要性依舊沒有全新的認(rèn)識，甚至檔案管理人員，都將自己的工作內(nèi)容視為可有可無的部分，缺乏工作的積極性和認(rèn)真的工作態(tài)度。

（二）檔案管理部門的投入十分低

在企事業(yè)單位的工作中，人們首先看重的是主體的工作內(nèi)容和工作質(zhì)量，對于檔案管理部門，并不會(huì)進(jìn)行太多地關(guān)注，即使在新時(shí)期的沖擊下，依舊有很多的部門沒有認(rèn)識到檔案管理的價(jià)值所在。為此，當(dāng)前的檔案管理部門，無論在權(quán)利上，還是資金配置上，都有著很大的不足。首先是檔案管理的權(quán)利和職責(zé)內(nèi)容。一直以來，企事業(yè)單位對于檔案管理部門，都沒有賦予較為完善的權(quán)利，主要原因在于檔案管理部門的職業(yè)，在很長的一段時(shí)間都是簡單的檔案搜集整理，并不需要消耗太多的成本，因而也不需要具有太多的工作權(quán)利。隨著時(shí)代的變化，檔案管理部門的工作內(nèi)容不斷地增加，職責(zé)上也有了全面地拓展，從最初的檔案分類管理變成了現(xiàn)如今的檔案利用服務(wù)，甚至形成了全新的檔案數(shù)據(jù)庫。但是，在權(quán)利的賦予上，檔案管理部門依舊沒有得到太大的提升，始終堅(jiān)持著以往的工作機(jī)制。于是，在對某些檔案信息的處理上，需要經(jīng)過多個(gè)部門的審核和批準(zhǔn)，檔案管理部門并沒有太多的權(quán)利，而其中所消耗的時(shí)間十分長，一旦客戶對這份檔案信息的需求十分緊，將會(huì)直接導(dǎo)致提供時(shí)間上的研究，使得客戶產(chǎn)生諸多的不滿。其次，在檔案管理部門的資金投入上，企事業(yè)單位一直將較少的資金投入到其中。一開始，企事業(yè)單位所給予的檔案管理資金十分少，主體原因是因?yàn)闄n案管理部門本身屬于一個(gè)簡單的工作部門，其中的工作流程和工作流程都十分地少，不需要進(jìn)行較多地投入。但隨著時(shí)代的變化，檔案管理部門的工作變得相當(dāng)多，每天還需要面臨多種壓力，而所配置的資金無法實(shí)質(zhì)性地解決檔案管理部門的各項(xiàng)支出問題，這也是導(dǎo)致檔案管理水平難以獲得有效改善的重要原因。

三、提升檔案管理水平科學(xué)化的方法選擇及實(shí)踐

（一）因地制宜，選取最為科學(xué)的檔案管理方法

在整個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理中，檔案管理方法的選擇起著最基礎(chǔ)的作用，而且能夠影響到整體的檔案管理質(zhì)量。因而在提升檔案管理的水平上，需要優(yōu)先選取最為科學(xué)的檔案管理方法。而如何實(shí)現(xiàn)檔案管理方法選擇的科學(xué)化呢？必然需要根據(jù)企事業(yè)單位的實(shí)際狀況進(jìn)行。現(xiàn)如今，我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)速度不斷加快，越來越多的企事業(yè)單位萌生出來，它們的工作內(nèi)容是不一樣的，如果在檔案管理的方法上，選擇的方法過于單一，會(huì)因?yàn)檫@些方法的不適用性，產(chǎn)生較多的發(fā)展阻礙。為了提高檔案管理方法的適用性，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)著重分析企業(yè)內(nèi)部存在的各種問題，并對各種問題進(jìn)行多方面地思考和探討，接著再根據(jù)檔案管理部門的真實(shí)需要，選擇最為切實(shí)的檔案管理方法，并對它的適用性進(jìn)行檢驗(yàn)和分析，一旦出現(xiàn)某一方面的問題，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行迅速地調(diào)整和改善。同時(shí)，對于檔案管理方法的科學(xué)性，需要根據(jù)實(shí)際的檔案管理需求進(jìn)行調(diào)整，在檢驗(yàn)的過程中，要做到切實(shí)有效，不能盲目地進(jìn)行，如果選擇的方法缺乏可行性，很容易對整個(gè)檔案管理，產(chǎn)生多方面的影響。

（二）加大對檔案管理部門的資金投入

對于檔案管理部門而言，開展高效的檔案管理，首先需要的是足夠的資金，如果資金不到位，其他的管理方法和管理機(jī)制即使十分優(yōu)越，也難以產(chǎn)生實(shí)際的管理效益。當(dāng)前國內(nèi)的檔案管理，工作內(nèi)容已然得到了全方面地拓展，不僅需要對工程項(xiàng)目進(jìn)行信息搜集和記錄，還需要對檔案進(jìn)行科學(xué)有效地管理并提供相應(yīng)的服務(wù)，其中的工作流程，所需要消耗的成本十分高，如果沒有資金上的支持，整體的工作效率十分低。同時(shí)，當(dāng)前的檔案管理部門，已然有了全新的工作結(jié)構(gòu)，在檔案管理部門中，設(shè)置了相當(dāng)多的下屬部門，每個(gè)部門分擔(dān)了不同的工作內(nèi)容和職責(zé)，因而所需要的資金也會(huì)相對較多。此外，檔案管理人員的工作積極性，與其薪酬有著最為直接的聯(lián)系。現(xiàn)如今的檔案管理薪資并不高，但是他們的工作內(nèi)容卻在不斷地增長，因而整體的工作積極性嚴(yán)重下降，不愿意從事其中的工作，導(dǎo)致相當(dāng)多的專業(yè)檔案管理員出現(xiàn)了流失的狀況，整體的檔案管理水平也迅速地下降。因此，在新時(shí)代的發(fā)展中，我國的企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)迅速加大對檔案管理部門的資金投入，滿足其實(shí)際的工作需求，進(jìn)而產(chǎn)生較高的工作效益。

結(jié)束語

總而言之，新時(shí)期的檔案管理工作，面R著多重的挑戰(zhàn)，本身的管理機(jī)制和方法上，也存在較多的問題。為了改變這樣的狀況，提升現(xiàn)有的檔案管理水平，企事業(yè)單位需要正確審視當(dāng)前檔案管理存在的問題，并采取科學(xué)有效的措施進(jìn)行應(yīng)對，選取最為科學(xué)的管理方法，相應(yīng)地投入一定量的資金，進(jìn)而使得整體的工作效率大幅度提升，更好地為人們提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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