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篇1

中圖分類號:TU242.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:B 文章編號:1009-9166(2009)08(c)-0123-01

一、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性

(一)高校檔案利用現(xiàn)代化手段的需要。各高校檔案館和各單位所藏的檔案、資料基本上都經(jīng)過規(guī)范化整理,編制了案卷目錄、卷內(nèi)目錄、專題索引等檢索工具。隨著教學(xué)、科研等各項工作的開展,一方面造成各類檔案大量增加,檔案館館藏不斷豐富;另一方面學(xué)校對檔案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用傳統(tǒng)的手工操作,用戶利用檔案時,要反復(fù)調(diào)閱原件并逐個查看,這不僅使大量珍貴檔案受損嚴(yán)重,而且給用戶帶來極大的不便。(二)是社會各界對檔案利用的需要。一流的大學(xué)必須有一流的管理和一流的信息服務(wù),數(shù)字化檔案館就是把照片、底片、基建圖紙、學(xué)籍卡、校內(nèi)外新聞錄像及專題片等數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化,廣大師生和校友要利用檔案,可以在自己的辦公室內(nèi)通過校園網(wǎng)下載、打印。海內(nèi)外校友也可通過互聯(lián)網(wǎng)將自己畢業(yè)后所取得的成果,直接登錄到檔案館服務(wù)器上,將重要獎狀、獎品原樣掃描上載到服務(wù)器。這樣不僅可以大提高檔案利用效率和檔案管理水平,更重要的是通過互聯(lián)網(wǎng)可向全國、全世界宣傳自己的學(xué)校和學(xué)校所取得的累累碩果。(三)是搭建及時采集電子文檔歸檔平臺的需要。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用,幾乎所有師生撰寫論文、專著、起草各種管理性文件,制作各種統(tǒng)計報表,早就應(yīng)用了計算機(jī),這就產(chǎn)生了大量的電子文檔資料和各種信息數(shù)據(jù)庫等等。同時高校數(shù)字化校園環(huán)境的不斷完善,各單位都在校園網(wǎng)上建立了自己的網(wǎng)頁,這又制作了大量現(xiàn)行的網(wǎng)頁電子文檔。

二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的任務(wù)

(一)檔案信息資源建設(shè)。1、將現(xiàn)有館藏檔案信息資源數(shù)字化。其原則是“搶救優(yōu)先、利用優(yōu)先、逐步擴(kuò)展”,指導(dǎo)部分檔案的全文數(shù)字化的實施。所謂搶救優(yōu)先,就是在全文數(shù)字化中優(yōu)先考慮因特定時期,特殊原因造成的檔案形成和保管條件限制而導(dǎo)致部分損毀的檔案、紙質(zhì)較差或酸度較高的檔案,優(yōu)先進(jìn)行了全文數(shù)字化。限于目前檔案信息化資金投入的局限,將這些檔案先行數(shù)字化十分必要。所謂利用優(yōu)生,就是根據(jù)目前高校利用的實際情況,優(yōu)先把“涉民”檔案全文數(shù)字化。把那些涉及人民利益的如:學(xué)生學(xué)籍卡、錄取名冊、成績冊、畢業(yè)生電子注冊編碼、照片、底片、基建圖紙、學(xué)校新聞錄像、專題片等。2、電子文件的收集和歸檔。高校建立起統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理平臺,各單位兼職檔案員要對本單位所產(chǎn)生的電子文檔、網(wǎng)頁及時集、上傳,否則所產(chǎn)生的電子文檔過段時間后會自動刪除,造成電子文檔“自生自滅”,給檔案工作帶來損失。3、檔案網(wǎng)站的建設(shè)(把數(shù)字檔案在網(wǎng)上出來)。提出控制論的數(shù)學(xué)家維納,在其著名的、包含人文關(guān)懷的著作《人與人的用處――控制與社會》中明確指出:信息的價值在于傳播,而不在儲藏,任何“意義”、“價值”一類的判斷,在沒有傳播的情況下都成為無意義與無價值的。檔案部門要及時跟上時代的發(fā)展,盡量采取現(xiàn)代信息處理技術(shù)傳播檔案信息,以最大限度地發(fā)揮檔案的作用。各高校可以建立校園網(wǎng)、外部網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng),同時把上述非保密的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng),向全校各級領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生提供重要檔案全文檢索、目錄信息檢索、照片底片、基建圖紙以及校園新聞錄像等媒體服務(wù)。(三)檔案信息化保障體系建設(shè)1、人才隊伍建設(shè)。人才隊伍建設(shè)包括:信息處理技術(shù)隊伍、計算機(jī)軟件應(yīng)用與數(shù)據(jù)錄用隊伍、檔案信息開發(fā)利用隊伍的建設(shè)。建立數(shù)字化檔案館人才隊伍建設(shè)是關(guān)鍵,因此,各高校要重視檔案隊伍建設(shè),要對年輕的檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育與培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)水平,更新知識結(jié)構(gòu),另一方面,學(xué)校檔案館要不斷引進(jìn)計算機(jī)專業(yè)人才,并對其進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),只有這樣才能使他們既懂業(yè)務(wù)又精通計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。2、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)猶如交通規(guī)則,這是數(shù)字檔案館能否有條不紊、順利建設(shè)的有力保障,現(xiàn)在各高校在建設(shè)數(shù)字檔案館時普遍存在的問題是管理系統(tǒng)不統(tǒng)一,五花八門、自成體系,這樣,不僅造成經(jīng)濟(jì)上的大量浪費,而且各高校之間的經(jīng)驗交流也受阻,不利于發(fā)展。因此,名高校在建設(shè)數(shù)字檔案館時要強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括:管理性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。(四)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1、數(shù)字檔案館的概念結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng),它由四大部分組成,即檔案信息源、檔案信息處理器、檔案信息用戶和檔案信息管理者。利用概念結(jié)構(gòu)最能體現(xiàn)數(shù)字檔案館信息的流向,在數(shù)字檔案館中,檔案信息是從文件形成部門經(jīng)過檔案部門的整理等工作,最后提供給用戶,信息處理器按概念又可分為檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等一系列流程。數(shù)字檔案管的概念結(jié)構(gòu),說明了人與人之間的關(guān)系、人與計算機(jī)之間的關(guān)系。2、數(shù)字檔案館的軟件結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng)必須依靠軟件才能實現(xiàn)其功能,數(shù)字檔案館的軟件就是我們平時所說的管理系統(tǒng)。各高校要根據(jù)自己本單位的實際情況,選擇適合自己的軟件。當(dāng)前國內(nèi)從事數(shù)字檔案館軟件開發(fā)的廠商不少,不同的軟件其結(jié)構(gòu)和功能均不一樣。3、數(shù)字檔案館的硬件結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館的硬件結(jié)構(gòu)是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu),它主要由輸入子系統(tǒng)、輸出子系統(tǒng)、存儲子系統(tǒng)、服務(wù)系統(tǒng)等組成。其中的硬件投入各高?？筛鶕?jù)自己的需要選擇,它主要是描述數(shù)字檔案館硬件的組成部分及其關(guān)系,硬件結(jié)構(gòu)圖還須描述硬件的性能。但性能必須視數(shù)字檔案館的規(guī)模及數(shù)據(jù)量而定,并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。其中輸入子系統(tǒng)包涵著檔案數(shù)字化技術(shù):由掃描儀、照片機(jī)、攝像機(jī)、視頻集等構(gòu)成;輸出子系統(tǒng)包涵有數(shù)字化輸出技術(shù):由打印機(jī)、彩噴機(jī)、畫圖儀、展覽、出版等構(gòu)成;存儲系統(tǒng)包涵有數(shù)字化存儲技術(shù):由磁盤、光盤、磁帶、磁盤陣列等構(gòu)成;服務(wù)系統(tǒng)包涵有數(shù)字化技術(shù):由網(wǎng)上信息、新聞媒體構(gòu)成。

作者單位:湖南人文科技學(xué)院

作者簡介:譚偉貞,女,湖南人文科技學(xué)院綜合檔案室。

參考文獻(xiàn):

篇2

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）07-0171-02

高校數(shù)字檔案館是現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下應(yīng)運而生的新型檔案館。從目前高校數(shù)字檔案館的建設(shè)情況來看，大多數(shù)數(shù)字檔案館建設(shè)水平停留在信息管理階段，即對元數(shù)據(jù)的關(guān)鍵詞檢索。這種檢索方式有諸多的缺陷，如檢索的結(jié)果是數(shù)字化的檔案文件，需要利用者進(jìn)一步閱讀文件，篩選與提煉出所需要的知識；此外，檔案文件所包含的知識是相互關(guān)聯(lián)的，該檢索方式不能有效地檢索這種復(fù)雜的知識網(wǎng)絡(luò)，提供給用戶的只是孤立的檔案文件，不能滿足利用者的知識需求。因此，如何運用知識管理來引領(lǐng)數(shù)字檔案館知識資源建設(shè)和開發(fā)利用是知識經(jīng)濟(jì)時代環(huán)境下高校應(yīng)該思考的創(chuàng)新性工作。

基于知識管理的數(shù)字檔案館是以知識管理理念為指導(dǎo)，采用科學(xué)管理與人本管理，以檔案館所擁有的檔案資源為核心，以檔案業(yè)務(wù)工作為基礎(chǔ)，以檔案知識挖掘與開發(fā)為手段，以檔案知識運用與創(chuàng)新為目標(biāo)，推動檔案知識傳播與共享的系統(tǒng)[1]。高校數(shù)字檔案館知識資源的產(chǎn)生，主要包括兩大部分：（1）對傳統(tǒng)的館藏紙質(zhì)檔案經(jīng)過一定技術(shù)的數(shù)字化再生產(chǎn)和深加工增值，通常連接著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理系統(tǒng)，建立起具有高附加值的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，諸如檔案目錄、檔案全文數(shù)據(jù)庫等；（2）高校數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)與再生產(chǎn)，即對高校各職能網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源進(jìn)行自動的信息采集和知識信息的模式轉(zhuǎn)換保存，再運用替代、重組、綜合、濃縮等信息加工方法，利用建成的知識數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的分析和提取，生產(chǎn)出較高品質(zhì)的知識管理產(chǎn)品，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的深加工。

一、知識資源建設(shè)是數(shù)字檔案館為用戶提供知識服務(wù)的前提

進(jìn)入計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理時代，檔案館用戶對檔案信息需求本質(zhì)上是一種知識的需求。利用者通過網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)提供的檔案目錄或者是檔案全文的檢索途徑查找自己所需要的某些檔案；目的是為了能夠從檔案原始記錄中存在的某方面的知識以解決自己所要解決的某個問題或者得以憑證：檢索結(jié)果出的檔案的原始信息并不真正是利用者真正需要的東西，利用者真正所需要的是知識的服務(wù)。在知識經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，任何事物的運行都是以支付最低的經(jīng)濟(jì)成本，獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益為追求。檔案利用者通過網(wǎng)絡(luò)提供的數(shù)字檔案知識信息的同時，由此獲取知識所支付的時間成本迫切需要降低，檔案館用戶希望檔案館能直接提供更加便利又更加經(jīng)濟(jì)的知識服務(wù)。檔案館的知識服務(wù)是高層次、知識含量較高的信息服務(wù)，是檔案館為用戶提供的知識型、知識化，以用戶為中心的服務(wù)。為了實現(xiàn)檔案知識服務(wù)，檔案館必須預(yù)先建成隨時可用的檔案知識庫，并通過專業(yè)手段和方法對知識庫中的檔案知識進(jìn)行發(fā)現(xiàn)、挖掘、提取與科學(xué)組織，以便及時響應(yīng)用戶的知識服務(wù)請求。檔案知識服務(wù)是為檔案用戶提供針對性較強(qiáng)的深層次知識資源。知識服務(wù)通常對這些知識單元先進(jìn)行系統(tǒng)分析，根據(jù)檔案用戶的不同問題和問題環(huán)境，通過知識的析取與重組形成易于理解和使用的、恰好符合用戶需要的知識內(nèi)容，它通過對檔案中的知識資源進(jìn)行充分挖掘、綜合整序，將有更多關(guān)聯(lián)關(guān)系的知識單元提供給用戶。知識單元就是將各種關(guān)聯(lián)關(guān)系知識資源組織起來的信息，那么知識庫就是將這些信息網(wǎng)織成各種關(guān)系的模式管理。數(shù)據(jù)庫表面上是知識庫的一部分，但知識數(shù)據(jù)庫要真正成為檔案知識服務(wù)的信息源和知識源，還必須解決基于知識單元的描述與標(biāo)引過程，建立高校數(shù)字檔案館的知識庫，目的是積累和保存信息和知識資產(chǎn)，實現(xiàn)內(nèi)部信息快速流通和內(nèi)部知識的網(wǎng)絡(luò)共享。這是實施知識管理的基礎(chǔ)性工作。

二、高校數(shù)字檔案館進(jìn)行知識資源建設(shè)的能力分析

首先，在充分了解檔案信息資源的特點的基礎(chǔ)上，開展對知識資源的合理評估，保證檔案資源的真實性、完整性和可靠性。作為社會生活的真實記錄，要求檔案包含的知識資源內(nèi)容準(zhǔn)確、可靠。那些適合轉(zhuǎn)化成知識的檔案資源一般是相對完整的、具有本館館藏特色的檔案，也具有一定的知識價值、深度和廣度，這樣才能滿足用戶的個性需求。同時，要根據(jù)館藏檔案的實際情況來確定檔案知識資源的類型。

其次，要對數(shù)字檔案館自身人、財、物、技術(shù)等能力進(jìn)行全方位的分析。配備既熟悉檔案專業(yè)知識，也掌握了基本的知識管理技能的專業(yè)人才，撥付專項經(jīng)費、?？顚Ｓ?，保證數(shù)字檔案館知識資源建設(shè)無后顧之憂；提供實施檔案知識資源建設(shè)的相關(guān)設(shè)備等必要的物質(zhì)條件，保證檔案知識資源建設(shè)的正常開展，學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的知識管理方法、技術(shù)、善于運用相關(guān)的知識管理工具，為檔案知識資源建設(shè)提供必要的技術(shù)保障。

第三，數(shù)字檔案館開展知識資源建設(shè)目的是為數(shù)字檔案館的用戶，即檔案利用者提供與檔案館藏相關(guān)的知識資源，開展有針對性的、能夠切實滿足用戶知識需求的知識服務(wù)。因此，數(shù)字檔案館要在充分了解檔案資源的特點以及人、財、物、技術(shù)等能力的基礎(chǔ)上，開展檔案利用者的用戶類型以及不同類型的檔案知識需求的調(diào)查和分析。

三、高校數(shù)字檔案館知識資源開發(fā)利用途徑

1.保持?jǐn)?shù)字檔案館知識資源的動態(tài)更新，滿足對用戶開展知識服務(wù)的需要

知識是一種動態(tài)的資源，具有及時性的特點。檔案知識庫也不應(yīng)該是一成不變的。檔案知識庫的目的是為了更好地滿足檔案館和社會各界對于檔案資源的利用需求。檔案知識庫的生命力在于知識的更新，只有在保持檔案數(shù)字庫及時動態(tài)更新的基礎(chǔ)上，才能提高數(shù)字檔案館對用戶需求的快速反應(yīng)能力，滿足數(shù)字檔案館對用戶開展知識服務(wù)的需要，解決用戶所面臨的問題。因此，要了解檔案館知識庫內(nèi)資源的使用情況，根據(jù)用戶的需求考慮及時調(diào)整知識庫的內(nèi)容，對知識進(jìn)行去偽存真，去粗取精工作。同時，制訂知識庫更新計劃，采取定時更新和不定時更新等多種方式進(jìn)行庫中數(shù)據(jù)資源的替換更新工作。

2.通過繪制知識地圖，實現(xiàn)檔案知識服務(wù)的搜索導(dǎo)航需要

“知識地圖”是知識管理實現(xiàn)的重要手段。它是一種知識（既包括顯性的、可編碼的知識，也包括隱性知識）資源的導(dǎo)航系統(tǒng)，顯示了整個知識資源的分布狀況，它是知識管理系統(tǒng)的輸出模塊，輸出的內(nèi)容包括知識的來源，整合后的知識內(nèi)容，知識流和知識的匯聚[2]。繪制檔案知識地圖的作用在于協(xié)助檔案部門更好地發(fā)掘檔案知識資源的價值，所有權(quán)和使用方法，以便顯性知識并進(jìn)而內(nèi)化為有組織關(guān)聯(lián)關(guān)系的知識資源。知識地圖實質(zhì)上是通往檔案知識庫的向?qū)?，幫助檔案利用者擺脫尋找知識過程中的混亂狀態(tài)，知識地圖發(fā)揮對所含概念和知識關(guān)聯(lián)的切實表述或分類，以便使檔案利用者快速找到他們所想要的知識節(jié)點后，重新返回到與之相關(guān)的知識信息源。通過檔案知識地圖追溯到原創(chuàng)的檔案知識點，從而構(gòu)成高價值的數(shù)據(jù)庫，滿足讀者在選擇與獲取中發(fā)現(xiàn)――選擇――獲取――加工――創(chuàng)新過程的需求。知識地圖還可以通過支持模糊查詢、可視化地圖和“語義入口”瀏覽等手段，將知識單元逐項聯(lián)系起來并進(jìn)行詳細(xì)的描述，使用戶很容易地定位他們所要尋找的相關(guān)的信息，讓利用者能夠找到他們需要的卻無法詳細(xì)描述的知識。對于數(shù)字檔案館來說，知識地圖的繪制非常重要。知識地圖有利于引導(dǎo)用戶擺脫尋找中的混亂狀態(tài)，順利獲得知識，有利于知識共享的實現(xiàn)；有利于檔案知識庫結(jié)構(gòu)的合理化，并能有效防止冗雜知識的出現(xiàn)等等。

3.運用知識管理工具管理檔案知識資源，實現(xiàn)其服務(wù)過程中的價值增值

從知識的生命周期來看，知識處理包括知識生成、知識編碼和知識轉(zhuǎn)移三個階段。知識管理工具是實現(xiàn)知識的生成、編碼和轉(zhuǎn)移技術(shù)的集合。相應(yīng)的，知識管理工具也包含了三類：（1）知識生成工具。檔案知識數(shù)據(jù)庫需要多種生成模式，如知識的獲取、整理、創(chuàng)新等。知識產(chǎn)生模式的不同方式有不同的知識生成工具對其進(jìn)行支持，搜索引擎和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是最具代表性的知識獲取工具。通過專用的軟件工具來實現(xiàn)對檔案知識的整理模式，通過一些輔的知識創(chuàng)新工具和引導(dǎo)人們突破思維定式來則可以實現(xiàn)檔案知識創(chuàng)新模式。（2）知識編碼工具。知識編碼則是通過標(biāo)準(zhǔn)的形式表現(xiàn)知識，目的是使利用者能夠方便地共享和交流同一編碼規(guī)則和形式的知識，比較常見的知識編碼工具就是知識倉庫和知識地圖。兩者不僅存儲著知識的條目，同時也存儲了很多相關(guān)的信息，諸如與查找知識的來源線索，相關(guān)的材料，知識的使用記錄等。知識倉庫通常收集了各種用于支持決策的知識經(jīng)驗和備選的技術(shù)方案，知識編碼工具模式通過對這些經(jīng)驗和技術(shù)方案進(jìn)行識別、優(yōu)化算法和人工智能等方法，實現(xiàn)對知識倉庫中成千上萬的知識信息加以分類，并提供最后的決策支持。（3）知識轉(zhuǎn)移工具。在知識流動的過程中，存在許多障礙，使知識不能毫無阻力地任意流動。這些障礙包括時間差異、空間差異和社會差異[3]。根據(jù)各種障礙的特點，設(shè)計相應(yīng)的工具，使知識更有效地流動?，F(xiàn)在已經(jīng)有許多工具能夠幫助人們進(jìn)行知識轉(zhuǎn)移。

高校檔案館的知識資源建設(shè)和開發(fā)利用，就是對館藏檔案中豐富的知識資源借助高新技術(shù)進(jìn)行組織、分析、開發(fā)、傳播、利用與創(chuàng)新，使之發(fā)揮效用的過程。必須以知識生產(chǎn)和處理技術(shù)為基礎(chǔ)，采用包括智能搜索引擎為代表的知識合成工具、知識獲取技術(shù)以及知識創(chuàng)新工具等知識生產(chǎn)技術(shù)。知識資源建設(shè)更多地表現(xiàn)為一個技術(shù)應(yīng)用問題，貫穿知識的發(fā)現(xiàn)，提取，標(biāo)引，最終完成開發(fā)、利用的一套知識組織體系。知識組織工具與系統(tǒng)，采用知識編碼技術(shù)、建立以檔案工作經(jīng)驗庫、檔案編研成果庫、檔案管理方法庫、相關(guān)新聞庫、用戶資料庫、檔案工作專家?guī)斓葍?nèi)容的知識倉庫，并幫助用戶了解如何找到相關(guān)知識地圖以固化與數(shù)字檔案館相關(guān)的各種知識，形成檔案館知識資源體系以進(jìn)行管理，知識資源建設(shè)解決的不是某一個檔案實體或者是單份電子文件的描述問題，而是解決建立在知識單元基礎(chǔ)上的互為關(guān)聯(lián)知識信息的描述與標(biāo)引過程。

參考文獻(xiàn)：

篇3

高校數(shù)字檔案館建設(shè)中所需的經(jīng)費支持力度不夠、設(shè)備技術(shù)條件不好、人員配備不足等因素導(dǎo)致很多高校的數(shù)字檔案館建設(shè)只能是紙上談兵。而云計算以其低成本、高效能的優(yōu)勢無疑可以優(yōu)化高校數(shù)字檔案館建設(shè)模式，加快高校檔案信息化發(fā)展步伐。

一、云計算概述

根據(jù)業(yè)內(nèi)共識，云計算是一種通過網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一組織和靈活調(diào)用各種ICT信息資源，實現(xiàn)大規(guī)模計算的信息處理方式，是一種可以隨時隨地方便而按需地通過網(wǎng)絡(luò)訪問可配置計算資源（如網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲、應(yīng)用程序和服務(wù)）共享池的模式。云計算的基本原理是將多個成本相對較低的計算實體通過網(wǎng)絡(luò)整合成一個具有強(qiáng)大計算處理能力的系統(tǒng)，以服務(wù)的形式將軟件、平臺、基礎(chǔ)架構(gòu)等提供給用戶。用戶所處理的數(shù)據(jù)并不存儲在本地，而是保存在互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)中心里面，并且云計算服務(wù)提供商提供大量專業(yè)人員對數(shù)據(jù)中心進(jìn)行專業(yè)化管理，維護(hù)硬件、安裝和升級軟件、防范病毒和各類網(wǎng)絡(luò)攻擊。

二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)概述

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，建設(shè)高校數(shù)字檔案館已是高校信息化的必然趨勢。高校數(shù)字檔案館是信息時代高校檔案館新的存在形式，是信息時代保存高校記憶的重要方式。目前，國內(nèi)一些知名大學(xué)已經(jīng)在檔案信息化建設(shè)方面取得了顯著成效。例如，南京大學(xué)檔案館從1983年就開始在國內(nèi)首次采用計算機(jī)管理科技檔案信息。先后自主研究和開發(fā)了多套檔案管理軟件，其中“南大之星”檔案管理軟件已為湖北省內(nèi)多所高校檔案機(jī)構(gòu)使用。上海交通大學(xué)檔案館聯(lián)合多個單位開發(fā)和研制的《上海交通大學(xué)數(shù)字檔案館》項目，于2008年順利通過了由上海市檔案局組織的成果鑒定，標(biāo)志著全國高校第一個數(shù)字檔案館建設(shè)成功。

近年來，高校數(shù)字檔案館建設(shè)取得了可喜的進(jìn)展，但也存在一些亟待解決的問題。一方面，一些高校檔案意識薄弱，檔案管理理念滯后，未意識到高校建設(shè)數(shù)字檔案館的必要性。另一方面，在高校數(shù)字檔案館建設(shè)中，設(shè)備技術(shù)支持、專業(yè)人員配備、后期擴(kuò)容維護(hù)等方面經(jīng)費投入很大，不是所有高校都具備建設(shè)數(shù)字檔案館的實力。

三、云計算應(yīng)用于高校數(shù)字檔案館建設(shè)的優(yōu)點

從建設(shè)成本方面看，高校無需投入大量資金購置、安裝、管理維護(hù)數(shù)字檔案館建設(shè)中所需的設(shè)備，只需配備接入云平臺的簡單用戶終端，由云端統(tǒng)一管理軟硬件資源，高校檔案館可按需使用云端ICT資源，按量支付服務(wù)費用，從而實現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)成本的降低。

從信息存儲方面看，云存儲為高校數(shù)字檔案館日益增多的館藏資源提供海量存儲空間。傳統(tǒng)的存儲方式要避免客戶端和服務(wù)器的瓶頸，而云存儲應(yīng)用靈活而先進(jìn)的分布式算法，在存儲量和分布式規(guī)模增加的時候盡量保證檢索的效率。

從資源共享方面看，云計算實現(xiàn)了ICT資源的集成，高校檔案館能夠共享云平臺上的服務(wù)器、存儲空間等，使用統(tǒng)一規(guī)范的應(yīng)用軟件系統(tǒng)，避免各高?！肮聧u”式檔案信息化建設(shè)帶來的ICT資源重復(fù)建設(shè)。

從利用服務(wù)方面看，數(shù)字檔案館的云服務(wù)平臺能實現(xiàn)多種服務(wù)形式的開展，如個性化服務(wù)、知識服務(wù)等，充分體現(xiàn)以用戶為中心的服務(wù)思想。高校檔案館借助云服務(wù)平臺能夠?qū)崿F(xiàn)為校內(nèi)各部門及社會提供多元化檔案服務(wù)，不斷提升高校檔案利用服務(wù)工作水平。

四、云計算環(huán)境下高校數(shù)字檔案館的構(gòu)建

（一）系統(tǒng)功能需求分析。需求分析是基于云計算的數(shù)字檔案館設(shè)計、開發(fā)與實施的重要依據(jù)。需求分析的準(zhǔn)確性、科學(xué)性是影響基于云計算的數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程成功的重要因素。

1.收集功能。檔案收集是高校檔案館面向校內(nèi)各個檔案形成部門開展的主要工作，也是高校檔案館信息資源不斷豐富和積累的源頭。在進(jìn)行需求調(diào)研時需要確定：高校檔案館與其他各部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程、任務(wù)分工方式；高校檔案館接收其他部門電子信息的約定（例如移交途徑、格式等）；檔案收集工作與館內(nèi)其他業(yè)務(wù)工作之間的信息流關(guān)系；檔案接收處理過程中產(chǎn)生的所有信息，哪些需要記錄、跟蹤、管理等。

2.管理功能。為了改變目前一些高校各類檔案信息單獨建立數(shù)據(jù)庫文件、檔案信息檢索及利用等方式比較落后的現(xiàn)狀，應(yīng)對高校檔案館內(nèi)各檔案門類之間的信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)化管理；將各類檔案信息按照各部門的權(quán)限進(jìn)行配置，實現(xiàn)館內(nèi)全部檔案信息的集成化管理和權(quán)限范圍內(nèi)信息資源的共享。

3.保存功能。云環(huán)境中數(shù)字檔案館能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案長久的安全保存，包括數(shù)據(jù)的長期保存以及安全的海量數(shù)據(jù)存儲空間。高校檔案館保存的是學(xué)校的歷史、文化、記憶，檔案信息的安全保障是至關(guān)重要的。同時，隨著數(shù)字資源的不斷增多，高校檔案館應(yīng)適應(yīng)高校檔案工作未來發(fā)展需求，不斷擴(kuò)展數(shù)字資源存儲空間，從而確保能夠不間斷地記載學(xué)校歷史，傳承學(xué)校文化。

4.利用功能。高校檔案館應(yīng)將學(xué)校發(fā)展過程中形成的重要信息資源進(jìn)行系統(tǒng)化整合、編研，為學(xué)校各級部門提供多元化利用服務(wù)，提高檔案服務(wù)工作水平。云環(huán)境中高校數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)以較低的用戶端設(shè)備要求，滿足利用者對檔案信息的快速、準(zhǔn)確、全面的查詢要求，實現(xiàn)開放檔案信息的共享和網(wǎng)絡(luò)化利用，實現(xiàn)檔案信息智能編研、深度挖掘，實現(xiàn)參考咨詢服務(wù)、個性化服務(wù)等多種服務(wù)方式，實現(xiàn)用戶統(tǒng)計管理、權(quán)限管理、日志統(tǒng)計等功能。

（二）基礎(chǔ)架構(gòu)。筆者曾經(jīng)在《基于云計算的數(shù)字檔案館建設(shè)與服務(wù)研究》一文中根據(jù)云計算服務(wù)體系結(jié)構(gòu)，設(shè)計了基于云計算的數(shù)字檔案館基礎(chǔ)架構(gòu)，該架構(gòu)同樣適用于云環(huán)境中高校數(shù)字檔案館的建設(shè)。高?？梢越Y(jié)合自身需求對各層服務(wù)進(jìn)行選擇及調(diào)整，以便服務(wù)于本校檔案工作，但總體框架不脫離該基礎(chǔ)架構(gòu)。

1.基礎(chǔ)設(shè)施層。該層提供數(shù)字檔案館所需的計算、存儲等資源來裝載相關(guān)應(yīng)用。該層利用虛擬化技術(shù)實現(xiàn)一臺物理機(jī)上運行多個虛擬機(jī)。例如，虛擬化技術(shù)將服務(wù)器資源邏輯切分，形成虛擬資源池，為高校數(shù)字檔案館提供檔案存儲、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)人璧南鄳?yīng)資源，并且有利于進(jìn)行檔案數(shù)字資源的備份、移動和復(fù)制。

2.平臺層。該層是一個應(yīng)用程序的共享平臺，可運行多種應(yīng)用程序的所有負(fù)載，支持現(xiàn)有應(yīng)用程序的整合并且高效地構(gòu)建新應(yīng)用程序，實現(xiàn)高校檔案館對應(yīng)用程序的有效控制，包括檔案接收、虛擬庫房管理等。例如利用多租戶技術(shù)，能讓一個單獨的應(yīng)用實例為高校內(nèi)多個檔案移交部門服務(wù)，并且對各部門移交的數(shù)字資源保持良好的隔離性和安全性。

3.應(yīng)用層。該層提供可擴(kuò)展服務(wù)接口，根據(jù)用戶需求提供相應(yīng)的應(yīng)用接口，實現(xiàn)用戶對應(yīng)用層的訪問。例如，該層整合了平臺層所提供的應(yīng)用軟件，由于支持公開協(xié)議（如HTML4、HTML5），高校檔案館只需配置一個簡單用戶終端接入網(wǎng)絡(luò)后就能訪問該層的應(yīng)用，無需安裝和升級軟件，按需求量服務(wù)，按服務(wù)計費，從而節(jié)省數(shù)字檔案館建設(shè)成本。

4.終端用戶層。云環(huán)境中高校數(shù)字檔案館的用戶終端不需要強(qiáng)大的運算能力即可響應(yīng)用戶操作，保證用戶的良好使用體驗。用戶可以利用多種終端設(shè)備接入網(wǎng)絡(luò)，直接訪問應(yīng)用層，獲取相應(yīng)服務(wù)。例如，使用移動終端設(shè)備比如手機(jī)、平板電腦等接入網(wǎng)絡(luò)后，即可獲取高校數(shù)字檔案館云平臺提供的各種服務(wù)。

近年來興起的云計算技術(shù)給數(shù)字檔案館的建設(shè)帶來了新機(jī)遇，也給高校數(shù)字檔案館的建設(shè)提供了新思路。云環(huán)境中高校數(shù)字檔案館建設(shè)方案的實現(xiàn)，在技術(shù)上沒有太多障礙，但實施起來是一項長期且艱難的工作任務(wù)，但可以肯定，云計算技術(shù)的迅速發(fā)展將對高校檔案信息化進(jìn)程產(chǎn)生越來越大的影響。

【參考文獻(xiàn)】

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篇4

中圖分類號：G7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-026X（2013）09-0000-01

隨著高等教育的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息化的快速推進(jìn)，傳統(tǒng)檔案管理工作方式已不能滿足信息化時代的要求，越來越多的高校相關(guān)檔案將以電子文件出現(xiàn)，但現(xiàn)階段卻沒有對應(yīng)的系統(tǒng)管理制度，高校檔案工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)迫在眉睫。

1.數(shù)字檔案館的概念

“數(shù)字檔案館”有廣義和狹義之分。廣義的定義是用指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館的實現(xiàn)與迅速發(fā)展和技術(shù)密切相關(guān)，它是基于現(xiàn)代信息技術(shù)的數(shù)字手段，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)電子檔案信息資源的分布式連接，利用檔案信息不受時間和空間的限制，大規(guī)模，分布式的數(shù)字信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享。

2.檔案信息化的重要性和數(shù)字檔案館的建設(shè)的重要性

隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛使用已經(jīng)涉及高校管理工作的所有領(lǐng)域，電子信息傳輸，電子文件，各種管理系統(tǒng)，應(yīng)用程序和檔案數(shù)字化建設(shè)的需要，使傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)新形勢。檔案現(xiàn)代化管理和信息技術(shù)的建立已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。隨著近年來招生規(guī)模的擴(kuò)大，高校檔案的數(shù)量不斷增加，高校檔案信息和數(shù)字檔案館的檔案管理要求的更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在數(shù)字檔案館的應(yīng)用已經(jīng)或正在逐步引入到文件管理，文件鑒定，整理。而科學(xué)，規(guī)范的電子文件管理流程，檔案信息資源開發(fā)的專業(yè)化和集成化也逐步體現(xiàn)出對電子檔案管理的重要性。

3.高校數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性

高校檔案的數(shù)量不斷增加，存儲空間則沒有變化，數(shù)字檔案館的建設(shè)是減輕管理壓力的必然趨勢。近年來，隨著高校的擴(kuò)招，高校檔案數(shù)量激增，然而，文件存儲空間并沒有得到相應(yīng)的擴(kuò)展。文件數(shù)量的激增帶來的不僅僅是存儲的問題，檔案的快速增長不能得到有效的管理和整理。檔案人員往往陷于檔案庫的貨架，倉庫管理，這阻礙了進(jìn)一步提高高校檔案管理水平。數(shù)字檔案館的建設(shè)，從長遠(yuǎn)的角度來看，可以對檔案工作人員的正常業(yè)務(wù)過程中解放出來，而且還可以大大減少檔案的占地面積。同時，多媒體教學(xué)文件，CAD文件可以有效保護(hù)和利用。檔案現(xiàn)代化管理的最終目的是數(shù)字檔案信息的收集，整理和利用的發(fā)展，滿足人民群眾日益增長的信息需求。因此，數(shù)字檔案館的建立是知識經(jīng)濟(jì)時代對檔案管理的迫切需求。

4.高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

4.1高校檔案管理意識薄弱

高校檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識不夠。許多學(xué)院和大學(xué)都有專門的機(jī)構(gòu)檔案，開發(fā)出了多種檔案法規(guī)，但執(zhí)行不力。特別是對一些領(lǐng)導(dǎo)對本部門檔案工作的重要性認(rèn)識不足，同時，一些檔案部門的管理人員檔案意識淡薄，備案業(yè)務(wù)監(jiān)督不力，指導(dǎo)不足。

4.2 專業(yè)人員的缺乏

數(shù)字檔案館的理論體系還未形成，目前的高校數(shù)字檔案國內(nèi)學(xué)者的研究理論還沒有具體實施，數(shù)字檔案館工作人員必須掌握計算機(jī)的基本知識和技能。目前，具備這個能力的檔案人才還比較匱乏，這是高校數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一個重大問題。另一方面高校檔案管理人員承擔(dān)的檔案管理職責(zé)，其工作水平和業(yè)務(wù)能力直接影響著學(xué)校的檔案和檔案管理水平。檔案管理工作是具有高度專業(yè)化的工作，但在現(xiàn)實中，高校檔案管理人員基本上都是身兼數(shù)職，更不具備專業(yè)的知識和技能，能提高業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)不多，檔案專業(yè)技術(shù)人員數(shù)量、業(yè)務(wù)水平參差不齊，且崗位經(jīng)常發(fā)生變化，導(dǎo)致檔案管理隊伍不穩(wěn)定。

4.3安全問題

高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是實現(xiàn)檔案信息資源共享，在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)的數(shù)字檔案信息的傳輸，安全問題變得尤為重要，傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)是通信網(wǎng)絡(luò)，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，用戶的接收設(shè)備沒有普及，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚術(shù)解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展。

4.4 工作標(biāo)準(zhǔn)、工作制度的缺乏

規(guī)范化，制度化和檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化是 檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件。信息化背景下的計算機(jī)數(shù)據(jù)處理對高校檔案的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范提出了更高的要求。但高校更偏好教學(xué)管理軟件的購買，但許多高校都有自己管理的實際情況，所以在實用性等方面存在一些不足，再加上計算機(jī)軟件及相關(guān)設(shè)備的硬件差異，這些問題和差異是影響電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和共享，并制約著信息交換的范圍，直接影響著檔案信息化建設(shè)步伐。

5.如何有效建設(shè)高校數(shù)字化檔案館

5.1轉(zhuǎn)變觀念，整合信息資源

檔案工作是一項非常重要的工作，涉及部門多、范圍廣，領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員要高度重視，統(tǒng)一思想，增強(qiáng)檔案意識。在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)變觀念，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，把檔案工作納入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃。完善學(xué)校的管理制度，定期組織學(xué)校中層干部學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，并通過學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)，校園網(wǎng)絡(luò)等載體，大力宣傳檔案法和檔案工作的重要性。建立統(tǒng)一的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，制定本校檔案工作發(fā)展目標(biāo)和每年的年度計劃。學(xué)校本身就是一個非常豐富的信息資源，所有部門都有自己的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年生產(chǎn)大量的數(shù)字文件。這些教學(xué)，研究，管理的相關(guān)文件，需要進(jìn)行整合，統(tǒng)一管理。

5.2完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

完備的基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案館建設(shè)的先決條件。根據(jù)數(shù)字檔案館的功能要求，硬件主要包括：計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，文件系統(tǒng)管理軟件，服務(wù)器，文件處理設(shè)備，存儲設(shè)備，數(shù)碼設(shè)備，照相機(jī)，和捕獲設(shè)備，光盤記錄設(shè)備等。此外，還將建立一個滿足適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)集成平臺和管理和時展需要網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。

5.3解決信息安全問題

針對高校數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的安全問題，我們必須解決以下幾個方面的內(nèi)容：一是使網(wǎng)絡(luò)安全盡快立法，保證網(wǎng)絡(luò)信息安全體系；二是檔案的真實性，安全系統(tǒng)的建立，建立一個可靠的備份系統(tǒng)；三是要找到可靠的載體，研發(fā)壽命長的電子檔案；四是采用傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合的電子文件檔案管理，確保檔案的真實性。

5.4加強(qiáng)數(shù)字化檔案的工作質(zhì)量檢查

《高等學(xué)校檔案管理辦法》的第十四條規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度?！本W(wǎng)絡(luò)平臺和工作規(guī)范建立起來以后，高校應(yīng)根據(jù)積極實施管理糾偏。并且基于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的檢查更為便捷，各個部門根據(jù)管理權(quán)限只要檢查自己管理的模塊數(shù)據(jù)庫中的檔案就可，這樣可有效減少收儲遺漏，更便捷的考核二級學(xué)院的工作質(zhì)量。

6.結(jié)語

數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

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國內(nèi)高校大多建校歷史悠久，歷史遺留下來的檔案豐富，原始記錄性強(qiáng)，進(jìn)行高校檔案數(shù)字資源建設(shè)將具有一定的歷史價值、科技價值和文化價值，可以實現(xiàn)管理高校檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，更好的保護(hù)與搶救珍貴的高校檔案。

二、數(shù)字檔案資源建設(shè)的內(nèi)容

進(jìn)入數(shù)字時代，以計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)為載體的信息資源以幾何級的速度產(chǎn)生、傳播。檔案信息資源具有獨特的價值，承載著國家、民族、社群以及個體的過往歷程。

數(shù)字資源建設(shè)，就是運用數(shù)字化的技術(shù)手段，將文字、圖像、聲音、動畫等多種形式的信息，進(jìn)行數(shù)字化的處理和加工，同時對已經(jīng)形成的數(shù)字信息資源進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、選擇、采集、組織，使之形成可資利用的數(shù)字信息資源體系的全過程。數(shù)字資源建設(shè)內(nèi)容一般包括數(shù)字資源建設(shè)規(guī)劃、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)和組織、電子資源的購買、數(shù)字資源的整合等內(nèi)容。

高校數(shù)字檔案資源建設(shè)，基于互聯(lián)網(wǎng)、計算機(jī)，以檔案數(shù)字化為主體，以文本、圖片、音頻、視頻等各種形式記錄，構(gòu)建反映高校文化和歷史進(jìn)程的資源庫。

高校檔案館數(shù)字資源的來源，主要在于兩個層面：館藏檔案的數(shù)字化，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)等；電子文件的采集和接收，包括各類型電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集和接收、專題數(shù)據(jù)庫的采集、互聯(lián)網(wǎng)上其他具有檔案價值的信息下載等。

高校數(shù)字檔案資源建設(shè)具有非常廣的拓展性，基于內(nèi)容豐富的數(shù)字資源體系，可以進(jìn)行多種形式的再開發(fā)，形成多種多樣的衍生產(chǎn)品，進(jìn)行學(xué)校文化教育、學(xué)校形象宣傳等。

高校數(shù)字檔案資源建設(shè)主要包括以下幾個方面：

（1）館藏檔案的數(shù)字化成果

館藏檔案的數(shù)字化成果是將接收歸檔資料進(jìn)行數(shù)字化處理形成的數(shù)字資源，以及經(jīng)加工獲得的二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)等開發(fā)產(chǎn)品的數(shù)字資源。檔案館數(shù)字資源建設(shè)的重點內(nèi)容就是館藏的內(nèi)容的數(shù)字化。高校檔案館開展數(shù)字資源建設(shè)，首先必須致力于館藏資源的數(shù)字化。高校檔案館保存了大量的歸檔資料，這些資料有的以電子版直接提交檔案館，有的以其他保存方式提交然后被檔案館進(jìn)行數(shù)字化處理。

（2）歸檔部門提交的電子文檔

高校各個部門歸檔的電子文檔包括各種電子文件、圖紙的數(shù)字化光盤以及各種數(shù)據(jù)資料。檔案材料具有原始性，在歸檔后內(nèi)容不能更改。在材料內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理的過程中，材料數(shù)據(jù)所包含的信息等內(nèi)容都要與非數(shù)據(jù)化的原件保持一致。所以說，數(shù)據(jù)化的過程是根據(jù)館藏內(nèi)容來分批逐步實現(xiàn)數(shù)據(jù)化，歸檔部門不斷移交電子文檔是對數(shù)字檔案資源的不斷補(bǔ)充。

（3）檔案館專門數(shù)據(jù)庫

檔案館提供各項服務(wù)，需要建立專門數(shù)據(jù)庫，同時需要在工作中維護(hù)、更新數(shù)據(jù)庫。專門數(shù)據(jù)庫大致包括：文件數(shù)據(jù)庫、教學(xué)學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫、科研項目數(shù)據(jù)庫、基建項目數(shù)據(jù)庫等。

（4）檔案館日常工作所形成的數(shù)字資源

高校檔案館在日常工作中會形成大量的管理文件、文檔資料、電子傳真等材料以及單位參加或組織的會議、活動所形成的具有保管意義的數(shù)字資料。

三、數(shù)字檔案資源建設(shè)的管理

（1）建立和維護(hù)數(shù)據(jù)庫

檔案工作人員根據(jù)相關(guān)的分類標(biāo)準(zhǔn)整理檔案輸入專門的信息數(shù)據(jù)庫，最后形成數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫不僅包括所有的檔案信息還要包括在信息整理中形成的有關(guān)的注冊、登錄、加密等一系列的信息數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫建立起來以后，依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案數(shù)字資源交換、利用。

（2）數(shù)字檔案資源的質(zhì)量控制

檔案館館藏是當(dāng)前數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)。檔案館館藏豐富，其中很大一部分無法得到有效有用，若能予以數(shù)字化，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)有效共享和利用，就能成為當(dāng)前數(shù)字檔案館信息采集最主要的來源。館藏檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制一般有以下幾個方面：1、館藏數(shù)字化的質(zhì)量控制，在進(jìn)行館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程時，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量驗收指標(biāo)。檔案館驗收人員必須對數(shù)字化檔案信息進(jìn)行全面進(jìn)行驗收，確保數(shù)字化檔案信息的完整、準(zhǔn)確。2、電子文件接收的質(zhì)量控制，高校數(shù)字檔案館檔案信息資源的重要來源是學(xué)校各部門、單位形成的電子文件。為確保進(jìn)館電子文件的真實性和完整性，必須重視進(jìn)館電子文件的鑒定工作。對于不符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的電子文件，要求立檔單位重新發(fā)送；對于無須進(jìn)館的電子文件，堅決拒收。

（三）數(shù)字檔案資源的安全機(jī)制

為保證數(shù)字檔案的信息安全，我國已經(jīng)制定并公布了一些相關(guān)法律，如《中華人民共和國計算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》，《計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《網(wǎng)絡(luò)安全法》等。

檔案工作部門應(yīng)建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，對每份電子檔案均實行“全過程管理”，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。數(shù)字檔案信息的不安全因素貫穿于其形成、處理、收集、整理、歸檔、保管、利用的各個環(huán)節(jié)。必須建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)格的制度規(guī)范，在完善監(jiān)督機(jī)制的同時，保證制度規(guī)范的嚴(yán)格執(zhí)行。

（四）數(shù)字檔案資源的長期保存

數(shù)字檔案資源具有脆弱性、易逝性、依附性等特征帶來了數(shù)字檔案資源的易消亡性。因此，數(shù)字資源長期保存自然有著非同一般的價值和意義以及迫切性。數(shù)字資源逐漸成為信息時代生產(chǎn)和利用的重要對象，數(shù)字資源長期保存已成為數(shù)字檔案館以及其他數(shù)字信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略問題。運用各種手段使得數(shù)字資源能夠長期、可靠的存取，保存管理是數(shù)字資源長期保存的核心與關(guān)鍵所在，只有做好長期保存管理，存取服務(wù)才能持續(xù)而穩(wěn)定的進(jìn)行。

（五）數(shù)字檔案資源的備份機(jī)制

為了確保檔案信息資源的絕對安全，必要的備份機(jī)制以防問題的出現(xiàn)和帶來的不良后果。一般來說，數(shù)字檔案資源存儲的形態(tài)可分為傳統(tǒng)方式、數(shù)字方式、縮微方式。當(dāng)前，為了解決數(shù)字檔案資源因保存不當(dāng)帶來的信息損害，一般采用異質(zhì)備份和云備份。

（六）數(shù)字檔案資源的服務(wù)機(jī)制

篇6

數(shù)字化檔案館是檔案信息化的重要組成部分，是未來檔案館的發(fā)展方向。構(gòu)建高校數(shù)字化檔案館，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，最大限度地發(fā)揮檔案信息的作用，為學(xué)校的改革和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是實現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化的必然趨勢。將會給高校檔案工作帶來新的機(jī)遇，也給檔案工作者帶來新的挑戰(zhàn)。

1 數(shù)字化檔案館要實現(xiàn)的目標(biāo)

數(shù)字化檔案館是在互聯(lián)網(wǎng)上形成一個超大規(guī)模的高度有序分布的檔案資源庫群，各信息資源庫群通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)接和應(yīng)用軟件的集成，組建成一個超大數(shù)字檔案館，使檔案利用者可以在整個網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行信息查詢，沒有時間和空間上的限制；通過對數(shù)據(jù)有效的組織和挖掘，可以為生產(chǎn)、管理和決策提供必要的依據(jù)；通過網(wǎng)絡(luò)向政府和社會各界提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)［1］。數(shù)字檔案館就要實現(xiàn)館藏數(shù)字化、館務(wù)自動化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)在線化和信息共享化。（1）檔案業(yè)務(wù)流程處理自動化。檔案管理部門用數(shù)字化手段對檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行管理，對各歸檔單位形成的電子文件和辦公自動化系統(tǒng)生成的電子檔案實行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、接收和歸檔，實現(xiàn)文檔一體化管理。（2）館藏檔案數(shù)字化。數(shù)字化檔案館將原始文獻(xiàn)信息資源存儲在硬盤、軟盤、光介質(zhì)之中從而形成各種數(shù)據(jù)庫，館藏檔案信息只有經(jīng)過數(shù)字化，才能通過計算機(jī)和校園網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享。（3）信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。在信息資源存儲數(shù)字化的基礎(chǔ)上，數(shù)字化檔案館還需要依靠電子通訊手段，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案信息在網(wǎng)上傳輸，用戶通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)異地利用，成為互相聯(lián)結(jié)、互相配合的整體。（4）信息資源共享化。數(shù)字化檔案館在充分開發(fā)利用館藏資源的同時，將分布各地的信息資源連接起來，形成一個巨大的信息空間，滿足社會需求，實現(xiàn)真正意義上的信息共享［2］。

2 數(shù)字化檔案館建設(shè)對高校檔案工作的作用與影響

2.1 數(shù)字化檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比有著巨大的優(yōu)勢數(shù)字化檔案館通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲取館藏信息，存儲量大，占用庫房空間??；通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成一個完整的系統(tǒng)，傳輸快速，檢索、利用便捷，減少了對紙質(zhì)檔案的調(diào)卷、查閱，保護(hù)了紙質(zhì)檔案；能夠通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息資源共享；服務(wù)質(zhì)量、提供信息的深度和廣度都有很大的提升。

2.2 構(gòu)建高校數(shù)字化檔案館是國家檔案事業(yè)發(fā)展的需要隨著高校各項事業(yè)的發(fā)展，信息量不斷增加、信息傳遞大幅度提高，需求量也急劇上升。構(gòu)建高校數(shù)字化檔案館有助于國家綜合信息系統(tǒng)的組建，也將極大地增加整個檔案信息系統(tǒng)的功能和與其他信息系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)能力［3］，是我國數(shù)字資源建設(shè)開發(fā)利用的基礎(chǔ)，是加快我國檔案信息化步伐的需要，是國家檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

2.3 數(shù)字化檔案館最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用

隨著高校檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，學(xué)校在教學(xué)、科研及管理等方面產(chǎn)生了大量的數(shù)字化形態(tài)的檔案信息，及時接收各類有保存價值的電子檔案，對檔案信息資源進(jìn)行有效的數(shù)字化處理。對于非保密的檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)、傳播、交流，拓寬服務(wù)范圍；用戶充分利用網(wǎng)絡(luò)與檔案館溝通，從封閉走向開放，滿足了查閱者的需求，最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用［4］。

2.4 數(shù)字化檔案館對高校檔案工作產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用數(shù)字檔案館的獨特形式對信息服務(wù)將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，使檔案管理者的觀念發(fā)生了根本性的變革，對檔案管理體系、管理流程、服務(wù)方式及信息資源的保護(hù)都提出了新的要求。檔案館為各部門兼職檔案員設(shè)置權(quán)限，各部門根據(jù)自己的權(quán)限范圍收集與本部門相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)，按照相應(yīng)的格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，使檔案館成為檔案信息中心，提升了檔案館的職能地位，提高了檔案服務(wù)的地位和被重視程度，極大地推動檔案工作的發(fā)展。

3 高校數(shù)字檔案館建設(shè)的具體實施策略

數(shù)字檔案館是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，也就意味著對檔案工作、檔案工作者提出更高的要求。

3.1 高校數(shù)字檔案工作

3.1.1 數(shù)字化檔案的收集

高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息、系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年都產(chǎn)生大量的數(shù)字文檔，涉及教學(xué)、科研、行政、管理等方面，需要整合后才能統(tǒng)一管理。通過對校內(nèi)機(jī)關(guān)、院系、黨群、后勤等部門的信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)查分析，確認(rèn)有保存價值的電子文件，通過校園網(wǎng)再傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)，通過設(shè)計好的程序?qū)ζ溥M(jìn)行自動鑒定，并進(jìn)入檔案館監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)中；對于各部門使用的辦公軟件，產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化文件也應(yīng)定期通過網(wǎng)絡(luò)移交到檔案館。

3.1.2 數(shù)字化檔案的管理

高校數(shù)字檔案館要建立檔案管理工作的自動化系統(tǒng)。實行計算機(jī)輔助立卷，運用計算機(jī)技術(shù)對檔案工作的全過程實施自動化管理，其功能涵蓋對檔案的數(shù)字化加工和數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、、利用以及數(shù)字管理全過程。建立數(shù)字檔案設(shè)備與信息安全管理體系，防止信息丟失、被非法更改，使數(shù)字檔案具有可讀性、可利用性，確保信息的保密與安全。

3.1.3 數(shù)字化檔案的利用

高校檔案館通過數(shù)字校園平臺，運用自己的網(wǎng)頁和服務(wù)器，實現(xiàn)遠(yuǎn)距離、快速度、高質(zhì)量地傳遞檔案信息，供廣大利用者查閱。網(wǎng)上利用工作主要使用高性能的計算機(jī)作為WEB服務(wù)器，通過校園網(wǎng)開展電子檢索服務(wù)，在各高校之間互傳、互換信息；聯(lián)機(jī)建立用戶使用情況文檔，實現(xiàn)資源共享［5］。

3.2 優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)

3.2.1 館藏檔案數(shù)字化

把館藏紙質(zhì)檔案、實物、聲像、各種基建圖紙全部數(shù)字化。首先，把檔案信息目錄錄入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，然后，通過掃描將檔案全文信息以圖片形式存儲到光盤、磁盤中，上傳到數(shù)據(jù)庫。

3.2.2 與辦公自動化系統(tǒng)有效接軌

在數(shù)字化校園建設(shè)過程中，學(xué)校各個職能部門相繼建成了辦公自動化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)產(chǎn)生的有價值的信息資源通過一個數(shù)據(jù)接口自動轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)對這些系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、處理、分類、加工，實現(xiàn)一體化管理。因此，要建立檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫銜接，形成完整的信息體系［6］。

3.2.3 資源庫建設(shè)

檔案資源庫是國家基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的組成部分，是高校各部門支持決策、管理和滿足廣大師生及社會檔案利用者的基礎(chǔ)。所以必須在規(guī)范化的基礎(chǔ)上，投入足夠的人力、物力，建設(shè)高質(zhì)量的資源庫。在完成文件目錄、重要檔案全文信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，便于信息的檢索、瀏覽和處理。如，建立黨政檔案數(shù)據(jù)庫、學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫、教學(xué)活動數(shù)據(jù)庫、重大科研成果檔案數(shù)據(jù)庫、檔案編研成果數(shù)據(jù)庫等。

3.2.4 檔案信息結(jié)構(gòu)升級

數(shù)字檔案館信息資源不但要達(dá)到齊備的門類、一定的數(shù)字規(guī)模，更要使數(shù)字化檔案館資源建設(shè)突出重點、層次清晰、不斷充實新的內(nèi)容。加快信息結(jié)構(gòu)升級、有效提升信息之間的關(guān)聯(lián)度，滿足用戶需求［7］。一是從大量的檔案信息中就某一專題或主題提取相關(guān)的信息，提供信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息潛在的價值。例如，舉辦建校以來照片專題展，建立體育榮譽(yù)二級檔案館，借助校史館開設(shè)歷史沿革、學(xué)科建設(shè)、知名專家、黨建工作、學(xué)生活動專題等。二是對館藏檔案信息進(jìn)行分析、選擇、組織、提煉、加工，進(jìn)行深層次的開發(fā)和挖掘，形成新的信息產(chǎn)品，使檔案信息的服務(wù)更具有深度和廣度。三是充分發(fā)掘教學(xué)、科研特色，廣泛征集校內(nèi)外、國內(nèi)外有價值的信息資源，獲取“原始記錄”、“第一手材料”，運用校園網(wǎng)和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，運用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)共享。四是加強(qiáng)校內(nèi)各部門之間、校際之間、學(xué)校與社會各界的橫向聯(lián)合，形成一個完整的體系，實現(xiàn)信息資源的互補(bǔ)，使信息資源豐富、系統(tǒng)，滿足多層次、全方位的需求。

3.3 數(shù)字檔案館個性化服務(wù)

3.3.1 加強(qiáng)信息意識

數(shù)字檔案館個性化服務(wù)就是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供充分的信息服務(wù)，滿足其個體信息需求。檔案人員要更新觀念，加強(qiáng)信息意識，積極主動地去挖掘、搜集有利于檔案工作開展的各種信息，具有超前意識，敏銳地感受社會信息的變化。努力學(xué)習(xí)信息知識，提高信息能力，對信息進(jìn)行監(jiān)督管理、集中控制、提供傳遞，確保信息完整、準(zhǔn)確、可靠。學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具備對檔案信息分析、處理能力。

3.3.2 提高個性化服務(wù)水平

數(shù)字檔案館以用戶為中心，根據(jù)用戶希望的時間和地點滿足其對檔案的信息需求，根據(jù)個人的習(xí)慣、專業(yè)等要求提供信息，各取所需。通過信息分類定制、信息推送、信息智能、信息檢索、呼叫中心等方式［8］，為用戶服務(wù)。只要通過網(wǎng)絡(luò)上的個人電腦就可以成為數(shù)字檔案館的服務(wù)對象，用戶可以利用檔案館的客戶機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上咨詢、發(fā)送電子郵件等，自由地查詢網(wǎng)絡(luò)上的信息，不受時間、空間和信息量的限制。檔案館定期或不定期地向檔案信息用戶提供新的檔案信息，為用戶進(jìn)行跟蹤服務(wù)，建立檔案用戶反饋機(jī)制，發(fā)現(xiàn)不足，提升質(zhì)量，滿足檔案信息用戶的個性化需求。

3.4 數(shù)字檔案信息風(fēng)險對策

高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是將數(shù)字檔案信息在網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。然而，共享和安全是一對難以調(diào)和的矛盾，解決信息安全問題至關(guān)重要。

3.4.1 系統(tǒng)安全對策

采用安全性能較高的操作系統(tǒng)，高性能的服務(wù)器、計算機(jī)軟件、硬件，高可靠性的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

3.4.2 管理安全對策

（1）加強(qiáng)安全保密意識

高校數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容涉及高校的教學(xué)、科研、管理等各個方面，其中有很多屬于密級材料，因此，檔案工作人員應(yīng)樹立高度的安全意識，嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)檔案安全工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的宣傳工作，確保檔案信息的安全性和完整性。

（2）制定相關(guān)的制度、標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合國家及本地相關(guān)的數(shù)字檔案文件、結(jié)合本部門的實際及數(shù)字檔案館的特點，制定相關(guān)的制度、標(biāo)準(zhǔn)。例如，數(shù)字檔案鑒定、備份制度、數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度、數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等。保證制度到位，責(zé)任到人，嚴(yán)格管理。

（3）侵權(quán)風(fēng)險措施

必須認(rèn)真采用身份認(rèn)證，加強(qiáng)用戶使用管理，資源授權(quán)管理，保護(hù)利用者隱私。只有授權(quán)用戶才能按照授權(quán)范圍通過客戶端應(yīng)用程序進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作，其他人無法操作系統(tǒng)。采用知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)聲明規(guī)避侵權(quán)風(fēng)險，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)［9］。

3.4.3 技術(shù)安全對策

對數(shù)字信息進(jìn)行安全維護(hù)，保證數(shù)據(jù)安全傳輸，未得保護(hù)的移動設(shè)備、來歷不明的軟件不許接入檔案館網(wǎng)絡(luò)；定期檢查、安全升級、軟件補(bǔ)丁，確保數(shù)字化檔案不受惡意侵害；檔案館內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫和電子文件的局域網(wǎng)要切實與外網(wǎng)實行物理隔離，密鑰管理；在網(wǎng)上提供公開檔案信息服務(wù)的，采取防火墻、數(shù)據(jù)備份等防護(hù)措施，檔案館信息系統(tǒng)遭到人為或自然災(zāi)害時能夠及時有效恢復(fù)，非公開的檔案信息一律不得上檔案館以外的網(wǎng)［10］。通過風(fēng)險評估、安全檢測、判斷，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)主動防御、主動安全保護(hù)。

4 結(jié) 語

數(shù)字時代，知識經(jīng)濟(jì)呼喚數(shù)字化檔案館早日成為現(xiàn)實，檔案的信息化、現(xiàn)代化也對數(shù)字化檔案館提出了迫切要求。無論從社會發(fā)展的目標(biāo)需要、科技發(fā)展的實現(xiàn)可能，還是從建成以后所帶來的巨大社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，數(shù)字化檔案館是一項功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)，時代使然，勢在必行。高校檔案工作者要更新觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握新形勢下檔案工作的業(yè)務(wù)知識，提高計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，以適應(yīng)數(shù)字檔案館建設(shè)的需要。

參考文獻(xiàn)

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篇7

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決[1]。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎懲情況等[2]，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析

從實際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。

再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強(qiáng)，在對學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對計算機(jī)操作的水平方面相對比較薄弱，因為學(xué)籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等[3]。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享[4]。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。

第二，對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)[5]。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實現(xiàn)。

總而言之，針對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實施，要和實際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

參考文獻(xiàn)：

篇8

關(guān)鍵詞：

高校；學(xué)籍檔案；數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析

從實際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強(qiáng)，在對學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對計算機(jī)操作的水平方面相對比較薄弱，因為學(xué)籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實現(xiàn)。

3.結(jié)語

總而言之，針對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實施，要和實際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

作者：戴雷雷 單位：應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn)：

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數(shù)字化高校檔案館是在傳統(tǒng)檔案館的館藏、分類、查詢等固有的模式基礎(chǔ)上，借助廣泛普及的計算機(jī)與通暢無阻的網(wǎng)絡(luò)，充分應(yīng)用各種信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而建立起來的一種新型檔案館。檔案館的數(shù)字化建設(shè)通過將計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)引入檔案領(lǐng)域，實現(xiàn)了檔案資源的科學(xué)保護(hù)與資源共享。因此，高校檔案數(shù)字化建設(shè)必須依托于空間數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò).而現(xiàn)行高校檔案館基礎(chǔ)設(shè)施遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足數(shù)字化建設(shè)的需要。

（1）硬件基礎(chǔ)設(shè)施缺乏

許多學(xué)校在硬件基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入嚴(yán)重不足，計算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等必要設(shè)備的購置尚存在問題，使構(gòu)建完整數(shù)字化體系的基本需求都得不到滿足，使得檔案館的數(shù)字化建設(shè)留于形式，根本起不到實質(zhì)的作用。

（2）數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后

許多擁有豐富館藏資源的學(xué)校，在其數(shù)據(jù)庫中卻只現(xiàn)其館藏之冰山一角，內(nèi)容極其稀少，種類極其貧乏，數(shù)據(jù)庫檢索途徑單一，有些甚至不能提供檢索途徑。數(shù)據(jù)庫根本不能發(fā)揮其網(wǎng)羅檔案資源供用戶搜索利用的功能，成為了社會資源的一種極度的浪費。

（3）網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后，網(wǎng)絡(luò)故障頻出，為廣大用戶的使用帶來了極大的不便。并且對于網(wǎng)絡(luò)資源也未做到充分的利用，資源鏈接匱乏，嚴(yán)重影響了資源共享的程度，大大的違背了數(shù)字化建設(shè)擴(kuò)大資源共享面的初衷。

1．2人才匱乏與激增的建設(shè)需求之間的矛盾

人才的培養(yǎng)是高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的一個關(guān)鍵因素。數(shù)字化建設(shè)的建設(shè)、更新、維護(hù)與升級與普及都與人才息息相關(guān)。檔案館的工作人員必須具備相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)及檔案管理知識才能更好的服務(wù)于檔案館的建設(shè)。但是目前這種綜合人才十分缺乏，往往存在著專業(yè)計算機(jī)人才不懂檔案管理，而檔案管理人才又不懂計算機(jī)的尷尬處境。高校檔案館缺乏對檔案館人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)及引進(jìn)外來人才的意識，這些都嚴(yán)重影響了檔案館數(shù)字化建設(shè)的。

1.3高校檔案館數(shù)字化建設(shè)是為了更好的方便資源的利用

但是往往由于宣傳力度不夠，造成了數(shù)字化檔案館的資源浪費。例如，在許多學(xué)校的數(shù)字化檔案館中對于檔案信息數(shù)據(jù)的資料范圍、檢索途徑、索取方式都缺乏必要的說明與介紹，使同學(xué)們面對海量的信息無從下手，最后不得不選擇放棄，這大大的減少了數(shù)字化檔案館的使用人數(shù)。同時因為缺乏專人負(fù)責(zé)對數(shù)字化檔案館的答疑工作，出現(xiàn)問題時用戶往往只能放棄利用檔案館而另尋他法。

2反饋機(jī)制不健全與完善數(shù)字化建設(shè)之間的矛盾

高校檔案館數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，必然存在諸多問題需要完善，這就需要及時與用戶溝通，不斷采納意見并積極改進(jìn)。但是目前很少有高校能做到反饋機(jī)制健全，因而阻斷了與用戶之間有效的溝通。也因為不能及時的了解用戶的信息需求，所以很難能取得用戶的支持與信任，又是得檔案館的利用率進(jìn)一步下降。

3.針對高校檔案館數(shù)字化建設(shè)相關(guān)問題的對策

3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

適當(dāng)增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的經(jīng)費。經(jīng)費的投入不僅包括網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、服務(wù)器、處理設(shè)備的購置，還應(yīng)包括軟件設(shè)施的完善。數(shù)字化檔案館在滿足檔案的利用與管理的同時，還應(yīng)注重數(shù)據(jù)庫的完善構(gòu)建。首先，數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要能很好的反映館藏書籍的內(nèi)容，并及時填充新近書目與檔案資料，做到數(shù)據(jù)庫內(nèi)容豐富翔實，以滿足用戶多元化的需求。其次，信息檢索要更加智能化，不僅能夠分類查詢，還應(yīng)能夠根據(jù)相關(guān)要素進(jìn)行查詢，以達(dá)到檢索速度快、效率高、范圍廣的目的，從而最大程度地方便用戶的使用，使用戶能夠在海量的資源面前不再茫然。再次，要充分利用資源鏈接，最大程度的擴(kuò)大資源共享面，使用戶能夠以最方便、便捷的方式搜尋到其所需的最全面的資源。

3.2加大人才培養(yǎng)力度

檔案館工作人員不僅承擔(dān)者檔案館的建設(shè)、更新、維護(hù)與升級，更承擔(dān)著指導(dǎo)用戶如何利用數(shù)字化檔案館等普及工作，而這些都大大提高了對檔案館工作人員的要求。因此檔案館的數(shù)字化建設(shè)需要大量能熟練運用檢索方法、懂得相關(guān)計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并具備溝通技能的綜合素質(zhì)人才。要想推進(jìn)高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，就必須要大力優(yōu)化檔案館成員的知識結(jié)構(gòu)，定期對相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且大量引進(jìn)外來人才，為檔案館建設(shè)補(bǔ)充新鮮血液，從而逐步提高檔案館的管理的水平。對于檔案館人員的業(yè)務(wù)水平要定期進(jìn)行考核，對于不具備管理資格的成員要堅決予以剔除，充分保持檔案館工作人員的先進(jìn)行。

3.3強(qiáng)化使用推廣

高校檔案館的基礎(chǔ)建設(shè)程度和水平質(zhì)量，需要由用戶來認(rèn)可，只有用戶滿意的檔案館才是館建的基礎(chǔ)所在。高校檔案館做為一項基礎(chǔ)建設(shè)部門，自身的推廣程度是受使用范圍所限制的，其服務(wù)水平和信息化程度需要用戶的使用來判別。因此，高校檔案館要定位在為用戶服務(wù)的定位上，加大使用推廣的力度。在每一名教職員工或是學(xué)員來提取檔案時，檔案館通過高效快捷的查訪方式以及優(yōu)質(zhì)熱情的服務(wù)態(tài)度會給用戶留下深刻的印象。而高校檔案館在強(qiáng)化信息建設(shè)的同時，主要就是要為用戶提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)，因此，加強(qiáng)信息化建設(shè)對于提高檔案館的管理規(guī)范程度以及用戶的認(rèn)知層次具有重要的作用。

3.4加強(qiáng)反饋機(jī)制的建立

篇10

高職高專院校的數(shù)量和招生規(guī)模同本科院校平分天下，培養(yǎng)了大量的高級技能型人才，為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)持續(xù)健康發(fā)展發(fā)揮了不可替代的作用。新常態(tài)下高職院校的作用和責(zé)任更加凸顯，作為記錄學(xué)校教育教學(xué)、科學(xué)研究、校園建設(shè)與發(fā)展等所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來賬目的財務(wù)檔案，對于分析資金投入產(chǎn)出效益、預(yù)測今后建設(shè)和改革方向提供了基礎(chǔ)性資料，為國家和地方政府分析高職高專院校的發(fā)展和建設(shè)情況提供準(zhǔn)確的信息。計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，特別是財務(wù)活動電算化，為財務(wù)檔案數(shù)字化、信息化、電子化建設(shè)打下了堅實的基礎(chǔ)。高職高專院校財務(wù)檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，方便查閱與分析，才能充分發(fā)揮其資料價值。但是，目前高職高專院校的數(shù)字化會計檔案的建設(shè)、管理和使用仍存在不少問題，制約高職高專院校財務(wù)分析效能，影響學(xué)校的管理和建設(shè)，不利于高職高專院校的長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、數(shù)字化會計檔案的重要意義

（一）方便查詢和分析

數(shù)字化會計檔案采用計算機(jī)軟件管理檔案資料，建立了電子目錄以后，使用一網(wǎng)的電腦或其他終端設(shè)備，取得授權(quán)許可，即可幾分鐘內(nèi)在任何地點查到所需要的資料，方便快捷。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案資料的查詢，需要趕到檔案存放地點，征得檔案管理員的同意，手工查詢目錄資料，根據(jù)目錄檢索再到檔案庫房翻閱相應(yīng)資料，費時費力，效率低下，并且容易污損紙質(zhì)檔案。

根據(jù)財務(wù)數(shù)據(jù)綜合分析和比較資金使用效果，數(shù)字化會計檔案通過調(diào)取原始資料，采用相應(yīng)軟件，數(shù)分鐘內(nèi)就可以得到所需要的報表。而根據(jù)紙質(zhì)會計檔案資料，需要根據(jù)財務(wù)數(shù)據(jù)資料，人工分析數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和變化規(guī)律，需要占用大量的人力物力和財力，而且不能及時得到分析結(jié)果。

對于檔案資料，能夠及時查詢和分析，才是其存在價值的真正所在。

（二）提升財務(wù)管理效率和水平

采用數(shù)字化會計檔案，財務(wù)管理面臨大量的數(shù)字資料，需要建設(shè)相應(yīng)的硬件和軟件，包括計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)資源、會計專業(yè)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識均有所掌握的專門人才。管理者必須轉(zhuǎn)變觀念，科學(xué)管理，同時還需要及時更新知識，才能適應(yīng)新的工作環(huán)境，管理者能夠更加及時的掌握單位的財務(wù)運行狀況，預(yù)測財務(wù)運行風(fēng)險，提高管理效率。

（三）節(jié)約資源

會計檔案數(shù)字化，采用磁盤、光盤、服務(wù)器等方式存儲，原始憑證、記賬憑證、各種賬簿和報表等不再使用紙張書寫或打印，降低打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等的使用率，降低了紙張使用，實現(xiàn)低碳環(huán)保工作模式。同時，會計檔案數(shù)字化以后，提高了大量數(shù)據(jù)錄入和處理的效率，報表分析可以自動生成，降低人力資源的占用，解放出來的人力資源可以投入到財務(wù)數(shù)據(jù)的分析和預(yù)測等智慧型的工作中去，提高人力資源的勞動質(zhì)量和效率。再者，采用數(shù)字化會計檔案，不需要很大的房間就可以把一個單位的所有會計資料保存起來，節(jié)約空間和場地資源。

二、高職高專院校數(shù)字化會計檔案存在的問題

高職高專院校以培養(yǎng)高級技能型人才為己任，而我國傳統(tǒng)觀念認(rèn)為接受高等教育的目的是為了走向管理崗位，所謂學(xué)而優(yōu)則仕。所以，高職高專院校一直沒有受到社會各界的充分重視，沒有受到本科院校特別是研究型本科院校同樣的重視，導(dǎo)致其占有的軟硬件資源較少，會計部門也不例外。高職高專院校會計部門開展數(shù)字化建設(shè)，會計檔案電子化，面臨著一些特殊的問題。

（一）重視不足，資金和人才投入均較少

會計檔案是財務(wù)工作的附屬工作，往往沒有受到單位領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，相應(yīng)科室在學(xué)校的管理結(jié)構(gòu)層次中，還算不上三級科室，其工作屬于學(xué)校工作層級中的最底層。會計檔案長期以來沒有得到學(xué)校的重視，現(xiàn)代化建設(shè)更無從談起。校領(lǐng)導(dǎo)大多不清楚會計檔案室的工作內(nèi)容、工作職責(zé)、工作要求等基本知識，對于會計檔案工作的發(fā)展和建設(shè)沒有工作計劃。如此，會計檔案信息化建設(shè)工作難以取得資金投入，難以有專業(yè)知識和計算機(jī)知識都掌握的專業(yè)人才來負(fù)責(zé)會計檔案工作，會計檔案信息化建設(shè)難以取得進(jìn)展。

（二）會計檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃的前瞻性不強(qiáng)

有些高職高專院校開展會計檔案數(shù)字化建設(shè)，沒有根據(jù)數(shù)字化發(fā)展預(yù)測今后二十年的發(fā)展趨勢，網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件建成后五年左右就過時了，存放這些硬件設(shè)施的房間防水、防火等的安全等級較低，可擴(kuò)展的空間有限，沒有預(yù)留網(wǎng)絡(luò)接口，硬件升級困難，導(dǎo)致后期發(fā)展難以適應(yīng)會計檔案的要求。由此帶來了資源使用年限的降低，造成了浪費。

（三）管理制度缺失，檔案資料不完整

有效的管理制度是機(jī)構(gòu)高效運行的保障，數(shù)字化會計檔案建設(shè)需要相應(yīng)的管理制度為之提供運行和維護(hù)的制度保障。但是，有些高職高專院校建立的信息化會計檔案，由于沒有配套的管理制度，資料收集、整理、歸檔不及時，沒有對原始資料進(jìn)行分析總結(jié)和歸納，使用和維護(hù)不能保證會計檔案的完整，導(dǎo)致會計檔案容易出現(xiàn)缺失和不完整，甚至損毀，造成難以挽回的損失。

（四）信息化會計檔案工作人員專業(yè)知識不完整

信息化會計檔案工作人員，不僅需要熟練掌握會計專業(yè)知識，還需要掌握會計電算化以及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識。但是，受到經(jīng)費以及傳統(tǒng)觀念的影響，會計檔案管理人員大多由新進(jìn)人員或者將要退休人員管理，這些人員的最新會計專業(yè)知識、計算機(jī)知識有限，會計檔案信息化管理的能力不強(qiáng)，制約著會計檔案信息化建設(shè)。

三、高職高專院校數(shù)字化會計檔案建設(shè)意見

（一）提高會計檔案重要性的認(rèn)識

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)特別是分管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)自覺學(xué)習(xí)和更新會計知識，包括《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及《會計檔案管理辦法》等，正確完整的認(rèn)識會計檔案的歸檔內(nèi)容和要求，提高對會計檔案重要性的認(rèn)識，重視會計檔案工作，推進(jìn)會計檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)。觀念改變和提升是事業(yè)成功的前提和基礎(chǔ)。

（二）重視會計檔案的硬件和軟件建設(shè)

會計檔案信息化、電子化建設(shè)，需要計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器以及存放這些設(shè)備的房間，建設(shè)這些設(shè)備和設(shè)施需要結(jié)合本單位的現(xiàn)狀以及未來至少二十年的發(fā)展趨勢，預(yù)留足夠的發(fā)展空間，避免頻繁大修、更換設(shè)備甚至搬遷，節(jié)約資源和資金，同時滿足未來的發(fā)展需要。購置的存儲會計檔案的軟件，要滿足兼容性、可升級、安全性、分級提供服務(wù)、自處理等功能和要求，簽訂安全和保密協(xié)議，明確權(quán)責(zé)。

（三）建立可操作的信息化會計檔案管理制度

考慮《會計檔案管理辦法》（征求意見稿），根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》等，結(jié)合單位實際情況，制定切實可行的詳細(xì)管理制度，是信息化會計檔案有效管理的制度保障。為此，可以從會計資料收集、整理、裝訂、歸檔、保管、鑒定銷毀以及查閱、維護(hù)、安全措施等環(huán)節(jié)制定管理制度，明確管理職責(zé)。屬于歸檔范圍的會計資料包括會計憑證（原始憑證，記賬憑證）、會計賬簿（總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，其他輔賬簿）、財務(wù)會計報告（月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告）以及其他會計資料（銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，納稅申報表，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案鑒定意見書，其他具有保存價值的會計資料）等。

（四）培養(yǎng)或引進(jìn)專業(yè)會計檔案管理人員，提升知識水平

會計檔案專業(yè)技術(shù)人員是檔案管理質(zhì)量和水平的決定性因素。根據(jù)單位的人員情況，把那些責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)能力好、愿意為會計檔案事業(yè)盡力盡責(zé)的人員派出去培訓(xùn)，充實和完善知識結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)技術(shù)能力?；蛘咭M(jìn)那些懂得計算機(jī)、信息管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)評估等專業(yè)知識的專業(yè)性技術(shù)人才，確保會計檔案工作優(yōu)質(zhì)高效開展。

（五）提高數(shù)字化會計檔案的共享能力

會計檔案保管與維護(hù)價值主要體現(xiàn)在使用上，包括本單位用戶的使用以及相關(guān)單位用戶的使用。為此，需要實現(xiàn)會計檔案電子化信息的資源共享。目前，互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達(dá)，為會計檔案共享創(chuàng)造了客觀條件。當(dāng)然，資源共享需要遵循相應(yīng)的會計檔案資源利用的規(guī)定，符合法律規(guī)定?？梢愿鶕?jù)各單位的實際情況，對會計檔案數(shù)字化資源分級、分層次地共享，加入校園網(wǎng)系統(tǒng)，設(shè)置不同的訪問權(quán)限。把享受共享資源的用戶劃分為會計人員、會計檔案管理人員、上級管理人員、財務(wù)部門主管、校領(lǐng)導(dǎo)以及省市主管部門等不同的用戶，根據(jù)各自所擁有的訪問權(quán)限，訪問和使用相應(yīng)的會計檔案電子化資源。

（六）加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全性

21世紀(jì)的世界已經(jīng)進(jìn)入信息時代、互聯(lián)網(wǎng)時代、大數(shù)據(jù)時代、云計算時代，數(shù)據(jù)的錄入、傳輸、復(fù)制變得異常簡單，這些技術(shù)的發(fā)展為會計檔案數(shù)字化資源的獲取、存儲、傳遞和使用帶來了巨大的方便。但是，開放的互聯(lián)網(wǎng)時代，網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)據(jù)被修改、刪除和再編輯同樣變得容易起來，導(dǎo)致會計檔案數(shù)據(jù)有可能被惡意刪除或篡改，給會計檔案帶來安全隱患，危害到數(shù)據(jù)的真實性和完整性，而且，這種事故常常難以修復(fù)。為此，必須對數(shù)字化的會計檔案采取安全措施，例如雙備份或者多備份，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全密碼等。當(dāng)然，會計檔案的安全措施是相對的，沒有絕對的安全。安全性越高，所需要的投入也越大?？梢圆捎枚嘀匕踩胧?，將會計檔案的安全性提高到該信息資料所需要的水平。

四、結(jié)束語

會計檔案信息化，可以提升檔案的使用效率、降低資源消耗，高職高專院校會計檔案信息化建設(shè)，需要根據(jù)會計檔案真實性、完整性、安全性要求高，結(jié)合自身辦學(xué)經(jīng)費有限、人力資源不足等實際情況，量力而行，并考慮空間和硬件的可擴(kuò)展性、兼容性要求，制定相應(yīng)的管理辦法，建設(shè)高質(zhì)量的會計檔案信息化管理模式，為高職高專院校的發(fā)展提供基礎(chǔ)性資料，分析高職院校的辦學(xué)效率，為學(xué)校以及政府的決策提供參考。

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