導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇高校檔案管理工作計(jì)劃，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

高校基本建設(shè)項(xiàng)目檔案是在基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等?；n案作為一個(gè)獨(dú)立的高校檔案管理門(mén)類(lèi)，隨著高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的蓬勃發(fā)展，也越來(lái)越為高校的管理部門(mén)所重視和利用。其檔案價(jià)值主要體現(xiàn)在學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的新建、擴(kuò)建;學(xué)?；ㄌ帉?duì)基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和修理以及房屋的翻新改造;后勤服務(wù)公司對(duì)公房的出售，還有工程質(zhì)量事故處理和經(jīng)濟(jì)糾紛的調(diào)解等方面。隨著學(xué)校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，產(chǎn)生了大量的基建檔案，這些基建檔案資料是學(xué)校檔案的重要組成部分，不僅記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，更是籌劃未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的可靠依據(jù)。

一、抓住高校基建檔案的特點(diǎn)

是提高其檔案信息化管理工作的核心

檔案的利用日益頻繁，基建檔案的作用也越來(lái)越重要。這就同時(shí)要求基建檔案管理也應(yīng)跟上形勢(shì)，因?yàn)楦咝Ｍ顿Y主體的多元化和管理的多重性增添了檔案管理工作的復(fù)雜化和社會(huì)化，對(duì)于高?；n案自身的質(zhì)量、項(xiàng)目的齊全性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建檔案管理要進(jìn)行現(xiàn)代化方向的改進(jìn)?；n案管理現(xiàn)代化，是應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法管理檔案信息資源，是全方位、多形式地提供高質(zhì)量、高效率的檔案信息服務(wù)的一個(gè)綜合性的系統(tǒng)工程。抓住基建檔案特點(diǎn)，是基建檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在①。構(gòu)成基建檔案的載體材料主要有文字、圖表、聲像等，基建檔案是隨著基本建設(shè)工程的進(jìn)展陸續(xù)產(chǎn)生的，其特點(diǎn)表現(xiàn)為:

1.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案材料來(lái)源的廣泛性

基本建設(shè)項(xiàng)目從提出項(xiàng)目建議書(shū)到工程全面竣工驗(yàn)收，基建檔案的材料來(lái)源涉及到政府部門(mén)審批、設(shè)計(jì)部門(mén)的論證設(shè)計(jì)、施工單位建設(shè)、監(jiān)理單位監(jiān)理、質(zhì)檢部門(mén)質(zhì)量評(píng)定過(guò)程，以及材料、設(shè)備供貨單位等，使基建檔案的材料來(lái)源具有廣泛性。

2.基本建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的完整性

基建檔案在基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，包含了從提出項(xiàng)目建議書(shū)、進(jìn)行可行性研究、編制初步設(shè)計(jì)、編制設(shè)計(jì)文件、進(jìn)行地質(zhì)勘察、設(shè)計(jì)招標(biāo)、簽訂有關(guān)合同、工程施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的文件、資料，以把整個(gè)工程的來(lái)龍去脈清楚地顯現(xiàn)出來(lái)。

3.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)量的龐大性

基本建設(shè)項(xiàng)目由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專(zhuān)業(yè)廣，以及項(xiàng)目歸檔文件套數(shù)多等因素，使得最終形成的基建檔案數(shù)量遠(yuǎn)比其他專(zhuān)業(yè)技術(shù)活動(dòng)形成的檔案多。如我校新校園建設(shè)、體育館建設(shè)等工程所形成的基建檔案數(shù)量就有300余卷。

4.基本建設(shè)項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性

基建檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、電信、自動(dòng)控制、消防等多種專(zhuān)業(yè)內(nèi)容，這些專(zhuān)業(yè)的有機(jī)融合形成了基建檔案專(zhuān)業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。

5.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案形成相對(duì)于工程進(jìn)度的滯后性

基建檔案是在基建活動(dòng)中產(chǎn)生的，它真實(shí)地反映基建工程內(nèi)容、過(guò)程和特征，相對(duì)于所反映的基建項(xiàng)目有著一種必然的滯后關(guān)系。同時(shí)，作為基建檔案的特殊性，一般建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收時(shí)，多數(shù)只按竣工檢查整理好的資料用于驗(yàn)收，當(dāng)驗(yàn)收工作完成后，經(jīng)過(guò)整改，還需按高校檔案管理細(xì)則對(duì)基建項(xiàng)目的歸檔要求進(jìn)行進(jìn)一步的整理，因此，這也反映出檔案的全部形成與工程完成相對(duì)滯后。

6.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的長(zhǎng)久性和不可替代性

一份完整的基本建設(shè)工程(項(xiàng)目)檔案，是建設(shè)工程(項(xiàng)目)使用、維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建必不可少的依據(jù)，因此它可以在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)發(fā)揮作用。又由于基建檔案中存有大量的圖紙，可以更為直觀地反映建筑物的內(nèi)部構(gòu)造，所以在利用時(shí)是其他文件所無(wú)法替代的。

二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問(wèn)題

真實(shí)地體現(xiàn)出基建檔案信息化管理的必然性

長(zhǎng)期以來(lái)，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，許多高校的基建檔案管理基本上處于封閉、半封閉狀態(tài)。檢索手段落后，豐富的檔案信息寶藏“鎖在深宮無(wú)人識(shí)”，檔案館“門(mén)前冷落鞍馬稀”，館藏逐年遞增，但檔案利用率卻沒(méi)有同步增長(zhǎng)，大量的基建檔案信息與檔案利用率之間存在著巨大落差，可以反復(fù)利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享，長(zhǎng)期以來(lái)這種狀況不但嚴(yán)重影響基建檔案價(jià)值的發(fā)揮和對(duì)現(xiàn)實(shí)工作的支撐，而且嚴(yán)重影響檔案工作的作用和地位，不利于基建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。 其問(wèn)題簡(jiǎn)單概括為以下兩個(gè)方面:

1.建檔質(zhì)量不高

有些檔案管理人員對(duì)基本建設(shè)工程信息的來(lái)龍去脈認(rèn)識(shí)不清，對(duì)收集到的資料不能及時(shí)進(jìn)行整理、分類(lèi)，往往簡(jiǎn)單裝訂、隨意放置，這樣不能保持其成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，直接影響了檔案的內(nèi)在質(zhì)量②。

2.紙質(zhì)檔案利用存在弊端

檔案的利用是檔案工作的最終目的，檔案的價(jià)值也在一次次的利用中體現(xiàn)出來(lái)。一般來(lái)說(shuō)，提供檔案利用的方式有三種:第一，以檔案原件提供利用。第二，以檔案復(fù)制件提供利用。第三，根據(jù)檔案內(nèi)容編寫(xiě)參考資料提供利用?；n案主要以前兩種利用方式居多。從基建檔案現(xiàn)存狀況看，由于長(zhǎng)期原件提供利用，許多圖紙破損嚴(yán)重，且已無(wú)其他備份可供復(fù)制。再有些高校的檔案管理員在整理檔案的過(guò)程中，考慮到檔案的完整性及避免日后利用過(guò)程中的遺失問(wèn)題，通常把一棟樓的同種圖紙用線(xiàn)裝訂在一起，這樣雖然其完整性保證了，但是利用起來(lái)很不方便，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來(lái)極大的難度。

三、健全制度、依法治檔、合理利用、積極創(chuàng)新

是基建檔案信息化管理的運(yùn)作方式

基建檔案信息化其實(shí)也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其實(shí)施也將按照工程建設(shè)模式來(lái)進(jìn)行，作為一項(xiàng)工程其各項(xiàng)建設(shè)內(nèi)容有著內(nèi)在的邏輯關(guān)系。因此，其運(yùn)作方式應(yīng)該分步進(jìn)行:

1.根據(jù)基建檔案信息化總體規(guī)劃擬訂具體的分期實(shí)施方案。分期實(shí)施方案要充分考慮國(guó)家信息化戰(zhàn)略實(shí)施進(jìn)程、檔案管理和發(fā)展需求、經(jīng)費(fèi)投入保障、技術(shù)支持能力、人力資源狀況以及工作環(huán)境等因素。

2.建立基建檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。即按照基建檔案信息化的要求制定電子文件和數(shù)字檔案的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，確定搭建系統(tǒng)平臺(tái)的功能要求和技術(shù)規(guī)范，制定網(wǎng)絡(luò)及信息安全管理制度，從依法治檔的高度為基建檔案信息化建設(shè)提供制度保障。例如制定電子案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使分類(lèi)組卷達(dá)到或接近最佳水平;制定數(shù)字接收檔案標(biāo)準(zhǔn)，以確保電子歸檔質(zhì)量;制定計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化。

3.基建檔案歸檔自動(dòng)化、館藏?cái)?shù)字化。即在自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)辦公的條件下，其管理形式以電子文件的創(chuàng)建和流轉(zhuǎn)為特征，其檔案的形成必然以電子文件的形式出現(xiàn)，對(duì)電子文件的歸檔管理必須實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。在這方面，我校是運(yùn)用的OA辦公軟件系統(tǒng)和南大之星檔案軟件(B/S)，我們檔案管理員在OA辦公系統(tǒng)中對(duì)學(xué)校的收發(fā)文進(jìn)行歸檔處理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再將文件上傳到南大之星檔案軟件中，形成數(shù)字檔案，以邏輯歸檔形式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

4.隊(duì)伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案信息化對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)是新事物，為了確保技術(shù)應(yīng)用和檔案信息的知識(shí)化、社會(huì)化開(kāi)發(fā)，不僅要求檔案員有檔案管理方面的知識(shí)，又要有企業(yè)管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并能熟練操作和應(yīng)用計(jì)算機(jī)，所以專(zhuān)兼職檔案人員要多參加一些專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、研究專(zhuān)家寫(xiě)的優(yōu)秀檔案論文，盡快提高自身各方面的素質(zhì)，成為一名出色的檔案工作管理員、現(xiàn)代的檔案管理和信息開(kāi)發(fā)者。

5.開(kāi)放基建檔案共享信息和開(kāi)發(fā)輔助決策支持系統(tǒng)?；n案信息化的根本目的一方面是深入、廣泛地開(kāi)發(fā)利用基建檔案資源，最大限度地提高基建檔案利用價(jià)值;另一方面是有效提升基建檔案管理的基礎(chǔ)性作用和地位，充分發(fā)揮基建檔案信息在工程建設(shè)方面帶給決策者的輔助決策作用。因此，基建檔案信息化的核心工作便是檔案共享信息系統(tǒng)的建立和開(kāi)發(fā)，輔助決策管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，但共享的同時(shí)一定要高度重視保密鑒定和授權(quán)管理，實(shí)現(xiàn)基建檔案的真正利用價(jià)值。

總之，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的基本建設(shè)將會(huì)加速發(fā)展，所產(chǎn)生的基建檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富，是學(xué)?；窘ㄔO(shè)的歷史記錄，也將反映學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施的整體水平?；n案工作是一項(xiàng)管理性極強(qiáng)的工作，它的信息化管理水平高低，與學(xué)校現(xiàn)代化程度休戚相關(guān)，所以我們應(yīng)從檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)對(duì)待學(xué)?；n案管理的現(xiàn)代化問(wèn)題，進(jìn)一步做好學(xué)?；n案的信息化管理工作，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，滿(mǎn)足學(xué)校整體需要。

注 釋:

①杜映池，陳堅(jiān).淺談高?；n案的現(xiàn)代化管理.山西高等學(xué)校社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào)，2004.5(增):111—112.

②羅丙軍，易志堅(jiān).論高?；n案的建設(shè)與管理.重慶交通學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，12，(4):143.

參考文獻(xiàn)

篇2

檔案管理工作存在于我們生活中的方方面面，小到我們的個(gè)人檔案的管理，大到全國(guó)人口的戶(hù)籍管理，以往手工管理手段面對(duì)如今海量的信息只能望洋興嘆，所以引進(jìn)先進(jìn)的管理理念與技術(shù)迫在眉睫。精細(xì)化管理是一種先進(jìn)的理念與技術(shù)，它運(yùn)用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪?guī)范和信息化管理手段解決了海量的數(shù)據(jù)和以往管理中散漫、難以量化的實(shí)際問(wèn)題。對(duì)于這些有保存價(jià)值的檔案材料，如何能夠在有效保護(hù)的同時(shí)，更好地利用其價(jià)值成為各級(jí)各類(lèi)檔案管理人員在管理工作中面臨的新挑戰(zhàn)。在這樣的重要轉(zhuǎn)型階段，作為高校的檔案管理工作者，應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。

一、完善檔案制度

“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓?！焙玫墓芾眢w系需要一系列完善的制度來(lái)支持。在精細(xì)化管理運(yùn)行的實(shí)際過(guò)程中，與以往的管理方式與方法難免有一些差異，包括在部門(mén)職責(zé)、各崗位職責(zé)、精細(xì)的管理分類(lèi)制度、考核制度、獎(jiǎng)懲制度等方面的區(qū)別。高校檔案館作為檔案管理的主要部門(mén)，要在實(shí)際運(yùn)行中統(tǒng)籌處理好這些矛盾，把精細(xì)管理層層落實(shí)，摒棄落后的管理方式，吸納新的管理觀念，在自身部門(mén)制度完善的同時(shí)，對(duì)各教學(xué)院部和職能部門(mén)檔案人員的崗位職責(zé)也要明確、細(xì)化。專(zhuān)職的高校檔案館的工作人員對(duì)各種檔案工作流程都較熟悉和規(guī)范，但對(duì)于二級(jí)學(xué)院以及各部門(mén)的兼職檔案人員來(lái)說(shuō)，各項(xiàng)事務(wù)還需要用明確的要求和制度來(lái)規(guī)范，如歸檔材料的范圍、種類(lèi)、存放方式、檔案材料等按要求撰寫(xiě)、按規(guī)范收取、按時(shí)間歸檔等都要有專(zhuān)門(mén)的制度和規(guī)范來(lái)約束，細(xì)化的工作流程能明確工作中每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)。

二、抓住機(jī)遇，優(yōu)化技術(shù)

數(shù)字化檔案館是運(yùn)用數(shù)字化管理手段對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理，是當(dāng)前檔案管理工作的主流，但與其他行業(yè)信息化處理能力和水平相比，檔案信息化水平還有待進(jìn)一步提高。各大高校正在抓住這一機(jī)遇大力推動(dòng)數(shù)字化檔案館的建設(shè)，利用這一機(jī)遇更新管理手段和技術(shù)、爭(zhēng)取充足的資金來(lái)推動(dòng)檔案管理向信息化、開(kāi)放化邁進(jìn)。

數(shù)字化檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的信息化工程，與傳統(tǒng)的檔案管理與利用相比，它給檔案管理工作帶來(lái)了新的生機(jī)和活力。傳統(tǒng)的檔案管理在檔案歸檔后，保存質(zhì)量不穩(wěn)定，查詢(xún)利用率低，不便于開(kāi)放利用。而數(shù)字檔案館作為一個(gè)開(kāi)放的平臺(tái)，各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后能夠永久保存和查閱利用，其檔案利用率是以往傳統(tǒng)手段遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能比擬的，其功能強(qiáng)大的信息化處理平臺(tái)、高效的訪問(wèn)速度和高效的利用率都充分體現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)與現(xiàn)代管理方法的整合。在今后的發(fā)展過(guò)程中，更需要這種傳統(tǒng)與現(xiàn)在相結(jié)合的互動(dòng)方式。

三、更新管理人才

數(shù)字化檔案管理的建立需要大量的信息技術(shù)人才。根據(jù)當(dāng)前高校檔案從業(yè)人員的整體情況來(lái)看，信息技術(shù)人才較為缺乏，大部分檔案從業(yè)人員都沒(méi)有信息技術(shù)背景。所以，培養(yǎng)一支能夠達(dá)到信息化建設(shè)需要的高水平人才是保證數(shù)字化檔案館建立和運(yùn)行的必要條件。在建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作團(tuán)隊(duì)時(shí)，筆者認(rèn)為應(yīng)以建設(shè)信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)為主，再配以具有多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員，以業(yè)務(wù)需求為指引，在對(duì)現(xiàn)有人才進(jìn)行新知識(shí)的培訓(xùn)基礎(chǔ)上，引進(jìn)高素質(zhì)的跨學(xué)科人才，推動(dòng)數(shù)字化檔案館的建設(shè)。

四、檔案管理人員應(yīng)具有良好的職業(yè)道德

1.遵循保密原則。“不該說(shuō)的秘密，絕對(duì)不說(shuō)；不該知道的秘密，絕對(duì)不問(wèn)。”這是檔案管理人員在工作的過(guò)程中必須遵守的檔案保密制度。對(duì)于保密類(lèi)檔案嚴(yán)格按照權(quán)限規(guī)定管理查看，杜絕保密檔案泄密的事件發(fā)生。另外，尊重他人個(gè)人隱私也是檔案人員應(yīng)具備的基本職業(yè)道德。檔案管理人員在工作過(guò)程中會(huì)接觸到個(gè)人檔案文件，其中包含的個(gè)人隱私、以往經(jīng)歷等內(nèi)容切不可違規(guī)公之于眾。

2.注重服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)。檔案管理看起來(lái)是對(duì)各類(lèi)物體和資料的管理，但在收集檔案和檔案查詢(xún)利用的過(guò)程中都是要與各類(lèi)人群有交流的。作為一個(gè)窗口服務(wù)型的部門(mén)，從業(yè)人員除了在完成自身業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，好的服務(wù)態(tài)度能影響整個(gè)部門(mén)的形象。在收集檔案材料時(shí)，檔案管理工作者與檔案來(lái)源單位是合作關(guān)系，而不是上下級(jí)關(guān)系；與來(lái)訪人員交流時(shí)，對(duì)其權(quán)限查詢(xún)范圍內(nèi)的要求應(yīng)盡力滿(mǎn)足；與學(xué)校其他部門(mén)的協(xié)同工作時(shí)，檔案管理工作者要認(rèn)真履行本部門(mén)的責(zé)任與義務(wù)。

高校檔案精細(xì)化管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，其管理水平的高低是學(xué)校有效統(tǒng)籌、各部門(mén)積極配合、檔案從業(yè)人員認(rèn)真工作的共同結(jié)果。目前，各高校數(shù)字檔案館的建設(shè)已初步成形，但距離精細(xì)化管理的要求還有一定的距離，還需要大量的檔案工作者對(duì)其內(nèi)容和功能進(jìn)一步完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]王玉玲.論高校教學(xué)檔案的精細(xì)化管理[J].蘭臺(tái)世界，2010，（12）.

[2]薛四新.IT集約化服務(wù)型數(shù)字檔案館運(yùn)行模式研究[J].檔案學(xué)通訊，2007，（05）.

篇3

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2015）05-0029-01

隨著計(jì)算機(jī)在高校檔案管理工作中的全面普及，計(jì)算機(jī)在檔案管理中發(fā)揮的作用越來(lái)越凸顯，檔案管理的智能化水平也越來(lái)越高。但計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的工具，前提是我們必須保證錄入信息的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，否則，再先進(jìn)的管理工具也不能達(dá)到我們期盼的管理效果。因此，高校檔案管理的現(xiàn)代化必須從檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)性工作做起。

一、高校檔案管理基礎(chǔ)工作情況現(xiàn)狀

從我校檔案管理的實(shí)際情況分析，高校檔案管理普遍存在案卷數(shù)量繁多、內(nèi)容龐雜、時(shí)間跨度較長(zhǎng)等特點(diǎn)，且由于處于封閉式管理狀態(tài)，案卷僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，加之不同時(shí)期對(duì)檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面，一是存在檔號(hào)不規(guī)范、沒(méi)有目錄號(hào)、一卷多冊(cè)現(xiàn)象；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范。有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象；三是存在部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容無(wú)法檢索而難以利用；四是存在部分案卷未標(biāo)頁(yè)碼現(xiàn)象；五是存在組卷混亂現(xiàn)象，有按時(shí)間組的，也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一?？傊?，作為高校檔案管理部門(mén)，建校時(shí)間越長(zhǎng)，管理檔案越多，館藏量越大，存在類(lèi)似問(wèn)題的情況就越嚴(yán)重。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

高等學(xué)校要想提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，就要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行。

一要全面普查案卷，去糟存精。這是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。由于高校檔案管理史料繁多、年代久遠(yuǎn)，時(shí)間跨度長(zhǎng)，尤其是有些高校經(jīng)歷了多次并校整合，勢(shì)必存在部分檔案過(guò)期、重復(fù)保存、或無(wú)查考價(jià)值的文獻(xiàn)等情況，所以，在實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，必須首先剔除這些無(wú)用的文件信息，從而避免今后出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

二要重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷就是將那些相互存在某種關(guān)聯(lián)的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中要將那些組卷過(guò)厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新整合，同時(shí)，還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫(xiě)，以保證案卷規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

三要結(jié)合學(xué)校館藏實(shí)際規(guī)范著錄工作。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，首先必須保證錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性，信息錄入要嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行，同時(shí)，也要緊密結(jié)合所在學(xué)校檔案管理工作實(shí)際，保證信息著錄的規(guī)范、完整。

四要統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)，保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的主要優(yōu)勢(shì)就是能夠快速滿(mǎn)足人們族性檢索的需要，因此，為確保檢索的完整性，我們?cè)诜诸?lèi)過(guò)程中，必須根據(jù)“檔案分類(lèi)法”進(jìn)行分類(lèi)，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外，在分類(lèi)的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度，以便及時(shí)校正各種分類(lèi)錯(cuò)誤，保證檔案檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，保證檢索的查全率。

五要規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類(lèi)號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。因此，在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱(chēng)，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題或計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。實(shí)際著錄工作中，我們要結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要將題名中責(zé)任者、事由、文種等相關(guān)信息，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整，則要補(bǔ)齊，如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的修飾語(yǔ)，這樣就可以在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)材料準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)著錄是一項(xiàng)繁瑣工作，也是一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作，尤其是對(duì)于那些建校時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性大學(xué)的檔案館來(lái)講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復(fù)雜。如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，就會(huì)影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。因此，要保證計(jì)算機(jī)著錄工作多、快、好，就要從以下幾個(gè)方面入手。

一要分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為人所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。高校檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)根據(jù)各卷宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低等情況進(jìn)行排序，分清輕重緩急，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

二要分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能較完整的揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力，又提高了著錄效率。

篇4

隨著我國(guó)教育事業(yè)不斷發(fā)展，高校不斷擴(kuò)招，新時(shí)期高校的管理也需要不斷創(chuàng)新，這就對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，需要高校對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，深化管理改革，促進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范化，為高校的發(fā)展提供合理而有效的保障。

一、高校檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.檔案管理工作受重視程度較低

目前我國(guó)的大部分高校的教師對(duì)檔案的重視程度不夠，大部分認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單地收集一些過(guò)去的資料，檔案管理工作看不到管理的成效。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的管理意識(shí)也比較淡薄，教師也不注意對(duì)活動(dòng)資料的收集，導(dǎo)致重要檔案資料的丟失。相對(duì)于其他比較重要的部門(mén)，檔案管理工作得不到重視。

2.建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足，管理手段落后

現(xiàn)代化的檔案管理需要一定的經(jīng)費(fèi)投入，尤其是檔案信息化建設(shè)，更是需要資金的投入和技術(shù)的支持。但是目前很多高校對(duì)檔案管理工作投入的經(jīng)費(fèi)不足，也沒(méi)有準(zhǔn)備專(zhuān)門(mén)的檔案室，管理手段落后，需要的相關(guān)硬件設(shè)施沒(méi)有配備，查閱檔案資料的時(shí)候還需要進(jìn)行手工查找，嚴(yán)重影響了工作效率。

3.檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊

高校檔案管理的工作體系不夠健全，很多從事檔案管理工作的人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理的時(shí)候，沒(méi)有歸檔意識(shí)，常常將檔案不按照規(guī)定的地方存放，導(dǎo)致原始資料的丟失。而且從事檔案管理的工作人員之間手續(xù)交接也存在問(wèn)題，導(dǎo)致檔案的數(shù)量和責(zé)任不明晰。

4.檔案專(zhuān)業(yè)人才缺乏，檔案得不到合理利用

在高校從事檔案管理工作的人員大部分是兼職的，他們不是檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，也沒(méi)有進(jìn)行過(guò)檔案管理方面的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，職業(yè)素質(zhì)相對(duì)來(lái)說(shuō)并不高，而且高校對(duì)于檔案的利用方法也比較傳統(tǒng)，不能合理利用數(shù)字化信息檔案，這些都導(dǎo)致高校檔案管理工作難以快速向前發(fā)展。

二、高校檔案管理科學(xué)化的策略分析

1.重視檔案管理工作的質(zhì)量，制定發(fā)展規(guī)劃

高校從事檔案管理工作的管理人員要積極加大對(duì)檔案工作的宣傳力度，提高重視程度，在制訂學(xué)校的長(zhǎng)期規(guī)劃時(shí)，認(rèn)真將檔案工作納入到領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃當(dāng)中去，年初有計(jì)劃，年中有檢查，年末有總結(jié)，為了避免在具體的工作中出現(xiàn)草率行事的情況，一定要不斷健全和完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，為檔案部門(mén)提供良好的工作環(huán)境，也只有這樣，才能不斷促進(jìn)高校檔案管理工作向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

2.加大基礎(chǔ)建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入力度， 推動(dòng)高校的檔案信息化管理

積極提供檔案管理的硬件設(shè)施，安排專(zhuān)門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行保存、管理的檔案室，增加防火的必要措施，隨著我國(guó)檔案信息化的快速發(fā)展，檔案儲(chǔ)存方式從紙質(zhì)發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)閳D文影像儲(chǔ)存，所以高校也要積極配備相應(yīng)的設(shè)備。運(yùn)用和借鑒當(dāng)今社會(huì)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、多媒體技術(shù)，完善高校的信息化管理。

3.創(chuàng)新檔案管理模式

制定符合高校情況的檔案管理模式，由校領(lǐng)導(dǎo)帶頭組成工作小組，及時(shí)對(duì)應(yīng)該歸檔的檔案進(jìn)行整理，防止檔案的流失。創(chuàng)新檔案的管理制度，進(jìn)一步規(guī)范化，進(jìn)行檔案管理的激勵(lì)和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，優(yōu)勝劣汰，使得高校的科學(xué)化檔案管理工作能夠充滿(mǎn)新鮮的活力，開(kāi)創(chuàng)新的局面。

4.加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)和吸收

高校從事檔案管理工作的人員缺乏，應(yīng)該積極吸收一些相關(guān)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的人才從事這一工作，同時(shí)對(duì)于已經(jīng)從事檔案管理工作的人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高他們的業(yè)務(wù)工作素質(zhì)和能力，加強(qiáng)他們對(duì)檔案管理工作的重視。

總之，新時(shí)期做好高校的檔案管理科學(xué)化工作十分重要，對(duì)于高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的意義，為學(xué)校提供寶貴的歷史經(jīng)驗(yàn)，有利于學(xué)校工作質(zhì)量的評(píng)估，對(duì)整個(gè)學(xué)校的教育水平的提高有很大的促進(jìn)作用。所以一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視力度，加大經(jīng)費(fèi)的投入，不斷創(chuàng)新檔案管理的模式和檔案管理人才的培養(yǎng)，為我國(guó)高校檔案科學(xué)化管理工作做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

篇5

高校檔案是指高校在科研、管理、教學(xué)以及其他辦學(xué)活動(dòng)過(guò)程中形成的、對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有查考價(jià)值的各種圖表、文字、聲像等不同載體的歷史記錄。當(dāng)前，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的普及與發(fā)展，辦學(xué)條件也日趨改善，對(duì)外交流頻率也越來(lái)越高，因而產(chǎn)生的檔案也隨之越來(lái)越多。我國(guó)各高校正發(fā)生著從規(guī)模到內(nèi)涵的深刻變革，改革已成為高校檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展的動(dòng)力源泉。

一、當(dāng)前高校檔案管理工作中面臨的主要問(wèn)題

近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展，檔案工作作為高校全局工作的一個(gè)重要組成部分，逐步受到重視和加強(qiáng)，取得了較好的發(fā)展，但同時(shí)也存在一些制約其發(fā)展的不利因素。

1.檔案管理意識(shí)薄弱

受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，加之檔案本身具有一定的保密性，高校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)。有些部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為科研、教學(xué)是學(xué)校的重點(diǎn)工作，便忽視檔案的管理，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。還有部分檔案的主人或檔案的形成者，認(rèn)為檔案管理工作是檔案管理人員的事，與自己無(wú)關(guān)，不注重檔案的保存及歸檔，沒(méi)有養(yǎng)成存檔的良好習(xí)慣，造成檔案的丟失，影響了檔案管理的進(jìn)度。

2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視

部分高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案工作是一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單的常規(guī)性、基礎(chǔ)性工作，這類(lèi)工作只是學(xué)校行政管理的小部分，學(xué)校的教學(xué)與科研才是重點(diǎn)，而且教學(xué)、科研能更好、更快地產(chǎn)生效果，對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，潛意識(shí)里認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。檔案管理工作由于受傳統(tǒng)觀念、思維習(xí)慣、工作方法和性格閱歷等各方面因素的影響，在潛意識(shí)中存在重建設(shè)、輕檔案的思想，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的不重視也間接地影響著普通職工對(duì)檔案工作的態(tài)度。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的忽視往往給檔案部門(mén)帶來(lái)經(jīng)費(fèi)不足、人員缺少、設(shè)備陳舊的尷尬局面，在很大程度上制約了高校檔案工作的有效發(fā)展。

3.檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平低

檔案管理工作依然停留在存檔和建檔的水平上，忽視了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，導(dǎo)致許多珍貴而價(jià)值高的檔案材料不能發(fā)揮其作用。檔案工作人員忙于收集和整理等工作，而檔案管理的利用和開(kāi)發(fā)工作仍停留在原來(lái)的水平上，只有一套案卷目錄僅供檢索，處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)。

4.高校檔案管理水平落后

一方面，高校檔案管理缺乏相應(yīng)的檔案管理和更新設(shè)備，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的信息化；另一方面，高校檔案工作中信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)，與現(xiàn)代的高新技術(shù)存在很大差距，高校并沒(méi)有充分利用現(xiàn)代高效檢索技術(shù)等現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案軟件的開(kāi)發(fā)進(jìn)度遠(yuǎn)不如硬件的發(fā)展，很多高校檔案管理者還依賴(lài)于手工操作，這大大降低了檔案管理工作效率，阻礙了檔案管理工作的開(kāi)展。

二、高校檔案管理工作的新思路

1.強(qiáng)化高校領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識(shí)

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)關(guān)心檔案工作開(kāi)展和檔案部門(mén)的建設(shè)情況，積極為檔案工作發(fā)展和檔案人員的個(gè)人成長(zhǎng)進(jìn)步創(chuàng)造雙優(yōu)的環(huán)境。目前許多高校采取了有效措施，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，將檔案工作納入學(xué)校的中期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃之中，使學(xué)校檔案工作步入有序發(fā)展的軌道。

2.提高檔案利用率

檔案管理是基礎(chǔ)，檔案利用是目的。多渠道開(kāi)發(fā)利用檔案，為校內(nèi)外師生員工服務(wù)是學(xué)校檔案工作的最終目的。高校檔案館要圍繞學(xué)校中心工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提升檔案為學(xué)校中心工作服務(wù)的廣度和深度。我們可以盡量提供檔案陳列、展覽服務(wù)；提供檔案編研服務(wù)；提供檔案報(bào)道、檢索服務(wù)；提供檔案閱覽、咨詢(xún)、翻譯和復(fù)制服務(wù)。

3.加強(qiáng)高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

高校必須充分認(rèn)識(shí)到，完善高校檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，推動(dòng)高校檔案管理信息化，是當(dāng)前高校檔案管理工作改革和發(fā)展的必由之路。檔案管理的信息化更有利于檔案管理工作的規(guī)范化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，高校應(yīng)當(dāng)快速而準(zhǔn)確地引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，將學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)與中國(guó)教育科研網(wǎng)絡(luò)相連接，形成教學(xué)管理與檔案管理的相關(guān)補(bǔ)充，建設(shè)檔案管理良性循環(huán)發(fā)展的局面。

4.加強(qiáng)高校檔案管理者的檔案意識(shí)

檔案管理是一門(mén)綜合性的社會(huì)科學(xué)，具有自身的發(fā)展規(guī)律。檔案管理者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到高校檔案管理工作在當(dāng)今高校中的重要地位和巨大作用。檔案管理在職能上要從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，從服務(wù)觀點(diǎn)出發(fā)，以服務(wù)促進(jìn)管理，以管理提升服務(wù)。

總之，在信息化實(shí)踐中，高校及其檔案管理人員要積極探索新途徑，全方位、多層次地開(kāi)發(fā)和管理檔案信息資源，用創(chuàng)新的思維加大信息資源整合開(kāi)發(fā)利用力度。檔案工作者要不斷地?cái)U(kuò)充專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高服務(wù)本領(lǐng)，推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

篇6

中圖分類(lèi)號(hào)：G642.8

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

教學(xué)評(píng)估是教育部對(duì)高校進(jìn)行宏觀管理的一種手段，是對(duì)高校教學(xué)質(zhì)量和水平進(jìn)行監(jiān)督和考核的主要形式，在教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系中，每個(gè)指標(biāo)和觀測(cè)點(diǎn)都需要大量的佐證材料，教學(xué)檔案材料能夠直觀的反映出學(xué)校的辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)條件及利用，教學(xué)建設(shè)與改革、教風(fēng)等，豐富完善的原始教學(xué)檔案成為專(zhuān)家評(píng)估時(shí)最具說(shuō)服力的憑證和依據(jù)。而二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)最直接的產(chǎn)物，這些原始教學(xué)檔案絕大多數(shù)來(lái)源于二級(jí)學(xué)院日常教學(xué)過(guò)程中，是反映教學(xué)管理、教學(xué)水平、教學(xué)改革與實(shí)踐的重要信息，作為評(píng)估指標(biāo)的有力證據(jù)和支撐材料，因此，規(guī)范二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案是至關(guān)重要的。

1 二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的內(nèi)容范疇

二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案在各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄、經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)、參考的依據(jù)，能夠完整、準(zhǔn)確地反映教學(xué)管理的全過(guò)程。

1.1綜合教學(xué)文件

國(guó)家教育政策法規(guī)，上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)的指導(dǎo)性教學(xué)文件，學(xué)校和學(xué)院各種教學(xué)管理規(guī)章制度、教學(xué)工作計(jì)劃、專(zhuān)業(yè)提升計(jì)劃、專(zhuān)業(yè)規(guī)劃和學(xué)科建設(shè)以及各種教學(xué)工作總結(jié)報(bào)告等。

1.2教務(wù)管理、教師業(yè)務(wù)

教學(xué)計(jì)劃的編制、教學(xué)任務(wù)的下達(dá)、教師課表安排、教學(xué)進(jìn)程安排、教學(xué)日歷、教師調(diào)（代、停）課申請(qǐng)表、學(xué)生緩考、免修課程申請(qǐng)表；教材規(guī)劃建設(shè)、學(xué)生教材選用情況、試題庫(kù)建設(shè)、學(xué)生考試試卷、成績(jī)修改審批表、教師上課考勤記錄、考試考務(wù)安排。多媒體課件、優(yōu)秀教案、教改科研項(xiàng)目和成果、學(xué)術(shù)交流開(kāi)展情況、工作量統(tǒng)計(jì)表、教學(xué)情況調(diào)查表、教師先進(jìn)事跡材料等；領(lǐng)導(dǎo)、系主任以及教師聽(tīng)課記錄、教師學(xué)期工作總結(jié)、教研活動(dòng)記錄等。

1.3教學(xué)研究

教學(xué)研究與教學(xué)改革項(xiàng)目立項(xiàng)、人才培養(yǎng)方案和教學(xué)大綱的修訂；專(zhuān)業(yè)設(shè)置、重點(diǎn)學(xué)科、專(zhuān)業(yè)建設(shè)、精品課程建設(shè)、教學(xué)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、教改論文、教學(xué)成果及教學(xué)名師獎(jiǎng)；教學(xué)研究活動(dòng)計(jì)劃、各種學(xué)術(shù)報(bào)告以及科研項(xiàng)目等的申報(bào)材料、規(guī)劃、中期檢查以及結(jié)題報(bào)告等等。

1.4實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)

社會(huì)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)、專(zhuān)業(yè)認(rèn)識(shí)實(shí)習(xí)、教育實(shí)習(xí)、畢業(yè)實(shí)習(xí)等各種實(shí)習(xí)教學(xué)環(huán)節(jié)，實(shí)習(xí)教學(xué)大綱、實(shí)習(xí)工作計(jì)劃、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書(shū)、實(shí)習(xí)檢查錄像、實(shí)習(xí)工作總結(jié)報(bào)告、學(xué)生實(shí)習(xí)日記、實(shí)習(xí)報(bào)告、實(shí)習(xí)經(jīng)費(fèi)的使用情況；畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）教學(xué)大綱、工作計(jì)劃、選題表、任務(wù)書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、指導(dǎo)教師學(xué)歷、學(xué)位、職稱(chēng)情況統(tǒng)計(jì)表、答辯安排、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）成績(jī)匯總表、優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）和優(yōu)秀指導(dǎo)教師評(píng)選材料以及工作總結(jié)報(bào)告；實(shí)驗(yàn)室及校內(nèi)外實(shí)習(xí)和實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)規(guī)劃、課程設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。

1.5學(xué)生學(xué)籍檔案

在校學(xué)生基本情況表、新生入學(xué)學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)生各類(lèi)申請(qǐng)、學(xué)籍變更材料、學(xué)生創(chuàng)新作品以及競(jìng)賽材料、學(xué)生成績(jī)匯總表、畢業(yè)生畢業(yè)資格審查、畢業(yè)時(shí)信息核對(duì)、畢業(yè)證和學(xué)位證的發(fā)放，學(xué)生考研材料等。

2 二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的價(jià)值

教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理活動(dòng)中，它不僅僅是孤立的記錄，更是豐富的信息資源，一些教學(xué)工作、管理工作上的問(wèn)題都會(huì)在相關(guān)的教學(xué)檔案中體現(xiàn)。因此，分析、研究、總結(jié)這些教學(xué)檔案，可以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，進(jìn)而推動(dòng)教學(xué)質(zhì)量和管理水平的提升。

2.1教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)

近年來(lái)，各種教學(xué)評(píng)估越來(lái)越多，有本科教學(xué)水平評(píng)估、專(zhuān)業(yè)認(rèn)證評(píng)估以及教育部對(duì)高校進(jìn)行的審核式評(píng)估等，各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)都以教學(xué)檔案作為評(píng)估憑證和依據(jù)，其內(nèi)容都是教學(xué)檔案的具體體現(xiàn)。無(wú)論是何種教學(xué)評(píng)估形式，最終專(zhuān)家組都要對(duì)大量的教學(xué)檔案材料進(jìn)行評(píng)閱，綜合分析，才能對(duì)某一高?；蚰骋粚?zhuān)業(yè)進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量、管理水平和辦學(xué)條件等做出客觀、公正的評(píng)價(jià)。二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案是體現(xiàn)教學(xué)活動(dòng)的最直接的產(chǎn)物，是反映教學(xué)規(guī)范化管理、教學(xué)水平、教學(xué)改革與實(shí)踐、教學(xué)成果的重要信息，它直接產(chǎn)生于日常教學(xué)活動(dòng)。高校必須認(rèn)識(shí)到：教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)，完整規(guī)范的教學(xué)檔案是高校順利通過(guò)各種教學(xué)評(píng)估的必要條件，它直接影響到評(píng)估的結(jié)果。因此，高校系統(tǒng)要完善地做好二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的收集、整理和保管工作，發(fā)揮其重要的基礎(chǔ)和依據(jù)作用。

2.2教學(xué)檔案有利于制度建設(shè)

教學(xué)檔案真實(shí)記錄了各二級(jí)學(xué)院教學(xué)各環(huán)節(jié)的真實(shí)情況，各二級(jí)學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)在制定各種教學(xué)管理制度、實(shí)施教學(xué)計(jì)劃時(shí)，必須了解過(guò)去和現(xiàn)在教學(xué)過(guò)程中的基本信息，使教學(xué)改革在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高，促使教學(xué)質(zhì)量穩(wěn)步提升。各二級(jí)學(xué)院可以通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案中有關(guān)信息內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并提出改進(jìn)意見(jiàn)。

2.3教學(xué)評(píng)估推動(dòng)了教學(xué)檔案建設(shè)

自從有了教學(xué)評(píng)估，高校就感受到教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)評(píng)估的重要性，許多高校通過(guò)各種形式的教學(xué)評(píng)估，看到了自身辦學(xué)和管理的不足，由此從規(guī)范教學(xué)檔案工作抓起，認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)檔案工作，教學(xué)評(píng)估所用文件材料多數(shù)涉及到各個(gè)二級(jí)學(xué)院，要求全體師生員工重視平時(shí)的基礎(chǔ)檔案收集，教師必須準(zhǔn)備教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)大綱等教學(xué)文件材料，如考試試卷評(píng)閱、試卷分析和歸檔都要按評(píng)估要求完成，有些高校將對(duì)試卷評(píng)估、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）、畢業(yè)實(shí)習(xí)評(píng)估以及專(zhuān)業(yè)評(píng)估等各種形式的校內(nèi)評(píng)估作為日常教學(xué)工作來(lái)抓。因此，教學(xué)評(píng)估反過(guò)來(lái)又促進(jìn)了教學(xué)檔案的收集工作，也豐富了教學(xué)檔案的來(lái)源，推動(dòng)了教學(xué)檔案建設(shè)。

2.4教學(xué)檔案是考評(píng)教師和教學(xué)研究的重要依據(jù)

教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中的原始記錄，真實(shí)的反映了教師的教學(xué)水平、教學(xué)效果和創(chuàng)新能力等。教學(xué)檔案可作為考評(píng)教師的原始依據(jù)，并為教師的聘任、晉級(jí)、職稱(chēng)評(píng)定、評(píng)優(yōu)等工作提供有利的證據(jù)。教師要提高業(yè)務(wù)能力和教學(xué)水平，就要進(jìn)行教學(xué)研究，不斷地豐富自己、探索新的教學(xué)方法和教學(xué)手段，也要參考優(yōu)秀教案，教學(xué)指導(dǎo)書(shū)等資料；另外，應(yīng)屆生在做畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）時(shí)，也需要參考前幾屆的優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）資料。

2.5教學(xué)檔案為申報(bào)新專(zhuān)業(yè)、碩士點(diǎn)、博士點(diǎn)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室等提供支撐材料

高校為了進(jìn)一步提高教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平、改善辦學(xué)條件和實(shí)力，都要努力做好新專(zhuān)業(yè)、碩士點(diǎn)、博士點(diǎn)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)。在申報(bào)過(guò)程中，高校需要提供大量有關(guān)教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)等材料，這些支撐材料絕大部分來(lái)源于二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案和科研檔案。

3 加強(qiáng)高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理

3.1強(qiáng)化意識(shí)，更新觀念

目前許多高校對(duì)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作不夠重視，大多沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的教學(xué)檔案室和專(zhuān)職教學(xué)檔案管理人員，許多資料都無(wú)地方存放，師生員工檔案意識(shí)薄弱，一方面要在教職員工中開(kāi)展檔案管理的教育工作，不斷強(qiáng)化師生和教學(xué)管理人員檔案意識(shí)，提高他們對(duì)教學(xué)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，在教學(xué)過(guò)程中及時(shí)主動(dòng)的上交各項(xiàng)相關(guān)教學(xué)材料，嚴(yán)格按學(xué)校統(tǒng)一要求歸檔，如：試卷歸檔工作，教師要認(rèn)真做好試卷分析、在平時(shí)的教學(xué)過(guò)程中對(duì)學(xué)生的考評(píng)要有原始記錄，要有嚴(yán)格的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)答案，閱卷要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要一致，要公平、公正地做好試卷評(píng)閱工作。另一方面，從根本上提高教職員工歸檔的自覺(jué)性，確立教學(xué)檔案一體化管理的理念，更新觀念，建立二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案室，把各教學(xué)系、辦公室和個(gè)人手中分散的教學(xué)資料集中起來(lái)進(jìn)行分類(lèi)、整理歸檔。

3.2加強(qiáng)教學(xué)管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高教學(xué)檔案管理質(zhì)量

教學(xué)檔案管理工作本身是一項(xiàng)系統(tǒng)工程和一門(mén)學(xué)科，而目前二級(jí)學(xué)院大多沒(méi)有專(zhuān)職教學(xué)檔案管理人員，人員變化頻繁。要提高管理質(zhì)量和水平，必須要加強(qiáng)教學(xué)管理人員素質(zhì)建設(shè)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)、增強(qiáng)責(zé)任心，認(rèn)真做好文件的形成、積累、保管、整理、歸檔工作，提高教學(xué)檔案管理質(zhì)量。

篇7

實(shí)行科研工作和建檔工作“四同步”管理。高職院?？蒲袡n案管理和開(kāi)發(fā)利用是高職院校教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。為學(xué)校及長(zhǎng)遠(yuǎn)其有參考價(jià)值和憑證作用。高職院?？梢詸n案中存在的問(wèn)題，結(jié)合本校實(shí)際情況，探討科研檔案管理工作的問(wèn)題與對(duì)策。

一、高職院校科研檔案管理工作存在的問(wèn)題

1、科研檔案管理工作人員素質(zhì)不高

科研檔案管理工作人員的責(zé)任心和高素質(zhì)是高校科研檔案管理人員實(shí)行檔案“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”的保證。目前高職院校一般都是幾所中專(zhuān)學(xué)校合并組建而成的，科研檔案管理人員都是兼職的最多，專(zhuān)職的科研檔案管理工作人員很少，文化和業(yè)務(wù)素質(zhì)都比較低，沒(méi)有沒(méi)有科研檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏現(xiàn)代科學(xué)管理手段。

科研檔案管理人員的素質(zhì)制約了檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程，也給科研檔案管理工作實(shí)現(xiàn)“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”增添了很多難度。

2、科研檔案管理工作不規(guī)范、不健全、沒(méi)有納入科學(xué)管理軌道

目前，高職院校一般都是設(shè)立的科研處，沒(méi)有實(shí)行科研檔案管理工作和建檔工作“四同步”管理。科研檔案管理成效差，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的先進(jìn)的信息化管理，就難以開(kāi)展整體科研信息資料的開(kāi)發(fā)和利用。，更不能體現(xiàn)科研檔案的參考價(jià)值和使用價(jià)值。

3、科研檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視

領(lǐng)導(dǎo)不重視科研檔案管理工作的重要性，對(duì)科研檔案管理工作有誤區(qū)，只重視教學(xué)管理工作，認(rèn)為學(xué)校就是以教學(xué)和學(xué)生管理為主，重視教學(xué)檔案管理工作，輕視科研檔案管理和開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，主要精力用去抓教學(xué)和學(xué)生管理工作，領(lǐng)導(dǎo)多科研檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致了科研檔案管理工作的難度更大。

二、加強(qiáng)高職院?？蒲袡n案管理工作的對(duì)策

1、提高科研檔案管理人員的綜合素質(zhì)

科研檔案管理工作人員的素質(zhì)對(duì)科研檔案管理工作的成效起決定性作用，在提高科研檔案管理工作人員的政治素質(zhì)的同時(shí)，還要加強(qiáng)加強(qiáng)科研檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，有步驟地對(duì)科研檔案管理工作人員進(jìn)行綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，科研檔案管理工作人員不僅要在政治上過(guò)硬，更要熟悉專(zhuān)業(yè)技術(shù)和應(yīng)用新的技術(shù)技能，作為一個(gè)合格的科研檔案管理工作人員，要熱愛(ài)本質(zhì)工作，兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨，埋頭學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，只有不斷用知識(shí)充實(shí)自己，提高檔案管水平，提高綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)高職院校檔案管理現(xiàn)代化教學(xué)教育的需要。

2、加強(qiáng)高職院?？蒲袡n案的規(guī)范管理機(jī)制

高職院校科研檔案管理工作，必須在工作方式上遵循科學(xué)規(guī)范的原則，建立健全科研檔案管理制度，完善機(jī)智，規(guī)范管理。分清責(zé)任，理順科研檔案管理工作人員和分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，實(shí)行科研檔案工作和建檔工作“四同步”管理，即下達(dá)任務(wù)與提出歸檔要求；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成同步；驗(yàn)收，鑒定科技成果與驗(yàn)收，鑒定科研檔案材料同步；上報(bào)登記，評(píng)審科技成果與檔案部門(mén)出其科研課題歸檔的證明材料同步。

歸檔主要內(nèi)容和重點(diǎn)包括綜合管理、科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣等方面。歸檔的科研文件材料，必須遵循自然形成的規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，照顧不同學(xué)科、專(zhuān)業(yè)的科研文件材料不同特點(diǎn)和成套。

學(xué)校科研管理部門(mén)和各課題組，按各自的職責(zé)范圍，分別形成積累和整體科研個(gè)階段的有關(guān)材料。檔案部門(mén)應(yīng)深入課題組了解課題進(jìn)展情況，督促、指導(dǎo)科技人員做好科技文件材料和積累工作，對(duì)破損的科研文件材料進(jìn)行修補(bǔ)。課題組組織歸檔前的鑒定工作，提出每個(gè)案卷的保管期限和密級(jí)的具體意見(jiàn)，密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種，按科學(xué)保密條例辦理?？蒲袡n案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全、便于；便于開(kāi)發(fā)利用。

3、加強(qiáng)科研檔案管理的重要性

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一、研究生檔案的內(nèi)涵

研究生檔案分為研究生人事檔案和研究生工作檔案兩大類(lèi)。研究生人事檔案包含研究生入學(xué)前檔案（從小學(xué)、初中、高中到大學(xué)）、入學(xué)檔案（報(bào)考研究生登記表、初試、復(fù)試成績(jī)等有關(guān)材料）以及研究生學(xué)習(xí)和生活的記錄材料，是重要的檔案資料。研究生工作檔案（含工作計(jì)劃）全部程序主要根據(jù)上級(jí)下達(dá)的通知精神或文件形成的有關(guān)文件和資料，主要包括招生、學(xué)籍、教學(xué)、培養(yǎng)、學(xué)位、導(dǎo)師、就業(yè)、學(xué)位申請(qǐng)等各項(xiàng)工作。

二、研究生檔案的特點(diǎn)

1.國(guó)家沒(méi)有明確的規(guī)定

迄今為止，無(wú)論研究生還是本科生針對(duì)學(xué)生檔案國(guó)家沒(méi)有統(tǒng)一的管理規(guī)范，歸檔范圍沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求，各高校對(duì)于學(xué)生檔案的文件材料歸檔范圍也表現(xiàn)出區(qū)域性特點(diǎn)，研究生的檔案管理制度一般由學(xué)校自行制定。

2.學(xué)生的管理機(jī)構(gòu)不同

由于學(xué)校的規(guī)模和研究生數(shù)量的差別，學(xué)校管理制度不同，學(xué)校對(duì)于研究生的管理也不盡一致，有些學(xué)校屬于一級(jí)管理，而有些學(xué)校屬于二級(jí)管理。

3.有部分往屆生的檔案

由于研究生的招考面向社會(huì)，那么會(huì)有一部分的社會(huì)生源，其檔案由于已經(jīng)由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)為人事檔案，學(xué)校在招收學(xué)生，需要調(diào)取其檔案并進(jìn)行整理，以便在校的信息記錄。

4.高校研究生學(xué)位檔案管理

研究生學(xué)位檔案管理同其他檔案管理之所以不同，在于其形成過(guò)程的長(zhǎng)期性、多樣性和階段性。一是形成時(shí)間長(zhǎng)。二是經(jīng)手人數(shù)多且形式多樣。三是培養(yǎng)分段進(jìn)行。研究生需要經(jīng)過(guò)由淺入深的學(xué)位課程集中學(xué)習(xí)、參加科研項(xiàng)目和科研能力由弱到強(qiáng)的培養(yǎng)、完成學(xué)位論文及論文答辯等不同的階段。每一階段都會(huì)產(chǎn)生與其他階段相互聯(lián)系的學(xué)位檔案材料。

三、研究生檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案?jìng)鬟f不規(guī)范

由于各個(gè)學(xué)校和省份之間對(duì)于檔案管理的規(guī)定不同，所以研究生入校檔案?jìng)鬟f工作十分混亂，增加了檔案丟失、損壞的危險(xiǎn)，并且不利于研究生就讀學(xué)校對(duì)于檔案的統(tǒng)一整理。

2.管理機(jī)構(gòu)混亂

目前，全國(guó)高校人事檔案有三種管理模式：有的高校是由各院（系）管理；有的高校研究生檔案由研究生院管理，本科生檔案由學(xué)生工作處管理；有的高校是統(tǒng)一由學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理。在實(shí)施過(guò)程中缺乏一套切實(shí)可行的大學(xué)生檔案管理制度實(shí)施細(xì)則。容易導(dǎo)致研究生檔案管理工作的混亂。

3.導(dǎo)師的考察沒(méi)有納入檔案

研究生在校期間，一個(gè)很重要的考察者就是導(dǎo)師，研究生檔案管理中沒(méi)有體現(xiàn)，導(dǎo)師對(duì)學(xué)生表現(xiàn)的定性評(píng)價(jià)。

4.檔案內(nèi)容

（1）真實(shí)度不高

檔案內(nèi)容受到人為因素的影響真實(shí)度不高，用人單位對(duì)檔案也持有懷疑態(tài)度。

（2）格式單一化

高校學(xué)生檔案無(wú)統(tǒng)一規(guī)定，所以各個(gè)學(xué)校就根據(jù)省內(nèi)或本校的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行管理，只是有一些格式化的表格、資料，無(wú)法全面體現(xiàn)學(xué)生的特點(diǎn)。

5.無(wú)法為就業(yè)提供有力的支持

在中國(guó)有著人數(shù)眾多的畢業(yè)生背景下，學(xué)生的檔案成為用人單位進(jìn)行篩選的一個(gè)重要的資料來(lái)源，而由于檔案管理存在諸多問(wèn)題，檔案無(wú)法為學(xué)生的就業(yè)提供后備支持。

四、研究生檔案管理的建議

1.制定適合本校的研究生檔案管理規(guī)定

根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校自身的特點(diǎn)，制定出適合本校的管理規(guī)定，才能保證研究生檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.使檔案的內(nèi)容能夠全面反映學(xué)生情況

通過(guò)增加更多的人性化個(gè)性化的內(nèi)容，體現(xiàn)學(xué)生的個(gè)人素養(yǎng)和學(xué)術(shù)水平，為就業(yè)進(jìn)程中檔案審核做好充分的準(zhǔn)備。

3.檔案管理中推出新的信息系統(tǒng)

在諸多關(guān)于高校學(xué)生檔案管理的文獻(xiàn)中都提到，要將先進(jìn)的科技系統(tǒng)應(yīng)用到學(xué)校的檔案管理工作中，檔案管理工作極其復(fù)雜，涉及的數(shù)量大、內(nèi)容多，并且需要根據(jù)時(shí)間進(jìn)行更新和改進(jìn)，所以利用信息系統(tǒng)進(jìn)行管理就可以省去很多工作。如研究生進(jìn)行的科研項(xiàng)目就可以利用專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和記錄，能夠全面反映其科研能力和工作能力。這樣的高科技可以使得檔案管理工作更加快捷有效。

參考文獻(xiàn)：

[1]金俊蘭.加強(qiáng)高校研究生檔案管理的探討.高教論壇

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一、主要性表現(xiàn)的方面

1.有利于開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)，提高教學(xué)質(zhì)量

教學(xué)檔案是高校教學(xué)管理工作的真實(shí)記錄，能詳細(xì)、真實(shí)地展現(xiàn)教學(xué)工作的全貌，對(duì)促進(jìn)和提高高校教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量有著重要的作用。校管理部門(mén)借助已分類(lèi)的教學(xué)檔案，進(jìn)行各種教學(xué)設(shè)計(jì)、教學(xué)質(zhì)量檢查和畢業(yè)生狀況調(diào)查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。有了完整的教學(xué)檔案也就有了比較多的經(jīng)驗(yàn)和成果，并加以完善和提高，為教學(xué)活動(dòng)提供借鑒和分析，才有可能提高教學(xué)質(zhì)量。

2.能為開(kāi)展教學(xué)評(píng)估、規(guī)范科學(xué)辦學(xué)提供重要材料

任何一所高校要接受本科教學(xué)工作水平評(píng)估，無(wú)論是評(píng)估的程序，還是各級(jí)指標(biāo)體系的數(shù)據(jù)結(jié)論，其支撐材料都離不開(kāi)原始的教學(xué)檔案信息。教學(xué)檔案是高校辦學(xué)過(guò)程中積累起來(lái)的教學(xué)思想、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)改革和研究等諸多活動(dòng)的真實(shí)記錄，是反映教學(xué)活動(dòng)從制定計(jì)劃、組織實(shí)施、結(jié)果控制到信息反饋、修正、整改的全過(guò)程，是學(xué)校發(fā)展史的真實(shí)記錄和寫(xiě)照。教學(xué)檔案是否完整和齊全,直接影響到教學(xué)評(píng)估的結(jié)果,其好壞直接準(zhǔn)確地反映學(xué)校的教學(xué)管理水平,進(jìn)而影響到本科教學(xué)評(píng)估的結(jié)論。

3.考核教師工作成績(jī)，進(jìn)行教學(xué)管理的重要依據(jù)

作為督查教學(xué)活動(dòng)、規(guī)范教學(xué)行為主載體的教學(xué)檔案，客觀地記錄了教師教學(xué)活動(dòng)的歷史情況，反映了教師的執(zhí)教態(tài)度、行為和水平，因此高校檔案管理還有檢驗(yàn)教師是在按照教學(xué)基本要求嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)、是否在自己的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域中不斷拓展與提高等重要作用。這些因素是考核教師知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力的根本條件。建立了教學(xué)檔案可使考核消除“口與無(wú)憑”的障礙，使之有憑有據(jù)。

4.為制訂有關(guān)決策和教學(xué)計(jì)劃提供參考依據(jù)

因?yàn)榻虒W(xué)檔案是隨著教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的真實(shí)的歷史記錄，是一切公開(kāi)和不公開(kāi)的教學(xué)信息材料的匯集，能夠準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面地印證以往的教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理活動(dòng)的情況。它收集了歷年的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)文件、合作辦學(xué)、各種類(lèi)型的教學(xué)會(huì)議、教材建設(shè)一體化方案等等，這些檔案可以為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策，開(kāi)展各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)和咨詢(xún)材料，可以幫助人們了解過(guò)去的歷史，認(rèn)清現(xiàn)狀，開(kāi)拓視野，預(yù)見(jiàn)未來(lái)，從中尋求學(xué)校發(fā)展的基本過(guò)程和規(guī)律，作出切實(shí)可行的科學(xué)決策，促進(jìn)學(xué)校工作的發(fā)展。

二、高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

教學(xué)檔案管理在學(xué)校工作中的作用如此重要，但就目前狀況而言，我國(guó)的教學(xué)檔案管理還存在著不少問(wèn)題，發(fā)展還不完善。主要問(wèn)題表現(xiàn)如下：

1.對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏教學(xué)檔案管理的意識(shí)

有的高校領(lǐng)導(dǎo)只重視教學(xué)工作和其他管理工作，而對(duì)發(fā)展基礎(chǔ)之一的教學(xué)檔案的管理，不論在管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、機(jī)構(gòu)和專(zhuān)兼職人員的配置，還是現(xiàn)代化檔案管理?xiàng)l件完善，人員的培訓(xùn)，都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。還有些教學(xué)檔案管理人員在不同程度上存在教學(xué)檔案意識(shí)薄弱的現(xiàn)象，對(duì)教學(xué)檔案的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，致使教學(xué)檔案建設(shè)和管理與其他工作不同步。另外，許多教學(xué)科研人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不清，甚至對(duì)教學(xué)文件材料的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的，應(yīng)由自己保管；有的擔(dān)心歸檔后使用起來(lái)不方便，不如自己保管，有關(guān)教學(xué)活動(dòng)沒(méi)有及時(shí)記錄，沒(méi)有形成文件材料歸檔或沒(méi)有注意收集保存。

2.歸檔體制不夠健全，檔案管理制度不夠完善

由于普通高校檔案管理工作起步較晚，所以教學(xué)檔案的管理制度存在一些缺陷：歸檔制度不健全、體制不完善，歸檔范圍制定不夠具體科學(xué)，只大致規(guī)定了一些需要?dú)w檔的材料內(nèi)容，而沒(méi)有關(guān)于歸檔的時(shí)間要求和獎(jiǎng)罰措施。這種歸檔制度，實(shí)際上是一紙空文，沒(méi)有真正意義，引不起執(zhí)行者的高度重視，有些人需要文件時(shí)亂翻亂抽；借閱、轉(zhuǎn)閱，從不登記，有的不妥善保管，不用時(shí)也不歸還，導(dǎo)致了相當(dāng)一部分檔案散存于個(gè)人手中沒(méi)有及時(shí)收集、整理歸檔，使各職能部門(mén)和教學(xué)系部檔案不齊全、不完整。

3.缺乏專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍

要做好教學(xué)檔案管理工作，需要一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的專(zhuān)、兼職檔案工作隊(duì)伍。但目前許多高校院系教學(xué)檔案管理由教學(xué)秘書(shū)兼任，由于教學(xué)秘書(shū)日常事務(wù)繁雜，各項(xiàng)管理工作不斷增加，根本就沒(méi)有充足的時(shí)間來(lái)系統(tǒng)開(kāi)展教學(xué)檔案的管理。有的高校雖然有專(zhuān)職管理人員，但由于缺乏專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)少，不能很好的學(xué)習(xí)和掌握利用現(xiàn)代新技術(shù)管理手段。這些都會(huì)給教學(xué)檔案管理帶來(lái)很大不利。

4.教學(xué)檔案材料管理手段落后，數(shù)字信息化水平偏低

21世紀(jì)是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時(shí)代，這對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)?？墒嵌鄶?shù)高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化手段還處于起步階段，目前計(jì)算機(jī)教學(xué)檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還較低，檔案管理還未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，導(dǎo)致檔案管理效率低下，不能適應(yīng)高校本科教學(xué)評(píng)估工作方便快捷地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大、層次的提高，生成的教學(xué)檔案數(shù)量成倍增加，如果不利用信息化手段，就很難適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的新要求。

三、對(duì)策和建議

教學(xué)檔案關(guān)系到能否為學(xué)校教學(xué)、科研、教學(xué)評(píng)估、教學(xué)的規(guī)范化管理等方面提供完整系統(tǒng)的檔案信息資源，滿(mǎn)足提高教學(xué)質(zhì)量及社會(huì)各方面對(duì)教學(xué)檔案的特殊需要。針對(duì)高校教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題，高校應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況以評(píng)估為契機(jī)，完善高校教學(xué)檔案建設(shè)、根據(jù)檔案管理在學(xué)校教學(xué)中的重要作用以及存在的一些問(wèn)題，下面提出一些對(duì)策和建議：

1.引起領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)全院教職工的教學(xué)檔案管理意識(shí)

高校教學(xué)檔案工作的質(zhì)量取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)它的重視程度。作為院系領(lǐng)導(dǎo)，首先要克服檔案人員和檔案管理工作可有可無(wú)的思想，要把其真正納入學(xué)校教學(xué)工作計(jì)劃，列入主管領(lǐng)導(dǎo)議事日程，重視檔案人員的配備，保持管理隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定性。檔案工作管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立全新的服務(wù)意識(shí)。學(xué)校其他人員應(yīng)提高對(duì)檔案尤其是教學(xué)檔案的歸檔整理工作予以重視。檔案形成者的檔案意識(shí)與檔案質(zhì)量有著密切的關(guān)系，要在全校范圍內(nèi)全面深入反復(fù)地進(jìn)行教學(xué)檔案工作意識(shí)的教育，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工的檔案意識(shí)和檔案法制觀念。

2.建立和完善高校教學(xué)檔案管理制度，提高管理質(zhì)量

教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性、專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的技術(shù)規(guī)程。高校必須完善教學(xué)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)一步明確教學(xué)檔案工作者的職責(zé)，明確教學(xué)檔案歸檔范圍，形成規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的工作程序和工作方法，實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案管理的科學(xué)性。另外，學(xué)校檔案部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)院系檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，定期開(kāi)展對(duì)基礎(chǔ)檔案工作的督查，建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密、規(guī)范的管理制度，加強(qiáng)院系教學(xué)檔案工作的規(guī)范化建設(shè)。

3.穩(wěn)定教學(xué)檔案管理人員隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

當(dāng)前教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)的一個(gè)重要的方面就是穩(wěn)定管理人員隊(duì)伍，建立“以人為本”的激勵(lì)機(jī)制，關(guān)心支持檔案管理人員的工作，把檔案建設(shè)情況納入考評(píng)項(xiàng)目，作為評(píng)優(yōu)的主要依據(jù)之一，保證教學(xué)檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到教學(xué)檔案工作質(zhì)量。高校教學(xué)檔案管理人員要充分利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。這就需要檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備知識(shí)和先進(jìn)管理軟件知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，熟練掌握適應(yīng)檔案工作需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、刻錄機(jī)等硬件設(shè)備的操作技術(shù)，以保證檔案信息化建設(shè)的實(shí)施，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

4.加強(qiáng)教學(xué)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，不斷提高服務(wù)質(zhì)量

目前計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，促使檔案管理也要跟上時(shí)代的步伐，必須積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，打破紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面，逐步形成紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案并存的新格局，利用新技術(shù)和手段管理檔案是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高檔案管理水平和檔案管理工作的一項(xiàng)重大措施。

總之，高校教學(xué)檔案工作的質(zhì)量與水平是衡量學(xué)校教學(xué)管理和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。是開(kāi)展教學(xué)改革、評(píng)估教學(xué)管理工作的重要依據(jù)。加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作對(duì)于加強(qiáng)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量和開(kāi)展教學(xué)研究有著非常重要的意義。只有通過(guò)全體工作人員的共同努力，才能收到良好的效果。

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篇10

1.檔案意識(shí)淡薄，歸檔不齊全。高?？蒲袡n案收集的準(zhǔn)確性與完整性的統(tǒng)一是保證存檔材料質(zhì)量的前提，然而由于高?？蒲腥藛T對(duì)檔案知識(shí)和管理法規(guī)知之甚少，普遍存在檔案意識(shí)淡薄的傾向，出于對(duì)技術(shù)成果保密原因，科研人員往往將科研活動(dòng)中形成的重要記錄、原始數(shù)據(jù)與關(guān)鍵材料等過(guò)程性文件料私自留存，如有的科研課題有開(kāi)題報(bào)告，缺論證意見(jiàn)，或者只有研究總結(jié)或成果論文，缺乏科研計(jì)劃、技術(shù)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、成果鑒定及推廣等方面的資料。還有科研人員不了解歸檔范圍，只知紙質(zhì)材料需歸檔，不知其他載體如光盤(pán)、照片、錄像帶等材料也要?dú)w檔。也有些科研人員擔(dān)心獲獎(jiǎng)證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)、鑒定結(jié)果等原件上交了自己用起來(lái)不方便，所以自留原件，只交復(fù)印件，導(dǎo)致科研檔案材料復(fù)印件過(guò)多。諸如此類(lèi)現(xiàn)象勢(shì)必影響科研檔案的完整性、系統(tǒng)性和利用價(jià)值。

2.制度不到位，職責(zé)不明確。目前，大多數(shù)高校雖制定出科研檔案歸檔辦法，但沒(méi)有建立健全的科研檔案管理規(guī)章制度和對(duì)課題組進(jìn)行檢查的約束機(jī)制，未明確科研檔案管理過(guò)程中科研管理部門(mén)、科研檔案管理員、課題負(fù)責(zé)人的職責(zé)，管理部門(mén)的人員只能是要求課題負(fù)責(zé)人把他們的成果歸納完整，材料上交齊全，但主辦人交與不交根本無(wú)法控制，他們拿什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對(duì)歸檔要求也只能在口頭上作一些說(shuō)明、解釋而不能強(qiáng)求，監(jiān)管力度非常小，這使得高校的科研檔案管理工作時(shí)常處于半失控狀態(tài)之中，從而造成科研管理工作與科研檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，“四同步”管理原則無(wú)法從根本上得到貫徹落實(shí)。

3.科研檔案的過(guò)程管理未受重視。高?？蒲泄芾聿块T(mén)是科研課題主管部門(mén)與課題組、課題組與檔案管理部門(mén)之間的橋梁與紐帶，是來(lái)源性文件和成果性文件的匯集點(diǎn)，在科研檔案建設(shè)中本應(yīng)發(fā)揮主導(dǎo)作用。但是在高校科研管理工作評(píng)估中往往把科研課題級(jí)別、經(jīng)費(fèi)、成果鑒定或獲獎(jiǎng)成果、成果轉(zhuǎn)化和推廣情況等作為衡量高校科研水平的重要標(biāo)志和考核高?？蒲泄芾砉ぷ鞯闹匾笜?biāo)，因此這些立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)及成果管理等受到高?？蒲泄芾聿块T(mén)的高度重視，成為高?？蒲泄芾砉ぷ鞯闹攸c(diǎn)和核心，而科研檔案的過(guò)程管理往往由于其長(zhǎng)期性、事務(wù)性、瑣碎性的特點(diǎn)而不受重視，從而造成科研管理過(guò)程中科研檔案建設(shè)力度不夠。

二、加強(qiáng)高?？蒲袡n案管理工作的對(duì)策

1.加強(qiáng)宣傳，提高各級(jí)人員檔案意識(shí)。要使科研檔案工作順利開(kāi)展，必須堅(jiān)持廣泛、深入、持久的檔案法規(guī)宣傳，通過(guò)多種形式宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)及檔案知識(shí)，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、科研管理部門(mén)和科研人員提高檔案法制觀念，認(rèn)識(shí)科研檔案管理工作的重要意義，尤其認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作對(duì)保證和促進(jìn)高校科研工作所起到的重要作用，從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作。尤其讓科研人員明確“負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺(jué)承擔(dān)積累科研檔案資料的義務(wù)，主動(dòng)履行科研檔案歸檔的職責(zé)。

2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高科研檔案管理人員綜合素質(zhì)。提高科研檔案管理人員整體素質(zhì)是做好科研檔案管理工作的前提?？蒲袡n案管理人員不僅要有端正的工作態(tài)度，高度的責(zé)任感，還要能不厭其煩、主動(dòng)加強(qiáng)與課題負(fù)責(zé)人的聯(lián)系，認(rèn)真檢查、指導(dǎo)和督促課題負(fù)責(zé)人收集、整理各類(lèi)科研材料并及時(shí)歸檔。這就需要科研檔案管理人員具備較高的思想政治素質(zhì)、科研管理素質(zhì)和豐富的檔案管理知識(shí)。為此，檔案管理部門(mén)應(yīng)注重加強(qiáng)科研檔案管理人員的檔案法規(guī)學(xué)習(xí)，并定期組織其參加業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化培訓(xùn)，幫助科研檔案管理人員及時(shí)掌握新形勢(shì)下科研檔案管理規(guī)范程序。

3.強(qiáng)化管理，建立健全的科研檔案管理制度。建立健全的科研檔案管理制度是科研檔案管理工作走向規(guī)范化的關(guān)鍵。高?？蒲泄芾聿块T(mén)和檔案管理部門(mén)應(yīng)明確職責(zé)，密切配合，履行各自的職能，建立健全適應(yīng)新形勢(shì)下的科研檔案管理制度，對(duì)科研檔案的歸檔時(shí)間、保管期限、歸檔范圍、整理要求、保密規(guī)定等要做出明確規(guī)定。在制度中真正落實(shí)“三納入”即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計(jì)劃，納入科研人員的工作職責(zé)范圍；同時(shí)做到“四同步”，即下達(dá)科研任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成同步，驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案同步，上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科研成果與檢查科技檔案歸檔情況同步。如要求結(jié)題的項(xiàng)目須持科研檔案員開(kāi)具的歸檔情況證明才能召開(kāi)結(jié)題鑒定會(huì)，評(píng)優(yōu)的項(xiàng)目須持科研檔案管理員開(kāi)具的歸檔情況證明才能參加評(píng)優(yōu)。此外，還要制定科研檔案保密及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的相關(guān)規(guī)定，強(qiáng)調(diào)須嚴(yán)格遵守保密法規(guī)，在利用時(shí)限定使用范圍，對(duì)于一些有產(chǎn)權(quán)的，要保護(hù)其產(chǎn)權(quán)不受侵犯，還要保證他們隨時(shí)都能便捷地利用到所需的科研檔案，從而使科研人員放心地將檔案材料移交到檔案部門(mén)。同時(shí)，在制度中還要制定一些制約措施，如把個(gè)人科研檔案的歸檔情況與年終工作實(shí)績(jī)考核掛鉤。