導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇科技檔案管理學，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）16-0320-02

檔案工作是一門科學，有著自身的規(guī)律、特點，這就需自覺以科學發(fā)展觀為統(tǒng)領，以檔案學理論為指導，以科學的方式方法認真研究、準確把握，具有科學的態(tài)度、科學的精神。同時，檔案工作是一項事業(yè)，是維護黨和國家歷史真實面貌、服務黨和國家大局、服務社會、惠及民生的崇高事業(yè)，是為建設作貢獻、為時歷史、為文明傳薪火的重要工作，這就需腳踏實地、科學務實、真抓實干。

一、抓好檔案管理的基礎工作

（一）抓好基礎制度規(guī)范建設，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。首先，我們要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主體根據(jù)管理目標作用于管理客體以實現(xiàn)管理職能的方式、原則、工具和手段。同時，由于信息網(wǎng)絡的發(fā)展，企業(yè)管理會更注重于員工的培訓和學習，甚至強調(diào)自學和集體學習，以確立員工的共同目標和協(xié)調(diào)員工的整體行動。因此，我們要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)和服務的要求，由企業(yè)信息部門制定企業(yè)的檔案管理辦法，并召集各部門的負責人和資料管理員參加企業(yè)檔案管理制度討論會，突出工作重點，講究方式方法，用好責任制，并在會后與企業(yè)各事業(yè)部進行深入交流和調(diào)研，完成管理辦法的起草和征求意見工作后便可頒布相關制度，并開始具體實施。其次，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。實踐證明，如果重視文件資料的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作得十分輕松。因此，我們要把企業(yè)、部門和個人手中分散的、種類和數(shù)量繁多的文件材料，根據(jù)企業(yè)的實際需要及相關檔案管理規(guī)定進行收集、整理和歸檔。

（二）加強重點建設，提高檔案管理水準。重點根據(jù)實際情況的發(fā)展變化，突出三個方面的建設。一是改善檔案保管條件。嚴格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案室建設符合國家標準。二是突出審核審批檔案管理。為解決專員辦審核審批中產(chǎn)生的檔案資料歸檔問題，應專題議定審核審批檔案的歸檔范圍、整理人員、立卷原則、資料排列等具體要求，并動態(tài)跟蹤新增審核審批事項情況，及時調(diào)整歸檔內(nèi)容。三是突出財政檢查檔案管理。重點是對檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進行復核把關，明確具體操作要求。

（三）加強隊伍建設，提高檔案管理能力。按照突出重點、整體提高的基本思路，應采取靈活多樣的方式方法，在組織全體干部普遍學習培訓的同時，重點組織各處室檔案管理人員進行多樣化、經(jīng)?；膶ｎ}學習培訓。一是請進來“講”。專門邀請檔案管理方面的專家作專題講座，介紹業(yè)務檔案整理、立卷、歸檔等方面的做法與體會，積極借鑒先進經(jīng)驗。二是召開現(xiàn)場會“評”。結(jié)合對檔案檢查情況，由檢查組對好的做法及時予以肯定推廣，對發(fā)現(xiàn)的問題予以通報提示，并有針對性議定整改措施。三是召開座談會“談”。采取每年召開一到兩次座談會的方式，明確年度檔案建設的目標要求，組織檔案管理人員學習檔案法規(guī)制度，交流檔案資料收集、整理的經(jīng)驗，提出加強和改進檔案管理的建議。

二、加快檔案管理信息化建設

（一）加快檔案信息化進程，提高工作效率。計算機網(wǎng)絡是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和網(wǎng)絡化利用的前提條件。因此，如何利用計算機技術(shù)對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，已經(jīng)成為檔案管理工作的重要議題。同時，除文書檔案外，我們必須要堅持以民為本、以需求為導向，開設多種專題數(shù)據(jù)庫，使檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化，并在規(guī)定相應使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。實現(xiàn)館藏檔案資料信息的一體化管理，而且還拓寬服務功能。這樣做能增強全體職工的檔案意識，增加檔案管理工作的透明度。

（二）歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預計，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

（三）檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設的質(zhì)量起著關鍵的作用。21世紀對檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館的工作，也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。要實現(xiàn)檔案工作的基礎地位，就必須建設一支忠誠事業(yè)、機構(gòu)合理、業(yè)務精良、相對穩(wěn)定的檔案隊伍。另外，由于信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，我們必須迎頭趕上，檔案館（室）只有克服困難，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。由此可見，檔案工作如何更好地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，是擺在檔案管理者面前一項重要而艱巨的任務，加強檔案人員隊伍建設，加強檔案隊伍素質(zhì)至關重要。

三、實現(xiàn)檔案管理科學化分析

（一）檔案管理科學化工作是一項系統(tǒng)工程。主要包括兩方面：一是政府政策層面。積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)，檔案行政管理部門應加強檔案執(zhí)法隊伍建設，依法監(jiān)督和指導檔案工作。各地政府應堅持“多宣傳、多聯(lián)絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規(guī)范化建設。并與相關部門加強溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，使機關單位檔案工作走上標準化、規(guī)范化、科學化軌道。二是機關單位自身層面。要構(gòu)建科學化檔案管理機制，只要符合國家檔案法規(guī)，做到科學利用信息化手段，并實行集中統(tǒng)一管理原則，就會不斷有利于檔案工作開展。檔案部門要充分利用計算機數(shù)據(jù)存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網(wǎng)絡傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全。

（二）明確定位。檔案管理工作面向黨委政府、社會大眾提供專項服務。上至國家、下至公司單位，檔案管理均為涉及到全局的重要任務，為中心工作提供服務。因此，應積極主動的將檔案管理納入中心，方能做到成績斐然。在前期應做好充分準備，樹立科學發(fā)展意識，進行明確定位，貫徹我黨方針路線，把握當前形勢的不斷發(fā)展變化趨勢，重視研究國情、地區(qū)發(fā)展狀況與公司企業(yè)的現(xiàn)實狀況。積極的由全局視角分析謀劃，提升政治意識，全局意識以及安全責任意識。應明確著力點，在抓好常態(tài)工作的基礎上，應有效的把握并調(diào)節(jié)階段工作的核心重點，提升檔案服務管理針對性以及綜合效率。

（三）加強基礎建設，提高管理水平。對于檔案管理科學化建設的路徑之一，信息技術(shù)已成為當前檔案管理不可缺少的技術(shù)基礎，在某種程度上，信息技術(shù)應用程度的高低與檔案管理科學化水平的高低具有重要且密切的聯(lián)系。因此，提高檔案管理科學化水平，必須加強硬件及軟件基礎建設，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學化水平提供技術(shù)支持；加強軟件管理，通過電子閱覽室、檔案網(wǎng)站、信息共享平臺等軟件系統(tǒng)的建立，方便用戶對信息的檢索，同時實現(xiàn)資源共享，提高檔案資料的利用率。合理運用各項檔案管理載體，使用現(xiàn)代化技術(shù)手段，不斷完善電子檔案信息內(nèi)容。

加快檔案管理標準化建設進程，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構(gòu)建，實現(xiàn)信息、資料統(tǒng)一管理，建立、健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責；加強檔案的移交、審批工作的流程化管理及制度化管理，確認審批權(quán)限及移交明細，使所有文件都能夠有據(jù)可查。做好檔案的動態(tài)管理，特點是資料上發(fā)生變動的，應及時加以修正，定期組織管理人員對檔案信息資料進行檢閱、規(guī)范與完善，使檔案資料與時俱進；加強對檔案管理工作的全面性考核，不斷發(fā)現(xiàn)并糾正管理中存在的問題，提升檔案管理的科學化水平。

（四）加強檔案的服務建設。檔案服務工作上，應積極的從以往封閉式形式發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型模式。當前檔案管理工作覆蓋范疇廣泛，涉及的受眾面更大，顯現(xiàn)為較強的全民性以及服務性。更多的公民大眾為了獲取豐富的信息資源，維護合法權(quán)益而來到圖書館，主動應用網(wǎng)絡系統(tǒng)查詢想要的資料、文獻。為此，創(chuàng)建方便快捷、多元化、豐富性的資源系統(tǒng)變成現(xiàn)代化檔案管理工作區(qū)別于傳統(tǒng)檔案工作的核心環(huán)節(jié)。新時期，檔案管理只有全面聯(lián)系社會實際，深入大眾，提供優(yōu)質(zhì)服務，方能拓寬發(fā)展空間，提升科學化水平。應積極的更改以往檔案信息利用率不高的狀況，通過信息公開，有序合理的呈現(xiàn)檔案目錄、資料卷宗，組織人性化的資料陳列展覽活動，確保各界人員更全面的了解以及有效的應用。服務管理措施應進一步優(yōu)化，便于大眾應用查閱。

（五）提高事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)。要建立事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務培訓體系，使事業(yè)單位檔案管理人員全員接受業(yè)務培訓和繼續(xù)教育，也可以將檔案管理的相關專家和學者請到事業(yè)單位中來，通過理論講述、實際指導、經(jīng)驗傳授等方式來切實提升事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。

（六）加快事業(yè)單位檔案管理的更新。要對事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案加強更新管理，建立起及時收集和整理的方法與管理體系，這樣就可以對傳統(tǒng)類型的信息與資料進行深入加工，滿足事業(yè)單位的職能和服務等功能需要。要加強檔案數(shù)據(jù)庫建設，將各種音頻、視頻、圖像資料機制加入事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫，以達到對事業(yè)單位檔案庫的及時更新和整理。

四、注重電子檔案的發(fā)展

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為有用的信息上，并準確、高效地提供給有關信息需求者。

（一） 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應適應數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

（二）建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。二是子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理科學化

現(xiàn)代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學技術(shù)知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍是至關重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業(yè)知識和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。另一方面也要加強對原有工作人員的培訓和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學地管理檔案。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應信息時展的要求，為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務。

篇2

1 加強應急預案管理是檔案部門成功處置各種突發(fā)事件的基礎和保證

檔案的應急管理是指檔案部門通過對于自然界與社會所產(chǎn)生的各類突發(fā)事件的原因、經(jīng)過與后果進行綜合分析，在有效整合檔案領域當中有關資源的基礎上，建立的一整套積極應對各類突發(fā)事件的事前防范、事中反應和事后處理的管理程序和手段。檔案應急管理通常具有突發(fā)性和非程序性的特點，但同時又必須滿足預見性、系統(tǒng)性和創(chuàng)新性的要求。所以應急預案也是成功處置各種突發(fā)事件的基礎和前提。

1.1 加強應急預案管理屬于檔案安全的最迫切要求。在過去，世界很多國家的珍貴檔案資料，都曾經(jīng)遭受自然和人為災害的毀滅性打擊，產(chǎn)生了巨大的難以估量的損失。如2001年發(fā)生在美國的“9?11”恐怖襲擊事件，讓位于世貿(mào)中心的很多金融機構(gòu)的計算機數(shù)據(jù)檔案瞬間被毀。而各類頻發(fā)的突發(fā)事件，不僅增加了檔案管理的難度，也為檔案安全管理敲響了警鐘。這就迫切要求各級檔案部門必須展開積極的行動，不斷加大應急預案的管理力度，以便于應對各類突發(fā)事件的發(fā)生。

1.2 應急預案管理能夠提升檔案部門的應急管理能力。實踐證明，應急預案是積極應對各類突發(fā)事件的重要手段，各級檔案部門通過制定和建立完善的應急預案體系，從而規(guī)范檔案部門對突發(fā)事件的應急處理能力，不僅有利于使各級檔案管理人員在工作過程中樹立高度的風險防范意識，而且有利于及時鑒別和處理各類檔案的安全隱患，并增強應急管理工作的能力，在針對突發(fā)事件的應急處置上，在應急預案的各個環(huán)節(jié)上，都能做到未雨綢繆，并提高應急決策的主動性、時效性與科學性要求。

1.3 應急預案管理可以增強檔案安全體系建設的保障力。2010年5月12日，國家檔案局局長兼中央檔案館館長楊冬權(quán)在全國檔案安全體系建設工作會議上提出，“要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，并根據(jù)《檔案工作突發(fā)事件應急管理辦法》與《檔案館防治災害工作指南》等規(guī)定，明確要求我國各級檔案管理部門，必須重視應急預案在檔案安全管理體系中的重要位置，并明確了各級檔案管理部門完善應急預案管理標準和要求。這也表明，強化檔案應急預案的管理工作，能夠促進檔案安全體系的構(gòu)建，并為提升檔案管理安全增強保障力。

2 國外應對檔案管理突發(fā)事件的有效設計

2.1 重視檔案工作人員的責任與分工。在檔案部門應急預案體系的建設過程中，國外非常重視檔案人員的分工和合作，檔案館（室）的工作人員隊伍通常非常精簡，因此，要求各工作人員在平時的檔案管理突發(fā)事件中，各項預防工作和應急處理都非常明確。如加拿大溫莎大學所制訂的檔案防災減災計劃把檔案工作人員分成三類，分別是災害預防小組和災害行動小組以及災后恢復小組，分別負責在檔案災害發(fā)生前的預警預防、災害發(fā)生時的應急救援以及災害后期的檔案修復工作，并且均依據(jù)不同的職責而有針對性地開展有關培訓工作。

2.2 加強檔案部門可能遭受的災害研究力量。在國外，檔案部門比較關注可能面臨的災害和突發(fā)事件研究，并熱衷于突發(fā)事件對檔案建筑和館藏檔案造成的危害，并高度重視各項預防策略。如美國檔案機構(gòu)就非常重視自檔案館（室）建筑和應急設備以及應急人員培訓等各個方面來采取措施，以便于更好地降低對檔案機構(gòu)的各種危害。在2008年舉辦的國際檔案大會上，日本某檔案學界專家曾指出，對于文件管理機構(gòu)來說，預防和及時處理突發(fā)事件，是保護檔案文件資料安全的重要措施。全部文件保管設備都應當在緊急狀況時，確保檔案實體不會遭受嚴重的損壞。

3 目前檔案部門在應急預案管理工作中所存在的主要問題

3.1 檔案應急預案的嚴重缺失，管理體系不夠健全和完善。目前，很多檔案部門對于突發(fā)事件的應急重視不夠，很多還是缺乏高度的防范意識，即使制定有應急預案，在體系上還很不健全，甚至有很多的檔案管理部門，根本就沒有制定出相應的應急預案。另外，大部分的檔案部門也大都將重點放在自然災害的應急預案制定上，往往忽視了事故災難、社會不穩(wěn)定事件和網(wǎng)絡沖擊等應急預案的制定，比如對于網(wǎng)絡侵入和篡改等方面的威脅甚至沒有絲毫防范意識，這就出現(xiàn)了檔案部門應急預案體系不夠健全和完善的狀況。

3.2 應急預案內(nèi)容空洞，風險評估體系不夠合理。 現(xiàn)階段的各級檔案部門，在應急預案的內(nèi)容方面，大多是因為僅僅注重形式而脫離實際，并且存在著相互抄襲的現(xiàn)象，結(jié)果造成在操作時受到很大的局限性。另外從總體范圍看，由于很多檔案部門尚沒有完善的檔案風險等級評估體系，還沒有進行檔案的安全分級管理，這就造成在各類檔案的實際存放過程中，往往忽略將珍貴、重要的檔案進行集中存放，這樣一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，就會亂成一團，反而使珍貴的檔案得不到及時搶救，造成巨大損失。

3.3 沒有明確的獎罰標準，缺乏行之有效的績效考核機制。在各級檔案部門已經(jīng)公布的應急預案中，很多缺乏檔案應急管理的績效考核機制，這樣就會對于考核標準的界定不夠明確，缺乏績效考核的標準和獎勵機制，檔案應急管理工作的積極性與成就感就會明顯下降。而應急預案中由于缺乏科學的懲罰機制，主管部門對于失職人員的懲罰沒有依據(jù)，無法實現(xiàn)績效考核的公正和公平，使各項工作難以推進。

3.4 應急預案的演練流于形式，其聯(lián)動能力缺乏協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。目前，許多檔案部門還處在“紙上談兵”階段，不能夠?qū)崿F(xiàn)應急預案的演練和應急聯(lián)動能力的密切聯(lián)系。而事實上，應急預案的演練不足，則應急聯(lián)動的能力就必然較弱，結(jié)果造成檔案應急處置中出現(xiàn)“不聯(lián)不動，聯(lián)而亂動”的混亂現(xiàn)狀。在電子檔案信息應急處理方面，往往在廣域網(wǎng)外部線路中斷、局域網(wǎng)中斷，以及檔案館業(yè)務管理系統(tǒng)出現(xiàn)了嚴重漏洞，而造成業(yè)務數(shù)據(jù)錯誤和操作失誤時表現(xiàn)得束手無策。這在實踐中也必然會降低應急效率與水平。

4 檔案部門應急預案管理體系的科學設計與構(gòu)建

4.1 加快檔案應急預案管理的職能和組織建設。要組建應急預案的編制隊伍，具體負責應急預案的各項管理工作。要明確預案編制小組的具體職能，不僅要確定預案編制小組的人員和職責，而且對于編制應急預案的目的、類別、范圍和適用等還要做出明確闡述。至于編制小組的組成，最好邀請相關政府部門的應急管理人員參加，通過廣泛參與和相互協(xié)作，真正實現(xiàn)明確分工，高效運行。

4.2 提高檔案管理內(nèi)在風險的監(jiān)控，及時排除安全隱患。當前檔案管理中存在的潛在風險，大部分可以從自然因素與社會因素兩個方面進行評估和預測。在特殊時期，檔案信息技術(shù)部門還要加強對網(wǎng)站、網(wǎng)絡運行和信息安全突發(fā)公共事件密切相關信息的收集整理與持續(xù)的監(jiān)測。同時，還要從檔案部門的自身出發(fā)，及時排除檔案管理過程中所可能存在的各類安全隱患，只有這樣，才能有效降低風險因素產(chǎn)生的可能。

4.3 重視檔案應急預案的編制，努力完善應急預案的管理體系?？茖W嚴密的應急預案，能夠讓檔案部門的各項應急管理做到有條不紊和有章可循。檔案部門在組織應急預案的編制時，應當對內(nèi)容框架進行科學設置，并明確應急預案編制的目的和依據(jù)及實施的范圍，力爭所制定出的應急預案，可以應付所有的突發(fā)事件發(fā)生。同時，對于檔案信息系統(tǒng)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，其應急處置預案應當盡可能細化，比如，在檔案館官方網(wǎng)站或者微博中，出現(xiàn)非法言論和黑客攻擊事件以及網(wǎng)絡病毒感染等，都有積極的應對措施。只有這樣，才能在確保應急預案擁有完善運行體系的基礎上，充分地發(fā)揮出積極功能和作用。

篇3

一、會計檔案的概念界定

會計檔案是由會計的憑證、賬簿及報表等組成的專業(yè)的會計核算的材料，它記錄并反映了經(jīng)濟業(yè)務來往的過程，并為其提供佐證。每個企事業(yè)、機關等單位在會計核算中，都無時無刻的產(chǎn)生著經(jīng)濟的活動往來及財務的收與支的變化。經(jīng)濟活動的往來與財務賬目的收支變化，都需要通過會計工作來記錄和反映，這是個由憑證到賬簿、再從賬簿到報表的連續(xù)的過程，也是一項復雜且要求細致嚴謹?shù)墓ぷ鳌嫏n案是會計工作所產(chǎn)生的專業(yè)的材料，是由會計核算總結(jié)出的會計資料，也是單位、企業(yè)等階段的會計工作過程的客觀體現(xiàn)。它由會計憑證、賬簿、財務報告及其他的專業(yè)資料組成，但不包含單位的財務的預算、制度等文件材料。近年來，因為我國一直沒有確立統(tǒng)一的會計檔案管理制度，同時也未明確國家檔案由哪些部分構(gòu)成。所以，國家財政部及檔案局在1984年聯(lián)合公布了《會計檔案的管理辦法》。這一《辦法》的制定，不僅加強了對檔案的科學化管理，還確立了統(tǒng)一的會計檔案管理工作制度，最終對發(fā)展社會主義經(jīng)濟做出了貢獻。由于計算機不斷在會計核算中被廣泛運用，紙質(zhì)記錄的方式作為重要的媒介在《辦法》里有所規(guī)定，但并未禁止采用磁帶、磁盤等其它的具有磁性的介質(zhì)記錄會計檔案。

由于會計檔案的管理工作是會計工作重要的組成部分，所以必須遵循會計工作的相關管理制度。因為檔案的管理辦法是由國家統(tǒng)一制定的，而檔案的行政管理部門又是會計檔案的主管部門。所以應該依據(jù)《辦法》的規(guī)定，并結(jié)合當?shù)氐膶嶋H，對會計檔案實行統(tǒng)一領導、分級管理，并負責對各地的下級主管部門進行業(yè)務指導，同時對其進行監(jiān)督和檢查。而那些持有會計檔案資料的單位，則需要對會計檔案的管理負責。通過增強對管理工作的領導，建立起對會計檔案收集、立卷、歸檔等相關的管理制度，從而做到科學化的管理。盡量做到會計檔案能被妥善的保管、有序的存放；避免其受到毀損、散失及泄密。

二、會計檔案的作用

會計檔案對發(fā)展社會主義經(jīng)濟具有非常重要的作用。第一，從微觀方面，增強對基層的企事業(yè)單位內(nèi)部的管理，不僅可以提升經(jīng)濟水平的發(fā)展，還可為社會效益的發(fā)展提供大量的原始數(shù)據(jù)作為依據(jù)；第二，它為國家的經(jīng)濟建設制定計劃及做出決策，并從宏觀上，為國民經(jīng)濟的管理及監(jiān)督，提供穩(wěn)定真實的會計數(shù)據(jù)為依據(jù)；第三，它還為打擊各種經(jīng)濟領域的不法現(xiàn)象提供了有力的證據(jù)，因而保護了國家財產(chǎn)不至于流失；第四，成為財政、經(jīng)濟的發(fā)展歷史的可靠的研究史料。所以，會計檔案的管理工作好壞與否，都可能會直接影響到國民經(jīng)濟的運行、公正經(jīng)濟秩序的確立，甚至還會影響到各項財政政策的貫徹和實行。

三、會計檔案的管理現(xiàn)狀

(一)忽視收集與管理

當前，我國的會計行業(yè)開始意識到要對會計憑證、帳簿、報表等資料要進行妥善保管，因而開始依據(jù)國家相關法律規(guī)定著手建立檔案，但是像經(jīng)費的申請報告、財會活動情況的分析等其他和會計工作息息相關的資料卻被忽視，得不到完善的管理。文書的管理部門通常在接到這種文件資料時，都是轉(zhuǎn)交給財務部門，而又由于財務部門認為這些只是些文書的檔案材料，忽視了對它們收集和管理，最后當領導需要調(diào)閱或利用時，卻怎么也找不到。

(二)檔案整理不規(guī)范

國家的財政部門及檔案的管理機構(gòu)都明確做出這樣的規(guī)定:財務會計部門每年要依照檔案管理制度將各單位積累的會計材料完整、規(guī)范的整理分類入檔。而之前，有很多單位的會計檔案是由財務部門來管理的。所以經(jīng)常出現(xiàn)整理的不標準、編排編號不科學等問題。而在對活頁的帳簿進行處理時，也是各行其事，處理方式不能完全統(tǒng)一。甚至，有的單位將會計資料用麻袋裝上捆綁好，就丟棄到一邊，常年不過問。這些都對檔案的管理與利用產(chǎn)生了不利的影響，更不能促進實現(xiàn)檔案整理的標準化及規(guī)范化。

(三)檔案管理制度不健全

一些單位不按照國家的相關規(guī)定，不結(jié)合實際建立并完善有關會計檔案管理的各項規(guī)章制度。而有些單位則制定了規(guī)章制度，卻不能嚴格的照章辦事。不移交過期的會計檔案;不按時鑒定清理到期的檔案;不對應銷毀的檔案進行報批;借閱手續(xù)不完備等等。因而造成檔案數(shù)量的與日俱增，使有利用價值和沒利用價值的檔案混淆，不僅加大了人力、物力等方面的負擔，還為查找和利用帶來了不便。

(四)財會人員缺少職業(yè)道德

會計檔案中，會計信息要以國家法律、法規(guī)為依據(jù)來進行管理，起著可以作為憑證的作用，并具有法律效力。會計的核算記錄必須真實可靠，如果核算信息不準確，也就失去了會計檔案所起到的真實憑據(jù)的作用，從而造成企業(yè)利潤的虛漲，財政收入的虛增，國民經(jīng)濟則會被過度分配，最終影響到國家宏觀調(diào)控政策制定的準確性。當前，某些財務會計工作人員，不能堅守工作原則和遵循相關的制度，導致了財務的管理出現(xiàn)混亂。更有缺乏職業(yè)道德的從業(yè)人員，甚至采取一些不法手段，故意偽造、篡改記錄的憑證、開具假發(fā)票、建立假帳等，從中套取現(xiàn)金，謀取私利；也有的通過加大開支，虛列條目，達到偷稅、漏稅的目的。這不僅破壞了我國正常的經(jīng)濟秩序，也使我國的經(jīng)濟發(fā)展的真實面貌難以體現(xiàn)。

三、會計檔案的科學管理

(一)收集齊全，統(tǒng)一管理

會計主管部門應將與會計業(yè)務相關的會計資料收集并整理齊全，妥善保管起來，以利于工作的開展。這些財會工作的資料主要包括：方針、政策、預決算、工作總結(jié)等，在與文書部門的相互配合下，集中的對材料進行保管。除了可依據(jù)歸檔制度來收集，還可在歷任的會計那進行資料的收集，包括已經(jīng)離職的人員。資料被檔案部門接收后，要將憑證、帳冊等同報表一同編目存放在指定的地方，同時要排列整齊，方便調(diào)閱。尤其要在財會檔案的數(shù)量很多的部門，更要讓專人負責保管。

(二)健全制度，加強監(jiān)督

每個單位都要建立起與會計檔案管理相關的整套制度，包括了對其的收集、保管、鑒定、借閱及利用。以便讓工作人員做到有章可依。而檔案管理部門則要做到定時監(jiān)查、鑒定會計檔案，銷毀去除那些超過保管期、沒有保存價值的會計檔案，對那些有價值的進行妥善保管，以保證會計檔案的完整及安全。

(三)提高業(yè)務人員素質(zhì)

由于財會工作的專業(yè)性、政策性非常強，而財會人員又受到商品經(jīng)濟主導的市場經(jīng)濟的影響，經(jīng)受了各種腐蝕和誘惑的考驗。所以，為了維護我國的經(jīng)濟的正常的發(fā)展記錄的完整，會計人員及檔案管理者應該具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)。堅持履行自己的職責，堅守黨的原則，并且遵紀守法，規(guī)范的執(zhí)行會計檔案工作的各項制度，做到廉潔與公正。會計人員及檔案管理者，應該不斷提高自身的修養(yǎng)，各級領導更要對其反復進行思想道德、紀津責任等方面的教育，還可以通過將崗位職責的考核與獎懲制度掛鉤，最終促使從業(yè)人員的政治思想素質(zhì)及職業(yè)道德修養(yǎng)得到提升。

四、會計檔案的利用

會計檔案應該既可以為本單位所利用，也可以為上級單位所利用。但在調(diào)閱時，要嚴格遵照程序辦理相關手續(xù)。當本單位的人員調(diào)閱時，要獲得會計主管人員的同意；而外單位的人員借閱時，則要由調(diào)閱單位先開具正式的介紹信，然后注明要調(diào)閱的會計檔案的內(nèi)容，最后得到單位領導及會計主管的批準后，才可辦理調(diào)閱的手續(xù)。調(diào)閱時，只能瀏覽與所調(diào)閱的內(nèi)容相關的資料，而不能瀏覽與所調(diào)閱的內(nèi)容無關的資料。而且，檔案的原件禁止被借出，更不能拆掉原卷（宗）冊。當外單位來調(diào)閱會計檔案時，對于其想抄錄及復制的內(nèi)容，都要讓會計主管來簽署意見，最后得到本單位的領導批準同意即可。特殊情況下，只要得到本單位的負責人的批準，即可為其提供查閱及復制，并辦理登記手續(xù)。所以，各個單位應該建立起規(guī)范的有關會計檔案的查閱、復制的登記制度，從而為合理利用會計檔案提供依據(jù)。

參考文獻:

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前言

高級中學科研課題的檔案管理是學?？蒲姓n題研究的重要組成部分，也是一所學校對檔案工作重視與否的一個重要考查指標。它如實詳細地記載了學校內(nèi)科研課題開展的全部過程，包括從課題的構(gòu)思策劃、立項申報、過程研究到最后的結(jié)題工作。它不僅是課題成果的佐證材料和課題驗收時的重要依據(jù)，并且更是能否順利開展科研工作的有力保證，同時也是課題研究的基礎和依據(jù)，是實踐升華為理論的中介。課題材料的客觀、真實、可靠程度直接關系到課題研究的結(jié)論和成果的質(zhì)量，是課題能否順利完成的重要因素和保證。因此，課題檔案的建立和管理就突顯得尤為重要。

1.加強與課題組的溝通聯(lián)系、注重檔案資料的收集與整理工作

1.1專人協(xié)助、專題負責

高級中學的學科較多，各課題組所研究的內(nèi)容也非常豐富，如何加強與各課題組的溝通聯(lián)系，及時有效地將課題資料進行收集與整理是我們要認真考慮的問題。我們在實際的操作中建立了一套完整的管理制度，從課題開始的策化、立項到實際研究和結(jié)題都有專人進行跟蹤和協(xié)助，每一個課題都指定到專題專人負責，課題組的研究日程安排都要做到“心中要有數(shù)，文字、音像有記錄”，在整個課題研究過程中，及時地把各種材料和信息收錄在檔，這樣就避免了課題材料的遺漏、缺失和空洞。

1.2注重材料收集的真實性是全面性。

在學校課題研究的過程中，課題資料的占有量及資料的客觀性和真實性決定了課題研究成果的最終質(zhì)量。所以全面收集整理和保存課題研究資料，是課題檔案管理的中心工作。

課題的研究資料一般包括事實資料、歷史資料和文獻資料。

課題的大量事實資料是通過在實際研究過程中逐漸積累起來的，是課題研究過程中的第一手材料，也是課題檔案的主題部分。如：教案、個案調(diào)查、觀察記錄、研究課實錄、學生心理測評資料、調(diào)查問卷、訪談記錄、考察資料，各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)等都屬于事實資料。另外，如果對學生或被調(diào)查者進行了問卷調(diào)查，就需要對問卷進行認真系統(tǒng)的統(tǒng)計和分析，形成文字材料留檔保存。在課題研究的過程中還會出現(xiàn)一些影像和圖片、聲音資料，我們統(tǒng)稱為“多媒體資料”，這些資料的收集與保管也要做到及時和妥善。無論是什么資料，這里需要著重強調(diào)的是：收集事實資料必須做到原始、全面、完整和真實。而文獻資料則是課題研究的理論依據(jù)，它重點收集與課題研究相關的理論資料，比如：教育行政部門的文件、教育教學理論專著、報刊文章和會議資料等。文獻資料可以是原件，摘錄，節(jié)選，網(wǎng)絡下載、裁剪或文獻索引等。歷史資料則是指曾經(jīng)在國內(nèi)外教育史上發(fā)生過的與課題研究相關的材料，如對同類問題的觀點、認識、經(jīng)驗、做法、教訓等。

我們要對收集到的資料，進行認真整理，在大量的原始資料中篩選出真實、典型、有用的資料，為課題研究得出科學結(jié)論打下良好基礎。

2.要細化課題檔案建立的范圍與類型

2.1細化課題研究的建檔范圍

對課題研究建檔的細化可以提高課題檔案管理的質(zhì)量，加強和促進課題組對課題的研究工作。細化后的課題檔案應至少包括以下六個方面：

①立項選題階段（表1）、②實踐研究階段（表2）、③反思提高階段（表3）、④總結(jié)鑒定階段（表4）、⑤成果推廣階段（表5）⑥成果獲獎材料（表6）。

2.2細化課題的建檔類型

高中課題研究是屬于教育科研的一部分，課題檔案的建立具有其自身的特點，應該形成獨立的檔案體系，我校的基本做法是：

①獨立建檔，實施“一題一檔”制。學科的不同決定了課題研究的范圍和特點不同，而學校課題的建檔應與學校其它教育教學工作檔案區(qū)分開，實行獨立建檔，這是構(gòu)建完整的教育課題檔案體系的基礎。

②分期建檔，體現(xiàn)課題研究軌跡。我們根據(jù)課題研究的不同階段，采用分期建檔的形式，分別建立前期、中期、后期檔案，便于通過課題檔案能更好地呈現(xiàn)出課題研究的整個軌跡。

前期檔案就是課題研究的準備階段所形成的各種檔案材料，主要包括：課題申報立項材料、開題論證材料、課題實施方案等。中期檔案是在課題研究的過程中所形成的檔案材料，它是課題研究過程中的真實材料，也是課題檔案的核心部分，主要包括：實驗記錄、實驗數(shù)據(jù)資料、教案、教學計劃、撰寫的論文、課堂實錄、中期報告等階段性成果等。后期檔案是課題研究結(jié)題驗收階段形成的檔案材料，主要包括：課題研究的總結(jié)、結(jié)題驗收材料、成果鑒定及推廣等。

③分卷建檔，形成檔案系列。在課題檔案的管理上，為了使檔案更加條理化、系統(tǒng)化，便于查閱和研究，我們將課題檔案應分主卷和副卷進行存檔保管。主卷是課題研究過程中的主要文件和階段性反思及總結(jié)材料，是永久保存的課題檔案。其中包括前期資料、中期資料和后期資料。副卷是課題研究過程中的形成的全部實驗資料，是形成主卷中結(jié)論、文件的原始依據(jù)，是主卷的佐證材料。如：作業(yè)、會議記錄、調(diào)查問卷、訪談紀實、備課筆記、實驗課錄像、學生試卷、考查記錄、文獻論文等等。

3.加強課題檔案管理工作、提高檔案對課題研究的促進作用

3.1課題檔案由課題負責人建立，應有專人負責收集、整理和保管

定期進行檢查，確保材料完整、準確、系統(tǒng)，凡歸檔的文字材料，要求格式統(tǒng)一，工整清晰、規(guī)范，便于保存和查閱，所有材料必須有紙質(zhì)材料和電子文檔。歸檔工作要及時，一般一個階段結(jié)束后就要進行歸檔，待課題研究全部結(jié)束時，再一并綜合調(diào)整，把全部課題資料完整無缺地歸檔保管好。

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關鍵詞:計生檔案；檔案管理；細化；法制意識；約束

計生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據(jù)作用。

計生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變?yōu)檎J識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實責任，加強管理，實現(xiàn)了計生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡化，有效地保證明人了工作的正常運轉(zhuǎn)。

然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。

一、明確檔案管理工作的目的與任務。

確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實。“四不”即確保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡其他行業(yè)，聯(lián)絡村級基層組織，以防漏統(tǒng)漏報；“二要”即要工作經(jīng)?；?，持之以恒，要規(guī)范計生網(wǎng)絡的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。

二、完善工作制度，加強規(guī)范約束。

檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。

多年來的實踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統(tǒng)計員等工作人員的業(yè)務素質(zhì)，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標準，操作規(guī)范，準確及時。同時，還要建立聯(lián)絡服務制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統(tǒng)計好，做到上報及時，統(tǒng)計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。

三、樹立法制意識，強化檔案管理。

檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現(xiàn)一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。

總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 22. 047

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2012）22- 0085- 01

1 科技檔案管理與科技發(fā)展的關系

科技檔案是對科技活動信息的有效保存，能夠在科技發(fā)展當中提供指導性作用，而對于科技檔案進行有效管理也能夠很好地保障科技活動的可持續(xù)發(fā)展，因此兩者之間有著極為緊密的聯(lián)系。一般而言，這種聯(lián)系包括著如下幾個方面。

（1） 科技檔案管理能夠確?？茖W技術(shù)得以很好的保存?？茖W技術(shù)是一種知識形態(tài)，其必須借助于一定的載體加以保管，從而在無數(shù)次的重復運用后，對經(jīng)濟社會帶來極為有效的改革?？萍紮n案就是保管科學技術(shù)的載體總和。人們在進行科學活動之時，最早形成的是關于科技創(chuàng)新的一系列理論思想，在逐步將這些思想進行實踐操作后，才能形成最終的科技成果。就抽象意義上的科技思想而言，其大多是以文字的形式被保存下來，而這些文字資料就形成了科技檔案。顯然，對于科技檔案的管理不僅能夠完整地保存科技成果形成的基石性思想理念，而且對這些科技檔案的有效分析也能夠確保人們可以對科技發(fā)展趨勢有著清晰的理解。

（2） 科技檔案管理可以保障開發(fā)的科技成果得以有效的保管。由于科學技術(shù)的發(fā)展具有逐步發(fā)展的特征，也就是不斷根據(jù)對科學技術(shù)的理解而發(fā)展，不具有突然變化的特質(zhì)，因此在發(fā)展過程中就必須確保在不同時期所取得的科學技術(shù)認識能夠得到很好的保存，這是科技檔案的最主要成果。而對科技檔案進行有效的管理，則能夠保證科學技術(shù)在研發(fā)過程中能夠不斷地被積累與分析，從而對科技發(fā)展前景進行合理的預測，體現(xiàn)出科技檔案管理對于科技進步的促進作用。事實上，從科學研究自身的模式來看，現(xiàn)有的科技成果、文獻等對科技進一步發(fā)展具有直接指導作用，只有不斷對現(xiàn)有文獻資料進行解讀、分析，才能夠確保科學技術(shù)的不斷更新進步。

總的來說，科技檔案管理工作與科學技術(shù)進步之間的聯(lián)系是通過科學技術(shù)內(nèi)容所體現(xiàn)?？萍紮n案自身具有很高的使用價值，而對于科技檔案的管理則有效地將這種價值從理論層面上升到實踐層面，帶來科學技術(shù)的不斷進步。也就是說，科技檔案是科學技術(shù)在一段時間內(nèi)沉淀的產(chǎn)物，而科技檔案管理則是發(fā)展科學技術(shù)的有效工具，兩者的緊密結(jié)合最終帶來了科學技術(shù)的可持續(xù)發(fā)展。由于科技檔案資料自身具有客觀性，因此針對科技檔案管理工作的主觀能動性進行強化，則可以極大地提升科學技術(shù)的不斷進步水平。

2 當前科技檔案管理存在的主要問題

2.1 對科技檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重視程度不夠

我國關于科技檔案的規(guī)定各省、地市均不統(tǒng)一，使科技檔案管理工作無法規(guī)范地進行，給科技檔案的管理工作帶來了一定的障礙。因為這個原因，目前有部分組織，不管是組織領導還是科技檔案管理工作人員，對于科技檔案管理的現(xiàn)代化都不是很重視，對科技檔案管理的投入不足?？萍紮n案管理現(xiàn)代化化必須以引進先進的科技檔案管理技術(shù)手段為前提，需要大量的資金投入。資金短缺無疑極大束縛了現(xiàn)代化的進展。

2.2 缺乏科技檔案更新意識

通常情況下，在組織進行科技檔案編制與管理的初期，人們對于科技檔案管理的認知十分重視，能夠保障科技檔案構(gòu)建的完備性。然而，隨著工作的持續(xù)性開展，人們對于科技檔案更新的意識出現(xiàn)了一定的滯后狀況，這主要是因為運營方面的正常開展已經(jīng)成為人們所主要關注的方面，而核心工作團隊及經(jīng)濟業(yè)務的穩(wěn)定發(fā)展，也使得科技檔案更新處于一個較為緩慢的過程中。這種更新意識的缺乏在企事業(yè)組織發(fā)展過程中出現(xiàn)危機時往往難以從科技檔案管理層面給予組織足夠的幫助。

2.3 缺乏相應的科技檔案管理高水平的人才

科技檔案管理從傳統(tǒng)的管理手段走向現(xiàn)代手段的是一個較為復雜的過程，除了必須有足夠的資金支持外，還必須有優(yōu)秀的技術(shù)人才支撐?？萍紮n案工作在組織中屬于后勤類，工作挑戰(zhàn)性不強，對于職工晉升來說并不是多么必要的籌碼，因此，科技檔案管理工作難以吸引到優(yōu)秀的人才?？萍紮n案管理水平的提升、進程需要的人才必須是同時具備科技檔案管理專業(yè)知識和現(xiàn)代技術(shù)知識的復合型人才。有的組織不知道購買什么樣的科技檔案管理設備，也有的組織“跟風”購買了先進設備卻缺乏熟練的操作人員，沒有起到應有的作用。

3 提升科技檔案管理水平的對策

3.1 著力提高對科技檔案管理信息化的重視程度

某些組織由于對科技檔案管理工作不重視，導致資金短缺、人才匱乏，對提高科技檔案管理水平產(chǎn)生不利影響。組織的領導要著力提高對這一工作重要性的認識，加強組織領導。組織領導應認識到科技檔案工作是組織必不可少的一部分，事關每個職工的切身利益。領導要充分發(fā)揮引領作用，制定科技檔案管理信息化標準和細則，制定信息化的戰(zhàn)略，對信息化過程進行全程掌控。與此同時，對于信息化進程的投入要予以適當增加?？萍紮n案管理工作的信息化需要相應的軟、硬件設施，首先就是必須充足的資金支持。

3.2 提高科技檔案管理工作的標準化和規(guī)范化水平

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整個分析檢查階段于2009年5月上旬開始，2009年6月底基本完成。這一階段的主要任務是分析問題、查找原因、開展評議。要以檔案部門“怎樣服務科學發(fā)展，實現(xiàn)科學發(fā)展”為主題，廣泛征求意見，深入查找黨員干部和領導班子中存在的與科學發(fā)展觀不相適應、不相符合的問題，進一步明確今后一個時期貫徹落實科學發(fā)展觀的工作思路和具體舉措，高質(zhì)量形成領導班子分析檢查報告，使之成為指導本部門本單位科學發(fā)展的重要文件。

二、組織實施

這一階段重點抓住召開領導班子專題民主生活會、形成領導班子分析檢查報告、組織群眾評議三個環(huán)節(jié)。

（一）召開領導班子專題民主生活會環(huán)節(jié)

一要明確會議主題。領導班子專題民主生活會，要以深入貫徹落實科學發(fā)展觀、進一步推動科學發(fā)展為主題，緊扣樂清檔案事業(yè)發(fā)展實際，認真查找個人和班子在深入貫徹落實科學發(fā)展觀方面存在的突出問題、黨性黨風黨紀方面群眾反映強烈的突出問題、影響社會和諧穩(wěn)定的突出問題。

二要廣泛征求意見。會前要以“檔案工作怎樣服務科學發(fā)展，實現(xiàn)科學發(fā)展”為主題，開展思想大碰撞，廣泛征求群眾意見，向廣大黨員尋計問策。一是對象范圍要廣泛。征求意見、尋計問策的對象不僅是本局黨員群眾，而且要包括利用群眾、基層單位檔案員、退休老同志等各個層面。二是征求意見內(nèi)容要全面。意見內(nèi)容要圍繞主題暢所欲言，可涉及檔案事業(yè)發(fā)展的各個重要環(huán)節(jié)，尤其要對民生檔案工作建言獻策。三是方式要靈活。采取召開座談會、分析會、設置意見箱、發(fā)放征求意見表、邀請有關專家舉行專題講座、在樂清檔案網(wǎng)開辟交流論壇等多種形式征求意見，同時局黨員要以黨支部為單位，召開專題組織生活會。意見建議由領導小組辦公室明確專人負責收集整理。四是反饋要及時。對征求到的各類意見、所尋的計策要進行認真匯總和梳理，有針對性地反饋給個人或組織。

三要把握基本原則。民主生活會前，領導班子要相互談心，交換看法，虛心聽取群眾意見，認真撰寫發(fā)言材料，做好充分準備。要認真開展批評與自我批評，做到多談問題少談成績，多談缺點少談優(yōu)點，積極分析問題、查找原因、提出建議。同時要重在分析問題，重在總結(jié)經(jīng)驗，重在明確方向，對領導干部以往工作中的成績和問題，要歷史地、客觀地、辯證地看待，既要嚴格要求，又不糾纏歷史舊賬，不糾纏個人責任，形成民主、團結(jié)、務實、創(chuàng)新的氛圍。

四要通報民主生活會情況。局領導班子專題民主生活會情況要在全局范圍內(nèi)進行通報。民主生活會情況書面材料要經(jīng)市委學習實踐活動指導檢查組審閱把關后，上報學習實踐活動領導小組辦公室。

（二）形成領導班子分析檢查報告環(huán)節(jié)

這是分析檢查階段的中心環(huán)節(jié)，是對前一段活動成果的集中概況和體現(xiàn)，是整改落實的依據(jù)和方向。要在廣泛征求群眾意見建議、開好領導班子專題民主生活會的基礎上，形成高質(zhì)量的領導班子分析檢查報告。

一要明確報告主要內(nèi)容。主要內(nèi)容包括四個方面：1、明確貫徹落實科學發(fā)展觀對檔案局提出了哪些具體要求，形成了哪些共識；2、明確黨的十六大以來檔案局貫徹落實科學發(fā)展觀的情況，包括取得的成效和存在的問題。對取得的成效，應簡明扼要概述；對存在的問題，應系統(tǒng)全面梳理。要分析在貫徹落實科學發(fā)展觀方面存在問題的主客觀原因，特別是主觀方面的原因；3、明確檔案科學發(fā)展的主要思路，列出在學習實踐活動中可以立即解決的突出問題，列出經(jīng)過努力在一段時間內(nèi)要解決的突出問題，提出解決問題的新舉措；4、明確局按照科學發(fā)展觀要求，加強領導班子自身建設的具體措施。

二要突出報告重點。分析檢查報告要突出檢查分析問題、理清科學發(fā)展思路這個重點，防止寫成一般的工作性報告，努力使分析檢查報告成為一個指導樂清檔案事業(yè)服務科學發(fā)展、實現(xiàn)科學發(fā)展的重要文件。

三要注意吸取各方意見。局主要領導要全程主持分析檢查報告的撰寫。初稿形成后，要以適當方式在局內(nèi)廣泛聽取意見，并征求部分部門的意見建議，召開局班子會議討論研究后修改完善，努力形成一份高質(zhì)量的報告。

（三）組織群眾評議環(huán)節(jié)

組織群眾評議就是開門納諫，匯集民意。對領導班子分析檢查報告進行評議，是發(fā)動和依靠群眾找差距的過程，是傾聽民聲、了解民意、集中民智的過程，是擴大黨內(nèi)民主、發(fā)展人民民主的過程。

一要召開民主懇談會。召開由局黨員、群眾，基層檔案員代表，專家學者，服務對象代表參加的懇談會，對分析檢查報告進行評議，部分代表也可采用書面評議的形式進行。參評人員要體現(xiàn)廣泛性和代表性。

二要明確評議重點。主要是圍繞五個方面對分析檢查報告進行評議，即對科學發(fā)展觀的認識深不深、查找問題準不準、原因分析透不透、發(fā)展思路清不清、工作措施可行不可行。

三要根據(jù)評議意見認真?zhèn)€性完善。要將群眾評議中提出的正確意見體現(xiàn)到修改后的分析檢查報告。修改后的領導班子分析檢查報告及評議結(jié)果要在局內(nèi)部公開，而且要向參加評議的各位代表公開，使評議過程成為充分發(fā)揚民主、傾聽群眾意見、凝聚群眾智慧的過程。局領導班子分析檢查報告要向市委學習實踐活動領導小組上報。

三、重點措施

在分析檢查階段要重點開展三項專項行動：

（一）積極參與“千名干部進千企、共渡難關促升級”專項行動

積極參與“千名干部進千企、共渡難關促升級”專項行動，組織局領導干部和業(yè)務骨干，開展送信心、送政策、送服務、送資金、送平安等“五個送”活動，幫助企業(yè)排憂解難、共渡難關，推動轉(zhuǎn)型升級。要深入企業(yè)，幫助企業(yè)找準問題，分析原因，并從企業(yè)最關心、最突出、最迫切的問題入手，發(fā)揮部門優(yōu)勢，用足用好惠企政策，助推企業(yè)科學發(fā)展。

（二）開展“開門納諫”專項行動

要召開一次民主懇談會，每位黨員領導干部都要主持或參加一次以上民主懇談會。要邀請檔案員代表、黨員代表、服務對象代表等參加，面對面征求意見，虛心聽取他們對本部門本單位貫徹落實科學發(fā)展觀和領導班子自身建設的意見和建議。要認真匯總梳理征求到的意見和建議，作為撰寫分析檢查報告和民主生活會發(fā)言材料的重要依據(jù)。

（三）開展“共商對策”專項行動

針對征求到的意見建議，要認真做好匯總梳理，開展一次“共商對策”活動。對照“六型機關”和“四好科室”創(chuàng)建標準，重點查擺機關黨員干部在科學理論學習、服務基層能力、決策審批程序、部門協(xié)調(diào)合作、機關辦事效率、勤政廉潔節(jié)約等方面的問題，邀請部分黨員代表、檔案員代表、服務對象代表等各個層面的對象，共同研究破解對策，及時加以整改落實。

四、具體要求

1、要鞏固和運用好學習調(diào)研階段的成果。要在前一階段深入學習調(diào)研的基礎上，緊密結(jié)合思想實際和分析檢查階段的工作要求，進一步引導黨員干部提高認識、端正態(tài)度、擺正位置，增強學習實踐科學發(fā)展觀，科學發(fā)展檔案事業(yè)的自覺性和堅定性。運用好在學習調(diào)研階段形成的科學發(fā)展的新思想、新理念，組織黨員干部進行對照檢查和分析評議；堅持理論聯(lián)系實際，繼續(xù)改進思想作風、工作作風，關心干部群眾工作生活，讓群眾不斷得到實實在在的利益。

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1.1對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義 

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設的真實記錄，也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫(yī)院的經(jīng)濟建設和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。 

1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù) 

基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟建設發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫(yī)院管理者的重視。 

1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財富 

隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務和責無旁貸的職責。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫(yī)院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細、認真地在每個建筑物旁都標注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛(wèi)生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。 

2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題

2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導 

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學習的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。 

2.2檔案知識缺乏

由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學習?！?.3全員檔案意識不強

基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。

3對醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議

3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證

基建檔案的科學管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務宗旨，進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設、邊報批、邊設計的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度，并嚴格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。

3.2加強文件形成者、檔案管理者的業(yè)務培訓

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醫(yī)學科研檔案是醫(yī)院在科研活動中形成的具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表等各種載體，并且按一定的歸檔制度作為真實歷史記錄集中起來保管的科學技術(shù)文件材料，它真實記錄了醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生科技活動，是醫(yī)學科技知識的重要載體，包含著大量的科研成果、高新技術(shù)等科研信息，是醫(yī)院的寶貴財富。科研檔案管理可以為醫(yī)學科研活動提供所需要的信息資源，也可以指導成果轉(zhuǎn)化、技術(shù)交流，促進科研成果向產(chǎn)業(yè)化、市場化方面轉(zhuǎn)化和實現(xiàn)科研價值的提升。

1醫(yī)學科研檔案的特點

1.1專題突出，成套性強

醫(yī)學科研工作的研究對象一般都是一個專題。圍繞一種疾病的治療；一種流行病，傳染病的預防；一種新藥的篩選、研制等專題開展，每個專題都是一個完整的科研過程，所形成的檔案也是一套完整的，不可分割的。由于醫(yī)學科研檔案的這個特點，在檔案利用過程中多為成套利用，分類時必須保持每個專題檔案的完整性、成套性，使之始終成為一個有機的整體。

1.2形成周期比較漫長，具有較強的連續(xù)性

醫(yī)學科研檔案的形成周期與科研項目的執(zhí)行周期密切相關，醫(yī)學科研連續(xù)性強，研究周期長，醫(yī)學課題立項到結(jié)束的時間相比較一般科研項目要長，一般的研究項目在2～3年，重大項目在3～5年或更長時間。針對一個項目的資料，涉及的內(nèi)容隨著課題時間的長度增加而增多，資料在項目執(zhí)行期間的歸檔連續(xù)性強。檔案的保存時間則更具應用的價值而不同，一般保存至少30年，重要資料則永久保存。

1.3學科突出，專業(yè)性強

醫(yī)療臨床研究有內(nèi)外科、婦兒科之分，基礎醫(yī)學則講究病理分析和藥理分析。因此必須注重專業(yè)區(qū)別，分專業(yè)歸檔，體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性。

1.4學科協(xié)作性、綜合性強

醫(yī)學科學研究是多學科的綜合研究。由于疾病發(fā)生、發(fā)展的原因是復雜的，因此許多研究課題必須匯集多個學科進行綜合研究，聯(lián)合攻關。在分類時既要保持各個學科的相對獨立性，又要保持完整性和綜合性。

1.5載體形式多樣，數(shù)量較大

醫(yī)學研究比較復雜，不同學科采用的研究方法不同，同一學科不同的研究課題采用的技術(shù)方法也不相同，直接記錄的實驗結(jié)果的載體，如：各種標本、病歷、化驗單、儀器檢測結(jié)果等材料也是多種多樣，因此，每一科研課題形成的醫(yī)學科研檔案往往載體形式多樣，數(shù)量較大。

2管理措施

針對醫(yī)學科研檔案的上述特點，要做好醫(yī)學檔案管理工作，必須認真做好以下幾項工作：

2.1加強制度建設，建立健全檔案管理規(guī)章制度

根據(jù)《《中華人民共和國檔案法》等法律相關的規(guī)定，構(gòu)建由院長、檔案管理委員會、檔案管理機構(gòu)、兼職檔案員組成的檔案行政管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，強化其行政監(jiān)督、指導的管理職能。按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，制定文件材料歸檔范圍及保管期限、檔案的接收、管理、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度及各部門檔案管理細則，幫助相關部門實行預立卷制度，確保檔案管理完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效。

2.2加強業(yè)務培訓，優(yōu)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高服務意識

醫(yī)學科研檔案的建立和完善對醫(yī)學科研工作有著十分重要的意義，檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)直接影響著檔案管理水平。因此醫(yī)院應在優(yōu)化檔案管理人員的政治素質(zhì)和理論素質(zhì)外，加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，采用多種形式提高檔案管理人員的專業(yè)知識和計算機操作技能，有計劃的組織檔案管理人員進行知識更新和繼續(xù)教育。由于醫(yī)院科研檔案管理工作的特殊性，應當鼓勵檔案管理人員學習一些醫(yī)學科研知識，熟悉科研活動各類文件的形成規(guī)律，根據(jù)醫(yī)學科研檔案的來源及特點，進行分類、整理、歸檔，從而提高醫(yī)學科研檔案的管理水平，在醫(yī)學科研檔案資源利用中，要變被動服務為主動服務，由于醫(yī)學科研檔案管理人員全面掌握了本單位的科研項目信息，所以應該主動向科研工作者提供多方面、多層次和有實效的醫(yī)學科研信息，避免因選題不當造成科研勞動浪費，最大限度的發(fā)揮檔案的價值和作用，更好地為醫(yī)院的科研工作服務。

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[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）05- 0077- 02

在當今經(jīng)濟全球化浪潮的引領下，高等教育國際化成為一種必然的發(fā)展趨勢，我國各類型高校不得不面對來自國際、國內(nèi)的雙重擠壓與競爭。我們應清醒地認識到教育國際化在給高校提出挑戰(zhàn)的同時，也賦予高校更多的發(fā)展機遇。在此形勢下，高校的檔案管理部門如何通過建立、管理外事檔案，促進高校更好地開展外事活動，為學校發(fā)展提供更強勁的動力，成為高校檔案管理的一項重要內(nèi)容。

1 高校外事檔案的概念、作用及其特點

1.1 高校外事檔案的概念及作用

外事檔案是高校檔案的重要組成部分，在學校對外交流、教學、科研活動中起著重要作用，外事檔案管理工作水平的高低對一所高校的發(fā)展和其在國際上的聲譽具有重要影響。外事檔案本質(zhì)上是學校在與國外團體或個人進行學術(shù)交流、學術(shù)研究、友好往來、科研合作，聘請外教、國外專家來校講學，參加國際會議、校際交流等活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，具體形式包括外事活動通知、計劃、總結(jié)、簡報，上級關于外事工作的文件，禮品往來，國際學術(shù)會議論文等內(nèi)容。

另外，高校外事檔案具有多方面的作用。反映了高校對外合作交流工作的全貌，對于提高高校對外合作交流工作的水平和促進高校健康持續(xù)發(fā)展具有重要的借鑒意義；同時以其豐富而真實的內(nèi)容作為高校外事工作的可靠情報資料，將對高校的整體建設和發(fā)展產(chǎn)生較為深遠的影響。

1.2 高校外事檔案的特點

高校外事檔案因其在形成過程中的特殊背景和目的，具備以下一些特點。

（1） 政治性特點：高校外事活動作為國家外事活動重要組成部分，在很大程度上受國家對外政策的指導，由此，國家對外方針、政策等也要在高校外事檔案中體現(xiàn)出明顯的政治傾向性[1]。

（2） 保密性特點：高校外事活動以及外事檔案所具有的政治傾向性，使得高校外事活動必然要涉及黨和國家的機密，同時高校外事活動本身就具有一定的機密性，因此外事檔案具有較強的保密性。

（3） 多樣性特點：隨著國際交流的不斷增多，高校外事活動的范圍不斷擴大，內(nèi)容和形式也在不斷增多，因此所形成的外事檔案的類別也就多種多樣。

（4） 復雜性特點：當前，隨著教師自費出國出境人數(shù)增多，研究生、本科生交流不斷增加，高校外事檔案來源更加復雜，包括學校外事管理部門、各學院、教務處、研究生院及出國出境的師生個人等。

2 高校外事檔案的建立

高校外事檔案的收集、鑒定、分類立卷是建立高校外事檔案的基礎業(yè)務環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)完成的質(zhì)量高低，將對整個外事檔案的質(zhì)量產(chǎn)生重要影響，因此，如何建立外事檔案，就成為管理外事檔案的一個首要問題。

2.1 廣泛收集，確保外事檔案不漏項

首先，高校檔案管理部門應以學校在各種外事活動、外事管理中形成的材料對學校和社會是否具有參考價值和憑證作用為依據(jù)，建立一套具有較強指導作用的外事檔案收集標準；其次，要明確外事工作上報制度，通過學校各部門上報，擴大學校外事檔案收集來源；再次，為解決各部門開展外事工作上報不及時的問題，外事檔案管理人員應經(jīng)常與宣傳部、國際合作處等外事部門保持聯(lián)系，密切關注學校網(wǎng)頁、校報等學校大事宣傳媒介，從而第一時間掌握學校外事工作開展信息，并與相關部門取得聯(lián)系，催促其及時將檔案材料歸檔；最后，要嚴格按照外事檔案歸檔范圍，對所有相關活動進行篩選，將外事活動中有必要記錄并保存的外事檔案信息進行登記注冊，進而便于后續(xù)鑒定分類等工作的開展，確保外事檔案不漏項。

2.2 強化鑒定，確保外事檔案分類明確

可以說外事檔案的鑒定分類與收集工作是同步并行的。開展外事檔案的鑒定分類，首先要明確收集范圍，將日常所涉及的各類文件材料按收集目標進行清理，分類存放，同時也為后續(xù)工作打下基礎；其次要對經(jīng)過初步鑒定分類的檔案進行二次鑒定分類，將不要求辦理的參閱文件，重份文件，未定稿、未生效、過時的各類文件、合同、協(xié)議、報表等不歸檔文件材料以及校內(nèi)其他部門的文件進行剔除，將通過鑒定并認定有價值應歸檔的各類文件材料，在充分考慮其數(shù)量、密級、載體的情況下，依據(jù)不同內(nèi)容、不同類型來分類組卷，從而便于后續(xù)歸檔工作；最后做好檔案系統(tǒng)分類，以便于材料的保管、查閱和利用為前提，充分保持材料彼此之間的有機聯(lián)系，將外事檔案細化為港澳臺事務，團體來校訪問，教職工因公出國，外教、留學生管理，政策法規(guī)，學校管理條例等門類，使外事檔案工作更加規(guī)范化、標準化和精細化。

2.3 注重歸檔，做好外事檔案的保存工作

在建立外事檔案的工作中，首先應做好包括存放地點、檔案裝具等方面的準備工作，同時在案卷封面上標注能夠表明案卷內(nèi)容的標題；其次要將已收集整理好的文件材料按照類別放入事先準備好的案卷盒內(nèi)；此外對各階段密不可分的文件材料則按一定順序進行排列，從而保持檔案材料之間的有機聯(lián)系，為日后查檔提供便利。

3 高校外事檔案的管理

高校外事檔案管理作為高校檔案管理的重要組成部分，伴隨著外事檔案的形成而產(chǎn)生。同時，信息時代的到來，對高校外事檔案管理工作提出了更新、更高的要求，對傳統(tǒng)的檔案管理方式產(chǎn)生了較大影響。高校檔案管理人員可以從以下幾個方面著手，進一步管理好高校外事檔案。

3.1 樹立高校外事管理工作基本原則

履行工作原則是做好工作的一個基本前提，同時良好的工作原則又能促進工作質(zhì)量的提高，為此，做好高校外事檔案管理工作，要明確外事檔案管理的基本原則：一是堅持“三個有利于”，即有利于高校的外事交流、有利于高校的國際間交流合作、有利于提高本校綜合素質(zhì)與國際知名度；二是明確不同部門應承擔的責任，從外事工作的策劃、組織、實施到最后的檔案收集整理做到分工協(xié)作，各司其職；三是樹立方便于工作的原則，在外事檔案的建立過程中，注重檔案的建立與材料歸檔，便于日后取閱。

3.2 完善外事檔案管理的相關制度

高校應根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和教育部制定的《高等學校檔案管理辦法》，結(jié)合本校外事工作實際情況，制定出科學合理的外事類檔案管理規(guī)章體系，形成規(guī)范的、操作性強的外事檔案立卷、歸檔、管理流程，從而確保外事檔案工作的合理開展[2]。

3.3 建立一支業(yè)務精、素質(zhì)高的外事工作隊伍

高校檔案工作的一個最基本特點就是要服務于高校的教學和科研，外事檔案的本質(zhì)作用也在于此。這就要求高校要組建一支訓練有素、懂技術(shù)、高素質(zhì)的工作隊伍，通過加強培訓、學習與交流，使得從業(yè)人員在掌握理論知識的同時，熟悉合作交流的各方面工作，熟練掌握檔案管理技能，適應檔案管理信息化的要求。

3.4 加強外事檔案信息化建設

目前，以計算機技術(shù)通信技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)為支撐的現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)十分成熟，但目前全國各高校檔案館應用信息技術(shù)進行檔案管理的步伐還很遲緩，還不能通過先進的信息技術(shù)、多媒體技術(shù)為各類信息的采集、處理和利用提供便利，因此，如何在外事檔案管理中高效應用信息技術(shù)、多媒體技術(shù)已成為當務之急。為此，我國高校不妨從建立外事檔案信息網(wǎng)站、外事檔案管理信息系統(tǒng)等方面著手，將分散的外事檔案信息資源鏈接起來，充分地利用計算機來輔助檔案后期管理工作，使檔案管理工作向無紙化方向發(fā)展，從而便于綜合利用外事檔案信息資源，并以快速、安全、可靠的途徑為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)服務。同時通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將高校外事工作中好的經(jīng)驗方法、取得的成果對外，從而提升高校的知名度，提升外事檔案工作在高校發(fā)展中的作用。

當今時代，高校承擔著教學、科研、管理三大任務， 外事工作滲透于這3個方面并與它們緊密相連，同時，外事活動所形成的外事檔案也深深地刻上了教學、科研、管理的烙印[3]。高校應重視外事檔案工作，加強外事檔案的建立管理，采取切實可行的方式方法，讓外事檔案成為記錄、查閱、提供戰(zhàn)略參考的重要材料，并逐步提升高校在國內(nèi)外的知名度和影響力。

主要參考文獻