導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇倉庫檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）02-0144-02

1 數(shù)據(jù)倉庫的概念及檔案信息的特點

隨著信息化進程的不斷推進，當今人類社會正逐步步入一個以科學技術為主導的知識經(jīng)濟時代。而檔案工作作為一種社會現(xiàn)象，伴隨著歷史車輪的前進，其自身技術手段與管理模式也在不斷的更新之中。但這種變化反過來卻又無法滿足人們對檔案信息的科學性、系統(tǒng)性、集中面向主題的現(xiàn)實需求。為此，檔案工作可以引入數(shù)據(jù)倉庫技術來解決這一矛盾。

數(shù)據(jù)倉庫概念最早是由Devlin和Murphy在上世紀八十年代提出的，而數(shù)據(jù)倉庫之父W.H.Inmon在其著作《Building the Data Warehouse》中為數(shù)據(jù)倉庫所下的定義則被人們廣為接受。他將數(shù)據(jù)倉庫定義為：“一個面向主題的、集成的、隨時間變化的、非易失性數(shù)據(jù)的集合，用于支持管理層的決策過程”。由此概念我們可以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)倉庫的一些重要特性，即面向主題性、數(shù)據(jù)集成性、數(shù)據(jù)的時變性、數(shù)據(jù)的非易失性、數(shù)據(jù)的集合性與支持決策作用。如果我們將這些特性與檔案工作內容相結合，便可得出在數(shù)據(jù)倉庫環(huán)境下，檔案信息具有的特點：

①檔案信息內容面向主題，并以某種數(shù)據(jù)集合的形式存儲。在數(shù)據(jù)倉庫中檔案信息的存儲并非面向某一具體應用程序，而是以主題為歸類標準，每一主題面向一個宏觀的分析領域，例如：檔案工作中不同性質的檔案、檔案來源所在地、檔案流轉方式以及檔案用戶各項具體信息等均可作為主題組織數(shù)據(jù)，一切以便于有效檢索利用為宜。②來源于不同結構和系統(tǒng)的檔案信息的數(shù)據(jù)結構與編碼的標準是統(tǒng)一的，并且具有某種程度上的綜合。③檔案信息中存在保存價值的歷史數(shù)據(jù)具有穩(wěn)定性。④檔案信息隨時間推移而不斷增長，且數(shù)據(jù)單元都具有時間標記（時間戳）。⑤對檔案信息資源的數(shù)據(jù)挖掘可以用來預測用戶需求，提高檔案工作的社會服務能力，推動社會的發(fā)展與進步。

檔案信息的這些特點對于檔案工作的開展是非常有利的，如果將這種特點具體到檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中去，并結合數(shù)據(jù)倉庫的體系結構，便可大致構造出以下的流程模式如圖1所示。

2 檔案的收集工作

該步驟對應于數(shù)據(jù)倉庫的源數(shù)據(jù)部分。從所收集檔案信息的來源角度我們可以把源數(shù)據(jù)分為外部檔案信息和內部檔案信息兩部分。所謂外部檔案信息即不為本數(shù)據(jù)倉庫所屬機構所操作、擁有、控制的檔案信息及其元數(shù)據(jù);內部檔案信息則與之相反，包括機構內的各種信息以及信息的元數(shù)據(jù)。從所收集信息的載體形式角度我們則可將源數(shù)據(jù)劃分為紙質文件信息與電子文件信息。為了提高檔案的管理、檢索、傳輸與利用效率，大多數(shù)具有保存價值的紙質檔案，在保證其真實性與完整性的前提下，通常會進行數(shù)字化處理，將其轉換為電子文件，與紙質檔案一同進行雙套制保管。檔案的收集工作除了要面向歷史，反映人類社會原始的歷史記錄之外，更要以信息主體的需求為本，大力豐富和優(yōu)化館藏資源。

3 檔案的整理、鑒定工作

由于檔案信息最初收集到一處時是雜亂狀態(tài)，需要進一步條理化，有序化，區(qū)分具有不同保存價值的檔案信息入庫保管。在這一過程中，由于檔案部門使用的軟件型號不一，規(guī)格各異，無法相互兼容，致使源數(shù)據(jù)可能是來自不同的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和操作系統(tǒng)，在編碼、特性、命名規(guī)則等方面具有差異性。

①需要針對多個數(shù)據(jù)源，使用合適的技術進行數(shù)據(jù)抽取。②對于抽取得到的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)轉換。在轉換過程中，第一步要對不同數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)進行清理，排除多個系統(tǒng)中抽取出重復檔案信息的可能，檢查多個數(shù)據(jù)源之間編碼或者壓縮格式的矛盾，然后實施數(shù)據(jù)轉化，將抽取到的數(shù)據(jù)進行標準化，并按主題組合。③將匯總完畢的數(shù)據(jù)裝載到數(shù)據(jù)倉庫之中。在此處，數(shù)據(jù)裝載包括兩個層次，第一層是在數(shù)據(jù)倉庫設計和建設完畢的時候使用大量時間將大量數(shù)據(jù)裝載到數(shù)據(jù)倉庫中;第二層是在數(shù)據(jù)倉庫開始工作后，繼續(xù)收集來自不同信息源的檔案信息，并按數(shù)據(jù)倉庫的要求對其進行轉化之后追加到數(shù)據(jù)倉庫中。

4 檔案的保管工作

數(shù)據(jù)倉庫正式運行之后，我們同樣面臨著傳統(tǒng)檔案工作檔案的保存與管理問題。由于檔案信息內容具有不同的保存價值與保密程度，所以需要進行分級管理。這就涉及到數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)分區(qū)問題。恰當?shù)臄?shù)據(jù)分區(qū)可以提高系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，提高數(shù)據(jù)倉庫各種數(shù)據(jù)處理功能的效率，使得數(shù)據(jù)增長和管理的實現(xiàn)變得容易。通常依據(jù)檔案在數(shù)據(jù)倉庫中的時間特性標準來進行系統(tǒng)層與應用層劃分，將不同歸檔時間、不同保管期限的檔案區(qū)分開來，利于保管與利用。在數(shù)據(jù)倉庫中，數(shù)據(jù)被組織為早期細節(jié)級、當前細節(jié)級、輕度綜合級和高度綜合級四個級別。源數(shù)據(jù)最初通過集成進入數(shù)據(jù)倉庫時，處于當前細節(jié)級，根據(jù)系統(tǒng)需要，再對當前細節(jié)級的數(shù)據(jù)進行輕度或高度的綜合，得到的綜合級別稱為粒度，粒度設計的好壞，則直接影響數(shù)據(jù)倉庫所要存儲的數(shù)據(jù)量以及系統(tǒng)能回答的查詢類型，所以，為滿足不同層次的需求，數(shù)據(jù)倉庫在組織數(shù)據(jù)的時候，一般需要根據(jù)當前狀況進行多粒度級設計。對檔案的銷毀工作也是檔案管理中不得不面對的步驟。對于一些喪失保存利用價值的檔案如果繼續(xù)保存在數(shù)據(jù)倉庫中，不僅占用存儲空間，對其的維護工作也是一項相當大的系統(tǒng)開銷。為此，數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)，一旦老化（保存年限已經(jīng)滿足檔案信息最初進入數(shù)據(jù)倉庫時所預設的年限），便進入早期細節(jié)級，系統(tǒng)管理人員可以請相關人士對檔案做出鑒定，如有繼續(xù)保存價值則可存檔到一個更低持久性、但更大I/O承受能力的始終可用以進行用戶查詢的子系統(tǒng)中，如無保存價值，則即刻銷毀。

5 檔案的利用工作

檔案的服務利用是檔案工作的總目的，充分利用檔案信息資源，可以提高政府機關行政效率、提升企業(yè)競爭力、增強信息優(yōu)勢、推動社會政治經(jīng)濟科學文化發(fā)展。由于檔案服務對象的年齡層次不同、智力水平不同、知識結構不同，于是用戶對檔案信息的需求也不盡相同。這給檔案利用服務工作提出了很大的挑戰(zhàn)。基于數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)挖掘技術、聯(lián)機分析處理技術（OLAP）、多維數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等技術可以改善面向用戶的服務質量。通過對數(shù)據(jù)的分類挖掘和聚類挖掘可以獲得隱藏在檔案信息中、人們所感興趣的有用的信息和知識，解決數(shù)據(jù)過量但可用信息匱乏的矛盾。通過建立基礎事實表與維表的范式，可以建立多維空間，通過鉆取、卷起、切片。切塊與旋轉等基本活動讓用戶可以從不同角度、不同細節(jié)程度觀察數(shù)據(jù)，拓寬用戶的視野。

數(shù)據(jù)倉庫技術是在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫基礎上發(fā)展起來的，以上僅僅是一些數(shù)據(jù)倉庫知識加諸于檔案管理過程中構建的一種簡單模式，數(shù)據(jù)倉庫技術在檔案管理領域的廣泛推展和使用還需要大批的尖端技術人員的開發(fā)與相應軟硬件系統(tǒng)的配合才能完成。

參考文獻：

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篇2

在科研項目質量管理中，科研數(shù)據(jù)以及科研資源的管理、科研檔案管理等等，都是其中的重要組成部分，通過數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對科研管理的規(guī)范化、科學化，同時，也應當努力規(guī)范和提高科研管理運行機制，健全約束機制，完善科研項目的管理評標體系，這都是提高我國科研管理水平行之有效的途徑。

一、數(shù)據(jù)倉庫概述

數(shù)據(jù)采集是數(shù)據(jù)倉庫構建中的重要內容，從數(shù)據(jù)源中抽取所需要的數(shù)據(jù)，然后對抽取到的數(shù)據(jù)進行清洗，將其按照一定的數(shù)據(jù)倉庫的模型，放到數(shù)據(jù)倉庫中。數(shù)據(jù)采集中的數(shù)據(jù)抽取其實就是數(shù)據(jù)源接口，數(shù)據(jù)源接口從不同的系統(tǒng)中抽取所需要的數(shù)據(jù)，將其作為數(shù)據(jù)倉庫的輸入數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)轉換是對不同系統(tǒng)中生成的數(shù)據(jù)源進行處理，保證這些不同的數(shù)據(jù)源可以按照規(guī)定的要求輸入到數(shù)據(jù)倉庫中。數(shù)據(jù)清洗是對所有的數(shù)據(jù)進行處理，使得數(shù)據(jù)集中的所有數(shù)據(jù)值保持一致，并可以正確的對這些數(shù)據(jù)進行記錄。而數(shù)據(jù)的裝載是按照一定的模型將以上經(jīng)過數(shù)據(jù)抽取、轉換、清除的所有數(shù)據(jù)裝入數(shù)據(jù)倉庫中，在數(shù)據(jù)進入數(shù)據(jù)倉庫的過程中還包括了將數(shù)據(jù)域清除、對數(shù)據(jù)進行有效的檢查等。

二、數(shù)據(jù)倉庫在科研管理中的應用研究

（一）數(shù)據(jù)倉庫的核心技術――ETL技術

在科研管理中，管理人員需要隨時獲取所需要的數(shù)據(jù)和信息，因此，通過數(shù)據(jù)倉庫，將外部數(shù)據(jù)和內部數(shù)據(jù)進行整理和儲存，并且為數(shù)據(jù)的查詢提供了極大的便利。但是這些數(shù)據(jù)信息有不同的來源，具有數(shù)量、不清潔等諸多不良特點，進而不能直接對這些數(shù)據(jù)進行使用，也不能直接將這些數(shù)據(jù)輸入到數(shù)據(jù)倉庫中，所以需要對這些數(shù)據(jù)先進行處理分析，然后再將這些數(shù)據(jù)以高質量輸入到數(shù)據(jù)倉庫中供用戶使用。因此，數(shù)據(jù)倉庫的核心技術――ETL技術負責對數(shù)據(jù)信息進行清洗、轉換等，保證數(shù)據(jù)信息質量的一種技術，ETL技術可以將數(shù)據(jù)分散、數(shù)據(jù)不清等問題進行解決，保證數(shù)據(jù)信息可以高質量的輸入到數(shù)據(jù)倉庫中供企業(yè)的各部門安全使用。

（二）數(shù)據(jù)倉庫用于科研數(shù)據(jù)的快速檢索、查詢

數(shù)據(jù)倉庫是為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲、檢索以及表達，例如當數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)需要從一種形式轉換成另一種形式時，ETL的數(shù)據(jù)轉換就需要進行考慮，同時ETL中的數(shù)據(jù)抽取、轉換、裝載等都需要變成轉換操作，所以對于數(shù)據(jù)倉庫而言數(shù)據(jù)轉換是其核心部分。數(shù)據(jù)倉庫實質上是一個獨立的數(shù)據(jù)環(huán)境，它需要從不同的系統(tǒng)中抽取所需要的數(shù)據(jù)，然后通過ETL技術將這些數(shù)據(jù)進行處理，處理過后的數(shù)據(jù)信息才可以安全的輸入到數(shù)據(jù)倉庫中。ETL技術主要涉及到互連、復制、轉換、監(jiān)控等方面的內容，在數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)不需要和處理系統(tǒng)中、或者其他相關系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)保持同步，盡量保證數(shù)據(jù)倉庫中信息的有效性。

為了將數(shù)據(jù)冗余等問題進行避免，在抽取的數(shù)據(jù)進入到數(shù)據(jù)倉庫之前，需要對其進行有效性檢查，這項工作在數(shù)據(jù)倉庫數(shù)據(jù)輸入中非常重要，如果沒有對這些即將輸入到數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)進行有效性檢查，就會對整個數(shù)據(jù)倉庫的完整性產生破壞，或者將其破壞的幾率大大的增加。對數(shù)據(jù)進行有效性檢查最好的方法就是源系統(tǒng)。在源系統(tǒng)中有專業(yè)的和非專業(yè)的技術知識人員，但是數(shù)據(jù)有效性檢查是一項費時又不可省略的一個環(huán)節(jié)，所以可以進行自動化的檢查。

（三）通過數(shù)據(jù)倉庫實現(xiàn)科研數(shù)據(jù)的清除及轉換

由于數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)來自不同的數(shù)據(jù)源，這些數(shù)據(jù)源可能出現(xiàn)不同的平臺上，有不同的操作系統(tǒng)，所以這些數(shù)據(jù)會以不同的形式輸入到數(shù)據(jù)倉庫中。如何將這些數(shù)據(jù)加載，是數(shù)據(jù)倉庫建立中需要考慮的一個問題，在進行數(shù)據(jù)遷移的過程中，會將數(shù)據(jù)以一種適合數(shù)據(jù)倉庫的格式轉入數(shù)據(jù)倉庫中，這就是數(shù)據(jù)的格式化，對數(shù)據(jù)的處理是數(shù)據(jù)倉庫成功建立的關鍵，所以在數(shù)據(jù)提取的過程中，對數(shù)據(jù)進行格式化，從操作中實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。ETL技術進行的數(shù)據(jù)有效性檢查是對數(shù)據(jù)進行標準給定的過程，如果數(shù)據(jù)的給定沒有在界定的范圍之內，那么它就是需要清除的對象。數(shù)據(jù)的清除包括了在給定界限范圍之外的數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)采取一定的糾正措施。

通過數(shù)據(jù)倉庫，實現(xiàn)科研數(shù)據(jù)的轉換，是為了體現(xiàn)這些數(shù)據(jù)的價值，使其更加有意義，進一步推動科研工作的進程。在數(shù)據(jù)轉換的過程，使用最好的方法保證數(shù)據(jù)從原始儲存器到數(shù)據(jù)倉庫的過程是同步的，將數(shù)據(jù)轉換的重點放在語言的標準化、數(shù)據(jù)移動、通信等方面，數(shù)據(jù)的轉換除了自動化轉換以外，還具有一定的復雜性，所以在ETL數(shù)據(jù)轉換工具、技術不斷更新的同時，還需要將其復雜性進行解決。

（四）數(shù)據(jù)倉庫與科研數(shù)據(jù)動態(tài)更新

隨著科研進程的推進，數(shù)據(jù)倉庫也需要伴隨著科研數(shù)據(jù)的動態(tài)進行更新，這樣，才有助于實現(xiàn)數(shù)據(jù)的時效性。對檢查驗收之后的業(yè)務數(shù)據(jù)進行相應的更新，其他的數(shù)據(jù)都是在年底的時候才進行統(tǒng)一的更新。兩項或者兩項以上的、連續(xù)生產經(jīng)營活動的變化和更新，都會被看作是多次變化，需要分別進行更新。數(shù)據(jù)倉庫更新方法主要是主鍵關聯(lián)法，主鍵關聯(lián)法就是要求被更新的數(shù)據(jù)庫和更新數(shù)據(jù)庫具有相同標識的小班唯一鍵值，然后才可以進行一對一的關聯(lián)，最后才可以進行數(shù)據(jù)倉庫數(shù)據(jù)的更新，主要更新的手段是字段更新。在對數(shù)據(jù)倉庫進行更新時，必須保證的是一對一的關聯(lián)，要不然會產生錯誤的邏輯關系。

（五）數(shù)據(jù)倉庫在科研檔案管理中的應用

通過數(shù)據(jù)倉庫來實現(xiàn)科研的檔案管理工作，對完善科研檔案管理具有重大的意義。對科研課題檔案資源進行研究和開發(fā)利用，檔案管理人員要注意聯(lián)合課題研究人員一起，及時的對各種課題檔案進行整理，通過數(shù)據(jù)倉庫，對檔案資源進行整合。然后積極的利用各種信息化技術，有效實現(xiàn)檔案資源的共享。并努力的深入研究開發(fā)各種檔案資源，更好的為經(jīng)濟建設提供服務，最大程度的妥善利用各種檔案資源，保證科研究成果的最大化利用。從而有效的實現(xiàn)通過合理的利用促進科研工作的快速發(fā)展的目的，取得較大的經(jīng)濟社會價值。

三、結語

針對現(xiàn)階段我國研究所科研項目管理工作中存在的問題，積極運用數(shù)據(jù)倉庫，來實現(xiàn)對科研數(shù)據(jù)資源的整合及管理。依靠數(shù)據(jù)倉庫實現(xiàn)科研檔案的規(guī)范化管理，以科研動態(tài)為基礎，及時更新數(shù)據(jù)倉庫，保持數(shù)據(jù)倉庫的時效性。數(shù)據(jù)倉庫在科研管理中的應用，進一步優(yōu)化了我國科研管理工作，提高了科研管理的質量和效率。努力提升我國科研管理能力，完善科研項目管理程序，使該管理體系逐步趨向規(guī)范化、成熟化。

參考文獻：

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篇3

中圖分類號：N9211 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）13-0314-01

一、檔案數(shù)字化的概念

數(shù)字化本質就是將人們感受到的信息抽象為可以度量的用符號表達的數(shù)字、數(shù)據(jù)，再將這些數(shù)字、數(shù)據(jù)按照一定的數(shù)字化模型轉換為一系列計算機可以識別的二進制代碼，從而可以通過計算機對這些數(shù)據(jù)進行高效的處理、儲存、傳輸，這就是數(shù)字化的基本過程。檔案數(shù)字化無疑就是將存儲于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進行數(shù)字化，在信息化技術日益發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化也隨之迅速發(fā)展起來。事實上，各種原始的檔案資料數(shù)字化具有技術的可行性，在我們描述信息的二進制序列過程中，無論采樣的頻率有多高，總是存在于實際事物的差別。

檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品，它使人們進行社會實踐活動附帶的產物，或者它是自然形成的，而不是純粹人為的結果。盡管不能機械地理解原始性的含義，但是毫無疑問檔案的歷史性、真實性是其本質屬性。

檔案信息數(shù)字化的工程不能成為一種時尚，而要在保證檔案基本屬性的情況下借助于現(xiàn)代信息技術擴展其作用范圍，提高其效率。因此需要從檔案的特點、成本、效益等方面綜合考慮，確定出數(shù)字化與非數(shù)字化的界限，按照科學合理的方案進行數(shù)字化建設。

二、檔案管理數(shù)字化的目標

檔案有兩種基本價值，一種是歷史憑證價值，從檔案的基本屬性和檔案的內容、形式、特征看，檔案是真實可靠的，具有法律效力；另一種是情報信息價值，從檔案的信息存儲和所反映的內容來看，檔案信息可供各項工作借鑒、參考。由此可見檔案管理的主要價值體現(xiàn)在真實的憑證作用方面，而對效率要求相對處于較次要的地位。

對現(xiàn)實中的信息完全數(shù)字化的優(yōu)勢，在于其強大的計算機處理能力、高效的查詢功能及信息管理與共享能力，在效率優(yōu)先的前提下數(shù)字化是必須的工作。而對檔案的數(shù)字化處理必須結合其檔案利用的特點與數(shù)字化的優(yōu)勢，找出一個最好的結合點。

因此，我個人認為檔案管理信息化的目標是在保證檔案原始憑證性、真實性、安全性的前提下，利用數(shù)字化的優(yōu)勢，提高其管理、查詢與傳輸效率，擴展其服務功能特別是數(shù)據(jù)挖掘功能。

三、檔案管理的數(shù)字化現(xiàn)狀與問題研究

現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)大部分基于關系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了檔案的編目、檢索、統(tǒng)計、出借等日常管理，其本質是在原有的檔案管理體系上附加了計算機軟件，這在一定程度上提高了檔案管理工作的效率。但就當前現(xiàn)狀而言，檔案管理數(shù)字化工作面臨著一些問題。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案管理數(shù)字化的界限問題

檔案中哪些內容數(shù)字化、哪些內容以原始的內容保存或者二者都進行，都不能十分明確，極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設備將其內容全部數(shù)字化。

2、檔案管理數(shù)字化的標準問題

檔案信息數(shù)字化無相關電子數(shù)據(jù)標準，不同檔案部門數(shù)據(jù)結構格式不統(tǒng)一，盡管可以通過大量元數(shù)據(jù)來克服這樣不一致的問題，但不利于網(wǎng)絡條件下的檔案信息的高效率共享。

3、檔案數(shù)字化信息的管理問題

工作不協(xié)調，數(shù)字化過程與對數(shù)字化信息的管理不能同步進行，所有原始材料的數(shù)字化雖然技術上容易實現(xiàn)，但是對于較大型的檔案管理部門數(shù)字化將是漫長的工作，即使完全數(shù)字化了，將會涉及大量異構數(shù)據(jù)的檢索、轉存及管理。如果相應的檢索和驗證管理軟件跟不上的話會使問題復雜化，許多前期工作將會前功盡棄。

4.檔案數(shù)字化信息的安全性問題

數(shù)字化后的電子信息安全性與可靠性問題十分突出，如何保證數(shù)字化后的信息不被隨意訪問、篡改、復制是一個十分復雜的問題。要解決這樣的安全問題，需要利用計算機數(shù)據(jù)安全技術，單從技術特征來說要解決的問題是數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性，涉及的技術包括數(shù)據(jù)加密與數(shù)字水印。檔案信息是需要長期保存的，這將導致加密密鑰的管理變的十分困難，因為密鑰安全性不僅在于計算的復雜性，而且還在于不斷更新，而數(shù)字水印技術在一定程度上必然導致原始數(shù)字信息的失真，從而進一步破壞檔案的原始憑證。

以上數(shù)字化過程中，如何平衡各個影響因素，需要我們仔細分析，事實上，以上所有問題都是由界限不清晰帶來的，即所有檔案材料中，哪些部分數(shù)字化、哪些內容不數(shù)字化不是十分明確。

四、檔案管理的數(shù)字化界限劃分

如果從檔案管理的主要作用來分析，既然是用來作為憑證的，其效率要求相對來說較低。對所要求的憑證信息在一日內一般都能查詢確定，就目前的管理體系來說完全能夠達到其所要求的效率。因此，數(shù)字化的作用在于提高利用效率的同時，擴展原有檔案信息的利用價值，即除了其憑證功能外擴展其分析價值，通過對以前檔案資料的統(tǒng)計分析及信息挖掘為決策未來提供必要的支持

在實現(xiàn)了對檔案的目錄、案卷、出借、查詢、統(tǒng)計等基本外延信息計算機管理的基礎上，我們可以將進一步的檔案內容數(shù)字化按照需求分為兩種，一種是以方便管理應用為主要需求的數(shù)字化工程，一種是以分析應用為主要需求的數(shù)字化工程。對于大部分單位的檔案管理來說，前者不具有普遍性，因此通過分析我們知道，從應用的角度分析其所帶來的好處只是檢索速度的提高與信息共享的方便，但是，以上均不是檔案管理信息主要利用價值的體現(xiàn)，因為其存儲、檢索與安全維護的代價是巨大的，況且對大量異構數(shù)據(jù)的管理與應用會增加檔案利用的復雜性，從成本利益及安全角度考慮也是不科學的。

所以，以分析應用為主的數(shù)字化實現(xiàn)才是最佳的選擇，它可以在保證檔案管理最基本特征及利用價值的基礎上，利用現(xiàn)代信息技術擴展其利用價值，通過對其以前的信息進行數(shù)據(jù)挖掘，從而為決策分析提供服務。在此前提下應該建立檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉庫、原始檔案材料三級管理與應用模式。

1.檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)是對檔案材料存在與利用信息的數(shù)字化及管理系統(tǒng)，具體數(shù)字化及管理的內容主要包括：檔案的實物存儲位置信息、屬性信息、審核信息、出借利用信息、統(tǒng)計信息等。

2、數(shù)據(jù)倉庫

與事務處理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不同，數(shù)據(jù)倉庫是從多個數(shù)據(jù)源中收集的一個信息倉儲，是整合的、主題導向的、長期積累的且內容不頻繁更換的數(shù)據(jù)集合。采用數(shù)據(jù)倉庫的技術，將來源于不同檔案部門管理信息的信息資源復制集中到一個數(shù)據(jù)庫中，形成一個資源信息中心。

由于數(shù)據(jù)倉庫不常被修改，也不用于通常的事務處理，只是用于查詢、數(shù)據(jù)挖掘、分析，因此其一定程度的數(shù)據(jù)冗余是允許的。另外，數(shù)據(jù)倉庫的特性也是符合檔案管理的基本應用要求的。

基于數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)的單向流動保證了數(shù)據(jù)的安全性，分布于各個檔案部門的數(shù)據(jù)單向地轉儲到數(shù)據(jù)倉庫中可以在兩方面保證數(shù)據(jù)的安全性，即使從數(shù)據(jù)共享的角度來看，作為數(shù)據(jù)倉庫的用戶來說，本質上只有只讀權限，堵塞了數(shù)據(jù)的安全漏洞。

篇4

隨著信息時代的到來，許多人都認為數(shù)字化檔案管理會在在很短時間內取代傳統(tǒng)檔案管理模式，這種想法導致許多的檔案機構在沒有足夠的技術支持和基礎條件下盲目地追求數(shù)字化檔案管理，結果不但沒有取得最初實現(xiàn)檔案更合理的利用的初衷，還導致許多的檔案出現(xiàn)模糊化、與事實不符的情況。為此筆者從醫(yī)院的檔案管理為線索，探討數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理復合模式在檔案的利用以及保存方面起到的重要作用。

1.數(shù)字化檔案管理發(fā)展的不足

數(shù)字化檔案管理是隨著計算機技術的發(fā)展逐漸興起的，具有海量的信息量，快速的檢索、高度的信息共享性。這些優(yōu)勢是傳統(tǒng)的檔案管理不具備的，但同時傳統(tǒng)檔案管理的有目的性整理、真實性等特點也是數(shù)字化檔案管理不可比擬的。

1.1技術的不夠完善，相關管理制度不健全

21世紀是信息的時代，是計算機的時代，建設數(shù)字化的檔案管理是必然的趨勢，但許多的單位的計算機基礎設施、應用軟件和相關技術人員發(fā)展的步伐與數(shù)字化檔案管理所需要的基礎條件不能同步。如此導致的結果是數(shù)字化檔案管理人人認可，一哄而上，造成所形成的檔案質量不高。正如我們所知道的，醫(yī)院的檔案管理是需要用文字、圖表、數(shù)據(jù)、照片和其他的反應病情的資料，沒有專業(yè)的熟悉計算的操作，掌握檔案管理的各個重點，勢必導致所記錄的檔案失去其重要的價值和真實性。此外，由于現(xiàn)階段國家的法律以及人們的普遍觀念，電子化的檔案是容易被篡改的，如果承認它的法律憑證效力，那么極有可能會被一些人利用，這樣傳統(tǒng)檔案的真實性以及完善性就顯得非常重要了。

1.2數(shù)字化檔案管理與保護研究成果保護的矛盾

現(xiàn)階段在醫(yī)院，大部分的醫(yī)學研究成果都是通過論文的方式發(fā)表的，并不能申請專利，這樣勢必導致各個不同的醫(yī)院對各自研究成果和取得的重大突破諱莫如深。數(shù)字化檔案管理需要高度的信息傳輸?shù)哪芰?，需要各個相關機構信息的共享。而傳統(tǒng)的觀點是先進的、成果較多的、有著完善科研技術的醫(yī)院不愿意與其他條件較差、科研水平較低的醫(yī)院共享重要的資源。沒有豐富的資源，數(shù)字化的檔案管理制度也就無法拓展傳統(tǒng)檔案管理的局限性，不能為科研和新技術的開發(fā)起到重大的作用。

1.3數(shù)字化檔案不具有原件，可能會出現(xiàn)信息缺失的情況

由于現(xiàn)階段的數(shù)字化檔案的記錄方式是在事件發(fā)生時就開始，記錄著整個事件的發(fā)展過程。這樣的記錄方式使得數(shù)字檔案是以檔案管理系統(tǒng)所捕獲的元數(shù)據(jù)來代表真實的數(shù)據(jù)，不具有原件，此外在記錄過程中有可能會發(fā)生的意外，例如：在醫(yī)院中，病人病情惡化，因此需要轉院治療，如果醫(yī)院不注重信息的收集的話，這樣就會導致數(shù)字化檔案的不完備。

2.數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理的復合模式探討

由于數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理在優(yōu)缺點上正好可以互補。數(shù)字化檔案不具備真實性，傳統(tǒng)檔案具有真實性；傳統(tǒng)檔案檢索繁瑣、容易在轉移過程中出現(xiàn)破損，數(shù)字化檔案檢索方便、快捷。因此利用這種互補的優(yōu)勢，讓數(shù)字化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理著兩種方式共存，對于科研以及及時的解決病人的痛苦有著重大的作用。一下就是對這種互補模式的幾點探討。

2.1利用電子化的檔案管理構建數(shù)據(jù)倉庫

傳統(tǒng)的檔案管理都是經(jīng)過長期有意識、有目的的積累形成的，因此具有完備的系統(tǒng)性和價值。將傳統(tǒng)檔案中的各個信息利用計算機技術、條形碼技術、光盤技術等現(xiàn)代技術數(shù)字化，構成一個數(shù)據(jù)倉庫，容納各個醫(yī)院或者部門的研究成果和典型案例。當然在數(shù)字化檔案傳遞的過程中必定會出現(xiàn)信息會有模糊的可能，這樣就需要傳統(tǒng)的檔案作為原件，為數(shù)據(jù)倉庫的準確、可靠提供基礎。當然在發(fā)展電子化檔案數(shù)據(jù)倉庫的同時也要改變各個檔案管理機構各自為政、個立門戶的想法，盡量說服他們?yōu)榭茖W研究貢獻自己機構檔案的力量。

2.2利用數(shù)據(jù)挖掘技術進行疾病的研究

數(shù)據(jù)挖掘技術是指通過每一個數(shù)據(jù)，從大量的數(shù)據(jù)中需找其規(guī)律的技術，主要有數(shù)據(jù)準備、規(guī)律需找和規(guī)律表示三個階段。在醫(yī)學上，許多的疾病是由于人們的不良習慣造成的，因此利用數(shù)字化的檔案管理快速的檢索的特點，可以在短時間內找到大量病情的案例，經(jīng)過比較分析，得到疾病發(fā)生的基本條件以及可以導致疾病產生的不良習慣。例如：癌癥與心血管疾病都是人類的兩大殺手，但通過對已有的數(shù)據(jù)和案例進行分析，可以發(fā)現(xiàn)患癌癥的人都沒有換上心血管疾病，這種情況是否是巧合，還是有什么機理在其中，會不會通過此種研究發(fā)現(xiàn)治療兩種疾病的方法，這些都可以通過簡單的檢索，然后分析現(xiàn)象，大膽提出設想得到。如果利用傳統(tǒng)檔案進行這種索引必定會花費很多的時間和經(jīng)歷在現(xiàn)象的發(fā)現(xiàn)上。然而當有了足夠的成果后，實踐是檢驗真理的唯一標準，為了證明這些研究成果就需要充分的證據(jù)和事實，而傳統(tǒng)的檔案便有法律憑證的效力可以作為資料來證明成果，這也是現(xiàn)階段中國與電子化檔案相比，傳統(tǒng)檔案無法比擬的優(yōu)點。

2.3復合檔案管理需要提高檔案管理人員的綜合素質

21世紀是計算機的時代、是信息的時代，是知識經(jīng)濟的時代。如果沒有相關檔案管理的技術人員對檔案進行有序、高效的管理，是無法滿足檔案合理數(shù)字化的需求，對于構建數(shù)據(jù)倉庫等檔案管理活動也有許多不利影響。因此為了復合檔案管理模式的合理開展，需要對傳統(tǒng)的檔案管理人才進行培訓，讓其在計算機技術以及信息技術方面提升，這樣才能滿足復合檔案管理模式的需求，成功的實現(xiàn)復合檔案管理模式。

3.小 結

信息時代的到來為許多的科學帶來了變革，在檔案管理上也是如此。數(shù)字化的檔案管理是勢不可擋，但在現(xiàn)階段，數(shù)字化的檔案管理還存在許多的不完善之處。與歷史長期有意識積累下來的傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字化的檔案管理模式還是有諸多弊端的，因此復合模式的檔案管理模式對于更好的利用檔案的信息，為科研的發(fā)展提供事實依據(jù)，為疾病的預防提供案例等方面都有重要的作用。

篇5

檔案真實記錄著人類的各項社會活動，隨著人類社會進入信息時代，檔案的管理與服務正發(fā)生巨大的改變，這就要求檔案管理人員務必要重新審視檔案管理發(fā)展狀況，有效整合檔案資源，改進檔案管理資源整合，優(yōu)化檔案服務。

一、進一步實現(xiàn)檔案數(shù)字化整合

在信息時代，促進檔案資源的數(shù)字化整合尤為重要，因為每一個檔案館都是信息資源庫，應將單個檔案館信息源聯(lián)結起來，構建數(shù)字化資源庫群。換言之，要想進一步改進檔案管理資源整合，就務必要集中檔案數(shù)字化資源，在延伸傳統(tǒng)檔案館的功能的同時將其館藏資源整合成無形的信息中心、資源基地，使檔案資源的利用不再受到時間、空間等的限制，促進資源互補的實現(xiàn)，推動檔案館檔案資源數(shù)字化整合，建成一個涵蓋歷史文化、政治、經(jīng)濟以及大眾生活等信息的綜合型檔案資源庫。

二、規(guī)范檔案資源整合工作過程

在開展檔案管理資源整合工作的過程中，不管是對各項社會工作環(huán)節(jié)、對檔案工作的配合還是對檔案工作自身的運行機制，均提出了強烈的法制要求，這是實現(xiàn)檔案法制化的強大推力。由于各地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展水平存在差異，且價值觀念、文化傳統(tǒng)等不盡相同，使得檔案管理資源整合的內容也不一致，這就要求檔案管理資源整合工作在應用科學的、先進的、系統(tǒng)的信息管理理念的同時還要注重落實整合的戰(zhàn)略與規(guī)劃、管理系統(tǒng)，致力于建立俗嫉?、有强大功能的、抠p卣溝?、稳定且安鹊臋n案管理系統(tǒng)；對檔案管理系統(tǒng)的整合與應用加以改進的主要目標則在于安全、穩(wěn)定、操作方便、實用，不能盲目追求先進的、大而全的軟件；鎖定檔案管理資源整合需求，有機結合戰(zhàn)略需求和需求驅動，規(guī)范、務實地開展檔案資源整合工作，并在整合檔案資源的觀念、方向、目標以及認識等方面達成共識，制定整合的戰(zhàn)略及規(guī)劃時不但要站在全局的高度，更要與整合檔案資源的實際需求相符，不能超出既定的檔案管理資源整合范圍。

三、堅持檔案資源整合制度建設

堅持建設制度是改進檔案管理資源整合的關鍵，主要應建立健全這幾項制度：一是約束機制的建立。建設制度是在信息時代整合和管理檔案資源的根本，但任何行為都要具備約束力，整合檔案資源也離不開具備一定約束力的機制。二是督查制度的建立。針對檔案管理資源整合工作，要建立起按專題、按期限移交和接收的制度，也就是每一年年初接收檔案，保持各個部門與檔案部門之間有持續(xù)的聯(lián)系，實時掌握檔案信息資源的產生與流轉情況，通過加強督查的方式守護檔案資源。三是目錄備案制度的實施。一直以來，檔案管理都強調對信息資源的統(tǒng)一集中管理，這是基本原則，但電子檔案尚未普及，在整合實體檔案資源時就要充分體現(xiàn)靈活性。因此，在整合實踐中要基于檔案資源利用實際、檔案之間的聯(lián)系等情況，綜合考慮各方面因素，按時段加強對檔案資源的異地管理與整合。四是評價制度的實行。以檔案鑒定小組為基礎建立的評價制度的實行要求檔案管理人員要會同相關業(yè)務人員，合理評價檔案資源，明確其歷史價值，做到內容的取舍，從而有機結合對檔案資源的價值取向與廣泛整合，避免整合工作的盲目性。

四、建立檔案資源整合技術保障

一是數(shù)字化檔案資源存儲技術。檔案數(shù)據(jù)倉庫有很多數(shù)據(jù)來源，且檔案資源的量每一年都在猛增，隨著學術界興起研究大數(shù)據(jù)的熱潮，檔案管理資源整合在這種復雜的、龐大的數(shù)據(jù)庫面前需要專業(yè)的技術、設備提供支撐，包括磁盤、光盤、超容量移動硬盤等，在合理存儲檔案資源的同時快速獲取數(shù)字檔案資源，這些都涉及數(shù)字化檔案資源存儲技術。每一個檔案庫的檔案資源都需要不斷更新，更要實時跟蹤檔案庫，所以監(jiān)控數(shù)字檔案資源是必然選擇，所以存儲技術是動態(tài)過程，并非靜態(tài)。二是數(shù)字化檔案資源ETL技術，即數(shù)據(jù)倉庫技術。該項技術的作用主要在于針對數(shù)字化的檔案資源進行抽取、轉換、清洗，從而裝載數(shù)字化的檔案資源。在該過程中，抽取技術、轉換技術、清洗技術發(fā)揮各自的功能，且彼此在相互轉化，缺一不可。當打算集成所有的檔案資源時，就需在整個系統(tǒng)中將相關資源抽取出來，此時就需要抽取技術的保障；處理海量異構檔案資源時則需要轉換技術的保障，定制各種結構各異的檔案資源，消除異構檔案資源存在的差異；清洗技術主要是保障對信息冗余問題的解決，包括不完整的、錯誤的檔案信息資源，并修補、排除這些信息；裝載技術則是以清洗技術為基礎逐漸發(fā)展起來的，它按照一定的邏輯結構和類別將各種有用的檔案資源輸入檔案數(shù)據(jù)倉庫，從而通過一系列檔案資源整合技術建立起有邏輯結構和層次結構的高效檔案庫，進一步改進檔案管理資源整合。

五、結語

改進檔案管理資源整合的最終目的在于避免重復建設，避免浪費資源，實現(xiàn)對資源的最優(yōu)配置，爭取最大化的經(jīng)濟效益。當然，在檔案管理資源整合的實踐環(huán)節(jié)，檔案人員不能只注重整合檔案實體，檔案部門還要加強對檔案管理資源整合的指導與監(jiān)督，建立健全更有效、更合理的檔案管理資源整合機制，推動檔案管理信息化建設進程。

篇6

倉庫是用于儲存物資設備的設施和機構，是物資設備儲存供應的基地。物資設備儲存是由其生產部門到使用單位的整個供應鏈中的一個重要環(huán)節(jié)，它既是社會物資供應中斷時的平衡手段，也是提高管理效益的必然途徑.在科學技術飛速發(fā)展的今天，社會物質產品極大豐富，倉庫的地位和作用顯得日益重要。而如何提高倉庫的管理水平和質量，更好的為煤礦生產服務也成為我們面臨的新問題。

鶴煤集團公司在2010年9月之前的管理模式是：設備、配件、材料、租賃一體化管理模式，在這種模式的運行下，由于新設備的前期管理、材料、配件的繁瑣，使得倉庫管理的主要職能都傾注到新設備的前期工作、配件、材料的管理中。2010年9月以后鶴煤集團公司，對物資采購部門進行了機構調整，將新設備的管理以及材料配件采購管理工作一起歸并到了物資供應處，設備租賃管理工作單設了一個部門進行設備的后期管理工作，機構的調整改革，證明了集團公司對設備租賃管理的高的重視，因此我們的各項管理必須迅速跟上改革的步伐。作為租賃倉庫我們清楚地認識設備庫管理是一項薄弱環(huán)節(jié)，因為倉儲管理的各項管理辦法、制度都是按照物資材料的特征制定的，有些很不適用設備庫管理，特別是《機電分公司物資采購管理辦法》，與設備管理完全脫節(jié)，還有“到貨驗收登記臺帳”，設備、配件、機電產品共用一個模式的臺帳，因此設備臺帳就很難反映出設備的真實情況。

為了盡快強化基礎管理，理順工作思路，規(guī)范業(yè)務流程，倉庫根據(jù)設備管理的特點，學習了兄弟單位先進管理經(jīng)驗，并結合本單位的工作實際，找到了影響租賃倉庫基礎管理的薄弱的關鍵因素，制定了實施方案，凝心聚力、向管理挖潛、實現(xiàn)機電設備倉庫管理的全新突破，取得了良好的經(jīng)營效果：

一、設備入庫管理流程

1．新設備、退租設備、代保管設備入庫前，業(yè)務科室應開具《新設備到貨通知單》、《退租設備到貨通知單》、《代保管設備到貨通知單》作為設備驗收入庫、存放的憑證。

2．倉庫保管員依據(jù)業(yè)務科室開具的《新設備到貨通知單》或《退租設備到貨通知單》收貨，存放在待驗區(qū)，及時督促業(yè)務人員對入庫新設備或退租設備進行入庫驗收；依據(jù)業(yè)務科室開具的《代保管設備到貨通知單》收貨，存放在代保管區(qū)域。

3．新設備、退租設備到倉庫后，設備保管員要記錄好到貨日期、到貨時新設備的狀態(tài)（包括外包裝箱是否有傾斜、倒反、碰撞現(xiàn)象）、退租設備完好情況。

二、設備驗收管理流程

（一）新設備的驗收

設備到貨應及時進行入庫驗收。設備保管員與公司設備驗收人員共同對設備進行驗收。

1.數(shù)量驗收(包括生產廠商、設備型號和購置臺件)、資料驗收(包括隨機技術資料、四證一標志)、質量驗收(包括產品外觀)。

2.開箱時，設備保管員對設備進行數(shù)量方面的驗收，要對設備的型號、機號、每個附件等進行清點，并按照《設備到貨驗收登記臺帳》要求認真填寫，再與裝箱單和到貨通知單核對。驗收時要結合到貨通知單內容和裝箱單等進行驗收，要查驗主機及列入煤安標志配套范圍附機的煤安標志證書及標識，要認真核對煤安標志證書與銘牌上的供貨廠家、設備名稱、型號規(guī)格、煤安標志證號是否一致，所有煤安標識是否齊全，并在驗收記錄欄認真填寫驗收設備的煤安標志證書號。如發(fā)現(xiàn)有不同之處，應在《設備到貨驗收登記臺帳》背面《記事（備忘）錄》做出備忘記錄。

3.完成開箱后由設備保管員與公司設備驗收人員共同在《設備到貨驗收登記臺帳》簽字確認。并將《設備點件驗收報告單》編號填寫在《設備到貨驗收登記臺帳》。

4.設備保管員對煤安設備要單獨建立煤安臺帳。證件不全的設備不予辦理入庫手續(xù)，未經(jīng)辦理入庫手續(xù)的設備一律作待檢設備處理放在待檢區(qū)域內，經(jīng)檢驗不合格的設備一律退回廠家，暫存退貨區(qū)域，同時必須在短期內通知經(jīng)辦人員負責處理，需退貨時保管員要做好記錄，并按照《設備退貨登記臺帳》要求認真填寫。

（二） 退租設備的驗收

1．退租設備到達倉庫后，由使用單位、租賃庫保管員、設備使用管理科人員三方對退租設備進行驗收入庫。

2．查看退租設備狀況、部件缺損程度。

3．查看退租設備相關資料是否齊全。

4．完成驗收后，驗收人員在《機電設備退庫交接驗收單》上簽字。

（三） 代保管設備的驗收

1．代保管設備到達倉庫后，由使用單位、租賃庫保管員、設備使用管理科人員三方對代保管設備進行驗收存放。

2．設備保管員依據(jù)業(yè)務科室開具的《代保管設備到貨通知單》，對照實物進行登記，完成登記后由代保管單位簽字與業(yè)務科人員共同在《代保管設備存、發(fā)放登記表》上簽字確認。并將《代保管設備到貨通知單》編號填寫在《代保管設備存、發(fā)放登記表》上。

三、庫存管理流程

（一）煤安管理

1.符合煤安條件的設備入庫后，要按其性能與定制管理區(qū)域分類保管保養(yǎng)，保管員要妥善保管在設備主機、銘牌、包裝或說明書上印制的煤安標識。

2.保管員要專門建立煤安設備臺帳，臺帳上注明入庫設備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、煤安標志及證書編號、入出庫時間及發(fā)放單位，保證賬、卡、物相符。庫存設備要做到產品上的標識與證書 、編碼及臺賬相一致。

3．對于證件不全的設備要向有關部門進行反映，禁止發(fā)放證件不全的設備。

（二）保管保養(yǎng)

1．入庫設備如有腐蝕必須強制保養(yǎng)方可入庫，庫內設備如有腐蝕要及時除銹上油做好保養(yǎng)。

2．庫存設備必須定期檢查，每月不少于一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，若是刮風、下雨、下雪天，對于露天存放的設備要及時清理帆布蓬上積雪積水；對于露雨庫房，要檢查庫內設備是否被雨水侵蝕。做好防范，及時清理庫內積水，做到：庫內設備要勤清點、勤保養(yǎng)、勤整理。

3．定期打掃庫房衛(wèi)生，做到清潔無雜物，庫容整潔,嚴格按照《定置管理》要求規(guī)整庫房。

（三）設備盤點

1．每半年進行全面清查盤點。

2．由設備保管員通知設備使用管理科共同盤點、設備保管人員按照庫房設備實物，進行清點登記，通過對照賬本與設備使用管理科賬目進行清點，如發(fā)現(xiàn)缺少、轉移、借出、維修等要在盤點表上做出記錄，雙方簽字確認。

3．對轉移設備辦理調撥手續(xù)；對借出設備要求被借方提供借條，并負責追回；對缺少設備整理清單上報公司領導。

4．盤點結束后，寫出盤點分析。

四、設備出庫流程：

1.嚴格按照業(yè)務部門開具的設備出庫單、代保管設備出庫單發(fā)放，堅決杜絕無單發(fā)放設備。

2．確因廠礦生產急需，可經(jīng)設備使用管理科、機電倉庫同意后，由領用單位經(jīng)辦人寫條，設備使用管理科科長簽字蓋章，方可先發(fā)料后補手續(xù)，并在三天內補齊手續(xù)。

3．發(fā)放設備時要核對隨機輔件所示數(shù)量、規(guī)格、名稱是否與實物相符，隨機技術資料、四證一標志是否齊全，要按照《設備出庫（移交）登記臺帳》認真填寫，并要求領用單位簽字認可，屬生產急需領用設備要在背面《記事（備忘）錄》做出備忘記錄。

五、設備檔案管理流程

1．凡入庫的設備，在其入庫、到出庫全部過程中直接形成的具有保存利用價值的文字、圖表、以及隨機材料均屬設備檔案。

2．設備保管員兼任設備檔案管理員，負責日常檔案管理工作。做好各種資料的登記及統(tǒng)計工作。

3．每臺設備建立一套對應的文檔，設備文件材料，必須用鋼筆書寫，嚴禁用圓珠筆、水彩筆。要求字跡工整，圖樣清晰。

篇7

隨著信息化水平的不斷提高，檔案室作為信息管理的重要基地，在檔案管理工作中發(fā)揮著資料信息的存儲、查閱、調用、反饋和整理等多重功效。檔案員作為檔案管理工作的直接參與者，其綜合素質的高低是衡量檔案管理有效性的重要指標，因此，加強檔案員的專業(yè)素質和職業(yè)道德建設是推進檔案管理工作進程的重要保障。

1. 檔案工作的三大認識誤區(qū)

1.1對檔案建立的可行性存在錯誤認識

很多人對檔案建立的可行性存在錯誤的認識，首先，片面認為檔案管理工作就是對歷史資料的收集、信息的錄入以及手工的制作，認為檔案的建立可有可無；其次，單純以為只要具備一定的職業(yè)道德和責任心就能從事檔案管理員的工作，從而拉低了檔案管理人員的任職門檻；最后，由于檔案管理人員的專業(yè)素質參差不齊，因此不同的工作人員對檔案資料的鑒別能力存在差異，從而極大地阻礙了檔案管理工作向科學化、標準化、規(guī)范化進程的邁進。

1.2檔案管理的時代性較差，錯誤認為檔案室是歷史資料的儲備倉庫

由于檔案管理工作是對組織歷史發(fā)展資料的整理、歸類和儲備，因此檔案室被誤認為是過期資料的儲存?zhèn)}庫，檔案員則是倉庫管理員，造成這種錯誤認識的根本原因是檔案管理工作的封閉化限制了管理人員與外部環(huán)境的信息互換和交流，從而造成檔案管理的弱時代性。

1.3片面認為檔案的知識價值薄弱，難以產生經(jīng)濟價值

由于大部分人都認為檔案是一種可以多次使用的信息資源，但是不存在或者輕微存在一定的知識價值，因此這種錯誤觀念的滋生限制了檔案管理、編制人員的創(chuàng)新意識，從而致使檔案管理工作難以形成系統(tǒng)性的價值體系。

2. 檔案管理人員應該具備的素質

檔案管理人員應該同時具備較高的政治素質、扎實的專業(yè)技能、強烈的檔案管理意識以及良好的職業(yè)道德，才能全面提升檔案管理的有效性。

2.1政治素質

政治素質是檔案管理人員應該具備的基本素質，它是檔案管理員堅持黨的領導的重要保障。政治素質不僅能夠提高檔案員的思想覺悟、凈化檔案員的社會靈魂，還能培養(yǎng)檔案員積極投身于改革開放事業(yè)的決心，由此可見，政治素質是指導檔案員價值取向的重要條件。

2.2業(yè)務素質

業(yè)務素質是檔案管理人員應該具備的核心素質和關鍵所在，它不僅要求檔案員要具備扎實的檔案管理文化知識，還要求檔案員具備較強的信息處理技能，因此要想成為一名合格的檔案員要在充實自身理論知識的前提下，積極培養(yǎng)自身的人文精神，熟練的掌握檔案信息管理技術。

2.3檔案意識

由于檔案管理工作是一項系統(tǒng)性較強、對動手能力要求較高的活動，不僅要進行資料的收集、整理、收發(fā)、登記、傳閱、轉送和歸檔，還要準確的掌握檔案資料的運轉和走向，因此樹立強烈的檔案意識是確保檔案工作有條不紊運行的前提。

2.4職業(yè)道德

職業(yè)規(guī)范和道德準則是檔案員應該具備的根本職業(yè)素質，對于檔案管理人員來說，應該遵循的首要職業(yè)道德是遵守工作紀律，對檔案的保密工作要高度重視，其次是堅持檔案資料的真實性，杜絕造假現(xiàn)象的出現(xiàn)，最后是堅持服務群眾的基本理念。

3. 提高檔案管理人員素質的可行性策略

3.1向檔案管理人員灌輸檔案創(chuàng)新管理理念和意識

信息化水平的提高加速了檔案管理工作向信息化管理的轉型，檔案管理人員為了適應管理需求，應該主動學習電子信息管理技術，并使之應用于實際的檔案管理工作之中，建立電子化信息檔案，并積極挖掘檔案的潛在價值，加強檔案管理模式和方法的創(chuàng)新，并將創(chuàng)新理念始終貫穿于檔案管理事業(yè)的始終。

3.2加強檔案管理人員的素質考核和合理調配

激勵檔案管理人員認真工作的有效手段主要表現(xiàn)在兩方面：一方面是建立素質考核機制，嚴格執(zhí)行獎懲機制和福利發(fā)放機制，從而不斷矯正管理員的錯誤行為，并對積極進取的管理員給與物質和精神獎勵；另一方面是加強檔案員工作的合理調配，從而使檔案員以最佳的狀態(tài)投入到檔案管理工作之中。

3.3建立檔案管理人員專業(yè)素質培訓機制，加強檔案員之間的交流學習

要想保證檔案管理人員專業(yè)素質培訓工作的順利實施，首先要積極開展檔案業(yè)務管理研討會、培訓班，從而為檔案員提供學習交流平臺，其次加大檔案管理學習資料的資金投入，積極鼓勵檔案員進行自主學習，從而提高檔案員自我教育的主動性，最后積極發(fā)揮骨干檔案員的標桿帶頭作用，從而正確引導檔案管理人員進行自我評價和自我完善。

4. 結束語

檔案管理工作不僅是對歷史資料的儲備和保存，更是對不同時期資料的歸結和整理，因此檔案管理員要積極搜集各個時期的檔案資料，不斷同步更新檔案信息，從而實現(xiàn)檔案信息管理的時代化，發(fā)揮檔案資料的時效價值和知識價值。

篇8

物資管理是企業(yè)管理中一項不可缺少的活動。受傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟的影響，在很長一段時期里，我國企業(yè)的物資管理模式被深深地烙上了“計劃”的印記，按產量指標粗略制定物資計劃、僅向少量指定供貨商采購物資、無限量加大物資庫存等現(xiàn)象屢見不鮮。因此，創(chuàng)新企業(yè)物資管理模式并使其順應現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展潮流，已經(jīng)顯得愈發(fā)重要了。企業(yè)工程項目中的物資管理，是對企業(yè)生產經(jīng)營活動所需各種物資的計劃編制、采購訂貨、運輸組織、庫存保管、合理供應、按需發(fā)料、消耗回收等各項管理工作的總稱。作為企業(yè)主要行為之一的物資管理工作，不僅是物資部門單一的專業(yè)管理，更應是企業(yè)決策層高度關注的事項，同時也是各部門、專業(yè)、崗位人員需共同參與和監(jiān)督的組合管理，只有全員的參與和齊抓共管，才能有效構筑企業(yè)物資管理現(xiàn)代化的完整體系。

1.加強項目物資需求計劃的管理

物資需求計劃是工程項目部根據(jù)施工進度計劃的目標，提出工程所需物資的需求，它是完成工程項目計劃的物資保障。項目物資管理人員對項目工程的物資需求進行匯總，核實，填寫物資需求計劃申請表，按物資管理程序進行需求計劃的申報。 在物資需求計劃的申報時，應充分考慮物資招標、采購、供應商生產、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)時間，以免影響工程項目的順利實施。

工程開工前，工程項目部組織對施工設計圖進行審核及施工單位的復測，項目物資管理人員根據(jù)審核設計及復測情況編制工程項目物資需求計劃，項目物資管理人員應知該工程需用的主要物資施工預算及核定量，并清楚工程項目電氣一、二次部分、線路部分、基礎部分、土建部分等設備、材料的需用。

2．加強設備材料進場計劃管理

當工程項目確定開工時間并制定進度計劃后，設備、材料合同應提前簽訂，合同到貨時間應緊密與工程項目進度計劃日期結合，物資采購方應根據(jù)項目部的施工進度計劃及設備、材料進場計劃，及時聯(lián)系、跟蹤供貨方合理安排生產、運輸?shù)?，確保設備、材料的準確、及時到貨，以免影響項目的進度計劃和順利實施。

3。確定現(xiàn)場物資管理流程，按照流程分別實施

3.1 現(xiàn)場到貨物資接收與開箱管理

項目管理人員員負責組織項目所需設備的接收工作。

設備、材料抵達項目現(xiàn)場后，項目物資管理人員、建設單位及物資采購方等檢驗貨物件數(shù)與裝箱單是否一致，檢查外觀是否完好，并填寫一份貨物到貨物資驗收移交單，由項目物資管理人員、建設單位與運輸承包商一起簽字確認。

設備到達現(xiàn)場后，項目物資管理人員負責通知設備供貨商等參加設備開箱檢查。其中如果設備供貨商不參加設備現(xiàn)場開箱檢查，須正式發(fā)函委托項目部代為開箱檢查，并承認項目部開箱結果。此條款在采購合同中應予以明確，以方便設備開箱的實施。

之后，項目物資管理人員將通知項目建設單位、監(jiān)理方、采購方及其施工承包商技術人員等有關人員共同進行設備開箱檢查，并及時填寫開箱驗收記錄，參與各方及時簽字確認開箱結果，如有短缺和損失，在設備開箱驗收記錄上要予以明確。

開箱檢查時，如發(fā)現(xiàn)設備、材料的數(shù)量、質量、型號等與裝箱清單或供貨合同存在明顯的短缺或不合格項，項目物資管理人員負責拍照和錄像，并填寫設備不合格記錄，按照設備退換貨程序聯(lián)系采購方與設備供貨商在要求的時間內進行處理。

每個設備合同如果分多個批次開箱，應分別及時填寫開箱驗收記錄，對多個批次的開箱結果分別記錄。

開箱驗收記錄是支付設備到貨款的依據(jù)，無開箱驗收記錄不得支付到貨款。對于設備管理來講，未開箱或開箱未填寫完整的開箱記錄，設備不得發(fā)放或使用。

設備開箱后，項目物資管理人員負責收集隨貨同行資料，并轉交項目部檔案管理人員，由項目部檔案管理人員按照有關規(guī)定存檔或發(fā)放。

3.2設備、材料庫存管理

除按建設單位項目現(xiàn)場物資庫存管理要求以外，項目部相關專業(yè)人員配合物資管理人員監(jiān)督承包商對設備材料的保管、保養(yǎng)工作，并提供相關技術支持。

施工現(xiàn)場為便于設備材料存儲及查找，倉庫或者設備材料堆場要按“四號定位”（即：庫、架、層、位。庫―指貨物存放在幾號庫。架―指貨物存放在幾號庫幾號架。層―指貨物存放在幾號架幾層。位―指貨物存放在幾號架幾層幾號位）、及“五五堆碼”（即：根據(jù)各種物料的特性和外形做到“五五成行，五五成方，五五成串，五五成堆，五五成層”使物料疊放整齊，便于點數(shù)，盤點和取送。此方法適用于產品外形較大，外形規(guī)則的物資）要求進行存放管理并進行合理、有效的分區(qū)和制作相應的標牌標識和專人進行管理。

倉庫分區(qū)時，須考慮車輛通行及消防通道。從安全角度考慮，庫存應配置一定數(shù)量的二氧化碳、泡沫滅火器且放在固定位置，方便取用和檢查，并對相關人員進行消防知識和滅火器的使用培訓，達到如遇火災時會用、能用及撲滅火患。分區(qū)樣式供參考。

倉庫分區(qū)參考樣式

A B C D E F

1 A1 B1 C1 道 D1 E1 F1 1

2 A2 B2 C2 路 D2 E2 F2 2

道 路 道 路

3 A2 B3 C3 道 D3 E3 F3 3

4 A4 B4 C4 路 D4 E4 F4 4

道 路 道 路

5 A5 B5 C5 道 D5 E5 F5 5

6 A6 B6 C6 路 D6 E6 F6 6

A B C D E F

3.3貯存

項目管理人員要監(jiān)督承包商對設備材料的保管、保養(yǎng)工作，確保其定期檢查倉庫和指定的貨物堆放場，保證符合貨物存放要求。

設備材料應根據(jù)不同類別分類存放，如：一、二次電氣設備、線材、施工材料等，并按照存儲區(qū)編號、設備材料名稱、單位、數(shù)量、安裝地點及供貨廠家等清楚標識。

設備上廠家提供的原有標識，維持不變。

3.3.1室內貯存

倉庫主要用于貯存必須室內存放的二次電氣設備、材料等。體積較大的電纜等材料貯存在專門區(qū)域，裝在包裝箱內的配件應同相應的設備放在一起，方便查找。體積較小的設備可擺放在貨架上。

3.3.2室外貯存

1、導線盤：導線盤在室外貯存時應固定在地面上，以避免任何移動。存放位置必須周圍無積水，可以淋雨，但不能在水下。從安裝現(xiàn)場返回到倉庫的導線盤，如上面還有導線，必須重新綁扎線頭，并在盤上標明所剩的長度。

2、塔材及鐵附件類：要確保材料平直擺放，存放時下墊道木防止水浸和銹蝕。

3、金具類：當不能馬上進行安裝時，金具等材料可以貯存在合適的室外貯存區(qū)域（需要優(yōu)先進行室內貯存的小箱類除外）。

4、可室外貯存的其它設備：設備開箱后應盡可能維持原運輸包裝，存放時下墊道木予以通風和防止水浸。對于有防雨標識或包裝箱破損的設備將采取遮蓋帆布等措施予以保護。

3.3.3 不合格設備、材料的貯存

對于不合格設備、材料的貯存，若存放室內，要設專門隔離區(qū)；若存放室外則可用警示繩圍起以與其它設備隔離。一旦不合格項關閉，室內存放的應轉移到正常貯存的位置，室外存放的則只需撤掉警示繩及不合格項標識牌即可。

4．設備材料的發(fā)放與退庫管理

4.1 設備材料發(fā)放

項目部應加強設備、材料的發(fā)放工作，施工單位除易損材料外（且比例不得超過1.5%），其它設備、材料必須嚴格按需求計劃發(fā)放工程物資，領用時，由施工承包商施工人員填寫“設備領用申請單”，經(jīng)項目部管理人員和物資計劃員審核及項目經(jīng)理簽字批準后到倉庫領料。

倉庫管理員審核無誤后簽字發(fā)放，并在物資管理信息系統(tǒng)中輸入發(fā)放數(shù)據(jù)，領料單按發(fā)料日期順序逐月整理建檔備查。

4.2 設備材料退庫

項目部應加強對工程項目的物資退庫管理，設備退庫時，由項目管理人員監(jiān)督施工單位把設備、材料退到項目部指定存放在點，并審核退料原因和理由，填寫“退料單”，注明設備名稱、單項工程名稱、物資名稱、單位、數(shù)量等及項目經(jīng)理簽字后到倉庫辦理退庫手續(xù)。

倉庫管理員審核無誤后簽收，并在該退庫設備上標記單項工程名稱、原箱號、部件號。退庫設備放入專門區(qū)域單獨保管，退庫單按退庫日期整理建檔備查。

嚴把材料在消耗過程中的管理，認真做好限額用料工作，配合有關部門合理的、有計劃的組織物資供應，控制投入和不合理的消耗。輔助材料按核定標準控制發(fā)放、監(jiān)督合理使用。

開展文明施工，項目管理人員監(jiān)督施工班組做到工完場清，做好跟蹤檢查，改變走進工地，腳踏錢幣的不良傾向，使材料的損耗達到最小，提高經(jīng)濟效益，改觀現(xiàn)場面貌。

5．加強工程項目施工現(xiàn)場物資的統(tǒng)計、分析及檔案管理

工程項目部應每周組織1次管理例會，其中必須對項目物資的收、發(fā)、存進行統(tǒng)計，分析周工程物資管理工作中發(fā)生的各種問題，如：供應情況、驗收、入庫、保管保養(yǎng)、發(fā)放等方面，及時制定措施并安排專門人員予以跟蹤落實和糾正，以確保項目物資收、發(fā)、存的工作準確無誤。

項目物資管理人員應高度重視項目物資的各種檔案管理，及時收集、妥善保存，確保項目物資的紙質、圖片、錄像等檔案齊全并簽字齊全，以保證檔案的可追溯性。

篇9

嚴格依照國有資產清查文件完成自查、賬物核對、現(xiàn)場盤點、數(shù)據(jù)校核等清查工作，運用實地調查、電話訪談、檔案查詢、個案面談等方法，在全面獲得了固定資產真實、完整信息的同時，也發(fā)現(xiàn)了資產檔案管理存在的不少問題。

（一）部分固定資產無檔可查。據(jù)調查，不少單位對資產進行校核時查不到相關檔案，對賬上有的、清查時沒有的資產無法進行追根溯源；零星檔案也是分散在會計和文書檔案中，很難查到資產流向等信息。對賬上沒有的、清查時有的資產，也難以確認資產來源、金額、使用情況等，有的僅憑相關人員的口述進行界定，主觀性較強。

（二）部分固定資產檔案不完整、不規(guī)范，利用率低。固定資產登記上賬時較為粗略、模糊，類別細分不夠科學，致使檔案資料參考價值降低。比如，臺桌類、桌椅類資產數(shù)量較為龐大、分類細碎，原始材料上沒登記資產規(guī)格、型號、尺寸、保管人、使用部門等關鍵信息，致使部分固定資產無法進行深入清查。尤其是飲水機、屏風等耗損性強，價值較小、移動方便的資產更易去向不明；部分電子類固定資產（譬如：刻錄機、辦公設備零部件）更新?lián)Q代快，如不能按規(guī)定及時處置，故時間一長，不明去向，此項資產的檔案資料無法補充。

（三）固定資產檔案管理缺乏動態(tài)性，資產檔案出現(xiàn)斷層。部分固定資產使用時間跨度較長（譬如：攝像機，使用年限6年），使用頻率高（譬如：安全、檢查、監(jiān)視、報警設備等資產）、使用部門和使用人流動性較大（譬如：臺式計算機），對其使用、借還等情況搜集的工作量較大，若未能進行及時跟蹤管理，致使相關檔案出現(xiàn)空白。

二、固定資產檔案管理問題分析

固定資產檔案管理既涉及到資產，又關系到檔案，是復合型工作，如果相關負責人不具備較為復合的知識結構和技能，就難以對該部分檔案進行嚴格檢查，不易對一些不規(guī)范的資產材料進行查漏補缺和重新整理。

一是資產管理者檔案管理意識相對欠缺。資產管理者不懂檔案相關知識，在管理過程中容易漏掉重要文件材料。譬如：資產保管人認為只要是資產一股腦放進倉庫里就行，進出倉庫的登記不科學，甚至不登記直接入庫，這樣就無法形成原始材料。資產管理者不能及時根據(jù)資產生命周期與資產申購部門、資產使用人、各部門進行溝通交流，致使資產賬目登記不全、登記錯誤等情況出現(xiàn)。

二是檔案管理者不了解資產管理流程，難以鑒別或補全材料。資產管理員常常把資產資料送到檔案管理員手里，因不了解資產管理等相關情況，往往資產管理員送來的算數(shù)，無法進行材料鑒別，不利于檔案資料的完整齊全。

三是資產檔案相關制度不健全。多數(shù)單位進行資產管理是依據(jù)省級部門的資產制度，有的雖然制定了本單位的資產管理規(guī)定，但絲毫沒提資產檔案管理或只是幾句帶過。相關部門或人員保密工作不到位，尤其是檔案管理不善的單位，因無依據(jù)可查，資產流失率增加。

三、強化固定資產檔案管理，提高歸檔質量

因固定資產涉及辦公用房、居住用房、車輛、專用設備等廣泛范圍，且使用年限較長，固定資產檔案管理也相對復雜，管理難度比較大。

圍繞資產生命周期，把資產管理文件從生成到永久保存或銷毀看作一個系統(tǒng)，以文件生命周期理論為基礎，在檔案管理的“前端”即文件的形成前便進行干預和控制，對中端即“處理、鑒定、整理、編目等等具體管理活動及末端文件保存或銷毀“產生積極影響，提升檔案工作的效率，提高檔案管理質量。

（一）完善固定資產管理等相關制度，促進固定資產檔案管理規(guī)范、科學。固定資產管理與檔案管理相輔相成，相互促進。一是根據(jù)國家、省級行政事業(yè)單位固定資產管理政策，結合資產管理與清查中的新情況、新問題，建立健全固定資產管理規(guī)定，及時制定或修訂適合本單位實際、便于操作的固定資產管理細則，使固定資產管理有章可循，利于形成可靠的資產資料。二是建立健全固定資產檔案管理制度，確定資產檔案的歸檔范圍和保管期限表等內容，確保收集過程有章可循；嚴格執(zhí)行歸檔材料收集標準，主動細致地收集，按照各類檔案的分類原則和方法進行分類整理。及時整理不符合要求的材料，補充必要材料，確保歸檔內容的完整與規(guī)范。建立檔案收件簿，規(guī)范材料裝訂，以便日后查閱，使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化軌道。

（二）重視檔案收集和價值鑒別工作。檔案收集是檔案管理各項工作的基礎，鑒別是保證檔案材料歸檔質量的重要手段。實行動態(tài)跟蹤管理，在資產購置、驗收、入賬時做到卡片信息正確、清晰、齊全、規(guī)范。嚴格依據(jù)資產流動的實際，對資產賬目進行更新、完善，把借用單、轉移單、故障維修記錄、調撥單、登記入庫單、資產清查盈虧表、報廢審批單、核對單、處置單等信息作為重要檔案資料加以保存確保資產檔案的系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。對收集起來的檔案進行真?zhèn)魏蛢r值鑒定，對檔案材料范圍、完整性、真實性進行鑒別，對材料形成手續(xù)進行審查，對鑒別后不符合要求的材料采取退回、留存等方式及時進行處理。尤其是資產清查等重點工作的材料搜集整理工作，作為重要的檔案資料。對賬上沒有、清查時出現(xiàn)的資產另外登記造冊，每條資產數(shù)據(jù)登記完整齊全。將那些原始記錄性強、查考價值高、文書處理程序完畢的文件“檔案化”，要確保文件的真實性、完整性、可靠性和長期有效性并且能夠證明，使文件可以作為證據(jù)和作為檔案保存。

篇10

二、城建檔案需要BIM實現(xiàn)現(xiàn)代化

管理城建檔案管理的最終目的是為了更好的利用這些信息資源，為我國的城市建設和發(fā)展服務，開發(fā)利用這些資源就是城建檔案的價值所在。按照國家住房和城鄉(xiāng)建設部制定《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》的要求，以數(shù)字化信息資源為核心，以網(wǎng)絡技術為基礎，以擴大信息資源的利用為目的，以服務于城市規(guī)劃、建設和管理為宗旨。適應時展的需要，持續(xù)、健康地實現(xiàn)城建檔案的現(xiàn)代化管理工作是城建檔案事業(yè)發(fā)展目標。對于目前的城建檔案的數(shù)字管理水平，只是傳統(tǒng)檔案管理模式的一種技術升級，用計算機、多媒體、網(wǎng)絡等技術替代人工，將實物轉換成了數(shù)字信息，從檔案的收集到最終的利用，檔案管理工作的內容沒有變化。在提供利用方面，利用計算機代替人工查尋、檢索，檢索途徑多種多樣，提高了檔案信息檢索效率，所查找到的信息，大都與紙質原文件內容相同的電子信息(電子版本)。有許多城建檔案館在開發(fā)利用工作中作了很大的努力，如：利用CAD、GIS和RS等技術進行整合，構建了三維信息平臺等等。使城建檔案信息在開發(fā)利用中有新的進展。但是在面對未來的發(fā)展，現(xiàn)有這些技術是不夠的。作為城建檔案管理者需要從更長遠的眼光去審視未來。去適應未來發(fā)展的需要？參與并融入到“智慧城市”的建設和管理中去。不能把城建檔案館(室)作為一個信息的“倉庫”。盡管能方便、快捷地查詢到各種城建檔案信息，也不能算是現(xiàn)代化管理。城建檔案現(xiàn)代化管理機構和場所不能只是一個提供利用“倉庫”，而應該是提供利用的“基地”，它所提供的信息應該是經(jīng)過開發(fā)“加工”過的信息，而不僅僅是“倉庫”中源始的信息。從建造業(yè)現(xiàn)有的技術水平和應用實踐的成效來看，BIM是一項較為科學而又切實可行的先進技術，它具備的可視化，協(xié)調，模擬，優(yōu)化和可出圖特點，可使城建檔案管理水平從現(xiàn)在的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡化向“智能化”方向邁進。城建檔案館原有CAD和GIS數(shù)據(jù)也屬于BIM數(shù)據(jù)整合的部分。目前已有大量的工程項目已經(jīng)應用BIM技術進行建造，如：北京國家體育場(鳥巢)工程、昆明新機場機電設備安裝與運維管理、北京英特宜家購物中心工程、廣州市北京路沿線環(huán)境模擬(日照、氣象)、內蒙古科技館新館異型曲面幕墻施工等工程項目。BIM技術能夠實現(xiàn)建設項目各參與方通過網(wǎng)絡進行協(xié)同工作，同時，進行工程洽商、技術溝通、工作協(xié)調，實現(xiàn)施工質量、安全、進度和成本的管理與監(jiān)控。在利用BIM管理的工程項目，BIM匯集著大量與工程相關的數(shù)據(jù)信息，為工程提供大量的數(shù)據(jù)支持，使業(yè)主、設計單位、顧問咨詢公司、施工總承包、專業(yè)分包、材料和設備供應商等眾多參建單位同在一個平臺上共享相關數(shù)據(jù)，為工程建造提供最優(yōu)方案。這些數(shù)據(jù)信息都是工程建造中產生的。這些數(shù)據(jù)信息不當是建造成果的數(shù)據(jù)，而且還有建造過程的數(shù)據(jù)，特別是隱蔽工程中的相關數(shù)據(jù)(如：地基、地下管理線等)。這些數(shù)據(jù)信息集中收集到城建檔案館中后，利用BIM平臺可再現(xiàn)原來建造過程和模擬將來運營、維護過程。例如：模擬一個建筑出現(xiàn)設備故障怎么辦？出現(xiàn)危機(災害、反恐等)怎么辦？某個建筑的改建和擴建選用什么方案？隱蔽工程和地下管線也可以通過模擬再現(xiàn)，而不必再進行二次勘察、測繪等等。城建檔案管理運用BIM技術后，其管理水平可提升到“智能化”管理。查尋信息不再需要查找原始信息進行分析，可直接再現(xiàn)建設項目某一階段的結果。在前后相似的建筑在建造過程中，可以借見，以提高建造的效率。隨著建造技術發(fā)展和更新，原有的建造工藝需要如何調整和改進。只有這樣，城建檔案工作水平才會得到更高的提升。如此發(fā)展，城建檔案機構就不再是檔案資源信息的“倉庫”，可能就成為檔案信息資源利用的“基地”。過去我們說城建檔案為城市規(guī)劃、建設和管理提供決策依據(jù)，將來可能就是提供決策方案了。