導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇國家檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1.認識不足，重視程度不夠

檔案工作從主觀理念上不被重視，決策上沒有給予足夠支持。高職檔案工作是一項基礎(chǔ)性的管理與服務(wù)工作，大多停留在維持檔案日常的簡單管理上。學院對檔案信息化管理意識不強，宣傳力度不大，廣大教職工參與意愿淡漠，檔案資料收集與利用往往得不到認可和理解，同時也缺少對檔案工作的檢查和指導。

2.基礎(chǔ)薄弱，制度不夠完善

學院重視校園基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)設(shè)計、教學科研和教師隊伍建設(shè)的投入，檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備的資金投入很少，館藏結(jié)構(gòu)單一化，行業(yè)特色不突出。缺少標準的檔案管理軟件，文件資料進行調(diào)整和編目擺脫不了初級的手工作業(yè)的方式，導致教育教學工作中產(chǎn)生的大量的電子文件難以系統(tǒng)化歸檔處理。在檢索時，檔案管理人員也是通過人工翻閱查找所需資料，費時費力，工作效率底下。國家已經(jīng)出臺了檔案管理的政策和法律法規(guī)，高職檔案管理沒有全面進入法制管理和科學管理的軌道，檔案管理制度有待進一步完善。

3.人才缺乏業(yè)務(wù)相對落后

高職檔案工作人員配備不合理，專職檔案員視為文件整理員的角色，檔案管理知識尚且不夠，嚴重缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本知識和技能，總體素質(zhì)不高。急需懂專業(yè)知識又能掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的專門人才，學院對檔案工作人員的繼續(xù)教育培訓跟不上。

二、高職檔案管理工作創(chuàng)新策略

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對高職檔案工作提出了高標準和新要求。不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式，才能適應(yīng)和服務(wù)高職學院高素質(zhì)技能型人才培養(yǎng)目標，滿足經(jīng)濟社會發(fā)展需要。

1.強化創(chuàng)新意識轉(zhuǎn)變工作觀念

以檔案資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果為中心工作環(huán)節(jié)，堅持“以人為本，服務(wù)至上”,拓展檔案工作思路，根據(jù)檔案利用者的需求心理，采取有針對性的、積極的、超前的、有預(yù)見性的服務(wù)。提高檔案管理工作的地位和作用，深入挖掘高職檔案的文化價值，開辟高職檔案管理發(fā)展的新途徑。

2.加強制度建設(shè)提高標準化水平

檔案工作的基本原則是“集中統(tǒng)一管理”。依據(jù)國家檔案管理法規(guī)制定適合學校貫徹執(zhí)行的檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理機制，制定《檔案工作制度》《檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等檔案立卷歸檔制度、檔案安全保密制度、檔案利用管理制度。引進競爭激勵機制，明確工作職責，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

3.創(chuàng)新技術(shù)手段精細檔案管理

電子檔案將將逐步取代傳統(tǒng)意義上的檔案，檔案也由單一的紙質(zhì)載體變?yōu)榇艓А⒋疟P、膠片、光盤等多種形式。檔案館應(yīng)加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。從研究解決檔案現(xiàn)代化管理與辦公自動化的銜接問題入手，加強檔案管理軟件開發(fā)，運用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進技術(shù)和手段，使檔案管理手段由舊變新、由慢變快，提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

4.提升業(yè)務(wù)素質(zhì)打造專業(yè)團隊

高職院校檔案工作者應(yīng)該愛崗敬業(yè)，忠于職守，用現(xiàn)代管理的新技術(shù)、新理論武裝自己，具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。鼓勵各種繼續(xù)教育課程的學習，定期請專家或?qū)I(yè)檔案管理人員對兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓，提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)，適時地編纂、出版各類檔案史料、文件匯編和畫冊，增強檔案人員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，認真地收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞移交，確保檔案的真實和完整。促進高職院校檔案文化建設(shè)的發(fā)展，同時也實現(xiàn)高職院校檔案服務(wù)于學院中心工作的追求。隨著數(shù)字化校園建設(shè)的逐漸深入，檔案價值越來越被重視和借鑒，圍繞教育改革需要，樹立檔案服務(wù)創(chuàng)新意識，作為國家示范性骨干高職院校，更新觀念，全面推進高校檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)高校檔案工作的跨越式發(fā)展任重而道遠。

作者:趙媛 單位:渤海船舶職業(yè)學院

篇2

當前，我國人事檔案管理制度的改革大大落后于干部人事制度改革的整體進程，在國家機關(guān)人事檔案管理工作中引發(fā)了一系列問題，對國家人事工作的開展也造成了一定影響。不久前石家莊團市委副書記王亞麗檔案造假騙官案，當事人檔案中多處造假，而多年來歷次升遷考核中竟然一直未沒被發(fā)現(xiàn)，這給我國干部人事檔案的管理工作敲響了警鐘。國家機關(guān)人事檔案的管理需要站到國家人事工作的全局上去考慮，必須對現(xiàn)有的人事檔案管理制度進行改革，如若不然，干部的人事檔案就成了一種擺設(shè)，不僅無法起到知人用人的作用，反而會成為一些人利用的工具。本文對國家機關(guān)人事檔案管理過程中存在的問題以及對策作一探討。

一、當前國家機關(guān)人事檔案管理中存在的問題

近年來，隨著我國行政體制的改革，人事制度也加快了改革的步伐。相比而言，人事檔案管理改革的步伐則明顯滯后[1]，盡管我國人事檔案管理也作出了一些調(diào)整，但是整體上仍在不斷的探索和調(diào)整之中，人事檔案管理仍存在不少問題。

1.檔案工作人員責任意識和公民誠實意識有待加強。人事檔案管理固然需要法律體系和必要的制度安排，但其在很大程度上取決于檔案工作者和公民誠信意識的培養(yǎng)。目前我國的檔案管理責任意識和誠信環(huán)境并不樂觀。如一些人在利益的驅(qū)使下，弄虛造假；而一些檔案管理人員責任意識不強，人事檔案鑒定工作把關(guān)不嚴。人事檔案的鑒定工作是國家機關(guān)人事檔案管理過程中的一個重要的環(huán)節(jié)。其主要工作是審查檔案材料，鑒別檔案的真?zhèn)我约笆欠裢陚?，以判定其保存價值。鑒定工作是保證人事檔案真實性的重要工作，同時也是一項政策性很強的工作。由于人事檔案涉及干部人員的考核和升遷，一些人在利益的驅(qū)使下，弄虛造假，甚至偽造文件，偽造印章。而一些人事檔案管理人員，由于把關(guān)不嚴或者是受利益的驅(qū)使，沒有嚴格按照人事檔案鑒定工作的要求和步驟，采取了放任的態(tài)度，也導致了人事檔案中摻入了一些虛假信息，給人事檔案的公信力造成了不利的影響[2]。

2.規(guī)章制度不健全。我國在人事檔案鑒定制度的設(shè)計上，也缺乏針對檔案造假制定出相應(yīng)的應(yīng)對措施，對人事檔案的科學性和公信力的保護力度不夠。在政府信息公開的背景下，人事檔案開放程度不高。在人事檔案的公開上，我國沿用的依然是1990年中央組織部頒布的干部檔案工作條例，采取嚴格保密的方式。一些人一輩子甚至都沒有見過自己人事檔案的內(nèi)容，對于里面寫了什么，檔案里面對自己反映的情況是否正確屬實，個人失去了必要的知情權(quán)和發(fā)言權(quán)，這也對人事檔案的真實性造成了一定的矛盾[3]。

3.人事檔案的收集內(nèi)容不夠全面。人事檔案的收集決定著人事檔案內(nèi)容的全面性和廣泛性，也是做好對干部全面考察的基礎(chǔ)和前提。尤其是國家機關(guān)人事檔案，更是考察一個官員的重要依據(jù)。目前，我國國家機關(guān)人事檔案的收集渠道不夠廣泛，收集內(nèi)容不夠全面。傳統(tǒng)意義上干部人事檔案一般由個人履歷考核、政審、黨團、獎勵、處分、工資晉升及出國其他材料組成。這是構(gòu)成人事檔案的基礎(chǔ)，然而，隨著時代的發(fā)展，一些檔案也需要在內(nèi)容和形式上有所創(chuàng)新，而不能一直沿用過去的一套方式去收集。同時，傳統(tǒng)人事檔案呈現(xiàn)出內(nèi)容單一、空洞，政治歷史材料多，業(yè)績材料少，老材料多、新材料補充不及時等老問題。這些檔案內(nèi)容在干部的考核和升遷過程中很難以起到應(yīng)有的作用，既不能反應(yīng)他工作的現(xiàn)狀，也不能反應(yīng)出他的個人能力和素質(zhì)。檔案中缺乏一些具體的數(shù)據(jù)信息的支撐，多是一些官話、套話，難以對個人作出準確客觀的定性。這也給一些真正在平時的工作中有能力的人造成了不利，即個人的綜合情況不能在檔案中反應(yīng)出來。

4.缺乏對人事檔案信息資源的開發(fā)。檔案收藏的目的是為了滿足應(yīng)用的需求，而當前我國陷入了一個誤區(qū)，那就是為了收藏而收藏。把辛苦收集而來的人事檔案材料，收藏起來了之。人事檔案的信息資源開發(fā)，主要是發(fā)掘人事檔案中蘊藏的有利用價值的信息資源，通過鑒別篩選、加工整序、編目匯纂，尋找和獲取較為集中系統(tǒng)或者有特定價值的檔案信息資源。通過人事檔案信息資源的開發(fā)，將一些人的經(jīng)驗教訓，或者獨特技能以一種更加直觀的方式表現(xiàn)出來，不僅可以很好的體現(xiàn)出個人的綜合能力和素質(zhì)，也可以為國家機構(gòu)對于干部的考察和培養(yǎng)管理提供大量的現(xiàn)實的素材。

5.新技術(shù)應(yīng)用與傳統(tǒng)理念的沖突明顯。當前，許多國家開發(fā)了人事檔案管理信息系統(tǒng)，為人事檔案電子化提供了便利。但是我國由于受傳統(tǒng)管理理念的影響，限制了新技術(shù)作用的發(fā)揮。開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)的目的，是對人事檔案進行電子化的管理，節(jié)省人力物力資源。在這個過程中，很多單位僅僅是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行了電子化處理，而在人事檔案的傳遞過程中，管理人員依然在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方式方法，這種新技術(shù)與傳統(tǒng)管理理念的沖突，不僅影響了新技術(shù)的作用的發(fā)揮，也對社會資源造成了浪費。

二、國家機關(guān)人事檔案管理改革的對策

在發(fā)達國家的行政管理模式中，行政人員的人事檔案往往被當作人事工作開展的有力工具，在促進人才的選拔和利用方面發(fā)揮著重要功能。我國政府機關(guān)人事檔案管理改革過程中，可借鑒西方發(fā)達國家成功的管理經(jīng)驗，結(jié)合我國國情，從思想認識、規(guī)章制度、信息化建設(shè)等層面上，采取相應(yīng)對策。

1.提高檔案工作者的思想覺悟和執(zhí)行力?！陡刹繖n案工作條例》指出，干部檔案管理工作人員必須由政治上可靠，黨性強，作風正，能夠遵守黨的紀律，嚴守黨的秘密，同時具有一定的工作能力和文化水平的黨員干部擔任。當前，我國機關(guān)檔案中出現(xiàn)的很多問題與檔案工作人員責任意識不強，缺乏思想覺悟有關(guān)。因此，在開展國家機關(guān)人事檔案管理制度改革的同時，也要對人事檔案的工作人員進行思想上的認識教育和培訓，使其認識到人事檔案工作的重要性。同時要提高人事檔案鑒別能力，確保檔案材料的真實性。國家公務(wù)員人事檔案是黨和國家的寶貴財產(chǎn)，也是國家選拔人才、任用人才的重要依據(jù)。因此，必須要加強對人事檔案的鑒別，消除人事檔案內(nèi)容失真現(xiàn)象。

由于受社會不正之風的影響，個別人出于個人私利，弄虛作假，使一些人事檔案材料失去真實可靠性。因此，有必要對國家工作人員的人事檔案內(nèi)容進行一次嚴格認真的鑒別，做到不經(jīng)審查的材料不歸檔、手續(xù)不全的材料不歸檔、內(nèi)容不實的材料不歸檔，只有這樣才能維護人事檔案材料的完整、真實。針對近年來出現(xiàn)的一些高科技檔案造假，人事檔案工作部門要有相應(yīng)的應(yīng)對手段。對于在干部人事檔案中造假的人員，一定要加大打擊懲處力度，堅決杜絕這一現(xiàn)象。同時，要通過建立國家工作人員人事誠信檔案，對于涉嫌造假的人員，要在人事檔案中如實記錄下來，并且在人員的升遷和考核中，增加誠信檔案的比重。

2.完善規(guī)章制度。針對我國人事檔案管理制度不健全的問題，應(yīng)對人事檔案管理的三個基本環(huán)節(jié)，即鑒定、披露和查詢，制定相應(yīng)的法律法規(guī)，明確違法應(yīng)承擔的法律責任。要加快對政府監(jiān)管制度的建設(shè)，修訂與現(xiàn)行人事檔案管理不適應(yīng)的法律法規(guī)。

適當開放與保護個人隱私相結(jié)合。檔案管理的本質(zhì)作用在于利用，如不積極加以利用，就失去其存在的意義與作用。而要對人事檔案進行充分利用，對檔案信息內(nèi)容的公開是前提和保障。但是，人事檔案中又包含著很多涉及個人隱私性質(zhì)的內(nèi)容，如健康狀況、婚姻狀況、財產(chǎn)收入狀況、職業(yè)經(jīng)歷等不適宜對社會公開的內(nèi)容。這就要求檔案公開要適度，保護個人的合法權(quán)益不受侵害。

國外在這方面嚴格遵守保持公民知情權(quán)與隱私權(quán)有機結(jié)合的思想，一方面遵照信息自由法的規(guī)定，積極提倡保障個人的知情權(quán)，對人事檔案采取了依申請公開的方式，只要是在法律許可的范圍內(nèi)，人事檔案必須向符臺條件的利用者開放；另一方面，他們又嚴格遵守隱私法的規(guī)定，人事檔案的提供利用必須以尊重個人的隱私權(quán)為前提，不能開放的內(nèi)容將堅決受到保護。如美國所有的人事檔案只對本人或經(jīng)過本人授權(quán)的他人開放，每個員工都可以上網(wǎng)查詢自己的某些人事檔案，如工作履歷、提薪情況等，如果要查閱更隱私的信息，如工作申請、獎懲情況則要去單位的人事檔案室查詢。在美國，未經(jīng)人事檔案主體授權(quán)的人看他的檔案是違法的，對執(zhí)法部門也不例外。此外，對于上級領(lǐng)導對員工的工作鑒定，本人可以查看鑒定結(jié)果，如本人對鑒定結(jié)果不滿，可向更上一級領(lǐng)導反映，以取得公正的評語，從而保證人事檔案的科學性[4]。

強化領(lǐng)導負責制，對于檔案工作者出現(xiàn)的失誤，相關(guān)領(lǐng)導要承擔連帶責任，只有通過制度上的完善和工作人員素質(zhì)的提高，才能最終提高我國國家機構(gòu)人事檔案管理的質(zhì)量。

3.加快國家公務(wù)員人事檔案信息化建設(shè)。人事檔案信息化的目的就是更有效的管理和使用人事檔案信息資源。在美國，公民個人檔案已基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理。在公民的網(wǎng)絡(luò)檔案中包含著公民的學校學習、工作的個人基本信息，以及個人的信用記錄、駕駛記錄、司法記錄等多方面內(nèi)容。并且通過類似于身份證號碼的社會保險號碼可以對檔案的內(nèi)容進行查詢，比如司法部門可以通過這個社會保險號碼調(diào)查每個人的司法記錄，公民個人也可以通過特定的密碼在網(wǎng)上進行查閱[5]。

當前，隨著我國國家公務(wù)員隊伍的擴大，人事檔案管理工作和利用需求增加。我們可以借鑒美國的經(jīng)驗，積極的開發(fā)國家公務(wù)員人事檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)。一方面，可以全面收集人事檔案信息的內(nèi)容。通過國家公務(wù)員人事案信息數(shù)據(jù)庫，進行公務(wù)員人事信息的查詢、檢索和統(tǒng)計分析，并且將個人信息以各種圖表和表格等直觀化的形式表現(xiàn)出來，在組織人事部門選拔考察干部時可以以更加的明確和對比的方式呈現(xiàn)每個人的優(yōu)勢。另一方面，可以開發(fā)人事檔案信息資源，實現(xiàn)資源共享。通過大型掃描儀將個人的簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內(nèi)容都進行掃描，建立一個國家公務(wù)員系統(tǒng)人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，利用者通過網(wǎng)絡(luò)就可以方便地查閱人事檔案信息，不僅可以實現(xiàn)單位內(nèi)部人事檔案的電子化管理，還可以實現(xiàn)部門單位之間以及上級主管部門對全國公務(wù)員人事檔案信息資源的共享。

參考文獻

[1] 蔡嘯. 國家機關(guān)人事檔案管理改革之我見[J].檔案學通訊，2008（6）

[2] 李衛(wèi)華. 人事檔案信息失真現(xiàn)象探討[J].蘭臺世界，2007（9）

篇3

1.國家管理模式

國家管理模式是指由政府設(shè)立專門的國家級別的企業(yè)檔案保管機構(gòu)來管理全國范圍內(nèi)的企業(yè)檔案，它將收集、存儲與科學利用企業(yè)檔案視作一種文化行為。隨著時間的推移，企業(yè)檔案的行政和商業(yè)作用逐漸減退，而其對社會的文化價值則成為構(gòu)成國家管理模式的重要基礎(chǔ)。

丹麥是企業(yè)檔案國家管理模式的典型代表。1948年，丹麥建立國家企業(yè)檔案館（theDanishNationalBusinessArchives)。1962年，丹麥國會法案規(guī)定國家企業(yè)檔案館收集的檔案應(yīng)“在學術(shù)研究或社會文化方面從整體上具有可觀的重要性，尤其是要觸摸到社會的特征和問題”，并制定了詳細的收集標準，為其收集活動確定了文化視角。1992年，丹麥議會通過了《丹麥檔案館法案》（TheDanishArchivesActof1992)，要求成立國家公共檔案館集群，此后丹麥國家企業(yè)檔案館成為該集群的一員。該法案還規(guī)定移交到公共檔案館的檔案滿30年可以為公眾利用，涉及到個人敏感信息的材料可以延遲到50年或80年。這些規(guī)定促進了丹麥社會對經(jīng)濟歷史的研究。丹麥國家企業(yè)檔案館的運行資金由公共財政提供，主要是丹麥政府及奧胡斯市（檔案館所在地）的財政撥款；另外，還有一些研究基金會和公司提供部分贊助資金，但這些捐款一般用于特殊目的，如特殊的研究項目或出版活動，這就避免了因私有贊助取消而出現(xiàn)無法運轉(zhuǎn)的現(xiàn)象。丹麥國家企業(yè)檔案館雖然不是私有檔案的唯一保存場所，但卻是唯一致力于私有檔案管理的公共機構(gòu)，因此它被賦予對丹麥私有檔案整體上的監(jiān)管任務(wù)。

世界范圍內(nèi)，像丹麥這種國家管理模式的企業(yè)檔案管理并不多見，但在一些地域較廣的國家，類似的區(qū)域模式因地域上更易操作而在許多國家都有成功的案例。在德國，最早負責保存地區(qū)內(nèi)企業(yè)檔案的經(jīng)濟檔案館已有約百年歷史，它們大多由工商會出資建立，主要保存那些破產(chǎn)、倒閉公司的檔案以供科學研究之用。目前德國共有十幾家經(jīng)濟檔案館，負責收集德國所有地區(qū)破產(chǎn)企業(yè)的檔案。法國文化部以魯貝為基地建立的勞工檔案中心，是一個國家性質(zhì)的保管企業(yè)檔案的公共機構(gòu)，收集不同企業(yè)、貿(mào)易團體的檔案。

2.企業(yè)管理模式

企業(yè)模式是鑒于檔案對企業(yè)的關(guān)鍵性作用，由企業(yè)自身開展檔案管理項目，根據(jù)實際情況集中或分散管理本企業(yè)的檔案信息資源。其驅(qū)動因素并非公共利益或研究興趣，而是幫助企業(yè)實現(xiàn)商業(yè)目標、構(gòu)建企業(yè)文化、提升公司聲譽，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。一般在國外采用該種模式有三種原因：檔案被某些員工或部門收集，但卻無法滿足及時而高效的檔案利用需求；管理層希望企業(yè)歷史得以保存；周年紀念活動促使企業(yè)建立檔案館以回顧過去的成就、展望未來的目標。

在美國，很多企業(yè)是民營或私營企業(yè)，這就決定了大部分企業(yè)檔案屬于私有財產(chǎn)，很少有國家性質(zhì)的公共保管機構(gòu)安排資金和人員接收企業(yè)檔案，國家行政組織不以任何形式干預(yù)企業(yè)檔案工作，不制定統(tǒng)一的管理體系、標準和要求，更沒有企業(yè)檔案的聯(lián)邦立法，只要法律許可，各企業(yè)完全根據(jù)實際需要自行設(shè)立檔案部門。一些財力較好、規(guī)模較大的企業(yè)均在內(nèi)部設(shè)立檔案館，如美國電信公司檔案館設(shè)在公共關(guān)系部、摩托羅拉公司檔案館隸屬于人力資源部、IBM公司檔案館則附屬于秘書室。在英國，一些小型企業(yè)的檔案一般由公司普通職員或退休人員利用網(wǎng)站指南和最佳實踐建議來管理；大型企業(yè)往往雇傭?qū)Ｂ殭n案工作者建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理項目，這些專業(yè)的檔案工作者具有研究生水平并進行過專業(yè)注冊，企業(yè)可以在專業(yè)出版物或檔案協(xié)會網(wǎng)站上刊登招聘啟示。

目前，全世界許多國家普遍采用企業(yè)模式管理自身的檔案，使其能被內(nèi)部員工方便快捷地利用以創(chuàng)造價值。實際上，企業(yè)內(nèi)部對檔案的需求最大，一般占70%—90%的比例。但美國檔案學者DavidKirsch對該模式提出了擔憂，他認為由于大部分企業(yè)并不能認識到檔案的歷史價值，因此這些企業(yè)的證據(jù)性記錄可能會使未來的學者、政策制定者及感興趣的公眾失望[3]。另外，資金也是開展企業(yè)檔案項目的一大挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案項目與企業(yè)經(jīng)濟實力密切相關(guān)，尤其在企業(yè)經(jīng)營狀況不景氣時，企業(yè)內(nèi)部檔案保管機構(gòu)就會面臨生存危機。因此，檔案工作者需要通過創(chuàng)新服務(wù)證明企業(yè)檔案的價值以贏得發(fā)展資金；而且，國外一些大型公司正積極將企業(yè)檔案館變成盈利部門，如Coca-Cola公司。

3.社會管理模式

社會管理模式主要指既沒有全國性專門組織收集域外瞭望企業(yè)檔案，企業(yè)內(nèi)部也未開展檔案項目，而是將檔案寄存到商業(yè)性外包公司或移交給大學、公共圖書館、檔案館、歷史協(xié)會或遺產(chǎn)基金會等社會性公共機構(gòu)。

在國外，有些企業(yè)無力或不愿自行保管檔案，但又想讓這些檔案得以保存，通常會采取此模式。商業(yè)性文件中心是社會管理模式比較常見的一種，它是私人創(chuàng)辦的以贏利為目的的寄存機構(gòu)，配備現(xiàn)代化存貯設(shè)施，專門為企業(yè)提供檔案寄存服務(wù)，檔案所有權(quán)仍屬于企業(yè)且不對外公布。美國企業(yè)檔案商業(yè)外包服務(wù)發(fā)展得已較為成熟和完善。據(jù)估計，美國有約2000家文件管理公司，市場滲透率達40%，以IronMountain和RecallCorporation兩家跨國型商業(yè)性文件中心最具知名度。前者在全球37個國家和地區(qū)建立了600多個分支機構(gòu)，擁有12萬客戶；后者在21個國家和地區(qū)建立了300多個分支機構(gòu)，擁有8萬客戶。

除提供保管業(yè)務(wù)外，商業(yè)性文件中心還提供其他服務(wù)，如美國“歷史工廠”（HistoryFactory)面向所有企業(yè)，通過簽訂合同，提供場地保管、加工制作錄像片、編輯出版物、舉辦展覽等服務(wù)。

在國外，很多社會性公共機構(gòu)將企業(yè)檔案作為館藏的組成部分。英國基于工業(yè)革命以來企業(yè)通過納稅、創(chuàng)造就業(yè)機會為社會做出的貢獻，認為公共機構(gòu)有道義上的責任保管企業(yè)檔案。英國企業(yè)基于法律和財政考慮，在兩種情況下將檔案移交給公共部門：一是捐贈，企業(yè)因此放棄對檔案的法定權(quán)利，如知識產(chǎn)權(quán)（但享有優(yōu)先利用權(quán)），接收方將完全對館藏負責；二是寄存，企業(yè)保留所有權(quán)，但需一次性或持續(xù)性地支付保管費用。如Penguinbooks自1960年首次將檔案捐贈給Bristol大學檔案館后，就定期將廣告素材等進行移交；Bogle-LOuverture出版公司在2005年將政治和文學檔案寄存在倫敦市檔案館；而英國國家檔案館企業(yè)檔案建議經(jīng)理會幫助企業(yè)尋找合適的公共部門合作方。再如澳大利亞，其國家和州圖書館的檔案和手稿收藏部、國立大學的諾埃爾巴特林檔案中心及墨爾本大學檔案館等，都是企業(yè)檔案公共管理模式的成功典范。檔案館是澳大利亞聯(lián)邦政府文化捐贈項目的合法捐贈地點之一，符合價值評估標準的企業(yè)通過捐贈檔案可獲得稅收優(yōu)惠，這種激勵政策使得企業(yè)樂于將檔案捐贈給公共機構(gòu)。

無論是商業(yè)性還是公共性的企業(yè)檔案社會化管理模式，都使得企業(yè)檔案能夠被專業(yè)地分類并完整地管理，一定程度上避免了企業(yè)自身保管的弊端。而向公共機構(gòu)捐贈檔案，既利于企業(yè)檔案遺產(chǎn)的公共利用，又能使企業(yè)從中獲益。

二、對國外幾種企業(yè)檔案管理模式的看法

1.管理模式因國、因企而異

企業(yè)檔案管理模式與一國的社會制度、政治經(jīng)濟體制、文化傳統(tǒng)、社會心理等因素密切相關(guān)?？偟膩碚f，上述三種管理模式各具特色：國家管理模式適用于單一制、規(guī)模較小、中央政府權(quán)力較大的國家，主要是基于社會記憶完整性目的為全社會保留珍貴的文化遺產(chǎn)；企業(yè)管理模式適應(yīng)性較強，自發(fā)性較大，檔案管理業(yè)務(wù)活動靈活；社會管理模式作為前兩者的補充，可以保障企業(yè)檔案能夠被專業(yè)系統(tǒng)地保存。具體到每一個國家，其企業(yè)檔案管理模式并非相互獨立，而是兼容共存，國家管理模式雖然比較少見，但像美、英、德、法、日等國，企業(yè)檔案管理的社會模式和企業(yè)模式同時存在，而且即使一個企業(yè)也不完全實行單一模式，如美國福特公司檔案館提倡自行管理所產(chǎn)生的檔案，同時又將部分檔案捐贈給亨利福特博物館。可見，管理模式只是手段，目的在于企業(yè)檔案價值的實現(xiàn)，所以，對管理模式的選擇既要考慮企業(yè)利益，又不能忽略檔案對社會的價值。

2.企業(yè)檔案服務(wù)以商業(yè)利益為主，兼顧公共利益

在國外，企業(yè)檔案管理主要服務(wù)于兩個方面一一首先也是最主要的是商業(yè)利益，其次是公共利益[6]。企業(yè)檔案管理模式要兼顧企業(yè)檔案商業(yè)的、行政的、法律的價值及其社會的、文化的和歷史的重要性。國家層面上，英國、澳大利亞、加拿大等國萌確將企業(yè)檔案視為國家財產(chǎn)；企業(yè)層面上，國外很多公司一定程度上提供檔案的外部利用服務(wù)，對來自學者、媒體及社會公眾的利用請求予以回應(yīng)，作為企業(yè)履行社會責任的體現(xiàn)。如英國電信（BT)公司的“聯(lián)系地球”計劃，將檔案館內(nèi)上千張具有歷史意義的圖片公布于世；AT&T檔案館與歷史中心被認為是美國最大的企業(yè)檔案館，在檔案產(chǎn)生30年后許可用于學術(shù)研究；德國西門子公司檔案館供媒體和科研機構(gòu)的外部利用占到20%。

3.設(shè)立企業(yè)檔案協(xié)會加強企業(yè)檔案管理工作

在國外，無論哪種管理模式下的企業(yè)檔案管理都沒有國家行政部門的監(jiān)督指導，而企業(yè)檔案協(xié)會在增進企業(yè)間的溝通交流、企業(yè)檔案保管機構(gòu)間管理經(jīng)驗的研討等方面起了重要作用。如：日本企業(yè)史料協(xié)會《企業(yè)檔案館指南》詳細記錄全國范圍內(nèi)的企業(yè)檔案保管信息；美國檔案工作者協(xié)會自發(fā)設(shè)立企業(yè)檔案工作處，每年不定期地召開企業(yè)檔案工作研討會；英國企業(yè)檔案協(xié)會參與制定國家企業(yè)檔案戰(zhàn)略，保證企業(yè)檔案的收藏活動能夠代表英國多樣性的經(jīng)濟面貌。此外，德國經(jīng)濟檔案聯(lián)盟、意大利基金會、法國企業(yè)檔案安全保護委員會等，在其企業(yè)檔案趨于理性、科學的管理上發(fā)揮著重要作用。

4.商業(yè)性文件中心使企業(yè)檔案工作趨于集約化

與我國各級檔案館掛牌設(shè)立的檔案寄存中心和在工商局注冊成立的檔案寄存或服務(wù)中心相比，國外完全商業(yè)化的檔案托管公司是獨立核算、自負盈虧的社會服務(wù)機構(gòu)，其作為市場競爭的主體，通過提供專業(yè)服務(wù)、收取費用維護自身的生存和發(fā)展。這種商業(yè)性文件中心使企業(yè)檔案管理趨于集約化，往往能夠促進健康的企業(yè)檔案托管消費以及良性社會評價機制的形成，從而節(jié)省企業(yè)檔案的管理成本。

篇4

隨著人類遠古歷史流傳，人類歷經(jīng)如燧人氏鉆木取火，伏羲氏結(jié)網(wǎng)捕魚，神農(nóng)氏種植五谷等傳說；歷經(jīng)結(jié)繩記事、刻契記事、圖畫記事等的原始記事；歷經(jīng)語言記錄符號——文字的產(chǎn)生；歷經(jīng)國家、階級、文明的產(chǎn)生；檔案最終成為人類語言及活動的記錄。

據(jù)《說文》中記載，“史，記事者也，從右持中，中，正也”。所謂“中”意為“薄書”“凡官府薄書謂之中，薄書猶今之案卷也”。商代的“史官”是商文化、文字、書冊的統(tǒng)領(lǐng)者，是王命大政的決策、記載、下達及掌管者。即“史官”是當時神權(quán)的代言人和文化的壟斷者，同時他們又是商代檔案的形成者與管理者。其中聞名于世的商代甲骨檔案，包括：占卜刻辭、卜事刻辭、記事刻辭、表譜刻辭等四類，是我國現(xiàn)存最早、較系統(tǒng)的官府文書，是揭示商代歷史最豐富最直接可靠的原始材料，也是世界上絕無僅有的材料獨特、數(shù)量繁多、年代久遠的檔案，同時亦是中國古老文明的鮮明佐證。

到了西周時期，我國檔案工作比商朝有了進一步發(fā)展?！疤峰肌币源笫窞槭?，及其下屬官員組成的官署機構(gòu)，主要掌管起草文書、記載史事、保管國家典籍、策命諸侯卿大夫及其他事務(wù)。當時除了有專門的檔案機構(gòu)，還有了比較細化的掌管王朝內(nèi)外檔案的組織人員，即大史、小史、內(nèi)史、御史和外史。此外西周的史官記注制度是我國古代歷史記載方面領(lǐng)先于世界的一種管理制度。而“金文檔案”又是我國歷史上繼商代甲骨檔案之后又一種特有的彌足珍貴的歷史檔案。

歷史演進到春秋戰(zhàn)國時期，代表當時階級勢力的文書檔案無論從內(nèi)容到形式都有了較大發(fā)展。其中包括專門檔案、日常政務(wù)文書及民用契券，主要種類有刑書、計書、上書、盟書、璽書、遺書、符、節(jié)、檄文、券等。另外，文書檔案工作逐漸由傳統(tǒng)史官任內(nèi)分離出來，被一批專門掌管文書檔案的官員所代替。這表明了社會的發(fā)展與進步，由奴隸社會向封建社會轉(zhuǎn)化，同時也是職官分工的歷史進步。

秦朝，在其他諸侯列國的先進文化影響下，其文書檔案管理工作得以迅速發(fā)展完善。至秦文公以后達到歷史較高水平。而且秦的文書檔案制度的制定是在全國統(tǒng)一文字的基礎(chǔ)上得以實施。并且其文書檔案工作緊密圍繞鞏固發(fā)展專制的封建皇權(quán)，從而大大促進了古代文書檔案工作的進程。

兩漢時期的檔案和檔案工作，隨著中國封建社會的發(fā)展得到進步。這一時期的公務(wù)文書的種類和用途增加許多，在文書處理方面，逐步形成了從中央到地方一整套文書工作制度，保證了文書檔案的順利傳遞，有利維護了封建國家機器的正常運轉(zhuǎn)。兩漢時期，當時政權(quán)重視加強檔案文化典籍的收集、累積和利用，促進了這一時期文化的高度發(fā)展和繁榮。

魏晉南北朝時期，中國又進入動蕩戰(zhàn)亂時代。在中央，檔案工作形成中書、門下、尚書三省分治的中樞系統(tǒng)，建立了中央文書檔案的工作系統(tǒng)。同時隨著各國文書檔案工作系統(tǒng)的建立和加強，各國文書檔案工作人員日益增加，先后設(shè)置有尚書、都令史、令史、書令史……官吏多達五六十種，名目之多創(chuàng)歷史之最。但這一時期各國皆重視檔案典籍的收藏與營養(yǎng)汲取。然而由于長期的社會動亂，大量的檔案典籍又造成很大破壞。令人欣慰的是，這一時期隨著我國四大發(fā)明之一造紙技術(shù)的發(fā)展，以及筆、墨等書寫材料的改進，不僅促進了我國書法和文具制造工藝的提升，而且為文書檔案工作的發(fā)展提供了良好的物質(zhì)技術(shù)條件，因而檔案工作得到了進一步提高和發(fā)展。

隨著歷史的發(fā)展，我國社會進入空前繁榮的唐代。唐代的檔案工作中，確立了文書檔案“中書出令、門下審議、尚書執(zhí)行”的三省分權(quán)運行體制。三省分權(quán)制度，保證了文書運行的認真準確、避免了任何一方的獨權(quán)，有效維護了國家機器的正常運轉(zhuǎn)。至隋唐，文檔官吏進一步專職化，由于當時科舉制度的誕生，選官用吏兩相分離，最終形成等級森嚴的官吏制度。而作為文書檔案人員的“令吏”，地位低微而又不易升遷。隨著國家機構(gòu)的不斷完善，文書檔案的管理制度和律令亦比前代更加系統(tǒng)完備。對檔案的收集歸檔，整理鑒定，銷毀利用等方面都做了明文規(guī)定。貞觀三年（公元629年），唐太宗組史館，設(shè)館官修史書，他深明“以史為鑒”；“以古為鏡，可以知興替”的道理，因而通過修史編制來加強鞏固政治統(tǒng)治。并且這種設(shè)置史館的官修史書制度，一直延伸到清朝民國。唐代征集檔案史書編纂的成就主要體現(xiàn)在，二十四史中的《晉書》、《梁書》、《陳書》、《北齊書》、《周書》、《隋書》、《南史》及《北史》，皆成書于唐的史館。

宋代的文書檔案種類，除一般政務(wù)文書外，其專門檔案有“賦役檔案”、“律法檔案”和“例”。宋朝檔案目前基本無存。由于宋代政治腐化，封建官僚日益腐朽墮落，一切政事“以例從事”，“例”即所謂檔案，因而掌管檔案的官吏無疑成為處理政事中不可或缺的人員。因此宋代文書檔案人員，盡管職位不高，但在各級政權(quán)機關(guān)中的作用卻比唐朝重要。宋代的檔案工作機構(gòu)中，有“事中”，“中書舍人”，“翰林學士”“司諫”，“錄事”，“主事”，“令史”，“書令史”等檔案官員。宋代的文書工作制度日益完善，以法律的形式加以約束，文書和檔案工作也有了初步分工，兩方面的工作都有了較大發(fā)展。另外宋朝建立了專門用于保管皇帝的詔令、譜系、典籍、詩文等檔案的帝王檔案庫。兩宋時期共建了十一座皇帝檔案典籍庫，分別收藏各朝皇帝的檔案。這也是檔案機構(gòu)發(fā)展的一個標志，一個轉(zhuǎn)折點。宋朝代表檔案保管工作發(fā)展水平的另一個重要標志，是架閣庫的普遍設(shè)置。架閣庫不僅是檔案保管裝具的變革，也是宋代各級政權(quán)機關(guān)保存文書檔案的專職機構(gòu)，同時也創(chuàng)立了一整套檔案管理制度。它開創(chuàng)了廣泛意義上普遍保存文書檔案的途徑，是中國檔案史上的重大變革，也是現(xiàn)代機關(guān)檔案室的基本雛形。這一時期編史修志的重要成就，是歷史上著名的司馬光編纂的《資治通鑒》和鄭樵編著的《通志》。

明代的文書工作制度日趨健全。檔案工作機構(gòu)的設(shè)置也由分散趨于統(tǒng)一進一步發(fā)展。明朝建立的屬中國檔案史上規(guī)?？涨暗膶ｉT檔案庫--后湖黃冊庫，用于保管全國賦役檔案。它具有專門工作人員、獨立管理經(jīng)費和嚴格的管理制度。檔案保管數(shù)量繁多，庫房存儲面積巨大，為十六世紀早期世界所罕見。另一皇家檔案庫的代表--皇史，全部為磚石結(jié)構(gòu)，堅固耐用，恒溫恒濕，有利于檔案的永久保護。是當時我國勞動人民高超建筑水平和智慧的結(jié)晶。

清朝的檔案，絕大部分為政府官文，數(shù)量愈加浩繁，名稱種類復雜。其檔案管理制度有了進一步發(fā)展和健全，建立了包括“一案一卷”的立卷制度；按文種、問題分類的整理制度；編目登記制度；檔案匯抄制度；檔案清理修繕制度等，至此檔案工作的整個過程得到完善和提高。

處于半封建半殖民地的近代中國，國敗民衰，傷痕累累，歷史檔案文物失竊頻頻。從殷商甲骨、兩漢竹簡到唐代佛像經(jīng)卷；從敦煌莫高窟到圓明園；從斯坦因到八國聯(lián)軍；從到帝國列強發(fā)動的歷次……然而政治的動亂，列強的蹂躪，終究不能阻斷中華民族文化事業(yè)的進程與發(fā)展，一些文化教育團體的涌現(xiàn)崛起，故宮歷史博物館文獻館，中央研究院歷史語言研究所，社會科學院研究所，清華大學歷史系，北京大學“明清史料整理會”等，他們憑著對歷史、對民族、對子孫高度負責的精神，對明清歷史檔案進行了含辛茹苦的收集、整理、鑒定、研究，不僅有效保護了國家歷史文化精髓，同時有利促進了中國檔案學的進一步發(fā)展與提高。

回顧國家檔案事業(yè)史發(fā)展歷程，從原始記事到檔案起源，從國家、階級、社會的產(chǎn)生，到檔案的形成、發(fā)展，它伴隨著人類歷史的發(fā)展而發(fā)展，隨著人類文化的進步而進步。在當今全球高度信息化背景下，我們將推進國家檔案事業(yè)信息化建設(shè)和現(xiàn)代化管理進程的步伐，不斷促進我國檔案事業(yè)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。

篇5

美國的一位相關(guān)工作者曾經(jīng)闡述過這樣一個觀點，即在關(guān)于檔案的所有工作中，檔案鑒定是很重要的一點，它決定了之后的工作。鑒定是檔案工作整個系列中第一關(guān)鍵性決定，在其后的所有檔案管理工作都是建立在它的基礎(chǔ)上。從這里就已經(jīng)可以看出在整個檔案管理的過程中檔案價值鑒定有著舉足輕重的作用。

從整體上來講，檔案是對各種信息的原始記錄，是人類寶貴的文化財富。不過實際上并不是每一份檔案都具有重要的價值，每一份文件的價值都是不盡相同的，文件的價值也不是一成不變的，可能會隨著時間的推移而改變其所包含的價值。檔案價值鑒定的工作就是對每一份檔案所具有的價值進行甄別。

檔案價值的鑒定將會直接決定檔案的存亡。當檔案價值鑒定判定檔案已經(jīng)沒有保存價值的時候，檔案就會被銷毀。所以在進行檔案價值鑒定的時候需要慎重。通過檔案鑒定可以讓所保存的檔案在整體的價值上面有質(zhì)的提升，是提高檔案質(zhì)量的重要途徑。

當今檔案不僅有紙質(zhì)的，還有電子的。對于紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)量的急劇增加，會導致庫房的緊張，設(shè)備短缺，經(jīng)費不足等一系列的問題。通過對檔案價值的鑒定，有利于檔案庫房、設(shè)備人員的合理和有效利用，提高檔案人員的整體業(yè)務(wù)水平，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、檔案價值鑒定存在的問題

雖然從客觀上講，我國的檔案鑒定工作受到國家的重視，也有所發(fā)展，但是由于政策理論和法規(guī)等多方面的原因，使得我國檔案管理工作中檔案價值鑒定存在著許多的問題。

（一）檔案價值鑒定理論研究混亂

在我國幾乎是沒有對檔案價值鑒定進行一個準確的定義。在某些相關(guān)教材里對于鑒定有一些相關(guān)的描述，但是并沒有明確的定義，只是對于文件的部分相關(guān)鑒定提出了粗淺的方法。這樣通常就會導致文件的鑒定出現(xiàn)問題和一些失誤，最終文件的價值鑒定出現(xiàn)混亂的局面。比較明顯的表現(xiàn)就是有的將“文件”與“檔案”兩個概念相混淆；有的弄不清檔案價值鑒定的起始點和終止點；也有的將檔案價值與檔案價值鑒定混為一談。

（二）檔案價值鑒定隊伍建設(shè)急需改善

我國的檔案工作隊伍存在著不穩(wěn)定，缺少檔案價值鑒定人才的現(xiàn)象。檔案價值鑒定人才的缺少導致了檔案價值得不到有效的判定，從而對檔案管理的后期工作形成障礙。此外對于現(xiàn)有的檔案價值鑒定人員也存在著各種各樣的問題。其主要的表現(xiàn)有以下幾點：（1）檔案價值鑒定在檔案管理工作中有著很強的“困惑性”和“疑難性”，有部分檔案管理人員存在著畏難情緒、怕?lián)熑蔚男睦?，使得檔案價值鑒定工作無法有效的開展；（2）檔案價值的相關(guān)鑒定標準難以達到，不具備可操作性，這也帶來了很多的弊端；（3）相關(guān)鑒定人員不具備專業(yè)的理論知識，對相關(guān)的鑒定工作缺乏足夠的認識。

（三）檔案價值鑒定質(zhì)量不能夠令人滿意

隨著時間的推移與社會的變化，檔案的價值也會進行改變。在這一系列的變化中，檔案價值鑒定的重點也會進行變化。但是由于多種原因，很難準確的對檔案價值鑒定的重點進行準確的把握。檔案價值鑒定工作缺乏重點，導致工作的質(zhì)量不能夠讓人滿意。在現(xiàn)在的檔案管理工作中還存在著有些已經(jīng)失去保存價值的檔案仍被繼續(xù)保存，原有檔案保管期限劃分不清的現(xiàn)象。形成這些現(xiàn)象的主要原因就是檔案價值鑒定工作不到位。

三、加強檔案價值鑒定的措施

有問題不可怕，可怕的是知道問題卻不知道進行改正。對于檔案價值鑒定工作也是如此。為此，針對上述問題，個人提出以下幾個改善當前檔案價值鑒定工作的意見。

（一）加強理論研究

做任何事想要成功都必須要靠理論來進行支持。對于檔案鑒定工作首先要做的就是加強理論研究工作。對于檔案價值鑒定工作，應(yīng)該將其作為一個完整的、系統(tǒng)的工作，并組織專人進行攻關(guān)。既然我們國內(nèi)的檔案價值鑒定還沒有形成一個完整的理論體系，那么我們可以先借鑒、吸收國外在檔案鑒定方面的先進思想與優(yōu)秀成果，并在此基礎(chǔ)上形成具有中國特色的檔案鑒定的理論體系，從而更好地指導我們的檔案鑒定實踐。此外我們還必須做好兩方面的工作。一方面是利用現(xiàn)有理論，積極開展檔案價值鑒定工作，創(chuàng)造經(jīng)驗，為檔案價值鑒定理論的研究提供豐富的實踐材料；此外，相關(guān)的研究人員不應(yīng)該脫離實際，應(yīng)從實際入手，多多調(diào)查研究、收集材料，做好理論上的研究，再將理論與實際相結(jié)合，最終得到一個比較完整的體系。

（二）完善檔案價值鑒定隊伍

首先我們應(yīng)該培養(yǎng)出專門的檔案價值鑒定人才，然后是各級檔案局、館根據(jù)實際情況建立起專門的檔案價值鑒定機構(gòu)。檔案價值鑒定機構(gòu)的主要任務(wù)有以下內(nèi)容：提出職能范圍內(nèi)檔案價值鑒定工作的總的規(guī)劃和“永久”檔案進入檔案館的比例，協(xié)助檔案行政主管部門制定檔案價值鑒定工作的指導性文件及標準，監(jiān)督檢查和指導所轄各類檔案的價值鑒定，并負責鑒定業(yè)務(wù)咨詢。

篇6

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

收錄日期：2014年2月27日

實施國家科技計劃項目是我國政府支持重大科技研發(fā)活動的主要形式，是推動我國科技進步、提升我國自主創(chuàng)新能力的重大舉措，科技計劃項目也正在以前所未有的方式與經(jīng)濟、社會、環(huán)境等諸多因素更加緊密地結(jié)合在一起?？萍加媱濏椖繖n案作為記錄科技計劃項目實施過程的資料，是重要的科技信息儲備資源，加強科技計劃項目檔案資源的管理，是發(fā)揮科技計劃項目檔案信息資源的前提條件，也是進一步提升科技管理工作水平，完善科技檔案管理體系的重要途徑。

一、科技計劃項目檔案資源管理工作的重要性

科技計劃項目檔案是科技檔案的重要組成部分，開展科技計劃項目檔案管理工作的研究，是為了獲得理論和技術(shù)方法成果，促進科技計劃項目檔案管理工作不斷進步。同時，科技計劃項目檔案管理工作也是國家科學技術(shù)管理工作和國家檔案事業(yè)的一個重要環(huán)節(jié)，也是建設(shè)和發(fā)展科技檔案事業(yè)的重要部分。

（一）有利于增強各部門的科技計劃項目檔案管理意識?？萍加媱濏椖繖n案記載和反映了科技計劃項目科學研究活動的全部過程和具體成果，是項目科研人員的勞動成果和智慧的結(jié)晶?？萍加媱濏椖繖n案歸檔材料一般包括研究課題的可行性論證材料、申請立項材料、立項后各階段的試驗原始記錄材料、最后的總結(jié)報告、成果報告、成果鑒定、成果推廣示范和反饋信息材料等。加強科技計劃項目檔案資源的管理，有利于建立健全科技計劃項目檔案管理體系，及時查缺補漏，完善科技計劃項目檔案各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容，增強各部門和科技計劃項目承擔者的科技計劃項目檔案管理意識，從源頭上保證項目檔案的完備性。

（二）科技計劃項目檔案是科技計劃管理的重要內(nèi)容。從科技計劃管理的角度看，加強科技計劃項目檔案資源管理，強化并拓展了科技計劃項目管理鏈條上項目的驗收工作內(nèi)容，有利于積累和豐富科技檔案資源，也強調(diào)了科技計劃管理工作中的科技計劃項目檔案管理工作的重要性。

（三）科技計劃項目檔案是國家科技計劃管理的依據(jù)?？萍加媱濏椖繖n案是在科技計劃項目立項、實施、結(jié)題驗收和成果轉(zhuǎn)化整個過程中產(chǎn)生的，是科技計劃項目執(zhí)行過程中的真實記錄和可靠的信息來源。因而，它為科技計劃項目的全生命周期管理提供了及時、準確、全面的信息，成為對國家科技計劃執(zhí)行、管理、監(jiān)測、評價的重要依據(jù)。完整、真實的科技計劃項目檔案信息將有助于加強對科技計劃項目全過程管理科學性、準確性。

（四）科技計劃項目檔案易于規(guī)范，對科技檔案管理具有較強的示范性?？萍加媱濏椖渴菄@一個具體研究目標，展開的相對獨立的科研活動，從申請立項、項目研發(fā)到項目驗收是一個完整的科技過程。而且，項目研究目的明確、研究范圍清楚、研究過程容易區(qū)別等特點，使科技計劃項目檔案管理相對單純，具有良好的過程控制與實施的條件。而且，科技計劃項目管理與其他科研管理的共性多、密切相關(guān)，便于其他科技檔案工作借鑒，具有較強的示范性。

（五）發(fā)揮科技計劃項目檔案信息價值的重要保障。隨著經(jīng)濟和社會各項事業(yè)的發(fā)展，在科技研發(fā)過程中，檔案信息資源的管理、開發(fā)、利用已經(jīng)引起社會各界的高度關(guān)注，檔案信息資源已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略資源?？萍加媱濏椖繖n案記錄了科技計劃項目實施的完整過程，包含有大量有價值的科技信息。做好科技計劃項目檔案的管理工作，才能充分發(fā)揮科技計劃項目檔案潛在的科技信息價值和社會經(jīng)濟效益，為進一步支撐國家科技發(fā)展提供重要支撐。

二、科技計劃項目檔案資源管理中存在的突出問題

由于我國政府層面沒有專門的科技計劃項目檔案管理部門和相關(guān)的法規(guī)，導致科技計劃項目檔案管理問題突出。

（一）科技計劃項目檔案管理體系不健全。目前，我國對科技計劃項目檔案的管理主要是依托科技計劃項目管理的組織架構(gòu)來實現(xiàn)的。各類科技計劃項目檔案分類、分部門管理，不同的科技計劃項目有不同的檔案管理辦法，國家層面沒有出臺統(tǒng)一的國家科技計劃項目管理辦法，未建立完善的科技計劃項目檔案管理體系。實際上對各類科技計劃項目的檔案采取的是“獨立收集、各自管理”的方式。地方政府中，北京市和天津市的科學技術(shù)委員會已經(jīng)出臺了科技計劃項目檔案管理的指導性文件，北京市科學技術(shù)委員會還建立了專門的科技計劃項目檔案館，專門管理北京市各類科技計劃項目檔案資源。

（二）科技計劃項目檔案的歸檔意識淡薄。科技計劃項目檔案的收集歸檔是當前各部門科研檔案管理工作中存在的突出問題。首先，各科技計劃項目承擔單位對項目檔案的管理工作重視不足。一些項目承擔單位沒有專門負責科技計劃項目檔案的部門和工作人員，導致在整個項目實施過程中對檔案的收集管理工作給予足夠的重視。其次，在科技計劃項目研究過程中，多數(shù)科研工作者重視從事科學研究，重視科研成果的發(fā)表與獎勵申報，對項目檔案資料的整理和積累重視程度明顯不足。許多科研工作者認為科技計劃項目檔案歸檔是科技檔案管理部門的工作，與自己從事的科研工作無關(guān)緊要。有些科研工作者為了研究團隊的榮譽和利益，再加上管理部門的缺位，很多項目檔案資料被科研人員當作個人資源保管，甚至尋找各種借口拒絕歸檔。這給國家科技計劃項目檔案的收集和歸檔工作帶來很大困難。

由于上述問題的普遍存在，嚴重影響了科技計劃項目檔案的完整性、系統(tǒng)性。

（三）科技計劃項目檔案管理模式落后。由于管理體系不健全，各方面的投入和支持力度不夠，導致當前科技計劃項目檔案管理主要局限于科技計劃項目檔案實體的收集、加工整理、保管，而對科技計劃項目檔案的信息化管理相對薄弱，導致大量的科技計劃項目檔案資源沒有實現(xiàn)信息化，這也嚴重約束了檔案資源的開發(fā)利用。

（四）定密范圍不準確，影響了知識產(chǎn)權(quán)效益的發(fā)揮。在科技計劃項目檔案的管理過程中，把科技計劃項目檔案保護與利用對立起來的問題十分普遍。過分強調(diào)科技計劃項目檔案的技術(shù)性，擔心項目檔案的開發(fā)利用會泄漏技術(shù)秘密，導致定密范圍擴大。把本可以公開利用的科技計劃項目檔案加以保密，應(yīng)該解密的科技計劃項目檔案沒有及時解密，把科技計劃項目檔案長期擱置在庫房而不充分開發(fā)利用，這樣不僅造成了科技計劃項目檔案在管理和利用過程的知識產(chǎn)權(quán)流失現(xiàn)象，也導致項目檔案保障知識產(chǎn)權(quán)的憑證作用得不到實現(xiàn)，影響了科技計劃項目檔案作為一種有價值的科技資源的開發(fā)利用。

三、加強科技計劃項目檔案資源管理的建議

健全科技計劃項目檔案管理體系，是科學地管理科技計劃項目檔案，保證及時、有效地提供科技計劃項目檔案信息的關(guān)鍵。

（一）健全科技計劃項目檔案管理制度。制度建設(shè)是科技計劃項目檔案工作走向規(guī)范化、科學化的重要保障。首先，宏觀層面上，國家科技管理部門應(yīng)建立專門的國家科技計劃檔案管理部門，專門負責科技計劃項目檔案的管理工作，指導各相關(guān)部門的科技計劃項目檔案管理工作，出臺專門的法律、法規(guī)；其次，科技計劃項目檔案管理部門應(yīng)在上級科技主管部門及科技檔案工作主管部門領(lǐng)導下，依據(jù)《檔案法》和有關(guān)科技計劃項目管理辦法，結(jié)合科技計劃項目實施和科技計劃項目檔案管理工作實際需要，針對性的出臺《國家科技計劃項目檔案管理辦法》及《國家科技計劃項目檔案管理辦法實施細則》，明確科技計劃項目檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求，確定責任單位、責任人范圍。

為確保科技計劃項目材料完整歸檔，項目課題組和科技計劃項目檔案管理部門應(yīng)各盡其責，完善科技計劃項目檔案的收集制度。實行課題組歸檔責任制，科技計劃項目課題組負責人要在課題組成員中指定人員負責科研檔案的收集和管理工作，按照科研工作程序，確?？蒲懈麟A段成果材料的完整性。明確在科技計劃項目結(jié)題驗收環(huán)節(jié)，科技計劃項目檔案歸檔的完整性將作為一個重要的考察因素，待與科技計劃項目相關(guān)的所有檔案資料按規(guī)定歸檔完畢，經(jīng)科技計劃檔案管理部門驗收合格并出具相關(guān)證明材料后，整個項目的結(jié)題驗收工作才算完成。否則不能核準一個科技計劃項目的結(jié)題驗收工作，并追究相關(guān)單位和負責人的責任。

科技管理部門負責科技計劃項目檔案歸檔工作的人員，應(yīng)嚴格按照國家各相關(guān)部門制定的科技計劃項目檔案管理制度認真履行崗位職責，加強對科技計劃項目的跟蹤管理，確保各課題組分散形成的科技計劃項目檔案資料及時、完整地移交科技計劃項目檔案管理部門。

（二）開展專題培訓，加強科技計劃項目檔案管理工作的系統(tǒng)性

第一，針對項目承擔單位和科研人員進行培訓。各級科技管理部門要配合科技計劃項目檔案管理部門組織項目承擔單位和科研人員進行專題培訓，讓項目承擔單位和科研人員明確自己在整個項目檔案管理過程中所應(yīng)承擔的責任和義務(wù)，加強科技計劃項目承擔單位和科研人員的歸檔意識。

第二，針對項目檔案管理人員進行培訓。專業(yè)的科技計劃項目檔案管理人才是實現(xiàn)項目檔案科學化、規(guī)范化管理的核心要素。國家科技管理部門應(yīng)舉辦國家科技計劃項目檔案管理人員專題培訓，強調(diào)科技計劃項目檔案在收集、整理、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)的特殊要求，提升科技計劃項目檔案工作人員的專業(yè)水平。通過培訓逐步建立一支業(yè)務(wù)水平高、檔案管理意識強、能夠掌握開發(fā)科技計劃項目檔案先進技術(shù)的專業(yè)管理人才隊伍，提升項目檔案管理水平，優(yōu)化科技計劃項目檔案管理模式。

（三）加強科技計劃項目檔案的科學化管理?？萍加媱濏椖繖n案工作的科學化是實現(xiàn)項目檔案管理標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)、多媒體技術(shù)的快速發(fā)展，特別是計算機的廣泛應(yīng)用，使項目檔案工作由傳統(tǒng)手工操作朝著自動化方向邁進了一大步?？茖W化是科技計劃項目檔案工作科學管理的重要手段，將有利于在科技計劃項目檔案資源管理中形成一系列的科學化的管理制度。

科技計劃項目檔案管理的科學化，主要是國家通過制定和實施各項科技計劃項目檔案管理標準，使科技計劃項目檔案工作有統(tǒng)一的規(guī)范，以便采用現(xiàn)代化科學技術(shù)手段，逐步提高科技計劃項目檔案管理的標準化、規(guī)范化和項目檔案開發(fā)利用的現(xiàn)代化水平，為科研工作者迅速、準確地提供科技信息。

科技計劃項目檔案部門提供的不只是紙質(zhì)檔案，還有大量的電子文檔?？萍加媱濏椖繖n案工作者要具備能夠?qū)n案信息進行數(shù)字化處理，能夠快速收集信息，安全保護信息和及時準確提供信息的能力。廣、快、精、準是信息化社會的科研工作對科技計劃項目檔案信息需求的基本特點，為滿足這一需求，在很大程度上還必須借助于先進的技術(shù)手段。運用先進技術(shù)手段管理科技計劃項目檔案是實現(xiàn)科技計劃項目檔案科學管理的必然趨勢。

（四）科學、合理地確定科技計劃項目檔案的秘密等級?？萍加媱濏椖繖n案管理部門對科技計劃項目檔案進行保管并提供利用時，檔案管理人員要對整理好的科技計劃項目檔案進行嚴格的分類。在實際管理工作中，科技計劃項目檔案管理人員嚴格劃清項目檔案中非密檔案與檔案界限，再根據(jù)其不同特征和開放程度，對不同級別、不同需求的利用者確定與之相適應(yīng)的利用范圍，制定相應(yīng)的管理辦法。結(jié)合實際，劃分“絕密”、“機密”、“秘密”等不同的密級，明確規(guī)定使用范圍。的科技計劃項目檔案都應(yīng)加蓋密級標記，以便與一般檔案區(qū)別開來，列入控制使用的范圍。同時，對超過規(guī)定保密期限的，按照相關(guān)規(guī)定，及時做好科技計劃項目檔案的降密和解密工作，最大限度地提供可利用的科技計劃項目檔案資源，從而使科技計劃項目檔案在后期的開發(fā)利用過程中，既能充分體現(xiàn)它的科技信息價值，又能防止密級檔案泄密事件的發(fā)生。

四、結(jié)語

國家科技計劃項目對于推動國民經(jīng)濟發(fā)展和國家科技進步發(fā)揮著重大作用，科技計劃項目檔案具有能夠及時保存科技信息的優(yōu)勢。為此，必須高度重視國家科技計劃項目檔案資源的管理工作，加強國家科技信息資源的積累，為我國科學技術(shù)發(fā)展提供完整、可靠的信息資源。同時，必須清楚整個科技計劃項目檔案資源的管理工作涉及到國家科技管理部門、科技計劃實施單位和相關(guān)科研人員，要做好國家科技計劃項目檔案的管理工作，不僅需要國家科技主管部門給予高度重視，更需要科技計劃項目的各管理和實施主體的共同參與和支持。

主要參考文獻：

[1]劉春澤，宋宇.關(guān)于科技計劃項目檔案若干問題的思考[J].改革與開放，2011.8.

[2]毛羽豐.關(guān)于進一步做好科技計劃項目檔案管理工作的探討[J].中國集體經(jīng)濟，2012.3.63.

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社會保障檔案不僅是其工作的重要管理對象，也是能夠全面體現(xiàn)廣大享受社會保障福利內(nèi)容的重要依據(jù)，能夠反映出待遇的真實內(nèi)容和具體情況?？梢哉f，加強檔案管理工作不僅是維系社會保障事業(yè)的重要基礎(chǔ)與平臺，更能成為推動其發(fā)展的重要力量。如何通過檔案管理來實現(xiàn)對于社會保障中的發(fā)展的推動，將是本文所要研究的重要問題。

一、加大檔案管理工作力度，充分發(fā)揮思想意識對于工作的能動作用

在充分認識檔案管理對于加強社會保障事業(yè)發(fā)展的重要意義的前提下，就需要加大對于檔案管理的工作力度，這種力度主要包括兩個方面：

一是加大對于檔案工作的宣傳力度，要廣泛利用各種宣傳渠道、充分發(fā)揮思想意識對于工作積極性的能動作用，使更多的人充分意識到，加強檔案管理能夠推動社會保障事業(yè)更加便捷、穩(wěn)定地展開，為維系廣大社會群眾的利益提供更加強有力的保障。而且，對于思想意識以及重要性認知程度的提升，不應(yīng)局限在社會保障管理中心檔案管理服務(wù)人員的身上，而是要面向全社會，尤其是與檔案管理工作、與社會保障福利事業(yè)存在關(guān)聯(lián)性的企業(yè)或者單位積極宣傳檔案管理工作的重要性，爭取政府以及黨政機關(guān)管理層面對于檔案管理工作的重視與支持，從而獲得其工作過程中所需的軟硬件設(shè)施、檔案存放以及信息化建設(shè)所需的場地支持。

二是要在現(xiàn)有的工作平臺和設(shè)施基礎(chǔ)上，加大對于資金和管理人員的投入，充分解決傳統(tǒng)管理模式下所存在的庫房緊張、資金短缺、設(shè)備老化等問題，為完善檔案管理工作創(chuàng)造更多有利的環(huán)境與條件，以自覺性、科技化以及縝密性的思維來從事檔案管理工作，進一步推動社會保障事業(yè)的發(fā)展。

二、建立健全檔案管理制度，有效保障社會保障事業(yè)的運營基礎(chǔ)

檔案管理工作本身是一項極其繁瑣的過程，為了使其能夠以更加縝密、全面和深入的服務(wù)于社會保障工作，使其在每一個環(huán)節(jié)當中都能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，就必須全面規(guī)范檔案管理的各個步驟的各項細節(jié)，建立全面而系統(tǒng)的檔案管理制度，使廣大工作人員在每一個細節(jié)都有據(jù)可依、有步可循?？梢猿浞直心壳皣乙呀?jīng)頒布的檔案管理和信息保密類法律以及各項社會保障措施的政策內(nèi)容，將社會保障環(huán)節(jié)中所涉及的檔案，從內(nèi)容分類以及保管期限上做出明確的劃分以及有針對性的管理要求，并形成一定的綱領(lǐng)性文件，能夠保障廣大工作人員在從事檔案管理的過程中，有章可循、有制可依。同時，要將檔案業(yè)務(wù)的相關(guān)流程包括檔案收集、錄入、編號入庫，后期的調(diào)檔、移交和分寸方面的內(nèi)容進行程序化的規(guī)定；定期對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和盤點，并形成一定的文字匯報內(nèi)容，及時反映檔案庫存以及分類、轉(zhuǎn)移和封存情況，嚴格遵循檔案管理制度，并保持社會保障各個管理部門之間的消息流通和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，避免造成檔案信息的冗余和浪費。

三、加強人才培訓，構(gòu)建多樣化、立體化的復式人才結(jié)構(gòu)隊伍

檔案管理工作歸根到底是由人負責展開和進行的，因此要想讓其產(chǎn)生對于社會保障事業(yè)積極的推動力量，就必須加強對于現(xiàn)任檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓，提升其綜合素質(zhì)，同時注意對高技術(shù)和管理人才的引入，充分構(gòu)建起以高端人才為先導、以工作業(yè)務(wù)培訓為輔助的立體化、復式人才結(jié)構(gòu)隊伍。具體來說，首先，要全面培養(yǎng)工作人員的思想積極性，保障其工作態(tài)度和熱情，只有能夠以飽滿的狀態(tài)投入到檔案管理工作當中，才有可能將其做好、做完善，反之消極工作、懈怠任務(wù)必然不利于工作的順利展開。其次，加強對于現(xiàn)有檔案管理人員在服務(wù)理念、信息化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運營以及法律政策方面的培訓。隨著當前社會的不斷發(fā)展，社會保障工作不再是單一性的工作內(nèi)容，其與其他行業(yè)之間充滿了關(guān)聯(lián)性，也正是這種聯(lián)系性的存在，促使檔案管理工作人員必須充實地武裝自己，全面提升個人的綜合素質(zhì)，才能解決檔案管理過程中可能會面臨的各類問題，提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。第三，加強檔案管理人員的團隊建設(shè)，以團隊的氛圍來提升每個人的工作意識與狀態(tài)，通過先進思想、作風的建設(shè)以及各種政策內(nèi)容的傳輸實現(xiàn)穩(wěn)定管理隊伍，保障各項工作能夠有條不紊、持續(xù)連貫地展開。

四、推進檔案管理相應(yīng)的法律法規(guī)落實，助力全國范圍內(nèi)社會保障網(wǎng)絡(luò)體系的形成

隨著當前信息科技的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化以及信息技術(shù)化已經(jīng)逐漸入駐檔案管理領(lǐng)域，也讓網(wǎng)絡(luò)平臺和資源共享的問題出現(xiàn)在檔案管理的過程中。但是由于檔案信息本身涉及具體的人事信息和個人隱私，如何保障其更好地服務(wù)于社會保障事業(yè)，同時又能以較為安全的狀態(tài)維護廣大群眾的合法權(quán)益，就成為了法制化國家以及法務(wù)流程所必須探討和思索的問題。對此，筆者認為廣大社會保障中心全面總結(jié)以往工作，尤其是在檔案管理方面所面臨的安全隱患和不穩(wěn)定因素，并以文字形式呈報立法機關(guān)或政府單位，為其制定有關(guān)檔案管理安全方面的法律或是對其內(nèi)容進行補充和修正提供廣泛實踐參考，保障全國范圍內(nèi)社會保障網(wǎng)絡(luò)體系能夠穩(wěn)定運營。從立法的角度來說，還應(yīng)定期對檔案管理進行一定的調(diào)研和統(tǒng)計，針對不斷變化的社會發(fā)展主題以及社會保障政策，有針對性地將檔案收集、管理、網(wǎng)絡(luò)平臺共享，可對外公開信息范圍的限制進行明確說明和統(tǒng)一要求，將其作為重要的輔法務(wù)文件，為廣大工作人員提供重要的參考和指示。

綜上所述，檔案管理工作作為當前社會保障事業(yè)的重要組成部分，加強對其的管理和運營將有助于維護廣大群眾的基本權(quán)益，從而實現(xiàn)全社會范圍內(nèi)各項社會福利事業(yè)以及保障措施的穩(wěn)步推進和運營。而要想充分發(fā)揮這樣一種推動作用，首先，要加大檔案管理工作力度，充分發(fā)揮思想意識對于工作的能動作用。其次，要建立健全檔案管理制度，有效保障社會保障事業(yè)的運營基礎(chǔ)。第三，要加強人才培訓，構(gòu)建多樣化、立體化的復式人才結(jié)構(gòu)隊伍。最后，還需要推進檔案管理相應(yīng)的法律法規(guī)落實，助力全國范圍內(nèi)社會保障網(wǎng)絡(luò)體系的形成。同時，必須注意的是，檔案管理工作現(xiàn)有的檔案管理人員要基于目前檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，向社會以及政府的廣大人員積極宣傳其作用和重要性，爭取到更多的資金以及政策的支持，為其穩(wěn)定發(fā)展和長久運行提供有力的保障與基礎(chǔ)。

（作者單位為大理白族自治州人力資源和社會保障局信息中心）

參考文獻

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（2）營銷電子文件管理的工作進展情況。隨著公司“十二五”信息化工作的深入開展以及“大營銷”體系的推廣建設(shè)，營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)電子化管理工作取得了較大進展。按照公司“大營銷”體系建設(shè)及公司2012年營銷信息化工作要求，營銷電子檔案管理要覆蓋到營銷系統(tǒng)所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，真正實現(xiàn)營銷電子文件管理的穩(wěn)定、保密，為營銷業(yè)務(wù)高效開展提供技術(shù)支撐。

1.1意義

（1）可以充分保障營銷客戶檔案信息安全存儲。

（2）可以有效建立營銷文件檔案資源共享利用機制。

（3）有助于提升營銷業(yè)務(wù)的綜合管理水平。

（4）能夠有效支持公司電子文件管理工作。

2復雜性表現(xiàn)

2.1業(yè)務(wù)項目類型繁多

隨著公司“三集五大”體系建設(shè)的推進，對信息化管理提出了很高的要求。而營銷部門承載著業(yè)擴報裝、電費計費、電能計量、用電信息采集等關(guān)鍵業(yè)務(wù)以及95598電話語音、互動網(wǎng)站、銀電聯(lián)網(wǎng)等對外服務(wù)工作，營銷檔案項目日趨復雜。

2.2流程復雜、變動性大

營銷檔案以營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)為依托，具有步驟流程較多、與客戶交互文件多等特點。因此實現(xiàn)電力客戶檔案的生成、收集、歸檔、更新等全過程與營銷各項業(yè)務(wù)辦理流程的緊密關(guān)聯(lián)，以確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的逐一對應(yīng)，并保證檔案內(nèi)容的完整性、準確性與實時性，有較大難度。

2.3與原系統(tǒng)接軌問題

營銷檔案管理業(yè)務(wù)主要包括2大類10大模塊，分別是檔案監(jiān)控與利用、電子文件采集、電子文件生成、文件流轉(zhuǎn)、文件歸檔、檔案建檔、檔案保管、變更與借閱、檔案室管理、檔案管理的檢查與考核。涉及到多個系統(tǒng)，保證其對接與兼容可靠性極其重要。

3處理方式

3.1業(yè)務(wù)架構(gòu)

檔案的監(jiān)控與利用：檔案監(jiān)控基于檔案的全生命周期對檔案管理全過程進行監(jiān)控;文件缺失預(yù)警與業(yè)務(wù)過程緊密結(jié)合，對業(yè)務(wù)過程中未及時登記與缺失的過程文件進行提醒與告警;檔案智能化檢索、檔案情況統(tǒng)計、檔案利用與信息是對檔案利用開發(fā)。

營銷檔案業(yè)務(wù)：依次為電子文件采集、電子文件生成、文件流轉(zhuǎn)、文件歸檔、檔案建檔、檔案保管、變更與借閱、檔案室管理、檔案管理的檢查與考核，所包含的具體內(nèi)容如圖。

營銷檔案管理業(yè)務(wù)與營銷業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，在營銷業(yè)務(wù)的處理過程中，進行電子文件的采集、采集完成后各個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)基于電子文件進行無紙化業(yè)務(wù)操作，在審批與協(xié)同工作環(huán)節(jié)進行電子文件的調(diào)閱，對電子化業(yè)務(wù)資料進行審查與更新，并在業(yè)務(wù)歸檔環(huán)節(jié)進行資料的歸檔與電子文件的封裝，保證了檔案的閉環(huán)管理。

3.2流程架構(gòu)

營銷業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理時進行紙質(zhì)文件采集同時獲取元數(shù)據(jù)進行電子文件的生成，對于數(shù)據(jù)捕獲生成的檔案自動獲取系統(tǒng)數(shù)據(jù)按照模板生成電子文件。

營銷業(yè)務(wù)工單流轉(zhuǎn)過程中，需要對電子文件進行調(diào)閱，進行電子文件的在線瀏覽。同時相關(guān)部門可以根據(jù)業(yè)務(wù)權(quán)限對電子文件進行審查與更新。

在檔案移交時，應(yīng)進行紙質(zhì)檔案與電子文件的核對，核對通過后進行檔案的接收，對于存在不符的情況，應(yīng)將文件退回重新處理。

文件接收后，進行檔案的入庫與定置放置，進入自動庫房與指定檔案柜。電子文件應(yīng)按照規(guī)定進行備份保管。

對于存在檔案補充的情況進行檔案出入庫處理，并定期對電子檔案、紙質(zhì)檔案進行鑒定，轉(zhuǎn)為長期保存或銷毀。通過以上業(yè)務(wù)交互，從而在營銷業(yè)務(wù)處理過程中實現(xiàn)對檔案管理的全生命周期閉環(huán)管理。

3.3系統(tǒng)對接

（1）與營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的集成

營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)負責對電子文件業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)/元數(shù)據(jù)的采集，對掃描資料進行文件的上傳，在業(yè)務(wù)處理過程中可以對電子文件進行調(diào)閱、核對、更新。并將采集的文件進行電子化、壓縮、轉(zhuǎn)換、封裝、加密、入庫存儲，對營銷檔案進行全生命周期的監(jiān)控和管理。

（2）與自動化檔案存儲系統(tǒng)的集成

自動化檔案存儲系統(tǒng)，負責對檔案室的存儲規(guī)劃、對檔案資料與檔案柜存儲位置的對應(yīng)關(guān)系，將操作界面集成于營銷檔案管理系統(tǒng)，進行檔案的出入庫操作與存儲。

（3）與電子文件采集系統(tǒng)的集成

為實現(xiàn)紙質(zhì)文件的電子化，統(tǒng)一文件電子化的數(shù)據(jù)格式，建立電子文件采集系統(tǒng)，對高拍儀、高速掃描儀與其他錄入設(shè)備進行統(tǒng)一的管理。自動進行文件的識別、索引生成與存儲，同時進行非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的存儲與轉(zhuǎn)換。

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1.電子檔案失真現(xiàn)象嚴重

電子檔案數(shù)字化主要是將文件由紙質(zhì)文字形式轉(zhuǎn)化為電子文字的形式。眾所周知，電子文件的一個較大的特點就是其可分離性和易變性，這在檔案數(shù)字化的過程中是一個相對劣勢的影響因素。因為在文檔的輸入、儲存過程中容易發(fā)生信息干擾、病毒侵擾和人為破壞等行為，這些情況必然會導致檔案失真，檔案本身也就失去了數(shù)字化的真實意義。

2.作者權(quán)益往往受到侵犯

檔案數(shù)字化主要是通過現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)和聲像等文件轉(zhuǎn)換為電子檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，從而達到檔案信息資源共享。檔案數(shù)字化本身應(yīng)該獲得作者的同意，這樣才能保障作者的著作權(quán)不被侵犯。而在這一過程中作者本身的權(quán)益往往容易被忽視。

3.個人信息保密程度較低

網(wǎng)上侵權(quán)問題的主要原因是網(wǎng)絡(luò)中的檔案數(shù)字化信息分享的自由度越來越高，最基本的就是通過復制、上傳和下載等方式進行信息共享。然而，隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案數(shù)字化信息的保護更加困難。隨著檔案數(shù)字化信息在網(wǎng)絡(luò)當中的透明化和個人的數(shù)字化資料的公開化愈加增強，個人檔案數(shù)字化信息的保密性則隨之減弱。

4.信息技術(shù)保障程度較低

由于計算機技術(shù)尚處于不斷發(fā)展和完善的過程中，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)尚未成熟，加之網(wǎng)絡(luò)軟件本身就存在漏洞，這些漏洞極為容易被黑客攻擊，從而非法侵入網(wǎng)絡(luò)，進行不法行為。同時，由于數(shù)字化信息資源的共享性，使得很多信息沒受到應(yīng)有的保護，被隨意盜用和篡改。

5.篡改數(shù)據(jù)行為時有發(fā)生

導致檔案信息失真的途徑主要是信息被增刪或者更改。而造成檔案數(shù)字化信息失真的人為因素主要有蓄意破壞和個人疏忽這兩個方面。蓄意破壞主要是人為地抱有某種目的進行修改檔案數(shù)字化信息，導致信息失真。由于現(xiàn)代計算機病毒的種類繁多、潛在性和破壞性非常強大。所以，很多檔案數(shù)字化建設(shè)的工作環(huán)節(jié)或?qū)哟紊隙伎赡軙蝗藶楣簟?/p>

二、提高檔案數(shù)字化管理的對策

1.制定檔案法律保障體系

針對檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的管理風險以及法律風險，制定相關(guān)的法律法規(guī)，以強制性手段來保障用戶的權(quán)益，是最直接的解決辦法，這樣才能確保檔案數(shù)字化建設(shè)的法律效率，做好檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)的確認工作。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，既要考慮檔案的所有權(quán)，還要認清檔案的著作權(quán)。所有權(quán)與著作權(quán)是兩個容易被混淆的的概念，其實，擁有著作權(quán)的個人不一定具有所有權(quán)，所以說，檔案數(shù)字化建設(shè)還需要做好檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)的確認工作。另外，檔案所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓也可以通過捐贈、寄存的形式來把所有權(quán)轉(zhuǎn)讓給檔案館，否則，也造成侵權(quán)行為。

2.提供科學技術(shù)保障措施

在技術(shù)上進行不斷改進和創(chuàng)新，技術(shù)創(chuàng)新要多樣化，譬如信息加密技術(shù)，數(shù)字簽名技術(shù)，防火墻技術(shù)，操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，入侵檢測技術(shù)和長期可存取技術(shù)等。只有技術(shù)的不斷進步與不斷更新才能促進檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性，提供科學有效的技術(shù)保障，促進檔案數(shù)字化管理的順利進行。

3.實現(xiàn)數(shù)字檔案統(tǒng)一管理

針對檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題，要保障電子檔案的真實性與完整性，需要從管理的角度出發(fā)。主要包括對管理體系的加強、提升體系標準化、增強研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強文檔管理，健全系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理制度等。在建立檔案數(shù)字化建設(shè)標準體系時，必須依據(jù)國家確定的國家信息化相關(guān)規(guī)定來制定，同時還要與行業(yè)和地方的相關(guān)政策、辦法相結(jié)合，使之形成嚴密的體系，從而使整個數(shù)字化建設(shè)標準統(tǒng)一，步調(diào)一致，有利于部門之間、單位之間、系統(tǒng)之間，乃至整個城市、國家和國際之間的互通互聯(lián)。

4.完善紙質(zhì)檔案規(guī)范處理

隨著社會的進步，大部分檔案館也逐步展開檔案數(shù)字化建設(shè)。由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質(zhì)文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現(xiàn)在大部分檔案工作者首要的任務(wù)就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，從而實現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優(yōu)先進行數(shù)字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數(shù)據(jù)等數(shù)字化。然后，利用相應(yīng)的設(shè)備，分階段依據(jù)不同的載體，采取不同的方式，著手實施必要的數(shù)字化處理。只有通過數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術(shù)得到發(fā)展，從而適應(yīng)新世紀中高速高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

5.加強數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)已成為信息資源開發(fā)的重要手段之一，其建設(shè)在數(shù)字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位。基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，需要配備適應(yīng)數(shù)字檔案信息發(fā)展所需的軟硬件。檔案部門應(yīng)根據(jù)實際情況、配備適應(yīng)檔案數(shù)字化工作需要的辦公設(shè)備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲、管理到利用的數(shù)字化管理全過程的需要，努力實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、技術(shù)和產(chǎn)業(yè)的良性互動，促進網(wǎng)絡(luò)融合，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置和信息資源共享，充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案信息資源進行合理的組織與加工。同時，還要配置先進、適用和可靠的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了開發(fā)效率。

篇10

關(guān)鍵詞： 加快；檔案；管理；信息化；步伐

Key words： accelerate；archives；management；informatization；pace

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）24-0187-02

0 引言

國有企業(yè)人力資源管理的一個重要方面就是人事檔案管理，在企業(yè)選人、用人以及開發(fā)人力資源等方面，科學有效的管理人事檔案發(fā)揮的作用越來越大。為了促進企業(yè)能夠合理的科學的使用人才，必須有效提高企業(yè)人事檔案管理信息化的水平。

1 目前國有企業(yè)人事檔案管理中存在的突出問題

第一，由于人事檔案基礎(chǔ)建設(shè)投入不足而導致管理手段滯后。企業(yè)的終極目標就是追求最大的經(jīng)濟效益，因此，企業(yè)領(lǐng)導在生產(chǎn)經(jīng)營上花費了大量的精力和資金，然而卻忽視了檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)以及信息化水平的投入。甚至很多企業(yè)的領(lǐng)導錯誤的認為，投入大量的人力物力在人事檔案管理上是一種浪費，因為不產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益。長期下來，就形成了現(xiàn)在這種人事檔案管理說起來重要，但是實際上置之不理的現(xiàn)象。因此，我國對于認識檔案的經(jīng)驗管理以及手工操作還處于原始階段，缺乏管理上的先進性，這些都嚴重的制約了我國認識檔案作用的最大發(fā)揮。

第二，目前很多人事檔案人員的現(xiàn)代化計算機和網(wǎng)絡(luò)信息化水平較差從而導致工作效率低下。目前從事檔案管理的人員多是不能夠上生產(chǎn)一線的非技術(shù)人員或者是受照顧的老弱病殘對象，由于他們的學習能力低，接受現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力差等，對提高企業(yè)認識檔案信息化管理帶來了很多困難。

第三，由于不科學的記載檔案內(nèi)容，不能為企業(yè)選人用人提供有效的參考價值。目前很多企業(yè)的人事檔案僅是簡單的記錄了員工的姓名以及文化程度等，沒有充分反映員工的特長以及潛力功能等。由于在檔案中沒有反映員工的業(yè)績，因此，不能有效的對員工進行能力評估。加之，人事檔案管理上的條塊分割制嚴重影響了人事檔案綜合效能的發(fā)揮。這樣的人事檔案不僅浪費了人力財力，還不能完整的反正員工的真實情況，因此，失去了人事檔案在管理中的價值和作用。

第四，不健全的現(xiàn)代化管理制度導致了人事檔案的漏洞較多。很多企業(yè)普遍存在人事檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象。在這些企業(yè)當中，員工職務(wù)的升降以及薪資待遇隨意性大，從而導致員工的工資級別以及職務(wù)任免等信息無法形成書面資料。這種不規(guī)范的人事管理造成了許多不良后果：首先，有人利用人事檔案管理的不規(guī)范性以及漏洞，篡改工齡等制造有利于自己的虛假資料；其次，由于檔案程序上存在的不嚴肅性，導致有的人已經(jīng)離職，但是該人的檔案沒有按照規(guī)定轉(zhuǎn)遞等。

2 信息化管理是提高國有企業(yè)人事檔案管理水平的必由之路

在信息化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化的時代，如果企業(yè)仍舊對人事檔案采用手工方式進行粗放的管理，檔案管理上的一些漏洞將會一直延續(xù)，造成的人力財力的浪費還將繼續(xù)存在。因此，為了使得檔案能夠更好的服務(wù)企業(yè)，最大化檔案的潛在作用，必須突破傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，走信息化的管理之路并建立現(xiàn)代管理制度。

第一，通過培養(yǎng)提高和吸納信息化水平較高的專業(yè)人才來管理檔案。人事檔案管理信息化的操作是由人來完成的，這就要求企業(yè)的領(lǐng)導首先要高度重視培養(yǎng)信息化水平較高的檔案管理人才，為人事檔案管理的信息化大開方便之門。只有提高企業(yè)領(lǐng)導對人事檔案管理信息化的認識，才能更好的解決專業(yè)人事檔案人才培養(yǎng)以及外面引入的問題。在用人方面，對于本企業(yè)現(xiàn)有的人員應(yīng)當通過最大程度的培訓來提高他們的綜合素質(zhì)，使得他們在盡量短的時間熟練掌握以及運用計算機進行人事檔案的管理。同時，還要努力充實信息化水平較高的檔案管理人才，以充分發(fā)揮其帶動提高的作用。為了培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)化人才，一方面，不斷的強化管理人員的理論知識以及業(yè)務(wù)技能，在具備扎實的檔案管理理論知識的同時還具備運用計算機處理文件以及檔案的方法以及相關(guān)技術(shù)；另一方面，加快檔案信息化技術(shù)培訓，應(yīng)當重點培訓數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運用以及計算機網(wǎng)絡(luò)知識的運用等方面。通過培訓，最終形成一支檔案信息化管理的隊伍，以確保檔案管理的規(guī)范、安全和平穩(wěn)。

第二，建全人事檔案信息化管理的規(guī)章制度。規(guī)章制度的約束和保障是確保工作順利實施以及繼續(xù)開展的前提和基礎(chǔ)。對于人事檔案的信息化管理也是如此，必須及時改革那些不適應(yīng)新形勢、新要求以及新手段的規(guī)章制度，及時制定科學的、合理的以及規(guī)范的認識檔案管理制度，以保證人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化以及科學化。因此，要及時完整的收集與之相關(guān)的檔案，堅持“去偽存真”的原則保存為電子檔案，并不斷的補充完善相應(yīng)的規(guī)章制度，尤其要及時補充和手機檔案的新內(nèi)容。只有維護了人事檔案的真實性和嚴肅性，才能發(fā)揮其有效性，才能為企業(yè)的人事決策提供準確的參考價值，才能促進國有企業(yè)又好又快地發(fā)展。

第三，加大資金的投入，為人事檔案的信息化管理通過硬件以及技術(shù)保障。檔案的信息化管理需要硬件設(shè)施的支持以及應(yīng)用軟件、管理人員的知識不斷的更新補充來保證。而不斷的更新檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，需要投入一定的人力、物力和財力。因此，為了有效的保證信息化所需設(shè)備以及軟件的更新，企業(yè)每年都應(yīng)當對其列出專項開支。企業(yè)人事檔案管理部門領(lǐng)導要在保證管理系統(tǒng)正常運行的情況下，及時根據(jù)檔案一體化管理的最新動態(tài)，對管理人員不斷進行“充電”。在這一點上，中小型國有企業(yè)要重視，民營企業(yè)也應(yīng)該借鑒。

第四，加強對檔案工作的領(lǐng)導，采取有效措施，確保檔案信息化管理有效運行。檔案信息化在為我們提供便捷服務(wù)的同時，也會受到網(wǎng)絡(luò)黑客和一些別有用心的人為的威脅。因此，我們要積極設(shè)法預(yù)防各種影響檔案保密和安全的因素。檔案管理人員首先要增強檔案安全意識和保密意識，不在管理檔案的專用電腦上聊天、在線觀看視頻和玩游戲，不在檔案網(wǎng)頁上隨意信息，對應(yīng)當?shù)男畔?，要?jīng)過上級的嚴格審查。另外，在當前電腦病毒泛濫的情況下，要采取有效的措施，積極預(yù)防電腦黑客對檔案信息安全帶來的威脅，也要防止泄密。

總之，加快國有企業(yè)人事檔案管理的信息化步伐，對推動企業(yè)人力資源更好地為企業(yè)服務(wù)，有著十分重要的作用，理應(yīng)引起國有企業(yè)負責人的高度重視。

參考文獻：

[1]編委會.最新檔案管理工作實踐與探索[M].中國知識出版社，2008.04.