導(dǎo)言：作為寫作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇學(xué)生學(xué)籍檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問(wèn)題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題

1.收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆等。

2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問(wèn)題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3.檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)的中間環(huán)節(jié)較多，無(wú)論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來(lái)保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無(wú)還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。

二、完善學(xué)籍檔案管理工作的建議

1.增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺(jué)收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2. 制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并樹(shù)立全局觀念。高校學(xué)籍檔案管理必須制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、程序標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施意義就在于統(tǒng)一，要切實(shí)改變各自為政、各行其是的局面，主管部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小時(shí)要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問(wèn)題；要樹(shù)立整體觀念，服從大局，用標(biāo)準(zhǔn)去統(tǒng)一行動(dòng)，用標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理工作。特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保檔案材料真實(shí)完整、齊全規(guī)范。

3. 健全管理制度。嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善、配套的學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度，是協(xié)調(diào)、有序、正常地開(kāi)展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。同時(shí)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把執(zhí)行制度作為加強(qiáng)制度建設(shè)的重點(diǎn)來(lái)抓，使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執(zhí)行。

4. 改進(jìn)檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，各院校改革力度加大，教學(xué)上推行規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度，對(duì)學(xué)籍檔案管理工作提出了更高要求。過(guò)去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。為了使教學(xué)工作與建檔工作同步發(fā)展，進(jìn)一步強(qiáng)化與完善學(xué)籍檔案管理工作，學(xué)籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，熟練使用計(jì)算機(jī)并努力充實(shí)業(yè)務(wù)能力，包括聽(tīng)、說(shuō)、寫、計(jì)算和具體操作能力及處理各種事務(wù)的能力。目前，不少高校的教務(wù)處建立計(jì)算機(jī)房，引進(jìn)復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，使學(xué)籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業(yè)生資格審查、學(xué)位評(píng)審提供了翔實(shí)的檔案材料，從而有效地發(fā)揮了學(xué)籍檔案在教學(xué)管理中的重要作用。

5.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。

篇2

關(guān)鍵詞：高等院校；學(xué)生學(xué)籍；管理

高等院校學(xué)生在校的各方面情況一般都是記錄在學(xué)籍檔案，學(xué)生在校時(shí)，學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)整理和保管學(xué)籍檔案，學(xué)生離校后，學(xué)籍檔案的整理和保管工作就交由學(xué)生所在單位人事部門負(fù)責(zé)，也可以交由學(xué)生所在地人才中心負(fù)責(zé)，學(xué)籍檔案既記錄了學(xué)生在校時(shí)的成績(jī)考核，又記錄了學(xué)生參與各種涉外活動(dòng)情況，除此以外，還有學(xué)生在校遵守的紀(jì)律表現(xiàn)以及綜合相關(guān)老師的評(píng)價(jià)等都記錄在案。根據(jù)高等院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容，學(xué)校和各個(gè)用人單位不但能掌握學(xué)生的基本情況，而且可以了解學(xué)生的社會(huì)能力。因此，管理好學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅有利于保障學(xué)生的身心健康和合法權(quán)益，還有利于國(guó)家利益的維護(hù)以及教育質(zhì)量的保障。

一、學(xué)籍管理的內(nèi)涵

1.學(xué)籍，實(shí)際上也可以說(shuō)是對(duì)學(xué)生在校時(shí)期的整個(gè)過(guò)程的記錄。而學(xué)籍管理的過(guò)程，是指建立學(xué)生學(xué)籍檔案的過(guò)程。學(xué)籍檔案管理可分為三大過(guò)程：第一，招生、學(xué)生報(bào)到、新生注冊(cè)、發(fā)放學(xué)生證；第二，記錄學(xué)生成績(jī)和其補(bǔ)考情況，處理學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)以及復(fù)學(xué)等事宜；第三，獎(jiǎng)勵(lì)以及處分，進(jìn)行畢業(yè)證書的辦理以及發(fā)放。完成學(xué)籍檔案管理的整個(gè)過(guò)程會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，但這個(gè)過(guò)程能夠客觀并整體反映出學(xué)生在校時(shí)的各方面表現(xiàn)，包括德、智、體等方面。

2.高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的特性

首先是應(yīng)用性 。在高等院校里，就其教育人才的培養(yǎng)模式、培養(yǎng)目標(biāo)以及任務(wù)而言，它主要以一線中急需的技能型應(yīng)用型人才為培養(yǎng)方向，因此，高等院校的學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅要把普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況以及成績(jī)考核記錄下來(lái)，還要記載學(xué)生的黨、團(tuán)材料。另外，在學(xué)生檔案里，不僅僅只有學(xué)生專業(yè)技能檔案和藝術(shù)素養(yǎng)檔案具有應(yīng)用性，還有綜合素質(zhì)考核檔案等其它學(xué)生檔案也具有應(yīng)用性，綜合來(lái)看，學(xué)生檔案具有應(yīng)用性這一特點(diǎn)，這一點(diǎn)是尤為重要的。

其次是多樣性 高等院校的生源復(fù)雜，主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。另外，高等院校還有許多來(lái)自省外各個(gè)地區(qū)的優(yōu)質(zhì)生源，生源地區(qū)的文化以及其它各方面存在差異，導(dǎo)致高等院校的學(xué)生檔案也具有多樣性。

最后是周期性 在高等院校里，一批畢業(yè)離校學(xué)生帶走學(xué)生檔案的同時(shí)，又會(huì)有一批新生檔案注入，因此，學(xué)生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學(xué)制短、流動(dòng)性強(qiáng)、穩(wěn)定性差的特點(diǎn)，學(xué)生檔案管理的周期性就尤為明顯。

二、高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的重要性

1.學(xué)生學(xué)籍管理工作的目的是提供利用。學(xué)生在就業(yè)、參軍、考級(jí)考證、入黨、資助等時(shí)候往往需要用到學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用學(xué)籍檔案也成了整個(gè)工作的重中之重。從某種程度來(lái)看， 高等院校教育也可以說(shuō)是就業(yè)教育，對(duì)學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)而言，學(xué)籍檔案的管理工作尤為重要。

2.高等院校教育目的在于培養(yǎng)高素質(zhì)人才，其學(xué)院教學(xué)與教育的整個(gè)過(guò)程都被記錄在了學(xué)籍檔案中，因此，學(xué)籍檔案管理工作對(duì)于實(shí)現(xiàn)高等院校教育人才培養(yǎng)目標(biāo)，以及保障教育質(zhì)量與水平而言具有重大意義。把產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合進(jìn)行教育當(dāng)高等院校教育的陽(yáng)光大道，也是必走之路，把服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)，凸顯產(chǎn)業(yè)特色作為辦學(xué)的方向，把工學(xué)結(jié)合作為教學(xué)模式的同時(shí)還應(yīng)結(jié)合校企合作模式，通過(guò)學(xué)籍檔案工作可以把凸顯綜合素質(zhì)并凸顯技能鍛造的教育過(guò)程記載下來(lái)?？梢?jiàn)，學(xué)籍檔案管理對(duì)于教學(xué)評(píng)估有較大的作用，它能夠直觀地反映教學(xué)質(zhì)量和教育水平。

3.學(xué)籍檔案記載著一個(gè)學(xué)生在校時(shí)的各方面情況，幾乎就如一張名片，一張好的名片有助于學(xué)生的就業(yè)，因此，對(duì)于促進(jìn)高等院校的畢業(yè)生就業(yè)這一程度而言，學(xué)籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經(jīng)達(dá)到一個(gè)高度，用人單位對(duì)人才檔案也隨之提出了更高的要求，逐漸轉(zhuǎn)向于電子信息檔案，用人單位考察畢業(yè)學(xué)生往往會(huì)參考學(xué)籍檔案。而于學(xué)生而言，就應(yīng)該不斷完善自己，以通過(guò)重重考核。

三、高等院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的不足

隨著高等院校的擴(kuò)招，在校學(xué)生的增多，高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的問(wèn)題也越顯得重要。但是遇到的問(wèn)題也越來(lái)越突出。具體主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1.學(xué)籍檔案管理工作人員態(tài)度不認(rèn)真

學(xué)生在校期間的各方面情況通通記錄在了學(xué)籍檔案中，學(xué)籍檔案也因此成為了用人單位用人時(shí)的考慮因素。但在學(xué)籍管理過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)相關(guān)工作人員工作馬虎的情況，主要表現(xiàn)在填寫太隨意，字跡潦草，內(nèi)容不統(tǒng)一，評(píng)價(jià)不客觀等方面，從而導(dǎo)致原始檔案喪失真實(shí)性與完整性，實(shí)現(xiàn)不了學(xué)籍檔案原本的作用。

2.學(xué)生對(duì)個(gè)人檔案的意識(shí)性不強(qiáng)

學(xué)生沒(méi)有意識(shí)到個(gè)人檔案的重要性，對(duì)待個(gè)人檔案不認(rèn)真，在填寫自己情況，字跡不公正，總結(jié)不認(rèn)真，三言兩語(yǔ)地應(yīng)付完，典型的是在寫思想與生活表現(xiàn)時(shí)，不僅內(nèi)容太片面，而且表述都有問(wèn)題，甚至還會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)別字。另外，在畢業(yè)離校后，由于不大在意學(xué)籍檔案的保管，可能會(huì)造成檔案丟失。

3.電子檔案管理不到位

目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在快速發(fā)展，學(xué)籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統(tǒng)化，因此，對(duì)于學(xué)籍檔案的管理提出了更高的要求，僅僅利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案顯得比較落后。但是，目前的情形是，相對(duì)于電子檔案而言，大多數(shù)高校更為傾向于紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致學(xué)籍檔案容易丟失。

四、加強(qiáng)高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的具體措施

學(xué)生檔案管理具有一定的特殊性，并且是尤為重要的一項(xiàng)工作，為此，可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現(xiàn)代化、檔案人員專業(yè)化、檔案材料規(guī)范化、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)力量和責(zé)任意識(shí)管理這“五化”對(duì)策，從而促進(jìn)高等院校完成人才培養(yǎng)目標(biāo)和教育目標(biāo)。

1.深刻體會(huì)學(xué)籍檔案的重要性。

學(xué)生學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的重要信息，全體師生都應(yīng)該意識(shí)到其重要性。一方面，對(duì)于學(xué)生學(xué)籍管理的工作人員，應(yīng)該建立相應(yīng)的考核機(jī)制，并提供給他們專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍管理工作的價(jià)值。另一方面，學(xué)校應(yīng)帶動(dòng)其它各個(gè)部門參與管理工作，使得學(xué)籍檔案管理工作取得更好的效果。

2.加強(qiáng)學(xué)籍檔案工作管理規(guī)范化

學(xué)籍檔案管理工作主要是整理學(xué)生在校期間的各種材料，提供學(xué)籍檔案的利用。學(xué)籍檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，要求這個(gè)過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并科學(xué)，為了使得學(xué)籍管理工作達(dá)到這一水平，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的價(jià)值，確保學(xué)生身心健康成長(zhǎng)，素質(zhì)全面發(fā)展，需要建立一套完備的學(xué)籍檔案管理制度來(lái)規(guī)范整個(gè)工作過(guò)程。

3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息化。

如今，網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)幾乎已經(jīng)進(jìn)入了家家戶戶的生活與工作，學(xué)籍檔案管理越來(lái)越趨向于信息化。學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)與現(xiàn)代靠攏，對(duì)學(xué)姐檔案信息化管理引起重視，強(qiáng)力支持管理信息化。高校學(xué)籍檔案管理部門可以利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)創(chuàng)建一個(gè)信息平臺(tái)，把學(xué)生的學(xué)籍檔案整理好并存放在這一信息平臺(tái)上，為個(gè)人或單位查詢資料提供方便。

4.強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)。

一方面，學(xué)籍管理人員自身應(yīng)該努力完善自己。在業(yè)務(wù)上，學(xué)籍管理人員應(yīng)該努力加強(qiáng)自己的工作能力，不僅要擅長(zhǎng)實(shí)踐操作，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)理論知識(shí)，牢牢掌握專業(yè)技能，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力；在思想政治上，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針以及政策，做到愛(ài)崗敬業(yè)，并認(rèn)真學(xué)習(xí)工作相關(guān)法律，樹(shù)立正確的人生觀與世界觀。另一方面，學(xué)校不僅要努力做好學(xué)籍管理人員的思想工作，穩(wěn)定情緒，多給予他們一些生活上與工作上的關(guān)心，以使他們能夠?qū)Ｐ摹⑻?shí)的工作，還需要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升他們的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

5.做好學(xué)籍檔案管理工作， 提供滿意服務(wù)

目前，學(xué)籍檔案管理在畢業(yè)階段進(jìn)行得有些雜亂無(wú)章。學(xué)生在即將離校時(shí)，往往需要轉(zhuǎn)走檔案，新生入校時(shí)會(huì)轉(zhuǎn)進(jìn)檔案，此時(shí)工作會(huì)顯得比較繁重，因此有一套專門的程序來(lái)規(guī)范學(xué)籍檔案的流動(dòng)，并不能隨意轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出，盡量在畢業(yè)時(shí)就安排好檔案的進(jìn)出，以避免工作扎堆。一方面要服務(wù)于學(xué)校。學(xué)籍檔案有助于學(xué)校各項(xiàng)工作的進(jìn)行，學(xué)校辦學(xué)離不開(kāi)學(xué)籍檔案管理，做好學(xué)籍檔案管理工作有助于學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的提高。學(xué)籍檔案可以為學(xué)校提供查詢服務(wù)，學(xué)校通過(guò)查詢部分學(xué)籍檔案，可以大致總結(jié)出某一階段的教學(xué)水平，從而制定出有針對(duì)性的教學(xué)檔案，以期辦學(xué)水平再上一個(gè)臺(tái)階。技師院校的學(xué)籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果，生源的數(shù)量以及各專業(yè)的招生人數(shù)、畢業(yè)生分配去向及社會(huì)對(duì)其給予的評(píng)價(jià)等在學(xué)籍檔案里有所記載，學(xué)校在實(shí)施招生計(jì)劃時(shí)，可以適當(dāng)?shù)亟栌眠@些內(nèi)容，做好招生宣傳，吸收優(yōu)質(zhì)生源。另一方面學(xué)籍檔案要為學(xué)生服務(wù)在畢業(yè)離校后，學(xué)生會(huì)經(jīng)常需要用到學(xué)籍檔案，以下是需要利用學(xué)籍檔案的幾種主要情況：

一是辦理繼續(xù)深造時(shí) 如今，就業(yè)難問(wèn)題愈演愈烈，因此，專科學(xué)生傾向于升本，本科學(xué)生忙著考研或留學(xué)。在這種情況下，這些學(xué)生申請(qǐng)報(bào)名時(shí)往往需要用到學(xué)籍檔案，因?yàn)闊o(wú)論你申請(qǐng)的是哪所學(xué)校，它們都需要了解你的相關(guān)資料，如：原就讀學(xué)校蓋章的高考成績(jī)和大學(xué)時(shí)期的成績(jī)，畢業(yè)證明以及學(xué)位證明。而如果是出國(guó)留學(xué)，國(guó)外的一些學(xué)校除了需要以上的資料以外，通常還需要了解學(xué)生更為全面的信息，如：學(xué)生在原就讀學(xué)校的思想政治表現(xiàn)、紀(jì)律表現(xiàn)以及學(xué)校推薦信，這些都離不開(kāi)學(xué)籍檔案。

二是辦理免修課程 有些學(xué)生可能會(huì)出國(guó)深造，而在國(guó)外的學(xué)校學(xué)習(xí)的某些課程可能會(huì)與原就讀學(xué)校的課程重復(fù)，也可能與某些學(xué)生自修或自考時(shí)的課程相同，這種情況下，學(xué)生可以申請(qǐng)免修課程，而申請(qǐng)免修課程需要學(xué)生在原就讀學(xué)校的該門課程的成績(jī)證明，這就需要從學(xué)籍檔案里面查詢。

三是補(bǔ)辦畢業(yè)證明書。

部分學(xué)生未保管好畢業(yè)證，導(dǎo)致畢業(yè)證丟失時(shí)，需要進(jìn)行重新辦理，而補(bǔ)辦手續(xù)需要一些材料，如：錄取證明、成績(jī)單、畢業(yè)證號(hào)。

另外學(xué)籍檔案要為社會(huì)服務(wù)。一方面，社會(huì)往往會(huì)從學(xué)生的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及身體素質(zhì)來(lái)考察他們，而這些考察因素都要通過(guò)查詢學(xué)籍檔案來(lái)了解，而且學(xué)籍檔案可以使造假文憑無(wú)所遁形，因此，通過(guò)學(xué)籍檔案可以辨別人才，挑選真正人才。另一方面，對(duì)于學(xué)生而言，學(xué)籍檔案也是學(xué)生人際交往與就業(yè)的一張名片，以便于學(xué)生更好地向社會(huì)推薦自己。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，學(xué)生學(xué)籍管理就是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作。因此，為了提升此項(xiàng)工作的質(zhì)量，確保學(xué)籍檔案的真實(shí)性與完整性，從而充分實(shí)現(xiàn)其服務(wù)價(jià)值，工作人員一方面需要不斷創(chuàng)新，不斷改進(jìn)工作方法，使之與現(xiàn)代化接軌，另一方面，工作人員還應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，明確工作職責(zé)，專心、熱情地投入工作。（作者單位：湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

篇3

高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國(guó)家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程所進(jìn)行的質(zhì)量考核管理。它包括學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、成績(jī)考核、紀(jì)律考勤、升級(jí)與留、降級(jí)，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。學(xué)籍檔案管理工作直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會(huì)聲望，如何搞好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平成為了當(dāng)今研究熱點(diǎn)。

一、學(xué)籍檔案管理工作存在的問(wèn)題

近年來(lái)，高校學(xué)籍檔案管理中存在一些問(wèn)題，如一些學(xué)生和教師對(duì)學(xué)籍管理缺乏正確的理解，學(xué)生只把自己作為學(xué)籍管理中的一個(gè)被動(dòng)對(duì)象；教師視學(xué)籍管理為教學(xué)管理部門的事，與己無(wú)關(guān)，且有些教學(xué)管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強(qiáng)，對(duì)有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。有些學(xué)生在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對(duì)學(xué)生違紀(jì)現(xiàn)象不聞不問(wèn)或隱瞞實(shí)情，對(duì)嚴(yán)重違紀(jì)問(wèn)題不處理，也不上報(bào)，甚至弄虛作假、更改考試成績(jī)等問(wèn)題，長(zhǎng)期得不到解決，致使學(xué)生管理等規(guī)章制度形同虛設(shè)，影響正常的教學(xué)秩序。

很多高校在新生入學(xué)后通過(guò)軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊(cè)、召開(kāi)主題班會(huì)等形式進(jìn)行入學(xué)教育，在對(duì)新生由高中進(jìn)入大學(xué)后的學(xué)習(xí)方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時(shí)有效的入學(xué)教育，新生需入學(xué)半年到一年的時(shí)間才適應(yīng)大學(xué)生活。

高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒(méi)有統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，每個(gè)部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無(wú)法達(dá)到共享，重復(fù)勞動(dòng)多、準(zhǔn)確性低、管理無(wú)序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

二、提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化對(duì)策

規(guī)范管理，樹(shù)立“以服務(wù)為主”的觀念。建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對(duì)學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，實(shí)行過(guò)程管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對(duì)象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報(bào)、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹(shù)立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開(kāi)放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。

利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍管理?，F(xiàn)代化管理手段是實(shí)現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴(kuò)大，校際間的合作日益增多，人工管理無(wú)法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項(xiàng)信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫(kù)，可隨時(shí)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績(jī)、課表等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動(dòng)化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

積極探索、推行學(xué)分制。學(xué)分制是高等教育大眾化形勢(shì)下改革學(xué)籍管理制度的必然選擇，它允許學(xué)生根據(jù)個(gè)人情況對(duì)所學(xué)知識(shí)和學(xué)習(xí)進(jìn)程上的自主選擇，是一種全新的教學(xué)管理制度和人才培養(yǎng)模式。學(xué)籍管理應(yīng)當(dāng)以適應(yīng)學(xué)生個(gè)體的差異化、多樣化為原則，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，積極探索推行學(xué)分制。學(xué)分制應(yīng)依據(jù)“拓寬基礎(chǔ)、淡化專業(yè)、加強(qiáng)素質(zhì)教育和注重創(chuàng)新能力培養(yǎng)”的原則，制定切實(shí)可行的人才培養(yǎng)計(jì)劃。學(xué)生只要修滿了學(xué)校規(guī)定的各項(xiàng)學(xué)分，就可以提前畢業(yè)。學(xué)分制的實(shí)行能極大調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，減少學(xué)生壓力，改善考風(fēng)考紀(jì)，有利于學(xué)生根據(jù)自身特點(diǎn)構(gòu)建自己的知識(shí)體系。

加強(qiáng)考試管理，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。課程考核是學(xué)籍管理中的重要內(nèi)容，它可以檢驗(yàn)教師的教學(xué)成果，還可以檢驗(yàn)學(xué)生對(duì)知識(shí)的理解程度和運(yùn)用能力。它是評(píng)定學(xué)生能否按照教學(xué)計(jì)劃學(xué)習(xí)的客觀依據(jù)，也是對(duì)學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍處理的重要依據(jù)。加強(qiáng)考試管理，制定考試工作職責(zé)及處理辦法，對(duì)考試各個(gè)環(huán)節(jié)作嚴(yán)格規(guī)定，還應(yīng)建立校、院兩級(jí)巡考制度，為嚴(yán)肅考風(fēng)、考紀(jì)提供保證。

學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作，從事這項(xiàng)工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識(shí)，系統(tǒng)的教育理論知識(shí)和專門學(xué)科知識(shí)責(zé)任心，還應(yīng)有一定的計(jì)劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)，并在實(shí)踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能提高管理水平，使學(xué)籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

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一、學(xué)校學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

首先，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式是完全依靠人力，學(xué)籍檔案管理人員要負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的抄寫、分類、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)等，而這些環(huán)節(jié)的任何一個(gè)都需要耗費(fèi)大量的人力物力，最終導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時(shí)，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，稍有不慎就會(huì)給工作造成巨大的損失。而采用電子學(xué)籍檔案管理模式就可以規(guī)避這些問(wèn)題。電子學(xué)籍檔案管理模式是通過(guò)采用現(xiàn)代化信息技術(shù)快速而又高效地完成學(xué)籍檔案的收集、分類、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)以及查閱等環(huán)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理全程的自動(dòng)化，這相對(duì)于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式具有不可比擬的優(yōu)越性。其次，電子學(xué)籍檔案管理是通過(guò)文檔的形式來(lái)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。當(dāng)前學(xué)校學(xué)籍檔案存儲(chǔ)方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產(chǎn)品，這些存儲(chǔ)器不僅存儲(chǔ)量大、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，而且穩(wěn)定性高、受外界環(huán)境影響小，只要存儲(chǔ)器沒(méi)有受到損害，其文檔的存儲(chǔ)期遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)紙質(zhì)學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)。因?yàn)榧堎|(zhì)學(xué)籍檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中容易受到蟲(chóng)害、潮濕等自然環(huán)境的影響，同時(shí)也容易被人為地?fù)p害，而電子學(xué)籍檔案就能很好地規(guī)避這些問(wèn)題。最后，電子學(xué)籍檔案管理模式可以通過(guò)加密、授權(quán)限制等各種科學(xué)手段來(lái)保證學(xué)籍檔案的安全性，而這些是紙質(zhì)學(xué)籍檔案無(wú)法做到的。所以，電子學(xué)籍檔案在方便學(xué)校學(xué)生及管理人員檢索和查詢學(xué)籍檔案的同時(shí)也可以通過(guò)信息技術(shù)的利用來(lái)為學(xué)生的學(xué)籍檔案管理增加安全系數(shù)，防止學(xué)生學(xué)籍檔案信息被惡意篡改，給學(xué)生和學(xué)籍檔案管理工作造成損失。

二、當(dāng)前學(xué)校電子學(xué)籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學(xué)校學(xué)生數(shù)量越來(lái)越龐大，就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，以及社會(huì)文化的多元化，越來(lái)越多的學(xué)校對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理更加重視，在這個(gè)過(guò)程中電子學(xué)籍檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子學(xué)籍檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張學(xué)籍檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性。電子學(xué)籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全因素的影響。電子學(xué)籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問(wèn)題。而且對(duì)環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無(wú)孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子學(xué)籍檔案的管理帶來(lái)巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致學(xué)生的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或被盜，所以，在使用電子學(xué)籍檔案時(shí)一定要注意信息的準(zhǔn)確性及安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

三、學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避措施

首先，針對(duì)于學(xué)生電子學(xué)籍檔案存儲(chǔ)的不安全性，管理人員應(yīng)該采取相應(yīng)的措施來(lái)提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全系數(shù)，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達(dá)到這一目的，管理人員可以通過(guò)實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案存儲(chǔ)設(shè)備的專機(jī)專用來(lái)保護(hù)相關(guān)文件數(shù)據(jù)不被損害。同時(shí)，管理人員應(yīng)該定期對(duì)電子學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行更新升級(jí)以及對(duì)電腦系統(tǒng)存在的漏洞進(jìn)行定期修復(fù)，以此來(lái)提高電子學(xué)籍檔案管理的安全性。而針對(duì)電子學(xué)籍檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的不完整性和存儲(chǔ)設(shè)備壽命的有限性等問(wèn)題，管理人員可以通過(guò)規(guī)范自己的操作、增強(qiáng)自身的職業(yè)道德素質(zhì)來(lái)杜絕因人為因素造成的損失。同時(shí)可以通過(guò)對(duì)重要學(xué)籍檔案進(jìn)行備份來(lái)減少因數(shù)據(jù)丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長(zhǎng)存儲(chǔ)設(shè)備的使用壽命，管理人員可以通過(guò)存儲(chǔ)設(shè)備的更新?lián)Q代以及對(duì)其使用后進(jìn)行及時(shí)修復(fù)等措施來(lái)實(shí)現(xiàn)。

其次，管理人員可以利用計(jì)算機(jī)高端技術(shù)來(lái)有效地規(guī)避電子學(xué)籍檔案管理過(guò)程中存在的種種風(fēng)險(xiǎn)。學(xué)校學(xué)籍管理部門主要是管理學(xué)生的學(xué)籍檔案，所以，技術(shù)人員可以利用信息技術(shù)對(duì)學(xué)生的信息系統(tǒng)采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開(kāi)加密和嚴(yán)格加密的雙加密模式，公開(kāi)加密用于學(xué)籍文件的發(fā)送，而嚴(yán)格加密才用于學(xué)籍內(nèi)容的接收，這樣就可以保證電子學(xué)籍檔案內(nèi)容的高度安全，維護(hù)學(xué)生的利益。除此之外，技術(shù)人員還可以對(duì)學(xué)生電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)設(shè)定身份驗(yàn)證，以此來(lái)控制學(xué)生電子學(xué)籍檔案的訪問(wèn)權(quán)限。這也是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施之一。

篇5

學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；（3）學(xué)生在籍注冊(cè)表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國(guó)等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問(wèn)題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題

1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問(wèn)題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級(jí)教育局（人事局）--縣級(jí)教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無(wú)論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來(lái)保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無(wú)還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺(jué)收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開(kāi)發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)證書編號(hào)、學(xué)位證書編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國(guó)留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開(kāi)學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻(xiàn)】

篇6

學(xué)籍管理是中學(xué)生教育教學(xué)管理的重要組成部分，針對(duì)學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等各方面的信息進(jìn)行審查管理，屬于一項(xiàng)復(fù)雜的工作。學(xué)籍檔案管理的好壞直接影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量，因此近些年來(lái)很多中學(xué)隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，逐漸重視起了學(xué)習(xí)檔案信息化管理工作。隨著現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)很多省市的中學(xué)生學(xué)籍信息都在使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，不僅保存方便、查詢方便而且更新方便，提升了中學(xué)生學(xué)習(xí)檔案管理水平。

1 中學(xué)學(xué)籍檔案的重要作用

學(xué)籍管理指的是對(duì)于取得學(xué)籍的學(xué)生從入學(xué)、注冊(cè)學(xué)籍再到考試成績(jī)記錄直至畢業(yè)的各方面信息，按照黨和國(guó)家的關(guān)于學(xué)生W籍政策的有關(guān)規(guī)定結(jié)合學(xué)生們自身的發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行的管理措施，學(xué)籍管理包含有學(xué)籍卡和學(xué)籍檔案管理，學(xué)籍管理具有穩(wěn)定性、規(guī)范性、可操作性還有發(fā)展性的特點(diǎn)。中學(xué)學(xué)籍管理是學(xué)校對(duì)于學(xué)生們就學(xué)資格還有中學(xué)過(guò)程的學(xué)習(xí)狀態(tài)的肯定，是學(xué)生管理工作的重要組成部分。根據(jù)我國(guó)對(duì)中學(xué)生們德、智、體、美、勞全面發(fā)展的綜合要求，中學(xué)教育需要從學(xué)生的入學(xué)開(kāi)始到畢業(yè)期間的學(xué)習(xí)過(guò)程進(jìn)行管理和監(jiān)控，有著維護(hù)高校教學(xué)秩序、促進(jìn)和提高中學(xué)教育教學(xué)質(zhì)量、保證中學(xué)人才培養(yǎng)目標(biāo)順利完成的重要作用。學(xué)籍管理工作對(duì)于學(xué)生們的入學(xué)資格和在校表現(xiàn)情況都有詳細(xì)的記錄，對(duì)于學(xué)生的學(xué)習(xí)階段進(jìn)行全過(guò)程管理。

2 新社會(huì)形勢(shì)下學(xué)籍檔案需要增加的管理內(nèi)容

2.1 誠(chéng)信檔案

傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理不管是管理范圍還是管理都已經(jīng)不能夠完全的反映出現(xiàn)代學(xué)生的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，所以在新課改政策的要求下，需要根據(jù)學(xué)生學(xué)習(xí)和生活特點(diǎn)，適當(dāng)調(diào)整學(xué)習(xí)檔案的歸檔范圍，更全面的通過(guò)檔案資料反映出學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展特點(diǎn)。誠(chéng)實(shí)守信是中學(xué)生發(fā)展的重要道德品質(zhì)之一，也是檔案使用者最關(guān)心的問(wèn)題，在學(xué)籍管理中加入誠(chéng)信檔案能夠?yàn)閷W(xué)生提供個(gè)人在學(xué)習(xí)職業(yè)生涯中的信用資本，即被學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)和生活期間的信息材料，正確的反映出學(xué)生的信用和品行。

2.2 關(guān)注學(xué)生的創(chuàng)新能力

學(xué)籍檔案管理材料不僅需要關(guān)注學(xué)生們的日常學(xué)習(xí)成績(jī)，還要關(guān)注日常生活和學(xué)習(xí)中學(xué)生們表現(xiàn)出來(lái)的實(shí)踐能力和創(chuàng)新能力，從學(xué)生團(tuán)隊(duì)、社團(tuán)活動(dòng)能力、個(gè)人作品呈現(xiàn)、榮譽(yù)證書、資格證書等各個(gè)方面集中收集學(xué)生創(chuàng)新能力的成長(zhǎng)和進(jìn)步材料，統(tǒng)一編輯進(jìn)入學(xué)籍檔案中，幫助學(xué)生們進(jìn)一步提升自己的創(chuàng)新能力。

2.3 重視綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)

綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)指的是在中學(xué)沒(méi)一個(gè)學(xué)期結(jié)束的期末考試中，可以添加一項(xiàng)在校中學(xué)生的全面綜合素質(zhì)和能力評(píng)價(jià)測(cè)試任務(wù)，這樣綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)得出的結(jié)果可以根據(jù)日常學(xué)習(xí)中所有中學(xué)生平常在學(xué)校的言行舉止、學(xué)習(xí)態(tài)度和為人處世，同時(shí)這也可以作為高中錄取或者是大學(xué)錄取參考的重要數(shù)據(jù)信息。

2.4 心理檔案

在學(xué)籍檔案中簡(jiǎn)歷中學(xué)生心理檔案，能夠反映出學(xué)生在中學(xué)學(xué)習(xí)期間的心理健康狀況。據(jù)調(diào)查顯示，很多中學(xué)生由于需要面對(duì)中考，同時(shí)還要參加課余補(bǔ)習(xí)班和興趣班學(xué)習(xí)，導(dǎo)致很多學(xué)生學(xué)習(xí)心理壓力過(guò)大，不利于心理的健康成長(zhǎng)，所以學(xué)?？梢葬槍?duì)學(xué)生的心理教育展開(kāi)跟蹤調(diào)查，形成一定的心理檔案，這樣學(xué)校教育管理部門可以通過(guò)對(duì)學(xué)生心理檔案的了解分析學(xué)生們的個(gè)體發(fā)展特征，然后通過(guò)不同的心理特征采取不同的心理疏導(dǎo)措施促進(jìn)學(xué)生健康快樂(lè)的學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)。

3 中學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理優(yōu)化策略

3.1 明確檔案管理職責(zé)

中學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作人員首先需要主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理工作的相關(guān)政策法規(guī)，從自身做起提升對(duì)學(xué)籍檔案管理的重視程度，增強(qiáng)檔案管理工作的責(zé)任感和使命感，只有加強(qiáng)了職業(yè)道德修養(yǎng)才能夠時(shí)刻具備樂(lè)于奉獻(xiàn)的服務(wù)精神。檔案管理工作人員需要具備扎實(shí)的學(xué)籍檔案管理知識(shí)和信息技術(shù)技能，只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開(kāi)拓視野，才能夠提升工作綜合素質(zhì)，做好新時(shí)期的中學(xué)檔案管理工作。

3.2 完善學(xué)籍材料的收集和整理

中學(xué)生學(xué)籍檔案材料一定要齊全和完整，文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，例如學(xué)生的考試成績(jī)等級(jí)、補(bǔ)考之類的統(tǒng)計(jì)，還有受到處分決定的原件等，需要專人填寫，做到有證可查。每一個(gè)學(xué)年度中學(xué)班主任需要根據(jù)學(xué)生的實(shí)際學(xué)習(xí)情況來(lái)填寫調(diào)查表格，把學(xué)生們的實(shí)際學(xué)習(xí)情況進(jìn)行準(zhǔn)確填寫，體現(xiàn)出學(xué)生們的個(gè)性特點(diǎn)和閃光點(diǎn)。學(xué)生的成長(zhǎng)檔案袋中一般都是學(xué)生自己的學(xué)習(xí)和生活心得，在這里學(xué)生們可以記錄自己在學(xué)習(xí)中遇到的成功和煩惱苦悶。學(xué)生們自己把每個(gè)階段的成長(zhǎng)情況通過(guò)成長(zhǎng)檔案袋保存起來(lái)，為以后的成長(zhǎng)和發(fā)展提供有力依據(jù)。

3.3 掌握計(jì)算機(jī)管理技能

檔案管理人員需要自身具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理技能，這樣才能夠全面發(fā)揮出計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。檔案管理的材料傳統(tǒng)的保存方式都是紙質(zhì)檔案，這樣需要通過(guò)手工抄錄，不僅消耗工作時(shí)間長(zhǎng)，而且中間容易出現(xiàn)人工差錯(cuò)。通過(guò)使用計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)，可以更加快捷和系統(tǒng)的完成檔案材料的登記和手機(jī)、整理、歸檔工作，例如說(shuō)學(xué)生們的成績(jī)管理檔案，包括每一次的其中、期末、會(huì)考等成績(jī)，可以通過(guò)Excel表格來(lái)進(jìn)行操作，計(jì)算機(jī)能夠自動(dòng)生成總分排名，一目了然地呈現(xiàn)出一個(gè)班級(jí)甚至是一個(gè)級(jí)部的成績(jī)分析結(jié)果，節(jié)約了用傳統(tǒng)計(jì)算的方式得出的結(jié)論，數(shù)據(jù)也更加精確。這樣的現(xiàn)代化科技管理手段需要檔案管理工作者必須要具備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)操作管理技術(shù)。

3.4 建立完善的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)

目前很多中學(xué)都成立了“中學(xué)生學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)”，可以貫穿每個(gè)學(xué)生的整個(gè)義務(wù)教育階段。成立學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)制后，可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化管理，協(xié)調(diào)各個(gè)工作部門，更加及時(shí)準(zhǔn)確地掌握學(xué)校、班級(jí)和學(xué)生的動(dòng)態(tài)信息。需要查詢檔案信息也非常方便，可以在任意的地點(diǎn)任意的電腦中登錄檔案管理系統(tǒng)查詢自己需要的檔案信息，為工作帶來(lái)更大的便利。教師也可以通過(guò)系統(tǒng)隨時(shí)簡(jiǎn)約中學(xué)生們的學(xué)習(xí)信息，了解學(xué)生的各門課程學(xué)習(xí)成績(jī)和考勤結(jié)果，還有學(xué)生現(xiàn)階段的學(xué)習(xí)心理變化，這樣教師和學(xué)生都能夠通過(guò)學(xué)籍檔案來(lái)隨時(shí)了解學(xué)生們近段時(shí)間學(xué)習(xí)狀況。學(xué)生家長(zhǎng)也能夠足不出戶的通過(guò)學(xué)籍網(wǎng)站來(lái)查詢自己孩子的各項(xiàng)學(xué)習(xí)任務(wù)完成質(zhì)量，包括平時(shí)的學(xué)習(xí)表現(xiàn)還有各類科目的成績(jī)、學(xué)校實(shí)踐活動(dòng)的參與情況還有孩子們的心理成長(zhǎng)健康狀況等。通過(guò)建立統(tǒng)一的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，讓學(xué)生、教師和家長(zhǎng)都能從中充分的了解孩子們的學(xué)習(xí)狀態(tài)，并通過(guò)反映出來(lái)的一系列問(wèn)題調(diào)整學(xué)習(xí)方法和教育思路。

4 結(jié)語(yǔ)

中學(xué)生的教育問(wèn)題一直是過(guò)家家與部門關(guān)注的重要對(duì)象，是國(guó)家人才培養(yǎng)的最關(guān)鍵階段。中學(xué)學(xué)校的教學(xué)管理還有信息化管理必須要得到重視，目前學(xué)生的學(xué)習(xí)管理制度在中學(xué)中還沒(méi)有形成的十分健全，所以針對(duì)信息化管理這一方面，學(xué)校的教育部門和相關(guān)學(xué)習(xí)管理部門還需要作出更大的努力，加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部制度建設(shè)，加強(qiáng)管理人員的自身工作組織，結(jié)合學(xué)校發(fā)展的實(shí)際情況，強(qiáng)加學(xué)籍管理的信息化建設(shè)，從而提升中學(xué)生學(xué)籍管理工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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篇7

筆者根據(jù)高校院系的實(shí)際情況,就研究生學(xué)籍檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,探討對(duì)應(yīng)措施,以形成更具規(guī)范與便利的檔案管理模式。

一、學(xué)籍檔案管理是院系研究生管理的重要內(nèi)容

研究生學(xué)籍檔案管理是對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)教育過(guò)程的質(zhì)量考核管理，它包括學(xué)生的入學(xué)與注冊(cè)、成績(jī)、紀(jì)律與考勤、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)與就業(yè)等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學(xué)業(yè)等方面的表現(xiàn)，是人事檔案的一個(gè)重要組成部分，對(duì)其繼續(xù)深造或走入工作崗位關(guān)系極大。因此，學(xué)籍檔案管理是高校學(xué)生在校管理內(nèi)容的核心內(nèi)容之一,與學(xué)生利益包括其離校后的利益密切相關(guān)，受到學(xué)生的密切關(guān)注。做好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平，是研究生管理工作的重要內(nèi)容。

隨著高校招生數(shù)的擴(kuò)大、辦學(xué)形式的多樣化、因公（私）出國(guó)（境）的學(xué)生數(shù)增加、就業(yè)渠道多樣化形勢(shì)的發(fā)展，越來(lái)越多的用人單位或部門重視利用學(xué)籍檔案來(lái)了解畢業(yè)生的情況。一方面，畢業(yè)生個(gè)人在找工作或出國(guó)深造時(shí)需向聘用單位或國(guó)外高校提供其自身的學(xué)籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個(gè)人信息真?zhèn)味枰_認(rèn)檔案。因此，學(xué)籍檔案利用率不斷上升的趨勢(shì)給學(xué)籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

二、加強(qiáng)和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作的思考

目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養(yǎng)方案出發(fā)進(jìn)行不同的管理，但有的沒(méi)有形成規(guī)范的學(xué)籍檔案管理制度。由于研究生學(xué)籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學(xué)至畢業(yè)有三到四年甚至更長(zhǎng)時(shí)間，學(xué)籍檔案形成時(shí)間跨度大，包括在學(xué)期間培養(yǎng)過(guò)程的重要材料，沒(méi)有規(guī)范的管理制度，會(huì)出現(xiàn)歸檔不全的問(wèn)題；又由于研究生教學(xué)分散在各院系，院系在立卷整理過(guò)程中，容易出現(xiàn)檔案質(zhì)量參差不齊的情況。

在一些高校中，院系研究生學(xué)籍檔案管理，主要有以下問(wèn)題：

1.研究生入學(xué)前檔案資料分散

每年報(bào)考研究生的學(xué)生，被通知調(diào)檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業(yè)證書兩次寄檔過(guò)程，容易疏忽造成學(xué)生檔案丟失或在交接過(guò)程中的脫節(jié)。又由于考生所在單位有的沒(méi)有及時(shí)將檔案寄往學(xué)生將就讀學(xué)校，或者將檔案寄到了非直接負(fù)責(zé)的檔案管理部門。這樣就使得一些學(xué)生在不同階段的檔案，存放在不同的學(xué)校，造成學(xué)生檔案不完整，不能統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范管理。

2.學(xué)籍檔案管理制度不完善

許多高校對(duì)研究生學(xué)籍管理制度還不夠完善，檔案意識(shí)不強(qiáng)，要求不嚴(yán)。存在檔案材料不齊全，價(jià)值不高的問(wèn)題。研究生缺乏學(xué)籍注冊(cè)意識(shí)的現(xiàn)象較為普遍。造成學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)記載不全等現(xiàn)象；有的對(duì)學(xué)生受到處分和取消處分，從休學(xué)到復(fù)學(xué)等等都缺乏登記，使學(xué)籍管理難以發(fā)揮制約、監(jiān)督和服務(wù)的作用，甚至無(wú)法給研究生培養(yǎng)、教學(xué)提供科學(xué)的、可靠的信息。

3.學(xué)籍檔案管理模式和手段落后

目前，多數(shù)高校學(xué)籍檔案管理的信息化程度較高，已實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化。但也有一些學(xué)校院系研究生學(xué)籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統(tǒng)的手工操作，保管技術(shù)簡(jiǎn)陋單一，與科學(xué)化、信息化的要求差距甚大，難以適應(yīng)研究生教育和培養(yǎng)的需要。有的院系雖自主研發(fā)或購(gòu)買了校內(nèi)學(xué)生日常教務(wù)及管理系統(tǒng)，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數(shù)據(jù)庫(kù)類型不能兼容，難以保證學(xué)籍信息的實(shí)效性和準(zhǔn)確性，給學(xué)生查詢和核對(duì)造成極大不便。

三、加強(qiáng)與改進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的舉措

研究生學(xué)籍檔案，是研究生在學(xué)校期間學(xué)習(xí)情況的綜合反映，是個(gè)人起步的人事檔案資料，我們應(yīng)該從人事干部檔案管理的高度來(lái)認(rèn)識(shí)和看待研究生的學(xué)籍檔案管理。加強(qiáng)和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作，規(guī)范與完善研究生學(xué)籍檔案管理制度，應(yīng)受到每一位學(xué)籍管理工作人員的重視。針對(duì)目前高校存在的問(wèn)題，提出從新生入學(xué)報(bào)到、網(wǎng)上信息的錄入、課堂教學(xué)管理、檔案資料的歸檔和加強(qiáng)研究生學(xué)籍管理工作的領(lǐng)導(dǎo)的舉措。

1.及時(shí)了解和掌握研究生新生信息

要求新生根據(jù)錄取通知書內(nèi)的相關(guān)信息提前寄給院系，內(nèi)容：提供個(gè)人相關(guān)的基本信息、照片、學(xué)費(fèi)、保險(xiǎn)等。報(bào)到后及時(shí)錄入個(gè)人信息卡。院系在一個(gè)月內(nèi)做完對(duì)每位新生個(gè)人信息的審核確認(rèn)，在二個(gè)月內(nèi)學(xué)生完成體檢和個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個(gè)人檔案。

2.實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著檔案信息逐漸走向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，要加強(qiáng)培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)管理的專業(yè)人才，改革檔案工作程序，加速網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。為方便教師及時(shí)了解學(xué)生以及學(xué)生了解自己的成績(jī)情況、網(wǎng)上選課、課程安排等，必須加強(qiáng)研究生個(gè)人信息、個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃的網(wǎng)上錄入管理及學(xué)生考試成績(jī)教師網(wǎng)上錄入的信息化管理工作。同時(shí)，要不斷增加經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案管理設(shè)施和條件，使檔案工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。

3.完善研究生個(gè)人檔案資料的歸檔

研究生個(gè)人檔案中，包含有研究生入學(xué)前資料、黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、報(bào)到證白聯(lián)、學(xué)位申請(qǐng)書、研究生信息表、學(xué)年小結(jié)表、研究生階段成績(jī)單、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處罰材料等。這些資料需要系統(tǒng)整理，分類組卷，仔細(xì)抄寫，力求規(guī)范，存檔備查。

研究生學(xué)籍檔案屬于機(jī)要類材料，歸檔后查閱、轉(zhuǎn)寄都必須嚴(yán)格按照管理辦法執(zhí)行。研究生成績(jī)、畢業(yè)答辯材料等重要資料歸檔應(yīng)一式兩份，一份交由學(xué)校檔案館長(zhǎng)久保存，另一份入研究生個(gè)人檔案，以保證研究生學(xué)習(xí)階段資料的完整。一旦學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)生效，學(xué)籍管理部門應(yīng)在作好相關(guān)數(shù)據(jù)的信息化記錄的同時(shí)，以書面的形式及時(shí)告知相關(guān)學(xué)院，建立起學(xué)籍管理部門、相關(guān)學(xué)院、個(gè)人檔案三方存留的管理機(jī)制。

4.增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)研究生學(xué)籍檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

研究生學(xué)籍檔案工作涉及學(xué)院各部門，光靠檔案人員負(fù)責(zé)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須依靠院系領(lǐng)導(dǎo)的重視和全體教師的共同認(rèn)識(shí)和努力。因此，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好研究生學(xué)籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學(xué)院的年度計(jì)劃，由明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，規(guī)范考核辦法。檔案人員在提高自身素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。

四、結(jié)語(yǔ)

研究生的學(xué)籍檔案管理是一個(gè)較為系統(tǒng)和復(fù)雜的過(guò)程管理，必須增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，樹(shù)立以學(xué)生為中心的理念，以科學(xué)的信息化手段改進(jìn)學(xué)籍管理方式，進(jìn)一步完善研究生的學(xué)籍檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。

參考文獻(xiàn)：

篇8

1 高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

（1）管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一。2008年9月教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，首次明確將“學(xué)生類”檔案與其他十類檔案一同納入高校檔案實(shí)體管理體系。然而，在實(shí)際工作中，由于學(xué)生檔案的產(chǎn)生部門多，內(nèi)容復(fù)雜，高校專職檔案人員數(shù)量較少，學(xué)生檔案管理工作尚不能由檔案部門獨(dú)立完成。目前，學(xué)生檔案管理在實(shí)際運(yùn)作中分屬于學(xué)生管理部門、學(xué)校各院系、或是教務(wù)部門、檔案部門，各高校由于實(shí)際情況不同，在學(xué)生檔案的管理中，各部門所承擔(dān)的任務(wù)，角色輕重各有不同。

（2）管理方式不規(guī)范。學(xué)生檔案的流動(dòng)性強(qiáng)，它不歸高校檔案部門長(zhǎng)期或永久保存，因此不少高校并不重視學(xué)生檔案工作。此外，上級(jí)檔案行政部門的評(píng)估工作通常也不涉及學(xué)生檔案，這就使學(xué)生檔案管理工作缺少規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)。

①材料收集不齊全。學(xué)生類文件材料的歸檔范圍包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。然而，在實(shí)際工作中，高校接收到的新生檔案材料內(nèi)容參差不齊，究其原因，新生來(lái)自于全國(guó)各地，各省市對(duì)學(xué)生檔案的標(biāo)準(zhǔn)要求不同，導(dǎo)致新生檔案內(nèi)容多寡的地區(qū)差異。學(xué)生在校期間，學(xué)生檔案雖然由學(xué)生部門或檔案部門保存，但材料的收集、整理工作涉及學(xué)校的多個(gè)部門，由于一些高校尚未制定學(xué)生檔案管理的相關(guān)制度規(guī)范，造成學(xué)生材料的收集沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，一些社會(huì)實(shí)踐、畢業(yè)論文等反映學(xué)生能力的材料沒(méi)有歸入檔案。

②“棄檔”現(xiàn)象普遍存在。近年來(lái)畢業(yè)生回母校查詢個(gè)人檔案、補(bǔ)辦學(xué)籍檔案等情況非常多。究其原因，一些畢業(yè)生在臨近畢業(yè)時(shí)由于沒(méi)有找到合適的工作，往往會(huì)將檔案留在畢業(yè)院校，按有關(guān)規(guī)定，學(xué)?？纱鸀楸９軝n案1年～2年，過(guò)期后會(huì)根據(jù)學(xué)生原戶口所在地將其檔案寄往當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?chǎng)，也有一些學(xué)校沒(méi)有將檔案寄出，將其存放在學(xué)校的某個(gè)部門。很多畢業(yè)生不知道自己的檔案究竟在哪兒，因?yàn)闆](méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)遞檔案或是找不到檔案，造成工齡斷檔或是無(wú)法晉級(jí)等，給個(gè)人帶來(lái)很大麻煩。

（3）管理手段落后。目前，各高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理已全面展開(kāi)，而學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)則相對(duì)滯后，各高校還沒(méi)有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，大部分高校仍采用傳統(tǒng)的手工操作。學(xué)籍檔案雖然是學(xué)生檔案中最重要的部分，但是學(xué)生的社團(tuán)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐、發(fā)明專利等體現(xiàn)學(xué)生能力和個(gè)性的紙質(zhì)檔案卻無(wú)法進(jìn)行數(shù)字化檢索和利用，只能通過(guò)人工查找，不僅效率低，而且容易造成檔案的損壞和丟失。

2 高校學(xué)生檔案管理存在問(wèn)題的原因

（1）制度規(guī)范不完善。當(dāng)前，我國(guó)大部分高校檔案管理水平不高，沒(méi)有健全和完善的管理制度。多數(shù)高校尚未制定學(xué)生檔案的管理規(guī)范及制度、學(xué)生檔案管理的工作流程等，制度規(guī)范的不完善造成學(xué)生檔案材料內(nèi)容不完整、不規(guī)范，常常會(huì)出現(xiàn)檔案材料漏、亂、錯(cuò)、假的情況，為學(xué)生將來(lái)就業(yè)、職稱晉升、考評(píng)等方面帶來(lái)一定影響。

（2）學(xué)生檔案意識(shí)薄弱。大學(xué)生檔案知識(shí)匱乏、檔案關(guān)注度低、檔案意識(shí)淡薄是普遍存在的現(xiàn)象，很多學(xué)生對(duì)檔案沒(méi)有形成正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理法律法規(guī)、大學(xué)生檔案基本材料內(nèi)容和大學(xué)生檔案功能的認(rèn)知相當(dāng)有限，沒(méi)有把檔案同個(gè)人未來(lái)的工作、生活緊密聯(lián)系到一起，這也是造成“棄檔、丟檔”現(xiàn)象的原因之一。

（3）檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)。隨著學(xué)生畢業(yè)，學(xué)生檔案將轉(zhuǎn)至工作單位或戶口所在地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，實(shí)際保留在學(xué)校的只是學(xué)籍部分的內(nèi)容，因此很多檔案人員不太重視對(duì)學(xué)生檔案的管理。有些學(xué)校，在新生入學(xué)時(shí)將學(xué)生檔案送至檔案部門集中保存，待臨近畢業(yè)時(shí)突擊整理，很多檔案材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，這勢(shì)必影響學(xué)生檔案的質(zhì)量，對(duì)學(xué)生將來(lái)就業(yè)產(chǎn)生不利。

3 改善高校學(xué)生檔案管理的對(duì)策

（1）完善相關(guān)制度規(guī)范。學(xué)生類檔案涉及的學(xué)生檔案材料內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，為保證學(xué)生檔案的質(zhì)量，各高校檔案部門應(yīng)在《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》以及《高等學(xué)校檔案管理辦法》基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況制定具體的實(shí)施細(xì)則，對(duì)學(xué)生檔案的收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)作出規(guī)范性的規(guī)定，增強(qiáng)檔案管理的可操作性，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保學(xué)生檔案歸檔材料規(guī)范、齊全、完整。

（2）提高師生的檔案意識(shí)。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)采用各種措施通過(guò)各種渠道宣傳學(xué)生檔案的重要性，一方面輔導(dǎo)員要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案意識(shí)的教育，另一方面檔案機(jī)構(gòu)可以通過(guò)講座、培訓(xùn)、選修課等形式對(duì)學(xué)生宣講檔案的重要性，同時(shí)也可利用檔案網(wǎng)站、校園廣播、校報(bào)等校園媒介宣傳學(xué)生檔案的內(nèi)容、價(jià)值等，從而提高學(xué)生的檔案意識(shí)，使學(xué)生充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案是人事檔案的前身，它在未來(lái)工作和生活中起著重要的憑證作用，無(wú)論是考研、出國(guó)、工作調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、工齡計(jì)算、職稱申報(bào)等都離不開(kāi)檔案，檔案是自己權(quán)益的最好保障。

篇9

一、高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題及其原因

1.缺少合理完善的學(xué)生檔案管理機(jī)制。目前，高校學(xué)生檔案管理缺少明確的法律和制度依據(jù)。制度的缺位制約了高校學(xué)生檔案管理水平的提高。除《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》及《高等學(xué)校檔案管理辦法》外，教育部當(dāng)前還沒(méi)有一部針對(duì)高校學(xué)生檔案管理的系統(tǒng)性、具體性、可操作性的制度，更沒(méi)有明確規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)。因此，造成大多數(shù)高校學(xué)生檔案管理部門職責(zé)不清，管理混亂的局面。

2.檔案來(lái)源缺少統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，造成學(xué)生檔案內(nèi)涵不能實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。目前，教育部尚沒(méi)明確考生檔案標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)涵要求。不同省市考生檔案內(nèi)容各異、五花八門，有的省市考生檔案內(nèi)容豐富：有考生報(bào)名登記表、考生志愿表、考生體檢表、高中畢業(yè)生登記表、高中生學(xué)籍卡片等，而有的省市考生檔案中只有高中學(xué)籍卡片或?qū)W生成長(zhǎng)記錄冊(cè)、高中學(xué)生發(fā)展報(bào)告等名目。但對(duì)于考生檔案中到底應(yīng)具備哪些材料，教育部沒(méi)有明確規(guī)定。學(xué)生畢業(yè)后，用人單位則以較全面、豐富的學(xué)生檔案來(lái)要求，致使部分畢業(yè)生返校要求學(xué)校補(bǔ)充檔案內(nèi)容，而實(shí)事上對(duì)于高考檔案材料，學(xué)校只能以各省招生辦所寄檔案材料填充，對(duì)于考生檔案中缺少的材料，高校也無(wú)能為力。因此，教育部應(yīng)從高中階段的檔案內(nèi)容開(kāi)始規(guī)范要求。由于高考檔案材料各異，造成高校建立學(xué)生檔案時(shí)無(wú)法標(biāo)準(zhǔn)化要求。

3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)管理水平尚處于初級(jí)階段。高校學(xué)生檔案管理員素質(zhì)直接關(guān)系到高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量，而大部分高校沒(méi)有專職檔案管理人員，多為兼職，且人員變換頻繁，隊(duì)伍薄弱。高校領(lǐng)導(dǎo)及職能部門重視程度不夠，各檔案收集部門配合不力，加之檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，檔案知識(shí)欠缺，管理意識(shí)淡泊，管理模式陳舊，管理手段落后等等原因造成學(xué)生檔案丟失、管理混亂、檢索困難等情況發(fā)生。檔案管理水平的好壞，取決于檔案人員的主觀意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。目前的管理水平僅僅是簡(jiǎn)單的收集、整理、登記、裝訂、歸檔的初級(jí)階段，相距現(xiàn)代化的檔案信息化管理模式的實(shí)現(xiàn)較遠(yuǎn)。

4.學(xué)生檔案收集、整理的動(dòng)態(tài)化管理制度尚未建立。學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的獎(jiǎng)懲材料、借貸和還貸情況、學(xué)籍異動(dòng)材料、思想品德評(píng)定等材料是逐步形成，逐漸歸檔。而大多高校學(xué)生檔案管理從入校時(shí)初步建立（即高考檔案內(nèi)容）后，中間過(guò)程靜止，只至畢業(yè)前方從各部門收集整理。幾年的學(xué)習(xí)過(guò)程中，由于輔導(dǎo)員的變動(dòng)或部門老師管理意識(shí)淡泊，致使學(xué)生檔案材料不全或丟失。因此，最終的畢業(yè)生檔案中能夠反映學(xué)生學(xué)習(xí)過(guò)程、思想品德、創(chuàng)造性思維的材料太少，使用人單位無(wú)法從檔案中全面了解學(xué)生的在校學(xué)習(xí)過(guò)程。

二、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策

1.建立合理完善的學(xué)生檔案管理機(jī)制。高校應(yīng)明確學(xué)生檔案管理主體部門，隸屬于學(xué)生學(xué)籍管理部門，實(shí)行檔案分級(jí)管理。按照“分級(jí)管理、分級(jí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，從“有利于學(xué)生檔案收集，有利于學(xué)校規(guī)范管理，有利于學(xué)生檔案信息化管理，有利于學(xué)校的科學(xué)發(fā)展”出發(fā)，建立“學(xué)校黨政統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，職能部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，相關(guān)部門齊抓共管，二級(jí)學(xué)院和輔導(dǎo)員具體落實(shí)，全校師生參與監(jiān)督的學(xué)生檔案管理工作運(yùn)行機(jī)制。學(xué)校校長(zhǎng)是學(xué)生檔案管理工作第一責(zé)任人，對(duì)學(xué)生檔案管理工作負(fù)全面領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任；分管學(xué)生檔案工作副校長(zhǎng)是學(xué)生檔案管理工作直接主管責(zé)任人，承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)管責(zé)任。學(xué)校學(xué)生檔案管理部門為學(xué)生處，負(fù)責(zé)人承擔(dān)組織實(shí)施責(zé)任；教務(wù)處、招生就業(yè)處、二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)人是學(xué)生檔案管理工作直接責(zé)任人，二級(jí)學(xué)院的學(xué)生檔案管理人員負(fù)責(zé)本院學(xué)生檔案編目、整理、歸檔工作，輔導(dǎo)員是學(xué)生檔案收集、造冊(cè)、整理、移交的具體責(zé)任人。這樣才能有效地解決高校目前學(xué)生檔案管理中各自為政的問(wèn)題，才能做到學(xué)生檔案管理工作中的“形散神不散”。

2.規(guī)范高中檔案，建立高校檔案內(nèi)涵規(guī)范化要求。高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的部分，是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷。因此，高校學(xué)生檔案內(nèi)涵一定要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。首先，要從檔案來(lái)源開(kāi)始規(guī)范。其次，雖然目前教育部沒(méi)有具體的學(xué)生檔案管理規(guī)定，高校可根據(jù)當(dāng)前高等教育改革和大學(xué)生就業(yè)工作的整體形勢(shì)，再結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定出適合本校的具針對(duì)性和操作性的學(xué)生檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則，明確任務(wù)目標(biāo)和歸檔范圍，細(xì)化檔案的生成、組檔、轉(zhuǎn)遞等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化要求，提高學(xué)生檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。

3.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案管理人員素質(zhì)。眾所周知，管理水平?jīng)Q定管理質(zhì)量，而管理質(zhì)量的好壞又決定于管理人員的綜合素質(zhì)。高校要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)，首先要給檔案員制訂考核目標(biāo)，促使檔案員做到業(yè)務(wù)精通、愛(ài)崗敬業(yè)。其次，高校要根據(jù)檔案信息化發(fā)展需要，對(duì)檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)理論進(jìn)行培訓(xùn)，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)輔助管理水平進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)對(duì)檔案員的實(shí)操水平進(jìn)行考核。最后，提高檔案管理人員的服務(wù)水平，熱情服務(wù)，不計(jì)個(gè)人得失，甘于奉獻(xiàn)的精神；加強(qiáng)檔案員的政治思想教育和道德教育，提升思想政治高度，不為名利敢于抵制誘惑，守口如瓶、嚴(yán)守秘密的政治素質(zhì)。

4.建立學(xué)生檔案動(dòng)態(tài)化管理制度，多部門齊抓共管。高校學(xué)生檔案主管部門，要掌握各部門、各階段檔案形成時(shí)間、內(nèi)容，制定全年歸檔計(jì)劃，明確要求及目標(biāo)。其他部門配合共同收集建檔，并將鑒定為有價(jià)值的檔案整理移交檔案管理部門及時(shí)歸檔，推進(jìn)學(xué)生檔案動(dòng)態(tài)化管理，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平，使其能夠適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高學(xué)生檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔變成“活”檔，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的作用和價(jià)值。

總之，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案工作是當(dāng)前高校和社會(huì)發(fā)展的需要，也是檔案信息化發(fā)展的需要。我們必須根據(jù)社會(huì)形勢(shì)的發(fā)展變化和檔案發(fā)展的需要不斷探索創(chuàng)新，積極尋求解決現(xiàn)存問(wèn)題的辦法和策略，使高校學(xué)生檔案工作得到進(jìn)一步發(fā)展和完善，以改變當(dāng)前普通存在的高校學(xué)生檔案工作相對(duì)落后的現(xiàn)狀，加快檔案管理信息化步伐。

參考文獻(xiàn)：

篇10

檔案是個(gè)人信息的重要載體,在求學(xué)和求職中發(fā)揮著重要的作用。大學(xué)生檔案更是記載著大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)和生活的情況,反映了大學(xué)生的思想品德、學(xué)習(xí)成績(jī)、個(gè)人特點(diǎn)、獎(jiǎng)懲情況、身心素質(zhì)、專長(zhǎng)愛(ài)好等信息,是衡量大學(xué)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù);同時(shí)也是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)。大學(xué)生檔案的管理是高校學(xué)生管理的重要一環(huán),直接影響大學(xué)生的切身利益,但目前大學(xué)生檔案管理存在不少如檔案材料混淆、檔案材料不完整和轉(zhuǎn)遞不及時(shí)與不準(zhǔn)確等不足,因此在高等教育改革不斷深入及高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大、大學(xué)生就業(yè)日益市場(chǎng)化的新形勢(shì)下,加強(qiáng)和完善大學(xué)生檔案管理是必須且必要的,我們可以從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理。

一、加強(qiáng)大學(xué)生戶籍檔案管理

戶籍管理是學(xué)校安全保衛(wèi)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,是高校管理工作的重要組成部分。按照公安部門的規(guī)定,高校學(xué)生戶口屬于城鎮(zhèn)集體戶口的一部分,且存在一定的特殊性,它緊密聯(lián)系著高校的招生、教務(wù)、思想政治教育及畢業(yè)分配工作。近年來(lái),隨著社會(huì)市場(chǎng)化的深入,市場(chǎng)需求的出現(xiàn)人才多樣化和復(fù)雜化,同時(shí)高校的辦學(xué)模式、招生辦法、教學(xué)體制和就業(yè)管理諸方面的改革逐步深入,有必要對(duì)戶籍管理進(jìn)行加強(qiáng)和深入。首先建立嚴(yán)格的收集制度,以保證戶籍檔案的真實(shí)和完整。高校每進(jìn)出一個(gè)人,因?yàn)樾枰?jīng)過(guò)許多部門和好幾道程序,往往會(huì)出現(xiàn)材料不全或不材料失真的情況,因而必須有嚴(yán)格的收集制度作保證。其次建立科學(xué)的立檔和整檔制度,保證戶籍檔案管理的有序開(kāi)展。每年新生入學(xué)時(shí)對(duì)新生進(jìn)行立檔,嚴(yán)格檢查新生檔案的真實(shí)性和完整性;然后根據(jù)院系分學(xué)年分卷建檔制度,即根據(jù)高校自身的特點(diǎn)和檔案工作的規(guī)律,先分學(xué)年度,再按院系按專業(yè)然后按學(xué)號(hào)逐人建檔,并分正副卷?？梢砸婪ü_(kāi)的材料,立為正卷;尚不能公開(kāi)的材料,立為副卷,只供內(nèi)部參考。最后建立轉(zhuǎn)退修學(xué)和畢業(yè)生檔案卷。每一學(xué)年結(jié)束后,把本年畢業(yè)生的畢業(yè)生名冊(cè)、戶口遷移證存根、常住人口登記表等整理歸檔;對(duì)中途退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)者的戶籍檔案進(jìn)行及時(shí)的整理,注明時(shí)間、去向及原因,以備查考。

二、加強(qiáng)大學(xué)生成績(jī)與活動(dòng)檔案管理

大學(xué)生成績(jī)和活動(dòng)的記錄最能反映大學(xué)生在校期間表現(xiàn)的好壞。當(dāng)前高校學(xué)生檔案的歸檔形式仍很傳統(tǒng),主要是政治表現(xiàn)(學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、入黨入團(tuán)材料、畢業(yè)鑒定表等)、學(xué)籍和學(xué)習(xí)成績(jī)(入學(xué)成績(jī)表、學(xué)籍變動(dòng)材料、畢業(yè)成績(jī)卡片、授予學(xué)位證書及各種獎(jiǎng)勵(lì)證明)、身體狀況(入學(xué)學(xué)生體檢表、畢業(yè)生體檢表及各種疾病史等)和家庭政治及經(jīng)濟(jì)狀況的少量材料等,不能全面反映學(xué)生的素質(zhì)和水平。大學(xué)生成績(jī)與活動(dòng)檔案主要包括如下幾個(gè)方面:(1)學(xué)校對(duì)學(xué)生的考察、錄用、培養(yǎng)、教育和學(xué)生德、智、體、美、勞等方面的第一手材料;(2)大學(xué)生英語(yǔ)四六級(jí)證書,計(jì)算機(jī)等級(jí)考試證書等吸引用人單位的證書;(3)大學(xué)生心理測(cè)試成績(jī),發(fā)明、創(chuàng)造證書,能力、技能競(jìng)賽證書,社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料等。

三、加強(qiáng)大學(xué)生心理健康檔案管理

大學(xué)生因心理問(wèn)題而無(wú)法正常學(xué)習(xí)和生活從而退學(xué)、休學(xué)的學(xué)生人數(shù)呈現(xiàn)上升的趨勢(shì)。學(xué)生心理問(wèn)題或心理障礙的形成往往是長(zhǎng)期的,如果能定期測(cè)查學(xué)生的心理健康狀況并建立學(xué)生心理健康檔案,對(duì)有問(wèn)題的學(xué)生進(jìn)行及時(shí)有效的指導(dǎo)、干預(yù)與防治,大學(xué)生的心理健康狀況就會(huì)有一個(gè)很大的改觀。加強(qiáng)大學(xué)生心理檔案管理可以從這幾個(gè)方面著手:(1)在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間建立學(xué)生心理健康檔案。新生入學(xué)軍訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行心理測(cè)試,測(cè)試前安排有關(guān)的心理學(xué)知識(shí)教育活動(dòng),讓學(xué)生明白建立心理健康檔案是了解自身、獲得心理幫助的有效途徑。測(cè)試過(guò)程的組織要嚴(yán)謹(jǐn),包括場(chǎng)地布置、時(shí)間安排、指導(dǎo)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)化、組織秩序等方面;(2)規(guī)范心理檔案的內(nèi)容和形式。大學(xué)生心理檔案不僅僅要涉及學(xué)生的基本狀況、心理健康狀況、既往病史,還要包括學(xué)生的人格特征、智力狀況、學(xué)習(xí)心理、職業(yè)能力傾向等;(3)建立多種方法相結(jié)合的信息收集機(jī)制。心理檔案信息的收集不同于一般文書檔案、人事檔案等的資料歸集,很難通過(guò)讓學(xué)生填寫“心理檔案表”的單一方式掌握學(xué)生心理狀態(tài)。因此,必須綜合運(yùn)用心理測(cè)查、問(wèn)卷調(diào)查、觀察法、訪談法等,從多角度、多層面了解學(xué)生的內(nèi)心世界;(4)建立暢通的檔案資料采集渠道。暢通的原始檔案資料收集渠道是檔案資料建設(shè)的必要前提,心理健康檔案原始資料的采集主要有三條渠道:一是校醫(yī)院,即學(xué)生在醫(yī)院就診的病歷;二是心理咨詢室,記學(xué)生的咨詢紀(jì)錄及個(gè)人心理資料;三是班主任、輔導(dǎo)員等專門人員采集的學(xué)生信息。

四、加強(qiáng)大學(xué)生畢業(yè)檔案管理

20世紀(jì)90年代末,高校畢業(yè)生就業(yè)由計(jì)劃分配轉(zhuǎn)入雙向選擇,就業(yè)渠道多種多樣,畢業(yè)生的檔案管理也就出現(xiàn)了新的變化,形成了單位管理與社會(huì)化管理的模式。各地的就業(yè)指導(dǎo)中心和人才交流中心作為專門從事畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)的機(jī)構(gòu),一方面為畢業(yè)生搭建完善的就業(yè)信息服務(wù)、指導(dǎo)、培訓(xùn)和研究等的平臺(tái),另一方面為畢業(yè)生檔案管理提供保障。就業(yè)指導(dǎo)和人才交流中心在前一方面的工作做得很盡心,也取得了一定的成績(jī),但對(duì)后一方面的工作卻存在不少問(wèn)題,如檔案的缺失、去向及異動(dòng)等方面。因此,對(duì)高校學(xué)生畢業(yè)后,特別是沒(méi)馬上找到工作檔案需要進(jìn)入人才交流中心的檔案必須加強(qiáng)管理。管理可以主要從以下幾個(gè)方面著手:首先,對(duì)檔案定時(shí)的進(jìn)行檢、閱和編號(hào),發(fā)現(xiàn)材料缺漏及時(shí)標(biāo)注和通知到個(gè)人;其次,盡量對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理,最好建立網(wǎng)上查詢系統(tǒng),方便查詢個(gè)人檔案的狀態(tài);再次,每到畢業(yè)生離校之際,派專人到各高校講述檔案的重要性,并提供管理服務(wù)等;最后,對(duì)幾年還未找到工作的畢業(yè)生的檔案的管理費(fèi)用適當(dāng)降低或先免費(fèi)后補(bǔ)交的政策,給暫時(shí)經(jīng)濟(jì)困難者提供幫助。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著招生、就業(yè)制度的改革和人才市場(chǎng)的完善,大學(xué)生培養(yǎng)與就業(yè)隨之發(fā)生了改變,與大學(xué)生密切相關(guān)的人事檔案也直接受到了影響,人事檔案必須加強(qiáng)管理。因此,我們?cè)跈n案的日常管理工作中要不斷更新理念,改進(jìn)工作方法,積極與學(xué)校信息化建設(shè)接軌。當(dāng)然大學(xué)生檔案的管理不僅僅是檔案管理人員或高校的事,還需要教育行政部門、高考招生部門和各地中學(xué)等部門的協(xié)助和配合,只有這些部門相互協(xié)作,才能將大學(xué)生檔案工作做到科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

參考文獻(xiàn):

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