導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇采購部合同管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

我國鋼材流通企業(yè)受鋼鐵市場運營模式和流通秩序的影響，具有多元性、分散性、多層次性，這間接導(dǎo)致我國鋼材流通企業(yè)集中度偏低，市場化運作強，加劇了鋼材市場競爭。鋼材流通企業(yè)在日益激烈的市場環(huán)境中，需要面對隨時變化的市場行情、較高的加工成本、持續(xù)增長的經(jīng)營成本等問題，這使得鋼材流通企業(yè)發(fā)展日益困難?；诖它c，企業(yè)應(yīng)當改變傳統(tǒng)的經(jīng)營模式，以內(nèi)部控制與績效管理契合的經(jīng)營模式為主，從內(nèi)部控制和加強企業(yè)績效管理兩方面來整頓企業(yè)，有效改善鋼材流通企業(yè)現(xiàn)狀，為促進企業(yè)持續(xù)增長創(chuàng)造條件。

1.鋼材流通企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

1.1風(fēng)險管理觀念落后

風(fēng)險管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要理念，但我國大多數(shù)鋼材流通企業(yè)并沒有意識到風(fēng)險管理的重要性。鋼材流通行業(yè)由于資金需求量大，再加上市場行情不穩(wěn)定、競爭激烈等因素的存在，致使其經(jīng)營需要承擔較大的風(fēng)險。合理運用風(fēng)險管理可以有效的降低或規(guī)避風(fēng)險，避免企業(yè)受到重創(chuàng)。然而，大部分鋼材流通企業(yè)管理者缺乏風(fēng)險管理意識，將所有的精力都投入到鋼材采購及銷售上，過分看重銷售規(guī)模和產(chǎn)品價格，忽視了鋼材產(chǎn)品經(jīng)營中所面臨的各種風(fēng)險。例如，一些鋼材流通企業(yè)盲目貸款，擴大產(chǎn)品購銷量，一旦鋼材市場動蕩，大量的庫存可能會因惜售而滯銷。一方面企業(yè)要承擔產(chǎn)品價格倒掛的風(fēng)險，另一方面不斷增加的資金成本將使企業(yè)不堪重負，給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失的同時，影響后續(xù)經(jīng)營活動的正常開展。更有甚者，有些企業(yè)在資金深套后利用虛假倉單、重復(fù)質(zhì)押等手段獲貸以期走出困境，結(jié)果反而泥足深陷。

1.2內(nèi)部控制制度不完善

盡管當前我國大多數(shù)鋼材流通企業(yè)已經(jīng)陸續(xù)進行內(nèi)部控制制度的建立和實施，但就目前現(xiàn)狀來看，企業(yè)內(nèi)控制度過于形式化，其作用并沒有在實際經(jīng)營中充分體現(xiàn)出來。究其緣由，其一是我國企業(yè)內(nèi)部控制大環(huán)境形成較晚;其二是鋼材流通企業(yè)對管理工作重視程度不夠;其三是鋼材流通企業(yè)負責(zé)人對內(nèi)部控制了解不夠具體和系統(tǒng)。以上因素的存在，最終導(dǎo)致鋼材流通企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和實施仍存在一定的缺陷和弊端。

1.3內(nèi)部控制執(zhí)行不嚴

盡管有些企業(yè)的內(nèi)控制度已建立條理清晰的工作流程、明確的職責(zé)分工、相應(yīng)的內(nèi)部授權(quán)、以及內(nèi)部監(jiān)督等措施，但由于內(nèi)部控制執(zhí)行不嚴，企業(yè)在對各項活動進行控制的過程中仍存在較多的漏洞或控制缺陷，致使內(nèi)部控制效果不盡理想。

1.4內(nèi)控監(jiān)督機制缺乏

內(nèi)部控制監(jiān)督機制的建立，可以促進鋼材流通企業(yè)內(nèi)部控制有效執(zhí)行。內(nèi)部控制監(jiān)督機制通過整合企業(yè)資源、規(guī)范內(nèi)部環(huán)境、強化內(nèi)部控制關(guān)鍵人員，促使內(nèi)部控制監(jiān)督工作有效落實于企業(yè)管理之中。但當前鋼材流通企業(yè)的內(nèi)部控制監(jiān)督機制并不完善，一方面是缺乏獨立的審計部門，另一方面是相關(guān)監(jiān)督制度的制定并沒有結(jié)合企業(yè)實際情況以及相關(guān)法律法規(guī)，實用性不強，其中一些內(nèi)容缺乏實質(zhì)性的應(yīng)用效果。

2.對企業(yè)績效管理的解讀

2.1整體解讀

在企業(yè)層級管理形態(tài)下，各職能部門承擔著特定的工作內(nèi)容，并完成既定的工作成果。這充分的說明了，績效管理整體層面是以職能部門為代表。職能部門應(yīng)當根據(jù)鋼材市場體系，整個行業(yè)特點，鋼材流通企業(yè)現(xiàn)狀等相關(guān)方面，制定一系列的指標考核標準，對鋼材流通企業(yè)各部門工作任務(wù)完成情況進行考核和評價，促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解當前企業(yè)工作實力，經(jīng)營現(xiàn)狀，為后續(xù)合理的規(guī)劃鋼材產(chǎn)品經(jīng)營活動創(chuàng)造條件。

2.2局部解讀

激發(fā)員工工作熱情是績效管理的重要任務(wù)之一?？冃Ч芾淼木植繉用嬉圆块T人員為代表。鋼材流通企業(yè)中績效管理的有效應(yīng)用之一是制定獎懲機制，通過獎懲對表現(xiàn)優(yōu)異的員工予以適當?shù)莫剟?，對出現(xiàn)錯誤的員工進行懲罰。另外，應(yīng)當建立有效的績效獎金發(fā)放機制，以激勵員工為企業(yè)做出更多的貢獻。

3.構(gòu)建內(nèi)部控制與績效管理契合的模式

3.1完善企業(yè)內(nèi)部控制制度

在鋼材流通企業(yè)中構(gòu)建內(nèi)部控制與績效管理契合的模式，首要的任務(wù)就是構(gòu)建完善的內(nèi)部控制制度，通過內(nèi)控制度防范風(fēng)險、規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為，同時也能促進績效管理合理、有效的實施。對于鋼材流通企業(yè)來講，內(nèi)控制度應(yīng)當圍繞主業(yè)――鋼材產(chǎn)品的經(jīng)營，并兼顧績效管理的要求合理編制。以內(nèi)部控制制度提升企業(yè)的績效管理，強調(diào)流程規(guī)范、授權(quán)有度、各負其責(zé)。具體內(nèi)容如：

3.1.1建立健全的鋼材采購制度。鋼材質(zhì)量、采購定價直接決定經(jīng)營收益及后續(xù)經(jīng)營活動的開展。所以，在建立鋼材采購制度的過程中應(yīng)當對采購各個環(huán)節(jié)予以分析和考慮，如采購預(yù)算如何制定、付款方式如何選擇、鋼材質(zhì)量如何檢測、各環(huán)節(jié)具體操作人員如何授權(quán)審批等，從而制定切實可行的鋼材采購制度。

3.1.2建立庫存管理制度。完善的庫存管理制度可以促使鋼材數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)方面規(guī)范落實，通過強化庫房登記記錄、定期盤點等工作，提高鋼材存儲的安全性。由于大多數(shù)流通企業(yè)自身并不一定配備相應(yīng)的倉儲設(shè)施，因此對于優(yōu)質(zhì)第三方倉儲企業(yè)的甄選尤為重要。這里同樣強調(diào)，優(yōu)質(zhì)倉庫選擇標準、選擇方法、選擇流程及權(quán)限的明確。

3.2優(yōu)化績效評價機制

從管理學(xué)的角度來講，績效評價機制的構(gòu)建是非常必要的，其可以促進企業(yè)管理工作科學(xué)、規(guī)范、合理開展。對于績效評價機制的建立，應(yīng)圍繞公司戰(zhàn)略目標，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部控制制度、企業(yè)實際情況，通過績效管理手段，合理設(shè)置評價指標、評價標準及權(quán)重，建設(shè)一整套科學(xué)有效的績效評價機制。同時，要象內(nèi)控制度一樣，對績效管理加強過程控制管理，以體現(xiàn)管理者對員工的幫助和員工的績效改進。同時，應(yīng)該對內(nèi)控制度的實施以及設(shè)計的各流程的重要控制點納入績效管理計劃，實施全過程的管理，并不斷完善流程，提高內(nèi)控制度的執(zhí)行力。通過流程的不斷優(yōu)化，反過來提高公司整體的績效。人力資源部門也應(yīng)將內(nèi)控制度的執(zhí)行納入績效考核的量化指標，以推動內(nèi)控制度的不斷完善。

3.3健全與完善企業(yè)的監(jiān)督體系

審計監(jiān)督是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分。在鋼材流通企業(yè)中實施內(nèi)部控制與績效管理契合的經(jīng)營模式，建立完善的監(jiān)督體系是非常必要的，可以強化企業(yè)內(nèi)部控制與績效管理的契合度，促使兩者在企業(yè)管理中充分發(fā)揮作用，推動鋼材流通企業(yè)的進一步發(fā)展。那么，如何構(gòu)建完善的審計監(jiān)督體系？

首先，結(jié)合企業(yè)審計監(jiān)督實際情況和監(jiān)督要求，對企業(yè)審計監(jiān)督機制進行完善和創(chuàng)新，促使審計監(jiān)督工作能夠找出企業(yè)內(nèi)部控制工作存在的不足，完善內(nèi)控體系，強化企業(yè)內(nèi)部控制的合理性與健全性。

其次，提高企業(yè)內(nèi)部控制執(zhí)行效力，通過借助外部監(jiān)督并加強內(nèi)部審計監(jiān)督，促使企業(yè)各項經(jīng)營活動均在監(jiān)督之下實施。提高企業(yè)財務(wù)會計工作透明度，為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部行為、樹立企業(yè)形象創(chuàng)造條件。

4.結(jié)束語

在日益激烈的市場環(huán)境中，鋼材流通企業(yè)需要面對十分嚴峻的形勢，如隨時變化的市場行情、不斷增加的加工成本、持續(xù)增長的經(jīng)營成本、惡意打壓的競爭對手等。此種情況下，鋼材流通企業(yè)應(yīng)當通過完善企業(yè)內(nèi)部控制制度、優(yōu)化財務(wù)管理的績效評價機制、健全與完善企業(yè)的監(jiān)督體系等措施的實施，構(gòu)建內(nèi)部控制與績效管理契合的經(jīng)營模式，強化企業(yè)內(nèi)部管理，提高企業(yè)經(jīng)營活動效果，促進鋼材流通企業(yè)更好的發(fā)展。

參考文獻：

篇2

一、前言

非獨立法人運作工廠（以下簡稱“工廠”）一般是總公司（法人）組織構(gòu)架中一個重要部門，法人在組織構(gòu)架中一般賦予“工廠”一定金額內(nèi)的財務(wù)自，部分財務(wù)指標需要獨立核算。公司（法人）標準和合同在“工廠”沿用，實際操作中常常出現(xiàn)一些問題。比如超法人合同范圍外的物品采購，不能完全執(zhí)行公司合同價格；未按規(guī)定辦理價格上漲變更程序，存在違規(guī)風(fēng)險。這些現(xiàn)象與公司相關(guān)采購管理、合同管理制度、財務(wù)制度不符，存在違規(guī)風(fēng)險，影響工作效率，同時不利于采購成本費用控制。

二、工廠采購業(yè)務(wù)中存在的常見問題

（一）采購人員不熟悉合同簽訂程序，對合同條款理解不透徹。工廠采購中經(jīng)常選擇與公司簽訂合同的供應(yīng)商，以避免同一類型采購反復(fù)招標，影響業(yè)務(wù)效率。采購過程中，業(yè)務(wù)部門經(jīng)常對合同理解不夠全面，認為采購總額在預(yù)算范圍內(nèi)，至于供應(yīng)單個項目商報價變化情況理解不夠到位，結(jié)算內(nèi)容價格超過公司合同清單價格。采購部門一般理解為合同在有效期內(nèi)，由于市場價格上漲，供應(yīng)商現(xiàn)今已無法執(zhí)行，供應(yīng)商按當前市場價格結(jié)算。此種情況，一般來說還有深層次原因。合同簽訂部門建議由采購部門與供應(yīng)商簽訂補充協(xié)議，采購部門認為合同的簽訂部門是公司簽訂合同歸口部門，價格變更程序應(yīng)由原合同簽訂部門發(fā)起。采購部門對因部分價格變化簽訂補充合同程序復(fù)雜，沒有達到沿用上級合同，簡化流程和手續(xù)目的。

（二）超合同約定范圍采購物品?！肮S”自行采購物品具有價值低、種類多的特點。公司級合同不能兼顧到“工廠”的全部需要，合同清單不能囊括所有需要采購物品。針對個別物品，單價低，金額不大的合同外采購，考慮成本和效率因素，采購部門一般不再簽訂新的專項合同。采購中，采購部門常引用合同的條款中“如采購合同清單外的物品，供應(yīng)商按市場價格給予一定優(yōu)惠，按雙方協(xié)商后的價格執(zhí)行”這類條款。此類條款應(yīng)用需要相應(yīng)規(guī)范制度和文件支撐，采購物品不在合同價格清單內(nèi)的，采購部門以供應(yīng)商報價作為結(jié)算依據(jù)，缺少定價依據(jù)，單用此條款進行非合同范圍內(nèi)采購存在違規(guī)風(fēng)險。

（三）即時結(jié)清交付完畢且金額較小的經(jīng)濟業(yè)務(wù)理解和執(zhí)行存在偏差。公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)中，原則上均應(yīng)簽訂書面合同。但為了提高效率，及時滿足生產(chǎn)需求，對于能夠即時結(jié)清交付完畢且金額較小的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，可以不簽訂書面合同。在實踐中，對于哪些采購屬于“金額較小”理解存在認識上的偏差，進而在財務(wù)管理中引發(fā)爭議。例如工廠經(jīng)常涉及到的計量檢驗、特重設(shè)備檢定，常因檢定周期、檢定標準等差異，引起財務(wù)管理風(fēng)險。原因主要是計量檢驗通常由幾家計量檢測機構(gòu)來完成，這些機構(gòu)有政府機構(gòu)、有民營企業(yè)，設(shè)備檢測收費國標有政府收費標準，非標檢測是企業(yè)自行定價。這些差異的存在，檢測結(jié)算依據(jù)往往只有對方的收費通知單執(zhí)行，業(yè)務(wù)部門無法出具統(tǒng)一規(guī)范收費標準。另外一種相近情況是、文宣費用，費用雖是歸口管理，但因業(yè)務(wù)涉及業(yè)務(wù)部門個性化需求、業(yè)務(wù)零散，業(yè)務(wù)部門采購供應(yīng)商不固定，出現(xiàn)結(jié)算同一類物品價格不統(tǒng)一的現(xiàn)象。以上兩種情況，單項采購審視完全符合“即時結(jié)清交付完畢且金額較小的經(jīng)濟業(yè)務(wù)”標準。但在整個財務(wù)周期內(nèi)歸集，金額仍然較為可觀，且容易出現(xiàn)采購價格差異，不符合財務(wù)規(guī)范要求現(xiàn)象。

（四）采購實施人員財務(wù)規(guī)范認識不夠，給財務(wù)票據(jù)帶來時效性風(fēng)險。在一些采購業(yè)務(wù)中，因采購物品特殊性，客觀上存在審批手續(xù)復(fù)雜，采購周期長等因素。這其中有些采購物品又是生產(chǎn)所急需的，為了滿足需要，存在個別先采購后完善立項、預(yù)算上報、投產(chǎn)通知、結(jié)算手續(xù)現(xiàn)象。在實際工作中，業(yè)務(wù)人員因?qū)ω攧?wù)規(guī)范認識不夠，完成采購后，認為主要采購工作已經(jīng)完成，對程序規(guī)范性和完整性業(yè)務(wù)主動性不足，造成采購業(yè)務(wù)完成周期延長。另外，一些業(yè)務(wù)部門對票據(jù)規(guī)范性要求認識不足，結(jié)算開票清單注明的物品名稱、規(guī)格型號與合同并不完全一致，造成退票等情況發(fā)生，可能造成票據(jù)過期等財務(wù)風(fēng)險。

三、財務(wù)風(fēng)險防控

（一）嚴格執(zhí)行合同文件，減少違規(guī)風(fēng)險。一是采購前應(yīng)主動了解公司費用歸口部門是否與供應(yīng)商簽訂有同類價格合同，如有優(yōu)先采用公司合同價格；二是杜絕先供貨后結(jié)算現(xiàn)象，降低供應(yīng)商漲價風(fēng)險，避免退票扯皮風(fēng)險，提高工作效率；三是如公司無采購合同，采購部門應(yīng)根據(jù)公司管理標準中的采購價格確定的方式對應(yīng)程序辦理價格審批；四是供應(yīng)商要求變更原合同采購價格的，采購人員應(yīng)根據(jù)公司采購價格管理相關(guān)標準變更程序辦理變更審批。

（二）嚴格控制超合同外采購。原則上不能超合同采購清單外進行采購，超范圍采購的，要求按公司采購價格管理相關(guān)標準中的采購價格確定程序辦理價格審批，根據(jù)合同管理標準規(guī)定簽訂合同或補充協(xié)議。明確合同條款中“合同清單外的雙方協(xié)商價格”，不是指業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商的協(xié)商，而是合同簽訂部門牽頭成立的談判小組與供應(yīng)商的協(xié)商，經(jīng)合同審批部門審批后的協(xié)商價格，確保程序合規(guī)性。

（三）整合同類型采購業(yè)務(wù)，聚零星為整體。對于有部門歸口管理，使用部門分散零星物品采購，進行必要梳理。達到一定金額，符合應(yīng)用合同進行管理的，按程序由歸口部門簽訂框架類合同。各部門直接從合同供應(yīng)商處采購，避免各部門采購供應(yīng)商不固定、同一類物品結(jié)算價格不統(tǒng)一的現(xiàn)象。同時，歸口部門按合同約定定期結(jié)算，通過銀行轉(zhuǎn)賬，按費用管理規(guī)定，減少現(xiàn)金報銷不規(guī)范問題。

（四）明確職責(zé)分工，確保票據(jù)實效。對于金額較大類物品采購，督促采購實施部門嚴格采購程序，嚴格執(zhí)行立項、預(yù)算上報、投產(chǎn)通知、結(jié)算采購流程，避免先采購后補手續(xù)現(xiàn)象發(fā)生，采購程序、采購實物與票據(jù)按要求節(jié)點完成。對于發(fā)票物品名稱與合同物品名稱不一致，結(jié)算價格與合同價格一樣差異，采購部門應(yīng)加強把關(guān)，落實責(zé)任，確保發(fā)票清單物品名稱與合同名稱一致性票，降低稽核風(fēng)險。

篇3

中圖分類號：F23

文獻標識碼：A

doi：10.19311/ki.16723198.2017.12.053

1科研設(shè)備采辦經(jīng)費風(fēng)險分析

1.1采購計劃不合理，資金利用率較低

科研設(shè)備的采購存在多而散的特性，部分科研設(shè)備根據(jù)研究項目而計劃性采購，部分常用的科研設(shè)備，比如試管、燒杯、計算機等則會根據(jù)計劃適量進行儲存?？蒲袉挝坏脑O(shè)備采購?fù)ǔＳ刹少彶块T的人員負責(zé)，對于采購需求則主要由科研項目人員根據(jù)科研計劃提出。這種情況下，一方面，采購人員缺乏科研設(shè)備方面的專業(yè)知識，對科研設(shè)備的采購情況主要依據(jù)科研人員的需求而定，采購計劃設(shè)定較為被動；另一方面，科研計劃可能會因為一些外在或內(nèi)在的原因發(fā)生需求變動，在項目招標、采購到完成的過程中存在著因需求變動給采購計劃準確性帶來一定的風(fēng)險，使得采購物資要么不滿足科研需要，要么物資采購與項目進度不匹配，造成科研費用使用的不合理現(xiàn)象。

1.2經(jīng)費管理不透明，費用去向難掌握

采購費用的設(shè)定會根據(jù)市場環(huán)境的變化而變化。盡管現(xiàn)在部分科研單位的物資采購采取網(wǎng)上公開招標的模式，使采購供應(yīng)商范圍擴展到全國，不再局限在本地區(qū)采購供應(yīng)商范圍內(nèi)。從招標模式上分析，采購確實做到了一定程度的公開化，但是采購的物資仍存在質(zhì)量劣質(zhì)、不符合用物標準的情況，僅憑投標標書難以準確地判定物資的質(zhì)量是否符合標準，采購人員對競標對象的實地考察，同樣存在著責(zé)任風(fēng)險和道德風(fēng)險。采購經(jīng)費的高效管理需要一個龐大的體系，將采購部門、財務(wù)部門、科研部門等緊密聯(lián)系起來?？蒲袡C構(gòu)獨立的、缺乏透明性的經(jīng)費管理模式，使得部分經(jīng)費存在違規(guī)使用或低效使用的風(fēng)險。

1.3流程管理不完善，采購合同存風(fēng)險

采購合同涉及諸多采購細節(jié)和法律風(fēng)險。對于采購合同的管理，科研機構(gòu)一方面在人力資源方面缺乏專業(yè)性的合同管理人員，從而難以識別合同條款中存在的風(fēng)險責(zé)任條款；另一方面合同管理的水平較低，且未形成合同閉環(huán)式管理模式，使得合同中存在的風(fēng)險難以被及時識別和規(guī)避。當前，在科研設(shè)備采辦過程中，合同風(fēng)險主要為欺詐風(fēng)險和法律風(fēng)險，比如：乙方以虛假合同主體身份與甲方簽訂合同，最后出現(xiàn)采購設(shè)備無法及時準確地供貨，或者后續(xù)的服務(wù)問題難以保障等；合同條款中存在難以察覺的細微法律漏洞，給購買方造成資金損失等?？蒲袡C構(gòu)在對合同管理不完善，核不嚴格的情況下，在采購過程中必然存在對合同簽訂中的風(fēng)險難以及時識別和規(guī)避問題，進而給采購經(jīng)費管理帶來較大的資金損失。

2優(yōu)化科研院所科研設(shè)備采辦經(jīng)費風(fēng)險管理途徑

2.1設(shè)立項目采購人員，最大化控制資金效率

要全面控制科研設(shè)備采購計劃制定過程中出現(xiàn)的風(fēng)險，需要將采辦部門與項目組緊密聯(lián)系起來，讓采購人員融入科研項目需求制定及實施的全過程，保障兩個部門之間的信息能夠及時有效地溝通。對此，一方面采購人員相對科研設(shè)備的專業(yè)知識還存在一定的欠缺，因此，需要科研項目人員對采購人員針對具體項目進行科研設(shè)備知識的培訓(xùn)與講解，讓采購人員能夠準確判別所需采購的科研設(shè)備的質(zhì)量；另一方面采購部門可以靈活地根據(jù)科研項目安排項目采購人員全程跟蹤項目起始過程，對科研項目所需要采購的物品和存在的采購風(fēng)險及時給予專業(yè)化意見，同時及時保持與采購項目組的有效溝通，對科研項目中出現(xiàn)的因項目需求變動而導(dǎo)致的采購計劃變動，及時予以反饋和終止相應(yīng)的采購計劃，將因變動造成的損失降低到最小化，保障閑置資金不被積壓，確保能最大化利用采購經(jīng)費。

2.2建立部門聯(lián)動機制，準確管理經(jīng)費去向

采購招標方式無論是采取線上公開招標，還是線下邀請招標，均需要建立公開透明并與其他部門緊密相連的聯(lián)動機制，并利用信息技術(shù)建立聯(lián)合各相關(guān)部門的管理工作的信息系統(tǒng)。線上招標在電子商務(wù)平臺上的整體操作過程可以由相應(yīng)的平臺提供相應(yīng)的采購依據(jù)，采購人員必須將相關(guān)依據(jù)、發(fā)票、合同等上傳至信息系統(tǒng)中，按公司管理制度，待相關(guān)負責(zé)人審核通過后，財務(wù)部門才可支付相關(guān)采購費用。同時，對招標中的技術(shù)文件編制、開標評標、定標和合同簽訂等環(huán)節(jié)必須嚴格按照公開公平公正透明的要求，來對供應(yīng)商進

行選擇。并將各個環(huán)節(jié)中必要的信息在相關(guān)平臺中進

行公開、保存，便于后期查看和審核，以及及時對不符合要求的信息予以駁回，確保采購經(jīng)費的合法合規(guī)使用。

2.3完善合同管理流程，規(guī)避合同簽訂風(fēng)險

采辦部門對于在采購環(huán)節(jié)中頻繁出現(xiàn)的合同簽訂工作，往往由于頻繁性和暫時沒有體現(xiàn)出的風(fēng)險，而忽視了合同內(nèi)容的嚴謹性和風(fēng)險性。在合同簽訂過程中，對內(nèi)容規(guī)定不細致，對合同組成部分中的費用明細、稅務(wù)責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)分配、提交成果等缺乏明確具體的規(guī)定，導(dǎo)致后期在合同執(zhí)行過程中易出現(xiàn)相關(guān)糾紛。同時，在各種糾紛產(chǎn)生之后，采購部門為了和部分存在長期合作關(guān)系的供應(yīng)商（或者強勢供應(yīng)商）繼續(xù)保持合作的狀態(tài)，而采取掩蓋問題、犧牲單位利益的方式來化解矛盾。因此，對于合同的簽訂過程，需要專業(yè)人士對其進行審核，最大化規(guī)避合同中存在的矛盾和風(fēng)險，同時明確合同風(fēng)險責(zé)任追究制度，以責(zé)任倒逼合同簽訂及審核人員嚴格制定及審核合同內(nèi)容。對于后期合同中產(chǎn)生的糾紛等，需建立完善的閉環(huán)機制，將糾紛和問題合理解決，避免糾紛和問題給采辦經(jīng)費帶來進一步的損失。

3結(jié)束語

在非電子商務(wù)或互聯(lián)網(wǎng)還未普及的時代，采購環(huán)節(jié)中的經(jīng)費時長存在較大的風(fēng)險，市場風(fēng)險、道德風(fēng)險、責(zé)任風(fēng)險、法律風(fēng)險等都時時圍繞著采購工作，其中道德風(fēng)險在部分單位內(nèi)部成了一種潛在的規(guī)則。信息技術(shù)和電子商務(wù)普及之后，科研單位可以建立公開透明的信息平臺，讓采購的每一個環(huán)節(jié)都曬在陽光下，經(jīng)費的使用去向可以較好地被系統(tǒng)記錄、合同內(nèi)容能實時地被查詢、采購價格能夠在市場價格的指導(dǎo)下進行對比分析、供應(yīng)商不再局限于本地區(qū)范圍內(nèi)等，這些都使得科研單位能夠更好地規(guī)避科研設(shè)備在采辦過程中出現(xiàn)的經(jīng)費風(fēng)險問題，使得財務(wù)部門能夠更加有效地控制預(yù)算經(jīng)費的使用情況。

參考文獻

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篇4

一、采購管理在供應(yīng)鏈管理中的地位

采購管理位于供應(yīng)鏈管理的上層，它是一個動態(tài)、持續(xù)性的過程，主要包括戰(zhàn)略采購、采購執(zhí)行和供應(yīng)商管理三層業(yè)務(wù)。采購架起了企業(yè)和供應(yīng)商之間的橋梁，連接著產(chǎn)品供應(yīng)和生產(chǎn)。它在降低成本、提高效益、增強企業(yè)競爭實力方面有著不可估量的作用。無論在生產(chǎn)易耗消費品、耐用消費品，還是復(fù)合制造產(chǎn)品的過程中，采購成本對產(chǎn)品價值的貢獻率均能達到30%，最高可以達到70%，足以見得，采購管理、服務(wù)質(zhì)量的高低將直接影響企業(yè)的競爭實力，并最終影響整條供應(yīng)鏈的運作效率。采購在供應(yīng)鏈管理中，對于成本的控制則表現(xiàn)的更加明顯，杜邦分析結(jié)果顯示，采購支出每節(jié)省2%，便可以使凈資產(chǎn)收益率增加15%。因此，采購作為企業(yè)的“第三方利潤源泉”，必須受到重視。采購管理作為企業(yè)的重要一環(huán)，其走在企業(yè)的最前沿，消費者需求的變化和競爭對手的反應(yīng)都會通過采購直接反應(yīng)到企業(yè)，企業(yè)在迅速反應(yīng)的同時，無形中加密了與供應(yīng)商、客戶之間的關(guān)系，在加速資金周轉(zhuǎn)，提高產(chǎn)品服務(wù)與質(zhì)量的過程中，提升企業(yè)在競爭中的地位。

二、供應(yīng)鏈管理環(huán)境下的采購管理面臨的挑戰(zhàn)

（1）企業(yè)采購分散，尚未實現(xiàn)集中采購。目前企業(yè)在選擇供應(yīng)商的時候多以價格談判為主，忽略了供應(yīng)商的規(guī)模、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制等方面的因素，并且企業(yè)各部門多獨自聯(lián)系供應(yīng)商，分散采購資料，并建有部門內(nèi)獨立的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，企業(yè)內(nèi)部的分散采購導(dǎo)致一個企業(yè)內(nèi)建有多個有交叉的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，這對于企業(yè)對供應(yīng)商的管理以及與其建立長久的合作來說是極為不利的。（2）采購合同在管理和執(zhí)行方面問題嚴重。企業(yè)在采購合同的管理和執(zhí)行方面存在一定問題。表現(xiàn)在：一方面，企業(yè)經(jīng)理的法律意識較差，對于簽訂和履行采購合同的風(fēng)險意識比較薄落，僅僅把采購管理當做買賣關(guān)系來對待，而沒有將合同管理納入采購管理當中去。另一方面，由于企業(yè)在一定時間內(nèi)要簽訂大量的采購合同，通常情況下，采購人員和項目經(jīng)理不能及時溝通，導(dǎo)致合同執(zhí)行的情況無法及時上傳，以致賬目混亂，與供應(yīng)商之間的合作無法順利結(jié)束。（3）采購部門尚未與供應(yīng)商建立良好的合作管理體系。公司采購部門在供應(yīng)商的選擇和開發(fā)過程中，只是將其當做一種交易，將與供應(yīng)商之間的關(guān)系看的非常單薄，他們從顧客的角度出發(fā)，認為只要價格合適，供應(yīng)商可以隨時換，但忽略了一點，維護與原有的供應(yīng)商之間的關(guān)系，比建立一個新的供應(yīng)商所需要的成本要小很多。并且公司在采購管理過程中，沒有詳盡的收集供應(yīng)商的資料，沒有建成供應(yīng)商評價體系，僅靠采購人員和分公司經(jīng)理的主觀判斷對供應(yīng)商進行評價，這對于企業(yè)選擇合適的供應(yīng)商，建立與維護供應(yīng)商之間的關(guān)系帶來了一定難度。

三、供應(yīng)鏈管理環(huán)境下采購管理的優(yōu)化措施

（1）企業(yè)加緊轉(zhuǎn)變采購模式，變“分散采購”為“集中采購”。集中采購對于企業(yè)來說，可以將企業(yè)各個部門所需要的物資進行統(tǒng)計，集中進行采購，發(fā)揮整體采購優(yōu)勢，這樣不僅可以減少信息失真，還可以降低企業(yè)的庫存成本，更重要的是可以提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，增強企業(yè)的競爭優(yōu)勢。最后，可建立有效的約束機制，避免腐敗行為發(fā)生。采購部可以通過明確的分工，保證采購環(huán)節(jié)的公正公平。（2）加強企業(yè)采購合同的管理。首先，以合同管理為重點，強化法律風(fēng)險防范意識。為防止企業(yè)與供應(yīng)商之間產(chǎn)生合同問題上的糾葛，企業(yè)在合同管理過程中，采購管理部門、項目管理部門要加強對采購合同的執(zhí)行情況進行匯報跟蹤，深入一線了解采購合同的履行情況，以便有效化解企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。其次，加強合同管理人員的培訓(xùn)教育，逐步使采購合同規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，建立規(guī)章制度，把好合同審查關(guān)。最后，搭建合同管理信息化平臺，規(guī)范合同管理。（3）加緊構(gòu)建良好的供應(yīng)商管理體系。要本著“質(zhì)量優(yōu)先、效率優(yōu)先、規(guī)避風(fēng)險、新老結(jié)合”的原則選擇供應(yīng)商，這是因為，第一，質(zhì)量是企業(yè)的生命線，企業(yè)可以與供應(yīng)商在共同合作的基礎(chǔ)上，一塊提高采購產(chǎn)品的品質(zhì)，以獲取雙贏；第二，物資采購是企業(yè)生產(chǎn)運營的前提，選擇高效的供應(yīng)商，對于企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟利益十分有益；第三，企業(yè)在選擇供應(yīng)商時，要對其進行細致的考察，確保合作可以順利進行，避免不必要的經(jīng)濟風(fēng)險；第四，企業(yè)在選擇供應(yīng)商時候，要不斷開拓思路，提高對供應(yīng)商的要求，淘汰不能適應(yīng)要求的供應(yīng)商，選擇新的質(zhì)優(yōu)價廉的供應(yīng)商。在供應(yīng)商精心選擇的基礎(chǔ)上，才能建立良好、高效運作的供應(yīng)商管理體系。

參 考 文 獻

篇5

自從2012年鋼貿(mào)危機爆發(fā)以來，伴隨鋼鐵不如白菜價的鋼鐵慢跌行情，鋼貿(mào)企業(yè)經(jīng)營變得越來越困難。據(jù)中國物流與采購聯(lián)合聯(lián)合會等四單位所作的《2014-2015鋼鐵貿(mào)易行業(yè)調(diào)研報告》顯示，據(jù)不完全統(tǒng)計，上海地區(qū)近70%的鋼貿(mào)企業(yè)，全國其它地區(qū)近30%的鋼鐵貿(mào)易企業(yè)已經(jīng)退出鋼貿(mào)行業(yè)，全國鋼貿(mào)企業(yè)數(shù)量從近20萬家縮減到近10家，有一半企業(yè)正在退出市場，且這種趨勢還在繼續(xù)。

眾所周知，由于中國鋼鐵領(lǐng)域巨大的交易量，中國可算是擁有鋼貿(mào)企業(yè)最多的國度之一。即便目前近一半的鋼貿(mào)企業(yè)已經(jīng)逐步退市，但由于長久以來所形成的中國特色鋼材流通領(lǐng)域的運營方式下，依舊活躍著不少中小規(guī)模的鋼貿(mào)企業(yè)，以此適應(yīng)著中國特色的多層次性，多元性的鋼貿(mào)需求。上文述及的《2014-2015鋼鐵貿(mào)易行業(yè)調(diào)研報告》中有數(shù)據(jù)顯示，年銷售規(guī)模在10萬噸以下的貿(mào)易企業(yè)占整根調(diào)研企業(yè)戶數(shù)的達37%，10萬噸--100萬噸的企業(yè)戶數(shù)占比約為47%，由此可見中小規(guī)模的鋼貿(mào)企業(yè)依舊有著不小的生存空間，對于這些中小鋼貿(mào)企業(yè)來說，普遍的貿(mào)易特點是市場份額較小、銷售策略多變，基本上在貿(mào)易商之間以鋼鐵產(chǎn)品快速轉(zhuǎn)讓以贏取利潤，在上擠下壓的空間中得以生存。因此這些中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購環(huán)節(jié)更是呈現(xiàn)出決策快，渠道分散，規(guī)模不大，頻率多等諸多特點。

面對越來越復(fù)雜的鋼貿(mào)經(jīng)營外部環(huán)境，交易信息越來越透明，鋼貿(mào)領(lǐng)域微利甚至虧損的新常態(tài)下，諸多的中小鋼貿(mào)企業(yè)，面臨資金不足，規(guī)模有限等問題，更要從采購環(huán)節(jié)開始在內(nèi)部控制方面有所作為，以此來降低采購成本，防范采購領(lǐng)域的各種風(fēng)險。

一、中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)控現(xiàn)狀

中小鋼貿(mào)企業(yè)的交易量小，周轉(zhuǎn)速度快等特點決定了其在采購環(huán)節(jié)的短平快特征更加明顯，這種采購速度快，供應(yīng)商選擇范圍廣，缺乏長期供應(yīng)商的經(jīng)營特色一方面雖然凸現(xiàn)了其決策上的高效性，但高效的另外一面也往往意味著重大的內(nèi)控制度存在不足。

（一）由于中小鋼貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)單一，經(jīng)營規(guī)模小，采購環(huán)節(jié)人員配置不可能像大型企業(yè)那般崗位設(shè)置精細化，專門化，一人多崗現(xiàn)象十分普遍。有的企業(yè)采購環(huán)節(jié)根本無法做到不相容職位的分離，以采購和驗收環(huán)節(jié)來說，原本屬于互相制約的雙崗在中小鋼貿(mào)企業(yè)內(nèi)往往一人負責(zé)到底，如此一來內(nèi)控制度的擬定和執(zhí)行形同虛設(shè)，內(nèi)控的制約作用無從談起。

（二）在中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)，內(nèi)控不足的重要表現(xiàn)在于合同管理的缺失，市場經(jīng)濟環(huán)境下，合同的重要地位毋庸置疑。從外部來說，合同是明確買賣雙方責(zé)權(quán)利的重要憑據(jù)；在企業(yè)內(nèi)部，合同管理的種種環(huán)節(jié)也是內(nèi)部控制的重點領(lǐng)域。但是相當多的中小鋼貿(mào)企業(yè)在合同管理方面表現(xiàn)極為不足。就采購合同而言，有些企業(yè)在采購合同管理方面極為隨意，由于相對于銷售環(huán)節(jié)來說，中小鋼貿(mào)企業(yè)由于采購規(guī)模小，批次多，品種雜，在面臨一些大型的供應(yīng)商來說，缺乏話語權(quán)，面對供應(yīng)商的強勢地位，只有全盤接受供應(yīng)商的固定合同條款，長此以往對合同管理難免疏漏，加之法律知識的欠缺，對于合同中的種種不利條款也無法識別，合同風(fēng)險不言而喻。

（三）此外，中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購環(huán)節(jié)還存在驗收環(huán)節(jié)的不足。從專業(yè)角度來說，鋼材的檢驗是一項專業(yè)性較強的工作，除了常規(guī)的重量，件數(shù)等驗收標準外，鋼材的規(guī)格尺寸甚至化學(xué)元素都是檢驗的要素，但很多鋼貿(mào)企業(yè)采購時疏于驗收管理，往往導(dǎo)致在銷售后引起質(zhì)量糾紛，不得不花費更多的人力物力去解決質(zhì)量問題。

二、中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)控缺失甚至失靈的原因

（一）由于鋼鐵流通行業(yè)的入門門檻較低，多數(shù)時間只要資金，采購及銷售的渠道后就可以成立鋼貿(mào)企業(yè)進行運作，無需固定資產(chǎn)、無需專業(yè)技術(shù)，正是如此，導(dǎo)致行業(yè)集中度較低，鋼貿(mào)領(lǐng)域里的“夫妻店”、“兄弟店”、“父子店”家族型企業(yè)占據(jù)大半壁江山，很多企業(yè)里，丈夫管理銷售、妻子管理財務(wù)、兒子負責(zé)采購的運營體系必然導(dǎo)致內(nèi)部人控制現(xiàn)象產(chǎn)生，長期以往，管理弱化無可避免，在采購領(lǐng)域更是如此，有渠道采購到已屬不易了，談何有關(guān)采購內(nèi)控制度的建設(shè)和落實？

（二）采購環(huán)節(jié)作為傳統(tǒng)意義上的成本中心，其控制重點應(yīng)著眼于對可控成本的控制，但基于鋼鐵產(chǎn)品一日一價演繹過山車行情的現(xiàn)狀，大多數(shù)中小鋼貿(mào)企業(yè)對于采購預(yù)算，標準成本擬定很難落實，因此對于采購環(huán)節(jié)的績效考評也無從談起，正是因為如此，采購環(huán)節(jié)績效考評的缺失也導(dǎo)致這些中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制措施難以為繼。

（三）中小鋼貿(mào)企業(yè)文化的缺失。企業(yè)文化作為企業(yè)的靈魂，在共同價值觀、企業(yè)愿景、管理及服務(wù)理念下形成的企業(yè)文化有助于減少企業(yè)內(nèi)部矛盾，增強企業(yè)各部門間的凝聚力。但是相關(guān)數(shù)據(jù)顯示中國中小企業(yè)的平均壽命在2.9年，鋼貿(mào)領(lǐng)域更是如此，如此短期的壽命預(yù)期，建立有歸屬感、認同感的企業(yè)文化并非易事。在許多鋼貿(mào)企業(yè)內(nèi)部，由于鋼貿(mào)采購入門門檻的簡單化，導(dǎo)致人員流動頻繁，在此環(huán)境下，渴求建立有效的內(nèi)部控制是有著許多現(xiàn)實困難的。

三、中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)控改進的方式

雖然中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制在上述原因之下存在許多不足，但在經(jīng)濟新常態(tài)下，鋼貿(mào)企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級無法避免，特別近些年以來，許多鋼貿(mào)企業(yè)在轉(zhuǎn)型升級方面已經(jīng)開始了不少新的做法，依靠供應(yīng)鏈管理，提高管理水平，在管理信息化方面做出了有益的嘗試，作為企業(yè)經(jīng)營的起始環(huán)節(jié)，對于采購領(lǐng)域的內(nèi)控改進勢在必行，對此，筆者建議中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購環(huán)節(jié)做好如下改進措施：

（一）從公司治理角度入手，改善采購領(lǐng)域內(nèi)控環(huán)境

雖然大多數(shù)中小鋼貿(mào)企業(yè)成立之初，就沒有建立完善的公司治理結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致經(jīng)營權(quán)和所有權(quán)高度一致，一言堂現(xiàn)象在企業(yè)日常經(jīng)營中較為突出。但隨著鋼貿(mào)領(lǐng)域風(fēng)險環(huán)境的惡化，中小鋼貿(mào)企業(yè)必須在加強企業(yè)治理結(jié)構(gòu)上入手，一面要在企業(yè)組織上杜絕一言堂現(xiàn)象，二來要在機構(gòu)、人員的授權(quán)和分工環(huán)節(jié)上對采購領(lǐng)域加以改造。做到采購環(huán)節(jié)有計劃、有執(zhí)行、有監(jiān)督、有改進。

（二）完善和優(yōu)化采購流程環(huán)節(jié)

內(nèi)部控制從某種程度上說就是一種流程控制，就采購領(lǐng)域而言，規(guī)范的采購業(yè)務(wù)流程應(yīng)該包括請購和審批、購買、驗收和付款三大環(huán)節(jié)，其中每個環(huán)節(jié)又分成若干小環(huán)節(jié)。對中小鋼貿(mào)企業(yè)來說，如何根據(jù)自身特點選擇和構(gòu)建合適的采購內(nèi)控制度，如何對采購業(yè)務(wù)上述三大環(huán)節(jié)加強過程管理是重中之重。以供應(yīng)商的選擇為例來說，在鋼貿(mào)領(lǐng)域向供應(yīng)商采購貨物，供應(yīng)商都要求款到發(fā)貨，因此選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商就顯得尤為重要，中小鋼貿(mào)企業(yè)由于訂貨規(guī)模的原因在面對大型供應(yīng)商時存在種種不利因素，但隨著鋼貿(mào)市場不斷下行的趨勢，整個市場有賣方市場向買方市場的轉(zhuǎn)變，中小鋼貿(mào)企業(yè)應(yīng)該在采購環(huán)節(jié)建立起自己的發(fā)言權(quán)，對于一些重點產(chǎn)品的采購一定要從供應(yīng)商的資質(zhì)，質(zhì)量保證、交貨期限、供貨條件、售后服務(wù)、經(jīng)營狀況及付款方式等多方面來選擇供應(yīng)商，雖然無法采用招投標的方式，但選擇2-3家供應(yīng)商來比較是完全可行的。同時在采購流程優(yōu)化過程中，加強對采購業(yè)務(wù)的分權(quán)管理，保證不相容職務(wù)的分離，如請購和審核的分離，請購和驗貨的分離等，杜絕出現(xiàn)內(nèi)控失靈現(xiàn)象。

（三）加強中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)合同控制

合同作為市場經(jīng)濟環(huán)境里最常見的契約形式，對于企業(yè)的經(jīng)營管理有著極為重要的意義。但是許多中小鋼貿(mào)企業(yè)里往往忽視合同管理，采購環(huán)節(jié)里尤其如此，因此在采購環(huán)節(jié)加強合同管理對于中小鋼貿(mào)企業(yè)防范合同風(fēng)險，促進企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展。具體來說，中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購合同管理中應(yīng)該做到：（1）重視對采購合同的分級授權(quán)管理，中小鋼貿(mào)企業(yè)應(yīng)該根據(jù)采購業(yè)務(wù)的性質(zhì)和規(guī)模建立健全合同組織機構(gòu)設(shè)置和管理層級，確保實施合同分級管理制度；（2）強化采購合同過程管理。嚴把采購合同審查關(guān)作為合同管理的主要內(nèi)容，強化采購合同談判、起草、審核、會簽、委托授權(quán)、用印、合同執(zhí)行檔案等全方位管理，努力實現(xiàn)采購合同管理系統(tǒng)化。（3）強化財務(wù)部門對采購合同的監(jiān)督管理，我們知道出于成本效益考慮，許多中小鋼貿(mào)企業(yè)未必會設(shè)立專門的企業(yè)法務(wù)部門來管理合同，因此就需要在合同管理中發(fā)揮財務(wù)部門對合同的監(jiān)督管理職責(zé)，采購部門在采購合同簽約后應(yīng)該交由財務(wù)部門備案，財務(wù)部門在向供應(yīng)商付款時應(yīng)審查采購合同的簽約和履行情況、以及付款對象是否屬于合同簽約方，凡供應(yīng)商未按合同條款履約的，或所交付貨物驗收未通過的業(yè)務(wù)，以及付款對象非合同簽約方的業(yè)務(wù)，財會部門有權(quán)拒絕付款。對于有鋼貿(mào)出口業(yè)務(wù)的企業(yè)而言，采購合同更是出口退稅必備單據(jù)，因此中小鋼貿(mào)企業(yè)必須充分發(fā)揮財務(wù)崗位對采購合同的監(jiān)管職責(zé)，提高合同管理水平。

（四）提升中小鋼貿(mào)企業(yè)人員內(nèi)控素質(zhì)

雖然很多中小鋼貿(mào)企業(yè)呈家族化管理態(tài)勢，但在新常態(tài)下，家族化的管理已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需要，再加上鋼貿(mào)企業(yè)入門門檻低，人員流動頻繁，相應(yīng)許多員工的文化水平參差不齊，而企業(yè)內(nèi)部控制對于員工隊伍的素質(zhì)有著較高的要求，因此中小鋼貿(mào)企業(yè)必須在人才選用及培養(yǎng)上雙管齊下，提高采購部門員工的法律、專業(yè)、財務(wù)、談判、驗貨等基本素養(yǎng)，使得采購部門人員對于內(nèi)控職責(zé)的領(lǐng)會更加深刻，適應(yīng)新常態(tài)下企業(yè)的經(jīng)營管理手段，唯有如此方能將有關(guān)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控手段落到實處，發(fā)揮其應(yīng)有作用。

綜上所述，雖然在經(jīng)濟新常態(tài)下鋼鐵行業(yè)產(chǎn)能嚴重過剩大背景下，中小鋼貿(mào)企業(yè)遭遇到很嚴重的經(jīng)營困難，但隨著許多鋼貿(mào)企業(yè)的洗牌后，生存下來的鋼貿(mào)企業(yè)如果能在提升管理水平、開拓新市場上多下功夫，發(fā)展前景仍舊樂觀。但從當下開始，有必要從采購開始加強內(nèi)部控制管理水平，從采購中提升效益，讓企業(yè)經(jīng)營的第一步走的更加堅實和穩(wěn)重。

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[2]中國物流與采購聯(lián)合聯(lián)合會《2014-2015鋼鐵貿(mào)易行業(yè)調(diào)研報告》.

篇6

 

物資管理是現(xiàn)代化管理科學(xué)中重要內(nèi)容，醫(yī)院物資管理是醫(yī)院為完成醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，對所需物資進行計劃、采購、保管、供應(yīng)等組織管理工作。醫(yī)院物資管理主要研究對象是物資在醫(yī)院內(nèi)的流轉(zhuǎn)過程和科學(xué)管理，包括醫(yī)院物資分類，物資供應(yīng)計劃編制，物資的采購運輸，物資倉庫的管理和組織領(lǐng)導(dǎo)等。物資管理系統(tǒng)是指醫(yī)院后勤物資管理的計算機應(yīng)用程序，主要以庫存管理的形式進行管理，也包括為醫(yī)院進行科室成本核算和管理決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的功能。

1.醫(yī)院物資管理系統(tǒng)技術(shù)指標要求

1.1信息的完整性

信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)是信息，只有正確詳實的信息才能保證管理人員作出正確的決策。因此軟件設(shè)計方面必須加強信息完整性方面的工作，采用值約束、缺省、數(shù)據(jù)字典等多種方法確保信息的完整性。一旦使用人員錄入或修改導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯誤，系統(tǒng)必須明確地給出警告信息，提示使用者。

1.2系統(tǒng)先進性

軟件的開發(fā)必須是建立在先進的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)之上，同時采用客戶機-服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)，進行數(shù)據(jù)維護，以保證系統(tǒng)平臺的先進性，軟件開發(fā)工具必須是目前主流工具。

1.3系統(tǒng)實用性

此物資管理系統(tǒng)是一個面向?qū)嶋H應(yīng)用的軟件系統(tǒng)，它的建成將取代手工的低效率工作，因此在進行系統(tǒng)建設(shè)的同時必須考慮到人員的使用習(xí)慣。

1.4系統(tǒng)可擴展性

信息系統(tǒng)是一個復(fù)雜的信息流管理系統(tǒng)。在開發(fā)完成后，系統(tǒng)必須保證在用戶有新的需求時能方便地增加一些功能或模塊，及時解決用戶實際問題，同時還要與系統(tǒng)的其他部分能夠保持風(fēng)格一致，不改變管理人員的使用習(xí)慣，使得軟件具有較好的可擴展性。

1.5系統(tǒng)安全性

用戶進入系統(tǒng)時，應(yīng)先經(jīng)過嚴格的身份驗證，根據(jù)其權(quán)限級別，使用系統(tǒng)的某些功能和數(shù)據(jù)。

2.醫(yī)院物資管理系統(tǒng)需求

物資管理系統(tǒng)的總體需求為：建立一套有自己特色的(管理嚴格、配送方便的現(xiàn)代化物資管理系統(tǒng)：實現(xiàn)整個醫(yī)院物資數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，使物資從需求到采購，到入庫，直至進入醫(yī)院的各個部門，都可以在計算機上進行處理、查詢，而且可以做到帳帳相符、帳物相符、物型以及外部型號與實物相符；醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可查閱整個醫(yī)院的數(shù)據(jù)，對醫(yī)院物資的全部管理過程進行實時監(jiān)督和領(lǐng)導(dǎo)。。要求系統(tǒng)結(jié)構(gòu)先進，數(shù)據(jù)處理迅速準確，能夠使工作人員大大提高工作效率，并改善醫(yī)院的運營環(huán)境。

根據(jù)醫(yī)院物資管理要點，按照計劃人員、采購人員、保管人員、會計人員和科室人員的不同工作職責(zé)，對Forte-HIS加以借鑒并結(jié)合Forte-HRP的實際情況，將醫(yī)院物資管理系統(tǒng)分為申請計劃管理、采購計劃管理、物資帳務(wù)管理、物資合同管理、物資倉儲管理5大模塊。

（1）申請計劃管理申請計劃管理是物資管理的起點，它是各科室根據(jù)采購部門制訂的采購周期并結(jié)合本科室的實際需要，向采購部門提出的本科室在某個時間段所需要的物資。申請計劃是采購部門制訂采購計劃的重要依據(jù)。

（2）采購計劃管理物資管理要做到低成本高效率地為醫(yī)院服務(wù)，采購要涉及到醫(yī)院的各個部門。采購的功能是以合適的來源、價格、送貨方式獲取醫(yī)院各部門所需的一定數(shù)量的物資。采購功能引起物資向醫(yī)院內(nèi)部流動，它是醫(yī)院與供應(yīng)商相連接的環(huán)節(jié)?？偟膩碚f，醫(yī)院采購的目標可分四個方面：以最低成本獲取醫(yī)院所需一定數(shù)量和質(zhì)量的產(chǎn)品和服務(wù)；確保供應(yīng)商提供最好的服務(wù)；鞏固與供貨商之間良好的供需關(guān)系，尋求替補供貨商。為達到這些目標，采購部門必須實施以下基本功能：制定采購計劃、說明書；確定適當?shù)牟少徺|(zhì)量、數(shù)量、送貨要求(時間、地點)標準；選擇供應(yīng)商(適當?shù)膩碓?；商談采購條款和條件(適當?shù)膬r格)；制定和簽發(fā)采購訂單。

醫(yī)院中物資采購部門采購計劃管理的工作流程如下：

采購部門首先根據(jù)醫(yī)院采購的時間段制訂若干個采購計劃周期，然后由醫(yī)院各個科室制訂物資申請計劃，各個部門的申請計劃在審核后經(jīng)匯總生成某個計劃周期的總的物資需求。物資需求同現(xiàn)存量以及安全庫存量比較，得到物資的采購計劃，然后根據(jù)采購計劃日期所在的采購周期進行匯總生成一定周期內(nèi)的采購計劃。采購計劃經(jīng)審核后即可進行采購任務(wù)。

系統(tǒng)的主要功能是生成指定物資庫房的采購計劃單，在此過程中可讀取已確認的申請計劃單。

（3）物資合同管理

醫(yī)院從市場采購的物資，凡是采購量大，供應(yīng)條件比較復(fù)雜的，一般都采用合同形式，使供需雙方的經(jīng)濟關(guān)系固定下來，物資訂貨合同是供需雙方為實現(xiàn)物資購銷，明確相互權(quán)利和義務(wù)而簽訂的具有法律效力的書面協(xié)議。

合同的管理貫穿于從簽訂合同開始到合同執(zhí)行完畢的整個過程，包括對合同執(zhí)行過程的組織、檢查和監(jiān)督。

物資訂貨合同是物資計劃管理的延伸，也是為物資計劃管理服務(wù)的，計劃人員根據(jù)計劃管理輸出的采購參考信息，制定采購計劃，與供貨單位簽訂訂貨合同。合同管理的輸出又反饋給計劃管理，為后者提供預(yù)計到貨信息，從而又為物資計劃的制定提供必要的依據(jù)。合同管理從本身看，主要用途是對訂貨合同的統(tǒng)計、查詢和合同執(zhí)行、監(jiān)督、輸出必要的表格。

合同管理模塊主要包括合同信息的錄入、修改、刪除、查詢、合同的執(zhí)行維護、合同的執(zhí)行情況等。

（4）物資倉儲管理物資倉儲管理是醫(yī)院物資管理的重要組成部分，也是現(xiàn)代物資管理成敗的關(guān)鍵，做好倉儲管理是保證醫(yī)院完成各項任務(wù)的基礎(chǔ)；倉儲管理決策與醫(yī)院物資系統(tǒng)的其他決策密切相關(guān)，它不僅對倉儲系統(tǒng)，而且對整個醫(yī)院的物資系統(tǒng)都起著十分重要的作用。

醫(yī)院物資倉庫的種類包括文具雜品庫房、易燃易爆及放射性物資危險品庫房、建筑維修材料庫房、總務(wù)庫房、工具和配件庫房及科室的備用品小庫房：倉庫工作內(nèi)容主要有：入庫物資的驗收，庫存物資的保管，維護保養(yǎng)，物資的出庫發(fā)放，物資的盤點等。

系統(tǒng)倉儲管理的功能如下：

l)庫存初始化：對本庫房物資進行初始化，可錄入物資的批號、有效期、數(shù)量、購進價、零售價等。

2)入庫：完成本庫房物資入庫，生成相應(yīng)的入庫單據(jù)；入庫方式可包括采購入庫、贈送入庫、調(diào)撥入庫、科室退庫入庫，對采購入庫可導(dǎo)入采購計劃單，對科室退庫入庫可導(dǎo)入科室退庫單。

3)出庫：完成本庫房物資出庫，出庫方式包括領(lǐng)用出庫、調(diào)撥出庫、退貨、報損、報廢。

4)盤點：對本庫房物資的數(shù)量進行清點，生成盤點單據(jù)。

5)庫存查詢：用于查詢管理當前庫房物資的庫存。

6)單據(jù)確認：對當前庫房還未確認的單據(jù)進行確認。

7)反確認：對當前庫房已確認的單據(jù)進行反確認。。

（5）物資帳務(wù)管理醫(yī)院物資帳務(wù)管理主要涉及到各種單據(jù)審核入帳及對帳目查詢的業(yè)務(wù)處理。

系統(tǒng)帳務(wù)管理功能如下：

1)帳目初始化：完成當前庫房帳目初始化，帳目初始化確認后不能再修改。。

2)明細帳?。翰樵兒痛蛴”編旆课镔Y的明細帳。

3)分類帳：查詢和打印本庫房物資的分類帳。

4)單據(jù)登帳：對本庫房未登帳的單據(jù)進行登帳。

5)期末結(jié)轉(zhuǎn)：對本庫房物資的各類分類賬目進行期末結(jié)轉(zhuǎn)，生成物資賬目。

6)反登帳：在必要的情況下可對本庫房已登帳的單據(jù)進行反登帳。

7)反結(jié)轉(zhuǎn)：對本庫房最后一次結(jié)轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)進行反結(jié)轉(zhuǎn)。

3.結(jié)論

醫(yī)院資源計劃系統(tǒng)是指利用計算機軟硬件技術(shù)等現(xiàn)代化手段，對醫(yī)院及其所屬各部門的人流、物流、財流進行綜合管理，對在醫(yī)療活動各階段中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行采集，存貯、加工生成各種信息，從而為醫(yī)院的整體運行提供全面的、自動化的管理，醫(yī)院資源計劃系統(tǒng)是現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)中不可缺少的基礎(chǔ)設(shè)施與環(huán)境。醫(yī)院日常管理包括醫(yī)院物資的管理，由于醫(yī)院物資種類繁多，流通頻繁，經(jīng)常造成信息不準確、家底不明、積壓浪費。做好醫(yī)院物資管理工作，對醫(yī)院節(jié)約成本，加強核算有重要意義，因而醫(yī)院物資管理系統(tǒng)是醫(yī)院資源計劃系統(tǒng)的重要組成部分。

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一、前言

目前企業(yè)財務(wù)管理中普遍現(xiàn)象是，財務(wù)人員只是簡單的核算員，在整個合同管理過程中從前期合同談判，到合同簽定、合同履行，以及最后合同結(jié)算，財務(wù)人員都很少參與更沒有主動參與的意識。財務(wù)人員在管理過程中只負責(zé)報銷、核算、統(tǒng)計，監(jiān)督控制職能薄弱，隨著市場競爭的加劇，建立合同管理責(zé)任和風(fēng)險控制措施變得尤為重要。財務(wù)人員如何參與到合同管理中來，如何在財務(wù)管理中更好的實施合同管理職能是財務(wù)人員必須考慮的問題。

二、財務(wù)管理與合同管理

合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等系列活動的總稱。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。合同管理是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，搞好合同管理，對于公司經(jīng)濟活動的開展和經(jīng)濟利益的取得，都有積極的意義。因此合同管理是財務(wù)管理必不可少也不容忽視的一部分。財務(wù)管理和合同管理緊密聯(lián)系，好的財務(wù)管理是實現(xiàn)合同管理的保證，他們共同促進企業(yè)嚴格遵守內(nèi)部規(guī)范，完成預(yù)期的經(jīng)濟效益目標。目前企業(yè)在合同管理中存在很多問題，例如：先施工后簽訂合同，隨意解除合同，合同變更不規(guī)范，合同履行內(nèi)容和簽訂內(nèi)容不一致，陰陽合同等。特別對于一些建筑安裝企業(yè)合同管理問題尤為突出，現(xiàn)在建筑市場是買方市場，施工隊伍為了在激烈的競爭中獲得勝利，采取各種不規(guī)范、不合法的運作手段，而企業(yè)單純追求利潤指標忽視合同中存在的潛在風(fēng)險，合同管理人員法律意識淡薄，合同糾紛、索賠層出不窮，無形中造成企業(yè)成本的增加。隨著人們法律意識的增強，為進一步規(guī)避各種各樣的合同管理風(fēng)險，財務(wù)管理中加強合同管理變得越來越重要。

三、在財務(wù)管理中如何加強合同管理

（一）財務(wù)部門對合同實行全過程管理

財務(wù)是整個管理系統(tǒng)中的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是經(jīng)濟管理的核心。做好合同管理要充分發(fā)揮關(guān)鍵環(huán)節(jié)的作用，通過合同訂立前的風(fēng)險預(yù)測，風(fēng)險辨析；執(zhí)行中的資金支付控制；合同收尾階段的驗收和履約監(jiān)督等，保證合同管理程序的良好運行，實現(xiàn)全過程的財務(wù)管控。

1、合同訂立前的風(fēng)險預(yù)測，風(fēng)險辨析

風(fēng)險指的是損失的不確定性；風(fēng)險量反應(yīng)不確定的損失程度和損失發(fā)生的概率。在合同簽訂前財務(wù)部門要配合相關(guān)部門做好風(fēng)險預(yù)測、風(fēng)險辨析工作，認真分析要進行的合同活動可能存在的風(fēng)險。在這個過程中財務(wù)人員要格外謹慎，仔細調(diào)查對方的資信情況、履約能力，把可能的風(fēng)險逐一分析，確定風(fēng)險的類型，制定風(fēng)險對策。合同風(fēng)險一個重要的來源是合同本身，財務(wù)人員要重點關(guān)注：格式文本，合同類型，變更事項，合同糾紛等。這就要求會計人員配合，仔細審核合同內(nèi)容、合同文本。盡量選用由國家統(tǒng)一頒發(fā)的通用性合同文本，條款不漏項，文字表達清晰，無含糊不清詞語。同時充分利用法律資源中的擔保制度、保險制度以及糾紛法律制度等，來降低和轉(zhuǎn)移合同條款所帶來的風(fēng)險。加強風(fēng)險預(yù)測職能，尤其要注意對方轉(zhuǎn)嫁的風(fēng)險，例如：企業(yè)在進行投標時，一般都會按照招標文件的要求繳納投標保證金，其實質(zhì)是招標企業(yè)為了避免投標有效期內(nèi)投標人隨意撤回。撤銷投標或中標后不能提及履約金等行為造成的損失而進行的風(fēng)險規(guī)避。對投標人來說合同訂立越遲，資金成本則越高。總之，對風(fēng)險的界定要有超前意識，及時收集和分析與風(fēng)險有關(guān)的各種信息，預(yù)測可能發(fā)生的風(fēng)險，并對其進行監(jiān)控提出預(yù)警。

2、合同執(zhí)行過程中的財務(wù)控制

首先，對合同生效后可能涉及的稅收政策、收入情況、成本費用情況、資金使用情況以及合同執(zhí)行情況密切關(guān)注，制定嚴格的合同管理流程及審核辦法。例如：凡對外簽訂的經(jīng)濟合同，一律經(jīng)財務(wù)主管審核并簽署意見，再由財務(wù)部蓋具合同專用章，并交由財務(wù)部統(tǒng)一存檔。對于銷售合同凡利潤指標在規(guī)定比例范圍的，且現(xiàn)款現(xiàn)貨的合同，由財務(wù)主管最終審批；利潤指標低于公司規(guī)定的，或有欠款信用不良情況的，財務(wù)主管簽署意見后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批；銷售人員最后須持審批手續(xù)齊全的合同到財務(wù)部蓋具合同專用章，辦理發(fā)票相關(guān)事宜。其次，加強合同執(zhí)行過程中資金管理。資金管理應(yīng)遵循集中管理、統(tǒng)籌安排、綜合平衡、優(yōu)化投向的原則。資金管理由財務(wù)部負責(zé)和具體操作。對照合同履約實際，把好資金的使用和費用的結(jié)算。對于合同款的支付要求做到：制定《預(yù)算管理制度》，企業(yè)各項合同支出都必須履行計劃申報，批準下達的程序，并嚴格以批準的預(yù)算定額為依據(jù)。財務(wù)部門負責(zé)預(yù)算指標的審定，嚴格審批程序。

3、在合同的收尾階段，加強合同的驗收和履約監(jiān)督。落實人員加強對甩項項目的管理，完備手續(xù)、資料，確保資金安全。財務(wù)人員要嚴格按照合同要求，清理債權(quán)債務(wù)，做好合同款的催收工作。同時編制財務(wù)決算報告，對合同履行情況進行評估。

4、抓好合同的變更和索賠工作。索賠是合同管理的繼續(xù)，貫穿于合同履行的全過程。財務(wù)人員要提高的變更索賠意識，明確變更和索賠職責(zé)，把工作貫穿于經(jīng)營活動的全過程。財務(wù)人員及相關(guān)部門認真制定合同變更索賠工作流程和相關(guān)注意事項，做到有章可循，照章辦事。在合同變更索賠過程中財務(wù)人員應(yīng)積極發(fā)揮監(jiān)督檢查職能。監(jiān)督重點如下：首先，合同變更理由必須符合法律、法規(guī)和政策，以及相關(guān)相關(guān)文件的規(guī)定；其次，原始記錄、原始資料保管是否完整，合同資料的歸檔應(yīng)分類進行，及時、系統(tǒng)、連續(xù)，無遺漏；最后，對相關(guān)費用進行審查。

（二）抓住經(jīng)濟活動的重要環(huán)節(jié)加強合同管理

1、加強采購合同的日常管理。在日常的管理中，突出合同管理人員的審核職能是降低風(fēng)險的一個有效策略。首先，對合同文本的審查，簽訂前財務(wù)人員認真審查合同條款，對其中可能引起糾紛的地方予以刪除或改進。杜絕含義模糊的條款出現(xiàn)在正式文本中，使條款的可操作性強。其次，督促監(jiān)督采購部門制定相應(yīng)的采購標準、質(zhì)量標準及合理的價格標準，在保證產(chǎn)品質(zhì)量不受影響的前提下，制定相應(yīng)的質(zhì)量加減價條款使合同款貼近生產(chǎn)工藝。再者，定期檢查采購部門是否做好供戶的資質(zhì)審查，為合同的簽訂把好關(guān)。其中包括供戶的確定的依據(jù)審查、資格和信用審查、簽訂人的審查。采購部門每年應(yīng)對供戶進行系統(tǒng)評價，對達不到要求的供戶進行淘汰，形成新的供戶清單。對于新供戶嚴格按組織考察，試用試供等環(huán)節(jié)合格后納入合格供方。資質(zhì)主要包括：生產(chǎn)許可、經(jīng)營范圍、特許進入、資質(zhì)等級等。信用主要指的是誠信度，包括守約能力、納稅狀況、售貨服務(wù)狀況、承諾兌現(xiàn)等。簽訂合同時要求對方將各類資質(zhì)證書進行復(fù)印并加蓋單位公章，以保證供方提供的資質(zhì)具有法律效率。單位內(nèi)部人員應(yīng)嚴格按照授權(quán)范圍簽訂合同，杜絕超越權(quán)限或無權(quán)限人員簽訂合同。

2、加強合同的綜合管理，實現(xiàn)成本控制。堅持程序管理，擇優(yōu)選擇分包商。財務(wù)及相關(guān)人員對各分包單位做細致的調(diào)查，對其資質(zhì)信用進行評價，將有關(guān)資料建檔保存，擇優(yōu)選擇分包商。確定合理的成本控制目標，合同文件和成本計劃是成本控制的目標。企業(yè)必須有一套健全的財務(wù)管理制度，在成本分析成本核算的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)的研究成本變動的因素，參考企業(yè)的經(jīng)濟效益指標，確定合理的成本計劃，指導(dǎo)企業(yè)的投標報價及其分包合同簽訂。合同簽訂后，為了把費用控制在合同金額以內(nèi)，財務(wù)人員要進一步對合同的履行情況實行監(jiān)督檢查：一、杜絕違反合同條款的行為發(fā)生，發(fā)現(xiàn)合同履行異常，及時調(diào)查原因采取防范措施避免不必要的損失；二、運用經(jīng)濟指標進行成本分析，通過實際值與預(yù)算值，實際值與目標值的比較，對合同履行情況進行評價，了解成本總量的構(gòu)成比例和成本管理的薄弱環(huán)節(jié)，采取對應(yīng)的增收節(jié)支措施，避免超支，為今后的發(fā)展提供經(jīng)驗和教訓(xùn)。

（三）財務(wù)部門要做好合同管理工作就要加強對合同管理人員的培訓(xùn)

合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。建立科學(xué)的培訓(xùn)制度，全面實行全過程考試、考核、檢查。激活培訓(xùn)方式，提高培訓(xùn)的成效性。通過各種方法有針對性和重點的組織好學(xué)習(xí)，向相關(guān)人員介紹最新的《合同法》、《招投標法》、《擔保法》等相關(guān)法律法規(guī)。定期組織合同系統(tǒng)專業(yè)管理人員進廠培訓(xùn)，把合同相關(guān)法規(guī)的學(xué)習(xí)納入繼續(xù)教育日程，從思想上引起財務(wù)人員的高度重視。健全考核，激勵、責(zé)任追究機制，對合同訂立、執(zhí)行過程中違法違規(guī)或給企業(yè)造成損失的行為追究責(zé)任。

合同管理工作是企業(yè)經(jīng)營管理的一項重要工作，它不只是簡單的要約、承諾，而是一個全過程、全方位、科學(xué)的管理。財務(wù)部門要充分發(fā)揮自己在合同管理中的監(jiān)督、檢查職能，運用科學(xué)的管理方法參與到合同管理中來，通過運用自身特有的方法對合同履行情況進行分析評價，事前預(yù)防，事中控制，事后補救，同時為今后企業(yè)的發(fā)展所借鑒，財務(wù)管理對合同管理具有現(xiàn)實的重要應(yīng)用價值，必將越來越得到企業(yè)的重視和認可。

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二、引進會商機制強化管理銜接

合同管理涉及的部門多、業(yè)務(wù)廣，需要多個部門步調(diào)一致才能實現(xiàn)管理銜接。該局從廣東江門供電局引進合同會商機制，定期組織相關(guān)部門討論解決合同管理問題。至今，該局已組織相關(guān)部門進行7次會商，有效解決了合同資料歸檔、采購與合同簽訂銜接、合同辦理時間跟蹤等問題。同時，采取法律歸口部門和采購部門聯(lián)合開展培訓(xùn)、邀請審計部門開展專題講座的方式，加強合同相關(guān)業(yè)務(wù)部門的溝通與協(xié)調(diào)，努力實現(xiàn)管理“無盲點”、“無死角”。

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1 采購信息系統(tǒng)對EPC總承包項目的意義及作用

EPC總承包是一項非常復(fù)雜的系統(tǒng)工作，是將整個工程的采購、建設(shè)、試行以及驗收全部承包的活動，這其中就會涉及到供應(yīng)商、工程建設(shè)企業(yè)、業(yè)主等很多參與者，因而信息傳遞及共享系統(tǒng)的建設(shè)就顯得非常必要和重要了。具體來說，采購管理信息系統(tǒng)對總承包項目的作用主要有以下幾點：

1.1 采購管理信息系統(tǒng)可以提高物資采購的效率。電力工程總承包項目所需要的物資信息可以通過信息系統(tǒng)及時提供給采購部門，采購部門通過信息系統(tǒng)將物資采購數(shù)量、種類等提供給供應(yīng)商，供應(yīng)商也可以在最短時間內(nèi)將供貨情況反饋給采購部門，與傳統(tǒng)采購過程相比，將大大縮短采購時間，提高采購效率。另外，收到采購物資之后，如果出現(xiàn)什么問題，采購部門也可以通過采購管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商及時溝通交流，同時還可以提供一些圖片等佐證資料，這樣就提高了采購問題的解決效率。

1.2 有助于EPC總承包企業(yè)做出正確的采購決策。采購物資質(zhì)量的高低主要取決于所選供應(yīng)商的好壞。因而，采購之前最為重要的步驟就是對不同的供應(yīng)商進行分析，從而選擇出口碑較好、誠信度較高、服務(wù)質(zhì)量較高的供應(yīng)商。而采購管理信息系統(tǒng)可以廣泛搜集有關(guān)供應(yīng)商的信息，并自動做出分析，為企業(yè)提供較為科學(xué)、準確的分析結(jié)果。另外，采購物資的庫存情況、使用情況、保管情況以及設(shè)備的維護維修情況等信息都可以通過管理信息系統(tǒng)進行儲存、記錄，從而有助于總承包企業(yè)根據(jù)以上信息做出正確決策。

1.3 可以對EPC總承包項目的采購過程實施動態(tài)監(jiān)控。采購工作在EPC總承包中占據(jù)著非常重要的地位，貫穿于總承包項目的全過程。一方面采購物資或設(shè)備價格的高低將直接影響總承包項目的盈利水平。另一方面采購物資或設(shè)備質(zhì)量的高低將直接影響總承包項目的質(zhì)量水平。通過采購管理信息系統(tǒng)可以對采購價格、采購審批、采購招投標、物資運輸、物資驗收等情況時刻進行跟蹤監(jiān)控。

2 采購管理信息系統(tǒng)的幾個關(guān)鍵問題研究

2.1 對采購過程進行有效跟蹤和控制

主要是同供應(yīng)商訂立采購合同之后，對物資或設(shè)備的發(fā)貨情況進行跟蹤和監(jiān)控。一方面是對物資或設(shè)備的質(zhì)量情況進行跟蹤、監(jiān)控。另一方面是對物資或設(shè)備的發(fā)貨速度進行跟蹤、監(jiān)控。如果供應(yīng)商沒有按照合同發(fā)貨時間發(fā)貨，信息管理部門應(yīng)該及時通知相關(guān)部門進行催交。交貨時間可以分為三種，一種是合同交貨時間，一種是雙方商定的交貨時間，還有一種是實際到貨時間。一般是先按照合同時間進行交貨，如果由于客觀因素不能交貨，雙方協(xié)商重新制定了交貨時間，采購信息管理系統(tǒng)對此應(yīng)及時更新。另外，對于重要物資和設(shè)備的催交情況應(yīng)及時登記于信息管理系統(tǒng)。

2.2 采購信息的共享

采購信息共享可以提高電力工程總承包項目的建設(shè)效率，實行采購管理信息系統(tǒng)之前，人們很難掌握采購的情況，不知道物資什么時候到、不知道何時領(lǐng)料、不知道何時生產(chǎn)，必須要派一個人專門負責(zé)搜集采購相關(guān)信息才能解決以上問題，這種做法顯然費時費力。而實行采購管理信息系統(tǒng)并進行信息共享的話，卻可以節(jié)約采購信息傳遞的時間。主要是因為管理信息系統(tǒng)將對采購訂單信息進行跟蹤，當物資或設(shè)備發(fā)出、到達時，管理信息系統(tǒng)會自動向相關(guān)負責(zé)人發(fā)出信息，同時向相關(guān)負責(zé)人提供庫存物資的信息，這樣相關(guān)負責(zé)人就可以快速決定領(lǐng)料時間以及生產(chǎn)時間。

2.3 采購信息的安全訪問

為了防止重要的采購信息被盜竊或被泄露，必須做好采購信息系統(tǒng)的安全訪問工作，不能隨便允許不相關(guān)的人進入采購管理信息系統(tǒng)。具體從以下幾個方面加強采購信息的安全訪問管理：首先，只授權(quán)相關(guān)的負責(zé)人訪問采購信息管理信息系統(tǒng)，比如總承包管理信息系統(tǒng)負責(zé)人、采購部門負責(zé)人、生產(chǎn)部門負責(zé)人等，相關(guān)人員只能通過賬戶名和密碼登陸進去之后才能獲得訪問權(quán)限。因而，應(yīng)加強對賬戶名和密碼的管理；其次，擁有訪問權(quán)限的訪問者在訪問完采購信息管理系統(tǒng)之后應(yīng)及時清空訪問痕跡，尤其是訪問賬戶名和密碼必須清除掉，防止一些無關(guān)者利用遺留的信息登錄到系統(tǒng)。

3 EPC總承包采購管理信息系統(tǒng)設(shè)計的建議

3.1 總承包采購管理信息系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)遵循四個原則

四個原則分別為：第一，階段性原則。采購管理信息系統(tǒng)的設(shè)計并不是一蹴而就的，不能只追求速度而忽視質(zhì)量。因而，應(yīng)分階段完成信息系統(tǒng)的設(shè)計，只有這樣才能保證采購管理信息系統(tǒng)的連續(xù)性、可靠性。通常來說首先要完成的是整體架構(gòu)以及信息技術(shù)設(shè)計，第二階段要完成的是最緊要任務(wù)的系統(tǒng)設(shè)計，第三階段是次要任務(wù)的系統(tǒng)設(shè)計；第二，先進性原則。采購管理信息系統(tǒng)一定要保證是當前最為先進的，具體包括設(shè)備的先進性以及信息技術(shù)的先進性；第三，擴展性原則?？偝邪椖客ǔr間比較長，因而可能會面臨企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化，這就要求采購管理信息系統(tǒng)具有彈性，能夠快速適應(yīng)變化的環(huán)境；第四，實用性原則。采購管理信息系統(tǒng)必須要和總承包項目的實際情況相結(jié)合而設(shè)計，建成之后能夠提高總承包企業(yè)的采購效率。同時，還要具有可操作性，不能太過復(fù)雜和難以理解。

3.2 重要模塊的設(shè)計

第一，招標管理模塊的設(shè)計。招標的目的是選擇良好的供應(yīng)商，通過招標管理模塊可以招標說明書；可以了解投標供應(yīng)商的申請信息，并對其審核和篩選等。此模塊的設(shè)計主要是招標網(wǎng)站設(shè)計，招標網(wǎng)站必須具備信息、下載信息、上傳標書的功能；第二，合格供應(yīng)商管理模塊。合作一段時間之后，企業(yè)可能會對供應(yīng)商的服務(wù)水平、供貨質(zhì)量、誠信度等進行重新審核和評價，將不合格的供應(yīng)商從信息系統(tǒng)里清除掉，將新選擇的供應(yīng)商添加進去；第三，合同管理模塊。采購合同在維護總承包企業(yè)的權(quán)益方面發(fā)揮著重要作用，因而應(yīng)加強對采購合同的管理。通過采購管理模塊，可以了解和編輯采購合同、變更采購合同、合同結(jié)算、合同支付等信息。

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為加強合同管理，維護公司合法權(quán)益，樹立企業(yè)誠實守信的良好形象，公司制定實施了《許昌煙機公司合同管理辦法》并不斷修訂完善。對合同的審核和管理進行了詳細的規(guī)定，確保合同的規(guī)范性、合法性和科學(xué)性。

根據(jù)《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》規(guī)定，在簽合同前，對采購物資進行招標。與中標單位擬訂合同后，由采購部門填寫“合同審簽表”，并由公司主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審簽?！昂贤瑢徍灡怼迸c合同一起送審計部門審核，未經(jīng)審計的合同不得加蓋合同章，合同不生效，財務(wù)部門不予結(jié)算和付款。健全的合同審計制度，規(guī)范的操作，不僅使審計人員在開展合同審計時有章可循，審計工作程序更加合理，而且大大提升了審計工作質(zhì)量。

二、對合同主體進行審計

合同主體的合法性，是確保合同法律效力的前提。為保證合同的有效性、合法性，避免因簽訂無效合同造成企業(yè)經(jīng)濟損失，必須對合同主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力等進行審計。

審查簽訂合同的主體。重點審查合同主體是否是依法登記的企業(yè)法人，或依法產(chǎn)生、存在的組織。不與不能獨立享有經(jīng)濟權(quán)利和承擔義務(wù)的、不具備法定條件的經(jīng)濟組織（如內(nèi)部車間、分廠等）簽訂合同。

審查合同對方經(jīng)營范圍。重點審查其經(jīng)營范圍是否包括合同標的，是否超出了在工商行政管理部門登記注冊的范圍，是否無照經(jīng)營。

審查合同對方主體有無履約能力。對對方的資質(zhì)等進行調(diào)查，不與無履約能力的主體簽訂合同。

審查授權(quán)委托人的資格是否合法。經(jīng)公司法人授權(quán)后的委托人方可代表本公司對外簽訂合同。委托人必須按照《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，本著公平互利的原則，在委托權(quán)限及其期限范圍內(nèi)，依法簽訂合同。

三、合同簽訂前進行招標比價審計

1、注重對價格信息的收集。根據(jù)物資采購合同審計的合法性、公平性原則及“貨比三家、比質(zhì)比價”的原則，物資采購合同審計的重點之一就是價格審計。

建立合同審計臺賬，進行整理歸檔，對材料及產(chǎn)品價格、供應(yīng)商信息進行跟蹤管理。

做好市場調(diào)查，通過報紙、互聯(lián)網(wǎng)了解價格信息的變動情況，及時掌握第一手資料，防止物資采購中的“暗箱操作”。

2、注重對信息化管理手段的運用。為使合同價格審計更便捷、更規(guī)范，公司信息管理中心的計算機專業(yè)人員，為我們在ERP管理軟件上建立了專門的“合同審計管理系統(tǒng)”及“物資采購招標系統(tǒng)”。事先將歷次采購物資的價格、數(shù)量、供應(yīng)商、合同訂單號等情況按物料編碼存入系統(tǒng)，形成采購情況分析曲線圖。每次審計合同時，把需要采購的物料編碼輸入，該物料以前已采購批次的采購日期、價格、供應(yīng)商、訂單號及審核日期、審核人情況就被自動顯示出來，如價格比原購入價格高，系統(tǒng)會自動提示，以便再次核實該物料價格。如價格沒問題，通過審計后在設(shè)定的時期內(nèi)有效。這大大地方便了我們的工作，避免了人工操作可能出現(xiàn)的誤差，減少了差錯率，提高了合同審計工作效率，保證了審計工作質(zhì)量。

3、注重對招標過程的審查監(jiān)督。根據(jù)《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》的規(guī)定，在一般情況下，小量、小額采購“貨比三家”，在ERP管理系統(tǒng)上進行價格比較；批量、大額采購進行公開招標，由審計部門牽頭，成立由采購部門、使用部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門為主的評標委員會進行評標。由監(jiān)察室、財務(wù)部、工會組成的監(jiān)督組對招標全過程進行監(jiān)督。

審查招標程序的合法性及操作的規(guī)范性。采購招標是一項嚴肅認真的工作，其程序是否合法、操作是否規(guī)范，直接關(guān)系到招標結(jié)果的公正性。審計中重點審查評標委員會是否嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定及《許昌煙機公司物資采購招標管理辦法》開展工作，有無主觀性、隨意性。并在審查合同時將合同與招標結(jié)果相核對，確保招標結(jié)果落到實處。

審查招標文件的完整性。招標文件是簽訂采購合同的重要依據(jù)，內(nèi)容完整的招標文件是簽訂采購合同的基礎(chǔ)。應(yīng)重點審查招標文件中對投標方主體資格、資質(zhì)、履約能力的要求，以及采購物資數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)要求、付款方式等重要內(nèi)容。并在招標文件中明確規(guī)定“投標文件是中標后簽訂合同的一個組成部分，與合同具有同等法律效力”，為以后采購合同的審計奠定基礎(chǔ)。

審查評標辦法的合理性。嚴格按照《許昌煙機公司評標委員會和評標方法暫行規(guī)定》執(zhí)行，出臺合理的項目采購招標評標辦法。本著公平、公正、科學(xué)、擇優(yōu)的原則，對投標單位進行評價、比較、分析，選出信譽好、能夠保證質(zhì)量、按時供貨的供應(yīng)商，這對于保證供貨質(zhì)量、降低采購成本有著至關(guān)重要的作用。

審查中標價格的公正性。為公平起見，我們把各投標商的投標價格輸入ERP“物資招標系統(tǒng)”，在保證質(zhì)量、保證售后服務(wù)的前提下，遵循“成本最低原則”，系統(tǒng)自動篩選出最低投標價為中標價，并保存在系統(tǒng)中，作為下次招標的參考價。這樣，既保證了采購物資的質(zhì)優(yōu)價廉，又避免了在物資采購過程中舞弊的發(fā)生。

四、對合同條款的審計

1、對合同內(nèi)容的審計。根據(jù)《許昌煙機公司合同管理辦法》的規(guī)定，對采購合同內(nèi)容的真實性、合法性、有效性及可行性進行嚴格審查。在合同審計中，發(fā)現(xiàn)合同有缺陷、合同遺漏必要條款和有不利條款的情況，就及時指出并要求送審部門予以補正；對于不符合審批送審條件的合同，及時對送審部門予以說明并要求送審部門補辦手續(xù)后再送審；對于可行性有疑問的合同，會同技術(shù)、生產(chǎn)等有關(guān)部門慎重研究，得出一致意見，確保采購合同簽訂的可行性、合理性；對違反國家法律，損害企業(yè)利益，顯失公平的“霸王合同”，嚴格把關(guān)，堅決查處，避免因該類合同給企業(yè)帶來風(fēng)險，造成損失。

2、對合同條款的審計。合同是一種法律文書。依法簽訂的合同，對雙方當事人具有法律約束力，當事人應(yīng)該按照約定履行自己的義務(wù)。嚴密的合同條款是履行合同的前提，對采購合同條款進行審計，不僅有利于全面、及時履行合同，而且也可以減少雙方在執(zhí)行合同時發(fā)生爭執(zhí)，避免合同糾紛，從而有效降低合同風(fēng)險。

當事人雙方名稱或姓名和住址。該條款是對合同主體的明確，也是落實合同權(quán)利和義務(wù)的前提。主要審查合同單位名稱與中標單位是否一致，與所加蓋的合同專用章名稱是否一致。

標的。標的指采購的物資、設(shè)備、備品備件等，沒有標的的合同是無法成立、無法履行的。審計時，重點審查合同標的物資是否與中標物資相符，是否按公司計劃采購，查實是否屬于無計劃或超計劃采購，型號規(guī)格是否齊全規(guī)范。

數(shù)量及質(zhì)量要求。該條款是確定雙方權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任大小的關(guān)鍵條款，合同上必須清楚具體地寫明。必須注明確切的數(shù)量及單位，如單位為套、對、盒等，要注明具體數(shù)量。質(zhì)量要求要明確，如國家標準、行業(yè)標準、技術(shù)標準等。

價款或報酬。是指買方獲得標的向賣方以貨幣形式支付的代價，包括單價、總價。該條款是采購合同的核心條款。審計時要重點審查是否按招標中標結(jié)果簽訂合同，是否進行市場調(diào)查、詢價、比價，價格是否含稅，是否高于市場價。如價格過高，駁回合同，采購部門應(yīng)查明原因，與賣方再次進行商談，力爭以公道價格采購到高質(zhì)量的物資，最大限度地降低采購成本。

結(jié)算方式及期限。采購合同應(yīng)明確結(jié)算方式和付款期限，不得含糊其辭，同時審查是否按公司結(jié)算規(guī)定執(zhí)行。公司規(guī)定采購合同簽訂原則上都是驗貨付款，如遇特殊情況需辦理預(yù)付款，必須先經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批方可辦理。付款期限應(yīng)明確是一次性付清，還是分期付款。成套設(shè)備及重要備件是否留有一定比例的質(zhì)保金，質(zhì)保金什么時候付清等。

交付標的物的方式、時間、地點。采購合同應(yīng)明確交貨方式、交貨時間、交貨地點。如貨物運輸是鐵路還是公路；交貨時間是否具體；交貨地點是許昌站還是公司等。

驗收標準、方法、地點及期限。驗收標準應(yīng)注明是用國家標準、行業(yè)標準還是所簽訂的技術(shù)標準；是在賣方現(xiàn)場驗收還是到貨后在買方驗收；驗收期限是否約定。

違約責(zé)任及解決辦法。訂立合同時要做到“先小人，后君子”，對采購合同中能夠預(yù)見到的各種不利因素要以條款的方式加以防范，運用法律保護企業(yè)的合法權(quán)益。審計時要注意違約處罰是否明確具體，如違約金的比例、賠償范圍等。解決爭議的方式是否確定，如協(xié)商、仲裁、還是訴訟。