導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇人事信息檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

引言

人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的重要證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時代的到來，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，人事檔案從紙質向電子化的轉變不僅形成了新的檔案管理形式，也對高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴峻的轉型，職業(yè)人才培養(yǎng)與社會發(fā)展需求的雙重作用促使學校積極調整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務體系。

1更新管理理念，適應信息化檔案管理變革

隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統(tǒng)檔案管理理念與現(xiàn)代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現(xiàn)。當前社會經(jīng)濟發(fā)展對高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構建開放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應信息化時代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹立主動服務的理念，打破學校的邊界，擴大檔案服務范圍，利用檔案資源優(yōu)勢建立動態(tài)化的人事檔案資料，將人員的各類信息納入系統(tǒng)管理中來，并實現(xiàn)自動化、智能化管理，以供相關部門的參考與使用。

2建立檔案管理標準，推動信息資源共享

在信息時代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現(xiàn)，也是高職院校提高信息化服務能力的基本要求。信息共享需要建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標準，高職院校在優(yōu)化人事檔案管理模式的過程中，應根據(jù)國家相關標準，對電子檔案進行調整與完善，為人事檔案資源共享做好準備。高職院校建立標準化人事檔案管理體系應從以下幾點入手：（1）建立管理性標準規(guī)范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對于人事檔案而言，形成管理性標準規(guī)范也是保護個人隱私的需要。目前我國針對信息安全管理需要建立了相關管理條例，例如《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》《中華人民共和國計算機信息網(wǎng)絡國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》等，高職院校應基于相關規(guī)定建立信息管理標準化體系，加強信息系統(tǒng)安全防護，以提高檔案管理效率。（2）建立業(yè)務性標準規(guī)范。業(yè)務性標準規(guī)范是基于業(yè)務處理要求形成的基本規(guī)范，包括電子文件、檔案的術語標準及管理規(guī)范，以及檔案在信息化建設中形成的術語標準、資源標識、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式等，高職院校在人事檔案優(yōu)化的過程中，應根據(jù)業(yè)務需要，對檔案內容進行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統(tǒng)的資源，為人事檔案的整合與存儲提供依據(jù)。（3）建立技術性標準規(guī)范。在信息化技術飛速發(fā)展的背景下，高職院校人事檔案管理風險也不斷增加，技術人員需要從安全管理的角度出發(fā)，對電子文件的存儲、壓縮格式進行規(guī)范化處理，并通過加密處理，形成規(guī)范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。

3引入網(wǎng)絡技術，完善檔案網(wǎng)絡服務平臺

以單機和局域網(wǎng)組成的檔案信息管理平臺通常只能滿足高職院校自身對人事檔案的應用需求，難以從社會化服務的角度體現(xiàn)檔案資源的價值。因此，高職院校在信息化背景下，應積極引入網(wǎng)絡技術，打造開放性的網(wǎng)絡服務平臺，為高職院校的人才供給與市場人才需求建立聯(lián)系，推進人力資源優(yōu)化配置。高職院校在檔案網(wǎng)絡服務平臺建設中，應依托網(wǎng)絡技術，制定完善的發(fā)展規(guī)劃：（1）明確網(wǎng)絡服務平臺的使用范圍。技術人員應根據(jù)高職院校人事檔案管理特點，明確網(wǎng)絡站點的目的以及用戶的類型；利用關鍵信息，如學生的基本資料、學科成績、職業(yè)資格等建立邏輯結構，并形成網(wǎng)絡服務平臺的基本框架，提高檔案信息網(wǎng)絡服務的精準性［2］。（2）確定服務對象的基本需求。技術人員不僅要從高職院校內部需求確定教師、學生以及其他管理人員對人事檔案查詢提出的要求，還需結合市場競爭以及企業(yè)人力資源管理，對人事檔案提出的要求，通過技術手段確定檔案網(wǎng)絡服務平臺的整體風格，兼顧不同服務對象的信息查詢與應用的需要，體現(xiàn)個性化服務特點。（3）完善服務平臺的功能模塊，包括用戶注冊，即高職院校師生以及非校內用戶通過界面指導實現(xiàn)身份錄入，進而啟動人事檔案網(wǎng)絡服務平臺，實現(xiàn)檔案資源的在線利用；信息查詢，即根據(jù)用戶身份，提供不同類型信息，根據(jù)開放與非開放的區(qū)別，提高信息管理的安全性，保護相關人員隱私；用戶服務，即系統(tǒng)根據(jù)用戶需求提供注銷用戶、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務，確保用戶能夠實現(xiàn)信息處理，同時呈現(xiàn)更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。

4建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，構建大數(shù)據(jù)管理平臺

在信息化檔案管理過程中，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，搭建信息管理平臺，并利用數(shù)據(jù)處理技術實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優(yōu)勢，但是在傳統(tǒng)管理模式中，這一資源優(yōu)勢難以轉化為實際的應用價值。在大數(shù)據(jù)背景下，學?？梢岳镁W(wǎng)絡系統(tǒng)平臺，將檔案轉化為開發(fā)的數(shù)據(jù)資源，而數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)通過對大數(shù)據(jù)的分析，建立可視的數(shù)據(jù)模型，從而更加直觀立體地反映個人的基本信息，凸顯其優(yōu)勢，并預測發(fā)展方向。這無論是對于高職院校的人才培養(yǎng)，還是企業(yè)的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的過程中，需從以下幾點入手：（1）建立數(shù)據(jù)庫。從人事檔案到大數(shù)據(jù)資源，需要利用技術手段對檔案信息進行轉化。隨著信息化檔案管理的推進，電子檔案已經(jīng)成為高職院校人事檔案存儲的主要方式?；诖耍瑢W?？梢詫㈦娮有畔浫刖W(wǎng)絡平臺，并根據(jù)相應標準建立數(shù)據(jù)庫，形成內容完善，邏輯清晰的大數(shù)據(jù)庫，以供信息開發(fā)與利用。（2）建立網(wǎng)絡安全管理體系。在數(shù)據(jù)資源利用過程中，高職院校應注重信息質量，利用技術手段建立安全防護機制，彌補信息系統(tǒng)漏洞，提高數(shù)據(jù)庫安全性，確保相關模型分析的真實可靠。（3）引入信息化管理流程。在數(shù)據(jù)庫的管理與維護中，高職院校應引入信息化流程，通過檢索、收集、整理、統(tǒng)計、編研等功能，打造自動化數(shù)據(jù)處理平臺，以挖掘大數(shù)據(jù)資源，提高大數(shù)據(jù)分析與利用效率。（4）完善數(shù)據(jù)處理與開發(fā)體系。立足高職院校以及社會發(fā)展需求，對人事檔案信息進行大數(shù)據(jù)開發(fā)，形成具有指導意義的信息模型，為相關發(fā)展決策提供依據(jù)，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。

5加強人才培養(yǎng)，提高檔案信息化管理水平

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中圖分類號：G27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）07-254-01

一、人事檔案管理信息化的內涵

隨著時代的發(fā)展，人事檔案的管理方法不能墨守陳規(guī)，必須要充分利用高科技信息技術來豐富手段與方法，比如說信息化管理就是一個典型的方法。但是在人事檔案信息化管理的過程中，卻很容易出現(xiàn)問題，例如，信息沒有及時更新，檔案管理的內容沒有隨著信息的變化而做出調整，因此，人事檔案要進行不斷的創(chuàng)新，以適應不斷變化的信息情況，針對信息化管理過程中出現(xiàn)的問題找出根本性的原因，完善檔案管理工作。除此之外，還要充分利用人事檔案，方便工作人員信息的采集和整理，為人事工作提供方便。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀分析

在現(xiàn)實生活中，人事檔案的管理占據(jù)著舉足輕重的地位。我們要重視它?？墒橇钊藫鷳n的是，它被很多人忽視了。這深層次的原因值得人們去深思。原因是工作單位說這起不到特殊作用，所以對它的管理也就松懈了，與此同時，人事檔案管理人員工作低，工作分心，不專業(yè)，出現(xiàn)兼職情況。最終導致工作單位沒有安排專業(yè)人員做好這項工作，人事部門的工作效率低下，而且經(jīng)常出現(xiàn)錯誤等很多問題。我們要解決這個問題就必須要重視它，安排一些高端人員來做這項工作，要利用好網(wǎng)絡，運用現(xiàn)代信息技術來操作這項工作，用它來取代傳統(tǒng)的查詢人事檔案信息的方式。在人事檔案管理上，我們也要與時俱進，開拓創(chuàng)新，不斷取得新發(fā)展，隨著科技的發(fā)展而發(fā)展。人事檔案管理的工作應該由檔案學專業(yè)人才來從事，但是，從現(xiàn)在的情況來看，許多人事檔案管理工作人員都是非科班出身，基本上都是單位其他部門的工作人員兼任，因此在人事檔案管理上容易造成分心和注意力不集中的現(xiàn)象，甚至缺乏必要的崗前培訓，這樣就容易在檔案管理工作中出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象；最后，單位的人事檔案管理部門得不到領導的重視，工作人員的工作水平比較低，缺乏工作的積極性，很多員工都是以檔案管理部門為跳板，最后調任到其他部門。

三、人事檔案信息化管理創(chuàng)新思路

（一）增強網(wǎng)絡與現(xiàn)代管理的手段

互聯(lián)網(wǎng)的運用和普及也要求人事檔案采取網(wǎng)絡管理的模式，合理運用網(wǎng)絡管理可以說是非常安全的，可以把人事檔案進行歸類存檔，增加資料記錄的條理性和有序性，把雜亂無章的員工檔案進行有序分類，并及時保存，不占用空間。網(wǎng)絡管理還可以及時刷新檔案記錄的信息，保證檔案內容的真實性和完整性。

（二）轉變人事檔案管理的意識

管理意識和管理的責任感對于人事檔案管理工作是十分重要的。但是，由于種種原因，很多從事人事檔案管理的工作人員缺乏管理的意識的高度的社會責任感，因此，樹立工作人員的管理意識和高度的責任感是當務之急。首先，到對人事檔案管理工作人員進行崗前培訓，對工作人員進行專業(yè)知識的傳授和教育，強化工作人員正確管理檔案的工作方法，并告知檔案管理工作對于用人單位和其他組織的重要性，使工作人員認識到利害關系，樹立起高度的集體責任感和責任心；其次，要完善相關激勵機制，對人事管理工作賞罰分明，通過合理的激勵機制來調動工作人員的積極性。再次，要定期開展對檔案管理工作人員的業(yè)務培訓工作，尤其是計算機信息技術的培訓，因為實現(xiàn)管理信息化主要是通過計算機來作為載體的；最后，要做好對檔案工作管理人員進行權利與義務的法治教育工作，使工作人員尊重他人隱私權，做好檔案信息的保密工作。

（三）完善和強化信息化管理機制

檔案的信息化管理需要一定的制度來進行工作的制約，要讓員工有一定的約束性，合理、合法的進行工作，在工作過程中，嚴格做好每一項工作，不管是檔案的歸檔還是查閱，都要按照制度規(guī)定的去做，這樣才能使人事檔案做到最好的管理，對一些有漏洞的制度進行糾正，保持制度的嚴密性。同時，檔案信息的保密工作是十分重要的，要對每個檔案進行密碼鎖定，密碼也要讓專門保存，不能透漏給他人，還要安裝一個殺毒軟件，對檔案進行定時的消毒，防止一些病毒的侵入。

（四）創(chuàng)新人事檔案信息化管理方式

現(xiàn)在的人事檔案要實現(xiàn)現(xiàn)代化，運用高科技設備進行檔案管理，采用獨立的系統(tǒng)進行工作，不僅是做到檔案的歸檔和查閱，還要能有預測、分析等功能，信息的輸入和輸出要比傳統(tǒng)的方式快的多，還很方便，減少工作人員的工作量。還要建立相關的數(shù)據(jù)庫用來管理檔案，把檔案相關的數(shù)據(jù)進行整理、統(tǒng)計、分析，合理的運用數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)，實行信息化，無紙化。

四、結束語

總之，隨著社會的發(fā)展和信息化時代的到來，人事檔案信息化管理也要與時俱進，順應時代的發(fā)展，采取科學高效的方法進行管理工作，完善人事檔案信息化管理工作的規(guī)章制度，嚴守員工的工作信息，保護公民的隱私權。只要在不斷創(chuàng)新的完善的基礎上，人事檔案的管理水平才能不斷得到提高。

參考文獻：

[1]趙欣.人事檔案信息化在醫(yī)院管理中的優(yōu)勢[J].蘭臺世界，2013（1）.

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中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（a）-0230-01

隨著我國科學技術的不斷進步，信息技術的發(fā)展更是突飛猛進，信息技術已經(jīng)應用到各領域中，信息化水平的運用還在不斷深化和拓展。人事檔案管理只有盡快進入信息化時代，在管理體制、管理理念、管理方法、管理技術等方面要做出相應變革才能適應社會進步和經(jīng)濟快速發(fā)展的新時代的要求。

1 信息時代背景下人事檔案管理的新要求

1.1 檔案信息數(shù)字化

信息時代的一個重要標志就是計算機技術的發(fā)展以及被廣泛的應用到各領域中，社會進步后就需要有新的檔案管理模式，可以對人事檔案進行更科學的、更完善的管理。為了滿足信息時代人事檔案管理的新需求，首先要對原有的檔案資料進行全面的數(shù)字化轉型，即借助電子手段將紙質人事檔案轉變?yōu)閿?shù)字式的人事檔案，以數(shù)據(jù)庫的形式進行存儲。

1.2 檔案信息傳輸網(wǎng)絡化

由于人事檔案中含有大量的個人隱私信息，所以人事檔案管理的一條重要原則就是保密原則，在人事檔案管理制度中保密制度被定為基本制度，可見人事檔案對保密性的要求是極高的。但是原始的人事檔案都是以紙質的形式進行記錄、保存，因此在移交過程中要經(jīng)過多人傳遞存在安全隱患，而且若在移交過程中出現(xiàn)泄密行為，很難確定具體責任人。人事檔案管理信息化后，加密后通過網(wǎng)絡就可以完成移交工作，大大減小了泄密的風險。

1.3 檔案制訂標準化

在當今的信息時代下，信息資源共享是其中的主要內容，但是要達到信息共享有一個必要的前提就是信息標準化，也就是說所有信息資源在記錄、傳遞時使用統(tǒng)一的標準。人事檔案的傳統(tǒng)管理中缺乏規(guī)范性，導致社會人才信息整合困難。信息時代背景下需要將信息進行整合，采取的手段就是制定統(tǒng)一的檔案標準，借助人事檔案管理系統(tǒng)軟件對人事檔案進行管理標準化的管理，實現(xiàn)信息共享。

2 信息時代背景下人事檔案管理的發(fā)展趨勢

2.1 人事檔案的信息數(shù)字化管理

由于計算機技術在檔案管理領域的應用，信息時代的人事檔案管理必然會向檔案信息數(shù)字化的方向發(fā)展。人事檔案向的數(shù)字化管理方向發(fā)展的前提是建設出完善科學的管理系統(tǒng)軟件，因此在確定人事檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的基本框架之后，要謹慎選則安全系數(shù)高且相對完善的人事檔案應用軟件。人事檔案信息按照規(guī)定將信息錄入，要確保信息錄入正確、完整，注重后期制作的質量控制，并充分考慮滿足應用軟件的實時升級需要。

2.2 人事檔案網(wǎng)絡化管理

在信息時代互聯(lián)網(wǎng)技術得到大力發(fā)展，將互聯(lián)網(wǎng)技術引入檔案管理體系中將使人事檔案的管理變得更安全，更便捷。人事檔案管理的基本制度—— 保密制度在網(wǎng)絡化的管理中仍然要被高度重視，只有具有檔案保管權力的相關部門才能獲得調閱權限，還要保證信息在異地共享的過程中的安全。人事檔案管理的網(wǎng)絡化要依靠現(xiàn)代化的管理手段實現(xiàn)，因此對管理者素養(yǎng)的要求就要提高，要求管理者必須掌握扎實的檔案管理基礎知識，同時具備熟練的軟件操作能力。

3 完善人事檔案信息管理體制的策略

在信息時代的背景下檔案管理必然向數(shù)字化與網(wǎng)絡化發(fā)展，為了避免人事檔案在管理上出現(xiàn)問題，就必須從多方面加強控制，相關部門的人員組成以及相關規(guī)章制度都要進行優(yōu)化。對人事檔案管理進行全過程監(jiān)督，制定科學的績效考評機制。

3.1 實施專人負責制

在信息時代的背景下人事檔案管理工作要求檔案管理人員掌握更多專業(yè)技能，例如掌握必要的信息化管理知識，具有檔案保護等具體操作能力。一名檔案工作人員身兼數(shù)職不利于檔案管理，因此對檔案的錄入、檢閱、存放、流通等各流程要安排專業(yè)能力過硬的檔案管理人員專職負責，將職責劃分清晰，無論哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都能確定責任人。

3.2 提高檔案管理人員素質

當前我國有許多的人事檔案管理部門將退休員工返聘使其繼續(xù)工作，這種行為導致檔案管理部門人員結構單一，不能及時注入新鮮血液，一味以老方法開展工作影響現(xiàn)代化建設進度。要優(yōu)化人員組成，有計劃的引進人事檔案管理的專業(yè)人才，對原有檔案管理人員定期進行職業(yè)培訓，全面提高工作能力。

3.3 完善內部管理模式

科學、完善的管理制度可以對人事檔案管理部門日常工作進行監(jiān)督，提高檔案管理人員的工作水平以及效率，完善的管理體系也是提高檔案信息管理效率的前提。根據(jù)管理制度制訂適合本單位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根據(jù)具體情況制訂詳細的工作流程，依照流程進行檔案信息化管理。

3.4 制定內部考核機制

要有公平的評價機制和考核機制才能確定檔案管理人員在工作中的表現(xiàn)，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改進的，因此，要根據(jù)人事檔案管理的特點制定一套獎懲制度。對工作認真，有突出貢獻的工作人員在精神以及物質上進行雙重獎勵，給予“優(yōu)秀工作者”的稱號以及一定數(shù)額的獎金；對工作能力差，態(tài)度不認真，工作出現(xiàn)失誤的工作人員進行罰獎金、批評，造成嚴重后果者給予處分或追究法律責任。

3.5 經(jīng)費實行全面管理

在檔案管理信息化的同時也要注重財務方面的問題，人事檔案信息管理計劃必須是全面的，將管理過程中出現(xiàn)的一切費用都納入預算管理。以收支平衡為原則編制預算表，按照上級部門的撥款安排支出。

4 結語

人事檔案管理在信息時代必將發(fā)生巨大變化，為了能適應需求現(xiàn)存的人事檔案管理模式要及早開始改革。借鑒其他檔案的信息化管理經(jīng)驗建設符合人事檔案管理特點的管理體系。目前科學技術發(fā)展迅速，所以要關注科技科學技術的發(fā)展及時掌握最新的科技知識，將更多的科技融入到檔案管理中不斷提高檔案管理的信息化水平。以科學發(fā)展觀為指導，將人事檔案管理向著更深層次的數(shù)字化、標準化、集成化的方向發(fā)展。

參考文獻

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中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）07-069-01

一、背景資料

根據(jù)國務院事業(yè)單位績效工資改革的部署，事業(yè)單位績效工資改革分三步完成。第一步，首先在義務教育學校實施，第二步，在專業(yè)衛(wèi)生事業(yè)單位實施，第三步，在其他事業(yè)單位實施。

所在單位是一個非教育、非衛(wèi)生部門的財政全額的事業(yè)單位，績效工資改革于第三步實施。經(jīng)過兩年來的協(xié)調工作，今年年初，所在單位的績效工資改革也大部分完成。這次工資改革體現(xiàn)了不同崗位實行不同的工資級別，而且根據(jù)業(yè)務、管理等技能崗位的不同，在分配中實行多勞多得、優(yōu)績優(yōu)酬的特點，重點向一線職工、骨干職工和做出突出成績的其他工作人員傾斜，但隨之而來的問題便是人事檔案管理的同步和勢在必行。

二、檔案管理信息化的重要性

人事檔案來源于人力資源管理活動，反過來又為人力資源管理服務，他是我國各級各類國家機關、社會團體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動中形成的記述，是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內容的文字材料，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。

隨著新工資制度的出臺，健全每一個人的人事檔案中的工資數(shù)據(jù)至關重要，每一年的崗位變動、薪資變化，生動地體現(xiàn)出了每一個教職工的成長軌跡圖，也體現(xiàn)出了人生的全部價值。

人事檔案信息管理就是建立全面管理和記錄教職工的信息數(shù)據(jù)庫，而現(xiàn)有的信息庫只單純具有職工基本信息，不能與崗位績效工資的實施、崗變薪變而匹配，某些單位還出現(xiàn)人事檔案信息與崗位、薪資變動情況嚴重脫節(jié)的現(xiàn)象。這就要求我們盡快建立信息庫，并將相關信息數(shù)據(jù)分層按類輸入，使有效數(shù)據(jù)隨著歷次變動作出有效分析。檔案信息庫應針對每一個人每一組信息數(shù)據(jù)，進行合同時效分析、培訓分析、獎懲分析等，使績效工資與崗位變動、職稱高低等直接掛鉤，充分發(fā)揮出檔案管理信息庫的真正功效。

三、人事檔案管理信息化的措施

既然人事檔案管理信息化如此重要，那應如何才能實施人事檔案管理信息化呢？根據(jù)多年來人事及檔案管理工作經(jīng)驗，應從以下幾點入手：

（一）管理人員方面

首先，單位領導應高度重視，挑選熟悉與通透國家政策、具有運用信息處理技術深入開發(fā)檔案資源的本領，滿足各層次信息需求的管理人才。其次，針對新形勢下對人事檔案工作的要求，要有重點、有目的地培養(yǎng)檔案人員知識與技能?？刹捎眉惺谡n、自學等多種方式，掌握多項技能，重在講實效，避免走形式、走過場，對重點難點進行攻克，探討出現(xiàn)的問題，各個擊破。另外，人事檔案管理應與時俱進，努力配備或培養(yǎng)高素質復合型人才。自古就有“術業(yè)有專攻”之說，而新形勢更加需要人事、檔案、計算機三位一體復合型人才，用科學的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳的工作效益。需要用現(xiàn)代信息技術的創(chuàng)新理念、技術、設備對檔案管理業(yè)務流程、績效實施方案、管理模式進行重新整合與定位，為實施崗位績效政策提供有力的數(shù)據(jù)與保障。

（二）檔案管理方面

一要建立一人一檔制。將每位職工的工資以電子表格的形式呈現(xiàn)，包括職稱變動、歷次薪資調整、崗位設置、競聘情況，如此一來，一目了然，方便檢索，即可作為職工成長電子檔案備查。二是要優(yōu)化存儲設備。為保證人事檔案的保管安全、提供方便和利用準確，單位應根據(jù)信息量配置網(wǎng)絡化存儲設備，用科學發(fā)展的眼光建立存儲系統(tǒng)。第三，要形成過程的控制。職工人事檔案資料從形成到歸檔，常?？缭蕉鄠€部門，要加強歸檔的組織領導，明確責任意識，建議調檔時以只讀形式調閱，以防刪改與誤操作而造成文件的改變。

（三）收集整理方面

檔案管理人員要將每年發(fā)生在職工身上的信息，積極整理存檔，盡量不放過任何一個細節(jié)，特別是對于成績特出的職工，相關的培訓、論文、學術交流、采訪錄像、珍貴照片等資料都應一一保存，留心收集，整理成冊，最好是有電子資料，這將對每位職工的職稱評定、晉升崗位工資起到不小的促進作用。

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信息化背景下，人事檔案管理主要是從傳統(tǒng)的實體文件管理轉化為數(shù)字化、網(wǎng)絡化，進而提高人事檔案管理效率，使其更方便、快捷。在進行信息化人事檔案管理時，檔案管理工作需要對那些易于損壞、使用頻率較高的重要檔案進行數(shù)字化、網(wǎng)絡化保存，以方便使用和查詢。在信息化時代背景下，加大現(xiàn)有人事檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和容量，加強信息共享與安全儲存也是時展的需要。人事檔案信息化管理的意義與作用可歸納為以下幾個方面：

1、降低管理成本

傳統(tǒng)的檔案管理無論是在空間、還是資源上都存在很大的浪費，致使人事檔案管理成本居高不下。而信息化管理人事檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，這樣不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間和紙質費用，而且查閱起來極為方便迅速，節(jié)省了查閱檔案者的時間，也避免了反復印制資料而造成的紙張和人員浪費。

2、為社會選人用人提供方便

人事檔案進行信息化管理后，檔案不再以傳統(tǒng)的紙質版形式存在，用人單位可以直接根據(jù)網(wǎng)絡共享平臺對人員進行直接快速了解，不必再像對傳統(tǒng)形式檔案一樣慢慢的進行梳理、審核，這在很大程度上加快了用人單位的工作速率，同時也可減少了相關管理部門對人事檔案管理的工作量，還確保了檔案信息的準確性，提高人事管理部門的工作效率。

3、促進檔案信息的準確、完整

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)由于部門之間沒有及時溝通，交接工作不及時而導致檔案信息不完整、更新速度慢的狀況。而建立檔案信息化管理后，檔案可以隨時在網(wǎng)絡平臺上進行共享，避免了這種由于交接工作導致的錯誤，使得檔案更新更加及時，也更加確保了檔案的準確性、完整性程度。

4、改變現(xiàn)有管理人員的工作模式

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工進行各個檔案的整理，工作量大且效率不高，而進行檔案信息化管理后，檔案管理人員只需把檔案以數(shù)字化形式共享到網(wǎng)絡平臺，這樣便可以方便、快速的實現(xiàn)各種人事檔案信息的統(tǒng)計和分析，從而提高各項工作的效率。同時還可以提高工作人員對業(yè)務的學習，進而提高他們對檔案的管理水平。

5、增強檔案原件保護

傳統(tǒng)的紙質檔案，雖說在檔案室里能夠保護完好，但檔案擁有者一旦提出檔案，安全性就不能得到充分的保障。人事檔案信息化則把傳統(tǒng)的紙質版檔案信息化、數(shù)字化，會使檔案的查閱保存安全性大大提高。特別是那些時間長久的檔案物品，信息化實施后明顯是對他們最好的保護方式。同時，檔案信息化也避免了一些動機不正的人員對檔案進行不合法修改。這樣就可以使得檔案原件能夠得到很好的保護。

二、信息化背景下人事檔案信息管理的現(xiàn)狀

1、缺乏強有力的監(jiān)督

有些企業(yè)在人事檔案管理上缺乏強有力的監(jiān)督，導致檔案信息管理工作效率低下，現(xiàn)代信息技術的作用沒有發(fā)揮到最佳。檔案管理者與檔案擁有者之間的關系沒有劃清，在日常工作中往往會出現(xiàn)不必要的麻煩，一些企業(yè)管理僅僅是依靠行政管理來監(jiān)督檔案管理工作，沒能很好的發(fā)揮法律監(jiān)督作用，造成政府對檔案的監(jiān)督工作也不是很理想。

2、工作人員專業(yè)素質不夠過硬

檔案的管理需有專業(yè)的監(jiān)管人士進行操作管理，但是很大一部分檔案管理者并沒有相關的資格證，有的甚至是臨時調用，自身專業(yè)素質不過硬、對檔案管理工作沒有熱情，使得工作效率大打折扣。

3、自身機制薄弱，領導不重視

自身機制薄弱，領導對檔案管理工作不重視在很大程度上使得檔案信息化管理不能正常進行。領導的不重視導致相關專業(yè)人員不能到位、相關規(guī)章制度落實不下去，各部門對此工作相互推諉，不能很好的進行溝通。這就導致了大家都不把檔案管理當作一件重要的事，在進行檔案處理時往往也就會臨時抽派一些人進行整理，以致檔案信息管理不能很好的進行。

4、只重視使用，不重視管理

一些管理部門只單單的重視檔案的查詢功能，卻忽略了管理工作。有的仍舊在延續(xù)老式檔案的管理方法，不僅費時、費力，更不能很好的對人事檔案進行管理，導致工作量大效率卻低下。有的部門雖然配備的有電腦、掃描儀、打印機等先進設備，但對檔案管理只是局限于輸入和打印等一些常規(guī)的簡單操作，對人事信息的整理、分類、匯總等工作則無法進行。

三、加強和完善人事檔案信息管理的對策

在信息化時代背景下，為了使人事檔案管理工作更好地開展，不僅需要各機關部門加強對檔案信息化的重視，更需要強有力的監(jiān)督監(jiān)管部門和權威的法律法規(guī)來保障，同時也需要大力培養(yǎng)專業(yè)素質人才來支撐人事檔案信息化的進程。

1、建立完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，重視人事檔案管理的信息化建設

利用現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢建立一整套完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡技術對人事檔案數(shù)據(jù)進行即時更新，讓每一個人第一時間了解到自己的最新檔案，解決信息報送不及時問題。同時對人事檔案信息進行數(shù)據(jù)分類，按照不同的種類進行不同的分組，方便企業(yè)在進行招聘時查詢應聘者資料，同時這些信息可以重復利用，為企業(yè)的發(fā)展提供多方面的幫助。但數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分類并不是一件簡單的工作，需要相關部門發(fā)揮最大的作用，真正實現(xiàn)檔案管理信息化、便捷化。

2、加強人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質培養(yǎng)

工作人員的專業(yè)素質是保障人事檔案信息管理工作順利進行的保障。只有工作人員的專業(yè)素質得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。所以，無論是企業(yè)還是政府相關機構都應該加強對檔案管理工作人員的專業(yè)素質進行培養(yǎng)，使他們的能力得到提升。具體可聘請一些專業(yè)的檔案管理工作人員對員工進行專業(yè)培訓，同時還應聘請一些計算機方面的人才對員工進行深度的計算機培訓，使他們掌握計算機的使用和修理。同時，員工也應注重自身專業(yè)素質的培養(yǎng)，在平時的工作中發(fā)揮主觀積極性、能動性，主動去發(fā)揮自己的潛能，創(chuàng)造更大的價值。

3、建立健全內部管理模式，提高工作水平

科學、完善的自身管理機制，是檔案工作能夠安全、高效進行的前提。為保證檔案管理工作的安全性、高效性，應對檔案的檢閱與存儲，實行互相牽制、分級授權簽署的模式進行管理，對部分珍貴檔案的存放或過期檔案的銷毀，要盡可能的實施集體決策。同時要對重要部門的人員定期調整以保證個人檔案的私密性。

4、實施嚴格的考評制度并進行獎懲

按照工作的需要和工作性質制定嚴格的規(guī)章制度，按照公平、公正的原則對檔案管理工作人員進行獎懲。對那些在工作中表現(xiàn)突出，認真負責的工作人員進行適當?shù)奈镔|獎勵和精神獎勵，而對那些工作成績不高，或者在工作中犯了錯誤，比如將個人隱私透漏、使信息失真的工作人員進行懲罰、批評，對于情節(jié)比較嚴重的工作人員則追究其法律責任。

5、建立專人負責制度

為適應新形勢的需要，促進檔案管理信息化的發(fā)展，人事檔案信息管理工作不僅需要專業(yè)的技術型人才掌握必要的信息化業(yè)務知識，并且還要有人參與檔案管理、保護等具體業(yè)務。因此檔案管理部門應對檔案的存放、調閱、流通等各個流程進行嚴格的控制，不可疏忽任何一個環(huán)節(jié)，將責任聯(lián)系到具體的工作人員，將各項措施切實執(zhí)行，達到專人負責，以便檔案能夠更好的得到管理與保護。

6、加強相關系統(tǒng)、軟件的安全保障

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人事制度改革中需要大量的人事統(tǒng)計信息。例如：在高校的專業(yè)技術崗位設置中，高、中、初級的崗位結構比例，正高級與副高級崗位之間的比例，各專業(yè)技術崗位內部不同等級之間的結構比例，主管部門是要實行總量、結構比例和最高等級控制的。所以在設計本單位的崗位設置方案時先要了解本單位人員結構的現(xiàn)狀，已取得而未聘用的專業(yè)技術等級的情況，還要了解人員的專業(yè)結構等，才能做到心中有數(shù)，使本單位的崗位設置方案既能達到上級主管部門對人員比例控制的要求，又能留有一定空間為今后的人員聘任做好準備。這些資料都來源于人事檔案和信息統(tǒng)計工作，而且不是一次性的工作，每一次崗位聘任的實施都需要人事檔案管理和信息統(tǒng)計提供最新的資料，這直接影響到崗位聘任方案的制定統(tǒng)計聚焦和人事制度改革工作的效果。

（二）目前正在實施中的績效工資改革需要大量的人事檔案統(tǒng)計信息

正在進行中的績效工資改革要求每個單位要制訂符合本單位實際情況的績效工資實施方案。這個方案既不能超出財政部門清理津補貼的標準和人社部門批復的績效工資總額，又要使績效實施后本單位人員的收入水平不低于以前的水平，基本性績效和獎勵性績效的分配要符合政府部分的分配比例，這都需要人事檔案管理提供準確人事檔案統(tǒng)計信息尤其是收入情況信息。

（三）剛剛完成的教職工基礎信息采集工作對檔案管理

的歸檔材料提出了新的要求教職工基礎信息采集是自上而上布置下來的，里面涉及到大量的人事基本信息、工資信息、社會保障信息、專職教師的相關信息。其中對于專職教師的信息在目前的人事檔案歸檔材料中還是一個空白。因為這個平臺是一個動態(tài)管理的資料庫，缺少的這部分信息需要在今后的工作中逐步的收集資料進行完善。

（四）住房補貼的摸底調查工作

住房補貼的摸底調查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后參加工作的新職工的每年每月的工資情況，參加工作時間的確認、本人應享受的住房面積，調動工作的人員還要原單位出具是否享受過福利分房的證明。這些信息的準確性直接涉及到教職工的切身利益，需要人事檔案管理和信息統(tǒng)計工作來提供大量的資料。

（五）職稱的評定

教職工最為關心的職稱的評定工作由于2011年新職稱評審辦法的實施發(fā)生了很大的變化，對教職工原職稱的取得和聘任時間都需要準確的確認，這也需要人事檔案管理和信息統(tǒng)計工作來提供準確的資料。

二、目前高校人事檔案管理和信息統(tǒng)計工作存在的問題

（一）缺少專職的人事檔案管理和信息統(tǒng)計人員，信息統(tǒng)計和分析工作難于開展

人事檔案材料的整理和歸檔管理是一個耗時耗力的工作，需要有專人靜下心來做這項工作。目前高校的檔案管理基本上都是人事管理部門的人員兼職來做，而人事管理工作也很多，難以有足夠的精力來做檔案工作，既懂人事檔案管理又具備一定統(tǒng)計知識人員都是難得，對人事檔案統(tǒng)計信息進行綜合分析更是無從談起。

（二）人事檔案管理信息化水平低，信息統(tǒng)計工作難以滿足日常的工作需要

目前高校的人事檔案歸檔情況并不樂觀，經(jīng)常出現(xiàn)調動人員回原單位找檔案中缺少的資料的情況。檔案信息化水平很低，信息統(tǒng)計工作無法滿足目前的管理需要。

（三）人事檔案管理和信息統(tǒng)計的規(guī)章制度不健全

各高校對人事檔案管理和信息統(tǒng)計工作不夠重視，相應的規(guī)章制度建設也得不到應有的重視，對從事此項工作的人員也沒有相應的激勵制度，難以激發(fā)工作人員的積極性，這也導致了鮮有人員愿意從事這項寂寞的工作。

（四）人事檔案利用服務的方式還是傳統(tǒng)和被動的

長期以來檔案管理給人的印象都是“保管員”，似乎什么人都能做這個工作，提供服務的方式也是查詢、摘錄，簡單的匯總。這種服務方式已難以滿足管理的需要。

三、如何做好高校人事檔案管理和信息統(tǒng)計工作

（一）提高對人事檔案管理和信息統(tǒng)計工作重要性的認識

在單位設立專職崗位、專職人員來做此項工作?？朔吧厦娌蛔?，下面不急”和“重整理、輕統(tǒng)計分析”的思想。

（二）加大檔案管理和信息統(tǒng)計的投入，提高檔案管理和信息統(tǒng)計的信息化水平

傳統(tǒng)的檔案管理偏重于歸檔和材料的整理，一般需要的工具很簡單，象剪刀、膠水、裁紙機、打眼機等就可以了，而隨著檔案管理信息化的發(fā)展，計算機、打印機、掃描儀、管理軟件等工具也是必不可少的，目前無論是硬件設施（設備、工具）還是軟件（人員、培訓）等的投入，都難以滿足工作的需要。

（三）建立健全人事檔案管理和信息統(tǒng)計工作制度

完善檔案歸檔整理和信息統(tǒng)計分析的動態(tài)管理制度，完善考評機制，調動從事此項工作人員的積極性。

（四）改變人事檔案管理和信息統(tǒng)計服務的方式

提升服務層次改變傳統(tǒng)和被動的服務方式，主動征求各部門對人事信息需求，滿足他們從人事檔案中提取符合各自需要的信息的需求，充分發(fā)揮人事檔案管理在統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析和預測等方面作用。目前高校的檔案管理普遍存在著歸檔材料多，例如個人的工資檔案每年一張表，別說上千人的高校就是幾百人的高校每年歸一次也是件頗為耗時耗力的工作，而此項工作是一個長期性的工作，需要長效管理，及時更新，為信息統(tǒng)計和分析提供基礎資料。同時，要完善考核制度，以激發(fā)檔案管理和信息統(tǒng)計工作人員工作的積極性，變被動的管理為主動的管理，提高檔案利用的效率。

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一、人事檔案管理發(fā)展信息化建設的意義

在人類進化和發(fā)展的長河中，檔案記錄和管理工作有著非常悠久的歷史，而檔案的記錄媒介也已經(jīng)由古代的石刻、竹簡等慢慢轉變?yōu)榻募垙?，而這種演變不僅體現(xiàn)了人類文明的發(fā)展和進步，同時也顯示出了歷史發(fā)展的必然趨勢；因此，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術高度發(fā)達的今天，我們同樣也需要在人事檔案的管理中大膽的引入信息技術，從而有效提高當代人事檔案管理的效率和水平。

結合現(xiàn)代社會和經(jīng)濟環(huán)境，可以看出發(fā)展人事檔案信息化建設的意義主要分為理論和現(xiàn)實意義兩個方面：首先，深化人事檔案管理的信息化技術改革和建設工作不僅是社會科技發(fā)展的根本趨勢，還是實現(xiàn)我國檔案管理達到國際先進水平的必要條件，同時更是我國未來人事檔案管理行業(yè)發(fā)展的重要基礎；其次，人事檔案信息化建設還可以有效提升檔案管理的水平和效率，同時通過科學的檔案管理還能夠讓個人檔案更為直觀和明朗，從而能夠在人事管理中真正達到人盡其才的效果，進而對維護社會的穩(wěn)定發(fā)展有著重要的現(xiàn)實意義。

二、人事檔案管理信息化建設的制約因素分析

在檔案管理信息化建設中往往存在著諸多制約因素，以下將針對現(xiàn)階段我國人事檔案管理信息化建設的主要制約因素進行分析和探討：

1、人事檔案管理信息化建設發(fā)展不均

由于資金等因素的制約和限制，許多企業(yè)或地區(qū)的人事檔案信息化建設工作幾乎為零，甚至許多企業(yè)或地區(qū)由于初期認識不足而忽略了人事檔案管理部門人才的培養(yǎng)和發(fā)展工作，從而導致檔案管理部門不僅出現(xiàn)人員不足的現(xiàn)象，甚至有些地區(qū)檔案管理部門的生存和發(fā)展都受到嚴重的制約，而這些因素也導致其檔案信息化建設水平相對落后，而難以與其他地區(qū)或企業(yè)形成良好的對接，從而制約檔案管理信息化建設工作的開展。

3、信息化建設成本較高

軟硬件設施作為實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設的根本，其發(fā)展水平的高低將直接影響到檔案管理信息化建設的成敗，而現(xiàn)階段絕大多數(shù)企業(yè)或地區(qū)檔案管理部門的信息化建設工作仍處于起步階段，其軟硬件設施的建設和配置也同樣需要龐大的資金支持，而這不僅給檔案管理部門帶來了強大的壓力，同時也給信息化建設的周期和水平帶來了嚴重的制約。

4、檔案信息安全形式嚴峻

檔案作為一個人最重要的私人信息，如果發(fā)生竊取或非法利用，往往會給所有者帶來嚴重的后果，因此檔案的安全性也也是檔案管理的重要環(huán)節(jié)；然而，在現(xiàn)階段由于檔案管理部門的軟硬件設施的仍處于建設階段，而這也很容易讓黑客有可乘之機，其通過非法入侵檔案管理部門數(shù)據(jù)庫而造成檔案信息的泄密或損毀也將會給檔案信息化建設帶來毀滅性的災難。

三、人事檔案管理發(fā)展信息化建設對策

通過對上述制約因素的分析，可知在人事檔案管理信息化建設的道路中仍需要注意許多問題，而在實際建設中采取合理的方案和對策也顯得尤為重要：

1、加強信息化建設的投資力度

檔案管理信息化建設的基礎在于軟硬件設施的建設，而這些設施的建設離不開資金的支持，因此，相關部門應當充分認識到檔案管理信息化建設的重要性和意義，并加大信息化建設的投資力度，從而讓檔案管理系統(tǒng)能夠得到良好的發(fā)展，進而為企業(yè)和地區(qū)的發(fā)展帶來長久的利益和支持。

2、加強專業(yè)人才培養(yǎng)力度

人才作為21世紀最寶貴的財富，在進行人事檔案信息化建設中同樣也需要大量高素質的專業(yè)型人才，而這同樣也是信息時展的必然趨勢；因此，人事檔案管理部門也應當在對現(xiàn)有員工進行培訓和提高的同時，加強對專業(yè)型和復合型人才的培養(yǎng)和招募力度，從而為人事檔案管理信息化建設事業(yè)培養(yǎng)出一只高品質的生力軍。

3、完善檔案信息化管理的安全系統(tǒng)

一方面，人事檔案管理部門應當加強對檔案信息安全的重視程度，加強系統(tǒng)操作人員的監(jiān)管和教育以及操作權限的控制，從而防止內部n案信息發(fā)生泄漏；另一方面，檔案管理部門還應當加強檔案安全系統(tǒng)的建設，并對電子檔案信息進行有效的加密和備份工作，從而有效杜絕檔案信息發(fā)生泄漏的情況。

四、總結與展望

總之，21世紀作為信息化時代，人類幾乎每一項生命生產活動都離不開信息的交流和傳遞，而互聯(lián)網(wǎng)信息技術作為這些信息的重要傳輸紐帶，它不僅扮演了連接人與人之間信息交流的紐帶，同時還對重要事件或信息起到了記錄和存儲的作用，而檔案作為一個人發(fā)展和成長中的重要信息，在對其進行傳統(tǒng)的紙質化記錄和管理同時，也應當敢于探索應用高科技信息技術建立數(shù)字化的檔案信息，從而讓檔案管理理念和方式更為科學合理高效。

參考文獻：

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2人事檔案管理信息化必要性

人事檔案管理信息化是順應時代潮流的必然趨勢，其離不開現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)的有效支持，同時工作人員還應具備較高的信息化素質，不斷的更新工作思路，方能令較多重復冗余的工作變得更加簡單、便利。實踐工作中為確保檔案資源更加有效、更為科學，應通過整合信息化手段，創(chuàng)建完整的信息數(shù)據(jù)庫。人事檔案內容之中最能夠反映工作人員實踐能力、取得成就的信息收集起來具有一定難度，為此應通過信息化手段，創(chuàng)建科學合理的網(wǎng)絡系統(tǒng)模塊對員工有關的獎勵信息進行登記，彌補人事檔案內容空泛的缺陷問題。人事檔案管理信息化必要性在于，廣大應用者可更合理的看待個人檔案，更新以往對人事檔案的錯誤認識。員工還可利用信息化系統(tǒng)自主充實有關獎勵的信息，提升人事檔案管理重視度，漸漸養(yǎng)成個人信息歸檔有責的良好習慣。由檔案管理工作人員層面來講，人事檔案管理信息化不僅可充實個人信息還可凸顯員工個性，由以人為本的角度入手匯總有關獎勵信息與材料，還可使搜集檔案難度大大降低，顯著提升實踐工作效率，為挖掘有價值信息提供基礎的原始材料。信息化平臺的設計應用應全面考量安全性以及有關應用管理權限，預防信息內容被惡意篡改、刪除或是非法應用。員工個人補充檔案信息應經(jīng)過檔案機構的審核方能，通過驗證原件材料有效預防弄虛作假問題。人事檔案資料的查缺補漏工作開展起來難度較大，需要不斷的重復驗證，涉及數(shù)據(jù)量龐大且耗費較多時間，應用信息化管理系統(tǒng)則可有效的應對重復不斷同時具有一定規(guī)律的資料內容。人事檔案信息的十個類別體現(xiàn)了嚴格規(guī)律性，對此類規(guī)律做深入細致的研究，可依照人事檔案內容之中的基礎信息編寫查漏信息表，同當前的人事檔案目錄做比對研究，并全面統(tǒng)計出欠缺的材料。應用計算機信息處理手段，可依照人員信息各個項目為員工定制查漏目錄表格，同他們的人事檔案目錄做對比查漏，進而令此項工作能夠批量化進行，通過自動化控制手段顯著縮減檔案員工不斷從事的腦力勞動，大大提升實踐工作效率。另外，需要依照現(xiàn)實狀況做更新調整，令其向著智能化方向發(fā)展，滿足查漏工作需要。此工作可由人事檔案信息化管理系統(tǒng)之中的功能模塊完成，通過模塊完成有關系統(tǒng)數(shù)據(jù)項、信息內容的模糊性對比以及子系統(tǒng)二次開發(fā)。

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2人事檔案管理信息化工作策略

2.1創(chuàng)建完善的人事檔案管理信息化工作機制

持續(xù)優(yōu)化并合理規(guī)范的人事檔案工作機制以及工作流程，令其同信息化工作的具體需求合理適應。為此，應繼續(xù)創(chuàng)建優(yōu)質的內控體制以及責任追究管理制度，做好嚴格管控，進而確保檔案收集、歸檔管理的高效性以及全面完整性。并可在查閱的階段中，提升檔案資料應用的可靠安全性。針對檔案管理工作各個環(huán)節(jié)存在的問題，可履行問責管理機制，保證人事檔案管理工作的可靠有序性。再者，伴隨檔案信息技術的快速發(fā)展，應有效的更新當前管理工作方式以及具體的機制，進而提升人事檔案工作的人性化服務水平以及綜合控制力。

2.2做好人事檔案信息化工作數(shù)據(jù)庫建設

為提升信息化工作水平，應進一步加強數(shù)據(jù)庫建設，以人事機構為信息樞紐，借助安全可靠的計算機系統(tǒng)、掃描裝置、縮微技術、多媒體系統(tǒng)，全面發(fā)揮技術引導以及職能作用?？山柚W(wǎng)絡系統(tǒng)的綜合優(yōu)勢進行高效的信息錄入、合理的檔案歸檔、安全的保管存儲、快速的信息搜索、精準的查閱、可靠的備份、及時的維護以及銷毀，實現(xiàn)全過程的信息化。實踐工作中，各單位應積極創(chuàng)建技術一流、功效明顯、便捷人性化的信息化服務網(wǎng)絡系統(tǒng)，確保人事檔案資源的進一步深入開發(fā)應用，以符合不同階層、不同機構人員應用信息進行統(tǒng)計查詢的綜合需要，真正提升實踐工作效率。

2.3提升人事檔案信息化建設可靠安全性，創(chuàng)建完善的人才管理機制

優(yōu)質的人事檔案信息化工作，需要創(chuàng)建合理可靠的安全規(guī)定，細化各項執(zhí)行標準，進一步創(chuàng)建健全的安全保障系統(tǒng)。例如，針對檔案信息數(shù)據(jù)制定合理、操作性強的信息備份以及恢復制度，確保信息儲存以及應用的可靠安全性。另外，應做好相關工作人員的安全教育培訓，提升他們的信息保密以及安全責任意識。另外，應優(yōu)先選擇操作可靠、通用性較強且可靠穩(wěn)定，具有良好安全保障機制的人事檔案操作系統(tǒng)，選擇正版殺毒工具，定期做好系統(tǒng)的備份以及病毒查殺，及時快速的更新軟件補丁，營造安全有序的人事檔案信息化工作環(huán)境。人才始終是信息化建設工作的核心要素。人事檔案信息化工作為持續(xù)優(yōu)化、不斷完善的過程，因此，應創(chuàng)建完善的人才管理機制，做好相關工作人員的培訓教育，使他們形成良好的職業(yè)素養(yǎng)，擁有扎實的理論功底，掌握豐富的科技知識，并形成不斷開拓創(chuàng)新的精神，真正激發(fā)核心潛能，為人事檔案工作的信息化建設貢獻應有力量。

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隨著事業(yè)單位加入市場化經(jīng)營，事業(yè)單位的生存和發(fā)展面臨著激烈的市場競爭，人力資源是企業(yè)的生存之本，也是企業(yè)的核心競爭力之一。只有做好人事檔案管理工作，才能為人力資源管理提供支持和保障，使企業(yè)充分發(fā)揮人力資源優(yōu)勢，在激烈的競爭中謀求更好的發(fā)展。信息化管理是事業(yè)單位人事檔案管理的主要發(fā)展方向，只有不斷提高人事檔案管理的信息化建設水平，才能為人事管理提供更有力的支持。

一、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀及存在問題

隨著信息技術的快速發(fā)展和在各行各業(yè)中的廣泛應用，人們已經(jīng)意識到信息化建設對提高生產、管理水平有重要作用，將成為提高企業(yè)競爭力的主要手段。在此認識下，我國從上世紀90年代開始興起信息化建設的浪潮，信息技術被廣泛應用于企業(yè)生產與管理的方方面面。信息技術在檔案管理工作中的應用改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，大大減輕了檔案管理工作的人力負擔，使檔案存儲和調用的效率顯著提高，也有效解決了紙質檔案容易丟失和損壞的問題。

（一）對信息化建設缺乏重視。事業(yè)單位的檔案管理部門普遍引進或開發(fā)了檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了人事檔案的信息化管理。但是從目前事業(yè)單位的檔案信息化建設水平來看，其技術水平遠遠跟不上信息技術的發(fā)展速度，沒有充分發(fā)揮信息化管理應有的作用。這體現(xiàn)出單位領導和檔案管理人員對于檔案管理信息化建設的重視度明顯下降。具體表現(xiàn)為檔案管理信息化建設的資金投入不足，信息化技術設備更新緩慢，缺乏對專業(yè)人才的培養(yǎng)，從而導致目前事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平普遍偏低。

（二）硬件設備老化、技術落后。信息技術自出現(xiàn)以來，一直保持著迅猛的發(fā)展態(tài)勢。信息技術與信息技術產品的更新速度快，新的技術產品的性能和功能往往會有明顯提高。目前，我國已經(jīng)進入互聯(lián)網(wǎng)+時代，先進企業(yè)都十分注重信息技術產品的更新?lián)Q代，從而最大程度地發(fā)揮信息技術的作用，提高生產運營效率。相比之下，許多事業(yè)單位在人事檔案管理方面的信息技術和硬件設備更新緩慢，技術設備嚴重落后，仍舊采用幾年前甚至十幾年前的技術設備進行人事檔案管理，已經(jīng)與先進管理水平產生了較大差距。

（三）檔案管理人員的信息技術水平偏低。信息技術在人事檔案管理中的應用雖然極大提升了檔案管理的自動化水平，但檔案管理人員仍然是管理工作的主體。由于目前事業(yè)單位對認識檔案管理工作缺乏重視，安排的檔案管理人員信息技術水平有限，通常只具備基本的計算機操作能力，但對設備的維護升級和安全管理知之甚少，難以滿足認識檔案管理的實際需要。

二、提高信息化管理水平的有效對策

（一）從上至下提高對信息化建設的重視。事業(yè)單位的領導應充分認識信息化建設在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)的重要地位，在信息時代下，企業(yè)的信息化建設水平從一定程度上決定了企業(yè)的競爭力。人事檔案管理是企業(yè)管理的重要內容，必須加強人事檔案管理的信息化建設。在此基礎上，應發(fā)揮領導的管理作用，從上至下提高相關人員對人事檔案管理信息化建設的重視，注重技術的更新和專業(yè)人才培養(yǎng)，不斷提高事業(yè)單位信息化建設水平，從而提高人事檔案管理的效率和管理質量。

（二）及時更新設備、注重技術創(chuàng)新。在提高人事檔案管理信息化建設重視度的基礎上，應制定明確的建設規(guī)劃，加強資金投入，切實提高人事檔案管理的信息化建設水平。首先應盡快更新信息化設備，積極引進新的設備，并引進先進技術。如果在資金投入上有實際困難，也應對現(xiàn)有設備和軟件系統(tǒng)進行升級，提高信息基礎建設水平。同時著眼于云計算、大數(shù)據(jù)等前沿技術的使用，為各項人事檔案管理工作的開展提供技術保障。

（三）提高檔案管理人員的整體素質。檔案管理人員是事業(yè)單位人事檔案管理工作的主要執(zhí)行者，也是信息技術設備的操作使用人員，其信息技術水平的高低，對人事檔案信息化管理效果有直接影響。因此，必須注重對管理人員隊伍的建設?？梢圆捎脙煞N手段盡快提高管理人員的整體素質，一是加強人才引入，積極招納具備檔案管理經(jīng)驗和信息技術的復合型人才。二是加強對現(xiàn)有管理人員的培訓，尤其注重信息技術方面的培訓，使其盡快掌握崗位所需的各項技能，確保人事檔案信息化管理工作的有效開展。

三、結束語

雖然事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設已經(jīng)不是一個新的問題，但由于信息技術的快速發(fā)展，其建設內容也在不斷發(fā)展和更新。因此，應做好長期建設的準備，提高對人事檔案信息化管理的重視，加快設備與技術更新，注重人才培養(yǎng)，從而使檔案信息化管理切實發(fā)揮作用，促進檔案管理效率的提高。

【參考文獻】

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