導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇財(cái)會(huì)檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

面對(duì)千人千面的檔案收集裝訂現(xiàn)象，使用專人負(fù)責(zé)，無疑是一個(gè)很好的解決問題的方法，但在不具備人才條件的情況下，加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)，更是一個(gè)可具有操作性的方法。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能培訓(xùn)作為會(huì)計(jì)人員的崗位培訓(xùn)及繼續(xù)教育內(nèi)容，且長(zhǎng)抓不懈，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)及操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化工作，提高案卷質(zhì)量。

二、依據(jù)法規(guī)，配備專人管理會(huì)計(jì)檔案，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的有效管理

檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)，由于會(huì)計(jì)檔案工作未配備專人負(fù)責(zé)，實(shí)際上這一系列工作有的環(huán)節(jié)由人兼職，有的環(huán)節(jié)就根本沒執(zhí)行，根本就談不上會(huì)計(jì)檔案的管理。并且在現(xiàn)在檔案規(guī)模不斷擴(kuò)大、檔案數(shù)量不斷增加的前提下，配備專人管理會(huì)計(jì)檔案尤顯必要。會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能保證管理工作所需的人力物力，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，具體管理人員才能具備工作的熱情與積極性。因此依據(jù)法規(guī)，考慮實(shí)際工作需要，重視檔案工作，配備專人管理會(huì)計(jì)檔案，是加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，提高管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的有效性的根本保證。

三、加強(qiáng)往來款管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)，減少各賬務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求

財(cái)務(wù)部門為了自身查詢的方便，使其不能及時(shí)向檔案管理部門移交會(huì)計(jì)檔案。而查詢需要產(chǎn)生的一個(gè)主要根源就是債權(quán)債務(wù)的清理，由于債權(quán)債務(wù)清理工作的不到位，報(bào)帳經(jīng)辦人主動(dòng)性不夠，致使很多往來款項(xiàng)長(zhǎng)期掛帳，沒有一個(gè)統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)往來款項(xiàng)管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)，盡量做到當(dāng)年債務(wù)當(dāng)年結(jié)清，也減少各帳務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求，使會(huì)計(jì)檔案能按規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門移交。

四、會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)制度體制的調(diào)整而做及時(shí)調(diào)整

加強(qiáng)檔案管理，會(huì)計(jì)制度體制的調(diào)整不能忘了會(huì)計(jì)檔案管理制度的調(diào)整，會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)始終作為會(huì)計(jì)人員職能的一部分。加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)不能忘了檔案知識(shí)、檔案意識(shí)的培育，只有建立了合理及時(shí)的管理制度，及具備了充分檔案意識(shí)檔案技能的會(huì)計(jì)人員，才能打下實(shí)行檔案管理的基礎(chǔ)。同時(shí)檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)介入，加強(qiáng)同財(cái)會(huì)部門的合作，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。

五、加強(qiáng)財(cái)會(huì)部門與檔案管理部門的溝通

財(cái)會(huì)部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價(jià)值的開發(fā)，而且溝通對(duì)于檔案資料收集移交范圍及時(shí)調(diào)整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財(cái)會(huì)部門才能及時(shí)收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財(cái)會(huì)部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。

六、財(cái)會(huì)檔案管理人才應(yīng)具備復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)

篇2

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-5937（2014）09-0123-02

會(huì)計(jì)法是以處理會(huì)計(jì)事務(wù)的各種經(jīng)濟(jì)關(guān)系為對(duì)象。以此為核心，各級(jí)會(huì)計(jì)組織需對(duì)各類社會(huì)組織的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支進(jìn)行分析、檢查等經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)。高校作為立國(guó)之本的教育服務(wù)業(yè)，需加強(qiáng)貫徹十精神，切實(shí)有效履行國(guó)家賦予的重要社會(huì)責(zé)任，評(píng)價(jià)高校社會(huì)責(zé)任履行的效果，會(huì)計(jì)監(jiān)督必不可少，會(huì)計(jì)檔案管理作為這項(xiàng)工作的重要依據(jù)，亦顯得尤為重要。

一、會(huì)計(jì)檔案真實(shí)是推進(jìn)法制化管理的基礎(chǔ)

任何一個(gè)經(jīng)濟(jì)組織和團(tuán)體都離不開經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)責(zé)任的考核，而會(huì)計(jì)系統(tǒng)是這一歷史使命的直接承擔(dān)者，會(huì)計(jì)系統(tǒng)加工形成的報(bào)表的信息資料將成為重要的歷史檔案資料留作高校運(yùn)營(yíng)管理等重要?dú)v史事件核查的重要依據(jù)，而會(huì)計(jì)資料檔案的真實(shí)性、完整性和可靠性是重要基礎(chǔ)。

（一）會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量決定了高校的考核質(zhì)量

會(huì)計(jì)資料是高校會(huì)計(jì)檔案的重要構(gòu)成部分，而會(huì)計(jì)資料一般是指高校會(huì)計(jì)人員根據(jù)法定程序加工而成的會(huì)計(jì)信息。這些會(huì)計(jì)資料為報(bào)表使用者展現(xiàn)了高校的財(cái)務(wù)狀況和各項(xiàng)預(yù)算資金運(yùn)用的合規(guī)性?，F(xiàn)代社會(huì)中，高校會(huì)計(jì)信息的使用者已延伸至各層級(jí)的政府主管部門與監(jiān)管機(jī)構(gòu)，直接影響國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)調(diào)控與教育體制改革與發(fā)展秩序。高校運(yùn)營(yíng)管理是否踐行了法制化軌道，在其會(huì)計(jì)檔案中必將有明確體現(xiàn)，是上級(jí)機(jī)關(guān)事后考評(píng)的依據(jù)。低質(zhì)量的會(huì)計(jì)資料不可能作出客觀、高質(zhì)量的高?？?jī)效考核。

（二）會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量提供了教育產(chǎn)業(yè)反腐的利器

會(huì)計(jì)的基本職能是通過核算行使財(cái)務(wù)監(jiān)督職能，需以高校實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為對(duì)象，以真實(shí)完整的會(huì)計(jì)資料檔案為依據(jù)，對(duì)高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行的檢查與控制，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)督職能，并為外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)提供真實(shí)的高校會(huì)計(jì)資料進(jìn)行檢查鑒定，以便對(duì)高校運(yùn)營(yíng)管理與會(huì)計(jì)管理的評(píng)價(jià)。近年來高校搬遷及其他基建工作中查處出來的腐敗案件，以及違規(guī)挪用教學(xué)科研經(jīng)費(fèi)等貪污案件，無一不是從會(huì)計(jì)檔案中找出端倪，無一不需要會(huì)計(jì)資料作為有力證據(jù)。

（三）會(huì)計(jì)檔案合規(guī)管理實(shí)現(xiàn)了管理手段的提升

我國(guó)《會(huì)計(jì)法》在立法宗旨和修訂內(nèi)容上，均對(duì)確保會(huì)計(jì)資料質(zhì)量、規(guī)范會(huì)計(jì)管理作出了明確的法律要求，表明《會(huì)計(jì)法》的根本任務(wù)就是規(guī)范會(huì)計(jì)活動(dòng)，力求會(huì)計(jì)資料完整可靠，為提高高校運(yùn)營(yíng)管理和財(cái)務(wù)管理效率及穩(wěn)定財(cái)經(jīng)秩序保駕護(hù)航。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用，在一定程度上也杜絕了手工賬務(wù)處理的隨意行為，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了規(guī)范。為此，電子會(huì)計(jì)檔案的管理也顯得尤為重要。

二、會(huì)計(jì)檔案管理的局限與挑戰(zhàn)

會(huì)計(jì)資料檔案的真實(shí)完整性高度依賴于信息加工處理過程的可靠性，挑戰(zhàn)會(huì)計(jì)檔案資料真實(shí)性的主要影響因素包括會(huì)計(jì)制度體系的科學(xué)性、內(nèi)控體系的嚴(yán)密性和技術(shù)支持平臺(tái)的安全性。

（一）會(huì)計(jì)制度規(guī)范體系仍不夠細(xì)致

當(dāng)前體現(xiàn)國(guó)家宏觀調(diào)控政策意圖與市場(chǎng)管理目標(biāo)的高校會(huì)計(jì)管理體制還處于改革調(diào)整過程中，所執(zhí)行的會(huì)計(jì)制度相對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的資產(chǎn)組等概念而言完備性不足，對(duì)于高校自行采購的零星設(shè)備核算并未強(qiáng)制要求按項(xiàng)目進(jìn)行歸類核算，各高校容易從自身利益出發(fā)在法律框架范圍內(nèi)偏離法規(guī)主旨來謀求套取預(yù)算收入等的局部利益，通過將同一個(gè)較大項(xiàng)目的采購活動(dòng)規(guī)避在政府統(tǒng)一采購系統(tǒng)之外，化整為零，讓事后監(jiān)督無法將業(yè)務(wù)的真實(shí)面貌還原，給監(jiān)管帶來一定困難。在一定程度上誘發(fā)了會(huì)計(jì)資料造假，導(dǎo)致留存的會(huì)計(jì)檔案可靠性和完整性不足。而電算化手段引入會(huì)計(jì)工作之后，高校在修訂自身會(huì)計(jì)檔案管理制度等方面不夠及時(shí)，會(huì)計(jì)電算化檔案保管只注重?cái)?shù)據(jù)的保管而忽視數(shù)據(jù)環(huán)境（軟件系統(tǒng)和硬件環(huán)境）的管理，甚至因疏于管理導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的自然損壞甚至人為破壞，形成會(huì)計(jì)資料信息失真的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

（二）利益驅(qū)動(dòng)導(dǎo)致造假，內(nèi)控措施不到位

當(dāng)前市場(chǎng)上銷售的企業(yè)會(huì)計(jì)電算化軟件在基本界面上能夠防范操作人員的舞弊行為，但出于特殊需要的高校部分會(huì)計(jì)管理軟件，則可能通過自行開發(fā)實(shí)現(xiàn)，雖然操作界面并不出現(xiàn)后臺(tái)數(shù)據(jù)管理窗口，但可通過快捷組合熱鍵開啟這類隱藏?cái)?shù)據(jù)管理窗口。部分高校管理者出于自身利益的考慮，試圖利用電算化會(huì)計(jì)系的隱藏?cái)?shù)據(jù)管理窗口來操縱謀求局部利益，試圖給小集體帶來額外的經(jīng)濟(jì)收益，被修改過的會(huì)計(jì)系統(tǒng)所披露的會(huì)計(jì)信息體現(xiàn)了其自身利益最優(yōu)的結(jié)果，不能反映高校預(yù)算執(zhí)行的實(shí)際效果，屬于有動(dòng)機(jī)地操縱會(huì)計(jì)系統(tǒng)生成了虛假信息，降低了會(huì)計(jì)資料檔案的真實(shí)性和可靠性。

（三）會(huì)計(jì)支持系統(tǒng)的安全性仍留隱患

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)越來越多地滲透到人們工作與生活的方方面面，各高校已經(jīng)推行了會(huì)計(jì)電算化核算管理，使得防控會(huì)計(jì)舞弊更為隱蔽，查處難度被加大，會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性受到挑戰(zhàn)。除了一些單機(jī)版會(huì)計(jì)電算化軟件會(huì)隱藏快捷熱鍵開啟的數(shù)據(jù)管理窗口可供隱蔽修改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)外，基于自建服務(wù)器使用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，也可以與軟件提供商的售后服務(wù)人員通過軟件維護(hù)途徑直接在服務(wù)器上篡改相關(guān)數(shù)據(jù)，操作手段更為隱蔽，這些行為的專門立法尚未引起重視。此外，基于網(wǎng)絡(luò)的會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)還存在著諸多安全隱患，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的開放性，易被病毒攻擊等不利因素依然存在。若不強(qiáng)化系統(tǒng)控制，電算化會(huì)計(jì)帶來的危害和損失將遠(yuǎn)高于手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)。

三、多角度創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理模式

會(huì)計(jì)檔案管理的日趨規(guī)范是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要高校管理層高度重視，并有效做好管理制度建設(shè)、管理技術(shù)手段升級(jí)和從業(yè)人員同步提升等有效的配套管理工作方能顯示出成效。

（一）制度建設(shè)上實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分級(jí)管理

要緊緊圍繞國(guó)家財(cái)政部及檔案局在2011年聯(lián)合下發(fā)的會(huì)計(jì)檔案的管理辦法征求意見稿開展檔案管理工作，建立統(tǒng)一而明確的會(huì)計(jì)檔案管理工作制度，即會(huì)計(jì)檔案管理需實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的模式。建議進(jìn)一步細(xì)化、同級(jí)財(cái)政部分作為統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)主體，將高校電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)行權(quán)限分離，軟件的正常核算操作由高校自行管理，而數(shù)據(jù)的后臺(tái)維護(hù)則由上級(jí)主管部門統(tǒng)一采購和付費(fèi)，一旦發(fā)現(xiàn)協(xié)助高校違規(guī)篡改數(shù)據(jù)行為，將解除服務(wù)合同，并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，加大其違規(guī)成本。

（二）技術(shù)手段上采用未來通用的報(bào)表格式

會(huì)計(jì)文件和相關(guān)法規(guī)等文檔資料的保存通常需要用專門的會(huì)計(jì)軟件來處理。我國(guó)正著手開始采用XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語言）各項(xiàng)準(zhǔn)備和試運(yùn)行工作。這一技術(shù)基于互聯(lián)網(wǎng)傳遞數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)服務(wù)器存在于高校本地，可統(tǒng)一建立在同級(jí)或上級(jí)財(cái)政管理部門，杜絕后臺(tái)進(jìn)入服務(wù)器修改數(shù)據(jù)庫的可能。同時(shí)，采用這一獨(dú)立而開放的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)語言后，可對(duì)信息進(jìn)行分類并加上標(biāo)簽，就使得這些信息在經(jīng)濟(jì)組織內(nèi)部和外部能夠更加方便有效地對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行自動(dòng)搜尋與使用。隨著會(huì)計(jì)報(bào)告范圍的延伸，也能促使改變當(dāng)前單一的通用財(cái)務(wù)報(bào)告模式轉(zhuǎn)向更豐富多樣的交互財(cái)務(wù)報(bào)告模式，為會(huì)計(jì)信息需求者更加高效利用會(huì)計(jì)資料檔案提供便利。

（三）從業(yè)準(zhǔn)入上持續(xù)提高檔案從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)

要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的連續(xù)性和有效性，會(huì)計(jì)檔案管理人員不僅需具備優(yōu)秀的職業(yè)道德素質(zhì)，也要具備一定的會(huì)計(jì)從業(yè)知識(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)基本流程和要素具有職業(yè)敏感性。不能把會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)成普通圖書管理員的角色，不僅要在崗位準(zhǔn)入上和工作中能切實(shí)堅(jiān)持履行職責(zé)，遵守各項(xiàng)法規(guī)，模范履行會(huì)計(jì)檔案管理工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度，保持廉潔與公正，還要加強(qiáng)對(duì)審計(jì)業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全、會(huì)計(jì)電算化等信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，加大檔案管理者對(duì)前臺(tái)財(cái)務(wù)核算人員的后期監(jiān)督與約束作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 財(cái)政部，國(guó)家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)），1998（8）.

篇3

一、高校檔案

高校檔案是高等院?；顒?dòng)的直接記錄，是學(xué)校科學(xué)研究、教學(xué)評(píng)價(jià)、教師晉升、教代會(huì)、學(xué)代會(huì)、畢業(yè)生報(bào)考第二學(xué)歷、補(bǔ)辦畢業(yè)證書等教學(xué)活動(dòng)直接的信息資料來源，隨著改革開放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，高校檔案管理已成為高校建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。

高校檔案除了具有反映學(xué)校管理的文書檔案之外，還包括教學(xué)活動(dòng)中形成的教育專業(yè)檔案、教職工管理的人事檔案、財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)檔案和科研活動(dòng)中形成的科技檔案，以及產(chǎn)業(yè)檔案、房地產(chǎn)檔案等等。高校日常工作有其固有的自然規(guī)律，所以形成的檔案系統(tǒng)而又完整。學(xué)校的教育工作是圍繞著培養(yǎng)人才而展開的，從新生入學(xué)到畢業(yè)，都要經(jīng)過基礎(chǔ)課、專業(yè)課、教學(xué)實(shí)踐課、畢業(yè)設(shè)計(jì)及論文答辯和嚴(yán)格的考核，同時(shí)還有貫穿始終的思想政治教育，以上內(nèi)容形成了一套系統(tǒng)而又嚴(yán)密的教育培養(yǎng)程序。檔案是由人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中所形成的文件轉(zhuǎn)化來的，用以傳遞信息，指導(dǎo)人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。作為一種知識(shí)，它可以滿足人們的精神需要，也可以指導(dǎo)人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，使人們創(chuàng)造出更豐富的物質(zhì)精神財(cái)富。

高校檔案是記錄和傳承學(xué)校辦學(xué)歷史的主要載體，是反映一所大學(xué)的文化內(nèi)涵、辦學(xué)特色不可缺少的部分，反映了全校師生各個(gè)不同層面的活動(dòng)，是時(shí)間與空間的匯合，更是學(xué)校創(chuàng)造與發(fā)展的凝聚。在我國(guó)高等教育實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的新形勢(shì)下，高校檔案工作是不可缺少的一部分，要抓住機(jī)遇，以創(chuàng)新求發(fā)展，充分開發(fā)利用檔案資源，對(duì)傳承和培育豐富的大學(xué)文化，推動(dòng)校園文化建設(shè)發(fā)揮了重要作用。如果沒有檔案，我們的工作就不可能在傳承中發(fā)展，在前進(jìn)中創(chuàng)新。

高校檔案中的財(cái)會(huì)類檔案是指財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字材料、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資清冊(cè)等材料。

二、高校財(cái)會(huì)檔案的管理辦法

財(cái)會(huì)類檔案按財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）自2008年9月1日起實(shí)施[1]。《辦法》分為總則、機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備、檔案管理、檔案的利用與公布、條件保障、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰、附則七章，共四十三條。在《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定，各單位形成的會(huì)計(jì)檔案，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)有會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時(shí)需直接主管人、主管領(lǐng)導(dǎo)以及上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)無誤后簽字?！陡叩葘W(xué)校財(cái)會(huì)檔案管理工作規(guī)范》中規(guī)定，高校財(cái)會(huì)檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一的管理，以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。[2]根據(jù)上述規(guī)定，高校的財(cái)會(huì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一的管理?！陡叩葘W(xué)校財(cái)會(huì)檔案管理工作規(guī)范》與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》[3]中規(guī)定的保管期限對(duì)照表：

表1-5中，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《高等學(xué)校財(cái)會(huì)檔案管理工作規(guī)范》中有關(guān)高校財(cái)會(huì)檔案名稱已全部列出，而表中只有“決算報(bào)表”、“上級(jí)有關(guān)部門財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的文件材料”、“涉及外事會(huì)計(jì)賬薄”、“涉及外事會(huì)計(jì)憑證”和“財(cái)會(huì)檔案移交保管清冊(cè)”的保管期限為永久是相同的。

三、高校財(cái)會(huì)檔案管理的改進(jìn)措施

1.財(cái)會(huì)檔案管理人員應(yīng)具備復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)

加強(qiáng)人們對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理工作的重視，一個(gè)重要渠道就是充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，只有當(dāng)人們認(rèn)識(shí)到檔案有用即有價(jià)值，才能提高人們對(duì)檔案的重視程度，才能加強(qiáng)人們對(duì)檔案的管理力度。其實(shí)這是一件相輔相成的事，意識(shí)決定于對(duì)價(jià)值的認(rèn)識(shí)，反過來價(jià)值又增強(qiáng)了人們的意識(shí)。[4]由于人們對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠的情況下，管理者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理人才的建設(shè)，配備一支具備復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)的檔案管理隊(duì)伍，以開發(fā)檔案價(jià)值為目的，以為決策者提供決策有用的信息為主導(dǎo)，積極開發(fā)，主動(dòng)服務(wù)，讓使用者在使用中充分體會(huì)到檔案的價(jià)值，從而加強(qiáng)其對(duì)檔案的重視程度，提高檔案的管理力度。

2.配備專人管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)檔案的有效管理

檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)。依據(jù)法規(guī)，考慮實(shí)際工作需要，重視檔案工作，配備專人管理會(huì)計(jì)檔案，是加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，提高管理質(zhì)量，發(fā)揮檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的有效性的根本保證。

3.加強(qiáng)財(cái)會(huì)部門與檔案管理部門的溝通

財(cái)會(huì)部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價(jià)值的開發(fā)，而且溝通對(duì)于檔案資料收集移交范圍及時(shí)調(diào)整確定具有不可估量的作用。[5]只有溝通，財(cái)會(huì)部門才能及時(shí)收集應(yīng)收集的資料，只有溝通，檔案管理部門才能了解財(cái)會(huì)部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。

4.財(cái)會(huì)檔案管理工作應(yīng)根據(jù)財(cái)會(huì)制度體制的調(diào)整及時(shí)調(diào)整

加強(qiáng)檔案管理，財(cái)會(huì)制度體制的調(diào)整不能忘了財(cái)會(huì)檔案管理制度的調(diào)整，會(huì)財(cái)檔案管理工作應(yīng)始終作為財(cái)會(huì)人員職能的一部分。加強(qiáng)財(cái)會(huì)人員業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)不能忘了檔案知識(shí)、檔案意識(shí)的培育，只有建立了合理及時(shí)的管理制度，及具備了充分檔案意識(shí)檔案技能的財(cái)會(huì)人員，才能有了實(shí)行檔案管理的基礎(chǔ)。同時(shí)學(xué)校檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)介入，加強(qiáng)同財(cái)會(huì)部門的合作，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。

參考文獻(xiàn)：

[1]會(huì)計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）[z].

[2]高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范 [z].

篇4

一、高校電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

（1）電算化會(huì)計(jì)檔案拓展了會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和形式

電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵更廣泛，不僅包括打印輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表，還包括了電算化系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)核算軟件及其他相關(guān)財(cái)務(wù)軟件程序等全套數(shù)據(jù)與文檔資料。

（2）電算化會(huì)計(jì)檔案更方便查找，提高了數(shù)據(jù)處理和加工的工作效率

會(huì)計(jì)電算化條件下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的集成化、綜合化程度較高，各類各項(xiàng)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)度也大幅提高，使得數(shù)據(jù)的查詢方便快捷，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的收集、統(tǒng)計(jì)、整理和測(cè)算也可直接利用計(jì)算機(jī)來完成，大幅縮短了工作時(shí)間，提高了工作時(shí)效。

（3）電算化會(huì)計(jì)檔案對(duì)存儲(chǔ)技術(shù)與條件要求很高

磁性介質(zhì)或光盤的廣泛應(yīng)用和存在，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)技術(shù)提出了更高要求，其數(shù)據(jù)資料保存受存儲(chǔ)時(shí)間、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)量、存儲(chǔ)環(huán)境及存儲(chǔ)時(shí)間等因素的影響很大，若保存不當(dāng)很容易遭到破壞。

（4）電算化會(huì)計(jì)檔案保管的安全性與完整性要求更高

會(huì)計(jì)電算化條件下，大量會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都保存在相關(guān)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，信息數(shù)據(jù)處理合成高度集中，加之?dāng)?shù)據(jù)的非法修改可不留痕跡，一旦遭到病毒侵襲或黑客等人為破壞，很容易造成系統(tǒng)癱瘓或數(shù)據(jù)外泄、毀損，對(duì)會(huì)計(jì)信息的安全性與完整性帶來極大挑戰(zhàn)。

（5）電算化會(huì)計(jì)檔案對(duì)其管理人員素質(zhì)與技能有更高要求

現(xiàn)代信息化財(cái)務(wù)集中核算形式下，高校會(huì)計(jì)電算化不斷深入發(fā)展，生成的電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與形式不斷拓展，結(jié)構(gòu)組成也愈發(fā)復(fù)雜和綜合，相關(guān)管理人員只有在掌握豐富會(huì)計(jì)知識(shí)及熟悉了解財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上，同時(shí)具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作與管理技術(shù)以及扎實(shí)的檔案管理技能等綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的要求。

二、高校電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

（一）對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位，沒有明確的管理和規(guī)劃目標(biāo)

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案構(gòu)成單一且格式相對(duì)統(tǒng)一，管理工作比較容易，相關(guān)財(cái)務(wù)主管人員已形成了固有的觀念，因此，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理重視不夠，缺乏對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的了解，沒有明確的管理和規(guī)劃目標(biāo)，其工作帶有一定的盲目性，導(dǎo)致電算化會(huì)計(jì)檔案管理不到位，增加了相關(guān)工作的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）原會(huì)計(jì)檔案管理制度陳舊，與電算化會(huì)計(jì)檔案管理的要求脫節(jié)

電算化會(huì)計(jì)檔案較之傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案發(fā)生了很大的變化，對(duì)其管理的內(nèi)容和要求也隨之發(fā)生了明顯的變化，原基于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理的制度在管理內(nèi)容、管理方式及目標(biāo)等方面已無法適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)的需要，以致相關(guān)工作無所適從，內(nèi)容不明、職責(zé)不清，給電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作開展帶來極大的困難。

（三）電算化會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容不完整，保管方式不統(tǒng)一

（1）沒有明確規(guī)定電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間

沒有明確哪些文件資料屬于紙質(zhì)檔案或電子檔案的歸檔范圍，歸檔時(shí)間也未明確，以致有些應(yīng)打印輸出或光盤備份的數(shù)據(jù)資料沒有按照統(tǒng)一時(shí)間及時(shí)收集、立卷，造成會(huì)計(jì)檔案的遺漏或丟失。

（2）沒有明確規(guī)定電算化會(huì)計(jì)檔案的生成、制式、收集、整理的統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)與方法

電算化會(huì)計(jì)檔案的生成、制式、收集、整理沒有統(tǒng)一的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，各時(shí)期的生成、收集、整理、保管方法與方式不一致，以致其會(huì)計(jì)信息所涵蓋的內(nèi)容與表達(dá)方式不同，不便于查找、整理、存儲(chǔ)及保管，同時(shí)也增加了不同時(shí)期之間會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)比對(duì)的難度。

（3）沒有及時(shí)保存不同版本的會(huì)計(jì)軟件及相關(guān)電子數(shù)據(jù)與資料

實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的時(shí)間越長(zhǎng)，其財(cái)務(wù)軟件與會(huì)計(jì)檔案的版本就越多，在對(duì)會(huì)計(jì)軟件升級(jí)后，沒有及時(shí)存儲(chǔ)升級(jí)前后不同版本的會(huì)計(jì)軟件與其中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料，并歸檔保存，致使在新升級(jí)的會(huì)計(jì)軟件中無法調(diào)閱不同版本的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案，造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案的不連續(xù)性，嚴(yán)重影響了電算化會(huì)計(jì)檔案的正常使用。

（4）紙質(zhì)檔案及相應(yīng)電子檔案的生成及收集保管方式不同步、不統(tǒng)一

會(huì)計(jì)電算化模式下，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與電子會(huì)計(jì)檔案并存，但相關(guān)人員不清楚哪些會(huì)計(jì)檔案必須要紙質(zhì)保存、哪些會(huì)計(jì)檔案必須光盤備份，造成紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與電子會(huì)計(jì)檔案的生成、收集、保管方式在相同或不同會(huì)計(jì)年度的連續(xù)時(shí)間段內(nèi)前后不同步、不一致，大幅降低了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的橫向及縱向可比性。

（四）電算化會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控制度不健全

（1）電算化會(huì)計(jì)崗位內(nèi)控制度不健全

會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)平常是實(shí)時(shí)存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，很容易被病毒攻擊或人為修改，且不易留下痕跡，電算化會(huì)計(jì)崗位內(nèi)控制度又不健全，使得會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)生成環(huán)節(jié)上相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限過大或重疊或空缺，相互之間無法有效牽制，加大了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確甚至泄漏、遺失的風(fēng)險(xiǎn)。

（2）電算化會(huì)計(jì)檔案管理的流程以及其相關(guān)部門與人員的職責(zé)權(quán)限不明確

沒有明確規(guī)定電算化會(huì)計(jì)檔案管理的流程或環(huán)節(jié)，相關(guān)部門與人員不清楚應(yīng)辦理哪些手續(xù)、經(jīng)過哪些環(huán)節(jié)來完成電算化會(huì)計(jì)檔案的傳遞、收集、立卷、歸檔與保管等工作，以及自身在此過程中的職責(zé)和權(quán)限，推諉扯皮事件時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作無法順利開展。

（3）電算化會(huì)計(jì)檔案的定期清理、銷毀制度不規(guī)范

高校財(cái)務(wù)部門未按規(guī)定設(shè)置專門的財(cái)會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)，由財(cái)務(wù)人員兼任檔案管理工作，為了自身查閱方便自行就地保存，所有財(cái)務(wù)人員均可自行查詢拿取，不相容崗位沒有完全分離，對(duì)應(yīng)的崗位職責(zé)也沒明確；多年來未及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案移交給檔案管理部門保管，而且只歸檔，未按定期清理，以致會(huì)計(jì)檔案毀損不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)，同時(shí)沒有明確各類檔案的保管期限，年代久遠(yuǎn)已無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案也未定期鑒定后及時(shí)銷毀，占用了大量的存放空間，極易發(fā)生霉變或丟失，增加了相關(guān)管理的工作量及成本。

（4）電算化會(huì)計(jì)檔案管理查詢、借閱制度不完善

沒有建立嚴(yán)格的查詢、借閱審批制度，沒有履行必要的查詢、借閱登記與歸還查驗(yàn)等手續(xù)，不便于實(shí)時(shí)監(jiān)控會(huì)計(jì)檔案去向及明確相關(guān)人員責(zé)任，無法保證會(huì)計(jì)檔案的安全完整。

（五）電算化會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)存在安全隱患

一方面，電算化會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)升級(jí)換代加快，版本隨之不斷增多，不同版本的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及其輸入輸出格式也不統(tǒng)一，以致電子檔案存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)與紙質(zhì)檔案形式各不相同，只能將其分開備份與打印輸出，進(jìn)一步加劇了會(huì)計(jì)檔案管理的復(fù)雜程度與工作量。另一方面，會(huì)計(jì)檔案管理人員自身的能力及素質(zhì)不高，對(duì)檔案管理與計(jì)算機(jī)及信息處理的知識(shí)掌握不夠，在相關(guān)管理細(xì)節(jié)及網(wǎng)絡(luò)安全防范上工作不到位，這就造成電子數(shù)據(jù)很容易受到病毒攻擊或外部環(huán)境的不良影響，提高了工作錯(cuò)弊或失誤及會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)丟失的可能性。

三、高校電算化會(huì)計(jì)檔案管理改進(jìn)的對(duì)策

（一）提高財(cái)務(wù)人員的電算化會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，明確管理和規(guī)劃目標(biāo)

加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案特性及相關(guān)管理法規(guī)制度的了解，充分認(rèn)識(shí)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的復(fù)雜性、綜合性與重要性，增強(qiáng)管理意識(shí)，不斷提高相關(guān)管理人員的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案及計(jì)算機(jī)信息等方面的知識(shí)水平與業(yè)務(wù)處理能力等綜合素質(zhì)，還需要根據(jù)時(shí)展的需要，對(duì)這一塊人員要加大培訓(xùn)，以便他們所擁有的綜合能力能夠更好的適應(yīng)環(huán)境變化所帶來的新要求；另外一方面應(yīng)該制定相應(yīng)的長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，明確其管理的目標(biāo)和任務(wù)，確保電算化會(huì)計(jì)檔案管理的有序、依法進(jìn)行。

（二）建立電算化會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)制度

（1）建立電算化會(huì)計(jì)檔案的收集、立卷制度

明確規(guī)定統(tǒng)一納入紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)及文字資料的歸檔范圍，并根據(jù)不同檔案的性質(zhì)統(tǒng)一勘定其歸檔時(shí)間，全面、及時(shí)地收集相應(yīng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案，予以統(tǒng)一整理、標(biāo)示并立卷。

（2）建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管制度

①明確規(guī)定電算化會(huì)計(jì)檔案的生成、、制式、收集、整理的統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)與方法，以使各時(shí)期的會(huì)計(jì)檔案在生成至歸檔保管的方法與方式上保持統(tǒng)一，保證其會(huì)計(jì)信息體現(xiàn)的內(nèi)容與方式前后一致，便于分類收集、整理、保管及實(shí)時(shí)查找與匯總處理。

②明確規(guī)定電算化會(huì)計(jì)檔案的紙質(zhì)保存與光盤備份的關(guān)聯(lián)方式與關(guān)聯(lián)程度，協(xié)調(diào)統(tǒng)一兩大類會(huì)計(jì)檔案的同步管理，以保障電算化會(huì)計(jì)檔案相關(guān)對(duì)應(yīng)的一致性及其內(nèi)容的完整性。

③明確規(guī)定會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)升級(jí)前后不同版本下會(huì)計(jì)軟件及其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料的存儲(chǔ)及保管的方式，并擬定最新升級(jí)系統(tǒng)調(diào)閱關(guān)聯(lián)歷史數(shù)據(jù)庫的規(guī)則與方法，以保持不同年限會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的連續(xù)性與相關(guān)性。

（3）建立電算化會(huì)計(jì)檔案的定期備份、復(fù)核制度

建立統(tǒng)一的電算化會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)AB備份與復(fù)核機(jī)制，明確備份的時(shí)間間隔、備份方式與數(shù)量、備份責(zé)任人、標(biāo)示制式及保管方法等相關(guān)要素，并設(shè)立備查賬簿予以登記，同時(shí)規(guī)定定期復(fù)核檢查的內(nèi)容、時(shí)限及修復(fù)方式等，確保電子檔案的安全與完整。

（三）健全電算化會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控制度

（1）健全電算化會(huì)計(jì)崗位內(nèi)部控制制度

強(qiáng)化電算化會(huì)計(jì)崗位權(quán)限的管理，重新設(shè)定調(diào)整會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)生成環(huán)節(jié)上個(gè)相關(guān)人員的崗位職責(zé)與權(quán)限范圍，按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的重要性與機(jī)密程度建立分級(jí)調(diào)閱規(guī)則，建立多用戶、分權(quán)限管理的層級(jí)約束機(jī)制，減少會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)發(fā)生錯(cuò)漏與外泄的幾率，確保數(shù)據(jù)的完整和安全。

（2）規(guī)范電算化會(huì)計(jì)檔案管理流程，明確相關(guān)部門與人員的職責(zé)權(quán)限

確立并規(guī)范電算化會(huì)計(jì)檔案管理的流程與環(huán)節(jié)，明確其各環(huán)節(jié)上應(yīng)辦理的各項(xiàng)手續(xù)及對(duì)應(yīng)的相關(guān)部門與人員職責(zé)和權(quán)限，以便對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的全過程進(jìn)行有效監(jiān)管，以免遺漏關(guān)鍵控制點(diǎn)，增加電算化會(huì)計(jì)檔案錯(cuò)漏或遺失的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）健全電算化會(huì)計(jì)檔案的定期清理、銷毀制度

按照不相容崗位分離的原則，設(shè)置專門的財(cái)會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人來保管電算化會(huì)計(jì)檔案，并建立定期清理、銷毀制度，及時(shí)全面了解會(huì)計(jì)檔案的保存狀態(tài)，對(duì)已發(fā)現(xiàn)毀損的會(huì)計(jì)檔案要及時(shí)恰當(dāng)修復(fù)，對(duì)已超出保管期限的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)請(qǐng)專業(yè)人員依法履行鑒定程序，對(duì)于符合銷毀規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案編制銷毀清冊(cè)并依法定程序及方式進(jìn)行銷毀，對(duì)于保管期限已滿但涉及未清債權(quán)債務(wù)和其他未了事項(xiàng)的原始憑證則不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出重新立卷，并在所屬相關(guān)銷毀清冊(cè)備注欄內(nèi)及相關(guān)保管清冊(cè)欄內(nèi)予以標(biāo)示注明。

（4）健全電算化會(huì)計(jì)檔案的查詢、借閱制度

建立健全電算化會(huì)計(jì)檔案的查詢、借閱審批制度，明確規(guī)定學(xué)校內(nèi)部各級(jí)部門與人員查詢、借閱會(huì)計(jì)檔案的必須填寫會(huì)計(jì)檔案的查詢、借閱申請(qǐng)表并由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)簽字加蓋財(cái)務(wù)部門公章后方可辦理相關(guān)查詢、借閱登記手續(xù)；明確規(guī)定外單位查詢、借閱會(huì)計(jì)檔案的必須開具單位介紹信及證明并出示相關(guān)證件，與填寫的會(huì)計(jì)檔案查詢、借閱申請(qǐng)表一并交由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)簽字加蓋學(xué)校公章后方可辦理相關(guān)查詢、借閱登記手續(xù)；同時(shí)會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)做好上述查詢、接閱資料的實(shí)時(shí)跟進(jìn)及借還查驗(yàn)等后續(xù)工作。對(duì)不符合規(guī)定的查詢、借閱事項(xiàng)，會(huì)計(jì)檔案管理人員有權(quán)拒絕辦理。

（四）提升電算化會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)，加大軟硬件投入力度，整合優(yōu)化信息系統(tǒng)

篇5

二、完善會(huì)計(jì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理的途徑

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)時(shí)代已經(jīng)到來，面對(duì)新技術(shù)的發(fā)展，對(duì)會(huì)計(jì)核算以及財(cái)務(wù)管理也提出了新的要求，因此，必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的管理，真正實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的電算化，更好的提高財(cái)務(wù)檔案管理的水平。

（一）完善會(huì)計(jì)硬軟件設(shè)施建設(shè)

要加強(qiáng)電算化財(cái)務(wù)管理，首先要選擇具有檔案管理功能的軟件，并且加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)，更好的保證網(wǎng)絡(luò)的安全。還要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的殺毒，防止財(cái)務(wù)檔案信息的惡意修改。其次，還要配備一些高清晰度的噴墨打印機(jī)或者具有打印能力的激光，作為輸出紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案信息的工具，并選擇溫度適宜且環(huán)境干凈的地方來存放檔案，更好的完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

（二）完善會(huì)計(jì)人員的配置體系

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，必須要完善會(huì)計(jì)核算體系，該體系要與電算化網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)相適應(yīng)，建立起一套有效的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理制度，加強(qiáng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的管理，更好的提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。首先，要根據(jù)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)的核算要求，可以劃分具體的崗位，并且明確各個(gè)崗位的具體任務(wù)，制定崗位具體的職責(zé)要求。其次，要做好會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)工作，提高會(huì)計(jì)人員的電算化水平，使工作人員了解軟件的功能，提高計(jì)算機(jī)的電算化水平，更好的培養(yǎng)復(fù)合型人才，使本單位的員工能夠更好的進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理。

（三）完善電算化財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)制度

對(duì)于電算化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該完善各項(xiàng)制度，比如硬盤數(shù)據(jù)的保留以及軟盤的備份以及保管，還有檔案的管理與保存方面。首先，要建立電算化快檔案的立卷歸檔制度。要及時(shí)的對(duì)一些賬簿報(bào)表、現(xiàn)金日記賬以及總分類賬進(jìn)行及時(shí)的打印，并進(jìn)行立卷。并按照審計(jì)或者稅務(wù)部門的要求，打印輸出報(bào)表或者賬簿。其次，電算化財(cái)務(wù)檔案保管制度。對(duì)于電算化財(cái)務(wù)檔案的管理要選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行備份，要注意儲(chǔ)存盤與備用盤的分開存放。在保管的過程中，還要做好防光、防壓、防塵的工作，并對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的分類和編號(hào)，注明財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容以及建立時(shí)間，也可以進(jìn)行制作一些檔案管理的卡片。再次，嚴(yán)格的借用制度。由于財(cái)務(wù)信息檔案蘊(yùn)含的信息比較多，因此，必須建立嚴(yán)格的查用制度，根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，按照手續(xù)進(jìn)行借閱。本單位的成員進(jìn)行借閱要通過財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的簽字，外單位的人員進(jìn)行借閱時(shí)，要具有單位的介紹信以及財(cái)務(wù)部門的批準(zhǔn)才可以，更好的保證財(cái)務(wù)信息的安全。最后，定期建立備份制度。電算化會(huì)計(jì)檔案要進(jìn)行定期的備份，將數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)中，并且要提供一些備份的細(xì)節(jié)信息，比如備份的時(shí)間以及備份的數(shù)量等，管理人員還要定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查，防止會(huì)計(jì)信息的損壞。

篇6

電子環(huán)境下，計(jì)算機(jī)是財(cái)務(wù)檔案的重要工具，必須利用專業(yè)的軟件和系統(tǒng)來保證管理的質(zhì)量。電算化環(huán)境下財(cái)務(wù)檔案需要重視的問題，主要有以下幾個(gè)方面：

1.針對(duì)外部的管理問題。首先，在管理中因?yàn)橛?jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化，應(yīng)提高其傳輸與操作安全性，一方面應(yīng)提高口令的安全性，不僅僅要設(shè)置開機(jī)密碼也應(yīng)對(duì)某些訪問權(quán)限進(jìn)行口令和安全密碼的設(shè)置，以保證電子財(cái)務(wù)檔案被訪問時(shí)的安全。同時(shí)應(yīng)建立多級(jí)權(quán)限制度，即在檔案讀、寫權(quán)上設(shè)置多級(jí)權(quán)限，不同的工作人員對(duì)檔案的訪問與讀寫都有其特定的權(quán)限，不能越權(quán)對(duì)檔案進(jìn)行訪問與改寫等。還應(yīng)建立電子表格對(duì)歸檔檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行系統(tǒng)化管理，方便外部對(duì)數(shù)據(jù)庫訪問并查詢相關(guān)信息。其次，對(duì)電算化系統(tǒng)的安全性進(jìn)行強(qiáng)化。網(wǎng)絡(luò)的安全是保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)闹匾A(chǔ)，電算化中財(cái)務(wù)檔案已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，所以必須提高其數(shù)據(jù)的安全性。另外，還需借助計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，如防火墻，隔離電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與外部訪問區(qū)，使電子檔案系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立。限制外部非法訪問對(duì)電子檔案的干擾。也需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密或者限制訪問權(quán)限，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行強(qiáng)化，以防止意外數(shù)據(jù)故障、惡意破壞對(duì)數(shù)據(jù)的影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或者錯(cuò)誤。最后，是對(duì)病毒的控制措施。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中病毒是影響計(jì)算機(jī)安全的重要形式。所以在電算化環(huán)境中為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全與數(shù)據(jù)安全必須及時(shí)對(duì)殺毒軟件病毒庫進(jìn)行升級(jí)，才能更好地進(jìn)行全面防護(hù)。

2.內(nèi)部管理的問題。第一，應(yīng)強(qiáng)化歸檔制度。管理人員應(yīng)充分地學(xué)習(xí)電算化的管理知識(shí)，使之明確管理特征。強(qiáng)化計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)檔案的保管作用。對(duì)各種文件的歸檔應(yīng)健全制度，明確各種檔案與數(shù)據(jù)的歸檔要求，以及標(biāo)準(zhǔn)文件，讓各種數(shù)據(jù)與文件歸檔都按照規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，從而保證檔案管理的規(guī)范性。同時(shí)相關(guān)部門也應(yīng)配合檔案管理的制度，設(shè)置管理規(guī)范，并嚴(yán)格對(duì)制度與規(guī)范的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查， 一旦出現(xiàn)問題應(yīng)進(jìn)行必要的責(zé)任追究。還要對(duì)管理規(guī)范在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，動(dòng)態(tài)化地對(duì)制度進(jìn)行調(diào)適。第二，強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)備份的管理。在電算化環(huán)境下，數(shù)據(jù)往往是實(shí)時(shí)化出現(xiàn)的并被保存的，而因?yàn)橛?jì)算機(jī)特性，如果出現(xiàn)故障則會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，所以在財(cái)務(wù)檔案管理中應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)化的備份處理，在賬務(wù)管理與報(bào)表系統(tǒng)中都應(yīng)明確實(shí)時(shí)化備份的要求，即根據(jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的不同性質(zhì)進(jìn)行備份，而整體數(shù)據(jù)的備份不應(yīng)少于每年12次。經(jīng)過備份的數(shù)據(jù)應(yīng)存放在固定的硬盤中，并進(jìn)行封存，并妥善保管，保證其不會(huì)受到外部環(huán)境的影響而出現(xiàn)物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財(cái)務(wù)電子檔案在保存中應(yīng)選擇質(zhì)量較高且穩(wěn)定的存儲(chǔ)介質(zhì)，因?yàn)榻橘|(zhì)的質(zhì)量會(huì)直接影響數(shù)據(jù)保存的質(zhì)量，也會(huì)影響數(shù)據(jù)的調(diào)用與再處理，所以只有質(zhì)量穩(wěn)定的介質(zhì)才能保證檔案質(zhì)量。管理人員也應(yīng)對(duì)存放時(shí)間較長(zhǎng)的“檔案”進(jìn)行定期的維護(hù)，及定期復(fù)制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保存。在電算化環(huán)境下，所有的數(shù)據(jù)也是從紙質(zhì)文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現(xiàn)金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結(jié)。如果因?yàn)榇蛴』蛘邨l件限制，所形成的現(xiàn)金與銀行賬目可以利用活頁定制為賬冊(cè)進(jìn)行保存。而對(duì)于一般的賬目應(yīng)做到清楚分類并進(jìn)行檔案化管理，并按照月、季、年進(jìn)行分類與匯總，并對(duì)其電子檔案進(jìn)行標(biāo)記。第五，應(yīng)培養(yǎng)和設(shè)置專門的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財(cái)務(wù)知識(shí)也需要其具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，應(yīng)注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責(zé)任有，按照制度與規(guī)范向會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的各個(gè)崗位人員催收相關(guān)的電子數(shù)據(jù)與報(bào)表。進(jìn)行歸類與存檔，并填寫存檔的記錄表格；負(fù)責(zé)保存計(jì)算機(jī)檔案與系統(tǒng)檔案等，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化管理，方便查詢與處理；保證財(cái)務(wù)檔案的安全性。不能擅自對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)出與寫入。系統(tǒng)管理制定明確的權(quán)限。限制管理人員的權(quán)限，保證直接管理人員對(duì)檔案的安全性負(fù)責(zé)，不會(huì)因?yàn)樽陨淼臋?quán)限而導(dǎo)致內(nèi)部出現(xiàn)舞弊問題。所有的檔案讀寫過程都應(yīng)進(jìn)行備案，進(jìn)行登記與記錄，保證文件改動(dòng)是在權(quán)限范圍內(nèi)。同時(shí)，在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，檔案人員要提高專業(yè)素養(yǎng)，不斷提升自身的檔案管理水平。

（作者單位：云南省德宏州人民醫(yī)院）

篇7

目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面高速發(fā)展，會(huì)計(jì)制度與國(guó)際會(huì)計(jì)制度逐步接軌，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案資料的管理日益重要；管理好會(huì)計(jì)檔案，對(duì)于維護(hù)正常的社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治秩序至關(guān)重要；加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理并保證會(huì)計(jì)信息的全面有效利用，是財(cái)務(wù)管理工作不可缺失的重要環(huán)節(jié)。

一、會(huì)計(jì)檔案在單位正常的工作、生產(chǎn)和科研等方面，具有不可低估的利用價(jià)值。主要是：

（一）會(huì)計(jì)檔案可以為制定經(jīng)濟(jì)計(jì)劃、進(jìn)行可行性研究、科學(xué)的經(jīng)濟(jì)決策提供各種有用的信息，為研究指導(dǎo)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供可靠數(shù)據(jù)和可比性資料。

（二）會(huì)計(jì)檔案對(duì)保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)，監(jiān)督國(guó)家財(cái)務(wù)制度和財(cái)經(jīng)紀(jì)律的執(zhí)行情況，打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動(dòng)和反對(duì)不正之風(fēng)，有著重要的作用。

（三）會(huì)計(jì)檔案是管理經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史真實(shí)記錄，是研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化、經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的可靠史料。

（四）會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)工作、企業(yè)管理的必要手段和工具，也是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫。

二、管理會(huì)計(jì)檔案如此重要，但目前會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀令人堪憂，不少單位會(huì)計(jì)檔案管理工作沒有受到重視，缺乏明確認(rèn)識(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。其主要表現(xiàn)在：

（一）沒有統(tǒng)一管理會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)存已分類造冊(cè)，但部分會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證之類的檔案仍無法編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)，只有按年度分的檔案流水號(hào)。

（二）對(duì)裝訂沒有統(tǒng)一要求，紙張大小不一，外觀不整齊，不同版本的計(jì)算機(jī)軟件所適用的憑證紙不一致，裝訂很不美觀。

（三）對(duì)電算化中生成的會(huì)計(jì)信息記錄沒有統(tǒng)一的管理，電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，由于軟件的變更、升級(jí)，使原有的數(shù)據(jù)在新軟件中不能讀取，或低版本操作系統(tǒng)生成的會(huì)計(jì)信息在新系統(tǒng)中不能正常運(yùn)行，造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)。

（四）會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)不完備，多數(shù)應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料散落于不同經(jīng)辦人手中，造成資料不全。

（五）缺少專門管理人員，不少單位沒有設(shè)置專職會(huì)計(jì)檔案管理崗位。由于技術(shù)上的原因，往往沒有將財(cái)務(wù)報(bào)表、上級(jí)有關(guān)文件、合同、財(cái)務(wù)制度及主要財(cái)務(wù)活動(dòng)等資料歸檔。

三、鑒于上述，應(yīng)采取以下措施進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理：

（一）配備合格的會(huì)計(jì)檔案管理人員，不拘一格，擇優(yōu)選聘，把好人員入口關(guān)

要選擇那些忠于原檔，忠實(shí)守信，保守機(jī)密，甘于寂寞，不圖浮華，嚴(yán)禁求實(shí)，不畏權(quán)勢(shì)的管理人員，將那些有責(zé)任心、有耐心、有經(jīng)驗(yàn)、有專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的會(huì)計(jì)人員選聘到會(huì)計(jì)檔案管理崗位。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，對(duì)不符合規(guī)定要求的會(huì)計(jì)檔案管理方式和案卷質(zhì)量，及時(shí)給予糾正。另外，制定必要的獎(jiǎng)懲措施，獎(jiǎng)勤罰懶，將物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)結(jié)合起來并與相應(yīng)處罰同步進(jìn)行。通過競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制的引入，使會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)不斷提高，促使其安于并樂于從事會(huì)計(jì)檔案管理工作。

（二）進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)檔案管理工作制度

抓住基本環(huán)節(jié)：①完善檔案歸檔制度。收集資料是檔案管理的起點(diǎn)，不僅要保證會(huì)計(jì)檔案齊全完整、信息準(zhǔn)確，還要保證質(zhì)量。在整理過程中，要區(qū)分各類檔案歸檔的范圍、時(shí)間、要求和手續(xù)，做好檔案的分類、組合、排列、立卷、編目工作，裝訂要求堅(jiān)實(shí)、整齊、美觀。裝訂前要去掉大頭針、回形針等金屬物，以防銹蝕影響字跡。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。②嚴(yán)格建立檔案保管制度。首先，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，保證會(huì)計(jì)檔案完好無缺，做到不丟失、不破損、不霉?fàn)€、不被蟲蛀等。要安排專人負(fù)責(zé)保管會(huì)計(jì)檔案，有關(guān)單位、人員要定期不定期地檢查會(huì)計(jì)檔案的保存情況，嚴(yán)格按規(guī)定程序和技術(shù)方法處理檔案保管中的問題。③建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度，查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案，要出具介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。④ 建立電算化檔案定期備份制度。電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介制，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)，由于磁性介制，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)，由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案定期檢查、復(fù)制、防止信息丟失。

（三）配置必要的硬件設(shè)施，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

存放會(huì)計(jì)檔案的場(chǎng)所要保持清潔，溫濕度適宜，具備防塵、防磁、防潮等硬件條件，為保證電子會(huì)計(jì)檔案信息的安全，要制定防范計(jì)算機(jī)病毒的措施，強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，定期進(jìn)行補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。現(xiàn)代會(huì)計(jì)核算已普遍使用計(jì)算機(jī)軟件處理賬務(wù)、賬款及固定資產(chǎn)，在會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)上完善財(cái)務(wù)管理，又將計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、生產(chǎn)、銷售環(huán)節(jié)，計(jì)算機(jī)對(duì)形成的信息進(jìn)行收集、加工及處理，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。可以預(yù)見，會(huì)計(jì)檔案存檔也必將實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。檔案現(xiàn)代化管理、檔案信息數(shù)字化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，將是檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢(shì)。

篇8

會(huì)計(jì)電算化檔案主要指的由存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)和通過計(jì)算機(jī)打印出來的書面文檔形式的財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)，包括會(huì)計(jì)文檔、報(bào)表和賬簿等，另外還包括財(cái)會(huì)軟件運(yùn)行編制的各種資料、文檔和表格等。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作主要內(nèi)容有：保存會(huì)計(jì)檔案并保證其安全，按要求生成各種標(biāo)準(zhǔn)文檔和數(shù)據(jù)，保障財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)的合理利用等。醫(yī)院的會(huì)計(jì)電算化檔案管理是一項(xiàng)十分重要的管理工作，隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，醫(yī)院的會(huì)計(jì)核算工作從傳統(tǒng)的手工記賬向利用電算軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)記賬轉(zhuǎn)變，因此實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的信息化管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息化管理的必然趨勢(shì)。

（二）醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

1.現(xiàn)代化信息技術(shù)為載體。醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化檔案不僅包括儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)內(nèi)的電子數(shù)據(jù)，也包括打印出來的紙質(zhì)財(cái)會(huì)檔案，如，藥品盤點(diǎn)表、醫(yī)院收費(fèi)管理系統(tǒng)病人預(yù)交金額、庫存物資出庫單等。因此電算化會(huì)計(jì)檔案同時(shí)囊括現(xiàn)代化信息技術(shù)下的電子財(cái)會(huì)檔案和傳統(tǒng)意義上的財(cái)會(huì)紙質(zhì)檔案。2.軟硬件設(shè)施為基礎(chǔ)。和傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案不同的是，電算化會(huì)計(jì)檔案不具有直接可視性，而需要借助計(jì)算機(jī)的硬件和軟件設(shè)施才能查閱、保存和整理。因此電子檔案的管理受到軟件質(zhì)量、機(jī)房物理?xiàng)l件和存儲(chǔ)盤有效期等多種因素的影響。3.工作人員的信息技術(shù)操作水平為前提。電算化會(huì)計(jì)背景下對(duì)相關(guān)財(cái)會(huì)人員的現(xiàn)代信息技術(shù)操作水平提出了更高要求，檔案管理的相關(guān)人員不僅要熟悉財(cái)會(huì)核算的專業(yè)知識(shí)，更要掌握必要的計(jì)算機(jī)和財(cái)會(huì)軟件操作技能。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)電算化檔案管理的有效建議

（一）提高思想重視程度，創(chuàng)新醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理理念

新醫(yī)院的電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度息息相關(guān)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)全醫(yī)院上下對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行電子會(huì)計(jì)信息的生成和保存工作，同時(shí)財(cái)會(huì)工作人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理理念，學(xué)習(xí)相關(guān)的會(huì)計(jì)和檔案管理法律法規(guī)以及專業(yè)知識(shí)，如《會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等。醫(yī)院管理層要加強(qiáng)對(duì)檔案和會(huì)計(jì)相關(guān)法規(guī)政策的宣傳力度，讓財(cái)會(huì)人員懂法、知法、守法。最后，要提高對(duì)財(cái)會(huì)檔案的安全和保密意識(shí)，消除過去重保管輕利用的管理理念，重視會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)的保存，更要重視對(duì)電子數(shù)據(jù)和書面文檔的分析、整理和利用工作。財(cái)務(wù)部門和檔案部門要結(jié)合起來對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，一方面強(qiáng)化管理檔案意識(shí)，另一方培養(yǎng)信息化意識(shí)，提高計(jì)算機(jī)和電算會(huì)計(jì)軟件操作水平。

（二）完善財(cái)會(huì)電子化的軟硬件設(shè)施

加大財(cái)會(huì)檔案管理的硬件投入，加強(qiáng)軟件設(shè)施建設(shè)。首先，醫(yī)院可以提供專用于會(huì)計(jì)檔案管理的倉庫，保證溫度、濕度和光照等物理?xiàng)l件滿足檔案管理需求，并定期檢查倉庫條件，做好防塵、防潮管理。另外要為財(cái)會(huì)部門配備高質(zhì)量的噴墨或激光打印機(jī)，選用符合醫(yī)院實(shí)際需求并帶有檔案管理功能的會(huì)計(jì)電算化軟件，通過醫(yī)院專業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)管理員強(qiáng)化醫(yī)院的軟件系統(tǒng)維護(hù)，加強(qiáng)電算會(huì)計(jì)軟件的補(bǔ)丁修補(bǔ)、聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)安全問題，減少計(jì)算機(jī)病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)泄密。

（三）健全檔案管理制度

首先，完善檔案借閱制度，電算化財(cái)會(huì)檔案的借閱要按照內(nèi)外有別和嚴(yán)格審批的制度進(jìn)行，任何人不論任何崗位借閱會(huì)計(jì)檔案都要辦理借閱手續(xù)，醫(yī)院內(nèi)部員工如需用到檔案則需要財(cái)務(wù)部門管理人員的審批，醫(yī)院外部人員借閱檔案則需要出具介紹信，并有財(cái)會(huì)部門，主管領(lǐng)導(dǎo)審批。其次，建立保密制度，對(duì)電算化的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分權(quán)限調(diào)用和多用戶管理制度，不同的電算會(huì)計(jì)檔案采用不同的保密等級(jí)，普通會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)可以在醫(yī)院范圍內(nèi)共享；涉及到醫(yī)院機(jī)密的數(shù)據(jù)，則供小范圍內(nèi)專業(yè)人員使用。另外不管是財(cái)務(wù)部門的專業(yè)人員還是其他部門員工借閱會(huì)計(jì)檔案，都不得對(duì)檔案進(jìn)行篡改、偽造、涂抹、拷貝和故意毀壞軟盤等行為，一旦發(fā)現(xiàn)要根據(jù)檔案管理制度采取相應(yīng)的懲罰措施。最后，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作要及時(shí)到位，建立銷毀管理?xiàng)l例，對(duì)超出管理年限的檔案由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門聯(lián)合鑒定并進(jìn)行定期銷毀，銷毀后要制定銷毀清單由兩個(gè)部門負(fù)責(zé)人簽字或蓋章?？傊?，電算化背景下醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，對(duì)提高醫(yī)院的財(cái)會(huì)信息化水平、檔案管理水平都有著積極意義。因此醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，通過技能培訓(xùn)和制度完善加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。

篇9

（二）責(zé)任分配存在問題。在醫(yī)院中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的種類比較多，內(nèi)容也比較豐富，量比較大。比如，會(huì)計(jì)憑證以及會(huì)計(jì)賬簿等。為了對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行有效管理，確保其質(zhì)量，都對(duì)分工進(jìn)行了細(xì)化，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分類管理。這樣雖然在一定程度上使得工作具有便利性，可是卻沒有對(duì)責(zé)任分配加以明確。在管理工作中，工作人員推卸責(zé)任，檔案部門以及財(cái)務(wù)部門沒有對(duì)工作進(jìn)行系統(tǒng)劃分，導(dǎo)致檔案管理工作比較困難，對(duì)檔案管理效率造成了嚴(yán)重影響。

（三）相關(guān)管理人員素質(zhì)比較差。從當(dāng)前情況看，在醫(yī)院很多財(cái)會(huì)檔案相關(guān)管理人員未接受過專業(yè)教育，導(dǎo)致其管理能力比較差，在工作過程中容易出現(xiàn)紕漏，最終給檔案管理工作造成影響。

二、加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的相應(yīng)措施

（一）提高檔案管理意識(shí)。為了保證醫(yī)院財(cái)會(huì)檔案相關(guān)管理水平，一定要提升管理意識(shí)。首先，領(lǐng)導(dǎo)層要對(duì)財(cái)會(huì)檔案對(duì)于醫(yī)院的重要影響有一個(gè)正確的意識(shí)，提升檔案管理的意識(shí)，將財(cái)會(huì)檔案當(dāng)作財(cái)務(wù)管理工作中的一個(gè)重要內(nèi)容。另外，檔案管理人員自己也要提高檔案意識(shí)，檔案管理人員的任務(wù)并不只是對(duì)檔案進(jìn)行管理，還要對(duì)醫(yī)院中的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督，要具有主人翁意識(shí)，做好財(cái)會(huì)檔案相關(guān)管理工作，對(duì)財(cái)會(huì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核以及鑒定，充分發(fā)揮其作用。

（二）對(duì)相關(guān)管理制度進(jìn)行完善。當(dāng)前，社會(huì)處于不斷發(fā)展之中，從財(cái)會(huì)檔案相關(guān)管理工作的具體情況看，要對(duì)相關(guān)管理制度進(jìn)行完善，確保其具有系統(tǒng)性和完整性，與醫(yī)院具體情況相符，不斷對(duì)其進(jìn)行強(qiáng)化，確保制度的成熟。工作人員要按照相關(guān)制度以及法律法規(guī)進(jìn)行操作，承擔(dān)自己的責(zé)任，在工作中端正態(tài)度。另外，還要確保將管理責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人以及每個(gè)崗位，對(duì)分工進(jìn)行明確，確保賞罰分明，從而保證各個(gè)部門都能有良好的工作質(zhì)量以及工作效率。

篇10

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.048

[中圖分類號(hào)]F233 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）04-00-01

財(cái)務(wù)檔案管理工作是企事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，做好財(cái)務(wù)檔案管理有利于保持企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，并為各項(xiàng)關(guān)鍵工作提供重要的信息與材料基礎(chǔ)。然而當(dāng)前在一些企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在信息失真的問題，具有較大的危害性。基于此，本文將針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理中信息失真的預(yù)防與控制措施展開探討。

1 造成財(cái)務(wù)檔案管理信息失真問題的原因分析

1.1 管理層認(rèn)識(shí)不足

在部分企事業(yè)單位中，由于管理層對(duì)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作及財(cái)務(wù)檔案管理工作重視不足、認(rèn)識(shí)片面，將財(cái)務(wù)工作等同于賬目記錄和整理，忽略了財(cái)務(wù)工作和財(cái)務(wù)信息的重要作用和價(jià)值，在財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作管理與會(huì)計(jì)人員專業(yè)能力培訓(xùn)方面投入不到位，更不能及時(shí)對(duì)財(cái)會(huì)知識(shí)與技術(shù)進(jìn)行更新，導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作整體質(zhì)量得不到提高，財(cái)務(wù)信息質(zhì)量得不到保障，造成財(cái)務(wù)檔案管理信息出現(xiàn)失真問題。

1.2 會(huì)計(jì)工作人員隊(duì)伍建設(shè)不完善

許多企事業(yè)單位在會(huì)計(jì)工作隊(duì)伍的建設(shè)方面缺乏重視，對(duì)于隊(duì)伍中工作人員的從業(yè)資質(zhì)及專業(yè)素質(zhì)未進(jìn)行嚴(yán)格審核，這導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作人員素質(zhì)存在一定差異，部分工作人員在專業(yè)知識(shí)與工作能力方面存在較嚴(yán)重的不足，無法滿足各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作的實(shí)際需求。同時(shí)，財(cái)務(wù)管理中一些工作人員由于自我提升意識(shí)淡薄，不能主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的財(cái)務(wù)管理知識(shí)與相關(guān)法律法規(guī)，甚至存在財(cái)務(wù)信息造價(jià)和違規(guī)操作等問題，致使財(cái)務(wù)信息失真問題發(fā)生。

1.3 財(cái)務(wù)信息蓄意造假問題

部分企業(yè)為了逃避國(guó)家的相關(guān)稅收，竊取國(guó)家資產(chǎn)，往往制造企業(yè)內(nèi)部虛假的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，偽造真實(shí)賬簿，由此導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理信息失真問題。在利益的驅(qū)動(dòng)下，一些企業(yè)內(nèi)部嚴(yán)重違反國(guó)家相關(guān)的會(huì)計(jì)法律，改建的賬目?jī)?nèi)容不建全，賬目?jī)?nèi)容不按相應(yīng)規(guī)定如實(shí)記載，單位內(nèi)部管理混亂，財(cái)務(wù)收支失控；私設(shè)“小金庫”，賬外設(shè)賬，單位負(fù)責(zé)人、等等。

1.4 財(cái)會(huì)工作缺乏有效監(jiān)管

我國(guó)對(duì)會(huì)計(jì)工作有著十分明確的法律規(guī)定與要求，但在一些單位內(nèi)部，對(duì)財(cái)會(huì)工作卻未進(jìn)行有效監(jiān)管，或是缺乏獨(dú)立的監(jiān)管部門，或是監(jiān)管部門虛設(shè)，監(jiān)管制度落實(shí)不到位，對(duì)財(cái)會(huì)工作人員的管理缺乏效力，這也導(dǎo)致財(cái)會(huì)工作人員缺乏有效約束，工作不規(guī)范，不能嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)工作。而由于監(jiān)管力度不足，對(duì)財(cái)務(wù)信息缺乏嚴(yán)格的審核，這無法充分保障信息的真實(shí)性與可靠性，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息失真問題得不到解決。

2 財(cái)務(wù)檔案管理中信息失真的有效預(yù)防和控制措施

2.1 強(qiáng)化職業(yè)道德教育，構(gòu)建健康的外部環(huán)境

財(cái)務(wù)檔案管理工作中工作人員的職業(yè)道德水平至關(guān)重要，因此，要加強(qiáng)財(cái)會(huì)工作從業(yè)人員的職業(yè)道德教育，可選取典型正反面案例，并結(jié)合我國(guó)當(dāng)前的法律法規(guī)，多角度加強(qiáng)財(cái)會(huì)工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，提升其職業(yè)操守與道德水平；同時(shí)，還應(yīng)建立相關(guān)人員的信用檔案，采取信用評(píng)定機(jī)制，結(jié)合相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，誠信有獎(jiǎng)、失信必罰，強(qiáng)化法律與道德對(duì)財(cái)會(huì)從業(yè)人員的雙重約束作用，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息失真問題的有效控制。

2.2 完善現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理制度，強(qiáng)化內(nèi)部控制作用

首先，要建立科學(xué)的財(cái)務(wù)管理模式，避免獨(dú)斷專行的決策情況，降低因部分管理者操縱而出現(xiàn)假會(huì)計(jì)信息的可能性。其次，要根據(jù)現(xiàn)代財(cái)務(wù)制度建立內(nèi)部控制措施。嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》，使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理人員和檔案管理人員分工明確，形成相互協(xié)作、相互監(jiān)督、相互制約的運(yùn)行機(jī)制，其作用在于有效保護(hù)單位資產(chǎn)的安全性和完整性，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和合法性，使財(cái)務(wù)檔案經(jīng)得起歷史的考驗(yàn)。

2.3 完善相關(guān)立法與法律，發(fā)揮法制監(jiān)督作用

法治型社會(huì)的建設(shè)是我國(guó)新時(shí)期的重要發(fā)展目標(biāo)，因此，法制監(jiān)督也應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案管理中發(fā)揮重要的監(jiān)管作用，這就需要國(guó)家層面上加強(qiáng)相關(guān)立法工作，并對(duì)現(xiàn)有相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行完善，避免因部分單位或個(gè)人鉆法律空子，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息蓄意造假和失真問題。對(duì)于財(cái)務(wù)信息造假等違法行為，應(yīng)加大處罰力度，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)堅(jiān)決對(duì)相關(guān)責(zé)任人及責(zé)任單位予以嚴(yán)肅處理，通過提高財(cái)會(huì)工作違法成本，遏制財(cái)務(wù)信息失真問題的發(fā)生。此外，要確保法制監(jiān)督與管理作用的良好發(fā)揮，還必須要進(jìn)一步加強(qiáng)嚴(yán)格執(zhí)法，提高相應(yīng)法律法規(guī)制度條例的執(zhí)行力度，確保各項(xiàng)執(zhí)法工作落到實(shí)處，以警示財(cái)務(wù)工作從業(yè)人員和財(cái)務(wù)檔案相關(guān)的管理者和使用者，截?cái)嘈畔⑹д姘l(fā)生的源頭。

2.4 加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，科學(xué)防控信息失真問題

現(xiàn)代財(cái)務(wù)信息管理工作大都實(shí)現(xiàn)了電子化、智能化，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)得到了較好的應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上可以通過對(duì)計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的強(qiáng)化與完善，來提高財(cái)務(wù)工作及財(cái)務(wù)檔案管理工作的水平。如加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理軟件的安全防護(hù)功能，強(qiáng)化權(quán)限管理，避免人為篡改財(cái)務(wù)信息所造成的信息失真問題，還可進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)云處理技術(shù)的應(yīng)用，建立財(cái)務(wù)信息云數(shù)據(jù)庫，在財(cái)會(huì)信息生成時(shí)自動(dòng)在云端進(jìn)行信息記錄與存儲(chǔ)，通過云端原始信息與內(nèi)部財(cái)務(wù)信息的比對(duì)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)失真的問題，并采取核對(duì)與處理措施，保證財(cái)務(wù)檔案的信息真實(shí)性。

3 結(jié) 語