導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇數(shù)字檔案管理論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

除了基于計算機技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重視的一項風(fēng)險因素。由于我國檔案數(shù)字化建設(shè)是近些年才逐步發(fā)展起來的，因此，與之相關(guān)的法律、法規(guī)并不完善。在檔案數(shù)字化進程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應(yīng)該有嚴格規(guī)范的程序管理、科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，而現(xiàn)實上卻并非如此。一般來說，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難發(fā)生的可能性微乎其微，這樣就造成了檔案管理人員的麻痹大意和僥幸心理，還由于防范數(shù)字檔案風(fēng)險的成本較高，出于經(jīng)濟方面的考慮，很難為了提高數(shù)字檔案的安全性投入過高的資金。此外，因為檔案管理系統(tǒng)是多用戶、多管理的系統(tǒng)，如果管理不善或者管理人員的操作失誤，很可能導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害及誤刪除、誤覆蓋、惡意篡改、越權(quán)訪問等安全事故的發(fā)生。

1.2基于自然災(zāi)害的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險

對于那些突發(fā)的災(zāi)難，如火災(zāi)、雷電、水災(zāi)、颶風(fēng)、地震等，一旦發(fā)生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且?guī)缀鯖]有預(yù)見性，很難進行預(yù)防，因此，無論是對實體檔案還是數(shù)字檔案來說，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。

2數(shù)字檔案安全管理策略

2.1構(gòu)建行之有效的數(shù)字檔案安全管理機制

首先，要貫徹前端控制思想。在數(shù)字檔案安全預(yù)防措施中，前端控制是重要內(nèi)容，實現(xiàn)事前預(yù)防、未雨綢繆，把災(zāi)難控制在萌芽狀態(tài)。在建設(shè)數(shù)字檔案館的設(shè)計之初，就要對檔案館的抵御災(zāi)難方面的設(shè)計重點考慮，并且合理制定數(shù)字檔案的操作規(guī)程，進一步完善應(yīng)急預(yù)案、搶救預(yù)案等配套措施。為了防止由于軟硬件升級過快所帶來的讀取問題，在選擇設(shè)備時，要選擇技術(shù)成熟度高的檔案管理軟件和普及程度高的數(shù)字檔案存貯介質(zhì)。對于檔案技術(shù)力量進行合理配置和儲備，不斷地對數(shù)字檔案運行環(huán)境進行優(yōu)化。通過前端控制的方法，可以有效地提高數(shù)字檔案保存和維護的穩(wěn)定性。其次，要開展日常維護、災(zāi)難備份、恢復(fù)和搶救等活動在內(nèi)的全程管理。全程管理貫穿數(shù)字檔案整個生命周期，通過有效的全程管理，對數(shù)字檔案安全實現(xiàn)全程監(jiān)測。最后，要對數(shù)字檔案安全管理機制進行后續(xù)監(jiān)督和評價。劃定數(shù)字檔案安全評價系統(tǒng)的范圍，選擇適當(dāng)?shù)脑u價方法和評價指標(biāo)，對有關(guān)數(shù)據(jù)進行收集、統(tǒng)計、分析，根據(jù)評價結(jié)果，不斷地進行改進，從而提高數(shù)字檔案信息安全管理體系的有效性，提高具體過程的效率，讓數(shù)字檔案信息更加保密、完整、易于使用。

2.2加強數(shù)字檔案管理的人力資源建設(shè)

要建立健全安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓(xùn)制度，加強安全管理制度的培訓(xùn)和考核。數(shù)字檔案是由人來進行管理的，因此提高檔案人員的個人素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及提高安全意識是檔案管理工作的重心。只有安全意識提高了，檔案人員才會對數(shù)字檔案工作真正重視起來，杜絕麻痹大意的思想，自覺遵守各項規(guī)章制度。對于管理操作數(shù)字檔案信息內(nèi)容的檔案員，尤其要加強安全保障技術(shù)的培訓(xùn)。

2.3采用安全有效的技術(shù)手段與措施

2.3.1對數(shù)字檔案進行異質(zhì)轉(zhuǎn)換所謂數(shù)字檔案的異質(zhì)轉(zhuǎn)換，就是把數(shù)字信號轉(zhuǎn)換成文字、圖像、聲音等信號，把數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微膠卷、聲像檔案等，即異質(zhì)轉(zhuǎn)換或異質(zhì)備份，對于重要的數(shù)字檔案，這是對其長期、安全防護的有效途徑。因為其脫離了數(shù)字信號的局限性，讀取時不再過多地依賴設(shè)備和技術(shù)，讀取方便，因此適合長期保存。經(jīng)過異質(zhì)轉(zhuǎn)換的檔案，脫離電子設(shè)備和環(huán)境，信息安全性提高，不易丟失。信息被"固化"到新的載體上，不僅避免的人為篡改的可能性，還可以對母本信息的真實性加以檢驗，甚至可以用來作為校正其母本的真實版本或可靠版本，成為真正意義上的檔案。2.3.2對數(shù)字檔案進行遷移新型信息存取設(shè)備對舊型檔案載體的不完全兼容性導(dǎo)致了必須采取數(shù)字檔案遷移的措施。計算機設(shè)備和軟件正以飛快的速度進行升級、換代、淘汰，幾年甚至幾十年后，現(xiàn)在使用的設(shè)備就會被完全淘汰，不復(fù)生產(chǎn)，最終消失。以此，必須處于淘汰期的舊電子檔案信息存取設(shè)備進行儲備，用于遷移或載體轉(zhuǎn)換時讀取舊型檔案載體上的信息。此外，新/舊信息存取接口轉(zhuǎn)換設(shè)備也是要考慮的一項，如IDE/SATA接口轉(zhuǎn)換器，接口轉(zhuǎn)換設(shè)備可以有效延長舊型信息存取設(shè)備的生命周期。2.3.3對數(shù)字檔案進行同質(zhì)備份建立由數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、備份數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和完善的災(zāi)難恢復(fù)計劃組成的備份與恢復(fù)系統(tǒng)。天災(zāi)人禍的發(fā)生難以預(yù)見，但是可以通過一系列措施，將災(zāi)害的破壞程度降到最低，甚至完全避免。數(shù)字檔案信息的備份就是一個行之有效的措施，通常采取靜態(tài)備份和同步備份相結(jié)合的方式。靜態(tài)備份用以保證歷史信息的完整，可以離線異地保存歷史記錄。同步備份用以保護當(dāng)前系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)，適用于硬盤數(shù)據(jù)恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)等災(zāi)難數(shù)據(jù)恢復(fù)。2.3.4加強信息安全新技術(shù)的應(yīng)用數(shù)字檔案安全包括很多方面，其中最重要的就是檔案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止數(shù)字檔案信息被篡改或丟失，安全性則是要防止內(nèi)容被非法用戶獲取。電子簽名技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)是保障檔案信息內(nèi)容安全的有效手段。電子簽名技術(shù)能夠可靠地保證自形成時起，內(nèi)容保持完整、未被更改。目前最成熟的電子簽名技術(shù)就是“數(shù)字簽章”；加密技術(shù)主要涉及加密、解密算法和密匙，數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以保障數(shù)字檔案信息的安全性和保密性。

篇2

檔案內(nèi)容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質(zhì)檔案的歸檔和保存方式進行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數(shù)字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護相關(guān)的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計算機使用相關(guān)的問題，而這些技術(shù)又是完全不同的，例如歸檔和調(diào)取在計算機上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數(shù)字化的檔案管理辦法完全是基于計算機和網(wǎng)絡(luò)使用的，這是檔案管理方法與現(xiàn)代社會主流文化接軌的象征。

（二）檔案管理目的更加多元化

數(shù)字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協(xié)助單位預(yù)測發(fā)展目標(biāo)，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，也不能通過檔案管理工作體現(xiàn)單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調(diào)取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案異地調(diào)取，從網(wǎng)絡(luò)平臺上實現(xiàn)檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調(diào)用檔案”、“實現(xiàn)服務(wù)性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關(guān)部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發(fā)展的基本面貌。

二、檔案數(shù)字化管理中容易產(chǎn)生的問題

檔案數(shù)字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數(shù)字化檔案管理的進程發(fā)展受到阻礙，數(shù)字化檔案管理的實際效用的發(fā)揮不佳。要使數(shù)字化檔案管理工作在組織中發(fā)揮作用，就必須從發(fā)現(xiàn)管理問題入手進行分析，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗，總結(jié)目前數(shù)字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。

（一）檔案工作人員的職業(yè)能力與數(shù)字化管理需求不匹配

現(xiàn)代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術(shù)知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關(guān)的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數(shù)單位的檔案管理工作人員都存在職業(yè)能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的管理規(guī)則和辦法，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數(shù)字化檔案管理工作的職業(yè)能力水平相當(dāng)?shù)停@導(dǎo)致大多數(shù)檔案管理工作人員對數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認為數(shù)字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導(dǎo)阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

（二）檔案資料的保管過程中的科技風(fēng)險難以避免

在現(xiàn)代化管理手段下，使用信息技術(shù)是檔案管理工作中必須的一個環(huán)節(jié)，而檔案管理中的信息技術(shù)漏洞十分容易導(dǎo)致檔案安全問題。首先，在檔案管理現(xiàn)代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發(fā)不完善的，畢竟應(yīng)用于檔案管理的軟件是近幾年才開發(fā)出來的，軟件的穩(wěn)定性、對病毒甄別的能力都還在研究當(dāng)中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發(fā)生；其次，員工在調(diào)用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經(jīng)常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導(dǎo)致檔案信息泄露，在檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中可能被盜取等；最后，由于互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)本身的漏洞和計算機編碼技術(shù)的高速發(fā)展，在不具備高級防護系統(tǒng)和專業(yè)的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統(tǒng)很容易被黑客入侵或者遭受網(wǎng)絡(luò)病毒的危害，惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊輕則導(dǎo)致檔案信息丟失，重則導(dǎo)致整個檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。

（三）檔案管理工作的復(fù)雜性容易導(dǎo)致程序問題

檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數(shù)字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統(tǒng)一；另外，由于檔案管理內(nèi)容繁復(fù)，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，則很容易造成同一個檔案被重復(fù)錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統(tǒng)中檔案重復(fù)錄入的問題很容易導(dǎo)致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。

三、完善檔案數(shù)字化管理的方法

（一）提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力

要提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學(xué)的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認識到檔案管理工作的服務(wù)性特點，認識到職業(yè)能力對檔案管理工作的促進作用。首先應(yīng)針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計算機進行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩(wěn)定。優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理工作人員職業(yè)能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務(wù)大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態(tài)度是提高他們職業(yè)能力的根本方法。

（二）完善檔案安全維護體系

應(yīng)建立健全安全技術(shù)防范系統(tǒng)，積極應(yīng)用各種先進的計算機加密、防入侵、防病毒等技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息恢復(fù)技術(shù)，計算機處理錄音錄像技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支撐。另外，切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復(fù)制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質(zhì)備份，而且要異質(zhì)備份，及時轉(zhuǎn)換成縮微品或紙質(zhì)檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護體系的建立還必須有財力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統(tǒng)，或聘請計算機技術(shù)人員對單位檔案安全系統(tǒng)進行檢查和漏洞修補；有條件的單位可以自主培養(yǎng)或外聘計算機技術(shù)人才，專門負責(zé)數(shù)字化檔案管理中的檔案信息安全維護，以增強自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應(yīng)該重視對員工的檔案安全維護教育，使調(diào)用檔案的員工在享受檔案服務(wù)的同時為檔案安全負起責(zé)任，從檔案使用和保管的細節(jié)方面入手，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險。

（三）制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作規(guī)則

目前現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同，造成數(shù)字化檔案信息共享困難，通用性、開發(fā)性差，導(dǎo)致檔案資源利用率不高，制約了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發(fā)現(xiàn)一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導(dǎo)致檔案建設(shè)資源的浪費，影響單位對檔案數(shù)字化建設(shè)的信心，也影響了檔案工作人員對數(shù)字化檔案管理工作的效率。為了保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須根據(jù)單位的實際情況，制訂統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，使檔案數(shù)字化管理在實際應(yīng)用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內(nèi)容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。結(jié)合行業(yè)、地域環(huán)境等實際制定并認真落實好《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的基本方法。

篇3

人力資源檔案數(shù)字化管理是企業(yè)信息化管理的重要環(huán)節(jié)，對提高企業(yè)管理效率、穩(wěn)定員工隊伍具有非常重要的現(xiàn)實意義。首先，HR檔案數(shù)字化管理有助于實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)信息化。人力資源檔案的數(shù)字化管理是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，員工薪酬、績效考核等資料能夠為企業(yè)經(jīng)營提供重要數(shù)據(jù)信息，能夠有助于企業(yè)實現(xiàn)信息化管理，更為科學(xué)地經(jīng)營和管理。其次，數(shù)字化管理能相對安全有效地保存檔案資料。傳統(tǒng)檔案資料多為紙制品，長久保持對于儲藏室的空氣濕度和溫度有一定的嚴格要求，而且還要定期做防蟲防腐處理。但數(shù)字化管理模式下，HR檔案資料可以轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，并且可以刻錄到先進的移動硬盤或固態(tài)硬盤中長久保存，偶爾遭遇火災(zāi)或水災(zāi)等非人為因素影響，即便原件損壞或遺失，也不會使寶貴的檔案資料全盤消失。而且備份資料同時被毀的幾率較低，因此數(shù)字化管理能夠相對安全有效地保存檔案資料。再者，人力資源檔案數(shù)字化管理有利于提高工作效率和管理水平。傳統(tǒng)的手工管理模式效率低下，失誤率也較高，而檔案資料數(shù)字化管理能夠使檔案的存儲、查詢、借閱建立在快速、高效、穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，促進HR檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。以往企事業(yè)單位查詢一份人事檔案，需要較多的時間翻查資料庫，而且要辦理相關(guān)的借閱和歸還手續(xù)，但實現(xiàn)數(shù)字化管理后，擁有相應(yīng)權(quán)限的管理者或員工，在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)或相關(guān)資料庫上就可進行查閱，降低了申請查閱時間，突破了上班時間的限制，提高工作效率的同時，降低了檔案信息損壞、磨損或遺失的概率。最后，人力資源檔案數(shù)字化管理有助于量化管理，為管理決策提供可靠依據(jù)。人力資源檔案的信息管理為用人單位用人提供了綜合分析和決策的依據(jù)。企業(yè)績效考核的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案可以幫助管理者發(fā)掘效率提升空間，為企業(yè)提升和任免提供可靠的參考數(shù)據(jù)。既能對已有人才資源進行綜合的定性分析，也能夠?qū)崿F(xiàn)定量篩選，以實現(xiàn)人才合理的利用，達到個體選優(yōu)，群體的整體優(yōu)化組合。在保存的大量檔案信息中，為企業(yè)管理和決策提供了可靠的數(shù)據(jù)信息，成為企業(yè)決策的助手和參謀。

2.人力資源檔案數(shù)字化管理面臨的問題。

當(dāng)前企事業(yè)單位人力資源檔案管理數(shù)字化主要面臨以下難題：首先，檔案數(shù)量巨大難以快速電子化。當(dāng)前，我國很多企事業(yè)單位已經(jīng)實現(xiàn)了財務(wù)信息化和溝通信息化，但由于大中型企業(yè)的員工數(shù)量多，年代資料積累豐富，使得數(shù)量巨大的人力資源檔案難以快速數(shù)字化。而中小企業(yè)常常受限于網(wǎng)絡(luò)、通訊設(shè)備等成本因素，也很少實現(xiàn)人力資源檔案數(shù)字化管理。其次，難以保證HR檔案資料的安全性。由于所有人力資源檔案的查閱都在網(wǎng)上進行，其檔案原始資料被外部黑客或經(jīng)濟間諜竊取的機會就會增加。部分企事業(yè)單位仍然未意識到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的采購設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)供應(yīng)商都沒有嚴格的限制要求，導(dǎo)致黑客和經(jīng)濟間諜可以較為輕松地潛入公司數(shù)字檔案資料庫竊取情報。而部分企事業(yè)單位的員工警惕性也較低，對于賬戶信息保存不當(dāng)，原始密碼或登錄密碼設(shè)置非常隨意，增加了數(shù)字檔案的管理風(fēng)險，比如2014年湖南冷水江市工資條泄密事件，直接反映了員工對于信息安全的忽視。

二、信息安全背景下HR檔案數(shù)字化的實現(xiàn)路徑

由于信息安全是影響檔案數(shù)字化的重要因素之一，因此本文建議實現(xiàn)人力資源管理的實現(xiàn)途徑如下：首先，在保證安全第一位的背景下開發(fā)人力資源管理系統(tǒng)。管理平臺可以通過Web搭建，或者通過內(nèi)部局域網(wǎng)建立人力資源檔案管理系統(tǒng)，重點是與企業(yè)財務(wù)管理系統(tǒng)等實現(xiàn)類似的權(quán)限管理策略，以保證內(nèi)部信息安全。企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)也需建立防火墻，以防御外部攻擊。其次，建立人才信息管理數(shù)據(jù)庫。人力資源已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)最為重要的無形資產(chǎn)，準(zhǔn)確的人才匹配能夠極大地提高人力資源的價值，避免造成人才流失和人力成本浪費。因此本文建議在HR檔案數(shù)字化管理中建立適合企業(yè)需求的人才數(shù)據(jù)庫，將檔案資料中的人才信息統(tǒng)一納入數(shù)據(jù)庫中。通過人才數(shù)據(jù)庫，可以預(yù)先設(shè)定內(nèi)部招聘和崗位管理的自動統(tǒng)計分析和崗位匹配，以快速確定應(yīng)聘人員要求和工作要求，并在人才招聘的過程中，以現(xiàn)有的優(yōu)秀員工樣本作為參照樣本選取更為合適的應(yīng)聘者，以實現(xiàn)高效招聘和培訓(xùn)。企業(yè)還可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)視頻面試，降低異地招聘的成本，擴大招聘半徑，以完善企業(yè)員工隊伍的結(jié)構(gòu)。第三，建立崗位信息管理模塊。企業(yè)現(xiàn)有的崗位信息不但包括工作內(nèi)容、工作資質(zhì)要求等信息，還應(yīng)當(dāng)包括崗位輪換等重要信息，特別是在化工等有毒有害企業(yè)，崗位輪換提醒設(shè)置可以避免人為失誤導(dǎo)致的嚴重的工傷事故。在提高工作效率的同時，可以更為準(zhǔn)確地估計崗位的設(shè)置和價值相關(guān)性，也使崗位設(shè)置管理和崗位價值管理更符合現(xiàn)代企業(yè)管理理念。第四，建立績效考核信息管理模塊?？冃Э己说木唧w指標(biāo)和信息不但能夠反映出員工的工作狀態(tài)和效率，還可以反映出整個工作鏈條上工作效率和合作水平。績效考核的數(shù)據(jù)信息也可以成為采購等部分的重要參考信息，特別是一線操作工的壞件率等信息，不但可以反映出員工的熟練程度，也可以在一定時期內(nèi)反映出原材料的質(zhì)量合格率等，為企業(yè)管理和決策提供重要的參考數(shù)據(jù)。第五，建立薪酬管理模塊。員工的薪酬信息是企業(yè)的重要核心機密，有競爭力的薪酬可以穩(wěn)定員工的效率，提高員工的忠誠度，激發(fā)員工的工作積極性，而薪酬信息的統(tǒng)計和分析也可以成為企業(yè)人力資源戰(zhàn)略甚至企業(yè)戰(zhàn)略的重要參考數(shù)據(jù)，數(shù)字化管理的薪酬檔案能夠更為準(zhǔn)確地篩選和分析數(shù)據(jù)，因此人力資源檔案數(shù)字化管理將為管理者和決策者提供更有價值的數(shù)據(jù)資料。

篇4

二、電子檔案的存儲與備份

電子檔案因為過分依賴計算機，那么就不夠穩(wěn)定，主要原因是計算機的硬件和軟件產(chǎn)品不夠穩(wěn)定，隨時都可能有意外情況出現(xiàn)，那么就需要科學(xué)存儲和備份電子檔案。要嚴格依據(jù)技術(shù)的發(fā)展要求來選擇歸檔各種文件的存儲形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲電子原件，如數(shù)據(jù)庫存儲、光盤存儲等，在選擇的時候，需要充分兼顧用戶的實際需要。因為計算機的穩(wěn)定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復(fù)，這樣才可以保證檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。需要合理有效的備份網(wǎng)絡(luò)備份、系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)庫備份，同時，第三方介質(zhì)也需要注意存儲，比如可以將專用電腦以及專用的存儲裝置給應(yīng)用進來，并且不接外網(wǎng)，這樣檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性方可以得到保證，如果有意外情況出現(xiàn)，借助于備份信息，系統(tǒng)就可以得到有效恢復(fù)。

三、電子檔案的檢索和利用

我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務(wù)于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，檔案使用者在對需要的資料進行查找時，可以更加快捷和準(zhǔn)確，將信息化的優(yōu)勢給充分體現(xiàn)出來。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項根本性的革新，同時，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務(wù)于檔案利用者。同時，電子檔案的維護性管理也需要引起人們的重視。在管理維護方面，主要利用用戶權(quán)限來限制；維護下管理包括很多方面的內(nèi)容，在數(shù)據(jù)庫管理中，主要是進行一些日常的維護；查詢?yōu)g覽電子原件內(nèi)各種動態(tài)數(shù)據(jù)信息等等。

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會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案,隨著會計電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會計檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,原來手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代,由傳統(tǒng)意思上的檔案變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。

1會計信息化檔案的特點

1.1會計信息化檔案的載體多樣性

傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。實行會計電算化后形成的會計檔案,既保留了傳統(tǒng)意義上書面紙質(zhì)的會計檔案,又包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)和相應(yīng)電算化環(huán)境下的財務(wù)軟件系統(tǒng)等

1.2表現(xiàn)形式的特殊性

傳統(tǒng)的會計檔案直觀性強,主要以書面紙質(zhì)形式保存,可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看會計信息,但記錄信息量低,占用空間大,數(shù)據(jù)查找不便且不容易保管。信息化會計檔案,必須在特定的計算機硬件和軟件環(huán)境下才能使用,對計算機系統(tǒng)的依賴性很強,但記錄信息量大,占用空間小,數(shù)據(jù)查詢簡單方便且容易保管。

1.3信息處理的便易性

信息化會計檔案因其會計信息的數(shù)字化,大大提高了會計檔案的利用效率,便于會計檔案信息的資源共享,但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風(fēng)險。

1.4保管條件較高

信息化會計檔案存儲介質(zhì)十分精密,電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對使用存放環(huán)境要求較高。

2會計信息化檔案管理中的問題及對策

2.1安全性

會計信息化條件下,會計檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬,會計信息資料可以直接由軟件查詢,或通過拷貝光盤等存儲介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料,從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點,制定和完善符合新環(huán)境下的會計檔案管理制度,特別是要建立權(quán)限分級制度,實行崗位專人專職制度,對不同崗位賦予不同權(quán)限,在會計電子檔案管理中負有不同職責(zé),采取不相容職責(zé)相分離措施,嚴格崗位責(zé)任制,加強相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份,對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點還應(yīng)遠離磁場,注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔,還要定期進行檢查,定期進行復(fù)制,以便在再利用或發(fā)生意外時能及時恢復(fù)數(shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)的完整性。第三對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施,即使數(shù)據(jù)丟失,沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù),保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計算機應(yīng)采取物理上的隔絕,只接入財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng),與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開,同時還要嚴格禁止在相關(guān)的計算機上直接使用移動存儲介質(zhì),必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計算機病毒感染,造成數(shù)據(jù)被破壞。

2.2維護性

在會計信息化檔案管理中除了上述的安全性問題外,還有一個問題也是極其復(fù)雜和困難的,那就是會計信息化檔案的維護工作,它要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關(guān)使用與維護知識,還應(yīng)具備一定的財務(wù)管理方面的專業(yè)技能與計算機硬件知識。培養(yǎng)高素質(zhì)的維護人員是作好會計信息化檔案維護難題的前提,一方面,要對在職的會計檔案管理人員進行繼續(xù)教育培訓(xùn),以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進行培訓(xùn)為原則,著重加強財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高他們掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能;另一方面,有意識地引進具備會計學(xué)、計算機、檔案學(xué)和管理學(xué)等多方面知識的電算化會計檔案管理符合型人才,逐步改變業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀,滿足信息化檔案管理工作的需要。其次是信息化檔案存儲介質(zhì)的選擇。會計信息化檔案主要是電子檔案,對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質(zhì)。在保證存儲數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下,盡可能降低存儲成本,并選擇使用更加方便的介質(zhì)?，F(xiàn)在數(shù)據(jù)的存儲一般應(yīng)以光盤存儲為主,因為光盤作為一種光存儲介質(zhì),其存儲容量大,DVD光盤甚至可達4GB到8GB,而且有造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環(huán)境要求低等特點。第三是不同版本財務(wù)軟件的存儲。由于會計準(zhǔn)則、會計制度的變化以及其它經(jīng)濟法規(guī)的出臺,也會導(dǎo)致財務(wù)軟件版本的不斷變化,對于不同版本的財務(wù)軟件,在存儲其會計檔案時,一定要將其對應(yīng)的財務(wù)軟件一并存儲,以防止因為在不同的財務(wù)軟件版本下會計數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的不同而帶來的會計檔案不能被借閱或者產(chǎn)生某些意料外的錯誤,影響會計信息系統(tǒng)檔案的再利用。第四是財務(wù)軟件的選擇。在財務(wù)軟件的選擇上,不僅要看軟件的功能,還要看軟件的開發(fā)公司是否具有開發(fā)財務(wù)軟件的資格和能力。此外,還應(yīng)注意財務(wù)軟件的兼容性,在軟件更新?lián)Q代后能不能兼容以前版本的財務(wù)數(shù)據(jù),能否查詢?yōu)g覽以前版本的會計信息化檔案。第五在利用現(xiàn)有軟件調(diào)用會計信息系統(tǒng)檔案時,要注意操作時間與會計期間的不同,即在查賬和用賬進行系統(tǒng)注冊時,需以系統(tǒng)時間進行注冊;當(dāng)調(diào)用歷史檔案時,再修改會計期間的會計年份和會計月份,以查詢相應(yīng)的歷史資料庫。只有這樣,才能保證操作日志中的跟蹤是有意義的。第六是信息化檔案管理中的硬件設(shè)備。隨著計算機軟件和硬件的不斷發(fā)展與升級,許多配置落后的計算機將無法運行新的軟件,面臨淘汰,但新的計算機又不能運行老的軟件,無法查詢過去的會計信息化檔案,給查詢工作造成麻煩。因此,應(yīng)在計算機軟硬件更換的時候做好記錄,并將淘汰替換下的硬件和相關(guān)說明文檔一并存檔,以便在需要調(diào)閱前期檔案的時候更加方便。

篇6

國土資源檔案具有較高的專業(yè)性，而且檔案種類之間本身具有相對復(fù)雜的關(guān)系，而且還會涉及到一系列的流程，如果沒有高度智能化的管理，就很容易造成管理上的混亂。從國土資源的復(fù)雜性特點來說，數(shù)字化管理能夠?qū)?shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)化成知識庫，利用智能化系統(tǒng)進行專家分析，因此，能夠?qū)?fù)雜的國土資源檔案資料進行綜合分析，實現(xiàn)流程化管理，可以極大地提升國土資源檔案的管理效能。

（二）數(shù)字化管理能夠適用國土資源易變更性特點

國土資源種類繁多，其中地籍方面檔案資源就非常容易出現(xiàn)信息變化。特別是當(dāng)前我國經(jīng)濟快速發(fā)展，城鎮(zhèn)化建設(shè)速度不斷加快，地籍信息經(jīng)常會出現(xiàn)改變。如采用傳統(tǒng)的手工管理模式顯然會對很多檔案資料進行追溯性修改，而在數(shù)字化管理模式下，利用智能化的信息系統(tǒng)，將相關(guān)的信息統(tǒng)一搜索出來，并統(tǒng)一進行修改，從而極大地提升管理效率。因此，數(shù)字化管理能夠輕松應(yīng)對國土資源信息容易變更的問題。

（三）數(shù)字化管理能夠適用國土資源完整性特點

國土資源檔案是一個系統(tǒng)性的資源集合，很多資源并不是獨立信息個體，而是將多種信息資源綜合在一起形成一個完整性資源，因此如果某一個資源信息出現(xiàn)缺失就容易造成國土資源信息的不完整，從而影響資源的檢查和監(jiān)督作用。在傳統(tǒng)的手工管理模式下，這種完整性特點成為國土資源檔案管理難以解決的難題，一旦出現(xiàn)某一個信息變更，就需要追溯這個資源的所有相關(guān)性信息，并對此進行修改。但是在數(shù)字化管理模式下，這種相關(guān)性的建立已經(jīng)通過數(shù)據(jù)庫完成，因此很容易輕松調(diào)用并進行修改，極大地提升了國土資源檔案管理的效率。

二、推進國土資源檔案數(shù)字化管理的主要措施

（一）改變觀念充分認識數(shù)字化管理的重要作用

只有充分認識到數(shù)字化管理在國土資源檔案管理方面的適用性，就能夠有利于改變相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念，在推進國土資源檔案管理的數(shù)字化過程中，必須要有相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進行推動才能夠?qū)嵤?，因為國土資源本身的復(fù)雜性會涉及到諸多部門的通力合作，如果這些部門的信息沒有納入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，就難以轉(zhuǎn)化成知識庫，從而實現(xiàn)高效的系統(tǒng)化管理。所以只有所有領(lǐng)導(dǎo)摒棄門戶之見，轉(zhuǎn)變觀念，將國土資源檔案信息統(tǒng)一收集被納入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，并在日常的工作中使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，才能夠有效提升國土資源管理效率。

（二）制定實施計劃分步實施

首先要明白國土資源檔案數(shù)字化管理的難度，這是一個系統(tǒng)性的綜合工程，涉及到諸多部門的支持，同時還需要相關(guān)人才的支持。所以不可能一步完成，所以在實施過程中要通過制定完善的實施計劃著手。然后再進一步落實資金、實施單位和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、人才培訓(xùn)和意識培養(yǎng)等一系列工作。接著當(dāng)數(shù)字化管理系統(tǒng)搭建完成之后，就需要組織相關(guān)的人員對傳統(tǒng)的國土信息資源，如紙質(zhì)檔案、錄像帶資料等進行手工錄入和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并且在錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時，需要對數(shù)據(jù)內(nèi)容進行嚴格審核，確保在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，信息資源沒有失真，只有如此才能夠有效提升國土資源檔案的使用效果。

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數(shù)字化管理首先沖擊的是我們的思想觀念。通過實現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)新形勢下的城建檔案管理方式，才能在工作中抓住機遇，走出城建檔案管理新路子。我們經(jīng)歷了城建檔案工作從依靠經(jīng)濟行政手段向依法管理的轉(zhuǎn)變，檔案實體管理向信息管理的轉(zhuǎn)變，檔案管理手段由手工向技術(shù)的轉(zhuǎn)變，檔案服務(wù)由單一向綜合型服務(wù)轉(zhuǎn)變。思想觀念轉(zhuǎn)變了，就能推進檔案管理和服務(wù)工作的順利開展。

轉(zhuǎn)變工作內(nèi)容和工作目標(biāo)

在新的管理形式下，工作中心從過去單一的建設(shè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案館，轉(zhuǎn)變?yōu)榻⒁粋€多元化的、適應(yīng)發(fā)展需求的數(shù)字城建檔案館，建立一個城建檔案信息集散中心。建立一個具備數(shù)字化檔案的管理能力，具備數(shù)字化信息的處理能力，具備數(shù)字化信息的傳輸能力的數(shù)字城建檔案館成為當(dāng)前城建檔案館的工作目標(biāo)。

保障技術(shù)人員的需求

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一、數(shù)字化檔案的收集它不同于以往的紙質(zhì)檔案收集,對于數(shù)字化文件,如果簡單照般以往的管理方式,出現(xiàn)了問題可能是無法挽回的。數(shù)字化檔案的收集工作體系,要求采用文檔一體化管理方式,只有這樣,才能保證數(shù)字化文件的內(nèi)容、背景等信息的完整性,使它不至于時過境遷后將文件形成的背景、運行環(huán)境等信息被丟失或破壞掉。數(shù)字化文件和檔案的一體化管理是數(shù)字化檔案歸檔管理的根本方式。數(shù)字化檔案的收集手段主要通過計算機網(wǎng)絡(luò)管理來完成。只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后,通過網(wǎng)絡(luò)再轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案館即可。

二、數(shù)字化檔案的保管由于數(shù)字檔案載體的特殊性,檔案存放方式由檔案柜架變?yōu)橛脭?shù)字存儲器以及光、磁盤存儲,極小空間可存放大量的數(shù)字文件。它主要包括數(shù)字檔案設(shè)備安全和信息安全兩方面。設(shè)備安全應(yīng)當(dāng)在設(shè)備制造、系統(tǒng)安裝和應(yīng)用軟件配置時考慮,主要是抵御自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。信息安全則需要有一系列措施給予保證。保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性,對設(shè)備更新情況進行跟蹤,在出現(xiàn)不兼容或不可讀取等問題之前就應(yīng)將舊載體上的數(shù)字文件轉(zhuǎn)換到新載體上。同時,防止信息丟失、被非法更改等,尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,更應(yīng)注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲管理等問題。降低數(shù)字檔案對設(shè)備的依賴性。由于技術(shù)發(fā)展太快及設(shè)備的依賴性過強,所以應(yīng)以一種超脫于各種設(shè)備的方式存儲數(shù)字檔案,以統(tǒng)一而且簡單的格式存儲,使數(shù)字檔案不再依賴于原來的數(shù)據(jù)庫,降低設(shè)備和軟件頻繁更新帶來的不利影響,這樣才能有利于長久保管。

三、數(shù)字化檔案的利用檔案資源數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一是資源網(wǎng)絡(luò)化的保障條件。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)是檔案信息網(wǎng)上歸檔和用戶調(diào)閱的基礎(chǔ),也是實現(xiàn)網(wǎng)上檔案資源高度共享的基礎(chǔ)。檔案信息利用必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,搞好標(biāo)準(zhǔn)化,才有現(xiàn)代化,這是經(jīng)過實踐取得的重要經(jīng)驗。要統(tǒng)一著錄的原則、項目的格式,規(guī)范檔案信息各站點的管理模式、工作程序、數(shù)據(jù)格式和網(wǎng)絡(luò)規(guī)則,實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的標(biāo)準(zhǔn)化運行。在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上大力推進計算機應(yīng)用的社會服務(wù),這是檔案部門獲得高質(zhì)量技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效途徑。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化必須有一個完善的軟硬件技術(shù)環(huán)境,在硬件方面:計算機、傳真機、電話、終端服務(wù)器、交換器、調(diào)制解調(diào)器、縮微機和光盤、光纖傳輸系統(tǒng)、微波網(wǎng)、衛(wèi)星線路等上網(wǎng)運行的各種設(shè)備,這些硬件設(shè)備需要較大的資金投入保證,才能得以建成使用。在軟件方面:信息數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)保密體系和組織管理體系以及應(yīng)用軟件等,這需要有一支技術(shù)過硬,具備軟件開發(fā)、程序操作和檔案管理專業(yè)人員的有機結(jié)合,才有可能實現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)安全是影響計算機檔案管理的主要問題。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。構(gòu)成對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全威脅主要有:黑客入侵、計算機病毒的侵入、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。針對以上問題,我們必須運用科技手段,提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全性，主要措施如下：

（一）、建立有紙化和無紙化結(jié)合的信息庫。解決受病毒感染或網(wǎng)絡(luò)本身問題可能造成的信息毀滅。開發(fā)網(wǎng)絡(luò)電子文件的歸檔管理程序,使上網(wǎng)信息及時、完整、安全地保存下來,防止相關(guān)信息丟失。

（二）、訪問控制,保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行安全。對利用者權(quán)限的充分限制是檔案信息入網(wǎng)的先決條件,對網(wǎng)上能查閱的檔案首先要分公開的、內(nèi)部的。這樣,讓查詢者在任何地點、任何一網(wǎng)的計算機上,都能查到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。

（三）、做好數(shù)據(jù)庫備份工作,保證信息安全。應(yīng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)做到定期進行備份。對比較大的數(shù)據(jù)庫采用雙機備份,多介質(zhì)多份備份。重要的備份要有備忘記錄。

（四）、預(yù)防病毒,防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。采取一定的防計算機病毒措施是非常必要的。我們要在計算機系統(tǒng)上安裝防毒軟件并經(jīng)常升級,另外,不允許隨便使用外來磁盤、光盤等,必須使用時應(yīng)嚴格進行病毒檢測,在確認無病毒后方可使用。

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二、音像檔案數(shù)字化技術(shù)要求

（一）技術(shù)步驟為了實現(xiàn)音像檔案數(shù)字化管理，就需要技術(shù)的支撐。在電子計算機技術(shù)高速發(fā)展的今天，計算機的應(yīng)用已走進千家萬戶。再加上國家對檔案事業(yè)的大力支持，檔案法律的不斷完善以及檔案工作國際環(huán)境合作的開展等等，為音像檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支持。以下步驟是關(guān)于音像檔案數(shù)字化管理的具體操作步驟。第一，數(shù)字化采集。數(shù)字化采集是指將傳統(tǒng)介質(zhì)、傳統(tǒng)信號經(jīng)過計算機軟件的處理，生產(chǎn)數(shù)字化媒體數(shù)據(jù)，并保存在數(shù)字化媒體介質(zhì)上，如：硬盤、數(shù)據(jù)路磁帶、光盤等。第二，編目信息標(biāo)引。在將各類音像檔案入庫之前必須經(jīng)過編目，不然隨著越來越多的資料入庫，將很難管理與使用。并且編目系統(tǒng)，能將無序的信息變?yōu)橛行虻馁Y源，為檢索提供必要的多種檢索途徑。第三，數(shù)據(jù)檢索。標(biāo)好編目之后，使用者可以利用檢索軟件，填寫相關(guān)的查詢條件，使用者能快速、準(zhǔn)確、全面的找到想要的資料。第四，數(shù)據(jù)下載。如果有需要，可以向系統(tǒng)提出下載的請求。這樣那些珍貴的資料就能很容易的走進大家的生活，不會蒙上歷史的灰塵。第五，存儲管理，互聯(lián)網(wǎng)及其系統(tǒng)，工作人員能夠輕松監(jiān)控整個儲存系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)情況，便于管理。

（二）音像檔案數(shù)字化管理面臨的問題雖然音像檔案數(shù)字化管理有諸多的優(yōu)勢，也是歷史進程中的必然，但是我國音像檔案數(shù)字化發(fā)展明顯滯后，除了一些電視臺和極少數(shù)的檔案館開展了音像檔案數(shù)字化，更多的音像檔案還在沉睡。一部分是由于技術(shù)方面的不過關(guān)，另一部分是由于國家發(fā)展中的資金不到位，各個地方的發(fā)展不平衡，還有的就是對音像檔案數(shù)字化沒有引起足夠的重視。

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技術(shù)

以“軟件”作為核心概念，提供了一個綜合性商業(yè)平臺，有效實現(xiàn)了對互聯(lián)網(wǎng)各項服務(wù)的訂閱。該技術(shù)特點如下：1）跨平臺。能夠同時支持開放式互聯(lián)網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)協(xié)議；2）互操作性良好。支持20種以上的語言環(huán)境，幾乎所有語言均能采用.Net環(huán)境；3）可操作性強。.Net語言首先利用所選語言環(huán)境加以編譯，利用JustInTime即時編譯器將其轉(zhuǎn)換為可識別代碼，實現(xiàn)了不同平臺下的可操作性；4）.Net技術(shù)通過運行過程中加強資源對象的管理，確保了其安全性；5）.Net環(huán)境對常用服務(wù)，如HTTP、SOAP等均提供了支持，通過Internet標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)協(xié)議的支持，可以及時獲取遠程服務(wù)器有關(guān)信息，實現(xiàn)了應(yīng)用界面的遠程交互性。本文系統(tǒng)設(shè)計采用的是.NET應(yīng)用體系架構(gòu)，所采用的開發(fā)工具為。主要負責(zé)在.NETFramework平臺中進行數(shù)據(jù)存儲，以便通過該平臺進行分布式數(shù)據(jù)共享應(yīng)用程序的構(gòu)建。利用新型數(shù)據(jù)訪問技術(shù)，將數(shù)據(jù)訪問同數(shù)據(jù)查看、操縱等相互分離。

2XML技術(shù)

XML同HTML具有一定的相似之處，但XML更關(guān)注內(nèi)容結(jié)構(gòu)表示及組織，不僅僅局限于對布局的描述，也關(guān)注數(shù)據(jù)傳輸流程及其處理。XML屬于語言范疇，同SGML屬于子集和父集之間的關(guān)系，且其能利用自身可擴展、可移植等特點，在不同領(lǐng)域中得到應(yīng)用，滿足用戶的不同應(yīng)用需求，并實現(xiàn)有效的互動，具有安全、穩(wěn)定、實用性、互動性強等諸多優(yōu)點。當(dāng)前，XML技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域極廣，主要包括：1）屬于標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式；2）以結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)源分離等為依據(jù)，相同的XML可采用不同方法；3）XML無需依賴某些應(yīng)用，因而適用于多種應(yīng)用平臺間異構(gòu)數(shù)據(jù)的整合、交換；4）XML網(wǎng)絡(luò)服務(wù)可通過分布式計算，實現(xiàn)由局域網(wǎng)到互聯(lián)網(wǎng)之間的有效延伸，為多種資源、應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)站之間搭建了無縫連接的橋梁。

技術(shù)

負責(zé).NETFramework平臺的數(shù)據(jù)存儲，以便在該平臺中構(gòu)建分布式數(shù)據(jù)共享程序。對于的Web應(yīng)用程序而言，其中各組件間并無相互連接的情況。瀏覽器通過服務(wù)器發(fā)出相應(yīng)的請求頁面，經(jīng)處理后發(fā)送到該頁面，服務(wù)器不再同瀏覽器連接，直至下次請求發(fā)生。若組件間需進行數(shù)據(jù)共享，必須將二者連接，或需要在組件間設(shè)計能夠傳遞數(shù)據(jù)的方式。由此采用了開展數(shù)據(jù)訪問，是通過有節(jié)制使用連接的結(jié)構(gòu)作為中心加以設(shè)計的，應(yīng)用程序同數(shù)據(jù)庫相連的時間只夠?qū)?shù)據(jù)進行獲取或更新。由于數(shù)據(jù)庫并未為多數(shù)空閑連接所占用，因此，能夠為更多的用戶提供良好的服務(wù)。由此可見，該技術(shù)與XML的結(jié)合，使得其在環(huán)境中的數(shù)據(jù)操作更高效、更便捷。

4WebServices技術(shù)

該技術(shù)為異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)程序提供了一種有效的分布式計算方法，可運行于經(jīng)因特網(wǎng)連接下的應(yīng)用集成。該技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范擁有獨立性的編程語言及軟硬件平臺，服務(wù)商為透明狀態(tài)。WebService是建立在標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)基礎(chǔ)上的，其可被視為一個部署部件，其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)時需要建立在XML基礎(chǔ)上，并在互聯(lián)網(wǎng)、SOAP協(xié)議下進行遠程調(diào)用。利用XML技術(shù)，該技術(shù)能夠提供WSDL語言，經(jīng)包裝服務(wù)、集成的描述，找到能夠在互聯(lián)網(wǎng)提供服務(wù)的相關(guān)企業(yè)或機構(gòu)所出具的信息，利用HTTP，結(jié)合SOAP協(xié)議，對WebService進行訪問。

二系統(tǒng)結(jié)構(gòu)功能的設(shè)計與實現(xiàn)

1基于.NET的體系架構(gòu)

本文系統(tǒng)采用的是基于.NET平臺的開發(fā)環(huán)境，主要包括三層：1）表現(xiàn)層。該層用以在用戶瀏覽器中對用戶界面進行顯示。該層需要通過適當(dāng)?shù)男问剑瑢I(yè)務(wù)層所發(fā)送信息進行顯示，同時，負責(zé)獲取用戶所輸入的數(shù)據(jù)信息，并對數(shù)據(jù)進行校驗，將其發(fā)送給業(yè)務(wù)層；2）業(yè)務(wù)層，包括外觀層與邏輯層，屬于整個體系架構(gòu)的分層中介，也是最關(guān)鍵一層。該層負責(zé)為表現(xiàn)層提供其所需的業(yè)務(wù)功能，也負責(zé)提供調(diào)用該函數(shù)數(shù)據(jù)訪問層所提供的訪問功能；3）數(shù)據(jù)訪問層。該層位于系統(tǒng)底部，用以實現(xiàn)同數(shù)據(jù)庫之間的互動，即數(shù)據(jù)的檢索、插入、修改、刪除等功能，以便為業(yè)務(wù)層提供相應(yīng)的服務(wù)。

2功能模塊的設(shè)計

系統(tǒng)包括四大功能模塊：1）用戶登陸模塊。用戶通過該模塊登陸系統(tǒng)，并進行維護或管理操作，需要對訪問權(quán)限進行設(shè)定，以保障系統(tǒng)的安全性；2）檔案管理模塊。該模塊負責(zé)進行檔案的搜索，目錄的添加、修改與刪除，同時，為便于日后查看，會將所有變更操作記錄在日志之中，以便對檔案信息進行有效管理；3）數(shù)據(jù)管理模塊。該模塊主要負責(zé)數(shù)據(jù)的備份與維護；4）系統(tǒng)管理模塊。主要為系統(tǒng)管理員提供操作權(quán)限，如密碼、日志、用戶、參數(shù)的管理，檔案信息的鑒定與銷毀，用戶的退出、注銷或切換。

3系統(tǒng)主要功能的實現(xiàn)

1）登錄功能的實現(xiàn)。系統(tǒng)登錄模塊屬于系統(tǒng)的入口，只有具有權(quán)限的用戶方可進入系統(tǒng)中，即用戶名、密碼均正確方可使用該系統(tǒng)。用戶在登陸過程中，借助于DataSet、SqlConnection、SqlCommand等控件，同數(shù)據(jù)庫進行連接，連接之后發(fā)送相應(yīng)的SQL語句，對用戶信息進行獲取，再對比所返回的DataSet數(shù)據(jù)、權(quán)限信息等，確保用戶能夠成功登陸權(quán)限頁面，對于無權(quán)限用戶，則登陸錯誤。2）增加檔案信息。在系統(tǒng)界面中，對添加檔案信息列表進行點擊，即可成功進入界面，可上傳所需添加的檔案圖片、掃描件等材料，上傳后應(yīng)對檔案管理截面瀏覽選項進行點擊，并對所上傳資料進行查閱。3）編輯檔案信息。進入檔案信息編輯界面，加載信息模板，通過指向XML架構(gòu)的Schema，判斷模組控件是否對應(yīng)，若對應(yīng)，則可對文字、關(guān)鍵詞、智能標(biāo)簽、任務(wù)窗口進行編輯，若不對應(yīng)，則直接退出。4）檔案信息的查詢。檔案信息查詢的實現(xiàn)主要是利用包括所有Document類型的對象，顯示于控制臺上，采用類、特征對表、列進行替代，采用類名對表進行代替，利用特征對列進行代替，在關(guān)聯(lián)對象間展開查詢。5）打印功能的實現(xiàn)。系統(tǒng)是否能夠打印也十分重要，由于電子檔案管理系統(tǒng)所需打印的信息頗多。因此，本文系統(tǒng)編寫了打印接口，利用一個打印基類實現(xiàn)該接口，為各個打印編寫相應(yīng)的工具類，對這些基類進行繼承，由于各個打印難以完全保持一致，有些打印需進行特別處理，因此，可利用重寫該基類，實現(xiàn)對于特殊效果的打印。這樣有助于對打印工具類進行集中性管理，以便后續(xù)打印表單較多時，對系統(tǒng)進行擴展，無需修改系統(tǒng)框架即可實現(xiàn)。