導(dǎo)言：作為寫作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇高校檔案室工作計(jì)劃，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，是一項(xiàng)集政治性、政策性、專業(yè)性、技術(shù)性為一體的工作，涉及集體和個(gè)人雙重利益，在學(xué)校人事管理工作及學(xué)校發(fā)展中起著重要的作用。隨著國(guó)家人事制度改革的深化，人才市場(chǎng)的不斷擴(kuò)展，對(duì)人事檔案管理規(guī)范化要求更加迫切，人事檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理規(guī)范化、信息化的前提，能真正使檔案在組織人事工作中達(dá)到“觀其卷，知其人，用其長(zhǎng)”之效果，為高校的人才選拔和人才交流提供祥實(shí)的信息，進(jìn)而有利于高校干部人事管理工作的順利進(jìn)行?；A(chǔ)工作的規(guī)范能提升干部人事檔案的價(jià)值，人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心，是“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映，二十一世紀(jì)的競(jìng)爭(zhēng)是人才的競(jìng)爭(zhēng)，真實(shí)準(zhǔn)確、完整系統(tǒng)的人事資源信息，有利于進(jìn)一步與社會(huì)接軌，加快人才流動(dòng)頻率，提高人們的就業(yè)自由度。

二、做好高校人事檔案基礎(chǔ)工作的方法

1.健全和完善人事檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度

按照干部人事檔案管理工作的條例、規(guī)定，結(jié)合實(shí)際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規(guī)章制度，如《高校干部人事檔案管理工作實(shí)施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《高校干部人事檔案整理工作細(xì)則》，制定材料的審核、檔案的保管和保護(hù)、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞等工作的規(guī)定、辦法、制度，實(shí)行依法治檔，依法管檔。

2.規(guī)范人事檔案材料的收集工作

人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來(lái)源，理清收集渠道，這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來(lái)源有組織人事部門形成的，有個(gè)人形成的；基層單位形成的，上級(jí)機(jī)關(guān)形成的；本部門形成的，其他部門形成的。檔案管理人員要根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，盡可能將各級(jí)層、各部門、社會(huì)群團(tuán)組織等形成的材料，如：干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調(diào)動(dòng)審批表、干部轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、職稱評(píng)審呈報(bào)表、教師資格審批表、優(yōu)秀教師、教育工作者登記表、（離）退休審批表、教師公開(kāi)招聘錄用、聘用干部、續(xù)聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團(tuán)、政審、公派出國(guó)、出境、各類獎(jiǎng)勵(lì)、處分、學(xué)歷學(xué)位、教育、教學(xué)、科研材料，以及記載干部個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大，有規(guī)律，時(shí)間性強(qiáng)，檔案管理人員必須抓住時(shí)機(jī)，第一時(shí)間收集齊全，成套材料必須保持其完整性，不可缺頭少尾，對(duì)于因歷史原因而無(wú)法收集完整的材料要按規(guī)定寫出書面說(shuō)明。要建立人事檔案材料收集工作網(wǎng)，確保檔案材料收集的保障性，各部門在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)及時(shí)歸檔，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數(shù)量要精選，內(nèi)容質(zhì)量要好，有一定保存價(jià)值。

人事檔案材料收集要真實(shí)準(zhǔn)確。人事檔案材料必須是由法定作者形成，材料文字清楚、所指對(duì)象明確，材料內(nèi)容符合檔案人的客觀實(shí)際，材料內(nèi)容沒(méi)有涂改造假，沒(méi)有模棱兩可的語(yǔ)言。凡頭尾不清、來(lái)源不明，又查不清或?qū)ο蟛幻鞔_的材料不能歸檔。

收集的人事檔案材料要規(guī)范，手續(xù)要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料，凡規(guī)定需由組織蓋章的必須有組織蓋章，審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料，要求本人簽署意見(jiàn)者，本人必須簽署意見(jiàn)或由組織注明本人已閱知。任免、評(píng)審等之類的審批表須注明任免或評(píng)審職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時(shí)間及批準(zhǔn)文號(hào)。出國(guó)出境審批表須注明出去的任務(wù)、目的和往返時(shí)間等。

3.做好人事檔案的整理工作

首先，整理人事檔案時(shí)要根據(jù)材料形成的歷史條件、主要內(nèi)容、用途，辯證唯物的甄別材料的真?zhèn)魏捅４鎯r(jià)值，并確定其是否屬于歸檔范圍。其次，對(duì)鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂六個(gè)步驟，嚴(yán)格遵循《干部檔案整理工作細(xì)則》，嚴(yán)格把關(guān)，既不能整“欠”也不可整“過(guò)”，做到嚴(yán)格審核、準(zhǔn)確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。

檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)。

一是審查檔案材料是否齊全、完整。對(duì)原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀，對(duì)新歸檔的材料屬于成套的必須齊全，屬于單份的必須完整。凡時(shí)間、來(lái)源和對(duì)象不明確或查不清的材料，一律不得歸檔。

二是審查材料手續(xù)是否完備。凡不符合歸檔要求或手續(xù)不完備的材料不可歸檔，要審核登記后統(tǒng)一到材料形成部門補(bǔ)辦手續(xù)后方可歸檔。

三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。有同名異人、張冠李戴者，及時(shí)糾正調(diào)整。有不屬于歸檔范圍的內(nèi)容和重復(fù)的材料，要清理出去，并在《剔除檔案材料登記表》中登記后，按照銷毀規(guī)定集中銷毀，不得擅自處理。

四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護(hù)要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書寫，不采用噴墨打印件、傳真件歸檔，應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔，歸檔材料采用原件，一般不得使用復(fù)印件。對(duì)歷史上形成的且已歸檔的有保存價(jià)值的材料，可在維持原貌下進(jìn)行必要的裱糊或復(fù)制。

干部人事檔案分為十大類，即：履歷；自傳；考核鑒定材料；學(xué)歷學(xué)位、職稱、職業(yè)資格、個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)材料；政審、三個(gè)時(shí)間認(rèn)定；黨、團(tuán)組織材料；獎(jiǎng)勵(lì)；處分；工資待遇（轉(zhuǎn)正定級(jí)、招聘、任免調(diào)動(dòng)、退（離）休、、辭職、退職、出國(guó)（境）、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)、派、群團(tuán)會(huì)議等形成的審批表、登記表）；其他材料。排列順序?yàn)椋焊刹浚▽I(yè)技術(shù)）職務(wù)變動(dòng)表、目錄、檔案材料、備考表。而每類檔案材料要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料形成的時(shí)間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類適用于按時(shí)間排序，但特殊情況可特殊處理，如第四、九類中含有不同性質(zhì)的材料，采取二級(jí)分類法排序，先將性質(zhì)相同的材料集中后，再按時(shí)間順序排列。而第五、六、八類適用于按材料內(nèi)容和材料之間內(nèi)在聯(lián)系排序。分類是檔案整理工作的重要一步，要做到認(rèn)真鑒別，準(zhǔn)確歸類。

技術(shù)加工即對(duì)一些字跡材料不符合要求或紙張破損，以及紙張不規(guī)則或卷角、折皺等的檔案材料，在保持其原貌狀態(tài)下采用復(fù)印、掃描、拍攝、拆剪、補(bǔ)粘、折疊的方法進(jìn)行復(fù)制、加工。在技術(shù)加工過(guò)程中不得損毀文字、照片，不得涂改、圈劃、污損、撤換。

4.規(guī)范高校人事檔案的日常管理工作

人事檔案的日常管理是檔案基礎(chǔ)工作的環(huán)節(jié)之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護(hù)、查借閱、檔案檢索等，要嚴(yán)格按照干部人事檔案管理八項(xiàng)制度操作，實(shí)行依法管檔，科學(xué)管理。

篇2

隨著我國(guó)教育事業(yè)不斷發(fā)展，高校不斷擴(kuò)招，新時(shí)期高校的管理也需要不斷創(chuàng)新，這就對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，需要高校對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，深化管理改革，促進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范化，為高校的發(fā)展提供合理而有效的保障。

一、高校檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.檔案管理工作受重視程度較低

目前我國(guó)的大部分高校的教師對(duì)檔案的重視程度不夠，大部分認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單地收集一些過(guò)去的資料，檔案管理工作看不到管理的成效。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的管理意識(shí)也比較淡薄，教師也不注意對(duì)活動(dòng)資料的收集，導(dǎo)致重要檔案資料的丟失。相對(duì)于其他比較重要的部門，檔案管理工作得不到重視。

2.建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足，管理手段落后

現(xiàn)代化的檔案管理需要一定的經(jīng)費(fèi)投入，尤其是檔案信息化建設(shè)，更是需要資金的投入和技術(shù)的支持。但是目前很多高校對(duì)檔案管理工作投入的經(jīng)費(fèi)不足，也沒(méi)有準(zhǔn)備專門的檔案室，管理手段落后，需要的相關(guān)硬件設(shè)施沒(méi)有配備，查閱檔案資料的時(shí)候還需要進(jìn)行手工查找，嚴(yán)重影響了工作效率。

3.檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊

高校檔案管理的工作體系不夠健全，很多從事檔案管理工作的人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理的時(shí)候，沒(méi)有歸檔意識(shí)，常常將檔案不按照規(guī)定的地方存放，導(dǎo)致原始資料的丟失。而且從事檔案管理的工作人員之間手續(xù)交接也存在問(wèn)題，導(dǎo)致檔案的數(shù)量和責(zé)任不明晰。

4.檔案專業(yè)人才缺乏，檔案得不到合理利用

在高校從事檔案管理工作的人員大部分是兼職的，他們不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，也沒(méi)有進(jìn)行過(guò)檔案管理方面的專門培訓(xùn)，職業(yè)素質(zhì)相對(duì)來(lái)說(shuō)并不高，而且高校對(duì)于檔案的利用方法也比較傳統(tǒng)，不能合理利用數(shù)字化信息檔案，這些都導(dǎo)致高校檔案管理工作難以快速向前發(fā)展。

二、高校檔案管理科學(xué)化的策略分析

1.重視檔案管理工作的質(zhì)量，制定發(fā)展規(guī)劃

高校從事檔案管理工作的管理人員要積極加大對(duì)檔案工作的宣傳力度，提高重視程度，在制訂學(xué)校的長(zhǎng)期規(guī)劃時(shí)，認(rèn)真將檔案工作納入到領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃當(dāng)中去，年初有計(jì)劃，年中有檢查，年末有總結(jié)，為了避免在具體的工作中出現(xiàn)草率行事的情況，一定要不斷健全和完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，為檔案部門提供良好的工作環(huán)境，也只有這樣，才能不斷促進(jìn)高校檔案管理工作向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

2.加大基礎(chǔ)建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入力度， 推動(dòng)高校的檔案信息化管理

積極提供檔案管理的硬件設(shè)施，安排專門對(duì)檔案進(jìn)行保存、管理的檔案室，增加防火的必要措施，隨著我國(guó)檔案信息化的快速發(fā)展，檔案儲(chǔ)存方式從紙質(zhì)發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)閳D文影像儲(chǔ)存，所以高校也要積極配備相應(yīng)的設(shè)備。運(yùn)用和借鑒當(dāng)今社會(huì)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、多媒體技術(shù)，完善高校的信息化管理。

3.創(chuàng)新檔案管理模式

制定符合高校情況的檔案管理模式，由校領(lǐng)導(dǎo)帶頭組成工作小組，及時(shí)對(duì)應(yīng)該歸檔的檔案進(jìn)行整理，防止檔案的流失。創(chuàng)新檔案的管理制度，進(jìn)一步規(guī)范化，進(jìn)行檔案管理的激勵(lì)和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，優(yōu)勝劣汰，使得高校的科學(xué)化檔案管理工作能夠充滿新鮮的活力，開(kāi)創(chuàng)新的局面。

4.加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)和吸收

高校從事檔案管理工作的人員缺乏，應(yīng)該積極吸收一些相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的人才從事這一工作，同時(shí)對(duì)于已經(jīng)從事檔案管理工作的人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高他們的業(yè)務(wù)工作素質(zhì)和能力，加強(qiáng)他們對(duì)檔案管理工作的重視。

總之，新時(shí)期做好高校的檔案管理科學(xué)化工作十分重要，對(duì)于高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的意義，為學(xué)校提供寶貴的歷史經(jīng)驗(yàn)，有利于學(xué)校工作質(zhì)量的評(píng)估，對(duì)整個(gè)學(xué)校的教育水平的提高有很大的促進(jìn)作用。所以一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視力度，加大經(jīng)費(fèi)的投入，不斷創(chuàng)新檔案管理的模式和檔案管理人才的培養(yǎng)，為我國(guó)高校檔案科學(xué)化管理工作做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

篇3

目前高職院校的學(xué)院檔案室應(yīng)該成為評(píng)估資料主要的“資源庫(kù)”，但事實(shí)上檔案室所提供的資料卻占不到整個(gè)評(píng)估資料的二十分之一。原因在于：學(xué)院的檔案管理與實(shí)際需要?dú)w檔保存的資料存在“兩張皮”現(xiàn)象。一方面檔案室雖然制定實(shí)施了檔案歸檔范圍和歸檔目錄，但對(duì)各系（部）、處室實(shí)際形成的資料，尤其是新形成的不在原定歸檔范圍的資料缺乏有效的監(jiān)控，檔案歸檔范圍和歸檔目錄也存在不能根據(jù)新的高職教育發(fā)展需要采取及時(shí)修訂和完善的問(wèn)題。另一方面各系（部）、處室可能出于查閱、使用方便考慮，對(duì)有些應(yīng)該“自覺(jué)”歸檔的資料不上交檔案室。由于缺乏科學(xué)系統(tǒng)的管理，時(shí)間一長(zhǎng)，就容易丟失，或難以找尋，事后追查究竟有沒(méi)有這樣的資料，也因?yàn)闆](méi)有嚴(yán)格的登記制度而查無(wú)實(shí)據(jù)，只能憑借“記憶”作出“也許有”“可能無(wú)”的似是而非的判斷。由于沒(méi)有明確的責(zé)任人，也就沒(méi)有一個(gè)人為此而負(fù)責(zé)任，最后只有不了了之。

二、建立高職院校院系二級(jí)檔案資料管理模式

高職院校的學(xué)院檔案室是檔案管理的一級(jí)單位，各系（部）、處室為檔案管理的二級(jí)單位，各系（部）因?yàn)楣ぷ餍枰跅l件允許的情況下，可考慮建立系（部）檔案室。院級(jí)檔案室要根據(jù)教高『2006116號(hào)文件（《關(guān)于全面開(kāi)展高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估的通知》）和教高[2008]5號(hào)文件（教育部關(guān)于印發(fā)《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估方案》的通知）有關(guān)規(guī)定，對(duì)原定檔案歸檔范圍和歸檔目錄進(jìn)行全面修訂和完善，在廣泛征求各系（部）、處室意見(jiàn)和建議基礎(chǔ)上，形成學(xué)院一級(jí)檔案歸檔范圍和歸檔目錄，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子審定后正式實(shí)施。各系（部）、處室要在規(guī)定的期限內(nèi)向?qū)W院檔案室如數(shù)上交檔案，學(xué)院檔案室與各系（部）、處室之間要嚴(yán)格履行檔案逐份交接手續(xù)。各系（部）、處室根據(jù)實(shí)際工作需要，在學(xué)院檔案室專業(yè)人員指導(dǎo)下，制定本系（部）、處室檔案歸檔范圍和歸檔目錄（一級(jí)檔案），建立相應(yīng)的管理制度。各系（部）、處室二級(jí)檔案單獨(dú)編號(hào)。各系（部）、處室要將每年的二級(jí)檔案實(shí)際目錄索引上繳學(xué)院檔案室備案，學(xué)院檔案室要履行嚴(yán)格的交接手續(xù)。二級(jí)檔案以每3年或5年為一周期（各處室二級(jí)檔案以3年為周期，各系部按照學(xué)生學(xué)制為周期），各系（部）、處室二級(jí)檔案保管不超過(guò)一個(gè)周期，周期滿后3個(gè)月內(nèi)整體移交學(xué)院檔案室，學(xué)院檔案室嚴(yán)格履行交接手續(xù)，并對(duì)二級(jí)檔案進(jìn)行“專區(qū)”管理。各系（部）、處室要設(shè)專兼職檔案管理員，學(xué)院檔案室負(fù)責(zé)對(duì)專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和日常工作指導(dǎo)。實(shí)施檔案二級(jí)管理模式，就是為了明確院級(jí)檔案室和各系（部）、處室的工作職責(zé)，細(xì)化管理，最大限度地保證檔案資料安全，切實(shí)發(fā)揮檔案資料對(duì)教學(xué)和管理工作的資政、借鑒作用。

三、加強(qiáng)高職院校系級(jí)教學(xué)檔案資料管理，促進(jìn)各項(xiàng)工作穩(wěn)步發(fā)展

教學(xué)檔案資料是反映和評(píng)估教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要依據(jù)，對(duì)教學(xué)檔案資料的收集、整理、保存和利用是檔案資料管理工作的重要組成部分。所謂系級(jí)教學(xué)檔案資料，是指教學(xué)管理人員、教師、學(xué)生在系教學(xué)活動(dòng)中直接形成的具備對(duì)日后全系教學(xué)工作有查考和利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等載體材料，比如，上級(jí)教育主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件，培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)規(guī)劃、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃，年度教學(xué)工作計(jì)劃與總結(jié)、教學(xué)研究計(jì)劃與總結(jié)，授課計(jì)劃、教案、試卷及其分析報(bào)告，講課課件、講課錄像、教學(xué)錄音、電教片，學(xué)生學(xué)籍情況、作業(yè)、學(xué)生成績(jī)報(bào)告單、實(shí)習(xí)（實(shí)驗(yàn)）報(bào)告、畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計(jì)，教學(xué)管理制度、教學(xué)任務(wù)安排、教師培訓(xùn)進(jìn)修材料，教師課表等。這些檔案資料真實(shí)地記載著高校各系教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果等，是衡量一個(gè)系教學(xué)水平的重要標(biāo)志之一，是制訂各類教學(xué)計(jì)劃、修改教學(xué)大綱、計(jì)算教學(xué)工作量、考核單位、個(gè)人教學(xué)水平的重要依據(jù)。高職院校系級(jí)教學(xué)檔案資料管理作為一個(gè)系統(tǒng)的工作，是高職院校教學(xué)管理的重要內(nèi)容之一，對(duì)于加強(qiáng)系（部）教學(xué)基礎(chǔ)建設(shè)，深化教學(xué)改革，規(guī)范教學(xué)管理和實(shí)施素質(zhì)教育以及推進(jìn)教育現(xiàn)代化等方面起著積極的作用。

加強(qiáng)高職院校系級(jí)教學(xué)檔案資料管理是高職院校檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是促進(jìn)各項(xiàng)工作穩(wěn)步發(fā)展的有力舉措。近幾年來(lái)，高職院校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生對(duì)系級(jí)教學(xué)檔案資料管理重要性的認(rèn)識(shí)有了新的提高，也采取了不少有針對(duì)性的建設(shè)措施，提高了系級(jí)教學(xué)檔案資料管理的水平，但由于受各種因素的制約，系級(jí)教學(xué)檔案資料管理存在的問(wèn)題仍然不容忽視。要解決這類問(wèn)題，必須充分認(rèn)清以下兩個(gè)問(wèn)題。

第一，充分認(rèn)清現(xiàn)代電子教學(xué)檔案資料在促進(jìn)整個(gè)教學(xué)工作中有著比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料更多的優(yōu)越性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案資料較易遭受溫度、濕度、光線、蟲、鼠、水、火等自然因素造成的破壞，許多檔案沒(méi)有備份，檔案極易受到破壞，其受損后往往難以恢復(fù)原狀，因而建設(shè)和管理上需要較大的資金、設(shè)施、技術(shù)、人力支持，建設(shè)和管理成本較高。另外，由于紙質(zhì)教學(xué)檔案資料的數(shù)量多，體積大，建設(shè)、管理、查詢起來(lái)也比較麻煩。電子檔案資料是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生的新事物，由于它具有成本低、容積小、信息存儲(chǔ)量大、檢索快捷、傳輸方便、管理省事等傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)，它一產(chǎn)生便受到社會(huì)各界的歡迎。教學(xué)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用逐步向電子化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)將成為一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。目前，電腦硬盤的存儲(chǔ)量早已突破1024G。一臺(tái)硬盤為320G的普通電腦就可以存儲(chǔ)200多億文字，相當(dāng)于十幾萬(wàn)冊(cè)圖書的存儲(chǔ)量，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是信息壓縮技術(shù)水平的不斷提高，電子介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還在以難以想象的速度繼續(xù)增加，這使得任何一個(gè)系用一臺(tái)普通電腦就可以把下屬各教研室、實(shí)驗(yàn)室等單位的教學(xué)檔案資料全部存入。如果對(duì)教學(xué)視頻檔案資料要求較高，投入1000元，配置數(shù)個(gè)大容量的移動(dòng)硬盤或者采用DVD光盤刻錄存儲(chǔ)就可解決問(wèn)題。電子教學(xué)檔案資料的建檔成本和管理成本都比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料低廉，再裝上教學(xué)檔案資料檢索和搜索軟件，查詢教學(xué)檔案資料就成為一件十分簡(jiǎn)便和快捷的事情，其查詢效率會(huì)比傳統(tǒng)方法大幅提高，這就為系級(jí)教學(xué)檔案資料建設(shè)和管理開(kāi)辟了廣闊的前景。因此，系級(jí)教學(xué)檔案資料建設(shè)在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時(shí)，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料。

第二，充分認(rèn)清實(shí)現(xiàn)系級(jí)教學(xué)檔案資料供全系師生網(wǎng)絡(luò)查詢對(duì)促進(jìn)教學(xué)上臺(tái)階具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。高職院校系級(jí)教學(xué)檔案資料不同于人事、行政等檔案，其保密性要求不是很高，大部分檔案資料可以向全系人員公開(kāi)（少數(shù)不宜公開(kāi)的在研項(xiàng)目和專利技術(shù)除外），其建設(shè)和管理的主要目的有二：一是作為上級(jí)各部門檢查教學(xué)的憑證式佐證材料；二是為師生更好地“教”與“學(xué)”提供服務(wù)。第二種目的是最主要的，也是系級(jí)教學(xué)檔案資料理應(yīng)經(jīng)常發(fā)揮的功能。這就決定了系級(jí)教學(xué)檔案資料建設(shè)和管理必須設(shè)置和強(qiáng)化網(wǎng)上查詢功能，為全系師生服務(wù)，為全系教學(xué)上臺(tái)階服務(wù)。紙質(zhì)教學(xué)檔案資料的查詢、分析需要大量的人力和物力，這使得有些工作不便進(jìn)行。廣大師生在日常教學(xué)生活中希望隨時(shí)隨地獲得本系的教學(xué)檔案資料，師生如果查詢紙質(zhì)檔案資料必須事先專門預(yù)約檔案資料管理員，屆時(shí)打開(kāi)檔案資料室，才能進(jìn)行查找，而且查找、借用過(guò)程非常繁瑣，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案資料，師生可以在電腦前把許多檔案資料“拉到”自己的顯示器上來(lái)，實(shí)現(xiàn)跨校區(qū)，乃至跨地域、國(guó)度的檔案信息資源共享，只要有一臺(tái)上網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，就可以進(jìn)入系里全日服務(wù)的“檔案資料室”。另外，借閱者“借用”的電子檔案永遠(yuǎn)都只是一個(gè)“副本”，不會(huì)引起檔案資料的損壞，而紙質(zhì)檔案資料在借閱或復(fù)制過(guò)程中可能會(huì)被損壞甚至丟失。借助本系的電子教學(xué)檔案資料和查詢系統(tǒng)，所在系的全體人員、尤其是新參加工作的教師和剛?cè)雽W(xué)的新生可以隨時(shí)獲取針對(duì)性最強(qiáng)，而在別的地方很難得到的教學(xué)檔案資料。這種便利而有針對(duì)性的教學(xué)檔案對(duì)搞好本系的“教”和“學(xué)”無(wú)疑是一個(gè)強(qiáng)勁的信息支持。目前，高職院校各系都建立了電子教學(xué)檔案資料庫(kù)，但這些檔案資料大多都存放在系檔案資料室的專用電腦中，只能供少數(shù)人查詢，遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)全系師生網(wǎng)上共享，“重藏輕用”的低效狀況亟待改變。而這種狀況一旦得以改變，就會(huì)有力地推動(dòng)教學(xué)上的借鑒和交流，極大地提高教學(xué)實(shí)效。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對(duì)其管理模式的要求也更加細(xì)化和規(guī)范化。本文從當(dāng)前的實(shí)際情況出發(fā)對(duì)高職院校院系二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行了深入的探討。若要建立起一套切實(shí)可行的管理模式和制度，還需要做大量細(xì)致的工作，還需要在實(shí)際工作中按照具體情況做出必要的調(diào)整和修訂。

【參考文獻(xiàn)】

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中圖分類號(hào)：G271.6文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1002-7661（2011）09-0023-03

高校檔案資源的建設(shè)和利用是體現(xiàn)檔案存在價(jià)值的重要途徑，是檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力源泉，也是檔案工作賴以存在的基本依據(jù)。加強(qiáng)“兩個(gè)體系”建設(shè)，提升檔案服務(wù)能力是當(dāng)前建設(shè)和諧社會(huì)檔案管理工作的必然要求。

一、建立覆蓋全院師生的檔案資源體系是提升高職院校檔案工作服務(wù)能力的重要前提

檔案資源具有客觀性、真實(shí)性、有效性的特點(diǎn)，與其它信息資源相比，其主體優(yōu)勢(shì)不言而喻，在領(lǐng)導(dǎo)決策中往往占有非常重要的不可替代的地位。因此，建立科學(xué)合理的檔案資源體系，全面開(kāi)發(fā)檔案資源，有利于學(xué)校組織層面和領(lǐng)導(dǎo)層面進(jìn)行科學(xué)決策和管理。

1.注重信息收集，加強(qiáng)檔案管理。一方面要根據(jù)學(xué)院檔案管理的要求，抓好上級(jí)單位發(fā)給本校的材料的傳閱和歸檔，定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化文書管理，抓好學(xué)院活動(dòng)所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。高職教育發(fā)展迅猛，一些新建或合并重組的高職院校，檔案工作普遍不規(guī)范，檔案館藏結(jié)構(gòu)又不盡合理，檔案資源的現(xiàn)狀遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足廣大教職員工的需求。因此，應(yīng)當(dāng)對(duì)那些沒(méi)有多大利用價(jià)值的檔案材料及時(shí)清理，同時(shí)及時(shí)豐富與學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作密切相關(guān)的檔案信息資料，豐富與教職員工利益密切相關(guān)的檔案信息資料，將這些檔案資料優(yōu)先整理編目，方便教職員工利用。

2.強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理能力。學(xué)院檔案管理工作的好壞，關(guān)鍵在于檔案工作人員的素質(zhì)。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是對(duì)現(xiàn)代檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)。這就要求檔案工作人員一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)院的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為學(xué)院教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。

3.實(shí)施學(xué)院檔案二級(jí)管理模式。學(xué)院檔案室是檔案管理的一級(jí)單位，各處、室、系、部為檔案管理的二級(jí)單位。各系部因?yàn)楣ぷ餍枰?，在條件允許的情況下，可考慮建立系部檔案室，院級(jí)檔案室對(duì)檔案歸檔范圍和歸檔目錄進(jìn)行全面修訂和完善，在廣泛征求各處室系部意見(jiàn)和建議基礎(chǔ)上，形成學(xué)院一級(jí)檔案歸檔范圍和歸檔目錄，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子審訂后正式實(shí)施，各處室系部要在規(guī)定期限內(nèi)向?qū)W院檔案室如數(shù)上繳檔案，嚴(yán)格履行檔案逐份交接手續(xù)。各處室系部根據(jù)實(shí)際工作需要，在學(xué)院檔案室專業(yè)人員指導(dǎo)下，制定本處室系部檔案歸案范圍和歸檔目錄（二級(jí)檔案），建立相應(yīng)的管理制度，處室系部檔案要單獨(dú)編號(hào)，將實(shí)際目錄索引上繳學(xué)院檔案室備案，二級(jí)檔案以3年為周期，周期滿后3個(gè)月整體移交院檔案室，進(jìn)行專區(qū)管理。各處室系部要設(shè)專兼職檔案管理員，院檔案室負(fù)責(zé)對(duì)專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和日常工作指導(dǎo)。實(shí)施檔案二級(jí)管理模式，就是為了明確院級(jí)檔案室和各處室系部的工作職責(zé)，細(xì)化管理，最大限度地保證檔案資料保全，切實(shí)發(fā)揮檔案資料對(duì)教學(xué)和管理工作的參考、借鑒作用。

4.推進(jìn)檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。適當(dāng)擴(kuò)大院校文印室規(guī)模，增加必要的設(shè)備，對(duì)工作人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，學(xué)院及各處室系部的文件經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)定稿后，向文印室提供電子稿，由文印室按照統(tǒng)一格式進(jìn)行印刷，這樣既可以實(shí)現(xiàn)文件資料的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，又可節(jié)約紙張等能源，符合國(guó)家和省倡行的節(jié)能降耗的要求，更為重要的，可使檔案管理規(guī)范化，方便查閱。

二、建立方便全院師生的檔案利用體系是提升高職院校檔案工作服務(wù)能力的重要基礎(chǔ)

構(gòu)建新時(shí)期覆蓋師生員工的高校檔案利用體系是高校檔案部門落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的集中體現(xiàn)，是促進(jìn)檔案事業(yè)又好又快發(fā)展的必然要求。

1.一切以教職工為中心，加強(qiáng)教職工需求調(diào)研工作。檔案工作人員要經(jīng)常深入基層，密切聯(lián)系全院師生，由于高職院校以教學(xué)育人為核心，以教師為主導(dǎo)，因而調(diào)研也要以教師為主，要充分了解教師群體的學(xué)術(shù)需求、實(shí)際需求和普遍需求，同時(shí)，也要區(qū)分學(xué)院不同類別的檔案用戶，需求也會(huì)有所不同，因此，調(diào)研要全面兼顧，而又不失針對(duì)性。

2.創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，深化檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。學(xué)院檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過(guò)設(shè)立公共查閱室和網(wǎng)上公開(kāi)等方式，為全院師生利用檔案創(chuàng)造便利條件。要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，依托數(shù)字檔案館、電子文件中心等平臺(tái)，將不同部門的查卷檔案信息進(jìn)行整合利用。要穩(wěn)步推進(jìn)實(shí)施檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工程，按照“突出重點(diǎn)、分步實(shí)施、統(tǒng)一格式、整合共享”的要求，為建立全院統(tǒng)一的檔案資源體系打下扎實(shí)基礎(chǔ)。

3.把握學(xué)校工作規(guī)律，超前做好檔案信息收集整理工作。學(xué)校很多工作是有周期和規(guī)律性的，檔案部門要善于把握學(xué)校工作的周期性和規(guī)律性，提前做好相關(guān)信息的收集整理工作，就會(huì)在方便廣大教職員工利用方面取得較好成效。

三、完善檔案工作“兩個(gè)體系”建設(shè)的條件是提升高職院校檔案工作服務(wù)能力的重要保證

筆者認(rèn)為，高職院校要充分發(fā)揮“兩個(gè)體系”建設(shè)在學(xué)院發(fā)展中的作用，關(guān)鍵是要強(qiáng)化檔案管理制度建設(shè)、建立一支素質(zhì)優(yōu)良的檔案工作隊(duì)伍和加快檔案工作信息化的進(jìn)程。

1.加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。切實(shí)建立起檔案管理“三納入，四同步”有效監(jiān)督和保障機(jī)制?！叭{入”即把檔案管理工作納入學(xué)院及各處室系部的工作計(jì)劃，納入管理制度，納入專兼職檔案人員的職責(zé)范圍；“四同步”即學(xué)院及各處室系部在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收工作的同時(shí)，要布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案管理工作。

2.加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。高校檔案人員要在不斷提高自身素質(zhì)上下功夫，為做好檔案利用工作夯實(shí)基礎(chǔ)。首先要有超前意識(shí)，掌握新時(shí)期高校檔案工作規(guī)律，把握高校檔案工作動(dòng)態(tài)，抓住時(shí)機(jī)，主動(dòng)出擊，為學(xué)校各類利用主體提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。其次，要強(qiáng)化學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)術(shù)交流等方式，不斷更新知識(shí)，提高自身分析問(wèn)題和概括問(wèn)題的能力，特別是檔案編研能力，提高檔案資源可利用的價(jià)值。再次，要與時(shí)俱進(jìn)，特別是要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案開(kāi)發(fā)利用中的應(yīng)用技能，提高檔案開(kāi)發(fā)利用的本領(lǐng)。

3.加快檔案工作信息化建設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等高新技術(shù)手段的廣泛使用，高校各種信息逐步實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，電子檔案與日俱增。高校檔案部門應(yīng)充分采用現(xiàn)代化技術(shù)手段，將現(xiàn)有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，加快檔案局域網(wǎng)的建設(shè)進(jìn)程；盡快做好與校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的有效鏈接，使檔案館通過(guò)聯(lián)機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源收集和傳遞方式的網(wǎng)絡(luò)化；通過(guò)多媒體技術(shù)改善利用電子檔案的環(huán)境，解決目前檔案信息提供少、傳遞慢、效率低的問(wèn)題，進(jìn)而提高服務(wù)速度和質(zhì)量。

總之，高職院校檔案管理工作是學(xué)院基礎(chǔ)工作的重要組成部分，一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來(lái)。因此，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，又要做到主動(dòng)提供服務(wù)，使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)，使之在學(xué)校的發(fā)展中發(fā)揮出更大的作用。

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第二條本辦法所稱的高等學(xué)校檔案（以下簡(jiǎn)稱高校檔案），是指高等學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。各高等學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。

第二章領(lǐng)導(dǎo)體制和機(jī)構(gòu)設(shè)置

第四條高校檔案工作由各級(jí)教育行政管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)接受國(guó)家各級(jí)檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

第五條各高等學(xué)校應(yīng)在校（院）長(zhǎng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下做好檔案工作，確定一名校（院）長(zhǎng)分管，并根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況,建立綜合檔案室或檔案館。

綜合檔案室的建制應(yīng)按學(xué)校規(guī)模確定。凡全日制在校生規(guī)模三千人以上為副處級(jí)，三千人以下為正科級(jí)，由校（院）長(zhǎng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)。

檔案館為系處級(jí)建制，由校（院）長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)。

高等學(xué)校設(shè)立檔案館須經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，并報(bào)所在地檔案行政管理部門備案。應(yīng)具備以下條件：

（一）建校歷史悠久，一般應(yīng)在五十年以上；

（二）學(xué)校規(guī)模大，全日制在校生規(guī)模為五千人以上；

（三）已集中保管的檔案、資料在三萬(wàn)卷（長(zhǎng)度三百米）以上；

（四）具備符合要求的檔案庫(kù)房和管理設(shè)備。

第六條高等學(xué)校檔案館屬事業(yè)單位檔案館。它既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。

第七條高校檔案部門的基本任務(wù)如下：

（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，規(guī)劃全校檔案工作；

（二）制訂本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況；

（三）負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管全校的各類檔案及有關(guān)資料；

（四）開(kāi)展檔案的開(kāi)放或利用工作；

（五）負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源；

（六）參加檔案信息工作的整體化建設(shè)，開(kāi)展多方面協(xié)作，進(jìn)行檔案信息交流；

（七）負(fù)責(zé)對(duì)全校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；

（八）開(kāi)展檔案宣傳工作和利用者教育活動(dòng)；

（九）開(kāi)展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。

第八條對(duì)于某些需特殊條件保管或利用頻繁且具有一定獨(dú)立性的檔案，可根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立分室管理。分室是檔案部門的分支機(jī)構(gòu)，受檔案部門和業(yè)務(wù)主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)。

高校附屬單位（如附屬醫(yī)院、校辦工廠等）的檔案工作受學(xué)校檔案部門和附屬單位雙重領(lǐng)導(dǎo)。其檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)立和檔案管理、移交等，由學(xué)校根據(jù)實(shí)際需要自行確定。

第九條高等學(xué)校各部、處、院、系、所等部門，必須有一名負(fù)責(zé)人分工主管該部門的檔案工作，并視情況配備一至二名專（兼）職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。

第三章高校檔案工作人員

第十條高校檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守、遵守紀(jì)律，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí)。

第十一條高等學(xué)校檔案館設(shè)館長(zhǎng)一名，并視需要設(shè)副館長(zhǎng)一至二名。綜合檔案室設(shè)主任一名（可由校長(zhǎng)辦公室副主任兼任），副主任一名。

館長(zhǎng)、副館長(zhǎng)、綜合檔案室主任人選由認(rèn)真執(zhí)行黨的方針政策、熱心檔案事業(yè)、有館員（或相當(dāng)館員）以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)，有組織管理能力，身體健康的人員擔(dān)任。

第十二條高校檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制，其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校規(guī)模及館藏檔案數(shù)量等實(shí)際情況確定。

第十三條高校檔案工作人員（包括檔案部門和各部門中的專職檔案工作人員以及以做檔案工作為主的兼職人員）屬檔案專業(yè)技術(shù)人員，按《檔案專業(yè)人員職務(wù)試行條例》（職改字[1986]第39號(hào)），實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。

第四章經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房和設(shè)備

第十四條高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，應(yīng)單獨(dú)立項(xiàng)，列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門應(yīng)對(duì)用于保存本部門歸檔文件所需的檔案裝具等設(shè)備，在其經(jīng)費(fèi)中給予支持。

第十五條高等學(xué)校必須為檔案部門提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房。存放聲像等特殊載體檔案，應(yīng)設(shè)有專門庫(kù)房并配置恒溫、恒濕設(shè)施。

凡設(shè)置檔案館的高校，應(yīng)充分考慮學(xué)校的發(fā)展規(guī)模，館藏檔案的增加數(shù)量，適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，合理安排檔案館庫(kù)房建設(shè)。有條件的學(xué)?？蓡为?dú)建設(shè)館庫(kù)，檔案庫(kù)房建設(shè)要符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求。

第十六條高等學(xué)校應(yīng)有計(jì)劃地為檔案部門配置復(fù)印、錄音、照相、錄像等設(shè)備。逐步實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)管理與檔案縮微化。

第五章文件材料的歸檔、移交和接收工作

第十七條高等學(xué)校應(yīng)建立和完善歸檔制度，并納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍內(nèi)，做到每項(xiàng)重要的教學(xué)、科研、黨政管理等工作，都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。

第十八條高等學(xué)校應(yīng)做到各項(xiàng)工作與檔案工作實(shí)行“四同步”管理，即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

第十九條高等學(xué)校對(duì)科研成果、產(chǎn)品規(guī)劃與試制、基建工程等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)必須有檔案部門的人員參加。有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)會(huì)同檔案部門對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料加以審查，簽署意見(jiàn)。沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料的項(xiàng)目，不予驗(yàn)收，不予上報(bào)成果。

第二十條高等學(xué)校實(shí)行文件材料形成部門、課題組立卷制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成規(guī)律，加以系統(tǒng)整理組卷，編排頁(yè)號(hào)或件號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄，交本部門檔案工作人員檢查、裝訂后向?qū)W校檔案部門移交。檔案部門應(yīng)派人指導(dǎo)立卷工作。

第二十一條高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍

（一）黨政管理類

主要包括高等學(xué)校黨委、行政、工會(huì)、團(tuán)委、派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄；各黨政部門的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與本校關(guān)于人事管理、行政管理、黨務(wù)管理的文件材料。

（二）教學(xué)類

主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。按國(guó)家教委、國(guó)家檔案局的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》［（87）教辦字016號(hào)］執(zhí)行。

（三）科研類

按國(guó)家科委、國(guó)家檔案局的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)［1987］6號(hào)）執(zhí)行。

（四）基本建設(shè)類

按國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)［1988］4號(hào)）執(zhí)行。

（五）儀器設(shè)備類

主要包括各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在五萬(wàn)元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。

（六）產(chǎn)品生產(chǎn)類

主要包括學(xué)校自行研制、試制產(chǎn)品的文件材料及在生產(chǎn)過(guò)程中形成的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等。

（七）出版物類

主要包括學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。

（八）外事類

主要包括學(xué)校有關(guān)人員出席國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議（含在國(guó)內(nèi)舉辦的）、出國(guó)考察、講學(xué)、合作研究、進(jìn)修及學(xué)校聘請(qǐng)的外籍、港澳專家與教師在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動(dòng)中形成的文件材料；授予中、外學(xué)者、著名社會(huì)活動(dòng)家名譽(yù)職務(wù)的有關(guān)材料等。

（九）財(cái)會(huì)類

按財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)預(yù)字（84）第85號(hào)）執(zhí)行。

以上各類系指歸檔范圍。歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。

第二十二條歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。

第二十三條歸檔時(shí)間應(yīng)按以下要求：

（一）學(xué)校各黨政部門和能按年度歸檔的部門，應(yīng)在次年六月底前歸檔：

（二）各教學(xué)部門和能按學(xué)年度歸檔的部門，應(yīng)在次學(xué)年度寒假前歸檔：

（三）科研、基建等部門，應(yīng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。

第二十四條凡由本校與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目，由主辦單位保存一整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)將復(fù)制件送交主辦單位保存。

第二十五條高校檔案原則上由各校檔案部門永久保管。在國(guó)家需要時(shí)，或?qū)W校所存部分檔案列入有關(guān)國(guó)家檔案館接收范圍時(shí)，應(yīng)向有關(guān)國(guó)家檔案館提供所需部分檔案原件或復(fù)制件。

對(duì)因?qū)W校分立或合并，其分設(shè)或合并前的檔案，應(yīng)本著集中保管、方便利用的原則，經(jīng)協(xié)議由一?；蚝喜⒑蟮膶W(xué)校檔案部門統(tǒng)一保存。有關(guān)學(xué)校在利用這部分檔案時(shí)，應(yīng)予優(yōu)先照顧，并提供方便。

第二十六條高等學(xué)校中的個(gè)人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規(guī)定向本校檔案部門移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

對(duì)于個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，高校檔案部門可通過(guò)征集、代管等多種形式進(jìn)行管理。對(duì)個(gè)人向本校檔案部門捐贈(zèng)檔案的，學(xué)校應(yīng)予以獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十七條高校檔案部門要注意向國(guó)內(nèi)外征集與本校有關(guān)的各種檔案和資料。

第六章檔案管理

第二十八條高校檔案部門要對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和排列。

高校檔案的分類方法另行規(guī)定。

第二十九條高校檔案部門應(yīng)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)在征得有關(guān)部門同意，并造冊(cè)報(bào)經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。

第三十條高校檔案部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)進(jìn)行下列統(tǒng)計(jì)工作：

（一）對(duì)檔案的收進(jìn)和移出、全宗和案卷數(shù)量、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；

（二）按照有關(guān)規(guī)定，向所在地檔案行政管理部門和上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

第三十一條檔案庫(kù)房的技術(shù)管理工作，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，建立和健全有關(guān)規(guī)章制度。

第三十二條高校檔案部門應(yīng)研究和改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)。對(duì)已破損和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。

第三十三條高校檔案部門應(yīng)對(duì)所存檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查，遇有特殊情況，應(yīng)立即向校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)處理。

第七章檔案的利用和開(kāi)放

第三十四條高校檔案館應(yīng)按照規(guī)定向全校和社會(huì)開(kāi)放檔案。

高校檔案館開(kāi)放檔案，應(yīng)遵循下列規(guī)定：

（一）凡持有合法證明的單位或個(gè)人，在說(shuō)明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱利用屬于開(kāi)放范圍的檔案，并可以摘錄和復(fù)制；

（二）利用者要求復(fù)制檔案，一般由檔案館負(fù)責(zé)辦理，并按規(guī)定合理收費(fèi)；

（三）港澳和臺(tái)灣同胞、海外華僑要求利用檔案，須經(jīng)有關(guān)主管部門介紹；

（四）外國(guó)機(jī)關(guān)或個(gè)人要求利用檔案，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理；

（五）未經(jīng)學(xué)校授權(quán)或上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，任何組織或個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案。

第三十五條高校檔案館應(yīng)設(shè)立專門的閱覽室，并提供檔案目錄（屬開(kāi)放范圍的）、全宗指南、檔案館指南等。

第三十六條館藏檔案屬下列情況之一者不宜開(kāi)放：

（一）涉及黨和國(guó)家秘密的；

（二）涉及專利或技術(shù)秘密的；

（三）涉及個(gè)人隱私的；

（四）檔案形成部門規(guī)定限制利用的。

第三十七條對(duì)于要求查閱、摘錄、復(fù)制屬尚未開(kāi)放的檔案，須經(jīng)檔案館長(zhǎng)同意；涉及未公開(kāi)的技術(shù)問(wèn)題須經(jīng)科研主管部門負(fù)責(zé)人同意,必要時(shí)要報(bào)請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。

第三十八條高校綜合檔案室所保存的檔案，主要供本校利用。如其他單位或個(gè)人需查閱時(shí)，應(yīng)持介紹信，經(jīng)綜合檔案室主任或校（院）長(zhǎng)辦公室主任同意后，方可查閱。如需利用的檔案涉及重大問(wèn)題或黨和國(guó)家秘密，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第三十九條高校檔案部門必須編制必要的檢索工具，著錄標(biāo)準(zhǔn)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)3792.5～85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。

第四十條高校檔案部門應(yīng)積極開(kāi)展檔案的編研工作。出版和公布檔案，須經(jīng)檔案形成部門同意，并報(bào)請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第四十一條對(duì)于重要的、珍貴的檔案和資料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，須經(jīng)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第四十二條高校檔案部門應(yīng)采取多種形式，如舉辦檔案展覽、陳列等，積極開(kāi)展檔案宣傳工作。有條件的高校，應(yīng)在高年級(jí)開(kāi)設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。

第八章考核、獎(jiǎng)勵(lì)和處罰

第四十三條高校檔案部門應(yīng)建立檢查、考核和評(píng)估制度，明確崗位職責(zé)。對(duì)優(yōu)秀的工作人員和突出的服務(wù)成果、研究成果給予獎(jiǎng)勵(lì)。

第四十四條對(duì)于違反《中華人民共和國(guó)檔案法》的行為，應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定的程序和處理方法予以處罰，并按有關(guān)規(guī)定建立備案制度。

第九章附則

第四十五條本辦法適用于普通高等學(xué)校。其他高等學(xué)?？蓞⒄?qǐng)?zhí)行。

篇6

中圖分類號(hào)：G275；G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2013）23-0275-03

我國(guó)企業(yè)對(duì)其檔案工作的認(rèn)識(shí)是伴隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的確立與建設(shè)而逐步深化的，因此可以說(shuō)，完整意義上的企業(yè)檔案工作是在20世紀(jì)80年代的中后期才真正出現(xiàn)的。當(dāng)企業(yè)檔案工作的地位在企業(yè)中明確之后，企業(yè)檔案工作便與企業(yè)改革同步。企業(yè)檔案作為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中的一種重要信息資源發(fā)揮著重要的作用。當(dāng)今全球信息化趨勢(shì)愈演愈烈，我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)信息化程度日益提高，企業(yè)檔案工作也始終處于不斷的探索和變革之中。而高校校辦企業(yè)，作為相對(duì)特殊的企業(yè)，依托于高等院校，既承載著高?？蒲腥藛T的科學(xué)研究、大學(xué)生的專業(yè)實(shí)習(xí)基地的使命，又擔(dān)負(fù)著力爭(zhēng)收獲經(jīng)濟(jì)效益，為所屬高校增加創(chuàng)收的重任，可謂走在科技與信息化的前列。作為記錄校辦企業(yè)成長(zhǎng)與發(fā)展的信息載體，為本企業(yè)和所屬高校服務(wù)的校辦企業(yè)檔案，在校辦企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮日益重要的作用，其管理問(wèn)題便不容小覷。

一、高校校辦企業(yè)檔案管理問(wèn)題現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

各行各業(yè)無(wú)不形成檔案，無(wú)不需要查考檔案。在各單位建立檔案館或者檔案室為本企業(yè)服務(wù)是比較普遍的現(xiàn)象。我國(guó)建立的企業(yè)檔案館體系中，除卻檔案處行駛行政管理職能外，檔案館一般具有集中管理企業(yè)檔案史料和開(kāi)放與服務(wù)的職能，是企業(yè)檔案信息存貯和開(kāi)發(fā)利用的中心。而統(tǒng)一管理本單位檔案以及主要為本單位服務(wù)，是檔案室區(qū)別于檔案館的本質(zhì)特征。檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，主要面向本單位內(nèi)部，參與企業(yè)文件工作的管理，為本單位的工作經(jīng)營(yíng)、現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)和科學(xué)研究服務(wù)。高等院校的校辦企業(yè)檔案室，一般屬于綜合性檔案室類型，便于統(tǒng)一管理本單位黨政團(tuán)檔案、科研檔案（包括社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)）、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、財(cái)會(huì)檔案等，優(yōu)于分設(shè)科技檔案檔案室和機(jī)關(guān)檔案室，利于檔案信息資源的綜合開(kāi)發(fā)以及有效利用，也符合機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)原則。

但是，相對(duì)于高等學(xué)校一般有專門獨(dú)立的檔案管理部門，由于其所屬校辦企業(yè)以中小企業(yè)居多，故多數(shù)不設(shè)專門的檔案管理部門，且對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足。許多企業(yè)錯(cuò)誤地將檔案工作看作簡(jiǎn)單的資料收集與整理，沒(méi)有專門的檔案室和檔案工作人員，更沒(méi)有建立嚴(yán)格的檔案管理制度。個(gè)別企業(yè)的檔案工作機(jī)構(gòu)被設(shè)置到企業(yè)辦公室等其他部門之下，對(duì)企業(yè)信息的掌控能力和統(tǒng)籌運(yùn)用能力較低。根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，企業(yè)檔案部門應(yīng)列入企業(yè)編制系列，由企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人直接領(lǐng)導(dǎo)，而許多校辦企業(yè)的檔案工作人員由編外人員擔(dān)任，或者編制內(nèi)員工兼任，缺乏扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)和專業(yè)技能。有的企業(yè)雖然意識(shí)到企業(yè)檔案的有效價(jià)值，設(shè)立了專門的檔案部門，安排專職人員，但檔案工作并沒(méi)有走上嚴(yán)格的制度化之路，只是成為企業(yè)文化建設(shè)的部分裝飾。實(shí)際上，規(guī)模較小的企業(yè)，即使不設(shè)專門的檔案機(jī)構(gòu)，關(guān)于文件的形成、管理與歸檔要求也應(yīng)在其他制度中體現(xiàn)出來(lái)，這樣才能保證校辦企業(yè)的正規(guī)化發(fā)展，才能夠面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)作出靈敏應(yīng)對(duì)。

（二）檔案工作信息化滯后

企業(yè)對(duì)檔案的需求，要求提供的檔案信息集中、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、及時(shí)和方便，但校辦企業(yè)檔案管理水平由于受人和物諸因素的影響，目前存在信息滯后，沒(méi)有把檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用升到相應(yīng)的高度。現(xiàn)階段信息形式呈現(xiàn)多樣化，企業(yè)檔案的記載手段多種多樣，目前除了紙質(zhì)材料外，還存在包括磁性材料、感光材料和其他合成材料等大量其他形式的載體，如照片、縮微膠片、錄音磁帶、錄像帶、磁盤、光盤等。這些非紙質(zhì)材料的信息載體，通常被稱之為“新型載體檔案”，因?yàn)榭赏ㄟ^(guò)文字、數(shù)字、聲像等形式，更加準(zhǔn)確生動(dòng)地記錄歷史，反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。但是許多校辦企業(yè)對(duì)新型載體利用率低，所以存在諸如檔案鑒定水平低，檔案數(shù)量龐大而檔案信息質(zhì)量不高；檔案保管不善，霉?fàn)€、變脆、蟲蝕、字跡褪色、污損等；檔案收集的不完整，缺失較多等問(wèn)題，需求與檔案管理存在矛盾。部分企業(yè)檔案雖然利用了先進(jìn)的新型載體，并運(yùn)用現(xiàn)代通信技術(shù)，建立了局域網(wǎng)等。期望實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。但是互聯(lián)網(wǎng)歸檔檢索并不成熟，數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小、功能少、不完備，尚不達(dá)到檔案—計(jì)算機(jī)—電訊三位一體的檔案工作階段水平，影響了檔案的有效、準(zhǔn)確、快速利用，造成資源浪費(fèi)，甚至影響了企業(yè)發(fā)展。

二 、提高校辦企業(yè)檔案管理效率的途徑

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理

信息化時(shí)代，在企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展中，信息資源發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，有些甚至是物質(zhì)資源所無(wú)法比及的。面對(duì)日新月異的信息變化、不斷推進(jìn)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)改革，忽視對(duì)信息資源進(jìn)行收集、歸檔、開(kāi)發(fā)利用，便難以在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中扎實(shí)地立足。而企業(yè)檔案工作屬于企業(yè)信息工作的重要內(nèi)容，既要維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌，同時(shí)也要為企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供信息保障，是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的有機(jī)組成部分。校辦企業(yè)某種程度上作為企業(yè)的附屬物，其內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)均受到學(xué)校的干預(yù)與領(lǐng)導(dǎo)，因此需要加強(qiáng)高校和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知，提高檔案管理與保護(hù)的意識(shí)，重審企業(yè)檔案的地位，制定相應(yīng)的檔案管理制度。

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是檔案工作的組織原則和管理體制，是檔案工作發(fā)展的基本要求。而一所高校的附屬校辦企業(yè)往往并非只有一個(gè)，如筆者所在高校的校辦企業(yè)集團(tuán)即擁有酒店、加油站、機(jī)械部件加工廠、建筑公司、印刷廠、煤炭經(jīng)營(yíng)等多種產(chǎn)業(yè)類型企業(yè)，只有實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，才能克服檔案分散保存弊端便于企業(yè)、學(xué)校方面的利用。校辦企業(yè)隸屬于高校，為實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理創(chuàng)造了極為有利的客觀條件，這同時(shí)要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案工作的重要性。因?yàn)樾＾k企業(yè)的檔案貯存了大量知識(shí)，承載各種信息，既具有歷史的真實(shí)憑證作用，又具有可靠的廣泛的參考作用，或稱情報(bào)作用，是科學(xué)研究的可靠資料。而校辦企業(yè)的檔案工作，是管理檔案和提供檔案信息為企業(yè)、學(xué)?？蒲袑?shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，囊括對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各職能機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的檔案文件，進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、提供利用和統(tǒng)計(jì)等項(xiàng)工作，因此，檔案工作具有管理性、科學(xué)性、服務(wù)性、政治性、機(jī)要性等一般屬性。

同時(shí)，檔案工作系統(tǒng)具有整體性、相關(guān)性、目的性、有序性等特征，所以要求檔案工作系統(tǒng)的各個(gè)環(huán)節(jié)相互聯(lián)系，相互配合。 校辦企業(yè)由于隸屬于高校，既有學(xué)校事業(yè)編制人員，領(lǐng)導(dǎo)干部，又有編制外雇傭員工，既是學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)研究和應(yīng)用的基地，又作為企業(yè)，需要獲取最大限額的經(jīng)濟(jì)利益。校辦企業(yè)的特殊性決定了其檔案，及含有人事部門在工作活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)等情況的人事檔案，又有在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音等科技檔案。只有各個(gè)分散部門相互協(xié)調(diào)，才能實(shí)現(xiàn)檔案工作總目標(biāo)，達(dá)到信息資源的有效利用，將檔案資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。

（二）加強(qiáng)工作人員素質(zhì)

企業(yè)檔案工作者的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)可謂是做好企業(yè)檔案工作任務(wù)的重要前提和保障。企業(yè)檔案工作者在工作中需要有較高的思想素養(yǎng)和職業(yè)道德，以科學(xué)的世界觀和方法論為指導(dǎo)，以為學(xué)校和企業(yè)服務(wù)為宗旨，自覺(jué)地貫徹國(guó)家有關(guān)檔案工作包括校辦企業(yè)檔案工作的法律法規(guī)、方針政策，熱愛(ài)本職工作，正確對(duì)待名利，立檔為公，勇于開(kāi)拓。另一方面，企業(yè)檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，業(yè)務(wù)內(nèi)容很多，因此企業(yè)檔案工作者要高質(zhì)量地完成本職工作任務(wù)，就必須努力學(xué)習(xí)，掌握廣博而扎實(shí)的理論知識(shí)，同時(shí)要理論聯(lián)系實(shí)際，要勤于實(shí)踐，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。

校辦企業(yè)工作者依托高校優(yōu)勢(shì)，科學(xué)文化知識(shí)水平高，但是企業(yè)檔案工作實(shí)踐性強(qiáng)，所以需要聯(lián)系實(shí)際，靈活運(yùn)用，才能提高辦事能力和業(yè)務(wù)水平。工作人員素質(zhì)的提高既需要自身的不斷努力，又有賴于企業(yè)及企業(yè)檔案部門的長(zhǎng)期培養(yǎng)。從學(xué)校和企業(yè)角度看，企業(yè)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，需要納入工作計(jì)劃，予以綜合考慮，加強(qiáng)員工素質(zhì)培訓(xùn)。從工作人員角度看，除了恪守職業(yè)道德具備一般的檔案專業(yè)知識(shí)外，信息化還對(duì)企業(yè)檔案工作者提出了一些新要求，這就需要及時(shí)補(bǔ)充和汲取計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，以及錄音、錄像、攝影等方面知識(shí)，觀念上及早把新型載體檔案管理當(dāng)成自己工作中的重要組成部分，特別是在制定各項(xiàng)規(guī)章制度時(shí)，要把這些檔案考慮在內(nèi)，盡快適應(yīng)檔案工作的不斷發(fā)展，并勇于創(chuàng)新。

（三）實(shí)行現(xiàn)代化管理

隨著信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和信息技術(shù)特別是網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化技術(shù)的普及應(yīng)用，信息的載體愈來(lái)愈趨向現(xiàn)代化、科技化、數(shù)字化，信息服務(wù)的傳統(tǒng)方式被沖破，正在向電子化方向發(fā)展。

聲像等多種承載檔案信息的媒體，尤其是多媒體技術(shù)的出現(xiàn)，使以上各種信息媒體集成在同一文件中成為可能。面對(duì)檔案數(shù)量和載體等方面的變化，以及要求及時(shí)準(zhǔn)確地獲取所需信息的需求方式的變化，要求傳統(tǒng)的檔案管理體制開(kāi)始向檔案信息開(kāi)發(fā)和服務(wù)為特征的新體制轉(zhuǎn)變。

校辦企業(yè)依托于學(xué)校的人才優(yōu)勢(shì)，產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，有便于信息化的優(yōu)勢(shì)。對(duì)規(guī)模不大的校辦企業(yè)來(lái)說(shuō)，人才的培養(yǎng)優(yōu)于現(xiàn)代設(shè)備的引進(jìn)。許多單位不可能撥出足夠的資金購(gòu)買全套現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，所以在積極引進(jìn)技術(shù)的同時(shí)，還要提倡工作人員的創(chuàng)新精神，進(jìn)行技術(shù)革新。檔案管理技術(shù)手段越先進(jìn)，對(duì)工作人員的專業(yè)化素質(zhì)要求就越高。既運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，又運(yùn)用現(xiàn)代通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，運(yùn)用現(xiàn)代光學(xué)聲學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案微縮化，提高檔案保護(hù)技術(shù)。只有加強(qiáng)信息化工作建設(shè)，才能為校辦企業(yè)乃至學(xué)校的發(fā)展，提供更加便捷、準(zhǔn)確的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

總之，檔案工作的發(fā)展是持續(xù)不斷的動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，管理部門由非獨(dú)立到獨(dú)立，管理模式由簡(jiǎn)單管理、經(jīng)驗(yàn)管理到復(fù)雜管理、科學(xué)管理，管理手段由手工到計(jì)算機(jī)，管理系統(tǒng)由封閉到開(kāi)放。校辦企業(yè)的檔案工作也必須服從客觀事物的一般發(fā)展規(guī)律，在領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一決策下，提高工作人員素質(zhì)，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)理論、方法與技術(shù)，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，廣泛輸出檔案信息，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和學(xué)校發(fā)展提供有力保障。

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Analysis of the archives management in university running enterprises in the informatization age

ZHANG Qi-lin

篇7

第二條本辦法所稱的高等學(xué)校檔案（以下簡(jiǎn)稱高校檔案），是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

第三條高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。

第四條國(guó)務(wù)院教育行政部門主管全國(guó)高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。

國(guó)家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是：

（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；

（二）將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；

（三）建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)；

（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問(wèn)題。

分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作。

第二章機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備

第六條高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。

具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館：

（一）建校歷史在50年以上；

（二）全日制在校生規(guī)模在1萬(wàn)人以上；

（三）已集中保管的檔案、資料在3萬(wàn)卷（長(zhǎng)度300延長(zhǎng)米）以上。

未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。

第七條高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫(kù)房和管理設(shè)施。

需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨(dú)立性的檔案，可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立分室單獨(dú)保管。分室是高校檔案機(jī)構(gòu)的分支機(jī)構(gòu)。

第八條高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是：

（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作；

（二）擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)；

（三）負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料；

（四）編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源；

（五）組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；

（六）開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作；

（七）開(kāi)展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；

（八）利用檔案開(kāi)展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；

（九）開(kāi)展國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。

有條件的高校檔案機(jī)構(gòu)，可以申請(qǐng)創(chuàng)設(shè)愛(ài)國(guó)主義教育基地。

第九條高校檔案館設(shè)館長(zhǎng)一名，根據(jù)需要可以設(shè)副館長(zhǎng)一至二名。綜合檔案室設(shè)主任一名，根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名。

館長(zhǎng)、副館長(zhǎng)和綜合檔案室主任（館長(zhǎng)和綜合檔案室主任，以下簡(jiǎn)稱為高校檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人），應(yīng)當(dāng)具備以下條件：

（一）熱心檔案事業(yè)，具有高級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；

（二）有組織管理能力，具有開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)和精神；

（三）年富力強(qiáng)，身體健康。

第十條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔案工作人員。

高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。

第十一條高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能。

第十二條高校檔案機(jī)構(gòu)中的專職檔案工作人員，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。

第十三條高等學(xué)校對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護(hù)措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。

第三章檔案管理

第十四條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平。

第十五條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：

（一）黨群類：主要包括高等學(xué)校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要；各黨群部門的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。

（二）行政類：主要包括高等學(xué)校行政工作的各種會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)錄及紀(jì)要；上級(jí)機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。

（三）學(xué)生類：主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

（四）教學(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。按原國(guó)家教委、國(guó)家檔案局的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號(hào)）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（五）科研類：按原國(guó)家科委、國(guó)家檔案局的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)〔1987〕6號(hào)）執(zhí)行。

（六）基本建設(shè)類：按國(guó)家檔案局、原國(guó)家計(jì)委的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)〔1988〕4號(hào)）執(zhí)行。

（七）儀器設(shè)備類：主要包括各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價(jià)值在10萬(wàn)元以上）的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。

（八）產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過(guò)程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

（九）出版物類：主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。

（十）外事類：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國(guó)際會(huì)議、出國(guó)考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料；學(xué)校聘請(qǐng)的境外專家、教師在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料；學(xué)校開(kāi)展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國(guó)或者港澳臺(tái)地區(qū)專家、教師、國(guó)際學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料；學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、學(xué)位、稱號(hào)等的材料。

（十一）財(cái)會(huì)類：按財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）執(zhí)行。

高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)學(xué)校實(shí)際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。

第十六條高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

學(xué)校各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等人員及時(shí)整理檔案和立卷。立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁(yè)號(hào)或者件號(hào)，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機(jī)構(gòu)移交。

第十七條歸檔的檔案材料應(yīng)當(dāng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。電子文件的歸檔要求按照國(guó)家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。

第十八條高校檔案材料歸檔時(shí)間為：

（一）學(xué)校各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔；

（二）各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔；

（三）科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。

第十九條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、鑒定和編號(hào)。

第二十條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，確定檔案材料的保管期限。對(duì)保管期限已滿、已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊(cè)報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。

第二十一條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對(duì)已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制。對(duì)重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化，加工成電子檔案保管。

第二十二條高校檔案由高校檔案機(jī)構(gòu)保管。在國(guó)家需要時(shí)，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)提供所需的檔案原件或者復(fù)制件。

第二十三條高等學(xué)校與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)至少保存一整套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)當(dāng)將復(fù)制件送交高校檔案機(jī)構(gòu)保存。

第二十四條高等學(xué)校中的個(gè)人對(duì)其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

對(duì)于個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要檔案材料，高校檔案機(jī)構(gòu)可以通過(guò)征集、代管等形式進(jìn)行管理。

高校檔案機(jī)構(gòu)對(duì)于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集，應(yīng)當(dāng)制定專門的制度和辦法。

第二十五條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應(yīng)當(dāng)立即向校長(zhǎng)報(bào)告，及時(shí)處理。

檔案庫(kù)房的技術(shù)管理工作，應(yīng)當(dāng)建立、健全有關(guān)規(guī)章制度，由專人負(fù)責(zé)。

第二十六條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度，并按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

第四章檔案的利用與公布

第二十七條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)高等學(xué)校授權(quán)，其他任何組織或者個(gè)人無(wú)權(quán)公布學(xué)校檔案。

屬下列情況之一者，不對(duì)外公布：

（一）涉及國(guó)家秘密的；

（二）涉及專利或者技術(shù)秘密的；

（三）涉及個(gè)人隱私的；

（四）檔案形成單位規(guī)定限制利用的。

第二十八條凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個(gè)人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。

境外組織或者個(gè)人利用檔案的，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。

第二十九條查閱、摘錄、復(fù)制未開(kāi)放的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。涉及未公開(kāi)的技術(shù)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)校長(zhǎng)審查批準(zhǔn)。需要利用的檔案涉及重大問(wèn)題或者國(guó)家秘密，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校保密工作部門批準(zhǔn)。

第三十條高校檔案機(jī)構(gòu)提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。

第三十一條高校檔案開(kāi)放應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具（著錄標(biāo)準(zhǔn)按《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）執(zhí)行），提供開(kāi)放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)等，為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件。

第三十二條高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。

高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費(fèi)用；用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用。

社會(huì)組織和個(gè)人利用其所移交、捐贈(zèng)的檔案，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)無(wú)償和優(yōu)先提供。

第三十三條寄存在高校檔案機(jī)構(gòu)的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機(jī)構(gòu)如果需要向社會(huì)提供利用，應(yīng)當(dāng)征得寄存者同意。

第三十四條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位同意，并報(bào)請(qǐng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)。

第三十五條高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等），積極開(kāi)展檔案宣傳工作。有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級(jí)開(kāi)設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。

第五章條件保障

第三十六條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)將高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作的需求。

第三十七條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為檔案機(jī)構(gòu)提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，對(duì)不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫(kù)，按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）的要求及時(shí)進(jìn)行改擴(kuò)建或者新建。

存放檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專門庫(kù)房。

存放聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)當(dāng)配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施。

第三十八條高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。

第六章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第三十九條高等學(xué)校對(duì)在檔案工作中做出下列貢獻(xiàn)的單位或者個(gè)人，給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì)：

（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績(jī)的；

（二）在檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績(jī)的；

（三）在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻(xiàn)的；

（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈(zèng)給高校檔案機(jī)構(gòu)的；

（五）同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)，表現(xiàn)突出的。

第四十條有下列行為之一的，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。

（一），造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

（二）違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）擅自出賣、贈(zèng)送、交換檔案的；

（五）不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；

（六）其他違反檔案法律法規(guī)的行為。

第七章附則

第四十一條本辦法適用于各類普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)校。

篇8

中圖分類號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080

On the Archives Management Work of Second Level

College of Higher Vocational Colleges

SONG Ge

（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）

Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.

Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management

高職院校的二級(jí)學(xué)院是高職院校黨政、科研等活動(dòng)的組織和實(shí)施者，在教育教學(xué)過(guò)程中會(huì)形成豐富的檔案資料。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案記錄和反映了二級(jí)學(xué)院建立、建設(shè)和發(fā)展的歷程，為高職院校的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作提供源頭的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是評(píng)估和衡量二級(jí)學(xué)院管理水平、教學(xué)水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量等的重要平臺(tái)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要支撐和保障。1989年10月，國(guó)家教委以第6號(hào)令頒布了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化。①

1 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的范圍

高職院校二級(jí)學(xué)院在日常的教學(xué)管理、教學(xué)過(guò)程、學(xué)生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應(yīng)歸檔。歸檔的重點(diǎn)要以高職院校二級(jí)學(xué)院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實(shí)地反映二級(jí)學(xué)院的各項(xiàng)工作活動(dòng)情況。

1.1 黨務(wù)行政資料的歸檔

包括學(xué)校下發(fā)的黨務(wù)、行政、人事、科研、學(xué)團(tuán)、工會(huì)工作的的文件資料;高職院校數(shù)據(jù)采集的報(bào)表;二級(jí)學(xué)院的工作設(shè)想、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、合同協(xié)議、榮譽(yù)證書等。

1.2 教學(xué)常規(guī)資料的歸檔

包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)任務(wù)、校歷表、課程總表、教材征訂計(jì)劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)論文;教學(xué)規(guī)劃、規(guī)定、辦法、會(huì)議紀(jì)要;各類教學(xué)檢查、專業(yè)建設(shè)、課程申報(bào)、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)資料等。

1.3 師資隊(duì)伍資料的歸檔

包括二級(jí)學(xué)院行政人員、輔導(dǎo)員、實(shí)訓(xùn)室人員、專任教師的基本信息;師資培養(yǎng)計(jì)劃、人才引進(jìn)計(jì)劃、骨干教師和專業(yè)帶頭人申報(bào)資料、人員年度考核、人員培訓(xùn)進(jìn)修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員、教材、科研成果、發(fā)明專利等。

1.4 實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)資料的歸檔

包括實(shí)訓(xùn)室建設(shè)方案、實(shí)訓(xùn)室改造方案、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室實(shí)訓(xùn)文件、記錄表、制度、工作計(jì)劃和總結(jié)、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實(shí)驗(yàn)室評(píng)優(yōu)申報(bào)等。

1.5 學(xué)生管理資料的歸檔

包括各年級(jí)學(xué)生名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍檔案及學(xué)籍變動(dòng)（休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、留級(jí)等）情況原始資料、學(xué)生成績(jī)單、畢業(yè)生就業(yè)去向、學(xué)生參加各級(jí)各類競(jìng)賽獲獎(jiǎng)情況等。

2 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的重要性

隨著高職院校的蓬勃發(fā)展，高職院校的規(guī)模不斷壯大，高職院校二級(jí)學(xué)院承擔(dān)的管理和教學(xué)任務(wù)也不斷增加，逐步加強(qiáng)高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作是必然的趨勢(shì)。二級(jí)學(xué)院在學(xué)校的統(tǒng)一部署下開(kāi)展日常管理運(yùn)維工作，工作中形成的規(guī)劃、方案、總結(jié)、紀(jì)要等原始資料都真實(shí)記載和反應(yīng)了二級(jí)學(xué)院工作活動(dòng)開(kāi)展的過(guò)程和結(jié)果，是二級(jí)學(xué)院歷史的記錄和成長(zhǎng)的見(jiàn)證，也是學(xué)校總檔案的完善和補(bǔ)充。根據(jù)高職院校檔案管理工作的要求，要加強(qiáng)對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)范，這是搞好學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)。目前，如何合理科學(xué)的建設(shè)和管理高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案，成為了各個(gè)二級(jí)學(xué)院乃至整個(gè)學(xué)校發(fā)展中需要思考的迫在眉睫的問(wèn)題。

3 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的問(wèn)題

（1）管理機(jī)制不健全。高職院校對(duì)檔案管理工作的意識(shí)過(guò)于淡薄，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。學(xué)校沒(méi)有成立專門的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一指導(dǎo)規(guī)范學(xué)校的檔案管理工作。同時(shí)，二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作也沒(méi)有固定的分管領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔(dān);教學(xué)檔案由教務(wù)秘書歸檔、黨務(wù)行政檔案由行政秘書歸檔、學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員歸檔，這些檔案誰(shuí)收集誰(shuí)管理，導(dǎo)致檔案散亂不齊全。

（2）管理意識(shí)淡薄。二級(jí)學(xué)院由于日常承擔(dān)了學(xué)校繁重的教學(xué)、科研、學(xué)生管理等任務(wù)，認(rèn)為二級(jí)學(xué)院的中心工作是教育教學(xué)，對(duì)檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導(dǎo)致從事檔案管理的人員責(zé)任意識(shí)淡薄，檔案管理工作中過(guò)于依賴學(xué)校的職能部門檔案室;對(duì)日常工作中形成的檔案資料不重視，過(guò)程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統(tǒng)一梳理歸檔的意識(shí)欠缺。

（3）管理隊(duì)伍素質(zhì)不高。二級(jí)學(xué)院的檔案管理隊(duì)伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統(tǒng)的檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用現(xiàn)代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過(guò)程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動(dòng)頻繁，沒(méi)有連續(xù)從事檔案管理的崗位工作經(jīng)驗(yàn)積累，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平和質(zhì)量。

（4）管理沒(méi)有統(tǒng)一的存放地。二級(jí)學(xué)院沒(méi)有專門的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業(yè)務(wù)板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。

（5）管理方式落后。二級(jí)學(xué)院的檔案管理還是停留在紙質(zhì)文檔的存檔，紙質(zhì)檔案由于時(shí)間的推移和自然的不可抗力，會(huì)出現(xiàn)變質(zhì)和老化、發(fā)霉、受潮的現(xiàn)象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質(zhì)能力的局限性，導(dǎo)致缺少信息化的檔案管理方式，沒(méi)有形成電子檔案。

4 高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的建議

（1）充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。二級(jí)學(xué)院的檔案為學(xué)校的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和考察借鑒提供了原始的數(shù)據(jù)，折射了二級(jí)學(xué)院在成長(zhǎng)和發(fā)展過(guò)程中的不足和進(jìn)步。在全校范圍內(nèi)，要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)文件的宣傳和學(xué)習(xí)，提高二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員等對(duì)檔案的重視。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力的投入，為檔案管理工作保駕護(hù)航。

（2）建立健全的檔案管理隊(duì)伍。二級(jí)學(xué)院沒(méi)有檔案管理隊(duì)伍，需要建立黨政主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，專職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊(duì)伍，把檔案管理工作的責(zé)任落到實(shí)處。對(duì)檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，確保檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

（3）規(guī)范檔案管理制度。規(guī)范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規(guī)范操作。當(dāng)檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據(jù)之一。在二級(jí)學(xué)院教師范圍內(nèi)，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。

（4）設(shè)置專門的檔案室。統(tǒng)一存放二級(jí)學(xué)院的檔案資料，集中對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案進(jìn)行管理。由二級(jí)學(xué)院的檔案人員負(fù)責(zé)接收登記檔案，配備專門的資料柜，對(duì)檔案進(jìn)行分類保管，重要的檔案要及時(shí)移交給學(xué)校檔案室保管。

（5）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)，提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，讓他們系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí);對(duì)從事檔案管理工作的人員，進(jìn)行上崗前的培訓(xùn)考核，考核后頒發(fā)上崗證書;開(kāi)展深層次的進(jìn)修，定期組織檔案管理工作學(xué)習(xí)交流會(huì)，到同類院校檔案室學(xué)習(xí)等活動(dòng)。

（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時(shí)代對(duì)高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發(fā)揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應(yīng)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，提高檔案工作的管理水平。③要根據(jù)檔案資源的時(shí)限和內(nèi)容，建立信息資源查詢庫(kù)，提高檔案的利用效率。

5 余論

隨著高職教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展和內(nèi)涵建設(shè)的逐步深化，對(duì)二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作會(huì)提出更高的期望和要求。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作中不可缺少的部分，還存在不少問(wèn)題有待解決。高職院校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實(shí)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，進(jìn)一步推進(jìn)高職院校二級(jí)學(xué)院檔案管理的工作進(jìn)程，是新時(shí)期需要我們不斷思考、探索與實(shí)踐的。

注釋

篇9

（一）高校檔案管理具有文化積淀功能。檔案作為人類文明發(fā)展和傳播的重要載體，在人類文化繼承和傳播方面有著重要的意義，所有文化的發(fā)展都離不開(kāi)檔案文化的積淀。高校檔案是高校在發(fā)展歷程中形成的重要的產(chǎn)物，它不僅記錄了高校的辦學(xué)風(fēng)格、校訓(xùn)、教育思想、科研成果、辦學(xué)傳統(tǒng)以及精神風(fēng)貌等，而且還記錄了大量的教學(xué)總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)、心得。高校檔案管理文化的積淀功能，對(duì)于學(xué)校的發(fā)展和高校文化的傳承有著至關(guān)重要的作用。

（二）高校檔案管理具有文化教育功能。高校檔案是高校優(yōu)秀文化發(fā)展歷程的重要載體，它的本質(zhì)屬性決定了它具備一定的文化教育功能，利用檔案開(kāi)展教育工作是高校素質(zhì)教育工作的重要手段之一，同時(shí)也是教師向?qū)W生宣傳優(yōu)秀思想文化的重要參考依據(jù)。

（三）存儲(chǔ)保管功能。學(xué)校的檔案室應(yīng)按照相關(guān)法規(guī)的要求，將收集得來(lái)的檔案信息，經(jīng)過(guò)分類、編號(hào)、加工做好檢索目錄后，做好檔案保管與存放，保證完整、安全地存儲(chǔ)好學(xué)校檔案。

（四）分析評(píng)價(jià)功能。學(xué)校檔案可以用來(lái)分析評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量，這已得到教育管理部門和社會(huì)的公認(rèn)，只是對(duì)其分析評(píng)價(jià)結(jié)果的重視和利用力度還不夠。另外，為學(xué)校今后制訂工作計(jì)劃提供有力的參考。

二、高校檔案管理功能的轉(zhuǎn)變

（一）觀念導(dǎo)向功能的轉(zhuǎn)變。由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變檔案管理強(qiáng)調(diào)以人為本，即包括作為服務(wù)客體的用戶與作為服務(wù)主體的檔案人。在以往的檔案管理中較多注重于服務(wù)客體的讀者用戶的層面，認(rèn)為以人為本只是指面向用戶、方便用戶，以用戶為中心，而對(duì)服務(wù)主體的檔案人重視不夠。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案人不僅僅是收集、整理、保存、提供利用檔案，更是檔案信息資源建造者和維護(hù)者。

（二）管理征集功能的轉(zhuǎn)變。高校的檔案管理應(yīng)根據(jù)學(xué)校規(guī)模和檔案館（室）所藏檔案卷宗的數(shù)量設(shè)置檔案館（室），負(fù)責(zé)學(xué)校檔案信息資料的收集、立卷工作。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校檔案館（室）征集管理功能普遍薄弱。有的還停留在各部門、單位交什么就收什么的狀態(tài)。據(jù)筆者了解有的高?；窘ㄔO(shè)工程圖紙、一些重大活動(dòng)的圖片資料都沒(méi)有收進(jìn)檔案館（室），學(xué)校需用時(shí)還要到上級(jí)有關(guān)部門借用，甚至另行購(gòu)買，這給學(xué)校在經(jīng)濟(jì)上造成很大的浪費(fèi)。作為學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)，就其收集檔案信息這一功能來(lái)講，其管理功能應(yīng)表現(xiàn)在能夠及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地把具有憑證作用和保存價(jià)值的檔案資料全部、規(guī)范地征集到檔案館（室），這才是完全履行了自己的管理職責(zé)。

三、高校檔案文化新功能的構(gòu)建途徑

（一）提高高校檔案管理人員基本素質(zhì)。對(duì)于檔案管理工作，要選擇具有政治可靠、作風(fēng)正派和責(zé)任心較強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)，在職期間加強(qiáng)對(duì)他們的教育和培養(yǎng)，充分發(fā)揮其積極性與主動(dòng)性。由于高校檔案工作人員素質(zhì)與高校檔案管理工作有直接關(guān)系，因此檔案管理工作人員，應(yīng)盡快提高自身的專業(yè)水平，通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案管理質(zhì)量，才能為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更多有價(jià)值的高校檔案信息資源

（二）改善高校檔案的功能。要做好檔案的管理工作，對(duì)檔案的功能必須重新進(jìn)行定位，對(duì)傳統(tǒng)檔案的功能，應(yīng)當(dāng)保留的重要部分，需要加強(qiáng)，同時(shí)還需要進(jìn)一步豐富與擴(kuò)大新時(shí)期檔案管理工作的內(nèi)涵，要積極創(chuàng)造條件改善新時(shí)期檔案的功能，不僅要滿足新時(shí)期對(duì)于檔案信息的需求，還必須完善并豐富檔案內(nèi)容，在新時(shí)期，為建設(shè)小康社會(huì)，更好地為社會(huì)和廣大企業(yè)，為所需要的各類信息提供全面的檔案服務(wù)。

篇10

隨著我國(guó)醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)學(xué)院教學(xué)改革的深化，借鑒國(guó)外醫(yī)院的成功經(jīng)驗(yàn)，研究其歷經(jīng)百年，屢經(jīng)戰(zhàn)火的考驗(yàn)卻能不斷的豐富檔案內(nèi)容及形式。醫(yī)學(xué)檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，為我國(guó)醫(yī)學(xué)研究及實(shí)踐工作者的醫(yī)學(xué)水平提高提供了很大的幫助，在人類歷史上也寫下了濃墨重彩的一筆。同時(shí)醫(yī)學(xué)檔案與其他檔案資料相比又有著極大的不同，所以醫(yī)學(xué)檔案管理的重要性及差別性也逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。

一、醫(yī)院檔案

具體來(lái)說(shuō)，醫(yī)學(xué)檔案是指臨床教師在從事教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，醫(yī)學(xué)檔案資料對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，如同一面鏡子，它詳細(xì)真實(shí)地反映了一所醫(yī)院從建校初期到逐步發(fā)展的整個(gè)歷史過(guò)程，它能完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映醫(yī)院的全部面貌，直接為醫(yī)生學(xué)者的看診活動(dòng)服務(wù)，是醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)學(xué)改革、提高醫(yī)學(xué)質(zhì)量的可靠依據(jù)，也是進(jìn)行醫(yī)學(xué)的必要條件，更是醫(yī)院進(jìn)行教學(xué)評(píng)估工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。從另一方面說(shuō)醫(yī)學(xué)檔案始終是以人類的生存及健康聯(lián)系在一起的。醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。

二、醫(yī)學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)下醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題主要為一下幾點(diǎn)：

1.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，思維觀念落后。目前從事醫(yī)院檔案管理的人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)，專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面較窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，認(rèn)為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環(huán)節(jié)完成后，基本上就“萬(wàn)事大吉”了。在工作中，習(xí)慣于“坐等待收”的服務(wù)方式，思想觀念和管理水平相對(duì)滯后等問(wèn)題，與時(shí)展的要求懸殊較大，難以適應(yīng)并開(kāi)創(chuàng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展。

2.對(duì)新型的電子檔案的管理缺乏應(yīng)用的專業(yè)技術(shù)能力。隨著檔案管理的數(shù)字化，電子文檔應(yīng)運(yùn)而生，這些文檔在歸檔過(guò)程上無(wú)論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質(zhì)屬性、來(lái)源等方面都與紙質(zhì)文件有很多不同。檔案管理者沒(méi)有受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，不懂得電子文檔的使用方式以及維護(hù)系統(tǒng)，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案的發(fā)展。

3.管理制度不健全，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。

三、應(yīng)對(duì)方法

要實(shí)現(xiàn)思想觀念上的一個(gè)大的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導(dǎo)開(kāi)拓創(chuàng)新精神，進(jìn)一步形成推進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案工作創(chuàng)新的濃厚氛圍。要認(rèn)真總結(jié)檔案工作好的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握醫(yī)學(xué)檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀念新思路解決新情況新問(wèn)題。

1.健全檔案管理體制，規(guī)范檔案管理行為

當(dāng)前很多醫(yī)院存在的問(wèn)題，除少數(shù)高等醫(yī)院設(shè)立了綜合檔案室或檔案館外，多數(shù)醫(yī)院文書檔案室（多隸屬于黨委辦公室）和科技檔案室（多隸屬于院長(zhǎng)辦公室或科研處）并存。這種體制造成領(lǐng)導(dǎo)力量分散，不能合理使用人力、物力、財(cái)力，不利于檔案的利用和現(xiàn)代化管理。

醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，為病人的康復(fù)和醫(yī)院的發(fā)展發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。檔案制度的建立是檔案工作的生命線，隨著檔案的不斷開(kāi)發(fā)和利用，檔案理應(yīng)受到重視。醫(yī)學(xué)院校的檔案管理工作必須制定相應(yīng)的制度，進(jìn)一步明確工作職責(zé)，規(guī)范檔案管理行為。

2.增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)觀念

在管理好檔案的基礎(chǔ)上，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也要適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的醫(yī)學(xué)服務(wù)新途徑，以提高醫(yī)學(xué)檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”醫(yī)檔案變成“活”醫(yī)檔案，更好地發(fā)揮其檔案的作用，在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.做好醫(yī)學(xué)檔案的文件分理工作。俗話說(shuō)的好“檔案貴在活，而重在于用?！痹趯?shí)際中，一些醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的投入較小，許多大量有價(jià)值的檔案被丟棄在偏遠(yuǎn)的角落，而無(wú)價(jià)值的檔案卻堆積如山，雖然如今的檔案管理已打破了過(guò)去的概念，不是一個(gè)個(gè)簡(jiǎn)單的鐵架子就能裝的下一切的檔案，各種新型的檔案格式及款式，諸如電子制檔案，卡片制檔案，芯片式檔案等大量的存在。但是無(wú)論是過(guò)去，如今還是未來(lái)的檔案管理事業(yè)，都是一件長(zhǎng)期重要的醫(yī)學(xué)工作，做好檔案的分理工作特別重要。

4.建立醫(yī)學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息管理模式。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的建立，我們邁進(jìn)了一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，作為新時(shí)代的檔案管理者，必須具備超前的意識(shí)，要熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本知識(shí)，要學(xué)會(huì)建立各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)的工作力度。健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，加大對(duì)檔案管理工作的投入實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，借助于錄放機(jī)、監(jiān)視器、多媒體電腦技術(shù)等手段，可以使檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中快捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

總結(jié)：綜上所述，醫(yī)院的檔案管理工作是一門高深的學(xué)問(wèn)。？科學(xué)規(guī)范的醫(yī)學(xué)檔案管理只有跟上時(shí)代的腳步，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新教育形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的美好局面，為醫(yī)療經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)醫(yī)學(xué)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來(lái)，機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存，這就要求我們必須把醫(yī)院檔案工作提高到歷史的、戰(zhàn)略的、基礎(chǔ)的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。給予高度重視，積極做好檔案工作。作為一名醫(yī)院的檔案工作者我們要把封閉保守的觀念轉(zhuǎn)換成為積極創(chuàng)新的觀念;把被動(dòng)利用醫(yī)學(xué)檔案資料的觀念，轉(zhuǎn)換成有目的地主動(dòng)開(kāi)發(fā)醫(yī)學(xué)檔案工作者的工作方式、思維方式和行為方式，這是深化醫(yī)院檔案工作的前提條件。其次，我們還應(yīng)充分認(rèn)識(shí)高校體制下檔案管理工作的新特點(diǎn)，探索醫(yī)院檔案管理的新模式。

參考文獻(xiàn)：