導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇會計檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

會計工作是企業(yè)發(fā)展運營中的關(guān)鍵步驟，然而根據(jù)調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，目前我國會計檔案監(jiān)督機制并不健全，主要表現(xiàn)在會計信息披露過程中政府監(jiān)管不足，準(zhǔn)則、法規(guī)的執(zhí)行監(jiān)督不力；注冊會計師制度不完善。會計師資格證是對于會計師專業(yè)素質(zhì)的基本界定。注冊會計師不僅需要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計，還要收取審計費用，這導(dǎo)致注冊會計師對審計單位的依賴性比較強，另外，注冊會計師行業(yè)目前還沒有形成有效的監(jiān)督機制，再加上企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機制不完善、領(lǐng)導(dǎo)不重視等，使得內(nèi)部機制不健全，會計基礎(chǔ)工作比較薄弱。在新會計準(zhǔn)則下，這些情況成為會計檔案管理工作開展的重要障礙。

2、檔案管理信息化系統(tǒng)存在安全隱患

在當(dāng)今時代，科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)逐漸普及，電子計算機已經(jīng)成為企業(yè)會計工作的主要手段，對于會計檔案也不例外。然而企業(yè)會計軟件等主要是在市場上進行購買然后進行有關(guān)調(diào)試，這在一定程度上增加了會計檔案管理的安全隱患。2014年新修訂的會計準(zhǔn)則，《會計準(zhǔn)則第33號合并財務(wù)報表》、《企業(yè)會計準(zhǔn)則第9號職工薪酬準(zhǔn)則》、《企業(yè)會計準(zhǔn)則第30號財務(wù)報表列報會計準(zhǔn)則》等，都對會計數(shù)據(jù)進行了針對性的要求，可見新會計準(zhǔn)則對于電子計算機的依賴性比較大，因此這些電子計算機、網(wǎng)絡(luò)安全以及會計軟件等使得新形勢下會計檔案的管理形式更加嚴(yán)峻。

二、新會計準(zhǔn)則下加強會計檔案管理的措施

1、不斷改善手段，加強會計檔案信息的真實性、可靠性

會計檔案信息失真是指會計主體通過弄虛作假、舞弊等手段對外提供的會計檔案信息無法真實的反映企業(yè)的財務(wù)狀況。信息化時代，會計信息安全隱患一直是會計檔案管理中的重要問題。2014年修訂與的新會計準(zhǔn)則中我們可以看到，財務(wù)報表、薪酬準(zhǔn)則等成為修訂的主要方面，這些方面會計信息主要是通過數(shù)據(jù)、報表進行信息記錄的，因此對于會計檔案信息的真實性、可靠性有了更加嚴(yán)格的要求。在新時期，加強會計軟件的開發(fā)、加強電子信息系統(tǒng)安全防護墻的改善等成為企業(yè)會計檔案信息真實性、可靠性的主要保障。公允價值量也是2014年新修訂與的會計準(zhǔn)則中的重點，公允價值量涉及到了存貨、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、生物資產(chǎn)、資產(chǎn)減值、長期股權(quán)投資等科目的有效核算，使用公允價值量進行企業(yè)資產(chǎn)與負債的估量，可以幫助信息使用者根據(jù)當(dāng)下情況做出正確的經(jīng)濟決策。這些新的檔案信息成為新會計準(zhǔn)則下檔案信息管理中的主要部分，因此不斷加強檔案管理人員的責(zé)任心，加強新的電子計算機系統(tǒng)與會計軟件的有效開發(fā)，對于企業(yè)檔案管理有著重要的意義。

2、加強會計監(jiān)督體系的建設(shè)，為會計檔案管理工作的開展提供保障

在目前新會計準(zhǔn)則的指導(dǎo)下，結(jié)合當(dāng)下企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r以及我國社會經(jīng)濟的發(fā)展現(xiàn)狀，保證會計檔案管理工作的順利開展需要國家、政府等部門的協(xié)助，加強會計監(jiān)督體系的有效構(gòu)建。新會計準(zhǔn)則《企業(yè)會計第41號——在其他主體中權(quán)益的披露》中對于主體會計信息披露進行了明確的規(guī)定有助于促進會計信息的透明，有助于加強對于會計檔案的監(jiān)督。在新會計準(zhǔn)則指導(dǎo)下不斷的完善會計規(guī)范體系，完善規(guī)章制度，加強對于會計檔案的有效監(jiān)督，有助于促進會計檔案管理工作的有效開展。

篇2

一、會計檔案的新特點

傳統(tǒng)會計檔案，指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。在企業(yè)實施會計電算化過程中，會計檔案形式發(fā)生巨大變化。會計核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質(zhì)載體，同時表現(xiàn)為計算機的數(shù)據(jù)文件。會計人員的日常核算工作，以及會計檔案的調(diào)閱、查詢工作，都可以在計算機上完成，會計檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點。第一，會計檔案存在形態(tài)多樣化。財務(wù)會計檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報表，又有磁性介質(zhì)、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會計檔案，可以互為補充和備份，提高會計信息的完整性和安全性。第二，會計檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費時費力。網(wǎng)絡(luò)時代，通過電子商務(wù)，能夠滿足日常會計信息的查詢、報表分析，會計檔案信息可以做到資源共享。第三，電子會計檔案的保管簡單。電算化條件下的會計檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復(fù)制，便于攜帶和傳遞。配合紙質(zhì)會計檔案，能夠相互印證。電子會計檔案不受時間空間限制和影響，可以永久保存，解決會計檔案保存的后顧之憂。

二、會計檔案管理的現(xiàn)狀與問題

（一）會計檔案管理重要性認(rèn)識不足

會計檔案是會計工作成果，是會計核算的歷史資料，是記載企業(yè)發(fā)展歷程的第一手資料。由于認(rèn)識上的不足，會計工作只重視核算階段，停留在對會計憑證的填制和審核、賬簿的登記和財務(wù)報告的編制上，會計檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會計檔案的信息化水平。一些小微企業(yè)在激烈的市場競爭中生存堪憂，生命周期短，無法關(guān)注會計檔案管理工作。

（二）會計檔案的軟硬件建設(shè)滯后

會計檔案的數(shù)字化、電子化，需要有配套的軟硬件設(shè)備。會計檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)，進行會計檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購置相應(yīng)設(shè)施設(shè)備。一些單位尤其是小微企業(yè)因財力有限，在資金投入上受到限制，舍不得支付大筆資金進行檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化。會計檔案的軟硬件設(shè)施建設(shè)不能與會計電算化相協(xié)調(diào)，成為會計全面的發(fā)展阻礙。

（三）會計檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞

會計檔案工作是一項繁瑣的工作，需要將日常大量會計數(shù)據(jù)，安排專門人員進行拷貝(備份)存儲，進行會計信息的轉(zhuǎn)化，成為磁性介質(zhì)，或刻錄在光盤，這類信息獨立于原計算機系統(tǒng)。在會計檔案的備份、保管過程中，由于對檔案信息的再利用認(rèn)識不足，很容易出現(xiàn)損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會計信息資料的安全隱患。

（四）會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

會計檔案管理的信息化，是一個不斷完善、優(yōu)化的過程，要依賴于檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的會計檔案隊伍，是會計檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。一些單位的財務(wù)人員計算機專業(yè)素質(zhì)和會計電算化專業(yè)知識，不能滿足信息化的需要，直接影響財務(wù)檔案的現(xiàn)代化。由于對會計電算化給會計工作帶來的優(yōu)越性認(rèn)識不足，利用不夠，會計檔案工作處于混亂狀態(tài)。很多單位也沒有專門人員對電子會計檔案進行具體管理工作，直接影響會計檔案信息化步伐。

三、解決會計檔案管理問題的對策

（一）提高會計檔案重要性的認(rèn)識

會計檔案是企業(yè)重要的經(jīng)濟管理資料，是進行經(jīng)濟分析的主要依據(jù)。會計檔案的保管工作，是會計工作的重要組成部分，需要嚴(yán)格遵守會計檔案保管期限，到期銷毀。在會計電算化條件下，更需要提高對會計檔案保管重要性認(rèn)識，沒有安全、完整、可靠的會計檔案資料，會計信息化、網(wǎng)絡(luò)化無從談起，成為無水之源。相關(guān)部門加強小微企業(yè)會計管理工作，對于是否有完善的會計檔案管理制度，要成為會計工作考核內(nèi)容之一。

（二）加快會計檔案的軟硬件建設(shè)工作

會計的目標(biāo)是及時準(zhǔn)確提供會計信息，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)時代，為會計信息的傳輸提供有利條件。會計工作是企業(yè)管理的重要組成部分，會計核算數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營管理的重要信息資料，是企業(yè)進行經(jīng)營活動分析、預(yù)測、決策的依據(jù)。企業(yè)要提高對財務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識，加大投入，配備足夠的財務(wù)檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會計工作，為提升企業(yè)管理水平奠定基礎(chǔ)。

（三）完善會計檔案的日常管理工作

根據(jù)財政部的《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》規(guī)定，建立賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份工作。搞好會計電算化系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性工作，如計算機病毒的防范等。采用密碼管理和登陸制度，控制網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)的讀取，建立防火墻，將企業(yè)會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系進行隔斷，限制外界對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行非法訪問。采用數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段進行網(wǎng)絡(luò)管理，防止數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截，盜用財務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運行。

（四）培養(yǎng)懂業(yè)務(wù)有技術(shù)的會計檔案管理人員

現(xiàn)代化信息技術(shù)，需要培養(yǎng)大量技術(shù)人才。會計部門要配備具有較高信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識的專業(yè)人員，改變會計人員隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識技能單一狀況，滿足會計信息化建設(shè)的需要。加強會計檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)工作，完善繼續(xù)教育工作。財會人員及時掌握新技術(shù)、新設(shè)備、新方法，提高運用信息技術(shù)和信息手段水平，為會計檔案管理再上新臺階。

參考文獻：

[1]譚雪麗.淺談財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)[J].青年時代,2016(28).

篇3

企業(yè)中建立良好的企業(yè)檔案是非常重要的，會計檔案反應(yīng)著一個企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，并為今后的發(fā)展提供者很好的依據(jù)。但是在企業(yè)中我們發(fā)現(xiàn)，往往忽視企業(yè)會計檔案的整理，這就是公司財務(wù)的失職，檔案管理的好壞反映著一個人的財務(wù)的素質(zhì)，所以我們要做好檔案的管理。另外，檔案是一門很重要的學(xué)問，我們需要仔細的去研究、探索，并不是像整理衣服那么簡單，除了歸類還有很多是需要我們?nèi)プ龅模硗?，提高公司的財?wù)的水平，我們就必須要做好會計檔案的管理，以便公司的發(fā)展，更好的適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需要。

1會計檔案管理中存在的問題

11會計檔案保管不規(guī)范保存好會計檔案是今后整理的關(guān)鍵，所有的信息都在這里面了，但是我們發(fā)現(xiàn)有的企業(yè)的會計檔案的管理還是很粗放的，責(zé)任不明確，有的是交由檔案室管理，有的直接交由會計自己管理，這就容易發(fā)生偏差，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的流程也不是很熟悉。首先領(lǐng)導(dǎo)要明白檔案管理的條例，明確檔案管理的具體的人員，我們要有具體的科室人員來對企業(yè)的會計的檔案進行歸納和保存，切不可隨意的堆放。

12會計檔案立卷不規(guī)范企業(yè)雖然有相應(yīng)的管理人員，但是還是缺乏對會計檔案整理的流程的具體的認(rèn)識，有的公司雖然是有相應(yīng)的會計的憑證，但是沒有進行仔細的粘貼，或者出現(xiàn)了會計信息不完整的情況，這個都會對之后的工作產(chǎn)生影響。另外，會計的憑證、會計的相關(guān)的賬簿和報表都應(yīng)該是分開的，不能隨意的亂放，每個會計報表都是要按照一定的時間進行保存的，我們還要分時短期的、永久的，這都是我們需要注意的問題，另外還要對會計檔案進行有效及時的歸納，以免耽誤了時間。

13紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。企業(yè)出現(xiàn)了兩者不同步的現(xiàn)象，會對之后的審核或者校對造成很大的困難，工作能在同一時間進行的我們要在統(tǒng)一時間進行，如果出現(xiàn)了兩者不同的現(xiàn)象，此時我們需要馬上的校對。磁盤或者電子要保存好，另外有的企業(yè)的電子已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的需要，此時我們就要將企業(yè)的這些軟件進行及時的更新，并且進行仔細的保存，兩者而統(tǒng)一。

14會計檔案資料收集不全在進行會計檔案的整理的時候，我們除了對憑證、賬簿進行歸檔，還需要對有關(guān)這個會計的所有的資料進行有效的歸檔，為今后的查詢提供良好的基礎(chǔ)。

2解決會計檔案管理存在問題的措施

21加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制實行委派制管理單位的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機構(gòu)移交。

22規(guī)范會計檔案立卷，裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表””與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計移交清冊”。

23規(guī)范會計檔案保管如果在企業(yè)的內(nèi)部，我們已經(jīng)做好了相應(yīng)的檔案的管理的科室，我們就要做好相關(guān)的手續(xù)，確保每一次移交會計檔案的過程都是符合公司的流程，確保移交的檔案是正確的，如果企業(yè)沒有設(shè)立專門的科室，而是由個人負責(zé)，那么我們就需要為個人提供最基本的檔案的存放的柜子，并且確保存放的地方是安全的，并且要辦理相關(guān)的移交手續(xù)。

24規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理，各單位會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，在進行立卷移交的時候，我們要有專門的人員對其進行負責(zé)，并且要進行核對，在銷毀之前，要有專門的人員對其進行監(jiān)督并且在冊子上進行蓋章，并且將具體的情況報告給上級。

篇4

    會計檔案是會計核算的專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案包括會計憑證、會計賬薄、會計報表及實現(xiàn)會計電算化后的儲存軟件等。會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是機關(guān)、企事業(yè)單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟管理工作中具有多方面的重要利用價值。因此，“加強會計檔案管理，充分發(fā)揮會計檔案作用”這項工作非常重要。

一、 會計檔案的特點

會計檔案具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但是由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點：

1、 來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經(jīng)濟核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。

2、 內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專業(yè)手段。通過這種專業(yè)手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機關(guān)、企事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。

3、 形成過程的嚴(yán)密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續(xù)系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴(yán)密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴(yán)密性。

二、 會計檔案的作用

1、 依據(jù)作用。會計檔案是會計分析和會計核查的主要依據(jù)。無論在制定經(jīng)濟計劃，進行經(jīng)濟活動可行性研究，作為經(jīng)濟活動決策等都需要會計檔案提供大量信息。以便得到可靠的數(shù)據(jù)和可行性資料，為國家經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展和單位生存與發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

2、 憑證作用。會計檔案可以作為事后考查某個會計事項的書面證明。會計檔案，尤其是會計憑證，既是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。同時明確經(jīng)濟責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。同時，通過會計憑證可以查明各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)政策、制度，防止違法亂紀(jì)的事情發(fā)生。

3、 史料的作用。會計檔案是研究經(jīng)濟、財政、財務(wù)歷史的可靠系統(tǒng)資料。它可以反映出一個地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的歷史過程，反映出一個單位財務(wù)收支和生產(chǎn)經(jīng)營活動的歷史面貌，還可以反映出不同時期、不同年度活動的特點。所以會計檔案可以為一個地區(qū)、一個單位的經(jīng)濟、財務(wù)、歷史奠定了史料基礎(chǔ)。

三、 會計檔案管理工作中的問題

1、 會計檔案管理制度不健全。有些單位的財務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視而對會計檔案管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。

2、 會計檔案裝訂不規(guī)范。在財務(wù)部門，一般都是由管理會計檔案的人員裝訂會計憑證，而有的會計檔案管理人員裝訂會計檔案不夠認(rèn)真，不仔細，裝訂不整齊，粘貼不牢固；有的裝訂將摘要壓進去，還有的裝訂松散不結(jié)實，隨時都有掉頁的可能；有的裝訂每冊憑證的薄厚不均勻。凡此種種，會計檔案存放時間一長，就會有散失、缺損。

3、 會計檔案的存放場所不妥當(dāng)。有的單位的會計檔案沒有做到妥善保管，存放無序。有的存放麻袋里、木箱里、黑暗潮濕的地下室或倉庫里，以至于使會計檔案受潮受損、發(fā)霉或被鼠藥、蟲蛀，降低了會計檔案的壽命，達不到規(guī)定的會計檔案保管期限。

四、 會計檔案管理的要求

1、 制定會計檔案管理制度

為了管理好會計檔案，各單位的財務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和會計檔案管理人員，應(yīng)該在思想上提高對會計檔案管理工作的認(rèn)識，充分重視這項工作；應(yīng)當(dāng)按照國家財政部和檔案管理局頒布的《會計檔案管理辦法》的精神，結(jié)合本單位的實際工作情況，制定本單位會計檔案管理制度，對會計檔案實行科學(xué)化管理；在制度中應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定會計檔案的立卷、歸檔、借閱辦法、保管期限、鑒定銷毀、檔案移交等等，以便會計檔案管理工作有章可循，使會計檔案管理工作走上科學(xué)化管理軌道。

2、 做好會計檔案的裝訂立卷工作

會計檔案的裝訂立卷是會計檔案管理工作的起點，是會計檔案管理工作基礎(chǔ)和前提條件。因此，會計檔案管理人員必須高度重視會計檔案的裝訂立卷工作，增強管理好會計檔案的責(zé)任感。按照《會計檔案管理辦法》中“各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)部門按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷或裝訂成冊”的規(guī)定，認(rèn)真裝訂好每一冊會計憑證。首先應(yīng)認(rèn)真檢查原始憑證是否粘貼牢固，是否壓住了摘要的文字，每冊的裝訂厚度是否大體一致等等。在此基礎(chǔ)上要將會計憑證裝訂的既要整齊結(jié)實又要美觀。

3、 健全會計檔案借閱手續(xù)

  《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務(wù)部門保管一年?！币虼耍瑸榱送咨乒芾砗脮嫏n案，防止會計檔案丟失，各單位的財務(wù)部門應(yīng)建立嚴(yán)格的會計檔案借閱手續(xù)。財務(wù)部門內(nèi)部的會計人員借閱會計檔案，可直接向會計檔案管理人員借閱；本單位其他人員和外單位人員必須及時登記，并注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，然后由借閱人簽字。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認(rèn)真檢查其完好性，看其有無涂改、損壞，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全和完整，確保秘密文件不丟失、不泄密。

4、 認(rèn)真做好會計檔案移交工作

按照《會計檔案管理辦法》中“財務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。檔案管理部門必須按期點收，不得推諉拒絕”的規(guī)定，各單位的財務(wù)部門應(yīng)將保存一年期滿后的會計檔案及時移交給單位檔案管理部門，并認(rèn)真辦好交接手續(xù)。

（1） 財務(wù)部門應(yīng)編《會計檔案移交注冊》一式兩份。

（2） 但按管理部門對移交的會計檔案要認(rèn)真清點，憑證要逐冊逐號清點查對；賬簿應(yīng)按照記賬要領(lǐng)逐項核實；還應(yīng)該對報表中是否缺少報表分析等備案材料進行認(rèn)真檢查，做到賬表相符、賬賬相符，保證會計檔案的完整真實。

（3） 對歸檔的會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊封袋。需要重新拆卷，應(yīng)與經(jīng)辦的會計人員共同整理，以分清責(zé)任。

（4） 單位的檔案管理部門對財務(wù)部門移交來的會計檔案清點無誤

后，交接雙方應(yīng)在《會計檔案移交注冊》上簽字，雙方各保存一份。

5、 做好會計檔案的鑒定與銷毀工作

會計檔案的鑒定和銷毀就是按照一定的原則標(biāo)準(zhǔn)，對 超過保管期限的會計檔案，重新評估其價值，剔除失去保存價值的會計檔案，予以銷毀。鑒定和銷毀會計檔案工作是整個檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是科學(xué)管理和開發(fā)會計信息資源的堅實基礎(chǔ)，也是一項科學(xué)性、組織性很強的工作。具體要做好以下幾項工作：

（1） 由本單位檔案管理部門提出鑒定意見，會同會計部門共同組成

鑒定工作小組，逐冊、逐頁進行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀注冊。

（2） 書寫銷毀報告，填報銷毀會計檔案審批表，銷毀報告要寫明對

已到保管期限的會計檔案進行鑒定的時間、鑒定的總數(shù)量、留存數(shù)量、銷毀數(shù)量、銷毀內(nèi)容等，并由經(jīng)辦人、鑒銷人蓋章。

（3） 銷毀報告必須經(jīng)過本單位或上級主管部門審批。

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    一、會計檔案的作用

    1.會計檔案直接影響經(jīng)濟工作。從宏觀來說,國家利用各企事業(yè)單位、各機關(guān)的會計檔案反映的數(shù)據(jù)逐級匯總,可以考核國民經(jīng)濟各部門有關(guān)計劃和預(yù)算的執(zhí)行情況,從而制訂更適應(yīng)國家經(jīng)濟建設(shè)的計劃和決策;從微觀來說,各企事業(yè)、機關(guān)單位利用會計檔案提供的原始數(shù)據(jù),科學(xué)地預(yù)測未來,制訂最優(yōu)化的管理方案,以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟效益。

    2.會計檔案保護國家利益不受侵犯。改革開放給經(jīng)濟建設(shè)帶來了生機和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善,一些單位和個人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開支,鋪張浪費,使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經(jīng)法紀(jì)的情況真實地記錄下來,及時發(fā)現(xiàn)問題,阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延,打擊經(jīng)濟領(lǐng)域的不法行為,解決經(jīng)濟糾紛,從而確保國家的經(jīng)濟利益。

    二、電算化下會計檔案管理的內(nèi)容

    電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎(chǔ)工作,單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度,并由專人負責(zé)管理;對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個不同的地點;采用磁性介質(zhì)保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會計檔案丟失;通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料,以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

    三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題

    1.會計檔案載體。電算化會計雖已實施,但因為實施時間不長,財會人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗,很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存,從而影響會計檔案的完整性。

    2.會計載體本身性質(zhì)帶來的問題。電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視,因此目前許多企業(yè)因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導(dǎo)致在電算化軟件升級后,不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計算機進行會計核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計檔案,并對保存期限作了規(guī)定,但目前由于一些單位受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,還在使用老的針式打印機,致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的電算化會計檔案保護制度;未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份,未實行備用盤與存儲盤分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

    3.會計檔案管理制度不完善。由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改,因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度,沒有制定相應(yīng)的會計電算檔案保管人員職責(zé)情況下,會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

    4.缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡(luò)安全人才。眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題,但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。

    提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具:選用功能符合本單位實際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng),在一定層面上而言,會計人員僅學(xué)會了操作,而管理與維護對他們而言就非常陌生,由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。

    四、如何改善電算化下的會計檔案管理

    1.完善會計軟件

    最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統(tǒng)的安全防護功能,如有聯(lián)網(wǎng),注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

    2.完善電算化下會計檔案管理各項制度

 

;   (1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會計檔案保管;會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

    (2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立電算化會計檔案保管制度:選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號,標(biāo)明時間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。

    (3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會計檔案,需經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準(zhǔn),按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,辦理借閱手續(xù);外單位查閱本部門會計檔案,要有單位介紹信,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負責(zé)人批準(zhǔn)。

    (4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息;同時由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復(fù)制,以防止會計信息損壞。

    3.提高會計部門人員素質(zhì),完善人員配置結(jié)構(gòu)

    會計系統(tǒng)是由人來操作的,一個系統(tǒng)是否安全,不但取決于系統(tǒng)本身,更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì),未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身,對系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業(yè)務(wù)素質(zhì),必須大力加強人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會計人員學(xué)習(xí)和提高會計電算化知識,培養(yǎng)復(fù)合型人才,為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員,應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進行培訓(xùn)。對系統(tǒng)維護人員,應(yīng)盡量用計算機專業(yè)人員,畢竟,計算機系統(tǒng)維護是一項專業(yè)性很強的工作,對這些計算機專業(yè)人員只要簡單的會計培訓(xùn),就可以收到良好的效果。

    參考文獻:

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一、背景簡述

計算機在會計領(lǐng)域的普及和應(yīng)用，使得企事業(yè)單位的會計核算系統(tǒng)越來越多地被計算機所取代，會計電算化成為會計工作的發(fā)展方向，成為促進會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。為適應(yīng)會計工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求，伴隨著電算化會計產(chǎn)生的與傳統(tǒng)形式的會計檔案既相互配合，又密切聯(lián)系的全新的電算化會計檔案管理成為會計工作發(fā)展的一個新的研究課題。

二、會計電算化下會計檔案管理新特點

要了解電算化下會計檔案管理的新特點，首先要明白會計電算化是什么。國內(nèi)外對會計電算化定義可一般表述為：以電子計算機為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程。通過對電算化會計的明確定義，筆者結(jié)合電算化應(yīng)用的硬件基礎(chǔ)以及電算化規(guī)范，總結(jié)出以下幾點電算化會計檔案管理的新特點：

（1）會計檔案的載體本身發(fā)生了變化。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。

（2）載體本身性質(zhì)帶來的新的特點。由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。

（3）電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。在傳統(tǒng)的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會計報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關(guān)的附屬資料。實行會計電算化以后，所有的會計核算業(yè)務(wù)都是通過計算機來完成的。由于計算機是一種特殊的操作工具，財務(wù)人員首先需要設(shè)計能被計算機識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。處理。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統(tǒng)能夠運行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)的故障維護查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。

（4）電算化會計系統(tǒng)對人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識；而對系統(tǒng)安全性，則更因為網(wǎng)絡(luò)與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的需要。

三、會計電算化下檔案管理存在的問題及成因分析

結(jié)合電算化下檔案管理的新特點，作者歸納實際電算化會計檔案管理存在的一些問題：

（1）會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

（2）會計載體本身性質(zhì)帶來的問題：電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計算機進行會計核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

（3）會計檔案管理制度不完善：由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會計電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

（4）缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡(luò)安全人才：眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計人員僅學(xué)會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。

有果必有因，筆者根據(jù)自己企業(yè)的實際電算化會計操作與規(guī)范要求，對以上問題發(fā)生的原因作出以下可能的判斷；

（1）對會計電算化本身理解的偏差：許多企業(yè)的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會計分析、預(yù)測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。

（2）尚未引起有關(guān)部門的重視：不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴(yán)重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。

（3）缺乏明確的規(guī)章制度：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。

四、如何改善電算化下的會計檔案管理

（1）完善硬件設(shè)施建設(shè)

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業(yè)務(wù)的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統(tǒng)的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

（2）完善電算化下會計檔案管理各項制度

a、建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

b、建立電算化會計檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標(biāo)明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

c、建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負責(zé)人批準(zhǔn)。

d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。

e、建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（3）提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

由于電算化會計，不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎(chǔ)；同時電算化軟件維護及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護日常運作，開發(fā)更合理、高效的軟件。

（4）提高思想重視程度。實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識對電算化會計檔案資料進行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立?，F(xiàn)今不少實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗，因此，應(yīng)當(dāng)進一步提高電算化會計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實處。

五、電算化下會計檔案管理展望

電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎(chǔ)會計工作。

參考文獻：

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2.李新惠，《電算化會計檔案應(yīng)注意的問題》，《檔案管理》，2002年5月

3.郭利萍，《電算化會計檔案制度的建立》，《檔案管理》，2002年5月

4.部莉君、趙偉，（會計電算化對會計的相關(guān)影響），《現(xiàn)代審計與會計》，2001年第12期

5.支華，《會計電算化下的會計檔案管理工作》，《財務(wù)與會計》，2002年9月

篇7

2、會計檔案由公司財務(wù)部負責(zé)管理，由主辦會計組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會計人員工作規(guī)則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

3、會計檔案由主辦會計負責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

4、會計檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時歸還原處。

6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務(wù)部負責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財務(wù)部負責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)部負責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

9、會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部負責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

篇8

第三條各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第四條各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

(三)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

第六條各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

第七條各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。

第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

第九條本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

第十條保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：

(一)由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

(二)單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。

第十一條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

第十二條采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

第十三條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十四條單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十五條單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

第十六條建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十七條單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。

移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

篇9

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案有形成范圍廣泛、檔案類別穩(wěn)定、外在形式多樣等特點，在企業(yè)管理中發(fā)揮著無可替代的作用，是解決糾紛、打擊犯罪的重要依據(jù)，是企業(yè)前景預(yù)測的重要史料，是總結(jié)經(jīng)驗、改進工作方法的指南針。近年來國家各級企事業(yè)單位、社會團體日益重視會計檔案管理工作，隨著會計電算化的逐步推行，會計檔案管理外延逐步延伸，會計檔案管理模式，已由單一的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案和磁性介質(zhì)檔案共存模式。

盡管越來越多的企業(yè)重視檔案管理，但是仍然存在許多問題，與企業(yè)的發(fā)展不協(xié)調(diào)，無法充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，成為企業(yè)發(fā)展過程中亟待解決的課題。

一、目前企業(yè)會計檔案管理存在的問題

隨著社會的發(fā)展，企業(yè)會計檔案管理問題日益顯現(xiàn)，成為制約企業(yè)基礎(chǔ)管理工作發(fā)展的瓶頸。一是認(rèn)識不足、重視不夠。許多企業(yè)認(rèn)為作為企業(yè)財務(wù)會計部門的工作就是要按規(guī)定設(shè)置賬簿，進行核算，出具財務(wù)報告，整理檔案是可有可無的，以致不設(shè)置專兼職檔案管理人員，忽視會計材料的收集、整理和歸檔，財務(wù)業(yè)務(wù)與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)。二是定義不清、管理缺失。有些企業(yè)認(rèn)識到了會計檔案管理的重要性，也設(shè)置了專兼職檔案管理人員，但是對會計檔案的定義不是十分清楚，造成歸檔不全面。由于對檔案管理知識和信息化管理知識的缺乏和重視，以及專業(yè)人才的嚴(yán)重不足，造成在事件回溯和證據(jù)采集過程中丟失有力的依據(jù)和資料，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。三是人員素質(zhì)不高、管理不到位。一方面，會計從業(yè)人員的檔案管理素質(zhì)不高。會計檔案的收集和整理直接與會計從業(yè)人員打交道，會計從業(yè)人員的資料收集和整理直接關(guān)系到會計檔案整理的質(zhì)量。另一方面，會計檔案管理人員的素質(zhì)不高。會計檔案管理崗位屬于專業(yè)技術(shù)崗位，作為專業(yè)會計檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求，熟練掌握管理技能是最基本的技術(shù)要求。多數(shù)企業(yè)對所屬人員的專業(yè)、相關(guān)培訓(xùn)和教育均未給予應(yīng)有的重視，以致企業(yè)會計檔案收集不完整，檔案管理混亂，查詢不方便，甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規(guī)范。據(jù)相關(guān)部門調(diào)查顯示目前多數(shù)企業(yè)在會計檔案管理方面沒有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理、檔案信息化管理工作無章可循。企業(yè)會計檔案管理的信息化管理制度缺乏，造成紙質(zhì)檔案和電子檔案嚴(yán)重脫節(jié)，數(shù)據(jù)不一致，管理不同步，給檔案管理工作帶來了很大麻煩。

二、加強企業(yè)會計檔案管理的對策

針對企業(yè)會計檔案管理中存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該在以下方面加強管理。首先要加強領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任、提高認(rèn)識。會計檔案管理不僅是檔案管理的組成部分，更是財務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，各企業(yè)應(yīng)依法加強會計檔案管理工作，明確責(zé)任，確定職責(zé)。其次要明確定義、細化管理。為全面系統(tǒng)的做好企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)培訓(xùn)部門需適時組織培訓(xùn)或者引進專業(yè)人才積極配合檔案管理部門對本企業(yè)檔案管理工作準(zhǔn)確定位。檔案管理部門要明確會計檔案管理的內(nèi)容，通過“6s”管理、“精細化管理”、“貫標(biāo)體系建設(shè)”等方式加強對企業(yè)會計檔案的基礎(chǔ)管理，可以通過課題的形式進行攻關(guān)，實現(xiàn)檔案管理的深層次探索，從而形成適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展要求的管理模式。再次要加強培訓(xùn)，提高素質(zhì)。財務(wù)會計部門各崗位是企業(yè)財務(wù)會計檔案整理的第一崗位，財務(wù)人員是會計檔案資料整理的第一人，直接關(guān)系到檔案整理的質(zhì)量。各企業(yè)單位應(yīng)重視和加強對本企業(yè)會計檔案管理人員的專業(yè)知識的培訓(xùn)，不斷提高會計檔案管理知識和操作技能，招聘、吸收具有計算機知識和信息資源管理專業(yè)方面知識的員工從事企業(yè)檔案管理工作，熟悉會計工作的基本流程、基本規(guī)律和要求，熟練掌握

計檔案信息資源管理技能，監(jiān)督指導(dǎo)本企業(yè)財務(wù)部門做好會計檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，規(guī)范管理。會計檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，制度體系建設(shè)是檔案管理最基礎(chǔ)的工作，必須按照《會計法》和《檔案管理辦法》等法律法規(guī)的要求并結(jié)合自身實際建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷毀等一系列手續(xù)，保證有章可循。如對檔案的立卷、歸檔和移交要嚴(yán)格按照規(guī)定的時間、規(guī)定的格式和規(guī)定的要求進行。保管期滿銷毀的時候，必須由檔案管理機構(gòu)和財務(wù)部門共同提出銷毀意見，報請單位負責(zé)人審批，編制銷毀清冊并詳細列明檔案項目等等。實行會計電算化和實現(xiàn)檔案信息化管理的企業(yè)要同步建立健全檔案信息化管理制度，進一步推進企業(yè)會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的融合，明確流程，規(guī)范管理。

三、總論

會計檔案是國家檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要檔案，是對一個企業(yè)經(jīng)濟活動的記錄和反映。通過會計檔案可以了解企業(yè)業(yè)務(wù)信息，可以檢查企業(yè)的遵紀(jì)守法行為，還可以為上級乃至國家制定決策提供參考等。會計檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，需要企業(yè)在發(fā)展中不斷更新、不斷完善，只有充分認(rèn)識會計檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用，加強監(jiān)管，規(guī)范管理，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，才能保證為信息使用者提供高質(zhì)量的資料。

篇10

中圖分類號：F233；G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）11-0079-01

為規(guī)范會計檔案管理工作，統(tǒng)一會計檔案管理制度，財政部和國家檔案局于1984年6月1日聯(lián)合了《會計檔案管理辦法》（財預(yù)字【1984】85號）；1998年財政部下發(fā)《關(guān)于印發(fā)的通知》（財會字【1998】32號）；于1999年1月1日起施行該辦法。這對各行政事業(yè)單位及其他經(jīng)濟組織會計檔案管理規(guī)范化，更好地為社會經(jīng)濟地發(fā)展有依有據(jù)，起到了積極的作用。2015年12月11日，財政部和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了新的《會計檔案管理辦法》，并從2016年1月1日起施行。

一、新《會計檔案管理辦法》實施的意義

就高校而言，舊的《會計檔案管理辦法》已無法適應(yīng)新形式的需要，主要表現(xiàn)在：1.各高校的會計信息已大量使用會計電算化管理，沒有明確而又統(tǒng)一、規(guī)范的電子會計檔案管理辦法，使電子會計檔案管理多樣化。2.各高校由于題科研經(jīng)費的不斷增加，會計核算量也隨之大增。近些年會計檔案的數(shù)量逐年遞增，憑證柜、檔案盒等會計檔案的管理成本也隨之不斷增加。3.國家有關(guān)部門根據(jù)經(jīng)濟迅猛發(fā)展的新形式的需要，對會計法規(guī)、法律不斷進行充實、更新、調(diào)整；原《會計檔案管理辦法》已不完全適應(yīng)會計法規(guī)、法律的調(diào)整變化。

所以更新舊的會計檔案的管理辦法，適應(yīng)改革的需要，出臺新的會計檔案管理辦法更是當(dāng)務(wù)之急。新的《會計檔案管理辦法》的實施，肯定了電子會計檔案的法律效力。實現(xiàn)電子化管理；倡導(dǎo)綠色、低碳的電子介質(zhì)存儲會計檔案，旨在推動互聯(lián)網(wǎng)新的經(jīng)濟快速發(fā)展的形勢下，以適應(yīng)改革發(fā)展的需要，優(yōu)化會計檔案管理工作，使會計檔案管理工作更上一層樓。

二、新的《會計檔案管理辦法》創(chuàng)新及變革部分內(nèi)容

1.新的《會計檔案管理辦法》，細化了會計檔案組織領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)規(guī)定，完善了會計檔案的概念和范圍，增加了電子會計檔案的相關(guān)規(guī)定。第八條對電子檔案管理有了新規(guī)定，是重大變革，未來電子會計憑證的歸檔，實現(xiàn)電子化管理。第十二條增加了對接收電子會計檔案的規(guī)定，要求單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時必須對其的準(zhǔn)確性、安全性、完整性等進行檢測，符合要求才能接收。將電子會計檔案納入了會計檔案管理的范圍，填補了以往會計檔案管理無電子檔案的空白，增加電子檔案這部分內(nèi)容，有利于推動互連網(wǎng)經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展。

2.新的《會計檔案管理辦法》，允許符合條件的會計檔案不再打印，沒有一味地要求所有的會計檔案都必須打印成冊。這樣做既節(jié)約了會計憑證的整理成本和管理成本，又符合國家綠色環(huán)保低碳生活的倡導(dǎo)。

3.新的《會計檔案管理辦法》，確立了會計檔案的法律地位，其中第三條增加了 “包括通過計算機等電子設(shè)備形成傳輸和存儲的電子會計檔案”的規(guī)定，有利于推動電子會計信息數(shù)據(jù)的挖掘和發(fā)展，為政府決策和管理提供便捷有用的會計信息。

4.新的《會計檔案管理辦法》調(diào)整了會計檔案的歸檔時間及會計檔案的保管期限。第十四條將會計檔案的保管期限調(diào)整為10年、30年兩類，第十六條對會計檔案銷毀進行了修改“形成會計檔案鑒定意見書”。完善了會計檔案的銷毀程序，增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)。即根據(jù)實際鑒定結(jié)果銷毀或繼續(xù)保存。到了保管期限的會計憑證，經(jīng)過鑒定沒有利用價值便可銷毀；有利用價值繼續(xù)保留。十七條“會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同進行”。十八條增加“由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷”。銷毀程序嚴(yán)格由相關(guān)部門互相監(jiān)督，疏而不漏。

5.新的《會計檔案管理辦法》進一步落實了基層單位管理會計檔案的具體職責(zé)。在第五條里增加了規(guī)定：“單位的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員所屬機構(gòu)負責(zé)管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構(gòu)代為管理會計檔案”；第六條刪除了原來的《會計檔案管理辦法》里，會計憑證中的匯總憑證與其他會計憑證、會計賬簿中的輔助賬簿、財務(wù)報告中的“包括會計報表附表、附注及文中說明、其他財務(wù)報告。增加了半年度財務(wù)會計報告，納稅申報表與會計檔案鑒定意見書，這是對會計檔案范圍的界定。

6.新的《會計檔案管理辦法》第二十三條增加了需要移交給建設(shè)項目接受單位的憑證有關(guān)的規(guī)定，更加切合實際，易于操作；二十四條對會計檔案的交接上也增加了“特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交” 充實了會計檔案交接內(nèi)容。

7.新的《會計檔案管理辦法》第二十七條，二十九條等對會計檔案有其他要求，明確了對違反本辦法規(guī)定的單位和個人由“縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門”進行處罰。明確了不具備設(shè)立檔案機構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的管理也應(yīng)參照本辦法。新的《會計檔案管理辦法》適用范圍很廣。

三、新的《會計檔案管理辦法》不完善之點滴