導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇電子文件論文，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

 那么，我們首先應(yīng)當(dāng)解決電子文件的分類問(wèn)題。電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類原則與方法也應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別。

 在一臺(tái)沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)的幾個(gè)部門(mén)共用的計(jì)算機(jī)之中，我們可以按照不同部門(mén)或時(shí)間先后順序?qū)C(jī)內(nèi)文件簡(jiǎn)單劃分一下。各自部門(mén)的文件以部門(mén)間稱相互區(qū)別，或以文件錄入者的姓名或代碼 相互區(qū)別。而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中的計(jì)算機(jī)文件，就應(yīng)當(dāng)按行業(yè)、地區(qū)或系統(tǒng)相區(qū)別，然后再給予每 個(gè)文件的制發(fā)單位一個(gè)獨(dú)立的數(shù)碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協(xié)調(diào)，也可參 照檔案全宗號(hào)和檔案分類號(hào)劃分電子文件的類別。

 企業(yè)內(nèi)的電子文件分類，也可參照國(guó)家檔案局制訂的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》劃分，把企業(yè)中的全部電子文件劃分成公務(wù)文書(shū)類、科技圖文類、財(cái)會(huì)文件類、人事文件類，然后 借鑒檔案分類號(hào)細(xì)分電子文件類別。

 電子文件的檢索原則應(yīng)當(dāng)是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學(xué)分類，才能實(shí)現(xiàn)查找便捷。計(jì)算機(jī)對(duì)文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過(guò)是信息處理速度遠(yuǎn) 遠(yuǎn)地超過(guò)人腦對(duì)檢索詞的反映速度。但是，如果機(jī)內(nèi)文件雜亂無(wú)章，文件名稱不規(guī)范，同樣 會(huì)制約機(jī)檢速度。查找網(wǎng)上文件，更不可以盲目檢索，而必須知道所查找文件的網(wǎng)址、系統(tǒng) 、文件制發(fā)單位和文件名稱等等一系列檢索符號(hào)。否則，如同大海撈針。另一方面，電子文 件也需要保密或限制利用。企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、技術(shù)專利、客戶管理文件、基本數(shù)據(jù)等不少信息屬于企業(yè)內(nèi)部機(jī)密，有些內(nèi)容不允許部人員知悉，有些可有償利用。對(duì)于這一部 分文件，一般的用密鑰加以控制。隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都 再難以做到絕對(duì)保密。所以，對(duì)于企業(yè)的核心機(jī)密，應(yīng)當(dāng)采用更加穩(wěn)妥的保密手段。

 電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵是區(qū)別電子文件真?zhèn)?、區(qū)別電子文件的原件與復(fù)制件。電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行后，其復(fù)制是極為便利的，同時(shí)，也不能 排除別有用心者對(duì)客戶文件或檔案進(jìn)行篡改，這樣的行為可能?chē)?yán)重?fù)p害某些網(wǎng)上客戶的信譽(yù) 或經(jīng)濟(jì)權(quán)益，甚至引起法律糾紛。這樣，我們就必須認(rèn)真考慮電子文件的真?zhèn)巫R(shí)別問(wèn)題。筆 者認(rèn)為，電子文件制發(fā)單位可在機(jī)內(nèi)輸入隱形條碼，使之與偽造或復(fù)制件相區(qū)別。當(dāng)網(wǎng)上用 戶使用任何一份文件時(shí)，他只知道該文件內(nèi)容，而無(wú)法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或依據(jù)使用。

 電子文件的鑒定與歸檔 電子文件在歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價(jià)值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值或藝術(shù)保管價(jià)值的， 才有必要作為電子檔案保存下來(lái)。其余的電子文件就可以在機(jī)內(nèi)刪除。

篇2

1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門(mén)的配合，檔案部門(mén)在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門(mén)在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

從目前來(lái)看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問(wèn)題：

1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問(wèn)題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤(pán)作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤(pán)極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問(wèn)題，因此極不安全。

3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來(lái)說(shuō)，就是解決文件的去留問(wèn)題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤(pán)上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒(méi)在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來(lái)了諸多不便。

4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門(mén)缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門(mén)雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

造成上述問(wèn)題的原因主要有兩個(gè)方面

1、思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見(jiàn)，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來(lái)對(duì)待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來(lái)了影響，這是原因之一。

2、管理工作滯后問(wèn)題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開(kāi)發(fā)很快，五花八門(mén)，日新月異。然而，國(guó)家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒(méi)有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒(méi)有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來(lái)不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對(duì)策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開(kāi)發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手

在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)?，如果?yīng)該收集歸檔的文件而沒(méi)有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開(kāi)發(fā)利用?！皩?duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過(guò)程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無(wú)紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失?！?/p>

2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，文書(shū)檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤(pán)等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說(shuō)明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日，國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書(shū)、檔案部門(mén)進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過(guò)程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>

4、規(guī)范公文制作和控制程序

對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專人或部門(mén)），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來(lái)源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過(guò)程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。

5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理

要積極開(kāi)辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門(mén)配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤(pán)存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對(duì)濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中安全、穩(wěn)定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來(lái)，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過(guò)大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過(guò)短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛(ài)檔案管理工作的人員，對(duì)他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

篇3

對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對(duì)電子文件的原始性進(jìn)行認(rèn)定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）、電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件制作過(guò)程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來(lái)行使其職責(zé)，有時(shí)它只不過(guò)制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵觥＿@個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來(lái)，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來(lái)。在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無(wú)區(qū)別，無(wú)法區(qū)別其中哪個(gè)是“原件”，哪個(gè)是“復(fù)制件”。

（三）、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。因此，長(zhǎng)期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。

（四）、電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。電子文件沒(méi)有了固定的載體，也就無(wú)法通過(guò)載體來(lái)判定電子文件的原始性。

（五）、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性。

（六）、目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。

電子文件的這些特點(diǎn)使我們無(wú)法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來(lái)判斷它的原始性，需要為它建立一個(gè)新的“原始性”概念。對(duì)于一份電子文件來(lái)說(shuō)，只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是在當(dāng)時(shí)由原作者撰寫(xiě)或制作出來(lái)的，此后又從未修改過(guò)，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的，盡管它沒(méi)有固定的載體，沒(méi)有實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來(lái)的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為惟一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點(diǎn)和社會(huì)各方面對(duì)電子文件的需要，我們認(rèn)為建立這樣一個(gè)“原始性”的新概念是適當(dāng)和必要的，它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會(huì)記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。但是，對(duì)這種看不見(jiàn)摸不著的原始性加以判斷和維護(hù)卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個(gè)問(wèn)題的解決有賴于信息技術(shù)的進(jìn)步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)法律的建立和完善。二、確保電子文件原始性的技術(shù)措施

電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的。隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。

（一）、加密技術(shù)

電子通信系統(tǒng)中可采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密。在網(wǎng)絡(luò)中的每一個(gè)加密通信者擁有一對(duì)密鑰：一個(gè)是可以公開(kāi)的加密密鑰，另一個(gè)是嚴(yán)格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開(kāi)密鑰發(fā)文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開(kāi)密鑰向收方發(fā)送電子文件，而只有收方才能識(shí)別這些加密的電子文件內(nèi)容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來(lái)，無(wú)法對(duì)它進(jìn)行篡改，從而保護(hù)電子文件在傳輸過(guò)程中的原始性、真實(shí)性。

（二）、簽署技術(shù)

目前在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來(lái)的“筆跡”，如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認(rèn)，計(jì)算機(jī)將這種“簽名圖像”接收下來(lái)，并確認(rèn)簽名者與電子文件的關(guān)系。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中還可把這種簽名設(shè)置為一種批準(zhǔn)指令，經(jīng)電子計(jì)算機(jī)審核簽名有效后方可進(jìn)入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進(jìn)行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是一種字母數(shù)字串，發(fā)方利用自己的不公開(kāi)密鑰對(duì)發(fā)出的電子文件進(jìn)行加密處理，生成一個(gè)“數(shù)字簽名”，與電子文件一起發(fā)出，同時(shí)還帶走一個(gè)可使其生效的公開(kāi)密鑰。收方用發(fā)方的公開(kāi)密鑰運(yùn)用特定的計(jì)算方法解碼檢驗(yàn)簽名。假如結(jié)果位串與傳輸?shù)囊恢拢敲幢阌谐渥愕睦碛上嘈艃蓚€(gè)事實(shí)：一是這份電子文件確實(shí)來(lái)自發(fā)方，其內(nèi)容沒(méi)有被人作過(guò)修改，從而證明其原始性；二是發(fā)方也必須承認(rèn)這份電子文件確實(shí)是自己發(fā)出，對(duì)它的生效應(yīng)負(fù)全部責(zé)任。和紙質(zhì)文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對(duì)該電子文件的權(quán)力和責(zé)任，這種技術(shù)在電子文件管理中具有廣泛的應(yīng)用前景。

（三）、消息認(rèn)證

電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過(guò)程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過(guò)，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長(zhǎng)度，如64比特為一段，發(fā)方和收方共同選定一個(gè)64比特長(zhǎng)的序列及密鑰，發(fā)方運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰對(duì)電子進(jìn)行加密運(yùn)算后得到這份電子文件的“認(rèn)證字”，將電子文件和認(rèn)證字一同發(fā)送出去。收方也同樣運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰計(jì)算該電子文件的認(rèn)證字，如果計(jì)算結(jié)果和他所收到的認(rèn)證字一致，即可認(rèn)定這份電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時(shí)是一致的，進(jìn)而證明這份電子文件的原始性、真實(shí)性。

（四）、身份驗(yàn)證

為了防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問(wèn)，有些系統(tǒng)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，如銀行系統(tǒng)用戶使用個(gè)人密碼驗(yàn)證，有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見(jiàn)的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問(wèn)時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問(wèn)；如果一種驗(yàn)證不合格，該用戶就會(huì)被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗(yàn)證技術(shù)可用于電子文件訪問(wèn)權(quán)限的控制。

（五）、防火墻

這是一種訪問(wèn)控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問(wèn)，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過(guò)在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來(lái)的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測(cè)所有通過(guò)防火墻的數(shù)據(jù)流，凡

是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過(guò)，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過(guò)濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。據(jù)行家預(yù)測(cè)，在不遠(yuǎn)的將來(lái)，加密軟件標(biāo)記和數(shù)字簽名等認(rèn)證技術(shù)可能會(huì)直接做進(jìn)防火墻中。

（六）、防寫(xiě)措施

目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀式光盤(pán)（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫(xiě)入式光盤(pán)（WORM）可供使用者一次寫(xiě)入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來(lái)的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。

上述這些技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子文件的真實(shí)、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術(shù)的完善和普及，電子文件的原始性、真實(shí)性可得到更為可靠的認(rèn)定和更加有效的保護(hù)，從而確保電子文件的憑證作用。

三、確保電子文件原始性的管理措施

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來(lái)保證其得以實(shí)施。建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護(hù)電子檔案原始性、真實(shí)性的最重要措施。電子文件全過(guò)程管理中有關(guān)維護(hù)其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：

（一）、加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理

電子文件是由人制作的，其存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的，因此，對(duì)參加電子文件制作和管理的人進(jìn)行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、沒(méi)有良好的工作作風(fēng)的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴(yán)格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實(shí)性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個(gè)好成份，在沒(méi)有管理要求的情況下，也會(huì)逐漸懈怠甚至可能變壞。加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴(yán)格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過(guò)程中保證其原始性、真實(shí)性的重要措施。另外還要進(jìn)行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

（二）、電子文件的制作過(guò)程要職責(zé)分明

電子文件的制作人員，應(yīng)對(duì)其制作的電子文件的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計(jì)項(xiàng)目，更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個(gè)參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。一般來(lái)說(shuō)，不相干人員不能進(jìn)入他人的責(zé)任范圍，工作需要時(shí)可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。

（三）、建立電子文件全過(guò)程管理的制度

電子文件從形成到電子檔案的開(kāi)發(fā)利用，中間經(jīng)過(guò)很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，及早地建立電子文件全過(guò)程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開(kāi)始就明確由誰(shuí)進(jìn)行收集、積累，如何進(jìn)行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴(yán)格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無(wú)誤地作出規(guī)定。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會(huì)對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成極大危害。

電子文件歸檔應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)載體有嚴(yán)格要求，并且明確保護(hù)措施，不致因載體原因而對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成危害。為實(shí)現(xiàn)電子檔案長(zhǎng)期保存所必須進(jìn)行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施，防止在轉(zhuǎn)換過(guò)程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動(dòng)，也會(huì)給電子檔案管理帶來(lái)一些不安全的隱患，因此必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案的開(kāi)發(fā)利用活動(dòng)的管理。

（四）、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)

篇4

2007年4月26日-27日,國(guó)家檔案局分別在常州和合肥召開(kāi)了全國(guó)電子文件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)。會(huì)上,有兩種模式的電子文件中心特別引人注目。一種是蘇南模式,另一種便是安徽模式。這兩種模式的電子文件中心僅是有地域上的區(qū)別,還是有質(zhì)的不同?它們的前景又怎樣?為摸個(gè)水落石出,本項(xiàng)目組選取適當(dāng)?shù)难芯繉?duì)象,對(duì)之開(kāi)展了文獻(xiàn)調(diào)研和實(shí)地調(diào)研,在此基礎(chǔ)上進(jìn)行了較為全面的比較分析職稱論文。

1研究對(duì)象的選擇

對(duì)蘇南模式的電子文件中心,本項(xiàng)目組選取了常州、南京、丹陽(yáng)三家作為研究對(duì)象。常州市電子文件中心是我國(guó)第一家電子文件中心,地處“蘇錫?！苯?jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)。南京是江蘇省會(huì)城市,丹陽(yáng)是鎮(zhèn)江市下轄的縣級(jí)市。這三地的選擇,基本能代表蘇南五市各級(jí)別的電子文件中心。對(duì)安徽模式的電子文件中心,本項(xiàng)目組選取了安徽省電子文件中心和蕪湖市電子文件中心。安徽省電子文件中心是國(guó)家檔案局關(guān)于電子文件中心項(xiàng)目的試點(diǎn)單位,蕪湖市電子文件中心是安徽省電子文件中心的試點(diǎn)單位。這些研究對(duì)象的選擇是具有典型性和代表性的。

2比較分析

本項(xiàng)目組分別從電子文件中心產(chǎn)生的緣由、職能職責(zé)、系統(tǒng)功能、人員概況、經(jīng)費(fèi)來(lái)源、管理規(guī)章、安全與災(zāi)備、運(yùn)行情況及發(fā)展態(tài)勢(shì)等九個(gè)方面進(jìn)行了比較分析。

2.1電子文件中心產(chǎn)生的緣由

各家建設(shè)電子文件中心的起因或者目的主要有二:一是為了加強(qiáng)電子文件管理,二是為了政務(wù)信息資源共享。安徽模式的電子文件中心還強(qiáng)調(diào)維護(hù)電子文件的安全性、有效保存人類記憶、履行法定職責(zé)、促進(jìn)政務(wù)公開(kāi)、密切黨群關(guān)系、節(jié)約政務(wù)管理成本,等等。這些,其實(shí)是加強(qiáng)電子文件管理和政務(wù)信息資源共享兩大功能目標(biāo)的拓展或者說(shuō)是延伸。另外,電子文件中心的產(chǎn)生與檔案主管機(jī)構(gòu)的政策號(hào)召有很大的關(guān)系。比如,安徽省檔案局與南京市檔案局建設(shè)電子文件中心的另一個(gè)主要原因就是為了響應(yīng)上級(jí)主管機(jī)構(gòu)的號(hào)召。

2.2電子文件中心的職能職責(zé)

各家都叫電子文件中心,但性質(zhì)是否相同?職能職責(zé)是否大同小異呢?顯然不是。蘇南模式的電子文件中心是按地區(qū)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過(guò)渡性的電子公文管理利用中心。它只是現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件利用中心,不具備歸檔功能,不能代替檔案歸檔,各立檔單位還是需要將各類電子文件進(jìn)行整理后再提交給檔案館以進(jìn)行歸檔。很明顯,蘇南模式的電子文件中心是政務(wù)信息公開(kāi)的產(chǎn)物,提供現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的利用是它的職責(zé)。而安徽模式的電子文件中心與蘇南模式的有著明顯的區(qū)別。二者最大的不同在于安徽模式的電子文件中心具有歸檔功能,它最大的目標(biāo)是為了保障電子文件完整、真實(shí)、有效,使得電子文件像紙質(zhì)文件一樣得到永久保存。在完整、真實(shí)、有效地長(zhǎng)期保存電子文件的基礎(chǔ)上,電子文件的利用僅是長(zhǎng)期保存電子文件這一功能的拓展或延伸。

2.3電子文件中心應(yīng)用系統(tǒng)的功能模塊

由于這兩種模式的電子文件中心性質(zhì)不同,所以,它們的應(yīng)用系統(tǒng)的功能模塊也有很大的區(qū)別。蘇南模式側(cè)重現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的利用,所以,文件的審核、及查閱或檢索是其主要模塊。而安徽模式側(cè)重歸檔與長(zhǎng)期保存,所以,其功能模塊比蘇南模式的要復(fù)雜得多。捕獲、數(shù)據(jù)管理、檔案存儲(chǔ)與保存規(guī)劃是其主要模塊。僅從數(shù)據(jù)管理這一模塊上說(shuō),蘇南模式僅需要管理電子文件及其主要的目錄數(shù)據(jù),以供檢索、備份和統(tǒng)計(jì)。而安徽模式,為維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性和有效性,不僅需要保存和管理電子文件本身,還需要保存并管理電子文件整個(gè)生命周期中與其產(chǎn)生、管理、歸檔、保存和利用等重要環(huán)節(jié)相關(guān)的一系列重要的元數(shù)據(jù),而不單單局限于一些簡(jiǎn)單的目錄數(shù)據(jù)。在安徽模式中,維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性和有效性的原則始終貫穿著每個(gè)模塊。

2.4電子文件中心人員概況

電子文件中心不是獨(dú)立的組織機(jī)構(gòu),所以,各家都沒(méi)有專門(mén)的編制。安徽模式將電子文件中心作為一個(gè)向數(shù)字檔案館過(guò)渡的長(zhǎng)期保存人類遺產(chǎn)的項(xiàng)目,所以,項(xiàng)目組成員人數(shù)較多。該項(xiàng)目的試點(diǎn)工作組負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)。職能小組負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)起草、方案修訂、科研攻關(guān)等。蘇南模式將電子文件中心作為電子政務(wù)平臺(tái)上的一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng),所以,電子文件中心只有l(wèi)至3名不等的兼職人員,負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)和數(shù)據(jù)的、備份等。

2.5電子文件中心的經(jīng)費(fèi)來(lái)源

電子文件中心的啟動(dòng)經(jīng)費(fèi)多由政府部門(mén)以專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的形式撥付,只有南京市電子文件中心是以科研經(jīng)費(fèi)的形式啟動(dòng)。而日常運(yùn)行費(fèi)用都只由各檔案局在辦公經(jīng)費(fèi)中列支。顯然,由于復(fù)雜程度不同,蘇南模式的電子文件中心投資小,而安徽模式的電子文件中心投資大。

2.6電子文件中心的管理標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)章

蘇南模式的電子文件中心均未建立專門(mén)的管理標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)章。而安徽模式的電子文件中心針對(duì)電子文件管理和電子文件中心運(yùn)行所涉及的各個(gè)重要環(huán)節(jié),建立了一系列詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章,從行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)到地方標(biāo)準(zhǔn)再到機(jī)構(gòu)規(guī)章,從上至下形成了三級(jí)規(guī)范體系。尤其是安徽省電子文件中心項(xiàng)目負(fù)責(zé)編制的三個(gè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)已于今年6月1日起實(shí)施,成為檔案界的新熱點(diǎn)。它們的制定及推廣,有利于電子文件擺脫軟硬件對(duì)它的束縛,為維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性、有效性和長(zhǎng)期可用性提供了制度保障和技術(shù)準(zhǔn)備,為電子文件的歸檔掃清了障礙,鋪平了道路。

2.7電子文件中心的安全與災(zāi)備

在安全防范與災(zāi)難備份方面,蘇南模式僅采用了技術(shù)手段進(jìn)行防范。而安徽模式不僅從技術(shù)上,而且還從管理層面上進(jìn)行了制度建設(shè),使安全與災(zāi)備有了制度保障。

2.8電子文件中心的運(yùn)行情況

作為現(xiàn)行或半現(xiàn)行電子公文利用中心,蘇南模式的電子文件中心建設(shè)周期短,見(jiàn)效快,使政務(wù)網(wǎng)內(nèi)各機(jī)關(guān)單位很快地實(shí)現(xiàn)了政務(wù)信息資源共享,一度受到這些機(jī)關(guān)單位的好評(píng)。但2008年5月,《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》實(shí)施后,各級(jí)人民政府作為政務(wù)信息公開(kāi)的義務(wù)主體,紛紛在自己的門(mén)戶網(wǎng)站上建立政務(wù)公開(kāi)欄目。這些欄目公開(kāi)的文件類型除公文外,還有工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)汁信息、預(yù)案、規(guī)章制度、法律條文等。而電子文件中心中的文件類型只有公文,顯然,在服務(wù)的“產(chǎn)品”類型上,電子文件中心有失豐富多樣性。其次,政府門(mén)戶網(wǎng)站除公開(kāi)本級(jí)政府及各部門(mén)的政務(wù)信息外,還公開(kāi)垂直管理部門(mén)、公用企事業(yè)單位及下級(jí)政府機(jī)關(guān)的信息。而電子文件中心只能公開(kāi)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中各機(jī)關(guān)單位的信息。由于歷史原因,或因經(jīng)費(fèi)、軟硬件等問(wèn)題,進(jìn)入政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的機(jī)關(guān)單位總是不全,有的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中連本級(jí)政府各部門(mén)機(jī)關(guān)都不全,更別提下級(jí)機(jī)關(guān)、條管單位和企事業(yè)單位了。這樣,電子文件中心在服務(wù)的“產(chǎn)品”數(shù)量上明顯不及政府門(mén)戶網(wǎng)站的政務(wù)公開(kāi)了。由此,現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文利用功能受到嚴(yán)重沖擊,蘇南模式的電子文件中心利用率急轉(zhuǎn)直下。

安徽模式的電子文件中心因?yàn)榫哂袣w檔功能,以長(zhǎng)期保存電子文件,維護(hù)電子文件完整性、真實(shí)性和有效性為己任,所以,建設(shè)周期長(zhǎng),見(jiàn)效慢。經(jīng)過(guò)3年多,目前,只是完成了基礎(chǔ)建設(shè),處于試運(yùn)行時(shí)期,利用效果尚不明顯。

2.9電子文件中心的發(fā)展態(tài)勢(shì)

因受到政府門(mén)戶網(wǎng)站中政務(wù)信息公開(kāi)的沖擊,蘇南模式的電子文件中心的現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件利用率非常低,有時(shí)甚至為零利用。除文件利用外,它的另一個(gè)功能是文件備份,即相當(dāng)于對(duì)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中各機(jī)關(guān)單位的電子公文進(jìn)行了同城異地備份。然而,實(shí)際上,政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中的所有數(shù)據(jù),各地的信息化發(fā)展機(jī)構(gòu)會(huì)負(fù)責(zé)備份,電子文件中心的備份功能顯得無(wú)足輕重。最終,蘇南模式的電子文件中心只得將發(fā)展目光放到歸檔功能上。然而,由于電子文件中心最初的定位只是現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件的利用中心,在應(yīng)用系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)上沒(méi)有為歸檔預(yù)留出路,這樣,蘇南模式的電子文件中心就處于進(jìn)退兩難的境地了。

安徽模式的電子文件中心一開(kāi)始定位就很明確,它不是以現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件的利用為目的,而是以保證電子文件完整、真實(shí)、有效和長(zhǎng)期或永久可用作為根本目的,以歸檔作為主要職責(zé)。它除接收本級(jí)檔案館接收范圍內(nèi)所有單位形成的電子文件外,還將逐步建立起省、市、縣三級(jí)電子文件中心互聯(lián),并且將電子文件中心的數(shù)據(jù)與安徽省分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)整合,實(shí)現(xiàn)電子文件和數(shù)字化檔案信息資源的集中管理和利用。很明顯,它今后的發(fā)展方向是電子檔案中心或數(shù)字檔案館。

3結(jié)論

蘇南模式和安徽模式的電子文件中心既有區(qū)別又有聯(lián)系。在性質(zhì)上,這兩種模式的電子文件中心是有區(qū)別的。蘇南模式的電子文件中心是現(xiàn)行電子公文或半現(xiàn)行電子公文利用中心,它沒(méi)有歸檔功能。它投資少,建設(shè)周期短,見(jiàn)效快。而安徽模式的電子文件中心是以維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性和有效性為目標(biāo)的長(zhǎng)期或永久保存電子文件的歸檔基地,它具有歸檔功能。它在人力、物力上投資多,建設(shè)周期長(zhǎng),見(jiàn)效慢。它必須嚴(yán)格遵守行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)章。它們之間又是有聯(lián)系的:①二者同時(shí)抓住了電子政務(wù)發(fā)展的契機(jī),借助電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)作為電子公文傳輸和收集的一個(gè)主要渠道;②目前,二者收集和管理的對(duì)象都是電子公文;③二者都可以實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息資源共享,提供現(xiàn)行公文或半現(xiàn)行公文的利用。

從運(yùn)行情況和發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看,自2008年5月,《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》實(shí)施后,政府門(mén)戶網(wǎng)站開(kāi)辟政務(wù)信息公開(kāi)欄目,使得電子文件中心的現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文的利用功能受到?jīng)_擊。因此,主要以現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文利用為目標(biāo)的蘇南模式的電子文件中心漸顯衰微。而以歸檔基地為目標(biāo)的安徽模式的電子文件中心不受此條例的影響,它向著電子檔案中心或數(shù)字檔案館的方向大步邁進(jìn)。這兩種同樣基于電子政務(wù)發(fā)展起來(lái)的電子文件中心為什么會(huì)有如此不同的發(fā)展前景呢?原因在于,二者在角色定位上有著質(zhì)的不同。安徽模式緊緊抓住了檔案管理機(jī)構(gòu)不同于其他任何管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)所在一一有效地長(zhǎng)期或永久地保存對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的歷史記錄(即檔案)。以此為出發(fā)點(diǎn),一般而言,不會(huì)與其他機(jī)構(gòu)存在職能上的重大沖突。

安徽模式的電子文件中心定位準(zhǔn)確,前景廣闊,那是不是就一帆風(fēng)順呢?不是的。安徽模式的電子文件中心仍存在一些難以解決的問(wèn)題。目前,它收集歸檔的對(duì)象只是電子公文,而以后若向電子檔案中心或數(shù)字檔案館發(fā)展的話,僅局限于電子公文肯定是范圍過(guò)于狹窄。非公文的其他文本文件及文本類型外的諸如音頻、視頻、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)文件也應(yīng)該盡可能地列入歸檔管理范圍。但目前,在維護(hù)電子文件完整性、真實(shí)性、有效性和長(zhǎng)期可用性方面,安徽模式僅就文本類型的電子公文提出了解決方案。其他類型的文件,因?yàn)楦袷教嗲矣謴?fù)雜并夾雜其他原因,還難以提出合適的解決方案。這也是國(guó)內(nèi)外檔案界共同面臨著的業(yè)務(wù)難題,僅靠一個(gè)省級(jí)電子文件長(zhǎng)期保存的試點(diǎn)項(xiàng)目來(lái)解決,是不大可能的。

目前,我國(guó)電子文件中心的建設(shè)方興未艾,在前進(jìn)的道路上,走一些彎路是在所難免。如何使電子文件中心少走彎路?本項(xiàng)目組建議國(guó)家檔案主管機(jī)構(gòu)對(duì)電子文件中心的性質(zhì)及其職能進(jìn)行定位,為各地方電子文件中心的建設(shè)指明方向。同時(shí),面對(duì)電子文件管理提出的挑戰(zhàn),應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),為電子文件中心的建設(shè)掃清障礙。

參考文獻(xiàn):

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篇5

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。

無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門(mén)都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。

清華大學(xué)檔案館從1995年底開(kāi)始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長(zhǎng)和檔案館館長(zhǎng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來(lái)源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室做為開(kāi)展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門(mén)研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(zhǎng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過(guò)努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性

由于印章和

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紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。

無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門(mén)都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。

清華大學(xué)檔案館從1995年底開(kāi)始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長(zhǎng)和檔案館館長(zhǎng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來(lái)源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室做為開(kāi)展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門(mén)研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(zhǎng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過(guò)努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性

由于印章和

簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。

篇7

二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

1對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2對(duì)檔案來(lái)源原則的影響

來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗，從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問(wèn)題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過(guò)程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。因此，要確定檔案的來(lái)源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說(shuō)明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來(lái)源原則。

3對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來(lái)開(kāi)展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

篇8

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。

無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門(mén)都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。

清華大學(xué)檔案館從1995年底開(kāi)始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長(zhǎng)和檔案館館長(zhǎng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來(lái)源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室做為開(kāi)展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門(mén)研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(zhǎng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過(guò)努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性

由于印章和

篇9

二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

1對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。對(duì)檔案來(lái)源原則的影響

來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗，從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問(wèn)題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過(guò)程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。因此，要確定檔案的來(lái)源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說(shuō)明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來(lái)源原則。

3對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來(lái)開(kāi)展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

篇10

(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。

無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門(mén)都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。

清華大學(xué)檔案館從1995年底開(kāi)始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長(zhǎng)和檔案館館長(zhǎng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來(lái)源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室做為開(kāi)展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門(mén)研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(zhǎng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過(guò)努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性