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篇1

[中圖分類號]C36 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1672-5158（2013）06-0429-01

人事管理是供電企業(yè)管理的重要內(nèi)容，它對于企業(yè)的正常供電具有很大影響?？茖W(xué)高效的人事管理有助于提升供電企業(yè)管理水平，最終實現(xiàn)正常供電。人事檔案管理是人事管理的重點，檔案管理涉及到供電企業(yè)的每一個員工，科學(xué)高效的檔案管理有助于企業(yè)管理者快速地了解每個員工的情況，同時也是保證員工自身利益的重要手段。在新形勢下，供電企業(yè)面臨的環(huán)境更加復(fù)雜，高效的檔案管理就成為了企業(yè)的必然選擇。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在供電企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營中應(yīng)用越來越廣泛，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在供電企業(yè)中的應(yīng)用有效提高了供電效率。在新形勢下，加強計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在供電企業(yè)人事檔案管理中的應(yīng)用，實現(xiàn)人事檔案的信息化，就成為了供電企業(yè)實現(xiàn)長遠發(fā)展的必然選擇（圖1）。

（1）人力資源管理系統(tǒng)界面

一、企業(yè)人事檔案信息化管理的必要性

在探討如何實現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息化管理之前，我們不妨來了解一下為什么要實現(xiàn)供電企業(yè)的人事檔案管理信息化，只有在充分明確了供電企業(yè)人事檔案信息化的必要性之后，才能真正實現(xiàn)這一目標(biāo)，筆者認(rèn)為實現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化管理是提升人事管理效率的必然措施，是提高供電企業(yè)核心競爭力的重要措施。接下來，筆者就來詳細分析這兩個方面。

（一）企業(yè)人事檔案信息化管理是提升人事管理效率的必然選擇。人事檔案管理是人事管理的重要內(nèi)容，加強人事檔案管理有助于提升供電企業(yè)人事管理的水平。在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天，充分利用信息技術(shù)來進行管理已經(jīng)成為了供電企業(yè)的必然趨勢。目前人事檔案管理工作還存在著許多問題，這些問題嚴(yán)重制約著人事管理的效率，而要解決這些問題，很大程度上依賴于人事檔案信息化管理。

（二）企業(yè)人事檔案信息化管理是提升核心競爭力的重要手段。企業(yè)人事檔案信息化管理與傳統(tǒng)的管理方式相比，有很多新的特點。在信息化管理階段，企業(yè)人事檔案管理實現(xiàn)了由分散管理向集中管理的轉(zhuǎn)變，由細節(jié)控制向核心監(jiān)控的轉(zhuǎn)變。這兩方面的轉(zhuǎn)變是信息化的必然，也是目前供電企業(yè)管理缺少的，是制約供電企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵因素。因而加強供電企業(yè)人事檔案信息化管理就成為了供電企業(yè)的重要手段（圖2）。

（2）企業(yè)電子管理系統(tǒng)

二、加強供電企業(yè)人事檔案信息化管理的措施

上文分析了供電企業(yè)人事檔案信息化管理的必要性，接下來，就來充分論述如何加強信息化管理。筆者認(rèn)為實現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化管理，供電企業(yè)要做到三點：一是要建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)；二是要建立健全人事供電企業(yè)人事檔案信息管理運行機制。三是要加強人事檔案數(shù)據(jù)采集工作的管理。接下來，筆者就來詳細論述這三個方面的內(nèi)容。

（一）建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。實現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化管理，我們首先要建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。供電企業(yè)人事檔案管理要以項目主管為核心，檔案室作為業(yè)務(wù)部門，各個分室為具體負責(zé)的企業(yè)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在人事檔案管理中要在電力主管部門的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，聯(lián)系日常管理工作來進行有效管理，除了要負責(zé)協(xié)調(diào)之外，主管部門還要認(rèn)真監(jiān)督檢查具體業(yè)務(wù)部門檔案管理和移交工作。在檔案管理中要堅持集中保管原則。

（二）建立人事檔案信息化管理的運行機制。供電企業(yè)在進行檔案信息化管理過程中要嚴(yán)格遵守國家相關(guān)的政策，法律法規(guī)，以及企業(yè)的保密制度。在檔案管理過程中要嚴(yán)格保守企業(yè)秘密。要派專人負責(zé)數(shù)據(jù)采集，檔案信息數(shù)字化，數(shù)據(jù)上傳與加載等工作。

（三）加強人事檔案數(shù)據(jù)采集工作的管理。數(shù)據(jù)采集是供電企業(yè)人事檔案信息化管理的首要步驟，同時也是最為關(guān)鍵的步驟。在人事檔案信息化管理中要重點關(guān)注數(shù)據(jù)采集工作的管理。做好數(shù)據(jù)采集管理工作，筆者認(rèn)為要做好三方面的內(nèi)容。一方面是要完成檔案管理工作流程的數(shù)字化。另一方面是要在項目擴建之后，要完成數(shù)據(jù)資源更新工作。最后一個方面是要保證供電企業(yè)人事檔案的完整性。

（3）人事檔案電子化案例（圖3）

隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)在供電企業(yè)人事檔案管理中的作用越來越重要，加強供電企業(yè)人事檔案信息化管理是提高人事管理效率的必然選擇，是提升供電企業(yè)核心競爭力的必然選擇。供電企業(yè)管理人員要高度重視人事檔案信息化管理工作。本文提到了加強信息化建設(shè)的三個措施，在檔案管理過程中，企業(yè)管理人員要重點做好人事檔案的數(shù)據(jù)采集管理工作。要重視供電企業(yè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要建立健全人事檔案信息化管理運行機制。供電企業(yè)要定期對網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)進行檢測，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。

參考文獻

篇2

關(guān)鍵詞：

干部人事檔案；信息化建設(shè)；人事管理創(chuàng)新

0引言

在當(dāng)前信息化時代，各行各業(yè)都呈現(xiàn)了重要的信息化發(fā)展趨勢，檔案領(lǐng)域的工作更是如此。針對于干部人事檔案管理工作來說，信息化也已經(jīng)是其中非常重要的一個環(huán)節(jié)和工作路徑[1]。為了對于人事管理工作進行合理的創(chuàng)新，我們必須要從干部人事檔案管理工作入手，將信息化的價值與優(yōu)勢進行更好地發(fā)揮，更好地將檔案管理工作的作用進行體現(xiàn)，為人事管理工作提供更加高效、可靠、高質(zhì)量的檔案資源支持，更好地推進和促進人事管理工作的全面創(chuàng)新。

1干部人事檔案信息化管理對于人事管理創(chuàng)新的意義

對于人事管理工作來說，檔案工作的重要性是毋庸置疑的。要想實現(xiàn)對人事管理工作的創(chuàng)新，我們就必須從一個更加科學(xué)、客觀的角度對于信息化建設(shè)工作進行接受和認(rèn)同，正確地認(rèn)識到信息化建設(shè)工作所帶來的優(yōu)勢和改變，客觀地對待和接納信息化建設(shè)工作的開展。在以往干部人事檔案管理工作中，過于傳統(tǒng)的管理方式導(dǎo)致了工作陳舊、效率很低，這從另一方面也影響了檔案管理工作人員自身的創(chuàng)新能力和創(chuàng)新意識，讓其在工作中止步于當(dāng)前現(xiàn)有的成績。在日常工作中，傳統(tǒng)的管理思路下，僅僅關(guān)注與年度、月度的立卷歸檔案卷數(shù)量，查詢服務(wù)提供的數(shù)量，而對于具體人事管理工作卻沒有提供可靠的檔案信息的支持，對于檔案管理工作的價值沒有進行充分的發(fā)揮和改進。在信息化管理的影響下，干部人事檔案管理工作的效率得到了大幅度的提升，并且整體檔案管理工作的主動性也得到了更好地強化。檔案管理人員在日常工作中得以從枯燥、重復(fù)的勞動中解脫，他們可以投入更多的精力在自身工作的創(chuàng)新當(dāng)中。只有這樣，人事干部檔案管理工作的效能才能得到進一步的提升，同時也可以更加主動地思考如何從自身的角度入手，為人事管理創(chuàng)新活動提供有效地檔案信息資源，不斷地將超前的意識進行融入，提升自身的服務(wù)意識和服務(wù)能力。

2干部人事檔案信息化管理工作的開展思路

第一，加強基礎(chǔ)設(shè)施投入。對于檔案管理工作來說，信息化管理的基礎(chǔ)就是各類齊備的基礎(chǔ)設(shè)施。干部人事檔案資料本身在信息化管理發(fā)展的過程中，整體信息資源的數(shù)量和種類逐漸增加，如何與時俱進地對基礎(chǔ)設(shè)施進行改善，從硬件層面上滿足衛(wèi)生計生事業(yè)單位的發(fā)展需求是非常關(guān)鍵的[2]。在當(dāng)前信息化管理驅(qū)使下，我們要做好配套設(shè)施的保障，檔案管理人員要結(jié)合自身檔案管理工作的需求，合理地采購電腦、打印機、復(fù)印機、掃描機、存儲器、檔案資料等相關(guān)設(shè)備，并且做好管理和控制，做到電子件與紙質(zhì)資料件的內(nèi)容完全一致。第二，加強人才培養(yǎng)。對于檔案管理工作來說，信息化的開展需要一批優(yōu)秀的專業(yè)人才來進行實現(xiàn)，針對于人才方面的需求，我們予以重視，并且加強對優(yōu)秀人才的引進，不斷提升人才隊伍的綜合素質(zhì)和水平。結(jié)合當(dāng)前人才隊伍構(gòu)成情況，積極引入合理的培訓(xùn)模式，系統(tǒng)化地展開對于在崗人員信息化管理水平的培養(yǎng)，讓其自身的操作能力和實戰(zhàn)水平得到更好地提升。目前，一部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人員本身沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案方面知識的學(xué)習(xí)，雖然他們工作經(jīng)驗上十分豐富，并且可以確保接收、審查、歸檔以及各類傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作中發(fā)揮了重要的職能作用，但是當(dāng)前信息化檔案管理環(huán)境下，我們必須要認(rèn)識到保持強大學(xué)習(xí)能力的重要性。結(jié)合隊伍構(gòu)成情況，構(gòu)建一支復(fù)合型、高素質(zhì)人才隊伍，這是當(dāng)前檔案管理工作開展中所應(yīng)該關(guān)注的一個內(nèi)容。檔案管理工作中，也要融入績效考核，從更多的角度來實現(xiàn)對在崗人員的有效激勵，檔案管理人員自身也要提升認(rèn)知、與時俱進地提高自己，打造優(yōu)秀的服務(wù)意識和業(yè)務(wù)能力。對于當(dāng)前知識經(jīng)濟時代，很多管理理論和方法都需要我們進行深入的學(xué)習(xí)和研究，檔案管理者要接受新環(huán)境所帶來的挑戰(zhàn)，勇敢地進行創(chuàng)新，打破以往檔案管理工組中的問題，為檔案管理信息化工作的構(gòu)建一條平坦的路徑。專職人員要對檔案信息化管理業(yè)務(wù)工作進行充分認(rèn)識，滿足干部人事檔案管理工作的新需求。第三，對工作模式進行合理地創(chuàng)新。在科學(xué)技術(shù)發(fā)展影響下，我們要清晰地認(rèn)識到，檔案管理工作信息化已經(jīng)成為一個必然趨勢和方向，面對新的發(fā)展挑戰(zhàn)，我們要勇敢地對信息化管理工作進行調(diào)整，創(chuàng)新工作模式，完善當(dāng)前信息化管理策略，盡最大可能將信息化管理的效能進行更好地發(fā)揮。工作模式創(chuàng)新的過程中，我們要化繁就簡，對于現(xiàn)階段一些不必要的過于繁瑣的流程進行縮減，提升流程的整體效率。現(xiàn)階段，雖然信息化管理平臺已經(jīng)得到了大幅度的應(yīng)用，但是其應(yīng)用深度還十分有限，大多數(shù)僅僅集中于對單項目錄的檢索、錄入、輸出等方面。在實際工作中，我們要認(rèn)識到檔案管理工作的開展，信息化管理工作是全方位的，而不是僅僅體現(xiàn)在這幾個工作環(huán)節(jié)和內(nèi)容當(dāng)中[3-4]。例如，在檔案管理上，可以融入互聯(lián)網(wǎng)的管理思路，采取條形碼來對于檔案號進行替代啊，這樣可以提升歸檔和查閱的效率，同時管理上也更加安全可靠。信息化管理模式下，我們需要進行不斷地探索和了解，對于具體工作中出現(xiàn)的各類問題進行更好地解決，這樣才能得到提升的效率和保障效果的目標(biāo)。

3結(jié)論

總的來說，對于當(dāng)前干部管理工作的創(chuàng)新來說，干部人事檔案信息化發(fā)揮著重要的作用，針對當(dāng)前人事管理工作的創(chuàng)新需求，我們要勇于應(yīng)對挑戰(zhàn)，切實地在其位、謀其事，銳意進取、不斷探索，真正地將干部人事檔案信息化的價值進行發(fā)揮和體現(xiàn)。

參考文獻

[1]韓寶豐.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù).2016（23）.

[2]張潔.醫(yī)院人事檔案信息化管理及其創(chuàng)新[J].企業(yè)改革與管理.2016（14）.

篇3

[中圖分類號] G275 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0087- 01

1 高校人事檔案信息化管理的重要性及基本內(nèi)容

1.1 人事檔案信息化管理重要性

人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，高校人事檔案是人事部門對個人管理的重要憑證和開展各項工作的基礎(chǔ)，一般來說，高校對人員的考核調(diào)動等活動或者人才選拔和干部選拔都需要人事檔案作為基礎(chǔ)，人事檔案管理對高校師資隊伍的建設(shè)和教學(xué)、科研項目、黨政管理的開展都具有十分重大的作用。人事檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化具有重要意義，信息化可以使檔案管理從原始的手工方式轉(zhuǎn)變發(fā)展成為只能自動化檢索和管理。網(wǎng)絡(luò)信息化可以使高效人事檔案管理工作效率提高，使檔案更易于保存、查詢、修改、分類等，通過網(wǎng)絡(luò)信息化可以提高檔案利用率，降低檔案管理的成本。

1.2 人事檔案信息化管理基本內(nèi)容

一般來說，檔案實現(xiàn)信息化需要遵從一定的程序和內(nèi)容規(guī)范，高校人事檔案管理的信息化同樣需要遵從一定的內(nèi)容規(guī)范。首先，需要根據(jù)人事信息建立一個花名冊，以花名冊為基礎(chǔ)建立建立一個人事檔案的框架。以院系為單位，每個院系編制獨立的編號，以下姓名依姓氏首字母為序。其次，在設(shè)置好的花名冊框架之下，逐個錄入人員信息，信息的內(nèi)容包括編號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、職稱及評定時間、參加工作時間及進入本單位時間、學(xué)歷情況等。再次，設(shè)置好紙質(zhì)檔案之后，開始實現(xiàn)信息化，將紙質(zhì)檔案的分類并依此按順序錄入系統(tǒng)。最后，高校人事檔案實現(xiàn)信息化之后，對于后期的管理，包括職務(wù)和工資等項目的變動，打開系統(tǒng)查詢后進行修改登記即可。

2 當(dāng)下高校人事檔案信息化管理存在的問題與制約因素

信息化管理意識落后，且開發(fā)成果不多，社會影響力低。傳統(tǒng)意識得不到改變，人事檔案管理的信息化進程就會放慢。在人們的傳統(tǒng)意識里，人事檔案管理工作就是檔案的保存，很少意識到人事檔案潛在的巨大價值。另外高校領(lǐng)導(dǎo)層絕大多數(shù)處于中年期甚至年齡更大，他們較少接觸到網(wǎng)絡(luò)，多對網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)識不足，也導(dǎo)致高校人事檔案信息化程度不高。受限于高校規(guī)模、實力、觀念意識等客觀因素，大部分高校人事檔案信息資源的開發(fā)工作還處于一個較低的水平，開發(fā)成果少。

人事檔案內(nèi)容信息量少，缺乏個性。目前高校人事檔案多千人一面，信息面單薄，缺少對個人的“德”、“能”、“勤”、“績”的記載。個人信息記錄不全面，多官方語言，不能客觀地反映個人的真實情況。

信息化程度不高，資源共享程度低。多數(shù)高校人事檔案管理部門主要采用手工檢索查閱，尤其是當(dāng)前檔案管理人員的計算機知識和互聯(lián)網(wǎng)知識較為薄弱，信息化程度不高，即使有的檔案人員或多或少地了解一些計算機知識，但大多只會一些簡單的操作，對于信息化的復(fù)雜技術(shù)顯得力不從心，更談不上研究與開發(fā)，而先進的管理設(shè)備只是檔案管理達標(biāo)和升級考核的擺設(shè)而已，沒有發(fā)揮其科學(xué)管理功能。

3 如何做好高校人事檔案信息化建設(shè)

（1） 提高人事檔案信息化管理的現(xiàn)代化意識。網(wǎng)絡(luò)信息化是個較新的概念，管理人員需要改變傳統(tǒng)意識，改變陳舊的局面，不斷吸取新觀念和知識，勇于進取。用全新的、開放的思維接受社會的發(fā)展和改變，將高效人事檔案工作與社會活動結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。

（2） 注重高校人事檔案的信息安全。通常來說，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為人事檔案管理提供了諸多便利，但是鑒于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點，同樣具有一定的危險性，比如信息安全等問題。信息安全隱患主要存在的問題有：新老版本的不兼容和不可識讀性、存儲材料的易損性、操作失誤、信息泄露丟失等。針對這些問題，一般需要從3個方面進行改善。① 在人事檔案的管理和調(diào)閱時，明確保密級別和用戶權(quán)限。② 保證數(shù)據(jù)安全，建立安全機制，進行專門的安全保密設(shè)計。③ 電子檔案的保存客觀環(huán)境需謹(jǐn)慎，在檔案變動前后及時做好備份。

（3） 有步驟、分重點地推薦高校人事檔案信息化建設(shè)。高校人事檔案信息化管理不是短期就可以完善的，所以實現(xiàn)檔案信息化需要有步驟、分重點地進行。首先，根據(jù)高校自身的特點和信息化實現(xiàn)程度，制訂與之相適應(yīng)的具體分層分期實施方案。其次，確保網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施齊全后，搭建系統(tǒng)運行平臺，設(shè)置保密等級和用戶權(quán)限。再次，隨著人事的變動，逐漸積累檔案數(shù)據(jù)資源。最后，在確保信息正確安全的前提下，開放檔案共享信息。

（4） 加強高素質(zhì)檔案管理人才的培養(yǎng)的途徑可以是高水平人才的引進，也可以是內(nèi)部培訓(xùn)，挖掘人才。① 對現(xiàn)有檔案管理人員進行培訓(xùn)，選拔中青年、有潛力的管理人員進行培訓(xùn)，切實提高其現(xiàn)代管理、信息技術(shù)和信息服務(wù)方面的素質(zhì)和能力。② 引進急需的信息技術(shù)和信息化應(yīng)用的專業(yè)人才，包括有工作經(jīng)驗的社會人才和相關(guān)專業(yè)高層次人才。③ 整合IT行業(yè)的信息化人力資源，聘請專家、顧問幫助提供技術(shù)支持和人才培養(yǎng)。

主要參考文獻

[1] 王宜奮. 信息化背景下的高校人事檔案管理缺陷與對策[J]. 吉林教育，2010（7）.

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【關(guān)鍵詞】

人事檔案；信息化管理；策略

前言：在當(dāng)前新的時代背景下，信息技術(shù)在檔案行業(yè)中的應(yīng)用，顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理理念，也在很大程度上推動了人事檔案管理的變革，促進了人事檔案的信息化管理。對于檔案管理相關(guān)部門而言，應(yīng)該立足自身實際，加快人事檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化，是一個亟待解決的問題，應(yīng)該得到足夠的重視。

1人事檔案信息化管理的意義

1.1提高工作效率

在傳統(tǒng)人事檔案管理中，采用的是人工管理的方式，以紙質(zhì)檔案為主，從數(shù)據(jù)信息的收集、整理到檔案的歸檔和利用，都是依靠手工操作完成，工作強度大且工作效率低，對于管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求較高。而通過在人事檔案管理中引入信息化技術(shù)，實現(xiàn)管理的信息化，可以以計算機代替人工勞動，實現(xiàn)對于信息的分類、提取和整理加工，工作效率大大提高。

1.2實現(xiàn)資源共享

在當(dāng)前的信息化時代，信息資源是一種非常重要的戰(zhàn)略資源，也是社會經(jīng)濟發(fā)展中一個不可或缺的組成部分。因此，通過人事檔案的信息化管理，可以利用現(xiàn)代通信技術(shù)，實現(xiàn)信息的高度共享，從而直接或者間接推動我國經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步[1]。

1.3方便信息查閱

與傳統(tǒng)人事檔案管理方式相比，信息化管理的對象并非紙質(zhì)文檔，而是數(shù)字化、信息化的檔案資料，通過專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化存儲，方便對檔案信息進行查詢，從而確保其價值的充分發(fā)揮。

1.4保證檔案安全

傳統(tǒng)人事檔案管理采用的是紙質(zhì)文檔，在存儲和使用過程中，不可避免地會出現(xiàn)損壞或者丟失的情況，影響檔案信息的完整性和安全性。而在信息化管理中，可以引入先進的安全防護技術(shù)，對信息進行加密，以滿足信息保密需求，從而避免信息的泄露，同時也可以減少檔案在存儲過程中出現(xiàn)變質(zhì)或者損壞的情況，確保人事檔案的安全。

2人事檔案信息化管理的有效策略

2.1更新檔案管理意識

一直以來，人事檔案管理工作都存在一定的封閉性，而在當(dāng)前信息化技術(shù)的沖擊下，檔案管理人員應(yīng)該及時更新觀念，轉(zhuǎn)變認(rèn)識，加快人事檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)管理的信息化和現(xiàn)代化。利用計算機和專業(yè)軟件，檔案管理人員能夠?qū)θ耸聶n案的相關(guān)信息進行歸類和整理，提高檔案建設(shè)的效率和質(zhì)量。

2.2配備先進技術(shù)設(shè)備

人事檔案的信息化管理必須建立在專業(yè)的技術(shù)設(shè)備基礎(chǔ)上，這也是實現(xiàn)信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，在當(dāng)前新的形式下，相關(guān)部門應(yīng)該加大人事檔案管理的資金投入，配備先進的技術(shù)設(shè)備，實現(xiàn)設(shè)備的快速更新，建立起一套相對完善健全的的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，促進工作效率的提高。

2.3實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化

現(xiàn)階段，在人事檔案管理中，同時存在著紙質(zhì)檔案和電子文檔兩種形式，需要檔案管理部門從實際情況出發(fā)，對兩者進行共同管理，將人事檔案管理的中心放在信息的存儲以及二次開發(fā)方面，建立起相對統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)以及完善的信息化系統(tǒng)，逐漸實現(xiàn)原始檔案信息的數(shù)據(jù)化，最終建立起一個能夠覆蓋全國范圍的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，方便信息的共享和查詢[2]。

2.4增強安全保護工作

信息技術(shù)的應(yīng)用，為人事檔案管理工作效率的提高提供了良好的方法和手段，也給檔案管理工作帶來了一些安全問題，黑客、木馬、病毒等時刻威脅著人事檔案信息安全。對此，應(yīng)該合理運用信息加密技術(shù)，根據(jù)對應(yīng)的使用權(quán)限，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的加密處理，減少人事檔案數(shù)據(jù)信息的泄露。應(yīng)該定期對電子文檔進行備份，避免突發(fā)性故障對于檔案管理工作的影響。應(yīng)該對系統(tǒng)防火墻和病毒庫進行及時更新，確保其能夠有效攔截可疑文件，保證個人信息的真實性和完整性。

2.5重視管理人才培養(yǎng)

人事檔案的信息化管理對于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，需要加強對于檔案管理信息化人才的培養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)能力，拓展知識面，確保檔案管理人員能夠熟練操作專業(yè)的檔案管理軟件。檔案管理部門可以定期舉辦各類培訓(xùn)班，邀請一些專家和學(xué)者進行座談，使得檔案管理人員能夠及時把握相關(guān)領(lǐng)域的最新發(fā)展動態(tài)，及時對自身的知識結(jié)構(gòu)進行更新，提升工作能力。同時，應(yīng)該引導(dǎo)檔案管理人員樹立責(zé)任意識和服務(wù)意識，提升其對于工作的積極性和主動性，通過科學(xué)的理念和方法，對人事檔案進行有效管理，提升服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

2.6健全檔案管理制度

針對當(dāng)前人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀，一個健全完善的檔案管理制度，是提升信息化管理水平，取得最佳工作效益的關(guān)鍵所在。首先，檔案管理部門應(yīng)該設(shè)置專家小組，由信息化專家、人事部門負責(zé)人以及人事檔案管理人員共同協(xié)商和討論，立足國家相關(guān)規(guī)范以及單位的經(jīng)營特點，制定出具備良好可行性和可靠性的管理制度；其次，應(yīng)該對人事檔案信息化管理的權(quán)責(zé)進行明確，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息失真或者泄露，應(yīng)該追究相關(guān)負責(zé)人的責(zé)任，確保規(guī)章制度的有效落實；然后，應(yīng)該將人事檔案管理工作融入到人力資源管理中，確保人事檔案管理工作能夠符合人化的具體情況。

3結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前信息化時代，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是時展的客觀要求，有利于實現(xiàn)檔案信息的共享，提高其利用效率。因此，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該合理引入信息技術(shù)，逐步實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，提高檔案管理工作的效率。

作者：呂丹 單位：吉林市人力資源和社會保障信息中心

參考文獻

篇5

中圖分類號：F249.2 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0205-01

隨著信息技術(shù)與計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個行業(yè)中得到廣泛的使用，為進各行各業(yè)的發(fā)展帶來技術(shù)性的革命并對各行業(yè)的快速發(fā)展及行業(yè)水平的提高起到重要的推進作用。人事檔案是對職工的思想、作用、業(yè)績及經(jīng)歷等進行記載的重要資料，因此，信息化技術(shù)的管理在促進人事檔案管理的工作中具有重要的作用，使人事檔案管理的工作更加簡潔和有效。

1. 人事檔案資源信息化管理的優(yōu)勢

1.1 輸入簡捷及信息化數(shù)字的處理及時

信息化數(shù)字處理功能應(yīng)用，可以快速及時的對人事檔案資源進行處理并有效保證人事檔案信息的連續(xù)性和動態(tài)性，應(yīng)用數(shù)字化的處理功能，還可自動對人事檔案的信息進行數(shù)據(jù)處理[1]。在人事檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，可以減輕管理人員對人事檔案進行傳統(tǒng)管理的勞動強度并在人事檔案產(chǎn)生變動時及時進行有效的記載，快速登錄變動職工的信息，保證人事信息的準(zhǔn)確性與全面性，有效避免使用傳統(tǒng)人事檔案信息管理進行記載時出現(xiàn)斷檔和缺檔的情況。

1.2 信息化的搜索與痕跡功能

應(yīng)用信息化技術(shù)對人事檔案進行管理，可實現(xiàn)信息化快速查詢功能，這有利于人事部對職工的管理。領(lǐng)導(dǎo)在進行人事處理和人事決策時，可快速有效的對職工信息進行全面了解，進而有利于單位對職工績效管理及員工培訓(xùn)等方面提供信息依據(jù)并實現(xiàn)人才配置的合理化。應(yīng)用信息痕跡處理功能，可有效的推動職工合同法律化的進程。因信息化技術(shù)的痕跡處理功能可實現(xiàn)對所需信息人的資料進行準(zhǔn)確、及時的采集，而在人事需變動調(diào)整時，信息化痕跡功能可以為人事檔案的調(diào)整提供巨大的幫助，可有效的避免傳統(tǒng)人事檔案管理中出現(xiàn)的疏漏、問題，進而提高人事檔案管理的工作效率。

1.3 信息化的保密功能

管理人事檔案時要有較強的保密意識，在人事檔案的管理中應(yīng)用信息化技術(shù)對人事檔案進行密碼設(shè)置，就可以實現(xiàn)對人事檔案進行保密，有效的防止人事檔案信息對外泄漏。管理人事檔案的工作人員，不僅要具備相關(guān)的信息化技術(shù)知識，還要加強對密碼的保護，避免給單位帶來不必要的損失。

2. 人事檔案信息化管理的強化途徑

2.1 加強人事檔案管理信息化的功能建設(shè)

現(xiàn)今，人事局對人事檔案的使用頻率逐漸增加，人事檔案在日常工作中的作用越加明顯，而信息化技術(shù)的發(fā)展為人事檔案的建設(shè)提供著先進的科技手段和科技知識，以加快對人事檔案管理相關(guān)信息系統(tǒng)的架構(gòu)。信息系統(tǒng)的建立，可實現(xiàn)人事檔案的三大功能，即干部信息的查詢系統(tǒng)、信息綜合的開發(fā)系統(tǒng)及檔案的檢索管理系統(tǒng)。實現(xiàn)對相關(guān)干部信息的分析、預(yù)測和統(tǒng)計功能，體現(xiàn)人事檔案的信息質(zhì)量對人力資源管理的作用[2]。一是動態(tài)信息具有時效性，它能快速的處理突發(fā)性、緊急性事件所產(chǎn)生的信息。二是基礎(chǔ)信息具有準(zhǔn)確性，對檔案信息進行嚴(yán)格的審查。三是經(jīng)驗信息具有指導(dǎo)性、超前性和探索性，以強化檔案的編輯能力。四是政策信息具有針對性，確保信息為執(zhí)行和決策服務(wù)。

2.2 完善人事局人事檔案信息化管理體系

人事檔案的信息化管理是當(dāng)今時展的需求，人事局應(yīng)加強對人事檔案資源管理模式的創(chuàng)新，建立完善的人事檔案信息化管理體系。因此，完善信息化檔案管理的同時，需抓好三方面工作：一加強管理層對人事檔案管理的重視并推進人事檔案管理工作的運行，作為人才信息庫的人事局人事檔案，是人事局管理重要的組成部分，因此，人事局管理層應(yīng)重視檔案信息化管理，并為其創(chuàng)造條件，推進檔案信息化管理工作的有序開展。

二提高人事檔案管理職工的責(zé)任心和業(yè)務(wù)水平，人事檔案管理工作是一項涉及職工重要個人信息的資源庫，因此，要求檔案管理員提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。平時加強對檔案管理員的培訓(xùn)和進修工作，建立一支思想素質(zhì)較高、業(yè)務(wù)水平較硬的人事檔案管理隊伍。三科學(xué)地應(yīng)用人事檔案管理軟件；四制定規(guī)范的人事檔案管理機制。管理人事檔案就應(yīng)制定相關(guān)的管理機制并在工作中不斷地健全和完善規(guī)章制度，充分發(fā)揮管理職能并重視對人才檔案信息的更新和維護工作[4]。

2.3 加強對人事檔案信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

人事檔案的信息化數(shù)據(jù)管理是一項繁雜而長期的工作，隨著人事檔案管理工作的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫的資料需要跟進更新。將復(fù)雜繁瑣的人動通過信息化的加工變?yōu)楹啙嵜髁?、量化真實的?shù)字表格，為人事檔案更精確的管理提供有力的依據(jù)。要落實工作，需從四方面著手：一創(chuàng)建人事檔案最基本的信息資料庫。包括職工的性別、學(xué)歷、姓名、出生年月、職務(wù)、政治面貌、專業(yè)技術(shù)職稱、工作簡歷和年度考核等全面的信息資料；二建立人事檔案資料的目錄查詢數(shù)據(jù)資料庫。依據(jù)姓氏和參工年限等方式對所有職工的信息進行歸類，制定相關(guān)目錄表并依此為根據(jù)對職工信息進行有序的編號，方便人事資料的快速查找；三對職工的工資可建立工資數(shù)據(jù)資料庫。將全部職工的績效工資和基礎(chǔ)工資等進行詳細的整理，以便快速查看；四建立人事檔案相關(guān)材料目錄的數(shù)據(jù)資料庫。將全部職工的檔案信息用計算機進行歸檔、儲存和分類，實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)據(jù)化。

3. 結(jié)束語

人事檔案信息技術(shù)化管理對人力資源的管理具有重要的作用，創(chuàng)建檔案信息化管體系是實現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化、電子化高效管理的重要途徑。加強人事檔案管理的信息技術(shù)化，不僅能避免傳統(tǒng)檔案管理模式中出現(xiàn)疏漏，還能提升人事局人事檔案的管理水平，使人事檔案管理向管理科學(xué)化和現(xiàn)代化的道路發(fā)展。

參考文獻

[1]張玉雙，田云，肖雨.芻議如何提高人事檔案信息化管理水平[J].山東工會論壇，2015，21（1）：79-80.

篇6

在現(xiàn)代社會中，隨著高科技現(xiàn)代化的發(fā)展，各種管理工作的信息化逐步受到人們的青睞。醫(yī)院人事檔案作為醫(yī)院人事資料庫，是醫(yī)院檢核醫(yī)護人員信息，考察醫(yī)護人員工作狀態(tài)和工作能力的重要依據(jù)，也是醫(yī)院加強人事管理、改善人事管理制度的重要資料依據(jù)。實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理是跟隨現(xiàn)代化經(jīng)濟和科技發(fā)展國情的必然趨勢，是我國人事改革制度和醫(yī)院醫(yī)療改革制度的必然要求，更是廣大現(xiàn)代社會民眾對醫(yī)院服務(wù)的必然期許。

1 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案信息化管理開展過程中出現(xiàn)的問題

在實施信息化檔案管理工作前制約人事檔案管理發(fā)展建設(shè)的因素主要來自以下三個方面。

1.1 信息量冗雜

醫(yī)護人員就業(yè)前背景調(diào)查檔案，工作履歷檔案，人事調(diào)配檔案，重大醫(yī)療事故檔案等等，龐大的信息量讓工作人員整理困難的同時，還極易在工作交接中造成信息丟失，導(dǎo)致信息不完整、信息不準(zhǔn)確。此外信息量冗雜給需要查閱檔案信息的工作人員也造成很大的麻煩。首先是時間浪費，查閱檔案要去檔案室，去了檔案室后要找到不同科室的專屬檔案柜，然后再在檔案柜中翻找；其次是紙張浪費，工作人員和醫(yī)護人員的多次翻閱極易造成檔案資料磨損，甚至在不小心時會有撕破現(xiàn)象，檔案的重新記錄不僅造成人員勞動力浪費，還會造成紙張浪費。最后是勞動力浪費，工作人員記錄檔案，工作人員歸置檔案，工作人員重置、完善檔案等，特別死重置完善檔案，需要原先檔案的基礎(chǔ)上重置一份，是一項很大的工作量，造成工作人員勞動力的浪費。

1.2 管理人員工作不到位

人事檔案管理是一個枯燥、乏味的工作，工作人員必須整天跟資料打交道，并且大量時間都花費在查找和翻閱中。長期以來，很容易讓工作人員產(chǎn)生懈怠情緒和懶散態(tài)度。此外，很多管理人員和工作人員對檔案管理認(rèn)識度不夠，很多工作人員沒有意識到檔案管理保密程度的重要性和檔案間接效益性能，只以為醫(yī)護人員和領(lǐng)導(dǎo)需要查閱資料時能夠翻閱出來，并保證資料的完整性就過關(guān)了，這種認(rèn)識直接導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展緩慢，跟現(xiàn)代化社會要求嚴(yán)重脫節(jié)。

1.3 檔案管理機制不健全

檔案管理機制不健全主要反映在檔案管理人員收集資料、歸檔資料被動，工作人員工作流程不細致，工作人員工作不規(guī)范，針對檔案管理工作人員獎懲制度不健全等四方面內(nèi)容。管理人員工作量大，工作內(nèi)容不容易具體劃分區(qū)域，工作流程單一以及領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視度不高等多方面因素造成檔案管理機制不健全和工作人員實施過程敷衍等現(xiàn)象。

2 醫(yī)院人事檔案信息化管理工作開展的意義

2.1 有利于提高檔案管理工作人員工作效率

人事檔案信息化促使信息管理有傳統(tǒng)手工操作、翻閱和查找向自動化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，能夠幫助工作人員快速搜索信息、查閱信息、更新信息和整理信息。完全替代和改善了傳統(tǒng)手工速度慢、正確率低、歸置繁瑣等特征。效能最為顯著的性能之一—資源共享極大方便了不同部門之間的資源傳遞，節(jié)省了大量的時間、物力和財力。為工作人員提升本身技術(shù)素質(zhì)和服務(wù)素質(zhì)提供了可能性。

2.2 有利于保護人事紙質(zhì)檔案

人事紙質(zhì)原發(fā)檔案的作用是不言而喻的。它的客觀性和難更改性特征賦予了它必須存在特性。人事檔案信息化管理可在計算機批下專欄專門放置醫(yī)護人員原發(fā)資料。在需要查閱原發(fā)資料時首先查閱計算機記錄原發(fā)資料，在出現(xiàn)疑問和不確定的情況下再翻閱紙質(zhì)原發(fā)檔案資料，降低紙質(zhì)檔案翻閱次數(shù)，可在一定程度上保護原發(fā)紙質(zhì)檔案。

2.3 有利于完善檔案管理建設(shè)

檔案管理建設(shè)主要包括人力建設(shè)、制度建設(shè)、設(shè)施建設(shè)三方面內(nèi)容。人事檔案信息化大量引進計算機設(shè)施，在一定程度上跟進了社會設(shè)施發(fā)展程度；對于人力建設(shè)，又分為人力資源分配建設(shè)和人力綜合素質(zhì)建設(shè)兩方面內(nèi)容，信息化檔案管理可有效降低人力資源浪費，提升人力資源效率，為工作人員提升綜合素質(zhì)提供了時間保證，而隨著工作人員綜合素質(zhì)的提高，對于人力資源的劃分則又提供了技術(shù)保障；制度建設(shè)分為獎懲制度、工作流程制度、行為規(guī)范制度三種。隨著工作人員工作內(nèi)容的具體劃分，獎懲制度的界限相對于傳統(tǒng)工作模式要好劃分很多，獎懲守則也要詳細很多，根據(jù)不同的工作任務(wù)和工作難易程度劃分獎懲等級，簡單明了、爭議度降低，還能增加工作人員的積極性。行為規(guī)范制度是對工作人員的日常工作行為提供行為標(biāo)準(zhǔn)，防治工作人員工作效率低、工作任務(wù)不明現(xiàn)象發(fā)生。

2.4 有利于增加管理人員工作積極性

檔案管理信息化在提升工作人員綜合素質(zhì)，降低人員浪費的同時，還可有效增加管理人員工作積極性。原因在于信息化管理擴大了信息搜索實現(xiàn)內(nèi)涵，實現(xiàn)了信息分析強化，確保了人盡其才，人盡其用?？梢哉f是提升了工作人員工作效率，降低了工作人員勞動強度，增加了工作人員的技術(shù)競爭力，加強了工作本身的挑戰(zhàn)度和誘惑力，從而增加了管理人員和工作人員的工作積極性。

2.5 有利于醫(yī)院人才的管理和利用

當(dāng)前醫(yī)院人才的流動量大，通過醫(yī)院人事檔案信息化管理，大大的提高人力資源部對人才情況的及時掌握，有利于對人才的及時評價、利用，從而調(diào)動人才工作積極性，推動醫(yī)院業(yè)務(wù)技術(shù)的快速發(fā)展。

3 醫(yī)院人事檔案信息化管理工作具體實施策略

3.1 吸取新時期計算機應(yīng)用人才

在新時期招收檔案管理工作人員時，將計算機應(yīng)用技術(shù)作為衡量錄用人才標(biāo)準(zhǔn)之一。此方式不僅可逐步收納新世紀(jì)計算機應(yīng)用人才，進而提升檔案管理人員計算機應(yīng)用整體素質(zhì)，還間接為醫(yī)院收納了計算機應(yīng)用導(dǎo)師，尋找到了針對檔案管理部門管理人員的計算機培訓(xùn)人才，幫助醫(yī)院對現(xiàn)任管理人員做計算機應(yīng)用培訓(xùn)。我院可將檔案管理人員做前輩和后輩劃分，實行互相課堂培訓(xùn)，前輩教導(dǎo)后背檔案管理要點，后輩教導(dǎo)前輩常見計算機應(yīng)用方式。

3.2 計算機整理檔案信息

醫(yī)院派出一批專業(yè)人員通過使用計算機技術(shù)對檔案信息進行加工、整理、歸納、傳遞和存貯。存貯好檔案信息后，在對其進行保密設(shè)施建立，加強信息保密管理（諸如增加人事信息保障系統(tǒng)，人員查閱保障系統(tǒng)等），可有效提升檔案信息保密度。

3.3 提高領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對檔案管理認(rèn)識

在增加工作人員技術(shù)素質(zhì)的同時，還應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對檔案的管理認(rèn)識。檔案管理認(rèn)識包括制度認(rèn)識、保密認(rèn)識、效能認(rèn)識、和其他管理制度的聯(lián)系認(rèn)識等。對檔案管理的認(rèn)識度決定其發(fā)展方向和發(fā)展目標(biāo)，正確的檔案管理認(rèn)識是加強檔案管理建設(shè)的基礎(chǔ)，也是提升管理人員綜合素質(zhì)需要。

4 結(jié)束語

總的來說，信息化管理的實施能夠確保人事檔案資源得到充分應(yīng)用，同時也能夠有效提升醫(yī)護人員的工作效率，對于醫(yī)院的發(fā)展具有關(guān)鍵的推動意義，是未來醫(yī)院人事檔案管理的重要開展方向。

參考文獻

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構(gòu)建人事檔案信息化管理系統(tǒng)，必須明確系統(tǒng)的整體架構(gòu)。市檢驗檢疫局在經(jīng)過調(diào)研的基礎(chǔ)上，明確在目前通用的人事工作系統(tǒng)與薪酬軟件開發(fā)的平臺基礎(chǔ)上開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)，并明確系統(tǒng)設(shè)計采用模塊化形式，包括檔案瀏覽、檔案更新、檔案查詢、檔案維護、檔案統(tǒng)計、檔案輸出及其他自定義操作等模塊；系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)多種功能，如檔案更新模塊應(yīng)實現(xiàn)對資料的修改、刪除、添加等功能，檔案查詢模塊應(yīng)實現(xiàn)精準(zhǔn)查詢和模糊查詢功能，檔案統(tǒng)計模塊應(yīng)實現(xiàn)按照職工文化程度、技術(shù)職稱、政治面貌、工資收入等條件進行相關(guān)設(shè)置的功能，檔案輸出應(yīng)實現(xiàn)輸出個人檔案、集體檔案、人事卡片、單位名冊等的功能；實現(xiàn)自動生成符合國家質(zhì)檢總局、金華市統(tǒng)計局等部門要求的各類報表功能，等等。

2建立人事檔案數(shù)據(jù)庫

首先，系統(tǒng)審核人事檔案。審核內(nèi)容包括職工的出生日期、職務(wù)、籍貫、參加工作時間、政治面貌、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱、資質(zhì)等信息，確保上述信息準(zhǔn)確無誤。其次，將經(jīng)過審核的電子人事檔案上傳至系統(tǒng)之中，據(jù)此建立起人事檔案數(shù)據(jù)庫。需要注意的是，在日常工作中，職工很可能因職務(wù)變動、工資調(diào)整、入黨等情況使得人事檔案內(nèi)容發(fā)生變化，這時候就要及時將最新的人事檔案材料上傳至數(shù)據(jù)庫之中，動態(tài)更新數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，確保數(shù)據(jù)庫中檔案信息的準(zhǔn)確性。

篇8

1.2電子檔案管理意識淡薄很多人認(rèn)為檔案管理對企業(yè)的發(fā)展沒有作用，其實不然，檔案管理不僅可以優(yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置，同時還可以幫助企業(yè)儲備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實環(huán)境中，企業(yè)檔案管理人員非但不能及時整理現(xiàn)有人員的基本資料，還經(jīng)常發(fā)生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環(huán)節(jié)，資料填寫隨意性很強，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。

1.3思想上不重視檔案管理工作很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術(shù)便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。其實不然，企業(yè)人事檔案管理對提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)人事檔案管理可以優(yōu)化企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多企業(yè)并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關(guān)系戶”，或者從企業(yè)其他崗位轉(zhuǎn)過來的人員進行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業(yè)檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經(jīng)驗和基礎(chǔ)，僅僅對檔案進行簡單的整理，根本沒有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢作用。

1.4信息化管理技術(shù)更新較慢目前，我國部分企業(yè)對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒有根據(jù)發(fā)展需求對檔案管理系統(tǒng)進行更新和維護。電子檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢，但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進行管理、維護和更新，這樣才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)社會發(fā)展。然而我國的部分企業(yè)雖然引進了電子檔案管理，卻嚴(yán)重缺乏對檔案的管理與維護，導(dǎo)致管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問題，影響正常工作。

1.5工作人員綜合素質(zhì)有限企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業(yè)人員進行操作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉(zhuǎn)過來的，根本沒有檔案管理的經(jīng)驗，也沒有相關(guān)的理論基礎(chǔ)。同時，企業(yè)未能對檔案管理工作人員給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。然而全新的電子信息化管理對檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業(yè)知識，還要具備相應(yīng)的計算機和網(wǎng)絡(luò)知識。原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠遠不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。

2企業(yè)人事檔案如何實施信息化管理

2.1不斷完善電子信息化系統(tǒng)要想在人事檔案管理工作中運用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要對企業(yè)的每一個科室的檔案信息進行整理分類，通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業(yè)應(yīng)該不斷加強對檔案工作人員的培訓(xùn)，保證檔案信息錄入的真實性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時效性，工作人員應(yīng)該對檔案進行及時修改。與此同時，企業(yè)還要做好對檔案管理信息系統(tǒng)的升級維護工作，保證信息系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。

2.2建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫人事檔案電子信息化的實現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計算機人事檔案管理系統(tǒng)中，但是由于文件的數(shù)量過多，延緩了工作的進展。這就要求企業(yè)加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對資料進行整理和分類，建立起一套由數(shù)據(jù)輸入、整理、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護為一體的完整的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)與計算機一體化，及進行信息的遠程運輸和區(qū)域化共享。

2.3轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識在企業(yè)人事檔案傳統(tǒng)的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應(yīng)信息管理的轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)需加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對檔案造成破壞，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)安全，做好防御工作；對重要的文件設(shè)定只讀權(quán)限或進行加密，以保障檔案信息的真實性，可以通過制定相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，來使檔案得到規(guī)范化管理，從而提高檔案的使用效率。

2.4企業(yè)需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)企業(yè)積極引進人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)應(yīng)該對現(xiàn)有工作人員進行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓其能夠熟練掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質(zhì)量。

篇9

隨著國家《檔案法》實施和醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化的進程和需要,各級醫(yī)院對人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平,更好地發(fā)揮檔案信息資源作用,把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來,盡快提高工作質(zhì)量,其最有效的途徑就是實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。

只有堅持人事檔案信息化管理,服從和服務(wù)于組織人事工作大局,才能為宏觀管理決策和組織業(yè)務(wù)處理提供及時、有效、準(zhǔn)確的信息服務(wù);才能為各級組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進辦公自動化、實現(xiàn)信息共享和知識管理,提供先進的技術(shù)、手段和方法。

1 醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點

(1)傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式,往往會在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象,也就是我們在利用檔案的時候,明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料,但是查找時卻因為檢索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理醫(yī)院的人事檔案就不同了,由于計算機的運算速度快,存儲信息量大、計算精度高,可以及時給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來,節(jié)省時間,提高工作效益,對數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。

(2)利用計算機管理醫(yī)院人事檔案,有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長了檔案的壽命。

(3)利用計算機管理醫(yī)院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質(zhì)及硬盤上,大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫房,增添大量的設(shè)備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

2 醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)化

人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護、信息查詢、統(tǒng)計報表等組成。而其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護是關(guān)鍵。因此,首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng),利用計算機管理醫(yī)院人事檔案?？梢詫崿F(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機化、網(wǎng)絡(luò)化。通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)各項統(tǒng)計和計算機處理方式,由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸,逐步實現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠程數(shù)據(jù)交換,實現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù),運用信息維護系統(tǒng),將人事檔案的信息錄入微機,建立完整、準(zhǔn)確的全國醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。我們知道檔案數(shù)據(jù)庫是個動態(tài)變化的過程,要求檔案管理人員要不斷及時更新檔案中的變化數(shù)據(jù),確保信息的準(zhǔn)確、真實。為了查詢的便捷,可以將信息數(shù)據(jù)庫進行分類,盡力爭取人事檔案的數(shù)據(jù)化。我們不定式可以按信息數(shù)據(jù)庫的不同分類,制成不同的表格,提供所需的數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)進行人員信息的查詢、統(tǒng)計、整理、分析等,改變了過去傳統(tǒng)的手工和理,向信息現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變,大大的提高了醫(yī)院人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量,為利用者提供信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動化得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)。實現(xiàn)檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動,節(jié)省大量人力和時間,以進行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作,提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。加強醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè),推進人事檔案現(xiàn)代化管理水平管理,是我國社會主義現(xiàn)代化的需要,是信息化時代的需要,因此,檔案信息化建設(shè)是基療事業(yè)發(fā)展的必由之路。

3 健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)

信息化是當(dāng)今經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢,醫(yī)院人事檔案部門也要積極創(chuàng)造條件,利用檔案信息資源,為醫(yī)院各項工作理好地服務(wù)。建立健全人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個方面去思考:

(1)建立一個高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息管理系統(tǒng),必需選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)。

現(xiàn)在研究系統(tǒng)開發(fā)的單位眾多,水平良莠不齊,如何選用一套正確的信息軟件對今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學(xué)合理的人事檔案信息系統(tǒng),才能提高整體工作效率,加快人事檔案信息化管理,提高人事檔案信息資源的利用率。

(2)強化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識,加大對檔案管理工作的投入實現(xiàn)人事檔案信息化管理,是一項非常繁重的工作。

各級領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認(rèn)識,加強對此項工作的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持,充分認(rèn)識建立人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的就在于不斷促進管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化,并且對此項工作高度重視,千方百計為人事檔案信息化管理工作的加強提供和創(chuàng)造有利條件,保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。

(3)加強學(xué)習(xí),建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊伍

要全面實行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此,加強對檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn),提高管理水平有工作能力,認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識,掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù),努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識,又懂得計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才,熟悉醫(yī)院基本情況、干部人員概況,以利于人事檔案工作的順利開展;檔案人員要加強自身素質(zhì)的培養(yǎng),要努力學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)技術(shù),以適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需要。

(4)重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護。

人事檔案信息系統(tǒng)是一個動態(tài)的系統(tǒng),需要檔案人員不斷進行更新和維護,要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用,那么對其核心部分的數(shù)據(jù)庫建設(shè)必須做到:

篇10

隨著科技進步，信息化已成為新形勢下人事檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，人事檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化也已勢在必行。在以知識和信息為主要特征的信息化時代，人事檔案作為重要的信息資源，如何適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，早日實現(xiàn)人事檔案信息化管理，已成為重要而又緊迫的時代話題。

人事檔案的信息化就是在人事檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對人事檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是，通過對人事檔案信息化建設(shè)所需的計算機、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施和相關(guān)軟件的合理配置，達到人事檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達到人事檔案資源共享，促進人事檔案事業(yè)持續(xù)快速發(fā)展。

一、加快人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是信息化建設(shè)的首要任務(wù)。建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，保證計算機硬件及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代，全面推進辦公自動化，進而實現(xiàn)政務(wù)公開，為最終實現(xiàn)無紙化辦公的電子政府和人事檔案管理全面徹底的信息化打好基礎(chǔ)。

二、加快人事檔案信息資源建設(shè)

信息資源建設(shè)是信息化建設(shè)的核心。一方面，抓緊人事檔案的鑒定銷毀工作，玉石分開，把真正有價值的人事檔案鑒定出來，輕裝上陣，加快館藏人事檔案數(shù)字化進程。人事檔案信息數(shù)字化是衡量信息化的重要標(biāo)志，是信息化建設(shè)中的一項艱巨而重要的任務(wù)。要積極推進重要人事檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，逐步實現(xiàn)人事檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。另一方面，規(guī)范電子檔案歸檔管理，加強對電子檔案的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo)，積極探索和研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)問題，確保有價值的電子文件真實、完整、有效，加強信息資源的安全保密工作。

三、加快由實體管理轉(zhuǎn)向信息管理的步伐

由手工管理轉(zhuǎn)向計算機管理，由人工檢索轉(zhuǎn)向網(wǎng)上查詢，實行計算機管理，上級主管部門要統(tǒng)一推出一個通用數(shù)據(jù)庫軟件，并設(shè)立嚴(yán)格的管理制度，根據(jù)使用權(quán)限分類加密，使一部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只能在內(nèi)部局域網(wǎng)上發(fā)行，在相關(guān)單位實現(xiàn)資源共享，以滿足單位和個人對人事檔案利用的需要，提高人事檔案查閱的效率。人才市場的建立，社會各方面對人事檔案利用的需要越來越迫切。經(jīng)濟建設(shè)信息靈敏，瞬息萬變，要求人事檔案能迅速準(zhǔn)確地提供服務(wù)，只有應(yīng)用現(xiàn)代管理手段，才能較好地解決繁瑣的手工勞動和低效率之間的矛盾。應(yīng)用計算機管理技術(shù)是時展的必然，也是提高工作效率的最有效方法。人們預(yù)測，新的世紀(jì)是全面實現(xiàn)辦公自動化的社會，是信息化的社會，是計算機進行社會管理、提供社會服務(wù)的時代。把計算機應(yīng)用到人事檔案管理工作，將使人事檔案管理工作發(fā)生質(zhì)的飛躍，是信息時展的客觀要求。目前，在人事檔案管理工作中，計算機管理程度不是很高，大多還是手工操作，我們要逐步進行一些必要的調(diào)整，使人事檔案的檢索、編目、統(tǒng)計、借閱、庫房管理、人事檔案材料的收集、登記等便于計算機操作，為下一步應(yīng)用計算機編目和開發(fā)人事檔案信息資源打下良好的基礎(chǔ)。

四、加快人事檔案人員信息素質(zhì)的提高

人事檔案人員是從事人事檔案工作的主體，起主導(dǎo)和支配作用，提高檔案人員的思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，是提高人事檔案工作水平的基礎(chǔ)。先進的管理手段，要有優(yōu)秀的專業(yè)人才。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展并廣泛得到應(yīng)用的今天，人事檔案人員要加強科學(xué)文化知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；要培養(yǎng)勇于改革創(chuàng)新的精神，更新觀念，大膽探索現(xiàn)代人事檔案管理新技術(shù)；要及時掌握黨和國家最新的人事政策、人事制度和當(dāng)前人才流動規(guī)律；要培養(yǎng)一絲不茍、認(rèn)真細致的敬業(yè)精神，以適應(yīng)人事檔案管理日益復(fù)雜、逐步現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。