導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇建設(shè)單位檔案管理，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

在電力基建行業(yè)中，電力檔案是其最真實(shí)的工程建設(shè)歷史記錄，也是電力工程建設(shè)的重要依據(jù)與必備條件，對(duì)于整個(gè)電力工程的建設(shè)有著極為重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值與意義。在對(duì)電力檔案的管理工作中，它的科學(xué)化與信息化程度對(duì)今后的電力基建行業(yè)建設(shè)有著非常重要的影響。所以，做好電力檔案的管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是非常有必要的。

一、建設(shè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）對(duì)聲像資料的管理不到位

在部分電力工程建設(shè)單位，對(duì)于電力信息檔案的管理工作，一般只重視對(duì)于相關(guān)技術(shù)信息資料的收集與整理，經(jīng)常忽視對(duì)聲像資料的整理，甚至有的建設(shè)單位沒(méi)有相關(guān)的聲像資料。相對(duì)于紙質(zhì)的文獻(xiàn)資料而言，聲像資料更加形象生動(dòng)，對(duì)歷史事件能夠準(zhǔn)確反映其原貌，能及時(shí)、有效地提供給單位相關(guān)資料，并且能供多人同時(shí)享用。許多電力信息檔案管理者受傳統(tǒng)的管理思維方式的影響，使單位原有的錄音、攝像等相關(guān)聲像設(shè)備得不到充分利用，對(duì)于與電力工程建設(shè)相關(guān)的錄音、影像等資料沒(méi)有進(jìn)行很好的管理，致使單位的聲像檔案不完備，影響了電力工程建設(shè)單位的發(fā)展。

（二）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)水平較低

受多種因素的影響和制約，大多數(shù)電力工程建設(shè)單位對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)水平相對(duì)較低，對(duì)檔案的計(jì)算機(jī)管理處于較為落后的程度，檔案管理中的軟硬件設(shè)備更新不夠及時(shí)，難以適應(yīng)電力企業(yè)的快速發(fā)展。另外，我國(guó)的檔案信息網(wǎng)站相對(duì)較少，網(wǎng)絡(luò)上所公布的檔案信息數(shù)量缺乏，并且檔案信息的內(nèi)容較為單一，缺乏創(chuàng)新，各網(wǎng)站之間還出現(xiàn)信息內(nèi)容的重復(fù)錄入。這些因素對(duì)于電力工程建設(shè)單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)產(chǎn)生一定的影響，檔案管理工作急需進(jìn)行創(chuàng)新與突破。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)較低

在電力工程建設(shè)單位的信息檔案管理工作中，人是較為關(guān)鍵的因素，對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與管理都離不開(kāi)檔案管理人員，對(duì)軟硬件與各種計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用都要通過(guò)檔案管理人員才可以充分發(fā)揮其作用。因此，作為檔案管理人員，必須要靈活掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做檔案信息的引導(dǎo)員。但是目前，在電力基建行業(yè)，檔案管理人員的整體素質(zhì)普遍較低，難以適應(yīng)飛速發(fā)展的電力企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境，行業(yè)內(nèi)嚴(yán)重缺乏同時(shí)精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)與檔案管理技術(shù)的綜合型人才。因此，電力基建行業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)急需提高。

二、建設(shè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享的條件

（一）網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化建設(shè)

當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)研究開(kāi)發(fā)出多個(gè)網(wǎng)絡(luò)化專用軟件，在許多行業(yè)內(nèi)都采用了較為成熟的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的收集、檢索、整理與利用等多種服務(wù)功能的網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化管理。在電力工程建設(shè)單位的檔案管理工作中，對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享，能夠有效地改善建設(shè)單位的檔案管理手段，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。

（二）網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施建設(shè)

近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國(guó)的通訊技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了很大的發(fā)展。九十年代以來(lái)，我國(guó)已經(jīng)先后實(shí)現(xiàn)多個(gè)網(wǎng)站與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行接軌。目前為止，全國(guó)已有多個(gè)建設(shè)單位開(kāi)始運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工程制圖，網(wǎng)絡(luò)硬件的迅速發(fā)展，為我國(guó)建設(shè)單位的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理提供了非常重要的條件與基礎(chǔ)。

三、加強(qiáng)建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的有效對(duì)策

（一）強(qiáng)化對(duì)檔案信息中聲像資料的管理

一方面，作為電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，要及時(shí)更新觀念，摒棄傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，創(chuàng)新管理思維模式，加強(qiáng)對(duì)于聲像資料的歸檔與利用，加大資金與人員投入力度，制定科學(xué)、合理的管理制度，將聲像資料的收集與整理等工作列入檔案管理內(nèi)容中。

另一方面，作為檔案信息的管理者，要對(duì)聲像資料引起格外重視，對(duì)于在電力工程建設(shè)過(guò)程中收集的照片、影像等資料，要進(jìn)行及時(shí)整理，在移交聲像資料時(shí)要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，避免產(chǎn)生遺失檔案信息的現(xiàn)象。

（二）加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理工作中，標(biāo)準(zhǔn)化是信息自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的重要前提，作為檔案管理者要做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的協(xié)調(diào)工作，制定科學(xué)、合理的設(shè)備管理、技術(shù)應(yīng)用以及業(yè)務(wù)工作等方面的管理規(guī)范與統(tǒng)一原則，以行業(yè)內(nèi)部的發(fā)展趨勢(shì)為依據(jù)，制定出在網(wǎng)絡(luò)管理過(guò)程中應(yīng)該遵守的管理標(biāo)準(zhǔn)，例如計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的使用標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通訊管理標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)庫(kù)管理標(biāo)準(zhǔn)等。在實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享過(guò)程中，盡量減少對(duì)人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。作為電力基建行業(yè)，各單位要在組織的協(xié)調(diào)管理下，盡量選用高質(zhì)量的、統(tǒng)一的管理應(yīng)用軟件，促進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

（三）提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)化管理水平

在對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理工作中，迫切需要一批同時(shí)具備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理技術(shù)的復(fù)合型管理人才。作為電力基建行業(yè)，要加快對(duì)檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及檔案管理能力的培訓(xùn)，促進(jìn)其對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的靈活掌握，更新管理人員的管理觀念與知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高他們的檔案管理水平。另外，要加大對(duì)復(fù)合型專業(yè)人才的引進(jìn)，對(duì)他們進(jìn)行相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其快速適應(yīng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理工作，為電力基建行業(yè)的檔案管理做出更大的貢獻(xiàn)。

結(jié)語(yǔ)：

總而言之，作為電力基建行業(yè)的電力檔案管理者，必須要順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新觀念。不斷加強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)，提高電力檔案管理的信息化與科學(xué)化水平，為整個(gè)電力基建行業(yè)拓寬檔案信息的服務(wù)管理渠道，加強(qiáng)對(duì)電力檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與管理，實(shí)現(xiàn)電力信息的網(wǎng)絡(luò)共享，為今后電力基建行業(yè)的發(fā)展留下有價(jià)值的檔案信息。

參考文獻(xiàn)：

篇2

前言：

建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對(duì)于單位的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄?。但一直以?lái)人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時(shí)間一長(zhǎng),將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí),它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國(guó)建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也不高，但建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。

一、建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來(lái)，我國(guó)先后筑建起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科技網(wǎng)和中國(guó)金橋網(wǎng)并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國(guó)建設(shè)單位來(lái)看，90年已有許多單位開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

2.建設(shè)單位檔案管理自動(dòng)化建設(shè)初見(jiàn)成效。目前已開(kāi)發(fā)出數(shù)千個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。

2.雖然經(jīng)過(guò)多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。所以數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后。3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開(kāi)人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過(guò)檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對(duì)全國(guó)建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，開(kāi)發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，制定出網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程中各高校共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過(guò)渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.開(kāi)發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要以國(guó)際、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)各館應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對(duì)小型數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫(kù)容量，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。

4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

信息社會(huì)把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。面向21世紀(jì)，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。

篇3

前言：

建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對(duì)于單位的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄?。但一直以?lái)人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時(shí)間一長(zhǎng),將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí),它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國(guó)建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也不高，但建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。

一、建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來(lái)，我國(guó)先后筑建起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科技網(wǎng)和中國(guó)金橋網(wǎng)并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國(guó)建設(shè)單位來(lái)看，90年已有許多單位開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

2.建設(shè)單位檔案管理自動(dòng)化建設(shè)初見(jiàn)成效。目前已開(kāi)發(fā)出數(shù)千個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。

2.雖然經(jīng)過(guò)多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。所以數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后。

3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開(kāi)人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過(guò)檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對(duì)全國(guó)建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，開(kāi)發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，制定出網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程中各高校共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過(guò)渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.開(kāi)發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要以國(guó)際、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)各館應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對(duì)小型數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫(kù)容量，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。

4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

信息社會(huì)把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。面向21世紀(jì)，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。

篇4

前言：

建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對(duì)于單位的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄?。但一直以?lái)人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時(shí)間一長(zhǎng),將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí),它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國(guó)建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也不高，但建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。

一、建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來(lái)，我國(guó)先后筑建起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科技網(wǎng)和中國(guó)金橋網(wǎng)并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國(guó)建設(shè)單位來(lái)看，90年已有許多單位開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

2.建設(shè)單位檔案管理自動(dòng)化建設(shè)初見(jiàn)成效。目前已開(kāi)發(fā)出數(shù)千個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。

2.雖然經(jīng)過(guò)多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。所以數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后。

3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開(kāi)人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過(guò)檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對(duì)全國(guó)建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，開(kāi)發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，制定出網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程中各高校共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過(guò)渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.開(kāi)發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要以國(guó)際、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)各館應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對(duì)小型數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫(kù)容量，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。

4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

信息社會(huì)把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。面向21世紀(jì)，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。

篇5

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，它是再現(xiàn)歷史真實(shí)原貌的文獻(xiàn)資料。隨著現(xiàn)代科技進(jìn)步，以計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體的信息化建設(shè)已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域并正在拓展著我們傳統(tǒng)的工作、學(xué)習(xí)和生活方式，檔案信息化建設(shè)就是這一過(guò)程中產(chǎn)生的新領(lǐng)域。檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)將當(dāng)今的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，使其部分取代傳統(tǒng)的檔案收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等操作環(huán)節(jié)，使原來(lái)依靠檔案管理人員手工操作完成的工作由計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備手段完成?？梢哉f(shuō)事業(yè)單位檔案管理工作將進(jìn)入信息化管理時(shí)代新紀(jì)元。

1 目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

目前事業(yè)單位在檔案管理方面的工作普遍存在一些問(wèn)題。首先專職檔案管理人員數(shù)量不足，有些人員既要負(fù)責(zé)檔案管理工作又要負(fù)責(zé)其他日常事務(wù)，且檔案管理崗前培訓(xùn)，定期業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)需要占用一定工作時(shí)間，這容易出現(xiàn)培訓(xùn)內(nèi)容不足，培訓(xùn)時(shí)間不達(dá)標(biāo)等情況，造成檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊。其次，部分檔案管理者缺乏統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，工作內(nèi)容流于形式，思想上較為被動(dòng)，認(rèn)為只要檔案材料不丟失、不損毀、不泄密就行，對(duì)收集來(lái)的材料沒(méi)有經(jīng)過(guò)認(rèn)真辨識(shí)，或?qū)⒉环蠙n案內(nèi)容要求的材料裝入檔案盒。這種情況不利于維護(hù)認(rèn)識(shí)檔案的嚴(yán)肅性與真實(shí)性，往往在需要查看檔案以便了解個(gè)人履歷、辦理手續(xù)時(shí)因檔案收集、整理、歸檔、裝訂不及時(shí)出現(xiàn)資料銜接不上或部分重要證明文件遺失，給個(gè)人甚至集體造成損失。再次，事業(yè)單位檔案管理制度是制約檔案管理工作內(nèi)容的有效機(jī)制。但有些單位檔案管理制度不規(guī)范、不健全，這就大大降低了檔案所具有的利用價(jià)值和真實(shí)性，或者有些單位雖然有一些管理方面的制度，管理人員卻在工作環(huán)節(jié)上疏于執(zhí)行，停留于表面現(xiàn)象，沒(méi)有讓制度發(fā)揮實(shí)際作用，如：案卷標(biāo)題、序號(hào)編目不夠規(guī)范，案卷整理不系統(tǒng)，目錄內(nèi)容與實(shí)際案卷資料不符，甚至一些案卷都沒(méi)有卷內(nèi)目錄。最后，現(xiàn)行的檔案檢索效率偏低。當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位還是手工檢索案卷材料，人為操作必然存在信息誤差，這不僅不利于優(yōu)化管理人員隊(duì)伍，也降低了檔案使用率。以上這些情況也不利于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)及維護(hù)工作。

2 事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容及方法

傳統(tǒng)檔案通常以紙張作為媒介，記錄下當(dāng)時(shí)發(fā)生的事件。由于紙質(zhì)檔案需要占用大量空間，通常需要一間或幾間檔案室儲(chǔ)存檔案資料。而且紙質(zhì)容易受環(huán)境因素影響，溫度、濕度、光照、有害氣體都會(huì)影響紙質(zhì)檔案的使用壽命，一旦損壞很難恢復(fù)原狀，這給檔案的完整性帶來(lái)較大威脅。其次，一般來(lái)說(shuō)紙質(zhì)檔案形成后沒(méi)有備份文件，且借閱、查找、使用較為費(fèi)時(shí)費(fèi)力，從而降低了人事檔案利用效率。在信息化的社會(huì)環(huán)境背景下，信息化建設(shè)的諸多優(yōu)點(diǎn)將為傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)變革性的影響。

在事業(yè)單位檔案信息化管理與傳統(tǒng)檔案管理模式結(jié)合過(guò)程中，我們可以將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化編輯，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，數(shù)據(jù)壓縮以及掃描技術(shù)將歷史形成的紙質(zhì)、聲像文件進(jìn)行系統(tǒng)分類建立檔案信息庫(kù)。其次，事業(yè)單位信息化建設(shè)也包括進(jìn)行檔案網(wǎng)站建設(shè)編輯，檔案網(wǎng)站是檔案管理機(jī)構(gòu)在公共服務(wù)平臺(tái)上建立的站點(diǎn)，提供相關(guān)檔案信息服務(wù)，同時(shí)可作為檔案信息化建設(shè)的交流平臺(tái)和宣傳窗口。再次，數(shù)字檔案館建設(shè)也是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容。

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中，第一步，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)什么是事業(yè)單位檔案信息化，強(qiáng)化信息意識(shí)。但是相對(duì)而言，目前多數(shù)管理人員沒(méi)有正確把握檔案信息化工作的重要性和發(fā)展趨勢(shì)，或以經(jīng)費(fèi)不足、人手不夠等原因推遲甚至擱置檔案信息化的建設(shè)，從而阻礙檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。第二步，檔案管理者應(yīng)該加快檔案管理的硬件建設(shè)，計(jì)算機(jī)、數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)等是建立信息化管理必備的硬件條件，需要給予較大力度的政策與資金支持。第三步，應(yīng)對(duì)檔案管理人員就計(jì)算機(jī)輔助檔案管理、電子文件歸檔與保存、數(shù)字化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、安全管理、數(shù)字化檔案資源長(zhǎng)期保存等內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使相關(guān)人員更好掌握相關(guān)技術(shù)，讓檔案信息化建設(shè)更好地服務(wù)于事業(yè)單位的各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)。

在上述檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，保密工作應(yīng)被予以特別強(qiáng)調(diào)重視。檔案的信息化建設(shè)是一把“雙刃劍”，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨成熟和廣泛應(yīng)用，檔案的保密工作成為每一位檔案管理人員所面臨的新的課題。如何檔案信息化建設(shè)過(guò)程中做好保密工作呢？首先，要加大檔案保密工作宣傳力度，讓使用者明確法律責(zé)任與違法行為界限等，通過(guò)對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的深入學(xué)習(xí)，強(qiáng)化保密意識(shí)，增強(qiáng)全員的保密法制觀念。其次，改善檔案信息化建設(shè)的軟硬件條件。傳統(tǒng)的檔案管理工作只需考慮加強(qiáng)檔案資料存放場(chǎng)所的自然條件，但是在檔案信息化建設(shè)環(huán)境下所利用的服務(wù)器、存儲(chǔ)媒介、軟件以及網(wǎng)絡(luò)等都應(yīng)具備很高的安全防范措施。檔案的存儲(chǔ)和利用是由計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成的，而這些系統(tǒng)是由許多部分組成，每個(gè)小的失誤都會(huì)造成不可挽回的損失，如錄入錯(cuò)誤、密級(jí)不清、誤刪操作、突然地?cái)嚯姷取?/p>

不僅如此，還要防范計(jì)算機(jī)病毒和黑客入侵檔案保密系統(tǒng)，造成數(shù)據(jù)庫(kù)被盜損壞。針對(duì)這些可能發(fā)生的情況，我們?cè)跈n案信息化建設(shè)進(jìn)程中必須積極采取防范措施。第一、為應(yīng)付電子檔案文件、數(shù)據(jù)丟失或損壞等可能出現(xiàn)的意外情況，應(yīng)將存儲(chǔ)設(shè)備中的數(shù)據(jù)復(fù)制到磁帶等大容量存儲(chǔ)設(shè)備中進(jìn)行備份，備份方式有：定期磁帶備份數(shù)據(jù)、遠(yuǎn)程磁帶庫(kù)、光盤(pán)庫(kù)備份、遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫(kù)備份等；第二、運(yùn)用“防火墻”技術(shù)，電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的連接處安裝防火墻設(shè)備，能夠根據(jù)會(huì)話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問(wèn)用戶、被訪問(wèn)者資源等進(jìn)行訪問(wèn)控制規(guī)則設(shè)置，保證通過(guò)網(wǎng)絡(luò)邊界的會(huì)話層得到一定的控制；第三、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)系統(tǒng)，它是一種對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸進(jìn)行即時(shí)監(jiān)視，在發(fā)現(xiàn)可疑傳輸時(shí)發(fā)出警報(bào)或者采取主動(dòng)反應(yīng)措施的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備。第四，在存放電子檔案場(chǎng)所內(nèi)加裝監(jiān)控系統(tǒng)，可有效的防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入場(chǎng)所，也可監(jiān)督檔案管理人員日常的檔案保管工作。

篇6

工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。建設(shè)項(xiàng)目的工程竣工檔案移交是工程建成驗(yàn)收后順利交付使用的前提，也對(duì)將來(lái)的維修、改建、擴(kuò)建、生產(chǎn)使用等起著十分重要的作用，那么，如何確保在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后六個(gè)月內(nèi)及時(shí)向市城建檔案館移交一份合格的工程檔案，這就要求建設(shè)單位在檔案形成過(guò)程中，加強(qiáng)檔案管理工作。

1 建設(shè)單位工程檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員不夠重視，工程竣工檔案質(zhì)量不高

《中華人民共和國(guó)檔案法》雖然一九八八年實(shí)施以來(lái)，人們的檔案管理意識(shí)有所提高，但一些建設(shè)單位的主管部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)“重建設(shè)，輕檔案”，對(duì)檔案管理工作在認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)工程竣工檔案的移交工作重視程度不夠；同時(shí)檔案人員在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德和辦事細(xì)心的工作態(tài)度，導(dǎo)致工程竣工檔案缺失，一旦建設(shè)項(xiàng)目竣工使用后城建檔案館催要工程資料時(shí)就突擊整理工程竣工檔案資料，這就是工程竣工檔案質(zhì)量不高的重要原因。

1.2 缺乏制度約束，竣工檔案資料不完整

一些建設(shè)單位由于缺乏檔案管理工作的相關(guān)制度，沒(méi)有專門(mén)的檔案管理部門(mén)及人員，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范。在項(xiàng)目建設(shè)中，檔案的管理工作通常由項(xiàng)目管理人員兼職，而項(xiàng)目管理人員只重視項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度管理，而忽略檔案的管理，將一些工程檔案資料隨意亂放，一旦工程結(jié)束調(diào)離崗位，資料也就不了了之，使檔案資料缺失；還有一些項(xiàng)目管理人員在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，一人多崗，工作任務(wù)繁重，沒(méi)有時(shí)間檢查、整理日常的工程檔案資料，導(dǎo)致工程竣工檔案不完整。

1.3 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低，檔案管理不規(guī)范

建設(shè)單位項(xiàng)目管理人員十分注意工程技術(shù)管理人員的“高配”，尤其重視專業(yè)技術(shù)能力，但對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的檔案人員卻沒(méi)有專業(yè)要求，往往用非專業(yè)的人員來(lái)“湊合”。因此，盡管一些建設(shè)單位對(duì)檔案傾注了很大精力，一些資料員也盡心盡力，但由于不懂得建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施程序、不懂得檔案管理的專業(yè)知識(shí)、也不懂得及時(shí)收集、檢查設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位的檔案資料，其工作成果很難達(dá)到專業(yè)水準(zhǔn)和國(guó)家規(guī)范要求，導(dǎo)致工程竣工檔案不規(guī)范。

2 工程竣工檔案管理的有效措施

2.1 思想上重視是做好工程竣工檔案管理工作的前提

思想上重視要從領(lǐng)導(dǎo)做起，只有領(lǐng)導(dǎo)重視、管理人員重視、檔案員重視才能形成“合力”，認(rèn)真督導(dǎo)檢查，定期或不定期地進(jìn)行評(píng)比，避免檔案工作的大量堆積，確保建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各個(gè)檔案部門(mén)都積極主動(dòng)地做好檔案管理工作。

2.2 建立健全檔案管理制度是做好工作的基礎(chǔ)

工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模大、周期長(zhǎng)、資料多，特別是涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等多家單位，所以要想工程竣工檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案主管部門(mén)或建設(shè)項(xiàng)目管理部門(mén)少數(shù)幾個(gè)人的力量是根本辦不到的。因此，建立健全檔案管理制度是必要的，也是必須的。要明確項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和各級(jí)崗位責(zé)任制，將工程檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序。同時(shí)，在與施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位簽訂合同時(shí)，將檔案資料的收集整理工作列入合同條款，并與合同價(jià)款支付掛鉤，使工程竣工檔案管理工作從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，貫穿于項(xiàng)目管理全過(guò)程，與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

2.3 加強(qiáng)工程檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，配備能勝任的工作人員

建設(shè)單位是工程竣工檔案移交工作的負(fù)責(zé)人，要組織參建單位項(xiàng)目管理人員、技術(shù)人員、檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使工程人員了解檔案的管理知識(shí)，檔案人員了解工程建設(shè)程序和專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)、管理理論、工作方法、計(jì)算機(jī)使用等相關(guān)知識(shí)，提高思想認(rèn)識(shí)和業(yè)務(wù)水平，同時(shí)深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像等進(jìn)行收集、整理、歸檔，確保檔案資料的有效性、安全性、完整性，使工程竣工檔案管理工作規(guī)范、有序、優(yōu)質(zhì)地完成。同時(shí)，在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，現(xiàn)場(chǎng)的管理機(jī)構(gòu)中要有一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，配備能勝任工作需要的檔案管理的專門(mén)機(jī)構(gòu)和人員，特別要注意設(shè)備、地下管網(wǎng)、煤氣、通信、供水等資料的收集整理工作，確保建設(shè)項(xiàng)目交付使用后，工程竣工檔案資料的完整性。

3 建設(shè)單位做好工程竣工檔案管理工作的意義

3.1 工程竣工檔案是工程建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的最原始、最真實(shí)的記錄，是進(jìn)行工程維修、改建、擴(kuò)建、組織生產(chǎn)的寶貴的信息資源。管理工程的人員會(huì)變化、會(huì)調(diào)動(dòng)、要衰老、甚至死亡，而工程竣工檔案則是城市建設(shè)領(lǐng)域資源儲(chǔ)備的寶庫(kù)，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程竣工檔案為依據(jù)，才能對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)的改、擴(kuò)建和管理，才能克服盲目性，避免不必要的浪費(fèi)和損失。

3.2 工程竣工檔案體現(xiàn)一個(gè)城市的建設(shè)規(guī)模和經(jīng)驗(yàn)。城市建設(shè)的成果有建筑實(shí)體和工程竣工檔案兩部分，工程竣工檔案詳實(shí)地記錄工程建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程，體現(xiàn)建設(shè)者的思想水平、技術(shù)水平和一個(gè)時(shí)期的建設(shè)水平，是城市建設(shè)規(guī)模和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。對(duì)城市的發(fā)展規(guī)劃和現(xiàn)代化建設(shè)起著積極的重要的作用。

4 小結(jié)：

檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌，功在當(dāng)代，利在千秋的重要事業(yè)。建設(shè)單位的項(xiàng)目管理人員都要全面提高做好工程竣工檔案的思想認(rèn)識(shí)，樹(shù)立為建設(shè)項(xiàng)目服務(wù)的正確理念，努力提高專業(yè)技術(shù)水平，積極主動(dòng)地做好工程竣工檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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篇7

但是，當(dāng)前的事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)功能的限制，只把一些個(gè)人檔案和信息輸入計(jì)算機(jī)。在調(diào)閱檔案和資料檢索時(shí)，仍然只習(xí)慣于手工操作，所謂的“無(wú)紙化閱檔”實(shí)際上并沒(méi)有得到實(shí)施，檔案管理不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。新形勢(shì)下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)模式，進(jìn)行信息化建設(shè)。

2制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃

在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時(shí)，應(yīng)服從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點(diǎn)與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實(shí)可行的檔案管理信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計(jì)劃，形成一個(gè)規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動(dòng)檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對(duì)事業(yè)單位信息服務(wù)的目標(biāo)支持，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，給未來(lái)發(fā)展留下擴(kuò)展空間。

3建立起一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門(mén)在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，一般以網(wǎng)頁(yè)形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實(shí)時(shí)歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時(shí)，也是檔案數(shù)字化的重要標(biāo)志和重要手段。

在檔案的信息化建設(shè)之中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)一體化系統(tǒng)，把本單位各個(gè)部門(mén)的信息統(tǒng)籌考慮進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。

還應(yīng)選用那些使用有升級(jí)能力和開(kāi)發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)管理的需求，具有強(qiáng)大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。建設(shè)信息檔案的網(wǎng)站時(shí)，要選用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。選用的產(chǎn)品應(yīng)符合當(dāng)前國(guó)內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最好是當(dāng)前或未來(lái)的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國(guó)內(nèi)外一些實(shí)力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級(jí)換代，減少重新開(kāi)發(fā)的成本。設(shè)備的設(shè)置應(yīng)盡量合理化，要考慮到網(wǎng)絡(luò)吞吐能力、響應(yīng)時(shí)間和傳遞速度，等等。

4逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ)，也是對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)的一個(gè)重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過(guò)使用先進(jìn)的信息手段，把檔案部門(mén)的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并在網(wǎng)上，以提供服務(wù)。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對(duì)所有館藏進(jìn)行全文數(shù)字化，而是對(duì)館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，以突出重點(diǎn)，進(jìn)而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應(yīng)，相互補(bǔ)充。

5檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，應(yīng)該按照國(guó)家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來(lái)制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)既符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實(shí)際的操作。應(yīng)對(duì)各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來(lái)電子目錄入檔案館之后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來(lái)的數(shù)據(jù)無(wú)法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問(wèn)題。

篇8

事業(yè)單位檔案的信息化管理離不開(kāi)信息技術(shù)與手段的發(fā)展。伴隨著我國(guó)的改革開(kāi)放，我國(guó)的各項(xiàng)事業(yè)都得到了前所未有的進(jìn)步，尤其是一些起步較晚的行業(yè)，乘著改革開(kāi)放的東風(fēng)，踏上了高速發(fā)展的道路。在電子信息技術(shù)發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，國(guó)家的重視程度也在不斷的增加，并將信息技術(shù)運(yùn)用到各個(gè)行業(yè)當(dāng)中。事業(yè)單位的檔案管理便是其中之一，隨著信息技術(shù)的增加，檔案管理工作的效率也在不斷的增加，但是，這其中仍然存在著不少問(wèn)題，本文就針對(duì)這幾方面進(jìn)行研究。

1事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)勢(shì)及存在的問(wèn)題

1.1事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)勢(shì)。一個(gè)新事物的出現(xiàn)必然尤其自身的優(yōu)勢(shì)，才能逐漸的取代舊事物。信息技術(shù)管理手段也不例外，相比較于傳統(tǒng)的管理方式，檔案信息化管理在儲(chǔ)存上更加的便利。傳統(tǒng)的檔案信息以紙質(zhì)信息為主，在保存的過(guò)程當(dāng)中需要十分的注意，否則可能會(huì)造成檔案信息受損，使得檔案管理工作出現(xiàn)失誤。另外，傳統(tǒng)的檔案信息的載體為紙張，隨著事業(yè)單位人員的更迭與增加，檔案信息的增多，紙質(zhì)信息的數(shù)量也在不斷的增加，信息變得繁雜，在進(jìn)行調(diào)度使用的時(shí)候十分困難。紙質(zhì)信息對(duì)于環(huán)境的要求較高，需要防潮防熱的優(yōu)良環(huán)境才可以儲(chǔ)存。這些都是傳統(tǒng)的檔案管理的缺陷所在，但是，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化管理可以避免這些缺陷，突破了環(huán)境的限制，只要沒(méi)有磁場(chǎng)干擾，都可以進(jìn)行檔案信息的管理與儲(chǔ)存。并且，與傳統(tǒng)的檔案管理相比，通過(guò)信息化的手段能夠使得檔案的查閱與調(diào)動(dòng)更加合理，更加明確。并且在查閱的過(guò)程當(dāng)中不會(huì)縮短檔案的使用壽命。而傳統(tǒng)的紙張隨著翻閱次數(shù)的增多耐久度會(huì)逐漸的下降，使得檔案信息受損。這些都是事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)所在。

1.2對(duì)檔案工作的重視程度不足。雖然信息化的檔案管理具備如此之多的優(yōu)點(diǎn)，但是，在發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，也有一些因素在制約著它的發(fā)展。雖然我國(guó)的信息化進(jìn)程較快，電子信息技術(shù)在高速的發(fā)展，但相比較于歐美等發(fā)達(dá)國(guó)家，我國(guó)的信息化水平較低是不爭(zhēng)的事實(shí)。因此，一些單位對(duì)于信息化的手段不是很容易接受，存在一定的抵觸情緒。并且，某些單位對(duì)于自身的檔案管理工作的重視程度不足。隨著競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，事業(yè)單位往往更加注重自身的發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)于一些內(nèi)部的信息重視程度不足，尤其是與事業(yè)單位人員相關(guān)的檔案管理當(dāng)中，投入的力量更加稀少。必然會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)不健全，在這種不健全的體系上，難以將檔案管理信息化進(jìn)行有效的推廣，進(jìn)一步阻礙事業(yè)單位檔案信息化的發(fā)展。因此，如何加強(qiáng)事業(yè)單位的重視程度，健全事業(yè)單位的檔案管理體系成為當(dāng)前諸多工作人員研究的重點(diǎn)所在。

1.3檔案管理信息化建設(shè)存在弊端。之前提到我國(guó)的信息化發(fā)展速度雖然很快，但是，發(fā)展的時(shí)間仍然較短。這種短時(shí)間發(fā)展的缺陷便是人們對(duì)其的重視程度不足。一些事業(yè)單位不愿意進(jìn)行檔案管理方式的改革，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理手段與模式，既依舊采用紙質(zhì)檔案信息的管理手段。雖然這種手段在長(zhǎng)期的采用過(guò)程當(dāng)中自有一套模式，并被諸多的工作人員所熟知，但是，這也難以掩蓋它效率低下，信息容易缺失等缺陷。并且，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案的信息化管理是大勢(shì)所趨，如果不勇于改變，必然會(huì)導(dǎo)致日后的信息化工作更加難以有效的開(kāi)展。紙質(zhì)信息的管理容易出現(xiàn)信息缺失，某些重要信息的缺失會(huì)對(duì)事業(yè)單位產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。由此可見(jiàn)，進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理信息化的建設(shè)是彌補(bǔ)檔案管理工作當(dāng)中的漏洞與缺陷的關(guān)鍵所在，如何進(jìn)行有效的建設(shè)也是難題之一。

2事業(yè)單位檔案管理信息化存在問(wèn)題的解決手段

2.1加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。事業(yè)單位檔案管理的信息化是時(shí)展的產(chǎn)物，是大勢(shì)所趨，是任何人不可逆轉(zhuǎn)的。因此，想要進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的信息化有效建設(shè)，就一定要對(duì)事業(yè)進(jìn)行足夠的重視。要幫助事業(yè)單位的管理人員與工作人員逐漸的意識(shí)到傳統(tǒng)的檔案管理手段所存在的漏洞與缺陷，這種漏洞與缺陷可能在短時(shí)間內(nèi)難以被重視，但是，隨著信息數(shù)量的增多，必然會(huì)導(dǎo)致檔案工作變得越來(lái)越困難，檔案的調(diào)用與查閱也變得越來(lái)越復(fù)雜。然而采用信息化管理手段可以有效的解決這些問(wèn)題。要把信息化管理的優(yōu)點(diǎn)展現(xiàn)給事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)看，讓他們意識(shí)到改變檔案管理手段可以極大的提升工作的效率，降低工作中出現(xiàn)失誤的可能性。只有這樣，才能夠?yàn)闄n案的信息化體系建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

2.2注重檔案管理信息化的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案信息管理是以紙質(zhì)信息為主的，一些單位不敢進(jìn)行改變，只采用傳統(tǒng)的手段進(jìn)行信息管理，這樣做的缺陷便是隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案信息積累越來(lái)越多。如果日后進(jìn)行檔案管理方式的改革，必然會(huì)導(dǎo)致工作量更加的繁瑣。因此，注重檔案管理信息化的創(chuàng)新，保證它能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式的缺陷，增加工作的效率性，避免工作當(dāng)中出現(xiàn)的失誤。這樣做，極大的方便了工作人員進(jìn)行相應(yīng)的管理工作，在進(jìn)行檔案信息的管理調(diào)度時(shí)，也能夠極大的節(jié)約時(shí)間，提升查詢的效率。才能夠極大的增加檔案管理的安全性，避免檔案信息出現(xiàn)缺失或者泄漏等現(xiàn)象。

2.3健全制度并提升工作人員的素質(zhì)。暴露在當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息管理中的缺陷之一便是相關(guān)從業(yè)人員的素質(zhì)不足。事業(yè)單位在選擇相關(guān)的檔案管理人員時(shí)通常是從其他的崗位上進(jìn)行調(diào)動(dòng)。這種調(diào)動(dòng)在應(yīng)付傳統(tǒng)的檔案管理工作上缺陷暴露的不是很明顯。但是，檔案管理的信息化的專業(yè)性相對(duì)較強(qiáng)，如果不采用具備相應(yīng)專業(yè)素質(zhì)的人才，便容易導(dǎo)致工作過(guò)程出現(xiàn)失誤。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理崗位人員招聘的時(shí)候，一定要選擇具備相應(yīng)專業(yè)知識(shí)技能的人才，在招聘時(shí)進(jìn)行技能考核，只有具備相應(yīng)的能力才能夠被錄用?；蛘吣承┻M(jìn)行過(guò)相關(guān)檔案信息化管理的人員，具備一定的工作經(jīng)驗(yàn)也能增加管理的效率，降低管理的失誤。對(duì)于一些在崗的人員，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行定期的職業(yè)技能培訓(xùn)，安排他們參加課程，以免他們的專業(yè)能力逐漸落伍，難以跟上時(shí)代的潮流。只有提升了人員的素質(zhì)，才能保證檔案信息化管理的有效進(jìn)行。

3結(jié)論

就事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)勢(shì)及存在的問(wèn)題進(jìn)行討論，發(fā)現(xiàn)了檔案工作的重視程度不足以及檔案管理信息化建設(shè)存在的一系列弊端。對(duì)這些問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決手段，包括加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，注重檔案管理信息化的創(chuàng)新以及健全制度并提升工作人員的素質(zhì)，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

篇9

檔案管理工作屬于企業(yè)及事業(yè)單位工作之中十分重要的組成部分，其中，人事檔案記錄了人才流動(dòng)情況，記錄人員工作履歷，學(xué)業(yè)以及和人才相關(guān)的內(nèi)容，這些信息對(duì)于事業(yè)單位進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)，以及員工職位升遷工作都有重要意義。因此，本文從檔案管理的角度，分析檔案管理工作存在的問(wèn)題，并且在此基礎(chǔ)上探索未來(lái)的事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理電子化建設(shè)有效路徑。

一、事業(yè)單位中人事檔案管理存在的問(wèn)題

(一)檔案管理電子化程度低

檔案的電子化管理不僅能夠簡(jiǎn)化檔案保管工作的流程，還能夠提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，但是現(xiàn)階段大部分行政事業(yè)單位并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，這類問(wèn)題主要集中表現(xiàn)在檔案管理軟件以及硬件設(shè)施較為落后上。人事檔案的電子化管理工作不僅需要事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，還需要事業(yè)單位其他部門(mén)的主動(dòng)配合以及相關(guān)軟硬件配套設(shè)施的支持，只有獲得相應(yīng)的設(shè)施以及人員的配合支持，檔案電子化管理工作才能夠順利開(kāi)展。但是目前很多行政事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案電子化管理工作的足夠重視，與此同時(shí)對(duì)于檔案管理的建設(shè)工作也缺乏足夠的人員和資金支持，另外，事業(yè)單位并沒(méi)有針對(duì)檔案電子化管理建設(shè)工作建立獨(dú)立的部門(mén)管理體系，用于檔案建設(shè)的資金無(wú)法支持正常的建設(shè)工作，即便是有足夠的資金支持，許多事業(yè)單位并沒(méi)有將資金的使用效率發(fā)揮到最大，這些問(wèn)題都在一定程度上限制了電子化檔案工作的建設(shè)發(fā)展效果。

(二)檔案電子化管理工作人員不足

任何集體要想實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久的發(fā)展都離不開(kāi)相關(guān)人才的支持，同樣事業(yè)單位要想提高電子檔案管理效率，建立電子化檔案管理工作體系就必須要有足夠的人員配備。目前，在很多事業(yè)單位內(nèi)部不僅缺少對(duì)檔案電子化工作的資金支持更缺少相關(guān)的專業(yè)人才儲(chǔ)備，缺乏具備理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)檔案管理人才?，F(xiàn)階段很多事業(yè)單位內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，創(chuàng)新能力和接受新事物的能力明顯不足，甚至在一些事業(yè)單位中并沒(méi)有專門(mén)的檔案管理部門(mén)，主要由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)的檔案管理工作，由于人力資源管工作者往往缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，更缺乏專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理工作上認(rèn)識(shí)不足，這樣無(wú)疑降低了檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量。因此，檔案管理人才的缺乏已經(jīng)成為制約事業(yè)單位檔案電子化管理工作的關(guān)鍵因素。

(三)檔案資源開(kāi)發(fā)與利用不足

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子化管理工作涉及的范圍也越來(lái)越廣泛。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案工作者需要擁有一定的權(quán)限并且對(duì)單位內(nèi)部員工的相關(guān)資料信息有一定的了解，基于這樣的需求導(dǎo)向，檔案管理工作的流動(dòng)性需求也隨之明顯提升?，F(xiàn)階段要想破解檔案管理工作的流動(dòng)性需求就必須要加快推進(jìn)檔案管理電子化建設(shè)工作，以此提高對(duì)檔案資源的利用效率。然而根據(jù)目前事業(yè)單位發(fā)展的普遍情況來(lái)看，在電子化建設(shè)過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)難以滿足檔案管理工作流動(dòng)性需求的問(wèn)題，檔案資源共享程度不足，整體利用效率低下，因此檔案管理工作質(zhì)量必然提高，促使檔案資源的共享程度不斷提高，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的電子化建設(shè)

事業(yè)單位在人事檔案管理的過(guò)程中，需要注重電子化的建設(shè)，電子化能夠大大提高檔案管理的效率，降低人力物力以及資金的投入，在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，能夠有效的提高檔案管理效率，以下從三個(gè)方面進(jìn)行了分析：

(一)提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設(shè)速度

事業(yè)單位要想加快檔案管理的建設(shè)工作就必須要提高對(duì)檔案管理系統(tǒng)的重視，對(duì)此單位內(nèi)部必須要提供足夠的資金和人力支持，了解當(dāng)前檔案管理工作的主要建設(shè)方向，重視檔案管理工作的針對(duì)性和具體性建設(shè)內(nèi)容。事業(yè)單位要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，加快檔案管理系統(tǒng)的智能化和先進(jìn)化建設(shè)，提高系統(tǒng)和檔案管理工作的融合度。另外事業(yè)單位還要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，防止人員信息的泄露。

(二)重視檔案管理工作的軟硬件建設(shè)

為了確保檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位必須要重視檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)電子化管理工作的宣傳力度，獲取單位內(nèi)部各方人員對(duì)軟硬件設(shè)施建設(shè)的支持，提高檔案管理電子化設(shè)備的配備水平。同時(shí)，單位內(nèi)部還要安排專門(mén)的機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)相關(guān)的檔案管理工作，推動(dòng)檔案管理部門(mén)的層次化以及細(xì)致化建設(shè)，規(guī)范案管理工作流程，確保單位用于檔案管理建設(shè)工作的資金能夠用在實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，從整體上提高檔案管理工作的實(shí)力。

(三)引進(jìn)檔案管理電子化專業(yè)人才

根據(jù)目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問(wèn)題，吸收和培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才已經(jīng)成為目前提高檔案管理工作質(zhì)量的重要手段之一。對(duì)此事業(yè)單位內(nèi)部要建立完善的人才培養(yǎng)機(jī)制，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期和不定期的培訓(xùn)，還要建立相應(yīng)的考核制度，考查其相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐技能。另外事業(yè)單位還可以通過(guò)人才引進(jìn)的方式，提高單位檔案管理工作者的整體素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在事業(yè)單位的人事檔案管理之中存在諸多問(wèn)題，主要包括檔案管理電子化程度低、檔案電子化管理工作人員不足、檔案資源開(kāi)發(fā)與利用不足。因此，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設(shè)速度、重視檔案管理工作的軟硬件建設(shè)以及引進(jìn)檔案管理電子化專業(yè)人才。

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篇10

站在時(shí)代的前沿不難預(yù)料，未來(lái)時(shí)代的事業(yè)單位檔案信息化管理與建設(shè)是必須經(jīng)歷的一個(gè)階段，這將極大地簡(jiǎn)化舊有的工作程序，使得相關(guān)檔案管理迅捷、容易。那么如今解決好檔案信息對(duì)應(yīng)管理任務(wù)中的問(wèn)題，尋找到新的對(duì)接點(diǎn)，合適的方法讓這些信息化管理思路得以付諸實(shí)踐。

一、檔案管理信息化的阻礙之處

1.對(duì)檔案信息化的建設(shè)關(guān)注度不夠。一般事業(yè)單位中檔案信息管理缺乏一定的參與度，涉及信息管理，很難引起關(guān)注與取得突出的工作業(yè)績(jī)。深受既有觀念的誤導(dǎo)，大多數(shù)人認(rèn)為此類檔案信息的建設(shè)工作技術(shù)含金量低。此外，在一些高層管理者看來(lái)，單位的檔案信息管理屬于事務(wù)性操作，不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，有關(guān)單位重視不夠，甚至于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層簡(jiǎn)單地將檔案信息工作交給普通文員，以至于無(wú)法將檔案所具有的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，制約現(xiàn)如今檔案管理邁向信息化建設(shè)的加強(qiáng)。然而，在相當(dāng)大的程度上，大家都忽略事業(yè)單位中的檔案資料是深受法律所保護(hù)的，帶有相當(dāng)程度的法律效力，不僅僅要求有關(guān)檔案整理人員的嚴(yán)謹(jǐn)，而且要求相應(yīng)管理高層在認(rèn)識(shí)上有所轉(zhuǎn)變，重視資金與人才的扶持。

2.建設(shè)、管理信息化檔案針對(duì)性弱。在大趨勢(shì)下，已經(jīng)有部分事業(yè)單位實(shí)施了檔案管理信息化建設(shè)，可是效果不盡如人意，在技術(shù)層面上來(lái)說(shuō)，處于較低級(jí)的水準(zhǔn)，自然檔案管理效率提高不顯著。同時(shí)，這種缺失體現(xiàn)在有關(guān)安全管理度上，一些本應(yīng)由專業(yè)文員、專業(yè)部門(mén)監(jiān)控的步驟都被簡(jiǎn)化，最重要的安全管理步驟缺乏針對(duì)性與有效性的考慮和安排。隨著諸多單位信息化管理檔案的大勢(shì)，有關(guān)建設(shè)成效仍舊不容樂(lè)觀，現(xiàn)實(shí)是與電子信息技術(shù)連接性弱，多項(xiàng)工作管理深度不夠，針對(duì)性低，管理建設(shè)工作亟待革新。

3.管理員工自身素質(zhì)的薄弱。一些中小單位，考慮到發(fā)展規(guī)模、經(jīng)費(fèi)限制等因素，在許多人動(dòng)之時(shí)，就忽視對(duì)單位的檔案管理工作者的上崗考核與相關(guān)培訓(xùn)，多數(shù)的人員都難以表述清晰檔案管理工作的知識(shí)與內(nèi)容。也有些員工簡(jiǎn)單地理解為是對(duì)人事信息的錄入，僅僅需要保證錄入的正確率即可，但是，這僅是對(duì)信息化管理檔案的最基礎(chǔ)的要求。問(wèn)題還表現(xiàn)在其他地方，工作人員綜合素養(yǎng)偏低，很多具體管理工作進(jìn)行時(shí)都未曾分類化、歸納化，任務(wù)完成水平低，嚴(yán)重制約事業(yè)單位檔案信息化管理工作的開(kāi)展，特別是在諸多事業(yè)單位中檔案管理方向上的計(jì)算機(jī)型人才匱乏，這在一定方面是管理層的不到位所致。人員方面的工作效力不高，缺乏仔細(xì)、細(xì)致的整理監(jiān)督流程，繼而讓諸多問(wèn)題不能在第一時(shí)間反饋給上級(jí)部門(mén)，乃至于放縱不管，許多安全方面的疏漏都難以發(fā)現(xiàn)。因此，培養(yǎng)出專業(yè)性檔案管理人才刻不容緩。

二、探究與完善信息化建設(shè)的方略

1.建立健全有關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的體制、機(jī)制。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理相關(guān)工作作為事業(yè)單位基本工作之一，卻沒(méi)有在發(fā)展與績(jī)效上有所注重。加強(qiáng)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)離不開(kāi)有關(guān)制度層面的約束，必須在既有的體制上多下工夫，尋找與現(xiàn)代信息化管理檔案的切合點(diǎn)，并且注入新的思路，讓檔案管理與建設(shè)工作實(shí)現(xiàn)劃時(shí)代的飛躍。在完善管理制度的基礎(chǔ)上，應(yīng)該在單位內(nèi)組織各類培訓(xùn)，將信息化管理檔案的理念、重要性潛移默化地滲透到檔案管理工作中，讓每一個(gè)員工及管理高層都意識(shí)到信息化管理手段的必要性。

2.突出在監(jiān)督上的效力。檔案信息化管理工作亟待有效監(jiān)督機(jī)制保駕護(hù)航，處于強(qiáng)有力的監(jiān)督之下，方能調(diào)動(dòng)有關(guān)檔案整理人員的工作積極性，提高信息化管理檔案高效率，繼而真正發(fā)揮檔案的價(jià)值與意義，保證檔案安全性的初衷。堅(jiān)決杜絕有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人士利用職務(wù)之便，篡改他人檔案或是泄露他人信息并以此牟利的不法行為。真正有效的監(jiān)督機(jī)制必須是事業(yè)單位內(nèi)部與外部監(jiān)管的協(xié)調(diào)一致、互相補(bǔ)充，在雙效的機(jī)制下，檔案管理信息化工作中存在的隱患無(wú)所遁形，可以為接下來(lái)解決方案的實(shí)施提供幫助，最終有利于整個(gè)事業(yè)單位管理信息化工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.進(jìn)行檔案信息管理硬件的打造。信息化管理檔案，顧名思義，需要各類的計(jì)算機(jī)、電子型存儲(chǔ)器、相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)等皆是實(shí)現(xiàn)信息化管理路徑的基礎(chǔ)所在。如此一來(lái)，相應(yīng)的事業(yè)單位便理應(yīng)在長(zhǎng)遠(yuǎn)的立場(chǎng)上為單位的檔案信息化管理工作助力，加強(qiáng)關(guān)注，增加資金投入，使得有關(guān)硬件的配備逐漸齊全可靠。譬如，電子磁盤(pán)及多種硬盤(pán)是不可或缺的，在硬件設(shè)施完備的前提下，相關(guān)單位的檔案管理愈發(fā)科學(xué)化、合理化。

4.提高檔案管理人士的綜合素質(zhì)水準(zhǔn)。真正實(shí)施事業(yè)單位信息化的實(shí)踐者是這些檔案管理人員，這些工作步驟與流程全部都要倚靠他們實(shí)施，他們的工作能力與自身素養(yǎng)直接決定了相關(guān)工作的進(jìn)程。于是事業(yè)單位必須開(kāi)展定期的培訓(xùn)活動(dòng)，乃至是素質(zhì)考核，憑證上崗，提升他們特定的獲取與處理訊息的能力，一旦事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)明顯提升，那么相關(guān)工作也會(huì)順利實(shí)施，信息化管理檔案將有條不紊地進(jìn)行。

毋庸置疑，在這個(gè)時(shí)代的發(fā)展要求下，事業(yè)單位中的檔案資料管理信息化正如火如荼地進(jìn)行，但是前路挫折頗多，事業(yè)單位只有牢牢把握住革新的關(guān)鍵要素，切實(shí)處理各種各樣的艱難險(xiǎn)阻，才能夠披荊斬棘，遠(yuǎn)航。

參考文獻(xiàn)：

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