導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇建設單位檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

在電力基建行業(yè)中，電力檔案是其最真實的工程建設歷史記錄，也是電力工程建設的重要依據與必備條件，對于整個電力工程的建設有著極為重要的現(xiàn)實價值與意義。在對電力檔案的管理工作中，它的科學化與信息化程度對今后的電力基建行業(yè)建設有著非常重要的影響。所以，做好電力檔案的管理工作的網絡化建設是非常有必要的。

一、建設單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）對聲像資料的管理不到位

在部分電力工程建設單位，對于電力信息檔案的管理工作，一般只重視對于相關技術信息資料的收集與整理，經常忽視對聲像資料的整理，甚至有的建設單位沒有相關的聲像資料。相對于紙質的文獻資料而言，聲像資料更加形象生動，對歷史事件能夠準確反映其原貌，能及時、有效地提供給單位相關資料，并且能供多人同時享用。許多電力信息檔案管理者受傳統(tǒng)的管理思維方式的影響，使單位原有的錄音、攝像等相關聲像設備得不到充分利用，對于與電力工程建設相關的錄音、影像等資料沒有進行很好的管理，致使單位的聲像檔案不完備，影響了電力工程建設單位的發(fā)展。

（二）檔案管理的網絡化建設水平較低

受多種因素的影響和制約，大多數電力工程建設單位對檔案管理的網絡化建設水平相對較低，對檔案的計算機管理處于較為落后的程度，檔案管理中的軟硬件設備更新不夠及時，難以適應電力企業(yè)的快速發(fā)展。另外，我國的檔案信息網站相對較少，網絡上所公布的檔案信息數量缺乏，并且檔案信息的內容較為單一，缺乏創(chuàng)新，各網站之間還出現(xiàn)信息內容的重復錄入。這些因素對于電力工程建設單位的檔案管理網絡化建設產生一定的影響，檔案管理工作急需進行創(chuàng)新與突破。

（三）檔案管理人員綜合素質較低

在電力工程建設單位的信息檔案管理工作中，人是較為關鍵的因素，對檔案管理的網絡化建設與管理都離不開檔案管理人員，對軟硬件與各種計算機技術的應用都要通過檔案管理人員才可以充分發(fā)揮其作用。因此，作為檔案管理人員，必須要靈活掌握網絡技術，做檔案信息的引導員。但是目前，在電力基建行業(yè)，檔案管理人員的整體素質普遍較低，難以適應飛速發(fā)展的電力企業(yè)的網絡辦公環(huán)境，行業(yè)內嚴重缺乏同時精通網絡技術、通訊技術與檔案管理技術的綜合型人才。因此，電力基建行業(yè)的檔案管理人員的綜合素質急需提高。

二、建設單位檔案管理實現(xiàn)網絡共享的條件

（一）網絡自動化建設

當前，我國已經研究開發(fā)出多個網絡化專用軟件，在許多行業(yè)內都采用了較為成熟的網絡管理系統(tǒng)，在一定程度上實現(xiàn)了對檔案信息的收集、檢索、整理與利用等多種服務功能的網絡自動化管理。在電力工程建設單位的檔案管理工作中，對檔案信息進行網絡化建設，運用網絡自動化技術，實現(xiàn)檔案信息的網絡共享，能夠有效地改善建設單位的檔案管理手段，提高檔案管理的效率與質量。

（二）網絡硬件設施建設

近年來，隨著我國經濟的不斷發(fā)展與科學技術的不斷進步，我國的通訊技術與計算機網絡技術得到了很大的發(fā)展。九十年代以來，我國已經先后實現(xiàn)多個網站與國際互聯(lián)網進行接軌。目前為止，全國已有多個建設單位開始運用計算機進行工程制圖，網絡硬件的迅速發(fā)展，為我國建設單位的檔案信息網絡化管理提供了非常重要的條件與基礎。

三、加強建設單位檔案管理的網絡化建設的有效對策

（一）強化對檔案信息中聲像資料的管理

一方面，作為電力企業(yè)領導，要及時更新觀念，摒棄傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，創(chuàng)新管理思維模式，加強對于聲像資料的歸檔與利用，加大資金與人員投入力度，制定科學、合理的管理制度，將聲像資料的收集與整理等工作列入檔案管理內容中。

另一方面，作為檔案信息的管理者，要對聲像資料引起格外重視，對于在電力工程建設過程中收集的照片、影像等資料，要進行及時整理，在移交聲像資料時要嚴格遵守檔案管理制度，避免產生遺失檔案信息的現(xiàn)象。

（二）加強檔案信息網絡管理的標準化建設

在對檔案信息網絡管理工作中，標準化是信息自動化與網絡化的重要前提，作為檔案管理者要做好檔案信息網絡管理的協(xié)調工作，制定科學、合理的設備管理、技術應用以及業(yè)務工作等方面的管理規(guī)范與統(tǒng)一原則，以行業(yè)內部的發(fā)展趨勢為依據，制定出在網絡管理過程中應該遵守的管理標準，例如計算機軟硬件系統(tǒng)的使用標準、網絡通訊管理標準以及數據庫管理標準等。在實現(xiàn)檔案信息的網絡共享過程中，盡量減少對人力、物力和財力的浪費。作為電力基建行業(yè)，各單位要在組織的協(xié)調管理下，盡量選用高質量的、統(tǒng)一的管理應用軟件，促進檔案信息網絡管理的標準化建設。

（三）提高檔案管理人員的網絡化管理水平

在對檔案信息網絡管理工作中，迫切需要一批同時具備網絡技術與檔案管理技術的復合型管理人才。作為電力基建行業(yè)，要加快對檔案管理人員的網絡技術以及檔案管理能力的培訓，促進其對計算機網絡技術的靈活掌握，更新管理人員的管理觀念與知識結構，提高他們的檔案管理水平。另外，要加大對復合型專業(yè)人才的引進，對他們進行相關的檔案業(yè)務培訓，使其快速適應檔案信息的網絡管理工作，為電力基建行業(yè)的檔案管理做出更大的貢獻。

結語：

總而言之，作為電力基建行業(yè)的電力檔案管理者，必須要順應新時代的發(fā)展要求，與時俱進，創(chuàng)新觀念。不斷加強自身的綜合素質，提高電力檔案管理的信息化與科學化水平，為整個電力基建行業(yè)拓寬檔案信息的服務管理渠道，加強對電力檔案的網絡化建設與管理，實現(xiàn)電力信息的網絡共享，為今后電力基建行業(yè)的發(fā)展留下有價值的檔案信息。

參考文獻：

篇2

前言：

建設單位檔案管理系統(tǒng)是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統(tǒng)應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟。

一、建設單位檔案管理的網絡化條件已經具備

1.網絡硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯(lián)網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發(fā)展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。

2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發(fā)出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。3.在檔案館現(xiàn)代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業(yè)務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質需要提高。

三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想

1.建立建設單位檔案館網絡化協(xié)調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協(xié)調機構，從行政和技術兩個方面統(tǒng)一指導和規(guī)劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應該制定出網絡化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統(tǒng)一思想，協(xié)調行動，開發(fā)高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協(xié)調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業(yè)務工作、技術方法以及設備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據國際、國內標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協(xié)調組織的領導下，選用統(tǒng)一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

3.開發(fā)館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

4.培養(yǎng)網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業(yè)務的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結構，提高其業(yè)務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰(zhàn)，建設單位檔案館必須真正實現(xiàn)網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質的服務，使檔案館的服務走向全方位現(xiàn)代化。

篇3

前言：

建設單位檔案管理系統(tǒng)是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統(tǒng)應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟。

一、建設單位檔案管理的網絡化條件已經具備

1.網絡硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯(lián)網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發(fā)展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。

2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發(fā)出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。

3.在檔案館現(xiàn)代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業(yè)務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質需要提高。

三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想

1.建立建設單位檔案館網絡化協(xié)調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協(xié)調機構，從行政和技術兩個方面統(tǒng)一指導和規(guī)劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應該制定出網絡化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統(tǒng)一思想，協(xié)調行動，開發(fā)高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協(xié)調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業(yè)務工作、技術方法以及設備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據國際、國內標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協(xié)調組織的領導下，選用統(tǒng)一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

3.開發(fā)館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

4.培養(yǎng)網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業(yè)務的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結構，提高其業(yè)務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰(zhàn)，建設單位檔案館必須真正實現(xiàn)網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質的服務，使檔案館的服務走向全方位現(xiàn)代化。

篇4

前言：

建設單位檔案管理系統(tǒng)是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統(tǒng)應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟。

一、建設單位檔案管理的網絡化條件已經具備

1.網絡硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯(lián)網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發(fā)展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。

2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發(fā)出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。

3.在檔案館現(xiàn)代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業(yè)務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質需要提高。

三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想

1.建立建設單位檔案館網絡化協(xié)調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協(xié)調機構，從行政和技術兩個方面統(tǒng)一指導和規(guī)劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應該制定出網絡化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統(tǒng)一思想，協(xié)調行動，開發(fā)高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協(xié)調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業(yè)務工作、技術方法以及設備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據國際、國內標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協(xié)調組織的領導下，選用統(tǒng)一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

3.開發(fā)館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

4.培養(yǎng)網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業(yè)務的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結構，提高其業(yè)務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰(zhàn)，建設單位檔案館必須真正實現(xiàn)網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質的服務，使檔案館的服務走向全方位現(xiàn)代化。

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檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，它是再現(xiàn)歷史真實原貌的文獻資料。隨著現(xiàn)代科技進步，以計算機及網絡技術為載體的信息化建設已經滲透到各個領域并正在拓展著我們傳統(tǒng)的工作、學習和生活方式，檔案信息化建設就是這一過程中產生的新領域。檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。檔案管理信息化建設將當今的計算機及網絡技術應用到檔案管理工作中，使其部分取代傳統(tǒng)的檔案收集、整理、價值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等操作環(huán)節(jié)，使原來依靠檔案管理人員手工操作完成的工作由計算機等信息化設備手段完成?？梢哉f事業(yè)單位檔案管理工作將進入信息化管理時代新紀元。

1 目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

目前事業(yè)單位在檔案管理方面的工作普遍存在一些問題。首先專職檔案管理人員數量不足，有些人員既要負責檔案管理工作又要負責其他日常事務，且檔案管理崗前培訓，定期業(yè)務學習需要占用一定工作時間，這容易出現(xiàn)培訓內容不足，培訓時間不達標等情況，造成檔案管理人員業(yè)務水平參差不齊。其次，部分檔案管理者缺乏統(tǒng)一認識，工作內容流于形式，思想上較為被動，認為只要檔案材料不丟失、不損毀、不泄密就行，對收集來的材料沒有經過認真辨識，或將不符合檔案內容要求的材料裝入檔案盒。這種情況不利于維護認識檔案的嚴肅性與真實性，往往在需要查看檔案以便了解個人履歷、辦理手續(xù)時因檔案收集、整理、歸檔、裝訂不及時出現(xiàn)資料銜接不上或部分重要證明文件遺失，給個人甚至集體造成損失。再次，事業(yè)單位檔案管理制度是制約檔案管理工作內容的有效機制。但有些單位檔案管理制度不規(guī)范、不健全，這就大大降低了檔案所具有的利用價值和真實性，或者有些單位雖然有一些管理方面的制度，管理人員卻在工作環(huán)節(jié)上疏于執(zhí)行，停留于表面現(xiàn)象，沒有讓制度發(fā)揮實際作用，如：案卷標題、序號編目不夠規(guī)范，案卷整理不系統(tǒng)，目錄內容與實際案卷資料不符，甚至一些案卷都沒有卷內目錄。最后，現(xiàn)行的檔案檢索效率偏低。當前大多數事業(yè)單位還是手工檢索案卷材料，人為操作必然存在信息誤差，這不僅不利于優(yōu)化管理人員隊伍，也降低了檔案使用率。以上這些情況也不利于事業(yè)單位檔案信息化建設及維護工作。

2 事業(yè)單位進行檔案管理信息化建設內容及方法

傳統(tǒng)檔案通常以紙張作為媒介，記錄下當時發(fā)生的事件。由于紙質檔案需要占用大量空間，通常需要一間或幾間檔案室儲存檔案資料。而且紙質容易受環(huán)境因素影響，溫度、濕度、光照、有害氣體都會影響紙質檔案的使用壽命，一旦損壞很難恢復原狀，這給檔案的完整性帶來較大威脅。其次，一般來說紙質檔案形成后沒有備份文件，且借閱、查找、使用較為費時費力，從而降低了人事檔案利用效率。在信息化的社會環(huán)境背景下，信息化建設的諸多優(yōu)點將為傳統(tǒng)檔案管理帶來變革性的影響。

在事業(yè)單位檔案信息化管理與傳統(tǒng)檔案管理模式結合過程中，我們可以將檔案信息進行數字化編輯，利用數據庫技術，數據壓縮以及掃描技術將歷史形成的紙質、聲像文件進行系統(tǒng)分類建立檔案信息庫。其次，事業(yè)單位信息化建設也包括進行檔案網站建設編輯，檔案網站是檔案管理機構在公共服務平臺上建立的站點，提供相關檔案信息服務，同時可作為檔案信息化建設的交流平臺和宣傳窗口。再次，數字檔案館建設也是事業(yè)單位檔案信息化建設的一個重要內容。

在事業(yè)單位檔案信息化建設中，第一步，應正確認識什么是事業(yè)單位檔案信息化，強化信息意識。但是相對而言，目前多數管理人員沒有正確把握檔案信息化工作的重要性和發(fā)展趨勢，或以經費不足、人手不夠等原因推遲甚至擱置檔案信息化的建設，從而阻礙檔案信息化建設進程。第二步，檔案管理者應該加快檔案管理的硬件建設，計算機、數字存儲設備、數據庫、網絡等是建立信息化管理必備的硬件條件，需要給予較大力度的政策與資金支持。第三步，應對檔案管理人員就計算機輔助檔案管理、電子文件歸檔與保存、數字化建設、網絡建設、安全管理、數字化檔案資源長期保存等內容進行系統(tǒng)培訓，使相關人員更好掌握相關技術，讓檔案信息化建設更好地服務于事業(yè)單位的各項生產活動。

在上述檔案信息化建設過程中，保密工作應被予以特別強調重視。檔案的信息化建設是一把“雙刃劍”，隨著計算機和網絡技術日趨成熟和廣泛應用，檔案的保密工作成為每一位檔案管理人員所面臨的新的課題。如何檔案信息化建設過程中做好保密工作呢？首先，要加大檔案保密工作宣傳力度，讓使用者明確法律責任與違法行為界限等，通過對相關法律法規(guī)的深入學習，強化保密意識，增強全員的保密法制觀念。其次，改善檔案信息化建設的軟硬件條件。傳統(tǒng)的檔案管理工作只需考慮加強檔案資料存放場所的自然條件，但是在檔案信息化建設環(huán)境下所利用的服務器、存儲媒介、軟件以及網絡等都應具備很高的安全防范措施。檔案的存儲和利用是由計算機和網絡完成的，而這些系統(tǒng)是由許多部分組成，每個小的失誤都會造成不可挽回的損失，如錄入錯誤、密級不清、誤刪操作、突然地斷電等。

不僅如此，還要防范計算機病毒和黑客入侵檔案保密系統(tǒng)，造成數據庫被盜損壞。針對這些可能發(fā)生的情況，我們在檔案信息化建設進程中必須積極采取防范措施。第一、為應付電子檔案文件、數據丟失或損壞等可能出現(xiàn)的意外情況，應將存儲設備中的數據復制到磁帶等大容量存儲設備中進行備份，備份方式有：定期磁帶備份數據、遠程磁帶庫、光盤庫備份、遠程數據庫備份等；第二、運用“防火墻”技術，電子檔案管理系統(tǒng)和外部網絡的連接處安裝防火墻設備，能夠根據會話信息、應用協(xié)議、訪問用戶、被訪問者資源等進行訪問控制規(guī)則設置，保證通過網絡邊界的會話層得到一定的控制；第三、網絡入侵檢測系統(tǒng)，它是一種對網絡傳輸進行即時監(jiān)視，在發(fā)現(xiàn)可疑傳輸時發(fā)出警報或者采取主動反應措施的網絡安全設備。第四，在存放電子檔案場所內加裝監(jiān)控系統(tǒng)，可有效的防止無關人員進入場所，也可監(jiān)督檔案管理人員日常的檔案保管工作。

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工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。建設項目的工程竣工檔案移交是工程建成驗收后順利交付使用的前提，也對將來的維修、改建、擴建、生產使用等起著十分重要的作用，那么，如何確保在工程項目竣工驗收合格后六個月內及時向市城建檔案館移交一份合格的工程檔案，這就要求建設單位在檔案形成過程中，加強檔案管理工作。

1 建設單位工程檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 主管部門領導及檔案人員不夠重視，工程竣工檔案質量不高

《中華人民共和國檔案法》雖然一九八八年實施以來，人們的檔案管理意識有所提高，但一些建設單位的主管部門及領導“重建設，輕檔案”，對檔案管理工作在認識上存在誤區(qū)，認為檔案工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏正確的認識，對工程竣工檔案的移交工作重視程度不夠；同時檔案人員在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德和辦事細心的工作態(tài)度，導致工程竣工檔案缺失，一旦建設項目竣工使用后城建檔案館催要工程資料時就突擊整理工程竣工檔案資料，這就是工程竣工檔案質量不高的重要原因。

1.2 缺乏制度約束，竣工檔案資料不完整

一些建設單位由于缺乏檔案管理工作的相關制度，沒有專門的檔案管理部門及人員，導致檔案管理不規(guī)范。在項目建設中，檔案的管理工作通常由項目管理人員兼職，而項目管理人員只重視項目的質量、進度管理，而忽略檔案的管理，將一些工程檔案資料隨意亂放，一旦工程結束調離崗位，資料也就不了了之，使檔案資料缺失；還有一些項目管理人員在項目實施過程中，一人多崗，工作任務繁重，沒有時間檢查、整理日常的工程檔案資料，導致工程竣工檔案不完整。

1.3 檔案管理人員專業(yè)素質低，檔案管理不規(guī)范

建設單位項目管理人員十分注意工程技術管理人員的“高配”，尤其重視專業(yè)技術能力，但對項目建設的檔案人員卻沒有專業(yè)要求，往往用非專業(yè)的人員來“湊合”。因此，盡管一些建設單位對檔案傾注了很大精力，一些資料員也盡心盡力，但由于不懂得建設項目的實施程序、不懂得檔案管理的專業(yè)知識、也不懂得及時收集、檢查設計單位、施工單位、監(jiān)理單位的檔案資料，其工作成果很難達到專業(yè)水準和國家規(guī)范要求，導致工程竣工檔案不規(guī)范。

2 工程竣工檔案管理的有效措施

2.1 思想上重視是做好工程竣工檔案管理工作的前提

思想上重視要從領導做起，只有領導重視、管理人員重視、檔案員重視才能形成“合力”，認真督導檢查，定期或不定期地進行評比，避免檔案工作的大量堆積，確保建設項目實施過程中各個檔案部門都積極主動地做好檔案管理工作。

2.2 建立健全檔案管理制度是做好工作的基礎

工程建設項目規(guī)模大、周期長、資料多，特別是涉及建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位等多家單位，所以要想工程竣工檔案規(guī)范化、標準化，僅靠檔案主管部門或建設項目管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，建立健全檔案管理制度是必要的，也是必須的。要明確項目領導責任制和各級崗位責任制，將工程檔案管理納入項目建設管理程序。同時，在與施工單位、設計單位、監(jiān)理單位簽訂合同時，將檔案資料的收集整理工作列入合同條款，并與合同價款支付掛鉤，使工程竣工檔案管理工作從項目立項開始，貫穿于項目管理全過程，與工程建設同步進行。

2.3 加強工程檔案人員的業(yè)務培訓，配備能勝任的工作人員

建設單位是工程竣工檔案移交工作的負責人，要組織參建單位項目管理人員、技術人員、檔案人員參加業(yè)務培訓，使工程人員了解檔案的管理知識，檔案人員了解工程建設程序和專業(yè)知識，學習檔案業(yè)務、管理理論、工作方法、計算機使用等相關知識，提高思想認識和業(yè)務水平，同時深入施工現(xiàn)場，對建設項目實施過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像等進行收集、整理、歸檔，確保檔案資料的有效性、安全性、完整性，使工程竣工檔案管理工作規(guī)范、有序、優(yōu)質地完成。同時，在工程項目建設過程中，現(xiàn)場的管理機構中要有一位負責人分管檔案資料工作，配備能勝任工作需要的檔案管理的專門機構和人員，特別要注意設備、地下管網、煤氣、通信、供水等資料的收集整理工作，確保建設項目交付使用后，工程竣工檔案資料的完整性。

3 建設單位做好工程竣工檔案管理工作的意義

3.1 工程竣工檔案是工程建設項目全過程的最原始、最真實的記錄，是進行工程維修、改建、擴建、組織生產的寶貴的信息資源。管理工程的人員會變化、會調動、要衰老、甚至死亡，而工程竣工檔案則是城市建設領域資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程竣工檔案為依據，才能對工程項目進行科學的改、擴建和管理，才能克服盲目性，避免不必要的浪費和損失。

3.2 工程竣工檔案體現(xiàn)一個城市的建設規(guī)模和經驗。城市建設的成果有建筑實體和工程竣工檔案兩部分，工程竣工檔案詳實地記錄工程建設項目的全過程，體現(xiàn)建設者的思想水平、技術水平和一個時期的建設水平，是城市建設規(guī)模和經驗的總結。對城市的發(fā)展規(guī)劃和現(xiàn)代化建設起著積極的重要的作用。

4 小結：

檔案工作是維護歷史真實面貌，功在當代，利在千秋的重要事業(yè)。建設單位的項目管理人員都要全面提高做好工程竣工檔案的思想認識，樹立為建設項目服務的正確理念，努力提高專業(yè)技術水平，積極主動地做好工程竣工檔案的管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，為經濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。

參考文獻：

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但是，當前的事業(yè)單位在進行人事檔案管理時，仍習慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會因為系統(tǒng)功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機。在調閱檔案和資料檢索時，仍然只習慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，檔案管理不能適應時代的發(fā)展。新形勢下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)模式，進行信息化建設。

2制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃

在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時，應服從服務于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點與發(fā)展目標的基礎上，深入調查和科學論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規(guī)劃及近期計劃，形成一個規(guī)模較大的網絡管理模式，推動檔案信息化協(xié)調發(fā)展。另外，還應注重系統(tǒng)實際應用的效果，重視系統(tǒng)對事業(yè)單位信息服務的目標支持，強調系統(tǒng)的可擴展性和靈活性，給未來發(fā)展留下擴展空間。

3建立起一個實用的檔案信息網站

檔案網站是事業(yè)單位的檔案部門在網上建設的信息站點，一般以網頁形式給人們提供相關的檔案信息和服務，進行檔案信息的網上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數字化的重要標志和重要手段。

在檔案的信息化建設之中，應該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構建一個一體化系統(tǒng)，把本單位各個部門的信息統(tǒng)籌考慮進去，實現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。

還應選用那些使用有升級能力和開發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應了網絡管理的需求，具有強大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計算機網絡的優(yōu)勢。建設信息檔案的網站時，要選用標準化的設備。選用的產品應符合當前國內外的相關標準，最好是當前或未來的一些主流產品，能夠得到國內外一些實力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級換代，減少重新開發(fā)的成本。設備的設置應盡量合理化，要考慮到網絡吞吐能力、響應時間和傳遞速度，等等。

4逐漸實現(xiàn)檔案管理的信息資源的數字化

檔案信息資源的數字化是進行檔案信息化建設的一個重要的前提和基礎，也是對檔案原件進行保護的一個重要方式。檔案數字化應該通過使用先進的信息手段，把檔案部門的各種物質載體形式加工轉化成數字化的信息，建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，并在網上，以提供服務。館藏檔案的全文數字化并不是對所有館藏進行全文數字化，而是對館藏的檔案資源數字化進行整體分析，以突出重點，進而逐步解決。建成數字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應，相互補充。

5檔案信息化應做到規(guī)范化、標準化

規(guī)范化、標準化是進行檔案信息化建設的一項重要內容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個重要標志。事業(yè)單位在進行檔案管理信息化時，應該按照國家推薦信息化管理的標準，根據自身發(fā)展的需求和特點來制定內部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。檔案目錄數據庫，應既符合國家的標準，又有利于實際的操作。應對各立檔單位文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實現(xiàn)數據的共享，解決因軟件的不同而帶來的數據無法轉換或者不能讀取的問題。

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事業(yè)單位檔案的信息化管理離不開信息技術與手段的發(fā)展。伴隨著我國的改革開放，我國的各項事業(yè)都得到了前所未有的進步，尤其是一些起步較晚的行業(yè)，乘著改革開放的東風，踏上了高速發(fā)展的道路。在電子信息技術發(fā)展的過程當中，國家的重視程度也在不斷的增加，并將信息技術運用到各個行業(yè)當中。事業(yè)單位的檔案管理便是其中之一，隨著信息技術的增加，檔案管理工作的效率也在不斷的增加，但是，這其中仍然存在著不少問題，本文就針對這幾方面進行研究。

1事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)勢及存在的問題

1.1事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)勢。一個新事物的出現(xiàn)必然尤其自身的優(yōu)勢，才能逐漸的取代舊事物。信息技術管理手段也不例外，相比較于傳統(tǒng)的管理方式，檔案信息化管理在儲存上更加的便利。傳統(tǒng)的檔案信息以紙質信息為主，在保存的過程當中需要十分的注意，否則可能會造成檔案信息受損，使得檔案管理工作出現(xiàn)失誤。另外，傳統(tǒng)的檔案信息的載體為紙張，隨著事業(yè)單位人員的更迭與增加，檔案信息的增多，紙質信息的數量也在不斷的增加，信息變得繁雜，在進行調度使用的時候十分困難。紙質信息對于環(huán)境的要求較高，需要防潮防熱的優(yōu)良環(huán)境才可以儲存。這些都是傳統(tǒng)的檔案管理的缺陷所在，但是，隨著信息技術的發(fā)展，檔案信息化管理可以避免這些缺陷，突破了環(huán)境的限制，只要沒有磁場干擾，都可以進行檔案信息的管理與儲存。并且，與傳統(tǒng)的檔案管理相比，通過信息化的手段能夠使得檔案的查閱與調動更加合理，更加明確。并且在查閱的過程當中不會縮短檔案的使用壽命。而傳統(tǒng)的紙張隨著翻閱次數的增多耐久度會逐漸的下降，使得檔案信息受損。這些都是事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢所在。

1.2對檔案工作的重視程度不足。雖然信息化的檔案管理具備如此之多的優(yōu)點，但是，在發(fā)展的過程當中，也有一些因素在制約著它的發(fā)展。雖然我國的信息化進程較快，電子信息技術在高速的發(fā)展，但相比較于歐美等發(fā)達國家，我國的信息化水平較低是不爭的事實。因此，一些單位對于信息化的手段不是很容易接受，存在一定的抵觸情緒。并且，某些單位對于自身的檔案管理工作的重視程度不足。隨著競爭的日益激烈，事業(yè)單位往往更加注重自身的發(fā)展狀況，對于一些內部的信息重視程度不足，尤其是與事業(yè)單位人員相關的檔案管理當中，投入的力量更加稀少。必然會導致事業(yè)單位內部的檔案管理系統(tǒng)不健全，在這種不健全的體系上，難以將檔案管理信息化進行有效的推廣，進一步阻礙事業(yè)單位檔案信息化的發(fā)展。因此，如何加強事業(yè)單位的重視程度，健全事業(yè)單位的檔案管理體系成為當前諸多工作人員研究的重點所在。

1.3檔案管理信息化建設存在弊端。之前提到我國的信息化發(fā)展速度雖然很快，但是，發(fā)展的時間仍然較短。這種短時間發(fā)展的缺陷便是人們對其的重視程度不足。一些事業(yè)單位不愿意進行檔案管理方式的改革，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理手段與模式，既依舊采用紙質檔案信息的管理手段。雖然這種手段在長期的采用過程當中自有一套模式，并被諸多的工作人員所熟知，但是，這也難以掩蓋它效率低下，信息容易缺失等缺陷。并且，隨著時代的發(fā)展，檔案的信息化管理是大勢所趨，如果不勇于改變，必然會導致日后的信息化工作更加難以有效的開展。紙質信息的管理容易出現(xiàn)信息缺失，某些重要信息的缺失會對事業(yè)單位產生嚴重的影響。由此可見，進行事業(yè)單位的檔案管理信息化的建設是彌補檔案管理工作當中的漏洞與缺陷的關鍵所在，如何進行有效的建設也是難題之一。

2事業(yè)單位檔案管理信息化存在問題的解決手段

2.1加強事業(yè)單位領導對檔案信息化建設的重視。事業(yè)單位檔案管理的信息化是時展的產物，是大勢所趨，是任何人不可逆轉的。因此，想要進行事業(yè)單位檔案管理的信息化有效建設，就一定要對事業(yè)進行足夠的重視。要幫助事業(yè)單位的管理人員與工作人員逐漸的意識到傳統(tǒng)的檔案管理手段所存在的漏洞與缺陷，這種漏洞與缺陷可能在短時間內難以被重視，但是，隨著信息數量的增多，必然會導致檔案工作變得越來越困難，檔案的調用與查閱也變得越來越復雜。然而采用信息化管理手段可以有效的解決這些問題。要把信息化管理的優(yōu)點展現(xiàn)給事業(yè)單位的領導看，讓他們意識到改變檔案管理手段可以極大的提升工作的效率，降低工作中出現(xiàn)失誤的可能性。只有這樣，才能夠為檔案的信息化體系建設打下良好的基礎。

2.2注重檔案管理信息化的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案信息管理是以紙質信息為主的，一些單位不敢進行改變，只采用傳統(tǒng)的手段進行信息管理，這樣做的缺陷便是隨著時代的發(fā)展，檔案信息積累越來越多。如果日后進行檔案管理方式的改革，必然會導致工作量更加的繁瑣。因此，注重檔案管理信息化的創(chuàng)新，保證它能夠彌補傳統(tǒng)管理方式的缺陷，增加工作的效率性，避免工作當中出現(xiàn)的失誤。這樣做，極大的方便了工作人員進行相應的管理工作，在進行檔案信息的管理調度時，也能夠極大的節(jié)約時間，提升查詢的效率。才能夠極大的增加檔案管理的安全性，避免檔案信息出現(xiàn)缺失或者泄漏等現(xiàn)象。

2.3健全制度并提升工作人員的素質。暴露在當前事業(yè)單位檔案信息管理中的缺陷之一便是相關從業(yè)人員的素質不足。事業(yè)單位在選擇相關的檔案管理人員時通常是從其他的崗位上進行調動。這種調動在應付傳統(tǒng)的檔案管理工作上缺陷暴露的不是很明顯。但是，檔案管理的信息化的專業(yè)性相對較強，如果不采用具備相應專業(yè)素質的人才，便容易導致工作過程出現(xiàn)失誤。因此，事業(yè)單位在進行檔案管理崗位人員招聘的時候，一定要選擇具備相應專業(yè)知識技能的人才，在招聘時進行技能考核，只有具備相應的能力才能夠被錄用?；蛘吣承┻M行過相關檔案信息化管理的人員，具備一定的工作經驗也能增加管理的效率，降低管理的失誤。對于一些在崗的人員，應當進行定期的職業(yè)技能培訓，安排他們參加課程，以免他們的專業(yè)能力逐漸落伍，難以跟上時代的潮流。只有提升了人員的素質，才能保證檔案信息化管理的有效進行。

3結論

就事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)勢及存在的問題進行討論，發(fā)現(xiàn)了檔案工作的重視程度不足以及檔案管理信息化建設存在的一系列弊端。對這些問題提出了相應的解決手段，包括加強事業(yè)單位領導對檔案信息化建設的重視，注重檔案管理信息化的創(chuàng)新以及健全制度并提升工作人員的素質，從而促進事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

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檔案管理工作屬于企業(yè)及事業(yè)單位工作之中十分重要的組成部分，其中，人事檔案記錄了人才流動情況，記錄人員工作履歷，學業(yè)以及和人才相關的內容，這些信息對于事業(yè)單位進行人事調動，以及員工職位升遷工作都有重要意義。因此，本文從檔案管理的角度，分析檔案管理工作存在的問題，并且在此基礎上探索未來的事業(yè)單位進行人事檔案管理電子化建設有效路徑。

一、事業(yè)單位中人事檔案管理存在的問題

(一)檔案管理電子化程度低

檔案的電子化管理不僅能夠簡化檔案保管工作的流程，還能夠提高檔案管理工作的工作質量，但是現(xiàn)階段大部分行政事業(yè)單位并沒有實現(xiàn)人事檔案的電子化管理，這類問題主要集中表現(xiàn)在檔案管理軟件以及硬件設施較為落后上。人事檔案的電子化管理工作不僅需要事業(yè)單位相關領導的足夠重視，還需要事業(yè)單位其他部門的主動配合以及相關軟硬件配套設施的支持，只有獲得相應的設施以及人員的配合支持，檔案電子化管理工作才能夠順利開展。但是目前很多行政事業(yè)單位缺乏對檔案電子化管理工作的足夠重視，與此同時對于檔案管理的建設工作也缺乏足夠的人員和資金支持，另外，事業(yè)單位并沒有針對檔案電子化管理建設工作建立獨立的部門管理體系，用于檔案建設的資金無法支持正常的建設工作，即便是有足夠的資金支持，許多事業(yè)單位并沒有將資金的使用效率發(fā)揮到最大，這些問題都在一定程度上限制了電子化檔案工作的建設發(fā)展效果。

(二)檔案電子化管理工作人員不足

任何集體要想實現(xiàn)長久的發(fā)展都離不開相關人才的支持，同樣事業(yè)單位要想提高電子檔案管理效率，建立電子化檔案管理工作體系就必須要有足夠的人員配備。目前，在很多事業(yè)單位內部不僅缺少對檔案電子化工作的資金支持更缺少相關的專業(yè)人才儲備，缺乏具備理論和實踐經驗的專業(yè)檔案管理人才?，F(xiàn)階段很多事業(yè)單位內部負責檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，創(chuàng)新能力和接受新事物的能力明顯不足，甚至在一些事業(yè)單位中并沒有專門的檔案管理部門，主要由人力資源部門負責相關的檔案管理工作，由于人力資源管工作者往往缺乏專業(yè)的檔案管理知識，更缺乏專業(yè)的檔案管理培訓經驗，在檔案管理工作上認識不足，這樣無疑降低了檔案管理工作的工作效率和質量。因此，檔案管理人才的缺乏已經成為制約事業(yè)單位檔案電子化管理工作的關鍵因素。

(三)檔案資源開發(fā)與利用不足

隨著互聯(lián)網信息技術的不斷發(fā)展，電子化管理工作涉及的范圍也越來越廣泛。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案工作者需要擁有一定的權限并且對單位內部員工的相關資料信息有一定的了解，基于這樣的需求導向，檔案管理工作的流動性需求也隨之明顯提升?，F(xiàn)階段要想破解檔案管理工作的流動性需求就必須要加快推進檔案管理電子化建設工作，以此提高對檔案資源的利用效率。然而根據目前事業(yè)單位發(fā)展的普遍情況來看，在電子化建設過程中往往會出現(xiàn)難以滿足檔案管理工作流動性需求的問題，檔案資源共享程度不足，整體利用效率低下，因此檔案管理工作質量必然提高，促使檔案資源的共享程度不斷提高，促進檔案管理的發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的電子化建設

事業(yè)單位在人事檔案管理的過程中，需要注重電子化的建設，電子化能夠大大提高檔案管理的效率，降低人力物力以及資金的投入，在保證檔案管理質量的基礎上，能夠有效的提高檔案管理效率，以下從三個方面進行了分析：

(一)提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設速度

事業(yè)單位要想加快檔案管理的建設工作就必須要提高對檔案管理系統(tǒng)的重視，對此單位內部必須要提供足夠的資金和人力支持，了解當前檔案管理工作的主要建設方向，重視檔案管理工作的針對性和具體性建設內容。事業(yè)單位要在充分調查研究的基礎上，加快檔案管理系統(tǒng)的智能化和先進化建設，提高系統(tǒng)和檔案管理工作的融合度。另外事業(yè)單位還要對檔案管理系統(tǒng)進行加密處理，防止人員信息的泄露。

(二)重視檔案管理工作的軟硬件建設

為了確保檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位必須要重視檔案管理的軟硬件設施建設，加強對電子化管理工作的宣傳力度，獲取單位內部各方人員對軟硬件設施建設的支持，提高檔案管理電子化設備的配備水平。同時，單位內部還要安排專門的機構和人員負責相關的檔案管理工作，推動檔案管理部門的層次化以及細致化建設，規(guī)范案管理工作流程，確保單位用于檔案管理建設工作的資金能夠用在實處，發(fā)揮其應有價值，從整體上提高檔案管理工作的實力。

(三)引進檔案管理電子化專業(yè)人才

根據目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題，吸收和培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才已經成為目前提高檔案管理工作質量的重要手段之一。對此事業(yè)單位內部要建立完善的人才培養(yǎng)機制，對檔案管理人員進行定期和不定期的培訓，還要建立相應的考核制度，考查其相關的專業(yè)知識和實踐技能。另外事業(yè)單位還可以通過人才引進的方式，提高單位檔案管理工作者的整體素質，推進檔案管理工作的快速發(fā)展。

三、結語

綜上所述，在事業(yè)單位的人事檔案管理之中存在諸多問題，主要包括檔案管理電子化程度低、檔案電子化管理工作人員不足、檔案資源開發(fā)與利用不足。因此，應當提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設速度、重視檔案管理工作的軟硬件建設以及引進檔案管理電子化專業(yè)人才。

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篇10

站在時代的前沿不難預料，未來時代的事業(yè)單位檔案信息化管理與建設是必須經歷的一個階段，這將極大地簡化舊有的工作程序，使得相關檔案管理迅捷、容易。那么如今解決好檔案信息對應管理任務中的問題，尋找到新的對接點，合適的方法讓這些信息化管理思路得以付諸實踐。

一、檔案管理信息化的阻礙之處

1.對檔案信息化的建設關注度不夠。一般事業(yè)單位中檔案信息管理缺乏一定的參與度，涉及信息管理，很難引起關注與取得突出的工作業(yè)績。深受既有觀念的誤導，大多數人認為此類檔案信息的建設工作技術含金量低。此外，在一些高層管理者看來，單位的檔案信息管理屬于事務性操作，不能直接帶來經濟效益，有關單位重視不夠，甚至于相關領導層簡單地將檔案信息工作交給普通文員，以至于無法將檔案所具有的價值發(fā)揮出來，制約現(xiàn)如今檔案管理邁向信息化建設的加強。然而，在相當大的程度上，大家都忽略事業(yè)單位中的檔案資料是深受法律所保護的，帶有相當程度的法律效力，不僅僅要求有關檔案整理人員的嚴謹，而且要求相應管理高層在認識上有所轉變，重視資金與人才的扶持。

2.建設、管理信息化檔案針對性弱。在大趨勢下，已經有部分事業(yè)單位實施了檔案管理信息化建設，可是效果不盡如人意，在技術層面上來說，處于較低級的水準，自然檔案管理效率提高不顯著。同時，這種缺失體現(xiàn)在有關安全管理度上，一些本應由專業(yè)文員、專業(yè)部門監(jiān)控的步驟都被簡化，最重要的安全管理步驟缺乏針對性與有效性的考慮和安排。隨著諸多單位信息化管理檔案的大勢，有關建設成效仍舊不容樂觀，現(xiàn)實是與電子信息技術連接性弱，多項工作管理深度不夠，針對性低，管理建設工作亟待革新。

3.管理員工自身素質的薄弱。一些中小單位，考慮到發(fā)展規(guī)模、經費限制等因素，在許多人動之時，就忽視對單位的檔案管理工作者的上崗考核與相關培訓，多數的人員都難以表述清晰檔案管理工作的知識與內容。也有些員工簡單地理解為是對人事信息的錄入，僅僅需要保證錄入的正確率即可，但是，這僅是對信息化管理檔案的最基礎的要求。問題還表現(xiàn)在其他地方，工作人員綜合素養(yǎng)偏低，很多具體管理工作進行時都未曾分類化、歸納化，任務完成水平低，嚴重制約事業(yè)單位檔案信息化管理工作的開展，特別是在諸多事業(yè)單位中檔案管理方向上的計算機型人才匱乏，這在一定方面是管理層的不到位所致。人員方面的工作效力不高，缺乏仔細、細致的整理監(jiān)督流程，繼而讓諸多問題不能在第一時間反饋給上級部門，乃至于放縱不管，許多安全方面的疏漏都難以發(fā)現(xiàn)。因此，培養(yǎng)出專業(yè)性檔案管理人才刻不容緩。

二、探究與完善信息化建設的方略

1.建立健全有關事業(yè)單位檔案管理信息化建設的體制、機制。長期以來，檔案管理相關工作作為事業(yè)單位基本工作之一，卻沒有在發(fā)展與績效上有所注重。加強對檔案管理的信息化建設離不開有關制度層面的約束，必須在既有的體制上多下工夫，尋找與現(xiàn)代信息化管理檔案的切合點，并且注入新的思路，讓檔案管理與建設工作實現(xiàn)劃時代的飛躍。在完善管理制度的基礎上，應該在單位內組織各類培訓，將信息化管理檔案的理念、重要性潛移默化地滲透到檔案管理工作中，讓每一個員工及管理高層都意識到信息化管理手段的必要性。

2.突出在監(jiān)督上的效力。檔案信息化管理工作亟待有效監(jiān)督機制保駕護航，處于強有力的監(jiān)督之下，方能調動有關檔案整理人員的工作積極性，提高信息化管理檔案高效率，繼而真正發(fā)揮檔案的價值與意義，保證檔案安全性的初衷。堅決杜絕有關領導及工作人士利用職務之便，篡改他人檔案或是泄露他人信息并以此牟利的不法行為。真正有效的監(jiān)督機制必須是事業(yè)單位內部與外部監(jiān)管的協(xié)調一致、互相補充，在雙效的機制下，檔案管理信息化工作中存在的隱患無所遁形，可以為接下來解決方案的實施提供幫助，最終有利于整個事業(yè)單位管理信息化工作的高效運轉。

3.進行檔案信息管理硬件的打造。信息化管理檔案，顧名思義，需要各類的計算機、電子型存儲器、相關數據庫等皆是實現(xiàn)信息化管理路徑的基礎所在。如此一來，相應的事業(yè)單位便理應在長遠的立場上為單位的檔案信息化管理工作助力，加強關注，增加資金投入，使得有關硬件的配備逐漸齊全可靠。譬如，電子磁盤及多種硬盤是不可或缺的，在硬件設施完備的前提下，相關單位的檔案管理愈發(fā)科學化、合理化。

4.提高檔案管理人士的綜合素質水準。真正實施事業(yè)單位信息化的實踐者是這些檔案管理人員，這些工作步驟與流程全部都要倚靠他們實施，他們的工作能力與自身素養(yǎng)直接決定了相關工作的進程。于是事業(yè)單位必須開展定期的培訓活動，乃至是素質考核，憑證上崗，提升他們特定的獲取與處理訊息的能力，一旦事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)明顯提升，那么相關工作也會順利實施，信息化管理檔案將有條不紊地進行。

毋庸置疑，在這個時代的發(fā)展要求下，事業(yè)單位中的檔案資料管理信息化正如火如荼地進行，但是前路挫折頗多，事業(yè)單位只有牢牢把握住革新的關鍵要素，切實處理各種各樣的艱難險阻，才能夠披荊斬棘，遠航。

參考文獻：

[1]蘇紅.事業(yè)單位檔案信息管理建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2012，（24）.