導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇干部檔案數(shù)字化管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

干部檔案數(shù)字化是指采用計算機、掃描儀等設(shè)備對干部檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。在世界經(jīng)濟與網(wǎng)絡(luò)相融的時代，信息化管理亦發(fā)揮了重要的作用。

一、實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化的必要性

一方面人事檔案管理的信息化是人事檔案信息管理的核心，是將人事檔案的整理工作用信息化的管理模式來替代，干部檔案數(shù)字化后能使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通過授權(quán)的干部檔案信息資源得到共享，以滿足干部管理工作對檔案利用的需求。另一方面人事檔案記載著一個人成長的歷史軌跡，記載著一個人的身份、黨團組織關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、政審及個人能力等等的許多情況。是一個人真實的歷史寫照。對于在科學(xué)研究、政治生涯中有所造詣的人來說，人事檔案查借閱越是頻繁，相對檔案紙張磨損程度越高。實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，可以有效保護原始檔案的磨損，延長載體的損壞年限。因此，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化是十分必要的。

二、實現(xiàn)人事檔案管理信息化的舉措途徑探析

如何實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，保證人事檔案資料對人事工作起著積極的作用，提供準(zhǔn)確、全面的人事信息資料，推動人事工作的向前發(fā)展，是值得人們深思的問題。現(xiàn)就闡述些許見解，具體如下幾個方面：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，大力支持檔案信息化

首先，人事檔案管理實施信息化，需要單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，正確認識和評價實現(xiàn)信息化管理的重要性，對人事檔案管理人員的培訓(xùn)及管理給予極大的支持，勇于投資信息化軟件、硬件設(shè)備等。其次，對人事檔案部門信息化的工作要制定工作方案，從總體思路、流程設(shè)計、標(biāo)準(zhǔn)要求，到具體的質(zhì)量保證措施、崗位工作說明、安全保密規(guī)定等，通盤考慮，盡量做到量化管理、精細管理。

（二）從嚴(yán)從實、實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

在人事組織管理部門，原始檔案管理資料的收集、整理，最終歸檔的過程，要經(jīng)過審核，定期地對人事檔案資料的及時性和真實性進行清理，對一些缺項、缺頁的檔案資料進行補充，規(guī)范檔案管理的監(jiān)管工作，落實人事檔案資料的完整和真實，并且確保人事檔案資料的隱私性。從實際工作看，干部檔案主要用于干部人事部門開展任免、調(diào)動、工資待遇、出國（境）審批等工作，紀(jì)檢監(jiān)察、編史修志等工作，近些年辦理社會養(yǎng)老保險和個人辦理房產(chǎn)、遺囑等公證也越來越多地用到干部檔案，可見，干部檔案的作用已經(jīng)不可小覷，在檔案數(shù)字化過程中，要繃緊從嚴(yán)從實、保密安全這根弦，嚴(yán)格數(shù)字檔案制作管理，嚴(yán)禁違規(guī)連接互聯(lián)網(wǎng)，嚴(yán)防黑客攻擊、竊取，確保干部人事檔案信息的絕對真實和安全。使紙制檔案與數(shù)字檔案一一對應(yīng)。真實、全面反映每個人的歷史面貌。

（三）提高素質(zhì)、保質(zhì)保量檔案數(shù)字化

強化人事檔案管理的工作人員信息化管理意識，培養(yǎng)良好的服務(wù)態(tài)度，提升工作人員的專業(yè)知識，是保證人事檔案管理信息化工作的重要環(huán)節(jié)，是保障人事檔案管理全面有序地開展，將檔案管理數(shù)字化有效地發(fā)揮智能化的檢索及各項功能，處理好檔案管理工作及信息保密工作的兼容有著不可小覷的作用。檔案管理人員要對計算機的軟件操作及信息管理技能熟練，對不熟悉或不了解相關(guān)知識的人員勤培訓(xùn)，重實踐，加大力度，請專家及有經(jīng)驗的人員來進行講座或親身實操示范，加強檔案信息管理中出現(xiàn)的各種問題的解決能力，不斷地提升自我能力，汲取新的檔案管理知識和掌握科學(xué)的人事檔案管理能力，盡職盡責(zé)，為單位提供人事檔案的真實信息和人員狀況，培訓(xùn)出一批高素質(zhì)的檔案管理人才。

（四）嚴(yán)格把關(guān)、工作有序檔案數(shù)字化

干部檔案工作是公道正派選人用人的基礎(chǔ)，是提升干部工作公信力的保障，隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代，干部檔案造假、信息不實的輿情，直接把干部檔案工作從幕后推向前臺。由此，在實現(xiàn)檔案數(shù)字化時應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，做到檔案出庫、進庫都要造冊登記、逐一審查，層層緊扣，以防出現(xiàn)漏洞。檔案出庫要登記造冊，逐本核對，填寫交接單；進行數(shù)字化加工前，仔細整理編碼，逐份材料，逐頁編號，尤其第四大類學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)籍、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績、審批材料）和第九大類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料比較多而集中；檔案掃描時，每份檔案按大類、按順序進行，不得損壞紙質(zhì)檔案，切勿漏掃。做到精、細、全。

三、結(jié)束語

實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是社會發(fā)展的必然趨勢，是社會生產(chǎn)力信息化發(fā)展的重要標(biāo)志，也是社會發(fā)展對人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事檔案信息化管理體系，有利于動態(tài)管理人事檔案，在信息數(shù)據(jù)庫中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同時方便廣大人民群眾在檔案信息庫中有效地查詢，最大限度地為社會發(fā)展，構(gòu)建和諧社會輸送人才。

參考文獻：

[1]李曉玲.對人事檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化的相關(guān)思考[J].辦公室業(yè)務(wù).2013（03）.

篇2

1、信息的數(shù)字化：信息的數(shù)字化主要包括兩個方面，一是現(xiàn)有館藏檔案信息的數(shù)字化，包括檔案整理、掃描、圖文信息編輯和目錄信息錄入等；二是現(xiàn)有業(yè)務(wù)執(zhí)行的信息化，包括辦公自動化，如通過掃描儀等形成數(shù)字文檔，以及按照格式規(guī)范通過信息平臺直接上傳、錄入檔案信息。2、信息的規(guī)范整合：信息的規(guī)范整合首先需要有規(guī)范的格式規(guī)定；根據(jù)規(guī)范格式，各部門業(yè)務(wù)人員上傳、錄入檔案信息后，平臺自動將檔案信息進行歸類存檔，形成方便查詢、統(tǒng)計的信息庫；專門的檔案管理人員可對檔案信息進行查詢、瀏覽，對部分不符合規(guī)范的信息進行整理。3、信息的存儲：檔案處理人員在檔案管理人員進行信息的初審和整理后，進一步進行信息的審核和修改，在確認無誤后，添加入庫信息，如存放地址等。4、信息的管理：檔案庫信息的管理包括基本信息修改、借閱、轉(zhuǎn)檔、銷毀等內(nèi)容，這些管理業(yè)務(wù)是交叉進行的，沒有特定的流程，操作的對象也是統(tǒng)一存儲格式的檔案數(shù)據(jù)，但對于不同門類的檔案數(shù)據(jù)而言，其檔案數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)格式和屬性有所區(qū)別，平臺需考慮各檔案門類數(shù)據(jù)庫之間的信息集成，以及本階段與檔案服務(wù)利用階段檔案信息的一致性。5、信息的利用：檔案利用的操作對象是部分可以提取出來使用的檔案材料，其目的是面向各業(yè)務(wù)部門和各干部，方便各部門和干部的檔案信息借閱、查詢，檔案管理的相關(guān)信息，共享部分檔案信息內(nèi)容，檔案信息消除等等。

（二）功能需求調(diào)研

對平臺功能需求進行調(diào)研，調(diào)研對象包括以上五個階段中涉及的用戶：1、在信息的數(shù)字化階段：主要是各業(yè)務(wù)部門管理人員，其主要需求依次為：提供簡潔、友好的用戶操作界面，清晰的圖文格式規(guī)范，詳細的操作說明，方便快捷的查詢功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。2、在信息的規(guī)范整理階段：主要面向?qū)＜媛殭n案管理人員，其需求依次為：提供自動化的檔案信息歸類（根據(jù)需求確定類別）功能，提供自動化的檔案信息格式檢查功能，檔案管理公告功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。3、在信息的存儲階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：檔案信息批量審核功能，方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。4、在信息的管理階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計功能，部分類別檔案信息的開放共享設(shè)置功能，檔案信息的借閱記錄與時間統(tǒng)計功能（類似圖書館借閱），用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。5、在信息的利用階段：主要面向各業(yè)務(wù)部門和各類干部，其需求依次為：檔案管理公告與查看功能，可借閱檔案查詢功能，在線續(xù)借功能等。從以上五個環(huán)節(jié)的功能需求調(diào)研不難看出，檔案的數(shù)字化上傳，檔案的自動歸類與格式檢查，檔案的查詢、修改與統(tǒng)計，檔案的開放設(shè)置與共享，檔案的借閱是最為核心的五類功能。

系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

（一）系統(tǒng)設(shè)計理念

其一，是要實現(xiàn)信息的數(shù)字化。通過原有信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，辦公自動化，信息化平臺錄入等來實現(xiàn)。其二，是要實現(xiàn)信息的規(guī)范化。通過平臺的格式檢查，信息的流程審核與修改，最終實現(xiàn)信息的規(guī)范化。其三，是要實現(xiàn)信息的集成化。通過平臺的固定類別信息上傳，自動歸類，最終實現(xiàn)不同類別檔案信息的集成。集成有兩條主線：一是不同類別信息的集成，如干部信息根據(jù)行政類進行集成，供查詢和統(tǒng)計；二是根據(jù)各個干部進行信息的集成。其四，是要實現(xiàn)信息資源共享與利用的最大化。通過干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)公開的個人信息跨部門、跨類別的查詢或借閱，實現(xiàn)最大范圍的數(shù)字化共享，提高檔案信息的利用率。

篇3

[中圖分類號] TP391 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02

該系統(tǒng)是針對我院人事檔案管理而開發(fā)的一套系統(tǒng)。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進行管理，既浪費人力也浪費物力，制約了我院信息化建設(shè)的發(fā)展。數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)項目在啟動之初，通過廣泛調(diào)研，制訂了詳細的功能目標(biāo)和框架，力求使得學(xué)院的數(shù)字化人事檔案管理平臺更上一個臺階。本系統(tǒng)將人事檔案數(shù)字化后將有助于學(xué)院信息化建設(shè)的發(fā)展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實現(xiàn)學(xué)院的跨越式發(fā)展。

1 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能描述

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)主要用于對學(xué)院人事檔案進行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺信息管理，平臺用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學(xué)院的人事檔案管理水平，提高學(xué)院的辦公效率。系統(tǒng)用戶類型分為：普通用戶、管理員。權(quán)限定義如表1所示。

整個系統(tǒng)分為 Web 模塊和后臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器模塊（見圖1）。

本文檔描述后臺數(shù)據(jù)庫設(shè)計和前臺Web 部分的功能規(guī)范。

通過 B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)實現(xiàn)的Web 部分系統(tǒng)除數(shù)據(jù)庫模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。

通過 SQL Server 2005 企業(yè)版實現(xiàn)的后臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器模塊。

數(shù)據(jù)庫中存儲了數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)中所有的信息和數(shù)據(jù)，為保證穩(wěn)定性和良好的并發(fā)訪問能力，采用SQL Server 2005 企業(yè)版來實現(xiàn)。

2 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計流程

2.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單、明確且獨立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學(xué)科門類信息表、專業(yè)信息表、干部職務(wù)信息表、任職情況表、用戶權(quán)限表、教職工基本信息表、學(xué)歷學(xué)位信息表、職稱信息表、考核結(jié)果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個模塊。

2.2 登錄

客戶端輸入系統(tǒng)域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進入系統(tǒng)登錄界面，如圖2所示。登錄時，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過程。

3 數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能定義

3.1 后臺管理

3.1.1 添加數(shù)據(jù)

單擊后臺管理主界面左側(cè)“添加”標(biāo)簽，進入后臺管理添加數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何添加學(xué)科專業(yè)信息為例進行功能定義，其他數(shù)據(jù)的添加以此類推，功能說明與此相類似。添加學(xué)科專業(yè)信息功能說明：

輸入學(xué)科門類代碼，輸入學(xué)科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學(xué)科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學(xué)科門類信息添加；選擇學(xué)科門類名稱必選；輸入專業(yè)代碼，代碼長度須為6 位，輸入專業(yè)名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業(yè)信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業(yè)信息添加。添加成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽專業(yè)信息界面。

3.1.2 修改數(shù)據(jù)

單擊后臺管理主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進入后臺管理修改數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何修改教職工學(xué)歷學(xué)位信息為例進行功能定義，其他數(shù)據(jù)修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學(xué)歷信息功能說明：

選擇教工號，修改學(xué)歷編號，修改學(xué)歷名稱，修改學(xué)歷獲得日期，修改所學(xué)專業(yè)，修改學(xué)習(xí)形式，修改畢業(yè)時間，修改畢業(yè)學(xué)校，修改學(xué)位名稱，修改學(xué)位獲得日期，修改學(xué)位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學(xué)歷學(xué)位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學(xué)歷學(xué)位修改。修改成功后，系統(tǒng)將跳轉(zhuǎn)至瀏覽教職工學(xué)歷學(xué)位信息界面。

3.1.3 瀏覽數(shù)據(jù)

單擊后臺管理主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進入后臺管理瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務(wù)信息、學(xué)科專業(yè)信息、用戶權(quán)限、教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

分頁瀏覽教職工基本信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工基本信息，分頁瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。

3.2 前臺管理

3.2.1 修改普通用戶密碼

單擊前臺主界面左側(cè)“修改”標(biāo)簽，進入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說明如下：

輸入原密碼，輸入新密碼，確認新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。

3.2.2 瀏覽數(shù)據(jù)

單擊前臺主界面左側(cè)“瀏覽”標(biāo)簽，進入前臺瀏覽數(shù)據(jù)模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學(xué)歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結(jié)果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。

以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進行功能定義，其他數(shù)據(jù)瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說明：

分頁瀏覽教職工職稱信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工職稱信息，若后臺管理員沒有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限，本頁面中部將顯示“管理員未為您設(shè)置瀏覽教職工職稱信息的權(quán)限！”在單行文本框中輸入頁數(shù)，單擊“GO”按鈕跳轉(zhuǎn)至指定頁。

本系統(tǒng)于2011年12月投入實際操作，從設(shè)計、開發(fā)上來看可實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)據(jù)的微機化管理，完成人事檔案信息的錄入、計算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數(shù)據(jù)不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實現(xiàn)了人事檔案管理工作的規(guī)范化、信息化，使人事檔案管理駛?cè)肟茖W(xué)化、制度化的軌道，對學(xué)校人事檔案管理工作具有重大意義。

今后我們將繼續(xù)探索數(shù)字化在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，把紙質(zhì)人事檔案材料的掃描件融入該系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案計算機管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺階。

篇4

人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)是需要多學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，目的在于推廣應(yīng)用。因此，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須圍繞人事檔案文件的特點來進行，即從實際出發(fā)，采用最新信息技術(shù)，及時解決建設(shè)中的存在問題。

1 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的國家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢在必行。

但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計算機，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對比同時期其他領(lǐng)域相對落后?，F(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。

具體情況有如下幾點。

1.1 人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強

人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進程的推進。

1.2 人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低

人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高， 人事檔案管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實施困難重重。

1.3 人事檔案管理的方式落后

人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點和發(fā)展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。

1.4 人事檔案管理人員的素質(zhì)不高

數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。

2 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

既然人事檔案管理數(shù)字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。

2.1 日常業(yè)務(wù)管理

實現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護。

2.2 數(shù)字化檔案采集

數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負責(zé)對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。

2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱

數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點設(shè)計：

（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。

（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

3 檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題

3.1 應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一

應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時，對系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。

3.2 應(yīng)使用先進技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)

建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲。應(yīng)注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實時升級的需要。

3.3 數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計劃與完善

要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計劃和建設(shè)目標(biāo)。

（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。

（2）進行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運行的基礎(chǔ)上完善、改進和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗，提高覆蓋率。

3.4 突出多部門、多方位聯(lián)動，加強上下級和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)

外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計、考核和考察進而黨員統(tǒng)計等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運行機制。

3 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)以建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進行統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高使用者的實際操作能力，實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。

參考文獻

[1]王瑕.淺談干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)[J].四川檔案，2014（01）.

[2]馬煒.關(guān)于干部人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計解決方案[J].城市建設(shè)理論研究，2012（23）.

作者簡介

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關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案意識；制度；網(wǎng)絡(luò)；數(shù)據(jù)庫

隨著社會的發(fā)展，煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化正在逐步完善，這就要求煤炭企業(yè)的檔案管理工作也必須與時俱進，緊跟時代的發(fā)展步伐，加快數(shù)字化建設(shè)，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

1要進一步提高檔案意識

檔案管理部門應(yīng)該定期組織召開會議，向各部門人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業(yè)干部職工的檔案意識，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開發(fā)利用是企業(yè)取得長足發(fā)展的必要條件之一，建立檔案報送、收集、管理的長效機制，所有部門密切配合共同搞好檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用。

2要加大經(jīng)費投入，為做好檔案工作創(chuàng)造良好的條件

煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理是重中之重，提高經(jīng)濟效益是企業(yè)的中心工作，檔案工作往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。這就要求檔案工作人員要充分發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢，特別是數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，努力進行檔案信息的研編，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術(shù)人員提供有價值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭取領(lǐng)導(dǎo)在資金上，政策上的支持。

3建立保障檔案數(shù)字化的制度

在煤炭企業(yè)檔案進行數(shù)字化的進程中，必須要建立完善的保障體制。對于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，要制定完善的歸檔制度，其基本內(nèi)容應(yīng)該包括：由單位統(tǒng)一制定的歸檔日期，各部門領(lǐng)導(dǎo)的年終考核測評中加入由檔案部門針對各部門檔案工作開展情況的測評等，這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極地推動作用；也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，確保檔案收集、保管的科學(xué)性。制度的建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標(biāo)引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換和傳播流通等各個方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速高效地推進數(shù)字化建設(shè)。

4要積極推動網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作

當(dāng)前，煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公為網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了良好的平臺，只要充分利用好自動化辦公這一平臺，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔就不難實現(xiàn)。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要歸檔的文件備注上處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫，年終時只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案館只需要對數(shù)據(jù)進行一些深層次的處理開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響數(shù)字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。

5檔案的數(shù)字化先要保證重點檔案的數(shù)字化工作

煤炭企業(yè)的檔案部門主要為企業(yè)的管理者和工程技術(shù)人員服務(wù)，但是將館藏檔案在短時期內(nèi)迅速全面地數(shù)字化是不現(xiàn)實的，因此對保存檔案的數(shù)字化要保證重點、突出特色。煤炭企業(yè)檔案部門所保存的檔案反映了企業(yè)的發(fā)展歷程、包含了礦井在發(fā)展中克服的一些技術(shù)難題、重點科研項目的記錄資料、一些重點的經(jīng)營策略等，應(yīng)該對那些對當(dāng)前礦井的各類決策、安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理有重要參考價值、使用頻率較高的檔案優(yōu)先完整進行數(shù)字化。對企業(yè)長遠發(fā)展有重要指導(dǎo)意義的檔案要特別注其數(shù)字化的方式，提高這些檔案的利用率。

6建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)的安全

建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機密，檔案的數(shù)字化應(yīng)抓住幾方面的重點。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責(zé)任人、形成的時間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄入計算機，建立基本數(shù)據(jù)庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表，將各部門要報送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進行調(diào)整。并根據(jù)上級的要求和使用情況，及時、迅速、準(zhǔn)確地做好基層報表的填報工作。

篇6

【中圖分類號】G2 【文獻標(biāo)識碼】A

【文章編號】1007-4309（2013）03-0125-1

一、加強電子政務(wù)建設(shè)

檔案是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是一種原始的、獨有的、不可替代的信息資源，也是電子政務(wù)建設(shè)中不可缺少的重要信息資源。因此。要把檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境結(jié)合起來、從陽關(guān)執(zhí)法、政務(wù)公開的大局中去思考、去規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分。加強檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前和今后一個時期檔案部門的一項重點工作。我們要穩(wěn)步推進電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，配合電子政務(wù)建設(shè)和政務(wù)公開的深入，發(fā)揮和整合檔案信息資源的作用。

二、加快檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證電子文件

有效安全運行和歸檔。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)。要在建立檔案局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，與辦公自動化、政府網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，推進電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

三、調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)

在數(shù)字時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，無論是一個人、還是一個地區(qū)、乃至一個國家，獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭力。因此，一定要加快數(shù)字檔案館建設(shè)。近年來，各地檔案館積極開展檔案資源建設(shè)年活動，豐富檔案館藏，增加檔案門類，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進程，擴大數(shù)字檔案信息資源總量，充分發(fā)揮綜合檔案館綜合管理的優(yōu)勢，整合各類檔案信息資源，并逐步實現(xiàn)各部門檔案信息的數(shù)字化。

四、加快檔案信息資源管理的統(tǒng)一規(guī)范

檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設(shè)，如果沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是檔案信息數(shù)字化建設(shè)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)要堅持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。要積極推廣應(yīng)用了統(tǒng)一規(guī)范的易初檔案系統(tǒng)管理軟件，并做好本單位的電子計算機積累、鑒定、著錄和歸檔管理等工作，確保檔案信息交換與實現(xiàn)檔案信息資源共享。

篇7

很多高校人事檔案室已基本配備計算機，條件好的高校配備了掃描儀、數(shù)碼照相機等現(xiàn)代化管理設(shè)備，但軟件系統(tǒng)未建設(shè)或未開發(fā)利用，現(xiàn)代化管理硬件設(shè)備形同虛設(shè)，不能發(fā)揮其作用，影響了檔案管理方式的轉(zhuǎn)型。數(shù)字化管理人事檔案的基礎(chǔ)是建立數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化系統(tǒng)管理是將人才信息資源分類存儲于數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。目前我國高校人事檔案系統(tǒng)建設(shè)處于初始階段，很多高校軟件系統(tǒng)未配置，一方面是資金問題。建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫需要一定的資金，目前高校人事檔案管理資金不足，系統(tǒng)建設(shè)資金未配置；另一方面管理人員水平問題。高校人事檔案管理人員計算機管理水平較低，不能完全掌握系統(tǒng)管理。

（二）缺乏現(xiàn)代化的檔案工作者

一支現(xiàn)代化檔案管理隊伍是數(shù)字化管理檔案的根本保證。數(shù)字化管理人事檔案，必須有專人管理和維護數(shù)據(jù)系統(tǒng)。第一，目前一些高校人事檔案管理員人手不夠，專職管理人員較少，大多是兼職或臨時工，只能應(yīng)對日常的管理和查閱工作；第二，具備檔案專業(yè)本科及以上學(xué)歷人員較少，專業(yè)人才匱乏；第三，系統(tǒng)操作水平不高。很多高校人事檔案管理員計算機管理能力和水平普遍偏低，不能勝任系統(tǒng)管理操作，落后于現(xiàn)代化管理要求。而數(shù)字化管理檔案對計算機系統(tǒng)操作有一定要求，必須具備信息儲存、信息加工、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、網(wǎng)絡(luò)操作和網(wǎng)絡(luò)維護等能力和水平。

二、數(shù)字化管理高校人事檔案的對策

（一）更新觀念

實現(xiàn)高校人事檔案數(shù)字化管理，首先領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，重視檔案管理人員的再教育，加強檔案管理人員現(xiàn)代化管理能力的培養(yǎng)，灌輸現(xiàn)代化管理理念和方法；其次，高校人事檔案管理工作者必須改變守舊思想，主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代化辦公知識，提高計算機操作水平，提高軟件系統(tǒng)管理能力，熟練掌握現(xiàn)代化管理方法，成為新世紀(jì)檔案管理人才。

（二）修訂《干部人事檔案管理條例》

《條例》規(guī)范了紙質(zhì)檔案管理的工作程序和管理規(guī)則，且強調(diào)干部人事檔案的保密性，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，“嚴(yán)禁任何個人私自保存他人的檔案”，數(shù)字化管理檔案中的“信息化公開”的要求無疑與《條例》相沖突，《條例》只適用紙質(zhì)檔案，未明確數(shù)字化管理檔案的歸檔定義及法律效果，未規(guī)范數(shù)字化管理程序，因此實現(xiàn)數(shù)字化管理人事檔案必須修訂《條例》，才能保證數(shù)字化檔案信息合法性，保證高校人事檔案數(shù)字化管理有據(jù)可依，有章可循，促進資源信息共享。

（三）建立數(shù)據(jù)庫

高校人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，必須建立數(shù)據(jù)庫，配置軟件管理系統(tǒng)，系統(tǒng)建設(shè)可根據(jù)各高校發(fā)展規(guī)模而定，規(guī)模大的高校可配置容量大，包容性強，性能好的軟件管理系統(tǒng)，容量大的系統(tǒng)適應(yīng)面廣，使用年限長；規(guī)模小的高校，可利用高校計算機專業(yè)人才資源豐富的特點，聘請本校軟件系統(tǒng)專家開發(fā)實用性較強的人事檔案管理系統(tǒng)，錄入系統(tǒng)時以人為單位，設(shè)置格式化分類管理，按十大類設(shè)置管理區(qū)，如設(shè)置職稱區(qū)、職務(wù)區(qū)、學(xué)歷區(qū)、業(yè)績區(qū)、培訓(xùn)區(qū)、工資區(qū)、考核區(qū)、政治面貌區(qū)、健康檔案區(qū)等。此軟件系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)濟實用，學(xué)習(xí)操作方便，有利于系統(tǒng)的更新與維護，數(shù)據(jù)庫的建立是實現(xiàn)數(shù)字化管理檔案基礎(chǔ)。

（四）強化系統(tǒng)的管理與維護

第一，遵守管理程序。高校人事檔案數(shù)據(jù)庫，必須嚴(yán)格遵守管理程序，由專人負責(zé)管理和維護系統(tǒng)。正確、真實、全面輸入人才信息，進行系統(tǒng)分類、錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和數(shù)據(jù)處理等工作程序；第二，規(guī)范操作。人事檔案數(shù)據(jù)庫需定期變更數(shù)據(jù)信息，在保證人事檔案數(shù)據(jù)庫完整、真實和準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，增添新的檔案信息，同時發(fā)現(xiàn)錯誤信息必須及時修正，數(shù)據(jù)庫維護及更新時，必須及時記錄更正內(nèi)容，注明更正信息原因、原信息內(nèi)容及更新后的信息內(nèi)容，記錄更正人，更正時間及地點；第三，及時更新系統(tǒng)。系統(tǒng)陳舊是導(dǎo)致信息丟失的主要因素，因此，為了減少人事檔案數(shù)據(jù)信息的丟失，必須更新管理設(shè)備，提高管理水平，加強數(shù)字化管理和技術(shù)處理，采用備份存儲、拷貝備存、仿真、保護原載體等措施，保證檔案信息資源在新技術(shù)條件下優(yōu)質(zhì)保存、快速檢索、有效利用；第四，及時處理系統(tǒng)信息。

檔案數(shù)字化管理是將原紙質(zhì)檔案進行數(shù)據(jù)處理，處理后進入數(shù)字化管理系統(tǒng)，為保證高校人事檔案信息多方位利用和備份存儲，必須利用一個計算機系統(tǒng)去模擬另一個計算機系統(tǒng)的操作來保護檔案數(shù)字化管理，做到有備無患，延長數(shù)字化檔案信息壽命；第五，數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移。為保證存儲的數(shù)字信息能及時正常讀取和輸出，必須將重要的檔案信息進行備份存儲，有時必須對數(shù)據(jù)信息進行轉(zhuǎn)移，這是在原信息格式或其它硬件、軟件無法正常操作情況下，進行數(shù)字信息格式改變，以便保證人事檔案信息資源不被遺失，使數(shù)字信息從原有的技術(shù)環(huán)境遷移到新的技術(shù)平臺，對保護數(shù)字信息具有重要意義。

篇8

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）28-0199-03

圖書檔案是在圖書管理工作中形成的一項專門檔案，對于保護圖書、合理開發(fā)利用及有效配置圖書檔案資源具有現(xiàn)實意義和作用。既是圖書管理的一項重要的基礎(chǔ)性工作，也是高校檔案系統(tǒng)中的一個要素，同時也是學(xué)校數(shù)字信息系統(tǒng)的重要組成部分。如何建設(shè)科學(xué)合理、實用方便的圖書檔案數(shù)字化系統(tǒng)，加強對圖書檔案的管理和利用，提高圖書管理工作效率和工作質(zhì)量，是高校圖書檔案適應(yīng)數(shù)字信息化所面臨的一個重要課題，

一、高校圖書檔案管理的現(xiàn)狀

1.圖書檔案涉及的范圍、種類和數(shù)量急劇增加。目前，高校圖書檔案是以文本檔案為主，并有部分電子數(shù)據(jù)檔案，隨著圖書管理工作的快速發(fā)展，圖書檔案的服務(wù)范圍不斷擴大，大量的圖書資源均需要歸檔，且檔案形式繁多，有紙質(zhì)圖書、數(shù)字圖書、課件、音像、影像等，每年歸檔數(shù)量達數(shù)十萬卷，日趨增長的圖書檔案數(shù)量與存放空間的矛盾日益突出，傳統(tǒng)的圖書檔案管理方式與圖書管理工作對相關(guān)信息需求的矛盾逐漸顯現(xiàn)。

2.圖書檔案的利用頻率和數(shù)量日趨增長。隨著高校招生規(guī)模的快速發(fā)展，與圖書有關(guān)的業(yè)務(wù)，特別是數(shù)字化圖書資源，其利用率日趨增長，據(jù)高校各年度圖書檔案利用情況統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，前來咨詢、查詢、調(diào)閱、下載數(shù)字圖書檔案的人次、卷次逐年增加，復(fù)制圖書、期刊等數(shù)字化檔案資料的數(shù)量也在快速增長。

3.圖書檔案應(yīng)用的范圍和覆蓋面不斷擴大。長期以來，圖書檔案管理工作的重點是服務(wù)于高校的學(xué)生和教職工，以及為高校相關(guān)部門的科研服務(wù)等，隨著高校教學(xué)改革和發(fā)展的需要，圖書管理工作的范圍也不斷延伸，圖書檔案的利用范圍和覆蓋面也不斷擴大。特別是近年來，圖書檔案資源不僅為本校學(xué)生和教職工服務(wù)，也逐漸向其他高校學(xué)生提供服務(wù)，甚至延伸到相鄰社區(qū)，更多的為社會以及家庭個人服務(wù)，如我校的“學(xué)習(xí)在線”，主要面向社區(qū)的廣大人群提供必要的學(xué)習(xí)等信息檔案資源。

二、當(dāng)前圖書檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

為了適應(yīng)形勢的發(fā)展，高校圖書管理部門加大了對圖書檔案管理的力度，并采取了一系列措施，推進圖書檔案的信息化管理，但仍然不能滿足社會各方面對圖書檔案信息的需求，依然存在著一些亟待解決的問題。

1.傳統(tǒng)的圖書檔案管理理念，難以滿足信息化的發(fā)展需求。傳統(tǒng)的“重存檔、輕利用”圖書檔案管理理念依然根深蒂固，部分領(lǐng)導(dǎo)的圖書檔案管理意識薄弱，認為圖書檔案管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，而且占用學(xué)校的人力、物力、財力等資源，往往忽視圖書檔案管理的社會價值和作用，尤其是圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)，不但需要硬件、軟件的投入，還需要專業(yè)人才和資金的投入。因此，擯棄“重存檔、輕利用”的檔案管理理念，重視圖書檔案的社會價值和作用，才能轉(zhuǎn)變觀念，推動圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)，滿足信息化發(fā)展的需求。

2.建設(shè)管理資金不足，導(dǎo)致硬件設(shè)施和軟件資源等基礎(chǔ)設(shè)施欠缺。圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)需要一定的建設(shè)管理資金，建設(shè)相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，包括符合要求的建筑設(shè)施、計算機硬件設(shè)備以及配套的軟件資源等。目前高校圖書檔案管理數(shù)字化建設(shè)設(shè)施因經(jīng)費問題差距較大，軟件資源的開發(fā)和應(yīng)用相對滯后，尤其是圖書檔案管理軟件不能滿足數(shù)字化管理的需要，目前的一些管理軟件僅僅是對紙質(zhì)圖書檔案的計算機輔助管理，忽略了圖書檔案歸檔過程的自動化以及系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)的共享等功能，這些因素都給圖書檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了一定困難；基礎(chǔ)設(shè)施的不配套以及傳統(tǒng)的圖書檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)圖書檔案管理信息化需求。因此，高校圖書部門應(yīng)改變觀念，加大對圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入，購置相應(yīng)的高性能服務(wù)器和計算機終端設(shè)備，開發(fā)與之相適應(yīng)的圖書檔案信息化管理軟件，充分利用圖書檔案資源信息為高校師生服務(wù)、為社會服務(wù)。

3.圖書檔案開發(fā)利用率不高。多年來，高校圖書管理部門在工作中建立了大量的圖書檔案資料，除了本校師生的需求外，社會人群對圖書檔案信息的需求也急劇增加，但高校圖書管理部門普遍存在“重藏輕用”的現(xiàn)象，很重視圖書檔案歸檔立卷工作，造成圖書檔案長期存放不動，變成了“死檔案”，實際工作中也不注重圖書檔案的開發(fā)利用，缺乏“死檔案”變“活檔案”的主動服務(wù)意識。檔案的價值就在于充分利用，我們圖書檔案管理工作的目標(biāo)也在于利用，如果不能充分利用圖書檔案的信息資源，為社會大眾服務(wù)、經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，那么圖書檔案也就失去了存在的價值。

4.圖書檔案的管理干部和專業(yè)技術(shù)人員的素質(zhì)有待提高。圖書檔案的管理面廣、量大，涉及到高校圖書管理部門和其他相關(guān)部門，具有系統(tǒng)性和專業(yè)性，圖書檔案工作人員不僅要具有一定的圖書管理知識還應(yīng)具備檔案專業(yè)技術(shù)知識，以及相應(yīng)的計算機和網(wǎng)絡(luò)管理能力，掌握數(shù)字化信息的存儲、檢索技術(shù)，對圖書檔案的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)資源進行有效地管理。但是，高校現(xiàn)有的圖書檔案管理干部和專業(yè)技術(shù)人員缺乏，與師生對圖書檔案資源信息化的需求不相適應(yīng)，已不能適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要。既懂管理又懂技術(shù)的干部和一專多能的專業(yè)技術(shù)人員更是缺乏，這些因素制約了圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展。

三、圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的原則

高校圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)對學(xué)校的資源建設(shè)和發(fā)展具有重要作用?？旖?、方便、高效地利用圖書檔案為師生的學(xué)習(xí)和科研工作尤為緊迫，新形勢下傳統(tǒng)的圖書檔案管理方式已經(jīng)不能滿足信息社會條件下圖書檔案的管理要求，圖書檔案的快速更新、資源共享、快捷檢索等管理方式，都要求我們改變圖書檔案管理模式，借助現(xiàn)代信息技術(shù)來實現(xiàn)。

高校圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)根據(jù)各地區(qū)高?？傮w發(fā)展規(guī)劃和圖書管理的實際需要，堅持以下原則。

1.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范原則。高校圖書檔案數(shù)字化建設(shè)必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化原則，這是實現(xiàn)圖書檔案服務(wù)自動化和信息共享網(wǎng)絡(luò)化的前提。圖書檔案數(shù)量、種類繁多，在數(shù)字化建設(shè)過程中存在著一系列數(shù)字化資源的數(shù)據(jù)存儲標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范問題，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的頒布實施，為圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范從技術(shù)和管理層面提供了具體的指導(dǎo)，如：它規(guī)定紙質(zhì)檔案采用黑白模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲、采用彩色模式掃描的圖像文件，一般采用JPEG格式存儲提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式等。除圖像存儲格式外，掃描的色彩模式、分辨率以及數(shù)據(jù)庫模式等，圖書檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范應(yīng)貫穿于圖書檔案數(shù)字化建設(shè)管理的全過程，如案卷目錄的標(biāo)引格式標(biāo)準(zhǔn)、著錄項目標(biāo)準(zhǔn)、目錄與圖像的鏈接技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)傳輸、共享模式標(biāo)準(zhǔn)等，從而規(guī)范圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)，確保圖書檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn)，全面提升圖書檔案的數(shù)字化管理水平。

2.開放共享原則。高校圖書檔案數(shù)字化的目標(biāo)之一是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供給需要的師生，使圖書檔案信息資源數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享，以滿足師生和社會對圖書檔案利用的需求。樹立服務(wù)意識，充分利用圖書檔案的完整性、長效性，為師生服務(wù)、為高校的科研服務(wù)；在圖書檔案數(shù)字化過程中，做好圖書檔案的梳理、鑒別工作，除需要保密的檔案外，能夠?qū)熒蜕鐣_放的檔案做好解密、降密工作，對形成的圖書檔案數(shù)字化資源及時上傳到相關(guān)網(wǎng)站并適時更新，真正做到向師生和社會開放，通過局域網(wǎng)，實現(xiàn)省校和市校、縣校甚至是鄉(xiāng)鎮(zhèn)成教中心的圖書檔案信息資源共享；在門戶網(wǎng)站建立方便快捷的查詢、下載系統(tǒng)，方便師生和社會公眾足不出戶查詢、復(fù)制圖書檔案信息資源等。

3.安全可靠原則。高校圖書檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期性、持續(xù)性的基礎(chǔ)工作，大量的數(shù)字圖書信息資料如果泄密或滅失、毀損，則可能對圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理工作帶來無可挽回的損失，因此，在數(shù)字化建設(shè)過程中，不但要考慮到檔案資料的保密要求，而且要考慮其安全性和可靠性需要。一是硬件設(shè)備設(shè)施的安全可靠，如建設(shè)符合標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的圖書檔案存儲建筑和設(shè)施、購置高性能且能滿足需要的服務(wù)器以及網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備、數(shù)據(jù)信息傳輸、存儲設(shè)備等；二是相關(guān)軟件的安全可靠，根據(jù)高校圖書管理部門的實際需要，購置或者開發(fā)相應(yīng)的軟件管理系統(tǒng)；三是數(shù)字化信息管理的安全可靠，如檔案信息資源的自動備份管理、網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境、操作人員權(quán)限授予和遠程訪問、圖書檔案信息保密級別、數(shù)據(jù)庫之間的鏈接和數(shù)據(jù)交換等安全防范體系，從而建立健全相關(guān)的安全可靠性控制機制，保證檔案信息數(shù)字化建設(shè)安全可靠運行，滿足師生和社會的各種需要。

4.成本效益原則。數(shù)字化建設(shè)使得圖書檔案信息的收集、歸檔、存儲和查詢變得更加高效、方便和快捷，這是高校圖書管理部門對檔案信息數(shù)字化管理和建設(shè)的趨勢，而且需要投入相應(yīng)的財力、物力和人力，高校圖書管理部門在數(shù)字化建設(shè)過程中應(yīng)該堅持成本效益的原則，既要保證數(shù)字化建設(shè)成功運行，該投入的資金要有保障，也要考慮到建設(shè)成本，統(tǒng)籌規(guī)劃，避免浪費，做到經(jīng)濟適用、滿足需要；在兼顧成本的同時，堅持效益優(yōu)先，圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)最終目的還是為了師生學(xué)習(xí)、研究的需要，向信息需求者提供服務(wù)，體現(xiàn)圖書檔案的存在價值，在保障圖書檔案滿足管理、需要和社會需求，充分發(fā)揮其社會效益的基礎(chǔ)上，兼顧圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)濟效益和成本，實現(xiàn)效益最大化。

5.協(xié)調(diào)統(tǒng)一原則。高校圖書檔案數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在圖書管理的日常管理工作中，形成了種類繁多、形式各異、數(shù)量巨大的圖書檔案，涉及到各職能部門以及相關(guān)的管理人員和專業(yè)技術(shù)人員；數(shù)字化建設(shè)需要相應(yīng)的人力、物力和財力，包括管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的調(diào)配、硬件設(shè)備的采購、軟件系統(tǒng)的開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)信息資源的利用等；省校圖書管理部門與市、縣校圖書管理部門相關(guān)資源的整合，如圖書檔案管理信息系統(tǒng)與系統(tǒng)軟件數(shù)據(jù)的相互鏈接、轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)圖書信息共享使用。因此，圖書檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立相應(yīng)的宏觀調(diào)控機制和管理協(xié)調(diào)機制，各職能部門和相關(guān)人員做到分工協(xié)作、相互配合、協(xié)調(diào)一致，積極參與數(shù)字化建設(shè)，全面提升圖書檔案數(shù)字化管理水平。

四、圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的探索

數(shù)字化和信息化是當(dāng)今社會經(jīng)濟發(fā)展的趨勢，傳統(tǒng)的圖書檔案管理已難以適應(yīng)圖書管理工作，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和應(yīng)用，徹底改變了圖書檔案管理模式，極大地提高了圖書管理的效率，因此，必須多角度、全方位考慮圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)工作。

1.加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理。制定相應(yīng)的圖書檔案管理制度，如圖書檔案的立卷管理、歸檔管理、安全保密管理、查詢調(diào)閱、存儲備份、鑒定銷毀等一系列管理制度；以及圖書檔案工作人員管理制度，如圖書檔案人員崗位職責(zé)、考核監(jiān)督管理辦法、檔案管理量化考核指標(biāo)等；規(guī)范圖書檔案流程管理，從圖書初始信息獲取、上報、審批、紙質(zhì)檔案的歸檔；與此同時，檔案的數(shù)字化信息的導(dǎo)入、網(wǎng)上審批流轉(zhuǎn)、歸檔同步進行，以提高工作效率，規(guī)范檔案管理。

2.明確數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，統(tǒng)籌安排數(shù)字化檔案進程。高校圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的目的是通過提供數(shù)字化圖書檔案信息為師生和社會實踐服務(wù)，長期以來形成的圖書檔案如何合理利用、充分發(fā)揮其使用價值，需要從廣大師生和社會公眾需要的角度對圖書檔案數(shù)字化建設(shè)進行投入產(chǎn)出效益分析，分輕重緩急、統(tǒng)籌安排。首先，對經(jīng)過甄別、鑒定的具有重要保存價值的瀕危圖書檔案進行數(shù)字化；二是對需要永久保存的圖書檔案進行數(shù)字化；三是對利用、咨詢頻率較高的圖書檔案進行數(shù)字化；四是對具有地方特色的、珍貴的圖書檔案進行數(shù)字化，有目的、有重點地推進圖書檔案的數(shù)字化工作，加快實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。

3.樹立服務(wù)意識、轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，發(fā)揮圖書檔案的使用價值。傳統(tǒng)的圖書檔案管理是“重保管、輕利用”，圖書檔案信息處于被動利用狀態(tài)，咨詢、利用率不高，實現(xiàn)圖書檔案數(shù)字化信息管理后，從根本上改變了檔案信息的利用方式，社會公眾利用圖書檔案信息變得更加方便、快捷。圖書檔案管理部門和管理人員應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，改變服務(wù)意識和觀念，從被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)；根據(jù)不同用戶的特點，開發(fā)用戶需求導(dǎo)向的數(shù)字信息資源，通過計算機網(wǎng)絡(luò)將圖書檔案資源信息以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)信息進行查詢、篩選、整合在線推送到用戶終端；對圖書檔案進行科學(xué)化管理，整合不同類型、不同載體的數(shù)字化資源，為實現(xiàn)圖書的優(yōu)化配置提供信息依據(jù)，提高圖書檔案利用率和使用價值。

4.建立風(fēng)險安全控制機制。圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)需要持續(xù)的資金投入、相關(guān)人員的調(diào)配以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化資源的保障，在此過程中，因政策、人員變動、資金安排等因素，會產(chǎn)生一定的風(fēng)險，如：組織管理人員或?qū)I(yè)技術(shù)人員的變動導(dǎo)致軟件系統(tǒng)開發(fā)的中斷；資金預(yù)算不足或超支導(dǎo)致相關(guān)硬件購置不能如期舉行；的圖書檔案資源在數(shù)字化信息轉(zhuǎn)換過程中的泄密風(fēng)險；圖書檔案數(shù)字化資源在查詢下載、網(wǎng)絡(luò)共享和在線傳播等可能產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)風(fēng)險等。因此，必須分別建立安全風(fēng)險控制機制，如協(xié)調(diào)財務(wù)、政府采購、技術(shù)保障等部門共同論證項目資金預(yù)算，保障數(shù)字化建設(shè)的持續(xù)性運行；通過確定相關(guān)協(xié)議、合同、購買版權(quán)資源等，控制知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險。為了保障圖書檔案資源網(wǎng)絡(luò)信息安全，必須采取相應(yīng)的安全管理控制措施，如權(quán)限管理，對管理人員和訪問用戶，根據(jù)不同級別賦予相應(yīng)的管理權(quán)限和訪問權(quán)限，從而在后臺和前端降低圖書檔案資源信息安全風(fēng)險，此外，結(jié)合身份證識別技術(shù)和信息加密技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險的控制。

五、結(jié)語

在信息社會條件下，圖書檔案已經(jīng)步入信息網(wǎng)絡(luò)化、存儲數(shù)字化和服務(wù)自動化時代。但是，高校圖書管理部門在圖書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，往往各自為政，從局部管理需求出發(fā)進行數(shù)字化建設(shè)，忽略了圖書檔案為社會服務(wù)的功能以及數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)共享、開放便捷等特征以及網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險、安全因素等，因此，各地圖書管理部門應(yīng)根據(jù)圖書的總體規(guī)劃以及各地圖書管理的實際情況和需要，統(tǒng)籌兼顧，快捷高效地實現(xiàn)圖書檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。

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二、方志館檔案數(shù)字化管理的基本特征

方志館檔案數(shù)字化工作是在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，引進新科技、加入創(chuàng)新，使之成為順應(yīng)時展、滿足社會需要的新型檔案管理模式。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的一個不同點是儲存媒介的變化，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為媒介，對檔案信息進行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現(xiàn)差錯。利用計算機對檔案信息進行數(shù)字化儲存和管理，能夠節(jié)省空間和人力。通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等計算機檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統(tǒng)的檔案管理，在遠程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實現(xiàn)信息化管理后，便可利用網(wǎng)絡(luò)隨時隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實現(xiàn)了方志館館藏檔案信息資源的共享。

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數(shù)字校園建設(shè)對高校檔案館產(chǎn)生了深遠的影響，在為檔案管理工作提供更廣闊的平臺和視野的同時也對檔案工作和檔案工作者提出了更高的要求，促使高校檔案館在管理內(nèi)容、管理模式、服務(wù)功能、人員技能要求等方面做出調(diào)整，以擔(dān)負更多的任務(wù)。筆者認為高校數(shù)字檔案館的建設(shè)不應(yīng)僅僅停留在傳統(tǒng)檔案數(shù)字化的層面上，應(yīng)根據(jù)數(shù)字化校園建設(shè)構(gòu)架，從資源、管理，應(yīng)用和服務(wù)4層面為數(shù)字化校園學(xué)習(xí)環(huán)境提供全面支撐。

1實現(xiàn)校內(nèi)信息資源共建、共享

為了最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源在校內(nèi)外的共建和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用是數(shù)字檔案管理的核心功能之一。其特點是數(shù)據(jù)“一次錄入，共享使用”，即數(shù)據(jù)倉庫中的所有數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)來源唯一，由檔案部門輸入后，各教學(xué)管理部門可以通過統(tǒng)一的學(xué)校信息訪問平臺獲取所需的信息，避免信息重復(fù)和混亂等現(xiàn)象。

2.實現(xiàn)文件、檔案一體化管理

數(shù)字校園背景下的數(shù)字檔案館克服了以往工作環(huán)節(jié)、程序的重復(fù)，將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，對文件管理進行超前控制，保證了檔案的質(zhì)量。開展文件材料網(wǎng)上立卷歸檔，將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動。

3.實現(xiàn)多種應(yīng)用集成

在數(shù)字校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立一個面向?qū)ο?、分布式的、能兼容多種操作系統(tǒng)、可在不同數(shù)據(jù)庫平臺環(huán)境下運行、能夠支持系統(tǒng)從分散的應(yīng)用管理系統(tǒng)中收集所需各類電子檔案信息的檔案管理系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)教學(xué)、科研和管理等數(shù)字化信息資源規(guī)范化存檔管理，構(gòu)建其管理應(yīng)用目標(biāo)。

4.實現(xiàn)信息服務(wù)的多元化、網(wǎng)絡(luò)化

在數(shù)字化校園環(huán)境下建立統(tǒng)一的檔案信息訪問平臺，解決異構(gòu)平臺的信息資源檢索，數(shù)字化校園用戶可以通過訪問檔案館的網(wǎng)站，以最快速度查找存放在不同型號服務(wù)器以及不同操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫平臺下的、實時歸檔或網(wǎng)上邏輯歸檔的數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)倉庫中的檔案信息。

數(shù)字檔案館建設(shè)路徑

1.建立完善的數(shù)字化檔案工作規(guī)范

要構(gòu)建適合數(shù)字校園環(huán)境下的數(shù)字檔案館，必須制定數(shù)字化工作規(guī)章制度并建立符合數(shù)字化特點的檔案工作流程。首先，要根據(jù)國家規(guī)定制定本校的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與制度，如文檔一體化工作制度、數(shù)字文件歸檔制度、數(shù)字檔案鑒定制度以及數(shù)字檔案備份制度等，保障數(shù)字檔案館建設(shè)、安全有序地開展。其次，在檔案收集環(huán)節(jié)，建立數(shù)字化文件檔案一體化管理歸檔收集模式，由各單位文書處理人員在產(chǎn)生電子文件時轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案館，完成文件歸檔。再次，在管理環(huán)節(jié)，建立數(shù)字檔案設(shè)備與信息安全管理體系，注意邏輯與物理存儲管理問題，建立數(shù)字檔案對設(shè)備的依賴，防止信息丟失或被非法更改，保證數(shù)字檔案的可讀性和可用性。最后在利用環(huán)節(jié)，通過數(shù)字校園平臺建立數(shù)字檔案信息體系并建立跨網(wǎng)聯(lián)機用戶使用情況文檔等。

2.加強檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

高校檔案部門應(yīng)加強數(shù)字化檔案信息資源庫建設(shè)，積極推進館藏檔案數(shù)字化進程，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供信息儲備。有了數(shù)字化的信息資源還不夠，還必須建立與之匹配的檔案信息數(shù)據(jù)庫。檔案信息數(shù)據(jù)庫是一個系統(tǒng)化的數(shù)字信息集合，當(dāng)前高校建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫主要x~--T兩種途徑：一方面來源于現(xiàn)有的館藏檔案，另一方面通過對電子文件的收集。通過數(shù)字校園應(yīng)用系統(tǒng)進行歸檔、整理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。

5.實現(xiàn)數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)與辦公自動化各應(yīng)用系統(tǒng)的無縫銜接

在數(shù)字化校園建設(shè)的過程中，學(xué)校的各職能部門相繼建成了各種應(yīng)用系統(tǒng)，如教務(wù)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)中蘊藏著大量的信息資源。最終這些系統(tǒng)產(chǎn)生的有價值的信息資源應(yīng)通過一個數(shù)據(jù)接口自動轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)文檔一體化管理?？梢哉f，各應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相統(tǒng)一是文檔一體化管理的前提，也是檔案管理自動化、信息化、規(guī)范化和科學(xué)化的基礎(chǔ)。檔案系統(tǒng)通過對各應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行采集、處理、分類、加工，形成指導(dǎo)性、有長久保存價值的信息，為校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門決策服務(wù)學(xué)校的不同職能部門所產(chǎn)生的電子文件歸檔要采取不同的策略。對于黨群、行政等部門所產(chǎn)生的電子文件，檔案管理系統(tǒng)直接與各歸檔部門的收發(fā)管理對接，緊緊抓住歸檔的源頭，所有的收發(fā)文材料都在網(wǎng)上進行登記，而后再按歸檔類目進行文件的預(yù)立卷工作，保證歸檔的完整率。對于像教務(wù)、科研、設(shè)備等專業(yè)化門類，通過標(biāo)準(zhǔn)化信息采集平成網(wǎng)上歸檔和信息采集。因此學(xué)校要加大投資，盡快建立檔案管理系統(tǒng)與各應(yīng)用系統(tǒng)的無縫銜接，建立完整的信息體系。

4.建立數(shù)字化環(huán)境下檔案利用服務(wù)中心