導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇個(gè)人檔案的重要性，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

個(gè)人健康檔案形成者，主要指醫(yī)院、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)、社會(huì)健康服務(wù)機(jī)構(gòu)等。檔案內(nèi)容，個(gè)人健康檔案不僅包括個(gè)人在醫(yī)院看病時(shí)候所用的病歷，還包括與個(gè)體健康有關(guān)在醫(yī)療、保健等過程中產(chǎn)生的更廣義信息資料。檔案的形式，主要有圖、檔、卡、冊(cè)、表。檔案的本質(zhì)即個(gè)人在醫(yī)療、保健等個(gè)人健康管理活動(dòng)中形成原始的歷史記錄，它是醫(yī)療保健過程順利進(jìn)行的依據(jù)。個(gè)人健康檔案，就是個(gè)人身心健康（健康狀態(tài)、亞健康狀態(tài)的疾病預(yù)防與保護(hù)、非健康狀態(tài)的疾病治療等）過程的規(guī)范、科學(xué)記錄。它是以個(gè)人健康為核心、貫穿整個(gè)生命過程、涵蓋各種健康相關(guān)因素、實(shí)現(xiàn)信息多渠道動(dòng)態(tài)收集、管理，滿足個(gè)人自身需要和健康管理的具有查考利用價(jià)值的不同載體和形式的歷史記錄。由此可見，個(gè)人健康檔案是個(gè)人自我保健過程中不可缺少的醫(yī)學(xué)資料，它記錄了每個(gè)人疾病的發(fā)生、發(fā)展、治療和轉(zhuǎn)歸的過程。建立健全公民個(gè)人健康檔案對(duì)完善我國(guó)公共衛(wèi)生和醫(yī)療服務(wù)體系、加強(qiáng)疾病防治和預(yù)防保健等工作具有重要意義。

二、個(gè)人健康檔案的內(nèi)容與獨(dú)特性

1、個(gè)人健康檔案的內(nèi)容

個(gè)人健康檔案不僅包括個(gè)人在醫(yī)院看病時(shí)候所用的病歷，還包括與個(gè)體健康有關(guān)在醫(yī)療、保健等過程中產(chǎn)生的更廣義信息資料。個(gè)人健康檔案可由個(gè)人基本信息、基本記錄和專項(xiàng)檔案等部分組成。個(gè)人基本信息包括姓名、年齡、性別、身份證號(hào)、職業(yè)、工作單位、教育程度、婚姻、民族等；基本記錄即個(gè)人健康行為記錄：如家族史、吸煙、飲酒、就醫(yī)行為以及個(gè)人各種化驗(yàn)及輔助檢查記錄、預(yù)防性記錄等；專項(xiàng)檔案指特殊疾患流程，是指對(duì)某一問題的進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤隨訪的動(dòng)態(tài)觀察記錄。包括癥狀、體征、用藥、轉(zhuǎn)會(huì)診結(jié)果等。

2、個(gè)人健康檔案的獨(dú)特性

2.1內(nèi)容的全面性與形式的多樣性。個(gè)人健康檔案不是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)病歷記載的各項(xiàng)內(nèi)容輸入電腦，還記載了居民平時(shí)生活中的點(diǎn)滴健康相關(guān)信息，在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)收集個(gè)人健康檔案，不僅能記錄病史、診斷治療情況可以完成以個(gè)人健康為中心的信息集成，而且也是在醫(yī)療過程中形成的所有文字、數(shù)據(jù)、圖表、影像等資料的有機(jī)整合。個(gè)人健康檔案的形式多種多樣，它以圖、卡、檔、表、冊(cè)等形式出現(xiàn)。

2.2內(nèi)容變化的動(dòng)態(tài)性。一份完整的個(gè)人健康檔案記錄了個(gè)體從出生到死亡過程中在各個(gè)健康狀態(tài)下的所有生命體征的變化以及客觀反映疾病病情、檢查、診斷、治療情況及其轉(zhuǎn)歸的全過程記錄。它是一個(gè)動(dòng)態(tài)連續(xù)且全面的記錄過程，并通過各種形式詳細(xì)地記錄健康信息的變化，從而為將來的醫(yī)療保健以及健康管理過程提供完整的醫(yī)療診斷依據(jù)。

2.3檢索使用的方便性與靈活性。傳統(tǒng)意義上的查閱檔案，必須是要先通過查找索引，找到相關(guān)索引一層層進(jìn)入后才能進(jìn)行翻閱，這不僅速度慢，勞動(dòng)繁瑣，而且檢索的查全性和查準(zhǔn)性又無法得到保證。個(gè)人健康檔案以個(gè)人為單位，以特有的數(shù)據(jù)格式集中存儲(chǔ)，有利于迅速檢索查詢、調(diào)用處理各種信息，為科學(xué)研究、臨床提供全面可靠的資料，大大提高了檔案的利用效率。

2.4內(nèi)容的保密性。由于個(gè)人健康檔案記錄了大量的涉及個(gè)人隱私的信息，所以它的安全控制和保密性的要求就顯得很高。個(gè)人健康檔案涉及的隱私信息主要有注冊(cè)信息，包括姓名、年齡、性別、身份證號(hào)、職業(yè)等，有對(duì)于個(gè)人健康有關(guān)的某一問題的跟蹤動(dòng)態(tài)觀察記錄，如就醫(yī)行為等，還有用戶的潛在信息，即基于個(gè)人信息從中發(fā)掘出來的潛在信息。

三、進(jìn)一步建立健全個(gè)人健康檔案管理制度

1、建立完善的管理流程和機(jī)制

首先是完善個(gè)人健康檔案的收集制度。個(gè)人要有自我保健意識(shí)，盡可能地將與自身健康相關(guān)的所有記錄全面、妥善地保管起來。各個(gè)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)，如醫(yī)院、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心、社會(huì)健康服務(wù)機(jī)構(gòu)等要形成制度，從個(gè)人出生開始建立健康檔案，把個(gè)人健康資料納入各個(gè)醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)的檔案管理流程中。其次要確定個(gè)人健康檔案管理機(jī)構(gòu)。個(gè)人健康檔案是個(gè)人健康情況的原始記錄，具有從屬性與唯一性，其歸屬權(quán)屬于個(gè)人所有。醫(yī)院等健康機(jī)構(gòu)在受聘管理的期限內(nèi)，負(fù)有形成。收集、歸檔和妥善管理的職責(zé)，嚴(yán)禁健康檔案的散失。要根據(jù)有關(guān)規(guī)定在一定期限內(nèi)做好個(gè)人健康檔案的交接工作，保證檔案資料的完整性與延續(xù)性。再次是不斷探索好的管理方法和經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)一支高素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理人員隊(duì)伍，高?？旖莸靥峁├梅?wù)，最大限度地提高個(gè)人健康檔案的利用價(jià)值。

2、個(gè)人隱私安全與保護(hù)問題

篇2

學(xué)校成立教學(xué)教研領(lǐng)導(dǎo)小組，保證學(xué)校工作正常、有序開展。

組長(zhǎng)：

副組長(zhǎng)：

成員：

下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在教務(wù)處，由石會(huì)來校長(zhǎng)具體負(fù)責(zé)。

二、組織學(xué)習(xí)提高認(rèn)識(shí)

縣教學(xué)評(píng)估之后，我校先后組織包科領(lǐng)導(dǎo)、教研組長(zhǎng)會(huì)，科任教師會(huì)，再次學(xué)習(xí)了《評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)解讀》和“教師個(gè)人檔案具體要求”。每位教師對(duì)評(píng)估內(nèi)容有了深層次的認(rèn)識(shí)。石校長(zhǎng)通報(bào)了教學(xué)評(píng)估中存在的問題，各位領(lǐng)導(dǎo)和老師通過學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)到教學(xué)評(píng)估在學(xué)校工作中的重要性。

三、明確分工逐層落實(shí)

學(xué)校和各包科領(lǐng)導(dǎo)、教研組長(zhǎng)層層把關(guān)，要求每位教師明確各自職責(zé)，規(guī)范個(gè)人檔案資料和教學(xué)教研工作。

1、學(xué)校檔案：檔案細(xì)目按5大項(xiàng)22小項(xiàng)整理，貼新標(biāo)簽，成體系。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校將在新學(xué)期初提高標(biāo)準(zhǔn)，把教學(xué)常規(guī)抓到位，力求使教學(xué)管理、課程管理、教學(xué)條件、校本研修和評(píng)價(jià)研究等各項(xiàng)檔案更加完善。

2、個(gè)人檔案：每位專任教師設(shè)檔案盒，貼標(biāo)簽存櫥。按評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)細(xì)目順序裝個(gè)人材料。學(xué)校下發(fā)“宏潤(rùn)中學(xué)個(gè)人檔案整理須知”規(guī)范個(gè)人檔案。包科領(lǐng)導(dǎo)、教研組長(zhǎng)負(fù)責(zé)檢查本組教師個(gè)人檔案，做到：①教育敘事、教學(xué)設(shè)計(jì)規(guī)范化。②學(xué)習(xí)筆記專業(yè)化。③聽評(píng)課記錄過程化（表頭，時(shí)間填寫整齊，旁批、總結(jié)反思詳實(shí)）。教務(wù)處安排專人抽查個(gè)人檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)改正。

篇3

關(guān)鍵詞：

大學(xué)生個(gè)人檔案信息；云計(jì)算；信息安全；高校信息素養(yǎng)教育

一、云計(jì)算下大學(xué)生個(gè)人檔案信息安全維護(hù)的意義

（一）大學(xué)生個(gè)人檔案信息的詮釋

在網(wǎng)絡(luò)與大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著云計(jì)算（cloudcomputing）技術(shù)被逐漸推廣運(yùn)用，與檔案有關(guān)的云數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)的運(yùn)營(yíng)者時(shí)常從高校內(nèi)的檔案管理部門與其他職能部門處獲取到海量的大學(xué)生個(gè)人信息，進(jìn)而將信息加以管理，由此形成個(gè)人檔案信息。按照歐盟數(shù)據(jù)保護(hù)工作組的《關(guān)于公共部門信息和私人數(shù)據(jù)保護(hù)的意見》以及美國(guó)國(guó)家檔案館（NARA）的相關(guān)文件的界定，大學(xué)生個(gè)人檔案信息（personalarchiveinformation）通常包括他們的個(gè)人情況（如姓名、家庭狀況）以及在校表現(xiàn)情況（如學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、誠(chéng)信記錄）等。[1]

（二）信息安全的意義及云計(jì)算下的安全風(fēng)險(xiǎn)

信息安全的維護(hù)是個(gè)人檔案信息管理與利用活動(dòng)所應(yīng)當(dāng)遵循的重要準(zhǔn)則。一般地，信息安全包括如下要素：一是完整性與真實(shí)性（Integrity）；二是保密性（Confidentiality）；三是可用性（Availability）。個(gè)人檔案信息需要被作為個(gè)體（如大學(xué)生）與組織（如校外企業(yè)）的利用者所獲取，以此來滿足他們的個(gè)性化需求（譬如大學(xué)生通過獲取自己和他人的信息來滿足就業(yè)和升學(xué)等發(fā)展需求，又如企業(yè)通過獲取信息來為大學(xué)生提供營(yíng)利）。[2]然而云計(jì)算環(huán)境在提高了信息管理與利用效率的同時(shí)，也大大地增加了信息被篡改與披露的幾率，由此大學(xué)生個(gè)人檔案信息的完整性、真實(shí)性與保密性等安全屬性被損害，前述問題已在實(shí)證資料得到了清晰的反映。[3]

二、國(guó)外安全維護(hù)經(jīng)驗(yàn)的借鑒

美國(guó)、俄羅斯與歐盟的高校均培養(yǎng)學(xué)生在信息管理和利用當(dāng)中所應(yīng)具備的素質(zhì)，其經(jīng)驗(yàn)值得被我國(guó)高校借鑒。美國(guó)美國(guó)圖書館協(xié)會(huì)和教育傳播與技術(shù)委員會(huì)為在校大學(xué)生制定了九條信息素養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)，其中最主要的標(biāo)準(zhǔn)就是信息技術(shù)的培養(yǎng)以及相關(guān)知識(shí)的獲?。幻绹?guó)大學(xué)與研究圖書館協(xié)會(huì)（ACRL）等機(jī)構(gòu)以及華盛頓大學(xué)與密蘇里堪薩斯大學(xué)等高校依據(jù)前述標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步制定了大學(xué)生信息素養(yǎng)的若干項(xiàng)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)與效果指標(biāo)，其中最主要的一項(xiàng)即為，大學(xué)生能夠熟練地獲取與分析信息進(jìn)而創(chuàng)造新信息。[4]近年來美國(guó)高校開始注重培養(yǎng)大學(xué)生的信息安全意識(shí)與道德，這體現(xiàn)在了該國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)（SAA）制定的行業(yè)自律規(guī)范當(dāng)中。[5]

（二）俄羅斯與歐盟

根據(jù)實(shí)施于2015年1月的《俄聯(lián)邦關(guān)鍵網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施安全方案》，高校教育者應(yīng)當(dāng)首先對(duì)大學(xué)生進(jìn)行信息道德與意識(shí)的培養(yǎng)，在此前提下才向大學(xué)生傳授關(guān)于獲取與利用信息的知識(shí)與技能。為貫徹這一方針，該國(guó)聯(lián)邦政府在《俄羅斯教育現(xiàn)代化構(gòu)想》中，將高校信息素養(yǎng)教育劃分為三個(gè)階段：第一階段主要培育學(xué)生的信息安全意識(shí)與信息道德；第二階段的主要任務(wù)是組織學(xué)生互動(dòng)和參與；第三階段才是引導(dǎo)學(xué)生通過合理運(yùn)用信息知識(shí)與技能來進(jìn)行創(chuàng)新。[6]歐盟委員會(huì)數(shù)據(jù)保護(hù)工作組在于2014年修訂的《數(shù)據(jù)保護(hù)指令》第一章中也做了類似要求。

（三）比較和取精

通過比較我們不難發(fā)現(xiàn)，美國(guó)、俄羅斯與歐盟都全面地規(guī)劃了信息意識(shí)、道德、知識(shí)以及能力等方面的教育工作。不同的是，美國(guó)多數(shù)高校偏重于滿足可用性這一信息安全屬性的要求，而俄羅斯與歐盟的高校則更注重滿足信息完整性、真實(shí)性與保密性等要求。

三、以高校信息素養(yǎng)教育來維護(hù)信息安全的基本思路

（一）首先促使大學(xué)生維護(hù)信息的完整性、真實(shí)性與保密性，在此前提下引導(dǎo)他們實(shí)現(xiàn)信息的可用性

在云計(jì)算環(huán)境下，大學(xué)生個(gè)人檔案信息處于完整、真實(shí)與保密狀態(tài)是它得以被有效獲取與利用的前提。因?yàn)?，按照科斯的解說，產(chǎn)權(quán)的清晰界定能夠促進(jìn)人們對(duì)個(gè)人檔案信息資源的開發(fā)與利用。大學(xué)生應(yīng)當(dāng)是該信息的產(chǎn)權(quán)的最終享有者；[7](p140)另一方面，個(gè)人檔案信息的完整性、真實(shí)性與保密性體現(xiàn)著大學(xué)生的尊嚴(yán)與自由等基本人格價(jià)值。

（二）通過層次化的教育規(guī)劃，體現(xiàn)信息安全各要素的重要性差異

大學(xué)生通過信息安全意識(shí)的培養(yǎng)，得以維護(hù)信息的真實(shí)性與保密性；同時(shí)大學(xué)生通過接受信息道德教育，自覺避免對(duì)他人信息真實(shí)性與保密性的破壞。由此我國(guó)宜重點(diǎn)借鑒前述歐盟與俄羅斯經(jīng)驗(yàn)，將對(duì)大學(xué)生信息安全意識(shí)與信息素養(yǎng)的培育置于基礎(chǔ)與首要地位。

（三）分階段地實(shí)施規(guī)劃，以應(yīng)對(duì)在大學(xué)不同階段里信息安全所面臨的不同風(fēng)險(xiǎn)

高校需要分階段地幫助大學(xué)生獲取知識(shí)和能力。按照美國(guó)教育學(xué)家A.S.Pardard闡發(fā)的通識(shí)教育（generaleducation）理論，大學(xué)生剛?cè)雽W(xué)時(shí)就需要了解相關(guān)個(gè)人檔案信息管理的基本知識(shí)（如信息的內(nèi)涵、特征、信息安全的重要性、各安全要素的具體要求），這些知識(shí)的獲取不太可能危及大學(xué)生個(gè)人檔案信息的完整性、真實(shí)性與保密性等安全屬性；[8]但是大學(xué)生往往需要在高年級(jí)才能深度學(xué)習(xí)有關(guān)知識(shí)并提升能力。由于這些活動(dòng)難免會(huì)影響到信息真實(shí)性、完整性與保密性的維護(hù)，信息學(xué)家稱之為“增值利用”。[9](p288-311)

四、基本思路下的具體安全維護(hù)措施

（一）為維護(hù)信息的完整性、真實(shí)性與保密性，對(duì)大學(xué)生開展以信息安全意識(shí)與信息道德為主要內(nèi)容的基礎(chǔ)素養(yǎng)教育。

為滿足個(gè)人檔案信息的完整性、真實(shí)性與保密性等安全要素的要求，高校需要開展以下方面的基礎(chǔ)信息素養(yǎng)教育工作：第一，培育大學(xué)生的信息安全意識(shí)。第二，培養(yǎng)大學(xué)生的信息道德。第三，向大學(xué)生傳授有關(guān)個(gè)人檔案信息管理的基本知識(shí)。

（二）為滿足信息的可用性要求，向大學(xué)生傳授信息知識(shí)并幫助其提升相關(guān)能力。

高校有必要向大學(xué)生傳授如下知識(shí)：第一，信息管理與利用對(duì)大學(xué)生發(fā)展的作用。第二，大學(xué)生獲得他人個(gè)人檔案信息的合法途徑以及在利用信息時(shí)中所享有的權(quán)利。大學(xué)生需要了解自己在利用他人信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)如何處理自己作為利用者所享有的權(quán)利與本人的初始權(quán)利之間的潛在沖突；[7](p115)第三，信息管理與利用的具體手段。

五、結(jié)語

在數(shù)字與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，個(gè)人檔案信息安全的充分維護(hù)不能僅僅依靠對(duì)作為信息本人的大學(xué)生進(jìn)行信息素養(yǎng)教育。在信息管理學(xué)與新制度經(jīng)濟(jì)學(xué)視野中，檔案管理者與立法者還需要通過合理的制度安排，設(shè)定管理和利用者在收集、歸檔、傳輸和分析信息中應(yīng)當(dāng)遵循的制度規(guī)范，從而督促他們改變自身片面追求管理和利用效率而損害信息安全要素的不良偏好。在信息安全維護(hù)中，制度與信息素養(yǎng)教育是功能互補(bǔ)、相輔相成的。而對(duì)于如何協(xié)調(diào)發(fā)揮二者的作用，則尚需進(jìn)一步探討。

作者：李儀 秦祖?zhèn)?祝順欣 單位：重慶三峽學(xué)院東南大學(xué)

參考文獻(xiàn)：

[1]齊愛民.數(shù)據(jù)權(quán)、數(shù)據(jù)的確立與大數(shù)據(jù)保護(hù)的基本原則[J].蘇州大學(xué)學(xué)報(bào),2015,(1).

[2]王世偉.論信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全、網(wǎng)絡(luò)空間安全[J].中國(guó)圖書館學(xué)報(bào),2015,(2).

[3]羅軍,李靈風(fēng).公民檔案利用權(quán)利發(fā)展歷程研究[J].檔案與建設(shè),2014,(11).

[4]杜玉霞.美國(guó)信息素養(yǎng)教育與研究的啟示[J].電化教育研究,2005,(10).

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[6]肖秋會(huì).俄羅斯信息法研究綜述[J].中國(guó)圖書館學(xué)報(bào),2013,(6).

[7][德]柯武剛,史曼飛著,韓朝華譯.制度經(jīng)濟(jì)學(xué)——社會(huì)秩序與公共政策[M].北京：商務(wù)印書館,2000.

篇4

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005—5312（2012）27—0240—01

一、高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)

1、學(xué)生檔案的內(nèi)容包括：學(xué)生個(gè)人檔案和學(xué)生整體檔案。學(xué)生個(gè)人檔案指面向?qū)W生個(gè)體設(shè)立的檔案，內(nèi)含學(xué)生本人簡(jiǎn)歷和家庭主要成員及社會(huì)關(guān)系情況、畢業(yè)自我鑒定、學(xué)期成績(jī)、學(xué)年評(píng)語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調(diào)查表、入團(tuán)志愿書、獎(jiǎng)懲情況附件等。學(xué)生整體檔案是指面向全體學(xué)生包容學(xué)生個(gè)體的檔案，指學(xué)籍冊(cè)、招生花名冊(cè)、學(xué)生名冊(cè)，證書表冊(cè)，畢業(yè)證書發(fā)放登記表，畢業(yè)去向登記表、學(xué)科和非學(xué)科獲獎(jiǎng)情況登記表，增減生名冊(cè)，學(xué)籍變動(dòng)系列名冊(cè)，紀(jì)律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達(dá)標(biāo)登記表等。

2、學(xué)生檔案材料形成的時(shí)間多階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性或準(zhǔn)季節(jié)性的。隨著高校事業(yè)的發(fā)展，高校實(shí)行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來源不一，學(xué)制有長(zhǎng)有短，形成的學(xué)生檔案材料也不一致。

3、學(xué)生檔案具有學(xué)生管理工作的重要特點(diǎn)。其目標(biāo)非常明確，對(duì)內(nèi)，便于加強(qiáng)對(duì)學(xué)生在校時(shí)學(xué)籍、業(yè)績(jī)、思想政治、獎(jiǎng)懲管理；對(duì)外，則服務(wù)于社會(huì)，為社會(huì)人才系統(tǒng)注入文字信息。

二、高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

（一）畢業(yè)生對(duì)檔案的重視程度不夠

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，一些畢業(yè)生就認(rèn)為個(gè)人檔案“沒什么用了”，另一些就業(yè)于私營(yíng)企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。

（二）檔案管理不規(guī)范

檔案管理部門只照搬規(guī)定辦事，沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動(dòng)不及時(shí)；另外，建檔干事和輔導(dǎo)員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題。

（三）檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于將名字與檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。

三、完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的思路及對(duì)策

（一）提高對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

一是加強(qiáng)宣傳力度，提高畢業(yè)生對(duì)其個(gè)人檔案重要性的認(rèn)識(shí)。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)檔案的管理知識(shí)，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，畢業(yè)生檔案并不是可有可無的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。

二是加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高建（管）檔人員素質(zhì)。新時(shí)期學(xué)生管理工作面臨許多新問題，同時(shí)也給畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。

三是要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時(shí)保管。

（二）加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案的科學(xué)規(guī)范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無用的案卷資料，對(duì)所保留的案卷資料重新組卷。

二是要加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照學(xué)院有關(guān)文件精神，結(jié)合本校實(shí)際制定相應(yīng)的制度，全面收集學(xué)生在校期間的表現(xiàn)材料，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料。

三是要實(shí)行專門統(tǒng)一管理。建立專門的畢業(yè)生檔案庫(kù)，將所有畢業(yè)生的檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員班級(jí)、系部、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

篇5

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2011）12-0290-01

隨著我國(guó)人事制度改革的不斷深入，人事檔案的作用也變得日益重要，尤其是對(duì)于社會(huì)失業(yè)人員更是如此。社會(huì)失業(yè)人員因其失去了正常的工作及收入，因此成為令人關(guān)注的社會(huì)弱勢(shì)群體。2010年3月5日上午9時(shí)，指出：改革收入分配制度。合理的收入分配制度是社會(huì)公平正義的重要體現(xiàn)。我們不僅要通過發(fā)展經(jīng)濟(jì)，把社會(huì)財(cái)富這個(gè)“蛋糕”做大，也要通過合理的收入分配制度把“蛋糕”分好。要堅(jiān)持和完善按勞分配為主體、多種分配方式并存的分配制度，兼顧效率與公平，走共同富裕的道路。這里所謂的公平和正義主要是指要加強(qiáng)社會(huì)對(duì)弱勢(shì)群體的關(guān)注，因此，對(duì)于檔案管理而言，就必須要加強(qiáng)失業(yè)人員的檔案管理，努力促進(jìn)勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)。

失業(yè)人員的檔案管理有其獨(dú)特性，如果處理不當(dāng)很可能導(dǎo)致連鎖反應(yīng)，增加社會(huì)不穩(wěn)定因素。對(duì)于失業(yè)人員的檔案管理，要著重記載其工作中的思想品質(zhì)、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、考核業(yè)績(jī)、工資待遇等等。加強(qiáng)失業(yè)人員的檔案管理工作，對(duì)于改善民生、促進(jìn)公平和實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義和諧社會(huì)的健康、可持續(xù)發(fā)展都具有相當(dāng)重要的意義。

一、失業(yè)人員檔案管理的現(xiàn)狀分析

首先，用人單位不夠重視，因此存在相當(dāng)數(shù)量的拋檔現(xiàn)象。大多數(shù)的企業(yè)單位輕視檔案的重要性。參加招聘的單位往往只看應(yīng)聘人員的個(gè)人簡(jiǎn)歷，而對(duì)詳細(xì)的個(gè)人檔案望而卻步、束之高閣。簽訂勞動(dòng)合同之后，用人單位也僅是根據(jù)雇員在本單位的工作能力、工作業(yè)績(jī)等各方面的綜合表現(xiàn)來對(duì)其進(jìn)行考核，所建立的也只是臨時(shí)性的檔案。因此，基于管理成本等各方面的因素，用人單位也不愿意接受雇員的檔案，更不愿為其建檔。這就導(dǎo)致了雇員往往工作了好多年，但其個(gè)人檔案卻是一片空白。尤其是那些效益不好或者瀕臨倒閉的企業(yè)，拋棄檔案等現(xiàn)象更是屢見不鮮。再加之管理人員對(duì)雇員檔案的漠不關(guān)心，就造成了越來越多的所謂的“死檔”。

其次，流動(dòng)人員斷檔的現(xiàn)象嚴(yán)重。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的深入，就業(yè)的流動(dòng)性加強(qiáng)，很多檔案并沒有隨著個(gè)人工作地點(diǎn)而流動(dòng)。于是，個(gè)人檔案留予原單位，新的工作單位也保存接受雇員之后的檔案記錄，這樣就造成了越來越多的斷檔現(xiàn)象。

再次，失業(yè)人員檔案管理的普遍不規(guī)范。鑒于失業(yè)人員本身的流動(dòng)性大的特征，致使其檔案管理一直不被自己及其所在單位重視，導(dǎo)致個(gè)人檔案記錄斷斷續(xù)續(xù)。單位本身的管理也很不規(guī)范，不能全面地了解雇員的工作經(jīng)歷、工傷情況、工作性質(zhì)等等，這對(duì)于其計(jì)算工齡、定級(jí)、工資調(diào)整、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等等都極為不利。

二、加強(qiáng)失業(yè)人員科學(xué)的檔案管理

如上所述失業(yè)人員檔案管理的現(xiàn)狀存在諸多的問題，因此加強(qiáng)失業(yè)人員科學(xué)的檔案管理已經(jīng)迫在眉睫。針對(duì)這種情況，必須建立統(tǒng)一的人事檔案管理制度，對(duì)失業(yè)人員的認(rèn)識(shí)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理。具體可以從以下幾方面入手：

1.加強(qiáng)失業(yè)人員自身對(duì)檔案作用的認(rèn)識(shí)。人事檔案作為記錄個(gè)人的工作經(jīng)歷、政治水平、工作能力等內(nèi)容的文件資料，對(duì)個(gè)人評(píng)鑒起到至關(guān)重要的參考作用。對(duì)于繼續(xù)就業(yè)的失業(yè)人員來說更是如此，它不僅能反映一個(gè)人的工作經(jīng)歷，而且對(duì)于計(jì)算工齡、工資定級(jí)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、離退休等都是必不可少的證明材料。因此，對(duì)于個(gè)人來講，一定要確立重視自身的檔案的意識(shí)，妥善保管并盡力完善自己的檔案材料。這樣才能盡量避免因?yàn)闄n案的缺失或者不健全而造成的損失，并且有利于促進(jìn)自身就業(yè)的合理性和針對(duì)性。

2.成立統(tǒng)一的人事檔案管理中心。將現(xiàn)行的人才交流機(jī)構(gòu)以及就業(yè)管理機(jī)構(gòu)的檔案管理職能獨(dú)立出來，成立由政府統(tǒng)一管理的人事檔案管理中心。這樣才能集中、科學(xué)管理從業(yè)尤其是失業(yè)人員的人事檔案，保證檔案管理的統(tǒng)一性、連貫性、公正性和科學(xué)性。

3.將失業(yè)人員的人事檔案管理納入到社會(huì)公共管理服務(wù)的范疇，支出專門經(jīng)費(fèi)用于人事檔案的管理。這樣才能保證人事檔案管理的源頭活水，確保人事檔案管理改革的可行性。

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隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和以及網(wǎng)絡(luò)安全的進(jìn)步，檔案的管理逐漸向數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，起初因?yàn)橛?jì)算機(jī)的不安全性和網(wǎng)絡(luò)的未知性很多檔案管理機(jī)構(gòu)不敢使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案處理，后來意識(shí)到計(jì)算機(jī)有著很高的便捷性，逐漸的從傳統(tǒng)檔案形式到數(shù)據(jù)化檔案形式開始轉(zhuǎn)變，并逐漸形成一種風(fēng)潮。但是隨著一些重要檔案也用于數(shù)據(jù)化管理，數(shù)據(jù)化檔案管理的安全性又受到不少人士的質(zhì)疑。所以要做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)化檔案的保密工作。

1 做好數(shù)據(jù)化檔案的前期準(zhǔn)備工作

做好檔案的管理工作就要把檔案進(jìn)行實(shí)現(xiàn)的分類。數(shù)據(jù)化檔案按照檔案的保密性質(zhì)可分為，一般檔案、秘密檔案、機(jī)密檔案、絕密檔案。按照檔案的網(wǎng)絡(luò)連接又可分為互聯(lián)網(wǎng)檔案、局域網(wǎng)檔案、專線檔案、不聯(lián)網(wǎng)檔案。這些檔案越往上的安全登記越高，同時(shí)如果造成泄密，所造成的影響也就越大。所以要按照相應(yīng)的檔案等級(jí)建立其相應(yīng)的安全保護(hù)措施。

1.1 建立專門的檔案管理部門

檔案管理應(yīng)該是獨(dú)立的部門，同時(shí)應(yīng)該具有獨(dú)立的檔案管理辦公室，這是檔案管理的一個(gè)基礎(chǔ)之一。在檔案管理部門內(nèi)部安裝相應(yīng)的監(jiān)控，同時(shí)一定要對(duì)其辦公室的出口，包括窗戶等進(jìn)行監(jiān)控，用時(shí)對(duì)相應(yīng)的資料存儲(chǔ)設(shè)備也進(jìn)行監(jiān)控。同時(shí)監(jiān)控的視頻窗口應(yīng)該在監(jiān)控室的一個(gè)醒目的地方，能幫助值班人員隨時(shí)的查看。另外根據(jù)相應(yīng)的檔案的重要性，還可以使用相應(yīng)生物體征識(shí)別的方式精心設(shè)置門鎖，一般多采用指紋職別的方式，但是指紋容易被復(fù)制，所以一般采用門卡、密碼、指紋等多種方式進(jìn)行多重的方式防止數(shù)據(jù)的防盜。有些檔案是依靠局域網(wǎng)和專線等方式進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)傳遞的，但是針對(duì)于長(zhǎng)距離布線的安全性一直是檔案工作的一個(gè)難點(diǎn)問題，如果讓不法分子找到了傳遞數(shù)據(jù)的專線就可能造成相應(yīng)的檔案失竊的問題，但是可以利用數(shù)據(jù)加密的方式，保護(hù)檔案的安全性，數(shù)據(jù)加密是重要檔案的一個(gè)關(guān)鍵手段之一，它的特點(diǎn)就是就是讓他人竊取到了相應(yīng)的檔案文件也不能對(duì)其檔案的內(nèi)容進(jìn)行解讀，隨著信息技術(shù)的發(fā)展所以檔案就更難以被破譯。檔案的安全保護(hù)系數(shù)最重要的就是與檔案的機(jī)要程度是相關(guān)的，如果一個(gè)重要的文件被放置于互聯(lián)網(wǎng)上，那么多完美的預(yù)防措施也沒有相應(yīng)得作用，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)的漏洞過多。另外一個(gè)不怎在重要的文件，比如一些沒有什么價(jià)值的文章等，如果采用采用嚴(yán)密的保護(hù)，這明顯不利于檔案部門的管理，同時(shí)也支出了很多本可以省下的費(fèi)用。對(duì)一般性檔案，因?yàn)楸桓`取后獲利小，很多非法人員是不愿意進(jìn)行攻擊和竊取的，因?yàn)楸旧砀`取檔案的行為就面臨著被逮捕的風(fēng)險(xiǎn)，并且非法人員竊取檔案也是需要一定的經(jīng)費(fèi)和時(shí)間的，所以對(duì)于一般檔案，做好監(jiān)控工作和網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)即可，不必如此大費(fèi)周章，浪費(fèi)大量資金。

1.2 完善相關(guān)法制

對(duì)于檔案的管理我國(guó)與之相關(guān)的兩部法律《保密法》和《檔案法》，但是這兩部法律有著一定的局限性，因?yàn)樵谄渲袡n案的價(jià)值難以被認(rèn)定，所以經(jīng)常造成相應(yīng)的盜取檔案人員的判罰不公，同時(shí)檔案管理中國(guó)家的檔案被劃分相應(yīng)等級(jí)，但對(duì)于相應(yīng)的私企中檔案沒有一個(gè)明確的分級(jí)，同時(shí)檔案的性質(zhì)比較難以界定。比如有食品企業(yè)，它對(duì)其他企業(yè)的產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)查，并評(píng)測(cè)消費(fèi)者滿意度，同時(shí)建立一個(gè)完善的相關(guān)企業(yè)資料檔案。這種檔案是可以控制該行業(yè)發(fā)展的形勢(shì)，以及未來產(chǎn)品發(fā)展方向的。是競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)十分想要的檔案資料，但是這類的檔案在國(guó)家的法律檔案規(guī)定中，沒有相應(yīng)的地位，在被竊取后維權(quán)也得不到應(yīng)有的賠償。因此這就造成相應(yīng)的檔案的重要性與法律規(guī)定的性質(zhì)嚴(yán)重不符的現(xiàn)象。同時(shí)有些檔案的價(jià)值并不高，反而受到特別重要的保護(hù)，其中比較突出的就是學(xué)生個(gè)人檔案，學(xué)生個(gè)人檔案主要記載了學(xué)生的成績(jī)，和各個(gè)學(xué)期教師的相關(guān)評(píng)語，因?yàn)檫@個(gè)個(gè)人檔案最后會(huì)進(jìn)入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的手里，所以在檔案中很多教師都盡量的好評(píng)，即使有犯錯(cuò)誤行為也不進(jìn)行填寫，所以檔案的實(shí)際價(jià)值很低，但是個(gè)人檔案卻屬于國(guó)家秘密檔案的范疇中，個(gè)人信息的確屬于一種重要的信息，但是學(xué)生檔案的有效信息過少，所以可以適當(dāng)?shù)姆艑拰W(xué)生檔案制度，然后采取一種簡(jiǎn)單的檔案形式，減少相應(yīng)的檔案減少工作。同時(shí)檔案的保護(hù)應(yīng)該向一種更加準(zhǔn)確，更加合理的方向上發(fā)展，改變檔案的分類的不公平制度，另外要加大退盜取企業(yè)檔案的處罰力度，然后對(duì)企業(yè)損失能夠做出合理的估算，幫助企業(yè)維護(hù)自身的合法利益。

2 遵循檔案數(shù)字化管理工作流程，引入有效監(jiān)理制度

檔案數(shù)字化管理過程中，存在文件丟失或者泄漏的問題，但對(duì)于很多企業(yè)來說，部分檔案的保管十分重要，關(guān)系著公司重大事件決策，如投標(biāo)方案，如果不妥善保存，被其他公司竊取，會(huì)給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，在檔案數(shù)字化管理過程中，應(yīng)引入“第三方”監(jiān)理制度。

2.1 細(xì)化檔案數(shù)字化管理程序細(xì)化檔案數(shù)字化管理程序，確保環(huán)節(jié)之間的緊密聯(lián)系性，遵循科學(xué)的管理方法和理念，嚴(yán)格規(guī)范每一份檔案的進(jìn)出。數(shù)字化檔案管理主要依托計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，資料的進(jìn)出具有一定隨意性，因此在文件需要被查閱或傳送時(shí)，必須做好相關(guān)保密措施，多維度審查借閱單位的資格，當(dāng)文件被“返檔”時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核查文件是否缺失或整改，如果出現(xiàn)此類現(xiàn)象，應(yīng)馬上報(bào)告管理層并追蹤借閱者，提高檔案數(shù)字化管理工作的效率。

2.2 確定監(jiān)理單位與監(jiān)理人在檔案數(shù)字化管理過程中，可以引入有效的監(jiān)理制度，主要包括以下三個(gè)部分，首先，選擇合適的監(jiān)理單位，管理部門應(yīng)考核單位資質(zhì)、成立時(shí)間和工作成果，結(jié)合檔案數(shù)字化管理工作量、工作人員等方面因素，通過比較分析等方式，綜合選擇最合適的監(jiān)理單位。

結(jié)束語

在檔案的數(shù)據(jù)化過程中，檔案管理迎來了很多新的調(diào)整，但是數(shù)據(jù)化帶來的相應(yīng)優(yōu)點(diǎn)要更大于缺點(diǎn)，數(shù)據(jù)化的缺點(diǎn)就是增加了資料出現(xiàn)意外和被盜取風(fēng)險(xiǎn)，所以要控制這種風(fēng)險(xiǎn)就要學(xué)會(huì)相應(yīng)的檔案管理方法。在提高檔案安全性的過程中，首先要認(rèn)知到檔案本身的重要程度，然后根據(jù)檔案的程度選擇檔案安全管理的設(shè)備還有網(wǎng)絡(luò)模式。然后積極維護(hù)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的安全。另一方面，國(guó)家應(yīng)該加快相關(guān)法律的完善，加大偷盜檔案的處罰。在企業(yè)和有關(guān)檔案管理部門中應(yīng)該加強(qiáng)人員的素質(zhì)，提高檔案管理能力，多個(gè)方面出發(fā)就能減少檔案泄露的現(xiàn)象。

參考文獻(xiàn)

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每個(gè)人的人事檔案，重要性和身份證幾乎相當(dāng)，個(gè)人檔案記載著一個(gè)人的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、、工作表現(xiàn)等，表明一個(gè)人的一生人事檔案關(guān)系。畢業(yè)后要定級(jí)轉(zhuǎn)正、申報(bào)職稱、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)，以及職務(wù)晉級(jí)、婚姻等有關(guān)證明，都要用個(gè)人檔案。許多檔案管理部門都有一批沉寂數(shù)年的檔案，大學(xué)生畢業(yè)后往往兩三年不理會(huì)檔案，也不來辦任何手續(xù)，“往年這種情況很多，但近年來勞動(dòng)合同簽訂的要求提高，簽合同必須有檔案跟隨，所以反而促進(jìn)了檔案的流動(dòng)?！笔腥松缇止ぷ魅藛T介紹，但找不到檔案的馬大哈依然不少，畢業(yè)后忙于工作，等到用檔案的時(shí)候卻總也找不到，尤其是一些畢業(yè)生丟失了報(bào)到證，增加了尋找檔案的難度。此外，網(wǎng)上簽約信息也能提供方向指引，但某些公司手續(xù)不全導(dǎo)致信息有遺漏，有時(shí)候也幫不上忙。另外，一些高校為了方便畢業(yè)生，按照畢業(yè)生提供的單位、城市信息寄送檔案，可畢業(yè)生突然又換了工作，將寄送檔案的事情拋在腦后，等尋找的時(shí)候增加了難度。許多大學(xué)生畢業(yè)后工作不穩(wěn)定，為圖方便將檔案留在自己手中，最終成了“死檔”。也有人誤以為檔案會(huì)自動(dòng)跟人走，對(duì)其漠不關(guān)心，最終使自己的檔案成了“棄檔”。市人社局有關(guān)負(fù)責(zé)人提醒畢業(yè)生應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況落實(shí)檔案，如果在民營(yíng)企業(yè)或是合資企業(yè)工作，無論本地籍或是外地籍最好將檔案放到正規(guī)單位管理，在外地工作的學(xué)生也應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)移至工作地檔案管理中心，以免造成棄檔。

二、大學(xué)生畢業(yè)生檔案去向

畢業(yè)生參加工作后，檔案有三類去處可能：第一類，檔案隨個(gè)人到了新的單位；第二類，自己把檔案存放人才交流中心；第三類，本人把檔案暫時(shí)存放到了學(xué)校。各類方式存檔都有其獨(dú)具之處的，具體存放哪里需要依照各地實(shí)際情況或者未來歸劃來實(shí)行。新的單位，高校畢業(yè)學(xué)生將《就業(yè)協(xié)議書》交給將要畢業(yè)學(xué)校，由學(xué)校人事部門統(tǒng)一到畢業(yè)學(xué)生人社部門辦理畢業(yè)學(xué)生就業(yè)派遣證。需要轉(zhuǎn)移戶口的高校畢業(yè)學(xué)生，還應(yīng)該持就業(yè)派遣證、畢業(yè)證書等資料到戶口所在地辦理戶口轉(zhuǎn)遷證。如果需要辦理手續(xù)的，由畢業(yè)學(xué)校一起拿到人才交流中心，經(jīng)整理、核對(duì)，符合要求的，整理完手續(xù)齊全存檔。要辦理戶口的，持手續(xù)齊全存檔、復(fù)印畢業(yè)證、戶口準(zhǔn)遷證、小二寸照片等在新工作單位或人才交流中心辦理新的手續(xù)。招聘新的單位無集體戶口的，直接遷入省或市（區(qū)）的人社部門人才交流中心集體戶口。新的單位可能有一些原因不能接納你的個(gè)人檔案，或本人自愿做一個(gè)不受約束自由職業(yè)者，可以把你個(gè)人檔案存在各地人才交流中心，優(yōu)點(diǎn)是去留隨便，而且晉級(jí)、評(píng)職稱、各種保險(xiǎn)等不缺，由于人才交流中心只管個(gè)人的檔案不用人，在你要一步深造或換想工作時(shí)不會(huì)因?yàn)闄n案轉(zhuǎn)交困難而受到限制。缺點(diǎn)是人個(gè)和新的用人單位只能簽定勞動(dòng)合同，這等于給別人打工，你所在的打工單位因?yàn)槟憧赡茈S時(shí)走人的不確定性而減少你的福利；另外在出示各類和檔案相關(guān)的證明時(shí)，需要去人才交流中心，如果人才交流中心和新的工作不在同一城市，也許會(huì)浪費(fèi)你的時(shí)間；還有每一年都應(yīng)該交一定的檔案存入費(fèi)。

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干部人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷的記錄，是對(duì)個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力和工作情況的反映。它是各級(jí)組織歷史地、全面地考察了解和選拔任用干部的一個(gè)重要依據(jù)，也是維護(hù)干部個(gè)人某些合法權(quán)益的重要憑證。干部人事檔案規(guī)范性既包括檔案內(nèi)部材料填寫規(guī)范、材料真實(shí)和完整，也包括干部檔案分類、編碼、目錄等外在形式符合統(tǒng)一規(guī)范。當(dāng)前某些干部人事檔案存在材料不全、涂改造假、分類不明等不規(guī)范現(xiàn)象，影響了檔案作用的發(fā)揮，也損害了干部人事檔案的權(quán)威性。當(dāng)下促進(jìn)干部人事檔案規(guī)范性，有利于維護(hù)干部人事檔案的嚴(yán)肅性和公信力，充分發(fā)揮干部人事檔案在人事工作中的重要基礎(chǔ)性作用。干部人事檔案主要包括十大類材料：履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學(xué)歷職稱材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資任免等材料以及其他對(duì)考察了解干部有參考價(jià)值的材料。干部人事檔案中的大部分材料都是組織及各部門有意識(shí)形成的歸檔材料，在材料形成之初就確定了它的歸檔性，做好材料的審核和保存工作并且做到及時(shí)歸檔是各相關(guān)部門義不容辭的責(zé)任。從干部人事檔案的豐富內(nèi)容來看，干部人事檔案材料的形成涉及多個(gè)部門，“干部人事檔案收集歸檔規(guī)定的檔案材料內(nèi)容，一部分是在學(xué)校形成學(xué)生檔案，有一部分是組織人事部門形成的，也有各級(jí)部門單位形成的材料。材料形成單位不統(tǒng)一，材料分散在各地、各部門。”[1]因此，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的規(guī)范性，就必須加強(qiáng)各個(gè)部門的協(xié)作。

1組織人事部門

組織人事部門是干部人事檔案材料形成的主體部門，涉及干部人事檔案材料的多個(gè)方面。首先，《干部履歷表》是組織部要求干部填寫的一份非常重要的材料，主要包括干部出生日期、黨團(tuán)關(guān)系、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、親屬關(guān)系等基本信息。因?yàn)椤陡刹柯臍v表》最后要經(jīng)過基層組織審核蓋章，所以它的可信度非常高，目前很多地方的房產(chǎn)公證必須需要《干部履歷表》中的親屬關(guān)系證明才能辦理，這從側(cè)面說明了它的重要性。但是，隨著單位干部的不斷增多，目前很多組織人事部門對(duì)于《干部履歷表》的審核工作并沒有做到細(xì)致到位，很多重要信息如出生時(shí)間、工作時(shí)間等與其他材料記載不一致的情況時(shí)有發(fā)生。因此，各級(jí)組織人事部門要切實(shí)發(fā)揮審核的職責(zé)，確?！陡刹柯臍v表》內(nèi)容的真實(shí)性。此外，自1999年全國(guó)統(tǒng)一填寫過一次《干部履歷表》之后，便沒有統(tǒng)一填寫過，經(jīng)過十多年的時(shí)間，很多干部的黨團(tuán)關(guān)系、工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職稱、父母、配偶和子女信息可能都發(fā)生了較大變化，長(zhǎng)時(shí)間的信息滯后性影響了干部人事檔案的利用。鑒于此，各組織部門應(yīng)形成一種機(jī)制，每隔幾年就及時(shí)組織和敦促本單位人員嚴(yán)格按照規(guī)范填寫《干部履歷表》，保證檔案信息的及時(shí)更新。其次，工資變動(dòng)表格是人事部門必須嚴(yán)謹(jǐn)制作完成的重要材料，它涉及每個(gè)人的切身利益。大學(xué)生的畢業(yè)生轉(zhuǎn)正考核定級(jí)表是證明大學(xué)生參加工作時(shí)間和干部身份的有力證據(jù)，而在當(dāng)今的干部檔案審核工作中發(fā)現(xiàn)很多人的檔案中都沒有這張表格，對(duì)于確定工齡造成了困擾。完整的工資變動(dòng)表也可以從側(cè)面體現(xiàn)在不同單位的工作時(shí)間、級(jí)別及待遇等變化，是維護(hù)個(gè)人合法權(quán)益的重要保障。各級(jí)人事部門要切實(shí)做好工資表制作工作，記錄好工資變動(dòng)情況，尤其要做好入職和離職的工資表，并及時(shí)歸檔。再次，招工登記表、聘用合同、入伍登記表、轉(zhuǎn)干審批表、任免表等都是個(gè)人經(jīng)歷的重要記錄，是確定工作時(shí)間、工作內(nèi)容及干部身份等事項(xiàng)的關(guān)鍵證據(jù)，如果這些檔案材料不完整或沒有歸入個(gè)人的檔案，那么個(gè)人的這些履歷就很難得到證明，要想重新證明這些履歷可能要大費(fèi)周折。比如，當(dāng)年有過“上山下鄉(xiāng)”的知青經(jīng)歷的人，檔案中缺少了知青下鄉(xiāng)審批表，后來國(guó)家政策規(guī)定知青經(jīng)歷算工齡，他們要想證明這段經(jīng)歷，就必須到當(dāng)?shù)剡M(jìn)行證明，如果當(dāng)?shù)氐膽艏畽n案等相關(guān)檔案沒有保存好，而且一些當(dāng)事人也聯(lián)系不到的話，就很難證明他們的知青經(jīng)歷。組織人事部門的檔案工作關(guān)系到每個(gè)人的切身利益，組織人事部門必須切實(shí)提高檔案意識(shí)，重視檔案工作，把相關(guān)文件材料做規(guī)范，保存好并及時(shí)將檔案材料移交到干部人事檔案管理部門。同時(shí)，組織人事部門也要加強(qiáng)對(duì)個(gè)人在重視干部人事檔案方面的教育，讓本單位職工充分認(rèn)識(shí)到自身檔案的重要性，如實(shí)規(guī)范填寫相關(guān)表格材料，并及時(shí)將個(gè)人取得的相關(guān)資格證書、獎(jiǎng)勵(lì)證書等復(fù)印件交組織存檔管理。

2高校學(xué)生工作管理部門

學(xué)籍檔案是干部人事檔案至關(guān)重要的一部分，報(bào)考登記表、成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予表等都是證明干部本人從錄取到畢業(yè)學(xué)歷學(xué)位真實(shí)性的必要條件，報(bào)考登記表記錄了報(bào)考錄取信息，成績(jī)表記錄了學(xué)業(yè)情況，畢業(yè)生登記表記錄了畢業(yè)信息，學(xué)位授予表記錄了學(xué)位獲得情況，任何一份材料的缺失都會(huì)影響當(dāng)事人學(xué)歷學(xué)位的完整性，高校學(xué)生工作管理部門務(wù)必規(guī)范設(shè)計(jì)學(xué)籍材料，認(rèn)真做好學(xué)籍檔案的歸檔工作。從當(dāng)前的干部人事檔案工作實(shí)踐來講，干部人事檔案中學(xué)位授予表缺失的情況比較常見，有些高校在工作中沒有意識(shí)到學(xué)位授予表的重要性，尤其是在本科生的學(xué)位授予中沒有制作這一張表格，也就更談不上將學(xué)位授予表歸入個(gè)人檔案了。而從干部人事檔案的規(guī)范性來講，如果只有畢業(yè)生登記表而沒有學(xué)位授予表，就代表當(dāng)事人只取得了畢業(yè)證書而沒有取得學(xué)位證書，這就對(duì)那些本來共同取得畢業(yè)證和學(xué)位證的人的學(xué)歷學(xué)位信息造成了缺失和破壞，也使得組織在考察個(gè)人時(shí)無法將取得單證的人和取得雙證的人區(qū)分開來，影響了干部人事檔案的利用。高校學(xué)生工作管理部門所保管的學(xué)生檔案是干部人事檔案的前身，高校學(xué)生工作相關(guān)部門一方面必須參考和借鑒其他高校的經(jīng)驗(yàn)，合理規(guī)范地設(shè)計(jì)學(xué)籍材料，使之在放入檔案時(shí)能夠完整全面地記錄學(xué)生的學(xué)籍信息；另一方面必須在學(xué)生畢業(yè)時(shí)將其所有的相關(guān)歸檔材料歸入個(gè)人檔案，并按照轉(zhuǎn)遞地址及時(shí)進(jìn)行郵寄。高校學(xué)生工作管理部門規(guī)范地做好學(xué)生檔案的工作，能夠?yàn)楦刹咳耸聶n案規(guī)范化打下良好的基礎(chǔ)。

3干部人事檔案管理部門

干部人事檔案管理部門是主管部門，也是協(xié)調(diào)其他各個(gè)部門的關(guān)鍵部門，對(duì)外要主動(dòng)加強(qiáng)與各檔案材料相關(guān)部門的溝通聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)各單位兼職檔案管理員的培訓(xùn)，做好溝通和培訓(xùn)工作；對(duì)內(nèi)要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)和管理，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.1接收新檔案時(shí)把好檢查關(guān)

干部人事檔案管理部門在接收新檔案時(shí)，應(yīng)該認(rèn)真核查檔案目錄與檔案材料的對(duì)應(yīng)情況，如發(fā)現(xiàn)有缺失的情況及時(shí)向檔案原來的管理部門聯(lián)系查找，避免因時(shí)間過長(zhǎng)而難以查找的麻煩。再者，干部人事檔案管理部門要安排專人發(fā)函補(bǔ)材料，新接收的檔案目錄與內(nèi)容雖然對(duì)應(yīng)，但仍有缺失的材料，不能因?yàn)椴皇潜静块T造成的材料缺失就放任不管，而是要增強(qiáng)敬業(yè)精神，本著檔案現(xiàn)在歸我單位管理就將其規(guī)范化管理的態(tài)度，及時(shí)發(fā)函到檔案材料的出處單位進(jìn)行補(bǔ)充，保證每一卷干部人事檔案的材料都齊全完整。

3.2接收檔案材料時(shí)做好登記工作

干部人事檔案材料的產(chǎn)生處于一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，檔案隨著個(gè)人社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的不斷變化而增加新的材料，“干部人事檔案會(huì)隨著干部身份的確立而確立，會(huì)隨著干部職務(wù)的變化、干部經(jīng)歷的豐富而不斷增加新的內(nèi)容，即使干部退休了，還會(huì)有工資、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、死亡等材料的形成。”[2]干部人事檔案材料產(chǎn)生的動(dòng)態(tài)性也決定了收集檔案材料始終處于動(dòng)態(tài)的過程中，為了保證檔案材料在歸檔和接收時(shí)交接明確，要做好接收材料的登記工作，歸檔人和接收人均需簽字并注明時(shí)間，這樣可以做到有據(jù)可查，如果出現(xiàn)材料丟失的現(xiàn)象可以明確責(zé)任人，追究其相關(guān)責(zé)任，防止推諉扯皮的現(xiàn)象，同時(shí)也可以從側(cè)面增強(qiáng)檔案管理人的責(zé)任感，使其妥善保管好檔案材料。檔案材料移交和接受過程的規(guī)范化有利于保障干部人事檔案材料的完整性。

3.3材料放入檔案時(shí)做到及時(shí)仔細(xì)

檔案材料在收到之后，如果不及時(shí)分別放入個(gè)人檔案，會(huì)造成材料堆積難以查找的問題，為了干部人事檔案利用起來能夠高效便捷，管理部門應(yīng)該在收到散材料后定期及時(shí)地將材料歸入個(gè)人檔案。在放檔案材料時(shí)要認(rèn)真核查檔案材料的份數(shù)以及當(dāng)事人的姓名、出生日期等基本信息，防止檔案材料錯(cuò)放問題的發(fā)生。

3.4整理檔案做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

整理干部人事檔案時(shí)，要認(rèn)真對(duì)待每一個(gè)環(huán)節(jié)。首先，要認(rèn)真鑒定材料的真?zhèn)?，在碰到?fù)制件時(shí)尤其要注意查看是否加蓋原出處或組織人事部門的公章，對(duì)于不符合歸檔要求的文件材料要進(jìn)行補(bǔ)辦或重辦，對(duì)于多余的材料要抽出。其次，要嚴(yán)格按照干部人事檔案的十大類進(jìn)行材料的分類，并且在每頁材料上編寫頁碼，在每份材料的右上角編寫序號(hào)，字跡大小適中工整。再者，在對(duì)檔案材料進(jìn)行打孔時(shí)，要細(xì)致翻看材料中每一頁的頁邊距是否足夠，防止打孔打到材料內(nèi)容上的現(xiàn)象。總之，整理干部人事檔案要嚴(yán)格按照中央組織部印發(fā)的《干部檔案工作條例》的要求，真正做到“認(rèn)真鑒定、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條例、精煉、實(shí)用的要求?！蔽覈?guó)人力資源豐富，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人員流動(dòng)情況越來越多，隨之而來的干部檔案轉(zhuǎn)遞工作也越來越頻繁。如果干部檔案在某個(gè)單位時(shí)不規(guī)范，干部工作幾經(jīng)變動(dòng)之后，也會(huì)為后面的單位整理檔案帶來麻煩。人員流動(dòng)加速，對(duì)干部檔案的完整性和規(guī)范性提出了更大的挑戰(zhàn)，這就需要全國(guó)各級(jí)單位都要切實(shí)做好干部檔案工作。只有這樣，從本單位寄出的干部檔案到新單位才可以很容易地上架，從外單位寄來的檔案也可以很輕松地被利用起來，彼此之間可以省去很多麻煩，提高工作效率。因此，各級(jí)相關(guān)部門，要增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)干部人事檔案工作的重要性，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，自上而下從源頭上將保證干部人事檔案規(guī)范性落到實(shí)處。

參考文獻(xiàn)

篇9

1對(duì)高職院校學(xué)生檔案的正確認(rèn)識(shí)

第一，學(xué)生檔案是學(xué)院檔案的組成部分，也是國(guó)家人事檔案的重要組成部分。需要加強(qiáng)管理，完善檔案管理制度，提高檔案的研究和應(yīng)用價(jià)值。第二，隨著高職院校建校規(guī)模的擴(kuò)大，招生人數(shù)增加，在教育體制改革的大背景下，學(xué)生應(yīng)征入伍、出國(guó)留學(xué)、考公務(wù)員及就業(yè)渠道的多樣化，檔案的作用也越來越大。學(xué)校管理好學(xué)生檔案，能為用人單位人力資源管理提供便捷。第三，檔案管理也反映了高職院校的管理水平，對(duì)深化教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平，以及對(duì)高職教育質(zhì)量和學(xué)生素質(zhì)的提升，都有著重要的意義。第四，高職院校學(xué)生檔案是高職院校評(píng)估的一項(xiàng)重要內(nèi)容。尤其是在高職院校評(píng)估和升本過程中，檔案直接記載學(xué)校教學(xué)歷史，反映學(xué)校教學(xué)工作全貌，記錄學(xué)校人才培養(yǎng)的全過程，在人才培養(yǎng)水平評(píng)估工作中具有重要的作用。第五，高職院校學(xué)生檔案中記載著學(xué)生在各個(gè)時(shí)期的學(xué)籍卡、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲證明等，主要用于畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級(jí)、工齡計(jì)算、社保福利、因公出國(guó)政審等。因此，建設(shè)、管理、使用好學(xué)生檔案是高職院校應(yīng)盡的義務(wù)。

2高職院校學(xué)生檔案管理存在的問題

當(dāng)前，很多高職院校往往把主要精力投入到教學(xué)管理以及招生就業(yè)上。在學(xué)生檔案管理方面還存在管理不夠嚴(yán)格、程序不夠規(guī)范、制度不夠完善等問題。

2.1檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。高職院校的人才培養(yǎng)方式與高校有著一定的區(qū)別，往往注重學(xué)生技能的培養(yǎng)和實(shí)踐能力的提高，對(duì)學(xué)生的檔案管理不重視甚至是忽略。很多學(xué)校對(duì)檔案管理不重視，檔案管理部門對(duì)檔案材料的收集和整理不及時(shí)，通常是在學(xué)生畢業(yè)時(shí)才完善歸檔材料，出現(xiàn)問題存在互相推諉的現(xiàn)象。大多數(shù)畢業(yè)生對(duì)畢業(yè)離校后的個(gè)人檔案流向、人事托管等事項(xiàng)缺乏了解，可能影響到畢業(yè)生的戶籍去留，更直接影響他們上崗后的社會(huì)福利待遇、職稱評(píng)定等問題。加上社會(huì)造假成風(fēng)，很多學(xué)生為提升自己的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，篡改成績(jī)、私自填寫評(píng)語、夸大事實(shí)。

2.2檔案材料內(nèi)容不齊全。學(xué)生檔案歸檔材料應(yīng)包含：學(xué)生登記表、學(xué)籍登記表、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、軍訓(xùn)成績(jī)、入黨和入團(tuán)相關(guān)材料、學(xué)年評(píng)語表、計(jì)劃內(nèi)學(xué)生高考成績(jī)單、家庭情況調(diào)查表、體檢表及相關(guān)材料。多數(shù)高職院校在學(xué)生檔案材料的歸檔方面，對(duì)歸檔的范圍沒有明確的要求，已歸檔的材料達(dá)不到真實(shí)、完整、規(guī)范的要求，全面反映學(xué)生素質(zhì)的客觀材料不完善，多主觀評(píng)價(jià)的內(nèi)容，反映學(xué)生成長(zhǎng)軌跡的客觀材料不足，對(duì)學(xué)生所做的操行評(píng)語過于簡(jiǎn)單。特別是個(gè)人素質(zhì)、組織能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力及誠(chéng)信等方面的信息材料過于粗略甚至是缺失，而這些往往是用人單位在選用人才時(shí)最為關(guān)注的信息。

2.3檔案管理部門檔案管理的手段落后。高職院校大多不設(shè)專門的檔案管理人員，且檔案管理的方法較為落后，沒有科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，致使學(xué)生檔案材料雜亂或缺失。

3加強(qiáng)高職院校檔案管理的措施

3.1建立健全規(guī)章制度。為加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作，各院校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際制訂出可行的管理制度和管理細(xì)則，保證檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。設(shè)置專職檔案管理人員，實(shí)行崗位負(fù)責(zé)制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強(qiáng)檔案重要性的宣傳力度，創(chuàng)造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，使學(xué)校的工作人員都具有檔案管理很重要的意識(shí)。要使學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、制度化，學(xué)院應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的學(xué)生檔案管理部門，制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度和崗位職責(zé)制度，且要把這種規(guī)章制度和崗位責(zé)任制推行到各系（部），使各系（部）的教師及工作人員都重視學(xué)生檔案的管理工作。各系（部）都應(yīng)至少有一個(gè)專門負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集和整理工作的人員，讓其配合學(xué)院檔案管理部門的檔案管理工作，以保障學(xué)生檔案的完整性。

3.2增強(qiáng)檔案意識(shí)，宣傳引導(dǎo)畢業(yè)生保管好個(gè)人檔案。一方面，提高教職工的檔案意識(shí)，通過對(duì)檔案的合理利用，促進(jìn)其檔案意識(shí)的提高。另一方面，增強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，使學(xué)生能積極主動(dòng)參與檔案的管理和維護(hù)。讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到個(gè)人檔案的重要性，因此，自覺重視檔案材料的填寫，能如實(shí)填寫檔案內(nèi)容，且書寫清楚、格式規(guī)范，檔案制成材料符合要求。引導(dǎo)畢業(yè)生重視自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發(fā)生。另外，對(duì)于高職畢業(yè)生的檔案，高職院校要做好檔案轉(zhuǎn)遞工作，人力資源市場(chǎng)和公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)需要加大對(duì)高職畢業(yè)生的服務(wù)力度，為畢業(yè)生提供檔案托管、人事、社會(huì)保險(xiǎn)辦理和接續(xù)、職稱評(píng)定等服務(wù)，其中對(duì)未就業(yè)高校畢業(yè)生，可以適當(dāng)減、免收檔案托管等費(fèi)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]杜君芳.簡(jiǎn)析高職院校學(xué)生檔案的管理[J].濱州職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，（04）.

[2]呂文花.高職學(xué)生檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界.2008，（05）.

篇10

二、高職院校學(xué)生檔案管理存在的問題

當(dāng)前，很多高職院校往往把主要精力投入到教學(xué)管理以及招生就業(yè)上。在學(xué)生檔案管理方面還存在管理不夠嚴(yán)格、程序不夠規(guī)范、制度不夠完善等問題。

（1）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。高職院校的人才培養(yǎng)方式與高校有著一定的區(qū)別，往往注重學(xué)生技能的培養(yǎng)和實(shí)踐能力的提高，對(duì)學(xué)生的檔案管理不重視甚至是忽略。很多學(xué)校對(duì)檔案管理不重視，檔案管理部門對(duì)檔案材料的收集和整理不及時(shí)，通常是在學(xué)生畢業(yè)時(shí)才完善歸檔材料，出現(xiàn)問題存在互相推諉的現(xiàn)象。大多數(shù)畢業(yè)生對(duì)畢業(yè)離校后的個(gè)人檔案流向、人事托管等事項(xiàng)缺乏了解，可能影響到畢業(yè)生的戶籍去留，更直接影響他們上崗后的社會(huì)福利待遇、職稱評(píng)定等問題。加上社會(huì)造假成風(fēng)，很多學(xué)生為提升自己的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，篡改成績(jī)、私自填寫評(píng)語、夸大事實(shí)。

（2）檔案材料內(nèi)容不齊全。學(xué)生檔案歸檔材料應(yīng)包含：學(xué)生登記表、學(xué)籍登記表、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、軍訓(xùn)成績(jī)、入黨和入團(tuán)相關(guān)材料、學(xué)年評(píng)語表、計(jì)劃內(nèi)學(xué)生高考成績(jī)單、家庭情r調(diào)查表、體檢表及相關(guān)材料。多數(shù)高職院校在學(xué)生檔案材料的歸檔方面，對(duì)歸檔的范圍沒有明確的要求，已歸檔的材料達(dá)不到真實(shí)、完整、規(guī)范的要求，全面反映學(xué)生素質(zhì)的客觀材料不完善，多主觀評(píng)價(jià)的內(nèi)容，反映學(xué)生成長(zhǎng)軌跡的客觀材料不足，對(duì)學(xué)生所做的操行評(píng)語過于簡(jiǎn)單。特別是個(gè)人素質(zhì)、組織能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力及誠(chéng)信等方面的信息材料過于粗略甚至是缺失，而這些往往是用人單位在選用人才時(shí)最為關(guān)注的信息。

（3）管理部門檔案管理的手段落后。高職院校大多不設(shè)專門的檔案管理人員，且檔案管理的方法較為落后，沒有科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，致使學(xué)生檔案材料雜亂或缺失。

三、加強(qiáng)高職院校檔案管理的措施

（1）建立健全規(guī)章制度。為加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作，各院校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際制訂出可行的管理制度和管理細(xì)則，保證檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。設(shè)置專職檔案管理人員，實(shí)行崗位負(fù)責(zé)制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強(qiáng)檔案重要性的宣傳力度，創(chuàng)造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，使學(xué)校的工作人員都具有檔案管理很重要的意識(shí)。要使學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、制度化，學(xué)院應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的學(xué)生檔案管理部門，制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度和崗位職責(zé)制度，且要把這種規(guī)章制度和崗位責(zé)任制推行到各系（部），使各系（部）的教師及工作人員都重視學(xué)生檔案的管理工作。各系（部）都應(yīng)至少有一個(gè)專門負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集和整理工作的人員，讓其配合學(xué)院檔案管理部門的檔案管理工作，以保障學(xué)生檔案的完整性。

（2）增強(qiáng)檔案意識(shí)，宣傳引導(dǎo)畢業(yè)生保管好個(gè)人檔案。一方面，提高教職工的檔案意識(shí)，通過對(duì)檔案的合理利用，促進(jìn)其檔案意識(shí)的提高。另一方面，增強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，使學(xué)生能積極主動(dòng)參與檔案的管理和維護(hù)。引導(dǎo)畢業(yè)生重視自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發(fā)生。另外，對(duì)于高職畢業(yè)生的檔案，高職院校要做好檔案轉(zhuǎn)遞工作，人力資源市場(chǎng)和公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)需要加大對(duì)高職畢業(yè)生的服務(wù)力度，為畢業(yè)生提供檔案托管、人事、社會(huì)保險(xiǎn)辦理和接續(xù)、職稱評(píng)定等服務(wù)，其中對(duì)未就業(yè)高校畢業(yè)生，可以適當(dāng)減、免收檔案托管等費(fèi)用。