導(dǎo)言：作為寫作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇采購(gòu)檔案管理的重要性，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

醫(yī)用高值耗材對(duì)人體安全至關(guān)重要，通常多為植（置）入、介入性耗材，且價(jià)格昂貴，屬于嚴(yán)格控制的產(chǎn)品，具有種類規(guī)格多、價(jià)值高、使用風(fēng)險(xiǎn)大、流通使用環(huán)節(jié)特殊等特點(diǎn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與醫(yī)療技術(shù)日新月異的創(chuàng)新，醫(yī)用高值耗材產(chǎn)品更新也較快，為加強(qiáng)醫(yī)用高值耗材規(guī)范管理，促進(jìn)醫(yī)用高值耗材合理使用，本文從醫(yī)用高值耗材檔案管理工作這個(gè)基礎(chǔ)層面進(jìn)行分析探討。

1醫(yī)用高值耗材檔案管理的內(nèi)容

醫(yī)用高值耗材指直接作用于人體、對(duì)安全性有嚴(yán)格要求、生產(chǎn)使用必須嚴(yán)格控制、價(jià)值相對(duì)較高的消耗型耗材，主要包括心臟介入類、外周血管介入類、神經(jīng)介入類、人工關(guān)節(jié)及脊柱等植入性骨科類、人工器官類、眼科材料（含人工晶體）類、人工、心臟起博器、支架等植入性器材。醫(yī)用高值耗材檔案管理是對(duì)所有醫(yī)用高值耗材的產(chǎn)品檔案、供應(yīng)商檔案、采購(gòu)檔案、出入庫(kù)記錄檔案、使用記錄檔案等的綜合檔案管理。高值醫(yī)用耗材的檔案做為臨床使用和質(zhì)量追蹤的重要依據(jù)，其有效完善的管理也越來(lái)越體現(xiàn)其重要性[1]。

2醫(yī)用高值耗材檔案管理在現(xiàn)實(shí)工作中存在的幾個(gè)顯著問(wèn)題

2.1醫(yī)用高值耗材的種類繁多、規(guī)格型號(hào)復(fù)雜、專科性強(qiáng)，醫(yī)院在編號(hào)歸檔時(shí)的依據(jù)不統(tǒng)一，且角度多維化，究竟按使用科室對(duì)高值耗材?？菩赃M(jìn)行分類編碼歸檔好，還是按醫(yī)用高值耗材的招標(biāo)分類進(jìn)行分類編碼好，或是其它標(biāo)準(zhǔn)分類，無(wú)法權(quán)衡。

2.2為規(guī)避醫(yī)院采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院在采購(gòu)醫(yī)用高值耗材時(shí)，多以省市招標(biāo)的耗材目錄為依據(jù)，但醫(yī)用高值耗材產(chǎn)品更新速度快，每招一次標(biāo)，生產(chǎn)廠家便以各種理由提高耗材投標(biāo)價(jià)格，最常見(jiàn)的是一旦原產(chǎn)品的價(jià)格已被全省統(tǒng)一，利潤(rùn)空間下降，便會(huì)停止生產(chǎn)原產(chǎn)品，而推出更新?lián)Q代產(chǎn)品，從而提高新產(chǎn)品售價(jià)。但醫(yī)院在存檔此類高值耗材時(shí)，一般不會(huì)將兩個(gè)產(chǎn)品存在同一個(gè)檔案，而是當(dāng)成新產(chǎn)品。建立醫(yī)用高值耗材檔案的關(guān)聯(lián)性是接下來(lái)檔案工作的一個(gè)課題，這有利于醫(yī)院掌握新增耗材與原產(chǎn)品的對(duì)比性，從而擇優(yōu)選擇產(chǎn)品。

2.3醫(yī)用高值耗材供應(yīng)商名稱的經(jīng)常性變化增加了醫(yī)用高值耗材檔案歸檔的復(fù)雜性。有些供應(yīng)商因累積銷售金額達(dá)到了一定的數(shù)量，導(dǎo)致稅率被提高，為了避稅，這些供應(yīng)商會(huì)選擇重新注冊(cè)新公司，再取得權(quán)；還有些進(jìn)口高值耗材因授權(quán)時(shí)間到期，而未取得續(xù)期銷售，導(dǎo)致產(chǎn)品在國(guó)內(nèi)的商發(fā)生了變化。這便使得檔案專業(yè)人員在歸檔供應(yīng)商檔案時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)有些供應(yīng)商的連貫性比較難銜接。供應(yīng)商檔案管理是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，暫時(shí)大部分只停留在單一的時(shí)效性管理上，建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理體系的檔案將是需要花氣力加強(qiáng)的一個(gè)方向。

2.4醫(yī)用高值耗材的各項(xiàng)記錄一般都有存檔，但是因?qū)嶋H工作中產(chǎn)生的一些障礙，尤其是高值耗材管理系統(tǒng)不是太完善的情況下，醫(yī)用高值耗材的采購(gòu)檔案、入庫(kù)記錄檔案、使用記錄檔案、出庫(kù)記錄檔案與回收管理檔案沒(méi)有關(guān)聯(lián)性的存為一個(gè)檔案，而是單獨(dú)的分散在各項(xiàng)專類檔案中，不利于系統(tǒng)性歸檔，這需要一個(gè)檔案體系的構(gòu)建。

2.5醫(yī)院對(duì)醫(yī)用高值耗材檔案管理的信息化重視程度還不夠高，醫(yī)用高值耗材檔案未全部實(shí)現(xiàn)電子化管理。而一旦未實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的電子管理，對(duì)于相關(guān)資料的查詢是不便的。

3醫(yī)用高值耗材檔案管理的信息化

3.1檔案信息化建設(shè)就是在檔案管理活動(dòng)中全面地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供檔案的利用服務(wù)[3]。先進(jìn)的醫(yī)院信息系統(tǒng)是醫(yī)用高值耗材檔案管理信息化的有力保障。醫(yī)用高值耗材的出入庫(kù)記錄資料有簽名的紙質(zhì)版本存檔，但為了更好的追溯，電子記錄檔案是最有利的查詢方式，醫(yī)用高值耗材的電子流通過(guò)程記錄檔案不僅具有物流管理和財(cái)務(wù)管理的意義，同時(shí)也是醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)信息的重要組成部分。

3.2我院醫(yī)用高值耗材檔案管理目前采用的是某醫(yī)像科技有限公司開(kāi)發(fā)的一套信息管理系統(tǒng)，但被分成了3個(gè)系統(tǒng)：①條形碼系統(tǒng)，用于記錄送至我院的高值耗材，并為其打印條形碼；②HIS系統(tǒng)，用于記錄高值耗材使用收費(fèi)；③物資系統(tǒng)，用于記錄高值耗材出入庫(kù)辦理。前兩個(gè)系統(tǒng)記載的醫(yī)用高值耗材記錄以電子存檔為主，最后一個(gè)物資系統(tǒng)記錄出入庫(kù)檔案則是以紙質(zhì)檔案與電子檔案的形式共同存在的。

3.3檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

3.3.1名稱規(guī)范 信息系統(tǒng)中使用國(guó)家頒布的耗材目錄規(guī)范名稱、有招標(biāo)目錄編碼、規(guī)格、單價(jià)、生產(chǎn)批號(hào)、有效期等，減少了誤歧，規(guī)范了醫(yī)用高值耗材檔案管理，也為HIS系統(tǒng)提供了準(zhǔn)確、清晰的收費(fèi)依據(jù)。

3.3.2流程完整，并可為反向追溯物資狀態(tài)提供依據(jù) 手術(shù)室固定一臺(tái)電腦終端內(nèi)網(wǎng)均裝有物資系統(tǒng)，憑科室、人員、密碼登錄系統(tǒng)界面，領(lǐng)用審核人為科主任或護(hù)士長(zhǎng)，既明確科室責(zé)任，又避免冒領(lǐng)行為。

3.3.3科學(xué)核算 出庫(kù)單完成后，醫(yī)用耗材管理部門和各臨床科室都可隨時(shí)在各自的電腦終端上查詢本科室醫(yī)用耗材領(lǐng)用情況，適時(shí)控制成本費(fèi)用，并可對(duì)異常情況進(jìn)行原因查找與分析。

4醫(yī)用高值耗材檔案管理的重要性

4.1醫(yī)用高值耗材與患者的生命安全息息相關(guān)，醫(yī)用高值耗材來(lái)源的合法性、質(zhì)量的可靠性、功能的有效性等直接關(guān)系到患者的身體健康，醫(yī)用高值耗材檔案的建立對(duì)于醫(yī)用高值材來(lái)源的追溯性等具有基礎(chǔ)性意義。

4.2醫(yī)用高值耗材在醫(yī)院所有醫(yī)用耗材采購(gòu)與使用中一般來(lái)說(shuō)約占50%甚至更高，直接關(guān)系到醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)醫(yī)用高值耗材檔案的開(kāi)發(fā)利用，有助于醫(yī)院物資成本的控制，減輕患者經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

4.3《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則》中對(duì)醫(yī)用高值耗材管理的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)有明確要求，要加強(qiáng)醫(yī)用高值耗材（含植入類耗材）的采購(gòu)記錄、溯源管理、儲(chǔ)存、銷毀記錄、不良事件檢測(cè)與報(bào)告管理，醫(yī)用高值耗材檔案管理可以給予有利保障。

檔案要服務(wù)于人們管理的需要，人們占有和利用檔案是為了獲得追求檔案的價(jià)值[4]。醫(yī)用高值耗材發(fā)展歷程較短，管理以粗放式為主，醫(yī)用高值耗材檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化和精細(xì)化還需要更多經(jīng)驗(yàn)的積累與科學(xué)的方法來(lái)促成，從而為醫(yī)院臨床提供更高醫(yī)用信息價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]佟玉杰，張淼.淺談高值醫(yī)用耗材檔案管理[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2013，1（2）.

篇2

中圖分類號(hào)：C939 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

醫(yī)療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對(duì)醫(yī)院的生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來(lái)”。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同檔案在醫(yī)院采購(gòu)管理工作中的重要作用日顯突出，加強(qiáng)合同檔案管理工作，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

隨著許多高新技術(shù)醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)，醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和診斷水平的提高。醫(yī)院采購(gòu)管理工作成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)，科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的合同檔案管理是采購(gòu)管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購(gòu)過(guò)程完整的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，真實(shí)地記錄了醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置的歷史，在整個(gè)醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。

一、醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的重要性

（一）現(xiàn)實(shí)憑證作用

分析研究《合同法》我們可以發(fā)現(xiàn)，合同檔案最突出也是重要的特點(diǎn)是要依據(jù)憑證性，也就是說(shuō)依法訂立的合同， 對(duì)當(dāng)事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律后果[1]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案是處理醫(yī)療設(shè)備糾紛的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備管理中，難免發(fā)生這樣、那樣的問(wèn)題，如：技術(shù)資料的丟失、購(gòu)買后質(zhì)量不好或缺件、不按操作規(guī)程使用損壞設(shè)備或配件、經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮不好等。這些問(wèn)題要明確責(zé)任進(jìn)行處理，就必須依據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案中的材料，按制度進(jìn)行分析和落實(shí)責(zé)任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問(wèn)題再次發(fā)生。因此，在醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)中，合同檔案不僅是對(duì)合同訂立雙方的憑據(jù)，也是醫(yī)院內(nèi)部協(xié)調(diào)的憑據(jù)。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)，在合同訂立和后期實(shí)施過(guò)程中，存在的各種矛盾和責(zé)任追究，就需要通過(guò)合同檔案來(lái)細(xì)化和評(píng)判。

（二）轉(zhuǎn)化參考作用

合同檔案可以為醫(yī)院再次購(gòu)置同品牌同型號(hào)醫(yī)療設(shè)備及領(lǐng)導(dǎo)決策提供歷史依據(jù)，將合同檔案轉(zhuǎn)化為重要的經(jīng)濟(jì)信息，從而降低設(shè)備購(gòu)置和維護(hù)的成本，爭(zhēng)取在采購(gòu)談判中的有利地位。在采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程中，經(jīng)常能遇到供應(yīng)商報(bào)價(jià)高的問(wèn)題，而這時(shí)合同就成為我們的有利參考。醫(yī)院采購(gòu)的歷史合同、兄弟醫(yī)院的購(gòu)買價(jià)格和配置，都是我們談判的有力依據(jù)，使醫(yī)院在采購(gòu)過(guò)程中節(jié)約大量的資金，保證以最優(yōu)的價(jià)格購(gòu)置需要的設(shè)備。

（三）潛在預(yù)備作用

當(dāng)醫(yī)療設(shè)備突然出現(xiàn)故障時(shí)，為工程師判斷出現(xiàn)故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時(shí)間和費(fèi)用。在醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)時(shí)，我們會(huì)依據(jù)設(shè)備的情況，在合同中訂立相關(guān)的補(bǔ)充條款，例如重要零配件的價(jià)格、相關(guān)的服務(wù)、后期維保的費(fèi)用等，這些對(duì)于我們今后在設(shè)備使用過(guò)程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機(jī)器的正常運(yùn)行和病人的正常診療。

二、合同檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)

（一）合同的規(guī)范化

合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發(fā)揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規(guī)范，是否能夠在現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)或買賣過(guò)程中起到憑證作用?，F(xiàn)在的醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置合同，很多都存在不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現(xiàn)它重要的憑證作用。醫(yī)院作為醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)活動(dòng)中的強(qiáng)勢(shì)主體，在合同訂立時(shí)具有一定的主導(dǎo)作用，這往往會(huì)使訂立合同的雙方無(wú)法保持平等的地位，這是目前醫(yī)院在訂立醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同時(shí)可能會(huì)存在的問(wèn)題。

（二）檔案資料收集的完整性

對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)來(lái)說(shuō)，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個(gè)過(guò)程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)的合同檔案管理包括：醫(yī)療設(shè)備的申請(qǐng)、審批，采購(gòu)的調(diào)研論證，設(shè)備招標(biāo)參數(shù)及與招標(biāo)有關(guān)的一切資料，采購(gòu)合同，驗(yàn)收單，技術(shù)資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實(shí)際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫(yī)院大型醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目的合同檔案在收集方面比較重視，對(duì)于常規(guī)醫(yī)療設(shè)備合同和零星采購(gòu)設(shè)備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫(yī)院根本沒(méi)有將醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同列入當(dāng)前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫(yī)院檔案室實(shí)際的管理范圍外，也導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個(gè)問(wèn)題是在審核、審批、簽署的過(guò)程中，因?yàn)轭悇e和性質(zhì)的不同，各種檔案在辦理的時(shí)候經(jīng)過(guò)了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問(wèn)題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責(zé)任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。

（三）缺乏專職檔案管理人員

基于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的復(fù)雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購(gòu)部門繁重的采購(gòu)工作，無(wú)法安排專職人員來(lái)進(jìn)行管理，合同檔案的保存也沒(méi)有固定的檔案室，這對(duì)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的保管和維護(hù)有一定的風(fēng)險(xiǎn)，長(zhǎng)此以往可能會(huì)導(dǎo)致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。

（四）檔案管理信息化程度低

目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質(zhì)管理階段，保存過(guò)程中容易有丟失，且紙質(zhì)文件的保存要求較高，需要有專門的保存場(chǎng)所。有些通過(guò)對(duì)紙質(zhì)文件的掃描，將文檔進(jìn)行保存，方便查詢。但隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，紙質(zhì)文件的保存已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的腳步，醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫(yī)院后期發(fā)展的需要。

三、關(guān)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）納入正常檔案管理范疇，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理

將醫(yī)療設(shè)備的合同檔案管理納入醫(yī)院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫(yī)療設(shè)備合同檔案的特殊性，使它在整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴(yán)格管理好醫(yī)療設(shè)備合同檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

除此之外，制定完善的醫(yī)療設(shè)備合同管理制度，明確合同管理辦法和實(shí)施細(xì)則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院只有制定醫(yī)療設(shè)備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫(yī)療設(shè)備合同的合理、合法及實(shí)現(xiàn)合同集中管理，才能實(shí)現(xiàn)合同檔案齊全收集及規(guī)范管理，減少資料缺失和遺漏的問(wèn)題發(fā)生。

（二）合同檔案資料的收集要全面、準(zhǔn)確、及時(shí)

通過(guò)對(duì)合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道， 人們對(duì)合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關(guān)的法律法規(guī)， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料， 能夠準(zhǔn)確、有力地反映當(dāng)事人的合法權(quán)益[3]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案需要了解醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)政策法規(guī)，收集相關(guān)的資質(zhì)證明材料，以保證購(gòu)買醫(yī)療設(shè)備的合法性、合理性?；踞t(yī)療設(shè)備資料有醫(yī)療器械注冊(cè)證、供應(yīng)商及生產(chǎn)商的資質(zhì)、授權(quán)，特殊醫(yī)療設(shè)備還需提供計(jì)量證明、壓力證明等相關(guān)資質(zhì)，這是醫(yī)療設(shè)備合同資料的特別之處。及時(shí)性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時(shí)效性的，因此合同資料的收集也需要及時(shí)，及時(shí)收集資料，及時(shí)整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據(jù)和參考。此外，檔案管理員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與相關(guān)職能處室之間的溝通交流，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，了解不同職能處室合同檔案資料的產(chǎn)生情況，避免遺漏；要用發(fā)展的眼光來(lái)看待醫(yī)療設(shè)備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。

（三）運(yùn)用信息化手段管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案

運(yùn)用信息技術(shù)科學(xué)地管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備合同檔案數(shù)據(jù)采集自動(dòng)化、檔案管理規(guī)范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過(guò)程中存在的紙質(zhì)合同檔案收集不完整、歸檔不及時(shí)的難點(diǎn)問(wèn)題，解決管理模式與利用需求的沖突問(wèn)題，解決檔案管理手段落后的問(wèn)題。目前，我院運(yùn)行的合同管理系統(tǒng)，是針對(duì)合同的信息化管理系統(tǒng)，包括合同內(nèi)容、簽訂時(shí)間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，更便于查詢、統(tǒng)計(jì)，而這就是信息化給管理所帶來(lái)的便捷。在醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內(nèi)容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進(jìn)行檔案管理。

合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是

醫(yī)院管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)，有利于促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)和人們生活對(duì)醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作的內(nèi)容不斷增多，管理工作變得越來(lái)越復(fù)雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學(xué)的管理措施，實(shí)現(xiàn)高效、完整、科學(xué)化、信息化的合同檔案管理，才能充分發(fā)揮合同檔案的重要作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前，新的時(shí)代給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機(jī)遇?？傊?，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進(jìn)步空間。我們?cè)谧龊萌粘w檔工作的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極思考，從提升檔案服務(wù)效率的角度出發(fā)，不斷地用實(shí)際行動(dòng)去檢驗(yàn)、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。

參考文獻(xiàn)：

[1] 田振英.論合同檔案管理[J].機(jī)電兵船檔案，2015（5）：49- 51.

篇3

【Abstract】Medical equipment archives management is the management of the hospital a very important content, modern hospital management process is one of the indispensable important constituent.The hospital important equipment management is good or bad, directly affect hospital medical diagnosis and treatment, the quality.

【Key words】Medical equipment，archives management，standardization

引 言

醫(yī)療設(shè)備管理工作是一門科學(xué)性、技術(shù)性很強(qiáng)的學(xué)科，它涉及到機(jī)械、電子、醫(yī)學(xué)、微機(jī)、光學(xué)、核醫(yī)學(xué)及商貿(mào)、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)學(xué)科，是一門融技術(shù)性與科學(xué)性于一體的新型邊緣學(xué)科?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，加快了醫(yī)療設(shè)備的升級(jí)換代。近幾年來(lái)，大量高、精、尖設(shè)備投入使用，為醫(yī)院創(chuàng)造了極大的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)，也對(duì)保障人民健康和加快醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮了重要作用?，F(xiàn)在，越來(lái)越多的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始認(rèn)識(shí)到：現(xiàn)代化醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的重要標(biāo)志之一，是醫(yī)院所擁有設(shè)備的技術(shù)水平和設(shè)備的管理水平。如何保證醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)行，減少故障和停機(jī)時(shí)間，提高設(shè)備的完好率，這是設(shè)備檔案管理工作的重要任務(wù)。

1、基層醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)療設(shè)備檔案工作是醫(yī)療設(shè)備管理的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，它是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證和技術(shù)支持。在現(xiàn)實(shí)工作中，一些醫(yī)院的管理部門片面強(qiáng)調(diào)對(duì)設(shè)備的論證和采購(gòu)環(huán)節(jié)，只重視設(shè)備的考察和引進(jìn)，設(shè)備管理的職能部門對(duì)新設(shè)備僅僅重視安裝和驗(yàn)收和調(diào)試環(huán)節(jié)，忽視對(duì)醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)資料的保存和檔案管理。而醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)情況是，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作涉及到設(shè)備管理部門、檔案保管部門、設(shè)備檔案使用部門等較多的部門[3]。在醫(yī)院的具體管理中，三者的責(zé)任和分工常常不是十分明確。工作不協(xié)調(diào)，未能深入挖掘部門的最大潛力和充分發(fā)揮各部門職能。加之醫(yī)院管理部門如何協(xié)調(diào)三者的關(guān)系，缺乏行之有效的管理和監(jiān)督手段。特別是醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題不容忽視，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理系統(tǒng)更是薄弱環(huán)節(jié)。設(shè)備檔案管理缺乏完善的規(guī)章制度，各部門的分工不明確，工作不協(xié)調(diào);操作流程不規(guī)范，主觀隨意性較強(qiáng)，缺乏有效監(jiān)管等諸多問(wèn)題遲遲未能很好解決。

由于對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的意義和重要性認(rèn)識(shí)不足，使得檔案資料管理缺乏科學(xué)性，具體表現(xiàn)為檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，檔案管理人員更換或調(diào)動(dòng)時(shí)移交手續(xù)不清楚。檔案資料保管分散，沒(méi)有專人保管，導(dǎo)致檔案資料收集不全，甚至相當(dāng)一部分資料分散于各科室或個(gè)別人員手中，收集困難，甚至發(fā)生資料丟失。借閱和歸還手續(xù)不嚴(yán)格，久借未歸檔的資料沒(méi)有及時(shí)催還;更深層次的問(wèn)題是，相當(dāng)一部分醫(yī)院缺乏經(jīng)過(guò)職業(yè)培訓(xùn)的檔案管理專業(yè)技術(shù)人員。

2、增強(qiáng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案工作重要性認(rèn)識(shí)

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院對(duì)固定資產(chǎn)管理的重要憑證。醫(yī)療設(shè)備在一定的時(shí)間內(nèi)，從開(kāi)始購(gòu)置到正常運(yùn)行，直至最終報(bào)廢，有一個(gè)循環(huán)周期的使用過(guò)程。醫(yī)療設(shè)備檔案是指所產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價(jià)值的各種技術(shù)性和非技術(shù)性的載體資料。醫(yī)療設(shè)備檔案的主要價(jià)值，有著促進(jìn)醫(yī)療水平可持續(xù)的發(fā)展，提高醫(yī)院的綜合管理優(yōu)勢(shì)的作用[4]。

例如，在設(shè)備使用規(guī)劃中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供有效的信息資源，支持醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)的決策，合理配置醫(yī)療資源，防止貴重儀器閑置浪費(fèi)、杜絕盲目引進(jìn)和重復(fù)購(gòu)置[5]。在設(shè)備采購(gòu)及售后服務(wù)中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供具有法律依據(jù)的“合同書(shū)”，根據(jù)合同條款的約定，保障醫(yī)院的合法權(quán)益不受損害。在醫(yī)療設(shè)備日常運(yùn)行中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供詳細(xì)的技術(shù)資料，為日常維護(hù)和故障檢修工作帶來(lái)極大的幫助，保證醫(yī)療設(shè)備的安全和穩(wěn)定運(yùn)行。在醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢審核中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供真實(shí)的原始資料，發(fā)揮其功用，合理報(bào)廢資產(chǎn)，防止醫(yī)療資源浪費(fèi)。真正把醫(yī)療設(shè)備的立項(xiàng)采購(gòu)、基本情況、監(jiān)測(cè)檢查、故障維修、日常維護(hù)、大型維修、報(bào)廢等情況真實(shí)地反映在設(shè)備檔案中。

所以，建立完整的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，管理好、保存好、使用好檔案資源，才能使其充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)療、教學(xué)、科研中的作用。為了保證醫(yī)療設(shè)備的正常運(yùn)作，管好用好設(shè)備，在設(shè)備檔案具體管理中，要把醫(yī)療設(shè)備檔案視為晴雨表[6]。使其真正融入監(jiān)督醫(yī)療設(shè)備管理、跟蹤醫(yī)療設(shè)備服務(wù)、維護(hù)、維修醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的整個(gè)環(huán)節(jié)和全過(guò)程中。

統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，充分意識(shí)到醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性之后，就應(yīng)該給檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件，引進(jìn)檔案管理專業(yè)的技術(shù)人才，成立專職的設(shè)備檔案管理機(jī)構(gòu)，制訂完善的規(guī)章制度，規(guī)范工作流程，明確醫(yī)療設(shè)備檔案相關(guān)人員的分工，加強(qiáng)協(xié)作，才能使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

3、規(guī)范操作流程，完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理

3.1 制訂切實(shí)可行的醫(yī)療設(shè)備檔案管理規(guī)章制度

成立由相關(guān)管理人員和檔案管理人員共同組成的“醫(yī)療設(shè)備檔案管理小組”。它隸屬于醫(yī)療設(shè)備管理的職能部門，負(fù)責(zé)整個(gè)醫(yī)院的設(shè)備檔案管理工作，修訂、完善醫(yī)院檔案管理制度。檔案管理小組成員需認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》和《病案管理規(guī)定》等相關(guān)法律，增進(jìn)依法治檔的意識(shí)。設(shè)置醫(yī)療設(shè)備檔案專職崗位，應(yīng)聘用檔案管理的專業(yè)技術(shù)人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。設(shè)置兼職崗位，可由相關(guān)科室負(fù)責(zé)人和儀器設(shè)備主要使用者，在一定時(shí)間內(nèi)負(fù)責(zé)所在科室的檔案管理，定期查看、整理、核實(shí)醫(yī)療設(shè)備的使用記錄，匯總后送交設(shè)備管理部門，經(jīng)審核后移交到設(shè)備檔案室保存[5,7]。

3.2 明確劃定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍

歸檔內(nèi)容由兩部分組成:設(shè)備采購(gòu)過(guò)程產(chǎn)生的文件和設(shè)備使用過(guò)程形成的資料。①申請(qǐng)及采購(gòu)過(guò)程所產(chǎn)生的文件：采購(gòu)申請(qǐng)和論證、公開(kāi)招投標(biāo)書(shū)或采購(gòu)合同、商務(wù)談判記錄、評(píng)標(biāo)和開(kāi)標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、正式采購(gòu)合同、售后服務(wù)協(xié)議、發(fā)票復(fù)印件(原件保存在財(cái)務(wù)檔案中)、標(biāo)準(zhǔn)配置的裝箱單、貨物運(yùn)輸單據(jù)、安裝調(diào)試結(jié)果、驗(yàn)收檢測(cè)證明、設(shè)備操作說(shuō)明、維修技術(shù)資料，生產(chǎn)制造許可證、注冊(cè)登記證、銷售許可證。屬于嚴(yán)格監(jiān)管的特種設(shè)備，還需要有政府部門出具的技術(shù)鑒定和使用許可。屬于衛(wèi)生部、省衛(wèi)生廳嚴(yán)格配置的大型設(shè)備，必須要有醫(yī)療設(shè)備配置的許可證。屬于進(jìn)口的設(shè)備，特別是享受國(guó)家免稅政策的進(jìn)出口設(shè)備，還需要有機(jī)電設(shè)備的進(jìn)口證明、海關(guān)免稅證明、報(bào)關(guān)單憑證、外貿(mào)合同、質(zhì)量保證書(shū)、發(fā)票憑證、商品檢驗(yàn)報(bào)告、注冊(cè)許可證等。②設(shè)備使用過(guò)程形成的資料有：設(shè)備的使用登記、開(kāi)機(jī)負(fù)荷累積量、消耗品類型及數(shù)量統(tǒng)計(jì)、操作規(guī)程、故障維修記錄、固定資產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)效益分析、使用率與完好率統(tǒng)計(jì)、醫(yī)療診斷的陽(yáng)性檢出率、報(bào)廢申請(qǐng)與審批記錄等等。

3.3 積極創(chuàng)新設(shè)備檔案的整理方法

檔案經(jīng)過(guò)初步簡(jiǎn)單粗略整理后，仍然處于條理不清的狀態(tài)。只有經(jīng)過(guò)科學(xué)地整理，系統(tǒng)地排列，有序地存放，才能便于今后的管理和查閱使用。常規(guī)的整理過(guò)程是先按大類劃分并登記目錄，然后對(duì)每個(gè)類型進(jìn)行整理匯總并登記目錄，最后制訂具體醫(yī)療設(shè)備的檔案卷冊(cè)。對(duì)每份醫(yī)療設(shè)備文件進(jìn)行編號(hào)，按規(guī)范對(duì)文件進(jìn)行順序排列，最后編寫卷內(nèi)目錄：序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任人、文件標(biāo)題、日期、頁(yè)碼和備注。

查閱醫(yī)療設(shè)備檔案只需按類型瀏覽目錄，查詢某臺(tái)醫(yī)療設(shè)備的卷內(nèi)目錄，就可了解該設(shè)備的檔案具體明細(xì)表，為查閱者提供極大方便。當(dāng)然，隨著計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，醫(yī)療設(shè)備檔案整理的方法需要管理人員去不斷創(chuàng)新[8]。例如，開(kāi)發(fā)功能齊全的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，建立醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)計(jì)科學(xué)的檢索系統(tǒng)和針對(duì)不同需求的檢索工具，以適應(yīng)差異化的信息需求;設(shè)計(jì)完善的統(tǒng)計(jì)分析功能，為管理工作提供匯總信息。這就要求管理人員不斷更新知識(shí)，接受新事物，才能適應(yīng)新形勢(shì)的變化需要。

3.4 不斷拓展醫(yī)療設(shè)備檔案的應(yīng)用領(lǐng)域

建立醫(yī)療設(shè)備檔案的工作目的和價(jià)值是廣泛被臨床醫(yī)務(wù)工作者應(yīng)用，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供信息服務(wù)。檔案管理人員不僅要確保檔案資料的收集齊全，整理規(guī)范;同時(shí)更要求以認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作作風(fēng)，給醫(yī)療設(shè)備檔案使用者提供高效的服務(wù)。真正使醫(yī)療設(shè)備檔案在提升本院的綜合診療水平，為醫(yī)院管理決策部門了解最新動(dòng)態(tài)及新技術(shù)的開(kāi)展等方面，提供有重要價(jià)值的醫(yī)療信息[9]。因此進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理，是醫(yī)院管理的重要標(biāo)志，是促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展的必然要求。

結(jié) 語(yǔ)

醫(yī)療設(shè)備檔案的有效利用，是檔案管理工作得以持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案管理人員要不斷提高專業(yè)知識(shí)水平和工作責(zé)任心，以細(xì)致、周到的工作，保證檔案資料的有效性和完整性。在現(xiàn)今信息時(shí)代要加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)收集和分析信息資源，充分發(fā)揮檔案信息的作用，為有計(jì)劃引進(jìn)設(shè)備及合理選型提供科學(xué)依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院管理工作的發(fā)展，推動(dòng)醫(yī)療服務(wù)水平的提升，更好地為廣大群眾服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 黃瑞峰 淺談醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策 醫(yī)療裝備 2007,20(1):25-26.

[2] 朱水芳.淺談醫(yī)療設(shè)備檔案的管理 .中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)生 2007,45(9):95-97.

[3] 李魁生.醫(yī)療設(shè)備的檔案管理淺論 新西部 下半月,2007(12X):117.

篇4

【Abstract】The important symbol of the modernization of hospital equipment is the most basic element of medical， scientific research， teaching and research， which is the basic condition to improve the level of medical science and technology. The development of some disciplines depends on the development of the equipment， which plays a decisive role. Therefore， good equipment management has become an important symbol of hospital management， and the management of equipment is the basis of the management of equipment.

【Key words】Equipment management； Importance； File management

引 言

醫(yī)院作為救死扶傷的地方，醫(yī)療設(shè)備在此過(guò)程中作為起到相當(dāng)重要的作用，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件，此時(shí)醫(yī)院設(shè)備管理顯得非常重要。檔案管理作為設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，卻常被各醫(yī)院設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，首先應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并將工作落實(shí)到實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有的作用[1]。現(xiàn)就把我院設(shè)備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達(dá)到相互促進(jìn)的目的。

1.首先認(rèn)識(shí)建立設(shè)備檔案的重要性醫(yī)療設(shè)備檔案包括：設(shè)備出廠隨機(jī)相關(guān)資料、證件、設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)文字資料（如：運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計(jì)量設(shè)備的相關(guān)合格證）等。如何管好用好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備，提高設(shè)備的使用率，減少設(shè)備的故障率，則必須建立較全面的設(shè)備技術(shù)檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個(gè)設(shè)備管理工作，在設(shè)備采購(gòu)、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過(guò)查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過(guò)可縮短設(shè)備維修的時(shí)間及有效安排維修過(guò)程，從而，減少了維修費(fèi)用，縮短維修工時(shí)，有效提高設(shè)備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動(dòng)、及時(shí)地為各設(shè)備使用科室服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)依據(jù)，此時(shí)，設(shè)備檔案顯得尤為重要。

2.其次建立完善的制度利用辦公會(huì)將相關(guān)文件分發(fā)給所有科室，強(qiáng)化各級(jí)管理人員的制度意識(shí)，使之配合設(shè)備管理工作的進(jìn)行。我院成立由院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備管理工作，實(shí)行院部、科室、操作人員三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。利用制定的監(jiān)督檢查機(jī)制定期或不定期對(duì)科室進(jìn)行賬卡物及相關(guān)內(nèi)容的檢查，將檢查結(jié)果納入科室每月的綜合質(zhì)量考核，上報(bào)院辦公室及擬報(bào)整改措施，與科室的獎(jiǎng)金、評(píng)先進(jìn)、評(píng)優(yōu)掛鉤。我院設(shè)備檔案信息實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，設(shè)備檔案由專人專柜負(fù)責(zé)日常收集全院設(shè)備資料，將全院每一臺(tái)設(shè)備逐一編號(hào)登記在冊(cè)且張貼標(biāo)簽，每半年對(duì)全院設(shè)備進(jìn)行一次清查，對(duì)萬(wàn)元以上設(shè)備每月進(jìn)行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個(gè)有效的管理網(wǎng)絡(luò)。

3.設(shè)備檔案收集工作貫穿于設(shè)備申購(gòu)到設(shè)備報(bào)廢如參與設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，可為采購(gòu)部提供相關(guān)參數(shù)，參與設(shè)備的安裝與驗(yàn)收工作，索取相關(guān)證件及收集設(shè)備資料及時(shí)建立檔案（如：說(shuō)明書(shū)、隨機(jī)光盤、圖紙等）相關(guān)手續(xù)齊全后方可驗(yàn)收，科室如需要資料可提供相關(guān)復(fù)印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設(shè)備使用流程及制度，大型設(shè)備分管到人，并將信息錄入電腦。

結(jié) 語(yǔ)

篇5

中圖分類號(hào) G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-5739（2015）08-0309-02

Abstract Described the application of archives management in fisheries production，quality control of fishery products and fisheries economic operation，pointed out the current situation and problems of fisheries management，put forward recommendations of fisheries archives management，so as to provide references.

Key words fisheries archives management；role；problems；recommendations

隨著傳統(tǒng)漁業(yè)向現(xiàn)代漁業(yè)發(fā)展，檔案管理在現(xiàn)代漁業(yè)生產(chǎn)中的重要性日益突顯，本文就檔案管理在現(xiàn)代漁業(yè)生產(chǎn)中的應(yīng)用進(jìn)行探討。

1 檔案管理在漁業(yè)生產(chǎn)中的作用

1.1 檔案管理在選種選育中的應(yīng)用

1.1.1 引種馴化。通過(guò)廣泛的天然魚(yú)類資源調(diào)查，根據(jù)養(yǎng)殖目的要求有選擇性地進(jìn)行品種試養(yǎng)，確定其是否有養(yǎng)殖價(jià)值。這種方法可以較快地培育新品種。在調(diào)查中，要對(duì)天然魚(yú)類各品種進(jìn)行系統(tǒng)資料記錄整理，包括魚(yú)種名稱、數(shù)量、來(lái)源地、水體水溫情況、生態(tài)情況、氣候條件等內(nèi)容。在試養(yǎng)殖中，也要做好資料記錄整理，包括魚(yú)種名稱、數(shù)量、來(lái)源地、水體水溫情況、飼養(yǎng)管理情況、生長(zhǎng)發(fā)育情況等內(nèi)容。

1.1.2 選育提高。在魚(yú)類生長(zhǎng)發(fā)育各階段，選擇優(yōu)良性狀個(gè)體，淘汰劣質(zhì)個(gè)體，避免近親引起的退化現(xiàn)象。這就需要有原品種完整的遺傳系譜檔案，包括個(gè)體編號(hào)、出生日期、來(lái)源、譜系、生長(zhǎng)發(fā)育、繁殖、圖片等。

1.1.3 雜交培育。選用2種不同魚(yú)類進(jìn)行雜交，利用雜交優(yōu)勢(shì)產(chǎn)生所需的新品種。在雜交遺傳培育過(guò)程中，要詳細(xì)做好相關(guān)性狀的數(shù)據(jù)記錄及資料收集保存。

1.2 檔案管理在魚(yú)料研究中的應(yīng)用

漁業(yè)養(yǎng)殖的規(guī)?；⒓s化發(fā)展，在一定程度上促進(jìn)了魚(yú)用飼料的研究和工廠化生產(chǎn)，檔案管理在魚(yú)料研究中有重要作用。

1.2.1 魚(yú)料原料品種情況調(diào)查。魚(yú)料在養(yǎng)殖生產(chǎn)中占50%以上成本。因此，對(duì)魚(yú)料原料品種情況的調(diào)查了解、檢測(cè)分析、記錄存檔顯得十分重要，這是確保配合魚(yú)料生產(chǎn)質(zhì)量的基礎(chǔ)工作。如果沒(méi)有各原料品種的基礎(chǔ)檔案，比如含水量、粗蛋白質(zhì)、能量、維生素等成分的分析檔案管理，就不可能研究出科學(xué)合理的魚(yú)料配方，就無(wú)法滿足魚(yú)類生長(zhǎng)發(fā)育的需要，甚至造成魚(yú)料營(yíng)養(yǎng)浪費(fèi)[1-2]。

1.2.2 魚(yú)料原料或添加劑的采購(gòu)與使用。魚(yú)料原料或添加劑生產(chǎn)供應(yīng)方必須備有各種魚(yú)料原料或添加劑的質(zhì)量清單檔案。魚(yú)料原料或添加劑采購(gòu)方在采購(gòu)各種魚(yú)料原料或添加劑時(shí)，必須向原料方索取相關(guān)質(zhì)量清單，同時(shí)采樣檢測(cè)是否符合質(zhì)量清單標(biāo)注的指標(biāo)，確認(rèn)后方可采購(gòu)，這樣才能確保采購(gòu)的魚(yú)料原料或添加劑的質(zhì)量與使用安全。

1.2.3 配合飼料。配合飼料是根據(jù)各魚(yú)類品種不同生長(zhǎng)階段的營(yíng)養(yǎng)需要，在充分了解掌握魚(yú)料原料成分的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)科學(xué)合理搭配而成的全營(yíng)養(yǎng)魚(yú)料，這一過(guò)程離不開(kāi)建立或查閱相關(guān)檔案。

1.3 檔案管理在魚(yú)料生產(chǎn)、銷售與使用中的應(yīng)用

每生產(chǎn)一批魚(yú)料都必須建立有營(yíng)養(yǎng)成分比例、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、添加有保健藥物的休藥期、使用說(shuō)明等檔案。銷售過(guò)程中必須建立有進(jìn)出庫(kù)時(shí)間和數(shù)量、保質(zhì)期、客戶名稱地址等檔案。使用過(guò)程中必須建立有采購(gòu)日期、保質(zhì)期、使用數(shù)量和效果等檔案。

1.4 檔案管理在魚(yú)病防控中的應(yīng)用

1.4.1 規(guī)模養(yǎng)魚(yú)場(chǎng)備案管理。漁業(yè)管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)規(guī)模養(yǎng)魚(yú)場(chǎng)進(jìn)行備案登記管理，登記內(nèi)容包括養(yǎng)殖場(chǎng)名稱、地點(diǎn)、業(yè)主姓名、魚(yú)類名稱、養(yǎng)殖面積、投放魚(yú)苗數(shù)量、產(chǎn)量等，并建立紙質(zhì)文檔和電子文檔備查。

1.4.2 防疫檔案。漁業(yè)疫病防控機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立養(yǎng)魚(yú)場(chǎng)防疫檔案，內(nèi)容包括養(yǎng)魚(yú)場(chǎng)名稱、地址、魚(yú)類名稱及數(shù)量、預(yù)防藥品名稱、投藥方法、投藥日期、休藥期、處方人及投藥人姓名等。

1.4.3 疫病監(jiān)測(cè)檔案。包括流行病學(xué)資料、魚(yú)病監(jiān)測(cè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、程序等相關(guān)資料。

1.4.4 疾病治療檔案。疾病治療檔案包括病魚(yú)所在池塘編號(hào)、臨床癥狀、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)報(bào)告、確診病名，用藥名稱、用藥量、給藥方法、用藥時(shí)間、休藥期，治療效果以及處方人、用藥人姓名等。

1.4.5 病死魚(yú)處理檔案。包括魚(yú)死亡時(shí)間及原因、處理方式（深埋、焚燒、煮沸、化學(xué)處理、微生物處理等）、處理時(shí)間、負(fù)責(zé)人員等。

1.5 檔案管理在生產(chǎn)管理中的應(yīng)用

建立完善的生產(chǎn)管理檔案，有利于規(guī)范管理及進(jìn)行成本核算。

1.5.1 引種。建立品種、來(lái)源、規(guī)格、數(shù)量、健康情況等檔案。

1.5.2 生產(chǎn)檔案管理。養(yǎng)魚(yú)場(chǎng)應(yīng)當(dāng)建立養(yǎng)殖檔案，包括品種、來(lái)源、養(yǎng)殖數(shù)量、繁殖情況和進(jìn)出場(chǎng)數(shù)量日期等檔案。

1.5.3 投入品管理和使用檔案。建立魚(yú)料、添加劑和藥物采購(gòu)的來(lái)源、名稱、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用名稱和時(shí)間、使用對(duì)象和用量、經(jīng)手人等有關(guān)情況。

1.5.4 發(fā)展養(yǎng)魚(yú)戶檔案。包括農(nóng)戶姓名、所在鄉(xiāng)村屯地址，品種名稱、數(shù)量、投放魚(yú)苗規(guī)格及日期，領(lǐng)用魚(yú)料和用藥情況，產(chǎn)量等。

1.5.5 產(chǎn)品銷售檔案。包括產(chǎn)品產(chǎn)地、業(yè)主名稱、養(yǎng)殖時(shí)間、用藥情況、產(chǎn)品數(shù)量、客戶名稱地址、銷售日期人、運(yùn)輸車輛牌號(hào)等[3-4]。

2 檔案管理在漁業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)管中的作用

建立和完善質(zhì)量監(jiān)管檔案，有利于確保產(chǎn)品質(zhì)量安全及其可追溯。

2.1 生產(chǎn)環(huán)節(jié)質(zhì)量監(jiān)管檔案

包括引種來(lái)源，魚(yú)料、藥品等的采購(gòu)與使用，防治情況，休藥期情況，銷售情況；崗位責(zé)任制及責(zé)任人；技術(shù)操作規(guī)程等等。

2.2 運(yùn)輸環(huán)節(jié)質(zhì)量監(jiān)管檔案

包括裝載地點(diǎn)，運(yùn)輸數(shù)量，卸載地點(diǎn)、時(shí)間，運(yùn)輸車輛號(hào)牌，運(yùn)輸人。

2.3 加工和銷售環(huán)節(jié)質(zhì)量監(jiān)管檔案

包括來(lái)源、數(shù)量、時(shí)間、用藥情況，檢疫情況，加工過(guò)程記錄，包裝儲(chǔ)藏記錄；銷售數(shù)量、時(shí)間、產(chǎn)品規(guī)格、客戶等。

3 檔案管理在漁業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析中的作用

通過(guò)信息檔案留存分析，可以了解某一時(shí)期漁業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)、特點(diǎn)，從而預(yù)測(cè)某一階段發(fā)展趨勢(shì)，為政府提供決策依據(jù)，為生產(chǎn)者提供指導(dǎo)服務(wù)。

3.1 價(jià)格、銷售信息

包括市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)信息、銷售動(dòng)態(tài)信息等情況。

3.2 各類魚(yú)養(yǎng)殖面積

包括魚(yú)苗需求變化情況、養(yǎng)殖面積動(dòng)態(tài)等。

3.3 各類魚(yú)產(chǎn)量

包括養(yǎng)殖、加工生產(chǎn)量及同比環(huán)比，與全國(guó)或相關(guān)省比較分析情況。

3.4 產(chǎn)值和增加值

包括各品種的產(chǎn)值和增加值及同比環(huán)比，與全國(guó)或相關(guān)省比較分析情況等。

4 漁業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

4.1 重生產(chǎn)輕檔案管理

不管是傳統(tǒng)漁業(yè)生產(chǎn)，還是現(xiàn)代漁業(yè)生產(chǎn)，絕大多數(shù)養(yǎng)殖業(yè)主根本沒(méi)有檔案管理的概念，只注重如何擴(kuò)大生產(chǎn)和銷售。由于缺乏檔案的管理，在成本效益、工作效率、開(kāi)源節(jié)流等管理方面無(wú)從下手。隨著我國(guó)傳統(tǒng)漁業(yè)向現(xiàn)代漁業(yè)發(fā)展，特別是規(guī)?；?、標(biāo)準(zhǔn)化、健康養(yǎng)殖的不斷發(fā)展，漁業(yè)生產(chǎn)的檔案管理工作逐步擺上了議事日程，但重生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象依然普遍存在，無(wú)論是漁業(yè)監(jiān)管部門還是養(yǎng)殖業(yè)主，絕大多數(shù)未建立相應(yīng)檔案，即使建立有檔案，也存在較多的缺、漏項(xiàng)現(xiàn)象，記錄、整理、歸檔、保存不完整。由于各環(huán)節(jié)缺乏檔案管理，一旦發(fā)生事件時(shí)，無(wú)檔可查、無(wú)法追根溯源，嚴(yán)重者失信于消費(fèi)者、失信于社會(huì)，最終損害自己的利益。

4.2 缺乏有效約束機(jī)制

漁業(yè)生產(chǎn)的檔案管理仍然是以業(yè)主自愿施行為原則，加上檔案管理是一項(xiàng)繁雜工作，需要一定有人力成本支出，由于缺乏有效約束機(jī)制，業(yè)主自然不愿開(kāi)展此項(xiàng)工作，即便開(kāi)展了檔案管理工作也是應(yīng)付了事。

5 漁業(yè)檔案管理的建議

5.1 加大培訓(xùn)宣傳力度

加大對(duì)漁業(yè)檔案管理重要性的輿論宣傳力度，營(yíng)造漁業(yè)行業(yè)重視檔案管理的氛圍，加強(qiáng)對(duì)涉及檔案管理的相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)和檔案管理的水平。

5.2 建立監(jiān)管約束機(jī)制

辦理漁業(yè)相關(guān)許可、審批事項(xiàng)、相關(guān)證照時(shí)，必須強(qiáng)調(diào)相關(guān)檔案的完整性，否則，不予審批；在申報(bào)和審批漁業(yè)相關(guān)項(xiàng)目時(shí)，將檔案管理作為項(xiàng)目管理要求；將檔案管理作為檢查驗(yàn)收項(xiàng)目的重要內(nèi)容。

5.3 強(qiáng)化服務(wù)立法

制定漁業(yè)生產(chǎn)各環(huán)節(jié)的檔案管理技術(shù)規(guī)范；將檔案管理納入漁業(yè)相關(guān)法規(guī)規(guī)定內(nèi)容。

6 參考文獻(xiàn)

[1] 王夢(mèng)娉.漁業(yè)船舶技術(shù)檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策[J].檔案與建設(shè)，2014（4）：86-87.

篇6

Abstract: the measuring instruments management work is a quality supervision and inspection center of a authoritative and technical, service of the important work. Strengthening measurement instruments instrument equipment archives management can promote technical testing unit asset management standardization, which is helpful to realize the resource sharing and increase the value of assets, and promote detection techniques and improve the scientific research level. In this paper, the measuring instruments, the importance of the management and function, and in the light of how to measure instrument equipment archives management instruments makes a further discussion.

Keywords: measurement instrument file management

中圖分類號(hào)：TH71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)

儀器設(shè)備檔案管理的重要性

近幾年來(lái),大多數(shù)的檢測(cè)機(jī)構(gòu)都把儀器設(shè)備檔案管理作為本單位檔案管理的一個(gè)重要部分,落實(shí)措施,重點(diǎn)加強(qiáng)環(huán)節(jié)管理,使儀器設(shè)備檔案在日常的工作中起到了較好的作用。為了保證儀器設(shè)備的正常運(yùn)作，管好用好儀器設(shè)備，在儀器設(shè)備檔案具體管理中，要把儀器設(shè)備檔案視為晴雨表、跟蹤器，使儀器設(shè)備檔案管理真正地融入監(jiān)督管理、服務(wù)管理、維修管理的整個(gè)環(huán)節(jié)和全部過(guò)程。加強(qiáng)計(jì)量器具檔案管理,有利于掌握儀器設(shè)備運(yùn)行狀況,有利于設(shè)備檔案資料保管的完整性和為儀器設(shè)備的及時(shí)維修提供依據(jù)。加強(qiáng)計(jì)量器具檔案管理是現(xiàn)代化質(zhì)檢中心管理的需要。管理好儀器的設(shè)備檔案可發(fā)揮一定的管理效果和社會(huì)效益。

二、儀器設(shè)備資料檔案的作用

1. 有利于發(fā)揮檔案信息在計(jì)劃和采購(gòu)環(huán)節(jié)中的調(diào)控作用

完整的檔案信息既能反映該設(shè)備使用狀況，也是相關(guān)單位制訂和審核設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃的重要依據(jù)。規(guī)范檔案信息有助于全面系統(tǒng)地反饋該設(shè)備各項(xiàng)性能指標(biāo)、完好率、利用率以及售后服務(wù)水平等情況，這些信息將為今后的設(shè)備采購(gòu)和管理提供指導(dǎo)性意見(jiàn)。如能很好地利用這些信息，就可制定出切實(shí)可行的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)前，完善的設(shè)備檔案管理制度可將不合格的設(shè)備，或者不講誠(chéng)信的生產(chǎn)廠家拒之門外。

2、有利于提升人員素質(zhì)

目前，國(guó)內(nèi)公開(kāi)發(fā)行的與儀器設(shè)備相關(guān)的雜志較多，而一般單位因資金和訂購(gòu)重點(diǎn)的關(guān)系，往往僅能訂有限的幾種專業(yè)雜志。而建立儀器設(shè)備檔案必然要訂購(gòu)相應(yīng)的材料，儀器設(shè)備管理人員和工程技術(shù)人員通過(guò)閱讀和學(xué)習(xí)這些資料，可以及時(shí)的了解國(guó)內(nèi)外儀器設(shè)備發(fā)展的最新動(dòng)態(tài)、先進(jìn)技術(shù)、管理經(jīng)驗(yàn)以及最新產(chǎn)品。工程技術(shù)人員可以通過(guò)雜志刊登的一些系列專題講座較系統(tǒng)的掌握各類儀器設(shè)備的結(jié)構(gòu)、工作原理，這是除儀器設(shè)備培訓(xùn)外的唯一的途徑；工程技術(shù)人員還可以通過(guò)專業(yè)雜志的維修事例分析和故障排除經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)，來(lái)不斷提高分析、排除故障的能力。同時(shí)還可減少維修失誤，少走彎路。

3、有利于服務(wù)管理

儀器設(shè)備檔案是提高技術(shù)水平和保證工作質(zhì)量的重要工具?，F(xiàn)代化發(fā)展必須擁有與其功能業(yè)務(wù)相適應(yīng)的儀器設(shè)備，但如何管好用好儀器設(shè)備，提高儀器設(shè)備的有效使用率，減少儀器設(shè)備突發(fā)故障和開(kāi)機(jī)率低的狀況，只有查閱較為全面的儀器設(shè)備科技檔案，特別是通過(guò)儀器設(shè)備的使用記載，查閱設(shè)備的技術(shù)狀況――完好率、利用率、維修率、報(bào)廢率，從而提前報(bào)告和督促有關(guān)維修部門及時(shí)進(jìn)行儀器設(shè)備維修，可以根據(jù)其維修記錄，對(duì)較為貴重的設(shè)備采取預(yù)防性維修，充分做好維修前的準(zhǔn)備工作以縮短停機(jī)時(shí)間，減少修理費(fèi)用，減少儀器設(shè)備對(duì)人身的傷殘。管好用好儀器設(shè)備檔案，能充分發(fā)揮其在日常工作中的作用，保證提高工作質(zhì)量和技術(shù)水平，主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確地為應(yīng)用于服務(wù)當(dāng)中，為搞好服務(wù)管理給領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效憑證。另外，儀器設(shè)備檔案還有利于各方開(kāi)展儀器設(shè)備的使用效益分析，通過(guò)效益分析，幫助使用單位綜合分析儀器設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，開(kāi)發(fā)儀器設(shè)備的新功能，盡量擴(kuò)大儀器設(shè)備的服務(wù)范圍，提高設(shè)備的利用價(jià)值。

三、如何做好檔案管理工作

1、檔案資料內(nèi)容要全面

(1)儀器設(shè)備購(gòu)置階段。

儀器設(shè)備購(gòu)置階段形成的資料有：設(shè)備的購(gòu)置計(jì)劃、購(gòu)置申請(qǐng)書(shū)、購(gòu)置批準(zhǔn)書(shū)、各廠家的報(bào)價(jià)單、設(shè)備購(gòu)置技術(shù)論證結(jié)論材料（選中廠家的原因、生產(chǎn)廠家的資質(zhì)和計(jì)量認(rèn)證材料）、訂購(gòu)合同、發(fā)票單據(jù)等。

（2）設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收階段。

設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收階段形成的文件資料有：（1）設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收記錄、裝箱單、出廠檢定證書(shū)、出廠合格證書(shū)、保修單、設(shè)備結(jié)構(gòu)原理圖、線路圖、使用說(shuō)明書(shū)、設(shè)備的影（音）資料等所有隨機(jī)文件和隨機(jī)配件；（2）設(shè)備安裝調(diào)試記錄（應(yīng)雙方或三方簽字認(rèn)可）和移交接收記錄。（3）設(shè)備使用階段。

設(shè)備使用階段形成的資料有：a設(shè)備履歷書(shū)（包括設(shè)備的編號(hào)、類型、名稱、型號(hào)、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、價(jià)格、設(shè)備的技術(shù)狀況、開(kāi)箱驗(yàn)收階段形成的文件資料目錄、驗(yàn)收結(jié)論、操作規(guī)程、開(kāi)始使用日期）；b檢定證書(shū)；c設(shè)備啟用評(píng)估資料；d啟用申請(qǐng)；e使用記錄；f保養(yǎng)、檢修、檢查記錄；g功能開(kāi)發(fā)和技術(shù)改造記錄；h事故及損壞記錄；i停用記錄等等。

(4)設(shè)備報(bào)廢處理階段。

設(shè)備報(bào)廢處理階段形成的資料有：設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)與審批材料、設(shè)備報(bào)廢處理資料等。

由于部分儀器設(shè)備從購(gòu)置、驗(yàn)收到使用可以有幾十年的時(shí)間，在這幾十年的時(shí)間里，需要一直不停地追蹤收集整個(gè)設(shè)備的使用、維護(hù)、檢修記錄等材料，所以在這個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程中，我們必須持之以恒地高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)地做好設(shè)備檔案材料的收集工作。確保歸檔文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

2、收集要及時(shí)

（1）對(duì)于外購(gòu)設(shè)備在投入使用之后，應(yīng)立即將設(shè)備申購(gòu)、開(kāi)箱驗(yàn)收階段的相關(guān)資料以及設(shè)備的操作規(guī)程、檢定證書(shū)、設(shè)備啟用評(píng)估、啟用申請(qǐng)等相關(guān)資料交給本單位檔案管理員歸檔立卷。

（2）對(duì)于設(shè)備的周期檢定證書(shū)、使用記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄、檢修記錄、檢查記錄、停用申請(qǐng)等過(guò)程資料計(jì)量管理人員應(yīng)及時(shí)交給本單位檔案管理員歸檔。

（3）整理要規(guī)范

設(shè)備儀器檔案的整理是按照科技檔案的整理要求進(jìn)行的，所以，具體整理可參考“基建檔案整理要求”。

歸檔的設(shè)備儀器文件材料，必須完整、系統(tǒng)、真實(shí)地反映設(shè)備儀器從申購(gòu)到報(bào)廢的全過(guò)程。對(duì)于同一生產(chǎn)廠家的相同型號(hào)的設(shè)備儀器應(yīng)分開(kāi)歸檔，嚴(yán)格落實(shí)“一機(jī)一檔一盒”的要求。

四、總結(jié)

儀器設(shè)備檔案管理是儀器設(shè)備管理中的一個(gè)重要組成部分，設(shè)備檔案是儀器設(shè)備管理的基礎(chǔ)，亦是一種重要的信息資源，具有不可低估的作用。我們要高度重視資料檔案管理，發(fā)揮其潛在功能，多策并舉，使其在儀器設(shè)備管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)：

篇7

1.1基層檔案管理人員對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)不到位

大多數(shù)基層檔案管理人員在以往的工作過(guò)程中是使用傳統(tǒng)的方法來(lái)進(jìn)行檔案的管理的，在他們的工作過(guò)程中由于對(duì)工作理解的加深以及工作的熟練等原因已經(jīng)在日常的工作過(guò)程中積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，取得了較大的進(jìn)步，因此這些檔案管理人員認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)十分先進(jìn)，因此從內(nèi)心地處檔案管理現(xiàn)代化的使用。另一類的基層檔案管理人員雖然不抵觸檔案管理現(xiàn)代化，但是對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，他們認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代化就是買入一些先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)，光盤，微縮機(jī)等設(shè)備。但是在實(shí)際的使用過(guò)程中，大多數(shù)檔案管理人員會(huì)因?yàn)槿狈n案管理現(xiàn)代化的培訓(xùn)而不會(huì)使用這些設(shè)備，因此在日常的檔案管理工作中也就會(huì)將這些設(shè)備閑置下來(lái)，造成較大的損失。而且對(duì)于檔案管理單位而言，也沒(méi)有重視對(duì)于基層檔案管理人員的培訓(xùn)工作，大多數(shù)基層檔案管理人員就算已經(jīng)了解到了檔案管理現(xiàn)代化的一些知識(shí)，希望使用檔案管理現(xiàn)代化來(lái)讓工作更加有效率，但是由于工作經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)知識(shí)的原因也無(wú)法很好地應(yīng)用這些設(shè)備來(lái)進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作。

1.2檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備不充分

目前雖然一些檔案管理部門已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開(kāi)始進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作，但是以目前的情況來(lái)看進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經(jīng)開(kāi)始使用采購(gòu)的計(jì)算機(jī)等檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行檔案管理的工作，但是由于進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中必須有著高質(zhì)量的數(shù)據(jù)輸入才能很好地實(shí)現(xiàn)，因此在這樣的情況下，檔案管理現(xiàn)代化工作人員在短期內(nèi)無(wú)法進(jìn)行很好的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)輸入，也就決定了在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理現(xiàn)代化的工作中無(wú)法很好地進(jìn)行檔案管理工作。并且由于檔案管理現(xiàn)代化工作所輸入的數(shù)據(jù)量十分巨大，而且大多數(shù)是需要手工完成的，因此在準(zhǔn)備不充分的情況下進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作顯然效果不好。

1.3檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一以及發(fā)展不平衡

在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，每個(gè)單位進(jìn)行計(jì)算機(jī)的采購(gòu)過(guò)程往往是不同的。一些單位采購(gòu)的計(jì)算機(jī)價(jià)格實(shí)惠，但是性能較低，而且型號(hào)較老。另一些單位由于經(jīng)濟(jì)較為寬裕等原因采購(gòu)的計(jì)算機(jī)都是新型的高性能計(jì)算機(jī)。在這樣的情況下，由于計(jì)算機(jī)的型號(hào)性能等因素都不相同，因此在使用的過(guò)程中的通用性也就不好，大多數(shù)的數(shù)據(jù)由于這些原因無(wú)法共享，也就會(huì)缺乏一個(gè)全國(guó)性統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)檔案管理系統(tǒng)。而且對(duì)于檔案管理單位而言，一些單位使用檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的發(fā)展也不平衡，雖然有的檔案管理單位已經(jīng)采購(gòu)了高性能計(jì)算機(jī)，但是仍然有一些檔案管理單位沒(méi)有計(jì)算機(jī)用于檔案管理現(xiàn)代化。這也是導(dǎo)致我國(guó)的檔案館在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中無(wú)法較好進(jìn)行的一種主要原因。

2.如何解決檔案管理現(xiàn)代化中的問(wèn)題

2.1對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)

為了保障在進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)后的檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量，首先應(yīng)該對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。通過(guò)一系列的培訓(xùn)能夠讓檔案管理人員名學(xué)應(yīng)該如何使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案管理的方法，同時(shí)也能夠讓基層檔案管理人員能夠明確檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵以及意義，從而能夠讓檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)得到較好的提升。同時(shí)在進(jìn)行實(shí)際的培訓(xùn)過(guò)程中也需要讓基層檔案管理人員進(jìn)行一定的實(shí)踐活動(dòng)，通過(guò)這些實(shí)踐活動(dòng)能夠讓檔案管理人員明確在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中應(yīng)該如何進(jìn)行，并且對(duì)在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理過(guò)程中的各種問(wèn)題進(jìn)行初步的了解，從而保證基層檔案管理人員能夠在實(shí)際的工作中較好的使用檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)進(jìn)行工作。并且對(duì)于一些不愿意使用檔案管理現(xiàn)代化的基層檔案管理人員要進(jìn)行開(kāi)導(dǎo)，讓這些檔案管理人員能夠了解到檔案管理現(xiàn)代化對(duì)于檔案管理工作的意義。而且通過(guò)定期培訓(xùn)的方式，也能夠幫助基層檔案管理人員盡快的了解到在實(shí)際的工作過(guò)程中應(yīng)該如何進(jìn)行高效率的工作，對(duì)于一些在實(shí)際工作過(guò)程中容易出現(xiàn)的問(wèn)題也需要提前對(duì)基層檔案管理人員提出，以幫助基層檔案管理人員明確在工作過(guò)程中可能會(huì)遇到的各種問(wèn)題，因此在工作中就能夠?qū)⑦@些問(wèn)題著重的注意，避免問(wèn)題的發(fā)生。同時(shí)對(duì)基層檔案管理人員也需要做出一些檔案管理重要性的宣教。

2.2加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作

在對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行了一定的培訓(xùn)后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現(xiàn)代化的專業(yè)知識(shí)。在這這之后就需要做好檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作。在進(jìn)行準(zhǔn)備工作的過(guò)程中，需要對(duì)檔案的著錄以及標(biāo)引工作進(jìn)行較好的完成，這主要是對(duì)檔案信息進(jìn)行更加深層次的加工，同時(shí)也是在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。雖然在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作中會(huì)顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進(jìn)行檔案信息管理，如果要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，那么準(zhǔn)備工作也就必不可少。在進(jìn)行現(xiàn)代化準(zhǔn)備的工作中，當(dāng)?shù)卣梢詾闄n案館準(zhǔn)備一些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，例如新型的電腦等管理設(shè)備。也可以采購(gòu)一些關(guān)于檔案現(xiàn)代化管理的書(shū)籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問(wèn)題時(shí)也以及時(shí)的進(jìn)行翻閱，將問(wèn)題解答，避免出現(xiàn)較為嚴(yán)重的后果。在另一方面，針對(duì)基層檔案管理人員在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法較好的學(xué)習(xí)到高級(jí)檔案管理等情況，檔案館可以聘請(qǐng)一些有著豐富經(jīng)驗(yàn)、并且在理論知識(shí)是也過(guò)硬的檔案管理人員來(lái)對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行帶教，在帶教的過(guò)程中，基層檔案管理人員可以通過(guò)觀察有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員是如何進(jìn)行檔案管理的，并且從中學(xué)習(xí)到豐富的干干管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，在日后的實(shí)際工作過(guò)程中也就能夠更好的將這些理論知識(shí)進(jìn)行使用。檔案館也需要注意，對(duì)基層檔案管理人眼的考核工作需要達(dá)到要求，以避免帶教工作無(wú)法起到應(yīng)有效果的情況。

2.3進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化統(tǒng)一管理

篇8

采供血機(jī)構(gòu)作為為臨床提供安全血液的單位，儀器設(shè)備在采供血過(guò)程中起到相當(dāng)重要的作用，它是保障血液質(zhì)量的基本條件，因此做好儀器設(shè)備管理已成為采供血機(jī)構(gòu)管理的重要內(nèi)容，而儀器設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，其管理水平的好壞，將直接影響到血液質(zhì)量，技術(shù)水平和社會(huì)和諧，并且防止國(guó)有資產(chǎn)的無(wú)意流失。

一、建立采供血機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案的重要意義

采供血機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案材料包括儀器設(shè)備的采購(gòu)環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)、使用環(huán)節(jié)、維修過(guò)程、開(kāi)發(fā)環(huán)節(jié)等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的以紙質(zhì)載體為主的材料。

從儀器設(shè)備檔案的特點(diǎn)來(lái)看，采供血機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備尤其是用于各項(xiàng)檢驗(yàn)、制備分離、血液儲(chǔ)存的儀器設(shè)備不僅型號(hào)復(fù)雜，而且大多數(shù)屬于最新科技研究應(yīng)用的精密儀器，涉及學(xué)科門類多，功能多，不僅硬件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，而且使用具有多種用途功能的軟件，操作為高度自動(dòng)化，這些設(shè)備的隨機(jī)紙質(zhì)文件較多，包含儀器設(shè)備的功能介紹、用法用途等。

從儀器設(shè)備檔案的內(nèi)容來(lái)看，有關(guān)儀器設(shè)備采購(gòu)的資料包括采購(gòu)標(biāo)書(shū)、中標(biāo)通知書(shū)、合同、安裝圖紙、合格證書(shū)、隨機(jī)說(shuō)明書(shū)和光盤、設(shè)備確認(rèn)報(bào)告等。有關(guān)儀器設(shè)備到貨的資料：設(shè)備調(diào)試、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和記錄等。有關(guān)儀器設(shè)備使用的材料：設(shè)備的各種使用制度、維修與保養(yǎng)、使用記錄報(bào)告等。以上所有這些材料越詳細(xì)越好，這樣才方便查找。

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，采供血機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備不僅數(shù)量上越來(lái)越多，而且在規(guī)模上也是越來(lái)越大，技術(shù)含量也越來(lái)越高，如何管好用好儀器設(shè)備，提高其使用效率，減少設(shè)備故障，就必須建立齊全的設(shè)備檔案，并加之有效地管理，讓它貫穿整個(gè)設(shè)備管理工作中，這也是《采供血機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理規(guī)范》的要求。因此，儀器設(shè)備檔案管理是采供血機(jī)構(gòu)的重要組成部分，是管好設(shè)備的基本條件和依據(jù)，是保證儀器完好率、延長(zhǎng)設(shè)備使用年限的有力措施，是維修保養(yǎng)的必備材料。所以，認(rèn)清建立儀器設(shè)備檔案的重要性，對(duì)設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益起著至關(guān)重要的作用。

二、加強(qiáng)采供血機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理的力度

（一）首先檔案管理人員思想上要充分重視。要管理好檔案，首先需要樹(shù)立正確的檔案管理觀念，制定詳細(xì)的儀器設(shè)備管理制度，真正把儀器設(shè)備檔案管理工作落到實(shí)處。領(lǐng)導(dǎo)要重視，要有檔案管理意識(shí)，把儀器設(shè)備檔案管理工作提到日程上，領(lǐng)導(dǎo)要在各方面給予大力支持，為科學(xué)管理提供有力保障。并且在日常的工作中，要多詢問(wèn)、多了解工作的進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，并給予指導(dǎo)和糾正，保證檔案管理工作良好運(yùn)轉(zhuǎn)，只有這樣，才能服務(wù)好采供血機(jī)構(gòu)的采供血工作。

篇9

隨著臨床安全輸血工作社會(huì)化地位的日益提高,安全輸血工作越來(lái)越受到人們的重視，對(duì)采供血工作的檔案管理提出了更高的要求。2006年《血站質(zhì)量管理規(guī)范》頒布實(shí)施，對(duì)采供血機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理提出了規(guī)范性的要求，其中對(duì)采供血質(zhì)量記錄提出了具體的要求，采血、供血及檢測(cè)的原始記錄應(yīng)至少保存10年，從獻(xiàn)血者招募到病人輸血的“血管―血管”全過(guò)程工作提出了具體的質(zhì)量記錄管理要求。由于記錄可以被證實(shí)特定的標(biāo)準(zhǔn)已采用，因此各環(huán)節(jié)中原始記錄是血液質(zhì)量的客觀依據(jù)，是一個(gè)血站采供血工作過(guò)程的真實(shí)反映，是質(zhì)量保證體系最重要的部分，采供血檔案管理的有效性和規(guī)范性就愈加重要。

1 《血站質(zhì)量管理規(guī)范》涉及的檔案管理范圍

1.1 各級(jí)各類人員資質(zhì)信息 凡從事與血液質(zhì)量有關(guān)崗位工作人員的教育經(jīng)歷、培訓(xùn)、再培訓(xùn)證明、專業(yè)技術(shù)資格、崗位資質(zhì)、特殊崗位培訓(xùn)證明、與質(zhì)量崗位操作相關(guān)的批準(zhǔn)、授權(quán)等均納入檔案管理范圍。

1.2 采供血工作質(zhì)量記錄 凡涉及到獻(xiàn)血者獻(xiàn)血信息、血液采集、成分制備、血液檢測(cè)、血液發(fā)放、運(yùn)輸、使用、傳染病管理等記錄均應(yīng)納入歸檔管理范圍。

1.3質(zhì)量控制記錄 各種血液產(chǎn)品、關(guān)鍵設(shè)備、環(huán)節(jié)、工藝衛(wèi)生、環(huán)境、物料等質(zhì)量抽檢記錄等檔案。

1.4質(zhì)量管理記錄 質(zhì)量文件、記錄控制、內(nèi)部審核、管理評(píng)審、過(guò)程控制、質(zhì)量改進(jìn)及確認(rèn)、差錯(cuò)管理、預(yù)防糾正措施、顧客滿意調(diào)查等檔案。

1.5 基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、耗材管理檔案 設(shè)備采購(gòu)、確認(rèn)、使用、維護(hù)、維修、報(bào)廢，耗材采購(gòu)信息、采購(gòu)過(guò)程及驗(yàn)證、測(cè)量監(jiān)視設(shè)備計(jì)量檢定，庫(kù)房管理等檔案。

1.6 科研、開(kāi)發(fā)、新技術(shù)應(yīng)用等檔案 科研立項(xiàng)、階段管理、結(jié)題、評(píng)審、鑒定、應(yīng)用等技術(shù)文件檔案。

1.7采供血數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息 財(cái)務(wù)報(bào)表、采供血工作量、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析及財(cái)務(wù)分析等檔案。

2采供血機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 重視不夠，檔案管理工作滯后

在《血站質(zhì)量管理規(guī)范》沒(méi)頒布實(shí)施前，采供血檔案管理的現(xiàn)狀：一是對(duì)采供血質(zhì)量檔案管理地位和重要性認(rèn)識(shí)不到位，檔案的系統(tǒng)化正規(guī)化管理起步較晚，往往在檔案管理不善導(dǎo)致在出現(xiàn)需出示各種質(zhì)量記錄以獲取證明（如在輸血糾紛訴訟中，未能舉證采供血記錄及記錄汪完整而導(dǎo)致敗訴）時(shí)才意識(shí)到檔案管理的重要性。二是業(yè)務(wù)科室人員往往更重視其崗位工作的實(shí)際操作而輕視對(duì)工作的記錄，導(dǎo)致工作無(wú)記錄、記錄不全、不規(guī)范，缺乏采供血全過(guò)程工作的有效證明；三是缺乏責(zé)任感和主動(dòng)作為意識(shí)，認(rèn)為檔案材料的收集、整理與歸檔是檔案室或檔案員的事，對(duì)采供血各環(huán)節(jié)和過(guò)程檔案的管理不到位，暫存、交接、整理、裝訂、建檔等環(huán)節(jié)脫節(jié)，檔案管理缺乏堅(jiān)實(shí)整體的暢通的管理流程。四是對(duì)檔案的儲(chǔ)存、查閱、借閱、轉(zhuǎn)存、銷毀等監(jiān)管存在漏洞，使檔案的安全性受到影響。上述情況必然影響了檔案管理的規(guī)范性和有效性。

2.2 檔案整理 缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

采供血專業(yè)機(jī)構(gòu)由于其業(yè)務(wù)工作的特殊性，決定了檔案管理的獨(dú)特性。目前國(guó)家和有關(guān)部門尚沒(méi)有采供血方面檔案管理的專業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)有的機(jī)關(guān)或醫(yī)院的檔案管理模式，也不完全適用于采供血的檔案管理，因此，目前在采供血檔案管理中，對(duì)歸檔文件及質(zhì)量記錄的范圍、鑒定、整理和管理利用等無(wú)標(biāo)準(zhǔn)，很多過(guò)期檔案不能及時(shí)銷毀，導(dǎo)致庫(kù)房漲滿，占用本就有限的庫(kù)存空間，很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，難以保證文件及記錄的齊全，檢索時(shí)難以提供有效檔案。這種“有檔不歸”或“有文必歸”的現(xiàn)象，影響檔案的完整性和系統(tǒng)性?！堆举|(zhì)量管理規(guī)范》提出對(duì)血液采集、檢測(cè)、供血的原始記錄至少保存10年，僅提出了一個(gè)寬泛的保存范圍，但對(duì)于采供血各工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的眾多質(zhì)量記錄并未規(guī)定一個(gè)較清晰的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，各單位依據(jù)各自對(duì)規(guī)范的理解自行制定各類檔案的歸檔要求和保存時(shí)限，造成檔案管理的不規(guī)范。

2.3 缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才

目前許多采供血機(jī)構(gòu)的檔案管理人員為兼職或由普通行政職員擔(dān)任，專業(yè)知識(shí)匱乏；各業(yè)務(wù)科室多沒(méi)有指定的檔案管理員，多未受過(guò)檔案管理方面的培訓(xùn)，造成檔案產(chǎn)生源頭管理不力的現(xiàn)狀。很多單位配備了專業(yè)的檔案專業(yè)管理人員，但又缺乏對(duì)采供血業(yè)務(wù)工作流程的充分了解，不了解業(yè)務(wù)工作和文件產(chǎn)生過(guò)程，以及文件之間的聯(lián)系，整理立卷工作難度大。對(duì)重復(fù)過(guò)程、科室間的業(yè)務(wù)交接、與本科室職能無(wú)關(guān)的參考性材料等，往往被重復(fù)歸檔或忽視歸檔，案卷質(zhì)量也難以保證。

2.4 對(duì)待非紙質(zhì)檔案重視不夠，檔案信息利用有待加強(qiáng)

近年來(lái)，非紙質(zhì)檔案如電子信息、影像、光盤、軟件、通訊等類檔案不斷增多，采供血電子檔案管理中愈加重要，采供血網(wǎng)絡(luò)的安全使用、采供血數(shù)據(jù)定期備份、雙機(jī)備份、異地備份，電子文件的管理等也應(yīng)納入血站檔案管理的范圍，但目前對(duì)這類檔案的重視和管理還不到位、不規(guī)范，影響檔案的完整性。目前對(duì)采供血檔案的使用多是查閱和參考，通過(guò)對(duì)檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分析，在對(duì)檔案信息安全保存的基礎(chǔ)上，為人們的社會(huì)實(shí)踐、科學(xué)研究服務(wù)最大化的實(shí)現(xiàn)檔案信息的作用。

3加強(qiáng)血站檔案管理應(yīng)采取的措施

3.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管

把檔案管理工作擺上采供血質(zhì)量管理的重要位置，落實(shí)到各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)。單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和采供血一線的業(yè)務(wù)人員提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。采供血各科室、各環(huán)節(jié)、各過(guò)程都應(yīng)納入檔案管理的系統(tǒng)工程，在各科室和有關(guān)人員的積極配合和參與下，各種檔案資料的收集、整理、歸檔、管理工作才能落實(shí)到實(shí)處。

3.2 結(jié)合采供血行業(yè)特點(diǎn)，依法規(guī)范檔案管理

貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》的規(guī)范要求，結(jié)合采供血行業(yè)工作特點(diǎn)，是做好血站檔案管理工作的根本。各采供血機(jī)構(gòu)及檔案管理人員，要把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴(yán)格管理；采供血機(jī)構(gòu)或檔案管理部門應(yīng)制定一套適合血站特點(diǎn)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，依照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》的要求，我單位建立了覆蓋包括質(zhì)量記錄在內(nèi)所有工作部門和流程的質(zhì)量管理體系，規(guī)范了采供血工作的歸檔范圍、保管期限及檔案收集、整理、保管和利用的具體要求，在檔案管理上更加規(guī)范。建議進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理的覆蓋面，注重基礎(chǔ)性檔案的管理，將檔案材料形成的各個(gè)環(huán)節(jié)納入管理范圍，保證檔案的完整性；加強(qiáng)對(duì)不歸檔材料的管理，妥善處理和及時(shí)銷毀不歸檔材料；應(yīng)結(jié)合采供血工作特點(diǎn)，理順各類記錄、檔案產(chǎn)生、交接、保存的源頭、過(guò)程及部門規(guī)律，使檔案管理體現(xiàn)行業(yè)特色，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作法制化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3.3提高檔案人員綜合素質(zhì)，提高檔案管理水平

努力創(chuàng)造多種培訓(xùn)、學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，除提高檔案管理知識(shí)水平外，尤其注重檔案管理人員的采供血業(yè)務(wù)知識(shí)的提高，并且注重全員對(duì)檔案管理知識(shí)的普及和培訓(xùn)，形成和諧和順暢的檔案管理流程，在各級(jí)部門和過(guò)程中指定專人兼管各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，強(qiáng)化人人重視檔案意識(shí)，才能使檔案管理的水平不斷提高。

3.4 加快檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案信息利用率

應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)化管理的條件和優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)采供血檔案的電子信息化管理，對(duì)非紙質(zhì)檔案、尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)形成的檔案資料的收集、整理、歸檔和管理；進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，開(kāi)展檔案研究，提高檔案信息的有效利用，為血站管理和采供血工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國(guó)衛(wèi)生部.血站質(zhì)量管理規(guī)范,2006.4.

篇10

（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足，信息化意識(shí)薄弱。學(xué)校檔案的信息化建設(shè)，可以是學(xué)校的檔案資源得到有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和遠(yuǎn)程服務(wù)，有利于節(jié)省檔案管理過(guò)程中的人力物力資源，節(jié)約檔案管理成本。但是當(dāng)前檔案管理的信息化建設(shè)還沒(méi)有引起足夠的重視，特別是采取舊有的檔案管理方法的工作人員，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)還有排斥心理，無(wú)法充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，不能接受信息化的檔案管理工作方法。檔案管理部門，對(duì)檔案信息管理安全性、高效性和信息資源的共享作用認(rèn)識(shí)不足，信息化建設(shè)的意識(shí)淡薄。這些都造成學(xué)校檔案信息化建設(shè)無(wú)法得到有效展開(kāi)。（二）檔案信息化建設(shè)的管理隊(duì)伍薄弱，配套設(shè)施不齊全。檔案管理的信息化建設(shè)需要有專業(yè)的信息化管理隊(duì)伍，這是學(xué)校檔案信息化建設(shè)的必要因素。同時(shí)，信息化建設(shè)需要有與檔案信息化管理相配套的信息化設(shè)施，從而提高信息化水平和檔案管理的效率。當(dāng)前的學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，往往會(huì)利用以往的檔案管理人員進(jìn)行檔案的信息化操作，這些管理人員往往缺乏必要的信息化知識(shí)，無(wú)法對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范高效的信息化操作?，F(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速，知識(shí)技術(shù)的更新快，而學(xué)校的配套設(shè)施往往難以跟上檔案管理信息化建設(shè)的要求，設(shè)備老舊。這些都大大降低了檔案信息化建設(shè)的建設(shè)水平。（三）檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范。無(wú)論是傳統(tǒng)的檔案管理還是檔案的信息化管理，管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化都是檔案管理的重要內(nèi)容。特別是檔案管理的信息化建設(shè)，涉及到相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的使用，規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)則更成為檔案管理科學(xué)性、高效性的重要途徑。當(dāng)前的學(xué)校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還沒(méi)有嚴(yán)格統(tǒng)一的規(guī)范，有些學(xué)校的建設(shè)水平甚至僅僅停留在利用電腦進(jìn)行文字和數(shù)據(jù)的輸入。檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的不規(guī)范，使得檔案信息的查閱、共享都很難實(shí)現(xiàn)。

二、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)，促進(jìn)信息化意識(shí)的提高。學(xué)校檔案管理部門要充分了解和認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案的信息化建設(shè)對(duì)提高學(xué)校檔案管理水平，加強(qiáng)檔案資源共享和學(xué)校之間的檔案交流的重要性。檔案管理的信息化建設(shè)，是提高學(xué)校教學(xué)水平和學(xué)生學(xué)習(xí)方法的重要措施，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，學(xué)生和老師對(duì)學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)和學(xué)習(xí)活動(dòng)都可以通過(guò)更加便捷的方式獲得。學(xué)校也可以通過(guò)信息的分享，加強(qiáng)學(xué)校之間的學(xué)習(xí)和交流，提高學(xué)校自身的建設(shè)水平。對(duì)檔案管理人員的信息化認(rèn)知要加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員信息化管理意識(shí)的提高和檔案知識(shí)的更新?lián)Q代。（二）加強(qiáng)信息化隊(duì)伍建設(shè)和信息化設(shè)施的配置。學(xué)校要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的專業(yè)人才的培訓(xùn)和選拔以及檔案管理人員的更新?lián)Q代。信息化建設(shè)涉及到計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和信息通信技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)的應(yīng)用，這些都需要專業(yè)的技術(shù)人才。學(xué)?？梢岳米陨淼膬?yōu)勢(shì)，在學(xué)校老師和學(xué)生中，選取專業(yè)的技術(shù)和管理人才，并通過(guò)對(duì)以往的管理人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)。同時(shí)，學(xué)校也要加強(qiáng)硬件設(shè)施的配置，促進(jìn)信息化建設(shè)的安全、高效，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施的采購(gòu)和更換力度，建立穩(wěn)定安全的學(xué)校局域網(wǎng)。對(duì)一些管理軟件的技術(shù)性和安全性要有充分的認(rèn)識(shí)，在使用過(guò)程中注意操作的規(guī)范性。（三）規(guī)范檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。學(xué)校的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)格符合國(guó)家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體規(guī)定和要求，在具體的實(shí)施過(guò)程中，要注意加強(qiáng)電子文件的歸檔與管理工作規(guī)范，做到及時(shí)登記、整理、編目、歸檔，并要建立和完善電子文件的接收、采集、保管、保護(hù)和利用等措施。標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，有利于學(xué)校之間和學(xué)校檔案管理部門之間的有效溝通和良好的合作，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息的分享系統(tǒng)，促進(jìn)我國(guó)整體檔案管理信息化的建設(shè)發(fā)展。