導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇辦公室檔案管理職責(zé)，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。

（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對資料進(jìn)行整理、對會議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實(shí)有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級部門及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實(shí)現(xiàn)。

（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)?，F(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮?，F(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對文件進(jìn)行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識，對檔案管理工作相關(guān)的知識與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。

二、 辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現(xiàn)一定問題。

（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進(jìn)行整理、編號后保存，而不具備對資料進(jìn)行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。

（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會出現(xiàn)新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進(jìn)行完善，對于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。

督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識崗位工作及職業(yè)要求，針對自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應(yīng)變，在動態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。

（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動態(tài)化的特點(diǎn)，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。

【參考文獻(xiàn)】

篇2

通常而言，醫(yī)院辦公室檔案管理人員較為穩(wěn)定，可以有效地促進(jìn)檔案管理的延續(xù)性與完整性。在日常工作中，醫(yī)院辦公室檔案進(jìn)行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。

（二）檔案文書工作細(xì)致

檔案質(zhì)量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關(guān)于醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)的媒體相關(guān)報道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理人員緊張

由于工作重點(diǎn)不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)易將重點(diǎn)放在醫(yī)院的硬件建設(shè)與發(fā)展上，對檔案建設(shè)容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現(xiàn)工作人員職責(zé)不明確，保管制度不嚴(yán)格及借閱手續(xù)無章可依的現(xiàn)象。

（二）現(xiàn)代化管理軟件不足

隨著科技水平的發(fā)展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進(jìn)行錄入與編輯，但仍適應(yīng)不了醫(yī)院檔案管理的需求。

（三）檔案收集及歸檔不規(guī)范

醫(yī)院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關(guān)文書。因?yàn)闄n案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質(zhì)量。

三、醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用

（一）優(yōu)質(zhì)醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分

辦公室檔案是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要見證，對檔案進(jìn)行合理化管理，其質(zhì)量的提高可以提升醫(yī)院的品牌形象。在實(shí)際工作過程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予足夠重視，除了完善各項(xiàng)規(guī)章制度，保持檔案“藏“的功能外，對檔案價值進(jìn)行合理開發(fā)也應(yīng)該提上重要的議事日程。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理，可以真正達(dá)到“以檔案促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，以檔案成就醫(yī)院品牌”的效果。

（二）完整的醫(yī)院辦公室檔案管理促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)與提升

辦公室檔案管理工作重點(diǎn)應(yīng)該是保持檔案的完整性。同時應(yīng)努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應(yīng)定期對醫(yī)院辦公室管理工作進(jìn)行督查與考核，以保證檔案管理工作的質(zhì)量。對一些臨床糾紛案件檔案，應(yīng)注重對其檔案價值的開發(fā)。完整收集糾紛檔案，仔細(xì)分析醫(yī)院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報告后，供醫(yī)院決策者在今后工作中進(jìn)行借鑒與指導(dǎo)。

（三）延續(xù)的醫(yī)院辦公室檔案有利于促進(jìn)醫(yī)院迎檢與審核

為了更好地規(guī)范醫(yī)院管理與質(zhì)量控制，每年或者每幾年會對醫(yī)院進(jìn)行分級管理考核與檢查。在各項(xiàng)檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規(guī)范性文書及指導(dǎo)性規(guī)章制度。檔案管理的延續(xù)性就可以幫助醫(yī)院從容應(yīng)對各項(xiàng)檢查，真正做到有備無患。

（四）規(guī)范的醫(yī)院辦公室檔案管理可以促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員素質(zhì)的提高

檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機(jī)關(guān)取證的重要證據(jù)。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對醫(yī)院各科室進(jìn)行檔案相關(guān)知識的培訓(xùn)，告知檔案的用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范及歸檔規(guī)范。有條件的，可以在各科室抽調(diào)專人進(jìn)行檔案管理。

（五）醫(yī)院辦公室檔案價值的開發(fā)利用可以促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展

醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要?dú)v史憑證。對其完整、延續(xù)性的歸檔后，合理正確地開發(fā)其價值，可以促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。根據(jù)醫(yī)院工作的特點(diǎn)，可以對三類檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理，分別為“醫(yī)德醫(yī)風(fēng)類”“繼續(xù)再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫(yī)務(wù)人員相關(guān)。醫(yī)學(xué)知識更新速度快，醫(yī)療舉措日新月異，醫(yī)務(wù)人員對新知識對醫(yī)療舉措的渴求更明顯。醫(yī)務(wù)人員是醫(yī)院發(fā)展的核心力量，可以最大限度地增強(qiáng)醫(yī)院的核心競爭力。醫(yī)院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對這三類檔案進(jìn)行信息分析，了解醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的動態(tài)變化，了解醫(yī)務(wù)人員開展繼續(xù)再教育的現(xiàn)狀及趨勢。所進(jìn)行的分析報告，可以為醫(yī)院決策者提供參考，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員整體水平的提高。

（六）網(wǎng)絡(luò)化醫(yī)院檔案管理可以促進(jìn)節(jié)約型醫(yī)院建設(shè)

檔案以文書類居多，每年醫(yī)院都會有大量的醫(yī)療相關(guān)檔案歸檔。按國家規(guī)定，醫(yī)療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長時間。醫(yī)院為了保存相關(guān)檔案，需要花巨資添置相關(guān)設(shè)備。推行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理后，醫(yī)院信息化進(jìn)程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數(shù)字化影像可以減少沖洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節(jié)約了檔案成本。有報道稱，某醫(yī)院2009年被選全院科室檔案網(wǎng)絡(luò)化管理后，共為醫(yī)院節(jié)約270余萬元。同時，網(wǎng)絡(luò)化辦公室檔案管理后，可以根據(jù)醫(yī)院每個科室的特點(diǎn)，由檔案秘書自行設(shè)立分類要求，明確細(xì)致地填寫相關(guān)檔案內(nèi)容，有效地提升醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量。

篇3

（二）?錄各單位發(fā)展歷程。通過對辦公室文書檔案資料進(jìn)行收集、記錄和歸檔，更好地記錄單位的發(fā)展歷程，科學(xué)和規(guī)范地對單位運(yùn)營中產(chǎn)生的書面材料進(jìn)行整合，能夠?yàn)閱挝幌嚓P(guān)人員對資料的查閱和使用提供更多的便利條件。

（三）便于管理者進(jìn)行決策。辦公室文書檔案記錄了單位的發(fā)展情況，能夠?yàn)閱挝桓黜?xiàng)決策提供重要的參考，而且通過辦公室文書檔案能夠更好地了解和掌握單位實(shí)際運(yùn)營情況，并與單位的發(fā)展方向有效結(jié)合，從而為單位發(fā)展計(jì)劃的制定及各項(xiàng)重要事件決策提供重要的依據(jù)。

二、做好辦公室文書檔案收集和歸檔工作的措施

（一）加強(qiáng)文書檔案收集和歸檔的宣傳工作。通過對文書檔案收集和歸檔工作進(jìn)行宣傳，可以為后續(xù)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。在文書檔案管理工作中，可以采用多種方式來強(qiáng)化檔案收集和歸檔工作的宣傳，努力提高檔案管理人員的檔案管理意識和工作積極性。同時單位管理層也要充分利用多媒體宣傳手段，加大對文書檔案重要性的宣傳力度，進(jìn)一步對文書檔案管理方法進(jìn)行規(guī)范，強(qiáng)化文書檔案核查力度，進(jìn)一步提高文書檔案管理的質(zhì)量。而且通過做好宣傳工作，可以使員工對文書檔案的重要作用有一個深入的了解，從而在日常工作中能夠更好地協(xié)助檔案管理人員做好檔案的收集和歸檔工作，提高文書檔案的真實(shí)性和完整性，確保辦公室文書檔案收集和歸檔水平的全面提升。

（二）完善文書檔案的收集和歸檔工作管理制度。為了更好地做好辦公室文書檔案的收集和歸檔工作，需要對文書檔案收集時間、保管期限、歸檔范圍和注意事項(xiàng)等進(jìn)行細(xì)化和明確，針對單位實(shí)際情況進(jìn)一步對文書檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確，制定合理的職責(zé)分工制度，實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案的統(tǒng)一集中保管。同時各單位還要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際需要來對文書檔案管理制度和管理方法進(jìn)行更新和改進(jìn)，從而更好地滿足文書檔案收集和歸檔的需求。

（三）加強(qiáng)臨時性檔案文件材料的收集。在部分人員調(diào)動或是離職過程中，會有少量文件遺留在這些人手中，導(dǎo)致文件資料無法及時歸檔，甚至出現(xiàn)丟失的情況。因此文書檔案管理人員要定期對上一年度的文書檔案進(jìn)行收集和整理，特別要重視日常工作中臨時性檔案資料的收集工作。在人員調(diào)動或是離職時及時做好文件材料的移交和接收工作，并將收集完整的檔案文件打印移交清單和移交目錄，移交人與接收人簽字，確保文件材料及時歸檔，為檔案文件的后續(xù)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

篇4

應(yīng)用信息技術(shù)能夠使辦公室文書檔案管理工作更為快捷、便利，還能對各單位的長遠(yuǎn)發(fā)展起到推動作用，并使辦公室文書檔案管理的質(zhì)量得到有效提升。本文主要闡述了辦公室文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題，提出在信息社會背景下如何改革并創(chuàng)新辦公室文書檔案管理工作。

一、辦公室文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題與困境

近年來，文書檔案的數(shù)量隨著各單位的發(fā)展而不斷增多，從而凸顯了原本隱藏在深處的一些不足與弊端，影響了企事業(yè)單位的發(fā)展。因此，認(rèn)真地面對辦公室文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題與困境，單位內(nèi)部各部門之間的有效溝通才能得以實(shí)現(xiàn)。

（一）缺乏整體的文書檔案整理規(guī)劃。在信息化檔案管理中，電子存檔系統(tǒng)是一個重要的組成部分，該系統(tǒng)雖然能夠?qū)n案管理的系統(tǒng)化與規(guī)范化起到幫助作用，但是整體規(guī)劃性較弱，該系統(tǒng)缺失了協(xié)調(diào)運(yùn)作模式，導(dǎo)致無法信息化地自動生成各部門的文書管理歸檔，對管理工作形成了阻礙，因此應(yīng)對文書檔案進(jìn)行整體的協(xié)調(diào)與規(guī)劃。

（二）文書檔案管理人員的認(rèn)知水平不一。將信息技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理中，需要高業(yè)務(wù)水平與高綜合素質(zhì)的管理人員進(jìn)行操作。但是，由于個體間具有不同的認(rèn)知水平與不同的操作能力，而檔案管理工作的智能化與科學(xué)化均需要較高的技術(shù)水平與認(rèn)知能力，因此容易在檔案管理工作中產(chǎn)生問題。

（三）忽視了文書檔案管理工作，檔案價值沒有得到發(fā)揮。單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的關(guān)注度較低，導(dǎo)致檔案價值無法得到充分的發(fā)揮，而檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行與資金投入均較為滯后，并出現(xiàn)信息不匹配等現(xiàn)象。因此，應(yīng)對辦公室文書檔案管理機(jī)制進(jìn)行不斷完善，并對其有效價值進(jìn)行充分利用，才能保證單位文書檔案管理工作能夠順利地發(fā)展。

二、在信息社會背景下如何改革辦公室文書檔案管理工作

（一）實(shí)施“三全”管理?！叭惫芾碇傅氖侨^程管理、全員管理以及全方位管理。在全過程管理中，起點(diǎn)為檔案形成，終點(diǎn)為歸檔。由起點(diǎn)到終點(diǎn)的過程中，相關(guān)管理人員應(yīng)抓住重點(diǎn)，制定并實(shí)行科學(xué)的管理規(guī)劃，重點(diǎn)發(fā)展管理工作的科學(xué)性。在搜集材料時，對相關(guān)信息進(jìn)行有效、科學(xué)地整理，以防檔案中混入虛假信息，并使信息搜集的準(zhǔn)確性得到保證。在歸檔時，應(yīng)對檔案文書的寫作進(jìn)行規(guī)范，同時應(yīng)統(tǒng)一將檔案進(jìn)行分類編號。在全員管理中，應(yīng)建立單位所有員工的檔案，并將每一位員工的工作性質(zhì)進(jìn)行標(biāo)注，統(tǒng)一管理所有的文書檔案，并落實(shí)各部門的責(zé)任；同時將單位員工配合檔案管理工作的積極性進(jìn)行調(diào)動，實(shí)現(xiàn)“人人負(fù)責(zé)，人人監(jiān)管”。在全方位管理中，應(yīng)注意檔案管理工作的安全隱蔽性，應(yīng)統(tǒng)一管理相關(guān)部門，并均衡其力量；重視檔案的安全，避免產(chǎn)生信息外漏而對單位或員工個人產(chǎn)生不良影響。

（二）實(shí)施“三化”管理。“三化”管理指的是精細(xì)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。在管理文書檔案時，應(yīng)結(jié)合單位的具體發(fā)展情況進(jìn)行管理，通過“三化”管理能夠使辦公室檔案管理的系統(tǒng)化得以實(shí)現(xiàn)。管理與編制文書檔案時，應(yīng)遵循“標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、上下一致”的管理模式，使檔案管理信息技術(shù)化，與時展相適應(yīng)。雙重備份檔案的文檔版與電子版，并采用機(jī)讀模式管理檢索式的文檔，避免產(chǎn)生因?yàn)橐馔饣蚝诳驮斐呻娔X信息缺失的情況。

三、對辦公室文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新

（一）創(chuàng)建科學(xué)的文書檔案管理系統(tǒng)。規(guī)范地管理辦公室文書檔案，并創(chuàng)建科學(xué)的文書檔案管理系統(tǒng)，將檔案進(jìn)行分類，主要分為一般、秘密、機(jī)密以及絕密四種形式；建檔管理工作應(yīng)根據(jù)文件的機(jī)密等級進(jìn)行展開，收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀這個順序是檔案的歸檔順序。在一個單位中，只有擁有閱文資格的管理人員與起草人才能批示機(jī)密的等級；當(dāng)文件起草與建檔時，應(yīng)遵循相應(yīng)的規(guī)章制度，嚴(yán)格、細(xì)心地對檔案進(jìn)行分類與歸檔。

（二）提高k公室文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。辦公室管理文書檔案的工作人員首先應(yīng)具有強(qiáng)烈的保密意識，才能使歸檔、建檔的管理水平得到提高。檔案管理人員不僅應(yīng)對自身行為進(jìn)行規(guī)范，并明確自己職責(zé)所在，同時還應(yīng)掌握檔案管理的方法，并遵循保密制度，及時地銷毀不易泄露且無價值的文件。提高辦公室文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，能夠使檔案管理工作的規(guī)范性得到提升。

（三）完善文書檔案管理制度。單位相關(guān)管理人員應(yīng)完善、規(guī)范文書檔案管理制度，叮囑辦公室檔案管理人員在工作時一定要遵守規(guī)章制度，從而在實(shí)現(xiàn)責(zé)任分工化的同時提升管理工作效率。首先，不同內(nèi)容的文件應(yīng)給予明確的責(zé)任分工。其次，分離具有公眾內(nèi)容與保密內(nèi)容的文件，使信息化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)分離得以實(shí)現(xiàn)。最后，對辦公室文書檔案的防護(hù)措施進(jìn)行加強(qiáng)，可在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝報警、防火墻等安全軟件，阻止檔案泄露的情況發(fā)生。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳黎.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（01）：191+194.

[2]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案，2016（03）：57-58.

篇5

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。

4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4.檔案借閱者必須做到：

①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

篇6

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）11-00-01

一、辦公室檔案管理現(xiàn)存的問題

1.檔案管理的意識不強(qiáng)，管理方式有待更新

由于我國檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)還沒有跟上社會需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業(yè)的人士來從事，這就導(dǎo)致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識不強(qiáng)。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對日常材料的搜集和保存，工作中的責(zé)任心有待進(jìn)一步加強(qiáng)。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統(tǒng)的模式，并沒有跟上時展的步伐，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對檔案管理重要性的認(rèn)識。

2.辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高

由于我國教育體制培養(yǎng)出來的專業(yè)檔案管理人才還不能滿足社會的需求，因此，在現(xiàn)代社會中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項(xiàng)工作的，這就產(chǎn)生了工作人員的專業(yè)知識不夠的問題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問題。其次，隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時代的步伐，在檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應(yīng)的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。在面對這些問題的時候，現(xiàn)代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業(yè)技能相對缺乏、專業(yè)水平相對較低、缺乏足夠的運(yùn)用現(xiàn)代辦公軟件的能力等問題。因此，認(rèn)真對待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問題是必須的，也是現(xiàn)代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問題。

3.辦公室檔案管理的信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

現(xiàn)代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進(jìn)行記錄和整理。由于現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設(shè)還沒有完全成熟，很多硬件設(shè)施沒有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。其次，國家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。多種類型數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上，沒有建立系統(tǒng)型的管理模式。

二、如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作，提高工作效率

辦公室的檔案管理十分重要，因?yàn)樗k公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展具有直接的聯(lián)系，　辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強(qiáng)對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度?！∷?，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進(jìn)：

1.完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系

現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨(dú)將這兩個工作分開，應(yīng)該將其結(jié)合在一起進(jìn)行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過程中更能適應(yīng)，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應(yīng)該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應(yīng)的程序進(jìn)行，促進(jìn)單位檔案管理的體系建設(shè)。

2.增強(qiáng)單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念

由于我國現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識不夠強(qiáng)，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國檔案管理工作難以得到較大的進(jìn)步，因此，增強(qiáng)單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認(rèn)識，立足于我國辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)，應(yīng)該堅(jiān)持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標(biāo)的辦公室檔案管理意識。無論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識樹立，都需要包含單位檔案管理的意識。在單位的檔案管理運(yùn)行中強(qiáng)化崗位責(zé)任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強(qiáng)化檔案管理工作人員的愛崗敬業(yè)意識，強(qiáng)化單位檔案管理體系建設(shè)。

3.加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能

由于我國單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業(yè)的檔案管理技能，因此，加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)工作是十分重要的。筆者認(rèn)為應(yīng)該采用不同的方式通過不同的渠道對辦公室檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，盡量提高工作人員的專業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強(qiáng)專業(yè)技能的培訓(xùn)；其次還要加強(qiáng)自身對于辦公室檔案管理工作的責(zé)任心；再次就是要認(rèn)真做好部門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應(yīng)該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，以提高工作人員的檔案管理技能。

4.強(qiáng)化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作。　首先，要規(guī)范檔案的范文，對檔案進(jìn)行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進(jìn)行整理和保管；　然后，　要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門別類之后，要對檔案再進(jìn)行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對檔案再進(jìn)行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實(shí)現(xiàn)對檔案的網(wǎng)上管理。

參考文獻(xiàn)：

篇7

二、 歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、 檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1.

公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.

在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.

凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。

4.

各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.

檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.

公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、 檔案的借閱

1.

總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.

因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.

公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4.

檔案借閱者必須做到：

① 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1.

公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.

當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.

凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

4.

篇8

辦公室的主要職能是服務(wù)。服務(wù)工作搞得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)、科室和群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標(biāo)準(zhǔn)。為此，我們圍繞確保養(yǎng)老金按時足額發(fā)放、養(yǎng)老保險擴(kuò)面和關(guān)系接續(xù)等中心工作，著眼全局，不斷提高服務(wù)意識。

——超前服務(wù)意識。在辦公室工作中，我們注重調(diào)動工作人員的主動性和積極性，要求做到腦勤、手勤、腿勤、口勤，凡事想在前、做在前、服務(wù)在前，明確任務(wù)要求，并按照分工負(fù)責(zé)的原則抓落實(shí)，形成了布置、落實(shí)、監(jiān)督、檢查反饋、緊密銜接、運(yùn)轉(zhuǎn)暢通的工作機(jī)制，避免了“領(lǐng)導(dǎo)說了再干、催了再辦、推了再轉(zhuǎn)”的被動應(yīng)付、工作滯后問題的發(fā)生，使辦公室真正成為領(lǐng)導(dǎo)稱職的參謀助手。

——協(xié)調(diào)服務(wù)意識。對局內(nèi)部科室，我們強(qiáng)調(diào)辦公室工作人員要有顧全大局、團(tuán)結(jié)協(xié)調(diào)意識，按照“有理、有節(jié)、有度”的原則，對領(lǐng)導(dǎo)決定的工作主動協(xié)調(diào)，對一些急事、要事和難度較大的工作及時協(xié)調(diào)，對領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和群眾關(guān)注的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題著力協(xié)調(diào)，并時刻注意協(xié)調(diào)方式、方法和效果，使問題及時有效地得到解決，從而避免了科室之間相互掣肘、“雞毛”擋車現(xiàn)象的發(fā)生，較好地發(fā)揮了“喉舌”作用，保證了政令暢通。

——日常服務(wù)意識。接聽電話、收發(fā)文件、編發(fā)信息等，這些工作看起來是小事，耽誤了就是大事。為此，我們在工作中力求做到積極主動，一絲不茍地進(jìn)行縝密處理，確保了辦公室日常工作的順利進(jìn)行。

——為群眾服務(wù)意識。我們除積極推行政務(wù)公開、大力實(shí)施“民心工程”外，還在勞動和社會保障系統(tǒng)內(nèi)率先實(shí)行了首問負(fù)責(zé)制，規(guī)定工作人員對每一位來電、來信、來訪的群眾都要熱忱服務(wù)、負(fù)責(zé)到底，能作答復(fù)的，及時答復(fù)，不能答復(fù)的，要耐心做好解釋工作，不是職責(zé)范圍內(nèi)的，要指引、帶領(lǐng)來電來訪群眾到相關(guān)科室，決不能在工作中出現(xiàn)相互推諉、相互扯皮問題，杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”現(xiàn)象發(fā)生。

二、協(xié)調(diào)各方，強(qiáng)化綜合管理職能。

近年來，在辦公室管理工作中，狠抓綜合管理不放松，進(jìn)一步健全和完善了內(nèi)部管理體系，使我局辦公室工作基本實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、優(yōu)質(zhì)化、高效化管理，為我局各項(xiàng)工作開展創(chuàng)造了良好條件。

——綜合協(xié)調(diào)，形成推動工作的整體合力。為做好綜合協(xié)調(diào)工作，我們從建立制度入手，規(guī)范程序、理順關(guān)系、明確職責(zé)，形成了科學(xué)、規(guī)范、有序的綜合協(xié)調(diào)工作機(jī)制。一是建立健全了黨政聯(lián)席會議制度，傳達(dá)上級有關(guān)重要會議，討論研究報請上級審定的重要事項(xiàng)，決定其它需要領(lǐng)導(dǎo)集體決定的重要事項(xiàng)等；二是建立健全辦公會、專題業(yè)務(wù)工作會制度，學(xué)習(xí)和傳達(dá)上級的重要文件、重要會議精神，研究貫徹實(shí)施意見，聽取各科室匯報階段性的工作，并對下一步工作進(jìn)行部署安排；三是辦公室積極加強(qiáng)與業(yè)務(wù)科室的溝通，盡力發(fā)揮好上傳下達(dá)、聯(lián)絡(luò)左右、協(xié)調(diào)各方的樞紐作用。通過以上制度，在全局上下形成了規(guī)范的協(xié)調(diào)工作機(jī)制，對重要工作、重大問題及時聯(lián)系，互相溝通，統(tǒng)一步調(diào)，整個工作出現(xiàn)了圍繞中心、整體聯(lián)動、互相配合的良好局面。

——嚴(yán)格考核，認(rèn)真實(shí)行目標(biāo)管理制度。每年年初，根據(jù)省下達(dá)年度工作任務(wù)，我們及時制訂年度工作目標(biāo)計(jì)劃，并對執(zhí)行情況進(jìn)行檢查督辦，嚴(yán)格考核，認(rèn)真實(shí)行目標(biāo)考核管理。一是簽訂目標(biāo)責(zé)任書，局長為第一責(zé)任人，分管副局長為第二責(zé)任人，科室負(fù)責(zé)人專管，層層簽訂目標(biāo)責(zé)任書，落實(shí)管理責(zé)任到人。二是實(shí)行定時定量考核制、專人專班負(fù)責(zé)制，細(xì)化和量化各項(xiàng)工作指標(biāo)，將全年工作目標(biāo)管理考核的內(nèi)容分為量化、質(zhì)化、黨風(fēng)廉政建設(shè)三大塊，量化目標(biāo)根據(jù)各科室的工作職責(zé)分別制定，考核內(nèi)容和考核標(biāo)準(zhǔn)全部用數(shù)字、百分比進(jìn)行量化；質(zhì)化目標(biāo)則分解成領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍思想政治建設(shè)、文明創(chuàng)建、綜合治理等六個方面。三是強(qiáng)化措施，嚴(yán)格考核。為確保考核工作順利進(jìn)行，防止流于形式，我們成立了“量質(zhì)化目標(biāo)管理考核領(lǐng)導(dǎo)小組”，實(shí)行平時考核與集中考核相結(jié)合的方式，按月通報考核情況，并制定嚴(yán)格的獎懲措施，確保目標(biāo)考核落到實(shí)處。

——健全制度，提高規(guī)范化管理水平。按照《湖北省養(yǎng)老保險管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃》的思路和方法，我們從健全制度入手，規(guī)范工作程序，明確職責(zé)范圍、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善涉及辦公室工作的一系列 規(guī)章制度，確保了辦公室工作快速高效運(yùn)轉(zhuǎn)。一是由辦公室承辦的全局性工作的規(guī)章制度，如辦事議事規(guī)則、會議制度、學(xué)習(xí)制度等管理規(guī)程；二是辦公室承擔(dān)的各項(xiàng)工作的規(guī)章制度，包括辦公室公文處理、檔案工作、文印管理、綜合治理、財(cái)務(wù)管理、后勤服務(wù)等工作制度；三是將工作紀(jì)律、科室工作職責(zé)等制度制成標(biāo)牌，統(tǒng)一懸掛在一樓社會保險申報服務(wù)大廳的墻上，提高政務(wù)公開透明度，認(rèn)真接受群眾監(jiān)督。

三、夯實(shí)基礎(chǔ)，全力抓好內(nèi)部管理。

內(nèi)部管理是全局工作的基礎(chǔ)，也是辦公室的重要工作。在內(nèi)部管理工作中，我們不斷加大力度，堅(jiān)持做到：

——實(shí)行陽光財(cái)務(wù)。我們以機(jī)構(gòu)改革為契機(jī)，全面推進(jìn)了財(cái)務(wù)制度改革。一是嚴(yán)格遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，局經(jīng)費(fèi)收支由基金管理科移交到辦公室，既便于和市勞動保障局對口管理，又增強(qiáng)了聚財(cái)能力。二是改過去科室分散收費(fèi)為局辦公室集中收費(fèi)，規(guī)范了票據(jù)管理，堵塞了收費(fèi)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的各種漏洞，又便于辦公室及時掌握各科室的收費(fèi)情況，有效預(yù)防各科室坐收坐支、私設(shè)小金庫現(xiàn)象的發(fā)生。三是實(shí)行陽光財(cái)務(wù)，細(xì)化定額標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按員支出，按月公布全局經(jīng)費(fèi)收支情況，重大經(jīng)費(fèi)開支由集體研究決定，財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)了全透明管理。四是按照《局經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理制度》，遵守審批程序，嚴(yán)格執(zhí)行了財(cái)務(wù)報銷審批制度。

——注重信息宣傳。隨著國有企業(yè)改革的不斷深入，養(yǎng)老保險工作的新熱點(diǎn)、新難點(diǎn)層出不窮，如何捕捉其中的問題，讓參保人員了解政策、熟悉政策、運(yùn)用政策，成為擺在宣傳工作面前的一道新課題。為創(chuàng)造良好輿論氛圍，使養(yǎng)老保險工作向縱深發(fā)展，我們從三個方面做好了宣傳工作：一是適時開展對上宣傳報道工作，近兩年來累計(jì)在各級報刊媒體發(fā)表宣傳稿件余篇。二是加大本地新聞媒體宣傳力度，通過報紙、電視、電臺等媒體，使“參加養(yǎng)老保險、安度幸福晚年”的道理逐步深入民心。三是舉辦養(yǎng)老保險政策培訓(xùn)班，開展上街咨詢活動，深入企業(yè)和參保人員開展宣傳工作。為及時反映養(yǎng)老保險工作動態(tài)，我們還將各項(xiàng)工作進(jìn)展情況、工作難點(diǎn)撰寫成簡報，報送各級勞動保障行政部門和各級領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)部門，引起大家對養(yǎng)老保險工作的重視，并建立了內(nèi)部養(yǎng)老保險工作通報制度，按月通報養(yǎng)老保險工作進(jìn)展情況，起到表揚(yáng)先進(jìn)、激勵后進(jìn)的作用。

——重視檔案管理。在檔案管理工作中，我們不斷加大檔案管理力度，狠抓軟、硬件建設(shè)，檔案管理水平在晉升省一級基礎(chǔ)上得到了進(jìn)一步提高。一是配備專人，建立綜合檔案室，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并定期總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，找出薄弱環(huán)節(jié)，狠抓整改，提高了檔案管理工作質(zhì)量。二是在檔案管理工作中，對文字材料實(shí)行定期收集，年終進(jìn)行清理和核對后，認(rèn)真分類組卷，把好案卷質(zhì)量關(guān)。三是編制了案卷文件目錄、離退休人員目錄、養(yǎng)老保險卡片目錄等多種檢索工具，并利用館藏檔案資料組編有關(guān)專題和文件匯集、全宗介紹等文字資料，并主動為局領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)科室提供檔案服務(wù)。四是提高檔案管理自動化水平，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案分類、組卷、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，為查閱資料提供了極大的便利，得到了各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大參保單位的好評。

四、推行“五優(yōu)”，全面提高工作質(zhì)量。

面對新形勢和新任務(wù)，養(yǎng)老保險事業(yè)發(fā)展日新月異，為高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的完成各項(xiàng)辦公室工作，我們在辦公室工作中認(rèn)真推行“五優(yōu)”，以全面提高工作質(zhì)量。

——業(yè)績優(yōu)秀。我們鼓勵辦公室工作人員在工作中樹立管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，勇爭一流工作業(yè)績的意識，特別是要有良好的敬業(yè)態(tài)度和精神風(fēng)貌，牢固樹立大局意識、中心意識，自覺地將個人利益服從群眾利益、部門利益、組織利益。近年來，養(yǎng)老保險工作重要性日益突出，文件多、材料多、檢查多，辦公室工作量非常大，經(jīng)常加班加點(diǎn)，但大家絲毫沒有怨言，團(tuán)結(jié)協(xié)作，努力克服各種困難，全身心地投入到工作中，出色地完成了各項(xiàng)工作任務(wù)，使我局養(yǎng)老保險工作得到了各級領(lǐng)導(dǎo)和上級部門的肯定。

——作風(fēng)優(yōu)良。我們把“忠誠進(jìn)取，求實(shí)創(chuàng)新，公正廉潔，團(tuán)結(jié)奉獻(xiàn)”作為辦公室工作人員行為準(zhǔn)則，要求大家在工作作風(fēng)上做到既“實(shí)”又“快”。一方面，抓工作求真務(wù)實(shí)，向上匯報情況要實(shí)，提供的各類信息要實(shí)。另一方面，要做到反應(yīng)、思考問題快、工作節(jié)奏快和對科室和群眾提出問題的答復(fù)要快。

——服務(wù)優(yōu)質(zhì)。除實(shí)行首問負(fù)責(zé)制外，我們還要求辦公室工作人員切實(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)作風(fēng)，按照機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)的“六個一”作好各種接待工作，做到文明服務(wù)、禮貌接待，樹立辦公室工作人員良好的聲譽(yù)和形象。

篇9

辦公室的主要職能是服務(wù)。服務(wù)工作搞得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)、科室和群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標(biāo)準(zhǔn)。為此，我們圍繞確保養(yǎng)老金按時足額發(fā)放、養(yǎng)老保險擴(kuò)面和關(guān)系接續(xù)等中心工作，著眼全局，不斷提高服務(wù)意識。

——超前服務(wù)意識。在辦公室工作中，我們注重調(diào)動工作人員的主動性和積極性，要求做到腦勤、手勤、腿勤、口勤，凡事想在前、做在前、服務(wù)在前，明確任務(wù)要求，并按照分工負(fù)責(zé)的原則抓落實(shí)，形成了布置、落實(shí)、監(jiān)督、檢查反饋、緊密銜接、運(yùn)轉(zhuǎn)暢通的工作機(jī)制，避免了“領(lǐng)導(dǎo)說了再干、催了再辦、推了再轉(zhuǎn)”的被動應(yīng)付、工作滯后問題的發(fā)生，使辦公室真正成為領(lǐng)導(dǎo)稱職的參謀助手。

——協(xié)調(diào)服務(wù)意識。對局內(nèi)部科室，我們強(qiáng)調(diào)辦公室工作人員要有顧全大局、團(tuán)結(jié)協(xié)調(diào)意識，按照“有理、有節(jié)、有度”的原則，對領(lǐng)導(dǎo)決定的工作主動協(xié)調(diào)，對一些急事、要事和難度較大的工作及時協(xié)調(diào)，對領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和群眾關(guān)注的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題著力協(xié)調(diào)，并時刻注意協(xié)調(diào)方式、方法和效果，使問題及時有效地得到解決，從而避免了科室之間相互掣肘、“雞毛”擋車現(xiàn)象的發(fā)生，較好地發(fā)揮了“喉舌”作用，保證了政令暢通。

——日常服務(wù)意識。接聽電話、收發(fā)文件、編發(fā)信息等，這些工作看起來是小事，耽誤了就是大事。為此，我們在工作中力求做到積極主動，一絲不茍地進(jìn)行縝密處理，確保了辦公室日常工作的順利進(jìn)行。

——為群眾服務(wù)意識。我們除積極推行政務(wù)公開、大力實(shí)施“民心工程”外，還在勞動和社會保障系統(tǒng)內(nèi)率先實(shí)行了首問負(fù)責(zé)制，規(guī)定工作人員對每一位來電、來信、來訪的群眾都要熱忱服務(wù)、負(fù)責(zé)到底，能作答復(fù)的，及時答復(fù)，不能答復(fù)的，要耐心做好解釋工作，不是職責(zé)范圍內(nèi)的，要指引、帶領(lǐng)來電來訪群眾到相關(guān)科室，決不能在工作中出現(xiàn)相互推諉、相互扯皮問題，杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”現(xiàn)象發(fā)生。

二、協(xié)調(diào)各方，強(qiáng)化綜合管理職能。

近年來，在辦公室管理工作中，狠抓綜合管理不放松，進(jìn)一步健全和完善了內(nèi)部管理體系，使我局辦公室工作基本實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、優(yōu)質(zhì)化、高效化管理，為我局各項(xiàng)工作開展創(chuàng)造了良好條件。

——綜合協(xié)調(diào)，形成推動工作的整體合力。為做好綜合協(xié)調(diào)工作，我們從建立制度入手，規(guī)范程序、理順關(guān)系、明確職責(zé)，形成了科學(xué)、規(guī)范、有序的綜合協(xié)調(diào)工作機(jī)制。一是建立健全了黨政聯(lián)席會議制度，傳達(dá)上級有關(guān)重要會議，討論研究報請上級審定的重要事項(xiàng)，決定其它需要領(lǐng)導(dǎo)集體決定的重要事項(xiàng)等；二是建立健全辦公會、專題業(yè)務(wù)工作會制度，學(xué)習(xí)和傳達(dá)上級的重要文件、重要會議精神，研究貫徹實(shí)施意見，聽取各科室匯報階段性的工作，并對下一步工作進(jìn)行部署安排；三是辦公室積極加強(qiáng)與業(yè)務(wù)科室的溝通，盡力發(fā)揮好上傳下達(dá)、聯(lián)絡(luò)左右、協(xié)調(diào)各方的樞紐作用。通過以上制度，在全局上下形成了規(guī)范的協(xié)調(diào)工作機(jī)制，對重要工作、重大問題及時聯(lián)系，互相溝通，統(tǒng)一步調(diào)，整個工作出現(xiàn)了圍繞中心、整體聯(lián)動、互相配合的良好局面。

——嚴(yán)格考核，認(rèn)真實(shí)行目標(biāo)管理制度。每年年初，根據(jù)省下達(dá)年度工作任務(wù)，我們及時制訂年度工作目標(biāo)計(jì)劃，并對執(zhí)行情況進(jìn)行檢查督辦，嚴(yán)格考核，認(rèn)真實(shí)行目標(biāo)考核管理。一是簽訂目標(biāo)責(zé)任書，局長為第一責(zé)任人，分管副局長為第二責(zé)任人，科室負(fù)責(zé)人專管，層層簽訂目標(biāo)責(zé)任書，落實(shí)管理責(zé)任到人。二是實(shí)行定時定量考核制、專人專班負(fù)責(zé)制，細(xì)化和量化各項(xiàng)工作指標(biāo)，將全年工作目標(biāo)管理考核的內(nèi)容分為量化、質(zhì)化、黨風(fēng)廉政建設(shè)三大塊，量化目標(biāo)根據(jù)各科室的工作職責(zé)分別制定，考核內(nèi)容和考核標(biāo)準(zhǔn)全部用數(shù)字、百分比進(jìn)行量化；質(zhì)化目標(biāo)則分解成領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍思想政治建設(shè)、文明創(chuàng)建、綜合治理等六個方面。三是強(qiáng)化措施，嚴(yán)格考核。為確保考核工作順利進(jìn)行，防止流于形式，我們成立了“量質(zhì)化目標(biāo)管理考核領(lǐng)導(dǎo)小組”，實(shí)行平時考核與集中考核相結(jié)合的方式，按月通報考核情況，并制定嚴(yán)格的獎懲措施，確保目標(biāo)考核落到實(shí)處。

——健全制度，提高規(guī)范化管理水平。按照《湖北省養(yǎng)老保險管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃》的思路和方法，我們從健全制度入手，規(guī)范工作程序，明確職責(zé)范圍、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善涉及辦公室工作的一系列規(guī)章制度，確保了辦公室工作快速高效運(yùn)轉(zhuǎn)。一是由辦公室承辦的全局性工作的規(guī)章制度，如辦事議事規(guī)則、會議制度、學(xué)習(xí)制度等管理規(guī)程；二是辦公室承擔(dān)的各項(xiàng)工作的規(guī)章制度，包括辦公室公文處理、檔案工作、文印管理、綜合治理、財(cái)務(wù)管理、后勤服務(wù)等工作制度；三是將工作紀(jì)律、科室工作職責(zé)等制度制成標(biāo)牌，統(tǒng)一懸掛在一樓社會保險申報服務(wù)大廳的墻上，提高政務(wù)公開透明度，認(rèn)真接受群眾監(jiān)督。

三、夯實(shí)基礎(chǔ)，全力抓好內(nèi)部管理。

內(nèi)部管理是全局工作的基礎(chǔ)，也是辦公室的重要工作。在內(nèi)部管理工作中，我們不斷加大力度，堅(jiān)持做到：

——實(shí)行陽光財(cái)務(wù)。我們以機(jī)構(gòu)改革為契機(jī)，全面推進(jìn)了財(cái)務(wù)制度改革。一是嚴(yán)格遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，局經(jīng)費(fèi)收支由基金管理科移交到辦公室，既便于和市勞動保障局對口管理，又增強(qiáng)了聚財(cái)能力。二是改過去科室分散收費(fèi)為局辦公室集中收費(fèi)，規(guī)范了票據(jù)管理，堵塞了收費(fèi)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的各種漏洞，又便于辦公室及時掌握各科室的收費(fèi)情況，有效預(yù)防各科室坐收坐支、私設(shè)小金庫現(xiàn)象的發(fā)生。三是實(shí)行陽光財(cái)務(wù)，細(xì)化定額標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按員支出，按月公布全局經(jīng)費(fèi)收支情況，重大經(jīng)費(fèi)開支由集體研究決定，財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)了全透明管理。四是按照《局經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理制度》，遵守審批程序，嚴(yán)格執(zhí)行了財(cái)務(wù)報銷審批制度。

——注重信息宣傳。隨著國有企業(yè)改革的不斷深入，養(yǎng)老保險工作的新熱點(diǎn)、新難點(diǎn)層出不窮，如何捕捉其中的問題，讓參保人員了解政策、熟悉政策、運(yùn)用政策，成為擺在宣傳工作面前的一道新課題。為創(chuàng)造良好輿論氛圍，使養(yǎng)老保險工作向縱深發(fā)展，我們從三個方面做好了宣傳工作：一是適時開展對上宣傳報道工作，近兩年來累計(jì)在各級報刊媒體發(fā)表宣傳稿件100余篇。二是加大本地新聞媒體宣傳力度，通過報紙、電視、電臺等媒體，使“參加養(yǎng)老保險、安度幸福晚年”的道理逐步深入民心。三是舉辦養(yǎng)老保險政策培訓(xùn)班，開展上街咨詢活動，深入企業(yè)和參保人員開展宣傳工作。為及時反映養(yǎng)老保險工作動態(tài)，我們還將各項(xiàng)工作進(jìn)展情況、工作難點(diǎn)撰寫成簡報，報送各級勞動保障行政部門和各級領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)部門，引起大家對養(yǎng)老保險工作的重視，并建立了內(nèi)部養(yǎng)老保險工作通報制度，按月通報養(yǎng)老保險工作進(jìn)展情況，起到表揚(yáng)先進(jìn)、激勵后進(jìn)的作用。

——重視檔案管理。在檔案管理工作中，我們不斷加大檔案管理力度，狠抓軟、硬件建設(shè)，檔案管理水平在晉升省一級基礎(chǔ)上得到了進(jìn)一步提高。一是配備專人，建立綜合檔案室，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并定期總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，找出薄弱環(huán)節(jié)，狠抓整改，提高了檔案管理工作質(zhì)量。二是在檔案管理工作中，對文字材料實(shí)行定期收集，年終進(jìn)行清理和核對后，認(rèn)真分類組卷，把好案卷質(zhì)量關(guān)。三是編制了案卷文件目錄、離退休人員目錄、養(yǎng)老保險卡片目錄等多種檢索工具，并利用館藏檔案資料組編有關(guān)專題和文件匯集、全宗介紹等文字資料，并主動為局領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)科室提供檔案服務(wù)。四是提高檔案管理自動化水平，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案分類、組卷、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，為查閱資料提供了極大的便利，得到了各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大參保單位的好評。

四、推行“五優(yōu)”，全面提高工作質(zhì)量。

面對新形勢和新任務(wù)，養(yǎng)老保險事業(yè)發(fā)展日新月異，為高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的完成各項(xiàng)辦公室工作，我們在辦公室工作中認(rèn)真推行“五優(yōu)”，以全面提高工作質(zhì)量。

——業(yè)績優(yōu)秀。我們鼓勵辦公室工作人員在工作中樹立管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，勇爭一流工作業(yè)績的意識，特別是要有良好的敬業(yè)態(tài)度和精神風(fēng)貌，牢固樹立大局意識、中心意識，自覺地將個人利益服從群眾利益、部門利益、組織利益。近年來，養(yǎng)老保險工作重要性日益突出，文件多、材料多、檢查多，辦公室工作量非常大，經(jīng)常加班加點(diǎn)，但大家絲毫沒有怨言，團(tuán)結(jié)協(xié)作，努力克服各種困難，全身心地投入到工作中，出色地完成了各項(xiàng)工作任務(wù)，使我局養(yǎng)老保險工作得到了各級領(lǐng)導(dǎo)和上級部門的肯定。

——作風(fēng)優(yōu)良。我們把“忠誠進(jìn)取，求實(shí)創(chuàng)新，公正廉潔，團(tuán)結(jié)奉獻(xiàn)”作為辦公室工作人員行為準(zhǔn)則，要求大家在工作作風(fēng)上做到既“實(shí)”又“快”。一方面，抓工作求真務(wù)實(shí)，向上匯報情況要實(shí)，提供的各類信息要實(shí)。另一方面，要做到反應(yīng)、思考問題快、工作節(jié)奏快和對科室和群眾提出問題的答復(fù)要快。

——服務(wù)優(yōu)質(zhì)。除實(shí)行首問負(fù)責(zé)制外，我們還要求辦公室工作人員切實(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)作風(fēng)，按照機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)的“六個一”作好各種接待工作，做到文明服務(wù)、禮貌接待，樹立辦公室工作人員良好的聲譽(yù)和形象。

篇10

2008年9月教育部頒布實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實(shí)踐和研究均認(rèn)為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學(xué)校和學(xué)院的教育教學(xué)、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學(xué)生事務(wù)及后勤保障等各項(xiàng)工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業(yè)人員指導(dǎo)、缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏經(jīng)費(fèi)保障、缺乏具體經(jīng)驗(yàn)等諸多問題。與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學(xué)院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導(dǎo)意見等，二級學(xué)院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級層面的制度要求和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行。二級學(xué)院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進(jìn)行處理和存檔，隨著學(xué)校不斷發(fā)展，學(xué)院師生與日俱增，學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數(shù)計(jì)的檔案信息不僅是學(xué)院發(fā)展的歷史，同時也是未來學(xué)院發(fā)展進(jìn)步的基石，所以加強(qiáng)學(xué)院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進(jìn)作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進(jìn)辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細(xì)化顯得尤為重要。

一、新形勢下二級學(xué)院辦公室電子檔案管理的問題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當(dāng)于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”?！兑?guī)范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應(yīng)的要求。而對于高校二級學(xué)院辦公室，作為服務(wù)性的職能處室在學(xué)院整體運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展過程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進(jìn)作用和上傳下達(dá)的紐帶作用，在日常工作中承擔(dān)了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應(yīng)作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。

2.辦公室電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化難以實(shí)施

學(xué)院辦公室檔案是學(xué)校檔案中的重要組成和延伸，學(xué)院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類的規(guī)范性、時間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學(xué)院檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，而檔案在保管和使用過程中的嚴(yán)格管理也決定著學(xué)院辦公室檔案的價值。在當(dāng)前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，其基礎(chǔ)也就在于必須加強(qiáng)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。近年來，學(xué)院多次迎接校級及以上的專家團(tuán)來院檢查，其中翻閱近年來學(xué)院建設(shè)工作檔案是檢查工作的重點(diǎn)，也是學(xué)院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類不夠規(guī)范、形式單一、時間不連續(xù)、沒有及時進(jìn)行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學(xué)院辦公室電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的迫切和深遠(yuǎn)意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識和意識

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負(fù)其責(zé)，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現(xiàn)原始信息的重復(fù)采集，浪費(fèi)辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對粗放

日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領(lǐng)導(dǎo)層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無論從領(lǐng)導(dǎo)層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。

二、電子檔案管理精細(xì)化在高校二級學(xué)院辦公室的應(yīng)用和實(shí)踐

1.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整細(xì)節(jié)，建立電子檔案整理存檔標(biāo)準(zhǔn)

通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點(diǎn)，將職責(zé)內(nèi)工作進(jìn)行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進(jìn)行整理，并根據(jù)各自工作特點(diǎn)制定相應(yīng)的電子檔案整理存檔的標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準(zhǔn)，從細(xì)節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學(xué)院的工作內(nèi)容和重點(diǎn)，加強(qiáng)重點(diǎn)工作的開展和落實(shí)，提高學(xué)院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績。

2.集中討論，制定學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍

在工作人員自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，召開辦公室集體會議，討論學(xué)院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學(xué)院辦公室檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實(shí)到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，建立以人事檔案為基礎(chǔ)，包含黨建、科研、教學(xué)、學(xué)生、工會等諸多工作的學(xué)院辦公室電子檔案。

3.組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開展技能培訓(xùn)

學(xué)院定期召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵辦公室工作人員學(xué)習(xí)電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務(wù)知識，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)定，鼓勵學(xué)習(xí)第二崗位的工作技能，促進(jìn)辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復(fù)核分開，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著理論學(xué)習(xí)的跟進(jìn)和辦公室電子檔案工作的開展落實(shí)，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現(xiàn)的問題和難點(diǎn)，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進(jìn)行全學(xué)院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度存在的問題。

5.以評促建，對優(yōu)秀工作者進(jìn)行表彰

進(jìn)行學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)部的評比，對檔案整理優(yōu)秀的工作者進(jìn)行表彰。對已經(jīng)整理的檔案進(jìn)行翻閱，查找過去學(xué)院工作的優(yōu)點(diǎn)與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進(jìn)高校二級學(xué)院辦公室電子檔案管理精細(xì)化的意義

1.精細(xì)化管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

通過制定和完善學(xué)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確了學(xué)院辦公室內(nèi)各項(xiàng)工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對學(xué)院日常工作的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細(xì)化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因?yàn)橹贫纫?guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。

2.精細(xì)化管理，約束業(yè)務(wù)行為

通過制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時整理、及時歸檔的工作習(xí)慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學(xué)院也能及時收集檔案，及時發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問題。

3.精細(xì)化管理，重視信息安全

學(xué)院的電子檔案包含了科研、教學(xué)、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢速度快、利用方便等特點(diǎn)，[3]同時電子檔案因其可復(fù)制性強(qiáng)、可篡改性強(qiáng)的特點(diǎn)，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過精細(xì)化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡(luò)威脅的侵入。

4.精細(xì)化管理，提高工作效率

通過辦公室電子檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的制定，以及進(jìn)行檔案整理的評比，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當(dāng)中，提升辦公室工作效率。

5.精細(xì)化管理，提升服務(wù)水平

通過檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務(wù)水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動學(xué)院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。

6.精細(xì)化管理，保證數(shù)據(jù)支持

建立較為完整的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，能夠簡化信息查詢流程，節(jié)約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復(fù)雜的冗長信息中快速揀選出實(shí)用信息，能夠?yàn)閷W(xué)院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策。[5]

參考文獻(xiàn)：

[1]徐偉.淺談高等學(xué)校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志,2015(1):276-276.

[2]青瑋,張妍.高職院校檔案工作人員現(xiàn)狀與素質(zhì)要求[J].北京勞動保障職業(yè)學(xué)院學(xué)報,2013(3):46-48.

[3]王學(xué)梅.以創(chuàng)新推進(jìn)高校教學(xué)檔案的電子化管理[J].淮海工學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版）,2010(8):130-131.