導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇高校學(xué)籍檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

學(xué)籍管理與檔案管理都是學(xué)校最基礎(chǔ)的管理工作。學(xué)校檔案中很重要的一部分就是學(xué)生學(xué)籍檔案。學(xué)籍管理、學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化為學(xué)校教學(xué)的有序開展和學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

一、學(xué)籍是對學(xué)生身份的確認(rèn)，學(xué)籍狀

態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果學(xué)籍是對學(xué)生身份的確認(rèn)。只有通過高等學(xué)校學(xué)籍管理部門在“中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”（以下簡稱“學(xué)信網(wǎng)”）注冊學(xué)籍，才能正式成為某高校的學(xué)生。只有注冊了學(xué)籍的學(xué)生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績合格后，取得學(xué)歷證書。學(xué)籍狀態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果。

（一）學(xué)生的各類學(xué)籍異動(dòng)（休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)等），從一定程度上反映了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)狀態(tài)。如休學(xué)，有的學(xué)生休學(xué)的原因?yàn)樯眢w疾病，表示該部分學(xué)生在校期間，身體素質(zhì)較差；有的學(xué)生休學(xué)的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學(xué)生心理素質(zhì)較差。再以退學(xué)來說，有的學(xué)生退學(xué)的理由是經(jīng)濟(jì)困難而放棄了學(xué)業(yè)；還有的學(xué)生退學(xué)的原因是無法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應(yīng)的學(xué)分，因而不得不選擇退學(xué)。這些學(xué)籍異動(dòng)在一定程度上反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)。

（二）學(xué)生的各類獎(jiǎng)懲信息直接反應(yīng)了學(xué)生的在校表現(xiàn)。學(xué)生的各種獎(jiǎng)勵(lì)，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)干等或反映出學(xué)生思想積極上進(jìn)、或反映出在校學(xué)習(xí)成績優(yōu)異、或反映出學(xué)生具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學(xué)生違反校紀(jì)校規(guī)、或反映學(xué)生成績低劣。

（三）畢、結(jié)業(yè)結(jié)論，反映了最終的學(xué)習(xí)結(jié)果。在規(guī)定的年限內(nèi)，修完規(guī)定的學(xué)分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書，相反，則只能結(jié)業(yè)離校。符合學(xué)位授予條件的學(xué)生，還被授予學(xué)位證書。畢業(yè)證書與學(xué)位證書則是對學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的最終宣判。因此，學(xué)籍確認(rèn)了學(xué)生的身份，監(jiān)控著學(xué)生的學(xué)習(xí)過程，反饋了學(xué)生的學(xué)習(xí)結(jié)果。

二、學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)身份與學(xué)習(xí)過程最有力的證據(jù)

學(xué)籍檔案主要包括：新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生成績總表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、學(xué)歷學(xué)位證明材料。新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學(xué)生參加升學(xué)考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學(xué)考試每門課程的分?jǐn)?shù)。這些材料可以最有力地證明學(xué)生升學(xué)的有效性。學(xué)生的學(xué)籍卡記載了學(xué)生更為詳細(xì)的信息，包括學(xué)生的籍貫、生源地、社會(huì)關(guān)系、求學(xué)經(jīng)歷、家庭住址等，更能有效證明學(xué)生的身份。學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等），可以成為學(xué)生身份變動(dòng)或?qū)W習(xí)期限變動(dòng)的有力憑證。學(xué)生成績冊、各種獎(jiǎng)懲材料，可以有效說明學(xué)生在校課程學(xué)習(xí)的好壞，平時(shí)表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學(xué)生的重要參考資料。

三、學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理相輔相成、相互促進(jìn)

學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進(jìn)的。學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化。

（一）學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善

學(xué)籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會(huì)將每一項(xiàng)工作涉及的重要原始資料進(jìn)行歸類存檔，必然有助于學(xué)籍檔案材料的豐富與完善。一個(gè)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，每一個(gè)階段、每一個(gè)重要事項(xiàng)都會(huì)留有一定的印記。如一入學(xué)，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業(yè)的時(shí)候，成績表、畢業(yè)生登記表及學(xué)歷學(xué)位證明的材料都會(huì)作為重要的原始資料進(jìn)行存檔。學(xué)籍管理過程的規(guī)范化可以使學(xué)生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個(gè)負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理人員在完成必要的學(xué)籍管理工作之后還需要把學(xué)生各類原始資料進(jìn)行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當(dāng)前更要著眼將來，為學(xué)生、學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)。

（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化

檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會(huì)對歸檔條目進(jìn)行細(xì)分，同時(shí)要求各對口部門按照條目及時(shí)將所屬材料進(jìn)行按類歸檔。這樣必然倒逼學(xué)校各部門，包括學(xué)籍管理部門進(jìn)行規(guī)范操作，同時(shí)保存原始資料。因?yàn)橐鏅n，學(xué)籍管理必要的程序就不能省去。任何有關(guān)學(xué)生學(xué)籍的操作必須按照規(guī)范的程序進(jìn)行并留存記錄；因?yàn)橐鏅n，任何負(fù)責(zé)人在簽字的時(shí)候就必須得謹(jǐn)慎，違反國家或?qū)W校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會(huì)永遠(yuǎn)記錄，簽發(fā)者必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理倒逼學(xué)籍管理走向規(guī)范化?？傊?，學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案的管理都是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作。沒有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學(xué)籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學(xué)校有著規(guī)范的學(xué)籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學(xué)的有序開展與學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供保障。

作者:李志君 單位:山西大學(xué)教務(wù)處館員

參考文獻(xiàn)：

[1]成小芬.近二十年高校學(xué)籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2014,(2).

篇2

中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1006-0278（2013）07-215-02

高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過程所進(jìn)行的教學(xué)質(zhì)量考核和管理。它包括學(xué)生的入學(xué)注冊、成績考核、紀(jì)律考勤、升級與留、降級，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。學(xué)籍檔案管理工作直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會(huì)聲望，如何搞好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化水平成為了當(dāng)今研究熱點(diǎn)話題。

一、學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對學(xué)籍檔案管理工作人員和重視不夠

許多學(xué)籍檔案管理人員只停留在常規(guī)的一般性管理上。使得在管理學(xué)籍檔案時(shí)措施不得力，對學(xué)生信息的收集更新不及時(shí)、不全面、對異動(dòng)處理不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。如在校學(xué)生經(jīng)常會(huì)遇到休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等情況。如果在實(shí)際工作中，不能予以高度重視，不能及時(shí)提醒和引導(dǎo)這些學(xué)生，可能會(huì)對學(xué)生今后的學(xué)習(xí)和生活造成影響，影響學(xué)生正常的畢業(yè)。而且許多學(xué)校對于學(xué)籍移動(dòng)檔案的保存和整理沒有統(tǒng)一的規(guī)定，一旦出現(xiàn)問題，部門之間相互推諉，權(quán)責(zé)不清，管理混亂，嚴(yán)重影響學(xué)籍管理工作的正常進(jìn)行。

（二）學(xué)籍檔案管理中法治意識(shí)淡薄

近年來，高校與大學(xué)生之間的法律糾紛呈上升趨勢。在管理過程中侵犯大學(xué)生權(quán)利的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，多是因?yàn)樵趯?shí)際的管理過程中管理者法治意識(shí)淡薄，沒有完整統(tǒng)一的程序機(jī)制，隨意性大，片面強(qiáng)調(diào)學(xué)校的權(quán)利，卻忽視學(xué)生群體的權(quán)利，容易侵害學(xué)生的知情權(quán)，申辯權(quán)等。

（三）學(xué)籍檔案管理政策宣傳不到位

大多數(shù)學(xué)生在入學(xué)時(shí)沒有或者很少接受學(xué)籍管理等方面的宣傳和教育，對學(xué)校的管理體制及相關(guān)學(xué)籍檔案管理規(guī)定意識(shí)模糊，缺乏了解。對校、院兩級部門的工作分工及職能至少甚少，遇到問題不清楚到哪個(gè)部門解決。而且藝術(shù)類高校學(xué)生的藝術(shù)實(shí)踐活動(dòng)特別多，經(jīng)常因演出等缺席正常學(xué)習(xí)、考試等，也由此帶來了學(xué)籍檔案管理問題，如果對相關(guān)政策沒有足夠的了解，將嚴(yán)重影響學(xué)生再到的學(xué)習(xí)。

二、高校學(xué)籍檔案管理存在的問題

近幾年來，在高校的學(xué)籍管理中，“松、軟、散”的現(xiàn)象普遍存在。部分教師和相當(dāng)一部分學(xué)生對學(xué)籍檔案管理缺乏正確的理解，教師視學(xué)籍檔案管理為教學(xué)管理部門的事，與己無關(guān)；學(xué)生只把自己作為學(xué)籍檔案管理中的一個(gè)被動(dòng)對象；有些教學(xué)管理人員對有關(guān)學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度不甚了解，或根本不當(dāng)一回事，這在一定程度上影響了教學(xué)秩序和教學(xué)效果，助長了各種不良傾向。

三、產(chǎn)生問題的原因

（一）入學(xué)教育缺失

很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊、召開主題班會(huì)等形式進(jìn)行入學(xué)教育，在對新生由高中進(jìn)入大學(xué)后的學(xué)習(xí)方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時(shí)有效的入學(xué)教育，新生需入學(xué)半年到一年的時(shí)間才適應(yīng)大學(xué)生活。

（二）學(xué)籍管理手段落后

高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，每個(gè)部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無法達(dá)到共享，重復(fù)勞動(dòng)多、準(zhǔn)確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

（三）學(xué)籍檔案管理決策功能不足，支撐力度不夠

高校各級領(lǐng)導(dǎo)和職能部門對學(xué)生檔案數(shù)據(jù)要求更加全面、詳細(xì)、快捷、準(zhǔn)確，且需求日益頻繁。而開學(xué)初的學(xué)籍注冊工作的制度支撐不夠，致使學(xué)院和學(xué)生都不重視學(xué)籍注冊工作。

四、高校學(xué)籍管理的對策

（一）提高學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化水平

學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作，從事這項(xiàng)工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識(shí)，系統(tǒng)的教育理論知識(shí)和專門學(xué)科知識(shí)責(zé)任心，還應(yīng)有一定的計(jì)劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)，并在實(shí)踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能提高管理水平，使學(xué)籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。

（二）規(guī)范管理，樹立“以服務(wù)為主”的觀念

建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，實(shí)行過程管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報(bào)、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍檔案管理的效率。

（三）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍檔案管理

現(xiàn)代化管理手段是實(shí)現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴(kuò)大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍檔案管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項(xiàng)信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍檔案管理庫，可隨時(shí)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績、課表等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理文件的自動(dòng)化檢索，提高學(xué)籍檔案管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

（四）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高學(xué)籍檔案管理人員的自身素質(zhì)

現(xiàn)代高等教育對學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢下的學(xué)籍管理特點(diǎn)，加強(qiáng)理論和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，增強(qiáng)實(shí)際運(yùn)用和操作能力，逐步提高高校學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。

（五）指導(dǎo)學(xué)生參與學(xué)籍檔案管理

讓學(xué)生把學(xué)校當(dāng)成自己的家，主動(dòng)參與學(xué)籍管理制度的制定，充分體現(xiàn)學(xué)校的民主性、同時(shí)讓學(xué)生了解學(xué)籍管理制度，做好自身的管理。以人為本的教育理念的目的是以人為本，調(diào)動(dòng)人的積極性，讓人實(shí)現(xiàn)自我管理，可以說它的管理目的是為了不管理。應(yīng)用于學(xué)生學(xué)籍檔案管理上，就是要以學(xué)生為本，以感情為主，學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該使管理和思想教育相結(jié)合，這樣才能使學(xué)生心悅誠服，才能把育人正真體現(xiàn)在管理中也才能使學(xué)籍管理成為師生溝通與交流的橋梁，使之成為學(xué)生學(xué)習(xí)、成長和學(xué)會(huì)自我管理的動(dòng)力源。

（六）注重學(xué)籍檔案管理人員的培養(yǎng)

提高學(xué)籍檔案管理員對工作重要性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)給學(xué)籍檔案管理者培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)提供機(jī)會(huì)。學(xué)籍檔案管理工作者還應(yīng)該對學(xué)籍管理的方法、學(xué)籍管理的規(guī)律等進(jìn)行不斷的研究，制定更加合理的學(xué)籍檔案管理規(guī)定，為教學(xué)服務(wù)。

（七）加大對學(xué)籍檔案管理的投入

隨著現(xiàn)代信息化社會(huì)的到來，學(xué)校應(yīng)該引進(jìn)新的學(xué)籍管理軟件，借助校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理信息化。學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)的知識(shí)。我們的管理只有做到為學(xué)生所用才是真正做到“以人為本”，人性化的體現(xiàn)。

篇3

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間逐步形成的記載學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的原始材料。一份完整的學(xué)籍檔案，能真實(shí)地反映學(xué)生在校所學(xué)全部課程的成績，升學(xué)、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)及綜合表現(xiàn)等情況。從高校學(xué)籍檔案的形成過程看，它是大學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間留下來的未經(jīng)任何改動(dòng)的原始材料。具有很強(qiáng)的可信度和真實(shí)性。因此，正確處理目前高校學(xué)籍檔案管理中存在的問題，制定科學(xué)的管理模式十分重要。

一、高校學(xué)籍檔案管理狀況

在高校學(xué)籍檔案管理工作中，多數(shù)高校在宏觀上對學(xué)籍檔案管理工作比較重視，但仍有少數(shù)高校對學(xué)籍檔案工作重視不夠，意識(shí)淡薄，在學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理及具體工作上還存在諸多問題，面臨很多實(shí)際困難。

1　案卷質(zhì)量不高。紙張破損。各教學(xué)系一般在學(xué)生畢業(yè)后才將學(xué)籍檔案移交到學(xué)校檔案室，由于這些部門沒有符合檔案保管條件的庫房和設(shè)備，也沒有專職人員從事保管工作，學(xué)籍檔案得不到科學(xué)的管理，一定程度上造成紙張發(fā)潮變霉、變黃破損，不利于學(xué)籍檔案的永久保存。

2　時(shí)間編目混亂。有的學(xué)籍檔案年度分不清，尤其是預(yù)科生、插班生和延長學(xué)制的學(xué)籍檔案，有的歸到插班前的年度，有的又歸到插班后的年度，時(shí)間混亂，難以查找。

3　標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。由于部分高校在學(xué)籍管理方面沒有制定一個(gè)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)籍檔案的編目，檢索工作一般都是有檔案室負(fù)責(zé)，但在各系移交的標(biāo)準(zhǔn)不一、規(guī)范程度不同的學(xué)生學(xué)籍檔案基礎(chǔ)上進(jìn)行編目、檢索工作，顯然難以卓有成效。

4　檢索方式陳舊。部分高校提供學(xué)籍檔案利用的方式，是到校檔案室進(jìn)行手工檢索。這樣，提供利用的效率不高。加上以前的學(xué)籍檔案管理不夠規(guī)范，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案資料雜亂無序，查找時(shí)相當(dāng)困難。因此，學(xué)籍檔案的檢索手段有待進(jìn)一步改進(jìn)，

5　培養(yǎng)模式復(fù)雜。很多高校并不是單一的本科教學(xué)模式，還有短期培訓(xùn)、成人教育、大專教育、專升本教育、遠(yuǎn)程教育、函授教育、高師衛(wèi)電教育、研究生教育等，造成學(xué)籍檔案的多樣性和復(fù)雜性。這樣就增加了學(xué)籍檔案收集工作的復(fù)雜性，給收集學(xué)籍檔案齊全、完整帶來困難。

6　學(xué)籍檔案內(nèi)容不完整。部分高校對學(xué)籍材料管理往往是教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績和學(xué)籍變動(dòng)的記載，學(xué)生處負(fù)責(zé)學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況，而學(xué)生每學(xué)期參與重大事件、活動(dòng)后的鑒定材料則由各系輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)完成，形成多頭管理，給檔案材料的收集造成了許多麻煩。如果部門之間互相溝通不夠，容易使學(xué)生在校期間一些重要情況不能集中反映到學(xué)籍檔案中。使學(xué)籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實(shí)性。

二、高校學(xué)籍檔案管理走向

1　完善管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。建立一套完善的、科學(xué)的規(guī)章制度，建立明確的辦事理念，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)制度是高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，在實(shí)踐工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。進(jìn)一步創(chuàng)新，改進(jìn)方式，努力實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化。各高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)文件精神，制定適合校情的學(xué)籍檔案管理制度。各個(gè)環(huán)節(jié)必須要有專人負(fù)責(zé)，建立校、系兩級管理崗位責(zé)任制，減少隨意性。避免人為因素的干擾，確保工作萬無一失。

2　增強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理意識(shí)。樹立檔案意識(shí)是做好學(xué)籍檔案管理工作的重要內(nèi)容。高校檔案部門和檔案工作者要增強(qiáng)檔案意識(shí)。必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作特別是學(xué)生學(xué)籍檔案管理，對高校教學(xué)評估以及高校教育長遠(yuǎn)發(fā)展的重要作用。有關(guān)人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》以及黨和國家在檔案方面的有關(guān)政策和相關(guān)法律。真正地從思想上認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理工作的重要性，它可直接影響到整個(gè)學(xué)校的檔案工作，影響到用人單位對畢業(yè)生的全面了解，影響到高校畢業(yè)生的就業(yè)和高校的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3　制定周密的收集方案。學(xué)籍檔案是對學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過程進(jìn)行的一系列管理工作，是對教學(xué)活動(dòng)的原始記錄。因此。學(xué)籍檔案的建立，必須伴隨整個(gè)教學(xué)活動(dòng)過程，按其自身的特點(diǎn)和原則進(jìn)行。一份健全、完善的學(xué)籍檔案需要對學(xué)生的入學(xué)注冊、考勤、學(xué)習(xí)成績、思想品德、專業(yè)變動(dòng)、休學(xué)與退學(xué)、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、畢業(yè)與結(jié)業(yè)、畢業(yè)去向等方面做完整的記錄，數(shù)據(jù)來源涉及招生、教務(wù)、學(xué)生處及各院系等部門。因此。需要制定周密的收集計(jì)劃，根據(jù)學(xué)籍檔案的形成規(guī)律，采取多種形式的搜集，在搜集學(xué)籍檔案以前就要主動(dòng)搜集相關(guān)基礎(chǔ)資料，并能主動(dòng)加強(qiáng)與相關(guān)部門的聯(lián)系，及時(shí)收集到位。由于數(shù)據(jù)來源不同部門，質(zhì)量和格式難免參差不齊。因此，在收集時(shí)務(wù)必檢查，必須堅(jiān)持隨時(shí)收集，隨時(shí)登記，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，提供材料的原始數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確無誤、真實(shí)可靠，確保歸檔材料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

4　充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高辦公自動(dòng)化水平。高校應(yīng)為學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化提供一定的資金支持，配備檔案現(xiàn)代化辦公設(shè)備。如各個(gè)系的教學(xué)秘書應(yīng)配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印件、掃描儀等。這是實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理的必要的硬件條件。利用技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的現(xiàn)代化和自動(dòng)化，對于改革檔案管理手段、改善檔案管理?xiàng)l件、有效提供利用具有重要意義。

5　遵循學(xué)籍檔案的建檔原則。學(xué)籍檔案產(chǎn)生于教學(xué)活動(dòng)中。是人才培養(yǎng)過程的原始記錄。因此。學(xué)籍檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行教育部及地方教育行政主管部門的有關(guān)規(guī)定，對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的學(xué)習(xí)成績、思想品德、考核記載、轉(zhuǎn)專業(yè)、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)等方面作完整的記載，并按規(guī)章制度妥善保存，從而形成完整的學(xué)籍檔案。在平時(shí)的學(xué)籍檔案管理中。要按檔案規(guī)范化原則及時(shí)進(jìn)行整理。不僅要做好平時(shí)的立卷工作，還要及時(shí)歸檔，避免材料失散，確保檔案的完整。對學(xué)籍管理的內(nèi)容必須實(shí)事求是客觀的記載。不得弄虛作假，對含糊不清的問題必須及時(shí)調(diào)查核實(shí)。只有這樣，才能做到事事記載真實(shí)，件件查之有據(jù)，真正體現(xiàn)學(xué)籍檔案的真實(shí)性和完整性。

篇4

伴隨著信息化的進(jìn)程，學(xué)籍系統(tǒng)的改革也就有了現(xiàn)實(shí)意義的存在必要，這不論是在空間結(jié)構(gòu)上還是在存儲(chǔ)的管理上都有一定的效應(yīng)。而針對這些我們進(jìn)行以下的討論從而說明，數(shù)字化信息系統(tǒng)對于高校學(xué)籍檔案管理的重要性。

1 檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)存在意義

首先我們應(yīng)該理解的是數(shù)據(jù)檔案的現(xiàn)實(shí)意義，所謂的數(shù)據(jù)檔案，就是指在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行學(xué)籍檔案統(tǒng)計(jì)，然后通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)等多種尖端科技進(jìn)行存檔管理。而這樣的數(shù)據(jù)管理，不論是在統(tǒng)籌還是在運(yùn)行中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)都可以十分輕便的將工作任務(wù)輕松的完成。而最重要的是，在過去對于學(xué)籍檔案，每個(gè)學(xué)校每年都會(huì)有數(shù)以萬計(jì)的檔案調(diào)入和調(diào)出，這對于教育系統(tǒng)來說，都是十分繁瑣的問題。但是隨著信息化的到來，僅僅只需要比原來要小的多的一個(gè)硬盤或者一個(gè)數(shù)據(jù)庫就可以錄入大量的數(shù)據(jù)，同時(shí)幾臺(tái)電腦就可以完成所有的數(shù)據(jù)處理任務(wù)。

2 高校學(xué)籍檔案的信息化管理含義

首先，數(shù)字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點(diǎn)，在進(jìn)行了信息化管理的行業(yè)都已經(jīng)體現(xiàn)出來了。在進(jìn)行高等教育的過程中，由于所需要的數(shù)據(jù)比較龐大，所以這就造成了高校學(xué)生的信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)了前所未有的擴(kuò)大，而近些年高校教育也針對社會(huì)實(shí)踐進(jìn)行了相應(yīng)的改革，這對于原本資源管理就比較緊張的學(xué)籍檔案管理工作來說，就更加重了其工作的任務(wù)量。面對新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡單的說，就是原本需要三人進(jìn)行的工作，現(xiàn)在僅僅需要一個(gè)人就可以完成，如，在過去需要三個(gè)管理人員進(jìn)行分工的調(diào)查、錄入、管理工作，但是現(xiàn)在僅僅一個(gè)管理員坐在電腦前就可以通過信息系統(tǒng)進(jìn)行認(rèn)證和管理，這樣就大大的提高了檔案數(shù)據(jù)管理的工作效率。

其次，網(wǎng)絡(luò)化的管理方式針對資源方面，實(shí)現(xiàn)了更為便捷的資源共享。在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學(xué)科比較廣，所以針對同校不同院，這就不屬于一個(gè)檔案管理儲(chǔ)存，那么在展開分析的過程就會(huì)出現(xiàn)很嚴(yán)重的拖延。再簡單點(diǎn)的說就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒有數(shù)字化的學(xué)籍管理，那么在進(jìn)行人員調(diào)配過程中，就會(huì)出現(xiàn)拖延，而原來需呀三天五天才能完成的任務(wù)，現(xiàn)在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理實(shí)現(xiàn)了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個(gè)數(shù)據(jù)庫，這就可以為教育工作完成相應(yīng)的教學(xué)任務(wù)。

再次，科學(xué)化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們在以往的教學(xué)管理中也難免會(huì)遇到一些檔案遺失的問題，那么在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理中，不可能做到每一份都進(jìn)行備份，從而在某一個(gè)同學(xué)在原始檔案文件遺失以后，在進(jìn)行補(bǔ)檔的時(shí)候也僅僅只能證明其曾在這里進(jìn)修過。但是，數(shù)據(jù)化管理的學(xué)籍檔案，就可以完全的彌補(bǔ)這項(xiàng)缺點(diǎn)。因?yàn)閿?shù)據(jù)檔案的保存只需要一個(gè)簡單的數(shù)據(jù)庫，可能數(shù)據(jù)庫比較龐大，但是現(xiàn)在科學(xué)化的進(jìn)程中，對于這一點(diǎn)完全可以忽視。而當(dāng)紙質(zhì)檔案遺失以后，還可以通過數(shù)字檔案進(jìn)行完整的拷貝打印，從而保證了在學(xué)生檔案的后期管理中，完成相應(yīng)的任務(wù)管理。

最后，先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，降低了管理成本。我們在進(jìn)行高校的學(xué)籍檔案管理中，因?yàn)檫^去的管理模式需要大量的人力物力，進(jìn)行檔案的管理的存儲(chǔ)，但是由于現(xiàn)在的數(shù)據(jù)管理介入，都簡化了其中的大量問題，這樣在無形之中其實(shí)為我們的工作減輕了很大的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也降低了大量的成本。

3 在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理中遇到的問題

在日常的數(shù)據(jù)管理中，我們不得不說仍存在著很多的問題，這里進(jìn)行一定的總結(jié)和分析。

首先，在進(jìn)行管理中，由于數(shù)字化水平無法達(dá)到目標(biāo)要求。當(dāng)今數(shù)字化檔案管理，已經(jīng)被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當(dāng)?shù)闹匾曔@一個(gè)管理模式，但是我國數(shù)字化時(shí)代開始的比較晚，所以相對的數(shù)字技術(shù)還不是十分的發(fā)達(dá)，在進(jìn)行管理中，很多問題都不能有效的解決。與此同時(shí)在進(jìn)行這項(xiàng)管理中，也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。面對數(shù)據(jù)庫崩潰、黑客等問題，都可能會(huì)出現(xiàn)一定的危機(jī)。

其次，在進(jìn)行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務(wù)的數(shù)據(jù)管理人才。我們可以理解的是，這類人才對于數(shù)據(jù)管理和檔案管理，都具有相應(yīng)的知識(shí)儲(chǔ)備和經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行相應(yīng)的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國發(fā)展較晚，這類人才緊缺，也就導(dǎo)致了無法將這項(xiàng)任務(wù)在短時(shí)間內(nèi)妥善完成。

再次，學(xué)籍檔案系統(tǒng)并不完善?，F(xiàn)在我國的高校在對學(xué)籍檔案工作的數(shù)據(jù)庫建設(shè)中都已經(jīng)做出了相應(yīng)的努力，但是即便如此，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)到今天為止，仍舊不是很完善。這一點(diǎn)，在很長一段時(shí)間內(nèi)都無法改善。

最后，高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)還不夠充分。現(xiàn)在，即便很多的高校已開始有了建設(shè)信息化的檔案管理機(jī)構(gòu)，可是在進(jìn)行實(shí)施的過程中，仍舊由于沒有經(jīng)驗(yàn)，無從開始進(jìn)行。而在進(jìn)行這項(xiàng)改革中，其主要的問題還有就是學(xué)校的投入資金不能夠完成這項(xiàng)任務(wù)，這就導(dǎo)致了現(xiàn)在的高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)不能夠很快的架設(shè)完成。

4 建設(shè)數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理措施

如何構(gòu)建合理科學(xué)的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，對于學(xué)校對于社會(huì)都是一個(gè)迫切的需求。那么針對上面的問題，我們進(jìn)行如下的應(yīng)對策略，應(yīng)該可以在一定程度上完成 這項(xiàng)建設(shè)任務(wù)。

篇5

近年來，隨著我國職業(yè)教育的大力發(fā)展，高職院校擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)急需的技能型、應(yīng)用型、實(shí)操型的高級專門人才的任務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認(rèn)為，為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度

在競爭日益激烈的今天，各個(gè)企業(yè)、各個(gè)部門的競爭， 更是各類專業(yè)人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價(jià)值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及學(xué)生本人， 都應(yīng)提高對學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識(shí)， 自覺收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時(shí)間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作， 在人、財(cái)、物配備上給予支持， 挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 “學(xué)籍管理規(guī)定”、“學(xué)籍收集整理制度”、 “學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)”等， 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。

2. 搞好學(xué)籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會(huì)化服務(wù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會(huì)的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時(shí)代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個(gè)學(xué)籍管理平臺(tái)，將新生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時(shí)檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

3. 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。高職院校必須采取切實(shí)措施，重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業(yè)，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，維護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)面貌；其次，在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)和技能，熟練使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，在理論上和實(shí)踐上成為學(xué)籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學(xué)籍檔案人員隊(duì)伍的相對穩(wěn)定，關(guān)心和激勵(lì)學(xué)籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動(dòng)學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)高職院校學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

總之，高職院校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)涉及學(xué)生個(gè)人、高校、社會(huì)機(jī)構(gòu)等多方面利益的服務(wù)工作，學(xué)生就業(yè)、提干、晉級、考評、學(xué)歷認(rèn)證等都離不開學(xué)籍檔案，只有充分運(yùn)用科學(xué)的管理方法、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段，健全和完善學(xué)籍檔案的管理，加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能使高職院校學(xué)籍檔案的管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的需要。

主要參考文獻(xiàn)

［1］ 李玉萍． 高校學(xué)籍檔案管理的問題與對策分析［j］． 齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，29（17）．

［2］ 黃錦旺． 談?wù)劯咝W(xué)籍檔案管理存在的問題及對策［j］． 廣西大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2008（z2）．

篇6

近年來，隨著我國職業(yè)教育的大力發(fā)展，高職院校擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)急需的技能型、應(yīng)用型、實(shí)操型的高級專門人才的任務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認(rèn)為，為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度

在競爭日益激烈的今天，各個(gè)企業(yè)、各個(gè)部門的競爭， 更是各類專業(yè)人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價(jià)值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及學(xué)生本人， 都應(yīng)提高對學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識(shí)， 自覺收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時(shí)間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作， 在人、財(cái)、物配備上給予支持， 挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 “學(xué)籍管理規(guī)定”、“學(xué)籍收集整理制度”、 “學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)”等， 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。

2. 搞好學(xué)籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會(huì)化服務(wù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會(huì)的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時(shí)代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個(gè)學(xué)籍管理平臺(tái)，將新生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時(shí)檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

3. 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。高職院校必須采取切實(shí)措施，重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業(yè)，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，維護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)面貌；其次，在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)和技能，熟練使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，在理論上和實(shí)踐上成為學(xué)籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學(xué)籍檔案人員隊(duì)伍的相對穩(wěn)定，關(guān)心和激勵(lì)學(xué)籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動(dòng)學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)高職院校學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

總之，高職院校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)涉及學(xué)生個(gè)人、高校、社會(huì)機(jī)構(gòu)等多方面利益的服務(wù)工作，學(xué)生就業(yè)、提干、晉級、考評、學(xué)歷認(rèn)證等都離不開學(xué)籍檔案，只有充分運(yùn)用科學(xué)的管理方法、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段，健全和完善學(xué)籍檔案的管理，加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能使高職院校學(xué)籍檔案的管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的需要。

主要參考文獻(xiàn)

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［2］ 黃錦旺． 談?wù)劯咝W(xué)籍檔案管理存在的問題及對策［J］． 廣西大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2008（z2）．

篇7

伴隨著改革開放的不斷深入，我們國家的教育事業(yè)在步入二十一世紀(jì)之后，迎來了發(fā)展的重要階段。在新時(shí)代的大背景之下，我們國家人民的思想有了很大的轉(zhuǎn)變。并且教育方式和教育理念也發(fā)生了很大的改變。就遠(yuǎn)程教育學(xué)院來說，學(xué)生的學(xué)籍檔案，可以說是檔案管理工作中一個(gè)重要的部分。在社會(huì)誠信體系建設(shè)新形勢下，利用現(xiàn)有技術(shù)完善學(xué)籍檔案管理制度，促使學(xué)籍檔案管理工作科學(xué)化是十分必要的。因此，對高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理的科學(xué)性研究有鮮明的現(xiàn)實(shí)意義。

一、建立科學(xué)化學(xué)生信息檔案的程序

對于高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理的科學(xué)性研究，首先我們便要從學(xué)生學(xué)籍檔案管理的本質(zhì)出發(fā)。而學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作簡單的來說，其實(shí)應(yīng)該是規(guī)劃于管理范疇下的管理工作。因此，對高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理的科學(xué)性研究也就是從管理學(xué)角度出發(fā)，對其方方面面進(jìn)行研究，最終給出一套完整的科學(xué)性建議。既然需要從管理角度入手，那么我們首先應(yīng)該考慮的便是管理體制的問題。眾所周知，管理體制是管理工作的基本所在，因此要使高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理工作具有科學(xué)性，那么高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理體制便要具有科學(xué)性。我們根據(jù)現(xiàn)階段高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理工作的實(shí)際情況，立足于管理學(xué)理論，結(jié)合時(shí)代特色，建立的科學(xué)化學(xué)生信息檔案程序如下：

（一）建立科學(xué)管理體系

我們可以清楚的認(rèn)識(shí)到這樣一個(gè)問題，如果教學(xué)檔案管理工作人員檔案管理意識(shí)較差，不能及時(shí)的做到檔案收集與整理，則會(huì)造成部分檔案信息流失，從而造成巨大的資源損失。針對這一問題，我們建議各個(gè)高校遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)，要對學(xué)校的檔案管理工作，及檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行規(guī)范。例如，學(xué)校必須在新生入校時(shí)，統(tǒng)一組織學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍登記卡的填寫，要求對于相關(guān)信息填寫時(shí)，字跡工整、清晰、準(zhǔn)確、無涂改，填寫內(nèi)容要符合規(guī)定，并且要完整，杜絕漏字等問題，要求學(xué)生統(tǒng)一使用近期彩色免冠照片。在信息填寫完成之后，需要將原始信息錄入到教學(xué)平臺(tái)之中，讓學(xué)生的檔案管理可以形成紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌并行的管理體系，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立完整的學(xué)籍檔案庫[1]。

（二）建立遠(yuǎn)程教育學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫

遠(yuǎn)程教育學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫是學(xué)生原文檔案庫和信息化檔案庫的綜合體，為了方便學(xué)生學(xué)籍管理工作的進(jìn)行，我們有必要使學(xué)生原文檔案庫和信息化檔案庫建立起聯(lián)系，簡單的來說是，我們希望可以從大量的原文檔案中快速的瀏覽查詢到我們需要的學(xué)生檔案信息?；诖朔N原因，所以我們應(yīng)該設(shè)計(jì)一個(gè)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，來對學(xué)生的檔案的全部信息進(jìn)行有效、科學(xué)的管理。學(xué)生學(xué)籍檔案庫是以學(xué)生個(gè)體為基本單位的“學(xué)籍袋”。其基本內(nèi)容主要的包括了學(xué)生的畢業(yè)照、學(xué)生學(xué)籍信息表等材料。而較為常見的檔案數(shù)據(jù)庫是指全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫兩種。學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫雖然也是由兩部分組成，但是主要是由原文數(shù)據(jù)庫和學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫所構(gòu)成。在學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫中我們將學(xué)生的學(xué)號作為原文數(shù)據(jù)庫和學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫的“紐帶”。并且將學(xué)生原始的檔案信息數(shù)字化，將檔案原文以圖像文件的形式有序地存入計(jì)算機(jī)，查閱時(shí)直接在計(jì)算機(jī)上調(diào)閱檔案信息。只有基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)我們才認(rèn)為學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫可以更加的高效、穩(wěn)性及科學(xué)化[2]。

（三）建立健全管理制度

學(xué)籍檔案建設(shè)、管理、及利用工作涉及到學(xué)生的切身利益，因此我們要求各個(gè)學(xué)校的管理者要引起高度重視，并且要和各個(gè)部門相互協(xié)調(diào)，積極配合。學(xué)校職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事[3]。

二、努力實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化

為使高校成人遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案管理具有科學(xué)性，我們便應(yīng)該結(jié)合當(dāng)下時(shí)展，結(jié)合信息化時(shí)代的特色，努力將學(xué)籍檔案管理轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化[4]。因此學(xué)籍檔案管理者必須從思想觀念上要摒棄落后的觀念，打破傳統(tǒng)的工作格局、模式、要充分地認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案及學(xué)籍檔案工作在市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用，以靈活多樣的形式、有針對性的同社會(huì)各界開展多種形式的服務(wù)，不斷開拓新的工作思路，提高管理人員的整體素質(zhì)，適應(yīng)當(dāng)前改革開放和新技術(shù)革命的潮流[5]。

三、結(jié)論

高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，是高?？沙掷m(xù)發(fā)展的根本所在。因此就高校發(fā)展來說，任何時(shí)候我們都不能忽視對于學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的建設(shè)。學(xué)生的學(xué)籍檔案是學(xué)校對學(xué)生在校期間進(jìn)行管理、考核具有鮮明價(jià)值的記錄，是高校的重要資源資源之一。就遠(yuǎn)程教育學(xué)校本身來說，學(xué)生學(xué)籍檔案將會(huì)反應(yīng)學(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)情況，對于高校人才培養(yǎng)、人才教育、人才選拔更是具有不可估量的作用。因此各個(gè)高校成人遠(yuǎn)程教育機(jī)構(gòu)應(yīng)該引起相關(guān)的注意。

作者:魏燕 單位:廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院

參考文獻(xiàn)：

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[2]周稚藝.完善高校成人教育學(xué)籍檔案管理之我見[J].哈爾濱金融高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào),2008,02:83-84.

篇8

隨著高校在校學(xué)生人數(shù)在不斷增長，辦學(xué)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，高校學(xué)籍檔案管理成為學(xué)生管理、教學(xué)管理以及檔案管理的重要組成部分，如何加強(qiáng)和完善，使其規(guī)范化、制度化，科學(xué)化，是當(dāng)前高校學(xué)籍檔案管理工作面臨的新問題和新挑戰(zhàn)。

1.學(xué)籍管理存在問題：

1.1 學(xué)生對自己的學(xué)籍檔案不重視

學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)、實(shí)驗(yàn)和社會(huì)實(shí)踐等項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的， 對學(xué)校、社會(huì)和個(gè)人具有保存、證明、使用價(jià)值的歷史真實(shí)記錄。高職院校學(xué)籍檔案包括學(xué)生的新生錄取名冊、在校生名冊、學(xué)籍冊、學(xué)籍變動(dòng)、畢業(yè)生登記表等原始記錄。

我們許多學(xué)生對自己的學(xué)籍檔案不夠重視，滿不在乎， 畢業(yè)時(shí)一走了之現(xiàn)象很多 ，致使許多學(xué)生檔案滯留在校多年。

1.2學(xué)籍管理模式落后

高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，每個(gè)單位都有自己的一套學(xué)籍管理模式，信息無法達(dá)到共享，很多高校學(xué)籍檔案管理方式大部分以手工為主，反而增加了工作量，重復(fù)工作多、準(zhǔn)確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了信息化管理發(fā)展的需要了。

1.3 學(xué)籍檔案管理人員建設(shè)問題

許多高校領(lǐng)導(dǎo)不太重視學(xué)籍管理各單位沒有專職檔案人員負(fù)責(zé)文件資料的收集、整理工作，只是配有兼職的老師做學(xué)籍檔案管理工作，由于兼職檔案人員沒有經(jīng)過專業(yè)崗位培訓(xùn) ， 檔案意識(shí)不強(qiáng)，僅靠自身學(xué)習(xí)、實(shí)踐摸索，沒有專業(yè)能力和管理素質(zhì)，因而在對學(xué)生檔案處理時(shí)，兼職檔案管理人員自身也認(rèn)為檔案管理并不是很重要，使檔案管理工作的開展受到一定的影響。

1.4 學(xué)籍檔案信息存儲(chǔ)不夠規(guī)范

學(xué)生的許多檔案材料都分別來源于各部門，比如入學(xué)學(xué)籍檔案來源教務(wù)處、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分等信息來源學(xué)生處 平時(shí)成績來源各系部 等由于各部門對檔案工作重視程度上的不同，致使學(xué)籍檔案材料不能及時(shí)地按照檔案工作的要求進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔，導(dǎo)致學(xué)生信息材料不完全，檔案內(nèi)容單一，并且對檔案資料真實(shí)度核審以及監(jiān)管難度加大。

2.為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施

2.1 提高對學(xué)籍檔案管理重要性的重視度

首先從高校領(lǐng)導(dǎo)、各系部部門以及學(xué)生本人，都應(yīng)提高對學(xué)籍檔案的認(rèn)識(shí)和重視，自覺認(rèn)真收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高校學(xué)籍檔案種類多、構(gòu)成復(fù)雜、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)驗(yàn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時(shí)間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作，在人、財(cái)、物配備上給予支持，挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作，改善辦公、管理環(huán)境， 加大關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高校學(xué)籍檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化提供有力的保證?？茖W(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。

2.2健全檔案管理制度，完善學(xué)籍檔案管理工作

建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，高校檔案部門實(shí)行過程管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的一系列目標(biāo)管理。最終學(xué)籍檔案歸位與高校檔案部門 并隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對象的不同而變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報(bào)、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。

2.3加強(qiáng)學(xué)籍管理人員的素質(zhì)建設(shè)

首先加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)理論學(xué)習(xí) ，重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度 ，而且對工作有一定的積極性，使其在工作中更主動(dòng)、更自如，更好的提高發(fā)揮辦公效率。

2.4充分對學(xué)籍檔案的開發(fā)利用

隨著對外開放的不斷加強(qiáng)， 高校教育改革的逐步深入， 給高校學(xué)籍檔案中信息資源的開發(fā)利用帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。高校學(xué)籍檔案信息是否得到了社會(huì)、用人單位和畢業(yè)生的廣泛認(rèn)可和高度評價(jià)， 來自于是否高校對學(xué)籍檔案充分的開發(fā)利用 服務(wù)學(xué)生服務(wù)社會(huì)。

總之只有充分運(yùn)用科學(xué)的管理方法、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段，健全和完善學(xué)籍檔案的管理，加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能使高校學(xué)籍檔案的管理工作適應(yīng)高校發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的需要。建立健全一整套高校學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

篇9

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

學(xué)籍檔案是指學(xué)生自入學(xué)之日起，在受教育的過程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像、電子等不同形式的歷史記錄，是學(xué)生在校期間的學(xué)籍、成績和畢（結(jié)）業(yè)等情況的重要憑證。高校在學(xué)籍檔案管理的過程中存在許多普遍性的問題，如何加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理工作，發(fā)揮其在規(guī)范學(xué)校管理、維護(hù)學(xué)生權(quán)益、服務(wù)社會(huì)方面的積極作用，是值得我們研究和探討的一個(gè)問題。

一、目前高校學(xué)籍管理中普遍存在的問題

1、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視，學(xué)籍檔案管理的意識(shí)薄弱、觀念落后。

學(xué)籍檔案的作用往往是潛在的、隱性的、滯后的，加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的管理需要投入，而投入與回報(bào)無“立竿見影”的效果，因此，學(xué)籍檔案的管理往往被忽視。加之長時(shí)間以來，學(xué)籍檔案的管理都是以管為主，對資料的收集被動(dòng)狀態(tài)，缺乏科學(xué)性的分類，幾乎沒有相關(guān)數(shù)據(jù)資料的統(tǒng)計(jì)分析，僅限于“管”這樣一種狀況，這種落后的管理理念嚴(yán)重制約了學(xué)籍檔案的管理及其作用的發(fā)揮。

2、學(xué)籍檔案管理人員不專業(yè)，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。

許多高校沒有專業(yè)的、專職的學(xué)籍檔案管理人員，由其他工作人員兼職，而兼職人員中絕大部分沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，僅僅依靠自己學(xué)習(xí)和摸索，往往很難達(dá)到崗位要求。同時(shí)，許多高校的檔案管理人員處于從屬地位，看不到成績，得不到重視，也使得檔案管理的隊(duì)伍不穩(wěn)定，流動(dòng)性大，這些因素都嚴(yán)重影響到學(xué)籍檔案的管理。

3、管理的模式不規(guī)范

許多高校的檔案管理模式存在不規(guī)范的現(xiàn)象，文書檔案隸屬黨辦管理，學(xué)籍檔案的管理則隸屬教務(wù)處，未納入學(xué)校檔案統(tǒng)一管理，這在民辦高校中比較突出。而教務(wù)處也沒有專職的學(xué)籍檔案管理人員，在學(xué)籍材料的收集、整理方面有遺漏及不規(guī)范的現(xiàn)象存在，這在很大程度上影響了學(xué)校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，也為學(xué)籍檔案的安全性埋下隱患。

4、管理方式過于陳舊，缺乏現(xiàn)代化管理手段。

許多高校的學(xué)籍檔案管理還停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，沒有寄托現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的查閱必須一件一件去翻閱歸檔材料。隨著學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)大，檔案的增多，手工翻閱的管理方式不但不能適應(yīng)使用者的需求，也導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)，效率低下等狀況，給檔案的有效利用帶來很大的阻礙。

5、學(xué)籍檔案的開發(fā)利用率很低

檔案管理人員的不專業(yè)，業(yè)務(wù)的不精通，缺少現(xiàn)代信息技術(shù)，學(xué)校沒有針對性的管理軟件等，這些問題都導(dǎo)致了學(xué)籍檔案沒有得到很好的開發(fā)利用。同時(shí)，學(xué)籍檔案的管理多數(shù)還停留在對材料的簡單收集、整理，沒有對所收集的材料信息進(jìn)行深加工，更沒有從中提煉出有規(guī)律性、結(jié)論性的數(shù)據(jù)資料來為教學(xué)管理和教學(xué)改革服務(wù)。遇到學(xué)校的各種檢查、評估，都是一次性重、重復(fù)做材料，沒有很好去利用已經(jīng)形成的檔案。

二、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的有效途徑

為維護(hù)高等學(xué)校檔案的齊全和完整，提高學(xué)校檔案管理水平，全面推進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化建設(shè)，更好地發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用，高校應(yīng)該從多方面加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的管理。

1、建章立制，組織保障、責(zé)任明確。

加強(qiáng)制度建設(shè)，提高管理水平是必須的前提，領(lǐng)導(dǎo)重視，組織支持是必要的保障。高校應(yīng)結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況建立本校學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度，應(yīng)把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，確定分管領(lǐng)導(dǎo)，配置專職管理人員，用戰(zhàn)略的眼光和現(xiàn)代管理的觀念來認(rèn)識(shí)檔案工作的意義和作用，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)研究和解決工作中的重大問題。

2、調(diào)整檔案管理體制，注重實(shí)效，統(tǒng)一管理。

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，全日制在校生規(guī)模在一萬人以上的，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立檔案館，未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室，統(tǒng)一管理學(xué)校檔案。但是，現(xiàn)在多數(shù)院校，尤其是民辦高校，學(xué)籍檔案是隸屬教務(wù)處管理。這樣一種管理模式，不能合理使用人力、物力、財(cái)力，更不利于檔案現(xiàn)代化管理和有效利用，因此，高校應(yīng)該對學(xué)校的檔案管理體制進(jìn)行必要的調(diào)整，保證檔案的完整性，提高對檔案的利用效果。

3、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的素質(zhì)。

學(xué)籍檔案材料多、繁，需要一定的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)，高?？梢圆扇⒂^示范單位檔案館，請專家講解業(yè)務(wù)知識(shí)，培訓(xùn)具體操作等手段，定期、不定期的加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，提高管理人員的綜合素質(zhì)，才能保持人員的相對穩(wěn)定，利于學(xué)校檔案管理。

4、加強(qiáng)學(xué)籍檔案的規(guī)范管理及信息化建設(shè)

要加強(qiáng)學(xué)籍檔案的規(guī)范管理，必須抓好學(xué)籍檔案的收集、整理這一基礎(chǔ)工作。學(xué)籍檔案形成的周期長、種類多，問題雜，而且往往是與學(xué)生的動(dòng)態(tài)發(fā)展相聯(lián)系的，規(guī)范管理才能確保學(xué)籍檔案的完整性，使之能夠完整地反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)與成長過程，否者將帶來重大隱患。同時(shí)，應(yīng)該建立健全學(xué)籍檔案信息系統(tǒng)，搭建統(tǒng)一的電子學(xué)籍檔案信息平臺(tái)，提高學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。

5、以評促管，以評促建。

學(xué)校內(nèi)部，學(xué)校之間，上級主管部門應(yīng)該定期、不定期的進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的檢查、評比，通過這些首段找出管理中存在的問題，以評促進(jìn)管理，以評促進(jìn)建設(shè)，使學(xué)籍檔案管理更規(guī)范，更有序。

篇10

一、我國部分高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

學(xué)籍檔案所含龐雜眾多，大體上說是指學(xué)生從入學(xué)進(jìn)入該校到畢業(yè)離校形成的大量具有查考利用價(jià)值的檔案材料，主要包括學(xué)生學(xué)籍卡（含學(xué)年評語表、考試成績登記表）、學(xué)生思想政治品德考核表、畢業(yè)登記表、健康卡、體育合格登記表等，是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校檔案中所占數(shù)量較多的一部分，它真實(shí)地記錄了每一位學(xué)生在學(xué)校的成長歷程。然而，不少高校的學(xué)籍檔案管理手段還相對滯后，很難適應(yīng)當(dāng)前形勢發(fā)展的需要。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.學(xué)籍原始檔案不完整，整理不規(guī)范。（1）學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案大多由學(xué)生所在班級的班主任老師負(fù)責(zé)填寫、保管，這樣就會(huì)因?yàn)閭€(gè)別班主任的檔案記錄不規(guī)范，比如有的使用圓珠筆或鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；又比如有的未按要求填寫，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄少目現(xiàn)象，有的沒有按規(guī)定粘貼照片，使學(xué)籍檔案不能準(zhǔn)確、完整地反映真實(shí)情況；同時(shí)，由于組卷、裝訂不規(guī)范，卷內(nèi)沒有目錄、頁碼的現(xiàn)象較多，給查找利用帶來了不便，從而降低了它的使用價(jià)值。

2.檢索方法陳舊落后，提供資料信息欠準(zhǔn)確。（2）現(xiàn)如今有的學(xué)校原有學(xué)籍檔案的檢索工具仍然僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學(xué)籍檔案數(shù)量太多，有的根本沒有制作相應(yīng)的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業(yè)屆次、班級時(shí)，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費(fèi)了大量時(shí)間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準(zhǔn)率，給查閱者和檔案員帶來了工作上的困擾。

3.檔案材料內(nèi)容空泛無物，不能真實(shí)反映學(xué)生綜合素質(zhì)和個(gè)性差異。這方面最集中的體現(xiàn)就是畢業(yè)生鑒定和平時(shí)考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評語格調(diào)一致，缺乏個(gè)性特點(diǎn)。由于畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學(xué)業(yè)、成績及政治表現(xiàn)，而他的社會(huì)活動(dòng)能力、組織創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)方面的材料卻沒有反映。而這些內(nèi)容恰恰可以從某種程度上反映學(xué)生的綜合能力和素質(zhì)，也正是用人單位所需要了解的重要情況。

4.檔案使用效率低，畢業(yè)轉(zhuǎn)遞較為混亂。雖然絕大部分高校學(xué)生檔案室配有計(jì)算機(jī)，但沒有一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生材料沒有全部輸入進(jìn)去，其作用難以真正發(fā)揮。另一方面，目前高校畢業(yè)生檔案基本上是落實(shí)具體單位之后才能將檔案轉(zhuǎn)遞出去，在這些轉(zhuǎn)遞過程中，難免會(huì)造成檔案遺失現(xiàn)象。

二、檔案工作中查檔與檔案管理存在的問題。

1.目前，學(xué)籍檔案管理相對滯后，主要表現(xiàn)在利用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案進(jìn)行進(jìn)行開發(fā)利用的程度很有限。在國家實(shí)施電子注冊制度之前，相關(guān)的學(xué)籍檔案管理，屬非公開上網(wǎng)范圍，如今轉(zhuǎn)向電子檔案，實(shí)際操作起來有諸多的困難。

（1）1994 年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)籍管理存在著較多不規(guī)范、不科學(xué)的管理。（3）由于歷年的招生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍表、成績表等的填寫以手寫體居多，多年來經(jīng)手的人眾多，書寫難以規(guī)范，其中涉及的數(shù)據(jù)繁復(fù)，表格規(guī)格多樣，要對這些材料進(jìn)行電腦管理并非一蹴而就。

（2）紙質(zhì)與磁性介質(zhì)材料的收集脫節(jié)。辦公自動(dòng)化的條件下，教學(xué)部門定期對在校生成績進(jìn)行計(jì)算機(jī)著錄，待學(xué)生畢業(yè)后形成一份完整的紙質(zhì)材料移交給檔案部門，由于受到技術(shù)維護(hù)、保密措施、病毒預(yù)防等因素的制約，歷時(shí)幾年后與紙質(zhì)材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達(dá)到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

2.現(xiàn)階段高校遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取給檔案管理帶來新問題。全國高校招生已普遍采取遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取或局域網(wǎng)錄取，與傳統(tǒng)的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網(wǎng)上錄取考生紙質(zhì)檔案管理方面存在較多混亂，表現(xiàn)在以下方面。

（1）考生電子檔案所反映的內(nèi)容不夠清晰有效，有的指標(biāo)表達(dá)的含義對高校老師而言還存在理解上的困難，容易長生分歧。

（2）電子檔案信息缺失。比如電子檔案中的“考生評估”一欄填寫內(nèi)容不真實(shí)，有的省份填寫認(rèn)真，有的省份則只有“正?！薄昂细瘛钡茸郑械氖》莞纱嗍强瞻?。

（3）被錄取考生紙質(zhì)檔案建檔、寄發(fā)存放混亂。過去，開學(xué)后全部學(xué)生檔案都能到齊，便于對考生進(jìn)行復(fù)查。實(shí)行網(wǎng)上招生后，紙質(zhì)檔案寄發(fā)變成多途徑解決，有的是考生自己帶到學(xué)校，有的是由招生辦寄發(fā)，有的省份僅送一張錄取學(xué)生電子檔案光盤到高校了事，給高校學(xué)生檔案管理工作帶來了新的問題。

三、我國現(xiàn)階段學(xué)籍檔案管理應(yīng)采取的對策和措施

針對目前部分高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀和諸多問題，我們必須有清醒的認(rèn)識(shí)。要認(rèn)識(shí)到它的復(fù)雜性，這里面的問題，有些是早就存在的，更多的是隨著社會(huì)的進(jìn)步，我們工作方式的轉(zhuǎn)變而衍生出來的，我們要直面解決。（4）更要認(rèn)識(shí)到它的迫切性，學(xué)籍檔案不允許我們出現(xiàn)些許的混亂，要保證每一位學(xué)生離校時(shí)檔案里該生的綜合素質(zhì)是如實(shí)體現(xiàn)的，個(gè)性差異是鮮活可見的。讓檔案真正地發(fā)揮自身的作用。對目前學(xué)籍檔案工作的改進(jìn)，要有針對性強(qiáng)的策略方法。

1.加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的基本管理

（1）增強(qiáng)檔案意識(shí)，健全規(guī)章制度。增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好學(xué)校檔案工作的重要保證。可采取編制《 檔案法學(xué)習(xí)材料》組織全校師生學(xué)習(xí)，進(jìn)行檔案法知識(shí)競賽，在報(bào)上開辟檔案知識(shí)欄，以定期介紹檔案小知識(shí)等手段提高全員檔案意識(shí)，同時(shí)健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制。

（2）抓好環(huán)節(jié)工作，規(guī)范檔案管理。從學(xué)生一進(jìn)校起就要把新生的各類表格、卡片進(jìn)行統(tǒng)一保管。諸如專門用筆、字體、項(xiàng)目、頁碼、組卷、裝訂、檢查、轉(zhuǎn)遞等都必須統(tǒng)一規(guī)范。

（3）采用計(jì)算機(jī)檢索，提高利用率。學(xué)校要在設(shè)備和人才上加強(qiáng)投入，加快電子檔案的轉(zhuǎn)化速度。學(xué)校檔案室應(yīng)購置專業(yè)的檔案管理軟件，將學(xué)籍檔案的案卷級、文件級條目全部錄入計(jì)算機(jī)，借助計(jì)算機(jī)查閱學(xué)籍檔案，以提高檔案利用的查準(zhǔn)率和查全率。

2.加強(qiáng)網(wǎng)上招生檔案的管理

（1）制定相關(guān)規(guī)章制度，明確考生檔案管理的政策要求。各地招辦各類中學(xué)必須在每次考生建立電子檔案的同時(shí)，建立紙質(zhì)檔案；被錄取的考生檔案中，應(yīng)包括電子檔案和紙質(zhì)檔案；被錄取考生的紙質(zhì)檔案一律由各省招辦歸口管理。

（2）保證考生檔案填寫內(nèi)容的真實(shí)性與檔案材料的完整性。考生紙質(zhì)檔案歸檔項(xiàng)目要統(tǒng)一規(guī)范，九年義務(wù)教育后的各種層次教育的檔案都應(yīng)歸入紙質(zhì)檔案，內(nèi)容包括畢業(yè)生登記表，考試成績登記表，學(xué)生評估表，獎(jiǎng)懲情況等，對已參加工作考取大學(xué)的考生檔案還應(yīng)包括其在工作期間的檔案材料。

（3）各省招辦應(yīng)承擔(dān)學(xué)生紙質(zhì)檔案寄發(fā)職責(zé)，確?？忌鷻n案的安全性與及時(shí)性。為保證數(shù)據(jù)的完整和防止篡改，檔案部門對檔案要定期備份。

（4）各校應(yīng)盡快建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的學(xué)生綜合檔案管理模式。要確?？忌堎|(zhì)檔案能及時(shí)準(zhǔn)確到位，沒有到位的考生紙質(zhì)檔案要及時(shí)向考生所在招辦催交；為便于今后查閱，必須對考生電子檔案信息刻錄成光盤。

總之，學(xué)籍檔案工作要保持與時(shí)代同步發(fā)展，就必須與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，對即有問題不回避，妥善解決，對發(fā)展帶來的問題用發(fā)展的手段去解決和提高。以創(chuàng)新思維指導(dǎo)學(xué)籍檔案工作實(shí)踐。通過不斷努力和實(shí)踐，使學(xué)籍檔案管理工作在創(chuàng)新上邁出新步伐，取得新成果，開創(chuàng)新局面。

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