導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇辦公室檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

【關(guān)鍵詞】

辦公室；檔案管理；重要性；策略

隨著我國企業(yè)單位辦公室工作的快速發(fā)展，企業(yè)工作對辦公室管理的完整性和連續(xù)性也有了更高層次的要求，而檔案管理的情況對提升企業(yè)單位內(nèi)部的工作質(zhì)量有著至關(guān)重要的影響，相關(guān)人員必須認識到自身工作的重要性并采取一定措施，才能確保檔案工作有序、有效進行。提高辦公室檔案管理工作效率對于提高企業(yè)工作水平和服務質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

隨著辦公室管理制度的不斷改善，當下企業(yè)單位辦公室工作隊伍整合度的提升，相關(guān)企業(yè)單位均較大程度地擴大了檔案資料的利用范圍，通過增加指定工作人員數(shù)量的方法切實提升檔案管理的服務水準，逐步實現(xiàn)辦公室人才資源的優(yōu)化配置。但由于部分企業(yè)內(nèi)部仍然存在工作人員素質(zhì)低下、檔案管理手段陳舊以及管理信息化技術(shù)含量低的現(xiàn)象，企業(yè)只注重“一線”業(yè)務、忽視后勤與檔案工作的現(xiàn)象，企業(yè)檔案制度不健全，檔案門類較多，達不到檔案管理的基本水準，更談不上高水平的管理。因此仍然需要采取相關(guān)措施進行解決，促進檔案管理的效率提升。

二、做好辦公室檔案管理的重要性

辦公室的檔案管理工作在展現(xiàn)一個企業(yè)單位的成長過程以及對其單位的未來發(fā)展和決策進行有效指導等方面是很有意義的，是單位在開展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理質(zhì)量直接影響著辦公室的工作效果，對于提升企業(yè)單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作十分有效，檔案管理對于企業(yè)單位工作模式選擇和資源配置起著決定性的作用。我們只有通過檔案管理，才能對管理者在制定企業(yè)規(guī)章制度或進行相關(guān)決策時查閱到足夠的資料，并依據(jù)檔案資料更好地了解企業(yè)狀況做出選擇，為企業(yè)其它工作部門的效率保障做好基礎，從而提升企業(yè)單位的整體工作成效。

三、辦公室檔案管理效率提高的幾點策略

在掌握辦公室檔案管理的重要性后，對當下部分企業(yè)單位存在的管理弊端，我們需要在正確認識檔案管理工作的基礎上采取相關(guān)措施，針對性地解決實際問題，便于我們更好地開展辦公室的檔案管理工作。

（一）轉(zhuǎn)變管理理念。

辦公室的管理一旦停留在舊的階段，整個企業(yè)的發(fā)展將會失去積極性與生命力。因此，我們應當轉(zhuǎn)變管理觀念，將新鮮的管理理念貫徹到每一位工作人員的身上，找到當下檔案管理的特點及規(guī)律，徹底改善傳統(tǒng)的管理方法，可以通過教育、宣傳等工作方法找到理念轉(zhuǎn)變的切入點，在辦公室開展日常檔案管理工作的同時，也需要積極創(chuàng)新檔案管理機制，通過對傳統(tǒng)聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項工作具有更好的工作動力及發(fā)展?jié)摿Α?/p>

（二）加強管理手段。

企業(yè)單位應當加強先進手段與技術(shù)的學習，定期進行現(xiàn)代化管理工作的交流與協(xié)調(diào)，還可以通過劃分區(qū)域、融入信息化管理手段的方法進行管理，要銘記“技術(shù)才是硬道理”的發(fā)展理念，學會用現(xiàn)代化的科技手段進行檔案管理的改革，還可通過建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來整合信息數(shù)據(jù)，通過將單位服務對象擴大到社會，則可以通過檔案資源為不同個人與組織提供更為個性化以及特殊性的服務，以此更好地發(fā)揮檔案作用。

（三）創(chuàng)新管理體制。

管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個好的工作體制的管理下，才能進而完善其他方面。我們應當不斷完善管理體制，增加管理手段，適當建立賞罰制度來激發(fā)工作人員的積極性與創(chuàng)造性，有效對管理體制進行創(chuàng)新，提高檔案的利用率，例如通過建立網(wǎng)絡檔案目錄、建立辦公室檔案服務反饋機制、開發(fā)適合本校的檔案管理軟件系統(tǒng)等方法對辦公室檔案實現(xiàn)高效管理，以便使其所具有的經(jīng)濟效益與社會效益得到進一步提升，逐步改善檔案管理的規(guī)范性。

（四）重視人員管理。

企業(yè)單位必須不斷引進高素質(zhì)的應用型人才，提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水準，不斷拓寬資金來源，建立信息系統(tǒng)，才能提高工作人員的法律意識和責任意識，減少工作失誤。而對于檔案管理人員來說，也需要在工作開展的同時積極地樹立服務意識，通過對自身檔案管理思想的不斷更新、對于檔案服務工作目標的正確建立將檔案管理思想同時代及本單位現(xiàn)實發(fā)展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養(yǎng)一支一專多能的隊伍，能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的潛在工作能力和良好的工作精神開發(fā)出來，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。

四、結(jié)束語

通過對以上內(nèi)容的分析，我們對辦公室檔案管理的相關(guān)理論知識有了更深層次的了解，認識到辦公室檔案管理與辦公室各項工作密切相關(guān)，在辦公室工作中起到重要作用。只有不斷提升辦公室檔案管理的工作效率，才能滿足辦公室工作管理的需求。相信在企業(yè)單位及相關(guān)工作人員的共同努力下，辦公室檔案管理的水平必定會得到一定程度的提升，真正實現(xiàn)辦公室管理的規(guī)范化、科學化，促進企業(yè)單位的更高更快發(fā)展。

作者：宜玉琴 單位：陜西黃陵煤化工有限責任公司

【參考文獻】

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【關(guān)鍵詞】

辦公室；檔案管理

辦公室檔案管理工作是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，涉及面廣，信息量大。直接形成具有保存價值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等），對單位其他工作的完善具有輔作用，有利于進一步提高單位工作效能，更好地服務于單位廣大干部職工。因此，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

（一）單位領導對檔案管理不夠重視。

檔案是單位在社會、科研、教學、管理等活動中形成的具有保存價值或參考價值的資料，是單位階段發(fā)展情況的有效憑據(jù)。但是在實際管理中存在領導不夠重視的情況，如辦公室檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓，檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機及軟件等都配備不齊全，室藏檔案數(shù)量不完整，平時不注意文件、資料的收集、整理，檔案制度都不完善等。

（二）信息化建設相對落后，社會現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。

一是國家檔案行政機構(gòu)倡導無紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍然以紙質(zhì)文件為主，形成對紙質(zhì)文件的依賴。二是現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求不同的方式進行整理和保管。三是檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。四是檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

（三）檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全不完善，落實不到位。

一是目前多數(shù)單位沒有建立檔案管理相應的制度和規(guī)范，導致收集工作處于無序狀態(tài)，或制定了“文件材料歸檔辦法”“檔案工作崗位責任制度”等，但不切合單位的實際情況，對單位文件材料收集工作沒有實際指導意義。二是相關(guān)制度落實不到位，執(zhí)行的力度不夠，導致檔案工作職責沒有落到實處,一些該銷毀的檔案未定期銷毀，大大增加了檔案查找的工作量，至使檔案管理難以發(fā)揮其效力。

（四）檔案管理的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮。

越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應。

（五）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。

實現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識和先進的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、如何加強檔案管理

（一）提高對檔案管理工作的重視程度。

做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認識到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對單位的相關(guān)領導宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實際功效，使其充分認識高效的檔案管理工作對本單位整體工作發(fā)展起到極其重要的推動作用。

（二）加強檔案管理信息化建設。

網(wǎng)絡電子化檔案管理方式相對較于紙質(zhì)文件管理工作效率更高，并且加強了檔案管理工作的準確性。充分利用計算機技術(shù)存儲，建立網(wǎng)絡信息平臺和電子數(shù)據(jù)庫，將網(wǎng)絡電子信息化技術(shù)應用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝坏母鞣N檔案分門別類地進行管理，對復雜的檔案資料進行有序整理，而且不會造成辦公室資料長期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財力，即提高了工作效率更能夠及時整理歸類各類檔案文件，使檢索工作變得更加準確便捷。

（三）建立完善的檔案管理制度。

提高辦公室檔案管理工作效率，強化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務。單位需長久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式，辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個部門的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應當針對辦公室工作制定適用于本單位的體制機制，只有科學管理，使檔案工作按照制度化去運行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進檔案工作的有序高效進行。

篇3

在機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過程中，對于檔案管理工作的重視程度正在不斷地提升，其實早在黨的十四大會議上，對其職能所屬進行了明確的定位，這為檔案管理工作的發(fā)展提供了更為廣闊的空間，是檔案管理工作在機關(guān)單位發(fā)展歷程中的一個重要的轉(zhuǎn)折。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，主要依靠單位領導的指示，對各單位的工作匯報資料進行有效的收集和整理，在經(jīng)濟市場中，這種模式已經(jīng)開始顯現(xiàn)出一定的弊端，對于日程的工作在質(zhì)量和效率方面開始出現(xiàn)不良的影響，對于機關(guān)單位高層進行決策不能提供科學的參考依據(jù)。

要將檔案管理工作作為機關(guān)單位辦公室的一項重要職能，為領導的決策提供依據(jù)和基礎。在辦公室工作中，對檔案管理工作要設立一個相對獨立的管理機制，實現(xiàn)檔案資料管理的獨立性，并與其他工作部門進行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，充分實現(xiàn)其服務性，并促進其作用最大程度地發(fā)揮。

二、檔案管理在辦公室工作中的重要意義

（一）檔案資料是單位領導進行科學決策的重要依據(jù)。在一個單位，尤其在國企機關(guān)單位中，決策層的工作任務主要有兩個方面：首先是對單位發(fā)展和運行的基本情況進行全面的了解。其次就是進行科學、客觀的政策的制定工作，而這也對檔案管理和制定決策之間的關(guān)系進行了闡述和明確。查閱單位發(fā)展過程中的檔案資料是獲取全面基本信息的有效手段，進而才能為科學、客觀決策的制定提供重要依??。隨著改革開放程度的不斷加深，尤其是在國企機關(guān)單位之中，檔案管理工作的重要性更加凸顯。檔案資料是對單位發(fā)展歷程中的業(yè)績、榮譽、重要事件以及一般的成長歷程的一個重要的文字記錄，在進行決策的制定過程中，能夠發(fā)揮出重要的借鑒作用，而辦公室工作主要的工作職能就是為其他部門提供輔助作用。

（二）檔案管理能夠促進辦公室工作效率的顯著提高。檔案管理工作不僅是行政部門的重要樞紐，同時也為決策部門職能的發(fā)揮起著重要的指導作用。新時期下，檔案管理工作模式已經(jīng)突破傳統(tǒng)模式中的對文件資料的收集和整理層面，在新模式中，檔案管理工作要對收集的信息文件進行科學有效的加工與處理。檔案資料中的大量信息要通過數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡的形式，為辦公室工作效率的全面提高提供助力，促進其現(xiàn)代化建設工作的開展，進而促進事業(yè)單位對一系列的文書以及文稿的修改，以及人事、財務等后勤工作的現(xiàn)代化、信息化以及數(shù)字化發(fā)展，從而使從事檔案管理工作的大量人員得以解放，實現(xiàn)單位發(fā)展對勞動力的解放的同時，大幅度提高辦公室的工作效率，以更好地為單位、為社會提供優(yōu)質(zhì)服務。

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1.1 檔案管理信息化不全面

目前很多單位已經(jīng)開展了檔案管理信息化建設，但普及不全面，發(fā)展不深入，特別是經(jīng)濟欠發(fā)達的山區(qū)縣，例如本單位的部分檔案還在采用“有紙化辦公”的管理模式?！坝屑埢k公”相對于當前繁重的工作量、快速的工作節(jié)奏，其查找資料效率低，資料檔案不易保存等問題凸顯。另外，一些會議記錄文件和一些年代久遠的文件都沒有做信息化存檔工作，當查閱舊文件檔案時需要大費周章將文件調(diào)出，這也表明目前的信息化建設還不夠全面。

1.2 檔案查閱易造成污損

文書檔案主要材料是由紙質(zhì)構(gòu)成， 并進行保管， 很多檔案資料年代比較久遠， 價值相當重要，由于各部門經(jīng)常需要對歸檔文件進行查閱， 而且審閱文件的時間比較長， 加上受到外部環(huán)境因素影響，難免會存在污損、丟失等情況，有些重要檔案如出現(xiàn)損毀， 極難找回替代文件， 會對成文書檔案管理工作做成影響和對文書資源造成損失。

1.3 檔案檢索效率不高

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，文書檔案由于涉及不同的部門，需要專人按照不同的要求對其進行分類存放審查和編目， 工作非常繁鎖。 當辦公人員需要進行借閱文檔時， 一般采用人工檢索文件，首先要進行辦理詳細的借閱登記手續(xù)，然后檔案管理員到檔案室查找，特別是對年代久遠文件的檢索時，需要檔案管理員在塵封已久的檔案中查找，這樣一來耗費大量時間、人力、物力。

2 檔案管理信息化的必要性

2.1 檔案管理信息化能提高工作效率

檔案管理大部分依托于人工編寫，隨著檔案操作軟件的研發(fā)并應用，人們可以輕松的利用各種計算機功能實現(xiàn)對公路檔案的編制、審核和備案。這種輕便的檔案管理方式不僅大大減輕了檔案員的工作量，提高了他們的積極性，還能減少檔案管理工作上的失誤，提高檔案的精準性。

2.2 檔案管理信息化能優(yōu)化資源配置

大多數(shù)單位對檔案的管理還停留在紙質(zhì)的要求上，很多檔案資料包括上級批文、會議紀要、相關(guān)部門通知等都是通過紙質(zhì)的形式表現(xiàn)出來。一些重大的項目在后期交檔的時候，都是把檔案資料用車子的形式推進檔案館。這不僅加重了檔案員的工作量，還造成紙質(zhì)資源的浪費。通過信息化改革，可能一個項目的資料放在一個小小的優(yōu)盤里就可以，方便交檔歸檔。而且這種存儲方式能加大檔案信息的存儲量，實現(xiàn)資源的合理優(yōu)化使用。

2.3 檔案信息化管理能提升檢索功能

很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文書檔案，然后放到專門的檔案室。但是這并不意味著這些檔案就可以放置在檔案室里，后期還是有很大的用處。通過建立信息化的檔案管理模式，開發(fā)專門檔案管理的電子系統(tǒng)，能方便對檔案的查閱和檢索，極大的提高了檔案的利用價值。

3 信息化檔案管理應用

3.1 建立檔案信息庫，實現(xiàn)檔案信息化

檔案管理的信息化建設的前提是要進行信息的數(shù)字化改革與建設。不僅要將現(xiàn)有的書面紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)存為電子文件檔案，還要建立檔案信息庫。這樣一來，能夠同時擁有紙質(zhì)和電子兩種文書檔案信息，解決了記錄信息少以及工作效率過于低下的問題，還能夠滿足單位各部門部門對于檔案信息和資源的需求，能夠保證問題解決與決策的及時性與有效性。此外，單位檔案信息庫應當及時的進行資料信息的補充完善與整體信息庫的更新與維護等，保證信息庫的資料全面且有效。

本單位利用OA辦公系統(tǒng)，按照級別分類建立檔案數(shù)據(jù)庫。首先按時間進行一級劃分，劃分為永久、30年、10年三種檔案保存類型。其次進行二級劃分，按照行政級別由上級到下級進行存放，如按照肇公，肇公養(yǎng)，肇公財，肇公基、縣委、縣府辦等分類，形成收件管理的歸檔。對于發(fā)件管理，按照發(fā)件的文號，編制《發(fā)文匯集》，建立年度發(fā)件文件信息庫。

3.2 檔案系統(tǒng)無縫連接，提高工作效率

傳統(tǒng)的文件檢索模式是人工檢索，這對工作的時效性大打折扣。通過檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分的利用檔案信息化的優(yōu)勢，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網(wǎng)絡平臺，進行無阻礙的信息傳遞。單位檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，各部門能夠通過OA辦公系統(tǒng)對檔案進行查閱和最新消息進行收取，有利于管理部門與人員工作效率的提高。

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【關(guān)鍵詞】

文書檔案；檔案管理；辦公室

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院長期行政管理的歷史記錄，其內(nèi)容囊括了醫(yī)護管理、黨務管理、醫(yī)政管理、人事管理等許多方面；涉及到了醫(yī)療、教學、科研、公共衛(wèi)生等各種工作的實施和開展情況；保存著醫(yī)院的規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計資料、會議記錄等重要內(nèi)容，對于醫(yī)院的日常管理和臨床科研都十分具有保存和參考價值。因此辦公室的文書檔案管理工作顯得尤為重要。

一、辦公室文書檔案管理特點

（一）文書檔案管理涉及面廣。文書檔案管理工作是通過單位的文檔室進行的。文書檔案內(nèi)容豐富，涉及面廣。包括來自上級或本單位制定的文件、協(xié)議、合同、電子檔案、責任書、往來信件記錄及其他材料。

（二）文書檔案管理工作一體化。文書檔案來源與文書工作，文書檔案的質(zhì)量直接影響到了檔案質(zhì)量和檔案工作，而文書檔案管理是建立在文件搜集、運轉(zhuǎn)、催辦和承辦基礎上的，是文書工作的終點。

（三）文書檔案管理的重要性。由于文書檔案主要進行的是文書材料的立卷工作，為了保證文書檔案管理工作能更好地為中心服務，起到在工作中的參謀和宣傳教育作用。文書檔案管理的重要性不言而喻。

（四）文書檔案管理的相對保密性。辦公室文書檔案管理人員的首要責任就是維護檔案的安全。而醫(yī)院文書檔案具有很強的專業(yè)性，檔案利用者也具有局限性，為了尊重醫(yī)患關(guān)系，需要相對較高的保密要求。

二、文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題

（一）文書檔案管理制度方面不完善。通常辦公室文書檔案資料都設置于綜合檔案室或庫房里，辦公室工作人員由于主觀上的個人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區(qū)域限制，沒有及時將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時各個部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識薄弱，檔案管理制度不完善，職責分工不明確等最終造成了管理成果與管理標準相去甚遠的結(jié)果。

（二）辦公室文書與檔案工作認知不足。文書與檔案工作相輔相成，目前大多數(shù)單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學性，但文書管理人員在實際工作中對檔案意識較為單薄，對自身職責認知不清以及檔案人員對于其工作內(nèi)容理解的不到位，不愿意花精力作指導，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，無法真正做到和諧的統(tǒng)一。甚至會導致管轄區(qū)內(nèi)的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。

（三）文書檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。由于文書檔案的管理人員存在專業(yè)知識與文化程度的差異。很多人員基本素質(zhì)有待提高，新知識明顯儲備不足。專業(yè)知識的欠缺在實際工作中會致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數(shù)檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳌＿@些均嚴重影響了文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、辦公室文書檔案管理工作的有效實施途徑

（一）完善文書檔案管理制度。單位領導需真正認識檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以醫(yī)院形成的文書為準則，工作中嚴格統(tǒng)一工作流程，建立健全歸檔制度。認真學習省檔案局頒布的規(guī)章制度，擬定相應的工作計劃。并在工作中注意：1.嚴控立卷歸檔的時效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點。4.定期清理已無保存價值的文檔。

（二）保證文書檔案齊全完整。辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應關(guān)心文書檔案的形成與辦理過程中的相關(guān)情況。文書工作者在最初歸檔時要認真檢查材料，發(fā)現(xiàn)應有附件而未及時歸檔的要記得催要；有外借卻未按時上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應甄別該文件會否具有保存價值，不具社會價值的無需歸檔。在檢閱完畢后進一步完成歸檔工作。認真完成從零散“頁”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫工作。

（三）實施“自動化”文書檔案管理。在自動化環(huán)境下，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易與規(guī)范。文檔管理數(shù)字化、信息化能更加迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率，這是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

（四）加強在職教育，強化管理文員培訓。辦公室文書檔案管理人員的能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，因此需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理操作能力。1.由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，積極完成自我學習并參加相應的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓。2.要進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識。3.加強制度建設，建立長效培訓機制。4.明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。

四、結(jié)語

文書檔案管理工作要求既要把握大局，又要嚴格控制每個工作細節(jié)，可從文書檔案整理到建立健全規(guī)章制度和工作程序等方面入手。做到不斷提高辦公室人員的文書檔案管理水平，認真搞好文書檔案與其他工作的銜接。

作者：商棗河 單位：山東棗莊市婦幼保健院

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高校檔案管理是高校對在其教學、科研、行政管理和其他活動中形成的記錄和保存各種信息的各種文字、圖表、音像制品等各種載體的綜合進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的系統(tǒng)活動。而院級檔案管理是一種事后行為，往往容易忽視，或是不夠規(guī)范。學院作為高校的二級單位同樣也承擔著較大的檔案管理工作，除了有校級文件的歸檔還有院級教學事業(yè)發(fā)展的檔案管理。因此完善的高校院級檔案管理有利于高校教學、科研工作狀態(tài)監(jiān)控，有利于發(fā)展規(guī)劃和教學質(zhì)量監(jiān)控體系的科學化，有助于推動高校教學工作的發(fā)展，教學改革的深化和整體管理水平的提高。本文就現(xiàn)階段我國高校院級檔案管理中存在的問題進行一些探討，并在此基礎上提出些對策與建議。

一、 高校院級檔案管理中存在的問題

第一、 檔案管理理念落后， 管理意識淡薄。我國許多高校院級辦公室的檔案管理人員都是兼職的檔案管理者，因此在日常的工作中，對檔案的管理意識比較薄弱，往往只是流于形式，不重視日常材料的搜集和歸檔，缺乏責任心，工作態(tài)度敷衍塞責，重程序，輕結(jié)果，常常產(chǎn)生“ 文牘主義”和“目標置換”。并沒有形成較好的管理規(guī)范。

第二、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高， 結(jié)構(gòu)不合理。在高校里只有少數(shù)人員是專職的檔案管理人員，而在院級單位的工作人員多數(shù)都是兼職的檔案管理人員，并沒有接受過專門的培訓，因此對于如何開展文件的歸檔和規(guī)范管理好院級的檔案是亟待解決的首要問題。同時目前有相當一部分檔案人員還跟不上時代的步伐，還缺乏必要的素質(zhì)和開發(fā)檔案信息的能力。

第三、 檔案管理信息化建設不足。由于院級辦公室檔案管理涉及到教學、科研、學生、對外聯(lián)系等多種文獻資料，是為了實現(xiàn)某項計劃或一定目標而形成的文獻，當某項計劃或一定目標實現(xiàn)以后，由此而形成的文獻資料往往不被人們所重視，錯過及時整理和歸檔的大好時機，造成文獻資料的丟失。

二、完善我國高校院級檔案管理的建議

第一、要提高對高校檔案管理工作規(guī)范化意識的正確認識。 高校院級檔案的合理建立、有效管理、科學利用是高校院級檔案管理工作規(guī)范化的主要目標。 從高校發(fā)展的實踐看，完善院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化，對推動教育改革、提高教學質(zhì)量和工作效率、實現(xiàn)科學管理、開展科學研究、展示學校綜合實力等具有重要作用。 為了加強院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化建設，充分發(fā)揮檔案在教學管理過程中的積極作用，要依據(jù)教育教學發(fā)展的客觀規(guī)律，不斷提高對院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化認識，充分發(fā)揮各種檔案資料的使用價值，使其為教學科研服務，為課程建設、學科建設和專業(yè)建設服務。

第二、要提高院級辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。 目前，絕大多數(shù)高校的院級兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，大多是“門外漢”，檔案管理知識很粗淺，不能很好地勝任此項工作。 這就需要高校創(chuàng)造各種機會對他們進行專業(yè)培訓。 可以采取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學習，或請外校專家來作專題講座。 通過各種途徑來提高他們的綜合管理水平和專業(yè)技能。 同時要健全院級檔案管理規(guī)章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責任制，不斷增強檔案管理人員責任意識和大局意識。

第三、要建立檔案管理信息化服務網(wǎng)絡，實現(xiàn)高校檔案管理信息資源共享的目的。 加大資金投入建立數(shù)字化網(wǎng)絡平臺，院級檔案資料建設在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料，這將為院級檔案資料建設和管理開辟廣闊的前景。建立檔案管理信息化服務網(wǎng)絡的意義，在于通過網(wǎng)絡可以聯(lián)接分散于各處的信息資源，使所有檔案管理信息實現(xiàn)資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時空的局限更好地協(xié)調(diào)了解學校教育管理信息和各種要求，實現(xiàn)檔案管理信息化為一線教學服務。

第四、要根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，建立院級辦公室檔案資料索引自動化，設置和強化網(wǎng)上查詢功能。 眾所周知，電子檔案系統(tǒng)的建立，節(jié)省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時間內(nèi)，不用支付任何費用就可以閱覽或下載本院系幾年來的文件資料，如經(jīng)典教案、講義、電子課件等。 這些豐富快捷的電子檔案資料對于提高新教師的備課質(zhì)量，使年輕教師盡快成長起來具有積極的促進作用。也為教師更好地“教”和學生更好地“學”提供便捷的服務。 但許多高校院級電子檔案功能遠未開發(fā)出來，這種狀況一旦改變，就會極大地推動廣大師生間的學習和交流，從而提高教學實效。

第五、要重視和關(guān)心檔案管理工作，不斷提高院級檔案管理水平。 院級領導應把檔案管理規(guī)范化工作列入行政管理工作議事日程，院級班子成員中要有專人分管此項工作，平時要加強對檔案管理規(guī)范化工作的指導和監(jiān)督。 安排管理水平高，責任心強的院級辦公室管理人員擔當此項工作。 要建立檢查監(jiān)督激勵機制，把院級檔案管理工作做得出色的人員推薦到學院作經(jīng)驗交流。 并且，真正把院級辦公室檔案管理規(guī)范化工作納入法制軌道，做到獎懲分明，使院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化在高校教學管理中發(fā)揮積極作用。

高等教育承擔著培養(yǎng)高級專門人才、發(fā)展科學技術(shù)文化、促進社會主義現(xiàn)代化建設的重大任務。 提高質(zhì)量是高等教育發(fā)展的核心任務，是建設高等教育強國的基本要求。 高校院級檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，只有不斷的創(chuàng)新才能促進質(zhì)量的提高。 因此，實現(xiàn)高校院級檔案管理工作科學化、制度化、規(guī)范化勢在必行，任重道遠。

參考文獻：

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2提高（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)檔案的管理意識

2．1擋案管理必須與時俱進

要想使（醫(yī)療機構(gòu)〉新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)辦公室中的檔案管理工作與時俱進，就必須不斷的提高管理員自身的思想道德與業(yè)務水平。就目前來說，缺乏專業(yè)性、學歷低與等，直接導致資料的長期積壓與不歸類整理，進而使得檔案的保存、査找與利用都比較困難，乃至無法充分發(fā)揮檔案的重要作用⑴。

2．2樹立安全管理檔案的意識

安全管理檔案是對檔案實物的防范，其主要包括：注意防火、注意防盜、注意防潮等。電子檔案則需要注重設備系統(tǒng)以及網(wǎng)絡的安全運行，做好檔案的備份，相關(guān)的工作人員在調(diào)取或提供檔案之后需要將其保管好。此外，還要加強對檔案管理人員的業(yè)務水平加以培訓，使其能更好的勝任這份工作。

3對檔案信息資源進行幵發(fā)利用的途徑

3．1加強對檔案信息資源的源頭管理

加強源頭管理是指在檔案進行開發(fā)利用時的一些構(gòu)建工作，首先，進一步提升相關(guān)人員的處理水平，對檔案信＆資源的質(zhì)量嚴格把關(guān)。進而使得檔案信良資源的利用價值得以提高。對于已經(jīng)搜集匯總的檔案，檔案管理工作人員需要科學保存，以此來保證檔案信良資源具備完整性與可用性。并且只有加強對檔案信＿資源的源頭管理，才能實現(xiàn)優(yōu)良的循環(huán)系統(tǒng)，進而為用戶提供及時準確地的信良資源。加強源頭管理需要醫(yī)療機構(gòu)檔案管理部門來完成，各個科室也必須協(xié)調(diào)配合，年終考評中加入各個科室擋案管理的工作水平，也是一種提髙（醫(yī)護人員）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)工作人員積極性和責任心的手段。第二，進一步提高工作人員的綜合素質(zhì)能力。并加大資金的投人，才能充分的開發(fā)并利用檔案信氤資源。

3.2抓住重與，大力突破

對于（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)檔案的管理方式要與時俱進，擋案管理人員需要依據(jù)具體清況來抓住重點、大力突破。首先，應進一步加強信tf化的構(gòu)建，并加快對檔案管理信良化的構(gòu)建進度。以專題分類與流程簡化以及網(wǎng)絡建設、通過突破重兵來完成經(jīng)濟效益與社會效益的雙贏。第二，對（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)的檔案信E管理建立自動化的辦公系統(tǒng)。若檔案都記錄在一個系統(tǒng)，那對檔案的管理也將變得簡單化。規(guī)范化的電子文件歸檔與管理流程能夠保證檔案信良資源的完整性，進而實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字信息化以及系統(tǒng)化。

3.3由點及面，層層遞進

加強對（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)辦公室檔案進行管理需用長遠的眼光來看待，是否有完整科學的制度來充分幵發(fā)利用（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)檔案的信良資源，（這與醫(yī)療機構(gòu)的經(jīng)濟效益與社會效益有著一定的關(guān)聯(lián)。）由點及面、層層遞進的進行檔案管理工作，可以持續(xù)發(fā)展（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)的檔案管理事業(yè)。首先，各科室應展開建設檔案資源信氣化的工作。第二，在推進檔案資源信良化的建設中不斷的＆結(jié)經(jīng)驗，理清？路與創(chuàng)新管理方式。第三，要一步一步完成檔案信氧資源的建設，不能急于求成。以此讓（醫(yī)療機構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機構(gòu)的檔案管理工作得以科學持續(xù)的發(fā)展。

3.4加大物質(zhì)與技術(shù)的保障力度

檔案管理的一些工作環(huán)境與存儲空間以及設備等都是物質(zhì)的保障。專業(yè)性較強的工作人員、具備先進的專業(yè)技術(shù)與計算機技術(shù)的人才是技術(shù)的保障，能夠為檔案信息管理提供更好的服務，物質(zhì)保障、技術(shù)保障都不可缺。想要確保檔案管理工作具有長效性，必須在檔案的管理上加大物質(zhì)與技術(shù)的投資。

3.5完善檔案信良與資源的開發(fā)利用體系檔案建立的目的是為（病人）

參合群眾以及各定與醫(yī)療機構(gòu)提供服務。所以，檔案管理工作人員的義務便是進一步開發(fā)并利用擋案信良資源。對于檔案信良的搜集以及整理，管理人員起到很大的作用。檔案信營、資源的開發(fā)與合理利用是檔案管理工作的最終目的。檔案工作人員對信息資源進行搜集整理、編輯加工是檔案被合理利用的關(guān)鍵。

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2、檔案管理工作。配合集團投資部合同管理專項檢查，梳理信投本級及控股子公司2015年7月1日—2017年6月30日新訂立的重要經(jīng)濟合同以及以前年度訂立的，目前仍在執(zhí)行的重要經(jīng)濟合同，完成統(tǒng)計表格并形成自查報告；去年六月開始，由我接手負責公文流轉(zhuǎn)工作，我嚴格按照要求，及時做好收文、發(fā)文、流轉(zhuǎn)及歸檔工作。重大事項及對時間期限有要求的文件，做到及時跟進、及時提醒，保證各類文件傳閱的時效性，并及時將文件精神傳達到相關(guān)部門及各參控股公司，確保政令暢通；嚴格執(zhí)行用印管理制度，把好印章使用關(guān)口。

3、文化宣傳工作。在集團內(nèi)網(wǎng)及時報道公司的發(fā)展動態(tài)，重大活動的開展情況，嚴把信息報送審查關(guān)，全年報送有價值、高質(zhì)量的信息56篇；向信司黨務工作群推送圖文并茂的讀書小組活動、信投大講堂開展實況；對參與人數(shù)多，影響范圍廣的員工健步走活動、成員企業(yè)員工拓展活動、新員工入職培訓和新媒體課程培訓，盡職盡責做好后勤服務工作。

4、其他工作。草擬半年工作會議和年度工作總結(jié)等匯報材料供領導修改；協(xié)助其他部門完成工商材料調(diào)檔和向集團投資管理系統(tǒng)資料更新與錄入；完成2018年公司報刊征訂工作；參與服務集團回顧表彰大會，展現(xiàn)公司良好的精神氣象；發(fā)揮黨員先鋒模范作用，投身結(jié)對幫扶困難戶的走訪幫扶工作。

二、工作中存在的問題

回顧一年，我嚴格要求自己，在工作上認真履行職責，但距離自己和領導的要求還差很遠，我也清醒的看到了自身存在的問題，主要表現(xiàn)在：

1、工作經(jīng)驗不足，在工作的處理和推進上仍然有所欠缺，需要不斷加強各方面能力的鍛煉，不斷提高自己的辦事、辦文能力，提高工作效率。

2、文字功底不深，缺少縱深挖掘的延伸和大局觀，需要進一步加強積累和思考，更好的適應辦公室的文書寫作工作。

3、創(chuàng)新意識不強，組織協(xié)調(diào)能力還有待提高。

三、明年工作展望

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中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）11-00-01

一、辦公室檔案管理現(xiàn)存的問題

1.檔案管理的意識不強，管理方式有待更新

由于我國檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)還沒有跟上社會需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業(yè)的人士來從事，這就導致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識不強。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對日常材料的搜集和保存，工作中的責任心有待進一步加強。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統(tǒng)的模式，并沒有跟上時展的步伐，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發(fā)達地區(qū)在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對檔案管理重要性的認識。

2.辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高

由于我國教育體制培養(yǎng)出來的專業(yè)檔案管理人才還不能滿足社會的需求，因此，在現(xiàn)代社會中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項工作的，這就產(chǎn)生了工作人員的專業(yè)知識不夠的問題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問題。其次，隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時代的步伐，在檔案管理工作中運用現(xiàn)代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。在面對這些問題的時候，現(xiàn)代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業(yè)技能相對缺乏、專業(yè)水平相對較低、缺乏足夠的運用現(xiàn)代辦公軟件的能力等問題。因此，認真對待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問題是必須的，也是現(xiàn)代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問題。

3.辦公室檔案管理的信息化建設有待加強

現(xiàn)代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進行記錄和整理。由于現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設還沒有完全成熟，很多硬件設施沒有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。其次，國家的檔案行政機構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設計和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。多種類型數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計存儲在業(yè)務數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上，沒有建立系統(tǒng)型的管理模式。

二、如何改進辦公室檔案管理工作，提高工作效率

辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室各項業(yè)務工作的開展具有直接的聯(lián)系，　辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。　所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：

1.完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系

現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨將這兩個工作分開，應該將其結(jié)合在一起進行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過程中更能適應，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應的程序進行，促進單位檔案管理的體系建設。

2.增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念

由于我國現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識不夠強，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國檔案管理工作難以得到較大的進步，因此，增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認識，立足于我國辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標，應該堅持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標的辦公室檔案管理意識。無論是從單位的管理決策還是單位的服務意識樹立，都需要包含單位檔案管理的意識。在單位的檔案管理運行中強化崗位責任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強化檔案管理工作人員的愛崗敬業(yè)意識，強化單位檔案管理體系建設。

3.加強單位檔案管理工作的培訓，提高工作人員的管理技能

由于我國單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業(yè)的檔案管理技能，因此，加強單位檔案管理工作的培訓工作是十分重要的。筆者認為應該采用不同的方式通過不同的渠道對辦公室檔案管理工作人員進行專業(yè)技能的培訓，盡量提高工作人員的專業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強專業(yè)技能的培訓；其次還要加強自身對于辦公室檔案管理工作的責任心；再次就是要認真做好部門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進行專業(yè)的技能培訓，以提高工作人員的檔案管理技能。

4.強化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。　首先，要規(guī)范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；　然后，　要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現(xiàn)以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)上管理。

參考文獻：

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[摘要]現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位或辦公室工作人員的一項重要任務就是對單位的檔案進行合理有效的管理。通過對事業(yè)單位檔案進行有效的管理，加快事業(yè)單位的發(fā)展。進入二十一世紀以來，我國的計算機技術(shù)得到了迅速的發(fā)展，利用計算機技術(shù)進行檔案管理成為了新時期我國檔案管理的新趨勢。以下文章就現(xiàn)階段我國檔案管理工作中存在的問題進行探討，并進一步提出加強辦公室檔案管理工作的幾點措施。

[

關(guān)鍵詞 ]新形勢；辦公室檔案；檔案管理；意義；措施

引言

對于辦公室里的工作人員來說，進行單位里的檔案管理是日常工作的一部分。做好檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展有著極其重要的作用。所謂的檔案管理，就是對事業(yè)單位內(nèi)每一項事務進行合理有效的記錄，以便日后查詢與應用。但是，就我國新時期下的檔案管理工作來說，依舊存在著許許多多的問題，本文就這些問題出現(xiàn)的原因進行探討，并結(jié)合自身經(jīng)驗，提出幾點改善檔案管理工作的措施。

一、新時期辦公室檔案管理工作的重要意義

在我國經(jīng)濟高速發(fā)展的形勢下，對事業(yè)單位辦公室檔案進行合理管理具有重要意義。一方面，辦公室檔案管理可以幫助事業(yè)單位做出正確決策。辦公室檔案記錄了單位的工作人員信息、資金運轉(zhuǎn)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量數(shù)據(jù)等內(nèi)容，這些信息的匯總可以有效的幫助各事業(yè)單位做出決策。另一方面，辦公室檔案管理在處理知識產(chǎn)權(quán)的糾紛問題上，會為事業(yè)單位提供一個有力的證據(jù)。辦公室檔案詳盡的記錄了各單位科技創(chuàng)新的初期探索和后期的成果，一旦發(fā)生產(chǎn)權(quán)方面的糾紛時，各單位可以從檔案中查找證據(jù)，維護事業(yè)單位的合法權(quán)益。

二、新時期辦公室檔案管理存在的問題

第一，事業(yè)單位的管理層缺乏對檔案管理的重視。新時期下，辦公室檔案的管理有著極強的專業(yè)性。然而，許多的單位管理層對檔案管理不夠重視，這就導致了檔案管理問題的存在，比如沒有將檔案管理信息化，檔案嚴重的老舊破損，管理工作缺乏合理性等。

第二，許多事業(yè)單位沒有形成完善的辦公室檔案管理機制。目前我國許多的事業(yè)單位檔案管理方法老舊，沒有形成完善的管理機制。各單位的檔案主要用于應付上級檢查，沒有實質(zhì)性的意義。另外，檔案的填寫十分隨意，沒有嚴格按照要求如實的進行填寫，這就為檔案的管理工作帶來了很大的麻煩。究其原因，就是各單位沒有形成一套完善的辦公室檔案的管理機制。

第三，辦公室檔案管理的硬件設備跟不上是造成檔案管理工作混亂的一個重要原因。新時期的辦公室檔案管理工作對計算機等高科技產(chǎn)品具有很大的依賴性，也正是電子產(chǎn)品的應用，極大的提高了檔案管理的質(zhì)量。然而，由于事業(yè)單位不愿意在檔案管理工作中給予充足的資金支持，這就導致了管理設備極度老化，嚴重影響了檔案管理工作的進行。

第四，辦公室檔案管理工作缺乏專業(yè)性的工作人員。辦公室檔案的管理是一個技術(shù)性很強的工作崗位。然而，由于事業(yè)單位沒有對該崗位引起足夠的重視，這就導致了檔案管理人員缺乏管理方面的專業(yè)性知識，這對檔案的管理來說十分不利。另外，由于檔案管理人員對管理工作十分隨意，加上其受教育程度有限，嚴重影響了檔案管理的效率。

三、新時期加強辦公室檔案高效管理的措施

通過上述文章的總結(jié)，不難發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段我國辦公室檔案的管理工作存在著許許多多的問題，這些問題的存在嚴重影響了我國辦公室檔案管理的效率，制約著事業(yè)單位的發(fā)展，所以加強辦公室檔案的管理工作勢在必行。

第一，事業(yè)單位的管理層應該對檔案管理工作予以高度的重視。只有管理層的檔案意識加強了，才會使檔案管理從填寫、保存、更新、應用方面得到改善。

第二，完善辦公室檔案管理機制，實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案進行合理有效的管理。一方面，對檔案管理的整個過程進行完善。首先，要求員工在進行檔案采集時，一定要根據(jù)實際情況如實填寫，以保證檔案的準確性。其次，在檔案的存放過程中，改善存放條件并對檔案進行分類合理存放。對檔案存放的房間進行定時檢查，以確保檔案的安全性。對檔案進行分類存放，不同種類的檔案不要混淆，方便以后檔案的查找。最后，對檔案進行實時更新，以確保檔案具有強烈的時效性和準確性。另一方面，做好辦公室檔案的銷毀工作。按照規(guī)定，部分檔案的保存具有一定的時間限制，一旦檔案到期，就要對檔案進行銷毀。在這一過程中，一定要向有關(guān)部門講明，得到允許后才可以進行相關(guān)的工作。

第三，提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)知識水平。辦公室檔案的管理具有很強的技術(shù)性，工作人員的專業(yè)素質(zhì)關(guān)系到辦公室檔案管理的合理有效性。一方面，在辦公室檔案管理人員的選拔上一定要嚴格，注重工作人員的專業(yè)素質(zhì)，提高工作積極性。另一方面，注重工作人員專業(yè)知識的培訓工作，對檔案管理人員的專業(yè)知識進行及時更新，特別是計算機方面的專業(yè)知識。隨著計算機技術(shù)飛速發(fā)展，其更新速度逐漸變快，加強檔案管理人員對計算機的使用水平有助于實現(xiàn)檔案的高效管理。另外，培養(yǎng)檔案管理人員嚴謹求實的工作態(tài)度也十分重要，只有員工的工作態(tài)度得到轉(zhuǎn)變，才會完善辦公室檔案的管理。

第四，辦公室檔案管理工作中，充分利用信息技術(shù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，一些具有大數(shù)據(jù)容量、層次結(jié)構(gòu)優(yōu)化的辦公軟件相繼問世，它們的出現(xiàn)極大的提高了辦公室檔案管理工作的效率。因此，充分考慮信息化，數(shù)據(jù)化等管理方式的應用，將辦公室的檔案進行分類別、分層次的管理，可以極大的提高工作人員辦公的效率。當然，這也對辦公人員的信息技術(shù)水平提出了很高的要求。

結(jié)語

二十一世紀以來，科學技術(shù)進入了全面發(fā)展的新時期。隨著相關(guān)技術(shù)的應用，我國的辦公室檔案管理工作得到了有效的加強。但是，就現(xiàn)階段我國的檔案管理工作來說，依舊存在著許許多多的問題，比如管理層對檔案管理不夠重視、沒有完善的管理體制加上辦公室檔案管理人員沒有足夠的專業(yè)知識，嚴重影響了辦公室檔案的管理工作。因此，只有不斷地提高檔案管理的技術(shù)水平，加強體制的完善和工作人員的工作態(tài)度，才能促使檔案的高效管理，加快事業(yè)單位的發(fā)展。

參考文獻

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