導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇電子文檔論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

隨著各行業(yè)在生產(chǎn)、管理上信息化程度日益增高，計算機和網(wǎng)絡已經(jīng)成為政府、企事業(yè)單位日常辦公不可缺少的重要工具，電子文檔已成為辦公信息的重要載體。2010年11月28日，維基解密網(wǎng)站泄露了25萬份美國駐外使館發(fā)給美國國務院的秘密文傳電報。這個事件震驚了全球，同時也反映了當前電子文檔面臨著嚴重的威脅。電子文檔看得見，摸不著，在保密性、完整性、可讀性等方面存在很多安全問題。

1 電子文檔的定義及特點

所謂電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為主要載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文檔主要有以下六個特點：存儲介質(zhì)多樣、容易編輯修改、容易傳遞、容易復制、容易損壞丟失、容易還原再生。

1）存儲介質(zhì)多樣。電子文檔存儲介質(zhì)很多，目前主要有計算機硬盤、各種光盤、U盤、閃盤，甚至手機和娛樂用的數(shù)碼產(chǎn)品也可以用來存儲電子文檔。

2）容易編輯修改。借助于各種專業(yè)軟件，可以很容易的編輯修改電子文檔，而且修改的痕跡很難發(fā)現(xiàn)。這是電子文檔有別于紙質(zhì)文件的優(yōu)點之一，但是如果不能很好的保護，就可能受到非法的修改，會破壞文檔的完整性和可讀性，給文檔所有者帶來一定程度的損失，這時候它又變成一個缺點。

3）容易傳遞。紙質(zhì)文件的傳遞必須要當面遞送，而電子文檔的傳遞則方便很多。借助于網(wǎng)絡，通過電子郵件、即時通訊工具、FTP服務等方式可以快捷方便的傳給有關人員。

4）容易復制。電子文檔相比紙質(zhì)文檔非常方便快捷。如果不采取技術手段限制拷貝，通過點擊幾下電腦鼠標就能輕松完成復制。這樣，人們就可以非常方便地進行信息共享。

5）容易損壞丟失。一是存儲介質(zhì)物理損壞或者丟失。電子文件對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，磁盤不能長期保存。磁盤、光盤、U盤等存儲介質(zhì)如果損壞，那么相應存儲的電子文檔也就不能讀取使用。一些U盤、閃盤體積很小，容易丟失，相應會造成電子文檔丟失。二是電子文檔容易被誤操作刪除，或者被病毒破壞。如果文件被刪除不及時恢復，有可能永遠無法恢復。

6）容易還原恢復。電子文檔誤刪后，可以通過數(shù)據(jù)恢復軟件還原，這本來是電子文檔的又一個優(yōu)點，但是對一些原本要刪除的機密的文件，又存在被非法還原的隱患。有研究表明，普通的刪除和格式化根本不能將數(shù)據(jù)徹底清除，硬盤被改寫12次還能將原有數(shù)據(jù)還原，只要存儲介質(zhì)未被物理損壞，進行特殊處理就能將數(shù)據(jù)還原。

2 電子文檔壽命過程

電子文檔壽命過程可以分為三個階段：制作保存、傳遞使用、歸檔銷毀。

1）制作保存階段。主要是指工作人員為了工作需要撰寫、編輯生成電子文件，并保存在某些介質(zhì)上的階段。電子文檔的制作一般在計算機上操作，制作完成后可以保存在計算機硬盤、U盤、光盤等各種介質(zhì)上。

2）傳遞使用階段。主要指按照規(guī)定將電子文檔傳遞給相關人員查看的階段。主要途徑包括電子郵件、FTP等網(wǎng)絡方式，也包括通過光盤、U盤等物理方式進行傳遞。

3）歸檔銷毀階段。主要是指在電子文檔使用完后，需要保存的由檔案部門保管，其他部門和人員所存電子稿銷毀的階段。歸檔以后，服務器及所有處理過本文檔的計算機及存儲介質(zhì)都應將文件刪除，相關存儲介質(zhì)也要進行處理。

3 電子文檔面臨的安全威脅分析

電子文檔面臨的安全威脅整體來說可分為內(nèi)部泄密和外部泄密兩大類型。

3.1 內(nèi)部泄密

主要是指內(nèi)部人員有意或者無意將重要電子文檔泄露，在電子文檔的整個生命過程中，內(nèi)部泄密的威脅都存在，而且很難防范。

1）無意泄密是指內(nèi)部人員在不知情的情況下將涉密電子文檔泄露。無意泄密最常見的就是內(nèi)部計算機非法外聯(lián)和移動存儲介質(zhì)交叉使用。有的人缺乏安全知識，將處理過涉密電子文檔的計算機重新安全后接入互聯(lián)網(wǎng)，就有可能被情報人員將涉密文檔還原。移動存儲介質(zhì)未經(jīng)授權在內(nèi)部計算機使用，內(nèi)部移動存儲介質(zhì)被帶出在外部使用，移動存儲介質(zhì)發(fā)生故障維修時，里面存儲的涉密文檔被還原，等都會造成內(nèi)部涉密文檔泄露。移動存儲介質(zhì)帶來的隱患還包括攻擊者利用移動存儲介質(zhì)對內(nèi)網(wǎng)進行擺渡攻擊，從而竊取更多的涉密電子文檔。

2）有意泄密是指內(nèi)部人員通過各種途徑獲得涉密電子文檔，并主動傳遞出去。內(nèi)部人員獲取電子文檔的途徑很多，文稿撰寫者可以直接拷貝到U盤、光盤等介質(zhì)保存，其他人員可以通過網(wǎng)絡下載，有閱讀權限的人員甚至采用手抄、截屏等方式獲得。

3.2 外部泄密

外部泄密主要通過攻擊實現(xiàn)。外部泄密的威脅主要存在于電子文檔前兩個階段，即制作保存和傳遞使用過程。具體方式可分為兩種：

1）惡意代碼。如果內(nèi)網(wǎng)終端使用時不注意就有可能感染木馬、蠕蟲、僵尸網(wǎng)絡、間諜軟件等惡意代碼，這是目前造成泄密的主要原因。比如安裝未經(jīng)檢測的軟件，使用來歷不明的存儲介質(zhì)，防護軟件安裝不到位等，都有可能感染惡意代碼。一旦感染，惡意的代碼就會通過網(wǎng)絡竊取重要信息，伺機往外部發(fā)送。

2）網(wǎng)絡入侵。攻擊者借助各種手段，對特定目標進行滲透，最終控制目標，進而獲取所需的信息。從攻擊類型看，當前主要有物理攻擊、主動攻擊和被動攻擊三種類型。

4 電子文檔保護的對策與思路

電子文檔保護的目標主要是防止涉密電子文檔被越權訪問和泄漏給無關人員。做好電子文檔保護需要管理與技術并用，同時要加強人員教育。

4.1 采取相應管理措施

首先應該結合單位實際，制定切實管用的制度，規(guī)范電子文檔的制作、使用、傳遞、銷毀等過程，規(guī)范電子文檔的存儲介質(zhì)使用管理。其次，應設法搭建內(nèi)網(wǎng)辦公平臺，將涉密電子文檔集中管理，采取網(wǎng)絡存儲方式，將涉密電子文檔存儲在網(wǎng)絡服務器上，為每位用戶分配存儲區(qū)，用戶只能訪問自己的存儲區(qū)，存儲區(qū)只能存入文件和進行文檔的編輯，而不能利用復制、剪切等方式將文檔帶走，減少內(nèi)部人員泄密可能性。

4.2 借助技術手段

綜合運用終端防護技術、身份認證技術、加密技術、網(wǎng)絡監(jiān)控技術等當今先進成熟的軟件技術，加強技術防護。

1）配齊防護軟件，確保網(wǎng)絡環(huán)境安全。對內(nèi)部計算機進行準入認證，防范非法終端接入和網(wǎng)絡入侵，定期升級終端病毒庫，定期查殺網(wǎng)絡病毒，防范惡意代碼和“擺渡”病毒竊取電子文檔。

2）使用文件加密工具，網(wǎng)絡傳輸加密，終端硬盤加密等加密手段，保證電子文檔被竊取后“打不開”。對電子文檔進行加密處理，以加密形式保存、傳輸，導出電子文檔要審批。

3）加強內(nèi)網(wǎng)審計。采取網(wǎng)絡審計手段，按照安全性、規(guī)范性、真實性等要求，對電子文檔的操作進行客觀、實時的監(jiān)控與審計，將各種違規(guī)操作、可疑操作及時主動阻斷且報警審計。對操作人員的各種操作行為設置相應的監(jiān)管策略，按照時間、部門、終端、操作行為、源/目標地址等關鍵要素進行實時的操作審計，以備日后需要時進行審計記錄查詢。

4.3 加強人員教育

一要大力普及信息安全知識及網(wǎng)絡竊密知識，使廣大人員了解電子文檔的特性，防范電子文檔無意丟失和泄露，提高對各種攻擊手段的認識和警惕性，如不隨意下載安裝不明軟件，不隨意打開陌生電子文件等。二要進行保密意識教育。使他們認清電子文檔泄露的危害性，認真遵守規(guī)則制度，不主動泄密，不協(xié)同泄密。

5 結束語

在信息價值日益突出的時代，電子文檔的安全面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。隨著計算機存儲技術不斷發(fā)展和計算機病毒種類的日新月異，電子文檔安全將面臨新的威脅和問題，需要我們時刻關注，以便進一步提高電子文檔安全防護能力。

篇2

（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關鍵的。能夠反映出本機關的工作活動，并且具有利用價值的電子文件，均在收集的范圍以內(nèi)。首先，對于需要保存底案的重要文件，在修改的時候需要將原文保留，在加版本號后進行積累，并把草稿與定稿同時進行歸檔。其次，對計算機輔助設計、檢測以及仿真實驗等技術進行充分利用，并形成擁有查考價值的數(shù)據(jù)文件。例如：圖形文件、模型文件以及數(shù)據(jù)庫文件等。再則，和機關制作的各類數(shù)據(jù)文件相關的各類命令文件，例如：計算程序、控制程序以及管理程序等。對于命令文件而言，有些是需要機關部門以實際需求為依據(jù)，進而進行自行編制，還有的是需要以購進的方式獲取。對于檔案室已經(jīng)具備的命令文件，便不需要進行再次歸檔。最后，對于設備運行所需要的操作系統(tǒng)也需要歸檔。但是，檔案室已經(jīng)具備的操作系統(tǒng)是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關的各類紙質(zhì)文件也需要進行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計算機硬件說明文件，例如計算機技術說明書、圖紙以及操作手冊等。其二是電子文件在形成中所產(chǎn)生與之有關的紙質(zhì)文件，包括系統(tǒng)設計說明、程序框架圖以及技術鑒定材料等。

（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應該及時歸檔，切不可以分散的方式進行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件，應在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動，那么便需要和當初產(chǎn)品的技術狀況相同的版本進行同時歸檔保存。對于有技術條件的機關，允許使用電子文件簽署技術，這樣能夠?qū)﹄娮游募挠行赃M行確認。再則，對于載體形式與質(zhì)量要求需實現(xiàn)統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質(zhì)量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標識的電子文件進行集中，進而制定成歸檔數(shù)據(jù)集，通過拷貝的方式傳輸?shù)骄邆淠途眯缘妮d體中，實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進行統(tǒng)一登記表，登記內(nèi)容包括諸多項目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺、形成單位、應用軟件、形成時間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關材料是否完善等均在檢驗的范圍之內(nèi)。

（三）加強電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內(nèi)容，即：鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內(nèi)容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對文件內(nèi)容與相關形式特征進行有效分析，而且還需要對相關文件進行技術分析。所以，對于電子文件而言，無論是技術情況，還是文件自身的真實性與可讀性，均與保存價值有著必然的聯(lián)系。由此可見，在鑒定工作當中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現(xiàn)出來，這樣才能充分體現(xiàn)出電子檔案的價值之所在。總體上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對歸檔文件進行確定，并對保管期限進行劃分。其次，在檔案室對歸檔文件進行接收時，需進行一次全面鑒定，包括內(nèi)容鑒定與技術鑒定等。最后，對于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時再進行一次鑒定，對于確定已經(jīng)沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。

二、加強電子檔案管理的有效策略

探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時，在電子檔案逐漸增多的現(xiàn)狀之下，各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進行強化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強化措施如下：

（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲介質(zhì)需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤，不可當作長期保存的電子檔案載體進行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫房應保持通風、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實行分庫保管。對于歸檔載體，需進行防寫處理，不可出現(xiàn)劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對于一些非法軟件，檔案室中的計算機需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。

（二）加強電子檔案的檢測及維護工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進行定期檢測及維護是非常有必要的。在對電子檔案進行檢測與維護過程中，需對諸多特點進行綜合考慮，包括環(huán)境、設備、技術以及電子檔案自身的特點等，進而制定出更具合理性與科學性的技術方案及維護工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護工作更具有效性。

（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項內(nèi)容，同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復用性以及系統(tǒng)依賴性等特點，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹慎的態(tài)度，在有必要的情況下對利用方式進行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現(xiàn)象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關的利用制度，例如利用資格審查、利用權限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務。

篇3

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡技術建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文悠揚歸檔工作。

清華大學檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調(diào)研的基礎上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和

篇4

1、文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結構和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網(wǎng)絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡終端在其權限范圍內(nèi)進行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

A．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設備檔案。企業(yè)引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設計院設計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。

3會計電子文件整理

A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

B．賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。二、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。

1、軟磁盤的保護

A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。

B、把住軟磁盤質(zhì)量關。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質(zhì)量關。

C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。

F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2、光盤的保護

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在經(jīng)濟發(fā)展的當今階段，自然資源的優(yōu)勢已不再成為經(jīng)濟增長的關鍵，知識資源因能促使有限的資源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸顯，企業(yè)由信息管理向知識管理進行突破。知識管理就是幫助員工對擁有的知識進行反思，調(diào)整和發(fā)展企業(yè)內(nèi)部結構，提高員工進行知識交流的技巧，增加獲得知識的來源，最終促進知識交流并產(chǎn)生最大的效益。電子文件作為企業(yè)重要的信息數(shù)據(jù)，是企業(yè)進行知識管理的重要內(nèi)容。如何組織開發(fā)利用好這種特殊的資源，成為企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要。

2、電子數(shù)據(jù)管理不夠規(guī)范

檔案、資料和數(shù)據(jù)是企業(yè)知識管理的重要組成部分，體量、載體、介質(zhì)的多樣化為檔案收集帶來了新的課題。國家《電子文件管理暫行辦法》、《國家電子文件管理工作規(guī)劃（2011—2015）》和《關于組織開展電子政務內(nèi)網(wǎng)“業(yè)務信息和電子文件交換系統(tǒng)”試點示范工作的通知》，對我市電子文件管理的原則、內(nèi)容和任務要求進行了進一步明確和部署。但是電子檔案的科學化、規(guī)范化、安全化仍然較低，成為傳統(tǒng)檔案管理中的難點對象，重視紙質(zhì)檔案實體、忽視電子檔案管理的現(xiàn)象較為普遍，企業(yè)信息系統(tǒng)中的重要信息和數(shù)據(jù)，缺少可借鑒的檔案管理規(guī)范和標準，元數(shù)據(jù)不夠統(tǒng)一，管控效率較低。

二、當前企業(yè)信息化環(huán)境下電子檔案管理工作現(xiàn)狀分析

由于電子文件對計算機設備的依賴性、內(nèi)容與結構和存儲載體的可分離性、電子文件自身的不穩(wěn)定性以及認識不足，使目前信息化環(huán)境下的電子文件歸檔收集工作尚顯薄弱。

1、信息壁壘加大電子檔案收集難度

隨著信息技術的高速發(fā)展，企業(yè)步入信息資源管理時代，各業(yè)務領域普遍開發(fā)應用了信息系統(tǒng)。由于各系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境不同，各專業(yè)之間、部門之間存在著信息壁壘，加之檔案人員與業(yè)務人員溝通渠道有限，檔案人員很難及時進行收集和歸檔指導，使企業(yè)電子信息很難實現(xiàn)有效聚合和共享，文件、數(shù)據(jù)的利用率較低。

2、管理粗放加大電子檔案規(guī)范管理難度

目前，企業(yè)各級人員普遍未充分認識電子文件的意義、功用和重要性，未對電子文件進行收集、整理、鑒定和歸檔；有的未采取安全防范措施，電子文件易被非法訪問、非法修改和損害；有的電子文件處于自生自滅狀態(tài)；有的只用計算機起草和打印文件，打印出紙質(zhì)文件后，作為草稿性的電子文件很多未被保存，或因存儲載體用于存儲其他信息而被刪除；有的對電子文件不分價值進行全部保存；有的僅保存在硬盤里，電子文件數(shù)量龐大，增加了管理和使用的時間和精力，需要對電子文件進行收集、管理和歸檔等相關控制。

3、電子設備的更迭對檔案征集提出考驗

科技的進步使計算機系統(tǒng)加快升級更新，老版本的電子文件無法在新的軟硬件環(huán)境中直接使用，不僅增加了電子文件有效利用的難度，也給電子檔案的收集管理帶來了極大的考驗。

三、電子檔案管理收集模式構建策略

“泛在知識環(huán)境”下的電子檔案管理模式，應按照全程管理、規(guī)范管理和安全保密、便于利用為建設原則，采取電子文件前端控制、全程管理等方法，加強通用業(yè)務電子文件和專業(yè)工作電子文件的管控，厘清現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件之間的管理要求，形成文件生成、辦理、交換、歸檔、保存等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范管理，構建高標準、高質(zhì)量、高效率的電子文件管理體系和工作機制。

1、建立健全管理體系，提供堅強的組織保障

企業(yè)應高度重視電子文件管理工作，明確各職能部門的管理職責和歸檔任務。辦公室負責電子文件的歸檔管理，科技信息管理部門負責系統(tǒng)運行維護，各個業(yè)務部門負責具體實施。根據(jù)各業(yè)務信息系統(tǒng)電子文件的運行流向和檔案管理需求，建立以文件形成部門為核心的業(yè)務系統(tǒng)、以檔案管理部門為重點的電子文件管理系統(tǒng)的電子檔案保管利用系統(tǒng)，形成電子文件管理層、維護層和業(yè)務層共同協(xié)作的工作格局。

2、加強前端控制，提升電子檔案管理質(zhì)量

隨著現(xiàn)代企業(yè)的科學管理程度不斷加深，傳統(tǒng)意義上“被動接收”和“看堆守攤”文件管理和檔案管理觀念已經(jīng)成為提升檔案工作效率和效果的桎梏。為確保電子文件真實可靠、完整安全，企業(yè)應確定電子文件管控范圍，劃定通用業(yè)務、專業(yè)工作和其他需要管控的電子文件。通用業(yè)務文件包含協(xié)同辦公系統(tǒng)運轉(zhuǎn)的電子公文等內(nèi)容，專業(yè)工作文件包含電子商務、ERP等業(yè)務信息系統(tǒng)上形成的表單和數(shù)據(jù)等內(nèi)容。檔案人員應通過調(diào)研、分析等手段，加強與業(yè)務人員的溝通，劃定檔案收集的文件范圍、元數(shù)據(jù)和背景信息、文件分類等內(nèi)容，將檔案管理提前延伸到文件的形成階段并建立檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務信息系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)對關鍵電子文件的直接管控。

3、創(chuàng)新管理手段，提升電子文件歸檔質(zhì)量

企業(yè)應創(chuàng)新管控手段，對電子文件歸檔管理中全面實施標準化管理。一是對電子文件實行全方位、全過程、全覆蓋，把本單位所有應歸檔的電子文件全部納入企業(yè)管控和檔案管理范疇，構建“統(tǒng)一策劃、統(tǒng)一管控、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一技術、統(tǒng)一平臺”的工作局面。二是創(chuàng)新管理手段，充分利用融合職責、制度、標準、流程、績效等管理要素于一體的“五位一體”協(xié)同管理平臺，一方面優(yōu)化交接、歸檔、保管、銷毀、驗收、評估等檔案業(yè)務流程和歸檔標準、檔案整理標準和重要檔案管理表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺中與相關部門的工作崗位進行匹配，規(guī)范文件形成部門管理行為；另一方面，應以工程項目檔案管理為重點，梳理工程建設節(jié)點的重要表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺中的各個基建業(yè)務流程中進行匹配，使工程管理人員清晰掌握檔案管理的技術標準、管理標準和工作標準，使檔案管理的要求與基建業(yè)務工作實現(xiàn)了有機融合，不僅可以提升歸檔效率，還能保障歸檔文件的質(zhì)量。

4、完善制度保障機制的建設

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（一）保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性第一

提高存儲設備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設備的穩(wěn)定性；第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應用到中專學校中的安全性，要不斷強化科學技術，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。

（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展

建立健全有關規(guī)章制度，推動中專學校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關管理人員的專業(yè)水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應用到中專學校的過程中，要充分考慮到學校自身的發(fā)展狀況，建立健全有關規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對其存儲類型、使用方法進行統(tǒng)一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。

（三）強化電子檔案管理所需設備

提高對中專學校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學技術。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學技術，加強計算機研究，強化網(wǎng)絡技術等。同時，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學校電子檔案管理的安全發(fā)展。

（四）強化中專學校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平

中專學校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關的檔案管理知識，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學校要對電子檔案管理人員進行專業(yè)的培訓，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓，既能采取長期培訓的方法，也能進行短期內(nèi)的集中訓練。

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2電子文件及其特點

1）電子文件需要借助一定的設備與軟件。電子文件具有數(shù)字性，它的存在需要特定的設備與軟件，這個設備與軟件將直接影響電子文件的質(zhì)量。

2）電子文件可以實行共享。電子文檔與紙質(zhì)文檔最大的區(qū)別在于它可以實行數(shù)字化的共享，無空間、時間與次數(shù)的限制，實現(xiàn)效率的最大化。

3）電子文件具有一定安全隱患。隨著網(wǎng)絡技術的盛行，電子文檔保存存在一定的風險，有可能被盜用、修改，使其檔案的安全性受到挑戰(zhàn)。

4）電子文件具有一定的壽命。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還存在技術壽命的問題。紙質(zhì)檔案的壽命主要取決于使用的材料和保管條件，其反映的信息相對比較穩(wěn)定，而電子文件的載體本身壽命比較長，如光盤，如果保管條件好，很長一段時間也不會損壞，但由于其離不開特定的軟件平臺支撐，需要隨著技術的升級不斷轉(zhuǎn)錄，否則不但可能產(chǎn)生信息異化，甚至因文件不可讀取而使檔案在幾年內(nèi)就壽命終結。

3電子文件對檔案工作的意義

1）工作介質(zhì)發(fā)生變化。傳統(tǒng)檔案工作介質(zhì)是紙質(zhì)，而隨著計算機的廣泛應用，特別是無紙質(zhì)化辦公的興起，電子文件從起草、修改、審核到印發(fā)都在計算機上進行，電子文件形成后可以更新到辦公系統(tǒng)中，供相關人員查閱。

2）整理方法發(fā)生變化。分類歸檔是檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，檔案可以通過人工輸入的方式進行錄入，也可以借助計算機的數(shù)據(jù)處理功能，如掃描等進行快速的錄入與整理，極大提高了檔案整理的效率。

3）鑒定和利用發(fā)生變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料，其原始性、真實性可通過分析領導簽字、用印等進行直觀判斷，差錯概率小；而電子文件則需要通過分析文件生成時間、版本號、操作權限等元數(shù)據(jù)進行綜合判定，稍不注意容易把“半成品”存檔，并且容易出現(xiàn)被修改、原始記錄難保障的情況。在利用上，由于電子文件信息載體的特殊性，渠道被極大拓寬，時效也得到極大的提高；同時，信息的保密和保真也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

4實行電子檔案管理的措施

4．1重視電子檔案管理的建設盡管電子文檔在我國各個領域都已出現(xiàn)，但是在南江水庫電子檔案的管理尚屬空白。因此需要領導高度重視電子檔案的建設，成立專門電子檔案管理領導機構，進行大力的宣傳，提高整體人員的認知程度；尤其是要提高直接形成電子文件的部門領導及其工作人員的檔案意識。只有各部門、各層面齊心協(xié)力、互相配合，才能做好電子檔案的整理與歸檔。

4．2解決電子檔案的技術問題電子檔案依賴于電子文件的形成與存儲，因此檔案工作人員應及時做好電子文檔資料的收集、錄入、整理，保存好相關的原始數(shù)據(jù)，如負責人的簽署手續(xù)、移交手續(xù)等，再對原始數(shù)據(jù)進行技術處理，不能輕易改變原始數(shù)據(jù)的特性，以保證電子檔案的真實性。因為電子檔案的技術處理，將是電子檔案有效進行存儲的關鍵環(huán)節(jié)，南江水庫在這塊上比較欠缺，相關部門應引進相關技術與技術人員，對檔案管理者進行培訓，才能很好地解決這個問題。

4．3健全電子檔案的管理機制在技術上可行之后，電子檔案的管理就顯得尤為重要，主要有電子檔案的歸檔、電子檔案的檢查審核、電子檔案的保護、電子檔案的利用等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)都需要制定相應的規(guī)章制度，按照一定的流程進行管理，使整個電子檔案的管理能夠統(tǒng)一化、有序化。在電子檔案各個環(huán)節(jié)制訂一定的規(guī)章制度外，電子檔案管理人員則需要明確責權。目前南江水庫設有檔案室，里面有文書、財務、科技等檔案，但沒專人管理。因此在電子檔案建設的過程中，應該明確責權、專人負責、協(xié)調(diào)分工，這樣才能有序的進行工作開展。

4．4加強電子檔案管理人員的培養(yǎng)在信息技術飛速發(fā)展的情形下，檔案工作管理者應該與時俱進，掌握電子文件管理的技術。檔案人員要適應社會信息化發(fā)展的形勢，及時更新知識結構，加強對諸如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術、網(wǎng)絡運行維護技術等的學習，使先進的信息科技成為檔案工作的有效手段，更好地為南江水庫經(jīng)濟發(fā)展服務。

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使用電子檔案，能夠?qū)⒋蟛糠衷紮n案直接儲存于計算機當中，利用互聯(lián)網(wǎng)或數(shù)字通信技術，實現(xiàn)眾多用戶對檔案的查詢和篩選，便于拷貝和傳輸，為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務，擴大社會影響，拓寬服務范圍，提高服務水平和質(zhì)量。

2．電子檔案可以使檔案信息順利地與最新技術接軌，有利于順應信息傳播的時代要求。

現(xiàn)如今，人類正在進入一個“水平化”的信息高速擴散時代，對群眾高度關注的重大突發(fā)事件信息及時進行公開透明的，不僅是破解各類不實謠言和不良信息“乘虛而入”的唯一藥方，也是維護政府公信力、提升政府執(zhí)政能力的重要體現(xiàn)。當前，我國正在大力推進“信息高速公路”建設，檔案管理工作必須適應這一客觀形勢的變化和新時代的要求，實現(xiàn)檔案信息電子化。

二、現(xiàn)實管理工作中存在的主要問題

1．電子檔案管理存在認識上的局限性。

以往常常把檔案貼上封條往檔案室里一放了事，電子檔案也只是在相關設備里一存便完事大吉，忽視了檔案信息公布于社會、服務于大眾的功能，更認識不到電子檔案服務大眾的方便、快捷優(yōu)勢，不能發(fā)揮檔案管理的社會效益和經(jīng)濟效益。更有少數(shù)極端者，認為檔案是單位的私有財產(chǎn)，使電子檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上向公眾公開了。

2．電子檔案管理標準化的進展緩慢。

電子檔案管理的標準化是實施計算機管理的前提和基礎?，F(xiàn)實中，許多單位和部門的電子檔案管理業(yè)務基礎較差，案卷質(zhì)量不高，各類檔案著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差，各自為政，各行其事，妨礙了電子檔案管理的標準化、規(guī)范化進程，制約了電子文件的整理、歸檔、利用。

3．電子檔案管理存在安全患。

電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡傳送的過程中，容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，現(xiàn)有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防。同時，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒入侵，致使電子文件檔案的原始性、真實性、完整性容易被破壞，電子文件檔案信息的安全就會受到嚴重威脅。

三、對策探討

1．組織教育培訓，全面提高對電子檔案管理的認識。

電子檔案是指具有保存價值的已經(jīng)歸檔和正在歸檔的電子文件及其相關資料。做好電子檔案管理工作，必須對管理人員開展系統(tǒng)的宣傳、教育和培訓，使其深刻領會開展電子檔案管理工作的重要意義，充分認識電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術方法的差異和不同，發(fā)揮好電子檔案管理的社會效益和經(jīng)濟效益。

2．加強制度建設，建立規(guī)范的電子檔案管理機制。

一是健全和完善電子檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化工作環(huán)節(jié)和步驟，明確歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時間；二是建立必要的安全保障制度，確保電子檔案的安全性、完整性與真實性；三是建立一級抓一級的層級檢查制度，強化對電子檔案管理的監(jiān)督檢查；四是建立服務形式、服務內(nèi)容、服務水平、服務方法和服務費用相統(tǒng)一的高效服務制度——集成服務，讓用戶滿意。

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1硬件與軟件設施的不足

由于電子檔案受到硬件設備的影響，并且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設備中；二是電腦、硬盤這些存儲設備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設備的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公設備，否則不能進行瀏覽、閱讀、查找、整理。

2電子文檔管理人才的不足

電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調(diào)查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業(yè)素質(zhì)的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行信息化建設的過程中，已經(jīng)增添了電腦等現(xiàn)代化的辦公設備，但管理人員卻無法在短時間內(nèi)完成對辦公設備操作的學習，使這些資源浪費了。

3存在一定的安全隱患

由于電子檔案的信息資源是利用網(wǎng)絡進行共享和傳輸?shù)?，而網(wǎng)絡的受眾面非常廣，任何人都可能通過網(wǎng)絡手段竊取信息甚至篡改，網(wǎng)絡本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導致電子文檔中的重要內(nèi)容保密性、穩(wěn)定性受到質(zhì)疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。

4出現(xiàn)虛假信息

在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在進行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現(xiàn)信息的錯漏，檔案的信息就在不經(jīng)意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現(xiàn)錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現(xiàn)，某種內(nèi)容往往對應一種體現(xiàn)形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內(nèi)容卻沒有關聯(lián)，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設備，以不同格式進行存儲時也會發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。

二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策

電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎，每個檔案管理人員應養(yǎng)成這樣的習慣。加強單位電子文檔管理工作，應做到以下幾點。

1加強對電子文件檔案管理知識的培訓

提高檔案管理者的業(yè)務素質(zhì)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員中具備高技術、高素質(zhì)的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應加強工作人員這方面的培訓，可以安排檔案管理人員到其他先進單位學習交流，增加工作經(jīng)驗，提高技能水平，掌握現(xiàn)代化檔案管理手段。

2加大對電子文件軟件、硬件設施管理與完善

水利電子檔案管理信息化建設對硬件設備和軟件設備方面都有極高的要求，必須加強硬件、軟件建設，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環(huán)節(jié)開始，增添自動化辦公設備，實現(xiàn)硬件設備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機、照相攝像設備等，硬件設備是水利電子檔案建設的基礎，加強硬件設施能促進水利部門檔案信息化建設。其二，在軟件方面加大投入，重點在于軟件的開發(fā)和應用方面，保障同網(wǎng)段的電腦能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調(diào)等），在項目計劃、實施、結束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數(shù)據(jù)量也十分龐大，進行相關電子文檔建設、保存，方便以后瀏覽查詢使用。

3必須確保檔案管理部門的嚴肅性和權威性

檔案管理工作必須嚴肅、嚴謹?shù)倪M行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經(jīng)濟不斷的發(fā)展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現(xiàn)在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創(chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務的管理制度，并對電子檔案管理工作進行細致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內(nèi)容和職責；并透明化水利電子檔案管理工作，加強社會監(jiān)管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強電子檔案傳閱、查詢過程中的監(jiān)管，把責任落實到個人，確保電子檔案管理嚴謹、嚴肅執(zhí)行。

4加強安全方面的法律保障

在實踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應有的法律效力。第一是要將相關的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進，緊跟電子檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)實狀況及時補充所需法律；第二就是要嚴格執(zhí)法，強有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現(xiàn)問題的部門責任人實施強力處罰。

5確保真實性與原始性電子檔案的真實性和原始性是后期管理的基礎

所以說電子檔案的兩種驗證手續(xù)，其中之一就是經(jīng)由身份驗證，先由用戶根據(jù)自己的信息進行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調(diào)閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴防相關人員弄虛作假和，歸檔時要有負責人簽字和在載體背面蓋章等。

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1.1完善檔案信息庫建設

檔案信息的計算機網(wǎng)絡應用應該進一步完善檔案信息庫，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫作為信息資源的載體應該進一步完善，針對當前檔案信息使用不當?shù)膯栴}應該對不同的信息進行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫的建設中還應該包括合理的維護工作，檔案信息庫中的信息由于使用頻繁往往會出現(xiàn)一些問題，因此加強檔案信息庫的維護工作十分必要。檔案管理部門應該充分重視和完善檔案信息庫的維護工作，定期對檔案信息進行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫的建設應該始終將如何實現(xiàn)檔案信息的有效服務作為出發(fā)點，將如何實現(xiàn)檔案信息的最大化利用列入信息庫建設的考慮因素，保障信息庫建設能夠充分發(fā)揮其作用，提高檔案信息的有效利用。

1.2要明確案卷概念和明確組卷規(guī)則

過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過去組卷要兼顧文件的聯(lián)系和案卷的厚度；因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據(jù)。目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。

1.3運用先進科學技術，應用計算機輔助立卷

無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現(xiàn)的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構、職能和保管期限表等著錄項數(shù)據(jù)，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統(tǒng)計，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計表和交接文據(jù)等?？梢姍n案信息化服務與管理水平將隨著信息化時代的快速發(fā)展而不斷提高。

1.4提高檔案管理工作人員的計算機技術水平

檔案信息管理人員的計算機網(wǎng)絡技術水平還有待于進一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務。一方面需要加強檔案信息管理人員的計算機網(wǎng)絡技術培訓工作。計算機網(wǎng)絡技術的應用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計算機網(wǎng)絡培訓中需要進行計算機網(wǎng)絡技術知識的講解和實踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計算機網(wǎng)絡技術，提高檔案工作效率。