導(dǎo)言：作為寫作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇電子檔案管理論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1硬件與軟件設(shè)施的不足

由于電子檔案受到硬件設(shè)備的影響，并且可隨時(shí)進(jìn)行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時(shí)就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設(shè)備中；二是電腦、硬盤這些存儲(chǔ)設(shè)備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過(guò)紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設(shè)備的限制，不能夠直接進(jìn)行瀏覽，必須借助電腦等辦公設(shè)備，否則不能進(jìn)行瀏覽、閱讀、查找、整理。

2電子文檔管理人才的不足

電子檔案管理工作過(guò)程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對(duì)信息足夠敏銳，還要對(duì)電腦操作足夠熟悉。就筆者調(diào)查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業(yè)素質(zhì)的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項(xiàng)能力。一些檔案管理部門在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，已經(jīng)增添了電腦等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但管理人員卻無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)完成對(duì)辦公設(shè)備操作的學(xué)習(xí)，使這些資源浪費(fèi)了。

3存在一定的安全隱患

由于電子檔案的信息資源是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享和傳輸?shù)?，而網(wǎng)絡(luò)的受眾面非常廣，任何人都可能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)手段竊取信息甚至篡改，網(wǎng)絡(luò)本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時(shí)，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導(dǎo)致電子文檔中的重要內(nèi)容保密性、穩(wěn)定性受到質(zhì)疑。這些是目前電子檔案管理過(guò)程中存在的一些主要安全問(wèn)題。

4出現(xiàn)虛假信息

在水利檔案管理部門信息化過(guò)程中，需要將過(guò)去的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在進(jìn)行電腦操作輸入時(shí)，由于工作人員的疏忽，容易出現(xiàn)信息的錯(cuò)漏，檔案的信息就在不經(jīng)意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時(shí)不會(huì)留下操作痕跡，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實(shí)性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問(wèn)題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現(xiàn)，某種內(nèi)容往往對(duì)應(yīng)一種體現(xiàn)形式，例如，某項(xiàng)申請(qǐng)，可以通過(guò)字跡上判斷出是這份申請(qǐng)是申請(qǐng)人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內(nèi)容卻沒(méi)有關(guān)聯(lián)，檔案檢測(cè)部門很難在進(jìn)行檢測(cè)時(shí)判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會(huì)在不同部門不同工作人員之間進(jìn)行傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設(shè)備，以不同格式進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)也會(huì)發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。

二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對(duì)策

電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎(chǔ)，每個(gè)檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成這樣的習(xí)慣。加強(qiáng)單位電子文檔管理工作，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。

1加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)

提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員中具備高技術(shù)、高素質(zhì)的人才比較少，尤其是同時(shí)具備檔案管理知識(shí)又懂得電腦等硬件設(shè)備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對(duì)自動(dòng)化辦公設(shè)備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)工作人員這方面的培訓(xùn)，可以安排檔案管理人員到其他先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，增加工作經(jīng)驗(yàn)，提高技能水平，掌握現(xiàn)代化檔案管理手段。

2加大對(duì)電子文件軟件、硬件設(shè)施管理與完善

水利電子檔案管理信息化建設(shè)對(duì)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備方面都有極高的要求，必須加強(qiáng)硬件、軟件建設(shè)，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環(huán)節(jié)開始，增添自動(dòng)化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)硬件設(shè)備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機(jī)、照相攝像設(shè)備等，硬件設(shè)備是水利電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，加強(qiáng)硬件設(shè)施能促進(jìn)水利部門檔案信息化建設(shè)。其二，在軟件方面加大投入，重點(diǎn)在于軟件的開發(fā)和應(yīng)用方面，保障同網(wǎng)段的電腦能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進(jìn)行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國(guó)水資源豐富，大型水利工程項(xiàng)目多（南水北調(diào)等），在項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施、結(jié)束、整改過(guò)程中都會(huì)有大量水利方面的信息資料需要保存、進(jìn)入檔案庫(kù)中，這些信息資料非常重要，數(shù)據(jù)量也十分龐大，進(jìn)行相關(guān)電子文檔建設(shè)、保存，方便以后瀏覽查詢使用。

3必須確保檔案管理部門的嚴(yán)肅性和權(quán)威性

檔案管理工作必須嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪M(jìn)行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會(huì)和經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，信息時(shí)代的變化萬(wàn)千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時(shí)代的步伐，主要表現(xiàn)在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時(shí)代的步伐。高校檔案管理首先需要?jiǎng)?chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時(shí)展的需求跟上時(shí)代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務(wù)的管理制度，并對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內(nèi)容和職責(zé)；并透明化水利電子檔案管理工作，加強(qiáng)社會(huì)監(jiān)管力度，提高工作效率以及管理水平；對(duì)工作中加強(qiáng)電子檔案?jìng)鏖?、查詢過(guò)程中的監(jiān)管，把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保電子檔案管理嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅執(zhí)行。

4加強(qiáng)安全方面的法律保障

在實(shí)踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應(yīng)有的法律效力。第一是要將相關(guān)的法律條文制定完備，尤其是要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟電子檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)實(shí)狀況及時(shí)補(bǔ)充所需法律；第二就是要嚴(yán)格執(zhí)法，強(qiáng)有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的部門責(zé)任人實(shí)施強(qiáng)力處罰。

5確保真實(shí)性與原始性電子檔案的真實(shí)性和原始性是后期管理的基礎(chǔ)

所以說(shuō)電子檔案的兩種驗(yàn)證手續(xù)，其中之一就是經(jīng)由身份驗(yàn)證，先由用戶根據(jù)自己的信息進(jìn)行加密，輸入個(gè)人信息，并且使用電子檔案的調(diào)閱口令來(lái)限定其他人對(duì)用戶信息的訪問(wèn)權(quán)。要保證電子檔案的原始性和完整性時(shí)，要嚴(yán)防相關(guān)人員弄虛作假和，歸檔時(shí)要有負(fù)責(zé)人簽字和在載體背面蓋章等。

篇2

2電子文件及其特點(diǎn)

1）電子文件需要借助一定的設(shè)備與軟件。電子文件具有數(shù)字性，它的存在需要特定的設(shè)備與軟件，這個(gè)設(shè)備與軟件將直接影響電子文件的質(zhì)量。

2）電子文件可以實(shí)行共享。電子文檔與紙質(zhì)文檔最大的區(qū)別在于它可以實(shí)行數(shù)字化的共享，無(wú)空間、時(shí)間與次數(shù)的限制，實(shí)現(xiàn)效率的最大化。

3）電子文件具有一定安全隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的盛行，電子文檔保存存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，有可能被盜用、修改，使其檔案的安全性受到挑戰(zhàn)。

4）電子文件具有一定的壽命。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還存在技術(shù)壽命的問(wèn)題。紙質(zhì)檔案的壽命主要取決于使用的材料和保管條件，其反映的信息相對(duì)比較穩(wěn)定，而電子文件的載體本身壽命比較長(zhǎng)，如光盤，如果保管條件好，很長(zhǎng)一段時(shí)間也不會(huì)損壞，但由于其離不開特定的軟件平臺(tái)支撐，需要隨著技術(shù)的升級(jí)不斷轉(zhuǎn)錄，否則不但可能產(chǎn)生信息異化，甚至因文件不可讀取而使檔案在幾年內(nèi)就壽命終結(jié)。

3電子文件對(duì)檔案工作的意義

1）工作介質(zhì)發(fā)生變化。傳統(tǒng)檔案工作介質(zhì)是紙質(zhì)，而隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，特別是無(wú)紙質(zhì)化辦公的興起，電子文件從起草、修改、審核到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，電子文件形成后可以更新到辦公系統(tǒng)中，供相關(guān)人員查閱。

2）整理方法發(fā)生變化。分類歸檔是檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，檔案可以通過(guò)人工輸入的方式進(jìn)行錄入，也可以借助計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理功能，如掃描等進(jìn)行快速的錄入與整理，極大提高了檔案整理的效率。

3）鑒定和利用發(fā)生變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料，其原始性、真實(shí)性可通過(guò)分析領(lǐng)導(dǎo)簽字、用印等進(jìn)行直觀判斷，差錯(cuò)概率?。欢娮游募t需要通過(guò)分析文件生成時(shí)間、版本號(hào)、操作權(quán)限等元數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合判定，稍不注意容易把“半成品”存檔，并且容易出現(xiàn)被修改、原始記錄難保障的情況。在利用上，由于電子文件信息載體的特殊性，渠道被極大拓寬，時(shí)效也得到極大的提高；同時(shí)，信息的保密和保真也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

4實(shí)行電子檔案管理的措施

4．1重視電子檔案管理的建設(shè)盡管電子文檔在我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都已出現(xiàn)，但是在南江水庫(kù)電子檔案的管理尚屬空白。因此需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視電子檔案的建設(shè)，成立專門電子檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，進(jìn)行大力的宣傳，提高整體人員的認(rèn)知程度；尤其是要提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識(shí)。只有各部門、各層面齊心協(xié)力、互相配合，才能做好電子檔案的整理與歸檔。

4．2解決電子檔案的技術(shù)問(wèn)題電子檔案依賴于電子文件的形成與存儲(chǔ)，因此檔案工作人員應(yīng)及時(shí)做好電子文檔資料的收集、錄入、整理，保存好相關(guān)的原始數(shù)據(jù)，如負(fù)責(zé)人的簽署手續(xù)、移交手續(xù)等，再對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)處理，不能輕易改變?cè)紨?shù)據(jù)的特性，以保證電子檔案的真實(shí)性。因?yàn)殡娮訖n案的技術(shù)處理，將是電子檔案有效進(jìn)行存儲(chǔ)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，南江水庫(kù)在這塊上比較欠缺，相關(guān)部門應(yīng)引進(jìn)相關(guān)技術(shù)與技術(shù)人員，對(duì)檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，才能很好地解決這個(gè)問(wèn)題。

4．3健全電子檔案的管理機(jī)制在技術(shù)上可行之后，電子檔案的管理就顯得尤為重要，主要有電子檔案的歸檔、電子檔案的檢查審核、電子檔案的保護(hù)、電子檔案的利用等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)都需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，按照一定的流程進(jìn)行管理，使整個(gè)電子檔案的管理能夠統(tǒng)一化、有序化。在電子檔案各個(gè)環(huán)節(jié)制訂一定的規(guī)章制度外，電子檔案管理人員則需要明確責(zé)權(quán)。目前南江水庫(kù)設(shè)有檔案室，里面有文書、財(cái)務(wù)、科技等檔案，但沒(méi)專人管理。因此在電子檔案建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該明確責(zé)權(quán)、專人負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)分工，這樣才能有序的進(jìn)行工作開展。

4．4加強(qiáng)電子檔案管理人員的培養(yǎng)在信息技術(shù)飛速發(fā)展的情形下，檔案工作管理者應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，掌握電子文件管理的技術(shù)。檔案人員要適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的形勢(shì)，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)諸如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)技術(shù)等的學(xué)習(xí)，使先進(jìn)的信息科技成為檔案工作的有效手段，更好地為南江水庫(kù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

篇3

在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的當(dāng)今階段，自然資源的優(yōu)勢(shì)已不再成為經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的關(guān)鍵，知識(shí)資源因能促使有限的資源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸顯，企業(yè)由信息管理向知識(shí)管理進(jìn)行突破。知識(shí)管理就是幫助員工對(duì)擁有的知識(shí)進(jìn)行反思，調(diào)整和發(fā)展企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)，提高員工進(jìn)行知識(shí)交流的技巧，增加獲得知識(shí)的來(lái)源，最終促進(jìn)知識(shí)交流并產(chǎn)生最大的效益。電子文件作為企業(yè)重要的信息數(shù)據(jù)，是企業(yè)進(jìn)行知識(shí)管理的重要內(nèi)容。如何組織開發(fā)利用好這種特殊的資源，成為企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

2、電子數(shù)據(jù)管理不夠規(guī)范

檔案、資料和數(shù)據(jù)是企業(yè)知識(shí)管理的重要組成部分，體量、載體、介質(zhì)的多樣化為檔案收集帶來(lái)了新的課題。國(guó)家《電子文件管理暫行辦法》、《國(guó)家電子文件管理工作規(guī)劃（2011—2015）》和《關(guān)于組織開展電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)“業(yè)務(wù)信息和電子文件交換系統(tǒng)”試點(diǎn)示范工作的通知》，對(duì)我市電子文件管理的原則、內(nèi)容和任務(wù)要求進(jìn)行了進(jìn)一步明確和部署。但是電子檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、安全化仍然較低，成為傳統(tǒng)檔案管理中的難點(diǎn)對(duì)象，重視紙質(zhì)檔案實(shí)體、忽視電子檔案管理的現(xiàn)象較為普遍，企業(yè)信息系統(tǒng)中的重要信息和數(shù)據(jù)，缺少可借鑒的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，元數(shù)據(jù)不夠統(tǒng)一，管控效率較低。

二、當(dāng)前企業(yè)信息化環(huán)境下電子檔案管理工作現(xiàn)狀分析

由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴性、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)和存儲(chǔ)載體的可分離性、電子文件自身的不穩(wěn)定性以及認(rèn)識(shí)不足，使目前信息化環(huán)境下的電子文件歸檔收集工作尚顯薄弱。

1、信息壁壘加大電子檔案收集難度

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)步入信息資源管理時(shí)代，各業(yè)務(wù)領(lǐng)域普遍開發(fā)應(yīng)用了信息系統(tǒng)。由于各系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境不同，各專業(yè)之間、部門之間存在著信息壁壘，加之檔案人員與業(yè)務(wù)人員溝通渠道有限，檔案人員很難及時(shí)進(jìn)行收集和歸檔指導(dǎo)，使企業(yè)電子信息很難實(shí)現(xiàn)有效聚合和共享，文件、數(shù)據(jù)的利用率較低。

2、管理粗放加大電子檔案規(guī)范管理難度

目前，企業(yè)各級(jí)人員普遍未充分認(rèn)識(shí)電子文件的意義、功用和重要性，未對(duì)電子文件進(jìn)行收集、整理、鑒定和歸檔；有的未采取安全防范措施，電子文件易被非法訪問(wèn)、非法修改和損害；有的電子文件處于自生自滅狀態(tài)；有的只用計(jì)算機(jī)起草和打印文件，打印出紙質(zhì)文件后，作為草稿性的電子文件很多未被保存，或因存儲(chǔ)載體用于存儲(chǔ)其他信息而被刪除；有的對(duì)電子文件不分價(jià)值進(jìn)行全部保存；有的僅保存在硬盤里，電子文件數(shù)量龐大，增加了管理和使用的時(shí)間和精力，需要對(duì)電子文件進(jìn)行收集、管理和歸檔等相關(guān)控制。

3、電子設(shè)備的更迭對(duì)檔案征集提出考驗(yàn)

科技的進(jìn)步使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)加快升級(jí)更新，老版本的電子文件無(wú)法在新的軟硬件環(huán)境中直接使用，不僅增加了電子文件有效利用的難度，也給電子檔案的收集管理帶來(lái)了極大的考驗(yàn)。

三、電子檔案管理收集模式構(gòu)建策略

“泛在知識(shí)環(huán)境”下的電子檔案管理模式，應(yīng)按照全程管理、規(guī)范管理和安全保密、便于利用為建設(shè)原則，采取電子文件前端控制、全程管理等方法，加強(qiáng)通用業(yè)務(wù)電子文件和專業(yè)工作電子文件的管控，厘清現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件之間的管理要求，形成文件生成、辦理、交換、歸檔、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范管理，構(gòu)建高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率的電子文件管理體系和工作機(jī)制。

1、建立健全管理體系，提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保障

企業(yè)應(yīng)高度重視電子文件管理工作，明確各職能部門的管理職責(zé)和歸檔任務(wù)。辦公室負(fù)責(zé)電子文件的歸檔管理，科技信息管理部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)，各個(gè)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施。根據(jù)各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)電子文件的運(yùn)行流向和檔案管理需求，建立以文件形成部門為核心的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、以檔案管理部門為重點(diǎn)的電子文件管理系統(tǒng)的電子檔案保管利用系統(tǒng)，形成電子文件管理層、維護(hù)層和業(yè)務(wù)層共同協(xié)作的工作格局。

2、加強(qiáng)前端控制，提升電子檔案管理質(zhì)量

隨著現(xiàn)代企業(yè)的科學(xué)管理程度不斷加深，傳統(tǒng)意義上“被動(dòng)接收”和“看堆守?cái)偂蔽募芾砗蜋n案管理觀念已經(jīng)成為提升檔案工作效率和效果的桎梏。為確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全，企業(yè)應(yīng)確定電子文件管控范圍，劃定通用業(yè)務(wù)、專業(yè)工作和其他需要管控的電子文件。通用業(yè)務(wù)文件包含協(xié)同辦公系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的電子公文等內(nèi)容，專業(yè)工作文件包含電子商務(wù)、ERP等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)上形成的表單和數(shù)據(jù)等內(nèi)容。檔案人員應(yīng)通過(guò)調(diào)研、分析等手段，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)人員的溝通，劃定檔案收集的文件范圍、元數(shù)據(jù)和背景信息、文件分類等內(nèi)容，將檔案管理提前延伸到文件的形成階段并建立檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)對(duì)關(guān)鍵電子文件的直接管控。

3、創(chuàng)新管理手段，提升電子文件歸檔質(zhì)量

企業(yè)應(yīng)創(chuàng)新管控手段，對(duì)電子文件歸檔管理中全面實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理。一是對(duì)電子文件實(shí)行全方位、全過(guò)程、全覆蓋，把本單位所有應(yīng)歸檔的電子文件全部納入企業(yè)管控和檔案管理范疇，構(gòu)建“統(tǒng)一策劃、統(tǒng)一管控、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一技術(shù)、統(tǒng)一平臺(tái)”的工作局面。二是創(chuàng)新管理手段，充分利用融合職責(zé)、制度、標(biāo)準(zhǔn)、流程、績(jī)效等管理要素于一體的“五位一體”協(xié)同管理平臺(tái)，一方面優(yōu)化交接、歸檔、保管、銷毀、驗(yàn)收、評(píng)估等檔案業(yè)務(wù)流程和歸檔標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和重要檔案管理表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺(tái)中與相關(guān)部門的工作崗位進(jìn)行匹配，規(guī)范文件形成部門管理行為；另一方面，應(yīng)以工程項(xiàng)目檔案管理為重點(diǎn)，梳理工程建設(shè)節(jié)點(diǎn)的重要表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺(tái)中的各個(gè)基建業(yè)務(wù)流程中進(jìn)行匹配，使工程管理人員清晰掌握檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理的要求與基建業(yè)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)了有機(jī)融合，不僅可以提升歸檔效率，還能保障歸檔文件的質(zhì)量。

4、完善制度保障機(jī)制的建設(shè)

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1.1完善檔案信息庫(kù)建設(shè)

檔案信息的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案信息庫(kù)，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫(kù)作為信息資源的載體應(yīng)該進(jìn)一步完善，針對(duì)當(dāng)前檔案信息使用不當(dāng)?shù)膯?wèn)題應(yīng)該對(duì)不同的信息進(jìn)行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫(kù)的建設(shè)中還應(yīng)該包括合理的維護(hù)工作，檔案信息庫(kù)中的信息由于使用頻繁往往會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，因此加強(qiáng)檔案信息庫(kù)的維護(hù)工作十分必要。檔案管理部門應(yīng)該充分重視和完善檔案信息庫(kù)的維護(hù)工作，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫(kù)的建設(shè)應(yīng)該始終將如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效服務(wù)作為出發(fā)點(diǎn)，將如何實(shí)現(xiàn)檔案信息的最大化利用列入信息庫(kù)建設(shè)的考慮因素，保障信息庫(kù)建設(shè)能夠充分發(fā)揮其作用，提高檔案信息的有效利用。

1.2要明確案卷概念和明確組卷規(guī)則

過(guò)去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時(shí)代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個(gè)電子案卷，一個(gè)案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過(guò)去組卷要兼顧文件的聯(lián)系和案卷的厚度；因此，應(yīng)該建立更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。目前，職能管理在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實(shí)記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時(shí)，文書立卷也是機(jī)關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。

1.3運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助立卷

無(wú)淪是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個(gè)好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實(shí)現(xiàn)的；另一方面，要利用計(jì)算機(jī)替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進(jìn)行電子文件的自動(dòng)歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機(jī)構(gòu)、職能和保管期限表等著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)，復(fù)制生成可修改的案卷題名，進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號(hào)，進(jìn)行各種立卷統(tǒng)計(jì)，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計(jì)表和交接文據(jù)等?？梢?jiàn)檔案信息化服務(wù)與管理水平將隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展而不斷提高。

1.4提高檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平

檔案信息管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平還有待于進(jìn)一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務(wù)。一方面需要加強(qiáng)檔案信息管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)工作。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)中需要進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的講解和實(shí)踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案工作效率。

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首先，當(dāng)前電子檔案管理工作雖然對(duì)檔案管理軟件、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式、定期更新備份等工作內(nèi)容進(jìn)行了規(guī)定，但是對(duì)檔案的重要性劃分不是很清晰，哪些檔案應(yīng)當(dāng)形成介質(zhì)檔案，哪些檔案應(yīng)當(dāng)用什么載體進(jìn)行保存等等細(xì)節(jié)問(wèn)題沒(méi)有給出明確的規(guī)定，沒(méi)有統(tǒng)一的操作、存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致電子檔案管理混亂，出現(xiàn)只有信息錄入者才能找到相關(guān)內(nèi)容，而其他人檔案管理人員一頭霧水的現(xiàn)象。其次，電子檔案管理工作存在一定的漏洞，主要表現(xiàn)在電子檔案信息的真實(shí)性容易受到破壞，檔案的完整性難以保證。在將紙質(zhì)檔案錄入到電子載體的過(guò)程中，由于檔案管理人員工作失誤或者是電子介質(zhì)出現(xiàn)問(wèn)題導(dǎo)致檔案信息失真、不全，并且電子檔案存儲(chǔ)的形式多樣，流動(dòng)性相對(duì)較強(qiáng)，在處理過(guò)程中極容易出現(xiàn)信息丟失、缺損的現(xiàn)象出現(xiàn)。

2.忽視了電子檔案管理的安全性

當(dāng)前大多數(shù)的檔案管理人員對(duì)電子檔案管理的安全性認(rèn)識(shí)程度不高，在實(shí)際中，由于信息全球化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)病毒層出不窮，對(duì)電子檔案的安全性和保密性產(chǎn)生惡劣的負(fù)面影響。隨著病毒變異能力的提高以及黑客技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案在傳輸、共享甚至存放過(guò)程中，極有可能會(huì)發(fā)生信息被竊取、數(shù)據(jù)被篡改等問(wèn)題，電子檔案的真實(shí)性、安全性和保密性無(wú)法得到有效的保證。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的對(duì)策

1.健全電子檔案管理的工作機(jī)制要完善

電子檔案管理的目錄體系，要對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、明確的編目，做到查有所依，這樣能夠大大的提高電子檔案查閱和使用的效率。其次，要強(qiáng)化電子檔案的備份管理機(jī)制，提高備份管理工作意識(shí)，制定分批、定期的備份管理工作制度，杜絕因電子介質(zhì)或者是操作失誤帶來(lái)的信息丟失等問(wèn)題。

2.建立綜合素質(zhì)高的檔案管理人員隊(duì)伍

建立綜合素質(zhì)高的檔案管理人員隊(duì)伍要從以下兩個(gè)方面努力。首先，要積極引進(jìn)掌握計(jì)算機(jī)能力和檔案管理專業(yè)技術(shù)的人員，并注重對(duì)這些人員的思想道德和職業(yè)責(zé)任心等軟實(shí)力方面的考核工作。其次，要對(duì)原有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員對(duì)電子檔案管理工作的熱情，強(qiáng)化檔案管理的高度責(zé)任感。

3.提高電子檔案管理設(shè)備的安全性

能在電子檔案管理過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)硬件系統(tǒng)和存儲(chǔ)介質(zhì)的運(yùn)行環(huán)境和保管制度，尤其是要將U盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)放置在通風(fēng)、陰涼處，避免因溫度、濕度過(guò)高造成設(shè)備失靈、檔案信息丟失。其次，要提高電子檔案管理設(shè)施設(shè)備的安全性，對(duì)U盤、光盤要嚴(yán)格進(jìn)行病毒查殺操作，避免在檔案?jìng)鬟f過(guò)程中由于存儲(chǔ)介質(zhì)的木馬病毒造成檔案信息失真。

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二、做好電子文件管理的策略

（一）統(tǒng)籌安排合理規(guī)劃

電子文件管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，最終是為數(shù)字檔案信息資源建設(shè)服務(wù)，以達(dá)到便于開發(fā)利用、造福社會(huì)的目的。具體實(shí)施起來(lái)涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)各階段的目標(biāo)、任務(wù)、措施進(jìn)行科學(xué)、合理地規(guī)劃部署，如：在工作實(shí)施之前展開深入調(diào)研、廣泛論證、集中討論，投資大的項(xiàng)目要形成可研報(bào)告；形成科學(xué)合理的電子文件利用體制機(jī)制，優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)配置，處理好軟件系統(tǒng)服務(wù)器的兼容關(guān)系，建立方便高效的查詢體系等。

（二）嚴(yán)格制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

電子文件管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期開展的持續(xù)性工作，應(yīng)落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，組織相關(guān)數(shù)量的人力，明確責(zé)任分工，加強(qiáng)管理，扎實(shí)推進(jìn)工作有序進(jìn)行。具體工作中要制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格貫徹實(shí)施，一定階段即以標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收成果，不斷改進(jìn)以保證后續(xù)工作的質(zhì)量。如：組建專門負(fù)責(zé)電子檔文件管理工作的工作機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)電子文件管理工作、系統(tǒng)設(shè)備升級(jí)維護(hù)、網(wǎng)站建設(shè)維護(hù)等；制定電子文件管理中著錄項(xiàng)目統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字化技術(shù)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。

（三）多方參與爭(zhēng)取合作

電子文件管理涉及社會(huì)的各行各業(yè)，應(yīng)千方百計(jì)爭(zhēng)取社會(huì)力量共同參與和支持，引導(dǎo)建立社會(huì)大眾積極充分利用電子文件這一社會(huì)資源的普遍意識(shí)，積極回應(yīng)獲得的利用反饋信息，以促進(jìn)自身工作的不斷改進(jìn)。如：宣傳網(wǎng)絡(luò)利用優(yōu)勢(shì)；發(fā)揮檔案學(xué)會(huì)等社會(huì)組織的作用；非重復(fù)性技術(shù)工作可以通過(guò)合同、委托等方式外包給企業(yè)。

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（二）檔案損壞嚴(yán)重在大部分醫(yī)院的電子檔案管理中，各個(gè)科室內(nèi)產(chǎn)生的檔案資料一般都是由自己負(fù)責(zé)保管，沒(méi)有形成統(tǒng)一規(guī)范的電子檔案管理，尤其是因?yàn)殡娮訖n案必須在電腦中加以保存，而各個(gè)科室在電腦的網(wǎng)絡(luò)安全管理、資料管理、病毒預(yù)防等方面難免不出現(xiàn)疏漏，在加上管理人員對(duì)電子檔案的收集、整理工作做得不到位，所以往往造成了檔案的缺失和損壞，問(wèn)題十分嚴(yán)重。

（三）資金投入較少醫(yī)院的電子檔案管理工作需要有長(zhǎng)期投入。但是通常情況下，醫(yī)院為了加強(qiáng)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量而大量購(gòu)入醫(yī)療儀器和醫(yī)療設(shè)備，卻忽視了對(duì)電子檔案管理方面的投入，很少去改善和提高電子檔案管理的軟硬件環(huán)境，比如在更換電腦、刻錄機(jī)、大容量存儲(chǔ)硬盤、專業(yè)檔案軟件配置、防磁柜等方面，投入就明顯不足。（四）管理制度不全雖然一部分醫(yī)院建立了統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理體系，但是在實(shí)際運(yùn)用中，效果就很不理想。一是因?yàn)椴簧俟芾砣藛T的檔案管理意識(shí)薄弱，隨意將檔案材料存在電腦中，不去及時(shí)歸檔，導(dǎo)致了大量檔案材料的缺失；二是因?yàn)獒t(yī)院經(jīng)常組織醫(yī)務(wù)人員學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，但對(duì)于組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)就很少，宣傳力度也不夠；三是醫(yī)院對(duì)于電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不能明確，因此在醫(yī)院內(nèi)出現(xiàn)了電子檔案管理制度不健全，跟不上電子檔案管理的需求。

二、醫(yī)院可采取的對(duì)策

（一）建立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)醫(yī)院要在各檔案室、各科室之間建立起完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，同時(shí)明確電子檔案管理的權(quán)限以及責(zé)任，確保形成統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)和檔案保管實(shí)施細(xì)則，這樣就能使各部門的職責(zé)更加明確，從而讓電子檔案管理工作更加安全可靠、系統(tǒng)規(guī)范。同時(shí)，還可以利用健全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，讓電子檔案管理的過(guò)程中，最大限度實(shí)現(xiàn)電子資源共享，對(duì)醫(yī)院內(nèi)的大量病例、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、醫(yī)療設(shè)備等資料實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理，并且通過(guò)對(duì)醫(yī)院電子檔案管理工作的全面監(jiān)督檢查，保證醫(yī)院電子檔案的管理更加到位。

（二）制定科學(xué)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)醫(yī)院要結(jié)合自身實(shí)際情況，制定合理的電子文件管理方法。一要讓電子檔案的分類、排列、保存的方式更加規(guī)范，讓電子檔案得到科學(xué)有序的管理；二要制定并完善檔案資料的價(jià)值評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、檔案資料的保密措施以及相關(guān)的責(zé)任制度等；三是要完善檔案資料的收集管理工作，檔案管理人員要行使好檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，要從電子文件的源頭上進(jìn)行管理，把電子文件進(jìn)行鑒定，然后將有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔保存；四要在檔案資料的保存中，使用信息集成系統(tǒng)，并要熟悉該系統(tǒng)的運(yùn)行方法，要學(xué)會(huì)使用專門的檔案管理系統(tǒng)來(lái)接受文件信息，這樣才能有效保證和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和時(shí)效性。

（三）加大資金投入醫(yī)院要加大對(duì)電子檔案管理的資金投入，不斷引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備。醫(yī)院資金的投入，首先要對(duì)陳舊的電腦進(jìn)行更新?lián)Q代，并購(gòu)置性能優(yōu)越的刻錄機(jī)、防磁柜和大容量存儲(chǔ)硬盤等；其次，醫(yī)院要配置性能較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，比如防火墻和先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)等；最后，要保證檔案室內(nèi)的安全，配置滅火器、空調(diào)等設(shè)施，確保整個(gè)電子檔案的安全有效運(yùn)行。另外，醫(yī)院也要引進(jìn)高效的電腦管理系統(tǒng)，使醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)資料、各種行政電子檔案的收集整理工作更加便捷。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)高低，決定了醫(yī)院檔案管理水平的高低。一般情況下，醫(yī)院電子檔案管理中存在的許多問(wèn)題，基本都是由于檔案管理工作上的紕漏而造成，而這些紕漏又是因?yàn)楣芾砣藛T的專業(yè)管理技能和職業(yè)素質(zhì)不高所造成，所以，提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)技能大有必要。因此，醫(yī)院要定期組織對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過(guò)有針對(duì)性的培訓(xùn)課程，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技能。在培訓(xùn)過(guò)程中，檔案管理人員還可以就工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行討論，找出解決辦法，讓醫(yī)院的電子檔案管理工作再上新臺(tái)階。

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0引言

電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。

1電子檔案的優(yōu)越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬(wàn)事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。

1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過(guò)去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來(lái)了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來(lái)，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

2電子檔案的整理、開發(fā)和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤磁介質(zhì)的整理;即對(duì)接收來(lái)的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時(shí)對(duì)光盤進(jìn)行編目、排架等。

2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫(kù)，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問(wèn)題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見(jiàn)未來(lái)的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要對(duì)用戶使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對(duì)存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍加以限制，對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時(shí)為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時(shí)，還要注意確保檔案資源安全利用。

3規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

3.1加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過(guò)程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題:注意劃清歸檔過(guò)程中各級(jí)各類人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問(wèn)題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對(duì)電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對(duì)審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

3.2.2設(shè)置專門場(chǎng)地對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺(tái)，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對(duì)電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對(duì)性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)解決問(wèn)題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級(jí)階段。

4結(jié)語(yǔ)

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問(wèn)題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺(tái)世界.2006(15).

篇9

1.1電子檔案在使用過(guò)程中的缺點(diǎn)分析。雖然電子檔案的出現(xiàn)為高校檔案工作帶來(lái)很大便利，但任何事物都具有兩面性，承載電子檔案所使用的磁盤、光盤等均是高科技產(chǎn)品，對(duì)保管環(huán)境要求很高，溫度、濕度及強(qiáng)磁場(chǎng)等都會(huì)不同程度的影響到這些載體，電子檔案是否能夠可靠保存是一個(gè)重要問(wèn)題。就目前使用情況來(lái)看，電子檔案的缺點(diǎn)如下：第一，初期投資費(fèi)用增加。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理通常由人工即可完成，而電子檔案則必須依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完成，因此前期必須配備計(jì)算機(jī)及輸入輸出設(shè)備、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等，并且需要對(duì)檔案管理者進(jìn)行計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，這就使得費(fèi)用大大高于傳統(tǒng)檔案管理工作。此外，光盤、硬盤等電子文件載體的物理壽命相對(duì)較短，所以要在技術(shù)上及時(shí)對(duì)載體進(jìn)行保護(hù)以免電子檔案文件無(wú)法訪問(wèn)，這又需要投入一部分人力與財(cái)力。第二，對(duì)電子檔案草稿與定稿無(wú)法進(jìn)行分類。檔案的本質(zhì)屬性即為原始記錄性，而在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，對(duì)電子文件的起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改與覆蓋的特性使最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征難以保存，因此電子檔案管理中沒(méi)有正本與副本之分。第三，安全性較差。計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開放性使一些病毒或“黑客”有機(jī)會(huì)對(duì)電子文件的真實(shí)性與完整性造成威脅；由于電子檔案具有小體積、大容量的特點(diǎn)，一旦失竊，后果不堪設(shè)想；電子檔案沒(méi)有字跡特征，若被惡意修改也很難查出。第四，長(zhǎng)久保存難度較大。電子檔案載體的特殊性使其對(duì)環(huán)境有著較高的要求，其保存環(huán)境必須嚴(yán)格控制濕度、溫度、潔凈度及磁場(chǎng)等影響因素。因此，高校檔案部門若采用電子檔案管理時(shí)，就必須考慮到這些因素，以防出現(xiàn)電子檔案損壞、丟失等無(wú)法挽回的情況發(fā)生。

1.2電子檔案在使用過(guò)程中的優(yōu)勢(shì)分析。由于高校的檔案管理涉及到人事管理、學(xué)生注冊(cè)、教學(xué)、科研和財(cái)務(wù)結(jié)算等多方面檔案材料，通過(guò)傳統(tǒng)方法來(lái)建立與管理檔案的工作強(qiáng)度較大且操作過(guò)程十分復(fù)雜繁瑣，電子檔案則克服了這些不便，在工作中呈現(xiàn)出優(yōu)勢(shì)。首先，一定程度上減輕了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，尤其是在進(jìn)行檔案查找環(huán)節(jié)中，通過(guò)搜索文件分類號(hào)就可以找出所需文件及附件，不僅節(jié)約了時(shí)間，也極大的降低了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。其次，具有高效快捷的歸檔速度。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)能夠?qū)崟r(shí)進(jìn)行電子檔案資源共享，且正確度較高；電子文件是由各種媒體信息集成的，具有圖文聲像等直觀效果。再次，促使檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到了提升。電子檔案在推行過(guò)程中不僅提升了檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平，還要求這些人員必須擁有較廣博的知識(shí)，并通過(guò)不斷的知識(shí)更新才能適應(yīng)整個(gè)專業(yè)要求。高校的檔案管理人員要謹(jǐn)記檔案工作對(duì)高校的服務(wù)性與輔，通過(guò)不斷提升自我專業(yè)能力以達(dá)到提升高校檔案工作整體水平的最終目的。

2加強(qiáng)電子檔案管理的意義

加強(qiáng)電子檔案管理不僅促使高校管理者與檔案管理者從傳統(tǒng)管理理念轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理理念，還從真正意義上加速了檔案管理工作的發(fā)展。

2.1能夠滿足使用者多樣化的需求。越來(lái)越多的使用者隨著社會(huì)進(jìn)步而對(duì)檔案提出更多的使用要求，原始的紙質(zhì)文字資料已無(wú)法滿足其快節(jié)奏生活，并且對(duì)原始視頻圖像等影音資料需求是傳統(tǒng)檔案模式所無(wú)法滿足的。而電子檔案則能夠通過(guò)視頻、圖片來(lái)進(jìn)行再現(xiàn)，這種多樣性的信息保存方式逐漸發(fā)展為解決使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案工作的服務(wù)對(duì)象需求會(huì)隨著社會(huì)發(fā)展與科學(xué)進(jìn)步而發(fā)生變化，只有加強(qiáng)電子檔案管理，才能隨著動(dòng)態(tài)需求及時(shí)更新并有效提出解決方案。

2.2加強(qiáng)電子檔案管理能夠節(jié)約人力與物力。由于檔案工作具有一定的特殊性，采用傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人財(cái)物力，還可能存在損壞風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)不僅為歸檔提供了快捷的管理手段，還提供了信息利用的快速途徑，減輕管理者勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)還將歸檔質(zhì)量和檢索速度大幅度提高了。電子檔案管理工作中將按“卷”立卷歸檔優(yōu)化為按“件”進(jìn)行整理歸檔，使檔案管理工作效率得到了飛躍提高。

3加強(qiáng)電子檔案管理與應(yīng)用的對(duì)策

加強(qiáng)電子檔案利用管理與應(yīng)用具有重要意義，因此，需要從多角度開展、多方面配合電子檔案管理工作。

3.1通過(guò)建立檔案利用制度來(lái)整合各類檔案資源。建立檔案利用審批制度，通過(guò)對(duì)使用者調(diào)用檔案進(jìn)行約束來(lái)保證其安全性，檔案管理部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的收集管理，以保證電子檔案能夠及時(shí)更新。在進(jìn)行電子檔案應(yīng)用的同時(shí)也可以兼用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來(lái)進(jìn)行互補(bǔ)，即“雙套制”，通過(guò)檔案資源整合來(lái)創(chuàng)新檔案管理模式，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的發(fā)展。

篇10

0引言

電子檔案是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。

1電子檔案的優(yōu)越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來(lái)。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚岣吡肆⒕砉芾硭?，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時(shí)，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬(wàn)事大吉了。微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。

1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過(guò)去查閱檔案時(shí)是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來(lái)了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來(lái)，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

2電子檔案的整理、開發(fā)和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個(gè)基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對(duì)案卷的整理而轉(zhuǎn)為對(duì)光盤磁介質(zhì)的整理;即對(duì)接收來(lái)的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時(shí)對(duì)光盤進(jìn)行編目、排架等。:

2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開發(fā)平臺(tái)的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺(tái)，同時(shí)在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫(kù)，本地?cái)?shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計(jì)算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時(shí)，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫(kù)模式設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)的模式設(shè)計(jì)是一個(gè)非常復(fù)雜的問(wèn)題，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見(jiàn)未來(lái)的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報(bào)表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)。在一個(gè)系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這就需要對(duì)用戶使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計(jì)算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對(duì)存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對(duì)獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的范圍加以限制，對(duì)不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計(jì)算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時(shí)為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計(jì)的功能對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬平臺(tái)建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時(shí)，還要注意確保檔案資源安全利用。

3規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

3.1加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過(guò)程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題:注意劃清歸檔過(guò)程中各級(jí)各類人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問(wèn)題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對(duì)電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對(duì)審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

3.2.2設(shè)置專門場(chǎng)地對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺(tái)，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對(duì)電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對(duì)性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)解決問(wèn)題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級(jí)階段。

4結(jié)語(yǔ)

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問(wèn)題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺(tái)世界.2006(15).