導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇公司的檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

隨著同煤集團(tuán)的擴(kuò)容及企業(yè)的做大做強(qiáng)，以及基本建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對同煤的科技檔案管理提出了前所未有的挑戰(zhàn)。如何對科技檔案進(jìn)行有效管理，是檔案工作的重要研究內(nèi)容，科技檔案工作的根本目的，就是以各種方式、方法、開展和推進(jìn)科技檔案的利用工作，使科技檔案在企業(yè)建設(shè)中產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值，使科技檔案更好地滿足社會需要。

1 領(lǐng)導(dǎo)十分重視檔案管理工作，認(rèn)真抓好機(jī)構(gòu)建設(shè)

有獨(dú)立的檔案處，同煤的各二級單位也分別設(shè)立檔案科，建成了，由集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)的，以檔案處為中心，各二級單位的檔案科為主的檔案管理體系。檔案處承擔(dān)全局檔案工作的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)、管理、指導(dǎo)。使檔案管理工作向科學(xué)化.標(biāo)準(zhǔn)化.規(guī)范化和管理現(xiàn)代化的方向發(fā)展。為保證檔案管理工作資金的需求各二級單位把檔案工作列入了年度財(cái)務(wù)計(jì)劃，納入了發(fā)展的總體規(guī)劃，這樣一來既保證了檔案管理工作的發(fā)展，又為做好檔案收集整理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為確保檔案管理的質(zhì)量，更好地為生產(chǎn)經(jīng)營和設(shè)備管理各項(xiàng)工作服務(wù)，制定了有關(guān)檔案管理制度，抓好檔案材料的收集.整理.歸檔等環(huán)節(jié)的工作。

2 科技檔案的管理

1科技文件材料的歸檔：要做好科技文件材料的歸檔工作，健全科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度。哪個(gè)部門產(chǎn)生的科技文件材料，由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)歸檔。做到每一項(xiàng)生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理等工作活動完成后都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料，并按制度歸檔保存。

2科技檔案的整理：對歸檔的科技檔案要進(jìn)行分類、編目、登記工作。整理程序，1、分類2、組卷3、卷內(nèi)文件排列4、擬寫案卷標(biāo)題5、復(fù)查定卷6、編頁號7、填寫卷內(nèi)文件目錄8、填寫卷內(nèi)備考表9、填寫案卷封面10、案卷裝訂11、案卷排列與檔號編制12、填寫卷盒、裝盒排架13、編制檢索工具

2.1科技檔案的分類，（一）基建檔案（二）設(shè)備檔案（三）科研檔案分類（四）產(chǎn)品檔案

2.2組卷，就是把一組有聯(lián)系的文件，以卷、冊、袋、盒等形式組合在一起，使它能夠表達(dá)一個(gè)相對獨(dú)立的概念，以便于保管、保密和利用。組卷的要求1、一卷就是一組有密切聯(lián)系的文件，而不是雜亂無章地隨意堆積。2、每一卷都表達(dá)一個(gè)相對獨(dú)立的概念，不要一個(gè)概念（案卷標(biāo)題）多個(gè)卷，卷與卷之間應(yīng)當(dāng)從題名到內(nèi)容都是全異的關(guān)系。3、卷厚適度。一般不超過40mm。4、案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。5、價(jià)值（保管期限）大體相同。

組卷方法.基建檔案：以單項(xiàng)工程即某一建筑物為單位組卷.（1）大中型建設(shè)項(xiàng)目a、文字表格類：按問題（專業(yè)）組卷。如：立項(xiàng)審批、征地拆遷、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、原材料試驗(yàn)、化驗(yàn)單、工程質(zhì)檢、隱蔽工程記錄等。b、竣工圖類：按專業(yè)組卷。即建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、氣、暖等專業(yè)。（2）小型建設(shè)項(xiàng)目a、按階段組卷：即按準(zhǔn)備（開工前階段）、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收這幾個(gè)階段組卷。b、直接按單項(xiàng)工程組卷：即1個(gè)工程（建筑物）1卷，文字材料在前，圖紙?jiān)诤蟆?/p>

設(shè)備檔案：（1）大型設(shè)備按結(jié)構(gòu)組卷：即按設(shè)備的組件、部件、零件等不同可分拆的組成部分組卷。（2）普通設(shè)備儀器按單臺組卷：即1臺1卷。（3）小型設(shè)備儀器可酌情合并組卷：即2―3臺組1卷。

科研檔案：（1）科研成果檔案a、大型：按課題的階段問題組卷：準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎勵和推廣應(yīng)用階段。b、小型：按單獨(dú)課題項(xiàng)目直接組卷。（2）科研論文：按年度或部門組卷，即1個(gè)年度的論文組1卷或1年中1個(gè)部門的論文組1卷。

產(chǎn)品檔案：（1）大型產(chǎn)品：按結(jié)構(gòu)組卷，即組件、部件、零件或按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、試制、生產(chǎn)、銷售、創(chuàng)優(yōu)等工作程序。（2）小型產(chǎn)品：按系列或單個(gè)產(chǎn)品組卷，即1個(gè)系列產(chǎn)品或1個(gè)產(chǎn)品組1卷。

2.3復(fù)查定卷就是對所組成的案卷，進(jìn)行一次全面的審查，對不符合要求之處立即糾正，以確保案卷質(zhì)量。復(fù)查內(nèi)容：（1）案卷組成是否合理（2）卷內(nèi)文件是否齊全完整（3）卷內(nèi)文件排列是否系統(tǒng)科學(xué)（4）案卷題名是否恰當(dāng)。

2.4編制卷內(nèi)文件頁號：除空白頁（卷內(nèi)文件目錄、案卷封面、封底）外，文字與圖紙逐一編號。印刷成冊已有頁號的文件自成一卷時(shí)也可不重新編號。用鉛筆編寫阿拉伯?dāng)?shù)字，位置：正面――右下角、背面――左下角，同文檔相反。

2.5填寫卷內(nèi)文件目錄

2.6填寫卷內(nèi)備考表

2.7案卷裝訂：拆掉金屬物，用棉線三孔一線（8字裝訂法），圖紙折疊。a、要按A4圖紙大小折疊成手風(fēng)琴式；b、卷內(nèi)的圖紙左側(cè)要留出裝訂邊30mm；c、折疊圖紙時(shí)注意正面朝內(nèi)，圖簽外露，以保護(hù)圖紙受磨損并便于查看利用。

2.8加蓋歸檔章：卷內(nèi)的每一件文字材料和每一張圖紙，均在右上角空白處加蓋檔號章，

2.9對破損、小于A4規(guī)格的文字材料要修復(fù)與托裱，裝訂線外有字跡的要加邊。

2.10編制檢案工具。

3 科技檔案的數(shù)字化加工

包括圖像掃描；掃描件整理；數(shù)據(jù)壓縮，從掃描的文件中識別出相應(yīng)的著錄信息；批量掛接，使文件名與條目的字段相關(guān)聯(lián)，自動掛接到條目下；光盤制作，將完整的檢索程序、數(shù)據(jù)庫文件、圖像文件、輔助文件集成在一張光盤上，使光盤能脫機(jī)瀏覽。把這些紙質(zhì)文檔通過數(shù)字化加工后后，掃成可檢索的圖像文件，采用文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，極方便查詢和利用，

4 科技檔案保管

選擇正確的保管方法，創(chuàng)造良好的保管環(huán)境。要最大限度地延長科技檔案的壽命，必須注意檔案保管室的管理?xiàng)l件，為科技檔案創(chuàng)造適宜的保管環(huán)境。檔案庫房管理，要做到七防；防塵、防潮、防火、防盜、防蟲、防高溫、防光 ，并且堅(jiān)固安全。遠(yuǎn)離易燃易爆物和污染源；庫房門窗要密閉、堅(jiān)固，應(yīng)與辦公室、閱覽室、曬圖室分開；應(yīng)具備安置空調(diào)、去濕機(jī)等有關(guān)設(shè)備的條件。除此外庫房管理還包括檔案的入庫管理、出庫管理、檔案歸還和檔案庫房的溫濕度度等。負(fù)責(zé)對檔案資料的安全管理。定期對其數(shù)量和保管狀況進(jìn)行全面檢查，填寫登記簿；對檔案資料室內(nèi)溫濕度按照要求進(jìn)行調(diào)控，并及時(shí)對檔案資料進(jìn)行除塵.消毒，定期清理庫房衛(wèi)生，并進(jìn)行安全檢查，不出現(xiàn)任何事故。

5 科技檔案的利用

利用服務(wù)是衡量企業(yè)科技檔案工作的最高標(biāo)準(zhǔn)，檔案的開發(fā)利用也是做好企業(yè)科技檔案工作的最終目的。在加強(qiáng)科技檔案工作的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理的同時(shí)，應(yīng)把主要精力放在科技檔案的服務(wù)利用上。

1、積極主動參與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和管理，把企業(yè)各階段重點(diǎn)工作作為檔案部門的重點(diǎn)工作。這就要求檔案員走出檔案部門，了解企業(yè)各項(xiàng)工作的動態(tài)，及時(shí)提供和介紹企業(yè)各相關(guān)工作所需的檔案資料，使檔案的技術(shù)和管理功能在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營、科技研究等活動中實(shí)現(xiàn)，提高經(jīng)濟(jì)效益。

2、應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段提高科技檔案利用服務(wù)質(zhì)量。使用計(jì)算機(jī)全面輔助科技檔案管理，應(yīng)用激光掃描、縮微技術(shù)將重要科技檔案存入計(jì)算機(jī)，利用計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)傳播科技檔案信息，使科技檔案查詢利用達(dá)到方便、快捷、準(zhǔn)確。

3、確通過電子圖紙數(shù)據(jù)庫查詢所需的備件圖。這是保證電子圖紙數(shù)據(jù)中電子圖紙與實(shí)物一致的必要的強(qiáng)制性規(guī)定。 圖、實(shí)不一致，為技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)改造提供了良好的外部環(huán)境。為此，我們編制了備件圖管理規(guī)范，規(guī)范了電子圖紙的管理流程，為備件采購部門推動電子商務(wù)進(jìn)程奠定了基礎(chǔ)，加快了其備件采購的無紙化進(jìn)程，其要求是：―以前，每個(gè)企業(yè)都對紙質(zhì)圖紙的動態(tài)管理非常頭痛，可以說無法做到，尤其是實(shí)行兩級管理的企業(yè)。我們通過研究和實(shí)踐，不僅做到了紙質(zhì)圖紙的動態(tài)管理，而且做到了紙質(zhì)圖紙相應(yīng)的電子圖紙的動態(tài)管理。辦法的關(guān)鍵是由檔案部門實(shí)行審核歸檔，控制圖紙的更改，同時(shí)輔之以系統(tǒng)的管理，完全實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)圖紙與電子圖紙以及與實(shí)物管理的高度統(tǒng)一，這一成果為企業(yè)解決了圖紙管理最大的難題保對電子圖紙有效地進(jìn)行動態(tài)管理。

篇2

二、做好縣級供電公司檔案管理的有效策略

做好檔案管理工作是縣級供電公司亟待解決的問題，要想真正的改變縣級供電公司檔案管理的現(xiàn)狀，就必須采取有效的策略，進(jìn)行整改工作。

1.強(qiáng)化檔案管理工作意識，提高管理人員的綜合素質(zhì)

對供電公司的檔案管理人員要提高管理意識，尤其是要強(qiáng)化高層領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。首先，領(lǐng)導(dǎo)要積極地帶領(lǐng)大家進(jìn)行《檔案法》的學(xué)習(xí)，對檔案管理工作進(jìn)行深入的了解，強(qiáng)化檔案管理的專業(yè)知識；加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，提高管理者的對檔案工作的認(rèn)知度，將檔案管理工作納入日常工作范疇，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。其次，要定期對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理者的工作能力和工作效率，對檔案管理人員的招聘工作進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，建設(shè)專業(yè)性的管理團(tuán)隊(duì)，提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。作為檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)者要定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，給予一定的指導(dǎo)和建議。

2.建立完善的檔案管理制度

檔案管理是供電公司管理過程中的重要組成部分，因此檔案管理制度的完善對檔案管理工作有著重要作用，能夠促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，進(jìn)而提高工作效率。首先，供電公司要大力支持檔案管理工作，無論是人力、還是財(cái)力都要為檔案管理工作創(chuàng)造條件，保證檔案管理工作的順利開展。其次，要制定有效的檔案管理制度。供電公司要結(jié)合自身的實(shí)際情況，積極采用先進(jìn)的管理制度，條件允許的話可以實(shí)施三級網(wǎng)絡(luò)的管理辦法，提高工作效率；要落實(shí)好工作人員的崗位責(zé)任制，進(jìn)行明確的分工，做到檔案管理工作依法遵規(guī)，提高檔案管理水平。最后，要組建綜合檔案室，便于檔案資料的查詢和歸檔，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，進(jìn)行定期檢查監(jiān)督工作，并且要定期組織相關(guān)會議，制定出完整、有效的工作計(jì)劃，形成統(tǒng)一的管理體系。

3.實(shí)施檔案信息化管理

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，信息管理是企業(yè)發(fā)展中的重要手段，對于供電公司的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理是順應(yīng)社會發(fā)展的必然產(chǎn)物，因此，建立完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫是一種趨勢。作為縣級供電公司應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的信息設(shè)備，實(shí)現(xiàn)信息化管理，然后要建立檔案檢索體系，編制檔案檢索目錄，便于資料的檢索，提高檔案資料的使用效率；對在職員工和新進(jìn)員工建立電子檔案，形成一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，強(qiáng)化了檔案管理效率，加強(qiáng)了檔案管理工作的便捷性，有效的對檔案進(jìn)行保管，降低了風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)揮了檔案管理的積極作用。

篇3

一、變電站工程檔案管理的基本特點(diǎn)

1.1　歸檔內(nèi)容繁雜，文檔數(shù)量多

眾所周知一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目完整的設(shè)計(jì)檔案包括了六個(gè)階段的檔案資料，分別為前期設(shè)計(jì)階段、總規(guī)設(shè)計(jì)階段、方案設(shè)計(jì)階段、擴(kuò)初設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段、施工配合階段。前期、總規(guī)、方案、擴(kuò)初、施工圖階段需要?dú)w檔的文件資料分為項(xiàng)目管理文件、設(shè)計(jì)依據(jù)性文件、來往函件、設(shè)計(jì)文件四大類；其中設(shè)計(jì)依據(jù)性文件就很多，包含建設(shè)單位上級機(jī)關(guān)的任務(wù)批準(zhǔn)文件、設(shè)計(jì)任務(wù)書或招標(biāo)書、規(guī)劃部門批準(zhǔn)的用地范圍及紅線圖、規(guī)劃設(shè)計(jì)要求通知單、建設(shè)單位上級機(jī)關(guān)的方案批準(zhǔn)文件、建設(shè)單位對方案的修改意見、初步設(shè)計(jì)審批意見書、上級機(jī)關(guān)或主管部門批準(zhǔn)的初設(shè)文件、消防、環(huán)保、交通、衛(wèi)生、環(huán)衛(wèi)、水、煤氣、電話、人防等部門的有關(guān)文件、地質(zhì)勘察報(bào)告等；外加各階段設(shè)計(jì)文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要?dú)w檔，比如技術(shù)核定單、建筑工程消防驗(yàn)收證書、試樁、地基驗(yàn)槽記錄、沉降觀測和建（構(gòu)）工程測量復(fù)核等測試記錄等等。。

1.2　時(shí)間跨度較長，材料變更快

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，項(xiàng)目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時(shí)間精力花費(fèi)較大，效率低下。特別是一些設(shè)計(jì)項(xiàng)目面臨政府政策調(diào)整、源環(huán)境變化、資方后續(xù)資金不足等多種因素造成項(xiàng)目負(fù)成果或中途停建，作為設(shè)計(jì)方有必要進(jìn)行文檔保存，一些項(xiàng)目在設(shè)計(jì)過程中甚至還會出現(xiàn)產(chǎn)能的擴(kuò)大或縮減的調(diào)整，需要同步對設(shè)計(jì)做出相應(yīng)調(diào)整，相應(yīng)增加了檔案整理歸檔等工作的人力財(cái)力成本。

1.3　用戶范圍廣泛，應(yīng)用程度高

設(shè)計(jì)檔案是設(shè)計(jì)科技活動的記錄，承載著設(shè)計(jì)專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識，體現(xiàn)了現(xiàn)實(shí)的長期使用功能和價(jià)值，在生產(chǎn)生活中應(yīng)用極為普遍。設(shè)計(jì)檔案的適用性原則也使得設(shè)計(jì)成果存在共享可能，也就是無論在設(shè)計(jì)階段還是施工、竣工階段，設(shè)計(jì)成果必須及時(shí)提供給投資方或業(yè)主、施工方參考應(yīng)用。在實(shí)踐中，還存在項(xiàng)目建設(shè)完工之后的后續(xù)設(shè)計(jì)施工，比如一些民用建筑項(xiàng)目需要接受建設(shè)方、業(yè)主和城建、規(guī)劃、環(huán)保、綠化等政府部門的層層驗(yàn)收，一些商業(yè)地產(chǎn)、住宅項(xiàng)目還需要為個(gè)體業(yè)主的裝修、維修等提供咨詢服務(wù)。

二、變電站工程檔案管理方式的基本趨勢

2.1　檔案內(nèi)容由多元化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)檔案主要以工程圖紙和技術(shù)文件管理為主，內(nèi)容多數(shù)量大，存儲與維護(hù)較難。信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過利用電子文件、電子圖片、技術(shù)報(bào)告、聲像等多種電子信息檔案，把內(nèi)容龐大的紙質(zhì)形態(tài)的檔案資料實(shí)施電子分類與歸并，并形成數(shù)字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務(wù)介質(zhì)，使得變電站工程檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進(jìn)了檔案管理工作的革新。

2.2　管理手段由手工向計(jì)算機(jī)操作轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動強(qiáng)度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)編排，開展檔案信息化建設(shè)工作，開發(fā)圖檔管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了工程圖紙、設(shè)計(jì)文件等網(wǎng)上自動歸檔；完善了圖檔網(wǎng)絡(luò)整理、編目、分類、編號等功能；增強(qiáng)了實(shí)現(xiàn)電力公司內(nèi)部局域網(wǎng)在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。

2.3　管理方式由紙質(zhì)實(shí)體向信息媒介為主轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設(shè)計(jì)藍(lán)圖、硫酸底圖實(shí)體為主。信息技術(shù)的普及使得建筑設(shè)計(jì)公司檔案工作在積極主動做好檔案利用服務(wù)工作的同時(shí)，能夠集中精力放在做好工程參考、質(zhì)量追蹤、各類資質(zhì)申報(bào)、職稱評聘、質(zhì)量抽查、財(cái)務(wù)審計(jì)等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、變電站工程檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1大力推進(jìn)觀念創(chuàng)新

一是要主動提高認(rèn)識。充分認(rèn)識企業(yè)信息化給檔案工作的傳統(tǒng)理論、方法、手段帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，進(jìn)一步深化檔案信息化建設(shè)的重要意義。二是要注重順應(yīng)趨勢。準(zhǔn)確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)，從思想和行動上適應(yīng)當(dāng)前文件形成電子化、文件管理動態(tài)化、圖紙歸檔網(wǎng)絡(luò)化、圖紙儲存數(shù)字化的新趨勢，進(jìn)一步加快推進(jìn)檔案數(shù)字化、文檔一體化、信息標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業(yè)信息化相適應(yīng)的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規(guī)章制度，重點(diǎn)要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，強(qiáng)化電子圖紙形成、流轉(zhuǎn)、接收、監(jiān)控、歸檔、鑒定以及安全責(zé)任機(jī)制；加強(qiáng)對原有紙質(zhì)檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。

3.2大力推進(jìn)管理創(chuàng)新

認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局檔案信息化建設(shè)規(guī)范和“十一五”期間全省信息化建設(shè)的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持以企業(yè)信息化建設(shè)為載體，著力推動管理機(jī)制和手段創(chuàng)新。一是加強(qiáng)圖檔資料等的編研應(yīng)用，緊密結(jié)合建筑設(shè)計(jì)公司的工作實(shí)際，探索圖書、情報(bào)、檔案一體化的管理模式，有效服務(wù)于建筑設(shè)計(jì)公司工作需求。二是創(chuàng)新管理內(nèi)容，一方面強(qiáng)化原始檔案材料保管；另一方面要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，積極收集國內(nèi)外核心專業(yè)期刊新出現(xiàn)的同類建筑設(shè)計(jì)公司的設(shè)計(jì)成果報(bào)道、專業(yè)研究進(jìn)展情況等相關(guān)信息。

3.3大力推進(jìn)監(jiān)管創(chuàng)新

高度重視設(shè)計(jì)成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)行檔案備份制制度，建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心，對建筑設(shè)計(jì)公司參與的重大建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)資料、電子圖紙、電子文件實(shí)行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，制定實(shí)施細(xì)則和配套舉措，強(qiáng)化工作落實(shí)。探索多元存儲手段應(yīng)用，綜合運(yùn)用三維設(shè)計(jì)成果、元數(shù)據(jù)管理等不同類型的檔案登記工具，按照規(guī)定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機(jī)載體，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性和可讀性。

3.4大力推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新

按照“存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動檔案工作方式和手段由傳統(tǒng)向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統(tǒng)，即在其他計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級和功能的擴(kuò)展中，檔案信息系統(tǒng)要同步組織實(shí)施。二是要加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，重點(diǎn)突出電力公司歷年積累的紙質(zhì)載體優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果、典型項(xiàng)目的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全力以赴創(chuàng)建名牌信息資源，為有關(guān)用戶提供特色服務(wù)，體現(xiàn)檔案室?guī)觳靥厣c價(jià)值，這是電力公司在合作競爭并存的信息時(shí)代更好地生存與發(fā)展的重要保障。三是充分應(yīng)用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)功能。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息資源本身的特點(diǎn)和屬性，運(yùn)用合適的工具和方法，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發(fā)自動分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。

四、結(jié)語

總之，供電公司檔案工作者要通過對檔案材料的消化和深加工，來開發(fā)信息資源。比如對現(xiàn)有檔案分專題、分門別類編輯成參考資料或?qū)ｎ}集冊。同時(shí)，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案內(nèi)容、聲音、圖像、文字等實(shí)現(xiàn)一體化存儲，通過網(wǎng)絡(luò)，檢索和提供最新檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案信息能為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供最快速度的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

篇4

企業(yè)檔案信息化管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的一個(gè)重要組成部分，不僅是維護(hù)企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的有效證據(jù)，更是一種十分重要的信息資源，是關(guān)系企業(yè)經(jīng)濟(jì)和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。完整的檔案是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中必不可少的一項(xiàng)有效手段。

首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放。其次，決策的及時(shí)正確，管理措施的得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業(yè)檔案真實(shí)系統(tǒng)地記錄了企業(yè)以往經(jīng)營管理中的經(jīng)驗(yàn)和失誤，有利于促進(jìn)企業(yè)組織管理、經(jīng)營決策的創(chuàng)新。再次，檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識普及等提供智能化服務(wù)。企業(yè)檔案存儲和記憶了企業(yè)的各項(xiàng)活動，是企業(yè)文化、知識的歷史積累。

二、檔案管理信息化的基本內(nèi)容

所謂檔案管理信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，用計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行收集、篩選和相應(yīng)的加工，使之轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式的二次文獻(xiàn)信息供人們參考和利用的過程。

公司在生產(chǎn)運(yùn)營的過程中每年都會產(chǎn)生大量的檔案資料，內(nèi)容涉及文書、科技、合同、工程等等各種各樣的重要信息，這些信息真實(shí)地記錄了單位的發(fā)展歷史，利用計(jì)算機(jī)將這些信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息分類、存儲在計(jì)算機(jī)中，以方便公司進(jìn)行管理。這就是公司的檔案管理信息化，實(shí)行檔案信息化管理，必將更好服務(wù)于企業(yè)的規(guī)劃與發(fā)展。

三、當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及解決方案

（一）當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的問題。1.企業(yè)對檔案管理信息化的意識比較淡薄。企業(yè)檔案管理信息化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，投資比較高。有些企業(yè)會錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案不能直接為企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，他們將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)和產(chǎn)品銷售上，但對于為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的檔案事業(yè)卻疏于管理和建設(shè)，對檔案信息數(shù)字化所需的設(shè)備不予配備或配備不齊，電子文件的整理和歸檔較為混亂。2.企業(yè)檔案管理人員水平有限。很多企業(yè)的現(xiàn)代管理理念不強(qiáng)。它們不注重檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致了檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)不夠、服務(wù)意識不強(qiáng)，使他們的檔案管理水平、業(yè)務(wù)能力難以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的要求。3.檔案信息安全保障體系不夠健全。如設(shè)備損壞、病毒危害、惡意攻擊和入侵、應(yīng)用軟件漏洞等都屬于信息化安全范疇，在提供人事檔案信息服務(wù)以滿足利用需求時(shí)，非法用戶的進(jìn)入人事檔案信息管理系統(tǒng)和傳輸過程中的信息被竊聽是常見的安全問題。

篇5

[分類號]G275.9　F270.7

隨著知識成為重要的生產(chǎn)要素和機(jī)構(gòu)的核心戰(zhàn)略資源，對知識轉(zhuǎn)移的探討研究也在不斷深入。而作為知識轉(zhuǎn)移重要第三方的咨詢公司，其知識轉(zhuǎn)移的內(nèi)涵和要求有何不同，其基石是什么，知識轉(zhuǎn)移與咨詢公司檔案信息管理的關(guān)系如何，有何共通之處，又該如何把握和結(jié)合，都有必要認(rèn)真探討研究。

1　知識轉(zhuǎn)移與咨詢公司檔案信息管理

1.1　知識轉(zhuǎn)移的內(nèi)涵及其特征

從1977年Teeee提出知識轉(zhuǎn)移的概念起，國內(nèi)外對知識轉(zhuǎn)移內(nèi)涵的探討一直不斷深入。與知識管理興起于工商管理一樣，最初理解知識轉(zhuǎn)移是基于其對企業(yè)管理的功能和意義，由此產(chǎn)生了“功能說”，如Kogut等認(rèn)為企業(yè)轉(zhuǎn)移知識的能力是企業(yè)存在的重要理由，知識轉(zhuǎn)移的目的是吸收新知識和有效利用新知識，通過知識轉(zhuǎn)移，將那些使組織獲益的知識加速應(yīng)用，從而使組織獲得競爭優(yōu)勢。

隨后產(chǎn)生了“過程說”，如斯德哥爾摩經(jīng)濟(jì)學(xué)院的Hendrik等人提出知識轉(zhuǎn)移是一種知識傳遞者與知識接受者之間的溝通過程；Hansen也認(rèn)為知識轉(zhuǎn)移是機(jī)構(gòu)成員間的知識遷移和吸收；許強(qiáng)等認(rèn)為知識轉(zhuǎn)移是知識從轉(zhuǎn)移方向知識接受方傳遞，并讓接受方理解和接受的過程；Davenport等提出“知識轉(zhuǎn)移=知識傳達(dá)+知識接收”，接收知識意味著對信息的充分理解并能夠據(jù)此采取行動；Krogh等認(rèn)為知識轉(zhuǎn)移的過程分為初始化、轉(zhuǎn)移和整合三個(gè)階段；詹青龍等指出知識轉(zhuǎn)移是指知識勢能高的主體向知識勢能低的主體轉(zhuǎn)移知識的過程。

隨著研究的深入，對知識轉(zhuǎn)移的認(rèn)識逐漸上升到本質(zhì)和宏觀層面，如陸俠等認(rèn)為知識轉(zhuǎn)移是指建立起技能傳授、學(xué)習(xí)和知識管理的體系，將戰(zhàn)略設(shè)計(jì)、組織和績效設(shè)計(jì)、管理流程設(shè)計(jì)、系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)各方面知識在員工中進(jìn)行貫徹，讓大家對相關(guān)知識消化吸收，保證系統(tǒng)的運(yùn)行；施琴芬等認(rèn)為知識的轉(zhuǎn)移是通過組織的地域維度、業(yè)務(wù)維度及職能維度來降低組織風(fēng)險(xiǎn)的不確定性，破除一些節(jié)點(diǎn)問題和壁壘枷鎖；而譚大鵬、霍國慶等撰文對此進(jìn)行概括比較，他們認(rèn)為知識轉(zhuǎn)移是一個(gè)特殊的知識傳播過程，是在受控環(huán)境中進(jìn)行的，其根本作用是縮小人類個(gè)體或組織之間的知識差距并促進(jìn)人類的共同發(fā)展。

根據(jù)以上學(xué)者的概念界定，可以看出知識轉(zhuǎn)移具有以下主要特征：

首先，知識轉(zhuǎn)移具有較強(qiáng)的目的性和主動性。與知識傳播和擴(kuò)散不同，知識轉(zhuǎn)移是在組織機(jī)構(gòu)有意識的主導(dǎo)下開展的，旨在促進(jìn)個(gè)體和組織的共同可持續(xù)發(fā)展，因而更為主動和積極，更強(qiáng)調(diào)方法和策略的計(jì)劃性、針對性。如當(dāng)企業(yè)自身不具備某類知識轉(zhuǎn)移條件時(shí)，就會選擇向咨詢公司等第三方尋求獲得知識源的策略。

其次，知識轉(zhuǎn)移活動是受控的和可控的。所謂“受控的”包含兩層含義：一方面指的是并非所有的知識都能順利地實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移，只有可編碼的知識才能更好地為接收方所理解和接納；另一方面是指知識轉(zhuǎn)移往往需要在受控環(huán)境中進(jìn)行，這樣能保證知識轉(zhuǎn)移的效果和效率，還能更有效避免被動的知識外溢。由此機(jī)構(gòu)需要設(shè)計(jì)可控的平臺系統(tǒng)，以保證對知識轉(zhuǎn)移的過程和結(jié)果進(jìn)行控制。

再次，知識轉(zhuǎn)移的過程具有增值性和創(chuàng)新性。知識轉(zhuǎn)移不只是一個(gè)被動的接受和繼承的過程，而是一個(gè)創(chuàng)造性的同化和內(nèi)化的過程。知識通過轉(zhuǎn)移產(chǎn)生增值、裂變、聚合后，進(jìn)而就會形成新的知識。因而，知識轉(zhuǎn)移過程伴隨著知識使用價(jià)值的相應(yīng)回報(bào)，轉(zhuǎn)移完成后往往能達(dá)到知識供需雙方彼此雙贏，乃至多方共贏。

此外，知識轉(zhuǎn)移的對象更為廣泛和深刻。與傳統(tǒng)信息利用和傳播只關(guān)注顯性知識不同，知識轉(zhuǎn)移關(guān)注隱性知識的共享和擴(kuò)散。劉麗萍指出，知識具有“波粒二相性”。知識“?！笔侵缸鳛閷?shí)體的知識(即顯性知識)，知識的“波”是指作為過程的知識(即隱性知識)。因知識轉(zhuǎn)移產(chǎn)生的作用有知識結(jié)果的轉(zhuǎn)移和知識過程的轉(zhuǎn)移，而后者的影響將會更持久、更深遠(yuǎn)。

1.2　檔案信息管理為咨詢公司知識轉(zhuǎn)移提供保障和支持

咨詢公司開展知識轉(zhuǎn)移活動的前提是：擁有足量的、可靠的信息和知識儲備。因而對于咨詢公司來說，廣義的檔案信息管理不僅包括人事檔案、會計(jì)檔案、文書檔案等，還包括根據(jù)其業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)導(dǎo)向建立的各類知識庫(即知識檔案)。在這個(gè)知識庫中不僅要有事實(shí)性的知識(Know-What)、原理性的知識(Know―Why)和技術(shù)性的知識(Know-How)，還要建立專家檔案。因?yàn)殡S著客戶需求專業(yè)化和精細(xì)化程度的提高，任何公司都難以獨(dú)立完成咨詢課題和任務(wù)，只有掌握了“誰擁有知識(Know-Who)”，才能更好地實(shí)現(xiàn)知識轉(zhuǎn)移方與接受方的匹配。這對于中小型咨詢公司而言更是立命之本，楊文等在對福建36家管理咨詢公司進(jìn)行調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)管理咨詢公司都無力聘請全職的管理咨詢師，只好聘請兼職顧問，在整個(gè)咨詢項(xiàng)目運(yùn)作過程中，管理咨詢公司負(fù)責(zé)接單，再“下單”給管理咨詢師“生產(chǎn)”，而后公司負(fù)責(zé)“交貨”及“客服”。

1.3　知識轉(zhuǎn)移有利于咨詢公司檔案管理的發(fā)展和價(jià)值實(shí)現(xiàn)

檔案信息管理是基礎(chǔ)性工作，事關(guān)咨詢公司的生存和可持續(xù)發(fā)展，而檔案管理本身也是一個(gè)承上啟下的過程，需要建立素質(zhì)優(yōu)良、繼往開來的檔案工作團(tuán)隊(duì)，在筆者塒中山卓力、佳信等幾家咨詢公司的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，由于員工流動性較大，經(jīng)常導(dǎo)致公司業(yè)務(wù)開展存有難處和困境：一方面新上崗的檔案人員，對于原有檔案存放規(guī)律和技術(shù)不甚了解，相關(guān)信息無法及時(shí)查找；另一方面，大量的咨詢信息和客戶信息及時(shí)歸檔，存入知識庫，一旦業(yè)務(wù)員辭職或離職，這些重要信息也隨之而去，對公司損失頗大。而知識轉(zhuǎn)移的提出，對咨詢公司及其檔案管理工作的發(fā)展都是極為有益和有利的。

2　面向知識轉(zhuǎn)移的咨詢公司檔案信息管理維度分析

所謂管理維度，是在對管理活動要素類型進(jìn)行剖析的基礎(chǔ)上，對管理活動空間范圍和視角方位的具備程度、判斷條件和評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的表示，即對管理活動賴以存在的內(nèi)外條件予以判定、描述和評價(jià)的概念集合。管理維度的分析與構(gòu)架，一般要從兩個(gè)以上具有互斥性的視角進(jìn)行，這無論對于管理理論研究，還是管理活動實(shí)踐的歸納和指導(dǎo)，都具有積極意義：一方面，有助于引導(dǎo)管理學(xué)研究的視角創(chuàng)新，一個(gè)新的管理維度的描繪，是建立在對管理活動的要素、環(huán)節(jié)和生存空間的重新認(rèn)識和挖掘基礎(chǔ)之上的，必然帶來研究視角的重新發(fā)現(xiàn)和研究定位的修正，能拓展管理學(xué)的研究視野，推動管理學(xué)研究理念的創(chuàng)新；另一方面，能直接提供新的分析方法和理論框架。對管理維度的描述實(shí)質(zhì)上是

對各類管理活動的內(nèi)核分析，為分解和區(qū)別管理要素類型提供了思路和方法，并確定各類要素在管理中所司職責(zé)，管理維度的重新審視和劃分，正是管理模式重新構(gòu)建的前提和基礎(chǔ)，為其提供可資利用的方法和框架。

中國人民大學(xué)的胡鴻杰教授通過對管理活動機(jī)理層面的考察，提出任何管理活動都包括資源、方式和內(nèi)容三個(gè)主要維度：

所謂管理內(nèi)容，即指管理活動的對象及其所要實(shí)現(xiàn)的職能和任務(wù)，對于某一特定的管理活動和行為，其管理內(nèi)容既可以是具體的對象標(biāo)的，也可以是抽象的過程，還可以是具有更深內(nèi)涵的職能，特別是在許多宏觀的管理活動中，對程序和職能的管理更是其日常工作的主要內(nèi)容。如檔案管理活動中，檔案工作者和檔案信息自然都是管理內(nèi)容，而對文件案卷的收集、整理等過程也是管理內(nèi)容，此外檔案管理機(jī)構(gòu)的職能同樣還是管理內(nèi)容，只是考察的層面和范圍不同而已。

至于管理資源，一般認(rèn)為無非就是“人力、物力、財(cái)力”資源，再加上近年來比較吸引眼球的“信息資源”，這些理解和認(rèn)知比較通俗易懂，但也略顯粗淺和表象，對管理資源缺乏深層次的思考，只注意到了直觀的顯性資源，忽略了管理中的隱性資源，胡鴻杰教授則撰文指出，管理資源還可分為基礎(chǔ)性資源和“特有資源”兩個(gè)層次，前者有如人力資源、物力資源、財(cái)力資源和信息資源等，為管理活動提供外在保障，后者諸如規(guī)則、權(quán)力、人脈和文化等，為管理提供內(nèi)在保障，管理活動中兩類資源都是不可或缺的。

管理方式是指依據(jù)管理內(nèi)容的特點(diǎn)和要求，對管理資源進(jìn)行整合、配置的方法與途徑，依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)管理方式有不同劃分，如根據(jù)是否產(chǎn)生口語或書面語行為，可以分為言語型與非言語型管理方式；根據(jù)發(fā)生的場合，可分為直接型管理方式與媒介型管理方式；根據(jù)對資源處理的程度可分為一次管理和二次管理兩個(gè)不同層次的方式等。文件(檔案)方式是其中的言語型、媒介管理方式，是社會與機(jī)構(gòu)管理方式中最重要、最通用、最經(jīng)濟(jì)的一種，具有確定性、規(guī)范性、可控性等比較優(yōu)勢。

從這三個(gè)維度對檔案信息活動進(jìn)行考察，不僅能引發(fā)對檔案管理活動的重新認(rèn)識和把握，既有助于理解和深度挖掘檔案信息資源，又能凸顯其在管理中的保障作用，有利于減少或避免管理資源重復(fù)建設(shè)，一定程度上改變對管理資源的浪費(fèi)或漠視現(xiàn)象，從本源上促進(jìn)管理資源的最優(yōu)配置，還有助于管理方式的規(guī)范與創(chuàng)新，為解決當(dāng)前諸多社會管理問題提供新的思路和方法，具有實(shí)踐意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。三維度分析如圖1所示：

咨詢公司的檔案信息管理也同樣不能置身于這三維度空間之外，下面即依此分維度對其中的知識轉(zhuǎn)移相關(guān)問題進(jìn)行分析和探討。

2.1　內(nèi)容維度的知識轉(zhuǎn)移

一般認(rèn)為，檔案信息管理的主要是文書檔案、會計(jì)檔案等傳統(tǒng)內(nèi)容，這就有必要首先了解和明確檔案信息的特點(diǎn)。和寶榮教授指出檔案信息具有聯(lián)系性和積累性的特點(diǎn)，李國慶指出檔案信息作為信息資源的一個(gè)重要組成部分，除了具有信息的一般特點(diǎn)外，最大優(yōu)勢在于其真實(shí)性、可靠性、權(quán)威性和憑證性。在傳統(tǒng)環(huán)境下，這些特點(diǎn)通過固化在特定載體(如紙張)上予以保證，而數(shù)字環(huán)境下，則有賴于元數(shù)據(jù)信息了。當(dāng)然圖書與情報(bào)類信息也需要元數(shù)據(jù)，但不同的是，這一類的元數(shù)據(jù)信息主要用于知識的組織和檢索，主要關(guān)注知識載體形式和內(nèi)容分類關(guān)聯(lián)，而歸檔信息的元數(shù)據(jù)更側(cè)重于知識的來源信息及知識產(chǎn)生者的背景結(jié)構(gòu)，借此來保證知識源的可靠性。

szulanski認(rèn)為，在知識轉(zhuǎn)移的初始階段，知識源的可靠性、轉(zhuǎn)移的預(yù)期困難是影響知識轉(zhuǎn)移效率的重要因素。當(dāng)知識源的可靠性沒有得到確證，即當(dāng)知識源并不被認(rèn)為是可信賴的、講信用的或有見識的時(shí)候，知識源的知識轉(zhuǎn)移將非常困難，它的建議和示范將被質(zhì)疑并受到抵制，這也叫“知識作用的未實(shí)證性(unpmvenness)”。因而咨詢公司根據(jù)其業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)導(dǎo)向所建立的各類知識庫，為了確保其真實(shí)可靠，必須依據(jù)檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，自然也就是檔案信息管理內(nèi)容的重要組成。

這一維度的知識轉(zhuǎn)移主要在咨詢公司和客戶之間進(jìn)行，除了滿足用戶需求提供可靠的編碼化知識源之外，相應(yīng)背景信息共享與遷移也是十分必要的。

2.2　資源維度的知識轉(zhuǎn)移

任何一種管理都是耗資源的，如前所述，既需要人力、物力、財(cái)力和信息等基礎(chǔ)性資源提供的外在保障，也需要權(quán)力、規(guī)則和文化等管理的“特有資源”提供內(nèi)在保障，管理活動中這兩類資源都是具有支撐性的，缺一不可。咨詢公司檔案信息管理也離不開人、財(cái)、物等資源的保障，如設(shè)備和裝具的配備、人員的培訓(xùn)、信息的加工和服務(wù)等，同樣檔案管理水平的提升還需要權(quán)力、文化層面的支撐，如公司高層的重視和強(qiáng)調(diào)(特別是像北大縱橫等大型咨詢公司)，一則有利于各個(gè)部門的檔案信息整合；二則利用權(quán)力資源可以督促實(shí)現(xiàn)將存儲在員工個(gè)人電腦(乃至人腦)中的知識信息予以全面及時(shí)的轉(zhuǎn)移和歸檔，以豐富公司的財(cái)富和資本。

這一維度的知識轉(zhuǎn)移主要在咨詢公司內(nèi)部進(jìn)行，不僅要在檔案信息管理人員中予以傳播與接納，如一方面要熟悉檔案工作需要哪些資源；另一方面也要掌握這些資源能在何處獲得，又該如何獲取。這類知識轉(zhuǎn)移更要推廣到公司業(yè)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，使他們形成概念、習(xí)得程序，最終養(yǎng)成大力支持檔案信息管理的習(xí)慣和氛圍。

2.3　方式維度的知識轉(zhuǎn)移

咨詢公司檔案信息門類較多，其機(jī)密性高低不一，因而信息組織的方式和使用權(quán)限的控制存在較大的差異性。這就需要重視對檔案信息管理方式的知識轉(zhuǎn)移，以促進(jìn)機(jī)構(gòu)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。方式維度的知識轉(zhuǎn)移重點(diǎn)和難點(diǎn)在于管理技能和經(jīng)驗(yàn)等隱性知識，檔案信息管理從原理上講是比較直觀和簡單的，但是具體的操作需要長期的經(jīng)驗(yàn)積累和技能熟悉，也絕非一朝一夕能做好的。

這一維度的知識轉(zhuǎn)移還存在于咨詢公司和客戶之間，不過這主要是指開展檔案管理咨詢業(yè)務(wù)和有檔案管理專業(yè)優(yōu)勢的公司。如浙江省首家公司制檔案中介機(jī)構(gòu)――杭州偉邦檔案管理咨詢有限公司，就針對機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位提供檔案咨詢與指導(dǎo)、檔案培訓(xùn)、檔案技術(shù)推廣、檔案人才租賃等相關(guān)的專業(yè)服務(wù)，而方式維度的知識轉(zhuǎn)移即是此類公司的核心優(yōu)勢之一。

3　面向知識轉(zhuǎn)移的咨詢公司檔案信息管理實(shí)現(xiàn)策略

如上文分析可見，不僅檔案信息管理在咨詢公司知識轉(zhuǎn)移中起著基礎(chǔ)性和關(guān)鍵性的作用，關(guān)注知識轉(zhuǎn)移對于檔案信息管理也大有裨益，兩者互為依托、相互促進(jìn)。而實(shí)現(xiàn)面向知識轉(zhuǎn)移的咨詢公司檔案信息管理需要在以下幾方面予以強(qiáng)調(diào)和努力：

3.1　主動調(diào)研掌握公司檔案管理中知識轉(zhuǎn)移內(nèi)容

首先是咨詢公司領(lǐng)導(dǎo)層要從宏觀上對檔案信息管理中的知識轉(zhuǎn)移有充分的認(rèn)識和把握，深入調(diào)研公司管理中知識轉(zhuǎn)移的層次和范圍，明確哪些顯性知識必須按照檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)和要求予以存儲、傳播和控制，哪些個(gè)體隱性知識應(yīng)該顯性化為組織知識并予以

及時(shí)存檔，把握檔案信息管理各個(gè)維度的知識轉(zhuǎn)移內(nèi)涵和要求；具體操作執(zhí)行的檔案管理信息工作者更要積極主動，對具有潛在價(jià)值、有必要作為檔案信息保存的知識，與業(yè)務(wù)人員共同商討，擬定歸檔范圍并明確共享權(quán)限，業(yè)務(wù)人員也要認(rèn)真配合，提出建設(shè)性意見和需求，以框定知識轉(zhuǎn)移的目標(biāo)和范圍。

3.2　優(yōu)化檔案信息管理中知識轉(zhuǎn)移的資源保障

所謂資源保障就是為知識轉(zhuǎn)移創(chuàng)造必要的軟硬件環(huán)境。一方面要在人、財(cái)、物等基礎(chǔ)性資源上對檔案信息管理予以必要配備和支持，在檔案信息管理人員梯隊(duì)建設(shè)上要引起足夠重視，盡早做好準(zhǔn)備，有計(jì)劃、有步驟引導(dǎo)檔案專業(yè)人員間的業(yè)務(wù)交流和知識轉(zhuǎn)移，讓新生力量在日常的檔案信息工作中充分習(xí)得管理技術(shù)和技能，避免突然的工作移交帶來的措手不及；另一方面要利用權(quán)力和公司文化等特殊資源，大力宣傳、積極引導(dǎo)和推動各類檔案信息知識轉(zhuǎn)移，不僅在信息管理人員中，更要在業(yè)務(wù)部門里，形成健康的知識存檔和歸檔意識，培育良好的知識轉(zhuǎn)移的習(xí)慣和氛圍。

3.3　量身打造面向知識轉(zhuǎn)移的檔案信息管理系統(tǒng)

咨詢公司要著力開發(fā)和建設(shè)面向知識轉(zhuǎn)移的檔案信息管理系統(tǒng)，一方面要依據(jù)和符合本公司的客觀實(shí)際，另一方面也要保證系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和通用性。如在設(shè)計(jì)知識采集功能模塊時(shí)，要對本公司業(yè)務(wù)流程予以梳理和考察，在各關(guān)鍵環(huán)節(jié)中嵌入背景信息捕獲器，保證歸檔知識的可靠性和可用性；而在知識傳播功能模塊中，要實(shí)現(xiàn)目錄信息開放的同時(shí)，對知識內(nèi)容進(jìn)行有效控制，這一方面是指利用技術(shù)手段嚴(yán)格控制資源使用權(quán)限；另一方面是指實(shí)現(xiàn)知識轉(zhuǎn)移環(huán)境的控制，以提高資源利用率和知識轉(zhuǎn)移效能。

3.4　有力控制、有序開發(fā)咨詢公司知識資產(chǎn)

在拓展和豐富檔案信息資源的類型、數(shù)量的同時(shí)，檔案管理人員要建立和完善公司資產(chǎn)檔案，特別是對無形資產(chǎn)的歸檔和建檔，不僅要及時(shí)接收和控制公司核心知識，保證其安全性和可用性，還要與業(yè)務(wù)人員積極配合，有條件地對之進(jìn)行開發(fā)和傳授，使之不斷增值和升值，增加知識轉(zhuǎn)移的吸引力和動力。

篇6

“戴明環(huán)”最顯著特點(diǎn)是通過大循環(huán)帶動若干個(gè)小循環(huán)。如果將新疆油田公司看做一個(gè)大的戴明環(huán)，那公司內(nèi)部人事部、勘探事業(yè)部、宣傳部、財(cái)務(wù)部、檔案科等就是一個(gè)個(gè)小循環(huán)，通過每一次循環(huán)后會產(chǎn)生階梯式上升效果；通過每一次循環(huán)，解決好各個(gè)小循環(huán)中暴露出的問題，并將業(yè)已形成好的經(jīng)驗(yàn)繼續(xù)保留，總結(jié)設(shè)置出一定標(biāo)準(zhǔn)，再進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)周期，如此反復(fù)循環(huán)、不斷提升就會讓公司檔案管理不斷得到完善、規(guī)范。（見圖2）

在每一個(gè)循環(huán)中，A始終是核心，只有通過“行動”才能提煉出標(biāo)準(zhǔn)，起著總結(jié)過往成功經(jīng)驗(yàn)、布置下輪工作重點(diǎn)的“橋梁”作用。整個(gè)循環(huán)分為4個(gè)階段、8個(gè)步驟（見表1）

2 “戴明環(huán)”理論的可行性

檔案管理作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，既要繼承前人先進(jìn)的管理方法，也要與時(shí)俱進(jìn)，把握新時(shí)期賦予石油企業(yè)檔案管理工作提出的新要求。石油企業(yè)檔案管理應(yīng)該與整個(gè)企業(yè)管理總的發(fā)展基調(diào)保持一致，引入先進(jìn)的管理理念和方法，在變中求不變，在不變中求變地持續(xù)改進(jìn)。它包含了檔案管理工作計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、確認(rèn)（Check）和處置（Action）四個(gè)階段，其本身就是一個(gè)不斷更新、不斷完善的過程，完全可以通過P、D、C、A四個(gè)循環(huán)來實(shí)現(xiàn)。其工作流程：如圖3。

3 “戴明環(huán)”理論在新疆油田公司檔案管理工作中的應(yīng)用分析

按照“戴明環(huán)”理論的理念，可將石油企業(yè)檔案管理分為計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、確認(rèn)（Check）和處置（Action）四個(gè)方面，共同構(gòu)成了石油企業(yè)檔案管理一個(gè)完整管理體系。但相對于整個(gè)檔案管理體系來說，其中四個(gè)部分又是相對獨(dú)立的。每一部分依據(jù)PDCA循環(huán)理論中的4個(gè)階段和8個(gè)步驟（見表1）經(jīng)過不斷的“計(jì)劃——實(shí)施——確認(rèn)——處置”循環(huán)提升（見圖2），最終實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)檔案管理的近、中、遠(yuǎn)期目標(biāo)，促進(jìn)石油企業(yè)管理水平提升（如圖4）。

3.1 P（Plan）階段——計(jì)劃。P階段是明確某一階段（一般以1年、3年或5年為一個(gè)階段周期）石油企業(yè)檔案管理所要實(shí)現(xiàn)的階段性目標(biāo)，以及為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)所制定的具體措施。首先是組建企業(yè)建檔工作領(lǐng)導(dǎo)小組，抽調(diào)企業(yè)人事、辦公室、檔案科等部門人員組成；其次，是預(yù)先設(shè)計(jì)和印刷好本次檔案工作中所需要的各種表格或者宣傳品；再次是對參與本次檔案工作的人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其盡快熟悉工作內(nèi)容；最后是在集團(tuán)上下進(jìn)行全員動員部署。

新疆油田公司在對上一年歸檔的檔案自查后發(fā)現(xiàn)許多新招錄的員工（尤其是剛剛?cè)肼毜拇髮W(xué)生）檔案不完整，諸如他們的在職學(xué)習(xí)經(jīng)歷、入職培訓(xùn)考核、社會實(shí)踐等能夠反映新員工綜合素質(zhì)的檔案沒有及時(shí)被收集。還有相當(dāng)一部分檔案材料記錄或者書寫不規(guī)范，如用鉛筆填寫、缺少印鑒章，等等（見表2）。

表2：某石油企業(yè)新招錄人員檔案質(zhì)量影響因素頻數(shù)頻率統(tǒng)計(jì)表

針對以上出現(xiàn)問題，公司及時(shí)成立了新招錄人員檔案質(zhì)量評查小組，由分管檔案工作的副經(jīng)理和辦公室、檔案科以及各部門的負(fù)責(zé)人共同組成，協(xié)調(diào)評查公司招錄新進(jìn)人員的檔案情況，明確小組組成人員的評查職責(zé)，做到分工明確，各司其職，并以公司內(nèi)部相關(guān)的評查要求為依據(jù)，再制定具體的評查措施。

3.2 D（Do）階段——實(shí)施。D階段，也就實(shí)施階段，就是對第一階段——P階段所制定規(guī)劃方案付諸具體實(shí)踐，一般是通過把公司里面從事檔案及檔案管理人員、涉及檔案用的器材物資等可有效整合利用的資源合理配置，確保計(jì)劃階段所設(shè)置各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)。D階段是“戴明環(huán)”理論核心。首先，要提高公司人事部門以及檔案管理人員對新招錄人員相關(guān)檔案資料收集重要性認(rèn)識。其次，要培育一支高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍。與公司業(yè)務(wù)部門相比，檔案管理較為枯燥，需要檔案管理人員耐得住寂寞、耐得住清貧，是更多講求奉獻(xiàn)的一個(gè)崗位，公司要制定給予檔案管理人員相對傾斜的激勵措施以穩(wěn)定這支隊(duì)伍。再次，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷拓寬公司檔案歸檔范圍。緊密結(jié)合新時(shí)期市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展對于員工的誠信檔案、員工階段性培訓(xùn)檔案、地質(zhì)勘探資料以及人才立體評價(jià)的多方位參考的現(xiàn)實(shí)需要，圍繞新時(shí)期石油公司經(jīng)濟(jì)效益、社會形象評判標(biāo)準(zhǔn)不斷拓寬公司檔案范圍。最后，落實(shí)檔案管理方面的相關(guān)獎懲制度，把定期巡查結(jié)果作為檔案管理人員考核、評先評優(yōu)、晉升的重要依據(jù)。

3.3 C（Check）階段——確認(rèn)。C階段，即確認(rèn)階段，其主要工作重心就是對照第一階段（P階段）所確定的目標(biāo)，確認(rèn)第二階段（D階段）的落實(shí)效果，及時(shí)將檔案管理制度在實(shí)際執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行匯總確認(rèn)。對于確認(rèn)的結(jié)果不外乎兩種，一種是實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)，還有一種就是尚未完成預(yù)期目標(biāo)。對于達(dá)到了預(yù)期設(shè)定目標(biāo)的，便可以將精力投入到下一階段工作中。對于沒有實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的，則要再從先前制定的計(jì)劃措施是否超過了檔案人員的實(shí)際操作技能或者是受公司客觀情況所限制等進(jìn)行分析。

新疆油田公司將公司的檔案進(jìn)行細(xì)致分類，把鉆井工程、測繪、測井技術(shù)、地球物理（化學(xué)）勘探等紙質(zhì)檔案，巖心巖屑實(shí)物檔案等采取精細(xì)化管理，并全部實(shí)現(xiàn)信息化管理，查閱利用方便，探索模塊化管理模式，即根據(jù)不同檔案管理特點(diǎn)，組建石油業(yè)務(wù)檔案管理小組，抽調(diào)一線業(yè)務(wù)人員擔(dān)當(dāng)兼職管理人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)化，專業(yè)檔案管理模塊化，并把所有檔案最終統(tǒng)一納入企業(yè)檔案科管理。但也存在業(yè)務(wù)檔案“發(fā)現(xiàn)難、出口難”，即業(yè)務(wù)檔案重利用輕保護(hù)，信息化程度較低等問題。要求管理部門從源頭查找原因，并提出針對性措施加以應(yīng)對。

3.4 A（Action）階段——處置。處置階段主要是對第三階段（C階段）兩種確認(rèn)結(jié)果進(jìn)行細(xì)致處理，對于檔案管理經(jīng)驗(yàn)較好的及時(shí)提煉和推廣，并對存在的問題及時(shí)總結(jié)，提出整改措施和方案，做到持續(xù)改進(jìn)。在處置階段仍然沒有解決的問題，則可放入下一個(gè)“戴明環(huán)”繼續(xù)循環(huán)加以解決。從某種意義上說，處置階段也是為下一輪新的循環(huán)做好準(zhǔn)備工作（見表3）。

篇7

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）17-0266-01

一、提供檔案信息與“知識產(chǎn)品”服務(wù)

檔案信息服務(wù)是指為利用者提供檔案信息服務(wù)所進(jìn)行的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動，促進(jìn)檔案信息流通。地鐵公司檔案部門最大化的開發(fā)檔案價(jià)值為公司的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)，把隱藏于實(shí)體中的檔案信息轉(zhuǎn)化為“知識產(chǎn)品”提供對內(nèi)服務(wù)。而在知識管理的背景條件下，檔案信息服務(wù)將不拘泥于傳統(tǒng)的、單一的方式，將所有創(chuàng)新并趨于多元化的發(fā)展。由傳統(tǒng)的被動提供服務(wù)向主動提供“知識產(chǎn)品”服務(wù)模式轉(zhuǎn)化。利用專業(yè)知識和技能在轉(zhuǎn)化服務(wù)過程中提供更多的潛在信息。另外，服務(wù)內(nèi)容由單一向多元化發(fā)展，形成數(shù)字化檔案信息，通過網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字載體，提供多元化的檔案內(nèi)容的服務(wù)。

二、進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)

檔案信息資源開發(fā)活動是為了獲取檔案信息資源的價(jià)值，提升檔案信息資源的價(jià)值。地鐵公司檔案信息資源的開發(fā)是為了公司重要經(jīng)營活動服務(wù)，促進(jìn)地鐵公司整體發(fā)展。地鐵公司檔案部門是不直接參與公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動，但是在促進(jìn)公司生產(chǎn)發(fā)展中的作用與實(shí)踐價(jià)值是有目共睹的，有其重要的作用。地鐵公司檔案信息資源開發(fā)，就是“公司檔案部門及其合作伙伴，為保證公司內(nèi)部或社會的利用需求，而通過編目、編研和提供利用等形式，將其有關(guān)檔案信息挖掘出來，以充分實(shí)現(xiàn)公司檔案價(jià)值的過程?！钡罔F公司檔案信息資源開發(fā)的主體主要就是通過公司檔案管理部門與其他部門之間合作、溝通，做好開發(fā)利用工作。地鐵公司檔案信息資源開發(fā)可以實(shí)現(xiàn)地鐵公司檔案信息資源的價(jià)值作用。檔案信息資源作為一種信息資源，與其他物質(zhì)資源相比，有一種特別的價(jià)值，即有用性。它需要與其它資源相結(jié)合才能發(fā)揮其重要的作用，而這種價(jià)值可以放大檔案資源本身的價(jià)值。在開發(fā)利用檔案信息資源給用戶利用的過程中，檔案信息資源本身的價(jià)值也得到提升。檔案信息資源的開發(fā)，為地鐵公司經(jīng)營決策提供科學(xué)依據(jù)，經(jīng)營決策的過程中，可以利用檔案資源，并運(yùn)用科學(xué)系統(tǒng)的交流，可以提高正確決策的科學(xué)化和準(zhǔn)確度?？傊瑢Φ罔F公司檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，可以最大化的利用檔案信息為地鐵公司經(jīng)營決策服務(wù)，提升地鐵公司檔案管理的整體水平，進(jìn)而提升地鐵公司的整體競爭優(yōu)勢。

三、構(gòu)建地鐵公司知識庫

地鐵公司知識庫即包括公司人力資源的現(xiàn)狀、每個(gè)崗位需要的掌握的技能及評價(jià)方法、組織機(jī)構(gòu)歷史上所發(fā)生的重大事件的歷史資料、客戶信息、研究文獻(xiàn)、報(bào)告等眾多方面，且擁有動態(tài)的結(jié)構(gòu)。在建立地鐵公司知識庫以后，應(yīng)當(dāng)采取措施將日常文檔的電子化作為公司制度固定下來，使各部門業(yè)務(wù)中新產(chǎn)生的知識在知識庫中得到積累。地鐵公司與外部機(jī)構(gòu)合作或交易而產(chǎn)生及獲得的數(shù)據(jù)庫也鏈接到知識庫中。這樣的知識庫與以往的數(shù)據(jù)庫不同之處在于，它不僅包含了專業(yè)知識和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，也成為管理流程的一部分而容納了管理過程文檔，由于鼓勵個(gè)人隱性知識的分享而容納了有針對性的技巧建議，知識庫的層次更豐富。地鐵公司知識庫的建立是實(shí)現(xiàn)知識共享與創(chuàng)新的要求，也是為地鐵公司提供科學(xué)決策和高效管理的需要，也為地鐵公司給各個(gè)部門同時(shí)提供知識服務(wù)提供了信息資源庫。地鐵公司知識庫是地鐵公司各類信息的有序整合的整體，包括與公司生產(chǎn)經(jīng)營活動有關(guān)的信息知識，是把信息組合起來的有序集合，是人們獲取信息的有效渠道之一，在地鐵公司的日?；顒又衅鹬浅Ｖ匾淖饔?。

四、公司知識管理的關(guān)鍵是對地鐵公司檔案信息的知識的收集與管理

以知識管理為導(dǎo)向進(jìn)行創(chuàng)新拓展，實(shí)現(xiàn)從公司知識管理環(huán)境下的公司檔案收集與管理的過程，這是地鐵公司知識管理的發(fā)展的關(guān)鍵所在。公司知識管理過程中的檔案信息資源收集與整理，即公司檔案部門及有關(guān)部門對知識信息進(jìn)行的收集與管理的環(huán)節(jié)。地鐵公司檔案信息管理過程中的以知識管理為手段進(jìn)行管理手段與模式的創(chuàng)新發(fā)展，是地鐵公司從實(shí)現(xiàn)知識管理環(huán)境下的公司檔案收集與管理的過程，這也是公司知識管理的發(fā)展的關(guān)鍵所在。地鐵公司檔案管理的對象是對公司內(nèi)部的顯性知識記錄的載體一文件、檔案進(jìn)行管理。公司知識管理強(qiáng)調(diào)信息、知識資源的集成與整合，共享共建信息資源化平臺對地鐵公司業(yè)務(wù)管理活動服務(wù)。地鐵公司檔案信息管理過程中的以知識管理為手段進(jìn)行管理手段與模式的創(chuàng)新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)公司檔案信息知識的收集與管理，要求公司檔案工作人員重新審視傳統(tǒng)的文件歸檔和檔案收集的范圍，拓寬檔案收集整理的范圍，把隱含信息資源作為歸檔范圍進(jìn)行有效地管理。地鐵公司知識管理要求整合公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的全部信息、知識資源，以便于信息、知識共享與開發(fā)利用。通常意義而言，隱性知識比顯性知識價(jià)值重要，包含的信息量大，對公司經(jīng)濟(jì)發(fā)展能提供更有效地幫助。但是隱性知識的隱蔽性、不穩(wěn)定性使它難以被公司獲取、傳播與利用。隱性知識管理強(qiáng)調(diào)是隱性知識顯性化的過程，即將隱性知識“編碼化”或“固化”于文件資料之中，使之轉(zhuǎn)化成為可供使用的顯性知識，通過文件的傳遞與利用實(shí)現(xiàn)顯性知識的傳播與利用，實(shí)現(xiàn)隱性知識的價(jià)值。以知識管理為發(fā)展方向檔案管理，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。從地鐵公司檔案信息知識的收集與管理創(chuàng)新拓展成為知識積累，固化隱性知識；擴(kuò)大文件歸檔范圍，控制內(nèi)源顯性知識；收集外部信息，獲取外源顯性知識?，F(xiàn)在越來越多的學(xué)者清楚地認(rèn)識到，知識管理是檔案管理未來發(fā)展的必然方向，應(yīng)該“以知識管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理”。

結(jié)論

把知識管理這一系統(tǒng)的管理與方法應(yīng)用到地鐵公司檔案工作中，能夠有效地開發(fā)利用檔案信息資源，達(dá)到檔案信息資源的共享和提供利用服務(wù)。探討分析知識管理在地鐵公司檔案工作中的應(yīng)用，對公司組織能力的提升起到重要的作用。

參考文獻(xiàn)

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[4] 張中和.市場經(jīng)濟(jì)與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下的公司檔案比較研究[J].陜西檔案，2009 （5）.

篇8

【關(guān)鍵詞】

檔案管理;新觀念;新思路



在構(gòu)建和諧社會的實(shí)踐中,常常遇到因檔案管理工作不足,導(dǎo)致檔案服務(wù)與需求產(chǎn)生沖突,不能有效發(fā)揮檔案的功能及作用。因此,如何處理檔案服務(wù)與需求之間的矛盾是構(gòu)建和諧社會實(shí)踐中一個(gè)值得我們重視的問題。 

一、當(dāng)前檔案管理中存在的問題 

1、檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

盡管我們已擁有穩(wěn)定發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍,但進(jìn)入新世紀(jì)后,面臨眾多新的挑戰(zhàn)與新的問題,這支隊(duì)伍文化教育程度及專業(yè)培養(yǎng)的素質(zhì)已不能適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要,尤其是那些不僅熟悉檔案內(nèi)容,而且能夠針對檔案信息進(jìn)行深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。 

2、檔案管理制度的規(guī)范性較為欠缺

盡管大多數(shù)企業(yè)或單位對于檔案管理工作的制度進(jìn)行了必要的更新,但是在一些大型的企事業(yè)單位或?qū)I(yè)檔案館卻仍然普遍存在管理制度欠缺,主要表現(xiàn)在一些細(xì)節(jié)問題的疏忽:例如,檔號缺失,散亂;案卷標(biāo)題較為隨意,不規(guī)范;大部分案卷中缺乏卷內(nèi)目錄;組卷混亂現(xiàn)象較為嚴(yán)重。

3、檔案管理的人為色彩較重

在理性的檔案管理工作中,因具體工作中政策實(shí)施過程中的人為色彩,易導(dǎo)致工作的公益性有失公平。

4、求多不精導(dǎo)致檢索效率低效

檔案檢索方式目前主要包括手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。但實(shí)際工作中傳統(tǒng)的手工檢索仍占有相當(dāng)比重。為簡化檢索程序,節(jié)約時(shí)間,各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作,編制了多種形式的檢索工具,但編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象,誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高,反而導(dǎo)致實(shí)際操作過程中的效率低效。 

二、把握時(shí)代與實(shí)際工作要求,做好檔案管理工作的對策 

在新的目標(biāo)要求下,我們一方面應(yīng)該提高檔案管理工作的高效性,滿足不同人群對服務(wù)的訴求。另一方面,更重要的是實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和建立公平正義檔案管理制度的工作目標(biāo)。

1、加強(qiáng)檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)的再深造

檔案管理工作深入化有利于經(jīng)濟(jì)增長,也有利于社會進(jìn)步、政治穩(wěn)定、更重要的是與構(gòu)建和諧社會密切相關(guān)。因此,檔案管理工作人員的專業(yè)技能與素質(zhì)的提高是保證這一工作深化的基礎(chǔ)。要多充實(shí)有精湛專業(yè)知識及專業(yè)技術(shù)、技能的人才。但更切合實(shí)際的是加強(qiáng)現(xiàn)有人員的再深造教育。要使現(xiàn)有人員“不甘現(xiàn)狀”,認(rèn)識到社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,新行業(yè)、新領(lǐng)域的不斷擴(kuò)張,勢必沖擊原有的檔案業(yè)務(wù)的管理思路和服務(wù)工作。因而加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)及專業(yè)的再深化、再學(xué)習(xí),拓寬視野,提升對所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)的了解,將檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)引入現(xiàn)有工作中,對其進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)和改進(jìn),將傳統(tǒng)的單一思維轉(zhuǎn)化為多樣復(fù)合思維。與此同時(shí),應(yīng)制定相應(yīng)的鼓勵政策,切實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)再教育。 

2、激發(fā)檔案管理人員的工作積極性 

(1)轉(zhuǎn)變服務(wù)意識。檔案工作人員面臨的工作是長期、單調(diào)且枯燥的,工作方法也相應(yīng)地較為傳統(tǒng)而落后,如何應(yīng)對市場變化的靈活性,超前服務(wù)于市場、社會和企業(yè),成為檔案管理工作人員應(yīng)關(guān)注的焦點(diǎn)。因此,改變工作人員的意識,將主觀意識中伸手的概念調(diào)整為先行和創(chuàng)造,即檔案工作人員由事后收集材料者轉(zhuǎn)變成為事前介入、事中參與的共同參與者,從而形成新的檔案工作理念。

(2)強(qiáng)化激勵機(jī)制。打破“鐵飯碗”,引進(jìn)適宜競爭激勵機(jī)制,積極推行聘任合同制,通過這些手段對現(xiàn)有人員優(yōu)勝劣汰,實(shí)行擇優(yōu)上崗,使得能者上庸者下,從而激勵檔案工作者重新對自身工作有新的認(rèn)識,激發(fā)個(gè)體的潛在工作活力,最大限度地發(fā)揮個(gè)人能力,開拓創(chuàng)新工作局面。

(3)重新定位,實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。由于對檔案工作重要性存在誤解,使得工作人員為工作而工作,忽視了自我價(jià)值及自我從事職業(yè)對社會影響的認(rèn)知。因此,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對檔案管理工作重要性的宣傳和教育工作,使人們特別是檔案人員對工作有重新定位。促進(jìn)檔案人員積極進(jìn)取,糾正以往守?cái)偪袋c(diǎn),倉庫保管員的認(rèn)識,提升自我職業(yè)認(rèn)同,最大程度發(fā)揮自我能力,為檔案管理工作創(chuàng)造更豐厚的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益貢獻(xiàn)自身力量。 

3、加強(qiáng)信息化建設(shè),發(fā)揮檔案工作在構(gòu)建和諧社會中的作用

如今在激烈競爭的時(shí)代,人們對檔案服務(wù)的需求越來越高。我們的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)正在日益趨近發(fā)達(dá)國家,無論法律、技術(shù)、物質(zhì)都要和國際接軌,我們要認(rèn)真努力改變檔案服務(wù)的薄弱環(huán)節(jié),努力滿足公眾需求。不能只做一些門面工程、形象工程。要給大眾提供其服務(wù)的實(shí)在性,面向公眾提供具體檔案查詢利用服務(wù),使檔案的現(xiàn)代化與企業(yè)的信息化同步。為達(dá)到此目標(biāo),檔案部門應(yīng)最大程度利用現(xiàn)代化電子技術(shù),在適應(yīng)檔案自身發(fā)展的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。為防止電子檔案有誤對實(shí)踐工作帶來危害,應(yīng)建立專職部門負(fù)責(zé)檢驗(yàn)電子文件。

要糾正檔案的現(xiàn)代化建設(shè)就是簡單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動的觀念,更不能錯(cuò)誤認(rèn)識檔案的現(xiàn)代化建設(shè)就是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去。應(yīng)正確的認(rèn)識我們是借助現(xiàn)代化信息技術(shù),結(jié)合先進(jìn)管理理念,從而改革檔案管理中不適應(yīng)時(shí)代要求發(fā)展的一些做法,它是更高層次的認(rèn)識,因此要求我們不斷吸納接受新知識,使檔案管理工作在構(gòu)建和諧社會中發(fā)揮重要作用。

4、與時(shí)俱進(jìn),開拓創(chuàng)新,確立檔案工作的新觀念

檔案信息使用周期加快,需求量增多,尤其是科技檔案和經(jīng)濟(jì)類的法規(guī)文件的使用率大大提高。大多數(shù)科研部門面臨著改制,將有更多的科研成果走向市場,怎樣迅速地把科研成果轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力,需要檔案部門提供大量科技檔案資料和經(jīng)濟(jì)類的法規(guī)文件,為領(lǐng)導(dǎo)決策、為生產(chǎn)、科研、經(jīng)營管理等提供有價(jià)值的信息。同時(shí),由于經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,要求政府工作提速,也要求檔案工作提速。

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【參考文獻(xiàn)】

李晶群.與時(shí)俱進(jìn)開拓檔案管理工作的新思路.牡丹江師范學(xué)院學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會科學(xué)版),2005.1.126-127.

[2] 李文娟.淺述學(xué)校檔案管理工作的新思路.安陽師范學(xué)院學(xué)報(bào),2003.107-108.

篇9

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

隨著改革開放的不斷深化,經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展,在人民群眾生活水平逐漸提高的同時(shí),仍有部分職工的生活遇到了暫時(shí)的困難。工會組織作為職工利益的代表者和維護(hù)者,大力發(fā)揚(yáng)扶危濟(jì)困的精神,積極構(gòu)建困難職工幫扶體系,而困難職工檔案正是各級工會組織掌握困難職工群體狀況,開展送溫暖活動和幫扶救助工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。

一困難職工的困難原因分析

1、患大病所致。眾所周知，現(xiàn)在醫(yī)院的醫(yī)療費(fèi)用十分昂貴，加之醫(yī)保報(bào)銷比例不高等原因，患了大病的職工難以承受?；紓L(fēng)感冒之類，到醫(yī)院也需要數(shù)百元治療費(fèi)，如果是大病、重病，其治療費(fèi)用對于困難職工來說簡直就是天文數(shù)字，可望而不可及。對于來訪的職工尤其是困難職工，幫扶中心始終堅(jiān)持“群眾利益無小事”的原則，傾心竭力地進(jìn)行幫扶救助，最大限度地提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。

2、因子女上學(xué)所致。目前我國中小學(xué)雖然實(shí)現(xiàn)九年義務(wù)教育，但是義務(wù)教育階段衍生出來的費(fèi)用、大學(xué)階段的費(fèi)用對于困難職工家庭尤其是人均收入不足460元的特困職工家庭來說，確實(shí)難以承擔(dān)。一名大學(xué)生一年的費(fèi)用需要上萬元，對于他們本身來說絕對是負(fù)擔(dān)不起的。但是為了子女的未來，東拼西湊借來了學(xué)費(fèi)，家里也就一貧如洗。

3、因單親收入低所致。在單親家庭中，一個(gè)人收入有限，不但要承擔(dān)子女的撫養(yǎng)費(fèi)，還要履行贍養(yǎng)父母的義務(wù)，生活上更是雪上加霜，難上加難。

二 、建檔范圍

困難職工檔案建檔范圍如下：

2.1、家庭人均收入低于當(dāng)?shù)刈畹蜕畋Ｕ暇€，經(jīng)企業(yè)救助后生活仍十分困難的困難職工。

2.2、家庭人均收入略高于當(dāng)?shù)刈畹蜕畋Ｕ暇€，但由于疾病、子女教育或意外災(zāi)難等原因，不能維持基本生活的困難職工。

2.3、因各類自然災(zāi)害或重大意外事故等原因造成生活特別困難的困難職工。

2.4、因勞動經(jīng)濟(jì)等合法權(quán)益受到侵害需要法律援助和就業(yè)遇到困難的困難職工。

2.5、殘疾職工

三、對困難職工檔案進(jìn)行重新摸底或系統(tǒng)整理

3.1、建立正式檔案

（1）申報(bào)條件（2）提交審核材料（3）填表有關(guān)要求

3.2、建立臨時(shí)檔案

（1）家庭人均收入高于正式困難職工建檔條件，因?yàn)榛即蟛〖巴话l(fā)性事故等原因當(dāng)年致困的在職職工，只進(jìn)行臨時(shí)救助，建立臨時(shí)幫扶檔案。

（2）過去幫扶管理系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)接受過救助且人均收入高于建立正式困難職工檔案條件的職工，全部轉(zhuǎn)為臨時(shí)檔案。

（3）退休職工原則上不列入幫扶范圍內(nèi)，確有特殊情況的，應(yīng)建立臨時(shí)檔案。

3.3、建立檔案及整理檔案應(yīng)避免的邏輯錯(cuò)誤：

①性別。不得填錯(cuò)性別；

②婚姻狀況。已婚的應(yīng)當(dāng)填寫家庭成員，單親的應(yīng)當(dāng)填寫撫養(yǎng)子女的姓名，離異且未再婚的不得填寫配偶姓名等；

③健康狀況。標(biāo)明有大病的，應(yīng)當(dāng)注明患有何病，不得在健康狀況欄內(nèi)填寫健康或良好,并將大病證明（掃描件）上傳到個(gè)人電子檔案附件；其它附件參照此辦理；

④收入狀況。家庭年收入等于家庭各成員月收入×12的總和。

四、 存在問題

4.1、資金籌集難。資金是困難職工幫扶中心開展工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是建立工會幫扶長效機(jī)制的基石。但是現(xiàn)在幫扶中心面臨的一個(gè)重要問題就是經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)薄弱，缺乏持久經(jīng)濟(jì)支撐，沒有穩(wěn)定的資金來源渠道，制約了工會幫扶工作的進(jìn)一步深化。

4.2、與社會保障體系缺乏有效溝通和銜接。困難職工幫扶中心作為工會幫扶工作的平臺，基本上是工會自己單獨(dú)運(yùn)作和管理，與行政相關(guān)部門溝通和協(xié)調(diào)不夠。

4.3、幫扶力量有限。作為群眾組織，無論是在經(jīng)濟(jì)上、政策上、信息上都無法與行政職能部門相比，幫扶的力度不夠，對困難職工不能從根本上給予扶貧救助。

五、幫扶工作主要做法

5.1、深入開展“三聯(lián)系”活動，進(jìn)一步強(qiáng)化和完善維護(hù)救助體系。

5.2、積極探索建立困難群體幫扶救助長效機(jī)制。研究制定了《測井公司困難職工幫扶救助管理辦法》，對幫扶基金來源、融資方式、救助范圍、標(biāo)準(zhǔn)及資金使用管理進(jìn)行規(guī)范。對基層困難和困難職工反映的問題做到能辦則辦，能幫則幫。

5.3、切實(shí)關(guān)心困難群體，特別是企業(yè)改革中新衍生出的困難群體。把弱勢群體的幫扶作為每年工會工作的重點(diǎn)，通過健全幫扶網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范各類困難群體檔案，落實(shí)幫扶措施，不斷完善幫扶機(jī)制，加大扶貧幫困工作力度。

5.4、切實(shí)關(guān)心協(xié)解人員基本生活，積極推動協(xié)解人員再就業(yè)。公司成立了臨時(shí)用工管理辦公室和協(xié)解人員黨支部，具體負(fù)責(zé)協(xié)解人員的日常管理，幫助再就業(yè)。

5.5、在殘疾職工的幫扶方面：一是配合管理局工會開展了愛心復(fù)明工程和扶殘助行工程。二是用好國家政策，積極協(xié)調(diào)為殘疾職工退稅。三是結(jié)合全國助殘日，大力弘揚(yáng)人道主義精神，倡導(dǎo)扶殘助殘的良好社會風(fēng)尚，采取座談會和走訪部分殘疾家庭等方式進(jìn)行慰問。

六加強(qiáng)檔案管理工作的思考和建議

6.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識。一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。各級政府和部門，承擔(dān)起歷史的重任，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，以及檔案工作納入工作日程。一是轉(zhuǎn)變觀念。牢固樹立檔案管理法制觀念，加大力度依法治檔，并提高全社會，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性的認(rèn)識和關(guān)注，用改革的精神研究新情況，解決新問題，不斷推進(jìn)檔案事業(yè)。

6.2 完善的管理體系，提高管理水平。一是提高檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)，密切與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，各部門承擔(dān)的重要職能，監(jiān)督和指導(dǎo)，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，教育和能力培養(yǎng)。二是完善檔案管理規(guī)定。認(rèn)真梳理當(dāng)前各種檔案管理的具體規(guī)則和法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做各種文件可以及時(shí)歸檔，按時(shí)移交，確保重要文件分類收集齊全，整理規(guī)范。三是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。各級應(yīng)配備必要的人員，通過各種途徑提高自己的專業(yè)水平，并穩(wěn)定檔案管理人員。

6.3、完善基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化硬件環(huán)境。一是要加快推進(jìn)企業(yè)信息檔案中心的建設(shè)步伐。二是改善各級檔案室條件。6.4、加快信息化建設(shè)，提高服務(wù)能力。一是檔案管理部門要想方設(shè)法，創(chuàng)造條件，積極跟上信息化建設(shè)步伐。二是鼓勵有條件的部門、企業(yè)率先開展創(chuàng)建數(shù)字檔案室，加強(qiáng)單位電子文件的安全保存和規(guī)范管理，確保電子文件的安全。

七、新做法：建立幸福檔案，探索長效機(jī)制。

在摸清企業(yè)各個(gè)職工群眾家庭現(xiàn)實(shí)信息、建立相應(yīng)電子檔案的基礎(chǔ)上，科學(xué)評價(jià)每個(gè)家庭的“幸福指數(shù)”，切實(shí)加大針對不同家庭的幫扶、關(guān)心和救助力度，努力探索形成“加強(qiáng)群眾工作，建設(shè)幸福測井”的長效機(jī)制。一是定期對困難群體進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查摸底。建立困難家庭“幸福檔案”，落實(shí)幫扶措施。 建立“干部下基層，服務(wù)進(jìn)家庭”工作機(jī)制，要求黨員干部在到困難家庭服務(wù)的過程中，必須做到“四知、三推動、一引領(lǐng)”，即知職工家庭基本情況，知職工家庭經(jīng)濟(jì)情況，知職工家庭和諧情況，知職工家庭困難情況；努力推動職工家庭和諧更進(jìn)一步，努力推動職工家庭困難有效解決，努力推動職工家庭更加積極踴躍地投入到公司生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)；引領(lǐng)職工家庭牢固樹立共建共享建設(shè)“幸福測井”的理念。堅(jiān)持落實(shí)干部做好群眾工作“一崗雙責(zé)”制度，健全干部包戶制度，做到領(lǐng)導(dǎo)掛點(diǎn)、部門（單位）包片、干部進(jìn)戶，落實(shí)督查考核制度，量化細(xì)化考核目標(biāo)，定期進(jìn)行考核，定期公布考核結(jié)果。

結(jié)束語：

隨著改革開放的深入和經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，檔案工作已經(jīng)越來越多地滲透到社會生活的各個(gè)方面，檔案所涉及的領(lǐng)域更加寬廣，內(nèi)容更加豐富，載體更加多樣。檔案在各個(gè)領(lǐng)域的基礎(chǔ)性地位和服務(wù)日趨突出，對于推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、促進(jìn)精神文明建設(shè)和民主法制建設(shè)起著越來越重要的作用，尤其在信息網(wǎng)絡(luò)、文化產(chǎn)業(yè)、政務(wù)公開和社會民主發(fā)展進(jìn)程不斷加快的新形勢下，作為信息、文化、政務(wù)工作一部分的檔案工作，其地位和作用更顯得重要。為此，做好檔案工作，有效地保護(hù)和利用檔案，與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展相適應(yīng)的具有先進(jìn)水平的現(xiàn)代檔案事業(yè)體系。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京:中國檔案出版社,2002.

[2]蔡秀萍.流動人員人事檔案管理面對面[J].中國人才,2006.

篇10

（一）需要配備高素質(zhì)的檔案管理人員

在大多數(shù)灌區(qū)的工作人員都是水利技術(shù)人員，而灌區(qū)檔案管理人員也多數(shù)是在這些人員中抽調(diào)的，這就導(dǎo)致長期以來灌區(qū)的檔案管理人員具有較強(qiáng)的一線施工經(jīng)驗(yàn)，但對于檔案管理工作，由于缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，所以對于檔案管理工作還有許多欠缺的地方，缺乏對灌區(qū)工程檔案管理工作的正確認(rèn)識，覺得只是簡單把資料收集整理下就可以，對管理工作缺乏認(rèn)真性和責(zé)任感，更沒有創(chuàng)新精神。目前我國處于社會快速發(fā)展的新時(shí)期，工程檔案管理與工程質(zhì)量其重要性處于同一水平位置上，任何一個(gè)環(huán)節(jié)檔案材料的缺失都是對工程質(zhì)量不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。所在灌區(qū)需要加強(qiáng)檔案管理工作，做好檔案的收集和整理工作，加強(qiáng)檔案的開發(fā)和利用。這就需要在進(jìn)行檔案管理人員配置時(shí)要選擇專業(yè)的人員，而且還要加強(qiáng)對人員的培訓(xùn)，能夠嚴(yán)格履行檔案保密性的原則，遵守檔案管理職業(yè)道德，熟練掌握檔案管理的專業(yè)理論知識，明確各項(xiàng)工程中的歸檔要求，從而加快灌區(qū)檔案管理水平的提升。

（二）檔案室的配備

檔案管理工作還需要有一個(gè)良好的保存環(huán)境，即配備一個(gè)科學(xué)、合理，能夠滿足檔案各項(xiàng)防護(hù)工作的檔案室。因?yàn)樵跈n案管理工作中，不管前期收集和整理工作多么完整和合理，但都離不開后期的管理和保養(yǎng)工作。工程檔案資料許多都是紙質(zhì)性質(zhì)的檔案，這類檔案對保存環(huán)境具有較高的要求，否則在一定時(shí)期內(nèi)，這部分紙質(zhì)檔案則會發(fā)生霉變和蟲蛀的情況，這時(shí)檔案則無法滿足查看的需要，無法進(jìn)行開發(fā)和利用，所以在進(jìn)行工程檔案管理工作中，需要加強(qiáng)檔案室的建設(shè)和管理工作，配置合格的各項(xiàng)管理器材，而且在保管過程中，利用拷貝、掃描和復(fù)印等功能，確保檔案資料能夠滿足各項(xiàng)歸檔的要求，在新形勢下，進(jìn)行檔案室建設(shè)管理工作中，確保其能夠滿足各項(xiàng)防護(hù)工作的需要。

二、加強(qiáng)灌區(qū)檔案管理的具體建議

（一）強(qiáng)化灌區(qū)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

隨著形勢的發(fā)展和上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對檔案工作的要求也越來越高，我們更加清醒地認(rèn)識到加強(qiáng)檔案管理工作對新形勢下提高灌區(qū)工作管理水平的重要性。所以灌區(qū)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)本著對歷史負(fù)責(zé)、對后人負(fù)責(zé)、對法律負(fù)責(zé)的態(tài)度做好檔案管理工作。根據(jù)灌區(qū)管理的特點(diǎn)，把檔案工作納入全年工作計(jì)劃，做到年初與灌區(qū)管理工作一起研究、一起布置、一起安排。為把檔案工作落到實(shí)處，根據(jù)檔案管理要求，分管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常檢查檔案工作，當(dāng)檔案室遇到工作困難時(shí)，能夠及時(shí)加以解決.

（二）進(jìn)一步加大檔案安全保管力度

檔案工作安全保管工作重中之重是順利開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。我們的檔案庫房在達(dá)到防蟲、防鼠、防潮、防塵、防盜、防強(qiáng)光、防高溫八防要求的基礎(chǔ)上，又更新了更加先進(jìn)的防盜設(shè)備，安裝了紅外監(jiān)控設(shè)施，確保了檔案庫房的絕對安全。增強(qiáng)檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。檔案工作人員能夠嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保管制度、保密制度，堅(jiān)持糾正和制止個(gè)別人員不遵守保密制度的現(xiàn)象，加強(qiáng)管理，確保了檔案安全。

（三）加快推進(jìn)檔案電子化管理的進(jìn)程。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的重要方向。灌區(qū)應(yīng)加大對檔案管理工作中軟、硬件設(shè)施的投入，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才的培養(yǎng)，積極借鑒相關(guān)部門的成功經(jīng)驗(yàn)，

（四）加強(qiáng)檔案管理和利用的規(guī)范化