導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇電子文件與電子檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，電子文件與電子檔案已逐漸運(yùn)用到各個(gè)單位的檔案管理中。電子文件及電子檔案的管理運(yùn)用，不僅提高了檔案管理的工作效率，同時(shí)也為管理人員節(jié)省了更多的管理時(shí)間，使其能夠充分的投入到其他管理中，從而有效的節(jié)約了管理成本。此外，電子文件及電子檔案的管理運(yùn)用，還在一定程度上創(chuàng)新了管理模式，提高了管理質(zhì)量。

一、電子文件與電子檔案的特點(diǎn)

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。與紙質(zhì)文件相比較，電子文件的特點(diǎn)在于：首先，電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；其次，電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；再次，電子文件的利用不再受時(shí)間和距離的影響；最后，電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

歸檔后的電子文件稱為電子檔案。電子檔案與傳統(tǒng)檔案在信息記錄方式上有著根本的區(qū)別，它是以數(shù)字代碼方式記錄信息的。電子檔案具有兩個(gè)最主要的特性：一是信息的非人工識讀性。經(jīng)過以數(shù)字代碼形式存在的電子檔案必須由計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，人才能識讀它。計(jì)算機(jī)成為人和信息之間的翻譯。二是系統(tǒng)的依賴性。電子檔案需要依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括軟、硬件系統(tǒng)的應(yīng)用才具有生命力及發(fā)揮作用。電子檔案從生成、處理到歸檔后的一切管理活動(dòng)都依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。

二、電子文件與電子檔案的管理

綜上所述，電子文件與電子檔案管理，不僅提高了管理效率，同時(shí)還提高了管理質(zhì)量。然而，由于多方面因素的影響，以至于電子文件與電子檔案管理得不到有效的實(shí)施。因而，在完善電子文件與電子檔案管理的過程中，本文提出以下幾種途徑：

1.建立電子文件管理制度

建立完善的電子文件管理制度，是完善電子文件與電子檔案管理的基本前提。其主要理由有：首先，完善的電子文件管理制度，不僅對電子文件的形成、收集、鑒定及管理等實(shí)施了全過程的監(jiān)控，同時(shí)還確保管理工作能有條不紊的進(jìn)行。其次，在管理制度建立的過程中，通過相關(guān)條款的約束，明確文件的歸檔時(shí)間及相關(guān)數(shù)據(jù)信息，同時(shí)還能對計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件及格式等進(jìn)行管理，從而在一定程度上保障了電子文件的質(zhì)量。

2.明確電子文件歸檔范圍及方式

首先，電子文件歸檔范圍是電子文件歸檔以至今后電子檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。由此可見，電子文件的產(chǎn)生，離不開電子文件歸檔范圍的支持。其次，在電子文件歸檔的過程中，主要有兩種方式，即：介質(zhì)移交和網(wǎng)絡(luò)移交。通過這兩種方式，來確保電子文件歸檔后的質(zhì)量。最后，在電子文件歸檔的過程中，還應(yīng)對其進(jìn)行相應(yīng)的病毒檢測，以此來確保其安全性。同時(shí)也為其他電文文件的安全提供了相應(yīng)的保障。

3.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理

在歸檔電子文件技術(shù)處理的過程中，就需要檔案管理人員能夠深入了解電子文件的具體來源及其管理過程，從而能夠?qū)ζ溥M(jìn)行詳細(xì)的了解及掌握，以便為今后的管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，在處理的過程中，還應(yīng)結(jié)合著文件選擇相應(yīng)的識別結(jié)構(gòu)，使其能夠在使用的過程中，順利的對其進(jìn)行查閱。最后，在接受電子文件的同時(shí)，還應(yīng)對其進(jìn)行嚴(yán)格的病毒檢測，從而確保所接收的文件具有安全、可靠的性能。

4.完善電子檔案的保存

在電子檔案保存的過程中，主要有以下幾種方式：首先，在電子檔案保存時(shí)，要確保其周圍的環(huán)境及溫度，使其符合檔案保存的要求。其次，存放檔案載體的庫房必須按照相應(yīng)規(guī)定進(jìn)行管理，使其各方面達(dá)到所規(guī)定的要求。再次，在存放的過程中，必須遠(yuǎn)離磁場，同時(shí)還應(yīng)遠(yuǎn)離有毒物質(zhì)。最后，在管理的過程中，應(yīng)認(rèn)真核對每一個(gè)檔案數(shù)據(jù)，并及時(shí)對其進(jìn)行更改、調(diào)整。

5.電子檔案的利用和更改

在電子檔案的利用和更改中，主要包括以下兩點(diǎn)：首先，為保證檔案的安全利用，管理人員可以針對部分檔案復(fù)制出相應(yīng)的備份，使其在閱讀的過程中，使用所復(fù)制的備份資料。其次，在檔案更改的過程中，應(yīng)由設(shè)計(jì)師填寫“更改通知單”，并經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案人員根據(jù)“更改通知單”的要求，復(fù)制出修改用盤交設(shè)計(jì)師以改寫的方式進(jìn)行修改，經(jīng)評審后以修訂版本重新歸檔，其相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件也應(yīng)同時(shí)更改。

6.積極培養(yǎng)復(fù)合型人才，提高檔案管理水平

篇2

中圖分類號：G271.4文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B文章編號：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02

一、檔案管理電子化

隨著電子信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的檔案管理工作。檔案管理電子化的優(yōu)勢已日益凸顯，成為了社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。

（一）檔案管理電子化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢

辦公自動(dòng)化、無紙化的進(jìn)步，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機(jī)讀形式，要綜合系統(tǒng)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

（二）檔案管理電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以檔案資料為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。第二，可縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。第三，檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍。第四，檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

（三）檔案管理要適應(yīng)新時(shí)期工作的需求

檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，已經(jīng)不能滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案管理電子化的進(jìn)程?，F(xiàn)有的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。

在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案管理電子化。

現(xiàn)有的檔案管理模式不能適應(yīng)電子化發(fā)展。檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

二、對電子文件的認(rèn)識

信息技術(shù)領(lǐng)域的電子文件是指通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列，從社會(huì)生活的角度來認(rèn)識，電子文件是人們在各種活動(dòng)中使用電子計(jì)算機(jī)作為工具，產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的記錄。按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，例如，OA（辦公自動(dòng)化）電子文件、E-mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性電子文件，例如CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）、CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。

計(jì)算機(jī)應(yīng)用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非常可觀。在中國較大的省、部級政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中，每年約生成兩，三萬份電子文件，這些大量的電子文件，給人們的生活和工作帶來了巨大的變化。中國的檔案工作者逐步認(rèn)識到，電子文件在許多方面不同于以往的紙質(zhì)文件，如果使用或保管不當(dāng)也會(huì)給人們帶來嚴(yán)重問題。

國家科委將CAD電子文件的管理方法研究工作列入了國家“八五”規(guī)劃，國家檔案局于1996年成立了電子文件歸檔問題領(lǐng)導(dǎo)小組，并由國家檔案局科研所牽頭成立了課題組，組織科技人員對電子文件的特性和管理方法進(jìn)行研究，《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》的國家標(biāo)準(zhǔn)已完成報(bào)批稿，正在進(jìn)行試點(diǎn)工作，目前課題組正在制定我國的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》。

三、電子文件歸檔管理上遇到的問題

據(jù)了解，在很多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關(guān)知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，一些部門的電于文件管理不嚴(yán)密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲(chǔ)器的容量問題，使新產(chǎn)生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲(chǔ)過于分散，未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔管理的適當(dāng)辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴(yán)重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時(shí)才考慮就已經(jīng)無法挽回了，下面對一些主要問題進(jìn)行分析介紹。

（一）網(wǎng)絡(luò)是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問題的根源

電子文件之所以涉及范圍迅速擴(kuò)展、數(shù)量急劇增加，最主要的原因就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展在短短幾年中就深入到世界的各個(gè)角落，可以想象，網(wǎng)上的信息量無疑是天文數(shù)字，何況互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)還正在高速發(fā)展過程之中。

（二）技術(shù)發(fā)展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難

日新月異的多媒體技術(shù)使電子文件的技術(shù)環(huán)境及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜。如果只限于單純的字處理范圍，電子文件信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化程度還比較高，而且技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復(fù)雜的多種信息的混合物。例如，為適應(yīng)辦公習(xí)慣，在字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點(diǎn)或不同的數(shù)據(jù)庫中。又由于技術(shù)更新太快，非標(biāo)準(zhǔn)信息必然增多，使電子文件離開了特殊環(huán)境就失去了可讀性。

篇3

Abstract: The rapid development of computer technology brings convenience to the relevant documents for the mapping and surveying our archive, many enterprises and companies are using electronic file as a record carrier of Surveying and mapping and surveying, but with the file management problems is the mapping and surveying professional electronic files. This article from surveying and mapping and surveying professional electronic documents as the basis, from the characteristics of the electronic documents and electronic files management and maintenance are discussed, and hope to be helpful for mapping and exploration of professional electronic file management work.

Key word mapping and survey; professional electronic documents; characteristics; file management and maintenance.

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼A 文章編號

引言：測繪與勘察專業(yè)電子文件作為建筑企業(yè)的數(shù)據(jù)核心有著其重要性和不可替代性。而近年來，我國的測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案管理也是投入大量的財(cái)力和人力，也是希望能夠讓自己的核心數(shù)據(jù)能夠安全以及保密。而且，由于其電子文件的專業(yè)性以及形成的特性，在對電子文件的保護(hù)上又是有所不同的，不僅僅應(yīng)該側(cè)重于計(jì)算機(jī)安全的保護(hù)，在本身的文件保護(hù)上也應(yīng)該有所不同，不過，著都市這都擁有一個(gè)共同的目的，那就是保證測繪與勘察的電子文件檔案的實(shí)用性和安全性，這對建筑企業(yè)來說也是有著重要的現(xiàn)實(shí)意義的。

1.測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的特性

測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案在整個(gè)檔案的管理的體系中有著其特殊的地位，同樣也有著其不一樣的性質(zhì)，這不一樣的性質(zhì)也就是特性決定了其檔案管理的重要性與不一般性，那么其主要特性在那些地方呢，下面就對此作一個(gè)詳細(xì)的分析。

首先，測繪與勘察專業(yè)的電子文件對外部設(shè)備的依賴性很強(qiáng)。由于為電子文件檔案，所以最重要的那就是對計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴，也就是說計(jì)算機(jī)設(shè)備已經(jīng)成為其電子檔案的不可分割的一部分，離開了計(jì)算機(jī)設(shè)備也就沒有了測繪與勘察專業(yè)電子文件的生存余地。

其次，測繪與勘察專業(yè)電子文件與記錄載體的可分離性, 這也就是說測繪與勘察專業(yè)電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài),，其存儲(chǔ)的位置是可變的,而且還是一種可以能夠從一種記錄載體轉(zhuǎn)移到另一種記錄載體上, 但是其內(nèi)容卻沒有變化。

第三，測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的專業(yè)性。測繪與勘察專業(yè)電子文件主要用于記錄建筑企業(yè)在工程建筑上的一些極為機(jī)密以及對建筑工程息息相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料，所以，記載的東西是對建筑工程的負(fù)責(zé)，所以是極其專業(yè)的。

第四，測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的不安全性。這是針對電子文件檔案的本身而言的。對于電子文件來說，計(jì)算機(jī)的設(shè)備這就制約著電子文件的安全，而且主要的不安全也是有電子文件本身易于改動(dòng)，存儲(chǔ)載體不安全還有現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)本身的不安全構(gòu)成的，這些都會(huì)讓測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案沒有足夠的安全保護(hù)。

2.測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案管理和維護(hù)

通過上文的測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的特性我們就知道如果要對其進(jìn)行管理那么就應(yīng)該從電子文件檔案的特性作為出發(fā)點(diǎn)，而對其進(jìn)行探討分析，下面就從測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案管理和維護(hù)的四個(gè)方面進(jìn)行詳細(xì)的闡述。

2.1對測繪與勘察專業(yè)電子文件要保持良好的保管環(huán)境

保持良好的保管環(huán)境這主要是針對測繪與勘察專業(yè)的電子文件檔案的載體介質(zhì)而實(shí)際采取實(shí)管理措施,這樣做的目的是為了不使測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案因?yàn)楦鞣N介質(zhì)的損壞而使得無法讀出進(jìn)行調(diào)用。實(shí)際采取的措施首先那就是應(yīng)該將測繪與勘察專業(yè)的電子文件的保存介質(zhì)盡量的使用一次性寫入光盤,其次那就是對于光盤檔案的保管環(huán)境應(yīng)該要做到要在溫度方面保持在17 e~ 20 e 之間, 而在空氣的相對濕度應(yīng)該保持在35% ~ 45% 之間，最后要注意的就是要遠(yuǎn)離熱源、酸堿等有害氣體和各種強(qiáng)磁場。另外還有應(yīng)該做到記錄的光盤不

得擦洗、刻劃和不應(yīng)該去觸摸盤片處以及不得彎曲、擠壓和摔打盤片，特別值得注意的那就是應(yīng)該防止盤片沾染灰塵和污垢,以及避免陽光直射。這些就是測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的保管環(huán)境了。

2.2對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的定期檢測

第測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的管理不僅僅要做到保持良好的保管環(huán)境也應(yīng)該做到對文件檔案的定期檢測，這是保證測與繪勘察電子文件檔案的完整性以及可用性。具體的做法那就是要對測繪與勘察專業(yè)的電子文件檔案進(jìn)行不定期的機(jī)讀抽檢一次,而且要規(guī)定電子文件檔案的抽檢率不低于40%, 當(dāng)抽檢是如果發(fā)現(xiàn)記錄的光盤損壞或者出現(xiàn)了問題,那么應(yīng)該利用備份的電子文件檔案盤及時(shí)拷貝,另外還有那就是在抽檢時(shí)同時(shí)要做好測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的檢查情況記錄。不僅如此，隨著我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新,在對測繪與勘察專業(yè)的電子文件的檔案在更新時(shí)也應(yīng)該要做到記錄的載體與新設(shè)備的兼容性的檢測, 如果不兼容,那么就應(yīng)該采取措施，也就是要做到不能讓測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案丟失。

2.3對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的維護(hù)

通過上文的測繪與勘察專業(yè)電子文件特性我們可以知道對于電子文件來說計(jì)算機(jī)是其運(yùn)行的主要平臺，所以計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)問題也就是對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案格式的讀取問題，要做到真正的維護(hù)，下面就從四個(gè)方面對這個(gè)格式的讀取問題的解決進(jìn)行探討分析：

第一，那就是對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的格式更新。這個(gè)最重要的目的為了防止測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的存儲(chǔ)媒體過時(shí)或者失效。這個(gè)具體的做法也就是將電子檔案內(nèi)容從舊儲(chǔ)存媒體復(fù)制到新儲(chǔ)存媒體中，這樣能夠預(yù)防測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案存儲(chǔ)媒體的可能損壞，但無法做到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和硬件的設(shè)備進(jìn)步而帶來的問題。

第二，那就是對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案轉(zhuǎn)置。這個(gè)主要是解決其電子檔案管理系統(tǒng)軟硬件過時(shí)或失效而帶來的問題。具體的做法那就把測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換, 而使得能夠在日后可正常的讀取作業(yè)程序也就是做到軟硬件改朝換代時(shí),將電子檔案格式轉(zhuǎn)換,這就是測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的轉(zhuǎn)置, 這可以使得資料的遺失率降至最低。

第三，那就是對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案模擬。具體做法那就是在現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)技術(shù)環(huán)境下,將電子文件檔案的數(shù)字資料恢復(fù)到其原始操作環(huán)境, 以呈現(xiàn)出原有資料。但是由于這種操作需要高層次的軟件以及硬件模擬技術(shù),實(shí)際應(yīng)用幾率不高。

第四，那就是對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案封裝。具體做法那就是將測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案及其詮釋資料,用包裹方式進(jìn)行儲(chǔ)存。這主要的目的也就是能夠保證法測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的各種信息的完整性以及可用性。

結(jié)束語：總而言之，在對測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案的管理上，主要那就是要安全為重。在以安全作為出發(fā)點(diǎn)而采取一些措施。另外，那就是測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案管理不僅僅對企業(yè)的檔案部門來說，而且對于測繪與勘察專業(yè)電子文件形成部門來說都具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此測繪與勘察專業(yè)電子文件的檔案部門在應(yīng)該聯(lián)合公司的技術(shù)部門以及法律界和文件形成部門等各行各業(yè)人士密切相關(guān)的配合, 而做到加強(qiáng)測繪與勘察專業(yè)電子文件的檔案管理工作目的的同時(shí), 還能夠確保測繪與勘察專業(yè)電子文件檔案管理工作順利開展, 為其電子文件檔案管理作出貢獻(xiàn)。

參考資料：

[1] 劉新喻. 唐育清. 論電子文件檔案化管理[J]. 黑龍江科技信息. 2009(12)

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關(guān)鍵詞:電子文件;檔案管理;影響;對策

Key words:electronic document;record management;strategies;significance

中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1006-4311(2010)04-0102-01

1 電子文件定義及其特點(diǎn)綜述

(1)電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件,它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;(2)電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞;(3)電子文件的利用是可共享的,也不再受時(shí)間和距離的影響;(4)電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同,它對保存場地的面積要求不高,而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2 電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

2.1 傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象,而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進(jìn)行修改,一經(jīng)形成后,馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中,由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn),也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn),文件形成后,由文書部門收集立卷后,交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此,它對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔,必須以磁盤或光盤的形式移交,歸檔范圍也不能只是“辦理完畢,具有保存價(jià)值”的文件,還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2.2 由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性,其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化,原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論,文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產(chǎn)生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充,因此很難劃定固定的保管期限,況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。

3 電子文件對檔案學(xué)理論的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上,另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上,如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等,都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性,才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息,而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行,它便于修改、便于復(fù)制的特性,使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本,沒有草稿與印稿的區(qū)別,也沒有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件,這樣文件是檔案的前身,檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等,便成為檔案界的一系列新課題。

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象,電子文件出現(xiàn)以后,檔案工作的對象發(fā)生了變化,其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視,原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充,原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。

4 檔案界所應(yīng)采取的對策

4.1 做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

4.2 解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存,因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證,所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。

4.3 使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的,隨著人們對利用服務(wù)工作的重視,使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況,隨著電子文件的介入,檔案種類在增加,其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。因此,在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上,又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容,就構(gòu)成三維空間,形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

篇5

隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的迅猛發(fā)展，電子文件檔案化管理方式被社會(huì)企業(yè)廣泛推廣和使用，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展和需要，但是電子文案檔案化管理又不能完全取代傳統(tǒng)的檔案管理。因此，針對電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)檔案管理特點(diǎn)的不同，將其在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析，找出二者之間存在的差異性。

1 電子文件檔案化管理的概述

電子檔案管理是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上被廣泛開發(fā)應(yīng)用出來的，從電子文件檔案的本質(zhì)體征來看，它是利用電子計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)手段對檔案進(jìn)行管理、歸納和分類的一種形式，這種辦公自動(dòng)化的管理方式可以有效的使電子文件完成自動(dòng)化和社會(huì)化的管理模式。這種模式適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展，能為醫(yī)院的檔案管理工作提供實(shí)時(shí)準(zhǔn)確、方便快捷、高效的檔案信息內(nèi)容[1]。

醫(yī)院檔案部門經(jīng)過用電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)手段對檔案信息內(nèi)容集中管理，并把檔案中的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)保存，存儲(chǔ)成符合要求的電子檔案。然后再由相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行分類和整理存儲(chǔ)到磁盤中，在必要的情況下要對其進(jìn)行備份保存。電子文件檔案化管理，需要對使用者進(jìn)行確認(rèn)，然后為檔案部門提供方便的信息內(nèi)容查詢途徑。

2 電子文件檔案化管理的特點(diǎn)

電子文件檔案是在社會(huì)生活中不斷發(fā)展起來的，它是指通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)和分類。電子檔案既與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，又與其相互關(guān)聯(lián)，電子檔案是通用的電子圖像文件集合，通常是以案卷為單位的。電子文件檔案中主要包含電子圖表、報(bào)表、文件以及電子圖書等。

電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)的檔案管理存在差別，因?yàn)殡娮訖n案一定要經(jīng)過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行復(fù)雜的編程和解碼之后才能被供給使用。電子檔案中的內(nèi)容可以被粘貼復(fù)制存儲(chǔ)到不同的媒介之中，比如優(yōu)盤、磁盤等。當(dāng)醫(yī)療工作者想對其進(jìn)行利用時(shí)，就可以利用電腦等設(shè)備對它進(jìn)行調(diào)出然后查閱出相關(guān)的檔案信息內(nèi)容。與傳統(tǒng)檔案化管理相比，電子文件檔案化管理有如下幾個(gè)特點(diǎn)：①傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容比較直觀，醫(yī)護(hù)人員不用借助其他設(shè)備進(jìn)行查閱。而對電子檔案進(jìn)行查閱時(shí)，一定要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，比如電腦、手機(jī)等才能查閱利用。②傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行傳送交接時(shí)，需要通過人工進(jìn)行傳送。而電子檔案就可以直接利用電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行傳送和處理。③傳統(tǒng)的檔案在使用時(shí)，會(huì)受到時(shí)間和空間的影響。但電子檔案的使用可以達(dá)到共享性，不受時(shí)間、空間以及距離等問題的影響。④傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境比較復(fù)雜，而且需要占用一定的空間。而電子檔案則不同，它不需要相應(yīng)的保存場地，但是電子檔案在進(jìn)行保存時(shí)需要防磁性能條件比較強(qiáng)[2]。

3 電子文件檔案和傳統(tǒng)檔案管理之間的不同之處

3.1在歸檔方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在歸檔時(shí)需要醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行整合、編碼和分類，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力，它有相應(yīng)的載體，在工作人員進(jìn)行編輯的過程中，出現(xiàn)錯(cuò)誤更改起來比較困難。而電子檔案則不同，它需要工作人員使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行技術(shù)編碼，操作起來比較節(jié)省時(shí)間，但是電子檔案的載體卻不能固定，工作人員在操作的過程中可以不留痕跡的對信息內(nèi)容進(jìn)行修改，這樣就會(huì)使得原始性的文件缺乏可靠性。為此，電子檔案在歸檔的過程中，要在傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上進(jìn)行身份和信息驗(yàn)證，減少在傳輸過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，以此來確保檔案文件的真實(shí)準(zhǔn)確性[3]。

3.2在歸檔時(shí)間上的差別 傳統(tǒng)文件檔案管理在歸檔時(shí)間上比較單一，需要系統(tǒng)的時(shí)間規(guī)定和期限。而電子檔案在文件整合后，醫(yī)院檔案管理人員可以對其進(jìn)行隨時(shí)歸檔，還可以對計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行設(shè)置歸檔日期，在某一時(shí)期進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成以后計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)自動(dòng)整合和分類，方便使用者查閱和使用。電子檔案的隨時(shí)歸檔性，能夠減少文件漏歸等問題的出現(xiàn)，快速便捷，提高檔案利用效率。

3.3在文件分類、編目等管理方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在分類和編目過程中，需要工作人員進(jìn)行人工系統(tǒng)操作，需要檔案工作人員的工作勞動(dòng)強(qiáng)度較大。而電子文件檔案管理有其自身的特殊性，它可以直接對檔案文件進(jìn)行分類和編目。在技術(shù)條件允許的情況下，醫(yī)院檔案管理工作人員在編輯過程中可以安裝檢索工具，以方便日后醫(yī)護(hù)人員對檔案信息的檢索和查詢，進(jìn)而減少檔案工作人員的勞動(dòng)時(shí)間。

3.4在保管方式上區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在保管方式上，需要相關(guān)的檔案存儲(chǔ)室，檔案工作人員需要對檔案管理存儲(chǔ)室進(jìn)行定期檢查并打掃。而電子檔案管理需要工作人員把檔案文件信息存儲(chǔ)到檔案管理中心的相關(guān)設(shè)備中或刻入到光盤中由相關(guān)工作人員進(jìn)行保管和整理，占用空間小保存時(shí)間久[4]。

3.5在查詢使用方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在查詢使用時(shí)，需要醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)入檔案室進(jìn)行翻閱查找，查閱的過程比較復(fù)雜。電子文件檔案在查詢和使用時(shí)，它只需要檔案工作人員注冊相關(guān)登記手續(xù)，然后在檔案管理中心進(jìn)行登陸就可以對檔案文件進(jìn)行查閱和使用。

4 結(jié)論

綜上所述，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，為電子文件檔案化管理提供了技術(shù)支持，但是從醫(yī)院的檔案管理來看，電子檔案管理并不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理方式要為電子檔案管理提供基礎(chǔ)經(jīng)驗(yàn)。盡管目前的電子文件檔案化管理在醫(yī)院檔案管理中存在著一定優(yōu)勢，但是電子檔案在管理過程中也存在一定的弊端，需要傳統(tǒng)檔案管理對其進(jìn)行輔助，才能夠使得檔案文件更好的服務(wù)于醫(yī)院工作人員。因此，即使電子檔案和傳統(tǒng)檔案存在差別，但是要讓他們共同發(fā)展服務(wù)于醫(yī)院工作的需要中。

參考文獻(xiàn)：

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財(cái)富，2011，09：43.

篇6

一、引言

計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生和應(yīng)用極大的改變了人類發(fā)展的進(jìn)程和方式，尤其是二十一世紀(jì)以來，各種相關(guān)的電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，更是對人們的溝通方式和生活方式實(shí)現(xiàn)了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)了信息化的管理。要想實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統(tǒng)的檔案管理的區(qū)別。下文中筆者將從幾個(gè)方面對該問題進(jìn)行分析。

二、電子文件檔案化管理的基本含義

所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術(shù)手段對其文件進(jìn)行數(shù)據(jù)形式的存儲(chǔ)和管理。在這個(gè)過程中不需要用到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，也可以實(shí)現(xiàn)對相關(guān)的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理軟件來實(shí)現(xiàn)。

由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統(tǒng)的文件和檔案的管理方式來進(jìn)行，也就是說不能夠按照傳統(tǒng)的文件管理的方式對各種資料進(jìn)行存放。但是同所有的檔案管理活動(dòng)一樣，電子檔案也需要經(jīng)過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個(gè)階段。而我國的相關(guān)檔案管理辦法也對文件檔案的管理形式有著非常明確的規(guī)定。所以，在落實(shí)的過程中，有關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)對其進(jìn)行檔案管理的靈活調(diào)整，以更好的適應(yīng)自身的特點(diǎn)和檔案管理的流程。

在這個(gè)過程中，要注意的是電子文件同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件有著非常明確的本質(zhì)區(qū)別，他們的存儲(chǔ)形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應(yīng)該充分的認(rèn)識到電子文件的編碼和解碼的特點(diǎn)，并且由于不同格式的電子文件對于介質(zhì)的要求是不同的，不可以采用傳統(tǒng)檔案管理方式的統(tǒng)一紙質(zhì)管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。

三、電子文件的檔案化管理同傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

第一、電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統(tǒng)一的搜集所填表格和報(bào)告，在這個(gè)過程中需要經(jīng)過一定的周期，也就是說要對某項(xiàng)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，應(yīng)先制定一個(gè)固定的表格和紙質(zhì)材料，然后進(jìn)行發(fā)放、收回。

第二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據(jù)，對現(xiàn)有的材料進(jìn)行更改，在更改的過程中，由于介質(zhì)是紙制品，所以沒有嚴(yán)格的驗(yàn)證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。

第三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲(chǔ)進(jìn)行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴(yán)格的控制存儲(chǔ)的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導(dǎo)致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。

第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí) 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進(jìn)行手工的分揀，也就是說要根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別，對各種檔案材料進(jìn)行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，還容易導(dǎo)致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。

第五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。傳統(tǒng)的檔案管理過程中，要想實(shí)現(xiàn)對某一個(gè)資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力，但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。

四、總結(jié)

綜上所述，現(xiàn)代電子檔案的信息化管理同傳統(tǒng)檔案管理有著非常明確的差異和區(qū)別，這些問題都應(yīng)該引起有關(guān)部門的注意和重視，以便更好的實(shí)現(xiàn)自身檔案管理的系統(tǒng)升級和優(yōu)化，更好的利用電子檔案管理技術(shù)對企事業(yè)單位進(jìn)行管理?！?/p>

篇7

中圖分類號：G275．7文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1671-7864(2015)06-0195-02

作者簡介：夏忠球(1964－)，男，江蘇太倉人，蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院工程師，研究方向?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)安全、軟件技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)及應(yīng)用。

隨著電子政務(wù)的迅速發(fā)展，電子文檔成為政府部門和企事業(yè)單位體現(xiàn)數(shù)據(jù)流的主要表現(xiàn)形式，其流程中的瀏覽、復(fù)制、修改、打印過程中，存在著極大安全隱患。目前國內(nèi)對于電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究正在深入，經(jīng)過，對于電子文件的風(fēng)險(xiǎn)類型和風(fēng)險(xiǎn)識別的研究，最早是在《電子文件物理歸檔完整性風(fēng)險(xiǎn)檢測研究》一文中提出。目前，國內(nèi)對于信息化平臺中電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究停留在比較初級階段，在《識別電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件風(fēng)險(xiǎn)》一文中，分析了電子文件管理平臺的特點(diǎn)及各階段存在的基本風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)安全調(diào)查機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)顯示，有超過85%的信息泄密來自于企業(yè)內(nèi)部，追溯源頭發(fā)現(xiàn)，電子信息的明文存儲(chǔ)和無控流轉(zhuǎn)是泄密事件頻發(fā)的根本。檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識薄弱，對電子文件的完整性、可讀性、可鑒別性等概念認(rèn)識不足。電子文檔安全管理中具體的保護(hù)實(shí)施，是廣大檔案管理工作者亟待研究的課題。。

一、電子檔案文件保護(hù)的特點(diǎn)

電子文檔的使用頻率已經(jīng)超過了紙質(zhì)文檔，給日常辦公帶來了極大方便。電子文檔是由文件內(nèi)容信息和保存描述信息的元數(shù)據(jù)二者共同構(gòu)成，以計(jì)算機(jī)硬盤、光盤、U盤等物理存儲(chǔ)介質(zhì)為載體的文字、圖片、音視頻材料。電子文檔資料可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取。電子文檔主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙、紙質(zhì)文本文檔的電子掃描版、記錄活動(dòng)的影音文件等。但與紙質(zhì)印刷品文檔相比較，電子文檔具有更易復(fù)制、更易修改、更易刪除和損壞的特點(diǎn)。電子檔案文件具備三個(gè)特征：(1)電子文檔真實(shí)一致性，是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與電子文件形成時(shí)的原始狀況一致，沒有被非法篡改；(2)電子文檔完整性，是指文件的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等無缺損，可以正常打開閱讀使用；(3)電子文檔有效性，是指電子文件具備法律法規(guī)的保障，應(yīng)用電子簽名與數(shù)字證書，嵌入國家認(rèn)證的數(shù)字證書中心頒發(fā)的證書，實(shí)現(xiàn)文件和載體的完好。根據(jù)電子檔案的特征，應(yīng)從三個(gè)方面加強(qiáng)對應(yīng)的文件保護(hù)措施：(1)從電子文件產(chǎn)生、運(yùn)行、消亡的整個(gè)生命周期，加強(qiáng)電子文件運(yùn)行環(huán)境的保護(hù)；(2)從電子文件的載體角度，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)硬盤、網(wǎng)盤等電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)的保護(hù)；(3)從電子文件信息內(nèi)容的保護(hù)出發(fā)，加強(qiáng)電子文件信息數(shù)據(jù)內(nèi)容的可獲得和可讀取性保護(hù)。

二、電子檔案文件管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前，電子檔案文件在數(shù)據(jù)的訪問控制和存儲(chǔ)管理等方面存在諸多問題，其安全風(fēng)險(xiǎn)問題越來越受到重視。

(一)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案的在線利用是通過網(wǎng)絡(luò)開展，在提供便捷利用的同時(shí)，也存在各種安全風(fēng)險(xiǎn)。目前網(wǎng)絡(luò)上用戶管理權(quán)限漏洞導(dǎo)致存在許多不可預(yù)測的安全風(fēng)險(xiǎn)，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)被盜取等諸多安全事件越來越多。

(二)電子檔案文件在訪問控制中的安全風(fēng)險(xiǎn)

在電子檔案利用權(quán)限方面，給用戶授予的權(quán)限過大，導(dǎo)致權(quán)限劃分不清、越權(quán)行為的發(fā)生。失去對電子檔案的監(jiān)護(hù)控制行為，產(chǎn)生諸如電子檔案文件的二次傳播問題、非法刪除和篡改問題，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致電子檔案的丟失。

(三)電子檔案文件在信息存儲(chǔ)中的安全風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案在檔案管理信息系統(tǒng)中的存儲(chǔ)格式一般以常見的Office辦公文檔格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此類可編輯格式的電子檔案如果未經(jīng)過嚴(yán)格的加密防范措施，在信息存儲(chǔ)和利用過程中就可能存在被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

三、電子檔案文件的安全存儲(chǔ)管理

(一)電子檔案文件的歸檔要求

實(shí)施電子文件登記檢驗(yàn)制度，把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集。電子文件拷貝至耐久性的介質(zhì)載體上，最好一式3份，一份封存保管，一份異地保存，一份供查閱使用。

(二)電子檔案文件的安全存儲(chǔ)

在電子文件的媒介存儲(chǔ)方面，應(yīng)采用帶有備份功能的文件存儲(chǔ)服務(wù)器、磁帶、光盤等。存儲(chǔ)電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)及包裝盒上要貼上包含編號、保密級別、名稱、軟硬件環(huán)境、保管期限等描述性標(biāo)簽，以方便日常的安全管理。電子檔案文件的存儲(chǔ)安全管理具體要求。

四、電子檔案文件安全管理防范措施

(一)使用檔案信息管理系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行安全歸檔

嚴(yán)格按照我國指定的《信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)基本要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局令第6號)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(國標(biāo)GB/ti18894－2002)等法規(guī)，規(guī)范用戶角色分配、介質(zhì)存儲(chǔ)管理和文件訪問控制等手段對電子文件進(jìn)行過程控制。在政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的檔案信息管理系統(tǒng)中，設(shè)計(jì)系統(tǒng)管理員、安全管理員、安全審計(jì)員三種角色，符合三員權(quán)限及職責(zé)的有效分離，實(shí)現(xiàn)三方管理的相互制約機(jī)制及監(jiān)督機(jī)制。其歸檔流程，按照以下步驟：使用用戶名登錄檔案管理系統(tǒng)—在線錄入文件歸檔表—按照目錄進(jìn)行歸檔分類提交保存—檔案部門在線審核辦理檔案移交手續(xù)完成歸檔。

(二)電子檔案文件的加密及跟蹤保護(hù)

對電子文檔提供數(shù)字標(biāo)密，并生成電子標(biāo)簽功能。電子文檔擁有者可在電子文檔生成時(shí)，進(jìn)行實(shí)施審批手續(xù)制定秘密等級。標(biāo)密后的電子文檔可識別電子文件的創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、秘密等級等信息，能夠記錄文件的復(fù)制、打印和刪除等行為，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)跟蹤保護(hù)。在設(shè)置文件的授權(quán)訪問控制方面，可以按照用戶和文件兩個(gè)維度，建立二維矩陣式的內(nèi)部權(quán)限控制體系，提供文件的標(biāo)準(zhǔn)授權(quán)、文件的定向授權(quán)和文件的向上授權(quán)這三種授權(quán)方式，給予用戶相應(yīng)的權(quán)限。

(三)電子檔案文件的安全傳遞及文件恢復(fù)管理

在電子文檔的兩個(gè)關(guān)鍵階段：文件定密階段和文件外發(fā)階段，引入流程審批管理手續(xù)，實(shí)現(xiàn)對電子文檔使用過程行為的全程追蹤管理。電子檔案傳遞過程中，引入數(shù)字指紋技術(shù)和數(shù)字水印技術(shù)實(shí)現(xiàn)的安全傳遞管理。在數(shù)字指紋和水印中通過嵌入的是信息擁有者的信息和傳遞流向的相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)跟蹤監(jiān)控，能夠防范解密后的電子文檔被不明身份的用戶非法篡改。另外，不同城市之間的異地存儲(chǔ)技術(shù)目前正應(yīng)用于電子文檔的保護(hù)中，當(dāng)發(fā)生檔案數(shù)據(jù)丟失時(shí)，可以使用備份文件完成數(shù)據(jù)恢復(fù)，保障檔案文件的安全。

五、結(jié)束語

總之，電子文檔的安全環(huán)境是信息安全范疇的薄弱環(huán)節(jié)，是防范的重點(diǎn)。在電子檔案文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管方面，需要從管理人員的安全意識、數(shù)字指紋物理技術(shù)等有效的物理安全防范措施，確保電子檔案文件的真實(shí)性、完整性、有效性。

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篇8

我們經(jīng)常使用的電子文件大都是通過對紙質(zhì)文件的掃描得來的，在這個(gè)過程中，電子文件可以保證其內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息的真實(shí)性，而且不會(huì)因?yàn)槲募鬏?、存?chǔ)、遷移而發(fā)生內(nèi)容的增損。人們利用這些具有真實(shí)性的文件可以很好地還原歷史，回復(fù)事物本來的面貌，當(dāng)然，值得肯定的是，電子文檔的真實(shí)性還能有效保存其在法律上和行政上的可靠性。雖然相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的管理，電子文件比較難以保證其真實(shí)有效性。這就對管理者提出了較高的要求，他們必須采取一切安全可靠的方式來實(shí)現(xiàn)電子文檔的可靠性。例如通過建立可靠的識別系統(tǒng)來限定接觸電子文件的操作者，以及開啟操作日志控制管理；等等。管理者在管理電子文檔時(shí)必須注意的是要時(shí)刻關(guān)注電子文件的有效性和原始性，因此需要采取以下措施：按照紙質(zhì)歸檔方式對電子文件加以管理，通過管理人員特有的方式進(jìn)行特別管理，并要求所有管理人員嚴(yán)肅對待，加強(qiáng)電子文件的管理力度，嚴(yán)格檢查出入歸檔的登記表，以確保電子文件的有效性和原始性。此外，采用邏輯歸檔方式管理文檔時(shí)，要嚴(yán)格按照已經(jīng)記錄好的信息記載形式、批準(zhǔn)時(shí)間等與實(shí)際文件相互對比，并利用現(xiàn)代科技對其可靠性進(jìn)行分析，加強(qiáng)對這類特殊文檔的管理。最后，管理者要對電子文檔的版本審核并歸檔，紙質(zhì)文檔在最后過程中，管理人員會(huì)對其成稿進(jìn)行分析，圖形文件如果在檢查過程中出現(xiàn)修改，也會(huì)將這部分新增的部分與原先的圖形比較一致，再進(jìn)行存檔；如果管理者所使用的高科技方法相對比較完美，那么我們必須使用電子簽名以及安全控制等技術(shù)手段對電子文件檔案進(jìn)行安全歸置，這樣才能夠做到對電子文件的真實(shí)性的有效確認(rèn)。所以對電子文檔的審核并歸檔也設(shè)計(jì)版本比較問題。

二、圓滿性

電子文件要想真正實(shí)現(xiàn)價(jià)值，一種最重要的條件就是保證圓滿性，這是檔案管理工作者必須要學(xué)習(xí)并掌握的技能。電子文件的圓滿性，即是保持其完整性，要做到這一點(diǎn)，我們需要注意三個(gè)方面：第一，要保持電子文檔數(shù)量和內(nèi)容的完整，不應(yīng)該有缺損，尤其在恢復(fù)其原來面貌之后，一定要確保新的電子文件與原來的在內(nèi)容上有聯(lián)系而且沒有訛誤。第二，保證電子文檔內(nèi)部的各個(gè)部分都沒有缺失，保障文檔內(nèi)部的結(jié)構(gòu)不是割裂的，內(nèi)容是具有統(tǒng)一性的。第三，要保證電子文件與其上層文件在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上具有一致性，沒有缺損。依據(jù)此前保護(hù)紙質(zhì)文件的經(jīng)驗(yàn)，我們可以得知，要想保證電子文件的完整性，最重要的是依靠強(qiáng)有力的法律法規(guī)支持，政策上絕對不能松懈，要嚴(yán)格改善現(xiàn)有的管理方法，并在此基礎(chǔ)上通過各種技術(shù)措施來采集信息與數(shù)據(jù)，尤其是在管理電子文件的過程中，要依據(jù)其具體內(nèi)容建立行之有效的制度，在此制度的指導(dǎo)下，收集資料定會(huì)較之以前事半功倍，從而更有利于保障電子文件的圓滿性。

在處理電子文件保存與運(yùn)輸?shù)倪^程中，我們必須對必要信息相關(guān)項(xiàng)目制定出嚴(yán)格地有規(guī)范的要求，并時(shí)時(shí)根據(jù)儲(chǔ)存的變化進(jìn)行登記。搜集到的背景信息數(shù)量肯定是繁多而蕪雜的，更有甚者出現(xiàn)諸如形式上的圖像文字的交叉，所以有必要在規(guī)范化管理上有所加強(qiáng)。設(shè)計(jì)者在設(shè)計(jì)電子文件系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該充分考慮系統(tǒng)運(yùn)行過程中自動(dòng)鏈接相關(guān)信息，包括文字信息和圖像信息，即是其存儲(chǔ)在不同的地方，也應(yīng)該能夠共存于同一系統(tǒng)之中，這就對電子文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)提出很大要求。還應(yīng)該注意的是保持電子文件原有數(shù)據(jù)的規(guī)范管理，要求每一次歸檔和移交時(shí)都應(yīng)該對元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，以免數(shù)據(jù)流失。

三、易讀性

電子文件的可讀性是要求文件經(jīng)過遷移等處理后依然可以為人們識讀、可以以理解的方式輸出，而且對其真實(shí)性無損。這一特性是其保存的價(jià)值所在，如果遷移之后的文檔不能被繼續(xù)閱讀，那么對其接受者來說就沒有任何意義了。電子文件的可讀性要想獲得保證，必須將嚴(yán)肅對待堅(jiān)持到管理的全過程。在整理電子文檔時(shí)，應(yīng)該根據(jù)不同電子文件的不同類型分類整理。以及相關(guān)法律法規(guī)建立行之有效的措施，并使用相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范保障。整理電子文檔的有關(guān)部門應(yīng)該每年都進(jìn)行檢查更新，要確保每一份電子文檔的讀取、處理有完備的保護(hù)，設(shè)備環(huán)境更新時(shí)要確認(rèn)新設(shè)備可以讀取原來的電子文件，如果不能讀取，要及時(shí)對就文檔進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換工作，同時(shí)對原有文檔繼續(xù)保存不低于三年。達(dá)到保留期后，可以將原有電子文檔清除，重復(fù)使用其載體，不可清除的文件應(yīng)該加密處置。一般情況下，管理人員每兩年要對磁盤進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，每四年對關(guān)盤進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，一旦發(fā)現(xiàn)問題，立即處理。相關(guān)檔案部門應(yīng)該將每次抽查結(jié)果登記到《歸檔電子文件管理登記表》中。

四、安全性

篇9

隨著科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入人們工作、生活的各個(gè)領(lǐng)域。電子文件做為計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公自動(dòng)化技術(shù)及結(jié)合與發(fā)展體也走入我們行政管理日常工作之中，已成為人們完成各種行政管理工作的重要工具，逐步被普及和確認(rèn)并被廣泛應(yīng)用。今天，人們坐在舒適的辦公室里，利用計(jì)算機(jī)鍵盤、鼠標(biāo)、網(wǎng)絡(luò)，將行政管理決策、指令、行動(dòng)方案、合同等電子文件發(fā)出（或接收），即可履行職責(zé)、完成業(yè)務(wù)活動(dòng)?，F(xiàn)代信息技術(shù)完全徹底地改變文件寫作、傳輸、接收、存儲(chǔ)、搜索、獲取、拷貝、加工、控制等各項(xiàng)工作，使我們傳統(tǒng)的工作方式等諸多方面產(chǎn)生了革命性的變革。然而電子文件的管理并不是一項(xiàng)簡單的工作，在人類發(fā)展的歷史長河中，從最初的“結(jié)繩記事”到電子文件出現(xiàn)前的各類型載體檔案，沒有什么像電子文件能給行政工作中的檔案管理帶來深刻的震撼與變革。電子文件歸檔后即形成電子檔案，作為一種新的信息集合體已經(jīng)進(jìn)入檔案管理的范圍。電子檔案管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工程，從這個(gè)意義上說，也可把電子檔案管理稱為“電子檔案技術(shù)工程”。經(jīng)過幾年的探索，目前各國檔案界對電子文件有了初步統(tǒng)一的認(rèn)識，并對電子文件管理有了一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案已不再局限于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案，電子檔案"檔案數(shù)字化"檔案信息網(wǎng)絡(luò)化延伸了傳統(tǒng)檔案的內(nèi)涵! 人們在行政管理日常工作中對電子文件和電子檔案的管理問題越來越關(guān)注，電子文件歸檔工作的推行大大方便了文書檔案的利用，提高了檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，同時(shí)也引出諸多值得思考的問題。

一 電子文件的定義及特點(diǎn)

電子文件的定義

電子文件是人們?yōu)榱四骋荒康模谟?jì)算機(jī)上，用一定的格式和處理方式生成的信息的組合，使人們在社會(huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。電子文件的某些特性與紙質(zhì)文件存在著很大的區(qū)別。要利用和管理好電子文件，就必須了解其特性及特點(diǎn)。

電子文件的特點(diǎn)

1．應(yīng)用發(fā)展的階段性。

辦公自動(dòng)化的應(yīng)用是不斷發(fā)展變化的過程。設(shè)備的規(guī)模不斷擴(kuò)大，例如一些單位的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，就是分別由幾前的十幾臺終端的小局域網(wǎng)，發(fā)展到現(xiàn)在的數(shù)百臺終端的大型網(wǎng)絡(luò)，甚至連接成國際網(wǎng)，處理的業(yè)務(wù)也由點(diǎn)發(fā)展到面，幾乎覆蓋了辦公業(yè)務(wù)的全部流程。在不同的應(yīng)用發(fā)展階段，電子文件的作用也不同，它們分別是草稿性電子文件（計(jì)算機(jī)只起打字機(jī)作用）、輔電子文件（紙質(zhì)文件為主，電子文件為輔），正式電子文件（電子文件為主，紙質(zhì)文件為輔），無紙電子文件（使用中完全取消紙質(zhì)形式的電子文件）。

2．設(shè)備依賴性。

離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別，決定其設(shè)備依賴性的因素有：數(shù)字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設(shè)備更新因素、加密因素等。僅設(shè)備更新因素，就會(huì)給電子文件的長久保管帶來很大困難。一般的計(jì)算機(jī)幾年后就可能被更新，而一些耐久性的光盤等電子文件載體也許可以保存幾十年甚至100年。若干年后很可能出現(xiàn)雖然有保存完好的光盤，但是已找不到讀取設(shè)備了。

3．電子文件信息與載體的相分離性。

電子文件可以在不同的計(jì)算機(jī)之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制，而信息形態(tài)無任何變化。于是很難象紙質(zhì)文件那樣確定哪個(gè)是“原件”。這個(gè)性質(zhì)直接影響到如何才能保證電子文件的真實(shí)性、可靠性和完整性。 

4．電子文件的易更改性。

電子文件在其生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔過程中文件內(nèi)容極易被修改，并且修改更改能做到不留任何痕跡，所以為保證其安全及原始性，需要解決很多的技術(shù)難題。電子文件的多媒體集成性，文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成電子文件的內(nèi)容，使得其組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多，甚至?xí)斐赏环蓦娮游募男畔⒋嬖诓煌妮d體上，給保管帶來很多問題。 

5．電子文件非實(shí)體歸檔的可能性。

不論電子文件實(shí)際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲(chǔ)位置的情況下進(jìn)行邏輯歸檔。也就是說，人們認(rèn)為是“集中”歸檔保存的電子文件，實(shí)際上可能分布在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)角落，甚至相距十萬八千里。由此而來的問題是一旦網(wǎng)絡(luò)毀壞，電子文件就可能永遠(yuǎn)丟失了。

 6．電于文件對背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性。

背景信息是指伴隨著電子文件的生成和運(yùn)作過程產(chǎn)生的人員和機(jī)構(gòu)等方面的信息，對于普通紙質(zhì)文件來說，一般的原件上或附帶的表格中直接記錄了單位交接，報(bào)批簽署等背景性內(nèi)容，也就是說文件本身已包含了背景信息，電子文件則不同，背景信息與文件內(nèi)容信息常常被分離保存，如果背景信息丟失，會(huì)直接影響電子文件的憑證作用或價(jià)值。元數(shù)據(jù)是指構(gòu)成電子文件數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)平臺和軟件資料等一切與生成和恢復(fù)電子文件有關(guān)的數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)由于具有隱含性而使人往往忽視了它的存在，可是一旦元數(shù)據(jù)被丟失或破壞，電子文件原始的形態(tài)就會(huì)改變，甚至?xí)タ勺x性，可見保證背景信息和元數(shù)據(jù)的完整與正確是至關(guān)重要的。值得重視的電子文件特性還有不少，例如信息共享性、非直讀性、標(biāo)準(zhǔn)化依賴性等，制定電子文件歸檔管理辦法的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，必須針對上述性質(zhì)采取措施。

二、電子文件的發(fā)展趨勢

辦公自動(dòng)化、無紙化等事務(wù)的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大的變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀性是以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)的提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)的提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

三、電子文件在歸檔管理上存在的問題

電子文件的形成、收集積累貫穿于行政公務(wù)、科技等工作的始終，電子文件的形成者或承辦者最熟悉電子文件內(nèi)容和電子文件之間的關(guān)系，由他們收集積累并整理歸檔，才能保證電子檔案的質(zhì)量。電子文件的形成、收集積累、整理和歸檔工作，應(yīng)由形成者或承辦者按照歸檔要求將形成的電子文件收集積累下來，進(jìn)行整理歸檔，向檔案部門移交。 電子文件的歸檔，應(yīng)按歸檔工作程序和步驟進(jìn)行，這樣才能有效地保證歸檔的電子文件的真實(shí)性、完整性；有利于歸檔工作的全過程管理；在電子文件形成階段就要做好收集積累工作，建立必要的記錄和登記。要求歸檔的電子文件必須真實(shí)、完整，要系統(tǒng)地反映工作的過程和結(jié)果，電子文件的歸檔應(yīng)由形成者進(jìn)行整理并編制歸檔說明，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后向檔案部門移交。歸檔前，檔案部門應(yīng)協(xié)助電子文件形成者或承辦者進(jìn)行整理，同時(shí)對歸檔的電子文件進(jìn)行檢查、檢測、驗(yàn)收。歸檔工作是由文件管理轉(zhuǎn)換為檔案管理的基礎(chǔ)，它的質(zhì)量關(guān)系到整個(gè)檔案管理水平，因此必須有質(zhì)量控制措施，以保證這項(xiàng)工作的正常進(jìn)行。要嚴(yán)格電子文件歸檔的檢查、檢測程序和制度等。

據(jù)了解，在很多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關(guān)知識無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，一些部門的電于文件管理不嚴(yán)密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲(chǔ)器的容量問題，使新產(chǎn)生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲(chǔ)過于分散，未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔管理的適當(dāng)辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴(yán)重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時(shí)才考慮就已經(jīng)無法挽回了，下面對一些主要問題進(jìn)行分析介紹。

（一）網(wǎng)絡(luò)是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問題的根源

電子文件之所以涉及范圍迅速擴(kuò)展、數(shù)量急劇增加，最主要的原因就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展在短短幾年中就深入到世界的各個(gè)角落，可以想象，網(wǎng)上的信息量無疑是天文數(shù)字，何況互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)還正在高速發(fā)展過程之中。我國政府上網(wǎng)工程也已經(jīng)啟動(dòng)，1999年各個(gè)部委開始在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)中建立正式站點(diǎn)和主頁。一些較大部委符合開放條件的電子文件將會(huì)陸續(xù)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)化帶來的突出問題是，多數(shù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)沒有檔案部門參加，而多數(shù)檔案工作者又對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)了解甚少，缺少參與的能力。

可以想見，這樣建成的網(wǎng)絡(luò)中，對電子文件的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求，存在的問題不會(huì)少，例如從安全方面看，據(jù)計(jì)算機(jī)安全專家的調(diào)查，約有10％的局域網(wǎng)在新建立過程中就受到過病毒感染，運(yùn)行3年后從未發(fā)現(xiàn)過病毒的網(wǎng)絡(luò)只剩約10％；而接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問則難以計(jì)數(shù)，現(xiàn)有的“防火墻”等技術(shù)對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網(wǎng)絡(luò)只設(shè)計(jì)了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對其進(jìn)行物理歸檔，一旦網(wǎng)絡(luò)毀壞，電子文件的丟失將難以避免。

（二）技術(shù)發(fā)展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難

日新月異的多媒體技術(shù)使電子文件的技術(shù)環(huán)境及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜。如果只限于單純的文字處理范圍，電子文件信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化程度還比較高，而且技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復(fù)雜的多種信息的混合物。例如，為適應(yīng)辦公習(xí)慣，在文字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點(diǎn)或不同的數(shù)據(jù)庫中。又由于技術(shù)更新太快，非標(biāo)準(zhǔn)信息必然增多，使電子文件離開了特殊環(huán)境就失去了可讀性。

（三）電子文件的真實(shí)性。

實(shí)際工作中，影響電子文件真實(shí)性的因素有很多，從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范的程序化管理；收集電子文件時(shí)，忽略采集背景信息和元數(shù)據(jù)；一些草稿性電子文件處于自生自滅的狀況；多數(shù)電子文件與其相對應(yīng)的紙質(zhì)文件之間未建立統(tǒng)一的管理方法；還有部分電子文件已實(shí)現(xiàn)無紙化，只對其進(jìn)行了邏輯歸檔；存儲(chǔ)電子文件選用的載體不耐久；保證電子文件真實(shí)性的技術(shù)過于復(fù)雜，難以采用等。 

（四）電子文件的法律效力尚不明確

通常文件的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定的，例如紙質(zhì)文件、文件的縮微品等。電子文件由于沒有固定的載體。制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就遇到很大困難。這也就是光盤、磁盤，磁帶及其他多種新型材料為載體的電子文件未能及時(shí)制定法律認(rèn)定條文的原因。  

針對電子文件在歸檔管理上存在的問題的對策

面對大量的電子文件，檔案工作者不能消極等待，而必須積極行動(dòng)，針對電子文件管理中的問題采取措施。以下是國內(nèi)外對電子文件管理所采取的一些主要措施的歸納和介紹。

（一）檔案管理工作提前介入電子文件的運(yùn)作和管理

各國的檔案管理工作一般都是與文件管理工作分開進(jìn)行的。鑒于電子文件的特點(diǎn)，一些國家已開始采取措施，使檔案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例如，加拿大等國，按檔案工作要求制定的“文件保管期限表”，可以說就是考慮了檔案管理的要求從文件生成起建立起的文件檔案，并且編制了通用軟件包，實(shí)現(xiàn)了電子文件與紙質(zhì)文件的統(tǒng)一管理。

我國檔案工作主管部門也在積極尋求對策，其設(shè)計(jì)中對策的主要目的是把目前的公文辦理和檔案保管的分段管理狀況，從對電子文件連續(xù)管理的角度統(tǒng)一起來，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成，運(yùn)行到歸檔管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)；在電子文件的形成，積累、歸檔、保管過程中，應(yīng)及時(shí)登記設(shè)備環(huán)境，相關(guān)數(shù)據(jù)等，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量；生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔；對已歸檔的電子文件的管理，應(yīng)有嚴(yán)格的制度和有效的技術(shù)措施確保其信息的原始性、真實(shí)性和完整性；作為檔案長期保管的電子文件應(yīng)與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件或硬拷貝一同歸檔；為確保歸檔電子文件的完整性和有效性，應(yīng)當(dāng)從電子文件形成起，就進(jìn)行妥善的管理；定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯(lián)機(jī)傳送，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上集中，并按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長期保存的脫機(jī)載體上；具有保密要求的電子文件，上網(wǎng)時(shí)必須符合國家或部門的規(guī)定，要有必要的安全保密措施。電子文件嚴(yán)禁上開放的網(wǎng)絡(luò)。

（二）相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定

由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法進(jìn)行管理會(huì)更細(xì)致、周全、易于操作。我國也正在抓緊制定“CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求”和“電子文件歸檔及電子檔案管理方法”兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，前者主要是對CAD電子文件的光盤存儲(chǔ)和保管進(jìn)行規(guī)范。后者則是對公文類電子文件和電子檔案，從收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等方面作出較細(xì)致的規(guī)定。 

（三）電子文件的分布式管理 

由于電子文件具有的特性，如果按傳統(tǒng)方法集中到一個(gè)檔案館，會(huì)產(chǎn)生許多難以解決的問題，如頻繁的設(shè)備更新耗費(fèi)大量的資金使檔案館難以承受，而一旦設(shè)備落伍，將危及電子文件和電子檔案的有效性，再如網(wǎng)絡(luò)上可以實(shí)時(shí)進(jìn)行電子文件的歸檔工作，而向檔案館的集中則必須定期進(jìn)行，會(huì)降低效率、增加成本和產(chǎn)生一些漏洞，所以澳大利亞等國家在檔案法中規(guī)定“對于具有持久價(jià)值的電子文件，檔案館不要求部門將電子文件的載體送交檔案館保存。但當(dāng)電子文件保留在產(chǎn)生它的部門時(shí)，應(yīng)由檔案館對這些電子文件進(jìn)行登記，并加以控制。”此方法被稱為“電子文件的分布式保管”。

目前我國對電子文件和電子檔案的分布式管理尚未認(rèn)可，但在一些分布式的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中，對電子文件的實(shí)時(shí)歸檔方面也采取了類似的方式。

（四）使電子文件歸檔時(shí)改變結(jié)構(gòu)，脫離原來的軟、硬件環(huán)境，以便長久保管

 針對電子文件的設(shè)備依賴性，一些國家采取了相應(yīng)措施，使電子文件脫離了原來的軟、硬件環(huán)境，以利于長久的保管要求。例如，挪威承擔(dān)了北歐國家共同的“電子文件管理工具（TEAM）”項(xiàng)目的開發(fā)。該工具軟件包將數(shù)據(jù)庫文件以展開方式存儲(chǔ)，由于去掉了原數(shù)據(jù)庫復(fù)雜的索引結(jié)構(gòu)，使電子文件保管時(shí)不再受原數(shù)據(jù)庫的條件限制，在日后需要使用這些電子文件時(shí)，可通過查詢語言檢索，只是效率較低，不過通過查詢語言檢索還可重建原始數(shù)據(jù)庫的邏輯結(jié)構(gòu)。 

我國目前還未發(fā)現(xiàn)采用此類方法的嘗試，原因可能是我國幅員遼闊，情況較復(fù)雜，用一個(gè)軟件包對多種數(shù)據(jù)庫的電子文件進(jìn)行展開處理非常困難。另外，被展開存儲(chǔ)的電子文件，能否不改變地恢復(fù)成原來的模樣，尚存在問題。 

（五）對電子文件法律效力問題的解決

目前對電子文件的法律效力問題還未有很明確的解決方法。但是，鑒于電子文件已經(jīng)大量產(chǎn)生，不少國家對此問題作了規(guī)定，一般是以嚴(yán)格的管理程序保證電子文件的憑證作用。例如加拿大等國家規(guī)定，符合國家規(guī)定的管理程序產(chǎn)生的電子文件具有憑證作用。不過在實(shí)際案例的操作中，并不是所有的法庭都認(rèn)可電子文件的憑證作用。 

目前我國對電子文件的憑證作用，還沒有很明確的規(guī)定。實(shí)際上是把這個(gè)問題包含在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的整體法律認(rèn)定上，例如，具有法人資格部門的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件記錄應(yīng)當(dāng)對該部門的活動(dòng)具有憑證作用。很多國家當(dāng)前也是采用了這種對策?？磥恚@個(gè)問題的解決除了行政辦法外，還要依靠更加嚴(yán)格的技術(shù)措施才行。 

（六）對電子文件真實(shí)性問題的解決

由于電子文件可以隨時(shí)變換載體，或被不留痕跡地改動(dòng)，所以為保證電子文件的真實(shí)性要采取專門技術(shù)措施。電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，對于維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性十分重要。例如，有的辦公軟件用電子印章或電子簽名的方法對電子文件進(jìn)行簽發(fā)處理，還有的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中，可自動(dòng)對每份電子文件的修改，存取，傳輸?shù)热魏尾僮鞫歼M(jìn)行實(shí)時(shí)登記，以密碼形式存儲(chǔ)并有防刪改措施，從而為隨時(shí)印證該電子文件的來龍去脈提供完整、細(xì)致的查考信息。

五、結(jié)論

檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化，是檔案工作中的一個(gè)新課題，它面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實(shí)踐中的一個(gè)新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認(rèn)，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動(dòng)程度，而且極大地提高了工作效率，隨著現(xiàn)化化進(jìn)程的不斷深入，檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā)，電子文件檔案的管理將在現(xiàn)代的檔案管理工作中發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。

  總之，對電子文件和電子檔案的管理問題已經(jīng)引起了很多檔案工作者的重視，有關(guān)的研究工作正在逐步深入進(jìn)行，相信將會(huì)有更多的經(jīng)驗(yàn)產(chǎn)生。

   

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篇10

隨著我國檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的保存方式也發(fā)生了翻天覆地的變化?，F(xiàn)代辦公的自動(dòng)化，又產(chǎn)生了一類新型文檔文件：電子文件。認(rèn)真分析比較電子文件與紙質(zhì)檔案的差異，取長補(bǔ)短、互為補(bǔ)充，是一個(gè)需要研究的問題。

1.載體壽命的差異

紙張的壽命取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等作用下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，使字跡發(fā)生擴(kuò)散。但只要在檔案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。磁盤和磁帶的支持體——聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、脫落、粘連、磨損、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，是由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。但是目前構(gòu)成光盤的碲、硒、碳鋁等化合物不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)，在激光熱效應(yīng)下易物化變形。由于電子文件載體材料的這些特性使電子文件的壽命比紙質(zhì)檔案的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

2.環(huán)境條件影響的差異

2.1溫度和濕度影響的差異

不適宜的溫度和濕度對紙張、磁性載體和光盤均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低，使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象，從而縮短紙質(zhì)檔案的保存壽命。而電子文件載體受溫度和濕度的影響方式截然不同。首先在溫度過高或濕度過高的環(huán)境下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，且光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)很容易彎曲變形，這些都會(huì)影響到激光束的精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。其次連接底基和磁粉的粘和劑，在溫度過大的條件下會(huì)長霉水解，使磁性載體材料變質(zhì)，直接影響信息再現(xiàn)。但是如果環(huán)境濕度過低，在信息輸入時(shí)片基容易產(chǎn)生靜電，吸附空氣中的塵埃而損壞磁性載體。

2.2灰塵影響的差異

對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生了實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、 產(chǎn)生色斑和霉斑等也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息，使紙質(zhì)檔案的壽命得以延長。而灰塵對電子文件載體的損壞則很難恢復(fù)，因?yàn)槊咕置诘拿负陀袡C(jī)酸會(huì)使磁性載體和光盤數(shù)據(jù)丟失，使計(jì)算機(jī)無法讀出原始信息；磁盤、光盤表面如果被劃傷，記錄信息就會(huì)被破壞和損毀； 灰塵中所含的化學(xué)成分也會(huì)不同程度地引起磁盤、光盤的腐蝕、降解，造成記錄信息丟失，導(dǎo)致信息不完整。一旦灰塵對電子文件載體造成了損壞，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，影響了信息的完整性，使原始信息在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上無法被讀出，導(dǎo)致電子文件失去了保存價(jià)值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義。

2.3外來磁場和機(jī)械震動(dòng)影響的差異

磁場和機(jī)械震動(dòng)對紙質(zhì)檔案無任何影響，但它能使電子文件的磁性涂層發(fā)生消磁或磁化，從而破壞記錄信號。因?yàn)殡娮游募妮d體材料是磁性物質(zhì)和光盤，磁性物質(zhì)中的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，但它極易受外界磁場的影響。當(dāng)外來磁場作用于磁性載體時(shí)，它能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，從而影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。

2.4光線和有害氣體影響的差異

光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低，從而縮短紙質(zhì)檔案的保存壽命。而有害氣體和光線，特別是紫外線，對電子文件的破壞力更大。二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性的有害氣體，在一定條件下，會(huì)腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基帶基老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

3.技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)檔案信息記錄到載體后，就可以脫離其技術(shù)手段、書寫方法而獨(dú)立存在，它的壽命受新技術(shù)發(fā)展的影響程度較小，主要與介質(zhì)因素和環(huán)境條件有關(guān)。只要注意溫濕度等環(huán)境條件，不使其發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，沒有天災(zāi)人禍，就可以使其長期保存。

而電子文件整個(gè)生命周期都離不開產(chǎn)生它的設(shè)備技術(shù)環(huán)境。由于電子文件對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使IT 技術(shù)的發(fā)展對檔案資料的存儲(chǔ)期限也產(chǎn)生了重要影響。一旦技術(shù)過時(shí)，載體上的信息就必須轉(zhuǎn)移或者無法讀出，容易造成檔案信息的丟失。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，在技術(shù)不斷創(chuàng)新的今天，對電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時(shí)比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。

4.信息保護(hù)的差異

紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，由于電子文件的信息與載體的可分離性，信息的易變性、可操作性和非永久性使文件信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險(xiǎn)。此外，電腦病毒也構(gòu)成了危及電子文件信息保護(hù)的一個(gè)關(guān)鍵問題。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實(shí)現(xiàn)對其它程序的傳染，導(dǎo)致電子檔案被破壞的面目全非，從而影響了信息的真實(shí)性和完整性。