導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇合同檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

闡述和分析了合同檔案管理的相關(guān)問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目合同；合同檔案；管理

1 前 言

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的有力保障。圍繞合同檔案管理，一直存在某些難點(diǎn)問(wèn)題，如收集歸檔率低，保管期限劃分隨意性大，管理模式與利用需求存在沖突，開發(fā)利用水平低等，制約著合同檔案管理水平的進(jìn)一步提升。

2 合同檔案的有效管理

2.1合同檔案的收集

合同檔案收集難是一個(gè)普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看，在一個(gè)法人單位，不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)；受內(nèi)外因素的影響，合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象，從而給歸檔部門的收集工作帶來(lái)一定困擾，直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開發(fā)編研工作的開展。

如何解決這一問(wèn)題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立。”如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對(duì)合同建立臺(tái)賬并進(jìn)行編號(hào)登記，作為追索合同文本的憑據(jù)，有助于提高合同收集歸檔率。

對(duì)一個(gè)企業(yè)單位而言，較為科學(xué)有效的方式是建立臺(tái)賬并實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單。待合同簽署成立后，第一聯(lián)供歸檔部門作為合同審批材料，與合同文本（原件）一并歸檔；第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門，作為記賬憑證；第三聯(lián)可由合同部門作為專項(xiàng)資料保留。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀地反映出每一份合同形成的全過(guò)程信息，又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式，并通過(guò)制定配套的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。

2.2 合同檔案的整理

合同檔案按“先問(wèn)題再時(shí)間”的原則組卷。案卷內(nèi)反映同一個(gè)問(wèn)題的合同文件應(yīng)排列在一起。如果合同文件數(shù)量多，可按問(wèn)題組成幾個(gè)卷，按時(shí)間順序或問(wèn)題重要程度排列。劃分合同保存期限時(shí)，要聯(lián)系合同價(jià)值進(jìn)行綜合分析。

例如，對(duì)一般經(jīng)濟(jì)合同而言，合同標(biāo)的、履行期限是重要參考指標(biāo)；可見，盡管鑒定合同價(jià)值并無(wú)具體標(biāo)準(zhǔn)可循，劃分保管期限也不宜一概而論，只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的眼光和動(dòng)態(tài)觀點(diǎn)看問(wèn)題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。

2.3 合同檔案的管理

在國(guó)家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類體系中，都未將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的管理門類。換言之，在立卷歸檔階段，合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類別和承辦機(jī)構(gòu)等特征，被分別納入不同的檔案管理門類。但是，隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)做法已無(wú)法很好地滿足對(duì)合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開發(fā)的需要，與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。

另外，在保管方式上，以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮，往往指定合同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案，這也給合同檔案管理帶來(lái)一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先，合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識(shí)有限，合同檔案管理水平參差不齊；其次，合同存放于業(yè)務(wù)部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀；第三，一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動(dòng)，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況，加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制能力，使動(dòng)態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。

鑒于合同檔案所具有的特殊屬性，筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次，實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由計(jì)劃部對(duì)合同檔案文本實(shí)行集中管理，統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作，避免檔案缺散流失。第二層次，開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 負(fù)責(zé)及時(shí)記錄合同履行、變更、廢止等完備信息，并及時(shí)收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。當(dāng)然，機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。

3 對(duì)變更、撤銷和失效合同的管理

對(duì)變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn)，容易被忽視。事實(shí)上，由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用，對(duì)其變更與解除也應(yīng)慎而處之。

《合同法》規(guī)定，當(dāng)事人協(xié)商一致的，可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除) 登記手續(xù)的，依照其規(guī)定。必要時(shí)還需對(duì)履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書面說(shuō)明，雙方確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失，而造成不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛或損失。

4合同檔案信息資源的開發(fā)

篇2

合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問(wèn)題，給檔案的查找和利用帶來(lái)了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

1企業(yè)合同檔案的基本特征

對(duì)風(fēng)電企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。

1.1法律性

法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無(wú)論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.2憑證性

近年來(lái)，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)手段，從而帶來(lái)許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說(shuō)明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3規(guī)范性

規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過(guò)程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4繁雜性

企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施

2.1強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制

建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說(shuō)，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。

2.2加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系

企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過(guò)程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡(jiǎn)的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。

2.3實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)

為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。這樣一來(lái)，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號(hào)，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號(hào)要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無(wú)論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。

2.4定期進(jìn)行檔案材料的整理

合同檔案的管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風(fēng)電企業(yè)在進(jìn)行合同檔案的管理分類時(shí)，也要注重對(duì)新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進(jìn)行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲(chǔ)存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導(dǎo)致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時(shí)，也要提前清點(diǎn)好合同檔案的數(shù)量、種類，對(duì)于失效的合同檔案要按照法律流程進(jìn)行銷毀。對(duì)合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關(guān)工作人員關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。

3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法

3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理

企業(yè)合同檔案的分類管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營(yíng)方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過(guò)程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進(jìn)行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無(wú)名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)合同檔案分類管理的有效性。

3.2集分式分類表

我國(guó)企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無(wú)名合同又稱為非典型合同，是沒(méi)有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無(wú)名合同為前提，擬定規(guī)范且科學(xué)的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和整理。實(shí)踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無(wú)論是在管理工作強(qiáng)度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢(shì)，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應(yīng)用的主要原因。

3.3分類表的使用方法

集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點(diǎn)，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用集分式分類管理時(shí)，仍然需要使用標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法，以確保其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號(hào)、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進(jìn)行參考。其次，科學(xué)區(qū)分合同檔案的年號(hào)、分類號(hào)和流水號(hào)，這三個(gè)要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。

4結(jié)語(yǔ)

在日趨激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，合同檔案成為關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)開展和市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力提升的重要因素，規(guī)范化、科學(xué)化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。作為風(fēng)電企業(yè)的管理者，應(yīng)當(dāng)重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實(shí)際行動(dòng)營(yíng)造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對(duì)于合同檔案的管理人員來(lái)說(shuō)，其也要強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)，不斷提升個(gè)人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。

主要參考文獻(xiàn)

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［2］蔣怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企業(yè)破產(chǎn)法》第十八條為切入點(diǎn)［J］.特區(qū)法壇,2016(5).

篇3

【分類號(hào)】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位眾多、專業(yè)復(fù)雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過(guò)合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項(xiàng)目。合同在中間是一個(gè)橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護(hù)各自的合法權(quán)益，合同又起到了一個(gè)憑據(jù)作用。另外，通過(guò)對(duì)合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點(diǎn)及類別，針對(duì)合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)地鐵工程合同檔案管理進(jìn)行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點(diǎn)及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點(diǎn)為：專業(yè)性強(qiáng)，合同數(shù)量大，種類多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類合同、運(yùn)營(yíng)管理類合同、資源開發(fā)類合同、公司人事及行政事務(wù)管理類合同及綜合類合同。工程建設(shè)類合同分為勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購(gòu)、工程、技術(shù)咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來(lái)源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動(dòng)人事合同等；

2合同檔案管理現(xiàn)狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復(fù)印件，附件不齊全等。公司合同管理實(shí)行的是承辦部門與相關(guān)部門審查會(huì)簽相結(jié)合的制度，每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見書、財(cái)務(wù)意見、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見及其修改稿件和會(huì)議紀(jì)要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時(shí)有時(shí)無(wú)。

2.2部分合同未能及時(shí)向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運(yùn)營(yíng)公司在運(yùn)營(yíng)期間產(chǎn)生的國(guó)產(chǎn)化、科研技改合同；實(shí)業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開發(fā)、物資采購(gòu)等合同；辦公室汽車采購(gòu)、維修合同、辦公用品采購(gòu)、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對(duì)合同評(píng)審過(guò)程不了解，在對(duì)合同進(jìn)行整理組卷時(shí)，常常對(duì)一些看似與合同無(wú)關(guān)的材料拿不準(zhǔn)、傷腦筋，對(duì)于過(guò)程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴(yán)重。地鐵工程合同量大，平時(shí)合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時(shí)或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風(fēng)險(xiǎn)。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級(jí)的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價(jià)值尚待開發(fā)利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員，負(fù)責(zé)合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)收集，誰(shuí)負(fù)責(zé)誰(shuí)組卷。因?yàn)槊糠莺贤唧w有哪些附件材料，材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實(shí)施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責(zé)。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過(guò)建設(shè)合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過(guò)合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責(zé)，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過(guò)制度界定各部門各責(zé)任人的整理組卷的義務(wù)責(zé)任。通過(guò)歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無(wú)直接關(guān)系的審計(jì)材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過(guò)歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準(zhǔn)確頁(yè)數(shù)。通過(guò)合同利用制度明確合同正本原件無(wú)特殊情況不外借，避免合同借出遺失風(fēng)險(xiǎn)。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內(nèi)部培訓(xùn)，提升合同管理水平。

在公司內(nèi)部開展法制宣傳，增強(qiáng)公司各部門合同管理人員法律觀念，增強(qiáng)合同歸檔意識(shí)。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細(xì)則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時(shí)可通過(guò)培訓(xùn)對(duì)合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進(jìn)行規(guī)范。進(jìn)一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過(guò)內(nèi)部溝通交流，為下步實(shí)現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準(zhǔn)備。

4.4加快合同檔案信息化建設(shè)

公司目前已開發(fā)運(yùn)用合同管理系統(tǒng)用以對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對(duì)接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對(duì)接起來(lái)，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實(shí)現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強(qiáng)合同檔案資源開發(fā)。

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隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，農(nóng)村生產(chǎn)結(jié)構(gòu)也在逐漸發(fā)生變化，土地作為生產(chǎn)資料在遵循家庭承包經(jīng)營(yíng)為基礎(chǔ)、統(tǒng)分結(jié)合的雙層經(jīng)營(yíng)體制的情況下也隨之發(fā)生自由承包或流轉(zhuǎn)以解放生產(chǎn)力優(yōu)化資源配置。因此，農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理務(wù)必以《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）及《檔案法實(shí)施辦法》為基礎(chǔ)和指導(dǎo)，根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況尋找一種合法、合情的檔案管理辦法。

一、農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理亟須規(guī)范化

土地是我國(guó)農(nóng)村重要的生產(chǎn)資料，隨著經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的變化，農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)現(xiàn)象越來(lái)越多，城鄉(xiāng)建設(shè)頻繁征占用農(nóng)戶承包地，農(nóng)戶土地承包狀況時(shí)常發(fā)生變動(dòng)，這就使得相關(guān)合同和檔案管理工作規(guī)范化顯得尤為重要，一方面關(guān)系到切實(shí)維護(hù)農(nóng)民的正當(dāng)權(quán)益，另一方面有助于促進(jìn)黨的農(nóng)村土地承包政策的落實(shí)與貫徹，事關(guān)農(nóng)民土地承包權(quán)益的維護(hù)保障。

調(diào)查顯示，由于種種原因，當(dāng)前許多地方農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案的管理不夠規(guī)范化，保護(hù)措施疲軟，諸如：有的地方不能對(duì)相關(guān)合同和檔案材料及時(shí)立宗歸檔，可能導(dǎo)致信息遺失；還有工作人員變動(dòng)時(shí)對(duì)檔案資料交接不到位，也容易造成信息遺漏和檔案損失；再者就是傳統(tǒng)的書面辦公中存在的材料填寫不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現(xiàn)出當(dāng)前許多地方的土地流轉(zhuǎn)合同管理沒(méi)有跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐，不符合《檔案法》的規(guī)定，更與農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖，甚至帶來(lái)實(shí)際的消極影響，給維護(hù)農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來(lái)重大影響。

二、如何完善農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案管理工作

各級(jí)單位要充分認(rèn)識(shí)到農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同規(guī)范管理的緊迫性，在國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上探索契合當(dāng)?shù)貙?shí)情的管理方式，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和憂患防范意識(shí)，以期確保檔案的完整與安全，為妥善解決農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)和經(jīng)營(yíng)中的糾紛、依法維護(hù)農(nóng)民土地流轉(zhuǎn)權(quán)益奠定基礎(chǔ)。

1.普及檔案管理法制知識(shí)，提升管理能力

檔案管理必須全面依循國(guó)家的檔案管理法制，要注意宣傳法制知識(shí)。首先，要進(jìn)行分級(jí)培訓(xùn)。對(duì)檔案管理法制知識(shí)的了解要從基本知識(shí)到重點(diǎn)知識(shí)和案例進(jìn)行全面化的分級(jí)培訓(xùn)，加深大家對(duì)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理?xiàng)l例》以及土地流轉(zhuǎn)相關(guān)法律法規(guī)的理解和認(rèn)識(shí)，促進(jìn)各單位依法開展檔案工作。其次，要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說(shuō)要在學(xué)習(xí)法制內(nèi)容后進(jìn)行全面的考核，考核合格后領(lǐng)取《法制培訓(xùn)合格證》，然后才能參加檔案管理工作，這樣一來(lái)就可以將法律學(xué)習(xí)培訓(xùn)納入全員崗位培訓(xùn)內(nèi)容，在綜合培訓(xùn)中加強(qiáng)法律知識(shí)的培訓(xùn)，以增強(qiáng)全員的法律意識(shí)。

2.明確管理責(zé)任，嚴(yán)格依法歸檔

各級(jí)單位對(duì)土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理有不同的針對(duì)對(duì)象和責(zé)任，明確管理權(quán)限和責(zé)任是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，只有這樣才能落實(shí)依法歸檔，才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責(zé)任的相互推諉。比如，簽訂五年或五年以上土地流轉(zhuǎn)合同的，必須一式五份，縣、鄉(xiāng)、村、當(dāng)事人各存一份，還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機(jī)構(gòu)集中向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交備份實(shí)行一體化管理。另外，土地流轉(zhuǎn)過(guò)程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管，不得遺失。

一般來(lái)說(shuō)，目前土地流轉(zhuǎn)相關(guān)歸檔中的土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記申請(qǐng)書、農(nóng)村承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記簿、土地承包情況匯總清冊(cè)、土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場(chǎng)勘界確認(rèn)材料、公告材料、登記核準(zhǔn)文件、登記臺(tái)賬、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級(jí)人民政府農(nóng)村土地承包管理部門歸檔保存；土地承包工作小組名單、承包土地調(diào)整方案、土地承包方案、土地流轉(zhuǎn)委托書等檔案材料，由村民委員會(huì)歸檔保存……唯有如此才能對(duì)號(hào)入座，責(zé)任由歸，防止管理上越俎代庖造成混亂，杜絕責(zé)任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。

3.嚴(yán)審檔案質(zhì)量，規(guī)范收集整理

傳統(tǒng)的檔案大多是手寫體，其中不乏字跡潦草給工作帶來(lái)困難者。所以在檔案規(guī)范管理中，土地流轉(zhuǎn)相關(guān)合同務(wù)必經(jīng)過(guò)嚴(yán)審確保材料真實(shí)有效，要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡工整、圖譜易讀，落款、日期及公章簽字等清晰明確，具有可標(biāo)識(shí)性和合法性；紙質(zhì)合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫，紙張及裝訂要嚴(yán)格按照檔案保護(hù)的要求，不易損壞和失散。

及時(shí)收集整理歸檔才能確保合同檔案的準(zhǔn)確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度，責(zé)任到人，及時(shí)將合同信息及相關(guān)材料進(jìn)行收集整理，完成歸檔。任何單位及個(gè)人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢，合同整理歸檔后，應(yīng)編制目錄以備查詢。

4.注意安全保管，完善信息管理

合同和檔案的原始材料一般都是紙質(zhì)媒介，如果遇到潮濕、水浸、燃燒等就會(huì)完全損壞，所以檔案管理要切實(shí)做好安全工作，具體做法如下：（1）土地流轉(zhuǎn)檔案管理設(shè)置專櫥，分專人負(fù)責(zé)，防止人為損壞、遺失；（2）做好各種防范措施，切實(shí)做好防蟲、防火、防水、防化學(xué)藥品、防污染等工作，防止非人為的破壞和損失；（3）不具有保管權(quán)限的檔案盒材料應(yīng)及時(shí)交由相關(guān)法定部門進(jìn)行保管，不具備保管條件的單位，應(yīng)及時(shí)完善條件或暫交由上級(jí)部門協(xié)助保管。比如，縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）兩級(jí)檔案須依法在保管一定期限后及時(shí)、完整地向縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。

以上是筆者對(duì)農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案規(guī)范化管理必要性的認(rèn)識(shí)及策略要點(diǎn)。筆者認(rèn)為檔案管理除了科學(xué)、合法的管理制度以外，我們還要建立健全監(jiān)督檢查機(jī)制，尤其要加大對(duì)鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）和村級(jí)檔案工作的指導(dǎo)督查力度，防止土地承包檔案損毀和丟失。對(duì)檔案管理不善和違規(guī)反紀(jì)行為要依法追究民事或刑事責(zé)任。

參考文獻(xiàn)：

[1]南京市檔案局.加強(qiáng)土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)流轉(zhuǎn)合同檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2010（09）.

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1 農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化構(gòu)建概述

農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化就是指利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對(duì)農(nóng)村土地承包合同檔案信息的進(jìn)行收集、傳輸以及儲(chǔ)存的活動(dòng)。農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化的內(nèi)容一般分別是指農(nóng)村土地承包合同檔案信息數(shù)字化和農(nóng)村土地承包合同檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)化。農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化是農(nóng)村土地承包合同檔案管理的工具，能積極地推進(jìn)農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化進(jìn)程。

農(nóng)村土地承包合同檔案管理工作信息系統(tǒng)的建立有兩個(gè)好處。第一，農(nóng)村土地承包合同檔案管理內(nèi)容的信息化同時(shí)也系統(tǒng)化了農(nóng)村土地承包合同檔案內(nèi)容，軟件的使用可以最大限度解構(gòu)農(nóng)村土地承包合同檔案信息本身的價(jià)值，提高農(nóng)村土地承包合同檔案信息的使用效率。這有利于加強(qiáng)對(duì)農(nóng)村土地承包合同檔案信息的利用和挖掘。第二，農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化的一大特點(diǎn)是農(nóng)村土地承包合同檔案信息易復(fù)制、所占存儲(chǔ)物理空間小、傳輸快捷，降低了成本的同時(shí)也極大地便利了農(nóng)村土地承包合同檔案管理工作，使其能服務(wù)于更多的人群，有效擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象范圍。

但在工作中，應(yīng)注意到農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息系統(tǒng)本身的不足。便利的農(nóng)村土地承包合同檔案信息管理可以造成極為突出的安全性問(wèn)題。計(jì)算機(jī)軟件使用和網(wǎng)絡(luò)的引入在信息化過(guò)程中是無(wú)法回避的，農(nóng)村土地承包合同檔案信息被竊取的風(fēng)險(xiǎn)就增加了，因此，需要在信息化的同時(shí)做好軟件及網(wǎng)絡(luò)安全工作，保障農(nóng)村土地承包合同檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2 新時(shí)期加強(qiáng)農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化的策略

2.1 加強(qiáng)軟硬件建設(shè)

實(shí)現(xiàn)農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化，首先要加大軟硬件方面的建設(shè)力度。一是硬件設(shè)施的到位。農(nóng)村土地承包合同檔案信息化管理中，不僅需要使用到臺(tái)式電腦，與之配套的dvd刻錄設(shè)備、掃描儀等辦公設(shè)備和良好的網(wǎng)絡(luò)條件也不可或缺。因此，要加大在的硬件購(gòu)買方面的資金投入，配置完善的硬件環(huán)境，完善網(wǎng)絡(luò)條件，保證將信息使用主體與農(nóng)村土地承包合同檔案管理設(shè)備的穩(wěn)定鏈接。第二，管理軟件要結(jié)合實(shí)際情況選擇，應(yīng)考慮當(dāng)?shù)鼐W(wǎng)絡(luò)、硬件、服務(wù)對(duì)象范圍后，決定軟件的使用。另外，很多管理軟件的漏洞較多，若不及時(shí)升級(jí)，會(huì)使得農(nóng)村土地承包合同檔案管理平添安全風(fēng)險(xiǎn)。所以應(yīng)綜合考慮軟件的各方面情況，根據(jù)其成熟性、公司實(shí)力、售后服務(wù)等方面選擇各方面較穩(wěn)定的軟件。

2.2 建立統(tǒng)一的農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化是管理工具，目的是實(shí)現(xiàn)農(nóng)村土地承包合同檔案資源利用的最大化。因?yàn)?，在農(nóng)村土地承包合同檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，由于各地工作條件不一，方法各不相同，在這種情況下，要做到農(nóng)村土地承包合同檔案信息的共享工程量較大。因此，必須有效建立起一套統(tǒng)一的農(nóng)村土地承包合同檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于農(nóng)村土地承包合同檔案的整理、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，以此作為進(jìn)行農(nóng)村土地承包合同檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。這種統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)的使用，使各地農(nóng)村土地承包合同檔案信息在合并統(tǒng)一管理、查詢時(shí)無(wú)阻礙，大大提高了信息的利用率，對(duì)農(nóng)村土地承包合同檔案信息資源的共享與管理十分有利。

3 “3S”技術(shù)在農(nóng)村土地承包合同管理工作中的應(yīng)用

“3S”技術(shù)（GPS、GIS、CIS）在發(fā)達(dá)國(guó)家的各個(gè)產(chǎn)業(yè)中應(yīng)用得都相當(dāng)廣泛，而我國(guó)在基礎(chǔ)測(cè)繪、土地利用、城市規(guī)劃、國(guó)防建設(shè)等方面也大規(guī)模使用此項(xiàng)技術(shù)。從國(guó)內(nèi)外目前的使用經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，對(duì)主要農(nóng)產(chǎn)品的種植面積、土地流轉(zhuǎn)等農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)信息的全面采集、管理，完全可以利用“3S”技術(shù)帶來(lái)的便利，為更好地服務(wù)“三農(nóng)”打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（1）信息采集與整理。首先，需要用GPS獲得基礎(chǔ)土地?cái)?shù)據(jù)，之后使用GIS系統(tǒng)，將采集的數(shù)據(jù)導(dǎo)入，再將相關(guān)因子輸入。之后，要運(yùn)行核對(duì)、查漏補(bǔ)缺等程序模塊。通過(guò)此一系列操作，農(nóng)村土地承包基本資料可以較完整地獲取。在后續(xù)環(huán)節(jié)中，底圖應(yīng)選擇宗地勾繪圖，以方便在計(jì)算機(jī)上描繪宗地界限，標(biāo)注宗地內(nèi)業(yè)號(hào)。最后，選擇比例尺，建立圖表關(guān)聯(lián)，查閱經(jīng)營(yíng)權(quán)證登記申請(qǐng)表，進(jìn)行出圖工作。而宗地位置圖、繪制圖等無(wú)需另外的工序，可以直接生成。

（2）紙質(zhì)文件相關(guān)處理。根據(jù)農(nóng)村土地承包工作的必要程序來(lái)看，農(nóng)村土地承包合同書、申請(qǐng)書、登記簿等紙質(zhì)文件的填寫，在一般情況下，會(huì)耗費(fèi)大量的工作時(shí)間和人力資源，且容易出現(xiàn)人工錯(cuò)誤。而“3S”技術(shù)結(jié)合經(jīng)過(guò)一定設(shè)計(jì)的農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)證書打印設(shè)備或系統(tǒng)，各種紙質(zhì)文件的輸入和輸出均可準(zhǔn)確、快速地實(shí)現(xiàn)，不僅保證了紙質(zhì)文件的統(tǒng)一、規(guī)范與完整，還杜絕了承包期間文件被篡改的可能性。

（3）數(shù)據(jù)庫(kù)建立。應(yīng)按照較高標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行工作，積極引進(jìn)先進(jìn)的測(cè)量技術(shù)和數(shù)字化管理平臺(tái)，將所有采集到的信息數(shù)字納入微機(jī)管理，提高合同管理信息的查詢效率，為后期的產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃和農(nóng)業(yè)資源保護(hù)管理提供有力的技術(shù)保障。另外，具體數(shù)據(jù)庫(kù)類型的選用要根據(jù)各地?cái)?shù)據(jù)規(guī)模、軟硬件條件適當(dāng)選擇，在保障工作順利進(jìn)行的條件下，注重性能與后續(xù)升級(jí)服務(wù)的便利與成本。

4 結(jié)論

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中圖分類號(hào)：F206 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1723（2013）02-0089-02

一、引言

合同管理貫穿電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的始終，是一項(xiàng)重要的管理工作。尤其在當(dāng)前的背景下，世界金融危機(jī)的長(zhǎng)期影響仍將持續(xù)，國(guó)家拉動(dòng)內(nèi)需的方針不會(huì)改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問(wèn)題的重要性凸顯。實(shí)際上，良好的合同管理可以避免、預(yù)防或減少各種糾紛，促進(jìn)工程建設(shè)有序開展，實(shí)現(xiàn)良好的經(jīng)濟(jì)效益。

本文將具體分析合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的作用，總結(jié)進(jìn)行合同管理的措施和方法重點(diǎn)，并從責(zé)任成本的角度，探討電力企業(yè)合同檔案管理的實(shí)施思路和改進(jìn)策略。具體而言，本文將結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際，分析其合同管理的概念、特點(diǎn)，以及合同管理在責(zé)任成本管理中的地位和作用，結(jié)合責(zé)任成本管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，闡述實(shí)施合同管理的工作要點(diǎn)和應(yīng)用實(shí)施，建立可持續(xù)的創(chuàng)利和創(chuàng)譽(yù)運(yùn)行機(jī)制。

二、合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的作用分析

一般而言，合同是指平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。對(duì)于電力企業(yè)來(lái)說(shuō)，總合同是主合同，是一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的根本大法。為履行主合同，在實(shí)施過(guò)程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過(guò)程中的各種簽證和書面確認(rèn)單據(jù)。因此，電力企業(yè)合同管理除了對(duì)合同文本進(jìn)行管理，還要對(duì)書面原始證據(jù)進(jìn)行保存和管理。項(xiàng)目目標(biāo)分解過(guò)程中，派生出的各種經(jīng)濟(jì)合同包括勞務(wù)、購(gòu)銷、租賃等合同，以及分包合同等都需要進(jìn)行積極的管理?？傮w來(lái)看，合同管理對(duì)于電力企業(yè)而言具有以下特點(diǎn)：一是合同標(biāo)的以獨(dú)立工程項(xiàng)目為中心，多結(jié)構(gòu)、多層次的特點(diǎn)明顯。二是項(xiàng)目的邀約條件存在差異，地域性和行業(yè)性特征明顯。三是合同標(biāo)的內(nèi)容復(fù)雜、金額較大，合同具有長(zhǎng)期性和復(fù)雜性特點(diǎn)。四是合同簽訂后，各種要素必須按計(jì)劃到位，計(jì)劃性嚴(yán)格。

合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的作用表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）合同管理是進(jìn)行成本管理的核心

電力企業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施全都是通過(guò)一系列承發(fā)包合同來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)對(duì)承包的內(nèi)容、范圍、工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、索賠條款等條款的制定和履行和對(duì)管理目標(biāo)責(zé)任的分解，各部門緊密圍繞合同條款履行職能范圍，責(zé)任成本管理工作需要建立有效的合同管理機(jī)制。

（二）合同管理在具備紐帶作用

責(zé)任成本管理實(shí)際上貫穿了項(xiàng)目的全過(guò)程，責(zé)任單元的責(zé)任預(yù)算以合同文本形式實(shí)現(xiàn)，是合同管理的基礎(chǔ)，也是制約合同雙方行為的準(zhǔn)則，是聯(lián)系的紐帶。

（三）合同管理能夠保障企業(yè)的合法權(quán)益

合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環(huán)境關(guān)系，與承包人的切實(shí)利益相關(guān)，電力企業(yè)可以結(jié)合工程特點(diǎn)利用合同權(quán)利組織施工，提供符合約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，對(duì)其違約行為進(jìn)行索賠等。有效的合同管理在這一過(guò)程中能夠有效避免潛在虧損，促進(jìn)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)的分?jǐn)偂?/p>

三、從責(zé)任成本的角度談合同管理的工作和要點(diǎn)

責(zé)任成本，即按照責(zé)任者的可控程度歸集責(zé)任者所應(yīng)負(fù)擔(dān)的成本。責(zé)任成本管理指的是將直接發(fā)生成本和費(fèi)用歸結(jié)到各生產(chǎn)單位和業(yè)務(wù)部門，將其作為責(zé)任單元，并采取合同形式逐級(jí)進(jìn)行承包的方法。責(zé)任成本管理包括設(shè)計(jì)和施工方案優(yōu)化、變更索賠管理、管理費(fèi)用控制等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當(dāng)前，電力企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識(shí)淡薄、經(jīng)營(yíng)運(yùn)作不規(guī)范、履約不力等管理責(zé)任缺陷造成。因此，企業(yè)在實(shí)施責(zé)任成本管理過(guò)程中，要能夠以企業(yè)合同檔案管理部門為中心，以項(xiàng)目合同管理為重點(diǎn)，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)處于可控狀態(tài)，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。從責(zé)任成本的角度看，合同管理的工作和要點(diǎn)如下：

（一）加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)

要加強(qiáng)電力企業(yè)對(duì)合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，使其掌握合同管理知識(shí)，并在此基礎(chǔ)上建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)。實(shí)際上，合同管理涉及工程招投標(biāo)、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業(yè)內(nèi)部核算單位、各職能部門都不可避免地涉及各類經(jīng)濟(jì)合同。因此，要針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)，采取外培內(nèi)訓(xùn)相結(jié)合的方式，加強(qiáng)施工技術(shù)、工程造價(jià)等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)過(guò)硬的檔案合同管理人員，在實(shí)踐中提高綜合素質(zhì)，將企業(yè)合同管理工作有效地組織起來(lái)，形成管理網(wǎng)絡(luò)，覆蓋施工企業(yè)各個(gè)層次。同時(shí)，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業(yè)應(yīng)該確保簽訂嚴(yán)密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎(chǔ)。在施工項(xiàng)目投標(biāo)階段，合同管理部門要會(huì)同有關(guān)部門對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，分析合同難點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)，形成書面報(bào)告，有效指導(dǎo)投標(biāo)報(bào)價(jià)。在合同簽訂階段，要再次對(duì)合同文本進(jìn)行研究，對(duì)發(fā)現(xiàn)業(yè)主開脫責(zé)任的條款等問(wèn)題反復(fù)論證，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。

（二）對(duì)合同履行情況要進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤

在履行階段，合同檔案管理部門要嚴(yán)格按照合同要求，明確各方的責(zé)任義務(wù)，由各責(zé)任人具體控制，對(duì)費(fèi)用與控制指標(biāo)經(jīng)常進(jìn)行對(duì)比，對(duì)超標(biāo)情況及時(shí)反饋并查找原因。企業(yè)檔案合同管理部門要從宏觀角度對(duì)管理過(guò)程中的各種問(wèn)題及時(shí)予以指導(dǎo)。

（三）加強(qiáng)索賠管理

項(xiàng)目履約中，要認(rèn)真分析研究合同，把準(zhǔn)變更索賠方向，要重視合同履約過(guò)程中的索賠管理。要加強(qiáng)分包、分供合同的管理。同時(shí)，要及時(shí)組織項(xiàng)目竣工清算與結(jié)算，集中管理資金和財(cái)務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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篇7

一、合同檔案的特點(diǎn)

合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，是企業(yè)發(fā)展的重要參考憑證及企業(yè)文化的重要體現(xiàn)，對(duì)企業(yè)生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來(lái)”。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作中的重要作用日顯突出，加強(qiáng)合同檔案管理工作，已經(jīng)成為企業(yè)檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有依據(jù)憑證性、法律約束力和實(shí)效性三個(gè)特點(diǎn)。

二、合同管理的關(guān)鍵

合同檔案不單單是一種簡(jiǎn)單的檔案，還有自身的一些特性。鑒于合同檔案的重要性和特殊性，結(jié)合作者多年來(lái)從事合同檔案的管理工作，淺談在合同檔案管理中應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：

（一）明確歸檔責(zé)任部門，推行“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)錄入、誰(shuí)審核”原則。2010年1月1日開始執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定：企業(yè)各職能或承辦部門應(yīng)對(duì)本部門歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)，合同檔案歸檔責(zé)任部門應(yīng)為合同管理部門，各職能部門負(fù)責(zé)積累、收集、整理應(yīng)歸檔文件。

（二）合同檔案整理范圍不僅僅是合同文本，還要最大限度地保持文件之間的聯(lián)系。這些聯(lián)系包括以下幾點(diǎn)：第一，各類合同都來(lái)源于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)和科技活動(dòng)，是處理企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與國(guó)家之間、企業(yè)與其他經(jīng)濟(jì)部門之間、企業(yè)各部門之間經(jīng)濟(jì)關(guān)系的依據(jù)，維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益的憑證。第二，同一合同內(nèi)的文件材料是一個(gè)整體，無(wú)論是合同原件，還是企業(yè)為全面執(zhí)行合同所形成的各種材料、各方面往來(lái)函電，以及在合同履行期限內(nèi)形成的文件，如補(bǔ)充、續(xù)簽合同，都是合同的有機(jī)組成部分，是處理經(jīng)濟(jì)關(guān)系和經(jīng)濟(jì)糾紛不可或缺的依據(jù)和憑證。第三，各類合同，雖然簽約對(duì)象不同，內(nèi)容千差萬(wàn)別，但都是實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的的工具，它是有別于其他文件材料的一種特殊文書形式。因此，在合同檔案的收集、整理過(guò)程中，合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與有關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合作，明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，使合同檔案以提供利用為前提，及時(shí)、完整地歸檔。比如：施工合同檔案組成包含下列內(nèi)容：①合同條款。②技術(shù)條款。③圖紙及配套說(shuō)明。④已標(biāo)價(jià)的工程量清單。⑤投標(biāo)報(bào)價(jià)書。⑥中標(biāo)通知書。⑦合同協(xié)議書。⑧對(duì)方資質(zhì)證明。⑨變更文件。⑩談判記錄、會(huì)議紀(jì)要等。

（三）合同檔案保管期限有別于普通文書檔案。合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，對(duì)一般經(jīng)濟(jì)合同而言，雙方當(dāng)事人經(jīng)過(guò)要約、承諾、簽字蓋章后即表示該合同辦理完結(jié)，這類合同標(biāo)的的履行期限是劃分合同保管期限的重要參考指標(biāo)，如合同所依附的設(shè)備儀器使用年限、安裝運(yùn)輸合同的結(jié)束時(shí)間等。還有一些經(jīng)濟(jì)合同，公證生效后，并不意味著辦理完結(jié)，還需要定期檢查合同的履行情況，有時(shí)需要修訂、補(bǔ)充或更改，如長(zhǎng)期租賃合同。另外，合同期長(zhǎng)短也不盡相同，短的幾天內(nèi)履行完畢，長(zhǎng)的要幾年甚至十幾年，這就要求合同檔案的管理人員在劃分合同檔案保管期限時(shí)，要用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光綜合各方面信息。近年來(lái)，經(jīng)濟(jì)糾紛案件呈上升之勢(shì)，這也要求劃分合同檔案保管期限必須考慮合同爭(zhēng)議的訴訟時(shí)效問(wèn)題。

（四）鑒于合同檔案涉及企業(yè)諸多商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，建立保密制度。確定合同檔案保密密級(jí)，劃分保密期限，以便檔案管理人員根據(jù)不同密級(jí)采取不同的管理措施，確保企業(yè)秘密不會(huì)泄露和失控。制定合同檔案密級(jí)和保密期限是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常進(jìn)行、保障企業(yè)正當(dāng)權(quán)益不受侵害的重要措施。

（五）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)可操作性，確保歸檔質(zhì)量。合同檔案管理采取單立項(xiàng)目、自成一體、以件為單位、逐件整理、科學(xué)保管的原則，不僅便于合同的保管和利用，而且能夠突出合同檔案在企業(yè)檔案中的位置和作用。在合同檔案歸檔過(guò)程中，檔案部門為確保歸檔質(zhì)量，提出整理辦法和質(zhì)量要求，考慮企業(yè)職能部門檔案移交人員大多是兼職人員，為了方便直觀，可以制作合同檔案整理模板供移交人員參考。

總而言之，做好合同檔案管理工作，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時(shí)，從而保證合同檔案妥善保管、有序存放、方便利用，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，發(fā)揮合同檔案在企業(yè)發(fā)展中依據(jù)、憑證和參考作用。

三、結(jié)論

合同檔案管理是否規(guī)范關(guān)系到合同簽約雙方的利益和權(quán)益，規(guī)范的合同檔案管理可以有效地保護(hù)合同簽約雙方的切身利益。然而目前簽訂合同的時(shí)候由于種種原因會(huì)存在各種各樣的不規(guī)范或者困難，這樣就會(huì)對(duì)合同簽約雙方造成不必要的風(fēng)險(xiǎn)，本文結(jié)合作者多年來(lái)從事合同檔案的管理工作，從目前合同檔案管理中存在的一些問(wèn)題出發(fā)，并給出了一定的解決方案，為以后從事類似合同檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

篇8

1 企業(yè)合同檔案的特征

要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點(diǎn)。

1.1 法律性

人類社會(huì)中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場(chǎng)交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個(gè)過(guò)程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下，會(huì)引發(fā)較多的經(jīng)濟(jì)糾紛。合同既是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機(jī)構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規(guī)范特征

合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內(nèi)容方面，對(duì)合同的當(dāng)事人姓名、數(shù)量、價(jià)款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應(yīng)的法律效益。將合同作為檔案保存時(shí)，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。

1.4 相關(guān)文件多

企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個(gè)有關(guān)材料，例如，簽訂前的洽談、招投標(biāo)，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請(qǐng)函、招標(biāo)書、投標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、議價(jià)單、會(huì)簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數(shù)量多

與行政機(jī)關(guān)相比，一個(gè)完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對(duì)較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來(lái)看，主要是依據(jù)科技檔案和文書檔案進(jìn)行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項(xiàng)目和建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備。而文書檔案包括行政管理和經(jīng)營(yíng)管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)合同檔案進(jìn)行歸類時(shí)，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無(wú)名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據(jù)我國(guó)合同法有關(guān)規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運(yùn)輸合同，委托合同，技術(shù)合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術(shù)合同及建設(shè)工程合同9種。依據(jù)有名合同和無(wú)名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號(hào)。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無(wú)名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會(huì)計(jì)畢業(yè)論文

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過(guò)程中，年度、分類號(hào)以及件號(hào)共同組成檔號(hào)，年度為簽訂合同的年份，與合同相對(duì)應(yīng)的具體分類號(hào)碼為分類號(hào)，件號(hào)是在相同年度、相同分類號(hào)中，按照合同簽訂時(shí)間順序制定的流水號(hào)。“—”作為代碼間裂解符號(hào)，代碼用阿拉伯?dāng)?shù)值0～9標(biāo)注。例如：2014—62—002，該檔號(hào)表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項(xiàng)

在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個(gè)部門，做好辦理合同的相關(guān)工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對(duì)分散，無(wú)法做好合同材料收集工作。

對(duì)合同編號(hào)實(shí)行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負(fù)責(zé)，從而有助于合同材料的統(tǒng)計(jì)、保管和利用。要按照相關(guān)原則編制合同編號(hào)。諸如，將合同分為幾大類，同時(shí)采用特定符號(hào)標(biāo)記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時(shí)間順序，在類別號(hào)里編制流水號(hào)。獨(dú)立性是各個(gè)合同編號(hào)的特性，一旦制定，無(wú)特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號(hào)排列法，對(duì)未移交的合同材料進(jìn)行保管，從而實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)便、快捷地查找相關(guān)合同材料。

移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集合同材料，并保管好。相關(guān)文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時(shí)，要將與合同有關(guān)的一切文件資料進(jìn)行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問(wèn)題，難以確定合同最終辦理時(shí)間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對(duì)于此類檔案，先由合同主辦部門進(jìn)行收集和保管，待合同辦理時(shí)間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。

4 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)合同檔案管理，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來(lái)一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)于企業(yè)合同檔案管理來(lái)講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實(shí)用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計(jì)中達(dá)到顯著效果。

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篇9

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，人們的維權(quán)意識(shí)也隨之不斷的提高，合同作為人們維權(quán)的重要依據(jù)，也被越來(lái)越多的人重視與運(yùn)用。企業(yè)合同的定義是，在一個(gè)企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)某一經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的目的，通過(guò)相關(guān)法律條例，由公司法人或相關(guān)負(fù)責(zé)人與其平等的民事個(gè)體之間的共同設(shè)立的及可變更也可以終止的民事的權(quán)力與義務(wù)之間關(guān)系的書面合同。在企業(yè)之中合同檔案是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目活動(dòng)中產(chǎn)生的，記錄這一項(xiàng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容的重要憑據(jù)就是企業(yè)合同，也是企業(yè)維護(hù)自己權(quán)益的關(guān)鍵憑證，其檔案的歸類管理的重要性不言而喻。

一、合同檔案管理的特點(diǎn)以及其內(nèi)容

近幾年，我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，其涉及的經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目活動(dòng)也越來(lái)越多，加上企業(yè)維權(quán)意識(shí)的加強(qiáng)，所產(chǎn)生的合同也日漸增多，要想管理這些合同就要合理化的進(jìn)行歸類存檔，為其能更好的為審閱者更方便快捷的查閱這些資料，收集和整理合同材料就是其重要的一個(gè)前提條件，與此同時(shí)其歸類整理也是其重中之重。就目前而言，合同檔案所采用的方法是在整個(gè)檔案庫(kù)中歸類到文書檔案與科技檔案之中的分散式管理歸類法，這使得查閱有些困難。檔案的管理基本要求按照企業(yè)運(yùn)行情況和其管理方式來(lái)制定合同的內(nèi)容。

我國(guó)最早的法律依據(jù)，在現(xiàn)如今更是市場(chǎng)權(quán)益保護(hù)的法律憑據(jù)的重要組成方式，它是具有法律效益的，有明顯的法律特征，有很強(qiáng)的制約性。在合同進(jìn)行的內(nèi)容里面都是根據(jù)相關(guān)法律來(lái)進(jìn)行的，否則將會(huì)受到制裁，正因?yàn)檫@種法律制約力使其有有力的憑證。[1]對(duì)于合同的甲乙雙方，合同是重要的法律憑證，使得其在形式之前是受到法律保護(hù)的。規(guī)范的合同是運(yùn)用書面的形式進(jìn)行內(nèi)容擬定，實(shí)行的合同技術(shù)資源的系統(tǒng)和真實(shí)可行的證據(jù)，其中包括：鑒定報(bào)告、責(zé)任書、技術(shù)合約等一系列操作來(lái)完成的，再按照當(dāng)事人的要求進(jìn)行擬定。

二、企業(yè)合同檔案中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）不利于的合同檔案統(tǒng)計(jì)

現(xiàn)如今還有一些企業(yè)，在經(jīng)濟(jì)合同制定的過(guò)程中，往往忽視對(duì)對(duì)方的嚴(yán)格審查，輕信一些“熟”人的口頭承諾，僅僅只憑借對(duì)方一個(gè)通知單就進(jìn)行物品的交易，這樣以來(lái)對(duì)方一旦失信，就會(huì)引起糾紛，從而影響公司的利益。另外一些企業(yè)雖然擬定的合同，具有一定規(guī)范性，但是其合同內(nèi)容可能會(huì)使用模棱兩可的話，這樣很可能陷入詐騙當(dāng)中。其中關(guān)鍵的就是，這樣口頭和不規(guī)范的合同收集起來(lái)相當(dāng)困難，企業(yè)合同文件過(guò)于分散，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)查找不清楚和丟失的問(wèn)題，造成嚴(yán)重的后果，從而使得公司利益受到損害。

（二）企業(yè)合同過(guò)于分散

企業(yè)在合同簽訂之后，沒(méi)有進(jìn)行合理的檔案規(guī)劃和監(jiān)控措施，導(dǎo)致合同的法律依照不高，也使得履行率非常低下。其主要的表現(xiàn)就是對(duì)要進(jìn)行變更的合同文件沒(méi)有及時(shí)處理，合同文件沒(méi)有及時(shí)傳送，使得整個(gè)合同檔案管理出現(xiàn)了混亂，歸檔沒(méi)有進(jìn)行分類等一系列相關(guān)的問(wèn)題，從而使得其造成不必要的損失。無(wú)論是檔案管理部門或是相關(guān)責(zé)任人都沒(méi)有在進(jìn)行關(guān)注，企業(yè)合同的效率不高，其查找困難，有一部分原因是合同的檔案管理沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)的收集和排查，這也正是工作效率不高造成的，這也是其中必要解決的問(wèn)題。

（三）企業(yè)合同檔案不重視

檔案管理除了在合同的有效期內(nèi)進(jìn)行能對(duì)合同雙方進(jìn)行制約和行事權(quán)力以外，其重要的一點(diǎn)就是對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目有效檔案證明，其能在企業(yè)疏通管理流程制定計(jì)劃等一系列的行動(dòng)中為其提供幫助，企業(yè)之間的合同非常有必要的，同時(shí)勞務(wù)合同還能起到抑制員工流失的作用，和維護(hù)員工的勞動(dòng)價(jià)值的重要作用。[2]但是就實(shí)際來(lái)說(shuō)，企業(yè)合同在根本上沒(méi)有起到其相關(guān)的作用，無(wú)論是員工或是領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)其不是很重視忽略了其本身的意義，使得合同的查閱力不高，因?yàn)槠洳恢匾曀院贤瑱n案的管理一直沒(méi)有被整改，還存在著很大的不完整性。

三、企業(yè)合同檔案的歸類管理的必要性解決方案

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，合同越發(fā)的重視起來(lái)，企業(yè)合同檔案的歸類管理合理化是非常有必要的，上文提到，一般的企業(yè)都是采用分散管理文書檔案中的方法，這就給日常整理文件帶來(lái)了非常大的不變，下面是提出相應(yīng)的策略：

（一）合同規(guī)范化

合同的相應(yīng)負(fù)責(zé)人應(yīng)了解正常的合同程序，規(guī)范合同的形式，必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門，從合同的特點(diǎn)可以清楚的知道，合同必須有全面的關(guān)聯(lián)材料，不可隨意擬定，應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)的合同規(guī)范走，這樣可以減少企業(yè)與相關(guān)主體的糾紛情況。檔案部門也要隨時(shí)進(jìn)行合同檔案的整理與歸納，確保合同的完整性。公司要制定相關(guān)的規(guī)定，每年在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行合同的審查以避免可能發(fā)生的情況。[3]

（二）合同的歸類原則

企業(yè)正常的檔案管理，是將其分散到檔案管理的兩大類型當(dāng)中，因此我們應(yīng)該進(jìn)行改革與創(chuàng)新，根據(jù)每一個(gè)企業(yè)的不同特點(diǎn)進(jìn)行合同分類管理，其中包括在每一個(gè)檔案分類中對(duì)合同進(jìn)行單獨(dú)分類，建立單獨(dú)的歸檔處理，打破以往過(guò)于分散的合同歸檔，也可以按照《合同法》合同種類的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合同歸檔管理，這樣檔案就清楚明確了。

（三）建立合同意識(shí)

各個(gè)部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)合同必須重視起來(lái)，建立合同確立意識(shí)。檔案管理人員也必須要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認(rèn)知到合同是公司企業(yè)發(fā)展關(guān)鍵，也是企業(yè)發(fā)展的記錄者。其應(yīng)該對(duì)合同進(jìn)行精細(xì)規(guī)劃，可以對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)處理，每一份合同都有自己唯一的標(biāo)號(hào)，方便查找與保管。

四、總結(jié)

企業(yè)合同檔案的歸類管理是企業(yè)檔案管理中的重中之重，必須要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪M(jìn)行合理的規(guī)劃和終結(jié)，找出其中的問(wèn)題，進(jìn)行相應(yīng)的處理，才能更好的為企業(yè)提供最佳的法律憑證，從基礎(chǔ)的材料收集入手，對(duì)其加強(qiáng)管理，對(duì)每一個(gè)小的環(huán)節(jié)的精細(xì)把控和合理的運(yùn)用都是為了企業(yè)的更好發(fā)展，然而企業(yè)在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天立于不敗之地。

參考文獻(xiàn)：

篇10

（一）合同檔案管理工作不受企業(yè)重視

目前很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視業(yè)績(jī)高于一切，以為檔案管理就是結(jié)束工作后的收集資料，也沒(méi)有專設(shè)檔案部門，這種不重視企業(yè)檔案管理工作，沒(méi)有完善的合同管理制度，對(duì)于合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)認(rèn)真的產(chǎn)生防范意識(shí)，導(dǎo)致部門和個(gè)人都沒(méi)有明確的崗位責(zé)任心，更加沒(méi)有監(jiān)督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導(dǎo)致不必要的經(jīng)濟(jì)損失。此外，現(xiàn)在的合同管理人員大多是兼職，不是專業(yè)的合同人員，他們對(duì)自己的工作性質(zhì)存在認(rèn)知偏差，缺乏對(duì)于合同管理工作的基本認(rèn)識(shí)，他們的合同管理知識(shí)體系不完善，甚至沒(méi)有任何專業(yè)知識(shí)。正因?yàn)槿绱?，他們?cè)谑占隀n案資料后，很少會(huì)及時(shí)歸納整理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于不及時(shí)歸檔合同資料導(dǎo)致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過(guò)于頻繁也是合同檔案管理工作錯(cuò)誤頻發(fā)的原因之一。

（二）合同檔案資料收集困難

有效的合同包括當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復(fù)雜環(huán)節(jié)。出于對(duì)自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側(cè)重點(diǎn)，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內(nèi)容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責(zé)任方達(dá)成共識(shí)，并在合同上簽字，使合同產(chǎn)生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長(zhǎng)，流程復(fù)雜等特點(diǎn)，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風(fēng)險(xiǎn)，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會(huì)產(chǎn)生合同檔案收集中斷、或是意見不統(tǒng)一又要重復(fù)協(xié)商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時(shí)性、規(guī)范性得不到有效保障。

（三）合同檔案管理工作不夠規(guī)范

大部分中小企業(yè)沒(méi)有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業(yè)合同管理中，合同內(nèi)容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒(méi)有基本的合同法知識(shí)，法律知識(shí)體系不完善，也是導(dǎo)致合同內(nèi)容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規(guī)范，對(duì)合同檔案的質(zhì)量也有影響，合同承辦人不盡責(zé)，缺乏責(zé)任心，在工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)地址、數(shù)字、格式等可以避免的人為錯(cuò)誤。在實(shí)際合同管理中，管理人員多會(huì)依照自已的思維和習(xí)慣來(lái)對(duì)合同檔案進(jìn)行歸納和分類，沒(méi)有依托相應(yīng)的合同管理專業(yè)制度，這會(huì)加重日后檢索的困難，使需要?dú)w檔的合同檔案條目不清，難于整理。

2 企業(yè)檔案管理工作改進(jìn)意見

（一）統(tǒng)一企業(yè)合同檔案的歸檔范圍和分類方法

合同檔案的分類整理說(shuō)白了就是合同的分類整理，以項(xiàng)目建設(shè)企業(yè)為例，合同可以分為勘察、設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、建安施工和監(jiān)理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據(jù)不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、建安工程、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)和其他等。再將合同文件按照合同前期準(zhǔn)備文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件分成三個(gè)類型。

另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫(kù)及信息索引技術(shù)可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統(tǒng)一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內(nèi)容等信息。

（二）明確企業(yè)合同檔案的責(zé)任人和責(zé)任部門

根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中的規(guī)定，本項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的各承辦或職能部門，有責(zé)任保證本項(xiàng)目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性；項(xiàng)目文件形成者和企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的各承辦或職能部門，應(yīng)負(fù)責(zé)收集合同文件，并對(duì)合同文件的完整性、準(zhǔn)確性和成果質(zhì)量負(fù)責(zé)；需要?dú)w檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時(shí)負(fù)責(zé)整理和收集，并對(duì)其整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業(yè)未來(lái)的發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視合同檔案管理工作，制定切實(shí)可行的追責(zé)制度，將合同檔案管理職責(zé)明確到部門及崗位職責(zé)上去，明確獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于出現(xiàn)問(wèn)題的部門及個(gè)人予以適當(dāng)?shù)膽土P，對(duì)于業(yè)績(jī)優(yōu)秀的人員應(yīng)予以嘉獎(jiǎng)，以此來(lái)調(diào)動(dòng)員工的主觀積極性，培養(yǎng)更多熱愛檔案事業(yè)的年輕人。

（三）加強(qiáng)合同歸檔管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)

企業(yè)管理人員應(yīng)該定期給合同歸檔管理人員提供培訓(xùn)，逐步完善員工的法律知識(shí)和合同管理知識(shí)，提高員工業(yè)務(wù)綜合水平。要求員工定期匯報(bào)工作情況，保證領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題和隱患，提早解決。同時(shí)將績(jī)效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎(jiǎng)金、晉級(jí)評(píng)定掛鉤，加強(qiáng)合同管理人員的崗位責(zé)任心和自信心，增強(qiáng)員工主觀能動(dòng)性。此外，企業(yè)的合同歸檔管理人員應(yīng)盡可能保持固定，培養(yǎng)專業(yè)人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續(xù)性。