導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇合同歸檔管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

隨著市場主體法制觀念的不斷增強(qiáng)，市場交易行為日趨規(guī)范，合同檔案數(shù)量與日俱增，在不同領(lǐng)域發(fā)揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計(jì)已達(dá)26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經(jīng)驗(yàn)，也存在一些需要探討的細(xì)節(jié)問題。下面以中國聯(lián)通河南省分公司為例，從三個(gè)方面對(duì)合同檔案管理的做法進(jìn)行梳理、探討。

1 合同檔案的收集

1.1 收集時(shí)間：合同檔案有其自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有的合同在幾天或幾周內(nèi)即可履行完約定事項(xiàng)，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時(shí)間較長，需要幾年甚至更長的時(shí)間，比如重大建設(shè)項(xiàng)目類合同等，這些特點(diǎn)決定了合同檔案的收集時(shí)間宜根據(jù)具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個(gè)歸檔年度內(nèi)的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個(gè)月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據(jù)合同履行進(jìn)度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時(shí)歸檔，提供復(fù)制件作為履行合同的依據(jù)；三是隨時(shí)收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。

1.2 收集內(nèi)容：合同檔案的內(nèi)容應(yīng)包括合同審批、招投標(biāo)、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關(guān)的文件材料，不能局限于合同本身，應(yīng)做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個(gè)方面：

1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證、技術(shù)評(píng)價(jià)報(bào)告、招投標(biāo)文件、審批文件、審簽單等。[2]

1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權(quán)委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內(nèi)容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時(shí)應(yīng)以正本為準(zhǔn)，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應(yīng)當(dāng)將正本和副本同時(shí)歸檔保存。

1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補(bǔ)充協(xié)議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項(xiàng)目驗(yàn)收等。

1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、管理模式等所決定，但應(yīng)從源頭、過程進(jìn)行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]

1.3.1 系統(tǒng)內(nèi)合同的收集：對(duì)于通過合同管理系統(tǒng)進(jìn)行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時(shí)歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環(huán)節(jié)，沒有檔案人員的歸檔確認(rèn)信息，合同無法進(jìn)入履行環(huán)節(jié)和合同款的結(jié)算，為合同檔案的齊全完整提供了切實(shí)有效的管控手段。

1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集：對(duì)于通過傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外合同，在合同簽字蓋章環(huán)節(jié)由負(fù)責(zé)合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經(jīng)辦人應(yīng)登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負(fù)責(zé)移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時(shí)留存一份歸檔。

2 合同檔案的整理

2.1 合同檔案的分類?，F(xiàn)行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)類目進(jìn)行管理，但不同規(guī)模、不同性質(zhì)的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)門類，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認(rèn)為，合同檔案管理應(yīng)遵循現(xiàn)行檔案分類大綱，按問題或機(jī)構(gòu)將其歸入不同的類目，不宜單獨(dú)作為一個(gè)獨(dú)立門類進(jìn)行管理，以維護(hù)現(xiàn)有分類方案的嚴(yán)整性，避免出現(xiàn)“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現(xiàn)象。同時(shí)，為便于合同檔案的日常管理和開發(fā)利用工作，可借鑒文書檔案中的發(fā)文匯集管理模式，將合同及其相關(guān)文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號(hào)排列，進(jìn)行獨(dú)立管理。這樣既不改變現(xiàn)行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統(tǒng)計(jì)和利用，同時(shí)保證了工程、科研、設(shè)備等檔案的完整性和成套性。

2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價(jià)值為依據(jù)，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標(biāo)，合同條款規(guī)定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據(jù)之一。再次，合同標(biāo)的涉及設(shè)備、土地等使用年限應(yīng)作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，根據(jù)設(shè)備的更新?lián)Q代情況適當(dāng)延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購?fù)愋驮O(shè)備或其升級(jí)換代產(chǎn)品，可給予合同總價(jià)15%的優(yōu)惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應(yīng)當(dāng)有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法?？梢姡M管鑒定合同價(jià)值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循，但只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用全面的、辯證的、動(dòng)態(tài)的觀點(diǎn)看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。

2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時(shí)，無論按機(jī)構(gòu)還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應(yīng)遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關(guān)的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進(jìn)行整理。其次，按照結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后的原則排序，不宜簡單機(jī)械地按文件形成時(shí)間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當(dāng)于正式公文的定稿，應(yīng)將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機(jī)聯(lián)系、主次分明、條理清晰。

2.4 變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時(shí)，由于一定法律事實(shí)的出現(xiàn)而使合同內(nèi)容發(fā)生改變。文書檔案中合同歸檔時(shí)一般以年度為單位，對(duì)于跨年度簽訂合同變更或補(bǔ)充協(xié)議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統(tǒng)計(jì)；二是原有檔案有統(tǒng)一的編號(hào)，插入文件時(shí)將造成編號(hào)的混亂；三是增加新歸檔合同需要調(diào)整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補(bǔ)充協(xié)議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯(lián)系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關(guān)聯(lián)合同檔號(hào)及存放位置。

2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫

2.5.1 文件編號(hào)。不同單位的合同簽訂都有自己獨(dú)立的合同審批流程和合同號(hào)的編制規(guī)則，填寫文件編號(hào)時(shí)，應(yīng)以本單位的合同號(hào)為準(zhǔn)，而不是合同他方編制的合同號(hào)。

2.5.2 責(zé)任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責(zé)任者為兩個(gè)或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責(zé)任者應(yīng)填寫合同他方，便于查詢和管理。

2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯(lián)合行文，以最后一個(gè)合法簽訂人簽署的日期為準(zhǔn)，因?yàn)橹挥泻贤鞣饺亢炞稚w章后合同才能正式生效。

3. 合同檔案的信息化建設(shè)

3.1 合同管理系統(tǒng)中電子印章的技術(shù)處理方法。一些合同量較大的單位都建設(shè)了合同管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)審簽合同有利于嚴(yán)格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方?jīng)]有使用系統(tǒng)，也可能使用不同的系統(tǒng)，不太可能使用同一系統(tǒng)進(jìn)行同一合同的審簽，合同簽署環(huán)節(jié)加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實(shí)現(xiàn)，應(yīng)通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統(tǒng)中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。

3.2 檔案管理系統(tǒng)中合同檔案的模塊設(shè)置。根據(jù)前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨(dú)門類進(jìn)行管理，但在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置獨(dú)立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因?yàn)槲臅?、科技等類型檔案的著錄項(xiàng)目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權(quán)簽約代表、合同對(duì)方等。但在編制檔號(hào)時(shí)，仍然按照所歸入的門類正常編號(hào)，并在備考表注明參見號(hào)。

3.3 合同檔案的數(shù)字化管理。合同檔案的數(shù)字化管理即利用OCR、存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，通過數(shù)據(jù)交換、轉(zhuǎn)存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)資源共享的工作機(jī)制。主要途徑如下：

3.3.1 搭建系統(tǒng)橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設(shè)了網(wǎng)絡(luò)版合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過建立聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口，實(shí)現(xiàn)已辦結(jié)合同數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)，直接實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

3.3.2 下載轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)。對(duì)于因經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等原因無法建立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

3.3.3 掃描掛接數(shù)據(jù)。通過掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)載體的合同轉(zhuǎn)化為電子合同，并進(jìn)行技術(shù)加工和處理，通過批量數(shù)據(jù)掛接方式，實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

結(jié)語：SOX（薩班斯）內(nèi)控檢查和內(nèi)部審計(jì)越來越嚴(yán)格，對(duì)境內(nèi)外上市企業(yè)合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強(qiáng)化合同檔案規(guī)范化管理，有助于提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]袁俊玲.關(guān)于合同檔案管理的若干思考[J].山東檔案，2000（4）：4～5.

[2]張?jiān)?合同檔案的特點(diǎn)及其管理[J].山西檔案，2000（4）：23～25.

篇2

人和法人之間簽訂的以實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，以及各自應(yīng)負(fù)的具體責(zé)任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護(hù)各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來越多的合同，對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟(jì)有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

一、合同檔案建立的必要性

著名法學(xué)家龐德有一句名言：“商業(yè)時(shí)代的財(cái)富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來的深刻影響。當(dāng)今社會(huì)市場環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時(shí)展潮流，增強(qiáng)法制觀念，積極參與到國際大平臺(tái)中，與其他企業(yè)進(jìn)行各種合作，取長補(bǔ)短，提高自身發(fā)展實(shí)力。但合作的同時(shí)，雙方為了維護(hù)自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中就要簽訂合同和協(xié)議，對(duì)同一類的合同文件進(jìn)行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對(duì)合同檔案的良好管理是企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要簽訂合同進(jìn)行記載和規(guī)范，當(dāng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)糾紛時(shí)需要利用合同檔案進(jìn)行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對(duì)組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時(shí)間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時(shí)間。合同檔案有自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有些合同的履行時(shí)間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時(shí)間較長，如重大項(xiàng)目建設(shè)工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時(shí)間。根據(jù)合同履行的時(shí)間，決定了合同檔案收集時(shí)間需要根據(jù)實(shí)際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個(gè)合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標(biāo)、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項(xiàng)目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個(gè)方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對(duì)合同檔案的分類首先離不開對(duì)合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)科目進(jìn)行整理，不過不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨(dú)門類，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價(jià)值，不同合同檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時(shí)，因?yàn)槭聦?shí)情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變?cè)械暮贤瑑?nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對(duì)其進(jìn)行編號(hào)以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責(zé)任者在合同檔案上簽字明確責(zé)任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規(guī)范化管理改進(jìn)建議

（一）解決合同收集難的建議。《合同法》第32條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章后合同成立?！币虼?，簽字和蓋章是檔案收集管理的關(guān)鍵點(diǎn)，公司可以在蓋章時(shí)就對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，方便了合同的收集工作。或者實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責(zé)任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴(yán)謹(jǐn)。（二）管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同的重視。應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理，加強(qiáng)管理者的管理意識(shí)。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強(qiáng)對(duì)合同保管員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其合同保管相關(guān)理論和責(zé)任意識(shí)；第三，要加強(qiáng)全公司對(duì)合同管理制度的認(rèn)知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并給予處罰。嚴(yán)格的制度落實(shí)可以避免合同發(fā)生問題時(shí)，責(zé)任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識(shí)薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對(duì)項(xiàng)目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅有利于合同需要人及時(shí)查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)工作，加大信息管理意識(shí)，營造良好的信息管理氛圍。

四、結(jié)語

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負(fù)責(zé)，充分認(rèn)識(shí)到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同檔案的規(guī)范化管理。

【參考文獻(xiàn)】

篇3

1.提高了工作效率

城市軌道交通合約檔案管理實(shí)施無紙化最為重要的作用便是，促進(jìn)了工作效率的提高，同時(shí)也加強(qiáng)了信息的共享，推進(jìn)了協(xié)同辦公的實(shí)現(xiàn)。通過無紙化歸檔鏈條，使各個(gè)環(huán)節(jié)均實(shí)現(xiàn)了無紙化的管理，如：可行性研究、項(xiàng)目概算、招投標(biāo)、合約簽訂、合約履行、計(jì)量支付、變更與簽證、內(nèi)部審計(jì)、項(xiàng)目決算、政府審計(jì)、概算回歸、項(xiàng)目后評(píng)價(jià)等，在此基礎(chǔ)上，對(duì)于文件的印發(fā)、通知與轉(zhuǎn)送等均得到了節(jié)省，同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了人力、物力與時(shí)間的節(jié)省，相關(guān)的工作人員可以利用電腦進(jìn)行權(quán)限范圍內(nèi)的查閱、修改、批注等，此時(shí)的歸檔與查找均具有便捷性與高效性，進(jìn)而保證了工作效率的提高[1]。

2.促進(jìn)了綠色環(huán)保

城市軌道交通合約檔案管理實(shí)施無紙化不僅保證了工作的效率，還適應(yīng)了綠色環(huán)保的要求。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的支持下，有效推進(jìn)城市軌道交通無紙化合約檔案管理，紙質(zhì)檔案的數(shù)量逐步減少，這樣做不僅節(jié)約紙張，保護(hù)了寶貴的森林資源，同時(shí)控制管理成本；最重要的目的是減少信息傳遞環(huán)節(jié)，提高辦公效率，這點(diǎn)對(duì)于當(dāng)前軌道建設(shè)迎來新一輪建設(shè)的總體大環(huán)境下，顯得尤為關(guān)鍵，意義深遠(yuǎn)。

二、城市軌道交通合約檔案管理無紙化的不足

1.在存儲(chǔ)方面

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，存儲(chǔ)技術(shù)有著較快的更新速度，雖然現(xiàn)有的存儲(chǔ)介質(zhì)擁有良好的保險(xiǎn)系數(shù)，但它也極易被淘汰，一旦新的格式不能對(duì)其進(jìn)行支持，則會(huì)影響現(xiàn)有文檔的正常讀取。同時(shí)，在無紙化合約檔案管理過程中，電子媒介受諸多因素的影響極易出現(xiàn)質(zhì)變，具體的影響因素有化學(xué)因素或者物理因素等，一旦電子媒介出現(xiàn)問題，則會(huì)出現(xiàn)文件無法打開的問題，此時(shí)的合約檔案管理存在一定存儲(chǔ)隱患。

2.在安全方面

電子文檔的安全性是重要的，它得到了人們的廣泛關(guān)注，主要是由于電子檔案極易被竊取。在無紙化管理過程中，竊密人員利用電子郵件或者U盤等便可以對(duì)合約檔案中重要檔案進(jìn)行竊取；同時(shí)合約檔案管理人員的離職，也會(huì)為別有用心的人員提供可乘之機(jī)，對(duì)重要的資料進(jìn)行刪除或者修改等。如果合約檔案中的重要文件或者關(guān)鍵信息出現(xiàn)泄漏、刪除或者流失等均會(huì)造成不可挽回的損失[2]。為了避免竊密人員對(duì)電子檔案文檔的違法利用，要求無紙化合約檔案管理要積極利用法律法規(guī)，在此基礎(chǔ)上，才能夠提高其安全性與保密性。

3.在轉(zhuǎn)換方面

城市軌道交通合約檔案管理的無紙化不能完全替代紙質(zhì)檔案，主要是由于無紙化檔案建設(shè)仍處于摸索階段，各個(gè)單位與部門均保留著紙質(zhì)檔案管理，同時(shí)政府對(duì)于無紙化辦公的支持力度較弱，進(jìn)而制約著無紙化檔案管理工作的開展。傳統(tǒng)檔案和現(xiàn)代檔案二者的轉(zhuǎn)換需要合理的協(xié)調(diào)與科學(xué)的規(guī)劃。目前，在實(shí)際檔案管理過程中，仍需要借助紙質(zhì)形式進(jìn)行打印，通過管理人員的簽字或者蓋章等才能夠保證其有效性與真實(shí)性。

三、城市軌道交通合約檔案管理實(shí)現(xiàn)無紙化的對(duì)策

1.提供無紙化管理的平臺(tái)

城市軌道交通合約檔案管理實(shí)現(xiàn)無紙化，需要為實(shí)際工作的開展提供可靠的類似于萬方數(shù)據(jù)知識(shí)平臺(tái)的大數(shù)據(jù)平臺(tái)架構(gòu)，通過此平臺(tái)，檔案使用人員可以根據(jù)自身的權(quán)限，對(duì)權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料進(jìn)行有效的利用，此時(shí)保證了資料信息的共享性與利用率。同時(shí)，無紙化檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建，為政府與企業(yè)無紙化檔案管理工作的開展提供了可靠的保障，使其具備了一定的可行性與可操作性。

2.構(gòu)建檔案信息安全機(jī)制

城市軌道交通合約檔案在實(shí)行無紙化管理過程中，為了保證檔案的安全性與可靠性，要構(gòu)建相應(yīng)的信息安全機(jī)制，該機(jī)制主要包括兩方面內(nèi)容，一方面為提高信息的安全利用，另一方面為保證硬件與軟件的安全管理。信息安全機(jī)制的建議要具有層次性與清晰性，對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)、遷移與校驗(yàn)等均要在完善的信息安全機(jī)制下運(yùn)作，對(duì)于檔案信息的查看與調(diào)用，要對(duì)不同級(jí)別的人員制定不同的管理規(guī)定，每級(jí)人員均要擁有各自的權(quán)限。同時(shí)安全管理要關(guān)注硬件與軟件兩個(gè)內(nèi)容，前者主要有服務(wù)器與計(jì)算機(jī)，要保證其高質(zhì)量；后者主要是指注重檔案管理軟件的更新與維護(hù)。同時(shí)，為了保證重要檔案信息的安全，要注重備份工作，此時(shí)的備份可以選用二級(jí)備份或者多級(jí)備份，如：大型服務(wù)器雙備份。

3.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

城市軌道交通合約檔案無紙化管理過程中，檔案管理人員扮演著重要的角色，要通過教育與培訓(xùn)，促進(jìn)相關(guān)人員綜合素質(zhì)的提高。具體的培訓(xùn)內(nèi)容有法律法規(guī)的學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)知識(shí)的掌握及職業(yè)道德素養(yǎng)的形成，通過系統(tǒng)的、全面的學(xué)習(xí)，管理人員的檔案管理意識(shí)將不斷增強(qiáng)，并根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)展開工作，以此保證了管理的合法性，同時(shí)在健全的知識(shí)體系下，檔案管理的信息化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理將逐漸實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)型將更加成功與高效[3]。

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關(guān)鍵詞 軌道交通行業(yè)；綜合檔案；檔案管理；一體化管理

在信息時(shí)代的沖擊下，軌道交通行業(yè)綜合檔案管理工作面臨一些問題，需要檔案管理人員追求創(chuàng)新，通過實(shí)施一體化管理措施促使提升其綜合檔案管理水平。

一、軌道交通行業(yè)綜合檔案管理面臨的主要問題

（一）綜合檔案管理的實(shí)踐比理論要少。從總體上看，自我國開始進(jìn)行檔案一體化管理的理論研究與實(shí)踐以來，實(shí)踐工作就遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于理論研究工作[1]。在實(shí)際的運(yùn)作過程中，軌道交通行業(yè)的工程檔案、行政檔案等歸不同的部門管理，相互之間缺乏交流，很多人很難將工程檔案、行政檔案等歸集一體，沒有意識(shí)到綜合檔案一體化管理是軌道交通行業(yè)檔案管理在信息時(shí)代的必然選擇。

（二）在建設(shè)信息資源網(wǎng)站方面存在不足。軌道交通行業(yè)實(shí)行綜合檔案一體化管理，最終目的在于為用戶使用檔案提供方便。由于軌道交通行業(yè)目前對(duì)于綜合檔案一體化管理的認(rèn)識(shí)存在不足，加上綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合平臺(tái)建設(shè)本身面臨著巨大的困難，導(dǎo)致我國軌道交通行業(yè)的綜合檔案一體化管理實(shí)踐中的信息資源網(wǎng)站建設(shè)跟國外信息網(wǎng)站中信息資源的集中程度相去甚遠(yuǎn)，且信息檢索也不夠快捷和方便。

（三）在研究綜合檔案用戶需求上不夠完善。不管是工程建設(shè)工作、行政管理工作，還是檔案管理工作，如果這些信息資源沒有被用戶有效利用，那么檔案也就失去了意義，更何況是將軌道交通行業(yè)工程檔案、行政檔案等有機(jī)結(jié)合的綜合檔案一體化管理工作，檔案的利用擁有更加重大的意義。然而，在我國軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理工作的實(shí)踐中依舊忽視研究用戶需求，即使研究了少數(shù)用戶的需求，通常也是淺嘗輒止、停留在表面，導(dǎo)致一些用戶在利用軌道交通行業(yè)的綜合檔案時(shí)態(tài)度不佳，得不到人性化的服務(wù)。

二、軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理對(duì)策

（一）鼓勵(lì)開展軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的實(shí)踐探索。針對(duì)軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理實(shí)踐少于理論研究的問題，應(yīng)鼓勵(lì)軌道交通行業(yè)的各個(gè)檔案館、參建單位等積極參與綜合檔案一體化管理的實(shí)踐活動(dòng)。一是要大力宣傳軌道交通行業(yè)工程檔案、行政檔案等的一體化管理，及時(shí)樹立綜合檔案一體化管理理念。宣傳工作應(yīng)從軌道交通行業(yè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層著手，爭取自上而下轉(zhuǎn)變對(duì)綜合檔案一體化管理的思想認(rèn)識(shí)，重新樹立綜合檔案組織管理理念，把領(lǐng)導(dǎo)的消極態(tài)度轉(zhuǎn)變成積極態(tài)度，形成充分利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息等技術(shù)，從本質(zhì)上改變綜合檔案管理政策、體制，加快實(shí)踐綜合檔案一體化管理的步伐。二是支持軌道交通行業(yè)實(shí)踐綜合檔案一體化管理。建立健全范圍廣、層次多、功能協(xié)調(diào)的綜合檔案一體化管理的理論體系，針對(duì)軌道交通行業(yè)成立綜合檔案一體化管理的協(xié)調(diào)機(jī)制，從而科學(xué)管理其工程檔案、行政檔案等，并及時(shí)分析綜合檔案一體化管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生的矛盾和問題，采取科學(xué)的手段解決問題，承擔(dān)起綜合檔案一體化管理的職責(zé)。

（二）建立健全軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。從當(dāng)下我國軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的實(shí)踐情況來看，建立健全一體化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)迫在眉睫。在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，傳遞信息、交流信息的時(shí)間限制、空間限制等已被消除，在某種程度上，信息資源已經(jīng)在全社會(huì)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了共享[2]。所以，構(gòu)建通用的、兼容的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，構(gòu)建綜合檔案一體化管理的各種信息資源網(wǎng)站，在網(wǎng)絡(luò)上有效整合軌道交通行業(yè)的工程檔案、行政檔案等信息資源，從而統(tǒng)一檢索、利用各種信息資源，以便更好地為社會(huì)、為用戶提供服務(wù)，從而充分發(fā)揮出軌道交通行業(yè)綜合檔案的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益。因此，只有建立健全綜合檔案一體化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，軌道交通行業(yè)才能更好地實(shí)施綜合檔案一體化管理。

（三）通過創(chuàng)新綜合檔案一體化管理體制來加強(qiáng)研究用戶需求。一體化管理創(chuàng)新主要體現(xiàn)在一體化建設(shè)與軌道交通企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)的雙重引導(dǎo)下，通過利用集成管理機(jī)制和協(xié)同、統(tǒng)一等方式，把以往工程檔案部門、行政檔案部門等具備的相應(yīng)資金、設(shè)備、工具、人力、物力等資源跟檔案管理的其他要素進(jìn)行集中和統(tǒng)一，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的綜合管理與控制，促使檔案管理要素優(yōu)化組合、合理搭配，并對(duì)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一的開發(fā)和利用，以順應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)軌道交通行業(yè)市場競爭提出的需求。那么在研究用戶需求方面，軌道交通行業(yè)就應(yīng)實(shí)踐一體化管理體制，通過對(duì)用戶在工程檔案、行政檔案等方面的需求開展調(diào)查和研究，以充分了解用戶需要什么信息，想要得到什么樣的服務(wù)等，從而改變以往封閉落后的檔案管理服務(wù)方式，爭取為用戶提供開放的、現(xiàn)代化的服務(wù)，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、設(shè)備等增強(qiáng)軌道交通行業(yè)檔案管理部門的信息集散能力、反應(yīng)能力、處理能力，從而提高各個(gè)檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量，為綜合檔案用戶提供人性化服務(wù)。同時(shí)，軌道交通行業(yè)檔案管理部門及人員通過研究用戶對(duì)工程檔案、行政檔案等信息的服務(wù)需求，能準(zhǔn)確地定位各自的服務(wù)對(duì)象，吸引更多的用戶利用檔案，這是軌道交通行業(yè)檔案一體化管理現(xiàn)實(shí)意義的體現(xiàn)。

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跟痛癥主要是指跟骨跖面由于慢性損傷所引起的疼痛,常伴有跟骨結(jié)節(jié)部前緣骨刺。跟痛癥多發(fā)于40～60歲的中年和老年人?！吨T病源候論》:“夫勞傷之人,腎氣虛損,而腎主腰腳…”治療上益采取補(bǔ)益肝腎,活血化瘀。

筆者采用當(dāng)歸雞血藤湯加穴位針灸治療跟痛癥38例,療效滿意,現(xiàn)報(bào)道如下。

1　資料與方法:

1.1　一般資料男27例,女11例;年齡最大者65歲,最小者48歲,平均41.5歲;左側(cè)發(fā)病者24例,右側(cè)發(fā)病者14例;病程最長者3年,最短者25天,平均1.1年。

1.2　診斷要點(diǎn)

1.2.1　起病緩慢,多為一側(cè)發(fā)病。

1.2.2　晨起患足疼痛明顯,活動(dòng)后疼痛緩解,活動(dòng)過久疼痛加重。

1.2.3　局部無明顯紅腫,跟骨結(jié)節(jié)處壓痛。

1.2.4　x線片常與臨床癥狀不相符,在鑒別診斷上有重要意義,跟骨側(cè)位x線片可見有骨刺或增厚的骨膜。

1.3治療方法

1.3.1　中藥治療:當(dāng)歸雞血藤湯方藥組成:當(dāng)歸30g,白芍30-60g,雞血藤15g,丹參30g,延胡索15g,五靈脂10g,威靈仙15g,制川草烏各10g,木瓜15g,黃芪30g,羊藿30g,川牛膝30g。上藥加水1000ml,濃煎取汁,分2次溫服,1天1劑。

1.3.2　針灸治療:取昆侖,仆參,太溪,水泉,三陰交,丘墟用補(bǔ)法,隔日1次。10次為1個(gè)療程。

2　治療效果

38例經(jīng)1-2個(gè)療程治療,痊愈(癥狀體征完全消失,能正常工作和生活)28例,治愈率達(dá)73.6%;顯效(癥狀基本消失)6例,約占15.7%;進(jìn)步(癥狀和體征較治療前有改善)4例,約占10.7%。治愈的28例經(jīng)6月～1年隨訪,未見復(fù)發(fā)。

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一、各單位所使用的公用公房宿舍，都是低租金制。其修繕保養(yǎng)費(fèi)不足部份，由市財(cái)政局補(bǔ)貼。補(bǔ)貼數(shù)應(yīng)按一九六二年至一九年三年來撥出修繕補(bǔ)貼平均數(shù)，統(tǒng)一撥給市房管局掌握用作宿舍房屋的修理，各單位歷年積存未用的租金，應(yīng)在房屋統(tǒng)管的同時(shí)全數(shù)移交市房管局。

二、在房屋統(tǒng)管后，住在公房宿舍的干部（包括職工）仍按一九五五年省人民委員會(huì)規(guī)定的宿舍租金標(biāo)準(zhǔn)繳納房租不變，并由各單位按月匯集轉(zhuǎn)交市房管局。所收公房宿舍租金仍按舊例不納房地產(chǎn)稅。

三、各單位原租入市房產(chǎn)公司或私人的房屋作宿舍，而又只按公用公房宿舍租金標(biāo)準(zhǔn)向住戶收取房租，其租金差額過去由市財(cái)局撥款或在本單位房屋宿舍租金收入中撥補(bǔ)的，在統(tǒng)一管理后，一律由市財(cái)局統(tǒng)一撥交各單位直接繳交。至于包干單位的租金差額，按市財(cái)局規(guī)定由包干單位在包干經(jīng)費(fèi)項(xiàng)下支付，不得在用本單位所收公房宿舍租金補(bǔ)貼。

四、原住公房宿舍的干部，過去享受水、電補(bǔ)貼的，仍按省人委規(guī)定辦理，由原單位負(fù)責(zé)。

五、房屋統(tǒng)一管理后，市房管局委托房產(chǎn)公司設(shè)立廣州市房產(chǎn)公司機(jī)關(guān)用房管理所（下簡稱管理所）負(fù)責(zé)市屬各級(jí)單位所單位所使用的宿舍房屋的維修保養(yǎng)和管理工作，管理所要配備作風(fēng)正派，有一定業(yè)務(wù)水平的人員和維修工人。對(duì)于市委、市人委、市公安局三個(gè)單位，管理所可選派常駐的管理員和維修工人，及時(shí)做好房屋維修工作。這些派駐人員受管理所和駐在單位雙重領(lǐng)導(dǎo)。

六、統(tǒng)一管理后，各單位對(duì)所使用的房屋，仍應(yīng)注意進(jìn)行經(jīng)常性的安全檢查；　需要修理的，要及時(shí)向統(tǒng)管部門反映。管理所應(yīng)根據(jù)“以租養(yǎng)房”的原則，對(duì)房屋進(jìn)行及時(shí)的維修，合理養(yǎng)護(hù)，保證房屋安全，逐步地適當(dāng)改善房屋住用條件。

七、統(tǒng)一管理后，各單位原使用的公用公房宿舍的使用權(quán)不變，零星空出的房間，可由原單位調(diào)劑分配。但宿舍已由幾個(gè)單位干部穿插居住，原單位不愿意管理的，可移交管理所直接管理，空房分配權(quán)屬管理所。

八、干部調(diào)動(dòng)后，調(diào)入單位應(yīng)盡量安排新來同志住房，如調(diào)入單位未能解決其住房的，其所住的宿舍原單位不得迫遷或采取加租等辦法進(jìn)行變相迫遷，如調(diào)入單位已安排住房，則應(yīng)服從住房調(diào)整，不得諸多挑擇。

九、在房屋統(tǒng)管后，各單位應(yīng)停止向房產(chǎn)公司或私房業(yè)主租入房屋作單位宿舍。如確實(shí)需要的，應(yīng)先報(bào)市財(cái)政局批準(zhǔn)撥補(bǔ)貼款后，才能租用。

十、市委、市人委、市公安局、市稅局及各區(qū)區(qū)委、區(qū)人委等包干單位，由于今年的經(jīng)費(fèi)指標(biāo)，已由市財(cái)局分配給他們包干。其公房宿舍所收租金如不足支付修繕費(fèi)時(shí)，在一九六五年度內(nèi)由有關(guān)單位協(xié)助解決。從一九六六年起，上述包干單位的修繕補(bǔ)貼款仍按第一條規(guī)定辦理。

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一、引言

隨著高校對(duì)教學(xué)科研設(shè)備的投入不斷加大，教學(xué)科研水平的不斷提高，高校所購的教學(xué)科研進(jìn)口儀器設(shè)備不斷增多，只有加強(qiáng)對(duì)進(jìn)口設(shè)備的合同管理才能使采購合同更加規(guī)范、有效，才能保證高校所引入的進(jìn)口設(shè)備的質(zhì)量、服務(wù)，通過對(duì)進(jìn)口設(shè)備合同的有效管理，不僅能夠?qū)①徶蔑L(fēng)險(xiǎn)降至最低，還能有效的實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部設(shè)備的管理，保證高校進(jìn)口設(shè)備引入資金的合理使用，發(fā)揮設(shè)備的最大效益。

二、加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同管理的必要性

一般情況下，高校進(jìn)口設(shè)備合同管理分為合同前期準(zhǔn)備工作、合同簽訂工作、合同執(zhí)行工作、合同歸檔工作、特殊事件處理工作五部分。進(jìn)口設(shè)備合同管理能夠保證在引入進(jìn)口設(shè)備前期明確相關(guān)的規(guī)章制度，使進(jìn)口設(shè)備采購過程滿足相應(yīng)的條款，從而使供需雙方需求協(xié)調(diào)一致，使簽訂內(nèi)容更加合理有效，并讓雙方能夠根據(jù)合同內(nèi)容履行相應(yīng)的職責(zé)，防止違約情況發(fā)生[1]。進(jìn)口設(shè)備合同管理是動(dòng)態(tài)的，是貫穿于高校進(jìn)口設(shè)備采購過程和使用過程中一項(xiàng)不可缺少的工作，加強(qiáng)設(shè)備合同管理能夠使高校和供應(yīng)設(shè)備單位訂立并履行合同，不僅能夠保證高校的權(quán)益，更有利于高校合同管理工作的順利實(shí)施。

三、加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同管理的策略

為了使進(jìn)口設(shè)備合同管理工作發(fā)揮更大的作用，下面提出六項(xiàng)加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同管理的策略。

1.構(gòu)建完善的進(jìn)口設(shè)備合同管理制度。要保證進(jìn)口設(shè)備合同管理工作能夠有效開展，首先要構(gòu)建完善的進(jìn)口設(shè)備合同管理制度，這就要求高校做好以下幾方面的工作：一是重視進(jìn)口設(shè)備合同管理工作；二是制定有針對(duì)性的合同管理辦法；三是完善進(jìn)口設(shè)備合同檔案管理。同時(shí)高校管理部門應(yīng)該結(jié)合儀器設(shè)備采購工作特點(diǎn)，建立相應(yīng)的進(jìn)口設(shè)備采購和進(jìn)口設(shè)備合同管理部門，讓專門人員進(jìn)行高校合同管理工作[2]。其中進(jìn)口設(shè)備管理制度不僅要包括詳細(xì)的管理流程、管理工作主要內(nèi)容、管理規(guī)范，還要包括對(duì)工作人員的管理要求，保證工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)口設(shè)備合同管理的規(guī)范化。

2.增加進(jìn)口設(shè)備合同管理工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在具備詳細(xì)、系統(tǒng)的管理制度后，就要有效提高高校進(jìn)口設(shè)備合同管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，高校要為進(jìn)口設(shè)備合同管理人員提供更加專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，使工作人員能夠在了解進(jìn)口設(shè)備管理工作重要性的同時(shí)，掌握到更多的合同管理理論知識(shí)，并通過高校提供的實(shí)踐培訓(xùn)機(jī)會(huì)，將掌握到的理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作中，從而提升自身的業(yè)務(wù)水平，使工作人員能夠?qū)⒐ぷ髯龅酶谩⒏轿弧?/p>

3.完善進(jìn)口設(shè)備合同管理流程。在高校進(jìn)口設(shè)備合同管理工作中，合同管理流程起著決定性的作用，保證合同管理流程能夠按照前期準(zhǔn)備工作、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同歸檔順序進(jìn)行，其中每一項(xiàng)工作都十分重要，在完善管理流程工作中，也要不斷完善每一項(xiàng)合同管理內(nèi)容，保證在前期準(zhǔn)備工作時(shí)能夠大致確定合同中涉及的內(nèi)容，在合同簽訂過程中，要仔細(xì)核對(duì)合同內(nèi)容，避免出現(xiàn)漏項(xiàng)、條約不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐栴}，同時(shí)在執(zhí)行過程中，高校應(yīng)該有效的使用進(jìn)口設(shè)備合同，保證自身權(quán)益，最后在做合同歸檔時(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)該及時(shí)并按照高校合同管理規(guī)范進(jìn)行歸檔工作。

4.實(shí)現(xiàn)進(jìn)口設(shè)備合同管理信息化?，F(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各個(gè)行業(yè)中得到了良好的使用，特別是在高校管理進(jìn)口設(shè)備合同時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息化能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)口設(shè)備合同的更優(yōu)管理。推進(jìn)高校進(jìn)口設(shè)備合同管理信息化就要做出以下努力：一是增加對(duì)合同管理人員的信息化培訓(xùn)，使合同管理者能夠掌握基礎(chǔ)的信息管理工作方法和基本的操作技能；二是構(gòu)建完善的進(jìn)口設(shè)備合同管理信息化制度，使工作人員能夠有章可循，同時(shí)在規(guī)章制度的指導(dǎo)下更好的完成信息化管理中每一項(xiàng)細(xì)化工作；三是支持與鼓勵(lì)合同管理人員進(jìn)行合同信息統(tǒng)計(jì)、整理、分析與提取工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息化管理過程中存在的不足并盡快解決，使高校進(jìn)口設(shè)備合同管理模式更加完善。

5.加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同歸檔管理。合同歸檔管理工作是高校合同管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，合同歸檔工作的順利進(jìn)行不僅能夠提高高校合同管理工作效率，更能夠保證高校進(jìn)口設(shè)備的維護(hù)權(quán)益[3]。加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同檔案管理工作，就要在提高工作人員工作能力的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化，同時(shí)，要結(jié)合高校進(jìn)口設(shè)備引進(jìn)情況制定適合的管理方式，使合同歸檔管理工作效率更高。6.及時(shí)處理特殊事件，預(yù)防進(jìn)口設(shè)備合同違約。在進(jìn)口設(shè)備引入期間及合同管理期間難免會(huì)發(fā)生一些特殊事件，當(dāng)發(fā)生特殊事件時(shí)，高校設(shè)備管理工作者應(yīng)該及時(shí)處理事故，防止發(fā)生進(jìn)口設(shè)備合同違約問題，避免給高校帶來經(jīng)濟(jì)損失。高校進(jìn)口設(shè)備合同管理人員應(yīng)該做好以下幾方面工作：一是及時(shí)分析當(dāng)前本校進(jìn)口設(shè)備合同執(zhí)行情況，對(duì)合同中存在的一些履行期限條款不明、售后服務(wù)包含不明的情況與供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決；二是制定相應(yīng)對(duì)策，在簽訂合同前，實(shí)現(xiàn)合同內(nèi)容的細(xì)化，做好預(yù)防進(jìn)口設(shè)備合同違約工作。

四、進(jìn)口設(shè)備合同管理的注意事項(xiàng)

由于高校進(jìn)口設(shè)備在引進(jìn)過程中關(guān)系著學(xué)校的權(quán)益，因此，進(jìn)口設(shè)備合同管理工作十分重要，在管理過程中要注意以下管理事項(xiàng)：一是前期準(zhǔn)備工作中的詳細(xì)程度和人員業(yè)務(wù)能力，重視人員在進(jìn)行前期管理工作中能夠按照相應(yīng)的合同管理制度開展工作，保證工作人員工作的規(guī)范化；二是在合同簽訂過程中的注意事項(xiàng)，合同簽訂中的條約影響著高校在日后履行合同的權(quán)益，因此，在簽訂合同過程中，高校應(yīng)該注意合同條約的完整性和詳細(xì)性，保證供應(yīng)商能夠?yàn)楦咝Ｌ峁└鼉?yōu)質(zhì)的售后服務(wù)；三是進(jìn)口設(shè)備合同執(zhí)行工作中的注意事項(xiàng)，主要包括設(shè)備的驗(yàn)收、付款、免稅業(yè)務(wù)以及監(jiān)督審核工作，這些工作保證了高校的權(quán)益，因此高校應(yīng)該注意在合同執(zhí)行中的注意事項(xiàng)；四是進(jìn)口設(shè)備合同歸檔工作，合同歸檔是合同管理中的最后一項(xiàng)工作，同時(shí)也是合同管理中的最基礎(chǔ)、最重要的一項(xiàng)工作，只有將合同進(jìn)行正確的歸檔，才能保證合同的有效性，當(dāng)發(fā)生問題時(shí)才能夠最有效的履行合同。

五、結(jié)語

總之，進(jìn)口設(shè)備引進(jìn)和管理是高校管理中一項(xiàng)重要的工作，只有加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同管理才能有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)高校進(jìn)口設(shè)備的質(zhì)量控制，保證設(shè)備的使用質(zhì)量和進(jìn)口設(shè)備在出現(xiàn)一些問題時(shí)的售后服務(wù)工作，關(guān)系到高校采購進(jìn)口設(shè)備的權(quán)益。做好相應(yīng)的進(jìn)口設(shè)備合同管理工作，不僅需要設(shè)備采購部門的細(xì)心與配合，更需要高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)負(fù)責(zé)人的重視與支持，保證高校進(jìn)口設(shè)備合同管理工作能夠發(fā)揮重要的作用，保障高校權(quán)益。

作者:賴力斌 單位:貴州大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處

參考文獻(xiàn)：

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發(fā)展社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)要求依法辦事和自由競爭。通過合同來進(jìn)行規(guī)范市場行為同時(shí)體現(xiàn)了市場經(jīng)濟(jì)的這兩項(xiàng)重要特點(diǎn)。訂立合同最基本的依據(jù)就是《合同法》，此外還有其他法律來約束合同的訂立，如《建筑法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》，因此合同管理體現(xiàn)了依法治企理念。同時(shí)，合同的最大特點(diǎn)就是，在不違反強(qiáng)制性規(guī)范的同時(shí)，最大限度的體現(xiàn)當(dāng)事人的意思自治。因此，合同管理是企業(yè)順應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展、依法治企的大趨勢(shì)。

現(xiàn)代企業(yè)自身發(fā)展的要求

合同管理貫穿項(xiàng)目管理的始終，是業(yè)主、承包商與市場連接的橋梁與紐帶，工程施工、監(jiān)理和驗(yàn)收的重要法律依據(jù)。強(qiáng)化合同管理，有利于建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量控制、投資控制、進(jìn)度控制，有利于提高業(yè)主與承包商的履約率，同時(shí)實(shí)現(xiàn)雙方當(dāng)事人利益，促進(jìn)企業(yè)、行業(yè)發(fā)展。

規(guī)范市場主體行為的需要

合同管理的全過程都明確界定了市場主體雙方的基本權(quán)利和義務(wù)，是各方行使權(quán)利、履行義務(wù)的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是正確處理項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的各種違約與索賠等糾紛的重要依據(jù)。市場活動(dòng)中不斷涌現(xiàn)誠信危機(jī)、不正當(dāng)競爭等危害市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，主要是企業(yè)管理者法律意識(shí)淡薄，合同管理弱化的結(jié)果。強(qiáng)化合同管理，使市場主體時(shí)刻受到合同管理的約束，按照約定履行義務(wù)、處理糾紛，起到規(guī)范市場主體和整頓市場的積極作用。

合同管理體系的構(gòu)建

合同管理體系是指以相關(guān)法律為基礎(chǔ)，以合同為管理對(duì)象，以合同管理組織為管理主體，依據(jù)雙方簽訂的合同，建立嚴(yán)格履行合同職責(zé)和義務(wù)的評(píng)審、實(shí)施、履約評(píng)價(jià)和持續(xù)改進(jìn)的體系。

（一）確定合同管理組織及其職責(zé)

合同管理貫穿項(xiàng)目的全過程，包括從項(xiàng)目的前期調(diào)研、談判、合同評(píng)審和簽訂，到中期的合同履行、變更和監(jiān)督，再到后期的項(xiàng)目總結(jié)與評(píng)價(jià)等全部工作。因此，必須是全員參與。全員參與有兩層含義：一是全體員工都應(yīng)該具備合同意識(shí)，具備按照合同辦事的意識(shí)；二是各業(yè)務(wù)部門都應(yīng)參與合同管理的分工協(xié)作。全員參與要求明確企業(yè)內(nèi)部合同管理的各參與方，包括各職能部門和專業(yè)負(fù)責(zé)人的權(quán)責(zé)，打破條塊分割，清晰劃分工作界面，確保各部門發(fā)揮優(yōu)勢(shì)、分工合作、緊密結(jié)合，協(xié)力做好合同管理工作。

合同管理在全員參與的基礎(chǔ)上有歸口管理部門。企業(yè)應(yīng)建立獨(dú)立的、與企業(yè)其他職能部門平行的合同管理部門，并配備專職合同管理人員。在實(shí)踐中，許多大中型企業(yè)都已經(jīng)建立了法律事務(wù)機(jī)構(gòu)，因合同以法律為基礎(chǔ)，因此將合同管理集中于法律事務(wù)部門，一般稱為合同部。合同部的重要職能就是推進(jìn)合同管理工作的專業(yè)化、制度化、科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與信息化。

（二）建立健全合同管理制度

1、前期參與制度

在簽署合同前，合同管理人員要參與到項(xiàng)目的招標(biāo)投標(biāo)、合同談判等工作，就合同相關(guān)事宜提供專業(yè)支持并進(jìn)行合規(guī)審查。合規(guī)審查包括營業(yè)范圍、資質(zhì)審查、履約能力調(diào)研、招標(biāo)投標(biāo)文件的審核、權(quán)利義務(wù)劃分，風(fēng)險(xiǎn)分析等諸多內(nèi)容。

對(duì)于招標(biāo)文件的審核是承包商應(yīng)進(jìn)行的工作。審核招標(biāo)文件，首先要審核招標(biāo)文件是否符合簽訂合同的各項(xiàng)原則，是否符合國家有關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定。只有這樣，才能確保投標(biāo)單位在公平、公正、競爭、有序的前提下進(jìn)行投標(biāo)。其次要審核其內(nèi)容，確保企業(yè)自身?xiàng)l件能滿足招標(biāo)文件的需要，確保招標(biāo)文件響應(yīng)招標(biāo)要求。對(duì)于模糊不不清的地方要進(jìn)行澄清。招標(biāo)單位的澄清文件、會(huì)議紀(jì)要、其他補(bǔ)充文件以及后來的中標(biāo)通知書都將成為合同的組成部分，但最重要的是進(jìn)行招標(biāo)文件中的合同條件的審核和分析。

權(quán)利義務(wù)的劃分在合同管理的前期談判工作中至關(guān)重要。任何一方主體都要預(yù)防相對(duì)方憑借自身優(yōu)勢(shì)或市場地位，在合同中明顯加重對(duì)方責(zé)任、免除自身責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利的顯失公平條款。

分析風(fēng)險(xiǎn)、明確風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)責(zé)任也是合同管理的重要內(nèi)容之一。項(xiàng)目執(zhí)行過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，對(duì)于這些風(fēng)險(xiǎn)，既不能完全預(yù)見和把握，也不能在執(zhí)行中完全避免。為了盡量減少風(fēng)險(xiǎn)，避免由于風(fēng)險(xiǎn)造成的損失和爭執(zhí)，業(yè)主在招標(biāo)文件中應(yīng)盡可能提供充足的資料，制定明確的合同條款和規(guī)范，承包方則應(yīng)認(rèn)真研究招標(biāo)文件，仔細(xì)地分析和估計(jì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，謹(jǐn)慎編制投標(biāo)文件。

2、合同范本編制與管理

如果一個(gè)企業(yè)沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的合同范本庫，每個(gè)項(xiàng)目都要臨時(shí)編寫將耗費(fèi)巨大的人力和財(cái)力，而且還可能耽誤工程進(jìn)度。

由此可見，通過編制企業(yè)自己的合同范本，可以大大提高合同草擬和合同談判的質(zhì)量和效率，促進(jìn)全面防范風(fēng)險(xiǎn)制度的構(gòu)建，推進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，并對(duì)外樹立良好的企業(yè)形象。

在擬定合同文本的內(nèi)容時(shí)，合同管理人員必須對(duì)工程現(xiàn)狀進(jìn)行深入調(diào)研，使擬定合同具有預(yù)見性，并且要對(duì)合同進(jìn)行細(xì)致分析，避免所擬定的條款出現(xiàn)歧義。擬定合同文本要把握以下要點(diǎn)：明確訂立時(shí)間和優(yōu)先順序；約定價(jià)款和工作時(shí)限；明確組成合同文件的解釋順序；重視索賠條款的擬定。合同初稿擬定后，要進(jìn)行合法性分析及完備性分析。同時(shí)要確保構(gòu)成合同的各種文件齊全、合同條款齊全、合同用詞準(zhǔn)確、對(duì)項(xiàng)目可能出現(xiàn)的不清情況有足夠的預(yù)見性。

3、合同的評(píng)審、審批、簽訂管理

合同的評(píng)審是指合同審查人員對(duì)合同初稿進(jìn)行全面審閱和審查，提出修改建議的過程。合同評(píng)審要堅(jiān)持以下原則：（1）合法性原則；（2）公平性原則；（3）風(fēng)險(xiǎn)性原則；（4）可行性原則。

合同的審批是由企業(yè)相關(guān)職能部門和負(fù)責(zé)人按照一定的流程，在各自的權(quán)限與職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)合同進(jìn)行審核與批準(zhǔn)。任何合同都必須經(jīng)過合同部的評(píng)審，未經(jīng)評(píng)審的合同不得提交審批。合同的審批流程具體包括：（1）具體業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審批；（2）企業(yè)職能部門審批；（3）項(xiàng)目主任審批；（4）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。

合同經(jīng)過合同部的評(píng)審、負(fù)責(zé)人的審批就進(jìn)入簽訂階段，也就是進(jìn)行合同的正式簽署。合同的簽訂需要兩個(gè)條件：一是合同審批表，合同審批表是合同評(píng)審與審批流程形成的紙質(zhì)痕跡，是確認(rèn)合同經(jīng)過評(píng)審和審批的依據(jù)；二是授權(quán)委托書，是法定代表人授權(quán)代表代表企業(yè)簽署合同。合同審批表和授權(quán)委托書都是后期進(jìn)行合同歸檔的內(nèi)容。

4、合同的履行與動(dòng)態(tài)管理

合同的履行跟蹤與動(dòng)態(tài)管理是合同管理的重要組成部分，也是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的關(guān)鍵點(diǎn)，因此在合同簽訂后，要及時(shí)跟蹤合同的履行，進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，合同的履行主要把握以下幾點(diǎn)：

（1）重視現(xiàn)場簽證。簽證必須按照合同條款進(jìn)行。如果發(fā)生變更，要格外謹(jǐn)慎，尤其要重視設(shè)計(jì)和施工圖變更，此類簽證只需對(duì)變更或修正的項(xiàng)目進(jìn)行簽認(rèn)，未發(fā)生變更的圖紙無需重復(fù)簽認(rèn)。

（2）及時(shí)記錄、收集、和整理各種文件資料。一是現(xiàn)場記錄，包括現(xiàn)場施工日志、施工報(bào)告、業(yè)主和工程師的指令和往來信件、出勤情況、設(shè)備材料使用報(bào)表、中間驗(yàn)收記錄、事故記錄、現(xiàn)場會(huì)議記錄、施工進(jìn)度記錄等；二是財(cái)務(wù)報(bào)表，包括施工進(jìn)度款報(bào)表、會(huì)計(jì)總賬、財(cái)務(wù)審批報(bào)告等。

（3）進(jìn)度動(dòng)態(tài)管理。在合同履行中，要隨時(shí)把握進(jìn)度的變化，運(yùn)用圖標(biāo)、線路等編制方法編制出實(shí)際工期。將實(shí)際工期與計(jì)劃工期進(jìn)行比較對(duì)照，如果出現(xiàn)偏差要及時(shí)分析，找出原因，及時(shí)更正，加強(qiáng)控制措施，確保最終的實(shí)際工期與計(jì)劃工期偏離不是太大。同時(shí)，根據(jù)偏差原因做好索賠工作。

（4）質(zhì)量動(dòng)態(tài)分析。工程質(zhì)量是關(guān)鍵，質(zhì)量管理也應(yīng)該是動(dòng)態(tài)管理，時(shí)刻跟蹤質(zhì)量變化，避免偏離合同規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

5、合同的歸檔制度

合同管理不只是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過程的管理，合同的歸檔也是合同管理的重要內(nèi)容。合同管理歸檔制度不僅使企業(yè)文件資料的保管與歸檔工作統(tǒng)一管理，而且是處理經(jīng)濟(jì)糾紛、切實(shí)維護(hù)企業(yè)自身合法權(quán)益的有效憑證。

合同文本、有關(guān)合同的修改、補(bǔ)充、變更、中止、解除的協(xié)議、法定代表人授權(quán)委托書、合同審批表等合同文件都應(yīng)列入合同歸檔的范疇。各項(xiàng)文件內(nèi)容都應(yīng)確保其完整性，其中合同文本的完整性應(yīng)包括：合同中約定的“合同文件”范圍以及合同附件、合同附錄等。

合同歸檔不止是所有合同文件的簡單整理，每一份合同都應(yīng)當(dāng)獨(dú)立建檔并編號(hào)，并做好合同歸檔的臺(tái)帳工作，確保合同歸檔制度意義的充分實(shí)現(xiàn)。

篇9

前言

在當(dāng)今這個(gè)社會(huì)，很多的財(cái)富都是由合同構(gòu)成的，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營離不開合同，合同不僅是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應(yīng)用越來越廣泛的情況下，如何加強(qiáng)合同檔案的管理是一個(gè)值得思考的問題，文章從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析了合同檔案的各項(xiàng)問題。

1、合同檔案的收集工作

合同要經(jīng)過起草、審核、審批簽署、責(zé)任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，因而這一過程中的長時(shí)間流轉(zhuǎn)會(huì)給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質(zhì)量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發(fā)都應(yīng)到場，根據(jù)合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時(shí)候?qū)贤M(jìn)行編號(hào)登記使其成為合同檔案的憑據(jù)，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就即時(shí)收集歸檔。合同檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關(guān)的文件如催告函件等也應(yīng)該及時(shí)收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時(shí)效的損失。第二，檔案管理人員要通過對(duì)合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，在合同審批的過程中應(yīng)該填寫合同審批單，審批單應(yīng)由經(jīng)辦部門填寫，記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息，并實(shí)行一式三聯(lián)的統(tǒng)一格式，附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時(shí)候一般不應(yīng)提供合同文本的原件，而是提供復(fù)印件。對(duì)合同檔案的查閱應(yīng)該建立起管理制度，加強(qiáng)合同檔案的保密性。只有按上述規(guī)范操作才能真實(shí)反映每一份合同形成的全過程信息，進(jìn)而從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。

2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍

說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進(jìn)行分類，分為合同準(zhǔn)備前期文件、合同簽訂文件、合同執(zhí)行文件。筆者所在的企業(yè)，合同管理檔案作為一大類，是一級(jí)類目，合同種類作為二級(jí)類目，合同文件類型作為三級(jí)類目?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目要求與檔案整理規(guī)范》和《核電文件檔案管理要求》對(duì)合同文件的歸檔范圍在規(guī)范性附錄中均有規(guī)定，可以參照制訂企業(yè)合同檔案的歸檔范圍。

然而隨著檔案信息數(shù)字化處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監(jiān)控保管，把人們從繁重單調(diào)的勞作中解放出來；同時(shí)也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護(hù)。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當(dāng)前很多檔案館都在努力推行數(shù)字化管理，一方面對(duì)館藏檔案進(jìn)行掃描，建立信息管理系統(tǒng)；另一方面，對(duì)新進(jìn)館檔案實(shí)行電子報(bào)送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統(tǒng)。從實(shí)現(xiàn)合同檔案管理數(shù)字化、建立數(shù)字合同檔案館的長遠(yuǎn)目標(biāo)來看，實(shí)行電子歸檔是其中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。筆者所在的企業(yè)根據(jù)規(guī)定合同檔案的歸檔范圍為：合同準(zhǔn)備前期文件包括前期準(zhǔn)備綜合性文，立項(xiàng)與相關(guān)文件，資格預(yù)審，詢價(jià)、報(bào)價(jià)，招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)文件、合同推薦及支持文件、談判及相關(guān)文件（含會(huì)議紀(jì)要、來往函件、談判中的臨時(shí)協(xié)議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議書、保函與其它。

3、明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中規(guī)定“企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門或項(xiàng)目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)；企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對(duì)齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，并對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)?！睋?jù)此，我們可以肯定合同檔案歸檔責(zé)任部門應(yīng)為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動(dòng)與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規(guī)定合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1季度內(nèi)向檔案部門移交。這推進(jìn)了合同檔案整理的規(guī)范性和可操作性。

4、檔案部門跟蹤考核，以推動(dòng)合同檔案歸檔工作

在很多人的認(rèn)識(shí)里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識(shí)不強(qiáng)，要做好此項(xiàng)工作，必須要得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎(jiǎng)金系數(shù)掛鉤。筆者所在的企業(yè)就將文件是否及時(shí)歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對(duì)各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計(jì)劃，每月跟蹤考核，并在7月對(duì)歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門。且每年年初檔案部門會(huì)向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對(duì)照清單核查是否已歸檔，統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，發(fā)與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動(dòng)了合同檔案歸檔工作的主動(dòng)性和及時(shí)性，并確保歸檔文件的原始性。

5、合同檔案工作遇到的問題和思考

合同檔案工作雖然滿足了企業(yè)一部分的需要，但在合同檔案工作中，發(fā)現(xiàn)仍存在一些問題。

1.檔案人員催促合同經(jīng)辦人及時(shí)移交檔案，合同經(jīng)辦人抱怨工作太多，沒有時(shí)間整理，或整理質(zhì)量較差。針對(duì)這個(gè)問題，筆者建議可以考慮采用合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同歸檔有關(guān)文件的收集和初步整理，合同部門設(shè)立專職檔案人員負(fù)責(zé)合同檔案的規(guī)范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號(hào)打印、裝訂等，并負(fù)責(zé)向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標(biāo)和談判過程，便于掌握合同相關(guān)有關(guān)情況，利于理解合同檔案的系統(tǒng)性。專職檔案人員保持相對(duì)穩(wěn)定，檔案部門對(duì)其進(jìn)行定期的指導(dǎo)和培訓(xùn)。

2.檔案人員無法及時(shí)掌握合同簽訂情況，不能及時(shí)跟蹤。雖然制定了合同準(zhǔn)備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交，合同執(zhí)行文件在合同執(zhí)行完畢后1個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交規(guī)定。但因?yàn)闄n案部門不能掌握合同是否簽訂，何時(shí)簽訂等信息，無法做到及時(shí)跟蹤。經(jīng)常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發(fā)現(xiàn)合同沒有移交的情況。針對(duì)這個(gè)問題，可以考慮在信息系統(tǒng)合同管理模塊中加入檔案人員節(jié)點(diǎn)，合同管理模塊與文檔管理之間建立關(guān)聯(lián)，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時(shí)合同模塊也可以調(diào)閱與該合同相關(guān)的文檔，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況。

6、加強(qiáng)合同檔案部門的管理工作

合同檔案還沒有作為一個(gè)單獨(dú)的管理門類，而是依據(jù)合同的的性質(zhì)、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經(jīng)常指定同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案。如今企業(yè)的合同數(shù)目增多，使用的頻率也提高，同時(shí)伴隨合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)的合同檔案管理工作與如今的形勢(shì)存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業(yè)認(rèn)證工作，建立專業(yè)化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。

6.1檔案部門要加強(qiáng)其有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系

檔案部門要發(fā)揮主觀性配合業(yè)務(wù)部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業(yè)務(wù)部門的檔案意識(shí)，同時(shí)應(yīng)該明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，并根據(jù)不斷變化的情況進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，清理遺漏的合同材料，對(duì)有期限規(guī)定的合同的辦理情況進(jìn)行通報(bào)和督促。

6.2檔案管理部門要實(shí)行合同安全統(tǒng)一管理

為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對(duì)合同檔案文本進(jìn)行集中管理。統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作。

6.3開展檔案部門跟蹤考核管理

在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對(duì)照清單統(tǒng)計(jì)未歸檔合同清單，同時(shí)發(fā)與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計(jì)劃，進(jìn)行每月的跟蹤考核。在年中再次統(tǒng)計(jì)分析這半年的歸檔情況，形成報(bào)告由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，通報(bào)公司各部門。

6.4明確歸檔責(zé)任部門，制訂合同檔案整理辦法

篇10

一井水：合同檔案是按文種劃分的，而企業(yè)檔案分類是以工作職能來劃分的，如黨群、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)、人事等十大類，每類都可能涉及合同檔案，因此，屬于哪類合同歸到哪類進(jìn)行管理。

Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨(dú)設(shè)成合同檔案門類比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經(jīng)把合同檔案單純?cè)O(shè)置了模塊。其目錄按“檔號(hào)、合同名稱、合同編號(hào)、責(zé)任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項(xiàng)來設(shè)置，查找方便。

后發(fā)制人：如合同數(shù)量不是很多、比較零散時(shí)，可不單獨(dú)設(shè)置模塊，將其歸入對(duì)應(yīng)門類便可；如合同數(shù)量較多也相對(duì)集中，最好另設(shè)一個(gè)模塊單獨(dú)管理。

zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時(shí)分散到各個(gè)類別的檔案中去，像“一井水”所說，屬于哪一類就歸到哪一類去，在管理系統(tǒng)中建立合同數(shù)據(jù)庫，將合同的基本信息，如編號(hào)、名稱、合同對(duì)方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見號(hào)等詳細(xì)著錄。既保證原有檔案間聯(lián)系，維護(hù)其完整性和系統(tǒng)性，又實(shí)現(xiàn)了檢索和利用的便捷性。

savvy：還有另外一種方法，那就是實(shí)體集中存放，然后，通過檔案管理系統(tǒng)，將相應(yīng)的條目或者數(shù)字檔案放到對(duì)應(yīng)的類別里去。

郭東升：一般說，不將合同入在會(huì)計(jì)類、人事類。牽涉這兩類的合同一般應(yīng)入其相關(guān)行政管理類、經(jīng)營管理類。國家檔案局已經(jīng)出臺(tái)了企業(yè)檔案實(shí)體分類整理規(guī)則，應(yīng)該依照規(guī)則結(jié)合本企業(yè)實(shí)際貫徹執(zhí)行。作為企業(yè)，國家為之出臺(tái)的分類暫行規(guī)則，是本單位制訂分類方案的基本依據(jù)。企業(yè)應(yīng)該以此為基本框架，結(jié)合單位實(shí)際編制本單位的分類方案。

Smxlhy：同意一井水的觀點(diǎn)，合同檔案應(yīng)歸入相應(yīng)類別，并區(qū)分不同價(jià)值來保持文件間有機(jī)聯(lián)系。

一井水：合同是一類文書的名稱，而不能把它作為一類檔案，企業(yè)檔案基本是按照工作職能來分類，每一項(xiàng)工作職能都會(huì)形成相關(guān)合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門與內(nèi)容歸入相關(guān)類別即可。如合同檔案再單設(shè)一類，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。

Savvy：我們單位的合同工作由專門部門進(jìn)行主管，并按季度形成管理報(bào)表。合同管理有對(duì)應(yīng)的主管職能部門、規(guī)章制度和工作人員，本身已形成獨(dú)立的工作體系。確實(shí)合同存在多種分類屬性，很多從屬于項(xiàng)目。我們的合同由于分部門保管，也很自然形成了各總部特點(diǎn)的合同檔案。從檔案整理的角度來分析，其實(shí)，已經(jīng)區(qū)分了部門(工作職能)和年度，但作為相對(duì)獨(dú)立的一項(xiàng)工作，把合同檔案單獨(dú)管理更為恰當(dāng)。

郭東升：在企業(yè)檔案整理中，同一類目的合同數(shù)量多，應(yīng)該單獨(dú)立卷。而不可用形式分類法將其單獨(dú)設(shè)類。屬于不同類目的合同，應(yīng)該歸在不同類目里。

馬帥章：合同應(yīng)與其涉及事項(xiàng)放在一起，保證了某一項(xiàng)工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時(shí)根據(jù)關(guān)鍵詞有效檢索出來。將合同檔案與其所歸屬事項(xiàng)相關(guān)資料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同檔案能否單獨(dú)設(shè)類，主要看是否方便查找利用，不要機(jī)械地用傳統(tǒng)管理模式來約束它。對(duì)于產(chǎn)生合同數(shù)量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項(xiàng)相關(guān)資料存放在一起呢？

馬帥章：合同數(shù)量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話，依然可以與所歸屬事項(xiàng)資料放在一起，這樣，也便于理解合同內(nèi)容涉及事項(xiàng)與合同的來龍去脈。單獨(dú)將合同拿出來分為一類，可在以下兩種情況應(yīng)用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。

小魚兒：針對(duì)合同檔案的管理問題，各單位應(yīng)根據(jù)具體情況具體對(duì)待。機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往合同比較少，大都依據(jù)《規(guī)則》按文書檔案整理方法進(jìn)行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來也比較方便。企業(yè)單位，往往企業(yè)合同比較多，可把合同單獨(dú)設(shè)為一類，便于更好地為企業(yè)服務(wù)。比如，我們?yōu)橐幻駹I企業(yè)指導(dǎo)，在幫助其制訂分類方案時(shí)發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的各種證照、驗(yàn)資報(bào)告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對(duì)企業(yè)的具體情況，就把各種證照、驗(yàn)資報(bào)告單列了出來。雖然，不太符合檔案管理的相關(guān)規(guī)則、規(guī)定，但得到了企業(yè)的認(rèn)可。

Savvy：證照、章程、驗(yàn)資報(bào)告使用非常頻繁。這三者一定要單獨(dú)和別的文件區(qū)分開，我單位采用的是“復(fù)印+掃描”雙套制。這類材料都屬于產(chǎn)權(quán)檔案。

zhouya1117：1.在合同檔案相對(duì)較少的時(shí)候，合同檔案自然不必單獨(dú)設(shè)類，屬于不同類目的合同，應(yīng)歸檔在不同類目中；可采取雙套制的方式，復(fù)印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對(duì)很多的時(shí)候，尤其是針對(duì)某些特殊系統(tǒng)、特殊單位，就應(yīng)單獨(dú)設(shè)置類目對(duì)合同檔案進(jìn)行管理。

郭東升：我贊成合同檔案的管理應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況而定的觀點(diǎn)。但我以為，無論合同多少，屬于不同類目的合同，應(yīng)該歸檔在不同的類目中，即使在合同檔案相對(duì)很多的時(shí)候。試想，一級(jí)類目如果是合同類，行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、設(shè)備類、基建類等都要?dú)w為此類了，就會(huì)平行類目交叉、上下類目互不從屬，類目混亂不言而喻。

龍正義：如數(shù)量比較多，可專門劃為一類；如數(shù)量較少，則可歸入文書檔案之中；如是跟某個(gè)項(xiàng)目有關(guān)，則放入該項(xiàng)目檔案之中，這還是傳統(tǒng)的管理手段。如實(shí)現(xiàn)了高度的信息化管理，那所有文件不分種類全部可以大流水排序，所謂的分類只是文件的一個(gè)標(biāo)簽而已。如找某個(gè)檔案，通過標(biāo)題、編號(hào)、年度、責(zé)任者等要素來檢索，甚至可全文檢索，還可自動(dòng)相似性排序，跟該文件內(nèi)容相關(guān)的文件都可以自動(dòng)排列出來。這時(shí)，檔案實(shí)體如何分類如何排序已經(jīng)不重要了。

Savvy：近期，我們就遇到很現(xiàn)實(shí)的合同管理問題。要求匯總?cè)亢贤夸洠镜谋４嬉苍谏潭ū９芊桨?。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門分別保管；三是分類管理，有統(tǒng)有分。

小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門弄，二或由合同管理部門弄，我們這邊多是合同管理部門弄的，相當(dāng)詳細(xì)。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應(yīng)該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。

亓?xí)匀A：據(jù)了解，有些單位對(duì)部分應(yīng)歸檔的合同、協(xié)議、房屋產(chǎn)權(quán)文件等經(jīng)濟(jì)類檔案文件資料歸檔不及時(shí)，甚至根本不歸檔，長期滯留在經(jīng)辦人或單位負(fù)責(zé)人手中，甚至還有的認(rèn)為這些資料已無用而銷毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產(chǎn)生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認(rèn)為，須做到以下五點(diǎn)：1.加強(qiáng)合同檔案歸檔的宣傳工作，規(guī)范合同的文本格式，增強(qiáng)職工的檔案意識(shí)和法律意識(shí)；2.把好合同檔案歸檔的關(guān)口，確保合同協(xié)議的及時(shí)、高效歸檔；3.對(duì)歸檔的合同檔案要進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的分類，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識(shí)，變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”；5.逐步實(shí)現(xiàn)合同檔案管理信息化，進(jìn)一步加強(qiáng)合同檔案歸檔管理。

月色微涼：本人根據(jù)公司情況，做了一個(gè)《合同檔案整理指引》。

一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類合同的文本（正、副）及其相關(guān)附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項(xiàng)目公司的綜合檔案室統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷毀合同檔案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）對(duì)方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經(jīng)辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時(shí)留存一套合同原件、合同相關(guān)附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經(jīng)辦部門專（兼）職資料員負(fù)責(zé)對(duì)由我方先蓋章的合同跟進(jìn)直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發(fā)生合同糾紛，承辦人員應(yīng)將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時(shí)向本單位的檔案部門移交歸檔，檔案部門應(yīng)將這些文件收集齊全后歸入企管類檔案。2.整理。（1）合同檔案實(shí)行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來整理，同一年度、同一保管期限內(nèi)按時(shí)間順序排流水件號(hào)，并按件號(hào)進(jìn)行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個(gè)期限，在檔號(hào)結(jié)構(gòu)中，用數(shù)字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁。5.蓋檔號(hào)章。（1）合同檔案號(hào)的形成：全宗號(hào)—分類號(hào)—年度—保管期限—件號(hào)；（2）蓋檔號(hào)章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內(nèi)容；（3）填寫檔號(hào)章里的內(nèi)容：類別號(hào)為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準(zhǔn)；保管期限填寫：“10年”“5年”等；件號(hào)以合同在同年度同保管期限下的流水號(hào)作為件號(hào)。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進(jìn)行掃描。8.裝盒。（1）統(tǒng)一年度統(tǒng)一保管期限檔案裝一盒，數(shù)量多的可以分盒裝，但是件號(hào)保持連續(xù)；（2）每一盒內(nèi)部合同檔案裝盒順序：卷內(nèi)備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內(nèi)目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。