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篇1

Abstract: the geological unit documents is the unit in the system construction, deploy work, the appointment, removal and institutions adjustment production, management activities the resulting work files, geological work unit is the indispensable important reference. This paper office automation under the environment of the file management of documents.

Keywords: office automation; Documents; File management; geological

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號

地質(zhì)礦產(chǎn)局在辦公自動化的環(huán)境中，文書檔案的歸檔管理工作分為電子文件的歸檔與紙質(zhì)文件的歸檔兩個部份，這就要求文書檔案的管理工作必須貫穿文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、處理、歸檔的全過程。在一定程度上，辦公自動化對文書檔案管理工作提出了更高的要求。

一、文書檔案應(yīng)用辦公自動化管理的優(yōu)勢

1.1辦公效率大幅提高

計算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力是正確運(yùn)用辦公自動化的優(yōu)勢之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結(jié)果往往費(fèi)時費(fèi)力。計算機(jī)管理軟件應(yīng)用后，使文件材料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分便捷、有序。

1.2實(shí)現(xiàn)信息資源的充分交流與共享

運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，對所調(diào)閱的信息資源做出適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，保證其查全率和查準(zhǔn)率。同時，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺可以及時了解其他檔案工作部門概況、工作重點(diǎn)以及檔案管理信息動態(tài)。

1.3提高文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，傳統(tǒng)文件傳遞一般是靠郵政系統(tǒng)負(fù)責(zé)郵發(fā)，受到距離長短的限制，影響了傳遞速度，或辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生。而應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具有讀取方便快捷、易于傳遞等特點(diǎn)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件信息傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。

二、辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理所存在的問題

辦公自動化在文書檔案管理領(lǐng)域的普及應(yīng)用，極大的提高了辦公工作效率和減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)。但同時也出現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)為以下四個方面。

2.1管理制度不健全、設(shè)備落后

雖然各個文書檔案部門都制定了相關(guān)的檔案管理制度，但仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值；二是保管制度不健全、基本設(shè)施不完善，造成檔案的損毀和遺失檔案現(xiàn)象屢屢發(fā)生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價值，而有的檔案卻莫名流失。此外，不少地質(zhì)科研部門只重視科研項(xiàng)目、科研經(jīng)費(fèi)的管理工作，而對文書檔案的管理重視不夠，文書檔案的基礎(chǔ)設(shè)施落后，設(shè)備設(shè)施陳舊。

2.2電子化的檔案文件保密性受限制

與傳統(tǒng)的文書檔案管理不同的是，辦公自動化環(huán)境下的檔案文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)實(shí)際需要而將電子文件以不同的字號和字體輸出。因此，也就無法再根據(jù)字跡來辨別其原始性。此外，由于不能對電子文件進(jìn)行簽名或蓋印，因而無法根據(jù)字跡或印章來分辨電子文件是否為原件。由此可見，這些問題都對電子文件的保密性帶了極大的困難。盡管網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)不斷地完善，但是仍然無法對進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的電子文件進(jìn)行絕對保密。

2.3電子化的檔案文件對管理人員要求高

隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理對管理人員提出了更高的要求。一方面，僅僅懂得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理原則、理論、技術(shù)以及方法的管理人員，將難以勝任對電子文件進(jìn)行歸檔以及其歸檔后所形成的電子檔案的管理。另一方面，如果僅僅懂得計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的人員也無法勝任。因此，要實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的辦公自動化，就必須有相應(yīng)的現(xiàn)代化高素質(zhì)人才，要求管理人員不僅具有相應(yīng)的計算機(jī)操作水平，同時還要具有較高的知識層次和先進(jìn)的管理水平。然而，當(dāng)前許多檔案部門往往缺乏這樣的具有現(xiàn)代高技術(shù)的管理人才。這樣，導(dǎo)致即使引進(jìn)再先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，也無法發(fā)揮其相應(yīng)的作用，這對辦公管理人員的技術(shù)水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)等提出了更高的要求。

2.4信息化水平低

隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，文書檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質(zhì)發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。然而不少文書檔案管理信息化水平依然很低，沒有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工，嚴(yán)重影響了地質(zhì)科研檔案查找利用的效率，大大降低了檔案的利用價值。

三、針對文書檔案管理中存在問題的應(yīng)對措施

3. 1提高單位管理人員對文書檔案管理的認(rèn)識

認(rèn)識轉(zhuǎn)變是提高管理能力的思想基礎(chǔ)和保證，只有在思想認(rèn)識上給予足夠的重視，才能保證管理工作積極有效的開展。檔案工作者一定要做好檔案管理重要性的宣傳工作，提高單位員工尤其是領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案工作的重視，讓他們對于該項(xiàng)工作有足夠的了解和認(rèn)識，一方面，加大對管理工作的物質(zhì)投入，在物質(zhì)上保證文書檔案管理工作的信息化和規(guī)范化；另一方面，在工作安排中將文書檔案管理納入到單位全年工作中去，提高單位文書檔案管理工作的地位與影響。

3.2做好檔案工作與文書工作之間的銜接

由于文書工作質(zhì)量的好壞對于檔案管理工作質(zhì)量的好壞將會產(chǎn)生直接的影響。因此，在實(shí)際工作中，如果不能保證高質(zhì)量的文書工作，就無法實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理。這就需要切實(shí)做好檔案工作和文書工作之間的銜接。單位中的文書人員一定要具備較強(qiáng)的檔案意識，做好對文書材料的歸檔工作，并且在文書處理的過程中，要力求實(shí)現(xiàn)檔案和文書工作一體化運(yùn)行。

3.3提高檔案員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力

科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對檔案工作提出了新的、更高的要求，檔案干部要自覺學(xué)習(xí)新知識、新業(yè)務(wù)、堅持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識，掌握和提高應(yīng)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才，努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù).

四、加強(qiáng)文書檔案保密與利用工作

4.1 文書檔案管理人員的職責(zé)

文書檔案管理人員的職責(zé)是要維護(hù)檔案資料的完整與安全。貫徹落實(shí)《保密法》和《關(guān)于開展地質(zhì)資料清理工作的通知》的精神，這既是文書檔案管理人員基本要求，也是文書檔案工作當(dāng)前主要任務(wù)。對于地質(zhì)科技資料不僅要做到不壞、不丟、不散、不亂，還要保證地質(zhì)資料實(shí)體安全和文書檔案資料的安全。

4.2正確處理的文書檔案保密與利用的關(guān)系

日常工作中，文書檔案管理人員十分重視文書檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，文書檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，由此產(chǎn)生一些弊端：大批文書檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的文書檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成文書檔案浪費(fèi)；不能有效地利用文書檔案，失去文書檔案的價值。

五、對文書檔案管理工作的建議

建立電子文檔信息一體的管理系統(tǒng)。在檔案現(xiàn)代化管理邁向數(shù)字化、信息化的今天，依托信息網(wǎng)，建立文件管理和檔案管理合一的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。使歸檔文件的真實(shí)性、完整性、有效性以及鑒定、編目、著錄等在文件生成和處理階段進(jìn)行和控制。提升檔案管理人員全面素質(zhì)，堅持可持續(xù)發(fā)展。面對新時代全新管理理念，面對信息化快速發(fā)展的逼人形勢，面對行業(yè)的需求，檔案管理工作者要具備比較寬廣學(xué)科知識，具有對文件信息進(jìn)行二三次開發(fā)能力，具有較高的組織、管理能力；要有崇高的敬業(yè)精神和良好的服務(wù)意識及較高的計算機(jī)操作能力。運(yùn)用現(xiàn)代化手段快捷便利地提供服務(wù)，滿足利用者的目的。加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)和利用，要突破習(xí)性思維，把握規(guī)律性，實(shí)現(xiàn)理論創(chuàng)新，服務(wù)創(chuàng)新，管理創(chuàng)新，做好檔案工作，從而促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、健康、快速發(fā)展，努力開創(chuàng)地勘單位檔案工作的新局面。

總結(jié)

文書檔案管理者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進(jìn)，文書檔案管理工作才能跟上時代的步伐，才能在地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)勘探、探測試驗(yàn)、專題研究等生產(chǎn)技術(shù)活動中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

篇2

文書檔案管理工作是指機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)等單位針對履行自身職責(zé)過程中形成的文件轉(zhuǎn)化為檔案后所開展的收集、整理、保管、利用和編研等方面的工作。其目的在于保證文書檔案齊全完整的基礎(chǔ)上，最大限度的發(fā)揮文書檔案的價值。隨著信息技術(shù)在社會生活各方面的應(yīng)用，文書檔案管理工作也要緊跟時代的發(fā)展，繼承和發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)檔案管理積累的成功經(jīng)驗(yàn)，充分利用辦公自動化普及的契機(jī)，提升文書檔案管理工作的效能。

1 辦公自動化環(huán)境能夠有效提升傳統(tǒng)文書檔案管理工作的時效性

在紙質(zhì)檔案環(huán)境下，文書檔案的實(shí)體和信息是合二為一不可分割的，在很大程度上影響到文書檔案管理工作的時效。比如在歸檔環(huán)節(jié)，部分還會使用的文件在年度歸檔的時候可能無法正常歸檔，無法保證后續(xù)按照年度查找文件，有的甚至造成遺漏，影響檔案質(zhì)量。再比如借閱和利用相關(guān)的檔案必須到檔案室，履行規(guī)定的手續(xù)，完成相關(guān)的登記，才能完成整個利用過程，對于尚處于機(jī)關(guān)檔案室保管的文書檔案影響還在可控，對于移交進(jìn)館的檔案就需要投入更多的人力物力才能實(shí)現(xiàn)利用。這些都影響到文書檔案信息價值的發(fā)揮。辦公自動化平臺的成熟和普遍運(yùn)用，對于利用這來說，實(shí)現(xiàn)了文書檔案實(shí)體和檔案信息的分離。平臺內(nèi)的文書檔案信息可以保持24小時在線，利用者通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)適時查閱利用。由于平臺的系統(tǒng)提供便捷的檢索，用戶可以通過自然語言進(jìn)行檢索，實(shí)現(xiàn)文書檔案整體信息的利用，提高了利用工作的效率。近年來，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，系統(tǒng)可以在完成檔案信息檢索的同時，對信息利用者的需求、利用習(xí)慣等進(jìn)行記錄，通過數(shù)據(jù)分析可以定期主動為利用者提供相關(guān)的信息內(nèi)容，將單項(xiàng)被動的信息利用變成雙向互動的信息交流，使文書檔案工作的整體工作效率得到質(zhì)的提升。

2 辦公自動化環(huán)境能夠從根本上改變傳統(tǒng)文書檔案的保存形態(tài)

在傳統(tǒng)文書檔案管理體系中，文書檔案基本上都是以紙質(zhì)的物理形態(tài)存在的。紙質(zhì)材料作為一種無法再生的信息載體，一旦受到損壞很難進(jìn)行修復(fù)，從而造成檔案信息的丟失。在保存過程中對溫度、濕度等環(huán)境要素有明確的要求，而對紙質(zhì)文書檔案的頻繁利用也會造成物理材料的損壞，又形成了對利用、復(fù)制等多方面的限制。因此，為盡可能長的延續(xù)文書檔案的物理實(shí)體壽命從而保證文書檔案信息的長久存在，需要投入大量的財力、物力和人力，對于機(jī)關(guān)檔案室來說是一項(xiàng)重要的投入。辦公自動化平臺的運(yùn)用最直接的效果就是文書檔案的物理實(shí)體更加多樣，在確保紙質(zhì)的基礎(chǔ)上，可以有光盤、磁盤甚至永久在線等多種形式。對于傳統(tǒng)文書檔案，通過數(shù)字化將其信息和載體分離，實(shí)現(xiàn)不動用實(shí)體提供利用，使紙質(zhì)文書檔案的保存更加長久。對于新形成的電子文書檔案，除了為了保證原始憑證性而采取紙質(zhì)保存外，絕大多數(shù)電子文件不要制作紙質(zhì)文件，節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)，同時使文書檔案的物理載體更加多樣化，保證了文書檔案在保證信息利用的基礎(chǔ)上，能夠重要的歷史信息更加安全長久的保存。

3 辦公自動化環(huán)境能夠有效簡化傳統(tǒng)文書檔案工作的流程

傳統(tǒng)模式的文書檔案管理一般`屬于機(jī)關(guān)的辦公室，由于受到機(jī)關(guān)編制等方面的影響，很多單位的文書檔案管理工作沒有專職人員承擔(dān)，一般由兼職人員完成。文書檔案工作是一項(xiàng)頭緒繁多、要求嚴(yán)格的工作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準(zhǔn)確無誤。檔案工作從歸檔開始，到移交、編目、上架，以及日常的管理工作都需要人力的投入，兼職人員很難保證高質(zhì)量的完成相關(guān)工作。特別是日常的借閱利用工作，需要查找、登記，辦理相關(guān)手續(xù)等等。在辦公自動化環(huán)境下，自動化基礎(chǔ)下的文書檔案管理工作主要是網(wǎng)絡(luò)作為工具，有了檔案管理系統(tǒng)的協(xié)助，借助計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)操作上也不需要耗費(fèi)太多的時間和精力。在辦公自動化系統(tǒng)中，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門統(tǒng)一歸檔，這樣既節(jié)省時間，檔案管理部門也不必花費(fèi)大量人力、物力來進(jìn)行紙制文件的歸檔。很多工作內(nèi)容通過計算機(jī)數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)聯(lián)就可以完成，使得原本復(fù)雜的工作變得簡單，能提高文書檔案的質(zhì)量，減少時間和空間，快速地對不同的信息進(jìn)行搜集和分類以及統(tǒng)計，推動使用工作的開展。在辦公自動化條件下，檔案工作自身形成的管理系統(tǒng)也包括在內(nèi)，這個系統(tǒng)可以使文書檔案的利用效率和質(zhì)量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對所選的文件信息做出響應(yīng)，并且還可以對其進(jìn)行脫機(jī)處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準(zhǔn)率，同時可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點(diǎn)動態(tài)。

4 辦公自動化環(huán)境能夠加速文書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程

辦公自動化條件下的文書檔案管理工作不是將傳統(tǒng)工作內(nèi)容的簡單照搬到網(wǎng)絡(luò)上的，而是根據(jù)文書檔案管理工作的實(shí)際，通過新技術(shù)的發(fā)明和應(yīng)用能夠促進(jìn)文書檔案的管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，推動規(guī)范文檔管理體制的形成，統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)，最終實(shí)現(xiàn)管理工作的科學(xué)化、高效化，提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求。規(guī)范的文書管理體制是實(shí)現(xiàn)自動化的基礎(chǔ)。在辦公自動化環(huán)境下，必須實(shí)行“文件-檔案一體化管理”，將檔案部門對文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入到檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行，真正實(shí)現(xiàn)本單位文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一落實(shí)，使文件和檔案工作共同發(fā)展。在辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計的過程中，文書檔案相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)以及不同類型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的標(biāo)準(zhǔn)必須進(jìn)行明確，規(guī)范技術(shù)參數(shù)，從而實(shí)現(xiàn)不同類型的電子文件從辦公自動化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的無縫流轉(zhuǎn)和安全管理。

5 辦公自動化環(huán)境能夠推動檔案工作法律體系的完善

從文書檔案工作的發(fā)展趨勢來看，辦公自動化系統(tǒng)是電子文件形成和使用的平臺，也必將成為檔案管理工作的重要平臺。而我國當(dāng)前檔案工作的法律法規(guī)基本上還是立足于傳統(tǒng)的檔案管理工作建立的。針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)的部門應(yīng)該及時制定相應(yīng)的法律對這些行為進(jìn)行規(guī)范，只有通過法律規(guī)范了電子檔案的管理細(xì)節(jié)，才能有效的幫助電子檔案的管理和發(fā)展，并且對于觸犯了相關(guān)法律的人員，應(yīng)該制定相對應(yīng)的處罰條例，對這些違法人員進(jìn)行震懾，在相關(guān)法律制定之后，應(yīng)該堅決執(zhí)行，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)。從目前的情況看，我國檔案管理工作立法部門已經(jīng)注意到這一趨勢。在國家法律層面，正在對《檔案法》進(jìn)行修訂，從宏觀上為檔案工作的發(fā)展奠定法律保證。在行政法規(guī)層面，國家檔案局制定了《數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》等，指導(dǎo)辦公自動化條件下，檔案管理工作的開展。這些工作都為電子文件、電子檔案管理工作法制化奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

篇3

文書檔案整理是醫(yī)院辦公室的重要工作之一，記錄了上級及本院政策的變更與發(fā)展、人員的交替、榮譽(yù)以及財務(wù)歷史賬單等，是醫(yī)院的寶貴財富。長期以來，辦公室文書檔案工作一直停留在手寫及手工整理階段，對計算機(jī)的應(yīng)用較少，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)院臨床電子檔案的電子化應(yīng)用水平，更不符合辦公室文書檔案管理的現(xiàn)代化要求，醫(yī)院文書檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理勢在必行。

一、醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級專科醫(yī)院，本院文書檔案量相對較少，一直以紙張為主要存儲方式，沒有進(jìn)行電腦掃描存儲也沒有電子文檔資料，重要文件亦沒有備份，檔案原件被反復(fù)借閱、使用不可避免出現(xiàn)原件受損或遺失，而很多20年前的紙質(zhì)存檔文件則已經(jīng)出現(xiàn)發(fā)黃、破損等問題。

（二）文件缺失嚴(yán)重。醫(yī)院很多文書資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經(jīng)由多科室傳閱，由于沒有電腦掃描存儲，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經(jīng)出現(xiàn)污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結(jié)合相關(guān)檔案文件要求然后根據(jù)個人理解對檔案資料進(jìn)行分類，確定是否應(yīng)該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專業(yè)水平?jīng)Q定檔案整理水平，不可避免出現(xiàn)文件歸檔類別有誤以及某類文件缺失。

（三）查詢困難重重。目前的查閱文件的方式費(fèi)時費(fèi)力，通常是：詢問年限―查找收發(fā)文登記本―逐條尋找―查找登記號―逐件翻找文件―復(fù)印，遇到缺失的檔案或年份不詳?shù)臋n案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。

二、醫(yī)院辦公室文書檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理的必要性

（一）實(shí)現(xiàn)存檔方式多樣化，最大限度地保護(hù)檔案原件。應(yīng)用電腦掃描、照相等手段，實(shí)現(xiàn)檔案備份，防止檔案丟失無法彌補(bǔ)，改變傳統(tǒng)檔案只有紙質(zhì)化的方式，以電子方式對檔案進(jìn)行收藏、管理可以有效地保護(hù)檔案原件，防止檔案原件因過多借閱查找而損壞或丟失。

（二）辦公室文書檔案電子化可以更好地體現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的價值，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和共享。辦公室文件經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批示后需相關(guān)科室傳閱，文件不僅經(jīng)常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達(dá)到全院，檔案實(shí)行電子化管理后，對于需相關(guān)科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫(yī)院局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)院內(nèi)共享，提高了檔案的時效性、應(yīng)用價值以及應(yīng)用范圍，同時也保證了文書檔案的完整性。

（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書檔案電子化不僅使文件資料的存儲、分類以及統(tǒng)計等方便有序，而且再次查閱時即使年份不詳，只需要關(guān)鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節(jié)省時間，提高工作效率。

三、實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理電子化的障礙

辦公室文書檔案的電子化建設(shè)是一項(xiàng)長期任務(wù)，隨著醫(yī)院發(fā)展及辦公自動化水平的不斷提高，越來越需要檔案管理擺脫現(xiàn)有傳統(tǒng)方式，利用材料提交系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等應(yīng)用軟件及計算機(jī)自帶的關(guān)鍵詞查找功能等實(shí)現(xiàn)檔案的收集、管理、歸檔、查詢的規(guī)范化管理，建立全面的檔案數(shù)據(jù)庫，但在實(shí)現(xiàn)電子化的過程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書檔案人員專業(yè)素質(zhì)、人力物力財力以及檔案存儲安全等問題。

（一）主管文書檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)與計算機(jī)應(yīng)用水平無法滿足檔案電子化后的要求。特別是年長者，他們的專業(yè)水平毋庸置疑，在長期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過對計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現(xiàn)有狀態(tài)，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)但在專業(yè)素養(yǎng)上又有所欠缺，無法將紙質(zhì)檔案與電子檔案合理地融合歸納。

（二）初始的人力物力財力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對辦公室人員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，并隨著技術(shù)的更新需要M行定期的相關(guān)知識培訓(xùn)，其次上網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細(xì)節(jié)規(guī)范化和軟件升級等都需要相關(guān)人員跟進(jìn)服務(wù)。

（三）檔案電子化后，由于存儲設(shè)備易破壞，文件安全問題必須予以重視。一旦計算機(jī)出現(xiàn)故障，就可能造成系統(tǒng)無法工作，丟失部分資料，與此同時設(shè)備的更新也為電子檔案的長久保管帶來困難，特別是有時文件在，但讀取設(shè)備損壞，便無法獲取文件。

四、實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案電子化的對策

辦公室電子文件檔案建設(shè)比紙質(zhì)文件整理的技術(shù)性要求更高、工作更細(xì)致。在做好紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔之外，辦公室人員在進(jìn)行電子檔案的建立時，必須熟練掌握電子檔案的數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，通過不定期的培訓(xùn)與交流，取長補(bǔ)短，結(jié)合本醫(yī)院的實(shí)際，結(jié)合數(shù)據(jù)化系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對全部文件進(jìn)行分類劃分，集中處理，此外計算機(jī)安全的維護(hù)，亦必須制定一套科學(xué)合理的管理制度，這就要求：

（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來我們以三級評審為契機(jī)，辦公室工作開始實(shí)行精細(xì)化管理、電子化辦公，堅持寫每日工作日記，以詳細(xì)記錄辦公室日常工作及明日計劃，對于上級發(fā)文與本院發(fā)文實(shí)行電子目錄登記與紙質(zhì)版登記雙管齊下，并將上級發(fā)文按QQ通知與郵箱通知分類存放以備相關(guān)科室查詢，對于本院發(fā)文按發(fā)文科室分類存放，并利用一年時間將我院建院以來的60年檔案進(jìn)行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統(tǒng)性，文件查詢更便捷。

（二）加快文書檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的步伐，爭取領(lǐng)導(dǎo)在人力物力財力方面的最大支持。實(shí)現(xiàn)部分檔案資源在內(nèi)部局域網(wǎng)資源共享，通過建立web為基礎(chǔ)的服務(wù)體系，將分散的檔案信息資源連接起來，開發(fā)利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務(wù)，適時與院內(nèi)外相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行交流與合作，為院內(nèi)職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現(xiàn)電子檔案價值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識，加強(qiáng)宣傳，由下而上轉(zhuǎn)變思維，爭取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)支持，使相關(guān)科室充分認(rèn)識和了解檔案的重要性，主動配合辦公室人員做好醫(yī)院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時通過掃描、照相等信息化手段，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和照片、實(shí)物檔案的數(shù)字化處理后，以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，既可有效保護(hù)原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領(lǐng)導(dǎo)看到電子檔案更規(guī)范更便捷更有利用價值，從而爭取最大限度的人力物力財力支持。

（三）實(shí)現(xiàn)辦公室工作人員隊伍年輕化，轉(zhuǎn)變舊思維觀念，樹立新的管理理念，推進(jìn)辦公室工作電子化進(jìn)程。辦公室人員是檔案工作的直接推動者，他們能否認(rèn)可并熟練掌握電子檔案，關(guān)系檔案電子化能否順利進(jìn)行，所以對辦公室工作隊伍應(yīng)該逐步年輕化，增添新血液，在職稱晉升方面建立激勵機(jī)制，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理理念的創(chuàng)新、管理流程的規(guī)范、管理團(tuán)隊的重組以及管理手段的革新，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息化。

（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲、維護(hù)工作。建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度，對檔案計算機(jī)要專管專用，及時修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動升級，對檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限進(jìn)行安全設(shè)置，對移動存儲安裝嚴(yán)格把關(guān)，定期檢測系統(tǒng)，多重加密備份，對于整理的電子文件在不同磁盤中各保存一份；對于保存文件的計算機(jī)要及時升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全、穩(wěn)定，此外，對電子文件和計算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境也要嚴(yán)格按照檔案保管要求選擇，預(yù)防計算機(jī)突然損害造成的電子文檔無法修護(hù)。

五、Y語

綜上所述，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)院信息化的迅速發(fā)展，醫(yī)院辦公室文書檔案走向電子化是必然趨勢，對醫(yī)院文書檔案的電子化建設(shè)需要我們積極分析現(xiàn)階段存在的問題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創(chuàng)新，提高對電子文書數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的應(yīng)用能力，從而盡快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的電子化、現(xiàn)代化。

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文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，文件是法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和個人在各種活動中，為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等實(shí)際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題。下面就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理問題談一談自己的見解。

一、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.實(shí)現(xiàn)信息共享

在手工操作管理中，單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。

2.提高工作時效

傳統(tǒng)的文書管理工作有“三難”。一是立卷難，二是管理工作難，三是提供利用效率低下，查準(zhǔn)率不高。由于檔案管理的人工操作，查找文件就是一大難事。首先，查找文件時必須先說明要查什么文件、什么問題、在那一年度，然后，檔案管理人員才能根據(jù)要求查找案卷目錄、按卷內(nèi)目錄查找文件。這時，如果因文檔人員立卷水平不高，出現(xiàn)組卷不合理、所擬案卷標(biāo)題不能準(zhǔn)確提示卷內(nèi)文件內(nèi)容，查找起來就困難了。知識經(jīng)濟(jì)時代的今天，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，提高了歸檔質(zhì)量，檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。工作不再是累人的差事，而成為其樂無窮的視野開拓。

3.提高檔案管理工作的質(zhì)量

檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全同一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作，處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案進(jìn)行辦公自動化管理后，檔案人員可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

二、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。

2.對檔案綜合管理人員要求高

實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

3.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平有待提高

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多、亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。

三、對策

1.辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

2.重視人才管理

推進(jìn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機(jī)技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。

3.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理

檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

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科技的不斷進(jìn)步、信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為我國文書檔案的管理變革打下了良好的基礎(chǔ)，這場前所未有的改革，勢必會對企業(yè)的文書檔案管理產(chǎn)生巨大影響。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到對我國文書檔案的管理中，是時展的需要，是社會進(jìn)步的必然結(jié)果。這種具有正面意義的改變，使企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動化，加快了工作效率、提升了工作質(zhì)量，在企業(yè)的管理層面和今后的長期發(fā)展上意義重大。下面就對我國文書檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動化談一談我個人的認(rèn)識以及看法。

一、文書檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公的自動化

（一）促進(jìn)了文件和檔案的統(tǒng)一管理

在我國傳統(tǒng)的文書檔案管理中，通常是將文書以及檔案分為兩項(xiàng)工作，只有文書的質(zhì)量得到保障，才能夠促進(jìn)檔案工作的順利完成，他們相互影響，又互相區(qū)別，聯(lián)系緊密，如果在文書檔案的管理工作中沒有處理好它們之間的銜接問題，勢必會導(dǎo)致整個工作不能正常運(yùn)行。文件和檔案不同，文件是通過各種市場經(jīng)濟(jì)活動收集起來的，具有雜亂、零散的特點(diǎn)。將其按照一定的規(guī)律，系統(tǒng)的進(jìn)行組合排列，方便保存和后期的使用才能夠形成最終的檔案，而歸檔在這個工作環(huán)節(jié)中尤其重要。在實(shí)現(xiàn)辦公的自動化之后，文件和檔案之間的界限就不會再那么分明了，有統(tǒng)一的系統(tǒng)對文件和檔案進(jìn)行分類、保存、歸檔。既免除了人工操作可能存在的失誤，也使文件的利用程度大大提高了，能夠通過計算機(jī)檢索，準(zhǔn)確的找到想要的資料，也能夠通過管理達(dá)到資源的共享，最終實(shí)現(xiàn)文檔的統(tǒng)一。

（二）共同參與文書檔案的管理

在實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的辦公自動化之后，文書檔案的管理將關(guān)系到企業(yè)的各個部門，需要大家的共同參與才能夠完成。辦公自動化環(huán)境下，檔案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相對獨(dú)立的，檔案管理由以案卷為單位變成以文件為單位，辦理完畢的文件可以直接進(jìn)入歸檔管理環(huán)節(jié)，文書處理環(huán)節(jié)形成的文件基本信息如文件標(biāo)題、作者、形成日期等，可以直接進(jìn)入檔案管理環(huán)節(jié)生成歸檔文件目錄，在歸檔時只要依照目錄內(nèi)容把文件收集、排序、裝盒就可以完成歸檔工作了。

（三）規(guī)范的文書檔案管理制度

在文書檔案管理實(shí)現(xiàn)了辦公的自動化之后，歸檔的過程將發(fā)生變化，文件的歸檔將會出現(xiàn)紙質(zhì)文件和網(wǎng)絡(luò)歸檔文件。這就對文書檔案的管理流程提出了新的要求，對文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)都要有所攝入，包括文件的收集整理、文書的生成、正常運(yùn)轉(zhuǎn)等等。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)就必須要形成一個統(tǒng)一規(guī)范化的管理操作流程，尤其要對歸檔的環(huán)節(jié)加以重視，對參與到這些流程中的每個部門都要有明確的分工及權(quán)限設(shè)置。這些問題都要在最初對系統(tǒng)的設(shè)計上表現(xiàn)出來，才能夠保證辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理的順利進(jìn)行。

（四）信息檢索效率提高，檔案利用更加快捷、高效

辦公自動化實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次輸入多次利用，文書處理人員在完成文件的擬寫、簽發(fā)、編號、著錄、等工作后，只需要一個歸檔點(diǎn)擊操作，就完成了從文件處理系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的歸檔工作。需要利用時，利用人員只需根據(jù)訪問權(quán)限進(jìn)行在線檢索，就可以瀏覽訪問所需要的內(nèi)容，檔案資源通過辦公平臺實(shí)現(xiàn)了共享。辦公自動化系統(tǒng)可以提供多種查詢檢索勸能，可實(shí)現(xiàn)檔案信息自動分類、自動標(biāo)引、自動編目等。使檔案檢索利用變得更加快捷、高效。

二、對辦公自動化環(huán)境下文書檔案份理工作的建議

（一）將檔案管理系統(tǒng)納入到辦公自動化系統(tǒng)統(tǒng)籌考慮

目前，很多單位在設(shè)計開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)時，檔案部門不能及時參與其設(shè)計規(guī)劃，文件管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)“各自為政”，缺少統(tǒng)一規(guī)劃，使文件管理系統(tǒng)的設(shè)計功能無法滿足檔案管理系統(tǒng)的歸檔需求，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)難以有效投入使用，或者出現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容的現(xiàn)象。這就要求我們必需充分認(rèn)識到文檔一體化的重要性和可行性，在進(jìn)行辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計時，將前期的文書處理與后期的歸檔管理綜合考慮，把文書處理和檔案管理兩個不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來。同時，我們還應(yīng)樹立前端控制思想，在設(shè)計文件處理流程時，充分考慮到后期歸檔管理的需要，將檔案管理功能納入其中，對文件歸檔、目錄生成等檔案管理模塊的設(shè)計提出具體的要求。

（二）統(tǒng)一規(guī)范的操作流程

要做好辦公自動化環(huán)境下文書檔案的歸檔管理工作，必須要從文書檔案的管理體制改革入手，形成規(guī)范化的管理體制；其次，要有一個統(tǒng)一的流程對其進(jìn)行規(guī)范，對文件的處理、管理上要有嚴(yán)格的要求，其細(xì)節(jié)可以延伸到段落格式、字體大小、頁面排版等等；再者，要對管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們能夠全面的掌握自動化管理的工作流程，擁有能夠熟練的對文件和檔案進(jìn)行分類、管理的能力。

（三）培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)

要想真正實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的辦公自動化，對從事文書檔案管理的人員的素質(zhì)培訓(xùn)必不可少。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)廣泛的運(yùn)用到了各個階層，不管是哪行哪業(yè)都或多或少的會提出一些技術(shù)性的要求。在文書檔案的管理中，要實(shí)現(xiàn)辦公的自動化，提高工作效率，就必須從對管理人員的培養(yǎng)入手，要求管理人員在擁有專業(yè)的檔案管理知識還需要具備對計算機(jī)網(wǎng)技術(shù)的掌握，適應(yīng)時展的潮流，不斷的更新個人認(rèn)識，擴(kuò)展自身的知識面，全方位的對文書檔案管理工作進(jìn)行了解和分析，更好的將先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)與文書檔案的管理進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)文書檔案辦公的自動化和文書檔案管理的一體化。

三、結(jié)束語

總之，辦公自動化為文書檔案管理改革帶來了前所未有的契機(jī)，檔案管理部門應(yīng)抓住這一機(jī)遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，為文書檔案管理開創(chuàng)新局面?！?/p>

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1辦公自動化的概述

所謂的辦公自動化技術(shù)就是在應(yīng)用電子計算機(jī)的基礎(chǔ)上,將現(xiàn)代的辦公技術(shù)、設(shè)備與之相結(jié)合所形成的,在文書檔案管理的工作中,引用現(xiàn)代的辦公自動化技術(shù),可以有效的提高辦公工作的效率,并且還可以為它的發(fā)展帶來很大的變化.例如,辦公自動化的應(yīng)用可以為文書檔案的儲存模式、管理方式以及工作人員對其的管理工作等方面提供豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),從而為后期能夠順利的運(yùn)用這項(xiàng)技術(shù)奠定基礎(chǔ).但是,電子文件檔案的運(yùn)用過程中需要結(jié)合很多的技術(shù)參數(shù),才能保障其有效的功能,因此它在使用時也極具復(fù)雜.所以說,辦公自動化在文書檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用還是一把雙刃劍,需熟練掌握.

2自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

2．1提高工作效率

由于計算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理技術(shù),近幾年由于它的介入,使得文書檔案的管理工作在一定程度上實(shí)現(xiàn)了全方面的自動化.在以往傳統(tǒng)技術(shù)手段下的文書檔案管理工作,管理人員每天的工作任務(wù)量較為繁多,并且還以純手工的管理方式進(jìn)行工作,使得檔案管理工作的過程變得極其復(fù)雜.現(xiàn)如今計算機(jī)和先進(jìn)技術(shù)的引入,使得這一工作過程變得簡單、有序.

2．2實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

在檔案進(jìn)行管理工作的過程中,結(jié)合計算機(jī)技術(shù)所形成的管理體系,可以使其在利用時的效率和質(zhì)量在不同程度上都得以提高,工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對所選的文件信息做出響應(yīng),并且還可以對其進(jìn)行脫機(jī)處理,為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準(zhǔn)率.其次,可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點(diǎn)動態(tài).

2．3提高穩(wěn)定性和使用周期

在以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式中,由于紙張容易受損不方便保存等原因,使得文書檔案在管理工作中只要稍有不慎就可能會導(dǎo)致發(fā)生遺失和損壞等現(xiàn)象.但是,辦公自動化下的電子類型的檔案就不會出現(xiàn)這種問題,隨著文件儲存、取讀等工具設(shè)備的逐漸健全和完善,管理工作人員可以通過不同的電子載體各取所需,這些載體相對來說都非常方便存、讀,以及有較長的存儲時間,并且便于傳遞.最為重要的就是這種管理手段可以避免受環(huán)境因素的影響,不容易損壞,具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性.

3文書檔案管理中辦公自動化的具體應(yīng)用

3．1規(guī)范管理體制

按照目前的發(fā)展?fàn)顩r來講,很多單位對文書和檔案依舊實(shí)行不同部門的管理體制,這種部門的管理體制,使得文書檔案的管理工作不能夠統(tǒng)一化.因此,為了保證文書檔案管理工作的有序進(jìn)行,對它的管理體制進(jìn)行完善和規(guī)劃是無可避免的,無論是前期還是后期,文書檔案的管理工作都應(yīng)該要?dú)w屬于檔案管理部門,并對其實(shí)施統(tǒng)一的監(jiān)督管理.

3．2操作的統(tǒng)一化

辦公自動化件不僅具有要較強(qiáng)的兼容性,并且還要具備良好的應(yīng)用性能.所以,在它應(yīng)用的過程中除了要有強(qiáng)大的功能系統(tǒng)外,還將需要規(guī)范一些標(biāo)準(zhǔn).比如,確保數(shù)據(jù)的安全使用,促使電子文書檔案能夠在辦公自動化的環(huán)境下安全穩(wěn)定的運(yùn)行.

4辦公自動化的環(huán)境下文書檔案的管理工作

在辦公自動化的環(huán)境影響下,管理人員在技術(shù)和素質(zhì)方面都需要進(jìn)一步的提高和加強(qiáng),雖然電子文書檔案在使用過程中方便快捷,容易增刪改動,但同時它的保密性和安全性也就隨之受到了威脅和考驗(yàn),在這種情況下就要要求管理工作人員要有過硬的技術(shù)和扎實(shí)的素質(zhì)水平.為了保證電子檔案文件的安全管理,檔案管理的管理工作人員在具備相關(guān)專業(yè)知識的同時,還將要具備計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或者是其他技術(shù),要緊跟時代的發(fā)展步伐不斷地提高自身的素質(zhì).比如,采用先進(jìn)的信息安全技術(shù),要定期的對存檔的電子文件進(jìn)行檢查和備份,防止電子文件受到隨意的修改,而影響它的完整性.

5結(jié)束語

綜上所述,辦公自動化在今后的文書檔案管理工作中,有著廣闊的發(fā)展前景和應(yīng)用空間.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、系統(tǒng)化是檔案工作的首要任務(wù),它不但可以提高檔案的利用率,還可以提高管理工作人員的辦公效率.其次,就是在結(jié)合辦公自動化的技術(shù)下進(jìn)行文書檔案管理工作的時候,要完善和健全它的管理體制,并且要建立統(tǒng)一的流程標(biāo)準(zhǔn),只有這樣才能充分的發(fā)揮出辦公自動化的優(yōu)越性,促使文書檔案管理工作能夠做得更好.

作者:陳慶杰 單位:長春財經(jīng)學(xué)院

篇7

文書檔案資源，對于企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策有直接影響，也關(guān)系著企業(yè)單位未來的發(fā)展方向。在改革開放政策全面落實(shí)和深入發(fā)展的今天，文書資源管理工作走向了新的紀(jì)元。信息化辦公模式的形成與應(yīng)用，給文書檔案管理工作現(xiàn)代化提供了基礎(chǔ)。信息與現(xiàn)代化的文書資源管理模式，讓文書檔案管理工作結(jié)果更加準(zhǔn)確，也讓工作人員的整體能力得以提升。

1 文書檔案資源管理的辦公信息化應(yīng)用難點(diǎn)

1.1 自動化管理模式下文書資源安全性下降

文書檔案管理的辦公自動化，需要對文書檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)變。與過去的傳統(tǒng)檔案相比，信息檔案的格式和內(nèi)容更容易變化，也就是說，計算機(jī)檔案極易被他人不留痕跡地更改。電子檔案沒有個性化的字跡，操作者可以通過字號與字體的變化對電子檔案內(nèi)容進(jìn)行隨意調(diào)節(jié)。另外，電子檔案也沒有相關(guān)人員專屬的簽名或者蓋章。計算機(jī)檔案的保存上具有優(yōu)勢，也具有劣勢。紙制文檔諸多特性的消失，讓文書檔案的特性消失，安全性不強(qiáng)。電子檔案是不是原始檔案，很難保證。

1.2 自動化管理模式下文書檔案管理難度提升

筆者所在的企業(yè)已經(jīng)將文書檔案梳理工作自動化落實(shí)有八年之久，在這些年里，文書檔案梳理者體會到了辦公現(xiàn)代化的技術(shù)困難。電子檔案的整理與歸檔是專業(yè)性與技術(shù)性較強(qiáng)的任務(wù)，文書檔案梳理者只有具有較高的計算機(jī)操作素養(yǎng)，才能應(yīng)用文書檔案梳理自動化工作。日前，相當(dāng)多企業(yè)單位中的文書檔案梳理者缺少計算機(jī)專業(yè)知識，也沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過文書資源信息化管理方法，實(shí)際工作困難重重。

1.3 自動化管理模式應(yīng)用對硬件設(shè)施要求較高

文書資源梳理的辦公自動化發(fā)展，無疑需要得到諸多硬件設(shè)施的支持。在過去的文書資源梳理工作中，管理人員用手工整理的方法對文書檔案進(jìn)行歸檔處理。而現(xiàn)在，電子檔案的整理需要利用電腦、掃描儀器、打印機(jī)等諸多現(xiàn)代化辦公機(jī)器。為了控制成本，許多企業(yè)并沒有采購符合文書檔案管理工作需求的硬件設(shè)施，影響了文書資源梳理辦公信息化改革。

2 文書資源梳理的辦公自動化應(yīng)用對策

2.1 重視信息化辦公硬件設(shè)施建設(shè)

文書資源梳理的辦公信息化，需要得到硬件設(shè)施支持?；ヂ?lián)網(wǎng)、計算機(jī)與各類數(shù)字設(shè)備，都是文書檔案管理辦公現(xiàn)代化發(fā)展過程中必不可少的硬件設(shè)施。企業(yè)要給予文書資源梳理環(huán)節(jié)以支持，就要重視硬件設(shè)施的采購與良好硬件環(huán)境的建設(shè)。做好硬件環(huán)境建設(shè)，改善文書資源的辦公現(xiàn)代化環(huán)境，才能激發(fā)文書資源梳理工作者工作熱情。硬件環(huán)境的優(yōu)化，能夠促進(jìn)文書資源梳理工作積極去學(xué)習(xí)，開發(fā)資源梳理者的潛能。

2.2 重視文書資源梳理者自動化辦公能力提升

資源梳理工作者，是文書資源梳理辦公改革工作的主要落實(shí)者。檔案梳理者的個人專業(yè)素養(yǎng)，對于企業(yè)文書資源梳理辦公自動化改革有著較大影響。在傳統(tǒng)的文書資源梳理工作中，工作人員利用手工管理方法實(shí)施工作。在辦公現(xiàn)代化改革的這幾年中，文書資源梳理者感受到了科學(xué)技術(shù)的力量，也遇到了許多工作問題。計算機(jī)操作水平不足的文書資源梳理者，出現(xiàn)了焦躁工作情緒。硬件設(shè)備的引入，是服務(wù)于文書資源梳理辦公便捷化的，不是給管理者出難題的。重視文書資源梳理工作人員的培訓(xùn)，是讓企業(yè)自動化文書資源梳理工作順利落實(shí)的重中之重。

在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢下，企業(yè)管理者需要重視文書資源梳理者的培養(yǎng)。首先，要做好辦公自動化專業(yè)技能培訓(xùn)。邀請信息技術(shù)專家到企業(yè)內(nèi)為文書資源梳理工作者講解計算機(jī)、掃描儀以及其它各類數(shù)字設(shè)備的使用方法以及注意事項(xiàng)，將文書資源梳理工作者培養(yǎng)成為設(shè)備使用小能手。企業(yè)可以利用專業(yè)技能大賽，激發(fā)文書資源梳理工作者的學(xué)習(xí)熱情。其次，要做好內(nèi)部思想政治教育工作。讓每一位文書資源梳理工作者意識自動化辦公的意義，建立責(zé)任感，將文書資源自動化處理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與個人價值目標(biāo)實(shí)現(xiàn)結(jié)合起來，做合格的文書資源梳理者。

2.3 采取有效措施提升文書檔案管理安全性

保證文書資源的安全性，是文書檔案管理工作之重點(diǎn)。解決安全問題，才能使一切文書資源梳理行為具有意義。

首先，文書資源管理者可以應(yīng)用用縮微技術(shù)將紙制檔案的特征轉(zhuǎn)移到電子檔案上。將字跡相對模糊，具有負(fù)責(zé)人簽名或者蓋章的紙制文書檔案以掃描或者拍照的形式存檔，存留特性明顯的電子檔案文件，有利于提高安全性。保留個性特征的文書檔案不易被他人篡改，也能使原始檔案得以保存。其次，企業(yè)可以采購正版安全軟件或者保密軟件，對電子文書資源進(jìn)行加密處理，明確電子文書資源的瀏覽與使用權(quán)限，促進(jìn)文書資源自動化管理安全性的提高。最后，要重視電子文書檔案的備份工作，以此來減小檔案丟失或者失真給企業(yè)決策帶來的不良影響。

3 結(jié)語

綜上所述，對于企業(yè)來講，文書檔案管理是對企業(yè)發(fā)展歷程的管理。文書檔案資源包括企業(yè)的發(fā)展歷史與基本工作記錄，這些資源對于企業(yè)未來發(fā)展決策的制定有重要的參考作用。對自動化辦公模式進(jìn)行有效應(yīng)用，針對文書資源梳理工作的特點(diǎn)實(shí)施自動化管理，保證文書檔案資源的安全性，才能促進(jìn)文書資源梳理工作的優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)

[1]張寧紅. 淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J]. 黑龍江檔案，2011，01：26.

篇8

傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，檔案資料的共享性比較低，在利用的過程中查找具有很大的困難，其所具有的服務(wù)功能比較低。利用辦公自動化技術(shù)可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案資料，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?shù)據(jù)，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，使得在應(yīng)用時可以通過網(wǎng)絡(luò)搜索來完成，大大提高其應(yīng)用效率和服務(wù)功能。通過計算機(jī)的利用，可以改變傳統(tǒng)檔案粗放式管理，通過精細(xì)化管理，將檔案服務(wù)功能由單途徑轉(zhuǎn)變?yōu)轶w系化。另外，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還可以價格檔案信息與載體進(jìn)行分離并與網(wǎng)路系統(tǒng)進(jìn)行共聯(lián)，擴(kuò)大了信息的橫向與縱向的深度，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享與在線服務(wù)，有效的優(yōu)化了檔案服務(wù)功能。

2.提高存儲質(zhì)量

隨著辦公自動化技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸由電子檔案代替，企業(yè)在運(yùn)營過程中生成了越來越多的電子文檔，與傳統(tǒng)文檔資料相比存儲更為方便。同時，還可以根據(jù)具體需要將電子文檔與紙質(zhì)文檔進(jìn)行轉(zhuǎn)換。另外，傳統(tǒng)文書檔案在傳遞與應(yīng)用上具有很強(qiáng)的不方便性，并且在傳遞與存儲的過程中容易出現(xiàn)損壞與丟失現(xiàn)象。通過辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案來保存和傳遞，不但保護(hù)了文檔的完整性，同時在傳遞與保存上更為方便和安全。

二、辦公自動化技術(shù)在文書檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)狀分析

1.專業(yè)人員比較少

辦公自動化技術(shù)在文書檔案管理工作的應(yīng)用，將計算機(jī)技術(shù)與檔案管理專業(yè)融為一體，這就對工作人員提出了更高的要求，要求其不但需要具備文書檔案管理的能力，同時還需要具備辦公自動化技術(shù)應(yīng)用的能力。對工作人員逐漸由傳統(tǒng)的單一技能要求轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合能力要求，要求工作人員為復(fù)合型人才。但是就現(xiàn)狀來看，大部分企業(yè)文書檔案管理工作崗位上缺少相應(yīng)的綜合性人才，既掌握傳統(tǒng)檔案管理理論、原則、方法與技術(shù)，又能夠熟練掌握計算機(jī)技術(shù)的人才相對較少，并不能完全滿足工作開展的要求。

2.檔案保密性較低

辦公自動化技術(shù)在文書檔案工作中的應(yīng)用，主要就是通過計算機(jī)來完成，但是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有很大的不安全性，對文檔這種保密性比較強(qiáng)的資料數(shù)據(jù)來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子文檔在修改與傳遞上都更方便，任何人都可以通過計算機(jī)對文檔內(nèi)容進(jìn)行修改，并且修改的內(nèi)容與原有內(nèi)容沒有任何明顯的區(qū)別，這樣就不能確定拿到手的檔案是否為源文件，檔案保密性相對較低。紙質(zhì)文檔在修改后具有明顯的痕跡，在收集到應(yīng)用整個過程中對文檔內(nèi)容可以一目了然，如果發(fā)現(xiàn)問題可以及時進(jìn)行解決。而電子文檔這方面卻比較薄弱，降低了文檔的安全性。

三、文書檔案中自動化技術(shù)應(yīng)用實(shí)施策略分析

1.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理

辦公自動化技術(shù)在文書檔案中應(yīng)用的載體就是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)電子文檔的特點(diǎn)，為保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性，首先要做的就是要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的管理。企業(yè)可以加強(qiáng)對內(nèi)、外網(wǎng)的研究管理，在辦公自動化網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部與外網(wǎng)之間實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，通過隔離防護(hù)措施通過路由器過濾掉被屏蔽掉的IP地址，只有部分允許的地址才可進(jìn)入到辦公自動化網(wǎng)絡(luò)中。同時，具有隔離保護(hù)作用的還有防火墻，其防火墻所具有的特點(diǎn)，如對進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾、對進(jìn)出網(wǎng)行為進(jìn)行管理以及對存在的網(wǎng)絡(luò)攻擊進(jìn)行檢測和警告，可以在原有程度上提高電子文檔存在的安全性，增強(qiáng)了文檔數(shù)據(jù)的保密性。

2.加強(qiáng)對電子文檔的技術(shù)處理

在文書檔案管理工作中應(yīng)用辦公自動化技術(shù)，為更好的保證文檔內(nèi)容數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并提高工作效率，還需要加強(qiáng)對電子文檔的技術(shù)處理。隨著辦公自化技術(shù)在文檔管理工作中的應(yīng)用，會不斷涌現(xiàn)出更多新型文件材料，而電子文檔的歸檔勢在必行，為提高工作效率，就需要工作人員不斷加深對文件資源的研究。對電子文檔進(jìn)行技術(shù)處理，主要是對其接收、處置、以及存儲等工作進(jìn)行指導(dǎo)，在保證文檔內(nèi)容的原始性基礎(chǔ)上，對文檔進(jìn)行有效管理。通過對電子文檔的技術(shù)處理，可以將其轉(zhuǎn)變?yōu)橹蛔x文件，即可以讀但是不能對其進(jìn)行修改，進(jìn)而可以確定文件的原始性，提高電子文檔的可靠性和安全性。另外，電子文檔主要存于計算機(jī)，為避免計算機(jī)出現(xiàn)故障而導(dǎo)致文檔的丟失，必須要對文檔資料進(jìn)行備份處理，并且對于存儲文檔的計算機(jī)必須要進(jìn)行加密處理，只有通過限制的人員才可使用，避免文檔的流失。

篇9

“歸檔”，雖然作為檔案專業(yè)術(shù)語，無論是在教科書，還是在檔案學(xué)詞典里，都有明確定義。而我對“歸檔”的認(rèn)識，卻與我接觸到的基層檔案工作實(shí)踐密切相關(guān)，文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。

辦公自動化，是指以電子計算機(jī)為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高辦公效率。應(yīng)用計算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。辦公自動化為人類社會進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，改變傳統(tǒng)的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。

文書檔案的辦公自動化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。

1 應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.1 辦公效率大幅提高

計算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

1.2 文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

1.3 電于文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

2 應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

2.1 電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.2 對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

3 針對在實(shí)踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題提出了幾點(diǎn)方法

3.1 辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

3.2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。

二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。

三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

3、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。

篇10

隨著中國特色社會主義建設(shè)日新月異的發(fā)展，我國檔案事業(yè)得到了前所未有的迅速發(fā)展，文書檔案管理也進(jìn)入了飛速發(fā)展的時代。文書檔案是檔案工作的重要組成部分，隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息滿足社會各方面的需求，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理自動化，是文書檔案工作亟待解決的問題之一。下面，筆者就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理問題談點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。

一、應(yīng)用辦公自動化進(jìn)行文書檔案管理優(yōu)勢

（一）辦公效率大幅提高。計算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力是正確運(yùn)用辦公自動化的優(yōu)勢之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結(jié)果往往費(fèi)時費(fèi)力。計算機(jī)管理軟件應(yīng)用后，使文件材料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分便捷、有序。

（二）實(shí)現(xiàn)信息資源的充分交流與共享。運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，對所調(diào)信息資源做出適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，保證其查全率和查準(zhǔn)率。同時，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺可以及時了解其他檔案工作部門概況、工作重點(diǎn)以及檔案管理信息動態(tài)。

（三）提高文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，傳統(tǒng)文件傳遞一般是靠郵政系統(tǒng)負(fù)責(zé)郵發(fā)，受到距離長短的限制，影響了傳遞速度，或辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生。而應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具有讀取方便快捷、易于傳遞等特點(diǎn)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件信息傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。

二、應(yīng)用辦公自動化在文書檔案管理中制約因素

（一）電子文件保密性受限制。由于電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)在一定程度上可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷電子文件是否為原件。以上的種種問題都是對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。

（二）對檔案綜合管理人員要求較高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得計算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出了更高的要求。要實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動化，檔案管理人員不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作水平，要具備較高的知識儲備和先進(jìn)技術(shù)水平，從目前情況來看，許多檔案部門缺乏檔案綜合管理人才，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但不能充分發(fā)揮作用。

三、文書檔案應(yīng)用辦公自動化管理的對策

（一）辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最有效、最實(shí)用的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP 地址，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。