導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理的目的和意義，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

關鍵詞

大型醫(yī)院?基建項目?檔案管理

Abstract

In the process of the large hospital construction, the archives management usually lags behind. Each director of hospital and archivist must take the archives serious while doing the construction management.

Keywords

Large hospital?Construction project

Archives management

doi:10.3969/j.issn.1671-9174.2012.07.006

隨著新醫(yī)改的推進和城市化進程的加快，公立醫(yī)院迎來了新一輪的建設浪潮。很多三級醫(yī)院床位從以前的1000張猛增到2000張、甚至是3000張，建筑面積也動輒十幾萬，甚至二十幾萬平方米。但在這些大型醫(yī)院建設過程中，基建檔案管理卻往往嚴重滯后。

一、大型醫(yī)院基建項目檔案的特點

（一）工藝流程復雜，檔案種類多易分散

大型醫(yī)院建設工程除了一般建設項目都有的土建安裝裝修外，還有其特殊的工藝流程，如醫(yī)患分流、潔污分流，手術室和ICU空氣凈化，放射放療核醫(yī)學科射線防護，醫(yī)療廢水廢物處理等等，這些都有專門的工藝流程標準和要求。另外，一般醫(yī)院建設項目要招標40～45個，多者能達到80多個，由此產(chǎn)生大量的招投標和評標資料。因此大型醫(yī)院建設涉及面廣，參與部門多，檔案資料容易分散。

（二）建設周期長，檔案資料容易流失

醫(yī)院建設工程從立項、招投標、勘測、設計、辦理手續(xù)、開工，到主體和配套施工，再到裝飾裝修、綠化亮化，最后到竣工驗收投入使用，一般最短周期為兩年半時間。如果遇到汛期長、天氣冷等天氣因素，或建設期間通貨膨脹，人工費、材料費大幅漲價等市場因素，或者工程前期論證不細，設計大量變更、決策機制效率不高、建設資金不能保證等甲方因素，或者安全出問題、組織管理不善、資金斷鏈等乙方因素，都會使項目工期不同程度延長，工期少則三四年，多則五六年。時間越長，檔案資料流失可能性越大。

二、大型醫(yī)院基建檔案管理中存在的主要問題

醫(yī)院基建檔案是指在醫(yī)院建設項目從醞釀、決策到建成使用的全過程中形成的、應當歸檔保存的文件材料。包括基本建設項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調(diào)試、竣工、驗收、試運行等工作活動中形成的文字材料、圖紙、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。目前大型醫(yī)院建設中檔案管理存在以下問題——

（一）建檔意識不強

根據(jù)2006年6月國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合的《重大工程基礎設施建設前期檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的工程基礎設施建設前期，不得進行或通過整個工程基礎設施建設前期的竣工驗收。但很多醫(yī)院院長和基建管理人員不知道也不清楚此項規(guī)定。有的醫(yī)院院長認為，檔案只是建設工程竣工后的資料整理，是建設工程的末端。常常對檔案工作表現(xiàn)出敷衍塞責的態(tài)度，在建設中重進度，輕資料的現(xiàn)象非常普遍。有的醫(yī)院到項目驗收時匆忙找補，有可能不全或不真，使項目留下永久遺憾和欠缺。

（二）沒有很好建立檔案管理機制

很多醫(yī)院本身就沒有檔案管理的專門機構，基建檔案更是被忽略。大部分醫(yī)院工程指揮部或籌建辦公室都不配備專職檔案資料管理人員，對基建檔案也沒有考核和檢查。還有的把大堆圖紙資料放到檔案室就算歸檔，沒有交接，缺乏整理，需要時卻找不到。

（三）資料收集歸檔不及時、不完整

由于大型醫(yī)院建設周期長、資料多、工藝復雜，很多建設資料不同程度掌握在不同人的手里。有的在甲方專業(yè)技術人員處，有的在乙方施工人員處，有的在監(jiān)理單位，還有的在中標單位。工程人員不了解檔案專業(yè)和技術知識以及工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規(guī)范。

（四）檔案管理手段落后

醫(yī)院工程指揮部或籌建辦公室大都在工地現(xiàn)場，用房緊張，條件簡陋，很多基建過程中形成的資料堆疊在辦公室里，少有甚至沒有檔案管理的櫥柜和工具。聲像檔案、電子檔案缺乏硬件保存的介質(zhì)，不能做到定期整理和檔案轉(zhuǎn)移，檔案的質(zhì)量安全得不到保障。

三、對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，重視基建檔案管理

醫(yī)院基建檔案真實反映了醫(yī)院建設工程項目管理過程和工程實體的現(xiàn)實面貌，對醫(yī)院日后的管理、使用、維護都有著十分重要的作用。醫(yī)院基建檔案還是建設項目評價的依據(jù)，“魯班獎”、“泰山杯” 都是以建設工程檔案為基礎，以指標的量化統(tǒng)計分析為手段，結合現(xiàn)場進行綜合測評的結果。同時基建檔案也能反映醫(yī)院建設項目的決策過程。

（二）健全制度，理順檔案管理機制

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0引言

隨著教育的不斷發(fā)展，很多學校為了迎合國家擴招的趨勢，規(guī)模也在不斷擴大，無論是從整體的規(guī)模還是整體人數(shù)來看，各項數(shù)據(jù)都在迅速發(fā)展。高等學校的每項任務都是十分復雜的，也是數(shù)據(jù)量巨大的，這就使檔案管理成為最主要的難題。在這種大環(huán)境下，建設檔案管理流程化以及信息化成為當前高校發(fā)展的主要任務，充分發(fā)揮信息技術的快速性以及整體性，創(chuàng)新檔案管理流程，促進高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

1高校檔案的含義

我們所說的高等學校的檔案管理，指的是學校在進行活動中形成的一系列文件，比如教學、科研等管理方面。這些檔案對學校的發(fā)展有著十分重要的意x，對于研究學校發(fā)展以及社會發(fā)展有著重大的意義。這些文字以及圖像承載著不同時期的特點。這些檔案能夠從各個方面來顯示高校教學質(zhì)量以及學校的辦學水平。在學校檔案重要性日益顯著的大背景下，加強高校檔案管理已經(jīng)成為高校發(fā)展的重中之重，也是外界不可阻擋的。但是，從現(xiàn)狀來看，高校檔案管理存在著許多不可抗拒的問題，急需有效的措施去處理。只有這樣，才能夠在不占用太大空間的同時，將檔案進行分類，能夠快速找到所需的檔案，實現(xiàn)檔案的信息化處理，進行資源共享。

2高校檔案信息化建設的意義

2.1提高了管理效率

提高高校檔案管理效率的主要途徑就是檔案管理的信息化。目前，全國各大高校的規(guī)模都在擴大，目的就是為了迎合國家擴招的指示，這就使得學校的檔案越來越不好管理，傳統(tǒng)管理模式的弊端日益顯現(xiàn)，優(yōu)化檔案管理的模式，提高管理的效率已經(jīng)迫在眉睫。充分發(fā)揮檔案管理信息化優(yōu)點的主要方式就是加快信息化的步伐，高校檔案信息化能夠使管理檔案時更加快捷，如果優(yōu)化流程建成，能夠永久進行使用，這就使得整體的成本大大減少，檔案管理的效率也就大大地增加了。

2.2提高了高校管理水平

高校管理水平大大提高的主要方式就是高校檔案管理的信息化建設。高校檔案管理工作的主要部分就是高校檔案管理的信息化。要想達到這一目標，首要任務就是提高高校的教學管理水平，通過對信息化建設力度的加大，進一步對流程進行管理，提高高校整體工作效率，一方面節(jié)省成本，另一方面給教師們減少了任務量。檔案管理信息化是檔案管理發(fā)展的主流，也是推進高校發(fā)展十分現(xiàn)實的選擇，加快檔案管理信息化現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，使得學校的發(fā)展提高一個層次。

2.3提高了高校檔案開發(fā)效益

高校發(fā)展的必然要求就是高校檔案管理的信息化，高校推進檔案管理的信息化發(fā)展，對于信息共享以及資源的再利用有著十分重要的意義，對于開發(fā)有著極大的幫助作用。需要發(fā)揮死檔案的優(yōu)勢，為高校建設發(fā)展服務，對高校檔案管理有著十分重要的意義，對于打破管理人員的慣性思維，創(chuàng)新檔案的使用方法，改變檔案使用的權限，使得檔案從管理向使用信息采集進行轉(zhuǎn)變，加快檔案智能化發(fā)展，促進檔案管理部門的發(fā)展更好服務學校政務，方便教學教研活動更加順利地進行。

3高校檔案管理存在的問題

3.1缺乏統(tǒng)一的標準

高校檔案管理沒有制定統(tǒng)一的標準，缺乏科學性。隨著信息化發(fā)展，高校檔案管理也應該逐漸更新自己的管理模式，加快學校檔案信息化建設的步伐。最終目的就是為了實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享，將資源進行遠程操控。而實現(xiàn)這些的前提就是必須要制定統(tǒng)一的科學標準。要建設統(tǒng)一的科學標準的前提就是各個學校制定出切實可行的標準，不斷探索高校檔案管理的標準，建立起統(tǒng)一的軟件設計標準、檔案建設標準，增加實時更新檔案數(shù)據(jù)庫并且將地方性的數(shù)據(jù)庫融人其中，確保高校檔案信息管理的安全性，目的就是為了給高校檔案管理信息化建設提供便利條件。

3.2基礎設施建設不完善

信息化基礎設施建設不完善是高校檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。一部分高校認為信息化就是計算機增加，這是錯誤的。這就是對信息化缺乏一定認識，并且缺少規(guī)劃。大部分高校并沒有專門的服務器，一般情況下都是使用普通計算機來代替。還有一部分學校網(wǎng)絡安全不配套，檔案管理也存在一定的缺陷，這就使得檔案信息化管理存在一定的漏洞，很多高校信息化管理硬件不夠完善，檔案管理系統(tǒng)也沒有進行實時更新，數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)沒有實現(xiàn)實時性，信息不夠完善。雖然有的學校配備了相應的軟件，但是由于整體的軟件與之不對應，不能夠兼容，使得整體的功能不能發(fā)揮出來。

3.3缺乏信息管理人才

人才的缺失是制約高校檔案管理信息化發(fā)展的根本原因。使得檔案信息發(fā)展相對落后一些。這使得高校檔案管理發(fā)展速度大大減緩。目前來說，高校檔案管理人員以及信息化人員比較缺少。熟悉檔案管理也了解信息技術的人員更加少。懂得檔案管理的人員不懂得信息化技術，懂得信息化技術的人員不懂得檔案管理，這就大大制約了檔案管理信息化發(fā)展。除此以外，受到了資金以及人力等方面因素的影響，高校數(shù)字技術發(fā)展還要滯后于社會，加上人才的匱乏，檔案數(shù)據(jù)的建立變得更加困難，信息化發(fā)展落后于其他的行業(yè)。因此，培養(yǎng)人才也是高校發(fā)展信息化檔案建設的重中之重。

3.4改進思想觀念

隨著時代的發(fā)展，高校檔案管理應該呈現(xiàn)其特色。但是，大部分的學校并沒有了解檔案管理信息化的意義，其重要性和必要性是影響檔案管理發(fā)展的主要因素，沒有認識到信息化在檔案管理建設中的作用，進而沒有對其制定相應的策略。同時，大部分的檔案管理人員都有其慣性思維，思想觀念也比較落后，不能夠積極創(chuàng)新自己的工作方式。單純地認為檔案管理只是高校工作的附屬部分，對于學校整體的教學質(zhì)量以及發(fā)展沒有意義。這種落后的思想觀念使得他們懶散與不思進取，對于學校的發(fā)展前景是百害而無一利的，嚴重制約了高校的發(fā)展。

4高校檔案管理信息化建設的實踐與探索

高校檔案管理是一項長期工程，也是一項系統(tǒng)性的工程。信息化建設是其發(fā)展的主要手段。我們必須將眼光放長遠，統(tǒng)籌兼顧，創(chuàng)新信息化建設的方式。高校檔案管理信息化建設的探索與實踐需要每一個高校積極去探索，這對未來信息化體系標準的建設有著十分深遠的意義。

4.1加強標準體系化的建設

高校檔案管理信息化建設的標準體系目前還沒有明確，加強其建設對高校檔案管理有著十分深遠的意義。由于受到檔案傳統(tǒng)模式的影響，檔案管理方法近些年也沒有很大的改善，高校檔案管理信息化建設沒有形成統(tǒng)一的標準，也變得更加的復雜。在出現(xiàn)檔案管理信息化建設以后，沒有對其進行統(tǒng)一的規(guī)范。所以，使得目前的檔案管理存在著各執(zhí)一詞的局面，使得檔案管理的信息管理困難大大加大。目前需要不斷加強檔案的收集力度，并且對其進行歸納，使用科學的標準對檔案進行管理，將檔案管理信息化建設得更加規(guī)范。只有制定出統(tǒng)一的標準以后，才能夠更加規(guī)范檔案管理流程，創(chuàng)新出統(tǒng)一的檔案管理標準。隨著時間的推移，國家也會制定一些規(guī)范檔案信息化建設的標準，加大檔案管理的力度。

4.2建立健全全面的數(shù)據(jù)庫

健全數(shù)據(jù)庫是各個行業(yè)的必要條件，加快高校檔案的數(shù)據(jù)庫建設，并對其進行全面的更新與補充，是建設信息化檔案管理的主要途徑，也是其必要的手段。建設強大的數(shù)據(jù)庫之前首先應該了解檔案的特點是什么，找出適應檔案特點以及發(fā)展前景的數(shù)據(jù)庫。檔案信息建設是檔案信息化的主要內(nèi)容。檔案資源數(shù)據(jù)庫建設的水平直接決定了檔案管理的質(zhì)量，這也關系到高校發(fā)展的方向。充分開發(fā)利用各個高校的檔案資源。一方面，應該加強學校各個資料的搜集，并且對其進行歸檔，建立起基本的數(shù)據(jù)庫。另一方面，高校應該加快檔案管理的信息化進程，對學校的資源進行數(shù)字化整合，以便于對檔案進行整合和再利用，不斷地填充更新數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的更新與健全是建設信息化檔案的必要條件。

4.3完善高校信息化建設平臺

高校信息化平臺的建設對高校檔案建設有著十分重要的意義，這需要依托于校園網(wǎng)網(wǎng)絡。目前，學校校園網(wǎng)絡屬于局域網(wǎng)，依托于其建設信息化平臺，這對于推進信息化建設檔案有著十分重大的意義。隨著信息化建設進程的加快，就需要借助網(wǎng)絡快速性以及及時性的特點建設網(wǎng)絡信息化平臺。準確收集相關的資料以及檔案信息。這些就是為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的檢索更加自動。在校園網(wǎng)上開設信息化站點，將學校多方面的信息融入到站點內(nèi)，進而實現(xiàn)共享信息資源，這就大大地增加了檔案管理的效率，利用率也大大地增加了。

4.4加快培養(yǎng)專業(yè)化的人才

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一、引言

作為有著一定價值的信息資料，檔案其實既是一種歷史記錄的形式，也是信息和知識較為最終的載體。因為檔案資料之中包含著大量的資源和信息，所以科學合理地利用檔案資料可以很好地促進工程項目的順利開展、進行和結束。而面對著飛速發(fā)展的經(jīng)濟社會以及日益發(fā)達的計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術，檔案管理工作如何正確地利用這些先進的技術方式和管理手段，對促進工程項目的檔案管理工作有著不可忽視的作用和意義。在信息化環(huán)境之下的檔案管理工作若是能夠順利地探索出其工作的新模式，那么對于提高工程項目檔案管理工作的效率、延長工程項目檔案使用的壽命顯然有著舉足輕重的作用。

二、探索工程項目檔案管理工作新模式的意義

作為一種非常重要的資料和信息數(shù)據(jù)，檔案有著較高的保存和利用價值，這也是其會采取單獨的各種方式進行處理記錄的原因。所以，在管理理念、手段和方式不斷更新和發(fā)展的今日，結合這些發(fā)展區(qū)探索檔案管理工作的新模式能夠有效地提高資料信息利用的效率，同時也有利于充分地發(fā)揮檔案信息資料的應有價值。而且檔案管理的工作實質(zhì)其實是對工程項目內(nèi)部各種人員管理和工程施工等各方面信息進行一個合理科學的分類和保存，所以探索檔案管理工作的新模式有助于檔案工作者更方便詳細地記錄工程的情況，并且工程單位在工程竣工以后發(fā)生什么問題和情況時也能夠更加快捷方便地調(diào)查問題的所在并及時解決，同時也能在以后的工程施工中為本工程單位或者其他單位提供借鑒和參考的資料，及時防微杜漸。

三、新時期下檔案管理工作的發(fā)展趨向

隨著檔案管理的理念以及技術手段不斷的更新和發(fā)展，檔案管理的工作也有了發(fā)展的新趨向，其主要有著以下幾個方面的特點：第一，檔案資料信息高度的數(shù)字化。隨著計算機技術的飛速發(fā)展，利用計算機來進行檔案的信息資料收集和整理，并且用紙質(zhì)資料和電子媒介等多種方式來進行檔案的歸檔和保存儼然成了現(xiàn)下工程項目檔案管理的一種新特色，這便是檔案資料信息的數(shù)字化，也是檔案管理工作要不斷更新和完善的一個重要內(nèi)容。第二，檔案利用的高效化。隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，使用檔案資料信息也是日益頻繁，并且需求量還在不斷增大，同時檔案資料信息也有了更高的利用價值，除了作為一種憑證或者參考資料之外，檔案在教育宣傳、籌劃和分析等方面也有了更多的應用。第三，檔案管理服務的方式多元化。隨著我國科學技術不斷的發(fā)展，檔案管理的服務方式也在不斷增多，除了紙質(zhì)資料的閱覽只玩，檔案展覽和網(wǎng)上檢索查詢等服務方式也在不斷地完善，這不僅使得檔案資料有了更高的利用價值，同時也進一步推動了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

四、探索工程項目檔案管理工作的新模式

1.建立新型檔案管理機構。結合當前環(huán)境之下檔案管理工作具有的特點去建立一個專業(yè)、完善和高效的檔案管理的機構，對于提高工程項目檔案管理工作的效率有著非常顯著的作用。工程單位內(nèi)部進行檔案管理的部門應當積極進行交流并學習和借鑒先進、科學的技術方式和管理經(jīng)驗，以便完善工程單位檔案管理機構內(nèi)部的組織。除此之外，也要針對性地對檔案管理的工作人員進行專業(yè)的強化培訓和教育，督促工作人員認真學習我國檔案管理方面的相關法律法規(guī)，從而提高檔案管理工作人員的意識，使其深刻認識到進行檔案管理工作所具有重要性，同時提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。以上這些措施對于促進工程項目檔案管理的工作科學化、規(guī)范化和標準化有著非常重要的意義，是提高檔案管理工作的效率和水平的重要舉措。2.建立檔案管理工作的信息化模式。目前，隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術的高速發(fā)展，網(wǎng)絡化和信息化已然在各個領域，包括管理領域都得到了較為廣泛的應用和普及。所以，新時期工程項目的檔案管理工作自然也要與信息化技術進行連接，以便檔案的生成和儲存管理都具備信息化特征，同時也要構建出一個有著數(shù)字化的錄入和系統(tǒng)化的加工的新型檔案管理系統(tǒng)。另外，也要構建出具有電子檔案和文本檔案這雙重保存和管理的新模式，這對于提高檔案生成、歸類、保存和輸出的效率也有著顯著的作用。當然，因為工程項目的檔案資料也有著其自身的信息特殊性，所以在檔案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保證檔案信息化的管理系統(tǒng)安全也是非常需要注意的方面，基于此，設置檔案資料的公開范圍和相應查閱的權限，同時利用各種現(xiàn)代化的安全技術軟件都成為避免惡意侵入、病毒威脅，從而確保工程項目檔案資料安全的重要措施，對于電子檔案信息資料擁有安全可靠的保存環(huán)境同樣有著顯著作用。3.建立檔案管理工作的標準化模式。想要有效解決工程項目檔案管理工作里出現(xiàn)的一些混亂繁雜的情況，建立檔案管理工作標準化的模式就是當務之急。只有結合當前情況下的行業(yè)特點，分析總結出檔案管理方面的專業(yè)意見，并制定出具有可行性的、實際的、并且行之有效的工程項目檔案管理的標準，才是保證檔案建立科學的、專業(yè)的和效率最大化的標準化模式的有效措施。除此之外，還需要對檔案管理工作的人員進行嚴格的要求，要求他們必須根據(jù)檔案管理的相應標準和相關規(guī)范進行檔案管理的工作，并且一定要將工作做好，這有利于檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化和有序化的工作，同時也能夠提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。4.建立檔案管理工作的高效化模式。強化檔案管理工作中的立卷歸檔的工作，能夠為檔案的管理工作打下堅實基礎。作為檔案管理工作中首要的環(huán)節(jié)，立卷歸檔同樣也是檔案管理實現(xiàn)高效化、標準化和規(guī)范化工作的一個關鍵，所以必須給予立卷歸檔工作足夠重視。首先就是要根據(jù)檔案資料具體的時效性和文件管理的所出階段來決定立卷歸檔的工作是否要進行。而那些需要進行立卷歸檔工作的文件就需要依照相應程序還有處理的重點來展開立卷歸檔的整理，同時也要盡可能避免信息冗余和文件重復的情況發(fā)生。另外，在立卷歸檔的整理工作之中，還要重點對檔案資料的簡潔性、完整性和實用性進行保存，這樣才能為檔案資料下一步的分類、保存和查閱提供便利的使用條件。5.建立檔案管理工作的數(shù)字化模式。檔案管理工作的數(shù)字化模式指的是有網(wǎng)絡信息的共享系統(tǒng)和檔案信息的綜合管理系統(tǒng)共同進行檔案管理，網(wǎng)絡信息的共享系統(tǒng)由Web管理的子系統(tǒng)以及信息的子系統(tǒng)組成，而檔案信息的綜合管理系統(tǒng)則是由檔案信息管理的子系統(tǒng)、數(shù)字化處理的子系統(tǒng)、信息服務的子系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理的子系統(tǒng)共同組成?？偟膩碚f，數(shù)字化模式以現(xiàn)代信息技術作為基礎，并且將檔案信息當作核心內(nèi)容，依靠便捷、高效、先進的開發(fā)模式來進行檔案管理。其對于提高管理檔案的工作效率、有效保存和管理檔案數(shù)據(jù)、減輕檔案管理人員的工作負擔有著非常重要的作用。隨著物聯(lián)網(wǎng)和云計算技術在國家電網(wǎng)工作領域的應用和發(fā)展，將為工程項目信息的采集、存儲開辟新途徑。不斷研發(fā)、實現(xiàn)新科技在建筑領域、生產(chǎn)領域拓展應用后的項目工程信息轉(zhuǎn)換和管理，形成分別滿足工程項目規(guī)劃、設計、建設等專業(yè)應用及社會不同部門、不同層次需要的科技檔案，防止電子文件因生成環(huán)境改變而導致文件信息失真和處理、利用上的困難等問題發(fā)生，為檔案信息化建設的深入開展提出了新課題。

五、結語

綜上所述，面對互聯(lián)網(wǎng)和計算機飛速發(fā)展和普及的如今，檔案管理工作的理念、手段和技術也都發(fā)生了根本性的變化，所以工程項目檔案管理的工作也必然要根據(jù)新時期的特點來探索新的模式。面臨著更高要求的檔案管理工作必須要建立信息化、標準化和高效化的工作模式，這就意味著要制定出完善科學的檔案管理的規(guī)范和標準，同時建立健全檔案管理的機構。另外，也要對檔案管理的工作人員進行相應的教育和培訓以提高其專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。只有對工程項目檔案管理的工作進行積極的新模式的探索，才能在日新月異的現(xiàn)代不斷地提高檔案管理的工作水平，并不斷促進其發(fā)展，同時為工程項目的順利開展和完成提供一份保障。

作者:張葦 單位:國網(wǎng)甘肅省電力公司張掖供電公司

參考文獻：

篇4

中圖分類號：C939 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）02-0000-01

引言

事業(yè)單位人事檔案是在工作的開展過程之中逐步形成的用來很好的記錄工作者學歷資料、學習經(jīng)歷、工作表現(xiàn)以及個人情況的重要文件資料。事業(yè)單位人事檔案管理對于單位的發(fā)展和個人工作的進步有著重大的意義，總的來講相關管理工作是當前現(xiàn)代化人力資源管理之中的核心環(huán)節(jié)。隨著當前事業(yè)單位工作的不斷改革和工作制度的不斷向前發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理在實踐之中的重要性不斷凸顯出來，為了更好的實現(xiàn)事業(yè)單位工作的向前發(fā)展，更好的為人事單位的工作進步奠定基礎，還應當重點的對事業(yè)單位人事檔案管理工作之中存在的問題和基本缺陷等進行系統(tǒng)性的研究，以求更好的實現(xiàn)管理政策和管理手段的創(chuàng)新發(fā)展。

1. 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性分析

明確事業(yè)單位人事檔案管理的重要性和深遠的價值對于工作的發(fā)展和創(chuàng)新有著重大的意義，所以還應當對此環(huán)節(jié)的工作加以高度的重視。事業(yè)單位人事檔案管理具有一定的機密性，這一點是工作的基本原則之一，同時還需要注意的是事業(yè)單位人事檔案管理具有較強的專業(yè)性和極強的系統(tǒng)性。在實踐的管理過程之中相關工作部門需要對工作的開展和進行引起高度的重視，并且有針對性的、有政策性的加強管理水準，對其中出現(xiàn)的問題需要進行妥善的處理。此外，事業(yè)單位人事檔案管理作為當前事業(yè)單位人才信息和人力資源管理的主要載體，對于整個單位的建設和人才的控制也有著重大的意義。相關管理工作是當前現(xiàn)代化人力資源管理之中的核心環(huán)節(jié)。隨著當前事業(yè)單位工作的不斷改革和工作制度的不斷向前發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理在實踐之中的重要性不斷凸顯出來，隨著當前我國人事制度的不斷改革和創(chuàng)新發(fā)展，在機關單位和事業(yè)單位之中，加強事業(yè)單位人事檔案管理重要性可謂是不言而喻。加強對相關信息和資料的管理，可以明確人員的工作經(jīng)歷和教育經(jīng)歷，這一點對于人才信息的管理控制以及人員的評價意義重大，不論是機關單位還是事業(yè)單位，都需要對相關檔案進行系統(tǒng)化的分析，并且充分的結合信息資料對人力資源進行重新的調(diào)整和整合，進而保證配置的合理性和完善性。通過對檔案進行分析，還可以結合人員的綜合素質(zhì)促進整個單位的發(fā)展，有針對性的進行員工技能培訓，進而從根本上增強人才綜合素質(zhì)，使得人才可以為單位提供更好的服務。

2. 建議及對策

根據(jù)上文針對我國當前事業(yè)單位人事檔案管理工作開展過程之中的基本現(xiàn)狀和開展過程之中存在的主要問題等進行集中性的研究可以明確后續(xù)工作的開展核心方向。下文將針對不斷增強事業(yè)單位人事檔案管理工作水準的基本方式和工作開展的主要政策等進行系統(tǒng)性的研究，旨在以此為基礎更好的實現(xiàn)單位的改革和工作的創(chuàng)新發(fā)展。為了更好的實現(xiàn)事業(yè)單位工作的向前發(fā)展，還應當重點的對事業(yè)單位人事檔案管理工作之中存在的問題進行系統(tǒng)性的研究，以求更好的實現(xiàn)管理政策和管理手段的創(chuàng)新發(fā)展。

要想做好人事檔案管理的工作，首先就是需要提高事業(yè)單位領導對人事檔案管理的重要性認識，要將人事檔案管理工作放入日常工作中來，建立相關的檔案管理小組，定期對人事檔案管理進行相應的檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題可以進行及時的解決。還可以制定相關的人事檔案管理工作的考核制度，定期對管理人員進行考核，從而提高管理人員對人事檔案管理的重要性認識。？總的來講有檔案是廣大企業(yè)單位、國家機關單位以及個人在社會之中活動所直接形成的重要文件形式，其作為一種原始的文件記錄形式，可以以不同的形式，諸如圖像、文字以及聲音等方式，表現(xiàn)出不同的歷史記錄。所以檔案的管理是廣大單位日常工作之中的核心環(huán)節(jié)，需要注意的是檔案對于社會的發(fā)展和經(jīng)濟的建設也有著重大的意義。

人事檔案管理是一項比較瑣碎繁雜的工作，如果沒有相關的管理條例來制約，就會導致管理工作比較雜亂，沒有章法可循。所以應根據(jù)社會的發(fā)展，對人事檔案管理工作相關制度進行相應的調(diào)整和完善，并進行落實。從而提高人事檔案管理工作效率。根據(jù)相關管理制度對檔案資料進行嚴格的審查，防止虛假信息進入檔案中。從而提高人事檔案管理的工作效率，為事業(yè)單位的人事工作提供更好的服務。

3. 結束語

總的來講事業(yè)單位人事檔案管理是當前相關工作項目的核心環(huán)節(jié)，正如上文所分析到的，事業(yè)單位人事檔案是在工作的開展過程之中逐步形成的用來很好的記錄工作者學歷資料、學習經(jīng)歷、工作表現(xiàn)以及個人情況的重要文件資料。綜上所述，根據(jù)對當前現(xiàn)代化事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀等進行系統(tǒng)性的分析，從實際的角度著手對工作開展的方式和基本的流程等進行集中性的研究，旨在以此為基礎真正意義上實現(xiàn)工作項目的創(chuàng)新發(fā)展，真正意義上實現(xiàn)工作的不斷改革。從本質(zhì)上加以分析加強事業(yè)單位人事檔案管理工作水準是當前單位發(fā)展和制度健全的核心環(huán)節(jié)，所以應當加強對相關工作的重視程度，以健全的思想和完善的理念真正意義上實現(xiàn)相關制度的健全，為更好的增強事業(yè)單位的發(fā)展水平奠定堅實基礎。

參考文獻

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檔案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技術、計算機技術以及網(wǎng)絡技術，其主要是以檔案資源為主要對象，以管理檔案的有關理論為指導，依托檔案工作，結合國家檔案管理以及信息社部門的相關要求，而展開的收集、整理、開發(fā)、保管以及利用檔案的工作。目前，檔案管理安全保密信息化是其主要的發(fā)展趨勢，同?r也是保障社會文明進步的重要前提。在我國的檔案管理史中，最重要的環(huán)節(jié)就是檔案管理安全保密工作。所以檔案管理業(yè)發(fā)展實現(xiàn)可持續(xù)的基本保障就是檔案管理安全保密工作，而信息化檔案管理對于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。

2 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題

2.1 管理技術、人才缺乏

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理過程中，工作人員管理技術缺乏，專業(yè)信息技術人才缺乏，管理經(jīng)驗以及管理意識缺乏等，是目前檔案管理工作面臨的首要問題。而由于檔案管理人員缺乏相關的信息技術以及管理知識，使得檔案的保密工作、管理工作以及查閱工作等，出現(xiàn)了各種各樣的問題。同時由于信息管理軟件未能獲得廣泛的應用和推廣，加之相關管理工作缺乏一定的統(tǒng)一性，因此使得信息化檔案管理不能獲得有效的推進。而在檔案管理工作中，由于缺乏完善的、規(guī)范性的標準，使得檔案管理行業(yè)的發(fā)展也面臨較大的挑戰(zhàn)。同時在實現(xiàn)信息化檔案管理的過程中，信息技術以及管理知識的相對缺乏，使得卷案管理以及檔案管理等工作的開展受到了阻礙。因此必須引進大量的檔案管理專業(yè)人才，同時不斷增加專業(yè)信息技術人才，才能促使信息化檔案管理能夠達到較高的水平。

2.2 檔案管理性質(zhì)理解不正確

檔案管理工作不僅僅是簡單保存各種形式、各種工作的文檔以及歷史記錄，同時它也是領導考察工作的重要憑證和制定決策的基礎依據(jù)，甚至還是基礎設施建設以及科學研究的重要參考資料。盡管檔案管理工作具有非常重要的作用和意義，但是在該領域中，相應的管理人才非常少，主要原因有兩點：一是針對檔案管理的工作內(nèi)容，很多人的理解都不正確，這就使得開發(fā)和利用檔案資源方面出現(xiàn)了一定的缺陷。二是針對檔案管理工作的性質(zhì)，人們的理解也缺乏一定的正確性，且最初開展檔案管理工作的目的主要是提供一定的資料服務，且對象是單位上的一些工作人員。但目前檔案管理工作的功能以及業(yè)務等不斷在拓寬，且檔案保密、開發(fā)、保管以及查閱等，也屬于檔案管理的范疇。另外很多人在找工作的過程中，比較喜歡見效早、上手快的工作，且普遍認為檔案管理工作沒有光明的前途，因此很多人不愿意從事檔案管理的相關工作。

2.3 信息化檔案管理理念缺乏

目前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問題。同時管理技術落后、管理模式陳舊，未能順應時展，采用先進的信息技術以及網(wǎng)絡技術管理檔案，也是其面臨的重要問題。目前，國內(nèi)各大行業(yè)，如銷售、設計、餐飲，甚至是快遞行業(yè)，都逐漸應用到了信息化技術，但是在檔案管理領域中，信息化發(fā)展則非常緩慢。在開展檔案管理工作的過程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進，則需要相關工作人員堅持不懈地進行建設，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過程中面臨的各種問題。

3 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略

3.1 增強管理人員的專業(yè)素質(zhì)

針對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問題，首先相關部門需要采取一定的措施，不斷增強管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)素質(zhì)，即組織其進行定期的管理技術教育和培訓，不斷增強其檔案管理責任意識，使管理人員能夠形成一個具有嚴明紀律的工作隊伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務。而在對管理人員開展教育培訓的過程中，需要不斷增強其檔案管理安全保密意識，并對信息化檔案管理加強建設，同時根據(jù)我國檔案管理的相關規(guī)定，制定出嚴格的檔案管理安全保密制度，并對安全保密人員加強實踐和教育，從而增強其應用水平，以便達到信息化檔案管理的基本要求。

3.2 樹立信息化檔案管理意識

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機構、工作人員以及相關機構需要對該項工作的發(fā)展前景進行明確，并且要對檔案管理工作的具體性質(zhì)進行正確的認識和解讀，特別是針對檔案管理的安全保密工作，必須對管理人員加強安全保密意識的培養(yǎng)，避免不法分子通過各種途徑對檔案信息進行非法竊取，從而避免給社會帶來嚴重的經(jīng)濟損失。同時在加快建設信息化檔案管理的過程中，還需要科學地規(guī)劃檔案信息管理工作，增強檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應有的價值。例如企業(yè)在對檔案信息管理進行推進的過程中，不能對信息技術人才進行大量的招攬，同時也不能招攬一些不具備檔案信息管理經(jīng)驗和技術的人才，因為這些人才往往缺乏相應的檔案管理素質(zhì)，而已經(jīng)招攬的人才，則必須對其進行集中培訓和教育，不斷增強其信息化檔案管理的意識，增強其檔案管理安全保密意識。

3.3 加快實現(xiàn)信息化檔案管理

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一、對供電企業(yè)檔案管理的認識

眾所周知，供電企業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理承擔著多項功能，在信息化管理的今天，人事檔案管理涉及到員工的職務晉級、薪酬體制安排、干部隊伍建設等重要方面。根據(jù)新時期的具體需要，結合檔案信息來實施人力資源開發(fā)則構成了更高層次的檔案管理要求。

具體而言，可以從以下兩個方面來認識人事檔案管理：（1）人事關系管理方面。作為一般層面的人事關系管理，構成了供電企業(yè)人事檔案管理的主要內(nèi)容。從供電企業(yè)的管理實踐來看，在制度化管理和信息化管理的基礎上，針對人事關系管理已經(jīng)形成了十分完善的人員保障和組織保障。（2）人力資源開發(fā)方面。人力資源開發(fā)可以理解為，干部資源開發(fā)和人力資本開發(fā)兩大板塊。對于前者而言，即為企業(yè)的發(fā)展儲備和培養(yǎng)管理隊伍；對于后者來說，則需要圍繞著供電企業(yè)的經(jīng)營實際，圍繞著全面質(zhì)量管理建立起針對專業(yè)技術人員的崗位培訓機制。

二、認識引導下的專業(yè)培訓模式定位

在以上認識引導下，專業(yè)培訓模式可定位于以下三個方面：（1）專業(yè)培訓的目的定位。前面對于人事檔案管理而言，反復強調(diào)了人力資源開發(fā)的價值和意義。站在新時期企業(yè)的經(jīng)營管理目標上，首先就需要完成對專業(yè)培訓的目的定位。目的含有兩層意思，即目標和實施該項行為的價值取向。這里更為重要的是價值取向，應在培訓中轉(zhuǎn)換檔案管理人員的工作意識，使其從“管理主導型”轉(zhuǎn)變?yōu)椤肮芾磔o助型”。為此，專業(yè)培訓就需要從崗位技能和崗位意識這兩個板塊下工夫。（2）專業(yè)培訓的手段定位。事實表明，供電企業(yè)檔案管理人員都能明確檔案管理對企業(yè)發(fā)展的意義，包括在促進企業(yè)人力資源開發(fā)上的功能定位。然而，在“知易行難”的實踐過程中，卻無法從行動上來實現(xiàn)檔案管理的上述意義和價值。（3）專業(yè)培訓的結果定位。專業(yè)培訓的結果定位是指，如何評價專業(yè)培訓后的效果。本文以人事檔案管理為考察對象，如何評價人事檔案管理人員的受訓效果，則成為了這里的結果定位。筆者認為，在知行統(tǒng)一模式下也需要從知和行兩個方面來給予評價。

三、定位驅(qū)動下的專業(yè)培訓途徑構建

根據(jù)上文所述并在定位驅(qū)動下，專業(yè)培訓的途徑可從以下四個方面來構建：（1）深化對檔案管理價值的認識。盡管本文以人事檔案管理為考察對象，但就其檔案管理專業(yè)培訓而言，則首先需要深化對其價值的認識，結合新時期供電企業(yè)的經(jīng)營實際來完成培訓目的的定位。因此，企業(yè)管理層、培訓組織方（或第三方培訓組織），都需要完成這一認識活動。（2）結合管理價值設立培訓目的。以人事檔案管理為例，由于新時期需要完善企業(yè)的人力資源開發(fā)工作。因此，人事檔案管理人員就需要為干部隊伍建設、人力資本存量提升等工作提供信息支持。從而其培訓目的便可設立為，在提升檔案管理人員的常規(guī)管理能力的同時，還應轉(zhuǎn)換他們的工作意識，使其主動為企業(yè)的人力資源開發(fā)活動提供重要的輔助職能。（3）建立知行統(tǒng)一下的培訓模式。目前“知”很容易實現(xiàn)，而對于“行”則較難達成。這就要求，在實施專業(yè)培訓中應在保留傳統(tǒng)培訓形式的同時，還應該促使檔案管理人員在本質(zhì)崗位中建立起學習效應。這種基于“干中學”的學習效應，便能實現(xiàn)“行”的要求。（4）完善知行統(tǒng)一模式下的評價。完善知行統(tǒng)一模式下的評價便在于，需要根據(jù)“知”和“行”分別構建起評價指標，并能分別評價出檔案管理人員的工作效果。為此，這里就需要從知識性測試和崗位工作效果等兩個方面來完成。對此，需要引起同行的重視。

以上四個方面對檔案管理專業(yè)培訓的途徑構建，同樣適用于其它類型的檔案管理需要?？梢姡还茉鯓佣夹枰箼n案管理與新時期的要求相結合，并在此基礎上建構起專業(yè)培訓的途徑來。

四、實證分析

2014年3月27日，南方電網(wǎng)某縣級供電公司2013年度人力資源檔案整理歸檔工作圓滿完成。

為完善人力資源檔案管理，公司采取了一系列切實可行的方案。優(yōu)化人資檔案管理制度，增強人資檔案的動態(tài)性和真實性。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理和考核，運用信息技術，及時對遺漏丟失的材料進行檢索，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。

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一是檔案管理方式相對落后。在新的形勢下醫(yī)院檔案資料的管理方式上卻沒有很大的變化醫(yī)院檔案管理從管理的硬件或軟件等都存在著差距。醫(yī)院珍貴的文字影像等資料一旦造成損毀或遺失便會造成難以估量的損失甚至無法補救和挽回。

二是檔案管理部門的相對混亂。目前隨著社會的發(fā)展醫(yī)院也在不斷變化。醫(yī)院不同時期的各項檔案一直在不同的管理部門內(nèi)部保存，隨著醫(yī)院的變遷機構調(diào)整個別檔案不可避免地要出現(xiàn)遺失或損毀。

三是對檔案管理工作的意義認識不足。由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，因此醫(yī)院的檔案工作在管理上存在著許多問題。主要原因是醫(yī)院對檔案管理的意義認識不足、重視不夠。檔案工作建檔是基礎，管理是關鍵，利用是目的。認識不到這一點必然不能充分開發(fā)現(xiàn)有檔案資料的使用價值，為醫(yī)院建設所用。

二、加強醫(yī)院檔案管理的對策

1、普及檔案法，提高管理者檔案意識，加強檔案制度建設。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領導、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。措施方面，應制定相應的考核制度，將檔案管理納入各科室責任目標中，責任到人，與考核獎懲掛鉤，從制度上強迫各科室加強檔案管理工作。才能使醫(yī)院檔案管理工作順利開展，更上新臺階。病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容，要加強對醫(yī)務人員病案書寫的教育，提高對病案嚴肅性的認識，使醫(yī)務人員從思想上以予以重視，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規(guī)章制度，加強病案書寫規(guī)范化的培訓，要實行專人負責。實行監(jiān)督制度，對病歷實行抽查，有獎有罰，要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業(yè)精神和態(tài)度，也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞。

2、健全制度，明確職責，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立檔案管理科，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。目前醫(yī)院正處于醫(yī)改的深入調(diào)整階段，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強有關內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營方面，基建項目資料、經(jīng)濟核算方案、專家聘用合同等材料應實行歸檔收集。又如提倡采購招標，其招標方法、程序、協(xié)議、合同也應進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全檔案管理組織，落實專人收集。

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中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）05（a）-0196-01

等級醫(yī)院評審是改善醫(yī)院管理規(guī)范化、加快醫(yī)院發(fā)展的有效手段之一，而檔案管理合理應用對于等級評審具有十分重要的意義。但是，在應用檔案管理進行等級醫(yī)院評審中經(jīng)常存在問題，影響等級醫(yī)院評審的進程。基于此，本文對于檔案管理在等級醫(yī)院評審中應用的研究不僅具有一定的理論指導意義，也具有一定的實際應用價值。

1 檔案管理在等級醫(yī)院評審中應用現(xiàn)狀及意義

目前，檔案管理在等級醫(yī)院評審中的應用越來越普遍，檔案管理的規(guī)范化、科學化以及標準化能夠促進醫(yī)院的規(guī)章制度、工作記錄以及病歷資料的嚴格檢查以及審驗工作，使得等級醫(yī)院評審的相關資料都能夠滿足標準以及要求，順利的實現(xiàn)等級醫(yī)院評審。

檔案管理的應用對于等級醫(yī)院評審具有十分重要的意義，首先，能夠健全醫(yī)院組織，對于等級醫(yī)院評審中的工作進行明確分工，促進評審過程中相關資料的收集、整理、完善，能夠進行指導和監(jiān)督，保證等級醫(yī)院評審中檔案資料符合要求；其次，能夠加強醫(yī)院相關部門的檔案管理意識，避免出現(xiàn)不完整檔案資料，影響等級醫(yī)院評審所需的材料的真實性以及完整性；再次，檔案管理工作的規(guī)范化以及科學化管理，對于以后醫(yī)院開展工作也具有十分重要的意義，在進行等級醫(yī)院評審過程中，需要準備大量資料，為了確保資料的內(nèi)容詳實、準確可靠，這就需要醫(yī)院注重檔案管理工作，極大促進醫(yī)院檔案管理工作的進展；第四，對檔案資料科學的分類以及合理的歸檔，能夠為以后的工作提供有力的條件，奠定堅實的基礎。

2 檔案管理在等級醫(yī)院評審中應用存在的問題

隨著檔案管理在醫(yī)院工作開展中的應用逐漸增多，在在等級醫(yī)院評審中應用檔案管理也存在不少問題，主要有以下幾個方面：

2.1 檔案編研力度有待加強

醫(yī)院等級評審對于專項指標的要求一般超過三年或者更長的時間，需要建立的檔案必須連續(xù)并且完整，要求醫(yī)院要加強檔案的編研力度。在以前傳統(tǒng)的檔案編研過程中比較側重人事檔案以及年度報表等方面，在以后的檔案編研中可以增加醫(yī)療保健質(zhì)量管理、專科醫(yī)師培訓以及婦幼保健基層指導等專題方面，這樣更有利于等級醫(yī)院評審中資料整理的完整以及規(guī)范。

2.2 檔案歸檔的范圍需要逐步進行調(diào)整

等級醫(yī)院評審涉及部分指標是醫(yī)院日常的工作，但卻并不在原有的歸檔范圍之列，如院領導的工作日程安排、健康教育課程的全部課件資料等，特別是一些聲像資料的歸檔，如年度“三基”操作考試、醫(yī)療保健專項討論會議等，也是歸檔范圍的遺漏項目，應該及時納入歸檔范圍，使醫(yī)院的檔案不僅完整而且豐富。要求檔案管理不僅要注重前期資料的收集，更要對個別歸檔后的資料進行及時的補充和完善，根據(jù)實際工作及時、靈活地調(diào)整歸檔范圍。

2.3 部門檔案收集意識有待逐步提高

等級醫(yī)院評審證明且強化了檔案工作在醫(yī)院管理中的重要作用，也暴露了部門檔案收集意識的相對薄弱。由于辦公自動化的普及，電子文檔的收集成為薄弱環(huán)節(jié)，在當前這一過渡摸索階段，對這類檔案的界定還比較模糊，給其收集歸檔工作帶來一定難度。因此，加強各部門兼職檔案員的歸檔意識和檔案業(yè)務素質(zhì)是控制檔案源頭質(zhì)量、保證檔案完整性和系統(tǒng)性的重要保障。

3 采取措施以及建議

在等級醫(yī)院評審的工作過程中，能夠很好的檢驗醫(yī)院檔案管理工作的實現(xiàn)情況，針對上述檔案管理存在的相關問題，醫(yī)院必須做到對檔案管理的足夠重視，建立科學完善的檔案管理制度，促進醫(yī)院檔案管理工作的科學化、制度化以及規(guī)范化進程，通常情況下，可以從以下幾個方面采取相應的措施。

3.1 建立完善的檔案管理隊伍

參與醫(yī)院的檔案管理工作人員要具備檔案管理專業(yè)的理論知識，還應具備一定程度的醫(yī)療專業(yè)知識、醫(yī)院人文科學知識以及相關信息管理知識等綜合性的知識結構。因此，檔案管理人員要加強理論學習，提高自身整體素質(zhì)，積極開展培訓業(yè)務，更好的適應醫(yī)院的檔案管理工作。

3.2 在醫(yī)院工作開展中，要做到加強宣傳，提高整體的檔案意識

加強醫(yī)院工作人員的檔案知識的宣傳以及學習，利用醫(yī)院等級評審這一平臺，宣傳檔案管理的重要性，使得領導以及職工都具有較高的檔案管理意識，有利于以后醫(yī)院的管理工作順利開展。

3.3 規(guī)范檔案原始資料的管理工作，保證醫(yī)院檔案管理資料的完整性

在進行等級醫(yī)院評審中，各部門以及各科室開展大量工作，但沒有及時進行檔案記錄，或者資料分散，不能形成完整的檔案資料，影響評審資料的真實性以及完整性。因此，對原始資料的規(guī)范管理，及時、完整的收集顯得尤為重要。

3.4 重視檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展

在醫(yī)院檔案管理工作開展過程中，要改變傳統(tǒng)的方式，利用計算機技術以及網(wǎng)絡技術進行檔案的整理以及相關工作，實現(xiàn)檔案管理工作的科技一體化管理，建立電子檔案，實現(xiàn)檔案實體和檔案信息的分離，能夠為更多的用戶提供服務工作。建立完善的數(shù)據(jù)庫檔案系統(tǒng)，在確保安全保密的基礎之上，實現(xiàn)電子化統(tǒng)一管理，能夠促進醫(yī)院檔案工作的發(fā)以及完善。

3.5 加強檔案的利用與開發(fā)

檔案管理多的最終的目的是利用檔案方便開展工作。醫(yī)院檔案作為歷史的真實記錄，其最終目的是作為信息資源在醫(yī)院的建設中發(fā)揮作用。醫(yī)院檔案工作人員要科學的進行檔案信息的二次開發(fā)以及加工，提供深層次以及多方面的應用信息。

4 結語

綜上所述，醫(yī)院等級評審極大的醫(yī)院醫(yī)療、管理、服務等多方面的水平，醫(yī)院檔案管理部門應該以醫(yī)院為核心，緊密結合等級醫(yī)院評審中的資料的整理、收集以及分析工作，是醫(yī)院的管理更加規(guī)范化、科學化以及合理化，確保醫(yī)院合格通過等級醫(yī)院評審，為整體醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展以及完善做出貢獻。

參考文獻

篇9

中圖分類號：G717.24

高職院校的管理工作是教育工作者關心的內(nèi)容，同時也是國家相關部門關注的對象，檔案管理是管理工作的一部分，檔案管理工作的好壞同樣衡量高職院校管理職能高低的一個重要標準，隨著高職院校規(guī)模的不斷擴大，檔案管理方面的工作難度也在不斷增加，同時在信息時代的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理理念和方式也受到了巨大的挑戰(zhàn)，可見對檔案管理進行創(chuàng)新和優(yōu)化是很有必要的，同時也是我國高職院校重點研究方向。

1檔案管理工作的作用和優(yōu)化創(chuàng)新的意義

檔案管理擔任著對學校各種事項的記錄工作，包括教學計劃安排、教學成果、科研成果，這些都是檔案管理工作的主要內(nèi)容，同時檔案管理還有記錄歷史的作用，從最初建校開始，檔案管理工作就開始進行了，它見證了學校的不斷發(fā)展和壯大，是歷史的見證者。檔案管理工作中的對于學生工作方面的管理對于學生的個人情況進行了詳細記錄，是學生在學校的寶貴資料，同時檔案也是教學評估的重要參考資料，它通過對教學工作的記錄，對于教學評估而言屬于第一手資料。

通過對檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新，能夠近一步提升高校檔案管理能力，規(guī)范高校檔案管理工作，對于現(xiàn)代化高校建設和發(fā)展而言有特殊意義，同時檔案管理工作屬于基礎性工作，對于穩(wěn)定教學發(fā)展具有很大的作用，檔案管理的優(yōu)化和創(chuàng)新不斷促進我國高職院校做出顯著成績

2目前高職檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理觀念落后

在信息時代，檔案管理工作統(tǒng)統(tǒng)信息技術全面結合，已經(jīng)發(fā)展成為了依靠信息技術的檔案管理模式，但是對于部分的高校檔案管理工作而言，工作人員仍保留著落后的觀念，雖然配備了相應的設備，但是工作人員卻很難做到熟練使用，仍喜歡采用傳統(tǒng)的檔案管理工作方式進行檔案管理。

2.2高職院校不重視檔案管理

對于高職院校而言，部分管理者認為學校的重要任務是傳授學生技能，將更多的精力放在了教學以及效益上，對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，導致檔案管理工作在學校的地位較低，由于檔案管理工作主要體現(xiàn)在服務性上，和教學的聯(lián)系不大，很難為學校產(chǎn)生突出作用，只有在特殊情況下才會用到檔案管理，但是我們應該認識到檔案管理工作屬于基礎性的工作，只有注重基礎才能使學校向好的方向發(fā)展。

2.3缺乏人才和資金上的投入

檔案管理作為服務性工作，尤其是和信息技術相結合后，對于工作人員以及工作設備的要求在不斷提升，但是由于其學校的地位較低，相關領導的不重視，在人才和資金的分配上受到了很大的制約，從而嚴重影響了檔案管理工作的發(fā)展，工作人員缺乏相應的技術和經(jīng)驗，在工作過程中很難做到創(chuàng)新和發(fā)展，僅僅是以應付的態(tài)度對待工作，設備上的問題使得檔案管理工作和目前的先進模式存在巨大的差距，在這種沒有人才和資金的情況下，要想快速發(fā)展是不可能的。

3檔案管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化

3.1提高對檔案管理工作的重視

檔案管理工作作為學校教育管理工作的重要組成部分，具有著重要的意義，高職院校的管理者應該提高對檔案管理工作的認識，重視檔案管理工作。要知道，檔案管理關系到每一個學生的在校情況，檔案是學生的個人信息的可靠依據(jù)，同時也是畢業(yè)找工作的重要依據(jù)。管理者要采取切實措施，提升全校師生對檔案管理的認識，可以定期召開專題講座，介紹檔案管理的相關知識，通過國家針對檔案管理的法律法規(guī)的宣傳，能夠更好的提升學校整體對于檔案管理工作的認識，為檔案管理工作的開展營造良好氛圍。

3.2加大資金和人才的投入

任何工作的創(chuàng)新和發(fā)展都離不開人才和資金，對于檔案管理工作而言更是如此，資金是保證，而人才則是關鍵點，人才是非常重要的，要具備相應的知識，同時還要富有創(chuàng)新精神，這樣才能在發(fā)展優(yōu)化的過程中取得重大突破。要定期對工作人員進行相關知識的培訓，確保其掌握最新的技術和手段，拓寬工作人員的眼界，這是高速發(fā)展的社會中迎接檔案管理工作挑戰(zhàn)的必要條件。資金的投入主要用于先進設備的配備以及對工作人員的培養(yǎng)上，資金上的支持同樣也是發(fā)展的硬性條件。

3.3不斷優(yōu)化創(chuàng)新目前檔案管理體系

一個科學全面的檔案管理體系是做好檔案管理工作所必需的，包括工作人員的任務分配、管理模式、資料存取等，這一系列工作都需要不斷進行優(yōu)化創(chuàng)新。首先在工作人員任務分配上，我們知道隨著檔案管理工作的復雜化程度的不嗵嶸，任務的分配變的越來越困難，不同工作人員的能力是不同的，在任務分配時既要考慮到任務量，又要考慮到其合適程度，這些都是分配過程中需要重點關心的問題。其次在管理模式上需要進行創(chuàng)新，在創(chuàng)新的過程中我們可以借鑒其它行業(yè)檔案管理的模式，取其精華，結合高職院校自身的特點進行改革創(chuàng)新，對于檔案管理中的一些規(guī)則的制定要和目前時代的發(fā)展密切結合。最后在檔案存取上加強重視程度，在檔案的錄入時，要進行多次核對，確保資料正確完成，因為只有這樣檔案管理工作才有意義，同時對于往年的檔案，要定期檢查，對于一些紙質(zhì)檔案要將其轉(zhuǎn)化成電子檔案并存有備份，保證檔案的安全。同時在檔案的存取時要進行準確記錄，確保檔案在節(jié)約過程中不出現(xiàn)問題。

4總結

檔案管理工作對高校的發(fā)展很重要，具有優(yōu)化和創(chuàng)新的必要性，在優(yōu)化和創(chuàng)新時要明確檔案管理工作的本質(zhì)目的，把握我國高職院校在檔案管理中的存在的問題，深入問題的本質(zhì)，提升對檔案管理的重視程度，從資金、人才、管理體系等方面著手，不斷進行優(yōu)化創(chuàng)新，切實提高檔案管理能力和水平。

參考文獻

篇10

【關鍵詞】

檔案管理；科學化水平工作；現(xiàn)代檔案管理

引言

在社會不斷向前推進的過程中，社會活動會產(chǎn)生大量的信息，這些信息通過檔案的形式被保存下來，也就是說檔案是人類發(fā)展過程中不可缺少的重要資源，實現(xiàn)檔案管理的科學化、合理化，能夠更好的社會活動提供依據(jù)和參考。但是從目前我國檔案管理的情況來看，其中還存在很多問題，客觀面對這些問題，才能夠制定出更加科學的管理方式，促進檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

1.實現(xiàn)檔案管理科學化的意義

社會的不斷發(fā)展與進步，各種信息資料也逐漸豐富，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作者要全面整理分析這些發(fā)展過程中所產(chǎn)生的新資料，并將其歸納整理，為日后的工作提供更多，更加科學的依據(jù)，下面具體分析：

1.1是全面貫徹落實科學發(fā)展觀的需要。檔案管理是我國精神文明建設的重要組成部分，檔案管理的內(nèi)容豐富，涉及眾多領域，國家經(jīng)濟發(fā)展、政治制度以及文化發(fā)展等都會被記錄在檔案之中，所以說檔案是社會發(fā)展的記錄和總結，是人類進行社會改造的記錄載體，在新的發(fā)展階段，社會經(jīng)濟以及科學技術水平的不斷提升，檔案管理也必須要積極創(chuàng)新和完善，檔案管理人員要樹立科學的發(fā)展觀，以此作為檔案管理的宗旨和原則，促進檔案管理的與時俱進。

1.2是順應檔案管理的發(fā)展趨勢的舉措。檔案管理的創(chuàng)新與改革，不僅為了提高檔案管理工作質(zhì)量，同時也是為了適應當今社會的發(fā)展需求，隨著社會活動的日漸頻發(fā)，各個領域的信息量也在不斷增多。傳統(tǒng)的檔案管理模式不能全面適應當前社會的發(fā)展，為了能夠協(xié)調(diào)各領域的信息分類，順應當前社會的發(fā)展需求，管理理念、管理方法的創(chuàng)新與改革也成為了必然。

1.3能夠有效迎合信息化發(fā)展要求。目前社會已經(jīng)進入了信息化階段，也就是說網(wǎng)絡技術已經(jīng)普及到了社會生產(chǎn)的各個領域。為了能夠與時展的要求相適應，檔案管理工作的方法、理念也必然要更加科學、合理。讓檔案的存檔和查閱變得更加方便快捷，讓人民群眾享受到更優(yōu)質(zhì)、更貼心的服務。

2.進一步提高檔案管理科學化水平的路徑

基于上文對檔案管理科學化的重要性分析，從當前檔案管理形勢出發(fā)，采用更加切合當前社會發(fā)展需求的方式進行檔案管理是非常必要的，下面針對檔案管理的科學化策略進行分析：

2.1強化檔案管理意識。在開展檔案管理科學的過程中，首先要強化管理人員的科學化意識，將可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略作為前提，重新對館藏資源進行整理、分類，及時更新館藏信息，確保信息的時效性。同時也方便了用戶使用者提供了方便。檔案服務工作必須要打破傳統(tǒng)封閉式的管理模式，做到與時俱進，服務對象從傳統(tǒng)的機構學者向全面社會大眾轉(zhuǎn)變。檔案管理過程中，檔案質(zhì)量的控制是最關鍵的內(nèi)容，提升檔案質(zhì)量是開展檔案創(chuàng)新的基礎。通過進行這些轉(zhuǎn)變，將創(chuàng)新意識深入到管理隊伍中，在管理的每個環(huán)節(jié)落實下去。

2.2加強檔案管理的制度建設。制度能夠約束人們的行為，同時也能控制人們的思想。在落實檔案管理科學化的過程中，需要更加完善的管理制度作為保障，從當前檔案管理的實際情況入手，建立更加完善的制度，在此基礎上實現(xiàn)檔案管理的自主創(chuàng)新。通過制度完善與創(chuàng)新，強化管理人員思想意識的轉(zhuǎn)變，幫助管理者認識到創(chuàng)新的意義和重要性，一旦出現(xiàn)違反制度的行為及時基于處理和糾正。落實考核激勵機制，通過這樣的方式激發(fā)管理人員的工作熱情，提升檔案管理效力。

2.3提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理過程中，管理人員是主體，管理人員的專業(yè)素質(zhì)的高低，直接決定了管理的質(zhì)量，在創(chuàng)新過程中也是如此，首先要將新的管理理念與方法落實到人力資源隊伍中，強化管理者的創(chuàng)新理念與思維，定期開展培新活動，強化管理人員的工作責任心，必須要讓管理工作者認識到自身工作的重要性和意義，為管理人員提供更好的學習平臺，依靠先進的網(wǎng)絡技術，構件檔案管理電子平臺，在引入管理人員時，以掌握先進信息技術的人才為首要選擇對象，通過提升檔案管理人力資源隊伍素質(zhì)的方式，推動檔案管理創(chuàng)新工作的開展。

2.4提高檔案管理的利用度。檔案的價值在于利用，對于很多檔案資料，能夠使其發(fā)揮作用是檔案管理工作的目的和核心所在。因此，要進一步提高檔案管理的利用度，把“死檔案”變成“活信息”、“活資源”，讓檔案能夠最大限度地發(fā)揮其應有的價值，產(chǎn)生相應的社會效益和經(jīng)濟效益。對于檔案管理工作來說，要能夠從海量的檔案資料里篩選出對現(xiàn)在社會發(fā)展有價值的東西，要能夠推動社會進一步的發(fā)展。一方面要擴大檔案資料對公眾的開放程度，方便公眾去檔案管查閱相關的資料。另一方面要注重檔案資料和現(xiàn)實的結合，對一些非保密信息進行公開，把對社會有益的東西充分挖掘利用起來，使其潛在價值得到充分實現(xiàn)，為推動經(jīng)濟社會發(fā)展發(fā)揮積極作用。

結束語

創(chuàng)新是事物發(fā)展的動力，檔案管理工作也是如此，只有不斷創(chuàng)新，與時俱進才能夠順應市場發(fā)展的需求，符合事物發(fā)展的規(guī)律。而在創(chuàng)新的過程中，管理人員要堅持以科學的發(fā)展觀為基礎，將制度的完善與自身能力的提升同時進行，最終達到提升檔案管理質(zhì)量與效率的目的，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務。

作者：孫軍穎 單位：大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣教師進修學校

參考文獻:

[1]張建華.淺論檔案管理的現(xiàn)代化[J].高等財經(jīng)教育研究.內(nèi)蒙古經(jīng)濟管理干部學院學報,2002(Z2).