導(dǎo)言：作為寫(xiě)作愛(ài)好者，不可錯(cuò)過(guò)為您精心挑選的10篇電子合同檔案管理，它們將為您的寫(xiě)作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01

當(dāng)下正處于信息化時(shí)代，檔案管理工作突破了傳統(tǒng)形式的管理模式，即拋棄紙質(zhì)管理方式應(yīng)用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優(yōu)勢(shì)，能夠有效地提高管理的效率，滿足現(xiàn)展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現(xiàn)在越來(lái)越多的檔案數(shù)據(jù)被建立起來(lái)，電子檔案管理會(huì)被更加廣泛的應(yīng)用于管理工作中，所以對(duì)電子檔案管理的安全加強(qiáng)重視具有重要的意義。

一、電子檔案管理同傳統(tǒng)檔案管理的比較

電子檔案管理充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化元素的應(yīng)用，例如應(yīng)用電子信息技術(shù)等形式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)以及管理。在應(yīng)用電子檔案的過(guò)程中，不會(huì)再涉及到紙質(zhì)檔案資料的處理環(huán)節(jié)，可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和一些專門的管理軟件進(jìn)行數(shù)字化管理。電子檔案管理同傳統(tǒng)形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。

（一）歸檔時(shí)間不同。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有歸檔時(shí)間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時(shí)間，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行歸檔工作，沒(méi)有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)把文件向檔案的管理部門進(jìn)行傳輸，再利用電子數(shù)碼簽名認(rèn)證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對(duì)于傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案管理，主要是通過(guò)檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關(guān)部門，這些工作都是具有周期性質(zhì)的，必須要在實(shí)施前做好具有標(biāo)準(zhǔn)性的表格等材料，以方便各部門之間的發(fā)放工作以及回收。

（二）管理方式不同。電子檔案管理應(yīng)用電子編碼的技術(shù)，將各個(gè)不同的檔案文件貼上不同的標(biāo)簽進(jìn)行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復(fù)雜的特點(diǎn)。與電子檔案管理方式不同，傳統(tǒng)檔案管理因?yàn)樵谶M(jìn)行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。

（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發(fā)生老化以及變質(zhì)的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這些狀況就會(huì)造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現(xiàn)以上問(wèn)題的主要措施就是應(yīng)用安全備份等方式，并且聯(lián)合形成專門的文件管理部門，轉(zhuǎn)換文件的格式，將文件的格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后進(jìn)行存儲(chǔ)。而傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)只需要保持紙質(zhì)的完整性，令其不受破損即可，但是對(duì)于保護(hù)環(huán)境卻提出了較高的要求。所以，傳統(tǒng)檔案管理對(duì)于檔案的保存更具有困難性。

（四）查詢方式不同。對(duì)于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進(jìn)行正常的查詢。例如，查詢者只有經(jīng)過(guò)申請(qǐng)注冊(cè)的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會(huì)員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統(tǒng)檔案管理要先向有關(guān)的檔案管理部門提出申請(qǐng)，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理具有諸多的優(yōu)勢(shì)。首先，應(yīng)用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因?yàn)樵跉w檔的時(shí)間以及歸檔的方式都節(jié)省了大量的時(shí)間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，例如應(yīng)用數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時(shí)間，采用專門的軟件對(duì)檔案的數(shù)據(jù)做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對(duì)紙張的利用，所以在環(huán)保工作中具有突出的貢獻(xiàn)。由于減少了對(duì)紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對(duì)樹(shù)木的砍伐，有效地保護(hù)了森林資源，具有更加重要的意義。同時(shí)，采用電子檔案管理的方式能夠降低對(duì)訂書(shū)釘、印刷和筆墨等材料的應(yīng)用。

（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應(yīng)用了科學(xué)技術(shù)增添了現(xiàn)代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來(lái)一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國(guó)雖然對(duì)于電子文件管理工作制訂了有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行約束其工作行為，但是以現(xiàn)有的法律規(guī)定而言，并沒(méi)有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當(dāng)下電子檔案管理在法律規(guī)定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應(yīng)該深入的研究的內(nèi)容。其次，電子檔案管理具有的最嚴(yán)重的弊端就是文件載體容易老化以及變質(zhì)。因?yàn)槿绻陂L(zhǎng)期使用的情況下其很可能會(huì)造成無(wú)法讀取的狀況。一旦發(fā)生這種現(xiàn)象，就會(huì)引發(fā)文件丟失等問(wèn)題，給檔案管理工作帶來(lái)一定的麻煩。所以，當(dāng)下有關(guān)的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護(hù)措施，防止或者避免文件載體發(fā)生老化或變質(zhì)，造成無(wú)法讀取的現(xiàn)象。例如應(yīng)用安全備份或云技術(shù)等方式，獲得了良好的保護(hù)效果。再次，電子檔案數(shù)據(jù)在進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程中或在實(shí)施共享的時(shí)候，對(duì)于數(shù)據(jù)的安全保護(hù)問(wèn)題也是一項(xiàng)要考慮的問(wèn)題。當(dāng)下信息技術(shù)正在高速發(fā)展，給數(shù)據(jù)信息的傳送帶來(lái)便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數(shù)據(jù)過(guò)程中很容易對(duì)其安全性產(chǎn)生威脅，所以應(yīng)該引起有關(guān)的管理人員的重視，并且加強(qiáng)防范，例如應(yīng)用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應(yīng)用電子檔案管理對(duì)于工作人員提出了較高的要求。因?yàn)樵跉w檔程序中具有較復(fù)雜的程序環(huán)節(jié)，并且工作繁瑣，對(duì)于技術(shù)水平的要求較高，所以需要具備高素質(zhì)能力的工作人員。

參考文獻(xiàn)：

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篇2

【分類號(hào)】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位眾多、專業(yè)復(fù)雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過(guò)合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項(xiàng)目。合同在中間是一個(gè)橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護(hù)各自的合法權(quán)益，合同又起到了一個(gè)憑據(jù)作用。另外，通過(guò)對(duì)合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見(jiàn)一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點(diǎn)及類別，針對(duì)合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)地鐵工程合同檔案管理進(jìn)行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點(diǎn)及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點(diǎn)為：專業(yè)性強(qiáng)，合同數(shù)量大，種類多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類合同、運(yùn)營(yíng)管理類合同、資源開(kāi)發(fā)類合同、公司人事及行政事務(wù)管理類合同及綜合類合同。工程建設(shè)類合同分為勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購(gòu)、工程、技術(shù)咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來(lái)源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動(dòng)人事合同等；

2合同檔案管理現(xiàn)狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復(fù)印件，附件不齊全等。公司合同管理實(shí)行的是承辦部門與相關(guān)部門審查會(huì)簽相結(jié)合的制度，每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見(jiàn)書(shū)、財(cái)務(wù)意見(jiàn)、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見(jiàn)及其修改稿件和會(huì)議紀(jì)要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時(shí)有時(shí)無(wú)。

2.2部分合同未能及時(shí)向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運(yùn)營(yíng)公司在運(yùn)營(yíng)期間產(chǎn)生的國(guó)產(chǎn)化、科研技改合同；實(shí)業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、物資采購(gòu)等合同；辦公室汽車采購(gòu)、維修合同、辦公用品采購(gòu)、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對(duì)合同評(píng)審過(guò)程不了解，在對(duì)合同進(jìn)行整理組卷時(shí)，常常對(duì)一些看似與合同無(wú)關(guān)的材料拿不準(zhǔn)、傷腦筋，對(duì)于過(guò)程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴(yán)重。地鐵工程合同量大，平時(shí)合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時(shí)或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風(fēng)險(xiǎn)。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級(jí)的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價(jià)值尚待開(kāi)發(fā)利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員，負(fù)責(zé)合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)收集，誰(shuí)負(fù)責(zé)誰(shuí)組卷。因?yàn)槊糠莺贤唧w有哪些附件材料，材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實(shí)施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責(zé)。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過(guò)建設(shè)合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過(guò)合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責(zé)，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過(guò)制度界定各部門各責(zé)任人的整理組卷的義務(wù)責(zé)任。通過(guò)歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書(shū)、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無(wú)直接關(guān)系的審計(jì)材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過(guò)歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準(zhǔn)確頁(yè)數(shù)。通過(guò)合同利用制度明確合同正本原件無(wú)特殊情況不外借，避免合同借出遺失風(fēng)險(xiǎn)。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開(kāi)展公司合同管理人員內(nèi)部培訓(xùn)，提升合同管理水平。

在公司內(nèi)部開(kāi)展法制宣傳，增強(qiáng)公司各部門合同管理人員法律觀念，增強(qiáng)合同歸檔意識(shí)。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細(xì)則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時(shí)可通過(guò)培訓(xùn)對(duì)合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進(jìn)行規(guī)范。進(jìn)一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過(guò)內(nèi)部溝通交流，為下步實(shí)現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準(zhǔn)備。

4.4加快合同檔案信息化建設(shè)

公司目前已開(kāi)發(fā)運(yùn)用合同管理系統(tǒng)用以對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對(duì)接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對(duì)接起來(lái)，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實(shí)現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開(kāi)展合同檔案編研工作，加強(qiáng)合同檔案資源開(kāi)發(fā)。

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DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.01.105

0 引言

本文主要通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)招投標(biāo)及合同檔案歸檔接口，基于檔案管理系統(tǒng)開(kāi)辟專項(xiàng)管理平臺(tái)，進(jìn)行招投標(biāo)及合同檔案統(tǒng)一管理和利用。招投標(biāo)及合同檔案存儲(chǔ)在非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)，基于非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)的大數(shù)據(jù)研究成果，開(kāi)展適合招投標(biāo)及合同檔案的智能查詢、自動(dòng)分類、特征建模等應(yīng)用建設(shè)，及提供可視化的文檔分析管理工具，提升檔案管理及利用水平。

1 應(yīng)用開(kāi)發(fā)的基本目標(biāo)

（1）梳理ERP系統(tǒng)及電子商務(wù)系統(tǒng)中的招投標(biāo)文件及合同檔案數(shù)據(jù)，研發(fā)基于檔案管理系統(tǒng)的批量數(shù)據(jù)歸檔傳輸接口，存儲(chǔ)于非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)，利用數(shù)據(jù)分析、挖掘技術(shù)，研究各階段招投標(biāo)資料及合同檔案非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸檔、提取、分類、聚類及語(yǔ)義關(guān)聯(lián)。為招投標(biāo)資料及合同檔案利用奠定基礎(chǔ)。（2）開(kāi)發(fā)歷史招投標(biāo)檔案及合同檔案遷移工具，開(kāi)展歷史數(shù)據(jù)的遷移工作，并對(duì)遷移后的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，保證數(shù)據(jù)遷移的完整性和準(zhǔn)確性。（3）基于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，提供招投標(biāo)及合同檔案的信息統(tǒng)計(jì)分析功能，構(gòu)建公司全量招投標(biāo)檔案及合同檔案數(shù)據(jù)一站式搜索服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類型的招投標(biāo)檔案及合同檔案數(shù)據(jù)的集中檢索，解決跨系統(tǒng)、跨業(yè)務(wù)的多源信息分散搜索問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)一對(duì)一的精確檢索。實(shí)現(xiàn)圖譜化的招投標(biāo)檔案及合同檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)檢索、實(shí)現(xiàn)基于用戶興趣域的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)自動(dòng)推送；（4）研發(fā)可視化分析技術(shù)，提供智能交互界面，實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案及合同檔案的可視化分析、挖掘。最終達(dá)成招投標(biāo)檔案及合同檔案資料在非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)平臺(tái)上的統(tǒng)一存儲(chǔ)及智能、快速、準(zhǔn)確的利用。（5）開(kāi)展招投標(biāo)及合同檔案權(quán)限控制研發(fā)，用戶的根據(jù)當(dāng)前職位、當(dāng)前崗位、工作歷程、參與的事項(xiàng)，建立用戶權(quán)限模型及實(shí)現(xiàn)檔案查詢、管理及利用的統(tǒng)一權(quán)限控制。

2 技術(shù)方案

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

本文研究主要要求通過(guò)技術(shù)手段從數(shù)據(jù)平臺(tái)中發(fā)現(xiàn)并歸集招投標(biāo)及合同檔案，具體則指通過(guò)設(shè)計(jì)的自動(dòng)分類、聚類等規(guī)則實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)及合同的整理歸類，自動(dòng)篩選?？傮w架構(gòu)如圖1：

招投標(biāo)及合同檔案專項(xiàng)管理應(yīng)用，基于檔案管理系統(tǒng)提供的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)歸檔接口，從ERP、電子商務(wù)等系統(tǒng)采集招投標(biāo)及合同檔案數(shù)據(jù)，并通過(guò)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等。實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)及合同檔案專項(xiàng)業(yè)務(wù)管理水平提升。

2.2 架構(gòu)遵從

本文在概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)中均遵照前期項(xiàng)目中的業(yè)務(wù)架構(gòu)、應(yīng)用架構(gòu)、數(shù)據(jù)架構(gòu)、技術(shù)架構(gòu)進(jìn)項(xiàng)細(xì)化。

2.3 技術(shù)架構(gòu)

應(yīng)用展示層：主要包括綜合檢索、關(guān)聯(lián)檢索、自動(dòng)推薦和可視化展現(xiàn)功能。采用JSP、Flex、Html等關(guān)鍵技術(shù)確保數(shù)據(jù)可視化效果和瀏覽器兼容性，增強(qiáng)用戶體驗(yàn)。接口層：采用JAVA API、WebService和Http RestFull方式預(yù)留統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)接口，提供系統(tǒng)集成使用。服務(wù)層：主要包括基礎(chǔ)公共服務(wù)、業(yè)務(wù)建模及算法解析組件服務(wù)、分布式調(diào)度任務(wù)、搜索引擎服務(wù)和數(shù)據(jù)可視化組件，采用“微服務(wù)”形式隔離各個(gè)服務(wù)，為系統(tǒng)提供柔性支撐能力，并支撐應(yīng)用層實(shí)現(xiàn)。存儲(chǔ)層：主要包含非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、索引數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)集成：通過(guò)統(tǒng)一的集成接口實(shí)現(xiàn)平臺(tái)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的多源異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集成。

3 研究成果

非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)的智能招投標(biāo)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成功徹底避免了紙質(zhì)檔案批量大，查詢不方便的問(wèn)題，并且信息檢索按照檢索內(nèi)容的廣度、深度、關(guān)聯(lián)度以及智能化程度不同，檢索的結(jié)果也不盡相同。結(jié)合檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸集，為跨業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)使用檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。以及開(kāi)發(fā)了可視化工具，可以直觀、迅速地揭示數(shù)據(jù)趨勢(shì)和外露層。按目的，可視化技術(shù)又可分為三類：探索型、驗(yàn)證型、表示型。總之，各項(xiàng)技術(shù)的完成都是一次重大的進(jìn)步，都是順應(yīng)大數(shù)據(jù)信息時(shí)代下的潮流方向，接下來(lái)需要更加多元化的探尋非結(jié)構(gòu)化平臺(tái)的研究方向，為推動(dòng)信息時(shí)代進(jìn)一步發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

篇4

【關(guān)鍵詞】合同檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，讓以企業(yè)為主體的市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)成為了中國(guó)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的新常態(tài)。而在市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類合同和檔案，是保護(hù)和證明這些經(jīng)營(yíng)活動(dòng)合法性的依據(jù)，因此顯得更加重要。然而，由于長(zhǎng)期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和經(jīng)營(yíng)習(xí)慣的影響，使許多企業(yè)經(jīng)營(yíng)者對(duì)于合同檔案管理工作采取了漠視的態(tài)度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。越來(lái)越多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)表明：只有研究和制定出切實(shí)有效的檔案管理辦法，才能從根本上規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)的健康發(fā)展和有序經(jīng)營(yíng)。

2 合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的主要類型

根據(jù)對(duì)多個(gè)企業(yè)合同檔案管理工作進(jìn)行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)越來(lái)越多，這些風(fēng)險(xiǎn)基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)

上文講過(guò)，長(zhǎng)期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)思維和傳統(tǒng)經(jīng)I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴(yán)重漏洞和缺位，這一類的風(fēng)險(xiǎn)是目前為止最多的。具體而言，一般表現(xiàn)為以下幾條：

①合同格式錯(cuò)誤與內(nèi)容缺失

雖然說(shuō)中國(guó)的市場(chǎng)化進(jìn)程已經(jīng)進(jìn)行多年，但是相關(guān)的法制意識(shí)還沒(méi)有跟上。許多企業(yè)的合同經(jīng)手人沒(méi)有相關(guān)的法制觀念，對(duì)《合同法》的內(nèi)容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過(guò)程中常常出現(xiàn)合同格式的錯(cuò)誤或者必要合同內(nèi)容的漏填，從而使合同在使用時(shí)常常處于被動(dòng)地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業(yè)領(lǐng)域之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同已經(jīng)逐漸淡出人們的視野，越來(lái)越多的合同檔案采用電腦填寫(xiě)和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來(lái)了方便，但也給合同檔案管理帶來(lái)了一些問(wèn)題：合同原件對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)十分重要，但很多企業(yè)檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復(fù)印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來(lái)合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業(yè)經(jīng)營(yíng)者眼中都有著一個(gè)固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無(wú)所謂”，因此在簽訂合同時(shí)為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者往往只管簽字畫(huà)押，卻并沒(méi)有告知合同檔案管理人員及時(shí)將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的混亂，例如遺失，調(diào)包等等。這樣不僅會(huì)影響使用，還會(huì)產(chǎn)生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國(guó)社會(huì)講究人情世故，在商業(yè)活動(dòng)中更是如此，這就讓許多企業(yè)管理者在與別人訂立契約關(guān)系時(shí)一味依賴口頭或者人情關(guān)系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來(lái)就使得檔案管理人員陷入“查無(wú)此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風(fēng)險(xiǎn)

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時(shí)間內(nèi)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)存在的憑證，只要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)都會(huì)具有法律效力和約束力。但是必須說(shuō)明的是，企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中遇到的情況是隨時(shí)在變化的，因此違約風(fēng)險(xiǎn)在合同檔案使用過(guò)程中也是不可忽略的風(fēng)險(xiǎn)類型，必須引起足夠的重視。然而現(xiàn)在很多企業(yè)經(jīng)營(yíng)者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)隨意毀約、違約的現(xiàn)象。再加上上文提到的幾條風(fēng)險(xiǎn)的共同作用，往往使得企業(yè)在違約之后面臨嚴(yán)重的法律問(wèn)題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。

2.3 保存過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn)

合同檔案的妥善保存，對(duì)于其被正常使用并在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮法律效力是十分重要的，然而，現(xiàn)在很多企業(yè)的檔案管理者對(duì)這一塊的責(zé)任落實(shí)情況令人堪憂。不管是以往的紙質(zhì)合同檔案還是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子檔案，安全問(wèn)題一直都不容忽視。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同檔案保存管理過(guò)程中的防火防盜問(wèn)題自不用說(shuō)，在電子化檔案時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)被攻擊、電腦被侵入造成的安全風(fēng)險(xiǎn)也是十分嚴(yán)重的，所以，不論何種條件下做好、做細(xì)合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的具體措施

篇5

一份經(jīng)濟(jì)合同從簽定到付款完結(jié)，會(huì)涉及到業(yè)務(wù)、紀(jì)檢、法務(wù)、行政、財(cái)務(wù)等多部門，需要逐級(jí)審批。顯而易見(jiàn)，在傳統(tǒng)合同管理模式下，部門間審批流轉(zhuǎn)的效率很低。

(二)部門間流轉(zhuǎn)的規(guī)范性控制不夠

在紙質(zhì)合同流轉(zhuǎn)過(guò)程中，原先需要多部門審批的，由于管理不到位，存在該審批未審批的情況，加大了合同支付風(fēng)險(xiǎn)。

(三)合同的分類、檢索以及信息匯總功能較弱

由于醫(yī)院合同數(shù)量多、類型雜以及執(zhí)行周期長(zhǎng)等諸多原因，導(dǎo)致傳統(tǒng)合同管理模式下，普遍存在文檔管理較散亂、不統(tǒng)一，合同信息匯總困難等問(wèn)題，特點(diǎn)是分期付款或后期質(zhì)保金支付類的長(zhǎng)周期合同，合同檢索都會(huì)遇到困難。

二、電子化合同管理流程模型

(一)合同文本模版的規(guī)范性

根據(jù)合同的類型，由法務(wù)人員擬定不同的合同文本模版，[1]從條款應(yīng)用的完備性、內(nèi)容周嚴(yán)性、規(guī)定具體性進(jìn)行把握，可以加快合同簽訂的效率，保證合同的嚴(yán)謹(jǐn)。

(二)各部門審核通過(guò)的強(qiáng)制性

作為一項(xiàng)突出優(yōu)勢(shì)，電子化合同從程序上對(duì)審核流程進(jìn)行限定，即只有所有部門審核通過(guò)后才能夠進(jìn)入付款程序，這樣有效避免了未規(guī)范化審核的合同直接進(jìn)行了付款，大大降低了支付風(fēng)險(xiǎn)。下圖是財(cái)務(wù)部門的合同管理操作界面，只有完成所有審核的合同才能進(jìn)入財(cái)務(wù)人員的操作界面。

(三)建立電子化合同臺(tái)帳，合同流轉(zhuǎn)清晰明了

合同電子化臺(tái)帳是對(duì)合同基礎(chǔ)信息的逐項(xiàng)錄入，生成合同基本信息數(shù)據(jù)表。根據(jù)合同名稱、編號(hào)，可以查詢到所需的信息，這樣合同的當(dāng)前流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、合同進(jìn)度以及付款期限一目了然，大大提高了財(cái)務(wù)付款環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性。

(四)建立起規(guī)范的電子化檔案管理模式

通過(guò)全過(guò)程封閉式電子化管理，對(duì)合同執(zhí)行科室，合同主體資格相關(guān)內(nèi)容，合同期限，合同金額，付款計(jì)劃等內(nèi)容進(jìn)行電子登記，存入合同電子稿，確保合同檔案內(nèi)容齊全，增強(qiáng)合同行為可追溯性，合同檔案內(nèi)容可以實(shí)時(shí)追蹤，隨著合同種類、數(shù)量大幅度增加，電子化檔案管理具有傳統(tǒng)合同檔案管理無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)。

篇6

（一）議“專業(yè)性”與“實(shí)用性”的關(guān)系

檔案管理是一門專業(yè)學(xué)科，這已是共識(shí)。既然是學(xué)科，就需要專業(yè)人才進(jìn)行管理。以我們公司為例，每年經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生的檔案數(shù)量級(jí)并不大，種類也遠(yuǎn)算不上“繁多”，調(diào)閱使用的頻次更是稀疏，因此無(wú)論是數(shù)量還是難度都無(wú)需匹配專業(yè)科班人員。由于專業(yè)領(lǐng)域較為狹窄，往往造成“專業(yè)性”與“實(shí)用性”的矛盾。

說(shuō)到實(shí)用性，檔案的價(jià)值真諦即在于實(shí)用。如何能快速、準(zhǔn)確的調(diào)閱到想要的檔案是我們最實(shí)用的需求。因此檔案的管理與索引從實(shí)用角度來(lái)說(shuō)，無(wú)需用上所謂專業(yè)復(fù)雜的分類索引，而是找出檔案專業(yè)知識(shí)與本企業(yè)特點(diǎn)相結(jié)合的方法即可，即“適度專業(yè)、因地制宜”，將專業(yè)性與實(shí)用性結(jié)合起來(lái)。

（二）議檔案管理“標(biāo)準(zhǔn)”與“素質(zhì)”的關(guān)系

檔案管理在于標(biāo)準(zhǔn)，但更在于培養(yǎng)素質(zhì)。標(biāo)準(zhǔn)是從穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)中提煉出的共性指標(biāo)。建立標(biāo)準(zhǔn)就要有兩個(gè)必要條件，一是穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)，二是提煉歸納。那么在標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)之前，如何確保秩序呢？我想這就要培養(yǎng)素質(zhì)了。這也符合人類社會(huì)的發(fā)展邏輯，如：人類也是先有人心向善的素質(zhì)，后有匡扶正義的法律。當(dāng)然，法律反過(guò)來(lái)也會(huì)促進(jìn)素質(zhì)的提升，這是辯證關(guān)系。

當(dāng)然，不可否認(rèn)，盡快出臺(tái)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也是改善目前現(xiàn)狀的必要策略，但在此仍要呼吁大家主動(dòng)培養(yǎng)檔案意識(shí)和素質(zhì)，讓標(biāo)準(zhǔn)和素質(zhì)彼此結(jié)合起來(lái)，雙向發(fā)揮其辯證作用。

（三）議檔案“集中”管理與“分級(jí)”管理的關(guān)系

檔案是集中管，還是分級(jí)管，公司團(tuán)隊(duì)中多年來(lái)都有不同的認(rèn)知。由行政部門集中管理，優(yōu)勢(shì)在于標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、責(zé)任明確；但其劣勢(shì)也很多，比如集中保存風(fēng)險(xiǎn)、容納場(chǎng)地較大、業(yè)務(wù)差異造成的分類不合理、不科學(xué)等等。綜合來(lái)看，集中管理更適用于規(guī)模小、數(shù)量少、業(yè)務(wù)種類單一、規(guī)模穩(wěn)定的企業(yè)；而對(duì)于業(yè)務(wù)種類多元、處于擴(kuò)展階段的企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案的集中管理與分級(jí)管理相結(jié)合勢(shì)在必行。既然是集中管理與分級(jí)管理相結(jié)合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是總體統(tǒng)一、相互協(xié)同，專業(yè)區(qū)分，彼此勾稽：

（四）議“編碼”勾稽與“物理”勾稽的關(guān)系

在電腦系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)中，為避免無(wú)效冗余，節(jié)省存儲(chǔ)空間，應(yīng)盡量減少同一信息在不同維度或區(qū)域的重復(fù)存儲(chǔ)。同理，在檔案管理中，這也是一種高境界的追求。

現(xiàn)實(shí)中，在規(guī)范的編碼規(guī)則體系建立之前，如何能夠有效的勾稽各類檔案呢，就產(chǎn)生了一個(gè)略顯“笨拙”的辦法――物理勾稽，即：就是將同一檔案進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件物理連接于勾稽對(duì)象上，從而避免了夸板塊查詢。但是，物理勾稽的缺點(diǎn)也顯而易見(jiàn)，它將同一信息在多地重復(fù)存儲(chǔ)，即浪費(fèi)空間，也無(wú)法有效使查詢者“止步”于某層信息，由于所有信息物理的連接在一起，查詢者可以不分權(quán)限的“一覽無(wú)余”。為此，編碼勾稽必不可少。

編碼勾稽就是將不同檔案通過(guò)編碼字段連接在一起，這些相關(guān)聯(lián)的檔案平日里根據(jù)其屬性各存于不同的區(qū)域，只有在需要的時(shí)候才會(huì)通過(guò)編碼“聚首”，當(dāng)然這就要求在檔案上準(zhǔn)確注明勾稽對(duì)象的編碼。

本人認(rèn)為，揚(yáng)長(zhǎng)避短，相互結(jié)合的發(fā)揮兩種方式的優(yōu)點(diǎn)是明智選擇。即，編碼、物理相結(jié)合，篇幅適度、關(guān)聯(lián)緊密或?qū)偻豁?xiàng)目的檔案除用編碼方式外同時(shí)用物理方式；篇幅較長(zhǎng)的及常規(guī)檔案用編碼方式：

例如：以某市場(chǎng)調(diào)研項(xiàng)目為例，檔案形成的主要步驟如下：

1.項(xiàng)目立項(xiàng)及過(guò)程中的請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等走公司公文簽批流程，最后納入綜合部文書(shū)檔案管理，綜合部對(duì)其編文書(shū)檔案編號(hào)，同時(shí)項(xiàng)目主控部門留存復(fù)印件作為項(xiàng)目檔案專項(xiàng)保存；

2.項(xiàng)目具體的調(diào)查研究方案以及執(zhí)行過(guò)程中的數(shù)據(jù)分析、圖紙影音、文書(shū)表格、實(shí)驗(yàn)記錄及其他各類業(yè)務(wù)過(guò)程記錄等納入項(xiàng)目檔案，項(xiàng)目主控部門自行保存；

3.項(xiàng)目過(guò)程中的對(duì)外合作合同，納入合同檔案保存，由合同主控部門（審計(jì)監(jiān)察部）編合同檔案編號(hào)，同時(shí)注明與其關(guān)聯(lián)的請(qǐng)示文書(shū)的檔案編號(hào)，使其與文書(shū)檔案形成勾稽；合同復(fù)印件由項(xiàng)目主控部門作為項(xiàng)目檔案自行保存；

4.項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出將形成會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部編碼，但應(yīng)同時(shí)注明對(duì)應(yīng)的合同檔案編號(hào)，使其與合同檔案形成勾稽；

5.項(xiàng)目調(diào)研結(jié)論及結(jié)項(xiàng)總結(jié)應(yīng)以報(bào)告形式經(jīng)公司公文流程正式上報(bào)，最終由綜合部編文書(shū)檔案編號(hào)存檔，項(xiàng)目主控部門留存復(fù)印件納入項(xiàng)目檔案。

至此，該示例中的各個(gè)角色手中應(yīng)有的檔案如表1：

（五）議“電子”檔案與“紙質(zhì)”檔案的關(guān)系

公司辦公區(qū)每個(gè)人每天都在產(chǎn)生電子檔案，尤其隨著OA系統(tǒng)的上線及使用的深化，電子檔案已占檔案的很大比重。但是，電子檔案保存分散，易于修改，給管理帶來(lái)了很大難度，也不可能取代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案仍具有不可替代性。因此，僅僅保存郵件、短信記錄、聊天記錄以及個(gè)人電腦中的資料是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存，“紙質(zhì)為本，電子備查”可作為處理電子檔案與紙質(zhì)檔案之間關(guān)系的原則。

電子檔案方面：

1.可以逐漸推進(jìn)個(gè)人辦公“云存儲(chǔ)”，即每個(gè)人的電子檔案存于公司機(jī)房的服務(wù)器中，便于實(shí)現(xiàn)操作日志的追蹤追溯，也提升了信息的安全性。

2.如OA系統(tǒng)上的電子審批能夠替代紙質(zhì)審批后，電子流轉(zhuǎn)的單據(jù)、憑證、公文應(yīng)定期打印，形成紙質(zhì)檔案另行存儲(chǔ)，即系統(tǒng)上的電子審批記錄與打印出來(lái)的紙質(zhì)審批記錄同時(shí)保存。

3.如上文所述，?y一電子文件名的命名規(guī)則，同時(shí)各部門經(jīng)理要把關(guān)所轄員工的電子檔案分類方式，即每年確定一次所轄崗位電腦中各級(jí)文件夾的邏輯結(jié)構(gòu)，員工只需將所產(chǎn)生的電子文檔按照規(guī)范的文件名進(jìn)行命名，并存入已經(jīng)確定好的文件夾中即可。

紙質(zhì)檔案方面：

部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在年初參照上述電子文件夾的層級(jí)結(jié)構(gòu)為每個(gè)崗位建檔，比如參照上述文件夾結(jié)構(gòu)，實(shí)際配置各類大小文件盒，產(chǎn)生電子文檔后，除在電腦中存入對(duì)應(yīng)文件夾外，還應(yīng)將最終版打印出來(lái)放入對(duì)應(yīng)盒中，各類無(wú)電子版的紙質(zhì)文檔（如檢查記錄、收到的紙質(zhì)文檔等）也同樣及時(shí)對(duì)號(hào)入座，存入既定文件盒中，這樣確保紙質(zhì)文檔大于電子文檔（最終版），實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子同步存檔，也為“四標(biāo)”體系審核打好基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的新思路

上述文字林林總總散議了檔案管理中個(gè)人認(rèn)為較為重要的關(guān)系，總結(jié)起來(lái)要義如表2：

（一）在檔案團(tuán)隊(duì)建設(shè)上

1.以實(shí)用為目標(biāo)，結(jié)合檔案知識(shí)，總部設(shè)立專職文檔管理員，負(fù)責(zé)文檔簽批流轉(zhuǎn)和整體檔案的組織管理；各事業(yè)部、業(yè)務(wù)板塊設(shè)立專（兼）職文檔管理人員，負(fù)責(zé)本板塊的檔案管理，并配合總部檔案工作。

2.加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)檔案素質(zhì)培養(yǎng)，強(qiáng)化培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)檔案工作人人有責(zé)，人人參與的理念，尤其強(qiáng)調(diào)部門負(fù)責(zé)人要切實(shí)履行職責(zé)，檔案工作重在平時(shí)。

（二）在檔案管控機(jī)制上

1.綜合部牽頭建立檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，尤其是編碼標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、立卷裝訂標(biāo)準(zhǔn)，建立監(jiān)管機(jī)制，對(duì)事業(yè)部和板塊進(jìn)行檢查。

篇7

1. 工商檔案涵義

 

工商檔案是一種專門的獨(dú)立的檔案， 它是工商管理機(jī)關(guān)對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)依法進(jìn)行計(jì)劃經(jīng)濟(jì)管理的重要依據(jù)和憑證。

 

2. 工商檔案的特點(diǎn)

 

2.1工商檔案主要種類

 

工商檔案主要的種類有：企業(yè)登記檔案、個(gè)體工商業(yè)戶登記檔案、商標(biāo)檔案、經(jīng)濟(jì)合同檔案和經(jīng)濟(jì)案件檢查檔案五個(gè)門類。工商檔案的類型有很多，并且每個(gè)類別都有自己的體系， 檔案的 ，都有自己特別的形式。管理工商檔案有一般適用的方法，也有自己獨(dú)特的形式[1]。

 

2.2工商檔案特點(diǎn)

 

2.2.1 工商檔案的靜態(tài)性

 

靜態(tài)性主要是指工商檔案管理呈現(xiàn)一種靜止的狀態(tài)，主要有經(jīng)濟(jì)糾紛案件檔案和經(jīng)濟(jì)合同檔案。經(jīng)濟(jì)案件檢查檔案是工商管理部門對(duì)各種違法違章經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行查處形成的材料， 包括發(fā)案材料調(diào)查取證材料、筆錄材料、結(jié)案材料等。這些材料一旦形成，所記載和反映的事物就不再變更。事后調(diào)查的主要是原始的材料。這類檔案的用處主要是便于調(diào)查原有的資料。

 

2.2.2工商檔案的動(dòng)態(tài)性

 

這是指檔案材料形成以后， 材料的數(shù)字和內(nèi)容帶要經(jīng)常變更， 呈現(xiàn)一種動(dòng)態(tài)的變換。這類檔案包括企業(yè)登記檔案、個(gè)體工商業(yè)戶登記檔案和商標(biāo)檔案，這屬于檔案的動(dòng)態(tài)性。以企業(yè)登記檔案為例， 一個(gè)企業(yè)從開(kāi)業(yè)到結(jié)束需要的材料有企業(yè)籌建、開(kāi)業(yè)、資質(zhì)驗(yàn)證、年檢換照、名稱變更、經(jīng)營(yíng)機(jī)制轉(zhuǎn)變等方面的材料。在營(yíng)業(yè)期間， 無(wú)論是企業(yè)法人和企業(yè)性質(zhì)的變更， 還是經(jīng)營(yíng)范圍和經(jīng)營(yíng)地址的變更等等， 職能部門都必須依據(jù)原有的檔案隨時(shí)辦理和記載其變更情況， 離開(kāi)了這些檔案， 職能部門就無(wú)法正常開(kāi)展工作[2]。這類檔案的利用體現(xiàn)為現(xiàn)行機(jī)關(guān)從事本職工作提供必備的依據(jù)上。

 

3.對(duì)工商檔案管理形式的探討

 

因?yàn)楣ど虣n案具有靜態(tài)性和動(dòng)態(tài)性兩個(gè)特征，所以管理的時(shí)候不能搞一般化，而應(yīng)該具體問(wèn)題具體分析，采取“ 統(tǒng)分結(jié)合， 以統(tǒng)為主” 的綜合化管理形式。

 

對(duì)于第一種類型的檔案， 因其相同于一般專門檔案， 具有靜態(tài)性的特征， 可以納入綜合檔案室集中統(tǒng)一保管。即： 經(jīng)檢檔案按“ 一案一卷” ， 經(jīng)濟(jì)合同檔案按“ 一事一卷” 的原則， 由職能部門整理立卷，逐年度向綜合檔案室移交。綜合檔案室根據(jù)全宗內(nèi)全部檔案的情況， 統(tǒng)一分類、排列、編號(hào)、統(tǒng)計(jì)、編目、提供利用等綜合管理。

 

對(duì)于第二種類型的檔案， 因其是職能部門日常工作必備的依據(jù)， 則應(yīng)由職能部門設(shè)專人專柜保管。文件材料整理立卷， 檔案的編號(hào)編目， 日常提供利用均由職能部門進(jìn)行， 綜合檔案室對(duì)其進(jìn)行目錄管理，并負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)及其它業(yè)務(wù)的監(jiān)督指導(dǎo)。如企業(yè)登記檔案， 按誰(shuí)發(fā)照誰(shuí)立卷的原則， 由企業(yè)登記部門分籌建企業(yè)、企業(yè)法人登記、無(wú)企業(yè)法人的營(yíng)業(yè)登記和歇業(yè)企業(yè)登記四種類型分別立卷、編號(hào)， 建立登記臺(tái)帳。編制案卷目錄， 然后根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)， 分別不同類型， 建立企業(yè)分類卡片。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，企業(yè)登記檔案呈動(dòng)態(tài)， 應(yīng)由企業(yè)登記部門設(shè)專人專柜延續(xù)保管使用。案卷目錄交綜合檔案室保存一份，以便綜合檔案室對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督管理。

 

企業(yè)歇業(yè)后， 檔案材料由動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)化為靜態(tài)， 其保管形式應(yīng)按靜態(tài)檔案處理， 即將歇業(yè)企業(yè)原有的檔案抽出組卷， 按歇業(yè)登記時(shí)間先后。

 

對(duì)兩種管理形式的思考由于主管部門對(duì)工商檔案管理形式尚沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范， 其管理形式往往各行其是， 有的強(qiáng)調(diào)集中統(tǒng)一管理， 搞一刀切， 要求把機(jī)關(guān)全部檔案集中于檔案室保管， 其結(jié)果， 因有些材料變動(dòng)頻繁， 給檔案的管理和機(jī)關(guān)的日常工作造成不便;有的強(qiáng)調(diào)使用方便，將檔案材料分散到各個(gè)職能部門保管， 使綜合檔案室徒有虛名， 其結(jié)果， 違背了綜合管理的原則， 破壞了全宗內(nèi)檔案的完整性。這兩種管理形式， 都具有一定的片面性，對(duì)于工商檔案的管理都是不可取的。

 

4.工商檔案管理該如何發(fā)揮作用

 

4.1 完善制度，強(qiáng)化管理

 

制定工商檔案管理的詳細(xì)制度，加強(qiáng)對(duì)各個(gè)檔案的管理機(jī)，分類建立檔案管理室。此外可以建立電子檔案管理，促進(jìn)工商檔案管理電子化，建立企業(yè)登記電子化的工商管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完善工商信息。

 

4.2 提高工商行政管理系統(tǒng)監(jiān)管執(zhí)法和消費(fèi)維權(quán)整體水平

 

提升服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展效能通過(guò)企業(yè)信用分類監(jiān)管檔案、個(gè)體工商戶分層類監(jiān)管檔案、商品交易市場(chǎng)分類監(jiān)管檔案的綜合利用，完善12315信息系統(tǒng)、打擊傳銷規(guī)范直銷系統(tǒng)、公平交易執(zhí)法辦案系統(tǒng)，建立上下聯(lián)動(dòng)、快速反應(yīng)的綜合指揮調(diào)度平臺(tái)，形成信息互通、業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)的市場(chǎng)主體監(jiān)管機(jī)制，提升監(jiān)管執(zhí)法、消費(fèi)維權(quán)的整體水平和服務(wù)效能[3]。

 

4.3 轉(zhuǎn)變管理觀念和方式，將檔案進(jìn)行系統(tǒng)化分類

 

轉(zhuǎn)變我國(guó)對(duì)于工商檔案管理的管理觀念。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來(lái)了互聯(lián)網(wǎng)的變化，以前紙質(zhì)的檔案已經(jīng)不能滿足時(shí)代的需要電子化的管理已經(jīng)逐步成為主要的管理方式。此外為各級(jí)政府提供輔助決策依據(jù)，引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，建立一個(gè)強(qiáng)大的完善的電子數(shù)據(jù)庫(kù)供于查閱，建立市場(chǎng)主體現(xiàn)狀、市場(chǎng)發(fā)展預(yù)測(cè)、市場(chǎng)監(jiān)管趨勢(shì)等分析模型，建設(shè)工商行政管理數(shù)據(jù)分析輔助決策系統(tǒng)， 為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供輔助決策依據(jù)， 為社會(huì)公眾提供市場(chǎng)預(yù)測(cè)和消費(fèi)預(yù)測(cè)服務(wù)。

 

4.4 完善電子系統(tǒng)及其信息資源，提高服務(wù)效率

 

加強(qiáng)對(duì)于工商檔案的管理利用，發(fā)揮檔案的作用，服務(wù)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?？梢酝ㄟ^(guò)檔案的掃描、排序、系統(tǒng)用戶認(rèn)證等功能，完善電子檔案查詢系統(tǒng)，提高查詢服務(wù)效率，是企業(yè)方便查閱，提供工作效率，完善系統(tǒng)信息資源。

 

5. 結(jié)語(yǔ)

 

篇8

一、合同管理制度動(dòng)態(tài)化

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。任何一個(gè)機(jī)構(gòu)都要有自己的管理制度。制度的建立是基礎(chǔ)，制度的執(zhí)行是關(guān)鍵。制度的建立不是一件一勞永逸的事情，項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)建立之初的制度隨著管理工作的推進(jìn)，管理范圍和形勢(shì)的變化，很多制度已經(jīng)成為工作的制約和瓶頸。所謂不破不立，對(duì)原有制度的修訂和改進(jìn)是一個(gè)永遠(yuǎn)都沒(méi)有止境的工作。比如項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)建立之初的合同內(nèi)審制度一般是比較粗糙的，審核部門少，在合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)很多人不知情，對(duì)合同的順利履行有一定的影響，于是內(nèi)部審批制度就改成所有部門負(fù)責(zé)人都參與的人人皆知的制度，但在這一制度的執(zhí)行過(guò)程中又發(fā)現(xiàn)這樣的內(nèi)審制度有著主次不清的毛病。目前內(nèi)審制度經(jīng)過(guò)調(diào)整已經(jīng)變得主次分明、合理有效了。舉這樣一個(gè)例子，只是說(shuō)明合同管理制度化，不只是包含對(duì)既有制度的執(zhí)行，還應(yīng)該包含對(duì)制度的修正。即合同管理制度動(dòng)態(tài)化。

二、合同分類清晰化

項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)管理的項(xiàng)目種類多，既有地方項(xiàng)目，又有更新改造項(xiàng)目又有國(guó)家鐵路建設(shè)項(xiàng)目，還有保密項(xiàng)目。這給合同管理工作帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)。經(jīng)手的各類合同既要符合國(guó)家的法律、地方法規(guī)、行業(yè)的規(guī)章，又要符合鐵道部和鐵路局相關(guān)規(guī)定，這就需要吃透大量法規(guī)和路局文件，才能做到拿到一個(gè)合同就知道從哪里下手辦理。項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)須針對(duì)本項(xiàng)目常見(jiàn)的合同整理出一套細(xì)化的合同辦理思路，拿到任何一個(gè)合同，就把它放到這個(gè)框架中，也就是對(duì)合同進(jìn)行分類，按類辦理。

對(duì)合同的清晰分類看似是合同管理中不值得一提的小事，但卻直接關(guān)系到合同處理的方法，如果處理不好，會(huì)為以后的合同審計(jì)等工作帶來(lái)壞的影響，必須引起足夠重視。

三、合同成本目標(biāo)化

項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)投資控制的任務(wù)很重。由于工期長(zhǎng)、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)變化快，鑒修概算批復(fù)期的物價(jià)指數(shù)、人工成本等影響合同成本的因素在項(xiàng)目中相關(guān)合同實(shí)際簽訂時(shí)會(huì)有較大的變化，當(dāng)然這種變化有時(shí)是對(duì)成本控制有利的，但大多數(shù)時(shí)候是不利的。這就對(duì)合同簽訂的成本控制提出了較高的要求：不超概算為基本目標(biāo)，能有所降造、合同成本最小化是最終目標(biāo)。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)在合同管理中以合同簽訂流程清晰化、簽訂過(guò)程主管化、成本控制層次化為原則，為這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了很好的保證。

四、合同簽訂流程清晰化、簽訂過(guò)程主管化、成本控制層次化

項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)須形成較為合理的合同簽訂過(guò)程管理程序。由于項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)簽訂的合同大多數(shù)具有較多的專業(yè)元素，這就決定了專業(yè)工程師（包括物資）在合同簽訂中的主導(dǎo)地位，這并不是說(shuō)專業(yè)工程師就是萬(wàn)能的，由于合同主管和財(cái)務(wù)主管部門人員位于合同簽訂過(guò)程的下游，在多年的工作中積累了大量經(jīng)驗(yàn)，因此，合同簽訂前的合同洽商，由承辦人與合同相對(duì)方進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通、洽商，計(jì)財(cái)部等其他部門在概預(yù)算情況、類似合同文本提供等方面配合合同承辦部門的工作。如需要組織洽商會(huì)議的，由經(jīng)辦人組織。洽商前由合同經(jīng)辦人將合同概況、合同談判進(jìn)展、談判難點(diǎn)、擬談判內(nèi)容、談判原則等告知主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)參加洽商人員，洽商后由合同經(jīng)辦人將合同談判內(nèi)容和進(jìn)展、結(jié)果形成合同談判登記記錄，作為合同檔案的一部分。

這樣的機(jī)制保證了合同一直處于有人主管的狀態(tài)中，因?yàn)楹贤笃诘穆男泻捅O(jiān)管主要是由主管工程師負(fù)責(zé)的，由于各相關(guān)部門人員都參與了合同的簽訂洽商，熟知合同的技術(shù)要求、驗(yàn)工、付款等條款，從而使合同執(zhí)行過(guò)程各部門之間的磨合和協(xié)調(diào)過(guò)程提前，從而最大程度減少了合同執(zhí)行成本。

這樣的機(jī)制又保證了合同成本的可控。所謂三個(gè)臭皮匠頂一個(gè)諸葛亮。主管工程師在技術(shù)上是有優(yōu)勢(shì)的，對(duì)合同涉及的工作量有很好的把握，也能吃透相關(guān)價(jià)格依據(jù)，但在價(jià)格談判上可能缺少相應(yīng)技巧，因此項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的價(jià)格談判就分為三個(gè)層次：主管工程師層次；合同洽商會(huì)議層次；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人層次。一個(gè)合同經(jīng)過(guò)這樣三個(gè)層次的把控，經(jīng)過(guò)多幾個(gè)人的慧眼識(shí)別，就能很好發(fā)現(xiàn)對(duì)方報(bào)價(jià)中隱藏的陷阱，才能從根本上降低成本，最大限度實(shí)現(xiàn)合同成本控制目標(biāo)。

五、合同檔案管理部門化、過(guò)程化、常態(tài)化

毫無(wú)疑問(wèn)，合同簽訂過(guò)程至關(guān)重要，但中國(guó)人常說(shuō)蓋棺定論，可見(jiàn)結(jié)局也同樣不可小視。法律工作尤其重視證據(jù)，而合同管理中的檔案管理工作就是一個(gè)收集證據(jù)的過(guò)程。項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)要非常重視合同檔案的歸集、整理工作。合同承辦人按項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)合同管理部門要求跟蹤合同履行結(jié)束前相關(guān)情況，并圍繞合同收集、管理和保管合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同結(jié)束各個(gè)環(huán)節(jié)形成的合同相關(guān)資料。原則上在合同履行結(jié)束后十日內(nèi)將上述資料歸檔、裝訂成冊(cè)并形成資料清單送交合同管理員；合同管理員在合同簽訂履行過(guò)程中也及時(shí)收集合同審查、簽訂過(guò)程中散落在各處的相關(guān)資料、如果參加合同洽商，也要及時(shí)協(xié)助經(jīng)辦人做好會(huì)議記錄登記整理工作，一邊形成完備的合同檔案。

合同檔案管理不能等到合同履行完畢了再去收集資料，那時(shí)已經(jīng)為時(shí)過(guò)晚，所以檔案管理的過(guò)程化、常態(tài)化非常重要，洽商記錄不過(guò)夜，合同簽訂登記表填制不過(guò)夜。

另外，項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)還要對(duì)已經(jīng)簽訂的合同建立合同檔案路徑管理目錄。在檔案路徑管理目錄的指引下，就能順藤摸瓜，找到存放在綜合部、物資、工程、安質(zhì)、財(cái)務(wù)部門的批準(zhǔn)文件、相關(guān)招投標(biāo)資料、圖紙、驗(yàn)工計(jì)價(jià)、財(cái)務(wù)付款憑證等資料。

對(duì)于比較重要的合同文件資料，可建立掃描版的電子檔案，以便于使用。

篇9

總則

1.1

根據(jù)股份公司現(xiàn)行制度，結(jié)合酒店公司特點(diǎn)，制定工程成本類合同管理制度。

1.2

適用范圍：本節(jié)經(jīng)濟(jì)合同管理規(guī)定適用于工程承包合同、貨物采購(gòu)合同和技術(shù)服務(wù)合同。本規(guī)定不適用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租區(qū)租賃合同、開(kāi)辦費(fèi)涉及的所有合同、人力資源涉及到的所有合同，這些合同或協(xié)議按特定的程序申報(bào)。

1.2.1

工程承包合同包括：工程承包、工程技術(shù)服務(wù)、酒店翻新改造之工程承包、各酒店項(xiàng)目部或各酒店項(xiàng)目公司辦公用房房屋裝修、新建及拆改等。

1.2.2

貨物采購(gòu)合同包括：工程材料設(shè)備采購(gòu)、酒店翻新改造之材料設(shè)備采購(gòu)。

1.2.3

技術(shù)服務(wù)合同包括：可研分析、勘察設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)、造價(jià)咨詢等顧問(wèn)類，檢測(cè)、面積測(cè)繪、宣傳推廣、模型制作等服務(wù)類。

2

合同辦理

2.1

合同起草

2.1.1

金額在2萬(wàn)元以上的業(yè)務(wù)事項(xiàng)應(yīng)事先簽訂合同，直接委托合同由直接委托辦理部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)招標(biāo)確定合作方的合同由招標(biāo)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)起草。

2.1.2

金額在2萬(wàn)元以下（含）的業(yè)務(wù)事項(xiàng)可不用簽訂合同，但應(yīng)參照股份公司管理制度中零星采購(gòu)和緊急采購(gòu)程序處理。

2.2

合同談判

所有經(jīng)濟(jì)合同的談判，至少有二個(gè)部門的二名以上經(jīng)辦人員參與談判。成本控制部必須參與所有經(jīng)濟(jì)合同的談判。

3

合同審批及簽訂

3.1

合同簽訂的主體：

3.1.1

工程承包、貨物采購(gòu)合同由酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司工程部辦理。

3.1.2

技術(shù)服務(wù)合同由酒店公司設(shè)計(jì)部辦理。

3.1.3

造價(jià)服務(wù)合同由酒店公司成本控制部辦理。

3.2

合同資料的報(bào)備：

3.2.1

合同簽訂后，由合同經(jīng)辦人員將合同簽訂相關(guān)檔案（包括申請(qǐng)單、審批單、報(bào)價(jià)單、合同文本及各審批人審批意見(jiàn)的電子版原件等）的完整資料上報(bào)酒店公司成本控制部。

3.3

未成立酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司的合同由酒店公司本部相應(yīng)部門代為辦理，股份公司法務(wù)部代為審批法律意見(jiàn)。

3.4

審批程序

3.4.1

股份公司經(jīng)辦的酒店第一類招標(biāo)（采購(gòu)）合同按股份公司管理制度執(zhí)行。

3.4.2

酒店公司經(jīng)辦的第二類招標(biāo)（采購(gòu)）、地方類招標(biāo)（采購(gòu)）及直接委托合同，逐級(jí)報(bào)酒店公司總經(jīng)理審批執(zhí)行。

4

經(jīng)濟(jì)合同的履行

4.1

合同管理責(zé)任部門：

4.1.1

工程承包、貨物采購(gòu)、監(jiān)理合同：所屬酒店項(xiàng)目部或項(xiàng)目公司。

4.1.2

造價(jià)咨詢合同：酒店公司成本控制部。

4.1.3

各項(xiàng)目設(shè)計(jì)服務(wù)類及酒店技術(shù)服務(wù)類合同：酒店公司設(shè)計(jì)部。

4.1.4

酒店項(xiàng)目施工圖設(shè)計(jì)服務(wù)類合同：酒店項(xiàng)目部及酒店項(xiàng)目公司設(shè)計(jì)部。

4.1.5

合同管理責(zé)任部門的負(fù)責(zé)人是負(fù)責(zé)合同履行的主要責(zé)任人。

4.2

合同臺(tái)帳建立：

4.2.1

工程承包、貨物采購(gòu)、造價(jià)咨詢及監(jiān)理合同臺(tái)帳：所述酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司成本控制部負(fù)責(zé)建立。

4.2.2

設(shè)計(jì)服務(wù)類及酒店技術(shù)服務(wù)類合同臺(tái)帳：酒店公司設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)建立。

4.2.3上述合同臺(tái)帳每月25日?qǐng)?bào)酒店公司成本控制部審核后、由后者統(tǒng)一報(bào)股份公司成本控制部備案。

4.3

股份公司所屬項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)建立非前述合同臺(tái)帳，跟蹤監(jiān)督非前述合同執(zhí)行情況，并于每月月底將該臺(tái)帳電子版通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)提交給酒店公司成本控制部存檔備案；各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)配合收集、整理和及時(shí)提交非前述合同執(zhí)行的相關(guān)資料。

4.4

前述合同執(zhí)行過(guò)程中、以及完畢后，合同管理責(zé)任部門應(yīng)依據(jù)《供方履約評(píng)估指引》的規(guī)定進(jìn)行合同執(zhí)行評(píng)估，經(jīng)酒店公司成本控制部審核后報(bào)股份公司成本控制部備案。

5

合同檔案管理

5.1

合同簽訂后，股份公司所屬項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部、酒店公司成本控制部、酒店公司檔案管理部門（即含各酒店項(xiàng)目部和各酒店項(xiàng)目公司行政部檔案員，下同）必須留存一份原件（正本或副本），其他部門需要留存合同的，由酒店公司檔案管理部門提供復(fù)印件。

5.2

篇10

米脂縣電力公司根據(jù)自身工作實(shí)際，在國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用SOA、J2EE等先進(jìn)技術(shù)對(duì)軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，建成符合陜西電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理，實(shí)現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。

檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會(huì)、企業(yè)知識(shí)、部門知識(shí)、個(gè)人知識(shí)、你問(wèn)我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識(shí)模塊中，按照檔案屬性分類為：文書(shū)檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過(guò)程的記錄。

二、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的實(shí)施步驟

第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體（Records Continuum）模型注重文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程與文件管理過(guò)程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，新開(kāi)發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對(duì)于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺(tái)的接口，使系統(tǒng)能自動(dòng)獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸；第三，對(duì)于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的前端控制和全程管理；第四，對(duì)于基建、設(shè)備檔案，在工程項(xiàng)目立項(xiàng)之初就同步確定項(xiàng)目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進(jìn)行。

第二步：引入知識(shí)管理理論。知識(shí)管理（Knowledge Management）是企業(yè)管理的新范式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識(shí)資源，將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)涵的知識(shí)，應(yīng)用先進(jìn)的知識(shí)管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：

第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對(duì)于沒(méi)有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識(shí)價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識(shí)資源的整合與共享。

第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動(dòng)提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時(shí)候即可享有檔案資源；信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺(tái)中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動(dòng)發(fā)送郵件通知用戶；收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中；嵌入式服務(wù)即將平臺(tái)的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺(tái)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺(tái)，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。