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篇1

通常來說，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設計、施工中期和竣工驗收。而每一階段和過程的工作內容都應當記錄在案。具體來說，在建筑工程設計階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質條件、工程預算、招投標情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時，針對性記錄暖通、通風等具體設施和數據。這樣便能將施工中期各項情況反映出來，展現(xiàn)建設質量和標準。第三，竣工驗收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。

（二）建筑工程檔案的特點

檔案管理工作是一項系統(tǒng)化和科學化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項目各項生產環(huán)節(jié)文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個建筑工程的完整建設流程，還能真實客觀反映建筑工程的基本內容。一份完整科學的建筑工程檔案不僅對往后擴建改建有著重要參考作用，也是城市建設的憑據。而且，建筑工程檔案還能在火災等突發(fā)事故防范、重大災害險情預防上發(fā)揮作用。

二、建筑工程檔案管理的存在問題

（一）管理意識落后

現(xiàn)階段大部分建筑企業(yè)對于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識相當落后，甚至還出現(xiàn)對檔案管理現(xiàn)代化的不了解。此外，當下部分建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理過程中依然運用傳統(tǒng)收工方式方法，無論是檔案的收集、儲存等都停留在傳統(tǒng)模式，完全沒有實現(xiàn)建筑工程檔案的現(xiàn)代化管理。

（二）管理資金缺乏

建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當下建筑工程檔案管理的重要問題。管理資金的缺乏將直接導致建筑工程檔案管理技術和設備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識的落后，也會使得建筑工程檔案形同虛設。

（三）管理人才缺乏

社會不斷發(fā)展，現(xiàn)代化、科學化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現(xiàn)階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專業(yè)檔案管理人員，僅僅是一個兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應有的技能，科學化的建筑檔案管理更是無從說起。

三、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法

（一）革新管理意識

革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業(yè)領導的認識，提升企業(yè)對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業(yè)領導認識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業(yè)應當建立以企業(yè)領導為核心的檔案管理小組，加強建筑檔案管理重視，重新構建檔案管理意識。其次，各部門應當就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓。另一方面，科學合理構建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標準和制度之下進行。

（二）加強人力物力和財力投入

加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設同步發(fā)展和建設。同時，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設，逐步實現(xiàn)辦公自動化。針對檔案管理也應發(fā)放專項資金，避免方案管理經費不足。有條件的企業(yè)還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現(xiàn)代化檔案管理設備。

（三）優(yōu)化管理人員素質

優(yōu)化建筑工程檔案管理人員素質應當從三個方面進行，第一，建筑工程檔案管理人員應當不斷加強檔案管理的基礎知識和專業(yè)知識學習，主要涵蓋檔案管理知識、相關法律知識、信息技術等。其次，增強管理人員的檔案管理責任意識，憑借檔案管理機構職能強化強化檔案管理人員隊伍健身，進而實現(xiàn)管理人員素質的優(yōu)化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進行之后，管理人員還應當樹立愛崗敬業(yè)和樂于奉獻的精神，通過教育強化和檔案管理相關重要性知識的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業(yè)，為檔案管理服好務。

四、各部門檔案管理人員

（一）各部門檔案管理人員，應按照企業(yè)檔案管理者所發(fā)的制度或細則或交底的要求進行收集、整理、歸檔。

（二）各部門檔案管理人員，應自主去學習檔案相關的知識，工作中碰到不太清楚的及時請教企業(yè)檔案管理者或其他人員。

篇2

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

筑施工企業(yè)檔案管理的重要性。

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音象及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。

1、工程檔案管理是工程質量評定的依據。有了完整的原始工程建設資料，并加以整理歸檔，在整個工程竣工驗收時就能準確無誤的依據這些原始憑證來評定該項工程產品的質量等級是合格還是不合格，這一點建筑施工單位是深有感觸的。

2、工程檔案是處理和判決工程產品使用過程中出現(xiàn)質量問題的依據。

3、工程竣工檔案與施工單位所承建工程的經濟效益有直接的關系。為什么這么說呢，是因為工程竣工檔案是否齊全，與質量等級的評定有直接的關系。

4、工程竣工檔案也是檢驗和衡量施工單位資質和信譽的依據。

工程竣工檔案與我們施工單位是息息相關的，無論是提高承建工程的經濟效益，還是企業(yè)的信譽與發(fā)展都是非常重要和有利的。

二、檔案管理信息化有利于建筑施工企業(yè)提升檔案管理水平。

作為國民經濟建設的支柱產業(yè)之一的建筑施工行業(yè)，近年來規(guī)模不斷擴大，僅以中交二航局為例，經過多年發(fā)展，二航局現(xiàn)已成為以大土木為主營業(yè)務的集團公司，公司的組織構架大致可以劃分成三個層級類：公司總部、事業(yè)部、工程公司、管理型公司、經營型公司、專業(yè)公司、項目公司、項目部，現(xiàn)有員工8100多名，擁有各類大型工程船舶80多艘，施工機械設備5200余臺（套），是一個龐大而復雜的系統(tǒng)。二航局每年有超過百項工程在建或開竣工，檔案資料之多可想而知，而且就二航局所屬各單位而言，檔案管理水平參差不齊，有部分存在數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。在檔案信息化系統(tǒng)部屬前，四公司檔案信息管理僅有單機版管理軟件，實現(xiàn)條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務手段落后。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理的信息化。

三、建筑施工企業(yè)如何實現(xiàn)檔案管理信息化。

要實現(xiàn)建筑施工企業(yè)檔案管理信息化，要著手增強檔案管理現(xiàn)代化意識、加快硬件設施建設、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍。

（一）、更新觀念，增強檔案管理現(xiàn)代化意識。

沒有檔案管理現(xiàn)代化意識，及時有一流的檔案保護和管理設施，都不能稱其為檔案管理現(xiàn)代化。在實現(xiàn)檔案人員現(xiàn)代化進程中，檔案人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的理念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變對檔案管理輕利用、等客上門、封閉等觀念，實現(xiàn)轉變工作作風，實現(xiàn)被動服務為主動服務的轉變，使檔案工作更好的適應現(xiàn)代經濟生活發(fā)展的需要。

（二）、加快硬件設施建設，實現(xiàn)裝備和技術的現(xiàn)代化。

1、及時配備檔案管理所需的計算機、掃描儀、刻錄儀等，充分發(fā)揮現(xiàn)代技術、微縮技術在檔案管理中的作用，加快檔案信息數字化處理步伐。

2、檔案信息化系統(tǒng)建設。與傳統(tǒng)的紙質載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術含量高、更新快、相關因素多，關聯(lián)度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數據都有密切聯(lián)系，例如辦公自動化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數據，實現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。

近年來，二航局建立了全局檔案信息管理統(tǒng)一平臺，采用服務器組和存儲設備大集中的集群部署模式，建立檔案數據中心，為各所屬單位提供數據集中存儲和應用服務，實現(xiàn)全公司上、下級單位檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通；實現(xiàn)全局三級單位統(tǒng)一業(yè)務規(guī)范。二航四公司在二航局的統(tǒng)一部署下上線了PDE檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案網上移交和網上互查；實現(xiàn)上級檔案業(yè)務在線監(jiān)管和查看；將在建項目納入管理體系，更好地實現(xiàn)工程項目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發(fā)揮網絡優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源的最大化共享功能，推動公司信息現(xiàn)代化建設和檔案資源數字化建設。目前中交二航四公司PDE檔案系統(tǒng)已實現(xiàn)與OA辦公系統(tǒng)的對接，對公文可直接檢索目錄也可進行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進行檢索。

（三）、建立規(guī)范的檔案管理制度。

在檔案信息化建設過程中，為明細相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理制度。

1、建立和健全檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作的環(huán)節(jié)和步驟。統(tǒng)一檔案管理標準，統(tǒng)一檔案類型、統(tǒng)一報表樣式；網絡信息采集、信息整合、數據處理、及電子文件到電子檔案的全程數字化管理；各種檔案類型的數字化管理；檔案全文信息網絡檢索與共享；數字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統(tǒng)、跨平臺的目錄檢索及原文調閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網上數據報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。

目前二航四公司檔案系統(tǒng)已實現(xiàn)：文檔通過協(xié)同辦公自動化模塊實現(xiàn)電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進行了多個項目的收集、編目等工作，目前已應用工程檔案管理中；個人待辦可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進入相應模塊進行操作。

2、制定必要的安全措施，特別是對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性和完整性。主要定義各檔案類型的開放權限以及可使用檔案系統(tǒng)的用戶。定義用戶的角色、權限以及是否是專兼職檔案員等。權限管理模塊還細分為永久權限和臨時權限，并可對檔案原文的控制進行細化，具體分為瀏覽權限和下載權限，以滿足不同的利用。文件安全控制：對電子檔案的“閱讀、下載、打印”進行三權分立。支持多種圖形、圖像文件格式的管理和瀏覽，無需安裝相應的應用程序，即可通過瀏覽器打開原文進行瀏覽，且瀏覽器和用戶權限進行了集成，可以防止非法用戶的瀏覽、下載、打印。光盤打包離線備份：系統(tǒng)提供了將檔案掃描的原件及其對應的錄入信息，從數據庫中刻錄到光盤上的功能，可以制作出符合國家標準的通用電子光盤檔案。利用廉價的光盤永久保存檔案的原件信息，同時也增加了數據的安全性。制作成的光盤可脫離檔案系統(tǒng)進行檢索或瀏覽原文，光盤可設置登錄密碼，光盤上的內容可進行加密保護。

（四）、制定檔案專職人員與兼職人員的繼續(xù)教育培訓與考核工作。 根據國家檔案局相關法規(guī)規(guī)定，專職檔案人員每年至少要進行兩次集中的在職繼續(xù)教育用以提高檔案人員的檔案工作素質和技能。繼續(xù)教育包括國家檔案協(xié)會會議，檔案知識交流班等用以提高檔案人員技能。 （五）、制定定期檢查與不定期抽查相結合的歸檔工作監(jiān)督制度。 制定每季度檔案工作自查制度，每季度末由檔案主管、專兼職檔案工作人員開展檔案工作自查。有檔案室和檔案庫房的單位，每月開展一次庫房自查，并上報自查情況總結。制定不定期抽查制度并嚴格執(zhí)行，在總結抽查過程中遇到問題時要及時輔導兼職檔案人員改正，力爭做到促使檔案工作向完美方向發(fā)展。建立完善的企業(yè)檔案監(jiān)督制度，檔案主管要堅持在公司領導支持下，認真落實檔案工作監(jiān)督職責。

四、檔案信息系統(tǒng)投入運行后取得的效益

篇3

中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：

近十幾年，在我國城鎮(zhèn)化、城市化的進程中，大量催生我國建筑業(yè)蓬勃發(fā)展，也是國民經濟三大支柱產業(yè)之一，為我國經濟做出了巨大的貢獻。同時也帶來一些問題和不足，比如建筑企業(yè)的檔案管理問題。建筑企業(yè)檔案管理是實踐、見證建筑企業(yè)發(fā)展、壯大的歷史軌跡，也是建筑企業(yè)發(fā)展的重要組成部分。怎樣、如何建設好、管理好、規(guī)劃好建筑檔案對建筑業(yè)的生存、發(fā)展、壯大具有極其重要經濟、文化意義。本文旨在分析我國建筑企業(yè)檔案管理過程中存在的一些問題和不足。并提出具體問題的具體對策。以便能更好的發(fā)展我國建筑業(yè)，為我們現(xiàn)實的生產、生活服務。

一、建筑企業(yè)檔案管理的意義

1、經濟意義

國民經濟三大支柱性產業(yè)之一的建筑業(yè)，對國民經濟做出了巨大貢獻，建筑企業(yè)檔案管理水平高低、質量好壞直接制約建筑行業(yè)發(fā)展，檔案管理是建筑企業(yè)發(fā)展的源泉。摒棄源泉的優(yōu)劣無異于沙漠上行走。拋棄企業(yè)檔案管理來發(fā)展建筑企業(yè)經營就像無源之水，企業(yè)的制度性、科學性、規(guī)范性管理就舉步維艱。所以建筑企業(yè)檔案管理是首要的環(huán)節(jié)，對建筑行業(yè)生存、發(fā)展、壯大具有重要的經濟意義。

2、文化意義

一個強大、優(yōu)秀的企業(yè)都有鮮明、富有個性的企業(yè)文化核心。建筑企業(yè)的文化核心是美感、責任、使命的集合地。一套完整、詳細、科學、持續(xù)的檔案管理能明證、審核過去從實地勘探、土地的征用、圖紙設計、施工合同簽訂、施工進程的情況。能夠表達過去的圖表、數據、各類報告、來往文書的真實性。能夠見證竣工驗收合格和聳立的建筑物。企業(yè)每位員工面對企業(yè)的發(fā)展歷程以及自己最終的作品時會油然而生激發(fā)出責任感、使命感、歸宿感。

二、 建筑企業(yè)檔案管理存在的問題和不足

1、政府方面

大多數企業(yè)檔案管理的具體行為實施者是企業(yè)本身或其他途徑，企業(yè)在專業(yè)化、技術化、規(guī)劃化、信息化有別于一般的政府機關、事業(yè)單位的檔案管理。企業(yè)依照法律、法規(guī)進行自己內部事務的管理和操作。然而各級住房和城鄉(xiāng)建設主管部門政府對建筑企業(yè)檔案管理的意識缺乏，抱著“事不關己、高高掛起”的心態(tài)，多一事不如少一事的處事原則。在面對重大的工程出現(xiàn)質量、失誤時急于相互推諉、相互扯皮，甚至急于劃清責任，以便逃脫責任。

2、建筑企業(yè)方面

建筑企業(yè)自身的特點決定企業(yè)的特殊性。建筑企業(yè)跨度大，涉及面廣，強度大的特點決定檔案工作、管理具有持續(xù)性、繁瑣性、復雜性和艱巨性、挑戰(zhàn)性。再者企業(yè)領導對檔案管理重視程度不夠，具體投入經費不夠。具體方面表現(xiàn)如下：

1）建筑企業(yè)檔案的收集難度大

建筑企業(yè)檔案的收集難度大是不爭的事實，首先由于涉及的時間、地點，人物面廣等客觀因素，在實際操作上檔案的收集、整理以及歸檔具有相當大的難度。其次建筑企業(yè)部門之間、企業(yè)之間、企業(yè)與相關部門之間缺乏及時、有效的溝通與合作，使企業(yè)資料缺失、不完整，甚至重要的資料信息不對稱，鬧出笑話。最后檔案不僅是對建筑物本身關聯(lián)的一些顯而易見的收集，比如圖表、數據、文字等等。而且還對一些隱藏的工作、比如地下，墻體內的不可看見的工作的收集。正因為這些不確定的因素增加收集、整理，歸檔的難度。

2）建筑企業(yè)檔案的管理水平、質量不高

首先建筑企業(yè)檔案管理者水平良莠不齊，專業(yè)水準不同，管理人員檔案意識淡薄。目前建筑業(yè)市場競爭異常激烈，檔案管理者跳槽現(xiàn)象嚴重，企業(yè)缺乏對管理者強有力的保障。檔案管理質量不高，經常出現(xiàn)手寫、復印件、任意篡改，沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度，顯得無序、林亂、繁雜的缺點。

3）建筑企業(yè)對檔案管理的經費投入不夠

在目前的形勢下，“重建設，輕管理”，“重現(xiàn)在，輕未來”等“近視眼”行為日漸凸顯，企業(yè)不擇手段使利益最大化問題突出。為了盈利，使出各種怪招降低生產成本，提高經濟、社會效益。這種現(xiàn)象必然導致企業(yè)壓縮經費的開支，自然對檔案的管理和投入捉襟見肘，檔案管理者積極性、主動性受到重創(chuàng)。

三、 建筑企業(yè)檔案管理的對策

1、加大政府對建筑企業(yè)檔案管理的監(jiān)管力度

各級住房和城鄉(xiāng)建設主管部門應該加大對建筑企業(yè)的監(jiān)管力度，兩手都要硬，即扮演好政府監(jiān)管裁判的角色，又要扮演好指導、參與檔案管理運動員的角色。各級住房和城鄉(xiāng)建設主管部門依照《檔案管理法》、 《建設工程質量管理條例》等法律法規(guī)依法行政、嚴格執(zhí)法，在法律、法規(guī)框架下促使企業(yè)進行檔案管理、使之逐步形成制度化、科學化、規(guī)范化、信息化。

2、建筑企業(yè)自修內功，逐步提升檔案管理水平、質量

1）企業(yè)加強管理者的技能、技術的培訓工作，特別是信息化管理檔案的培養(yǎng)。不管是建筑業(yè)專職檔案管理人員還是兼職檔案管理人員都應一視同仁，通過檔案業(yè)務學習，逐漸提高檔案人員的自身業(yè)務素養(yǎng)和管理水平，采用行之有效的方法收集、管理好檔案。

2）建立、完善信息化檔案建設，發(fā)展無紙化，電子檔案，及時、準確更新檔案的的數據信息，包括文字、圖像、聲音等其他無形的介質，保證能長期、穩(wěn)定、持續(xù)的保存檔案的真實性。

3）加大對檔案管理經費的投入，包括場地、設備、器材的購買，添置，更新。建立、健全領導責任制，權責分明，明確分工，分層落實，對檔案管理獎罰分明。

總之，建筑企業(yè)檔案管理是一項系統(tǒng)工程，它既有長期性又有艱巨性的特點。檔案管理好壞直接、間接衡量建筑業(yè)企業(yè)自身管理水平的高低。企業(yè)生存、發(fā)展、強大，必須解決源頭之水——檔案管理，這樣才能貢獻國民經濟，才能服務于生產、生活的需要。

參考文獻：

[1] 劉宇平, 劉柳煉. 當前建筑施工企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析[J]. 廣東科技, 2009, (12): 39-40.

篇4

一、前言

近年來，城市建設迅猛發(fā)展，建筑施工企業(yè)施工項目不斷增加，形成了大量的基建檔案資料。作為建筑施工項目管理的重要組成部分，基建檔案反映了建設工程施工過程、管理過程、質量狀況，也是建筑工程后期維修，擴建、改造的重要檔案資料，可由檔案資料總結出改進提升施工管理經驗，進一步提升企業(yè)核心競爭力，基建檔案的妥善保管和利用，勢必為企業(yè)高效發(fā)展的提供助力。

二、基建檔案管理工作中存在的問題

1.基建檔案歸檔不及時

按照制度規(guī)定，一般情況下工程檔案資料應從工程項目竣工驗收之日起3個月內向檔案室移交，但實際操作中卻很難在規(guī)定期限內實現(xiàn)。工程建設過程中，各類資料分散在不同人員手中，過程中未系統(tǒng)性形成檔案資料，當工程即將完工時，大部分工作人員都陸續(xù)撤離了施工現(xiàn)場，資料一時難以找齊；另外，基層項目上一般只配置資料員而沒有配置專職檔案管理人員，導致后方專職檔案管理人員很難了解到前方施工項目哪些已經具備移交條件，致使檔案接收工作處于被動狀態(tài)。

2.基建檔案資料不齊全，復印件比重偏高

檔案資料不齊全不完整，是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目管理較好的單位歸檔率能達到百分之八十至九十，過程管理較差的施工單位甚至存在施工許可證、安裝及質量證明文件不齊全，施工主材進場合格證、主材實驗文件等工程檔案缺失的情況。有些項目原件制作份數不夠，在滿付業(yè)主單位和城建檔案館后，交本單位檔案室只有復印件，曾經對四川華西集團公司承包部移交的一個項目工程檔案做過一次統(tǒng)計，復印件率達到62%。而復印件在法律訴訟中不被認可，因此，高復印件不利于日后工程檔案利用、企業(yè)經濟利益的維護。

3.歸檔文件質量有待提高

移交的工程檔案質量有待提高，很多資料中施工記錄不真實、不準確、不規(guī)范，部分資料有明顯事后補填痕跡，有些資料存在工作人員隨意代簽現(xiàn)象，導致資料歸檔后失去了利用價值。

三、出現(xiàn)上述問題的原因

1.施工單位對檔案歸檔工作重視程度不夠

（1）思想重視程度不夠。在很多企業(yè)里，檔案管理工作“講起來重要，心里面次要，做起來不要”的現(xiàn)象相當普遍，由于資料整理瑣碎，施工現(xiàn)場工作繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，資料整理處于被動應付狀態(tài)，不認真進行督導檢查，到移交階段時才發(fā)現(xiàn)工程檔案管理一塌糊涂，資料大量缺失，無法彌補。（2）追求經濟利益，人員配備不足。有些企業(yè)連起碼的專職檔案管理人員還未配備，還有些企業(yè)只是辦事員兼職或代管；個別企業(yè)領導還把本單位的檔案員當作“吃閑飯，不創(chuàng)收”的閑雜人員，收入待遇列為二等公民，嚴重打擊檔案人員的工作積極性。

2.缺少管理機制和相關制度，日常管理混亂

現(xiàn)行的工程檔案規(guī)范與制度較多側重建設單位和城建單位的歸檔范圍和要求，對于施工單位來說，檔案缺少統(tǒng)一的制度、標準和要求。施工單位在竣工后為了盡快辦理結算，將完整的檔案資料移交業(yè)主及城建檔案館，造成本單位檔案室無法收集到完整的檔案資料。在項目建設過程中，專業(yè)檔案管理人員對現(xiàn)場資料員缺少必要的業(yè)務指導，導致資料員不了解本單位檔案室應該保存哪些資料，有些項目施工工期較長，人員變動頻繁，重要資料存在遺失或被帶走的可能，導致資料收集不齊全。

3.缺少復合型檔案管理人才

資料員有一定的建筑工程專業(yè)的知識，但缺乏檔案管理業(yè)務知識，只進行資料收集，而不能形成檔案，資料收集和歸檔不能較好地結合起來，影響了建筑工程文件檔案的整編與管理。

四、做好基建檔案管理工作的方法

1.企業(yè)重視檔案管理工作

目前建筑市場競爭激烈，提高經濟效益為企業(yè)的當務之急，檔案工作短期利益不明顯，致使檔案工作在建筑施工企業(yè)里得不到重視。現(xiàn)階段，工程實體的質量越來越受到國家各級部門的重視，竣工檔案的重要作用也日顯突出，企業(yè)要長期發(fā)展，必須保管好工程檔案資料，改變觀念，確立檔案是企業(yè)的重要資產的觀念，投入必需的人力、物力、財力，過程中做好檔案工作，實行領導負責制，切實加強領導協(xié)調作用，提高重視程度，立足長遠，以維護企業(yè)經濟利益。

2.建立健全制度建設

健全的檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎，為了加強對工程建設各階段資料的有序管理，保證歸檔資料及竣工圖紙的準確、齊全、規(guī)范，提高檔案管理人員工作規(guī)范性，企業(yè)應根據國家對現(xiàn)場施工檔案的具體法規(guī)要求，結合企業(yè)自身特點，制定與企業(yè)發(fā)展相適應的檔案管理制度，實現(xiàn)制度管檔。

3.創(chuàng)新檔案管理模式

在傳統(tǒng)的檔案管理中，企業(yè)相關部門移交多少資料檔案室就接收多少資料，不移交就視為沒有，這種管理模式的弊端在于檔案管理員責任心不夠，造成項目檔案資料收集不齊全。站在服務企業(yè)發(fā)展角度上看，必須要發(fā)揮檔案室信息中心的作用，檔案管理工作需要改變以往被動接收的檔案管理的模式，創(chuàng)新檔案管理手段，強化過程控制，加快檔案管理實施，采用管理與服務的模式。（1）前期介入控制檔案部門專業(yè)人員要提前介入施工項目過程管理。在工程準備階段，檔案專業(yè)人員要深入基層，到施工項目部交底檔案管理注意事項，把檔案管理方面的規(guī)定、要求向資料員和相關部門進行宣傳，制定工程檔案歸檔程序手冊，明確施工各階段檔案收集范圍及歸檔份數及具體要求。落實責任，做到預防為主，避免檔案資料移交時出現(xiàn)大量復印件。（2）中期跟蹤服務基建檔案的收集與工程進度同步，檔案人員應及時了解工程計劃、規(guī)模、進展，資料員變動等，經常與項目上兼職檔案員溝通聯(lián)系，采取追蹤、分階段收集、強制性收集等方法，使檔案的跟蹤收集工作從工程動工開始就與工程同步進行，避免出現(xiàn)檔案缺失現(xiàn)象。（3）后期監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查是做好檔案管理工作不可或缺的一個環(huán)節(jié)，其目的不僅僅在于檢查檔案歸檔情況及質量，更在于強化施工項目部及兼職檔案人員對檔案工作重要性的認識，固化檔案管理模式，進而提高檔案管理工作水平。（4）實行獎懲激勵機制激勵機制產生效應遠遠大于管理本身，企業(yè)可以組織考評，建立獎懲分明的激勵機制，對檔案工作做得好的單位給予經濟上的獎勵，對管理混亂的單位實行處罰，或實行單位內部的歸檔保證金制度，可以充分調動各方對檔案管理的積極性，提升各單位對檔案管理的重視程度。4.加強培訓力度，培養(yǎng)復合型人才檔案管理工作是一項科學性、管理性工作，檔案管理人員需要高業(yè)務能力、高責任心的職業(yè)素養(yǎng)。施工現(xiàn)場多為資料員擔當兼職檔案管理員，缺少檔案管理專業(yè)能力，資料員要做好工程項目檔案管理工作，就必須加強檔案管理專業(yè)知識的培訓與學習，并對其進行考核，培訓出既懂建筑專業(yè)知識，有豐富現(xiàn)場項目資料收集經驗，又了解檔案管理的復合型人才。

五、結束語

綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個建設項目不可缺少的重要組成部分，施工企業(yè)做好基建檔案管理工作，需要單位領導層的高度重視，需要專業(yè)檔案人員轉變思路，勇于創(chuàng)新管理模式，深入基層強化管理，還需要現(xiàn)場資料員提升檔案整編職業(yè)素質并做好配合工作。

作者:陳明 單位:四川華西集團有限公司

篇5

建筑施工企業(yè)檔案工作隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的建立和完善，為企業(yè)及社會發(fā)展發(fā)揮了巨大的作用，并日益與企業(yè)的招投標、生產經營、施工技術和施工質量活動息息相關，是企業(yè)內外部住處的載體和歸縮，與此同時，存在的問題也體現(xiàn)的越來越明顯。

1 檔案管理的宏觀性薄弱

當下的施工企業(yè)檔案室名為檔案室，實則就是存放各類檔案的倉庫，檔案人員實則就是保管員，絕大多數的時間檔案室無人問津。在銜接與溝通的管理體制方面體現(xiàn)的微不足道，由于管理上的被動，造成了對全局性和局部性情況掌握不靈、史料鑒定滯后，電子文件、信息化管理無從下手等問題。完全不能達到社會多元化的要求。

2 服務水平與信息化管理差距大

檔案管理是信息開發(fā)利用的基礎，信息資源的開發(fā)利用是檔案管理的目的。檔案的生命在于應用，而目前建筑施工企業(yè)檔案工作在提供各類信息利用與服務方面，無論是案卷檢索的方便性、材料編研的針對性、信息傳遞的快捷性、服務手段的多樣性或服務的主動性、協(xié)作性等方面均存在許多不足。如不少單位的檔案編研、利用仍是手工操作，有的單位網絡檔案信息化管理甚至尚未起步。

3 檔案管理的重要性認識不夠

對檔案資料的重視度各部門參差不齊，部門員工尤其是項目施工人員對《檔案法》知之甚少，對檔案法制觀念有待提高。對專職和兼職的檔案管理人員培訓工作、宣傳工作及工程資料要及時完整的整理歸檔，制定完善的檔案入庫、檔案借閱制度等方面都有待加強。

施工企業(yè)檔案管理工作要更快更好的發(fā)展，提高核心競爭力，就要做到緊密結合現(xiàn)實情況，又能夠符合時展的必然趨勢。主要應體現(xiàn)在如下幾點：

（1）緊緊圍繞企業(yè)改革、發(fā)展、穩(wěn)定這個大局來展開，要把研究檔案工作自身的形成、生長、發(fā)展規(guī)律置于企業(yè)改革、發(fā)展、穩(wěn)定之中，要在服從和服務于企業(yè)改革、發(fā)展、穩(wěn)定之中尋求檔案工作自身的創(chuàng)新與突破，并著力解決企業(yè)急需的熱點、疑點、難點問題。只有這樣，企業(yè)檔案工作才能在創(chuàng)新中贏得主動，爭取支持，提高地位，實現(xiàn)發(fā)展。否則就難免陷入“孤芳自賞”的尷尬境地，甚至偏離創(chuàng)新的方向。

（2）十以后，加強新時期黨建和思想政治工作、強化民主管理職能等一系列重大而深層次的問題，這既是對建筑施工企業(yè)檔案工作提出的嚴峻課題，也是建筑施工企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的極好機遇。因此，建筑施工企業(yè)檔案工作只有牢固樹立主動服務的意識，發(fā)揮“鑒古喻今”的不可替代的作用，為企業(yè)的中心工作及時提供能夠促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的各種種信息，才能尋求自身的定位與發(fā)展。

（3）做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累儲存檔案是為了更好的利用，而利用好檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。建筑施工企業(yè)檔案工作作為項目施工過程中產生的智慧結晶，就應該從原有的封閉狀態(tài)中走出來，在不違背保密、保管期限等前提下調整服務思路，建立新的優(yōu)質服務體系，采用有償或無償相結合的辦法，向整個社會、單位及個體使用者開放。通過對檔案資料的編研，企業(yè)可以進行技術創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，如公司各部門（如技術人員、施工人員、管理人員）都親身體驗到檔案的價值，也會促進他們積極的投身到檔案搜集整理的工作來，從而使建筑施工企業(yè)檔案在推進社會進步中發(fā)揮重要作用。

（4）檔案人員要不斷解放思想，做到“不唯上、不唯書”，敢于在實踐中抓住新機遇，探索新途徑。要積極吸收當今世界上先進的管理經驗，真正走出一條適合自身發(fā)展的新路子。概括地講，建筑施工企業(yè)檔案工作要從過去傳統(tǒng)的封閉型和半封閉型向開放型、社會化轉變，要從計劃經濟體制下的手工作業(yè)型向市場經濟條件下的現(xiàn)代化管理型轉變，同時，還要對現(xiàn)存的檔案理論進行大膽改革。

（5）信息時代的企業(yè)檔案工作要實現(xiàn)技術創(chuàng)新，重點應在以下兩個各方面著力用功：一是要結合膠片、光盤、磁盤、新型感光材料等新的檔案載體、介質轉換與修復手段，資源網絡化管理與資源共享等技術，實現(xiàn)檔案信息電子化及電子檔案信息化，使技術創(chuàng)新成為檔案信息收集、傳遞、開發(fā)、應用等主要功能的源泉。二是要把主要精力放在管理、開發(fā)、利用檔案信息上，而不是用在管理檔案的載體上。如果建筑施工企業(yè)檔案技術創(chuàng)新得以實現(xiàn)，必將把固有的管理模式引入一個全新的領域，使得傳統(tǒng)的人工管理模式過渡到計算機管理、網絡管理模式。檔案室也必將從檔案的保管基地轉換成對社會公眾提供廣泛利用的信息中心。

（6）檔案管理的信息化應用，要形成資源科學、有效管理的手段綜合。在檔案管理的信息化運用中，要充分結合檔案管理施工企業(yè)檔案管理的特殊性，實現(xiàn)設備管理、技術應用等管理的全面運用。一是要構建計算機的使用系統(tǒng)，在對施工企業(yè)人員的全面管理上，加強施工企業(yè)檔案管理人員的培訓，在錄入數據的基礎上，建立工作人員、設備管理等多種信息平臺，通過現(xiàn)代化檢索功能，實現(xiàn)對計算機隨機管理的綜合運用。二是強化信息化建設的整體渠道。在檔案管理的信息化建設貫穿在管理工作的全局，在豐富個人施工企業(yè)檔案信息的同時，突出個人特色，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理和補充。并通過計算機軟件系統(tǒng)的運用，在施工企業(yè)檔案管理的設備添加上，備足計算機、打印機、掃描儀等設備，全面實現(xiàn)施工企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化。

4 結語

建筑施工企業(yè)的檔案管理人員必須了解項目工程建設施工的具體操作程序和工作流程，掌握每一施工階段可能形成的檔案資料。采取追蹤、分階段收集、強制性收集等方法及時收集整理歸檔。對施工過程中產生的技術創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，要積極進行檔案編研，提高檔案利用價值。緊緊圍繞企業(yè)的施工生產經營工作，使檔案資料源于施工生產，服務于施工生產。

參考文獻：

[1]劉華龍.計算機在檔案信息化管理中的應用.青春歲月，2012年13期.

篇6

中圖分類號:F284文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)15-0198-02

建筑施工企業(yè)工程項目多、施工工期長、涉及面廣,工程檔案從現(xiàn)實材料到立卷歸檔有一個漫長的周期,檔案工作成效和質量難于保證,也拉長了建筑企業(yè)從工程開工到工程竣工的經濟周期,影響了建筑企業(yè)的經濟收益。如何有效開展工程項目施工現(xiàn)場的檔案工作,促進建筑企業(yè)合情合理合法獲取最大限度的經濟效益,是困擾建筑施工企業(yè)管理工作的難題之一。結合在建筑企業(yè)的工作實踐,筆者認為,要做好工程項目施工現(xiàn)場的檔案管理工作,爭取企業(yè)經濟效益,必須準確把握和執(zhí)行法律法規(guī)及管理規(guī)范,切實做到“及時學習領會”、“認真貫徹落實”、“切實嚴格執(zhí)行”三個方面。

一、及時學習領會好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經濟效益提供信息支持

建筑施工企業(yè)有其特殊的行業(yè)特點,加之建設工地分散、點多面廣,給工程檔案的收集、整理增加了困難,企業(yè)開展檔案管理工作的難度不小,給企業(yè)爭取經濟效益增加了難度。

建設項目的報建、開工、施工、結算、驗收等各個環(huán)節(jié),以及建設工程竣工資料的編制、結算的確認、建設項目的創(chuàng)優(yōu)申報都離不開工程資料。工程項目的質量保修、經濟糾紛的處理與解決,建筑施工企業(yè)的生存、發(fā)展和壯大,同樣離不開工程資料。建設項目施工過程中的資料積累,形成了建筑企業(yè)的工程檔案。從一定的意義上來說,工程檔案對于建筑施工企業(yè)的生產管理全過程,都起到至關重要的憑證和證據作用。如果工程項目施工現(xiàn)場的檔案管理工作存在問題,例如,檔案收集不及時、歸檔不完整等等,勢必造成工作重復,影響工期,增加工程成本。

檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,是政府和建設、檔案主管部門對建筑企業(yè)檔案管理工作的強制要求,同時也是企業(yè)開展檔案工作的指引。法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,可以使檔案管理工作規(guī)范化和常規(guī)化。因此,學習好、領會好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,是做好建筑施工企業(yè)檔案工作的關鍵。對于每一個檔案管理文件或行業(yè)規(guī)范的出臺,我們都要認真研讀,加強理解,準確領會把握規(guī)范、制度和管理文件的主要內容及其精神要點。企業(yè)和檔案工作人員只有正確領會、透徹理解了法律法規(guī)和管理規(guī)范的實質,才有可能正常開展工作。

首先,建筑施工企業(yè)的檔案工作人員要及時知悉檔案法律法規(guī)的頒布和行業(yè)規(guī)范的實施,及時開展工作。其次,企業(yè)在具體執(zhí)行法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范過程中,要結合企業(yè)的實際,落實貫徹文件的具體部署。在施工過程中,要求報送的資料必須及時報送,應該備案的資料必須及時備案。由我司總承包施工建設的廣東電信廣場,在多年的施工建設過程中,先后經歷了三次工程檔案歸檔標準的變更。每一次工程檔案歸檔標準變更后,項目部都及時組織檔案工作人員學習領會和理解新標準,并根據新標準的要求進行工程檔案的編制、備案和歸檔,確保了三次工程檔案歸檔標準變更的順利過渡和實施,檔案管理工作中減少了大量的重復工作,為企業(yè)節(jié)省了不少的人工成本,爭取到了可觀的經濟效益。

二、認真貫徹落實好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經濟效益提供政策保證

做好建筑施工企業(yè)檔案管理工作,在學習領會檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎上,還必須抓緊抓好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范在實際工作中的貫徹落實。建筑施工企業(yè)和檔案工作人員要把握好重點,了解檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規(guī)范的目的和要求,認真做好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的傳達貫徹和落實工作。在工程資料收集和工程檔案管理工作中,檔案工作人員要以檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范作為開展工作的依據。在施工現(xiàn)場的具體工作實踐中,要使檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規(guī)范的目的和要求真正體現(xiàn)、落實在管理的每一個環(huán)節(jié),力爭工程資料收集和歸檔一次成功,為順利推進下一階段的工程施工創(chuàng)造條件,減少誤工、延期等不利因素造成的工程成本,為企業(yè)爭取時間、創(chuàng)造效益。

貫徹落實檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,建筑施工企業(yè)和檔案工作人員還要緊緊圍繞企業(yè)生產管理這一中心,結合施工現(xiàn)場的實際條件,充分發(fā)揮人的能動性和積極性。要克服工作中的困難,嚴格貫徹落實檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不打折扣,保證工程資料和檔案工作的質量。要力爭施工現(xiàn)場工程資料一次合格,減少重復工作,為工程竣工后的項目創(chuàng)優(yōu)、工法申報、企業(yè)資質申請等工作打好基礎,為企業(yè)創(chuàng)造間接利潤,獲取經濟效益。

貫徹落實檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不僅要依靠發(fā)揮檔案工作人員的工作能動性和積極性,還要有檔案組織機構的推進和監(jiān)督。設立專門的檔案管理部門,配備檔案管理兼職人員,是比較符合建筑企業(yè)檔案管理工作的做法。一方面,建筑企業(yè)的生產管理基本上在施工現(xiàn)場進行,90%以上的工作量可以在施工現(xiàn)場完成。另一方面,建筑施工企業(yè)有其便利條件,就是按照施工現(xiàn)場人員配備要求及工程資料收集歸檔的工作需要,施工現(xiàn)場都配備了專職的資料員。按照一人兩職責的要求,將專職資料員設置為兼職檔案工作人員,要求資料員在做好施工資料的同時,按照檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,做好工程檔案的收集歸檔工作。作為國有大型建筑企業(yè),我司設立了專門的綜合檔案室,負責工程資料及工程檔案工作的開展、推進和監(jiān)督工作。在人員設置上,綜合檔案室只設專職檔案工作管理人員一名,其他全部均為兼職檔案工作人員(即在施工現(xiàn)場的資料員)。這也是我司結合企業(yè)具體實際,貫徹國家檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案工作管理模式,它符合建筑企業(yè)業(yè)務工作的特點和需要,減少了檔案歸檔過程中的重復工作。實踐證明,我司的做法,較好地促進了施工現(xiàn)場的資料收集和工程檔案管理工作,為企業(yè)節(jié)約了大量的人工成本,間接創(chuàng)造了經濟效益。

三、切實嚴格執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經濟效益保駕護航

工程資料的準確性,對于工程施工過程及生產管理的重要性不言而喻。工程資料特別是工程檔案上的錯誤,對于施工企業(yè)將會是毀滅性的打擊。因此,建筑施工企業(yè)要在及時學習領會、認真貫徹落實的基礎上,至關重要的一點,就是必須切實嚴格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。也只有這樣,法律法規(guī)和管理規(guī)范的威力及作用才能充分發(fā)揮,否則就會成為一紙空文。因此,起著推動和監(jiān)督作用的檔案管理部門,要對工程資料嚴格把關,做好審核工作,并將相關資料及時歸檔。建筑企業(yè)要根據建筑形勢的發(fā)展變化,根據檔案管理的工作要求以及施工現(xiàn)場的實際,不斷調整工作方式方法,針對工作中出現(xiàn)的新問題,要采取新思路、新辦法、新措施加以解決。

切實嚴格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,為企業(yè)爭取經濟效益,一是要注意處理好生產管理與檔案工作的關系。建筑企業(yè)的生產管理與企業(yè)開展檔案管理工作是異途同歸的兩個方面,兩者相得益彰、互為促進。以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為工作依據,做好、管好施工現(xiàn)場檔案資料管理工作,正確處理好企業(yè)生產管理與檔案工作管理的關系,不僅不會削弱企業(yè)生產管理的力度,而且有助于促進企業(yè)的生產管理工作,促進企業(yè)“向管理要效益”。

二是要注重發(fā)揮好工程檔案資料的真實憑證的作用。施工現(xiàn)場的檔案管理工作,要以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為依據,為工程項目管理提供準確數據,及時有效地為企業(yè)生產、經營和管理服務。工程檔案資料具有參考借鑒價值,對工程技術的推廣和應用有啟迪助推作用。如,在生產管理過程中甲乙雙方就工程量產生意見分歧或發(fā)生經濟糾紛、合同糾紛,工程檔案還可作為原始憑證,為建筑企業(yè)“作證”,作為甲乙雙方確認工程量的證據,為企業(yè)爭取經濟效益。

三是要高度重視信息技術環(huán)境下檔案信息的安全工作。要抓緊抓好檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范學習和貫徹落實,抓好檔案工作隊伍的教育管理和檔案崗位責任制的落實。對于特殊的工程項目特別是軍事、銀行等保密工程,要加強對檔案工作人員的保密意識教育,增強人員責任意識,不斷推進檔案管理工作制度化和規(guī)范化,切實做好特殊工程資料的收集、歸檔和保密工作。避免因工程泄密或工程檔案資料泄密,造成不必要的法律訴訟成本,間接為企業(yè)爭取經濟效益。

四是要加強與建設主管部門和檔案管理部門的工作溝通,做好與質監(jiān)、安全、建協(xié)等部門的溝通和聯(lián)系。按照各專項工程的要求,以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為標準及依據,分類做好消防、城建等分項資料,及時收集整理歸檔,為工程項目的分步分項驗收及早做好準備工作,減少因分步驗收緊急做資料趕任務而發(fā)生的加班工資,減少人工費用。

在現(xiàn)行的建筑企業(yè)運作機制下,企業(yè)檔案管理特別是施工現(xiàn)場的檔案管理工作不能循規(guī)蹈矩、墨守成規(guī),必須在學習領會好、貫徹落實好、高效執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎上,及時解決施工現(xiàn)場檔案管理工作中的實際問題,不斷深化創(chuàng)新管理方式方法,推進管理工作逐步發(fā)展完善,一定會扭轉施工現(xiàn)場檔案管理工作的被動局面,建筑企業(yè)獲取最大經濟效益的目標一定會得以實現(xiàn)。

參考文獻:

[1]陳作明.檔案學研究中若干問題的思考[J].浙江檔案,1996,(9).

篇7

關鍵詞 工程企業(yè) 檔案管理 地位意義

一、工程企業(yè)檔案管理的重要地位與意義

一般的檔案管理，通常情況下，人們比較清晰，對其重要性的認識也基本上形成了一致的共識。但是，在工程管理檔案管理的問題上，許多人的認識還是模糊不清的，甚至是步入歧途的錯誤認識，需要有一個撥亂反正的過程。

1.工程檔案是一種重要的信息資源。作為企業(yè)生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應有的重要作用。規(guī)范化、科學化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業(yè)務特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項綜合業(yè)務、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風險起到一定的必備作用。

2.工程檔案的管理模式是在實踐中自然發(fā)展的。傳統(tǒng)的企業(yè)文件檔案管理模式，是以保存在工作中產生的原始信息記錄為主要內容，以實現(xiàn)歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業(yè)對其所需信息的控制，已經開始從庫房管理模式轉向資源管理模式，信息管理的要

3.不可忽視工程檔案管理與一般檔案管理規(guī)則的共同規(guī)則。工程檔案管理不同于一般的檔案管理，有自身獨特的一整套制度、規(guī)則、辦法，二者是不能混為一談的。但是同時也必須看到，工程檔案與一般的檔案管理之間并不存在不能逾越的一條鴻溝，二者之間是相通的。工程檔案是一般檔案的組成部分，是包含與反包含的關系。比如，大部分企業(yè)在其自身的信息自動化建設中一般采取的是由局部到總體的工作線路，普遍缺少總體規(guī)劃，所以往往容易導致各個管理系統(tǒng)之間標準不一，接口不順，連動不靈，傳遞不暢；同時，不少企業(yè)在開展信息自動化建設過程中，過分依賴自動化管理的技術系統(tǒng)，缺乏對數據質量與系統(tǒng)功能之間辯證關系的正確理解，經常導致自動化管理體系與手工管理并行，甚至相互掣肘的尷尬局面。

上述情形，在一般檔案管理過程中出現(xiàn)是正常的，不足為怪，實際上，在工程檔案管理過程中，同樣也會出現(xiàn)類似的問題和矛盾，以至于常常影響企業(yè)的計劃、決策、指揮、生產、經營等項工作處于各行其是，互不溝通的狀態(tài)，很容易導致管理混亂，重復投入，工作成本無意義提高等問題的出現(xiàn)。

二、努力建立現(xiàn)代新興的工程檔案管理理念

這是一個討論了很長時間的命題。以比較規(guī)范的企業(yè)文檔管理為基礎，通過積極有效的數據清理、信息管理規(guī)范建設，信息流動渠道的設計與關鍵環(huán)節(jié)確定等項具體工作，借助于信息自動化管理平臺，實現(xiàn)企業(yè)的信息產生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監(jiān)控功能，提高信息利用的效率，將企業(yè)信息管理的事后模式，改造為企業(yè)信息資源培植與管理的即時模式，充分實現(xiàn)企業(yè)信息在企業(yè)活動中應有的支持作用。

1.檔案事業(yè)管理是指對國家或地區(qū)檔案事業(yè)實行有組織有計劃的領導或監(jiān)督、指導，并協(xié)調其內部關系和外部關系的工作。有必要了解其中的主要內容，如：根據本國的社會制度確定檔案事業(yè)管理原則和檔案事業(yè)管理體制；依據國家的法律和政策，制訂檔案法規(guī)和檔案工作方針、政策；調查統(tǒng)計檔案事業(yè)發(fā)展狀況，制訂長期和短期規(guī)劃，并組織實施；按照檔案法律、行政法規(guī)、規(guī)章，對檔案館和檔案室的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導等等。

2.熟悉工程企業(yè)檔案管理的基本模式。檔案管理模式包擴集中統(tǒng)一管理和分散管理兩種。按照集中程度又可分為三種：檔案集中統(tǒng)一、檔案分級管理、檔案分散管理。

三、致力于完善工程檔案管理的相應措施

1.探索區(qū)域性檔案管理中心的管理方法。建設區(qū)域性的人事檔案管理中心，就是建立保管包括黨政機關、企事業(yè)單位在內的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心，并運用先進的現(xiàn)代化手段對人事檔案進行系統(tǒng)、科學的管理和開發(fā)利用，使其更好為現(xiàn)代化建設服務。

2.完善企業(yè)工程檔案內容制度的修訂。切實從企業(yè)人力資源管理和利用的角度出發(fā)，把反映個人業(yè)務水平、技術專長、工作業(yè)績、個人信用、職業(yè)培訓、違法記錄等方面的內容納入人事檔案中去，適當采用定量指標考核作為對個人工作業(yè)績和態(tài)度的記錄，突出個人能力的發(fā)展，提高人事檔案信息的利用價值。

3.加強對工程檔案工作進行考核評估。結合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，探索市場化的企業(yè)人力資源評估體系和人事檔案評估體系，是形成公平、公正、公開的人才競爭機制，為企業(yè)人力資源的開發(fā)帶來直接的效益。具體可從以下三個方面考慮：一是借助主管部門執(zhí)行力，定期考核。二是中介機構測評制度；三是個人監(jiān)督制度要到位。

篇8

目前，我國建筑施工企業(yè)普遍存在在開展企業(yè)檔案信息化建設工作前期，對檔案信息化建設調研不充分的問題。因此，如果企業(yè)對檔案信息資源進行合理科學的分類、整合、進行檢索以及編碼工作，就可以很容易形成一套有效的管理企業(yè)信息檔案的規(guī)章制度，從而從真正意義上形成數字化檔案信息管理庫，做到真正的利用電子計算機進行檔案信息的管理，實現(xiàn)檔案信息化。有數據顯示，目前我國只有2%的企業(yè)能夠使用計算機進行企業(yè)檔案信息等相關數據的管理。由此可見，建立數字化的檔案數據庫是建筑施工企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化的前提。檔案信息化建設的成功更有利于企業(yè)更好的收集、處理、積累具有信息價值的龐大的檔案數據。因此在檔案信息化建設初期，要加強對其調研。

（二）對檔案信息化建設重視力度不夠，針對性不強，檔案從業(yè)人員業(yè)務水平參差不齊。

在我國建筑施工企業(yè)中，檔案信息化建設受到很多企業(yè)內部因素的影響，比如高層領導不夠重視，導致協(xié)調溝通不到位，又如檔案人員對檔案的管理能力不夠好，對檔案信息化建設的重要性認識不足，單純認為檔案管理工作只是簡單的對工程檔案進行收集、整理、歸檔、保管，因而不需要太專業(yè)的知識和專業(yè)人才，導致檔案管理人員專業(yè)知識水平不高、業(yè)務水平偏低、來源雜亂，這對檔案信息化管理建設有很大的阻礙作用。

（三）檔案信息化的探索、開發(fā)和建設傳統(tǒng)化。

目前國內大多數建筑施工企業(yè)檔案信息化的開發(fā)都流于“表層化”，仍然以比較簡單的介紹、匯編和存儲為主。比如在數字化的掃描或者目錄錄入方面，只是由傳統(tǒng)方式轉變?yōu)閿底只木W絡化的保管，在建立開發(fā)的工作中，更多的是改變了檔案信息存儲方式，沒有從根本上改變，沒有實質上的突破，甚至有一些企業(yè)的檔案管理人員從不進行檔案的編研及相關的檢索工作，至于具有綜合性、專題性的檔案信息化的調研更是少之又少，甚至沒有。

二、關于解決建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的方案

（一）通過幾種手段提高建筑施工企業(yè)的信息化，加強對企業(yè)檔案信息化的管理。

加強對檔案信息管理人員的培訓。對工作人員的培訓，要有針對的根據建筑企業(yè)檔案的實際情況進行，要著重于計算機、網絡與應用系統(tǒng)等方面的相關知識與操作的培訓。同時也要加強企業(yè)檔案信息化軟件系統(tǒng)維護人員的培訓，這其中包含：數據的管理、各個業(yè)務模塊使用權限的控制以及意外事故的處理等。加強建立檔案移交、管理分類方案。對于工程項目竣工檔案，集團公司檔案管理部門要形成一整套的收集、整理、移交規(guī)范。對企業(yè)檔案、文件的分類以及其組卷原則，都要有統(tǒng)一的要求。

（二）從頂層設計入手，同時培育復合型人才，積極建設并完善企業(yè)檔案信息化管理。

將檔案信息化管理規(guī)劃到企業(yè)的發(fā)展中去，依照國家及行業(yè)的規(guī)劃，同時結合企業(yè)自身檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀，制定切合實際的的發(fā)展檔案信息化發(fā)展規(guī)劃。總體規(guī)劃要從信息化現(xiàn)狀、建設目標、系統(tǒng)構架、行動路線、與企業(yè)信息化的關系等方面出發(fā)，既要有短期要求，又要保證檔案信息化工作的長期目標，使檔案信息化不盲從、雜亂。要加強基礎理論、業(yè)務技能的培訓，提高對企業(yè)檔案管理人員學歷要求、專業(yè)對口性要求。加強對相關人員現(xiàn)代化信息技術方面的培訓，在恰當的時機引進專業(yè)人才，增強團隊實力，為企業(yè)更好地服務。

（三）在檔案信息化建設中引進新的方法，用應用來促進檔案信息化管理的建立。

改變企業(yè)檔案一歸檔、保管工作為主的局面，注重檔案的應用、擴展范圍，提高員工參與檔案管理的比例，形成全員參與的好局面。同時應用更加專業(yè)檔案管理方法，充分利用IT新技術。

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企業(yè)檔案安全管理目標

中海福建天然氣有限責任公司承建的福建LNG站線項目，包括接收站終端、碼頭、輸氣干線三個分項，福建LNG接收站是目前國內運營能力最大的接收站。從項目建設初期就把檔案安全納入為企業(yè)安全管理的重要組成部分，公司統(tǒng)籌規(guī)劃檔案安全方針和政策，承諾“致力于追求零災害、零事故、零泄密的檔案安全管理目標”，力保重大自然災害時檔案零受損，發(fā)生人為因素時零事故，采用安全可靠技術措施零泄密。

企業(yè)檔案安全工作的主要任務

檔案安全經常是多方面、多層次的問題交織在一起，集偶然性和必然性于一體。企業(yè)檔案安全風險包括自然風險、技術風險、人為風險，自然風險主要存在于火災、水災、震災、臺風、雷擊、害蟲、霉菌、灰塵、紫外線、有毒有害氣體；技術風險主要存在于計算機病毒、技術故障、載體壽命；人為風險主要存在于戰(zhàn)爭、、人為攻擊、人為竊取、大意疏忽、檔案員業(yè)務能力、團隊檔案意識。認識檔案風險，明確檔案安全工作的主要任務，可避免在日常重復出現(xiàn)的小事上投入太多的資源和精力而迷失工作方向。

1　健全企業(yè)檔案安全規(guī)定

根據國家檔案局《關于印發(fā)(檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法)的通知》及福建省檔案局《檔案安全管理規(guī)范》兩個規(guī)定，企業(yè)檔案規(guī)定應包括應急管理和文檔場所安全管理兩個方面內容。公司全面風險管理也包括了檔案室制訂的《企業(yè)檔案應急管理細則》、《企業(yè)文檔場所安全管理細則》，并把這兩個細則列入合同檔案條款要求承包商統(tǒng)一執(zhí)行，從制度源頭建立了公司主導型檔案安全模式。公司檔案室組織了施工、設計、監(jiān)理、主要供應商進行安全規(guī)定宣貫和培訓，深化各參建單位對檔案安全規(guī)定的理解，提高他們檔案意識，樹立“安全第一”觀念，鼓勵各參建單位采取先進安全措施，積極防范，確保檔案安全。

2　開展檔案安全應急演練

受2011年第11號熱帶風暴“南瑪都”殘留云系影響，9月1日，福建省莆田市區(qū)突降特大暴雨，造成大范圍的洪澇災害，主城區(qū)內澇受淹，中國農業(yè)銀行莆田市分行營業(yè)部檔案室地處一層，屬低洼地帶，檔案被水浸泡受損，被淹時水深達2米以上，營業(yè)部2009年7月至今文書檔案、會計檔案、信貸檔案共計99個鐵皮箱被水浸泡數小時。應急管理不到位從某種程度上主要是安全意識不夠，思想麻痹，缺乏應急演練。福建LNG站線項目一期工程施工承包商遍布在福建省沿海福州、莆田、泉州、廈門、漳州五個地市多個地方平均每年都受到5個臺風(熱帶氣旋)的影響，自2003年到2009年，僅臺風應急預案就成功運行了24次，所有項目檔案沒有遭受損失。福建LNG站線項目所有參建單位檔案員都參加公司應急辦公室組織的多種形式的應急演練，包括臺風、水災、火災、庫房盜竊、檔案重大泄密五個方面內容，通過應急演練可提高檔案員乃至公司全體員工檔案安全意識和應對經驗。

3　承包商文件場所安全管理

企業(yè)成立初期，項目檔案數量占企業(yè)檔案85％以上，其中，承包商檔案占項目檔案90％以上，所以須先從源頭上重視承包商文件場所安全管理。主要措施包括：(1)設定檔案安全條款。公司與各承包商的安全條款，都包括文件和檔案安全要求，承包商安全經費明細也包括檔案安全經費計劃，確保承包商安全工作落到實處。(2)承包商開工審查。項目組對承包商開工報告審查時，檔案室參與對承包商文件管理人員資格、文件場所、保管設施方面審查，審查承包商文檔人員是否滿足資格要求，文件場所是否牢固、防盜，檔案經費是否投入到保管設施中。(3)業(yè)主、監(jiān)理聯(lián)合檢查。公司檔案室和監(jiān)理每季度聯(lián)合檢查承包商檔案安全管理工作，檢查承包商電子文件安全備份，檢查文件與項目同步性管理，及文件場所的“七防”措施是否落實到位。(4)廢舊文件處理。各參建單位完工后，廢舊文件統(tǒng)一送到當地保密局指定的造紙廠進行銷毀回收，確保廢舊文件不因流失而泄密。

以上措施，是公司進行承包商檔案安全管理的基本方法，也是抓好安全管理的中心環(huán)節(jié)，必須嚴格落實。

4　檔案安全備份

檔案數字化從某種程度上是檔案內容在載體方面另一種形式再現(xiàn)，檔案安全備份包括紙質備份和電子備份。(1)紙質檔案安全備份。福建LNG站線項目在2006年被列為國家重點建設項目，根據《福建省重點建設項目檔案管理辦法》，竣工后須向福建省檔案館移交一套完整竣工檔案。福建LNG站線項目所有承包合同都明確竣工圖至少3套原件、5套副本或復印件，其他的完工檔案至少1套原件、2套復印件，設備廠商檔案至少1套原件、4套復印件。工程完工驗收后，就分批將其中1套項目檔案副本或復印件移交給福建省檔案館保存。其中，輸氣干線工程竣工圖、竣工測量成果表按福建省檔案局、省住房和城鄉(xiāng)建設廳協(xié)調會要求移交給管道沿線五個地市城建檔案館和縣級以上城建檔案機構。檔案室保管項目檔案原件，其他副本和復印件移交給運行部門，供生產運行及搶維修使用。實踐證明，采用這種方式，不但能夠滿足生產需要，也加強了對檔案原件的保護，實現(xiàn)了公司總部辦公大樓、生產現(xiàn)場、檔案館三地備份，強化了檔案安全保護。(2)檔案數字化。除會計檔案、實物檔案外，公司的文書檔案、項目檔案、設備檔案、運行檔案都已經實現(xiàn)了數字化，公司采用了專業(yè)檔案管理軟件，錄入了所有案卷目錄和卷內目錄，基本實現(xiàn)了原文掛接，公司員工可按權限查閱所需的檔案，一般員工只能瀏覽而不能下載原文。檔案軟件采用局域網，不外接聯(lián)網，保證檔案不泄密。檔案軟件數據庫在福州總部辦公樓實行雙備份，并在莆田秀嶼接收站生產現(xiàn)場進行異地備份，公司信息工程師按制度每周使用移動硬盤對數據庫進行再備份，確保檔案數字化成果安全。

5　檔案庫房建設

根據《檔案館建筑設計規(guī)范》，檔案庫房承重要求≥12kN／m2。而辦公樓承重大多在300-500N／m2。通常情況下，企業(yè)工程管理人員和沒經驗的檔案員容易忽視檔案庫房承重、庫房面積、保管設施現(xiàn)代化、檔案員辦公室和工作室要求，致使庫房保管設施落后，達不到檔案安全保管要求。

目前，中海福建天然氣有限責任公司辦公大樓正在規(guī)劃設計中，檔案室已向公司高層提出了1000m2檔案庫房面積，承重滿足12kN／m2，及現(xiàn)代化保管、消防等設施要求，并提交給辦公樓設計承包商，保證將來辦公大樓能夠給檔案一個安全的家園。

檔案安全分級管理模型

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二是安全管理干部行為準則存在問題。公司安全管理干部多數是任勞任怨地工作，創(chuàng)造性地工作，才使公司安全工作處于可控狀態(tài)之下。但也有一小部份安全管理干部，沒有自覺遵守崗位職責，沒有履行好崗位職能，沒有深入項目工程一線抓好安全工作，沒有到現(xiàn)場及時解決安全問題，被動應付各級檢查，公司領導、項目經理部領導催一下，動一下。甚至存在著應付差事的思想，得一天，過一天，沒有真正深入一線，深入施工現(xiàn)場。平時到施工現(xiàn)場，也只是走馬觀花，有問題的地方看不到，甚至看不出來，導致安全隱患不得及時排除，造成安全事故發(fā)生。

三是安全管理干部綜合素質存在問題。隨著公司規(guī)模的擴張，各類人員需求量越來越大，安全管理干部也同樣如此，按照集團公司的要求，一個億元以上的項目工程，安全質量總監(jiān)和安質部長分設、另外還需要設置安質專職人員不少于3人。加上建設單位對安全人員的要求，一時之間，安全人員增多不少。但公司人數總體受限，安全管理干部更是相形見絀，公司只得從其他崗位抽調人員補充安全力量，這些臨時補充的安全人員，未經過系統(tǒng)安全培訓，綜合素質良莠不齊，加之他們對安全管理知識知之甚少，現(xiàn)場經驗不足，一些安全問題看不出來，這樣就有可能發(fā)生安全事故。

四是安全管理干部隊伍建設存在問題。近年，公司從不同高等院校引進不少安全工程專業(yè)的科班畢業(yè)生，而且還加大了安全隊伍建設的力度，但隨著公司規(guī)模的迅速擴張，施工現(xiàn)場出現(xiàn)了經驗性人才多，專業(yè)性人才少；低學歷人才多，高學歷人才少；非安全專業(yè)人員多，安全專業(yè)人員少；無技術職稱人員多，有技術職稱人員少的“四多四少”現(xiàn)象。安全管理干部梯隊式建設，更是沒有真正形成。加之對安全管理干部隊伍建設重視不夠，或是安全管理干部自身素質原因，以及公司迅速擴張的規(guī)模，現(xiàn)有安全管理干部遠遠不能滿足項目工程施工生產需求。

公司安全管理干部存在的病因，嚴重危及著公司的發(fā)展，危及著公司員工生命安全，危及著社會和諧，找出安全管理干部病因所在，是排除安全隱患的重要環(huán)節(jié)，只有找出病因，才能對癥下藥，才能把安全管理工作做好，做踏實，做到位。

一是安全管理干部提任考核不夠深入。在提拔任用安全管理干部時，由于時間關系和考核人員素質情況，對被考核人的情況，沒有深入細致的進行全面了解，沒有準確掌握考核人，熱不熱愛這份工作，有沒有這個能力，僅憑借基層報告和個別人說辭，把一些思想還不夠成熟，動機不夠純正，能力不夠深厚的人員，提拔和聘用到安全管理干部崗位，造成魚龍混雜的局面。

二是安全管理干部系統(tǒng)學習不夠全面。。由于現(xiàn)在的項目工程建設周期短，人員素質參差不齊，公司安全人員安全崗前培訓，沒有具體化，系統(tǒng)化，或是崗前教育不夠，使一些人員倉促上陣。加之自身原因，不愛學，不好學，即沒有經過系統(tǒng)培訓，又不想自學，導致安全管理知識不夠全面，安全管理知識不實用，啟不到為現(xiàn)場解決問題的作用，有的可能只是一個傳話筒。

三是安全管理干部知識結構不夠合理。由于安全管理干部多數是從其他專業(yè)轉行和從基層作業(yè)人員調任，他們對安全管理存在眾多不足之處，且知識老化、單一；而安全專業(yè)畢業(yè)的安全管理干部，對施工生產的環(huán)節(jié)和工程施工的程序不懂，仍然存在著管理上的問題。

四是安全管理干部工作方法不夠恰當。個別安全管理干部在執(zhí)行安全制度時，只追求制度的執(zhí)行，不講究方法，工作方法簡單、粗魯，不考慮他人的感受，忽略違章人員的情況，以及項目經理部對操作人員的要求，認為自己執(zhí)行制度一切都是對的，沒有把求量，與求質結合起來。

安全管理干部存在的病因和問題查找出來，還需要對癥下藥，并且及時解決和付出實施，才能把諸類問題，消除在萌芽狀態(tài)，才能真正解決問題。

一是隊伍學習要加強考核。安全學習不能流于形式，每一次安全培訓結束，都要進行必要的考試，對考試成績優(yōu)秀的安全管理干部，要給予獎勵，甚至重獎；對考試不合格人員，要繼續(xù)組織其學習，直至考試合格。二是不能僅僅局限于崗位安全教育培訓，還要對項目工程每一道工序施工前、每一個新工藝施工前，都要組織安全管理干部和操作人員進行安全教育，要做到安全教育培訓不留死角，不留缺陷，做到全覆蓋、全方位的培訓。確保人人受到教育，人人懂得安全的重要性和安全知識。

二是隊伍質量要加強考核。安全管理干部不能搞終身制、]無為制，要定期對其進行能力的考核、素質的考核，對能力不行，素質不高，不能勝任安全管理崗位工作的人員，該降職的要降職，該撤換的要撤換，讓能力強，年輕化，熱愛安全工作的人員，從事這項職業(yè)，使這支隊伍朝氣逢勃，煥發(fā)新生。

三是隊伍態(tài)度要加強考核。對安全管理干部在現(xiàn)場執(zhí)行制度，要進行回訪，看他們執(zhí)行制度的力度，執(zhí)行制度的準確性，對制度執(zhí)行不力和檢查不全面、不深入的安全管理干部，要對其進行工作評價，作為年度工作考核的重要依據，促使他們安全檢查不走過場，轉變工作作風，使其認真做好安全工作，嚴格安全制度。

四是隊伍氛圍要加強考核。要營造安全管理干部是項目經理部、是每一項工作重要一份子的氛圍，是不可否決的一部分，增強安全管理干部隊伍的自豪感，榮譽感。使安全管理干部隊伍，不斷擴大，自覺擴大。

五是隊伍建設要加強考核。一個單位僅有一名優(yōu)秀的安全管理干部不行，他需要有一個群體，這就要看隊伍的文化，是否深入人心，是否形成合力，如果隊伍形成了一種文化，就不愁安全管理干部隊伍的素質提不高，后繼無人，這就要衡量安全管理干部是否熱心這項工作，忠于這項工作。

總之，如果持之以恒加強安全管理干部隊伍建設，提高安全管理干部隊伍的綜合素質，提高安全管理干部隊伍的待遇，提高安全管理干部隊伍的責任意識，抓好安全工作，保障員工生命安全，促進公司安全目標實現(xiàn)，樹立良好的企業(yè)信譽，只是遲與早的關系。