導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇檔案館理科工作計(jì)劃，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

1 什么是網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)

所謂的網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)是一種運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的現(xiàn)代化管理辦法。它的基本原理是：按照一定程序把若干具有內(nèi)在聯(lián)系而又獨(dú)立的點(diǎn)聯(lián)結(jié)起來，組成縱橫交錯(cuò)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用數(shù)學(xué)手段描述網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的狀態(tài)及各點(diǎn)之間的相互聯(lián)系，通過信息反饋進(jìn)行監(jiān)督與控制，以保證達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。將網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作，就是將紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字語(yǔ)言，然后輸入計(jì)算機(jī)，利用網(wǎng)絡(luò)化管理達(dá)到資源共享。

2 科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的必要性

科技檔案是一種信息資源，信息資源只有在開放、流通的環(huán)境中才能發(fā)揮它的作用。如果只是將其局限在紙質(zhì)的基礎(chǔ)之上，那無疑會(huì)對(duì)這種資源造成浪費(fèi)。信息資源的特點(diǎn)是：開放的面越廣，它的流通量就會(huì)越大，點(diǎn)也就越多；點(diǎn)與點(diǎn)，點(diǎn)與面之間的連接越緊密越會(huì)加快流通的速度，對(duì)于信息的共享作用是很大的。以前開展科技檔案管理工作具有很大的局限性，但是結(jié)合科技檔案具有的特點(diǎn)，將網(wǎng)絡(luò)信息化管理技術(shù)運(yùn)用到科技檔案管理工作中去，對(duì)于單位而言，打破了部門與部門之間的界限；對(duì)于行業(yè)而言，打破了各行各業(yè)之間的界限；對(duì)于地區(qū)而言，更加大了地域之間的資源流通。不管是從深度上還是從廣度上都增加了科技檔案信息資源的開發(fā)范圍，信息資源流通的渠道更廣更暢通，達(dá)到信息資源共享的目的?？萍紮n案在流通過程中不僅促進(jìn)了自身的更加完善和發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)用也會(huì)在信息資源流通過程中反應(yīng)出問題，進(jìn)而解決問題，而使得網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)在檔案管理運(yùn)用中更加完善和成熟，最終形成科技檔案工作的良性循環(huán)和傳播。充分發(fā)揮了檔案信息資源的作用也使得企業(yè)獲得了最佳的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。但是高新技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用必然會(huì)引起傳統(tǒng)模式和現(xiàn)代技術(shù)的“碰撞”，科技檔案能否實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，還是需要經(jīng)過一個(gè)理論與實(shí)踐的磨合期。

3 科技檔案管理工作采用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的緊迫性

科技檔案在管理工作當(dāng)中存在各種影響因素，由于單位、部門、行業(yè)、地域的限制，使得科技檔案在管理當(dāng)中多具有封閉、內(nèi)向式的缺點(diǎn)。由于現(xiàn)在檔案管理還沒有完全網(wǎng)絡(luò)化，絕大部分還是以手工作業(yè)為主，這就造成了巨大的檔案資源浪費(fèi)：檔案資源大部分都處在一個(gè)沉睡的狀態(tài)，能夠運(yùn)用到生產(chǎn)建設(shè)中去的也只是其中的一小部分而已，這樣對(duì)這些寶貴的資源造成很大程度上的浪費(fèi)。

網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用將會(huì)大大促進(jìn)檔案現(xiàn)代化的管理進(jìn)程?？萍紮n案作為重要的開發(fā)信息資源，更迫切地需要網(wǎng)絡(luò)化管理來解決巨大的資源浪費(fèi)問題。社會(huì)在不斷地進(jìn)步，管理模式也應(yīng)該隨著外部環(huán)境的變化而不斷調(diào)整和完善，只有拋棄滯后的管理模式，采用網(wǎng)絡(luò)化管理，才能提高管理水平和利用水平。為此，早些年，國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)委、國(guó)家計(jì)委、國(guó)家科委首次聯(lián)合執(zhí)法了《關(guān)于加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)檔案工作的意見》，明確提出科技檔案要搞好三個(gè)轉(zhuǎn)變，即“在服務(wù)范圍上，要由內(nèi)向外結(jié)合轉(zhuǎn)變；在服務(wù)方法上，要由被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變；在服務(wù)方式上，要由封閉、半封閉向開放型轉(zhuǎn)變?！倍獙?shí)現(xiàn)這三個(gè)轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡(luò)化管理是一種最好的管理模式，科技檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化便是一個(gè)必然。當(dāng)今社會(huì)是競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代，企業(yè)要在激烈競(jìng)爭(zhēng)中取得勝利，關(guān)鍵要能創(chuàng)造出比其他企業(yè)更高的價(jià)值才行。這樣以來，如何做出正確的經(jīng)營(yíng)決策，如何推進(jìn)技術(shù)的進(jìn)步是企業(yè)決策者最先考慮的問題。要做到這些，就必須建立起高效準(zhǔn)確的信息系統(tǒng)。占有信息的速度和數(shù)量，已成為當(dāng)下企業(yè)興衰成敗的首要條件。企業(yè)中的科技檔案作為一種信息資源就是如此。科技檔案是企業(yè)維護(hù)和擴(kuò)大再生產(chǎn)的決策依據(jù)，屬于企業(yè)的技術(shù)機(jī)密和獨(dú)有的知識(shí)。因此它屬于一筆資產(chǎn)，企業(yè)應(yīng)該考慮如何正確地管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)。很顯然，我們現(xiàn)行的科技檔案管理辦法和管理手段，并不能很好地管理運(yùn)用這些資產(chǎn)，甚至造成企業(yè)資源的巨大浪費(fèi)，必須實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)，才能為企業(yè)及時(shí)、準(zhǔn)確地提供足夠的科技檔案信息，推動(dòng)企業(yè)高速發(fā)展。

4 網(wǎng)絡(luò)化管理的幾項(xiàng)準(zhǔn)備工作

4.1 不斷強(qiáng)化和完善本系統(tǒng)的科技檔案工作網(wǎng)絡(luò)組織 近幾年，不少企業(yè)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織已逐步形成各自的規(guī)模，例如煤炭系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)是由省焦煤系統(tǒng)檔案館、局檔案館及各煤炭企事業(yè)二級(jí)單位三級(jí)網(wǎng)絡(luò)組成的。對(duì)于這類組織我們應(yīng)鞏固推廣和提高，在組織程度、活動(dòng)方式和活動(dòng)內(nèi)容等方面進(jìn)一步大膽探索。

4.2 大力加強(qiáng)科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)化 要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，其中一個(gè)重要條件是要將科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化，它也是提高檔案工作管理水平最重要的基礎(chǔ)工作。計(jì)算機(jī)是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的重要工具，要使用這一技術(shù)手段首要問題就是要將書面化的語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成電子計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，是很難將檔案資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)語(yǔ)言的，科技檔案網(wǎng)絡(luò)化也變成無稽之談。但目前在檔案標(biāo)準(zhǔn)化這個(gè)環(huán)節(jié)仍然非常薄弱，需要結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)要求，逐步制訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。

4.3 加快推廣應(yīng)用先進(jìn)設(shè)備和技術(shù) 采用微機(jī)、縮微、復(fù)印等先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的決定性因素。目前大部分二級(jí)單位已搞定了微機(jī)管理，現(xiàn)在應(yīng)抓好試點(diǎn)，吸取經(jīng)驗(yàn)，大力推廣，為以后的聯(lián)機(jī)成網(wǎng)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

篇2

中圖分類號(hào)：G258 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）02（b）-0254-01

延安市科技館于1987年建成圖書資料室，又細(xì)化成圖書檔案室。主要是為延安市、縣區(qū)及周邊的科研人員快速有效地提供有價(jià)值的科技信息的查閱，了解掌握科技最新動(dòng)態(tài)提供服務(wù)。近年來，隨著辦公現(xiàn)代化設(shè)備的不斷發(fā)展、推廣，科技圖書將運(yùn)用計(jì)算機(jī)來管理圖書檔案，進(jìn)而逐步的實(shí)現(xiàn)科技圖書檔案工作的現(xiàn)代化，圖書檔案與其是兩種不同的概念，但兩者之間又存在著密不可分的關(guān)系。如何把握科技圖書檔案工作自動(dòng)化，科學(xué)有效地進(jìn)行組織管理，協(xié)調(diào)管理，使之成為科技人員之家，充分發(fā)揮科技圖書檔案工作的重要性，為科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和各項(xiàng)工作服務(wù)的作用。這是目前圖書檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)一個(gè)十分重要而又需要加以研究的問題。

1 圖書檔案工作現(xiàn)代整體管理是兩者相互聯(lián)系共同發(fā)展的必然要求

1.1 圖書檔案一體化是新的管理模式，圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎(chǔ)

隨著圖書管理走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，檔案工作現(xiàn)代化也勢(shì)在必行。由此可見，圖書與檔案是同一事物不同階段的產(chǎn)物，兩者同出一源，各具有獨(dú)特的功能。

隨著科學(xué)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于我們的生活工作和各個(gè)領(lǐng)域，這就要求我們工作人員能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)，具有較高的知識(shí)水平和操作水平。辦公自動(dòng)化的推進(jìn)，為圖書檔案工作自動(dòng)化管理創(chuàng)造了條件，我們可以通過電子計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，可以將同性質(zhì)相互聯(lián)系的工作連為一體，就能實(shí)現(xiàn)圖書工作與檔案工作的整體化管理。如果圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化各自為陣，互相脫節(jié)，科技圖書檔案工作上不去，那么，圖書情報(bào)信息與檔案信息這兩種本是同一事物的信息，就會(huì)被重復(fù)整理，重復(fù)向計(jì)算機(jī)輸入，這樣，計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)就得不到充分發(fā)揮，將直接影響科技科研工作的正常有序進(jìn)行。

1.2 圖書檔案工作自動(dòng)化從實(shí)踐要求兩者一體化體管理

隨著辦公自動(dòng)化與檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，使我們這些事業(yè)單位相繼開始了圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的實(shí)際工作，制約圖書檔案工作自動(dòng)化的因素很多，但起決定性作用的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)水平，重視程度及解決問題的決心。從實(shí)踐證明來看，迫切需要實(shí)現(xiàn)圖書檔案工作自動(dòng)化的整體管理?？萍紙D書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化分別形成于地市、縣區(qū)各職能部門之中，由于地域條件限制和資金使用不集中，現(xiàn)代化設(shè)備不配套，加之本地技術(shù)力量所限，目前自動(dòng)化工作尚處于分散的，小規(guī)模的開發(fā)實(shí)驗(yàn)階段。但圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化同是辦公自動(dòng)化的組成部分。因此，人們研制辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，能夠較好的把握?qǐng)D書處理與檔案管理之間的關(guān)系，從整體的連貫性，在充分考慮圖書、檔案工作不同階段上，使計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)開發(fā)規(guī)模、方法、功能等不同要求前提下，從信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效上使圖書檔案管理工作成為一體。

2 對(duì)實(shí)現(xiàn)圖書檔案工作辦公自動(dòng)化整體管理的看法

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，為圖書檔案工作自動(dòng)化的協(xié)調(diào)發(fā)展提供保證

市縣區(qū)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管圖書檔案的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該開拓視野投入一定時(shí)間，了解關(guān)注此項(xiàng)工作。從圖書檔案工作自動(dòng)化的整體上考慮問題，有計(jì)劃地組織相關(guān)人員對(duì)重點(diǎn)課題的研究、統(tǒng)籌安排各工作程序和工作環(huán)節(jié)之間的相互銜接，協(xié)調(diào)好圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的關(guān)系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

2.2 統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)好圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的關(guān)系

圖書檔案工作具體有形，專業(yè)學(xué)術(shù)方面資料的收集，是整個(gè)科技圖書檔案工作的基礎(chǔ)，也是圖書檔案工作的起點(diǎn)。起點(diǎn)至關(guān)重要，對(duì)于提高科技人員查閱有效率，促進(jìn)科技事業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展有著不可替代的重要作用。因此，圖書檔案自動(dòng)化應(yīng)該著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)，圍繞檔案管理這個(gè)中心，根據(jù)檔案管理的要求，應(yīng)當(dāng)看到，圖書檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化是社會(huì)發(fā)展的必然。實(shí)踐證明，圖書檔案工作是相輔相成的，它們是互補(bǔ)的，不可相互代替，科研人員在研究一個(gè)課題時(shí)，首先是去查閱圖書資料，然后就是查考相關(guān)檔案資料，圖書檔案的雙重服務(wù)給科技人員帶來的，不僅是圖書檔案利用上的便利，更是把圖書與檔案結(jié)合起來的一種理想的配套服務(wù)。是科技人員可以信賴的綜合信息服務(wù)工作。因此，圖書檔案工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化迫在眉睫。

2.3 抓好標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的統(tǒng)一協(xié)調(diào)

圖書檔案自動(dòng)化工作單靠組織管理，行政手段去安排是不夠的，必須通過制訂和推行各種標(biāo)準(zhǔn)，使分工合作有統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，做到制度有規(guī)定，組織有保證，職責(zé)有分工，工作有安排，收集有保證。使兩者在技術(shù)上保持前后銜接的協(xié)調(diào)一致。從而達(dá)到成果共享。為使圖書檔案工作自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)達(dá)到兼容性、一致性、合作性的要求，圖書工作標(biāo)準(zhǔn)與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)協(xié)調(diào)配套。從圖書檔案工作自動(dòng)化整體上考慮，重視并加強(qiáng)圖書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

綜上所述，圖書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，而自動(dòng)化又是建立在標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)之上的，因此，收集科研文獻(xiàn)力求真實(shí)、完整，對(duì)于整個(gè)圖書檔案工作自動(dòng)化系統(tǒng)質(zhì)量的優(yōu)劣至關(guān)重要。因此，應(yīng)大力加強(qiáng)圖書工作標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一圖書檔案的標(biāo)引語(yǔ)言，同時(shí)，要加強(qiáng)科學(xué)管理，廣泛增強(qiáng)科技人員的圖書檔案意識(shí)，建立一定的檢查監(jiān)督制度，采取有力的措施，確?？萍紙D書檔案工作自動(dòng)化順利有序的開展，為圖書檔案工作自動(dòng)化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

篇3

中圖分類號(hào)：C923

我國(guó)是世界第一人口大國(guó)，擁有世界總數(shù)四分之一的人口數(shù)量，并且人口數(shù)量依然持續(xù)增長(zhǎng)，管理好人口和計(jì)劃生育檔案是計(jì)劃生育工作中重要的一環(huán)。隨著人口計(jì)劃生育工作的制度化、法制化、規(guī)范化，人口和計(jì)劃生育檔案管理也面臨著工作方式的轉(zhuǎn)化，由傳統(tǒng)的管理方法向“高、新、嚴(yán)、準(zhǔn)”的科學(xué)方式轉(zhuǎn)變。探索科學(xué)管理新思維，創(chuàng)新管理方式，進(jìn)一步提高檔案科學(xué)管理水平，對(duì)更好的服務(wù)政府決策以及提高社會(huì)管理工作水平有突出的作用。高效利用檔案，提高人口和計(jì)劃生育部門的效率和服務(wù)，在工作中發(fā)揮人的主動(dòng)性是當(dāng)前工作中的關(guān)鍵[1]。

一、當(dāng)前存在問題

當(dāng)前由于種種原因，例如對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足、檔案管理不規(guī)范、管理人員管理意識(shí)缺乏、農(nóng)村人口流動(dòng)性大等等，這些客觀因素和主觀因素都影響了人口和計(jì)生檔案的管理工作的效率，嚴(yán)重制約了政府工作的開展，間接影響了和諧社會(huì)的建設(shè)進(jìn)程。

1.1當(dāng)前檔案管理中存在的問題

隨著人口的增多和人口流動(dòng)量的增大，給人口與計(jì)生檔案管理工作帶來了困難，而且在管理工作方面，管理者對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不足。在這方面主要存在兩個(gè)問題：一方面是沒有認(rèn)識(shí)到人口與計(jì)生檔案管理的必要性和重要性，對(duì)工作的重要性存在認(rèn)識(shí)偏差，在工作中不能全神貫注、盡職盡責(zé)的對(duì)待本職工作，忽視了檔案管理的重要意義，導(dǎo)致計(jì)生檔案的管理工作經(jīng)常出現(xiàn)各種問題；另一方面的問題是出現(xiàn)在民眾，老百姓對(duì)計(jì)生工作往往存在偏見，他們認(rèn)為計(jì)生檔案不能給他們提供有效的實(shí)質(zhì)性幫助，因此在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)抵情緒，不配合相關(guān)人員的工作，給檔案管理工作帶來一定的困難和妨礙。

1.2 人員流動(dòng)性

人員流動(dòng)性大是人口與計(jì)生檔案工作的管理工作困難的另一個(gè)原因。改革開放以來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，對(duì)農(nóng)村剩余勞動(dòng)力的需要急劇增大，各地用人單位用工模式逐步完善，刺激了勞工人員的流動(dòng)，剩余勞動(dòng)力從欠發(fā)達(dá)地區(qū)流向大城市，同時(shí)人才的交流更加頻繁，人口的分散性給人口與計(jì)生檔案的統(tǒng)計(jì)和管理的工作開展帶來了極大的不便[2]。此外在人口和計(jì)生檔案管理人由于工作調(diào)動(dòng)、職位升遷等原因，使管理工作不流暢，存在著交接不清晰、檔案的缺失、資料分管不清楚等問題。這些問題的存在造成了人口和計(jì)生檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，增加了管理工作的難度。

1.3管理工作不規(guī)范、制度不健全

此外，人口與計(jì)生檔案管理工作不規(guī)范、制度不健全也制約著管理工作的開展。由于工作性質(zhì)繁瑣、信息量大、管理方式不合理等原因，當(dāng)前我國(guó)的人口與計(jì)生檔案管理工作，一直都處于一個(gè)無序、不規(guī)范、放任自流的狀態(tài)?；鶎庸ぷ魅藛T在檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)、檔案意識(shí)等方面達(dá)不到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求，管理者大都缺乏過硬的業(yè)務(wù)能力，對(duì)保管技術(shù)的專業(yè)知識(shí)也了解過少，很多從業(yè)者都是跨專業(yè)從事工作，因此容易造成管理的混亂。再者各級(jí)人員分工不明確、職責(zé)不清晰，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，導(dǎo)致管理工作效率低下，出現(xiàn)各部門推諉責(zé)任，出現(xiàn)工作的“真空區(qū)”。

1.4管理設(shè)備的陳舊

多數(shù)基層部門硬件設(shè)備上存在不容忽視的隱患，如保管條件簡(jiǎn)陋，沒有升級(jí)保管設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)缺乏保護(hù)性措施。國(guó)家規(guī)定：國(guó)家、省、市級(jí)人口計(jì)生檔案都應(yīng)配備齊全的管理設(shè)備，并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理和規(guī)章制度，目前縣級(jí)檔案室仍然存在著設(shè)備陳舊、檔案室空間狹小、檔案堆積、辦公用品不合格等問題，造成檔案的污損、遺失等嚴(yán)重后果。

人口和計(jì)劃生育檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)管理現(xiàn)代化

2.1 轉(zhuǎn)變觀念

檔案工作人員要重視檔案管理工作的重要性，徹底改變以往的工作觀念，要從保管人員轉(zhuǎn)為管理者，主動(dòng)學(xué)習(xí)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)，提高工作效率。利用先進(jìn)的管理設(shè)備和手段，增強(qiáng)信息分析能力和捕捉能力，從繁瑣復(fù)雜的資料中提取有價(jià)值的信息，簡(jiǎn)化信息量。并把提煉信息總結(jié)歸納，傳遞到知識(shí)生產(chǎn)和知識(shí)創(chuàng)新中，服務(wù)于政府決策，由保管人員轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)提供者和決策咨詢者。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案管理工作，給檔案管理提供更多的工作支持，監(jiān)督整治工作中出現(xiàn)的紕漏，杜絕人為錯(cuò)誤的發(fā)生。

2.2 更新檔案管理流程

檔案管理工作是復(fù)雜繁瑣的工程，耗費(fèi)大量的人力物力，為了避免在人口計(jì)生檔案的管理過程中出現(xiàn)過多的資源浪費(fèi)，就需要規(guī)范計(jì)生檔案管理工作，制定明確的工作流程和方案[3]，讓計(jì)生檔案管理工作保持有序、健康的發(fā)展。簡(jiǎn)化更新原有的工作流程，對(duì)管理流程進(jìn)行重組，在工作流程設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)中融入隱形知識(shí)，并使隱形知識(shí)顯性化，在這過程中，人口和計(jì)劃生育檔案管理的參與者應(yīng)該定義流程中與檔案相關(guān)的基本概念，對(duì)檔案的保存、流轉(zhuǎn)、鑒定提出具體要求，確保流程的科學(xué)性和高效性。

2.3重視流動(dòng)人員管理

流動(dòng)人員管理是檔案管理工作中重要的一環(huán)，因此要重視流動(dòng)人員管理，加強(qiáng)分散人員的統(tǒng)計(jì)歸檔工作。當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，流動(dòng)人員已經(jīng)成為一股不可忽視的群體，因此必須重視流動(dòng)人口的有效管理。一方面，檔案管理從業(yè)人員要對(duì)自己負(fù)責(zé)地區(qū)的流動(dòng)人員進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)工作，這樣才能更好地進(jìn)行流動(dòng)人員的管理，另一方面，針對(duì)流動(dòng)人員，成立專門的下屬職能部門，統(tǒng)籌負(fù)責(zé)人口的管理，對(duì)流動(dòng)人口的數(shù)量、發(fā)展趨勢(shì)以及面臨的問題進(jìn)行研究，設(shè)立相關(guān)的資料庫(kù)，為以后工作和決策提供咨詢。管理人員要走入基層，定時(shí)走訪調(diào)查，掌握及時(shí)有效的信息，透徹地分析問題的原因，以確保搜集信息準(zhǔn)確及時(shí)。

2.4 加強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給生活工作帶來了極大的便利，加強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化建設(shè)可以節(jié)省了更多的人力和財(cái)力資源。計(jì)生檔案工作是計(jì)劃生育工作的重要組成部分，要充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要性，把計(jì)生檔案工作作為一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，需要實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化[4]。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化，能夠有效地保證工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不但減少工作人員的勞動(dòng)量，提高工作效率，而且能更好地起到資料的交流和共享作用。這個(gè)網(wǎng)絡(luò)既是計(jì)劃生育工作的基本體系，同時(shí)也是計(jì)劃生育檔案收集、管理的系統(tǒng)體系，通過這個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)更好的信息搜集和資源共享，同時(shí)也能更好的對(duì)計(jì)生檔案工作進(jìn)行分配和部署，把計(jì)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)作為日常建檔工作的重要依據(jù)，能夠促使計(jì)生檔案管理工作更加有效。

三、總結(jié)

總之，人口和計(jì)劃生育檔案工作在計(jì)劃生育工作中有重要的作用，是計(jì)劃生育工作和人員管理工作開展的重要基礎(chǔ)，關(guān)系到民生建設(shè)和和諧社會(huì)的建設(shè)，為國(guó)家的決策起到引導(dǎo)和咨詢作用。因此，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員應(yīng)該重視檔案管理工作，徹底轉(zhuǎn)變觀念，提高工作人員的素質(zhì)，努力提高工作水平和工作效率，精簡(jiǎn)工作流程，利用新設(shè)備和新技術(shù)，提高科學(xué)管理水平。同時(shí)，國(guó)家和各級(jí)政府也應(yīng)給予必要的投入，解決所需經(jīng)費(fèi)，為科學(xué)管理檔案工作創(chuàng)造良好的條件。參考文獻(xiàn)：

[1] 柳臨.論提升人口計(jì)生檔案管理水平與發(fā)揮檔案作用.社科論壇，2012年3月.

篇4

現(xiàn)代社會(huì)中科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，經(jīng)濟(jì)要發(fā)展離不開科學(xué)技術(shù)資源的支持?，F(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，國(guó)與國(guó)之間的競(jìng)爭(zhēng)早已演變?yōu)榭茖W(xué)技術(shù)實(shí)力的競(jìng)爭(zhēng)。我國(guó)各省也將科學(xué)技術(shù)放在本地區(qū)發(fā)展戰(zhàn)略的首要位置。由此可見，在新一輪競(jìng)爭(zhēng)中，誰的科技優(yōu)勢(shì)越明顯，準(zhǔn)確把握機(jī)遇，誰就能有所作為，贏得競(jìng)爭(zhēng)中的主動(dòng)權(quán)，所以科技工作在國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展中的地位十分重要。

一、科技計(jì)劃項(xiàng)目的概念

在2001年1月20日，科學(xué)技術(shù)部頒的第五號(hào)令《國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理暫行辦法》中，第一章第二條明確規(guī)定：國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目是指在國(guó)家科技計(jì)劃中實(shí)施安排，單位或者個(gè)人承擔(dān)的，在一定時(shí)期內(nèi)所進(jìn)行的科學(xué)技術(shù)研究開發(fā)活動(dòng)。

二、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的形式與定義

所謂的國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是指科技項(xiàng)目在立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題驗(yàn)收或者成果轉(zhuǎn)化過程中，所形成的需要進(jìn)行歸檔保存的各種類型、載體的文件，其列入國(guó)家科技計(jì)劃內(nèi)，且研究經(jīng)費(fèi)以中央財(cái)政撥款為主。由上述定義可以看出，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案所形成的領(lǐng)域包括政府部門、社會(huì)組織以及個(gè)人；而科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過程可以從科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案中體現(xiàn)出來；此外，在實(shí)施科技計(jì)劃項(xiàng)目過程中，直接形成了科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案，其為原始記錄且具備相當(dāng)?shù)谋４鎯r(jià)值。

三、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理

第一，檔案管理要服務(wù)于科技項(xiàng)目管理與監(jiān)督服務(wù)。在科技管理過程中，項(xiàng)目檔案的作用越來越突出，項(xiàng)目檔案的管理也逐漸成為科研管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容與必要條件。在檔案管理過程中，政府科技主管部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位通過簽訂合同的方式明確雙方責(zé)任。按照合同內(nèi)容由科技主管部門提出項(xiàng)目檔案管理要求，而項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位則據(jù)合同條款如期、保質(zhì)的完成項(xiàng)目研發(fā)工作，并且將科技主管部門提交完整的項(xiàng)目檔案文件。

第二，對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行加以規(guī)范以項(xiàng)目檔案為客觀依據(jù)。按照項(xiàng)目的運(yùn)作規(guī)律，通常采用項(xiàng)目責(zé)任人制進(jìn)行項(xiàng)目管理，即在項(xiàng)目檔案形成、積累以及歸檔的全過程中，該負(fù)責(zé)任擔(dān)負(fù)主要的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。整個(gè)項(xiàng)目的研發(fā)過程均是通過項(xiàng)目檔案完整、忠實(shí)地記錄下來，根據(jù)檔案可以對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展情況、存在的問題進(jìn)行及時(shí)的了解，項(xiàng)目檔案的科學(xué)性、嚴(yán)肅性也得到了保證。在執(zhí)行項(xiàng)目過程中，要保證各種原始記錄的配套性、準(zhǔn)確性以及完整性，并將其作為項(xiàng)目管理的重要依據(jù)。

第三，項(xiàng)目檔案要具備充分的資源共享性。相關(guān)規(guī)定中有明確要求，各類國(guó)家科技計(jì)劃所建立的數(shù)據(jù)庫(kù)要具備兼容性，實(shí)現(xiàn)信息資源與數(shù)據(jù)資源最大化共享。項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目執(zhí)行單位記錄相關(guān)項(xiàng)目信息的主要載體，因此要求其具備資源共享性。要實(shí)現(xiàn)這些信息資源的共享，轉(zhuǎn)化為科技成果，為全社會(huì)利用，前提就是項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理。

四、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理需要解決的問題

第一，項(xiàng)目檔案科學(xué)管理水平有待提高。項(xiàng)目檔案的形成過程對(duì)應(yīng)了項(xiàng)目的運(yùn)作過程中，項(xiàng)目各隊(duì)均會(huì)形成對(duì)應(yīng)的文件，由此可見項(xiàng)目檔案是計(jì)劃項(xiàng)目立項(xiàng)、檢查以及驗(yàn)收等研究活動(dòng)的重要標(biāo)志。項(xiàng)目檔案屬于科研過程的軟成果，對(duì)項(xiàng)目績(jī)效進(jìn)行評(píng)估要以項(xiàng)目檔案為依據(jù)和前提，從這個(gè)意義上講，項(xiàng)目檔案的重要性與科研活動(dòng)的硬成功作用相當(dāng)。項(xiàng)目檔案管理是科學(xué)計(jì)劃項(xiàng)目管理的一個(gè)重要部分，要委派專職、專業(yè)的人員與機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)施，以保證其科學(xué)性。項(xiàng)目管理也是科技管理的一種重要形式與重要內(nèi)容，只有尊重科學(xué)、尊重創(chuàng)新，充分認(rèn)識(shí)到科技實(shí)踐、發(fā)展、再實(shí)踐、再發(fā)展的科學(xué)規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)管理，才能保證科技計(jì)劃項(xiàng)目整體的有效性。

第二，項(xiàng)目檔案管理機(jī)制有待完善。由于計(jì)劃項(xiàng)目的執(zhí)行單位不僅限于屬地單位，因此無法適用原有的檔案管理屬地化模式，從而項(xiàng)目檔案管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)盲點(diǎn)或者空白。要進(jìn)一步強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，就要徹底改變這種屬地管理模式，采用履行合同的新模式，檔案管理的實(shí)施對(duì)象確定為項(xiàng)目執(zhí)行單位。這種管理模式最顯著的特點(diǎn)就是不考慮項(xiàng)目執(zhí)行單位的行政關(guān)系與隸屬關(guān)系，使得項(xiàng)目執(zhí)行單位與項(xiàng)目檔案管理單位合而為一，這樣就不存在固有的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，而屬地內(nèi)行政管理部門的職能也更加明確，與項(xiàng)目檔案管理的客觀要求也相符。

第三，項(xiàng)目檔案的質(zhì)量要有所保證。要進(jìn)一步落實(shí)檔案管理責(zé)任制，使得項(xiàng)目檔案的質(zhì)量有所保證，主要可以從以下兩方面著手：首先，科技管理部門要做好項(xiàng)目管理檔案，以滿足公眾的知情權(quán)，接受公眾監(jiān)督。要按照項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、監(jiān)理與審計(jì)，并確認(rèn)發(fā)明權(quán)與知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬，這些工作均要以項(xiàng)目檔案作為憑證。其次，要保證項(xiàng)目執(zhí)行者的合法權(quán)益。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目研發(fā)檔案負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制，保證了得技計(jì)劃研究活動(dòng)可以按照規(guī)范建檔，對(duì)研究過程、研發(fā)狀況以及所得數(shù)據(jù)進(jìn)行忠實(shí)的記錄。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要保證提供給監(jiān)管方檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及完整性，這也是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的責(zé)任與義務(wù)。

第四，檔案工作監(jiān)管職能的強(qiáng)化。項(xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、系統(tǒng)性的工作，科技主管部門與檔案主管部門在監(jiān)督、指導(dǎo)以及實(shí)施專業(yè)管理的過程中，有一定的難度。因此要基于行政改革的角度，以社會(huì)專業(yè)資源為依托，提高檔案管理的專業(yè)化程度。比如委托有專業(yè)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)評(píng)估檔案的完整性與準(zhǔn)確性；或者引入專家機(jī)制，以保證檔案管理監(jiān)管的客觀性與公正性等。

參考文獻(xiàn)：

1.劉春澤,宋宇.關(guān)于科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案若干問題的思考[J].社會(huì),2011(10).

篇5

關(guān)鍵詞： 煤炭企業(yè)；檔案管理網(wǎng)絡(luò)；思考

Key words： coal enterprises；records management network；thinking

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2014）03-0178-02

0 引言

隨著煤炭企業(yè)改革開放的不斷深入發(fā)展，循環(huán)經(jīng)濟(jì)得到較快發(fā)展，特別是立足煤、延伸煤、超越煤，拉長(zhǎng)產(chǎn)業(yè)鏈條，形成了以煤炭生產(chǎn)為主多種產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)并存的格局，煤炭企業(yè)紛紛成立了各大集團(tuán)公司，這就使檔案館的工作必然擔(dān)負(fù)起集團(tuán)公司下屬的各子、分公司、參股、控股公司的全部檔案管理工作的任務(wù)，建立怎樣檔案管理網(wǎng)絡(luò)？形成怎樣的工作體制、運(yùn)行機(jī)制，是擺在我們面前的緊迫課題，需要深入思考，進(jìn)行一一探討。

1 面臨的問題

1.1 檔案工作運(yùn)行機(jī)制與煤炭企業(yè)發(fā)展脫軌 目前，不少煤炭企業(yè)總是以追求利益最大化為目標(biāo)，認(rèn)為檔案工作不會(huì)給企業(yè)帶來直接、明顯的經(jīng)濟(jì)利益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接相關(guān)的部門或機(jī)構(gòu)的工作，而忽略了檔案館與檔案室及相關(guān)部門的作用，不能有序形成以煤炭企業(yè)檔案館為中心，以二級(jí)單位檔案科（室）為重點(diǎn)，部門檔案資料網(wǎng)點(diǎn)補(bǔ)充的三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。致使檔案管理混亂，機(jī)構(gòu)變更、兼并重組、整合過程中出現(xiàn)檔案歸屬無著落，文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象嚴(yán)重。很多企業(yè)決策者和管理者還未意識(shí)到煤炭企業(yè)檔案工作在企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益中所起的重要作用，企業(yè)檔案工作被忽視。

1.2 檔案工作管理模式不適應(yīng)煤炭企業(yè)發(fā)展需要 隨著煤炭企業(yè)改革、改組、改制的不斷深入，集團(tuán)化大公司不僅規(guī)模大，而且子公司眾多，性質(zhì)各異、區(qū)域分散，比如：潞安集團(tuán)公司是以煤炭為主業(yè)，同時(shí)始終把循環(huán)經(jīng)濟(jì)作為資源型企業(yè)，發(fā)展煤、電、油、化、硅五大產(chǎn)業(yè)為一體的現(xiàn)代化大型企業(yè)集團(tuán)?，F(xiàn)有企業(yè)檔案管理模式已不適應(yīng)性企業(yè)內(nèi)部管理體制，企業(yè)集團(tuán)和股份制公司企業(yè)之間不再是母子公司之間的上下級(jí)隸屬關(guān)系，已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐再Y產(chǎn)為紐帶的兩個(gè)獨(dú)立法人單位的新型關(guān)系，企業(yè)集團(tuán)原有的內(nèi)部行政管理關(guān)系迅速削弱。企業(yè)的生產(chǎn)關(guān)系、基本職能、組織機(jī)構(gòu)、管理體制、經(jīng)營(yíng)方式、分配方式等都發(fā)生了深刻的變化，企業(yè)檔案的形成大大超越了原來的范圍，其形成規(guī)律也發(fā)生了相應(yīng)變化。再采用過去“大一統(tǒng)”式的以行政隸屬關(guān)系而確定的檔案管理體制，必然無法滿足企業(yè)個(gè)性化的要求，不利于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的開展。

1.3 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展需要不相適應(yīng) 檔案工作是一項(xiàng)十分專業(yè)的系統(tǒng)工程，不是人們想象的檔案工作隨便安排個(gè)人就能干，沒有技術(shù)含量，抱著資料裝裝訂訂，存起來看門守?cái)偩托?。檔案工作對(duì)檔案人員要求非常高，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須全面了解本企業(yè)各個(gè)職能部門工作性能，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)及相關(guān)的土建、安裝、礦建等等工程技術(shù)方面的知識(shí)，有了較廣博的知識(shí)面，才能對(duì)多方位的工作應(yīng)對(duì)自如。而現(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導(dǎo)致對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)、掌握不夠，其素質(zhì)不能適應(yīng)煤炭企業(yè)檔案工作的需要。

2 煤炭企業(yè)檔案管理存在問題的成因

2.1 沒有形成一套強(qiáng)有力的管理網(wǎng)絡(luò)核心 形式多樣、性質(zhì)各異的子、分公司存在，造成煤炭企業(yè)檔案館、室、部門各司其職，各自為天，特立獨(dú)行，沒有統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)核心，不能準(zhǔn)確把握上級(jí)指示精神和要求。在具體工作規(guī)范、檔案管理制度和運(yùn)行程序銜接不上，職責(zé)不明確。

2.2 沒有形成一套系統(tǒng)完備的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度 不少煤炭企業(yè)檔案管理制度不健全，沒有制定一套符合本企業(yè)特色的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度。這就給煤炭企業(yè)檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如：由于檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，某些企業(yè)工程項(xiàng)目檔案的審批立項(xiàng)與開工不能夠同步，往往先開工后審批，導(dǎo)致重要文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失；沒有形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度或檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，致使同一煤炭企業(yè)下的各立檔單位檔案分類管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分類混亂。不能確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有機(jī)聯(lián)系在一起。再如：沒有形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度或檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，大型設(shè)備不經(jīng)檔案人員參與驗(yàn)收簽字，隨意開箱運(yùn)行，造成檔案資料丟失。

2.3 企業(yè)檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識(shí) 不少單位往往不設(shè)立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法，極易造成檔案分散保存。同時(shí)，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續(xù)不完備，必然導(dǎo)致檔案缺失。

2.4 在企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中，企業(yè)和主管部門對(duì)檔案處置不力造成檔案流失 如一些公司在關(guān)停過程中檔案隨意堆放；在破產(chǎn)清算過程中會(huì)計(jì)檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續(xù)；企業(yè)的設(shè)備檔案、基建檔案已被原企業(yè)辭職員工帶走；職工調(diào)出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續(xù)等，都會(huì)給國(guó)家、企業(yè)造成不可挽回的損失。

3 決解問題的辦法

3.1 建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理 規(guī)范全宗管理，統(tǒng)一全宗號(hào)。充分發(fā)揮檔案核心管理體系，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，便于了解掌控各級(jí)檔案管理部門工作動(dòng)向，及時(shí)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團(tuán)公司為例：1988年潞安集團(tuán)公司檔案館成立，為確保企業(yè)發(fā)展到哪里檔案工作就服務(wù)到哪里，集團(tuán)公司檔案館改進(jìn)工作思路，及時(shí)對(duì)公司所屬各單位進(jìn)行調(diào)查摸底，對(duì)符合構(gòu)成全宗三要素的單位，給予全宗號(hào)。并對(duì)有全宗號(hào)的單位進(jìn)行嚴(yán)格管理、規(guī)范，并下發(fā)“關(guān)于潞安集團(tuán)公司調(diào)整、變更檔案管理全宗號(hào)的通知”。構(gòu)建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)有機(jī)整體，便于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，有效地保護(hù)和利用檔案。

3.2 健全檔案網(wǎng)絡(luò)工作體制，堅(jiān)持依法辦事 建立健全煤炭企業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)工作體制，形成開展工作的有效運(yùn)行機(jī)制，提供堅(jiān)強(qiáng)組織保證，是做好檔案工作的根本前提。潞安集團(tuán)公司具體做法：以公司檔案館為龍頭，對(duì)公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”，有目標(biāo)、有考核、有監(jiān)督。有目標(biāo)：開局之年就制訂詳盡的工作計(jì)劃和方案，并以文件形式下到所屬各立檔單位執(zhí)行，從而推動(dòng)檔案工作開展；有考核：根據(jù)每年的工作目標(biāo)，相應(yīng)制定考核辦法，進(jìn)一步推進(jìn)和完善了公司檔案工作以考核方式引導(dǎo)各立檔單位加強(qiáng)文件材料的歸檔工作，確保檔案安全保管，提高檔案工作者的業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)為集團(tuán)的服務(wù)意識(shí)。

3.3 創(chuàng)新管理模式 建立檔案協(xié)助方陣 為建立起“管理科學(xué)、服務(wù)高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，門類齊全、結(jié)構(gòu)合理”的煤炭企業(yè)檔案資源管理利用新模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、檔案資源集約化、人員素質(zhì)現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作規(guī)范化、服務(wù)社會(huì)優(yōu)質(zhì)化。潞安集團(tuán)是山西五大煤炭企業(yè)集團(tuán)之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區(qū)，規(guī)模增大，機(jī)構(gòu)層級(jí)增多，辦公地點(diǎn)分散，這就使得檔案管理工作范圍擴(kuò)大。潞安集團(tuán)公司檔案館根據(jù)各立檔單位的性質(zhì)、職能、及地理位置，積極創(chuàng)新檔案管理模式。實(shí)施了檔案工作協(xié)作方陣管理。將90個(gè)立檔單位根據(jù)地域，交通情況，劃分十二個(gè)方陣，每一方陣設(shè)有協(xié)作負(fù)責(zé)單位。這些單位是經(jīng)公司檔案館深入摸底、調(diào)研、經(jīng)過反復(fù)考慮，權(quán)衡管理水平、人員素質(zhì)之后，才被列入負(fù)責(zé)單位。采用這種管理模式，一方面可以加強(qiáng)各立檔單位之間檔案工作的交流學(xué)習(xí)和聯(lián)系；另一方面又解決路途遙遠(yuǎn)，不必要的人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)，可以更高效、更快捷地幫助開展工作。這種管理模式，能夠高效、快捷整體推進(jìn)公司檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展，提高檔案信息資源開發(fā)利用，推進(jìn)公司檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化建設(shè)，更好地為集團(tuán)公司服務(wù)。

3.4 全面夯實(shí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，確保檔案工作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道 由于煤炭企業(yè)檔案工作發(fā)展不平衡，各種性質(zhì)的子、分公司檔案管理水平參差不齊，存在太多漏洞，不少單位檔案工作得不到重視；檔案硬件設(shè)施跟不上，檔案沒有固定存放處；保管條件惡劣；檔案庫(kù)房亂堆亂放雜物等等，嚴(yán)重危及檔案安全。所以全面夯實(shí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，確保檔案作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道非常必要的。以潞安集團(tuán)公司為例：該公司檔案館為全面推動(dòng)集團(tuán)公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺(tái)階，積極與所在省、市檔案局聯(lián)合，制定各項(xiàng)管理措施、下發(fā)各種針對(duì)性業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件、建立檔案執(zhí)法檢查制度，開展評(píng)比、達(dá)標(biāo)活動(dòng)。經(jīng)過不懈努力，不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫(kù)，并嚴(yán)格按照檔案管理“八防”要求執(zhí)行、同時(shí)配備了相應(yīng)的專職檔案管理員，制定了相應(yīng)的檔案管理制度，建立了符合本單位實(shí)際情況的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，大大夯實(shí)了檔案工作基礎(chǔ)，為集團(tuán)公司全面推動(dòng)檔案工作日趨走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化打下良好基礎(chǔ)。

3.5 用檔案管理網(wǎng)路控制單位、控制人員，防止企業(yè)檔案流失 煤炭企業(yè)檔案主管部門要及時(shí)對(duì)自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》，根據(jù)自己所管轄各立檔單位，有針對(duì)性地下發(fā)年報(bào)統(tǒng)計(jì)文件，及時(shí)了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動(dòng)向，從而及時(shí)掌握破產(chǎn)企業(yè)狀況，并精心組織、安排對(duì)關(guān)閉破產(chǎn)單位開展檔案指導(dǎo)工作，督促這些單位夯實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)檔案妥善保管，確保檔案萬無一失；就人員控制：各立檔單位形成與人事、勞資攜手，檔案不移交，不簽字，不允許調(diào)動(dòng)制度。

3.6 培訓(xùn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)圈內(nèi)檔案人員，需建立靈活多樣培訓(xùn)機(jī)制，提高人員素質(zhì) 要有一批以煤炭企業(yè)檔案館為核心的管理網(wǎng)絡(luò)圈內(nèi)的能勝任煤炭企業(yè)檔案工作的管理人員。培訓(xùn)管理網(wǎng)絡(luò)圈內(nèi)檔案管理人員，可根據(jù)本單位實(shí)際情況而定。一種方法：選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，穩(wěn)定檔案專業(yè)隊(duì)伍。另一種方法：直接邀請(qǐng)上級(jí)檔案主管部門選派專業(yè)骨干人員深入基層，改變以往站在講臺(tái)理論教學(xué)模式，采用和學(xué)員互動(dòng)教學(xué)或直接親自手把手教學(xué)，以干代訓(xùn)，讓從事檔案工作人員盡快掌握檔案工作基本原則、工作流程、分類方法，同時(shí)熟悉了解本單位生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、安全、基建等等方面工作內(nèi)容，提高檔案人員的綜合素質(zhì)和服務(wù)本領(lǐng)。

參考文獻(xiàn)：

篇6

目前，不少煤炭企業(yè)總是以追求利益最大化為目標(biāo)，認(rèn)為檔案工作不會(huì)給企業(yè)帶來直接、明顯的經(jīng)濟(jì)利益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接相關(guān)的部門或機(jī)構(gòu)的工作，而忽略了檔案館與檔案室及相關(guān)部門的作用，不能有序形成以煤炭企業(yè)檔案館為中心，以二級(jí)單位檔案科（室）為重點(diǎn)，部門檔案資料網(wǎng)點(diǎn)補(bǔ)充的三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。致使檔案管理混亂，機(jī)構(gòu)變更、兼并重組、整合過程中出現(xiàn)檔案歸屬無著落，文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象嚴(yán)重。很多企業(yè)決策者和管理者還未意識(shí)到煤炭企業(yè)檔案工作在企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益中所起的重要作用，企業(yè)檔案工作被忽視。

1.2檔案工作管理模式不適應(yīng)煤炭企業(yè)發(fā)展需要

隨著煤炭企業(yè)改革、改組、改制的不斷深入，集團(tuán)化大公司不僅規(guī)模大，而且子公司眾多，性質(zhì)各異、區(qū)域分散，比如：潞安集團(tuán)公司是以煤炭為主業(yè)，同時(shí)始終把循環(huán)經(jīng)濟(jì)作為資源型企業(yè)，發(fā)展煤、電、油、化、硅五大產(chǎn)業(yè)為一體的現(xiàn)代化大型企業(yè)集團(tuán)?，F(xiàn)有企業(yè)檔案管理模式已不適應(yīng)性企業(yè)內(nèi)部管理體制，企業(yè)集團(tuán)和股份制公司企業(yè)之間不再是母子公司之間的上下級(jí)隸屬關(guān)系，已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐再Y產(chǎn)為紐帶的兩個(gè)獨(dú)立法人單位的新型關(guān)系，企業(yè)集團(tuán)原有的內(nèi)部行政管理關(guān)系迅速削弱。企業(yè)的生產(chǎn)關(guān)系、基本職能、組織機(jī)構(gòu)、管理體制、經(jīng)營(yíng)方式、分配方式等都發(fā)生了深刻的變化，企業(yè)檔案的形成大大超越了原來的范圍，其形成規(guī)律也發(fā)生了相應(yīng)變化。再采用過去“大一統(tǒng)”式的以行政隸屬關(guān)系而確定的檔案管理體制，必然無法滿足企業(yè)個(gè)性化的要求，不利于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的開展。

1.3檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展需要不相適應(yīng)

檔案工作是一項(xiàng)十分專業(yè)的系統(tǒng)工程，不是人們想象的檔案工作隨便安排個(gè)人就能干，沒有技術(shù)含量，抱著資料裝裝訂訂，存起來看門守?cái)偩托小n案工作對(duì)檔案人員要求非常高，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須全面了解本企業(yè)各個(gè)職能部門工作性能，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)及相關(guān)的土建、安裝、礦建等等工程技術(shù)方面的知識(shí)，有了較廣博的知識(shí)面，才能對(duì)多方位的工作應(yīng)對(duì)自如。而現(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導(dǎo)致對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)、掌握不夠，其素質(zhì)不能適應(yīng)煤炭企業(yè)檔案工作的需要。

2煤炭企業(yè)檔案管理存在問題的成因

2.1沒有形成一套強(qiáng)有力的管理網(wǎng)絡(luò)核心

形式多樣、性質(zhì)各異的子、分公司存在，造成煤炭企業(yè)檔案館、室、部門各司其職，各自為天，特立獨(dú)行，沒有統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)核心，不能準(zhǔn)確把握上級(jí)指示精神和要求。在具體工作規(guī)范、檔案管理制度和運(yùn)行程序銜接不上，職責(zé)不明確。

2.2沒有形成一套系統(tǒng)完備的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度

不少煤炭企業(yè)檔案管理制度不健全，沒有制定一套符合本企業(yè)特色的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度。這就給煤炭企業(yè)檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如：由于檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，某些企業(yè)工程項(xiàng)目檔案的審批立項(xiàng)與開工不能夠同步，往往先開工后審批，導(dǎo)致重要文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失；沒有形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度或檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，致使同一煤炭企業(yè)下的各立檔單位檔案分類管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分類混亂。不能確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有機(jī)聯(lián)系在一起。再如：沒有形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度或檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，大型設(shè)備不經(jīng)檔案人員參與驗(yàn)收簽字，隨意開箱運(yùn)行，造成檔案資料丟失。

2.3企業(yè)檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識(shí)

不少單位往往不設(shè)立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法，極易造成檔案分散保存。同時(shí)，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續(xù)不完備，必然導(dǎo)致檔案缺失。

2.4在企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中，企業(yè)和主管部門對(duì)檔案處置不力造成檔案流失如一些公司在關(guān)停過程中檔案隨意堆放；在破產(chǎn)清算過程中會(huì)計(jì)檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續(xù)；企業(yè)的設(shè)備檔案、基建檔案已被原企業(yè)辭職員工帶走；職工調(diào)出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續(xù)等，都會(huì)給國(guó)家、企業(yè)造成不可挽回的損失。

3決解問題的辦法

3.1建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理

規(guī)范全宗管理，統(tǒng)一全宗號(hào)。充分發(fā)揮檔案核心管理體系，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，便于了解掌控各級(jí)檔案管理部門工作動(dòng)向，及時(shí)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團(tuán)公司為例：1988年潞安集團(tuán)公司檔案館成立，為確保企業(yè)發(fā)展到哪里檔案工作就服務(wù)到哪里，集團(tuán)公司檔案館改進(jìn)工作思路，及時(shí)對(duì)公司所屬各單位進(jìn)行調(diào)查摸底，對(duì)符合構(gòu)成全宗三要素的單位，給予全宗號(hào)。并對(duì)有全宗號(hào)的單位進(jìn)行嚴(yán)格管理、規(guī)范，并下發(fā)“關(guān)于潞安集團(tuán)公司調(diào)整、變更檔案管理全宗號(hào)的通知”。構(gòu)建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)有機(jī)整體，便于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，有效地保護(hù)和利用檔案。

3.2健全檔案網(wǎng)絡(luò)工作體制，堅(jiān)持依法辦事

建立健全煤炭企業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)工作體制，形成開展工作的有效運(yùn)行機(jī)制，提供堅(jiān)強(qiáng)組織保證，是做好檔案工作的根本前提。潞安集團(tuán)公司具體做法：以公司檔案館為龍頭，對(duì)公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”，有目標(biāo)、有考核、有監(jiān)督。有目標(biāo)：開局之年就制訂詳盡的工作計(jì)劃和方案，并以文件形式下到所屬各立檔單位執(zhí)行，從而推動(dòng)檔案工作開展；有考核：根據(jù)每年的工作目標(biāo)，相應(yīng)制定考核辦法，進(jìn)一步推進(jìn)和完善了公司檔案工作以考核方式引導(dǎo)各立檔單位加強(qiáng)文件材料的歸檔工作，確保檔案安全保管，提高檔案工作者的業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)為集團(tuán)的服務(wù)意識(shí)。

3.3創(chuàng)新管理模式建立檔案協(xié)助方陣

為建立起“管理科學(xué)、服務(wù)高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，門類齊全、結(jié)構(gòu)合理”的煤炭企業(yè)檔案資源管理利用新模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、檔案資源集約化、人員素質(zhì)現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作規(guī)范化、服務(wù)社會(huì)優(yōu)質(zhì)化。潞安集團(tuán)是山西五大煤炭企業(yè)集團(tuán)之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區(qū)，規(guī)模增大，機(jī)構(gòu)層級(jí)增多，辦公地點(diǎn)分散，這就使得檔案管理工作范圍擴(kuò)大。潞安集團(tuán)公司檔案館根據(jù)各立檔單位的性質(zhì)、職能、及地理位置，積極創(chuàng)新檔案管理模式。實(shí)施了檔案工作協(xié)作方陣管理。將90個(gè)立檔單位根據(jù)地域，交通情況，劃分十二個(gè)方陣，每一方陣設(shè)有協(xié)作負(fù)責(zé)單位。這些單位是經(jīng)公司檔案館深入摸底、調(diào)研、經(jīng)過反復(fù)考慮，權(quán)衡管理水平、人員素質(zhì)之后，才被列入負(fù)責(zé)單位。采用這種管理模式，一方面可以加強(qiáng)各立檔單位之間檔案工作的交流學(xué)習(xí)和聯(lián)系；另一方面又解決路途遙遠(yuǎn)，不必要的人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)，可以更高效、更快捷地幫助開展工作。這種管理模式，能夠高效、快捷整體推進(jìn)公司檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展，提高檔案信息資源開發(fā)利用，推進(jìn)公司檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化建設(shè)，更好地為集團(tuán)公司服務(wù)。

3.4全面夯實(shí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，確保檔案工作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道

由于煤炭企業(yè)檔案工作發(fā)展不平衡，各種性質(zhì)的子、分公司檔案管理水平參差不齊，存在太多漏洞，不少單位檔案工作得不到重視；檔案硬件設(shè)施跟不上，檔案沒有固定存放處；保管條件惡劣；檔案庫(kù)房亂堆亂放雜物等等，嚴(yán)重危及檔案安全。所以全面夯實(shí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，確保檔案作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道非常必要的。以潞安集團(tuán)公司為例：該公司檔案館為全面推動(dòng)集團(tuán)公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺(tái)階，積極與所在省、市檔案局聯(lián)合，制定各項(xiàng)管理措施、下發(fā)各種針對(duì)性業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件、建立檔案執(zhí)法檢查制度，開展評(píng)比、達(dá)標(biāo)活動(dòng)。經(jīng)過不懈努力，不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫(kù)，并嚴(yán)格按照檔案管理“八防”要求執(zhí)行、同時(shí)配備了相應(yīng)的專職檔案管理員，制定了相應(yīng)的檔案管理制度，建立了符合本單位實(shí)際情況的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，大大夯實(shí)了檔案工作基礎(chǔ)，為集團(tuán)公司全面推動(dòng)檔案工作日趨走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化打下良好基礎(chǔ)。

3.5用檔案管理網(wǎng)路控制單位、控制人員，防止企業(yè)檔案流失

煤炭企業(yè)檔案主管部門要及時(shí)對(duì)自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》，根據(jù)自己所管轄各立檔單位，有針對(duì)性地下發(fā)年報(bào)統(tǒng)計(jì)文件，及時(shí)了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動(dòng)向，從而及時(shí)掌握破產(chǎn)企業(yè)狀況，并精心組織、安排對(duì)關(guān)閉破產(chǎn)單位開展檔案指導(dǎo)工作，督促這些單位夯實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)檔案妥善保管，確保檔案萬無一失；就人員控制：各立檔單位形成與人事、勞資攜手，檔案不移交，不簽字，不允許調(diào)動(dòng)制度。

篇7

隨著專升本的成功標(biāo)志著一所院校辦學(xué)層次的提升。它的辦學(xué)規(guī)模、硬件投入以及教師素質(zhì)都達(dá)到了一定水平，但從管理模式上仍需進(jìn)一步轉(zhuǎn)變和提高，以更好地適應(yīng)本科院校的教育體制。系級(jí)教學(xué)檔案管理作為學(xué)校管理的一個(gè)組成部分，在向本科管理模式轉(zhuǎn)變過程中，地位更加重要，內(nèi)容更加豐富。教學(xué)檔案的最終目的是服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)管理，良好的教學(xué)檔案管理可以有效地促進(jìn)教學(xué)、科研管理的科學(xué)化，進(jìn)而加快學(xué)校向本科教育轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。反之，如果輕視教學(xué)檔案、疏于對(duì)教學(xué)檔案的管理，則極容易導(dǎo)致教學(xué)管理、科研管理處于無序狀態(tài)，使高校的轉(zhuǎn)型流于形式。本文就升本后加強(qiáng)系級(jí)教學(xué)檔案管理，充分發(fā)揮其在教學(xué)管理工作中的重要作用。

1、新升本院校系級(jí)教學(xué)檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)和作用

1.1 系級(jí)教學(xué)檔案的內(nèi)容

由于教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)是一項(xiàng)復(fù)雜的實(shí)踐活動(dòng)。因此，反映這一實(shí)踐活動(dòng)的教學(xué)檔案的內(nèi)容龐雜，且形式多樣。概括起來可分為以下七類：

(1)教學(xué)計(jì)劃管理方面：主要包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、自編教材或講義、校歷、課程表等。(2)教學(xué)狀態(tài)管理方面：主要包括教學(xué)管理工作規(guī)章制度、選修課開課匯總表、教研室聽課表（或卡）、教學(xué)實(shí)訓(xùn)、畢業(yè)實(shí)習(xí)資料（實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)任務(wù)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)學(xué)生分組情況登記表、實(shí)結(jié)）、實(shí)驗(yàn)教學(xué)文件（實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備使用情況、實(shí)驗(yàn)成績(jī)等）、學(xué)生課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)論文（或設(shè)計(jì)）等內(nèi)容。(3)考務(wù)管理方面：主要包括系內(nèi)和學(xué)校期末考試試卷、考場(chǎng)及監(jiān)考教師安排等內(nèi)容。(4)學(xué)籍管理方面：主要包括學(xué)生入學(xué)學(xué)籍登記表（或卡）、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)、獎(jiǎng)懲記錄、考試成績(jī)等內(nèi)容。(5)教師工作量及業(yè)務(wù)考核方面：主要包括教師授課情況、工作量計(jì)算、承擔(dān)科研及發(fā)表學(xué)術(shù)論文等內(nèi)容。(6)教學(xué)工作年度總結(jié)和教研、教改總結(jié)等內(nèi)容。(7)師資培養(yǎng)方面包括師資培養(yǎng)計(jì)劃、教師業(yè)務(wù)進(jìn)修情況、師資隊(duì)伍建設(shè)材料。如學(xué)科帶頭人、骨干教師、學(xué)術(shù)梯隊(duì)建設(shè)；科研和教改實(shí)踐、學(xué)術(shù)研討等。

教學(xué)檔案是全院師生的勞動(dòng)成果，是教學(xué)工作的重要信息資源，是系級(jí)教學(xué)歷史真實(shí)面貌，體現(xiàn)了一所學(xué)院成長(zhǎng)、發(fā)展、壯大的歷史見證。

1.2 系級(jí)教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)

系級(jí)教學(xué)檔案是教師、學(xué)生從事教學(xué)管理實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的,具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄,是系級(jí)檔案管理工作的核心。它既不同于文書檔案,也不同于科研檔案,其特點(diǎn)如下:

(1)檔案來源的分散性。它來自于教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和教學(xué)活動(dòng)的全過程,由教與學(xué)兩方面材料轉(zhuǎn)化而來，一方面包括了教育改革、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、專業(yè)建設(shè)和課程設(shè)置等文件,及政府教育主管部門、本校教學(xué)主管部門的有關(guān)教學(xué)工作的規(guī)章制度、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料等,另一方面也包括了學(xué)生工作的總結(jié)、學(xué)生的實(shí)習(xí)鑒定、見習(xí)鑒定、學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)驗(yàn)成績(jī)和畢業(yè)論文等。

(2)檔案的原始性。教學(xué)檔案是系級(jí)教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理、學(xué)生管理中所形成的歷史記錄。反映系級(jí)教學(xué)工作的全貌,記錄著教學(xué)管理活動(dòng)的真實(shí)過程。它主要包括系級(jí)有關(guān)教學(xué)工作會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào),以及各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法條例等教學(xué)工作文件。

(3)檔案的專業(yè)性。系級(jí)教學(xué)檔案工作既要遵循人才培養(yǎng)方案的共性,也要根據(jù)系級(jí)專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置教學(xué)內(nèi)容、學(xué)時(shí)分配的不同,遵循其專業(yè)性特點(diǎn)。

(4)檔案資料的多樣性。由于教學(xué)活動(dòng)內(nèi)容的多樣性,在日常教學(xué)活動(dòng)過程中,為了教學(xué)的需要,必然會(huì)形成不同形式的材料。除了紙質(zhì)的文件材料、教材、學(xué)生學(xué)籍外,還包括音像、電子、照片、光盤等類材料。

1.3系級(jí)教學(xué)檔案的作用

(1)系級(jí)教學(xué)檔案是真實(shí)的原始資料。系級(jí)是高?；鶎拥慕虒W(xué)部門，系級(jí)教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理過程中直接形成的原始資料，真實(shí)、客觀地記錄了在教學(xué)改革、教學(xué)質(zhì)量、師資隊(duì)伍建設(shè)等各個(gè)方面的教學(xué)管理工作，全面地反映了教學(xué)工作的進(jìn)程和特點(diǎn)，是今后進(jìn)行教學(xué)管理和教學(xué)研究活動(dòng)不可缺少的，是改進(jìn)教學(xué)工作、促進(jìn)教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的依據(jù)和參考。對(duì)今后各項(xiàng)工作的開展有重要的借鑒和指導(dǎo)意義。

(2)系級(jí)教學(xué)檔案是重要參考依據(jù)。為了有效地進(jìn)行教學(xué)管理和開展教學(xué)活動(dòng)，系領(lǐng)導(dǎo)和教研室主任必須切實(shí)掌握有關(guān)的檔案信息。在熟悉教學(xué)情況、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、制定教學(xué)計(jì)劃和處理存在問題時(shí)，不可能單純地只憑個(gè)人記憶，而是往往需要去查閱檔案記載。因此，教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)信息反饋都離不開教學(xué)檔案，它可以為這些教學(xué)工作提供比較詳盡的參考依據(jù)。

(3)系級(jí)教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)。開展教育評(píng)估是現(xiàn)代教育的要求，也是國(guó)家對(duì)高校進(jìn)行宏觀管理的一種手段，無論國(guó)家對(duì)教學(xué)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系如何確定，高校在進(jìn)行教學(xué)評(píng)估時(shí)，必然要通過查閱相關(guān)檔案，最終都要憑借大量的檔案材料，才能對(duì)某一高校作出客觀、全面、真實(shí)的評(píng)價(jià)，在對(duì)教學(xué)條件、教學(xué)狀態(tài)、教學(xué)效果進(jìn)行跟蹤調(diào)查和分析時(shí)系級(jí)教學(xué)檔案可以提供比較完整、系統(tǒng)、真實(shí)可靠的信息和數(shù)據(jù)，是高校搞好教學(xué)評(píng)估工作的重要基礎(chǔ)。

2、新升本院校系級(jí)教學(xué)檔案管理工作存在的主要問題

新升本的院校一般是由?？茖W(xué)校升格而來,本科層次辦學(xué)時(shí)間短,由專科向本科的轉(zhuǎn)變需要一個(gè)過程,?？茖哟蔚臋n案管理發(fā)展到本科層次的檔案管理也需要有一個(gè)適應(yīng)過程。加之檔案管理專業(yè)技術(shù)人員偏少,在教學(xué)檔案管理中難免會(huì)存在一定的問題。

(1)檔案管理制度不健全。建立和健全教學(xué)檔案的歸檔制度,是做好教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)。由于新升本院校重點(diǎn)考慮的是學(xué)科專業(yè)建設(shè)與師資隊(duì)伍建設(shè),重點(diǎn)投入放在改善教學(xué)條件和提高教學(xué)質(zhì)量上,對(duì)教學(xué)檔案管理沒有高度重視,也沒有制定相應(yīng)的規(guī)章制度,檔案材料存在不全的現(xiàn)象,具體負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)業(yè)務(wù)體系指導(dǎo)和管理規(guī)章的約束。系級(jí)教學(xué)檔案應(yīng)如何保存?哪些文件材料由系里保存?哪些應(yīng)交由教務(wù)處或院校檔案部門保存?應(yīng)如何整理文件材料? 沒有統(tǒng)一管理要求。

(2)檔案意識(shí)淡薄。系級(jí)檔案管理是一種事后行為很容易被人們忽視。系級(jí)檔案涉及教學(xué)、科研、學(xué)生等多種資料,絕大部分來源于教學(xué)一線的教師和學(xué)生。一方面,一些教師認(rèn)為教學(xué)科研成果、文件材料等是個(gè)人的心血,沒有必要交給系級(jí)保存、歸檔；另一方面,學(xué)生的材料又分散在不同的部門,有的存放在學(xué)工處,有的存放在教務(wù)處,有的存放在招生就業(yè)處,有的分散在各系（學(xué)工大隊(duì)部）中,這樣就造成了教學(xué)檔案收集不夠完整,歸檔質(zhì)量不高,一些在教學(xué)過程中形成的有價(jià)值的文獻(xiàn)資料丟失,難以發(fā)揮教學(xué)檔案應(yīng)有的作用。

(3)教學(xué)檔案缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性和完整性。隨著新升本的院校辦學(xué)層次的提高,辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,教學(xué)檔案的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大,工作量增加了但教學(xué)秘書隊(duì)伍的編制卻沒有增加,大多數(shù)還是一個(gè)人干。教學(xué)秘書往往兼職教學(xué)檔案員,由于工作量大,工作繁瑣,因而難以全身心投入到檔案管理工作中。由于無專人管理,無固定保管場(chǎng)所,大量的原始教學(xué)資料處于沒有規(guī)范整理、零散而不成體系的自然狀態(tài)。具體表現(xiàn)在該收集的材料沒有收集,或者是只重視紅頭文件的收集,而不重視各部門、各系在運(yùn)行過程中自己所形成的具有保存價(jià)值的,原始的、真實(shí)的文件材料,致使教學(xué)檔案雜亂而無體系性,殘缺而無完整性,有些材料缺乏可靠性,嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量。

(4)檔案管理手段落后。不少檔案管理人員缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用能力較弱,辦公自動(dòng)化、管理科學(xué)化水平較低,對(duì)教學(xué)檔案的管理還是以傳統(tǒng)的管理方式為主,這在很大程度上影響了系級(jí)檔案管理的效率。

3、加強(qiáng)新升本院校系級(jí)教學(xué)檔案管理工作的措施

3.1 提高檔案意識(shí),加強(qiáng)系級(jí)教學(xué)檔案工作的管理

系級(jí)教學(xué)檔案是院校教師及學(xué)生從事教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始材料,是院校教學(xué)工作方針、政策的真實(shí)寫照,是院校教學(xué)管理的重要內(nèi)容,是教學(xué)活動(dòng)不可缺少的重要依據(jù)和主要參考資料。在社會(huì)不斷發(fā)展的今天,檔案工作的范圍已不僅是搜集、保管和利用檔案,它的工作面已延伸到行政管理等方面,這些職能的發(fā)揮很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)程度。

在院校中,檔案工作是否得到重視,檔案管理水平的高低,已成為評(píng)價(jià)一所院校管理質(zhì)量?jī)?yōu)劣的重要指標(biāo)。因此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案在院校教學(xué)管理中的作用,應(yīng)重視和關(guān)心系級(jí)檔案管理工作,把教學(xué)檔案管理規(guī)范化工作真正納入系級(jí)教學(xué)工作計(jì)劃中,配備有一定管理水平且責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員,切實(shí)提高系級(jí)教學(xué)檔案管理水平。

3.2 嚴(yán)格系級(jí)教學(xué)檔案的管理和歸檔制度

教學(xué)檔案管理工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式,僅靠檔案管理員的宣傳是不夠的,還需要制定嚴(yán)格的管理制度。在收集整理各類教學(xué)資料時(shí),要做到完整、規(guī)范并及時(shí)進(jìn)行編目統(tǒng)計(jì),使教學(xué)檔案的收集工作同計(jì)劃管理相結(jié)合,保證能按時(shí)完成建檔工作。鑒于院校教學(xué)工作的連續(xù)性和長(zhǎng)期性,可在每學(xué)期開學(xué)和期末兩個(gè)時(shí)間定期收集整理、歸檔。對(duì)參與教學(xué)活動(dòng)的人員要明確責(zé)任和任務(wù),規(guī)定時(shí)限要求,并進(jìn)行相應(yīng)的登記、考核和獎(jiǎng)懲,使教學(xué)檔案管理工作收到實(shí)效。

3.3 系統(tǒng)、完整、科學(xué)地收集檔案材料,提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平

要提供一份科學(xué)完整的教學(xué)檔案,必須從教學(xué)材料的收集開始。由于各院校辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)定位及內(nèi)部管理模式的不同,教學(xué)檔案管理方式也有所不同。例如我院教學(xué)檔案主要由下列部門形成：招就處形成招生、就業(yè)情況信息；教務(wù)處形成學(xué)生個(gè)人基本狀況、學(xué)業(yè)成績(jī)、畢業(yè)和學(xué)位情況信息；學(xué)工處和系學(xué)工大隊(duì)形成學(xué)生在校表現(xiàn)狀況和獎(jiǎng)懲信息；各系形成學(xué)生學(xué)習(xí)考試原始記載和專業(yè)實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)狀況記載信息等等。加強(qiáng)系級(jí)檔案管理工作的根本目的是及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案材料,發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。因此，以江西警察學(xué)院為例應(yīng)建立以檔案館為主導(dǎo),教務(wù)處、學(xué)工處和各學(xué)工大隊(duì)、招就處、各系為主體的教學(xué)檔案收集網(wǎng)絡(luò)。在“分類法”與“工作規(guī)范”的指導(dǎo)下,明確各級(jí)管理內(nèi)容、管理職責(zé),實(shí)行分工合作,集中歸類,信息共享,把靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)換成動(dòng)態(tài)的信息,為院校的教學(xué)和師生服務(wù)。

3.4 加強(qiáng)教學(xué)檔案的信息化建設(shè),提高教學(xué)檔案的科學(xué)管理水平

教學(xué)檔案是院校的寶貴財(cái)富,教學(xué)檔案管理的目的是為了利用。在當(dāng)今信息化時(shí)代里,如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動(dòng)提供利用的水平上,是適應(yīng)不了形勢(shì)發(fā)展需要的。隨著辦公自動(dòng)化的普及,院校的檔案管理者要充分利用檔案管理的豐富性、教育性、綜合性等優(yōu)勢(shì),加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理工作,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理和開發(fā)利用的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合檔案信息資料,使檔案信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲(chǔ)與利用形成一個(gè)全面、合理的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

總而言之，系級(jí)教學(xué)檔案是學(xué)院檔案的重要組成部分，在學(xué)院由?？平逃虮究平逃D(zhuǎn)型的重要?dú)v史時(shí)期，必須把教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)作為日常工作的重要內(nèi)容，使教學(xué)檔案，在學(xué)院的教學(xué)管理、優(yōu)化人才培養(yǎng)和教育事業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮出積極作用。