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篇1

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.048

[中圖分類號]F233 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-00-01

財務(wù)檔案管理工作是企事業(yè)單位的一項重要工作，做好財務(wù)檔案管理有利于保持企事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，并為各項關(guān)鍵工作提供重要的信息與材料基礎(chǔ)。然而當(dāng)前在一些企事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作中存在信息失真的問題，具有較大的危害性。基于此，本文將針對財務(wù)檔案管理中信息失真的預(yù)防與控制措施展開探討。

1 造成財務(wù)檔案管理信息失真問題的原因分析

1.1 管理層認識不足

在部分企事業(yè)單位中，由于管理層對財務(wù)基礎(chǔ)工作及財務(wù)檔案管理工作重視不足、認識片面，將財務(wù)工作等同于賬目記錄和整理，忽略了財務(wù)工作和財務(wù)信息的重要作用和價值，在財務(wù)基礎(chǔ)工作管理與會計人員專業(yè)能力培訓(xùn)方面投入不到位，更不能及時對財會知識與技術(shù)進行更新，導(dǎo)致財務(wù)工作整體質(zhì)量得不到提高，財務(wù)信息質(zhì)量得不到保障，造成財務(wù)檔案管理信息出現(xiàn)失真問題。

1.2 會計工作人員隊伍建設(shè)不完善

許多企事業(yè)單位在會計工作隊伍的建設(shè)方面缺乏重視，對于隊伍中工作人員的從業(yè)資質(zhì)及專業(yè)素質(zhì)未進行嚴格審核，這導(dǎo)致會計工作人員素質(zhì)存在一定差異，部分工作人員在專業(yè)知識與工作能力方面存在較嚴重的不足，無法滿足各項財務(wù)工作的實際需求。同時，財務(wù)管理中一些工作人員由于自我提升意識淡薄，不能主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的財務(wù)管理知識與相關(guān)法律法規(guī)，甚至存在財務(wù)信息造價和違規(guī)操作等問題，致使財務(wù)信息失真問題發(fā)生。

1.3 財務(wù)信息蓄意造假問題

部分企業(yè)為了逃避國家的相關(guān)稅收，竊取國家資產(chǎn)，往往制造企業(yè)內(nèi)部虛假的經(jīng)營業(yè)績，偽造真實賬簿，由此導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)檔案管理信息失真問題。在利益的驅(qū)動下，一些企業(yè)內(nèi)部嚴重違反國家相關(guān)的會計法律，改建的賬目內(nèi)容不建全，賬目內(nèi)容不按相應(yīng)規(guī)定如實記載，單位內(nèi)部管理混亂，財務(wù)收支失控；私設(shè)“小金庫”，賬外設(shè)賬，單位負責(zé)人、等等。

1.4 財會工作缺乏有效監(jiān)管

我國對會計工作有著十分明確的法律規(guī)定與要求，但在一些單位內(nèi)部，對財會工作卻未進行有效監(jiān)管，或是缺乏獨立的監(jiān)管部門，或是監(jiān)管部門虛設(shè)，監(jiān)管制度落實不到位，對財會工作人員的管理缺乏效力，這也導(dǎo)致財會工作人員缺乏有效約束，工作不規(guī)范，不能嚴格按照相關(guān)的規(guī)定和標準工作。而由于監(jiān)管力度不足，對財務(wù)信息缺乏嚴格的審核，這無法充分保障信息的真實性與可靠性，導(dǎo)致財務(wù)信息失真問題得不到解決。

2 財務(wù)檔案管理中信息失真的有效預(yù)防和控制措施

2.1 強化職業(yè)道德教育，構(gòu)建健康的外部環(huán)境

財務(wù)檔案管理工作中工作人員的職業(yè)道德水平至關(guān)重要，因此，要加強財會工作從業(yè)人員的職業(yè)道德教育，可選取典型正反面案例，并結(jié)合我國當(dāng)前的法律法規(guī)，多角度加強財會工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，提升其職業(yè)操守與道德水平；同時，還應(yīng)建立相關(guān)人員的信用檔案，采取信用評定機制，結(jié)合相應(yīng)的獎懲機制，誠信有獎、失信必罰，強化法律與道德對財會從業(yè)人員的雙重約束作用，從而實現(xiàn)對財務(wù)檔案管理信息失真問題的有效控制。

2.2 完善現(xiàn)代財務(wù)管理制度，強化內(nèi)部控制作用

首先，要建立科學(xué)的財務(wù)管理模式，避免獨斷專行的決策情況，降低因部分管理者操縱而出現(xiàn)假會計信息的可能性。其次，要根據(jù)現(xiàn)代財務(wù)制度建立內(nèi)部控制措施。嚴格貫徹執(zhí)行《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》，使會計業(yè)務(wù)處理人員和檔案管理人員分工明確，形成相互協(xié)作、相互監(jiān)督、相互制約的運行機制，其作用在于有效保護單位資產(chǎn)的安全性和完整性，保證會計信息的真實性和合法性，使財務(wù)檔案經(jīng)得起歷史的考驗。

2.3 完善相關(guān)立法與法律，發(fā)揮法制監(jiān)督作用

法治型社會的建設(shè)是我國新時期的重要發(fā)展目標，因此，法制監(jiān)督也應(yīng)在財務(wù)檔案管理中發(fā)揮重要的監(jiān)管作用，這就需要國家層面上加強相關(guān)立法工作，并對現(xiàn)有相關(guān)法律法規(guī)進行完善，避免因部分單位或個人鉆法律空子，導(dǎo)致財務(wù)信息蓄意造假和失真問題。對于財務(wù)信息造假等違法行為，應(yīng)加大處罰力度，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)堅決對相關(guān)責(zé)任人及責(zé)任單位予以嚴肅處理，通過提高財會工作違法成本，遏制財務(wù)信息失真問題的發(fā)生。此外，要確保法制監(jiān)督與管理作用的良好發(fā)揮，還必須要進一步加強嚴格執(zhí)法，提高相應(yīng)法律法規(guī)制度條例的執(zhí)行力度，確保各項執(zhí)法工作落到實處，以警示財務(wù)工作從業(yè)人員和財務(wù)檔案相關(guān)的管理者和使用者，截斷信息失真發(fā)生的源頭。

2.4 加強現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，科學(xué)防控信息失真問題

現(xiàn)代財務(wù)信息管理工作大都實現(xiàn)了電子化、智能化，計算機數(shù)據(jù)處理技術(shù)得到了較好的應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上可以通過對計算機財務(wù)管理系統(tǒng)的強化與完善，來提高財務(wù)工作及財務(wù)檔案管理工作的水平。如加強財務(wù)管理軟件的安全防護功能，強化權(quán)限管理，避免人為篡改財務(wù)信息所造成的信息失真問題，還可進一步加強對云處理技術(shù)的應(yīng)用，建立財務(wù)信息云數(shù)據(jù)庫，在財會信息生成時自動在云端進行信息記錄與存儲，通過云端原始信息與內(nèi)部財務(wù)信息的比對能夠及時發(fā)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)失真的問題，并采取核對與處理措施，保證財務(wù)檔案的信息真實性。

3 結(jié) 語

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一、疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)有待提高。疾病預(yù)防控制中心的工作，是與各種惡劣的疾病、傳染病打交道，疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作專業(yè)性非常強。作為疾病預(yù)防控制中心的檔案管理人員，必須具備過硬的專業(yè)知識，適應(yīng)檔案管理工作的要求。如果檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不達標，會直接影響檔案的管理和使用，直接影響疾病預(yù)防控制中心的工作開展，對于疾病預(yù)防控制中心的發(fā)展產(chǎn)生極其不利的影響。目前，我國對口的疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作者數(shù)量稀缺，一些疾病預(yù)防控制中心難以找到合適的人才，只能“將就”或是由其他職位兼職。檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不達標，水平良莠不齊，檔案管理工作的經(jīng)驗不足，導(dǎo)致工作效率低下，影響了整個疾病預(yù)防控制中心工作的開展。同時，這也是我國目前醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展中存在的重大問題，是導(dǎo)致行業(yè)混亂的關(guān)鍵因素。（二）檔案管理的規(guī)范性不強。疾病預(yù)防控制中心對檔案管理工作沒有做出規(guī)范化的要求，沒能建立起完備的檔案管理制度，致使檔案管理工作混亂，檔案資料梳理不清晰，歸檔不仔細。在需要調(diào)取使用檔案的時候，往往要浪費很長的時間用于尋找檔案，效率低下。另外，檔案的制作規(guī)程不夠規(guī)范統(tǒng)一，很容易出現(xiàn)前幾年和近幾年的制作標準不一，裝訂規(guī)則不一，給檔案的裝訂保存造成困難，降低了檔案管理的工作效率。（三）檔案管理工作的信息化程度低。在計算機信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，科技給我們的工作生活帶來了諸多便利。應(yīng)當(dāng)將信息技術(shù)引入到疾病預(yù)防控制中心檔案管理的工作中來，利用計算機技術(shù)進行存檔，梳理檔案條例，方便進行永久保存和隨時調(diào)取，這樣不僅減小了檔案管理人員的工作壓力，還能夠提升檔案管理工作的效率。疾病預(yù)防控制中心在嘗試建立起自己的檔案管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)適應(yīng)性差，功能不健全，使用起來束手束腳，一直難以發(fā)揮預(yù)期作用。所以，提升檔案管理工作的信息化程度，也是迫在眉睫的。（四）疾病預(yù)防控制工作方面資金投入不足。在經(jīng)濟不斷發(fā)展的過程中，我國也越來越重視醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，大力建設(shè)和發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)。但是，作為醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)重要組成部分的疾病防治工作，卻沒有得到多少資金支持。各疾病預(yù)防控制中心的發(fā)展和建設(shè)一直十分緩慢，而且，在一些小型的疾病預(yù)防控制中心，環(huán)境十分簡陋，各種基礎(chǔ)設(shè)施不達標，開展工作變得十分困難。

二、提升疾病預(yù)防控制中心檔案管理水平的對策

（一）優(yōu)先聘用高素質(zhì)的檔案管理人才。首先，疾病預(yù)防控制中心要提高對于檔案管理工作的重視程度，設(shè)立專門的部門，招聘專業(yè)人才進行管理。同時要注重檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提升，定期開展技能培訓(xùn)，在業(yè)務(wù)技能提升的同時，讓檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性，全面提升職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德。疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作具有專業(yè)性、復(fù)雜性、保密性等多重特點，所以在招聘專門的檔案管理人員時，一定要嚴格把關(guān)，重視人員的職業(yè)道德的培養(yǎng)，一旦發(fā)現(xiàn)合適的人才，不要吝惜，給出較好的待遇，讓檔案管理人員能夠無后顧之憂，將精力集中在檔案管理工作上，減少檔案管理人員的離職幾率，加強檔案管理工作的連續(xù)性。（二）建立嚴格的檔案管理工作制度。要提高檔案管理工作的工作效率，就必須建立起嚴格的檔案管理工作制度。以我國的《檔案法》為核心，根據(jù)疾病預(yù)防控制中心的工作性質(zhì)和工作特點，制定完備的檔案管理制度，規(guī)范檔案的制作和歸檔工作，制定統(tǒng)一的檢索條例，方便檔案的檢索和調(diào)取使用。保障檔案的完整性和保密性，定期對檔案書里情況進行檢查，用嚴格的檔案管理制度，來提高檔案管理工作的工作效率。（三）提高檔案管理工作的信息化水平。檔案管理工作人員要有意識地提升自己的計算機水平，適應(yīng)當(dāng)今信息化發(fā)展的潮流。檔案管理部門要定期開展信息技術(shù)培訓(xùn)，提升疾病預(yù)防控制中心整體的信息化水平，培養(yǎng)專門的電子檔案信息管理人員，建設(shè)完整的電子檔案信息庫。檔案管理部門還要對疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的過程進行梳理，積極與檔案管理系統(tǒng)的編制人員進行溝通，使得系統(tǒng)功能更加完備，更加切合檔案管理工作的實際。根據(jù)各種查詢需要，完善檔案管理系統(tǒng)的查詢功能，提高查詢效率，從而提高檔案的利用效率。（四）加大對疾病防控工作的支持。疾病預(yù)防控制中心的工作是醫(yī)療事業(yè)中不可缺少的一部分，國家相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大對于疾病預(yù)防控制中心的支持力度，增加在此方面的資金投入，進一步完善疾病預(yù)防控制中心的基礎(chǔ)設(shè)施，為疾病預(yù)防控制中心各項工作的開展創(chuàng)造一個良好的環(huán)境。

三、結(jié)語

檔案管理工作是疾病預(yù)防控制中心整體工作中不可缺少的一部分，良好的檔案管理可以為疾病、傳染病的防治工作提供充足的依據(jù)，為我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量，提高檔案使用的效率，對于保障老百姓的健康，對于提升疾病預(yù)防控制中心的整體水平，都有著至關(guān)重要的作用。

作者:余惠紅 單位:湖北省疾病預(yù)防控制中心

【參考文獻】

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手足口病是由多種腸道病毒引起的常見病、傳染病。以嬰幼兒發(fā)病為主，主要為腸道病毒coxA16及EV71，傳染性強，易引起暴發(fā)和流行。中國衛(wèi)生部于2008年5月2日明確將手足口病納入《傳染病防治法》規(guī)定的丙類傳染病管理，

―、醫(yī)院手足口病檔案管理的重要性

傳染病的檔案同人事、財務(wù)、病歷檔案一樣至關(guān)重要，同時也是檔案管理工作的重要組成部分。手足口病屬丙類傳染疾病，建立健全其檔案是預(yù)防公共衛(wèi)生突發(fā)事件及醫(yī)院科研發(fā)展不可缺少的一環(huán)，醫(yī)療機構(gòu)管理好.利用好這一資料，不僅有助于預(yù)防傳染性疾病的發(fā)生與流行，減少疾病對人民群眾健康的危害，同時還能為醫(yī)療系統(tǒng)廣泛開展應(yīng)對傳染性疾病的科技攻關(guān)活動提供第一手資料。

二、手足口病檔案管理

從平頂山市疾病防控中心檔案管理的實踐來看，手足口病檔案管理主要包括以下幾各方面：

（一）手足口病檔案管理主要的內(nèi)容

手足口病屬丙類傳染性疾病，其檔案內(nèi)容從該病的病原學(xué)、流行病學(xué)、診斷標準、住院出院指征，疫情報告、流行病學(xué)調(diào)查、預(yù)防控制措施，會議記錄，上級批示、宣傳材料等全過程中直接形成的具有保存利用價值的文字、圖樣和聲像記錄等不同的材料。手足口病患者的檔案應(yīng)包括患者姓名、家長姓名、性別、出生日期、居住環(huán)境、聯(lián)系方式、診斷依據(jù)、治療措施、疫情報告及轉(zhuǎn)歸情況。

（二）手足口病檔案資料的收集

手足口病四季均可發(fā)生，并可暴發(fā)和流行，因此其檔案收集歸檔范圍也較廣，據(jù)其有傳染性、流行性、暴發(fā)性，可造成集體感染和家庭聚集發(fā)病，可以從醫(yī)院、社區(qū)、學(xué)校來收集資料。

1.醫(yī)院手足口病的檔案收集

（1）醫(yī)院按上級部門的統(tǒng)一布署成立手足口病領(lǐng)導(dǎo)組成員及分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)和相關(guān)科室人員的職責(zé)和任務(wù)。

（2）手足口病預(yù)防控制、治療工作的標準、指導(dǎo)原則、方法及上級有關(guān)部門與本單位形成的具有保存價值的收發(fā)文件、內(nèi)部會議文件、記錄、簡報、統(tǒng)計報表、重要的電話記錄、宣傳材料、照片、錄像帶、錄音帶、電子文件等。

（3）手足口病流行病學(xué)調(diào)查、預(yù)防控制方案、工作總結(jié)、傳染源、傳播途徑以及疫情報告、隔離、消毒、護理、治療等資料。

（4）對門診就診病人、住院病人及其家屬進行篩查、確診、隔離、消毒處理、治療形成的材料，其中住院病人形成的病歷由病案室保管，門診病歷則由患者本人保管，以便復(fù)查時查閱，但醫(yī)院應(yīng)有詳細的登記記錄，包括姓名、性別、家長姓名、聯(lián)系方式、住址、治療、隔離措施等、對疑似病人、接觸者要進行跟蹤觀察，并有相應(yīng)記錄。

（5）對醫(yī)務(wù)人員進行相關(guān)知識培訓(xùn)情況，考核的記錄，及預(yù)防和治療手足口病醫(yī)院各項經(jīng)費的開支，相關(guān)設(shè)備的利用，如呼吸機、監(jiān)護儀等。

2.學(xué)校和幼托機構(gòu)的手足口病的檔案收集

（1）嬰幼兒每日的體溫監(jiān)測記錄，對玩具、用具、餐具清洗、消毒登記。

（2）對孩子可觸及的進行消毒，專人負責(zé)記錄。

（3）流行期間教室、宿舍進行通風(fēng)、清掃的記錄。

（4）發(fā)現(xiàn)患兒及時就診的時間，并對其所有用品消毒記錄。

（5）患兒增多時采取的措施、報告、上級指示的記錄。

3.社區(qū)手足口病的檔案收集

（1）社區(qū)居委對手足口病的宣傳材料、以及相互間交流的材料。

（2）對預(yù)防傳染病發(fā)生所采取的措施的記錄。

（3）社區(qū)患兒的就診、治療及轉(zhuǎn)歸，以及接觸者的預(yù)防消毒情況。

（4）對手足口病患兒的報告記錄以及接觸者家長的心理反應(yīng)。

（三）手足口病檔案的歸檔

1.手足口病確診病例需住院治療的形成的住院病歷則由病案室歸檔保存，保存30年。

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1.疾病預(yù)防檔案管理中的問題

1.1檔案管理人員的職業(yè)道德有所欠缺

檔案管理人員的職業(yè)道德是檔案管理人員在從事檔案管理工作時所應(yīng)遵循的行為規(guī)范和必備的品德的總和，是調(diào)節(jié)檔案管理人員與他人、社會等關(guān)系時所必須遵守的基本道德規(guī)范和行為準則，以及在此基礎(chǔ)上所表現(xiàn)出來的道德觀念、情操和品質(zhì)。它是一般社會道德在檔案管理職業(yè)中的特殊體現(xiàn)。

第一，檔案管理人員職業(yè)道德對檔案管理人員工作有促進作用，檔案管理人員的職業(yè)道德能夠通過激發(fā)動力、評價優(yōu)劣、調(diào)節(jié)行為來處理和調(diào)節(jié)各種利益關(guān)系，保證管理人員工作的順利開展和圓滿完成。第二，檔案管理人員的職業(yè)道德對檔案管理人員的素養(yǎng)有調(diào)節(jié)和引導(dǎo)作用。檔案管理人員在工作過程中需要與各種各樣的人接觸，這就需要管理人員有很高的職業(yè)素養(yǎng)。管理人員在工作崗位上不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力和道德水平，加強自身修養(yǎng)是檔案管理人員職業(yè)道德品質(zhì)的重要內(nèi)容和應(yīng)有要求。在檔案人員自身的修養(yǎng)過程中，職業(yè)道德具有調(diào)節(jié)和引導(dǎo)作用。在此認識下，值得注意的是，新階段檔案管理人員仍然存在著職業(yè)道德有所欠缺的問題，主要反映在思想意識、工作行為方面，思想意識方面主要包括對檔案管理工作的認同度不高，職業(yè)成就感不強，工作態(tài)度不是特別積極；工作行為方面主要包括一些檔案管理人員在與病人的接觸過程中言辭不合適，檔案整理工作不嚴謹，檔案存儲過程中的分類有欠妥當(dāng)?shù)鹊取＿@些問題的存在不僅會危害檔案管理人員自身的事業(yè)發(fā)展，而且不利于疾病預(yù)防控制中心的長遠發(fā)展，更不利于國家單位的形象建設(shè)。

1.2檔案管理信息化水平過低

21世紀是一個信息化的世紀，全社會都處在信息化發(fā)展之中，信息化不僅遍布整個國家的發(fā)展全局，而且與每個人的日常生活息息相關(guān)。當(dāng)然，疾病預(yù)防檔案管理也不例外，之前的人工填寫檔案與檔案存儲雖然應(yīng)該繼續(xù)存在，但是信息化的檔案管理也應(yīng)該獲得快速發(fā)展，疾病預(yù)防檔案管理應(yīng)該建立一個龐大的數(shù)據(jù)庫，這個管理數(shù)據(jù)庫不僅可以為疾病預(yù)防控制中心的工作提供便利，而且還可以作為一種備份確保檔案的安全性存在。但是現(xiàn)今檔案管理信息化水平還比較低，原因包括：第一，信息化發(fā)展的普及是最近十幾年的事情，檔案管理的信息化管理還處于初步發(fā)展之中，導(dǎo)致檔案管理的信息化水平還比較低。第二，一些管理人員的信息化管理意識還有些薄弱。管理人員的意識薄弱一方面是信息化自身的發(fā)展水平?jīng)Q定的，一方面是傳統(tǒng)的檔案管理模式對現(xiàn)今的檔案管理人員影響深重，一些人員還難以快速及時地轉(zhuǎn)變過來。檔案管理信息化水平還比較低，不僅影響疾病預(yù)防控制中心檔案管理現(xiàn)階段的發(fā)展，而且對未來的可持續(xù)發(fā)展也有阻礙作用。

1.3缺乏完善的檔案管理制度

沒有規(guī)矩不能成方圓，制度是一個組織內(nèi)大家共同遵守的行為規(guī)范，它不僅可以保證組織的有效運轉(zhuǎn)，還是達成組織目標的可靠保證，也是實現(xiàn)公平、公正、公開的必要條件。檔案管理制度也不例外，檔案管理制度是所有檔案管理人員共同遵守的行為規(guī)范，它可以保障疾病預(yù)防控制中心的與檔案管理的正常運行，還可以保證檔案管理人員一起達成工作目標，更可以實現(xiàn)檔案管理工作的公平、公正和公開。制度建立的關(guān)鍵在于執(zhí)行，得不到很好執(zhí)行的制度是沒有價值的。目前的情況是，檔案管理制度不僅制度本身不夠完善，而且在制度執(zhí)行中也存在遵守不?賴奈侍狻U饈羌膊し賴蛋腹芾沓ぴ斗⒄溝鬧匾?障礙。

2.疾病預(yù)防檔案管理中的應(yīng)對措施

2.1加強檔案管理人員職業(yè)道德的提升

針對上文提出的檔案管理人員的職業(yè)道德有所欠缺的問題，應(yīng)該加強檔案管理人員職業(yè)道德的提升，可以從思想教育方面著手進行，內(nèi)容包括對檔案管理工作的認同、熱情與事業(yè)感、檔案管理所必備的服務(wù)意識、對檔案管理制度自覺地遵循、轉(zhuǎn)變檔案管理模式的意識等等，方式包括系統(tǒng)的培訓(xùn)、邀請相關(guān)的專家進行講座、檔案管理知識競賽等等。從哲學(xué)意義上來說，意識對實踐具有雙重作用，一方面積極的意識對事物的發(fā)展有促進作用；另一方面消極的意識對事物的發(fā)展具有阻礙作用。讓檔案管理人員養(yǎng)成積極的工作意識有利于促進其工作積極性與工作實踐。除了思想教育層面，還可以從實際工作層面采取一些措施提升檔案管理人員的工作積極性，主要包括對優(yōu)秀工作者進行物質(zhì)獎勵或表彰表揚、組織一些與檔案管理相關(guān)的集體活動促進管理人員的事業(yè)認同感與成就感等等。兩者的結(jié)合可以更加全面地促進檔案管理人員職業(yè)道德的提升。

2.2提升檔案管理信息化水平

提升檔案管理信息化水平，首先需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想意識，將檔案管理人員思想意識中的傳統(tǒng)的檔案管理理念進行快速而正確的轉(zhuǎn)變，只有檔案管理人員成功轉(zhuǎn)變了信息化管理理念，后續(xù)的信息化檔案管理工作才有開展的可能。其次，疾病預(yù)防控制中心需要引進一批專業(yè)的科技人才，或者長期性的服務(wù)于檔案管理工作，或者對目前在崗位的檔案管理人員進行科學(xué)而系統(tǒng)的培訓(xùn)。引進專業(yè)的科技人才不僅可以將科學(xué)技術(shù)成功引進檔案管理工作之中，而且還可以以此為基點，為疾病預(yù)防控制中心其他的信息化發(fā)展提供示范。再次，提升檔案管理信息化水平需要對檔案管理的設(shè)備進行系統(tǒng)化的升級，使檔案管理人員在潛移默化中接受信息化管理的影響。

2.3加強完善檔案管理制度

一是檔案管理制度的建立健全，這需要疾病預(yù)防控制中心加強對檔案管理制度的重視；二是建立檔案管理制度，值得注意的是，在建立制度之前，需要做好充足的前期調(diào)查工作，調(diào)查對象不僅要包括高層領(lǐng)導(dǎo)與管理人員，更需要包括基層的、一線的工作人員，只有真正符合并保障他們的利益，檔案管理制度才會被真正的遵守與執(zhí)行。三是健全檔案管理制度，這就需要疾病預(yù)防控制中心本著長期的發(fā)展理念不斷地對檔案管理制度進行更新與“新陳代謝”，及時的淘汰不符合實際情況與時展要求的制度條例。

檔案管理制度的執(zhí)行，要進一步完善監(jiān)督體系，促進檔案管理制度的執(zhí)行，提高職工工作的積極性。

2.4自覺提高業(yè)務(wù)技能

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疾病預(yù)防控制中心作為承擔(dān)疾病預(yù)防與控制、檢測檢驗與評價、健康教育與促進、應(yīng)用研究與指導(dǎo)、技術(shù)管理與服務(wù)等專業(yè)技術(shù)機構(gòu)，在疾病防控和研究方面有著舉足輕重的地位。隨著疾病控制機構(gòu)承擔(dān)的職能不斷細化，工作留存的檔案資料數(shù)量龐大，疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作需緊跟時展步伐，加強與現(xiàn)代信息技術(shù)的整合，結(jié)合疾控中心檔案特點，加速檔案信息化建設(shè)，以實現(xiàn)檔案管理作用價值的充分發(fā)揮。

一、疾控中心檔案信息化管理的重要意義

1.提高檔案管理效率

提高檔案管理效率是疾控中心檔案管理工作開展的重要目標，在檔案管理工作中，信息化管理模式憑借便捷、高效等優(yōu)勢特征，逐步取代了傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，加強檔案管理工作與信息技術(shù)的整合，可顯著提升檔案管理效率，滿足檔案管理的實際需求。

2.提高檔案安全性

從疾控中心的傳統(tǒng)檔案管理模式入手分析，檔案資源通常以紙質(zhì)檔案管理模式為主，紙質(zhì)檔案易受各種因素的影響出現(xiàn)損壞，因此安全性較差。在檔案信息化管理中，利用電子文件與信息數(shù)據(jù)逐步取代以往的紙質(zhì)化檔案，并在數(shù)據(jù)庫中存儲，可有效避免外界環(huán)境因素的影響，安全性能逐步提升，更符合檔案管理要求，從而推動檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級。

3.提高檔案利用價值

實現(xiàn)檔案資源的整合優(yōu)化與高效利用，是疾控中心檔案管理的重要目標。在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)檔案信息的查詢檢索等工作的難度較大，需耗費大量時間與精力，不利于檔案資源內(nèi)在價值的深入挖掘。在檔案信息化管理模式下，可通過關(guān)鍵詞快速完成檔案資源的搜索與提取，更利于實現(xiàn)檔案資源的高效利用。

二、疾控中心檔案信息化管理中的問題

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

在疾控中心檔案信息化管理工作中，為確保信息化管理成效，需加強對基礎(chǔ)設(shè)施的完善。但實際上，檔案信息化管理中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不合理，究其原因與疾控中心對檔案信息化管理工作不重視有關(guān)。另外，在投入方面嚴重缺乏，忽視對信息化管理設(shè)備及設(shè)施的建設(shè)配置，導(dǎo)致檔案信息化管理工作展開缺乏基礎(chǔ)支持，不利于達到理想的信息化管理效果。

2.管理體系不健全

在大部分疾控中心的檔案信息化管理工作中，存在信息化管理體系不完善的問題，導(dǎo)致信息化管理工作形式化。檔案信息化管理制度不健全，相關(guān)的管理制度規(guī)范尚未制訂，導(dǎo)致檔案管理工作展開缺乏制度化保障，檔案管理主觀隨意，無法確保檔案管理工作的有序展開。檔案信息化管理中的信息化技術(shù)應(yīng)用，普遍存在應(yīng)用不合理或功能淺顯等問題。大部分檔案工作人員缺乏信息素養(yǎng)，無法熟練應(yīng)用信息技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理工作的信息化建設(shè)進程緩慢。

3.檔案信息安全問題

受網(wǎng)絡(luò)的開放性等特征影響，疾病預(yù)防控制中心檔案信息系統(tǒng)易受到網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊，出現(xiàn)檔案信息被篡改或丟失等安全隱患。尤其是網(wǎng)絡(luò)病毒侵入，會造成網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)癱瘓，給疾病預(yù)防控制中心帶來不同程度的損失，因此加強安全隱患規(guī)避顯得尤為重要。

4.檔案管理員工素質(zhì)水平參差不齊

檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，直接影響疾控中心的檔案信息化管理成效。大部分檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平參差不齊，直接影響檔案信息化管理工作的開展。檔案管理人員的信息素養(yǎng)低，無法靈活應(yīng)用信息技術(shù)進行檔案管理，直接影響檔案信息化建設(shè)的進程。大部分檔案管理人員的責(zé)任意識與工作主觀能動性薄弱，專業(yè)知識技能更新緩慢，不利于推動檔案管理質(zhì)量的持續(xù)改進。

三、疾控中心檔案信息化管理的實現(xiàn)策略

1.加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在疾控中心檔案管理工作中，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是實現(xiàn)檔案信息化管理的重要前提。疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理工作的重視，轉(zhuǎn)變思想觀念，增大對檔案信息化管理方面的資金投入，根據(jù)檔案工作的特征與管理要求，合理構(gòu)建信息化設(shè)備，夯實檔案信息化管理基礎(chǔ)。除引進硬件設(shè)施外，還需加強對軟件設(shè)施的配置，合理開發(fā)利用信息化管理系統(tǒng)，加速檔案信息化管理的轉(zhuǎn)型升級進程，切實滿足檔案管理需求。檔案信息化建設(shè)進程中，需遵循“存量數(shù)字化，增量電子化”的發(fā)展戰(zhàn)略，豐富建設(shè)內(nèi)容體系，涵蓋傳統(tǒng)載體的數(shù)字化建設(shè)與增量電子文件的管理等內(nèi)容。建設(shè)內(nèi)容的落實，還需完善的基礎(chǔ)設(shè)施作保障，信息化基礎(chǔ)設(shè)施體現(xiàn)在檔案信息管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化裝置、檔案信息化管理硬件設(shè)施等方面。比如，檔案智能庫房是實現(xiàn)檔案管理的基礎(chǔ)數(shù)字設(shè)備，涉及檔案溫濕度控制系統(tǒng)與檔案智能密集架等功能模塊。除此之外，還包括計算機網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫、檔案管理系統(tǒng)等軟件系統(tǒng)。推動疾控中心檔案信息化建設(shè)，離不開軟硬件設(shè)施的配置，但基礎(chǔ)設(shè)施的配置不能一蹴而就，更不能照搬照用，需根據(jù)疾控中心的檔案工作實際情況，本著引進來與走出去的原則，引進先進的檔案管理經(jīng)驗及設(shè)備，從整體上進行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的部署，以推動疾控中心檔案管理水平持續(xù)提升。檔案資源建設(shè)是信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，但檔案信息資源建設(shè)的過程復(fù)雜煩瑣，通常從以下幾方面入手：一是強化傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的作用價值不能忽視，但隨著信息化時代的深入推進，檔案數(shù)字化與紙質(zhì)檔案共同存儲，或是單獨存儲電子檔案文件成為主流。疾控中心還需根據(jù)檔案工作實際情況，加速檔案數(shù)字化建設(shè)，掃描紙質(zhì)檔案，技術(shù)處理形成的圖像文件，提高文件的可識別性。還可以利用光學(xué)字符識別軟件將圖像文件轉(zhuǎn)化為可檢索的文字，以提高檔案的檢索便利度。尤其是檔案全文檢索的實現(xiàn)，更利于挖掘檔案的利用價值；二是電子文件。在辦公自動化工作進程中，電子文件的重要性逐步突出，同時電子文件的數(shù)量與類型逐步增多，加強對電子文件的管理，成為檔案信息化建設(shè)的核心工作。疾控中心需根據(jù)實際情況，合理設(shè)計或購買檔案信息管理系統(tǒng)，通過對接各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件的及時歸檔。

2.完善檔案信息化管理體系

要想實現(xiàn)疾控中心檔案信息化管理，還需加強完善信息化管理體系，為信息化建設(shè)提供保障。首先，根據(jù)實際情況，合理制訂疾控中心檔案信息化管理制度，明確管理標準與規(guī)范，使檔案管理工作開展有章可循。在制訂信息化管理制度時，需依據(jù)疾控中心的實際情況與檔案資源特征，確保檔案信息化管理制度更貼合檔案管理要求，以充分發(fā)揮檔案管理制度的作用價值，促使檔案管理工作順利展開。合理運用現(xiàn)代信息技術(shù)，為檔案信息化管理提供技術(shù)支持。完善檔案信息化管理系統(tǒng)，合理分類整理與安全存儲檔案信息，實現(xiàn)檔案管理水平不斷提升，以實現(xiàn)檔案資源的高效利用。在檔案行業(yè)信息化建設(shè)與發(fā)展過程中，國家頒布了《中華人民共和國檔案法》等法律規(guī)定與建設(shè)標準。但各地疾控中心檔案管理工作存在明顯差異。在制訂疾控中心檔案信息化管理制度時，首先，應(yīng)從參照檔案行業(yè)現(xiàn)行的法律法規(guī)與建設(shè)標準，合法開展檔案信息化建設(shè)，使檔案工作緊跟行業(yè)發(fā)展步伐。其次，根據(jù)疾控中心檔案管理工作需要，遵循現(xiàn)行的建設(shè)標準，適應(yīng)疾控中心的長足發(fā)展需要，合理規(guī)范制訂檔案信息化建設(shè)制度。疾病預(yù)防控制中心應(yīng)當(dāng)加強對檔案數(shù)字化管理工作的重視，根據(jù)本地疾控中心的工作特征與實際情況，加強對可行性資料數(shù)據(jù)的管理，完善檔案數(shù)字化管理的規(guī)章、制度及績效考核機制，確保管理體系的可操作性、完整性及有效性，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理質(zhì)量的持續(xù)改進。

3.加強安全管理

在疾控中心檔案信息化管理工作中，需加強對大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代科技的整合，為檔案信息化管理工作的開展提供技術(shù)支持。檔案管理工作人員靈活利用現(xiàn)代信息技術(shù)收集、整理疾病信息，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析數(shù)據(jù)信息，建立疾病信息數(shù)據(jù)庫，整合相關(guān)的疾病信息與防控知識，建立完善的檔案，進行安全存儲，切實提高信息化管理的效率與質(zhì)量。完善疾控中心檔案信息化建設(shè)中的安全方案，規(guī)避檔案工作的安全隱患，以確保信息安全與實體安全。在檔案實體安全管理中，加強對檔案庫房的科學(xué)管理，規(guī)范落實檔案“八防”措施，在檔案管理各流程中，做到檔案真實完整，尤其是在檔案信息化建設(shè)進程或檔案利用中，應(yīng)當(dāng)加強對檔案的保護，以加速檔案數(shù)字化建設(shè)進程。在檔案信息安全管理中，應(yīng)完善檔案信息安全管理制度，落實保密規(guī)定，檔案信息存儲計算機與公共信息網(wǎng)絡(luò)連接時，需經(jīng)過安全保密審查。還要加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)墓芾恚_保網(wǎng)絡(luò)與使用過程的信息安全，同時加強計算機系統(tǒng)管理，及時更新殺毒軟件版本。計算機外送修理時，需做好計算機修理情況登記與數(shù)據(jù)內(nèi)容清空處理，做到數(shù)據(jù)復(fù)制與異地保存。磁性載體定期抽樣，機讀檢驗，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。在電子檔案的信息技術(shù)管理中，可采取數(shù)據(jù)簽名技術(shù)、加密技術(shù)、身份認證和防火墻等技術(shù)。利用各種先進的技術(shù)管理措施，規(guī)避各種影響檔案信息安全的因素，以盡快實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳送與信息共享等目標。本著真實性、共享性、保密性的原則，進行電子檔案的信息安全管理，切實維護檔案網(wǎng)絡(luò)安全。加強對電子檔案信息安全的管理，包括存儲環(huán)境、管理制度與技術(shù)管理等。在電子檔案信息安全管理中，一是明確電子檔案信息安全管理的責(zé)任，尤其是在電子檔案的制作中，提高工作人員的責(zé)任心，要求其明確自身的責(zé)任范圍，通過只讀模式調(diào)閱檔案信息，避免出現(xiàn)隨意篡改信息等不良情況。二是及時保存電子檔案信息，尤其是公文性電子檔案，在確立后需減少變動，需要調(diào)整的檔案應(yīng)在部門審批后再進行改動，不斷提高電子檔案的信息安全指數(shù)。三是完善保管制度，電子檔案歸檔后，設(shè)置相應(yīng)的保護程序，使電子檔案處于只讀狀態(tài)。定期檢查檔案信息的實效性與準確性，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)問題，需將信息拷貝后再進行全面修復(fù)，使電子檔案恢復(fù)如初。四是加強對電子檔案活動的管理，采取訪問用戶的身份驗證方式，避免非法訪問用戶的入侵。

4.提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作有專業(yè)性強、涉及環(huán)節(jié)多等特征，尤其是處于信息化時代，需根據(jù)用戶的習(xí)慣不斷提高檔案利用的便捷性，這也對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)提出了更高要求。疾病預(yù)防控制中心的檔案工作人員普遍存在專業(yè)檔案管理人員少、檔案管理人員不被重視等問題，不利于檔案人員綜合素質(zhì)的提升。一是應(yīng)當(dāng)引進優(yōu)秀的檔案管理人才，加強檔案管理隊伍建設(shè)，夯實檔案信息化建設(shè)的組織基礎(chǔ)。同時，建立競爭上崗與職務(wù)績效掛鉤機制，對責(zé)任意識不強與應(yīng)付了事的人員施行降級或調(diào)崗等處理。唯有完善人才引進機制與加強制度管理，才能實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量不斷提升。二是加強思想教育，提高人才的道德水平。加強對檔案管理人員正確價值觀的教育，提高其思想道德水平與職業(yè)道德素質(zhì)，確保檔案信息的安全，提高其工作積極性，同時利用職業(yè)道德準則，避免其做出違反法律制度的違法行為。三是加強業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。對檔案管理人員加強培訓(xùn)教育，使其掌握先進的理論與方法，了解國家政策法規(guī)，明確檔案數(shù)字化管理的基本流程，并能夠得心應(yīng)手地管理各類別與各載體的檔案。還應(yīng)要求其掌握行業(yè)發(fā)展的新要求、新技術(shù)和新方法，以適應(yīng)不斷變化的需求。四是加強思想轉(zhuǎn)變，培育創(chuàng)新精神。注重檔案管理人員的創(chuàng)新能力提升，拓展其知識面與眼界，多學(xué)習(xí)先進的檔案管理經(jīng)驗，掌握先進的檔案管理方法，加速檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級。還要求其積極學(xué)習(xí)與掌握基本的信息技能，緊跟檔案信息化發(fā)展步伐，不斷提高自身的信息素養(yǎng)，熟練運用常用辦公軟件與檔案管理系統(tǒng)，以快速檢索到所需的檔案信息。通過掌握先進的信息技術(shù)，根據(jù)工作需要不斷拓展軟件與系統(tǒng)功能，以加速檔案的數(shù)字化建設(shè)進程。

四、總結(jié)

在現(xiàn)代科技的發(fā)展帶動下，我國檔案信息化管理水平不斷提升。利用數(shù)字化系統(tǒng)進行檔案數(shù)據(jù)的精準、便捷查閱，實現(xiàn)檔案管理質(zhì)量持續(xù)改進，更利于提高疾控中心的社會服務(wù)水平。疾病防控中心檔案管理需向著信息化、網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化的趨勢發(fā)展，加強常規(guī)檔案管理工作的改進，挖掘檔案資料的利用價值。在檔案信息安全、人才培養(yǎng)、管理體系完善等方面加強創(chuàng)新，充分發(fā)揮疾病檔案信息的優(yōu)勢。

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篇6

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.108

[中圖分類號]G271；R197.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-0-02

0 引 言

疾病預(yù)防控制檔案是指疾病預(yù)防控制機構(gòu)在疾病預(yù)防控制、公共衛(wèi)生監(jiān)測、公共衛(wèi)生服務(wù)、衛(wèi)生學(xué)評價、科研培訓(xùn)等活動以及各項工作改革發(fā)展中形成的具有重要價值的文字、圖片及其他不同形式的記載載體。它是人類社會一種巨大的信息資源，既是疾病預(yù)防控制機構(gòu)長期積累下的財富，也是疾病預(yù)防控制事業(yè)的重要信息資源。近幾年，隨著現(xiàn)代醫(yī)療改革工作的發(fā)展，我國的疾病預(yù)防控制事業(yè)有了突飛猛進的發(fā)展，檔案資料在疾病預(yù)防控制機構(gòu)的各項工作部署、實行以及突發(fā)事件的處理過程中發(fā)揮了舉足輕重的作用，顯然疾病預(yù)防控制檔案管理與利用工作已經(jīng)成為疾病預(yù)防控制工作的重要組成部分。

1 疾病預(yù)防控制檔案管理和利用現(xiàn)狀

隨著現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，疾病預(yù)防控制管理工作也在不斷進步，疾病預(yù)防控制檔案逐漸從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，方便了疾病預(yù)防控制檔案的管理，其中一些非絕密文件也開始在網(wǎng)絡(luò)上公開。隨著社會的發(fā)展，對疾病預(yù)防控制檔案的需求也越來越多，不但本行業(yè)需要，一些政府決策機構(gòu)也需要用到，疾病預(yù)防控制檔案的利用也變得多樣性。但是，疾病預(yù)防控制檔案的管理和利用上仍舊存在著一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。一是有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度不夠，檔案信息化管理工作人員的素質(zhì)不高。目前有相當(dāng)一部分人依然認為檔案管理工作可做可不做，從思想上就沒有重視檔案管理工作。殊不知，疾病預(yù)防控制檔案是特定時間、特定地點、特定事件的現(xiàn)場記錄，是各種疾病的歷史見證，也是查驗真?zhèn)蔚牡谝皇种匾Y料。二是疾病預(yù)防控制檔案的管理制度依舊有不完善的地方。多數(shù)疾病預(yù)防控制機構(gòu)還在沿用落后的衛(wèi)生防疫機構(gòu)的檔案管理模式，檔案沒有集中統(tǒng)一管理，檔案的管理也缺乏科學(xué)性，建檔、歸檔也不明確。三是硬件設(shè)施條件難以滿足檔案利用管理的需求。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有自己一套完整的管理模式，但這套模式已無法滿足現(xiàn)代電子檔案管理利用工作的需求，而且疾病預(yù)防控制機構(gòu)的配套設(shè)施不完善，檔案存儲環(huán)境過于簡陋、潮濕，計算機老化現(xiàn)象都會影響檔案的壽命。

2 疾病預(yù)防控制檔案管理和利用對策分析

2.1 健全檔案管理與利用機制

疾病預(yù)防控制檔案如果想要得到高效的管理和有效的利用，首先要建立健全檔案管理與利用制度，包括各項規(guī)章制度和一套行之有效的、科學(xué)的管理體系，這是檔案管理與利用工作的關(guān)鍵。由于疾病預(yù)防控制檔案的種類比較多，形式也各不相同，因此，檔案管理制度的完善要符合實際情況。同時檔案管理制度要不斷進行更新和完善，保證與時俱進，制定出一套標準的、規(guī)范的、統(tǒng)一的檔案收集標準，并明確檔案材料收集的范圍與收集的重點內(nèi)容。在制定檔案管理與利用制度時，檔案管理人員應(yīng)深入了解各科室的主要業(yè)務(wù)及其活動，在國家制定的相關(guān)規(guī)范制度的基礎(chǔ)上，與各科室進行協(xié)商，制定出科學(xué)有效的檔案管理與利用制度。

2.2 提高信息收集的全面性和實時性

檔案管理的本質(zhì)是提高檔案的應(yīng)用性，且將以往的檔案資料加以整理和存儲，在之后的工作中如果需要歷史資料的支持，所存儲的檔案資料便能夠發(fā)揮作用，更好地指導(dǎo)工作。因此，要使檔案具有價值，必須嚴格把握好檔案收集、整理等基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的質(zhì)量，案卷材料是否收集全面、完整、及時對檔案的價值有著重要的影響。另一方面，疾病預(yù)防控制中心在社會生活中起著重要的作用，尤其是對于突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處理。當(dāng)發(fā)生此類事件時，疾控中心檔案室將在極短的時間內(nèi)迅速為突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供檔案信息服務(wù)，包括數(shù)據(jù)資料、防病知識等，與醫(yī)院相配合，減輕突發(fā)衛(wèi)生事件給社會造成的惡劣影響。

2.3 檔案信息資源合理利用

檔案工作要辦得好，就要將局面進行創(chuàng)新，檔案信息資源合理利用是一個重要的環(huán)節(jié)。首先，要將原有的被動服務(wù)變成主動服務(wù)，這就要求檔案管理人員要積極主動地預(yù)測上級和其他部門對檔案信息資源的需求，改變以往“坐等需求”的做法，這能夠在傳染病爆發(fā)時，讓疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)人員快速調(diào)取檔案，節(jié)約大量的時間。其次，要實現(xiàn)局域網(wǎng)上檔案的信息交流和資源共享，并且要能夠及時地更新疾病信息，讓人們能夠了解到最新的消息，這樣才能減輕民眾對疾病的恐慌。最后，在進行檔案信息化建設(shè)的同時，也要充分做好檔案信息資源的合理利用工作，做到邊建檔邊利用，不斷完善檔案，編纂人員要多方面、多角度地編纂專題檔案，整合相似的疾病預(yù)防控制檔案，將檔案信息資源能夠被充分合理的利用，進而使疾病預(yù)防控制部門檔案信息化工作早日得到普及。

2.4 檔案管理信息化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，檔案管理手段越來越豐富。在檔案管理的發(fā)展過程中，檔案資料的數(shù)量越來越多，尤其是信息化發(fā)展以來，檔案數(shù)量急劇增長，也為檔案管理和利用工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，如，存在檔案利用率較低、檔案保存環(huán)境較差、檔案資料不共享等問題，要想使這些問題得到根本性的解決，就要對n案實現(xiàn)管理信息化。所謂檔案管理信息化，指的是借助計算機技術(shù)、現(xiàn)代信息技術(shù)等高科技技術(shù)對檔案信息資源進行保存、管理、處置、利用等工作，使疾病預(yù)防控制檔案能夠發(fā)揮出其最大價值，為疾病預(yù)防控制工作做出貢獻。檔案管理信息化建設(shè)主要包括以下幾方面的內(nèi)容。

（1）實現(xiàn)檔案信息資源高度共享。疾控中心應(yīng)將檔案管理納入辦公自動化的總體架構(gòu)中，實現(xiàn)檔案管理與辦公自動化的一體化，其中要包括人事、行政、財務(wù)、傳染病、調(diào)查報告、監(jiān)控數(shù)據(jù)、方案措施和疫情統(tǒng)計等數(shù)據(jù)資料。要將檔案信息進行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)檔案的收集、存儲、管理、利用的一體化建設(shè)，使檔案資源高度共享，實現(xiàn)檔案信息資源最大程度的利用。

（2）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是疾控中心檔案信息化建設(shè)中十分重要的一環(huán)，是實現(xiàn)檔案信息化水平的前提條件。這些基礎(chǔ)設(shè)施主要包括存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及信息安全系統(tǒng)等，且硬件和軟件應(yīng)當(dāng)以滿足使用需求為目標，避免財力浪費，要將資源用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵地方。

（3）利用大數(shù)據(jù)等分析手段對信息進行有效利用。檔案信息化建設(shè)的最終目標是使檔案管理工作更加方便，提高檔案管理的效率，提高檔案信息的利用程度。在對疾控檔案信息加以利用時，由于存儲的檔案資料數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，直接進行統(tǒng)計工作可能比較困難。因此，利用大數(shù)據(jù)分析等手段對檔案數(shù)據(jù)進行建模分析與統(tǒng)計工作能夠有效地解決這些問題，并能夠挖掘出隱含的信息，發(fā)揮出檔案信息的價值，更好地為疾控工作服務(wù)。

3 結(jié) 語

疾病預(yù)防控制檔案的管理與利用工作是公共衛(wèi)生事業(yè)的一個重要組成部分，如果能夠提高檔案管理的有效性，發(fā)揮出檔案信息的最大價值，對當(dāng)前我國公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展有著十分重要的促進作用。因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)從實際出發(fā)，探析目前我國疾病預(yù)防控制檔案管理與利用工作的現(xiàn)狀以及所存在的問題，并找出合理的解決方案，切實提高我國疾病預(yù)防控制檔案管理與利用工作的有效性。

主要參考文獻

篇7

最近幾年以來，隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，信息化建設(shè)已經(jīng)成為各行各業(yè)主流的發(fā)展趨勢，檔案管理事業(yè)自然也不例外。對疾控中心來說，其本身的工作量極為龐大，尤其是對檔案管理工作而言，面對海量的信息數(shù)據(jù)，需要針對患者的個人情況實施整理，單純依靠人工整理往往難以有效保障精確性與工作效率。而通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，則能夠有效避免上述問題，能夠進一步簡化相關(guān)流程，使得工作量顯著降低，進一步提升檔案管理工作的效率。在相關(guān)部門的引導(dǎo)下，我國疾控中心檔案管理信息化建設(shè)通過多年的發(fā)展已經(jīng)取得了一定的成績，與此同時，也暴露出一些不足，如何有效解決這些不足，進一步提升疾控中心檔案管理工作就成為社會各界共同關(guān)注的課題。

一、疾控中心檔案信息化管理存在的不足

（一）信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。檔案本身所具有的性質(zhì)決定檔案信息化建設(shè)必然需要一定的軟硬件基礎(chǔ)，比如局域網(wǎng)、性能良好的電腦、檔案數(shù)據(jù)庫以及大容量服務(wù)器等等，同時還需要開發(fā)檔案管理專用軟件，加強檔案網(wǎng)絡(luò)日常維護管理工作等。然而，疾控中心檔案管理部門資金主要依靠財政撥付，資金撥付通常無法滿足檔案信息化管理方面的需求，使得信息化技術(shù)設(shè)施相對較為薄弱。

（二）管理制度存在滯后性。隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷深入，大部分疾控中心都在嘗試主動引入現(xiàn)金的管理方法與技術(shù)。然而，受到檔案管理傳統(tǒng)理念的制約，檔案信息化管理仍舊是沿用傳統(tǒng)的管理制度，沒有形成一套完善的管理體系，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫、資料以及信息管理方面都存在不同程度的滯后性。

（三）檔案管理隊伍綜合素質(zhì)參差不齊。由于部分疾控中心對檔案信息化管理人才的重視程度不足，相關(guān)人才的培養(yǎng)與引進工作存在較大的滯后性，部分檔案管理人員往往身兼數(shù)職，并且沒有接受過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓(xùn)教育，檔案管理隊伍綜合素質(zhì)參差不齊，嚴重影響了檔案信息化管理工作的效率。

二、檔案管理信息化建設(shè)的措施與建議

（一）加強各項基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入。1.硬件系統(tǒng)建設(shè)。疾控中心應(yīng)當(dāng)意識到硬件系統(tǒng)建設(shè)對檔案信息化管理的重要作用，為檔案管理部門爭取更多的資金投入，主動購入打印機、復(fù)印機、掃描以及高性能計算機等硬件設(shè)施。與此同時，針對疾控中心檔案管理工作龐大的信息資料，還應(yīng)當(dāng)購置專門用于檔案整理、收集的計算機，便于檔案信息的快速傳遞，進一步發(fā)揮硬盤儲存容量大、檢索快以及儲存方便的作用。2.數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對于之前保存的紙質(zhì)檔案，疾控中心應(yīng)當(dāng)進一步強化檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)，主動針對各種分散的、多種介質(zhì)的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進行有效的轉(zhuǎn)化歸檔處理，真正實現(xiàn)檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用，提升疾控中心檔案管理工作的質(zhì)量與精度。

（二）建立健全檔案信息化管理體系。檔案信息化管理與傳統(tǒng)的檔案管理工作存在巨大的差異性，倘若仍舊沿用傳統(tǒng)檔案管理制度，顯然會導(dǎo)致檔案信息化管理工作的效率下降。這就需要各個疾控中心綜合參考自身實際發(fā)展情況與檔案資料庫大小，建立一套完善的信息管理規(guī)章制度，進一步明確檔案管理的數(shù)量、人員以及檔案室進入要求等，將責(zé)任進行細化，并落實到具體崗位，通過明確實際工作的操作章程，保障有關(guān)工作人員均能夠按照相關(guān)規(guī)章制度來開展工作，進一步提升檔案信息化管理工作的規(guī)范性。除此之外，疾控中心還應(yīng)當(dāng)積極制定一套與管理制度完全適應(yīng)的獎懲方案與監(jiān)管方式，獎罰分明，進一步提升檔案管理人員的服務(wù)意識與自覺性，通過一套完善的檔案信息化管理體系，促使檔案信息化管理工作質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

（三）加強檔案管理隊伍培訓(xùn)教育。首先，疾控中心檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強檔案管理人員的后繼管理工作，通過制定業(yè)務(wù)考核體系、檔案管理人員任免體系、繼續(xù)教育體系等，進一步提升廣大檔案管理人員的緊迫感，使其能夠主動投入到學(xué)習(xí)中。其次，疾控中心應(yīng)當(dāng)綜合參考檔案管理工作的實際情況，制定針對性的晉升體系，在有效調(diào)動檔案人員能動性的同時，吸引更多的綜合素質(zhì)過硬的檔案管理專業(yè)人才，以此來充實檔案管理隊伍，以此來帶動整個檔案管理隊伍綜合素質(zhì)的提升。最后，加大檔案管理隊伍的繼續(xù)教育力度，通過主動開展多種類型的教育形式，包括講座、委培等形式，積極進行檔案管理專業(yè)知識、信息化專業(yè)知識的培訓(xùn)，全面提升檔案管理隊伍的專業(yè)水平、信息化水平。

三、結(jié)語

綜上所述，作為政府疾病防控的重要單位，疾控中心檔案信息化建設(shè)不僅關(guān)系到疾控中心工作的質(zhì)量，同時還關(guān)系到我國疾病防控事業(yè)的發(fā)展。這就需要疾控中心高度重視檔案信息化管理工作，針對當(dāng)前檔案信息化管理工作中存在的不足進行系統(tǒng)的分析，同時制定針對性的解決對策，通過多方面舉措全面提升檔案管理工作質(zhì)量，促進我國疾病防控事業(yè)健康、有序的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]劉瑛,郭宏.疾控中心檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)[J].職業(yè)與健康,2014(15):2193-2194;2197.

篇8

疾病預(yù)防控制中心對人們的健康有很大的意義，疾病預(yù)防控制中心的檔案是疾控中心非常重要的組成部分，疾控中心很多工作都是根據(jù)檔案上的資料進行的，對疾病的詳細記錄，可以幫助醫(yī)務(wù)人員更好的研究這項疾病，研發(fā)出治療這項疾病的有效藥物，當(dāng)這項疾病再次爆發(fā)的時候，可以通過藥物治療，有效的減少死亡人數(shù)。疾控檔案中記錄了疾病的傳播方式，可以幫助人們更好的遠離傳播源，從關(guān)注自身的健康做起，可以有意識的對疾病進行預(yù)防，疾控中心檔案的信息化管理，可以幫助醫(yī)務(wù)人員、衛(wèi)生組織更好的對檔案進行利用，可以為他們節(jié)省更多的時間，為人們的生命健康打下堅實的基礎(chǔ)。另外，醫(yī)學(xué)是處于一個不斷發(fā)展的過程，同樣疾控中心的工作者應(yīng)該要不斷學(xué)習(xí)，通過對檔案中信息進行不斷的研究，對檔案中的信息及時進行更新，可以促進疾控中心的總體發(fā)展。

二、疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理的現(xiàn)狀

雖然信息化管理已經(jīng)在疾控中心檔案管理中被應(yīng)用，但是就目前的實際情況來分析，在對疾控中心檔案進行信息化管理的過程中，還是存在一些問題。第一，管理不夠規(guī)范。疾控中心的檔案有很多類，例如：人事檔案、疾病案例檔案等，而且檔案數(shù)量也十分龐大，所以疾控中心的檔案管理工作非常繁忙，在使用信息化管理對檔案進行管理時，往往不夠規(guī)范，對不同類型的檔案沒有做到分門別類，有時還會出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，當(dāng)需要使用某份檔案的時候，由于不規(guī)范管理，造成尋找檔案時間過長，為疾控研究人員的工作帶來麻煩；第二，檔案信息化程度過低。在檔案信息化管理過程中，工作人員應(yīng)該積極的使用信息技術(shù)，但是很多地區(qū)的疾控中心在信息化管理中，由于軟件或者硬件設(shè)施等原因，檔案信息化程度過低，缺乏完善的信息化管理系統(tǒng)，對信息技術(shù)的使用不夠成熟，造成檔案管理出現(xiàn)漏洞；第三，缺乏檔案信息化管理人才。疾控中心信息化管理雖然要借助信息技術(shù)完成，但歸根究底，完成這些工作的還是工作人員，所以在管理中就需要管理人才，但是目前很多疾控中心都缺乏這類人才，現(xiàn)有的管理人員缺乏專業(yè)知識，對信息技術(shù)掌握也不夠熟練，這些都不利于疾控中心檔案的信息化管理。

三、加強疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理的措施

第一，建立完善的信息化管理系統(tǒng)。檔案的信息化管理中，完善的管理系統(tǒng)是管理工作正常進行的前提，有了完善的管理系統(tǒng)，工作人員可以及時的對檔案信息進行分類，按照明確的流程將檔案輸入到網(wǎng)絡(luò)中，根據(jù)檔案的類型、來源、時間等分別進行收集與整理，當(dāng)疾控工作人員需要檔案時，可以快而準的將檔案從電腦中調(diào)出來；第二，加強信息化建設(shè)。信息化過低是阻礙檔案信息化管理的原因之一，隨著信息技術(shù)的進步，很多工作都離不開信息技術(shù)，由于檔案管理工作的性質(zhì)，加強信息化建設(shè)尤其重要，疾控中心要增加軟件、硬件等設(shè)施的建設(shè)，為檔案的信息化管理提供強有力的基礎(chǔ)，要注意信息技術(shù)的發(fā)展，及時更新管理系統(tǒng)，定期派人檢查計算機的使用情況，要保障工作時設(shè)備可以正常運行，促進檔案的信息化管理；第三，建設(shè)一支強有力的管理隊伍。在疾控中心信息化管理中，管理人才是提高信息化管理質(zhì)量的關(guān)鍵，信息技術(shù)再強大，也有出錯的時候，工作人員要對熟練掌握好信息技術(shù)，當(dāng)出現(xiàn)問題的時候，能及時的發(fā)現(xiàn)，并且運用專業(yè)知識將問題解決好。在建設(shè)管理隊伍時，要加強對管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，還要培養(yǎng)他們的責(zé)任意識，因為疾控中心的檔案管理工作與人們的健康是息息相關(guān)的，工作人員要意識到檔案信息化管理的重要性，有較高的職業(yè)素養(yǎng)，才能更好的落實疾控中心檔案的信息化管理工作，促進疾病中心的全面發(fā)展。

篇9

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）13-0237-01

疾控中心對檔案的管理和利用，直接關(guān)系到業(yè)務(wù)的開展以及過程中對于疾病預(yù)防的進展工作，這些檔案都是經(jīng)過無數(shù)次的實踐證明所匯聚而成的結(jié)果。對疾病預(yù)防有很強的利用價值。同樣的，對于這些檔案的管理方式各不相同，檔案的管理包含了數(shù)據(jù)資料的收集、分析、整理、歸檔到保存利用的過程，需要有專業(yè)人員對其進行，分工要明確，這樣才能將檔案發(fā)揮出最大的價值，為衛(wèi)生防疫提供便捷有利的條件。

一、疾控中心

疾控中心全稱疾病預(yù)防控制中心，是一個事業(yè)型的公益單位。為了預(yù)防和控制疾病與公共衛(wèi)生，我國已成立疾病預(yù)防控制中心，并且在各省、市、自治區(qū)等建立了相關(guān)的分支機構(gòu)。

（1）為疾病預(yù)防和公共衛(wèi)生提供相關(guān)的政策，規(guī)章和科學(xué)依據(jù)等。

（2）建立公共衛(wèi)生監(jiān)測系統(tǒng)，實施相關(guān)的疾病預(yù)防控制和公共衛(wèi)生的工作計劃。對影響人們生命健康的疾病因素進行監(jiān)測。對傳染病、慢性非傳染性疾病、寄生蟲病等重大疾病的發(fā)生、生長、進行病學(xué)檢測。

（3）參與和處理地方重大疫情、突發(fā)疫情事件。建立應(yīng)急反應(yīng)系統(tǒng)。研究開發(fā)且推廣先進的技術(shù)，以便促進公共衛(wèi)生監(jiān)測工作系統(tǒng)化、規(guī)范化。組織實施全國性重大疾病專題訪問。

（4）著重研究影響國民經(jīng)濟和生命健康的疾病和公共衛(wèi)生安全問題，對疾病的控制提供科學(xué)依據(jù)。

（5）組織和承擔(dān)疾病預(yù)防的控制等相關(guān)的科學(xué)研究，負責(zé)對下級部門人員的培訓(xùn)；國際方面，與國外精湛先進的技術(shù)進行交流，引進先進的技術(shù)。

二、檔案管理

檔案的管理是預(yù)防疾病工作機構(gòu)一項非常重要的工作。是一種歷史文獻，可以為以后疾控工作的開展提供咨詢、發(fā)展、決策的科學(xué)依據(jù)。若想疾控工作開展得順利，就必須夯實檔案工作基A，必須不斷豐富檔案管理的資源。確保檔案齊全完整，為疾病預(yù)防事業(yè)提供更好的服務(wù)。加強規(guī)范檔案管理的具體措施，促進疾控事業(yè)穩(wěn)定地發(fā)展。檔案規(guī)范化管理可以有效地提高工作人員的檔案法律意識。規(guī)范化的管理有利于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，成立工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加大人力、財力和物力的投入。為檔案管理提供硬性條件。規(guī)范化的管理可以確保檔案的收集和利用?？梢赃M一步完善檔案管理工作的制度，相比之前的工作更加的規(guī)范化、制度化。

疾控中心檔案管理必須分工明確，否則，到了用的地方就會自亂陣腳。應(yīng)分兩級管理。中心統(tǒng)籌，下級各部門進行細致化管理。下級部門要聽中心的統(tǒng)一安排。

疾控檔案的管理要著力解決檔案服務(wù)中存在的問題，要創(chuàng)新發(fā)展檔案服務(wù)的方式，更新新型的服務(wù)觀念、深化服務(wù)內(nèi)容、提高服務(wù)能力。善于交流，接受新信息，達到資源共享。作為一個疾控檔案管理的工作人員，要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，結(jié)合本單位的特點，創(chuàng)新歸檔方法。要樹立職業(yè)意識、培養(yǎng)自己的職業(yè)操守。擴大自己的知識視野，提高自己的工作能力。

三、結(jié)語

疾病預(yù)防是和諧社會的基礎(chǔ)。它與人民密切相關(guān)，更關(guān)系到國家的穩(wěn)定?！癝ARS”等重大傳染性疾病的流行，不斷警示人們要提高疾病預(yù)防的工作。重大疾病的流行時刻威脅人民群眾的生命安全，這就要求疾病預(yù)防中心要時刻關(guān)注民生民態(tài)，以人民生命安全為首位。同樣，也要求每位疾控中心的檔案管理工作人員對檔案的分類，做到“一類一整”不能害怕麻煩，為今后工作的開展做好足夠的材料準備。只有做好疾病預(yù)防事業(yè)的檔案管理工作，才能更好地保障人民的生命安全。

參考文獻：

篇10

疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案兩級管理是指在疾控中心檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案實行分為中心級、科級兩級管理。其內(nèi)容有以下四個方面：

1.1 將疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案納入中心檔案工作管理體系

同其他門類的檔案一樣，業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)在接受中心檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由中心檔案室負責(zé)具體組織實施。

1.2 將業(yè)務(wù)檔案分為中心、科兩級

對業(yè)務(wù)活動中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)測檔案分別為中心級業(yè)務(wù)檔案和科級業(yè)務(wù)檔案兩個層次。

1.3 中心級業(yè)務(wù)檔案管理

凡劃歸的中心級管理的業(yè)務(wù)檔案，由各科兼職檔案員負責(zé)收納、整理、立卷，定期向中心檔案室歸檔，交由中心檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。

1.4 科級業(yè)務(wù)檔案管理

凡劃歸為科級管理的業(yè)務(wù)檔案，交科保存，由各科兼職檔案員負責(zé)收納、整理、立卷，并負責(zé)保管和提供利用。

2 中心、科兩級檔案范圍的確定

2.1 中心級業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍

在確定中心級業(yè)務(wù)檔案的范圍時，應(yīng)本著總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料以及在基礎(chǔ)監(jiān)測上形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價值且保管期限長的材料確定為中心級檔案，以確保中心存業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映和概括本機構(gòu)業(yè)務(wù)活動及工作水平。總體來看，中心級業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個方面：

2.1.1 業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標準及技術(shù)方法的研究檔案。包括有關(guān)證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。

2.1.2 年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學(xué)生常見病等疾病防治方案及總結(jié)、疫情流行病學(xué)分析、疫情流行趨勢預(yù)測等。

2.1.3 重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調(diào)查處理等有關(guān)材料包括調(diào)查報告及現(xiàn)場調(diào)查記錄及有關(guān)的行政處罰材料等或年度綜合性分析總結(jié)。

2.1.4 各項業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計月報、年報。

2.1.5 省市級以上刊物上發(fā)表的業(yè)務(wù)論文。

2.2 科級業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍

我國各級疾病預(yù)防控制中心在日常業(yè)務(wù)活動中更大量地、且直接地是形成服務(wù)對象檔案，即在對其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏楸局行墓芾淼膯挝凰峁┑慕?jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)測服務(wù)中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務(wù)的企業(yè)的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，疾病預(yù)防控制工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規(guī)律得自于長期的大量的日常性監(jiān)測材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)測材料不僅對當(dāng)年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現(xiàn)和分析出疫情流行規(guī)律。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結(jié)性報告就可以隨意處置，而應(yīng)做為科級業(yè)務(wù)檔案存科保管。

3 實行兩級管理的意義

3.1 中心級管理有利于疾控業(yè)務(wù)工作整體水平的提高

首先，中心級業(yè)務(wù)檔案管理可使中心檔案能夠反映業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平，對于中心領(lǐng)導(dǎo)及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據(jù)。其次，由于中心級業(yè)務(wù)歸檔范圍明確將具有總結(jié)分析性、學(xué)術(shù)性的材料交中心歸檔，從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業(yè)務(wù)工作的提高。第三，中心檔案室人員針對業(yè)務(wù)檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全中心科研防病工作服務(wù)，有利于疾控機構(gòu)科研工作的開展。第四，中心級檔案管理便于開展中心疾病防控信息的交流，為全市甚至全國的疾控工作提供利用。

3.2 科級管理是有利于滿足疾控業(yè)務(wù)工作日常的需要

疾控業(yè)務(wù)有延續(xù)性，在對監(jiān)測點、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測中，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)督監(jiān)測檔案；特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或注銷。因此科級管理就可以及時滿足疾病預(yù)防控制的日常需要。

4 兩級管理的實施

4.1 建立切合實際的業(yè)務(wù)檔案管理制度

對種類繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實行科學(xué)規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的業(yè)務(wù)檔案管理制度。首先，在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時，中心檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動，再結(jié)合衛(wèi)生部“全國疾病預(yù)防控制工作規(guī)范”關(guān)于業(yè)務(wù)活動形成材料范圍的規(guī)定，經(jīng)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實際的各科中心級和科級業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業(yè)務(wù)檔案也要同中心級業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確保科級檔案立卷的規(guī)范，但可使用不同的卷皮，以示區(qū)分；第三，嚴格科級檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據(jù)為已有。

4.2 加強對兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)