導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案法論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

《物權(quán)法》第二條：“本法所稱物權(quán)，是指權(quán)利人依法對特定的物享有直接支配和排他的權(quán)利，包括所有權(quán)、用益物權(quán)和擔(dān)保物權(quán)”；第六條：“動產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立和轉(zhuǎn)讓，應(yīng)當(dāng)依照法律規(guī)定交付”；第二十九條：“因繼承或者受遺贈取得物權(quán)的，自繼承或者受遺贈開始時發(fā)生效力”；第三十二條：“物權(quán)受到侵害的，權(quán)利人可以通過和解、調(diào)解、仲裁、訴訟等途徑解決”；第三十九條：“所有權(quán)人對自己的不動產(chǎn)或者動產(chǎn)，依法享有占有、使用、收益和處分的權(quán)利”；第五十七條：“違反國有財產(chǎn)管理規(guī)定，在企業(yè)改制、合并分立、關(guān)聯(lián)交易等過程中，低價轉(zhuǎn)讓、合謀私分、擅自擔(dān)?；蛘咭云渌绞皆斐蓢胸敭a(chǎn)損失的，應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)法律責(zé)任”；第六十一條：“城鎮(zhèn)集體所有的不動產(chǎn)和動產(chǎn)，依照法律、行政法規(guī)的規(guī)定由本集體享有占有、使用、收益和處分的權(quán)利”。

檔案的物權(quán)特性

《檔案法》第二條：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！蹦骋患唧w檔案從形成到消失，始終體現(xiàn)為一種動產(chǎn)物的基本屬性，并可能經(jīng)歷形成者、保存者和利用者三個環(huán)節(jié)，其檔案物權(quán)體現(xiàn)形式又各不相同。

1.檔案對于形成者的物權(quán)。檔案對于形成者來說擁有完整的物權(quán)，即所有權(quán)、用益物權(quán)和擔(dān)保物權(quán)。此時，檔案的物權(quán)所有人是明確而單一的，即形成者就是物權(quán)擁有者。從法律上講，各個檔案形成者不論其屬于何種所有制形式，對于自己形成的檔案享有的物權(quán)都受到《物權(quán)法》保護(hù)，任何單位和個人不得侵害。

2.檔案對于保存者的物權(quán)。檔案形成后，由于各形成主體所有制及其所形成檔案對國家和社會保存價值的不同，就出現(xiàn)了檔案流向問題，即某些檔案形成者形成的檔案在其自行保存一段時間后需向國家綜合檔案館或部門、行業(yè)檔案館移交，而有些則仍由形成者長期保存。檔案流向的變化，有時會引起檔案所有權(quán)的變化。如向國家檔案館移交的同時，檔案的所有權(quán)即從檔案形成者向真正意義上的國家所有轉(zhuǎn)變（因?yàn)榇藭r的檔案面向的是整個社會，而在機(jī)關(guān)檔案室保存時面向的只是本機(jī)關(guān)），并由國家設(shè)立的檔案館代為行使國家所有權(quán)。此時檔案的用益物權(quán)和擔(dān)保物權(quán)也隨之轉(zhuǎn)移。

3.檔案對于利用者的物權(quán)。檔案的作用在于為利用者提供原始憑證、法律依據(jù)等服務(wù)，從而幫助利用者解決問題。由此看出，檔案利用者對檔案并不擁有所有權(quán)和擔(dān)保物權(quán)，他只是通過利用而享受用益物權(quán)。

《檔案法》應(yīng)當(dāng)增設(shè)有關(guān)檔案物權(quán)方面的規(guī)定

1.應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門條文界定我國檔案所有權(quán)形式和種類。目前《檔案法》中還沒有具體規(guī)定檔案所有權(quán)的條文。只在第十六條和第十七、十八條中提到了“集體所有的和個人所有的”及“國家所有的”這三種類型。雖然涉及檔案所有權(quán)的三種類型，但在本法中均無先前設(shè)定作為基礎(chǔ)。所以，從文字中只能看出三種所有制形式，卻無法確定不同所有制檔案的所有者及其內(nèi)容范圍。

篇2

隨著人類遠(yuǎn)古歷史流傳，人類歷經(jīng)如燧人氏鉆木取火，伏羲氏結(jié)網(wǎng)捕魚，神農(nóng)氏種植五谷等傳說；歷經(jīng)結(jié)繩記事、刻契記事、圖畫記事等的原始記事；歷經(jīng)語言記錄符號——文字的產(chǎn)生；歷經(jīng)國家、階級、文明的產(chǎn)生；檔案最終成為人類語言及活動的記錄。

據(jù)《說文》中記載，“史，記事者也，從右持中，中，正也”。所謂“中”意為“薄書”“凡官府薄書謂之中，薄書猶今之案卷也”。商代的“史官”是商文化、文字、書冊的統(tǒng)領(lǐng)者，是王命大政的決策、記載、下達(dá)及掌管者。即“史官”是當(dāng)時神權(quán)的代言人和文化的壟斷者，同時他們又是商代檔案的形成者與管理者。其中聞名于世的商代甲骨檔案，包括：占卜刻辭、卜事刻辭、記事刻辭、表譜刻辭等四類，是我國現(xiàn)存最早、較系統(tǒng)的官府文書，是揭示商代歷史最豐富最直接可靠的原始材料，也是世界上絕無僅有的材料獨(dú)特、數(shù)量繁多、年代久遠(yuǎn)的檔案，同時亦是中國古老文明的鮮明佐證。

到了西周時期，我國檔案工作比商朝有了進(jìn)一步發(fā)展?！疤峰肌币源笫窞槭祝捌湎聦俟賳T組成的官署機(jī)構(gòu)，主要掌管起草文書、記載史事、保管國家典籍、策命諸侯卿大夫及其他事務(wù)。當(dāng)時除了有專門的檔案機(jī)構(gòu)，還有了比較細(xì)化的掌管王朝內(nèi)外檔案的組織人員，即大史、小史、內(nèi)史、御史和外史。此外西周的史官記注制度是我國古代歷史記載方面領(lǐng)先于世界的一種管理制度。而“金文檔案”又是我國歷史上繼商代甲骨檔案之后又一種特有的彌足珍貴的歷史檔案。

歷史演進(jìn)到春秋戰(zhàn)國時期，代表當(dāng)時階級勢力的文書檔案無論從內(nèi)容到形式都有了較大發(fā)展。其中包括專門檔案、日常政務(wù)文書及民用契券，主要種類有刑書、計書、上書、盟書、璽書、遺書、符、節(jié)、檄文、券等。另外，文書檔案工作逐漸由傳統(tǒng)史官任內(nèi)分離出來，被一批專門掌管文書檔案的官員所代替。這表明了社會的發(fā)展與進(jìn)步，由奴隸社會向封建社會轉(zhuǎn)化，同時也是職官分工的歷史進(jìn)步。

秦朝，在其他諸侯列國的先進(jìn)文化影響下，其文書檔案管理工作得以迅速發(fā)展完善。至秦文公以后達(dá)到歷史較高水平。而且秦的文書檔案制度的制定是在全國統(tǒng)一文字的基礎(chǔ)上得以實(shí)施。并且其文書檔案工作緊密圍繞鞏固發(fā)展專制的封建皇權(quán)，從而大大促進(jìn)了古代文書檔案工作的進(jìn)程。

兩漢時期的檔案和檔案工作，隨著中國封建社會的發(fā)展得到進(jìn)步。這一時期的公務(wù)文書的種類和用途增加許多，在文書處理方面，逐步形成了從中央到地方一整套文書工作制度，保證了文書檔案的順利傳遞，有利維護(hù)了封建國家機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。兩漢時期，當(dāng)時政權(quán)重視加強(qiáng)檔案文化典籍的收集、累積和利用，促進(jìn)了這一時期文化的高度發(fā)展和繁榮。

魏晉南北朝時期，中國又進(jìn)入動蕩戰(zhàn)亂時代。在中央，檔案工作形成中書、門下、尚書三省分治的中樞系統(tǒng)，建立了中央文書檔案的工作系統(tǒng)。同時隨著各國文書檔案工作系統(tǒng)的建立和加強(qiáng)，各國文書檔案工作人員日益增加，先后設(shè)置有尚書、都令史、令史、書令史……官吏多達(dá)五六十種，名目之多創(chuàng)歷史之最。但這一時期各國皆重視檔案典籍的收藏與營養(yǎng)汲取。然而由于長期的社會動亂，大量的檔案典籍又造成很大破壞。令人欣慰的是，這一時期隨著我國四大發(fā)明之一造紙技術(shù)的發(fā)展，以及筆、墨等書寫材料的改進(jìn)，不僅促進(jìn)了我國書法和文具制造工藝的提升，而且為文書檔案工作的發(fā)展提供了良好的物質(zhì)技術(shù)條件，因而檔案工作得到了進(jìn)一步提高和發(fā)展。

隨著歷史的發(fā)展，我國社會進(jìn)入空前繁榮的唐代。唐代的檔案工作中，確立了文書檔案“中書出令、門下審議、尚書執(zhí)行”的三省分權(quán)運(yùn)行體制。三省分權(quán)制度，保證了文書運(yùn)行的認(rèn)真準(zhǔn)確、避免了任何一方的獨(dú)權(quán)，有效維護(hù)了國家機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。至隋唐，文檔官吏進(jìn)一步專職化，由于當(dāng)時科舉制度的誕生，選官用吏兩相分離，最終形成等級森嚴(yán)的官吏制度。而作為文書檔案人員的“令吏”，地位低微而又不易升遷。隨著國家機(jī)構(gòu)的不斷完善，文書檔案的管理制度和律令亦比前代更加系統(tǒng)完備。對檔案的收集歸檔，整理鑒定，銷毀利用等方面都做了明文規(guī)定。貞觀三年（公元629年），唐太宗組史館，設(shè)館官修史書，他深明“以史為鑒”；“以古為鏡，可以知興替”的道理，因而通過修史編制來加強(qiáng)鞏固政治統(tǒng)治。并且這種設(shè)置史館的官修史書制度，一直延伸到清朝民國。唐代征集檔案史書編纂的成就主要體現(xiàn)在，二十四史中的《晉書》、《梁書》、《陳書》、《北齊書》、《周書》、《隋書》、《南史》及《北史》，皆成書于唐的史館。宋代的文書檔案種類，除一般政務(wù)文書外，其專門檔案有“賦役檔案”、“律法檔案”和“例”。宋朝檔案目前基本無存。由于宋代政治腐化，封建官僚日益腐朽墮落，一切政事“以例從事”，“例”即所謂檔案，因而掌管檔案的官吏無疑成為處理政事中不可或缺的人員。因此宋代文書檔案人員，盡管職位不高，但在各級政權(quán)機(jī)關(guān)中的作用卻比唐朝重要。宋代的檔案工作機(jī)構(gòu)中，有“事中”，“中書舍人”，“翰林學(xué)士”“司諫”，“錄事”，“主事”，“令史”，“書令史”等檔案官員。宋代的文書工作制度日益完善，以法律的形式加以約束，文書和檔案工作也有了初步分工，兩方面的工作都有了較大發(fā)展。另外宋朝建立了專門用于保管皇帝的詔令、譜系、典籍、詩文等檔案的帝王檔案庫。兩宋時期共建了十一座皇帝檔案典籍庫，分別收藏各朝皇帝的檔案。這也是檔案機(jī)構(gòu)發(fā)展的一個標(biāo)志，一個轉(zhuǎn)折點(diǎn)。宋朝代表檔案保管工作發(fā)展水平的另一個重要標(biāo)志，是架閣庫的普遍設(shè)置。架閣庫不僅是檔案保管裝具的變革，也是宋代各級政權(quán)機(jī)關(guān)保存文書檔案的專職機(jī)構(gòu)，同時也創(chuàng)立了一整套檔案管理制度。它開創(chuàng)了廣泛意義上普遍保存文書檔案的途徑，是中國檔案史上的重大變革，也是現(xiàn)代機(jī)關(guān)檔案室的基本雛形。這一時期編史修志的重要成就，是歷史上著名的司馬光編纂的《資治通鑒》和鄭樵編著的《通志》。

明代的文書工作制度日趨健全。檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置也由分散趨于統(tǒng)一進(jìn)一步發(fā)展。明朝建立的屬中國檔案史上規(guī)?？涨暗膶ｉT檔案庫--后湖黃冊庫，用于保管全國賦役檔案。它具有專門工作人員、獨(dú)立管理經(jīng)費(fèi)和嚴(yán)格的管理制度。檔案保管數(shù)量繁多，庫房存儲面積巨大，為十六世紀(jì)早期世界所罕見。另一皇家檔案庫的代表--皇史，全部為磚石結(jié)構(gòu)，堅固耐用，恒溫恒濕，有利于檔案的永久保護(hù)。是當(dāng)時我國勞動人民高超建筑水平和智慧的結(jié)晶。

清朝的檔案，絕大部分為政府官文，數(shù)量愈加浩繁，名稱種類復(fù)雜。其檔案管理制度有了進(jìn)一步發(fā)展和健全，建立了包括“一案一卷”的立卷制度；按文種、問題分類的整理制度；編目登記制度；檔案匯抄制度；檔案清理修繕制度等，至此檔案工作的整個過程得到完善和提高。

處于半封建半殖民地的近代中國，國敗民衰，傷痕累累，歷史檔案文物失竊頻頻。從殷商甲骨、兩漢竹簡到唐代佛像經(jīng)卷；從敦煌莫高窟到圓明園；從斯坦因到八國聯(lián)軍；從到帝國列強(qiáng)發(fā)動的歷次……然而政治的動亂，列強(qiáng)的蹂躪，終究不能阻斷中華民族文化事業(yè)的進(jìn)程與發(fā)展，一些文化教育團(tuán)體的涌現(xiàn)崛起，故宮歷史博物館文獻(xiàn)館，中央研究院歷史語言研究所，社會科學(xué)院研究所，清華大學(xué)歷史系，北京大學(xué)“明清史料整理會”等，他們憑著對歷史、對民族、對子孫高度負(fù)責(zé)的精神，對明清歷史檔案進(jìn)行了含辛茹苦的收集、整理、鑒定、研究，不僅有效保護(hù)了國家歷史文化精髓，同時有利促進(jìn)了中國檔案學(xué)的進(jìn)一步發(fā)展與提高。

回顧國家檔案事業(yè)史發(fā)展歷程，從原始記事到檔案起源，從國家、階級、社會的產(chǎn)生，到檔案的形成、發(fā)展，它伴隨著人類歷史的發(fā)展而發(fā)展，隨著人類文化的進(jìn)步而進(jìn)步。在當(dāng)今全球高度信息化背景下，我們將推進(jìn)國家檔案事業(yè)信息化建設(shè)和現(xiàn)代化管理進(jìn)程的步伐，不斷促進(jìn)我國檔案事業(yè)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。

篇3

論文關(guān)鍵詞：醫(yī)療部門；醫(yī)療設(shè)備檔案；管理

醫(yī)院行業(yè)是科技含量較高的行業(yè)，在醫(yī)療實(shí)踐活動中;擁有大批先進(jìn)的醫(yī)療儀器設(shè)備，這些設(shè)備在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無可替代的作用。如何加強(qiáng)設(shè)備和設(shè)備檔案的管理，最大限度地發(fā)揮設(shè)備在醫(yī)療、科研中的作用是醫(yī)院管理者面臨的重要課題。

一、醫(yī)院設(shè)備檔案的形成

設(shè)備檔案是醫(yī)院在購置設(shè)備過程中形成的以紙質(zhì)為載體的文字材料，它主要包含了以下幾個方面的內(nèi)容：（1）各種文件：如設(shè)備申請材料、可行性論證報告、有關(guān)調(diào)查材料、批復(fù)文件；（2）各種記錄：如談判記錄、招標(biāo)記錄、定貨合同、協(xié)議等；（3）各種原始憑證：如到貨通知、提貨單、發(fā)票影印件；裝箱清單、操作使用說明書、廠家提供的安裝圖紙；（4）開箱報告、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收記錄、驗(yàn)收報告；（5）設(shè)備使用操作章程、維修管理辦法、制度；（b）人員培訓(xùn)記錄、設(shè)備布置平面圖、線路圖紙、故障維修記錄[1]；（7）設(shè)備報廢申請及處置結(jié)果。從設(shè)備檔案的形成過程涉及到設(shè)備從立項(xiàng)申請到最終報廢，其時間周期長，中間環(huán)節(jié)多，參與人員雜，因此，設(shè)備檔案的管理是一項(xiàng)既耗時又耗力且工作量相當(dāng)大的工作。

二、建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義

首先，建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為領(lǐng)導(dǎo)和專家的論證及設(shè)備的引進(jìn)提供有力的證據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。由于一臺先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備功能多樣、價格不菲，在引進(jìn)時領(lǐng)導(dǎo)和專家將會進(jìn)行詳細(xì)的論證，包括設(shè)備的臨床使用價值、資金的投入、創(chuàng)造的效益等。而建立醫(yī)療設(shè)備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考[2]。

其次，建立醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修和管理的必備條件。機(jī)器設(shè)備在運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過程中，由于熱力、化學(xué)原素的作用，一些零部件會磨損、腐蝕和松動，將會影響設(shè)備的精度、性能和工作效率，這就必須維護(hù)和檢修，要維護(hù)和檢修，設(shè)備檔案是必備的條件，它能為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。

第三，利用設(shè)備保修期和維修期的區(qū)別，避免不必要的支出。

三、醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理的原則

醫(yī)療設(shè)備檔案的特點(diǎn)及其在醫(yī)院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理必須堅持“集中統(tǒng)一管理”的原則，這樣才能保證其完整性和利用效率。因?yàn)獒t(yī)療設(shè)備檔案有其特殊性:一是檔案材料多，歸檔時間長，如一臺大型醫(yī)療設(shè)備，從論證、購置到安裝將會形成大量材料，并且還有以后的使用和維修直至報廢，有一個很長的周期。二是多種多樣，設(shè)備有國產(chǎn)的、進(jìn)口的，檔案材料勢必牽涉到多種文字，如中文、英文、日文等；其載體有紙張、照片、錄音帶、錄像帶等。三是檔案使用牽涉多個科室，特別是設(shè)備的構(gòu)造圖表、操作和維修說明書等一類材料，使用很頻繁。因此，如不集中統(tǒng)一管理，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價值。

四、如何加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備的檔案管理

1、建立完善的管理網(wǎng)絡(luò)

設(shè)備檔案的管理必須堅持集中統(tǒng)一的原則，便于開發(fā)利用，確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全設(shè)備檔案工作必須納入醫(yī)院設(shè)備管理工作中，與設(shè)備計劃管理、設(shè)備采購、使用等工作緊密結(jié)合，保證設(shè)備文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立、完善管理網(wǎng)絡(luò)廣泛深入地宣傳《檔案法》，強(qiáng)化各級管理人員依法治檔的意識。我院成立由分管院長直接領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組，實(shí)行醫(yī)院、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡(luò)，定期召開有關(guān)人員會議，明確工作目標(biāo)，修訂和完善醫(yī)院檔案管理制度。將設(shè)備檔案管理工作作為醫(yī)院目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，納入院部對科室的目標(biāo)考核，及時與有關(guān)人員的考評、職稱晉級、年終評優(yōu)掛鉤。明確設(shè)備操作者在負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)的同時，做好日常設(shè)備記錄；每次使用后，要將使用情況認(rèn)真做好記錄；每半年將整理好的記錄上報給設(shè)備科負(fù)責(zé)人，經(jīng)核查后交檔案室存檔，在全院形成一個有效的管理網(wǎng)絡(luò)[3]。

2、確定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍

我們根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，明確了醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容由兩個部分組成：設(shè)備申購過程中形成的管理性文件和設(shè)備運(yùn)行過程中積累的文件。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。隨著設(shè)備從申購到安裝使用，其相應(yīng)的材料由設(shè)備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫(yī)院檔案室。同時將有關(guān)材料復(fù)印下發(fā)有關(guān)使用科室，讓各科的設(shè)備操作者都了解設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。

3、建立健全歸檔制度。

首先要明確管理范圍。對于中等以上醫(yī)院，凡是1000元以上的教學(xué)、醫(yī)療、科研儀器設(shè)備，不論其資金來源、購買渠道如何，均要建立設(shè)備檔案，納入管理范圍。其次要確定歸檔范圍。上述管理范圍的儀器設(shè)備，在其選購、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、報廢等全過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機(jī)技術(shù)資料，均應(yīng)歸檔保存。設(shè)備檔案主要形成于申購過程與運(yùn)行過程。申購過程中形成的檔案主要包括申購單、論證報告表、政府采購計劃報批表、醫(yī)療儀器生產(chǎn)許可證、購銷合同、協(xié)議書、發(fā)票復(fù)印件（原件保存在財務(wù)檔案中）、裝箱單、運(yùn)輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗(yàn)收報告、設(shè)備安裝使用說明、維修手冊及其他隨機(jī)技術(shù)資料等[4]。特大型的設(shè)備還包括招標(biāo)的有關(guān)材料、衛(wèi)生資源配置許可的有關(guān)資料。享受國家免稅政策的進(jìn)口設(shè)備，還有海關(guān)免稅證明、質(zhì)量保證書、報關(guān)單、外貿(mào)合同、發(fā)票、商檢報告等。運(yùn)行過程中形成的檔案主要包括設(shè)備的使用情況記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)情況記錄、醫(yī)療儀器設(shè)備檔案卡、使用率和完好率記錄、每年的經(jīng)濟(jì)效益分析、最終的報廢表等。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。

五、小結(jié)

當(dāng)今醫(yī)療設(shè)備技術(shù)飛速發(fā)展，要求設(shè)備管理人員必須了解有關(guān)醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展動態(tài)和產(chǎn)品現(xiàn)狀，以主動、積極、周到的服務(wù)來保證檔案資料的有效完整，充分發(fā)揮檔案的作用，以此來促進(jìn)有關(guān)工作的進(jìn)行，使醫(yī)院的各種醫(yī)療設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮，投資得到良好的效益回報，促進(jìn)醫(yī)療各項(xiàng)建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]史維新.醫(yī)院設(shè)備檔案的管理[J].蘇州絲綢工學(xué)院學(xué)報，2000（6），340.

篇4

(1)增強(qiáng)檔案意識，建立高校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制

近年來，凡申報考評的學(xué)?；窘⑵鹣鄳?yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標(biāo)志著檔案工作邁出了與學(xué)校整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。多數(shù)高校采取有效措施，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數(shù)學(xué)校將檔案工作納入學(xué)校的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。

(2)加強(qiáng)隊伍建設(shè)，檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)

隨著學(xué)校對檔案工作認(rèn)識程度的加強(qiáng)，檔案干部隊伍建設(shè)逐步得到重視，隊伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢，知識層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)學(xué)校已形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管，專職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為學(xué)校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各校建立了相應(yīng)了崗位責(zé)任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學(xué)校的“目標(biāo)管理”中，從而形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標(biāo)管理”全過程的實(shí)施。

(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進(jìn)程保持同步發(fā)展

由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設(shè)，規(guī)范了學(xué)校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設(shè)，對檔案進(jìn)行實(shí)時控制成為可能。

(4)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。

高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。部分高校檔案部門據(jù)此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關(guān)部門密切配合，參與學(xué)?？蒲谐晒b定、基建項(xiàng)目竣工、設(shè)備開箱驗(yàn)收等重大活動，一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案工作和學(xué)校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學(xué)、合理，逐步形成了適合學(xué)校檔案工作實(shí)際的檔案分類方案，并在實(shí)體分類的基礎(chǔ)上，開始多途徑的嘗試信息分類的實(shí)踐。多數(shù)試點(diǎn)高校在經(jīng)歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再上新臺階奠定了基礎(chǔ)。

(5)引入現(xiàn)代化手段，主動開發(fā)檔案信息資源

高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當(dāng)前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動服務(wù)方式，突出主動服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。

2其實(shí)施效果給檔案部門帶來雙重收益

(1)硬件設(shè)施地更新、充實(shí)，使檔案管理?xiàng)l件和信息開發(fā)手段得到改善。

高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨(dú)配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備，并配備了與之相應(yīng)的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。

(2)軟件收益顯著提高：

領(lǐng)導(dǎo)檔案意識加強(qiáng)，為檔案部門解決了大量現(xiàn)實(shí)問題。通過“目標(biāo)管理”使檔案部門獲得與其他教學(xué)部門等同的位置，接授檔案專業(yè)考評，其考核過程和結(jié)果在校內(nèi)引起關(guān)注和重視，客觀上提高了檔案部門在學(xué)校的知名度，為檔案工作在學(xué)校綜合管理中贏得了相應(yīng)的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實(shí)踐檢驗(yàn)中全方位得到鍛煉?？己撕吞岣?。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)。

從其整體收益不難看出，高校檔案目標(biāo)管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。

3從推進(jìn)程度分析其實(shí)施過程的難點(diǎn)“目標(biāo)管理”推廣實(shí)行后，一些學(xué)校在實(shí)施過程中，遇到了某些實(shí)際情況和“目標(biāo)管理”的有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學(xué)校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問題。究其原因，高校檔案“目標(biāo)管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭使之盡量合乎標(biāo)準(zhǔn)。然而，檔案管理作為一門邊緣學(xué)科，其承載內(nèi)容涉及各個領(lǐng)域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態(tài)的存在方式，應(yīng)考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作用與影響。上述問題的主要癥結(jié)是“目標(biāo)管理”的設(shè)置初衷沒能找準(zhǔn)檔案工作的位置——服務(wù)性、輔，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無法與學(xué)校整體的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)并舉，更不能單方面越級協(xié)調(diào)學(xué)校的整體規(guī)劃和片面干預(yù)教、科、研工作的實(shí)施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發(fā)，重新審視高?！澳繕?biāo)管理”的難點(diǎn)，站在管理者的高并，與平等級別的管理機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問題的方式上顯然是不同的。據(jù)此可見，如欲加快高校檔案工作“目標(biāo)管理”的推進(jìn)速度，應(yīng)當(dāng)采用“最小阻力法”，將問題的難點(diǎn)由制發(fā)機(jī)關(guān)與教育行政主管機(jī)關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達(dá)性，加強(qiáng)實(shí)施的可操作性。

篇5

一深入學(xué)習(xí)

八十年代末以來，我們?yōu)榱烁蠙n案工作標(biāo)準(zhǔn)化的步伐，學(xué)習(xí)了一些有關(guān)分類標(biāo)引和主題標(biāo)引的著作和分類法。經(jīng)常反復(fù)學(xué)習(xí)的有1986年出版的孫鋼編著的《檔案著錄與標(biāo)引手冊》，1988年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法的理論與使用》，1998年出版的鄧紹興編著的《檔案分類法》，1999年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法使用手冊》。我們深感，只有在反復(fù)學(xué)習(xí)中使用，又在使用中反復(fù)學(xué)習(xí)才能做好分類標(biāo)引工作。

二全面返工

前面提到，我院著錄標(biāo)引工作起步較早，當(dāng)時只能按《中檔法》第一版做粗標(biāo)引。待《中檔法》第二版出來時，絕大部分庫存檔案已著錄標(biāo)引完畢，并輸入了計算機(jī)。粗標(biāo)引的結(jié)果是成百上千個案卷標(biāo)的是同一個分類號，很難達(dá)到分類檢索的要求。《中檔法》第二版的類目比第一版增加了二十倍，很多類別有了細(xì)目，原來的粗標(biāo)引必須返工作細(xì)標(biāo)引。再者，《中檔法》第二版對第一版的結(jié)構(gòu)、類別也有所調(diào)整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改為了“一法四表”，取消了工業(yè)復(fù)分表，增加了科技檔案復(fù)分表，取消了R基建類中的綜合類，等等，就是具體類目的含意也有些變動。這意味著，按第一版標(biāo)引的不少類號必須報廢，重新按修改后的類目號標(biāo)引。

我院的檔案內(nèi)容涉及到《中檔法》A至U19個基本大類（其中工業(yè)基本大類N又分21個類）的所有類別。返工量之大，可想而知。我們的作法是用微機(jī)打出全部目錄，逐類逐條對照《中檔法》第二版修改，然后再在微機(jī)上改一遍。

三處理難題

大家知道，一個單位確定做分類標(biāo)引后，對著錄的所有檔案都必須一條不落地標(biāo)上分類號，否則建立的分類目錄或數(shù)據(jù)庫將是殘缺不全的，進(jìn)行分類檢索時，未被標(biāo)引的檔案就會漏檢。

孫鋼同志在《檔案著錄與標(biāo)引手冊》中說分類法編制應(yīng)做到：“有檔應(yīng)有類，要保證所有檔案都能分到適宜的類目中。”我們在實(shí)際標(biāo)引工作中深感《中檔法》二版的“中華人民共和國檔案分類表”遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到“有檔應(yīng)有類”的水平，很多檔案找不到適宜的類目做標(biāo)引。也就是說，分類表還欠缺不少類目。這是標(biāo)引人員最為難的一個問題。標(biāo)引操作上還有一大難題是不必要的重復(fù)類目太多。一個事物或問題設(shè)了多個不同的類目，使標(biāo)引人員弄不準(zhǔn)用哪個類目號標(biāo)引才對。

下面就談一下我們解決這兩個問題的作法和看法。

（一）對分類表欠缺類目號的解決方法

1采用上位類號標(biāo)引。例如：關(guān)于人才開發(fā)問題的文件找不到相應(yīng)的類號，可標(biāo)BC4人事。又如：寶鋼燒結(jié)廠煙囪設(shè)計，從NG冶金類R和建筑類中都找不到煙囪類目，只有標(biāo)NG6133燒結(jié)廠燃燒系統(tǒng)。

2采用靠類標(biāo)引。例如：關(guān)于法人代表的確定和變更的文件找不到相應(yīng)的類號，可標(biāo)與其接近的概念類號BC43干部任免。又如：太原東山水泥廠車庫設(shè)計，在NW62水泥廠基建類中和R4建筑工程設(shè)計中均無“車庫”類目號，可靠標(biāo)NW6243水泥廠運(yùn)輸基建。

3采用“其他”類號標(biāo)引。在上位標(biāo)引和靠類標(biāo)引都不宜表達(dá)時，無奈才采用這種方法。例如：一般供暖鍋爐房在R類中卻無類目，若用上位標(biāo)引，住宅小區(qū)的鍋爐房建筑只能標(biāo)R4121作居住建筑的附屬工程，而商業(yè)區(qū)的供暖鍋爐房只能標(biāo)R41421作商業(yè)建筑的附屬工程。這樣就把同樣性質(zhì)的建筑標(biāo)成了不同的號，顯然不合理，影響檢索的查全率。相類似的鍋爐房都用R4192“其他”建筑設(shè)計類號標(biāo)引，就能達(dá)到同樣事物用同一類號標(biāo)引的要求。

（二）重復(fù)類目的選用

在《中檔法》的“中華人民共和國檔案分類表”中有大量相重類目。其中有少量是必要的。這是因?yàn)闄n案分類是按職能分工設(shè)類，在不同職能類中不能共用一個相同的類目號標(biāo)引。例如：干部任免”在A黨務(wù)、BC行政、D軍事三個類目中都設(shè)了類目，就是必要的重復(fù)類目。但是，分類表中實(shí)際上還存在大量不必要的重復(fù)類目。之所以說它們是不必要的重復(fù)類目，筆者認(rèn)為是編表時未嚴(yán)格按“共性集中”的原則設(shè)類目，把同樣的事物在各大類中作了不必要的重復(fù)設(shè)類。例如：“檔案館”基建檔案在分類表中按說有一個就行了，但實(shí)際卻在5個大類中設(shè)了5個類目。又如：居住建筑檔案在不同大類中設(shè)了11個類目（有的還分若干細(xì)目）。R類本來就是建設(shè)檔案類，其中檔案館、居住建筑都設(shè)有類目，它們的共性都很強(qiáng)，用R類標(biāo)引這種檔案完全可以解決問題，分布在其他各大類的相同類目顯然是多余的了。如果隨便選用各大類中相同類做標(biāo)引，就不可能達(dá)到標(biāo)引的一致性。為此，我們采取了以下做法：

1在主題專業(yè)大類中有具體相對類目的檔案一律用主題類中的類目標(biāo)引。例如，R類是“城鄉(xiāng)建設(shè)、建筑業(yè)”類，就是基建檔案的主題類、通用類，其他大類中的基建類只設(shè)各該專業(yè)的特殊、專用基建工程檔案類目。居住建筑屬通用民用建筑，任何專業(yè)系統(tǒng)的住房都沒有什么特殊性。因此，全國的住房都用R4121類（下面還有住宅、宿舍等細(xì)目）標(biāo)引才好。然而，分類表中在出版、教育、衛(wèi)生、體育、科研、商業(yè)各大類下都設(shè)有居住建筑類目，這些系統(tǒng)用各自的居住類號標(biāo)引他們的基建檔案也不為錯，但設(shè)計、施工部門為上列各系統(tǒng)做的居住設(shè)計、施工檔案就可能都用R類標(biāo)引，這就出現(xiàn)了不一致問題。

2主題專業(yè)類目中雖有相應(yīng)類目號，但若太粗，也可不用，而用相關(guān)大類中的具體類號標(biāo)引。例如：R4124為“教育及科研建設(shè)”，但下邊并無科研建筑細(xì)目，而HA62“科研用房”下又分科研大樓、實(shí)驗(yàn)室等，實(shí)驗(yàn)室建筑就可用HA622標(biāo)引。科研用房不多的單位也可用R4124做粗標(biāo)引。這也要出現(xiàn)同一事物用不同類號標(biāo)引問題。

篇6

臨汾市水利局水利檔案管理走在全省前列。多年來，臨汾市水利局高度重視檔案管理工作，不斷改進(jìn)工作條件，提高管理水平，被評定為山西省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理一級單位。在加快法治水利建設(shè)中推進(jìn)執(zhí)法檔案管理。推進(jìn)法治水利建設(shè)，探索出“一覆蓋，兩推進(jìn)，三加強(qiáng)”工作經(jīng)驗(yàn)，被臨汾市委在全市推廣。實(shí)施普法全覆蓋，匯編了包括《檔案法》在內(nèi)的200多萬字的《法律法規(guī)選編》，在全市第一家實(shí)現(xiàn)了法規(guī)制度的全覆蓋；強(qiáng)化執(zhí)法基礎(chǔ)能力建設(shè)，增購配備了檔案柜、錄像機(jī)等執(zhí)法辦公、記錄設(shè)備；初步建立起水利法治的領(lǐng)導(dǎo)、工作管理體系。這些努力，為水政執(zhí)法檔案管理，奠定了良好的基礎(chǔ)，改進(jìn)了執(zhí)法檔案管理工作環(huán)境。又啟動了推行執(zhí)法三項(xiàng)制度工作，將為全面推進(jìn)執(zhí)法檔案管理創(chuàng)造了新的契機(jī)。面對新形勢新要求，臨汾水政執(zhí)法檔案管理目前還存在許多不足和問題。一方面，執(zhí)法檔案制度不完善，管理不規(guī)范，管理手段落后，思想觀念跟不上；另一方面是其他執(zhí)法工作的掣肘，如執(zhí)法文書格式不統(tǒng)一，記錄不及時、不全面，歸檔不及時，執(zhí)法體制不順，執(zhí)法分散，市縣執(zhí)法專職編制偏少，過度分散執(zhí)法等。

2加強(qiáng)水利法治檔案管理的對策

2.1加強(qiáng)黨的領(lǐng)導(dǎo)、管理體系和隊伍建設(shè)。黨的領(lǐng)導(dǎo)是執(zhí)法檔案管理的根本保障，機(jī)構(gòu)組織是基礎(chǔ)平臺，隊伍是關(guān)鍵，三者都是具有決定意義的重大因素。要以法定形式，在執(zhí)法隊伍中設(shè)立適度比例的專職執(zhí)法檔案管理崗位，同時要加大力度，加強(qiáng)法治和執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面大幅度提高執(zhí)法檔案隊伍素質(zhì)。2.2完善制度，深化依法治檔。完善制度，實(shí)施普法全覆蓋。匯編檔案法律法規(guī)，完善市級水利執(zhí)法檔案管理制度，把執(zhí)法檔案工作全部納入法治軌道。把檔案法規(guī)的普法納入《水利普法規(guī)劃》及《“誰執(zhí)法誰普法”普法責(zé)任制》中，全面推進(jìn)檔案管理普法全覆蓋，進(jìn)一步增強(qiáng)依法治檔意識，為推進(jìn)法治檔案筑起強(qiáng)有力的文化支撐。加大制度執(zhí)行力，提高依法治檔水平。把執(zhí)法檔案管理納入法治建設(shè)績效考核內(nèi)容，加大力度推進(jìn)執(zhí)法檔案管理的法治化管理水平，使之走上良性發(fā)展軌道。2.3改進(jìn)和創(chuàng)新管理方式，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。加強(qiáng)對執(zhí)法檔案的集中統(tǒng)一管理。按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對執(zhí)法檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，達(dá)到五個統(tǒng)一，即“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類編號和集中統(tǒng)一保管”。積極推進(jìn)執(zhí)法“文檔一體化”管理。把執(zhí)法文書工作和檔案工作有效地結(jié)合起來，有效實(shí)現(xiàn)文書運(yùn)轉(zhuǎn)高效率和檔案管理高質(zhì)量，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案工作擺脫繁瑣的立卷任務(wù)。深化和提升執(zhí)法檔案電子信息化管理。檔案電子化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效手段，對于提高檔案利用率，提高檔案信息的時效性，拓寬服務(wù)范圍都有不可替代的作用。結(jié)合文檔一體化，積極推行執(zhí)法文書和執(zhí)法卷宗電子化。建立執(zhí)法檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，加強(qiáng)系統(tǒng)互聯(lián)互通和資源共享，利用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，結(jié)合辦公自動化和執(zhí)法辦案系統(tǒng)建設(shè)，探索推行即時上傳全過程音像記錄的云存儲模式，實(shí)現(xiàn)執(zhí)法全過程同步網(wǎng)絡(luò)管理，提高行政執(zhí)法記錄和檔案管理的信息化水平。

3加快推行執(zhí)法“三項(xiàng)制度”，促進(jìn)執(zhí)法檔案管理

目前各地積極推行的“行政執(zhí)法公示、全過程記錄、重大執(zhí)法決定法制審核”三項(xiàng)制度，要求對執(zhí)法“六大行為”和全過程進(jìn)行規(guī)范化記錄和歸檔，實(shí)行全過程留痕和可回溯管理，使執(zhí)法的開放度、社會化程度陡增，監(jiān)督空前強(qiáng)化。將使執(zhí)法資料信息井噴式增加，為執(zhí)法檔案管理開辟更廣闊的空間，提供更好的環(huán)境。抓住機(jī)遇，認(rèn)真推行執(zhí)法三項(xiàng)制度，必定會把執(zhí)法檔案管理推上一個更高的臺階。行政執(zhí)法案卷，是在執(zhí)法活動中形成，并經(jīng)依法歸檔的案卷檔案。對行政執(zhí)法案卷進(jìn)行評查、檢查、評議和監(jiān)督，是提高執(zhí)法檔案管理水平的重要手段和有力杠桿。加大力度認(rèn)真開展執(zhí)法案卷評查，能不斷地從執(zhí)法案卷中發(fā)現(xiàn)執(zhí)法和檔案工作存在的問題，既提升了執(zhí)法案卷的規(guī)范化管理，也促進(jìn)了執(zhí)法整體工作的管理水平。

篇7

（一）文件整理過程。項(xiàng)目文檔管理人員在獲得的分配的項(xiàng)目后，即可進(jìn)行項(xiàng)目文件的收集整理理工作，在本人負(fù)責(zé)的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗(yàn)收。項(xiàng)目文件整理過程包括a、項(xiàng)目立項(xiàng)（包括項(xiàng)目申請、項(xiàng)目登記、項(xiàng)目計劃、項(xiàng)目組成員等）；b、項(xiàng)目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對項(xiàng)目文件的生成、收集、積累、歸檔過程，系統(tǒng)監(jiān)控。d、非項(xiàng)目文件的存檔準(zhǔn)備。

（二）歸檔文件驗(yàn)收過程。檔案人員和文檔人員歸檔文件驗(yàn)收過程是靠“歸檔申請單”和“驗(yàn)收通知單”進(jìn)行聯(lián)系的。文檔人員在進(jìn)行文件歸檔時應(yīng)向系統(tǒng)發(fā)出“歸檔申請單”，檔案管理員接到“歸檔申請單”后，便可根據(jù)其中所列目錄調(diào)閱對應(yīng)的文件進(jìn)行檢查驗(yàn)收，驗(yàn)收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫，同時向文檔人員發(fā)出“驗(yàn)收通過通知”，否則，向系統(tǒng)發(fā)出“返回修改通知”。

（三）檔案管理過程。檔案管理過程包括以下幾項(xiàng)工作：a、對庫存檔案進(jìn)行整理編排組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護(hù)管理；c、定制報表，生成報表數(shù)據(jù)；d、檔案日常管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計（包括庫房溫濕度記錄，庫房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。

（四）檔案利用過程。系統(tǒng)應(yīng)向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級下載、實(shí)物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統(tǒng)計，檔案的修改與復(fù)制，對外發(fā)圖管理。

（五）系統(tǒng)管理過程。系統(tǒng)管理過程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理；c、制作檔案數(shù)據(jù)光盤；d、定義檔案數(shù)據(jù)類型及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；e、審批過程的管理。

系統(tǒng)共包括8個模塊：項(xiàng)目管理、歸檔管理、驗(yàn)收管理、檔案管理、利用管理、審批管理、統(tǒng)計管理、系統(tǒng)管理。

（一）項(xiàng)目管理功能模塊對應(yīng)現(xiàn)在文檔組采用的項(xiàng)目管理軟件，包括項(xiàng)目的立項(xiàng)、項(xiàng)目配置、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目查詢這四個功能

（二）歸檔管理功能模塊包括：文件的輸入，文件修改，文件導(dǎo)入，可連接掃描的PDF電子文件，可發(fā)送“歸檔申請單”，可查詢“存檔狀態(tài)”。

（三）驗(yàn)收管理功能模塊包括：項(xiàng)目驗(yàn)收與歸檔驗(yàn)收。項(xiàng)目驗(yàn)收主要是驗(yàn)收項(xiàng)目立項(xiàng)是否正確，數(shù)據(jù)是否正確齊全。歸檔驗(yàn)收主要功能是歸檔數(shù)據(jù)的驗(yàn)收、入庫是否完備齊全，對驗(yàn)收結(jié)果評論，并發(fā)出“出錯信息修改單”。

（四）檔案管理功能模塊包括：工程檔案領(lǐng)號、檔案整編管理、檔案密級管理、檔案鑒定管理、檔案庫房管理（包括排位圖、庫房溫濕度記錄）、檔案維護(hù)管理（對已有的檔案數(shù)據(jù)增減修改）。

（五）檔案利用管理：利用管理分為兩部分，1、電子檔案的利用：包含電子檔案的查詢，電子檔案的瀏覽復(fù)制打印管理。2、實(shí)體檔案的利用：包括利用實(shí)體檔案審批手續(xù)，實(shí)物檔案條碼管理，實(shí)物檔案借閱歸還記錄。

（六）審批管理：包含檔案利用審批申請，利用審批查詢，審批權(quán)限管理等。

（七）檔案統(tǒng)計管理：統(tǒng)計管理的主要功能是完成各種統(tǒng)計工作，包括項(xiàng)目統(tǒng)計，歸檔統(tǒng)計，利用統(tǒng)計，電子檔案匯總統(tǒng)計，實(shí)物檔案匯總統(tǒng)計等。

（八）檔案系統(tǒng)管理：主要功能是完成系統(tǒng)的全部定制工作及監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行情況。包含用戶管理功能（建立部門、組、用戶，定義角色、授權(quán)）；在線監(jiān)控功能：可查詢所有登錄過系統(tǒng)用戶的詳細(xì)信息，并禁止特定用戶登錄）日志管理功能，可按日志事件組合條件查詢系統(tǒng)的使用日志，可將日志導(dǎo)入導(dǎo)出。

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只有思想解放，觀念轉(zhuǎn)變，將“服務(wù)”作為立館的根本，放在最重要位置，不斷進(jìn)行服務(wù)領(lǐng)域拓展，改變服務(wù)方式，提高服務(wù)水平，增加專業(yè)性，對接市場，城建檔案工作才可以不斷地做大做強(qiáng)。一是城建檔案工作需要為城市的規(guī)劃、建設(shè)以及管理主動提供大量的依據(jù)、咨詢和決策信息。二是主動介入圍繞城市進(jìn)行規(guī)劃建設(shè)的業(yè)務(wù)，將館內(nèi)的藏聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化基礎(chǔ)管理工作，積極提供各種形式服務(wù)工作。三是將現(xiàn)存館藏的城建檔案聲像及信息等資料通過城各種陳列開放活動，積極宣傳城市的規(guī)劃建設(shè)和管理成就，為社會提供廣泛地利用服務(wù)。拓寬服務(wù)的范圍，并改變服務(wù)方式。一是充分整合檔案資源信息，建立城建檔案的信息管理系統(tǒng)，增加檔案利用效益及水平。二要深層次挖掘城建檔案所蘊(yùn)藏的各類信息，開展各類信息數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計工作，對城鄉(xiāng)建設(shè)工作提供各類基礎(chǔ)信息，三要是建立網(wǎng)站，加強(qiáng)城建檔案館和社會溝通的能力，使大眾能方便地獲知城建檔案工作的信息資源，把服務(wù)作為工作出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行開展，這才是城建檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展之路。

加強(qiáng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)建設(shè)，提高城建檔案館的整體管理水平

要不斷增強(qiáng)館藏建設(shè)。檔案是一個檔案館的根本，所以進(jìn)一步增加館藏依舊是今后很長一時間的工作重點(diǎn)，在重視各類工程竣工時的檔案收集同時，也要進(jìn)一步地加大收集規(guī)劃編制和建設(shè)系統(tǒng)過程的檔案資料，例如市政設(shè)施、土地房產(chǎn)、人防、管線、防洪等各種重點(diǎn)防護(hù)工程的資料和應(yīng)對突發(fā)事件所急需的檔案資料收集，而且要將這些保障性的措施和城建檔案工作的法制建設(shè)職能及其體系的建立進(jìn)行一并考慮，使其能夠統(tǒng)一規(guī)劃和解決。進(jìn)行城建檔案工作的人員要主動積極地開展工作，運(yùn)用各類宣傳工作，使得有關(guān)單位積極將向我們進(jìn)行檔案報送。做好城建檔案的現(xiàn)代化管理技術(shù)培訓(xùn)工作，能充分應(yīng)用城建相關(guān)專業(yè)的學(xué)科知識。對城建檔案的工作者來說必須要求其既要懂城建檔案的管理知識，也要有能力進(jìn)行實(shí)地操作，而且了解工程建設(shè)知識，是一種復(fù)合型交叉類人才。這就需要我們的城建檔案管理部門及檔案管理的工作人員盡快地適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展要求，不斷進(jìn)行知識更新，掌握現(xiàn)代化的管理知識和專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)方法。所以，在城建檔案的培訓(xùn)工作當(dāng)中，對城建檔案的業(yè)務(wù)人員需加大新知識理論應(yīng)用、新技術(shù)設(shè)備和新方法的培養(yǎng)以及城建檔案管理的信息化知識運(yùn)用建設(shè)培訓(xùn)。增強(qiáng)業(yè)務(wù)人員對現(xiàn)代化知識技術(shù)的掌握運(yùn)用，不斷提高整體隊伍的知識水平及業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)人員的政治思想教育和職業(yè)道德素質(zhì)，樹立勤奮工作、無私奉獻(xiàn)、合作團(tuán)結(jié)、積極進(jìn)取的精神狀態(tài)風(fēng)貌。

推進(jìn)城建建設(shè)信息化，加大收集管理地下管線和重要工程

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0引言

電子檔案是指在社會實(shí)踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。

1電子檔案的優(yōu)越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了工作時效在知識經(jīng)濟(jì)時代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚岣吡肆⒕砉芾硭?，從而達(dá)到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機(jī)管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務(wù)水平。

1.3微機(jī)管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

1.4微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

2電子檔案的整理、開發(fā)和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機(jī)可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理;即對接收來的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進(jìn)行編目、排架等。

2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨(dú)特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實(shí)用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計是一個非常復(fù)雜的問題，設(shè)計的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。四是應(yīng)用程序設(shè)計。設(shè)計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計的功能對整個過程進(jìn)行分析、統(tǒng)計、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計算機(jī)軟硬平臺建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

3規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

3.1加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔時機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

3.2.2設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。超級秘書網(wǎng)

3.2.4為便于操作和管理，建議進(jìn)一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

4結(jié)語

電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).

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1.1人事檔案是組織人事工作的重要依據(jù)

新時期的高校人事制度要求組織及領(lǐng)導(dǎo)能夠“知人善任”，這就要求組織在選拔人才的時候能夠善于了解人、使用人和培育人，做到選賢舉能。因此，在選拔人才的時候要全面了解其歷史經(jīng)歷，以能夠是學(xué)校的人事制度更加科學(xué)地制定。而人事檔案中記載著一個人的政治思想、道德水平、政策水平、組織活動能力、學(xué)歷知識水平、業(yè)務(wù)技術(shù)專長、家庭社會關(guān)系和身體健康狀況等。查閱一個人的人事檔案就能夠?qū)Ρ徊殚喺哂幸粋€較為全面的認(rèn)識。上級組織只有將一個人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)與歷史情況有機(jī)地結(jié)合在一起，才能全面的了解他，以能夠在日后的任用中揚(yáng)長避短，調(diào)動教職工的積極性，為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的聰明才智并不斷完善學(xué)校的人事制度。

1.2人事檔案是維護(hù)個人權(quán)益和福利的法律信證

檔案在當(dāng)今社會中的作用越來越重要，在學(xué)校中也是一樣，教職工如果沒有檔案，很多手續(xù)就無法辦理。隨著學(xué)校保障制度的建立與完善，在養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、生育保險、工傷保險、失業(yè)保險及退休后保險金的發(fā)放問題上，個人檔案所記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、受保時間等都是最主要的依據(jù)，沒有人事檔案，社會保障與本人福利將受到影響。同時，在教職工的職稱評定時，也需要檔案作為信證，而職稱的評定直接與教職工的收入掛鉤。公平合理的分配制度能夠激發(fā)教職工的工作熱情，使他們更加積極地投身到學(xué)校的建設(shè)中去，為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

2.文書檔案對高校發(fā)展建設(shè)的服務(wù)作用

高校文書檔案是高校管理的一個重要方面，是高校綜合工作的重要組成部分。良好的文書檔案管理，不僅能夠有助于健全文書處理工工作制度，提高公文質(zhì)量，更有助于高校作風(fēng)建設(shè)，提高高校工作效率。

2.1文書檔案在高校發(fā)展建設(shè)中的助手作用

文書檔案是高校檔案的集散地，無論是上級下達(dá)指示、下級請示工作，平行業(yè)務(wù)聯(lián)系，還是各部門人員查找資料，都要首先使用文書檔案。文書檔案作為高校信息傳遞的窗口，對高校各種工作起到很大的輔助作用。既可以收集各個職能部門的信息，為行政領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門提供及時、準(zhǔn)確的信息及咨詢服務(wù)，促進(jìn)高校各項(xiàng)工作的順利開展，又可以為各部門的人員起草文書、擬辦、催辦等工作提供資料和借鑒，提高工作人員的辦事效率。

2.2文書檔案在高校發(fā)展中的基礎(chǔ)性作用

行政工作是學(xué)校工作的基礎(chǔ)性工作，作為行政工作的記錄者，文書檔案記錄著學(xué)校各種行政工作的通知、公告、文件等重要信息，對于日后開展行政工作具有很大的借鑒作用。行政人員可以通過查閱文書檔案了解類似事件在歷史中的處理方式，結(jié)合當(dāng)前要求做出最佳的方案，提高行政管理水平。同時，文書檔案的存在還可以對行政工作人員進(jìn)行必要的約束，工作人員所做的任何工作都會在文書檔案中有所記錄，一旦出現(xiàn)違紀(jì)的現(xiàn)象便會在檔案中有所記錄，這樣對工作人員的工作行為也是一種監(jiān)督，促使工作人員自覺地遵守規(guī)則，有利于高校和諧有序的發(fā)展。

3.基建檔案在高校發(fā)展建設(shè)中的作用

高校的基建檔案是高校建筑規(guī)劃、建設(shè)、管理；舊房改造、功能變化；校區(qū)開發(fā)、基礎(chǔ)建設(shè)的改建等的歷史檔案。高校中的基建檔案是指在高校基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動過程中直接形成的有保存價值的文件、圖標(biāo)及聲像載體材料等。這些檔案是高校工程項(xiàng)目的歷史憑證，是各種工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收、交付使用等工程的依據(jù)，對校園規(guī)劃、施工管理以及解決產(chǎn)權(quán)、經(jīng)濟(jì)糾紛等都有重要意義。

3.1基建檔案在高校建設(shè)中的可以多次利用

基建檔案承載了高校建設(shè)的大量信息，這這些信息的是科技人員、工程技術(shù)人員用集體智慧在實(shí)踐中不斷創(chuàng)造的成果，其中含有大量十分有價值的信息。這些信息并不是一次性的，而是可以為以后的工作提供借鑒，重復(fù)利用的。例如：工程設(shè)計檔案都是經(jīng)過眾多科技人員的設(shè)計，經(jīng)過實(shí)際施工的考驗(yàn)，并在實(shí)踐中得到檢驗(yàn)的成果，在以后工程中有相似的設(shè)計時，重復(fù)利用可以減少成本，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，減少不必要的浪費(fèi)，而且是提高設(shè)計質(zhì)量的最佳途徑。

3.2基建檔案是高校建設(shè)的歷史憑證

在眾多的基建材料中有很多具有依據(jù)性的文件，例如基本建設(shè)工程項(xiàng)目任務(wù)書、建設(shè)書、批復(fù)報告、可行性研究、規(guī)劃、征地、計劃資料等，它們客觀地記載了當(dāng)時的事實(shí)情況。在對學(xué)校進(jìn)行改造的時候，利用這些檔案資料可以準(zhǔn)確、迅速地完成改造任務(wù)，大量減少人力、物力的投入，既節(jié)省了時間又減少開支。如果施工單位與學(xué)校發(fā)生分歧，這些檔案資料可以為學(xué)校提供強(qiáng)有力的證據(jù)，以維護(hù)學(xué)校的利益，減少不必要的損失。

4.設(shè)備檔案在高校發(fā)展建設(shè)中的作用

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，國內(nèi)外各種先進(jìn)的教學(xué)儀器設(shè)備大批引進(jìn)學(xué)校，尤其是教學(xué)實(shí)驗(yàn)設(shè)備更是教學(xué)活動中不可或缺的儀器。學(xué)校作為非營利性的事業(yè)單位，引進(jìn)這些設(shè)備需要大量資金，因此，管好用好這些設(shè)備顯得尤為重要。設(shè)備檔案的存在就為這些設(shè)備的正常運(yùn)行、維修、技術(shù)改造提供科學(xué)技術(shù)依據(jù)，減少因?yàn)闄n案缺失而造成的種種不便。設(shè)備檔案可以為計劃引進(jìn)提供信息，為學(xué)校論證提供論據(jù)；為儀器設(shè)備使用把關(guān)，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀；為設(shè)備的維修、保養(yǎng)、技術(shù)改造提供有價值的技術(shù)依據(jù)，對學(xué)校的科學(xué)管理與發(fā)展起到巨大的促進(jìn)作用。

5.教學(xué)檔案在高校發(fā)展建設(shè)中的作用