導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

檔案的管理與利用工作是檔案工作的基本功能。在全面建設(shè)小康社會，加快推進社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的新的發(fā)展階段，檔案的管理與利用工作也要遵循新思路，尋求新突破，不斷開創(chuàng)新局面，以適應(yīng)改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)對檔案工作越來越高的要求。同時，也應(yīng)該看到，在新的歷史時期，隨著中國政治、經(jīng)濟形勢的變化，檔案工作面臨著全新的機遇和挑戰(zhàn)，檔案管理與利用工作是做好新時期檔案工作的關(guān)鍵。

一、新時期檔案工作中存在的主要問題

1.國家檔案信息資源結(jié)構(gòu)沒有體現(xiàn)時代和地方特征，需不斷加以優(yōu)化

目前，在國家綜合檔案館保存的檔案中，存在著結(jié)構(gòu)不夠合理的問題。在檔案的來源上，一般僅有本行政區(qū)域一級機構(gòu)的檔案，二、三級機構(gòu)的檔案甚少，而且難以反映我國社會結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)軌以來公有制為主體、多種經(jīng)濟成份并存的立檔單位性質(zhì)多元化的狀況。漂河市5家國家綜合檔案館保管著610個全宗的檔案，其中一級機構(gòu)全宗數(shù)為347個，二級機構(gòu)全宗數(shù)為173個，89個二級機構(gòu)全宗在市檔案館，縣區(qū)檔案館二級全宗數(shù)量少，有的縣檔案館甚至沒有保管二級機構(gòu)的檔案。來源的單一性決定了館藏檔案不能全面客觀地反映漂河市新時期社會政治經(jīng)濟全貌。二是在檔案的內(nèi)容上，記載國家機關(guān)、社會團體職能活動方面的檔案多，與人民群眾聯(lián)系密切的檔案內(nèi)容少;反映宏觀管理方面的檔案居多，體現(xiàn)地方優(yōu)勢的各類特色檔案少。漂河市國家綜合檔案館的檔案多來自于黨政機關(guān)，其內(nèi)容也主要是反映國家機關(guān)、社會團體職能活動，近年來，雖然在地方特色檔案建設(shè)上下了功夫，但全市保存的地方特色檔案只有65種，還不能真實地全面地反映出漂河地方特色。三是在檔案的門類上，文書檔案居多，專門、科技、聲像、電子等門類檔案的數(shù)量少。全市國家綜合檔案館文書檔案151099卷(件)，專門檔案45678卷(件)，科技檔案1565卷(張)，聲像檔案36687張(盤)，目前館藏檔案還以文書檔案為主。四是在檔案的制成材料和記錄的手段上，書寫或打印的紙質(zhì)檔案居多，照片、錄音、錄像、電子等新型載體檔案少。派河市國家綜合檔案館照片、錄音、錄像、電子檔案共有39206張(盒、盤)，占全部館藏量的15%。

2.國家檔案信息資源相對分散保存，不能實現(xiàn)共享

隨著社會轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟轉(zhuǎn)制，形成國家檔案資源的主體呈現(xiàn)出利益的多元化格局，國家檔案資源的歸屬與流向，特別是國家綜合檔案館作為對國家和社會有保存價值的檔案的最終流向的地位受到了挑戰(zhàn)。國家檔案資源分散保存趨勢越來越明顯，表現(xiàn)在以下幾個方面:一是實行垂直領(lǐng)導(dǎo)的部門按照規(guī)定不再向當?shù)鼐C合檔案館移交檔案，如工商、稅務(wù)、商檢、銀行等部門的檔案已經(jīng)國家檔案局同意不再向綜合檔案館移交;二是具有保密性質(zhì)的專業(yè)檔案不向綜合檔案館移交，如公安局、法院、檢察院的檔案，因具有一定的機密性，按照規(guī)定不向綜合檔案館移交;三是綜合檔案館對專業(yè)檔案的接收征集工作力度不夠。一方面是由于綜合檔案館長期以來對專業(yè)檔案接收工作不夠重視;另一方面形成專門檔案的部門受利益驅(qū)使，不愿意將重要的專業(yè)檔案向綜合檔案館移交;檔案行政管理部門也沒有從嚴執(zhí)法;四是國家綜合檔案館以外的檔案館數(shù)量呈現(xiàn)出增長之勢。除了專業(yè)檔案館外，企業(yè)、事業(yè)單位及村級檔案館的數(shù)量越來越多，這些檔案館的檔案原則上不向綜合檔案館移交。以漂河市為例，市直80多個單位已有30多個單位按照不同的規(guī)定可以不向國家檔案館移交檔案，建行、中行等還投資建起檔案信息中心，這就使國家檔案信息資源呈現(xiàn)出分散保存的趨勢。國家檔案資源分散保存的結(jié)果必定使國家綜合檔案館的館藏缺乏綜合性和顯著的地方特色，而這樣勢必會影響到綜合檔案館功能的發(fā)揮。

3.檔案信息化建設(shè)任務(wù)艱巨，困難重重

由于種種原因，在國民經(jīng)濟和社會信息化的宏觀背景下，檔案管理部門卻沒有及時順應(yīng)信息時展的需要，很好地解決思想認識、人才、經(jīng)費等方面存在的問題。在信息化建設(shè)上往往表現(xiàn)為思想上不夠重視，認識上不夠到位，方向上不夠明確，投人上不夠充足，檔案信息化建設(shè)舉步維艱。加之檔案信息化本身就是一項浩大的工程，對綜合檔案館而言，檔案信息化任務(wù)艱巨，如果沒有人才與經(jīng)費的保證，檔案信息化會永遠是檔案部門一個遙不可及的夢想。漂河市檔案館較早開展了檔案目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫的建立，取得了階段性的成果，但檔案信息化是個龐大的系統(tǒng)工作，還需要付出艱辛的勞動，市檔案館在檔案信息化方面還存在著一些突出的問題?？h區(qū)綜合檔案館的信息化建設(shè)不容樂觀，在經(jīng)費與信息化人才上都存在著不可忽視的問題。

4.檔案信息資源的開發(fā)利用工作力度不夠，還沒有真正實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享

大力加強檔案信息資源的開發(fā)與利用，是黨和國家對檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，是檔案事業(yè)適應(yīng)時展的必然選擇，是檔案事業(yè)在新時期實現(xiàn)健康持續(xù)發(fā)展的必由之路。課河市的檔案信息資源的開發(fā)工作取得了一些成績，但隨著漂河各項事業(yè)對檔案信息需求的日益迫切和國家信息化發(fā)展的新形勢，檔案信息資源的開發(fā)利用還存在一些問題，檔案信息資源的社會化服務(wù)水平不夠高，檔案信息開發(fā)利用的手段還比較落后，還沒有真正實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。檔案利用主要依靠手工查找，數(shù)字檔案信息還沒有在檔案利用中發(fā)揮出舉足輕重的作用。

二、做好新時期檔案管理與利用工作的對策

1.不斷改善國家檔案資源結(jié)構(gòu)

檔案部門要結(jié)合新時期經(jīng)濟社會發(fā)展的特點，注重對國家檔案資源中豐富的經(jīng)濟、科技等檔案信息資源的開發(fā)利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)濟發(fā)展和知識創(chuàng)新提供參考;不斷開發(fā)利用文化、教育等方面的檔案信息資源，促進先進文化建設(shè);充分開發(fā)檔案信息資源中與人民群眾息息相關(guān)的檔案信息資源，維護最廣大人民群眾的根本利益。同時，徹底改變計劃經(jīng)濟體制下形成的檔案工作模式，不斷開闊視野，拓展檔案工作領(lǐng)域，加強對新建領(lǐng)域建檔工作的監(jiān)管力度。此外，國家檔案資源建設(shè)的重心要放在圍繞中心服務(wù)大局的需要上。比如，政府職能正在轉(zhuǎn)向經(jīng)濟調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、社會管理和公共事務(wù)上來，檔案行政管理部門不僅要做好館、室藏檔案存量檔案資源建設(shè)，而且要加強正在形成中的重大社會活動檔案、重點建設(shè)工程檔案、重要科研項目檔案、企業(yè)信用檔案、社區(qū)建設(shè)檔案等增量檔案資源的建設(shè)。只有這樣，國家檔案資源結(jié)構(gòu)才會得到不斷改善，才會充分體現(xiàn)地方特征和時代特征。只要以各級國家綜合檔案館、各級強類檔案室和其他檔案所有者為依托，充分利用法制、行政手段，發(fā)揮檔案館職能，堅持豐富檔案資源與促進檔案資源開發(fā)利用同步發(fā)展，我國的國家檔案資源建設(shè)必將大有作為。

2.對國家檔案資源進行有效整合

篇2

論文摘要:新形勢下,轉(zhuǎn)換觀念,更新設(shè)施,培養(yǎng)新型的檔案人才,加強企業(yè)檔案利用,讓檔案為企業(yè)創(chuàng)造更大的利潤,是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。

經(jīng)濟體制的轉(zhuǎn)軌、現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與信息技術(shù)的發(fā)展和普及,使我們見證了一個經(jīng)濟、技術(shù)、政治等全面發(fā)展與改革的時代。從歷史看,變革不僅會引發(fā)社會生產(chǎn)方式、管理方式的轉(zhuǎn)型,同時也會引起政府治理方式的變化,在一種新的市場環(huán)境與政治環(huán)境中,深化企業(yè)檔案工作改革,探索企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展之路顯得尤為重要。

一、當前企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1.企業(yè)檔案工作管理體制尚未完全符合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。隨著中央和地方專業(yè)主管機關(guān)的撤并與改組,很多企業(yè)不再具有對應(yīng)的專業(yè)主管機關(guān),這必然會使部分企業(yè)檔案工作的管理出現(xiàn)某種真空地帶。其次,由于企業(yè)正逐步走向“自主經(jīng)營、自負盈虧”的市場主體,檔案行政管理部門在企業(yè)檔案工作管理中也遇到不少問題。一方面,檔案行政管理部門疲于進行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)及一些具體的業(yè)務(wù)工作,無法集中力量進行有關(guān)業(yè)務(wù)標準、規(guī)范、法律、法規(guī)等的制定;另一方面,企業(yè),尤其是非國有企業(yè),可能會反感檔案行政管理部門對其具體檔案業(yè)務(wù)的干預(yù),不予積極配合等等。

2.部分企業(yè)重利潤輕投入,造成企業(yè)檔案管理的滯后。當前形勢下,企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn),它的管理工作的優(yōu)劣完全由企業(yè)自身重視程度決定。現(xiàn)代企業(yè)制度更要求企業(yè)能最大限度地節(jié)約成本,提高效益,企業(yè)檔案管理工作是一項需要投入人力、物力與財力等成本的工作,企業(yè)必然要求其檔案工作適應(yīng)生產(chǎn)、經(jīng)營的需要,必須符合效益原則。當企業(yè)檔案工作不能為企業(yè)帶來相當于或者大于其成本的效益時,其日益萎縮將成為不可避免的事實。

二、存在問題的原因

撇開外部因素,僅從檔案工作自身來看,筆者認為造成企業(yè)檔案工作遭受冷遇的原因有三:首先,現(xiàn)行企業(yè)檔案工作微觀管理方式植根于計劃經(jīng)濟體制,計劃經(jīng)濟體制下的高成本、低效益始終影響著目前的企業(yè)檔案工作,并與現(xiàn)代企業(yè)制度的效益原則產(chǎn)生摩擦。這是導(dǎo)致企業(yè)檔案工作處于劣勢最根本的原因。其次,企業(yè)檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式,未能跟上企業(yè)改革步伐,積極服務(wù)于企業(yè)。這是造成企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀最直接的原因。再次,企業(yè)檔案本身所能產(chǎn)生的效益的隱蔽性使其計量化難度較大,這是造成企業(yè)管理層忽略檔案工作的間接原因。為保障企業(yè)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展,深化企業(yè)檔案工作改革,實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化已成為企業(yè)檔案工作自身發(fā)展的迫切需要。

三、實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的幾點意見

第一,更新觀念,增強企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化意識。要實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化,首先要進一步解放思想,轉(zhuǎn)變觀念,認真貫徹執(zhí)行各級文件精神,不斷強化檔案管理現(xiàn)代化意識,大膽探索符合檔案工作自身特點的規(guī)律,能夠有效為當代中國經(jīng)濟、政治、文化建設(shè)服務(wù)的檔案工作理論與方法,建立和完善中國特色的檔案管理現(xiàn)代化體系,堅持一切從我國的基本國情出發(fā),從企業(yè)的實際出發(fā),制訂檔案工作目標、任務(wù)、方針、政策,創(chuàng)造性地開展計算機技術(shù)的應(yīng)用,要拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提高質(zhì)量,增強企業(yè)檔案工作的生機與活力。

第二,更新設(shè)備,充分利用現(xiàn)代化技術(shù)。隨著社會的發(fā)展,工作的深入,各行各業(yè)的檔案數(shù)量逐步增加,依靠人工手段進行檔案管理已遠遠不能適應(yīng)發(fā)展的需要,所以采取現(xiàn)代化手段進行檔案管理工作勢在必行。計算機、多媒體計算機、特別是超媒體的出現(xiàn),為解決這一矛盾展示了光明的前景。這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員,從思想觀念上對新技術(shù)給予足夠的重視,用新的觀念看待事物,引進使用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備,以促進檔案管理工作的健康發(fā)展。使用計算機系統(tǒng)管理,可對檔案資料進行復(fù)制、掃描、取樣,實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化。通過人機結(jié)合的方式,檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計算機管理程序,就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來,大大提高了工作效率。

篇3

一、檔案館現(xiàn)行檔案全宗排放的現(xiàn)狀和所面臨的問題

目前，對于全宗如何排放，可以說是普遍地令各級各類檔案館頭疼的問題。許多檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排列，都是按照傳統(tǒng)的做法，即憑經(jīng)驗在每一個全宗之后預(yù)留出位置，為以后接收檔案而用。這一做法，在館藏數(shù)量較少的時期曾經(jīng)起到了一定作用，但是隨著現(xiàn)行檔案的不斷移交進館，館藏數(shù)量的不斷增加，它也就產(chǎn)生了某些弊端，其主要體現(xiàn)在以下兩方面：

1進館檔案全宗的無序狀態(tài)，導(dǎo)致全宗排放工作的被動性。在實際工作中，接收檔案進館通常不是按照檔案館的全宗排放順序進行的，而是具有很大的隨機性。進館檔案無論從內(nèi)容，還是數(shù)量上都有可能與我們先前的經(jīng)驗判斷相距甚遠，因而預(yù)留位置不很準確。時常是一個全宗的新進館檔案，擠占了相鄰全宗的位置，這樣就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打亂了整個的工作安排，并且造成了大量的重復(fù)無效勞動。

2每個全宗后所預(yù)留位置的不科學，造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的巨大浪費。采用傳統(tǒng)做法所預(yù)留的位置，往往是通過經(jīng)驗的判斷，“一廂情愿”，估計而已。一個立檔單位的檔案無論從內(nèi)容、數(shù)量還是特征上都會隨著社會環(huán)境的變化而變化，但我們對其所預(yù)留的位置卻沒有改變，因此造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的閑置浪費。比如，當預(yù)留位置不足時，為了避免整個檔案庫房“大搬家”，通常是“見縫插針”或調(diào)整相鄰全宗的檔案，這樣就會使檔案擁擠不堪、取放不便，或者重新調(diào)整全宗位置，造成人力、物力的浪費和管理上的不穩(wěn)定性。實際工作中存在這樣一種情況：全宗之間會由于預(yù)留位置的不準確，使一些空間成為“嚼之無味，棄之可惜”的“雞肋”。它所造成的浪費是驚人的，我們不妨做一個推測就足以證明這一點：如果每個全宗后留有30厘米的長度棄之不用，那么100個全宗之間將會有3000厘米的空間不能存放檔案，這些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度檔案3000卷。這還沒有考慮其它因素，單單是裝具的浪費就是很可觀的。

以上這些問題，造成了管理工作的被動與混亂：檔案的經(jīng)常性搬動，增加了對檔案的磨損，不利于保證檔案的完整與安全，而且也會打亂某些全宗的順序，破壞了原有的系統(tǒng)，這對于還沒有完全實現(xiàn)計算機管理的檔案館，造成了管理工作的被動，不利于檔案的提供利用。隨著時間的推移與機構(gòu)改革的實施，近幾年將是檔案接收進館的，許多檔案要分批進館，預(yù)留位置一旦不科學，將會使檔案管理工作整日圍著“預(yù)留位置”轉(zhuǎn)，造成大量的重復(fù)性勞動，使管理工作處于一種“拆東墻補西墻”的被動局面。

二、如何做好檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排放

1要正確理解檔案管理工作中的“全宗理論”問題。我認為“保持全宗的完整性、不可分散性”對于收集工作來講是絕對的，這就是要切實保證“一個機關(guān)的全部檔案”，“應(yīng)統(tǒng)一向一個檔案館移交”，“進館檔案應(yīng)保持全宗的完整性”不能隨意分散。在檔案的管理工作中堅持全宗理論原則，往往存在一定的誤區(qū)，即將收集工作中的“全宗不可分散性”與在檔案管理工作中“全宗管理原則”完全等同起來，認為一個全宗檔案的排放是不可分割的，必須集中排列到一起。其實這一觀點從長遠的角度看是不可能做到的。對于任何事物和理論都要辯證地來看，在檔案工作中貫徹全宗理論時也要避免犯“絕對主義”的錯誤。正確的做法是，以全宗理論為大前提，但可以根據(jù)工作中出現(xiàn)的實際情況而做相應(yīng)的變動。所以，我認為，在檔案管理中全宗檔案的不可分散性只是一個相對的不可分散，也就是說，一個全宗的檔案可以按目錄或時期分別存放，而并不強求必須集中存放在一起。

2對需要向檔案館移交檔案的單位進行調(diào)查研究。對立檔單位的調(diào)查研究，是做好全宗科學排放的重要前提。因此，各級各類檔案館應(yīng)從本館的性質(zhì)綜合性或?qū)ｉT性 和職責范圍出發(fā)，調(diào)查研究本館應(yīng)接收范圍內(nèi)的所有國家機構(gòu)、社會組織和個人的職能、任務(wù)及其形成檔案的內(nèi)容、種類、價值，以及現(xiàn)存檔案的數(shù)量、整理、保管等情況，科學地確定應(yīng)移交檔案的單位并編制出進館全宗名冊，以便統(tǒng)籌安排進館檔案的范圍、時間和數(shù)量，為全宗的科學排放奠定基礎(chǔ)。具體地說主要做好以下幾方面的工作：

1 對立檔單位中符合進館年限準備移交進館的檔案進行調(diào)查研究。對這部分檔案情況進行摸底調(diào)查，是我們首先要做的工作，因為我們掌握了這部分檔案的基本情況，就可以迅速結(jié)合館藏現(xiàn)狀制定出接收方案，做好準備工作，增強工作的主動性。

2 對未到進館年限的檔案進行調(diào)查研究。主要是調(diào)查這部分檔案整理的原基礎(chǔ)、鑒定的方法和質(zhì)量、檔案的數(shù)量與成分、需要進館的檔案有多少，做到心中有數(shù)，以便為這部分檔案順利移交進館創(chuàng)造良好條件。

3 在前兩項調(diào)查研究工作的基礎(chǔ)上，對立檔單位未來形成檔案的狀況進行調(diào)研、分析、預(yù)測，并做好規(guī)劃。要對立檔單位的業(yè)務(wù)狀況進行分析，從而預(yù)測其未來檔案形成的數(shù)量以及分類標準等情況，為科學決策提供依據(jù)。

3立足本館，對館藏現(xiàn)狀進行調(diào)查研究。做好全宗排放工作，首先我們要掌握現(xiàn)有館藏檔案的保管狀況，我認為主要做好以下三方面工作：

1 調(diào)查分析檔案全宗的來源。這項工作旨在確定哪些是撤銷單位的全宗，哪些是現(xiàn)行單位的全宗，通過以上兩個確定，就可以明確哪些全宗是“活”的，哪些全宗是“死”的，從而為以后的全宗調(diào)整及預(yù)留位置的確定奠定基礎(chǔ)。比如，我們?yōu)榱舜_保某一全宗在排列上的完整性及連續(xù)性，在必要的情況下可以將某些數(shù)量較少的“死”全宗抽出去，單獨排列存放。

2 調(diào)查“活”全宗內(nèi)檔案的分類。通過這項工作可以確定全宗內(nèi)目錄的數(shù)量及狀況，以便在收集指導(dǎo)時給出檔號，在必要時可減少重復(fù)性勞動。比如，當預(yù)留位置不足時，可以考慮將新進館檔案順接原有目錄號順序給新的目錄號，然后將這部分檔案排列于其它存放地點。

3 調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等 以及將來的發(fā)展趨勢比如設(shè)備的增添，面積的擴建等 ，為全宗科學排放做好“硬件”規(guī)劃。

4根據(jù)調(diào)查研究取得的數(shù)據(jù)，結(jié)合實際情況，進行科學的分析、判斷，為待進館檔案合理預(yù)留位置，并根據(jù)實際需要隨時調(diào)整所做的規(guī)劃，但同時也要考慮其經(jīng)濟效益。

筆者結(jié)合實際工作中遇到的一些問題，就如何做好檔案館全宗科學合理的排放提出了一些初步設(shè)想：以便于管理為出發(fā)點，在確定進館檔案范圍、數(shù)量的情況下，結(jié)合庫房、裝具容量，把所有全宗的檔案分時期存放，使整個館藏檔案形成一個個相對穩(wěn)定的、集中的以所有全宗為組成單位的不同時期檔案構(gòu)成的管理體系，也就是說，把所有全宗中相同時期的檔案仍以全宗為單位集中存放。比如，可以將全部現(xiàn)行檔案以某一年為一個時間界限，對這以前的檔案，進行科學規(guī)劃，為這一時期待進館檔案預(yù)留出位置，并且這一時期全宗的排放盡可能在預(yù)留的范圍內(nèi)變動，這樣做的好處就是使全宗排放在現(xiàn)階段是相對穩(wěn)定的，而且在這一年以前的待進館檔案全部接收完畢后，這一時期的檔案則形成了一個穩(wěn)定的管理個體。對這一年以后至某一個年限的檔案，則可以按原來的全宗順序號重新進行集中存放，對待進館檔案重新做好規(guī)劃，形成一個良性循環(huán)的工作系統(tǒng)。此外，在實際工作中，所有全宗的排放可不必強求按由小到大的全宗號順序排列，因為隨著計算機技術(shù)在管理工作中的應(yīng)用，可使排列無序狀態(tài)而不利于管理的問題迎刃而解。

篇4

檔案工作就是管理檔案和開發(fā)檔案信息資源為社會各項社會活動服務(wù)的工作。國家管理機器的正常運轉(zhuǎn)、民族文明的傳承以及經(jīng)濟與社會的進步都依賴于檔案管理工作的正常開展。隨著信息化社會的到來，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)與現(xiàn)代通訊技術(shù)不斷介入，檔案集成管理應(yīng)運而生。檔案集成管理，就是對傳統(tǒng)檔案信息中的各要素進行優(yōu)化重組，形成相互之間的競爭性互補關(guān)系，通過競爭沖突，來實現(xiàn)彼此互補匹配的功能。

1檔案集成管理的特點

1.1非線性相干性

非線性相干性是集成管理的本質(zhì)特征，管理的投入和產(chǎn)出不再是一一對應(yīng)的簡單的相加關(guān)系而是呈非線性關(guān)系，非線性相干性主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，對檔案進行管理各環(huán)節(jié)間的相互作用不再是簡單的數(shù)量相加，而是相互制約。第二，檔案集成要素的非對稱性。即檔案管理的各個環(huán)節(jié)不是呈對稱狀態(tài)排列的，而是在同一集成體中處于不同側(cè)重的狀態(tài)。

1.2動態(tài)開放性

動態(tài)性要求我們在集成管理過程中必須時刻關(guān)注系統(tǒng)內(nèi)外環(huán)境要素的變化，并且及時調(diào)整相關(guān)的內(nèi)容，以保證管理系統(tǒng)的適應(yīng)外界的變化要求。開放性是指集成管理的運行是全方位開放狀的，管理系統(tǒng)可以隨時和外界發(fā)生能量、物質(zhì)、信息、知識等各方面的交換。隨著外部環(huán)境的變化，系統(tǒng)參數(shù)進行調(diào)整，從而適應(yīng)環(huán)境并隨之進化，從而使管理系統(tǒng)能夠有效地運轉(zhuǎn)。

1.3是一種柔性化管理

在檔案管理的運作過程中表現(xiàn)出很強的彈性，是一種人本核心的管理運作方式。管理實施主要是依賴非強制性的軟性手段和方式推動。因為在檔案的集成中，人的智力和創(chuàng)造性思維是不可缺少的，不管技術(shù)和設(shè)備是多么的先進，都要靠人去實行和操作，人始終在管理中占據(jù)著突出的地位。如果沒有檔案人員對檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的操作，對信息技術(shù)的支持，對檔案工作的創(chuàng)新性思考，檔案集成管理系統(tǒng)將難以運作，檔案事業(yè)也難以發(fā)展。

1.4是基于知識平臺的集成管理

檔案集成管理，是基于知識平臺的集成管理。是在知識平臺基礎(chǔ)上的信息和數(shù)據(jù)的集成，將分散的專業(yè)知識進行分類、匯總變成具體的、系統(tǒng)性的知識，它是在信息、科技、智慧為代表的知識體系基礎(chǔ)上，將人力資源的不同方面、信息管理、信息利用與開發(fā)服務(wù)等內(nèi)容有機地協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來，更好的完善檔案事業(yè)的管理和創(chuàng)新，實現(xiàn)資源的使用和配置最優(yōu)化和便捷。

2檔案集成管理的主要內(nèi)容

檔案集成管理是信息的集成、任何組織的集成、技術(shù)的集成和多學科的集成。

2.1信息集成

檔案系統(tǒng)信息集成是整個檔案集成管理的基礎(chǔ)，是在知識平臺的基礎(chǔ)上，將檔案文件與管理中文字、圖像、聲音、空間、時間等各種信息的集成，同時將信息進行整理、分類、匯總，輸入的是分散的信息，輸出的是系統(tǒng)的信息。只有在信息集成構(gòu)建的信息通道基礎(chǔ)上，各不同功能的部門、環(huán)節(jié)才能克服時間、空間以及不同環(huán)境的障礙，實現(xiàn)信息的自由流通，各部門才能得以良好的溝通和協(xié)調(diào)，才能提高檔案管理運作整體水平與效益。

2.2人和組織的集成

不論是多么先進的技術(shù)裝備都是由人來操作和完成的，因此人是系統(tǒng)中最為重要和活躍的因素。首先是對各類人員的協(xié)調(diào)工作，檔案管理工作人員只有同心協(xié)力，相互配合才能保證總體工作目標的實現(xiàn)；其次是實現(xiàn)人與計算機的協(xié)調(diào)，即保證計算機能更好的為人所用，這就要建立合理的培訓和激勵機制，增強工作人員的專業(yè)知識和進去意識；最后，培養(yǎng)具有協(xié)調(diào)性、創(chuàng)造性的企業(yè)文化，使我們的活動都遵照一定的文化價值標準，增強工作人員的凝聚力和對組織的融合力。

2.3技術(shù)集成

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，多種技術(shù)聯(lián)合應(yīng)用成為現(xiàn)實，檔案集成管理同樣也需要現(xiàn)代化的技術(shù)手段的支持，要依靠數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及硬件條件的支持等等。簡單的說檔案集成管理就是現(xiàn)代科學技術(shù)在檔案管理中的綜合運用。

2.4多學科集成

檔案集成管理是多學科的集成，是圖書、情報、檔案的一體化管理。我們通過對文獻信息進行科學的分類和處理，保證文獻信息獲取、加工、貯存、傳遞等渠道的暢通，提高文獻信息之間的傳遞效率和利用率；通過網(wǎng)絡(luò)共建、資源共享等手段，實現(xiàn)信息、信息人員、信息技術(shù)、信息設(shè)備等各種要素之間的匹配與磨合，為用戶提供集成的一站式服務(wù)。

3檔案集成管理的應(yīng)用

3.1檔案人力資源集成管理

檔案人力資源集成管理是指在檔案工作中要重視人才的培養(yǎng)，建立一整套吸引人才、培養(yǎng)人才的制度，使人員集成在整個檔案集成系統(tǒng)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。他體現(xiàn)的是以人為本的思想，不管現(xiàn)代的科學技術(shù)多么的發(fā)達，人始終是操作和實行的核心。檔案人力資源集成管理不但要協(xié)調(diào)各類人員的工作，還要實現(xiàn)人與技術(shù)的集成，人與計算機的集成，以及培養(yǎng)具有協(xié)調(diào)性、創(chuàng)造性的企業(yè)文化。檔案人力資源集成管理主要從以下幾方面入手：第一，合理配置人力資源，將最優(yōu)秀的人安排到最合適的崗位，在體現(xiàn)員工價值的同時，可以激發(fā)員工的工作積極性。第二，建立完善的培訓機制，培訓是企業(yè)送給員工的福利，也可以增強員工的專業(yè)知識和對企業(yè)的向心力，只有專業(yè)知識豐富的人才能駕馭高科技航向，只有專業(yè)知識豐富的人才能在信息社會立于不敗之地。第三，建立競爭激勵機制，有競爭才會有動力和進步，要適當?shù)膶T工進行激勵，鼓勵其增強自身的專業(yè)知識和操作技能。3.2檔案信息服務(wù)集成管理

檔案信息服務(wù)集成管理是是一種基于網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜服務(wù)功能集成，是指將分散的資源和服務(wù)按照一定的規(guī)則鏈接成一個整體，從而靈活配置所需的信息系統(tǒng)或信息服務(wù)流程，它要求建立一個能夠集成各種類型的數(shù)字資源的統(tǒng)一的檢索平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。要實現(xiàn)檔案信息服務(wù)集成管理，第一，要更新觀念，用系統(tǒng)的思考方式對待新的檔案工作流程。第二，充分利用現(xiàn)代科學技術(shù)。檔案信息服務(wù)集成是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、集成數(shù)據(jù)環(huán)境的實現(xiàn)為前提的。只有當我們掌控了數(shù)據(jù)、文本、圖像和聲音的多媒體數(shù)據(jù)庫技術(shù)，建立了多功能界面的環(huán)境下，信息集成服務(wù)才會成為可能。第三，就是要提高檔案人員的綜合素質(zhì)。人是一切的主導(dǎo)，再先進的技術(shù)都要人來操作和實行，因此要重視人才的培養(yǎng)。

4結(jié)論

檔案集成管理是信息時代對檔案管理提出的新要求，它真正實現(xiàn)了信息、技術(shù)和人的集合和統(tǒng)一，檔案集成管理不僅要求對檔案文件進行控制，而且還要求在這個管理系統(tǒng)中的要素能夠競爭互補，發(fā)揮更大的作用與功效；它也是實現(xiàn)檔案信息資源完全數(shù)字化的技術(shù)基礎(chǔ)。只有實現(xiàn)了檔案管理集成化，檔案工作才能實現(xiàn)真正的進步。

參考文獻：

[1]李寶山.集成管理——高科技時代的管理創(chuàng)新[M].中國人民大學出版社.

篇5

一計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對醫(yī)院檔案工作的影響

（1）檔案載體多樣化：檔案在網(wǎng)絡(luò)化管理中的表現(xiàn)形式多樣化,隨著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展和辦公自動化的普及,檔案不僅以文字的方式出現(xiàn),而且更多的是以人們在辦理公務(wù)和一般事物或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件檔案形式出現(xiàn),如文本、圖像、聲音或影像等,檔案管理主要通過計算機來完成。

（2）檔案收集的豐富化：收集是檔案管理工作的起點和開端,是整個檔案管理工作的基礎(chǔ)"隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,電子檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點"它可以施行前端控制,因而邏輯收集歸檔是實時進行的;在檔案正式形成和收到的同時,都可以通過網(wǎng)絡(luò)來傳輸,為檔案收集工作開辟了一條新途徑;利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),廣泛采集有關(guān)站點的數(shù)據(jù)信息,不僅節(jié)約了時間,而且在盡可能大的范圍內(nèi)豐富了檔案的內(nèi)容。

（3）檔案服務(wù)多樣化：由于檔案內(nèi)容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務(wù)對象的擴大等,傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式已不適應(yīng)新時期檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案信息資源作為社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)實現(xiàn)了信息資源的共享,通過計算機管理服務(wù)、光盤存貯服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公共信息網(wǎng)服務(wù)及視聽傳播服務(wù),服務(wù)對象可多途徑地獲取檔案信息,節(jié)省了時間,提高了利用效率。

（4）檔案管理人員專業(yè)化：工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn),不僅僅是對知識和技能要求的提高,更重要的是觀念上的更新。計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念,同時必須具有豐富的管理學理論和一定的管理經(jīng)驗。由于工作的特殊性,檔案管理人員是檔案信息的擁有者,掌握著珍貴的信息資源,并且承擔著信息資源開發(fā)、加工和提供利用的任務(wù)。其日常的業(yè)務(wù)工作已越來越依賴于自動化的檔案系統(tǒng),檔案工作不再是滯后、被動的,而成為關(guān)系全局的重要部分之一。因而,在知識經(jīng)濟時代,為了適應(yīng)全新的計算機網(wǎng)絡(luò)下的檔案工作,檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識,培養(yǎng)信息處理能力和開發(fā)能力。

二醫(yī)院檔案實行網(wǎng)絡(luò)化管理的內(nèi)容

（一）文書處理過程和歸檔實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應(yīng)新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預(yù)立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡(luò)進行，由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。

（二）病歷檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴大和新技術(shù)、新項目的開展，各種創(chuàng)傷性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗，找出問題，及時改進,進一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。

（三）人事檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著社會信息化進程的加快，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點，運用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，從實體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的管理。（四）醫(yī)院圖書館實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著圖書館業(yè)務(wù)的拓展，業(yè)務(wù)檔案作為知識的結(jié)晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經(jīng)驗和認識以及在各個環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞來進行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，最大限度地實現(xiàn)檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。

三檔案管理實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)化的建議和方式

1、領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。

檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀科學技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對檔案工作的思想認識；調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學決策中的作用。只要領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，通過檔案人員的學習和努力，醫(yī)院檔案管理計算機網(wǎng)絡(luò)化完全可以實現(xiàn)。

2、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備先行是基礎(chǔ)

網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展,硬件先行。硬件建設(shè)要有前瞻性,要建立一套先進的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)?？紤]到醫(yī)院檔案管理以數(shù)據(jù)保存、處理和應(yīng)用為主,在選擇技術(shù)和產(chǎn)品時應(yīng)選擇具有一定的先進性、可即時擴展且易于維護的。醫(yī)院普遍建立了微機局域網(wǎng)絡(luò),但微機局域網(wǎng)的建立要立足高起點,富于規(guī)劃,不但方便內(nèi)部信息的交流,還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來方便信息的輸出利用。

建立醫(yī)院局域網(wǎng)。因為局域網(wǎng)適用范圍小，網(wǎng)絡(luò)獨立性強，故其安全性最高。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實現(xiàn)檔案資料的在線利用。同時要與各科室簽訂協(xié)議，互相遵循規(guī)則，共享檔案網(wǎng)絡(luò)信息。

3、人員素質(zhì)的提高是必備條件。

篇6

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復(fù)學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學位申報審批表、畢業(yè)證書、學位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學習。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。

二、完善學籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業(yè)知識、學習檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業(yè)證書編號、學位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻】

篇7

直接查閱縮微品，對于大多數(shù)利用者來說比較陌生、不習慣。這就需要我們向利用者耐心講解注意事項，并進行實際操作演示，直到利用者可以獨立操作為止。如果遇到機密性強的縮微品或利用者急需的情況，我們可以幫助他們查找所需文件。對于不能很快獨立操作的利用者，也可以先幫助查詢，逐步使利用者掌握操作方法。而對那些經(jīng)常或長期的縮微品利用者，可以專門為他們預(yù)留閱讀品，以方便使用。這樣即擴大了縮微復(fù)制工作的影響，方便了利用者，也減輕了提供利用人員的工作負擔。

對于未開放檔案的利用，可以將拍攝的卷片制成封套片，向利用者提供經(jīng)編輯的封套片，從而防止未開放檔案的泄密，也使其中已開放的檔案提供利用。如果未開放檔案經(jīng)審定開放，可以對封套片重新進行編輯后，再提供利用。如果該全宗檔案經(jīng)審定全部開放，則既可以提供卷式縮微品，也可以提供片式縮微品。從而解決了方便利用與保證機密安全的矛盾。

我們還可以根據(jù)利用者提供的信息，向兄弟檔案館或其他單位、個人通過購買或交換縮微品的方式豐富館藏，從而解決了利用者多地查詢的不便，而且價格也比較便宜。如果利用者在外地或不便到檔案館來使用，在條件允許的情況下，可以通過郵寄或從網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)姆绞教峁├?。?/p>

二、創(chuàng)建良好的閱讀環(huán)境

創(chuàng)建一個良好的閱讀環(huán)境，不但需要有高質(zhì)量的縮微品和檢索手段，還需要合適的閱讀和復(fù)印還原設(shè)備及精干的工作人員，這樣可以最大限度的降低利用者使用縮微品的抵觸情緒。

一個良好的閱讀環(huán)境，需要縮微品閱覽室內(nèi)燈光亮度要合適，其燈光亮度與閱讀器屏幕亮度之比為1：3?？s微品閱覽室內(nèi)閱讀器應(yīng)按“口”字排列或在四周放置，閱讀復(fù)印機要放在角落里，避免互相干擾。放置閱讀器還要預(yù)留下足夠的書寫空間。提供可調(diào)節(jié)高度且有后背的椅子，使不同高矮的利用者均能平視閱讀器屏幕三分之二高度，這樣可以部分減輕閱讀疲勞。工作人員必須耐心地向新利用者教授縮微閱讀設(shè)備的使用方法，各種縮微品和閱讀設(shè)備的指示信號和每臺機器的圖示都能幫助利用者掌握操作方法。其中來回卷片最容易出現(xiàn)問題，乎沒有一個利用者第一次取片的方法是正確的?，F(xiàn)在，利用片一般提供的是負片。雖然正片符合人們的閱讀習慣，但由于縮微品是燈光投影閱讀，長時間閱讀正片比負片易疲勞，而且考慮到塵土、損傷及高縮率的影響，一般以提供負片為好。

一個良好的閱讀環(huán)境，要求縮微品閱覽室的工作人員每周對鏡頭、屏幕檢查和清潔一次，還要提醒檔案工作人員注意每一臺機器的使用及其工作條件，從而確保良好閱讀環(huán)境的建立。

篇8

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案/信息安全/互聯(lián)網(wǎng)

【正文】

1.數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用的安全問題

數(shù)字檔案的產(chǎn)生、移交、歸檔、管理和利用都是基于互聯(lián)網(wǎng)、專用網(wǎng)和局域網(wǎng)環(huán)境下進行。系統(tǒng)的應(yīng)用模式主要采用兩種方式（即基于瀏覽器的Browser/Server結(jié)構(gòu)和基于客戶服務(wù)器模式的Client/Server結(jié)構(gòu)），這兩種方式都可以實現(xiàn)網(wǎng)上對檔案信息的轉(zhuǎn)換、存貯和訪問。在數(shù)字檔案的歸檔、管理和服務(wù)利用等過程中，檔案數(shù)據(jù)的安全問題往往表現(xiàn)在多個層面。

1.1網(wǎng)絡(luò)級安全。是指支撐系統(tǒng)運行的物理設(shè)備的安全問題，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)如網(wǎng)絡(luò)布線、網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接、局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)環(huán)境的構(gòu)建、設(shè)備的選型及其各個環(huán)節(jié)安全策略的考慮。往往會根據(jù)需要采用適當?shù)姆阑饓υO(shè)備及網(wǎng)絡(luò)管理軟件來確保局域網(wǎng)的內(nèi)外用戶的訪問權(quán)限和網(wǎng)絡(luò)上數(shù)據(jù)包的檢測與過濾；選用可靠的硬件安全設(shè)備保證整個系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，如雙機熱備份、磁盤陣列等設(shè)備的采用來保證一臺服務(wù)器出現(xiàn)故障而不會導(dǎo)致整個系統(tǒng)的癱瘓問題，等等。網(wǎng)絡(luò)級安全策略是整個系統(tǒng)得以安全運行的基本保障，這是需要在系統(tǒng)規(guī)劃階段嚴格把關(guān)的重要內(nèi)容之一。

1.2數(shù)據(jù)級安全。主要是指涉及到系統(tǒng)存貯的檔案數(shù)據(jù)的安全問題，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)存貯、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換以及各類電子文件的保管和異地存貯策略等，以防止數(shù)據(jù)版本的更新、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換、硬件設(shè)備的意外損壞、存貯介質(zhì)的老化、失效、自然災(zāi)害等造成的數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)損壞甚至是計算機系統(tǒng)的破壞和癱瘓。操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的安全問題雖說主要是取決于軟件供應(yīng)商所開發(fā)的商品化軟件的穩(wěn)定性和安全的保障問題，但對于建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)，首要考慮的是選擇什么樣的操作系統(tǒng)來確保應(yīng)用系統(tǒng)的安裝和運行，目前主流的操作系統(tǒng)有Unix、Windows和Linix，他們各自有其優(yōu)越性，安全問題也各有特點，關(guān)鍵是如何選擇滿足用戶實際需求的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。當然考慮檔案元數(shù)據(jù)的存放規(guī)則和保管策略也是本階段非常重要的問題之一，如數(shù)據(jù)庫的分布式或集中式存放模式、數(shù)據(jù)的異地備份、電子數(shù)據(jù)格式的定期升級和保存介質(zhì)的更換等，需要一定的保管制度來約束。這些都是在系統(tǒng)設(shè)計和具體實現(xiàn)的過程中需要綜合考慮的關(guān)鍵因素，也是檔案應(yīng)用系統(tǒng)能夠安全運行的根本保障。

1.3應(yīng)用級安全。是指檔案管理信息系統(tǒng)在實際應(yīng)用操作的過程中應(yīng)考慮的基本問題，主要取決于檔案部門所采用的應(yīng)用系統(tǒng)的用戶模型的定義模型和使用規(guī)則。一般情況下，檔案管理信息系統(tǒng)的用戶模型分多個層次、多個角色、多種功能或多種形式混合使用，來分別定義用戶權(quán)限。系統(tǒng)常常按功能權(quán)限劃分為系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)操作和數(shù)據(jù)瀏覽等3大類用戶：每類用戶角色的定義可以按照各業(yè)務(wù)職能的實際需求，對其操作權(quán)限和操作功能進行定義，如單位領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、普通業(yè)務(wù)員等。但不論采用哪種用戶模型，要求應(yīng)用級的安全至少包括兩項功能，一是對系統(tǒng)中各個功能模塊的操作權(quán)限的定義，另一個是對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的分層管理和操作權(quán)限的定義。比如，兩個不同的用戶可以操作同一個功能模塊，但所能看到的數(shù)據(jù)只能是本用戶所在單位的數(shù)據(jù)，而不應(yīng)看到另一個用戶所在單位的數(shù)據(jù)，這是網(wǎng)絡(luò)版檔案管理信息系統(tǒng)的基本操作需求；再如上級領(lǐng)導(dǎo)能夠看到下級人員所操作的數(shù)據(jù)，而下級人員則無權(quán)看到上級領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。

2.網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全技術(shù)方案

網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全建設(shè)是防止系統(tǒng)外部非法用戶和不安全數(shù)據(jù)包侵犯的主要措施，常常采取的主要方法是物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認證等安全技術(shù)。防火墻技術(shù)是實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離與訪問控制的最基本、最流行、最經(jīng)濟的、也是很有效的措施之一，這里以防火墻為例來討論數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全解決方案。

2.1防火墻安全解決方案。

防火墻是多個網(wǎng)絡(luò)之間的安全隔離網(wǎng)，其基本原理是設(shè)置安全策略，控制（允許、拒絕、檢測）出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)包，它本身具有較強的抗攻擊能力，可以實現(xiàn)以下幾種安全功能：一是限制未被授權(quán)的用戶進入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，過濾掉不安全的數(shù)據(jù)包；二是防止入侵者接近本系統(tǒng)的防御設(shè)施；三是限定內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)用戶訪問特殊站點；四是為監(jiān)視Internet安全提供方便。清華大學檔案館防火墻安全運行結(jié)構(gòu)采用了三臺對外提供服務(wù)利用的服務(wù)器，都部署在非軍事管轄區(qū)（DMZ區(qū)），服務(wù)器通過特定的端口對外提供服務(wù)，如Web服務(wù)的8085端口，數(shù)據(jù)服務(wù)的1528等，避免了外界用戶對服務(wù)器其他端口訪問的可能性。如果少數(shù)的檔案室需要數(shù)據(jù)服務(wù)器特別指定用戶，可以采用防火墻用戶認證及用戶規(guī)則來限制，這樣除了經(jīng)過已認證的用戶外，所有本局域網(wǎng)以外的用戶在訪問內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)時都需要通過防火墻進行過濾和篩選，具體使用時可以通過對客戶端IP地址或者網(wǎng)卡的MAC地址進行判斷和識別，以及通過對可疑數(shù)據(jù)包的檢測進行過濾，以保證整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運行。

這種鏈接方式是采用了防火墻的路由模式來實現(xiàn)的。檔案館內(nèi)部的辦公PC統(tǒng)一使用內(nèi)部定義的網(wǎng)址如192.168.X.X，為私有IP，通過防火墻的NAT功能訪問互聯(lián)網(wǎng)，保證了安全性。外界不能直接訪問到檔案館內(nèi)部的PC，減少被攻擊的可能性；提高了可管理性，所有PC都可以實現(xiàn)MAC地址綁定，可以針對需要控制內(nèi)部用戶的上網(wǎng)時段和訪問內(nèi)容。

2.2網(wǎng)絡(luò)安全管理的人文策略。

硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)管理軟件是保證網(wǎng)絡(luò)安全運行的基本手段，同樣加強網(wǎng)絡(luò)的安全管理，采取科學有序的管理策略也是非常重要的人為因素，往往諸多的不安全因素恰恰反映在組織管理和防范不當?shù)确矫?，因此必須引起足夠的重視?/p>

系統(tǒng)管理員采用雙人負責制和任期有限的基本原則，防止人員流動或缺崗造成損失，避免職位壟斷或由于時間過長。

安全級別確定應(yīng)根據(jù)工作的重要程度來確定，根據(jù)確定的安全等級，確定安全管理的范圍。

制定的機房管理制度：對于安全等級要求較高的系統(tǒng)，要實行分區(qū)控制，限制工作人員出入與己無關(guān)的區(qū)域。出入管理可采用證件識別或安裝自動識別登記如門禁系統(tǒng)，采用磁卡、身份卡等手段，對人員進行識別、登記管理。

制定嚴格的操作規(guī)程：操作規(guī)程要根據(jù)職責分離和多人負責的原則，各負其責，不能超越自己的管轄范圍。

制定完備的系統(tǒng)維護制度，如數(shù)據(jù)保護，數(shù)據(jù)備份等工作計劃。重要數(shù)據(jù)維護時要首先經(jīng)主管部門批準，并有安全管理人員在場，隨時將出現(xiàn)故障的原因、維護內(nèi)容和維護前后的情況要詳細記錄。

制定應(yīng)急措施，保證緊急情況下，如何盡快恢復(fù)的應(yīng)急措施，使損失減至最小。建立人員雇用和解聘制度，對工作調(diào)動和離職人員要及時調(diào)整相應(yīng)的授權(quán)。

3.檔案管理信息系統(tǒng)的安全方案

數(shù)字檔案信息的錄入和維護主要依靠管理信息系統(tǒng)所提供的各項功能來完成，由于用戶角色的不同，權(quán)限的差異，要求應(yīng)用系統(tǒng)能夠提供一套完整的用戶安全管理策略，以保證檔案信息的完整性和安全性。檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理主要體現(xiàn)在3個方面。一是要采用成熟先進的計算機應(yīng)用系統(tǒng)運行結(jié)構(gòu)：二是對系統(tǒng)用戶按照工作需要進行角色和等級的區(qū)分；三是對檔案數(shù)據(jù)的安全管理級別如保密、開放等狀態(tài)按照檔案法規(guī)定和實施細則進行多級安全管理，以區(qū)別不同類型用戶的訪問。

3.1應(yīng)用系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)。

三層Browser/Server體系結(jié)構(gòu)有著多層數(shù)據(jù)安全機制、日常維護工作量小、對客戶端的運行環(huán)境要求也比較低（只要有瀏覽器即可）、客戶端物理位置可以靈活設(shè)置等諸多優(yōu)點，因此采用三層B/S的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)無疑是一個先進且明智的選擇。安全防護措施有三級，即防火墻安全措施、應(yīng)用系統(tǒng)的身份認證安全措施以及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的安全模型，

3.2應(yīng)用系統(tǒng)用戶權(quán)限管理：

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②只有文本、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進行歸檔處理。

③從歸檔方式來看，電子文件支持邏輯歸檔方式，同時也可進行物理歸檔?；谟嬎銠C網(wǎng)絡(luò)的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔，不必調(diào)整其存儲方式或存儲位置。而物理歸檔則需要借助可脫機存儲的載體，先將源電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)皆撦d體中，經(jīng)由其轉(zhuǎn)換加工再移交檔案室。按照存儲載體的類型，筆者首推光盤，另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長期存儲數(shù)據(jù)。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉(zhuǎn)換，然后存儲在指定磁盤。

④電子文件歸檔時，機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。

⑤電子檔案管理系統(tǒng)采用“計算機集中處理+電子檔案存儲數(shù)據(jù)資料+數(shù)據(jù)有效管理”的方式，實現(xiàn)對檔案資料“一次采集、反復(fù)利用、信息共享”。

⑥歸檔方式由“紙質(zhì)”變“電子”。一改以往每年發(fā)一份表格，要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創(chuàng)新建立專門檔案管理系統(tǒng)，由專人負責錄入管理，一人一檔，定期校驗和轉(zhuǎn)存，實行檔隨人走“終身制”。

⑦時間由“短期”變“長效”。新建立的電子檔案管理系統(tǒng)更具有連續(xù)性和長效性，可做到隨時可添加，隨時可變更，隨時可查閱，有利于長期保存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報不持續(xù)完備的缺點。⑧需銷毀的電子文件必須編制銷毀清冊，經(jīng)上級批示后統(tǒng)一銷毀。銷毀保密等級較高的電子文件時，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應(yīng)該一并銷毀其載體，確保不留任何痕跡。銷毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負責監(jiān)管電子文件的接收、保管和鑒定銷毀工作。

2安全保密制度

①辦公室行政人員必須對數(shù)字檔案系統(tǒng)的登錄帳號、密碼保密。另外，為了保證系統(tǒng)安全，應(yīng)該用數(shù)字+字母的形式設(shè)置登錄密碼，且不得少于八位數(shù)，每隔一段時間修改一次。非單位內(nèi)部計算機未經(jīng)上級批示無權(quán)登錄檔案管理系統(tǒng)。

②除業(yè)務(wù)檔案以外的電子檔案只允許單位內(nèi)部查詢。③使用者本人可查閱電子檔案資料，未經(jīng)上級批示不得外傳。檔案禁止網(wǎng)絡(luò)共享。

3數(shù)字檔案室提供各類非室藏檔案查詢

①非單位內(nèi)部人員，未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批示不得調(diào)閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料，經(jīng)批示后由本單位后臺管理部門授予訪問權(quán)限方可進入系統(tǒng)進行調(diào)閱。單位內(nèi)部人員可通過提前申請的帳號登錄蘭臺檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)需要調(diào)閱電子文件。

②根據(jù)檔案的保密等級，系統(tǒng)按照登錄權(quán)限將單位內(nèi)部人員分為三類，即普通用戶、中級用戶和高級用戶。

③可以對外開放的文件有的設(shè)置了限制條件。比如調(diào)閱數(shù)字檔案時，要求調(diào)閱人提前通過網(wǎng)絡(luò)遞交調(diào)閱申請，經(jīng)檔案管理人員審查后自由調(diào)閱，調(diào)閱人不得擅自轉(zhuǎn)載文件資料。而紙質(zhì)文件則要通過上級批復(fù)再進行調(diào)閱。

4檔案數(shù)據(jù)管理維護制度

①認真做好文件的收、發(fā)工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)；做好檔案的統(tǒng)計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統(tǒng)計，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務(wù)。

②數(shù)字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責管理和維護，確保檔案數(shù)據(jù)安全；

③各部門數(shù)字檔案經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后由行政秘書交檔案室統(tǒng)一管理；④非檔案管理者不得修刪數(shù)字檔案；數(shù)字檔案至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），其中一套異地保存，另外兩套分開保管；行政秘書應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。

5數(shù)字檔案鑒定銷毀制

①堅定數(shù)字檔案時，首先由領(lǐng)導(dǎo)批示，從各部門挑選專業(yè)人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數(shù)字檔案，就檔案存毀給出專業(yè)意見。然后，工作組統(tǒng)計出不再具有利用價值和存儲價值的檔案清單，編寫銷毀清冊。

②檔案鑒定工作組以報告的形式向上級如實反映檔案逾期情況，并遞交銷毀清冊。經(jīng)批示后按規(guī)定流程將逾期檔案一并銷毀。但是銷毀清冊必須永久保存。禁止任何部門或個人未經(jīng)批示擅自銷毀檔案資料。

6檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護使用制度

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二、檔案信息安全管理的現(xiàn)狀分析

近年來隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國的檔案管理模式基本上分為兩種：實體檔案信息管理和電子檔案信息管理。下面針對不同的檔案信息管理模式，對其現(xiàn)狀和存在的問題進行分析。

1.實體檔案信息管理

實體檔案信息管理是長期以來一直沿用的管理方法。實體檔案信息管理需要大量的檔案館庫做支撐，但是我國目前的檔案館庫多是20世紀80年代的建筑，特別是在經(jīng)濟發(fā)展相對緩慢、生活貧困的地區(qū)，其中不少檔案館庫及設(shè)施在漫長的歲月演變中變得破敗不堪，檔案庫房的功能大大減弱，這對檔案信息的存放和保管構(gòu)成了嚴重的威脅。不僅檔案館庫等建筑設(shè)施的狀況影響檔案信息的安全，在檔案信息管理中同樣存在嚴重的安全漏洞。主要表現(xiàn)在以下幾方面：首先，字跡不清晰。受到歷史條件的制約，以前很多紙質(zhì)檔案書寫所用的材料不符合規(guī)范，形成大量的鉛筆、圓珠筆字跡，再加上時間久遠，檔案保護不當，造成檔案字跡模糊不清晰。其次，檔案信息保護環(huán)境不良。在檔案存放和保管過程中，由于存放環(huán)境的惡劣導(dǎo)致檔案的破壞屢見不鮮。最后，檔案的自然損壞嚴重。檔案信息的自然損壞主要是歷史原因所致，由于存放時間比較久遠，記錄檔案信息的載體經(jīng)過漫長的時期發(fā)生了不同程度的損壞，導(dǎo)致所記錄的檔案信息隨之發(fā)生損壞。

2.電子檔案信息管理

隨著經(jīng)濟發(fā)展水平的不斷提高，特別是計算機、互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，為檔案信息管理提供了新的管理手段和方法。電子檔案信息管理不僅保證了檔案管理的高效性，還節(jié)省了檔案信息管理的經(jīng)濟成本。但是由于受到技術(shù)發(fā)展水平的限制，電子檔案信息管理受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊和威脅，電子檔案信息管理工作同樣面臨嚴峻的安全問題，主要存在以下兩方面問題。

(1)檔案信息在查詢利用過程中面臨安全威脅

由于目前經(jīng)濟發(fā)展水平的限制，電子檔案信息管理并沒有形成統(tǒng)一的機制。因此導(dǎo)致電子檔案信息系統(tǒng)平臺不一致，在管理上無法達到統(tǒng)一規(guī)范，造成電子檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不穩(wěn)定，極易遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。目前并沒有專門為電子檔案信息管理建立的安全可靠的局域網(wǎng)，也沒有針對檔案信息安全管理的完善的法律法規(guī)，這種管理上的不到位致使電子檔案信息在利用的過程中受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響和損害。

(2)電子檔案信息管理系統(tǒng)功能不夠強大

電子檔案信息是一種重要的信息資源，一個單位檔案信息的失竊可能會給一個企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟損失，一個國家的檔案信息泄漏，嚴重的會引發(fā)國與國之間的矛盾或戰(zhàn)爭。盡管國家對電子檔案信息管理十分重視，并且出臺了涉及國家秘密的信息系統(tǒng)審批管理相關(guān)法律法規(guī)，但是由于受到各種條件的限制，不少地區(qū)的電子檔案信息管理系統(tǒng)功能并不能達到國家相關(guān)規(guī)定的要求，從而使檔案信息安全面臨極大風險。具體到系統(tǒng)的登錄權(quán)限、身份識別、數(shù)字認證、指紋識別等功能都有待進一步的完善和提高。

三、檔案信息安全管理措施探析

1.增強檔案實體管理

檔案實體管理是一種重要的管理形式，針對檔案實體管理中出現(xiàn)的問題，應(yīng)著力發(fā)揮國家的財政支撐作用，對不符合標準的館庫及時進行修整，對庫房的防護功能定期進行檢查和確認，確保檔案信息管理硬件環(huán)境的安全。

2.營造電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境

眾所周知，檔案信息具有嚴格的保密性，是十分重要的信息資源。這就要求我們一定要營造一個安全的電子檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先對于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的硬件和軟件系統(tǒng)要進行有效的保護，防止網(wǎng)絡(luò)黑客及病毒的襲擊是不容忽視的，要不斷研究和升級防范網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的技術(shù)，將檔案信息的安全隱患降到最低。其次還要對電子檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)功能進行完善和升級，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的登入采用先進的指紋識別技術(shù)，進行嚴格的身份驗證，從而建立強大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

3.加強行政保護

檔案信息來源于社會生活和社會生產(chǎn)，為國家經(jīng)濟建設(shè)和經(jīng)濟活動的開展提供必要的信息支持。隨著國家經(jīng)濟建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案信息的發(fā)展與傳播步伐也越來越快，并逐漸對社會生活的各個領(lǐng)域產(chǎn)生不可估量的影響和作用。首先國家要重視并宣傳檔案信息的重要性，使人們普遍樹立檔案信息的保密意識，其次還要采取一定的行政手段，制定相關(guān)的法律法規(guī)，約束和規(guī)范檔案信息安全管理，特別要對電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)制定嚴格的規(guī)范，從而在制度保障的前提下建立強大的檔案信息安全系統(tǒng)。