導(dǎo)言：作為寫作愛好者，不可錯(cuò)過為您精心挑選的10篇檔案管理技術(shù)，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

篇1

論文摘要：以編制供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理導(dǎo)則為例，探討研究了如何加強(qiáng)供電企業(yè)技術(shù)檔案管理，以更好地服務(wù)企業(yè)中心工作。

論文關(guān)鍵詞：技術(shù)檔案;管理：服務(wù);供電企業(yè)

檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。在供電企業(yè)加快實(shí)現(xiàn)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代企業(yè)的進(jìn)程中，如何促進(jìn)檔案管理水平全面提升，實(shí)現(xiàn)檔案工作由“事務(wù)型”向“參謀型”，由“傳統(tǒng)型”向“開拓型”、由“被動(dòng)型”向“主動(dòng)型”的“三個(gè)轉(zhuǎn)變”，是檔案工作者義不容辭的職責(zé)。筆者認(rèn)為，在信息社會(huì)化和社會(huì)信息化不斷發(fā)展的今天，作為供電企業(yè)的檔案工作者，首先應(yīng)該增強(qiáng)檔案為企業(yè)中心工作服務(wù)的意識(shí)，緊緊圍繞企業(yè)的需要，各部門的需要和職工的需要，主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源，并對(duì)檔案信息資源進(jìn)行綜合加工、深度開發(fā)，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供經(jīng)過提煉、深層次高質(zhì)量的檔案產(chǎn)品，創(chuàng)造檔案信息服務(wù)的新形勢(shì)，開拓檔案信息服務(wù)的新領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的新目標(biāo)，歸根結(jié)底一句話，就是要把技術(shù)檔案管理放在首要的位置上，并以此服務(wù)企業(yè)的中心工作。

一、技術(shù)檔案管理是企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)

檔案最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。

企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可以分為行政檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等。在以往很長的一個(gè)歷史階段，企業(yè)檔案管理往往被認(rèn)為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術(shù)檔案僅僅當(dāng)成了資料管理。改革開放以來，特別是進(jìn)入市場經(jīng)濟(jì)以來，由于人力資源實(shí)行了廣泛流動(dòng)，企業(yè)員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術(shù)檔案越發(fā)受到企業(yè)的高度重視，并成為企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)。

一般而言，技術(shù)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的，有具體事務(wù)的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細(xì)內(nèi)容包括任務(wù)書、協(xié)議書、技術(shù)指標(biāo)、審批文件、研究計(jì)劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料、設(shè)計(jì)資料、試驗(yàn)和工藝記錄等等。技術(shù)檔案一般為內(nèi)部使用，不公開出版發(fā)行，有些有密級(jí)限制，因此在參考文獻(xiàn)和檢索工具中極少被引用。

創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，是市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的中心工作，也就是我們常說的“經(jīng)濟(jì)工作是企業(yè)的中心工作”。技術(shù)檔案盡管不是企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，但是它對(duì)于企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)卻有著不可或缺的促進(jìn)作用，特別是在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境中，管好用好檔案，對(duì)資源開發(fā)的作用尤為明顯。企業(yè)的檔案管理工作要想更好地服務(wù)于企業(yè)的中心工作，就得把技術(shù)檔案管理擺在首要的位置上。

筆者在本文中就加強(qiáng)技術(shù)檔案管理，服務(wù)企業(yè)中心工作這一課題，并結(jié)合編制供電企業(yè)輸變電工程檔案管理導(dǎo)則的實(shí)際，做以下闡述。

二、編制供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理導(dǎo)則課題的提出和運(yùn)用的技術(shù)手段

近年來，供電系統(tǒng)電力建設(shè)尤其是輸變電工程項(xiàng)目日益增多，在供電企業(yè)技術(shù)檔案管理中占據(jù)頭等地位，受到國家相關(guān)部門和國家電網(wǎng)公司的高度重視。《國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、國家電網(wǎng)公司輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法、國家電網(wǎng)公司優(yōu)質(zhì)工程評(píng)選辦法，都將檔案工作列為工程驗(yàn)收和評(píng)比的重要內(nèi)容。同時(shí)，電網(wǎng)建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行以及依法維權(quán)等工作中對(duì)工程項(xiàng)目檔案的需要也日益提高。實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案的規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是保證在項(xiàng)目文件的齊全、完整和及時(shí)歸檔，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結(jié)底還是要實(shí)現(xiàn)為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展這一中心工作服務(wù)的根本目的。

編制電網(wǎng)建設(shè)工程技術(shù)檔案中包括輸變電工程管理檔案導(dǎo)則，對(duì)該導(dǎo)則采取以下三種技術(shù)手段。

1.豐富完善工程項(xiàng)目檔案文件的歸檔范圍

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電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案，它有自己的獨(dú)特特征：（1）電子檔案的不穩(wěn)定性，其主要是存儲(chǔ)在磁介質(zhì)上，主要有磁盤、光盤、磁帶等。這種介質(zhì)容易受到震動(dòng)、磁信號(hào)的影響，載體結(jié)構(gòu)稍微變化，就有可能造成數(shù)據(jù)的丟失和破壞，這對(duì)電子檔案保存的環(huán)境有嚴(yán)格的要求。（2）電子檔案的非直讀性，電子檔案的閱讀需要借助一定的設(shè)備來進(jìn)行，需要相關(guān)的軟硬件設(shè)備來進(jìn)行閱讀，這就要求檔案館在保存電子檔案的同時(shí)還要保存其專門的閱讀設(shè)備。（3）電子檔案的易更改性，電子檔案的更改過程不容易被察覺，更改后不會(huì)留下任何痕跡，電子檔案在傳遞或更換其他載體時(shí)，容易被更改。電子檔案的增加、刪除、修改都非常方便，給檔案的真實(shí)性鑒定和保密性帶來一定的困難。（4）電子檔案對(duì)設(shè)備和技術(shù)的依賴性，檔案信息的加工、組織都需要借助一定的設(shè)備和軟件，還需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)不健全、不統(tǒng)一，容易出現(xiàn)在其他設(shè)備和環(huán)境下不能讀取、不兼容的情況，檔案資源不容易進(jìn)行載體互換。

2 電子檔案管理的難點(diǎn)

2.1 檔案數(shù)據(jù)的不兼容性。數(shù)字檔案產(chǎn)生的途徑很多，有辦公檔案、數(shù)據(jù)檔案、照片、文本、視頻、聲音等各種形式的檔案資源，并且產(chǎn)生這些檔案的管理系統(tǒng)和應(yīng)用程序也不一樣。這樣產(chǎn)生的各種各樣的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)在兼容性上就不好把握。不同類型的檔案需要不同的軟件才能打開，即使同一種文件在軟件升級(jí)后也有可能不兼容或者丟失數(shù)據(jù)。這種不兼容性給數(shù)字檔案的保存和使用帶來很大的困難。

2.2 檔案信息冗余。由于不是完整的數(shù)據(jù)庫文件，各種各樣的數(shù)字檔案資源容易出現(xiàn)重復(fù)，數(shù)字文件的易復(fù)制性決定了其文檔備份較多，并且因工作需要可能會(huì)不定期地修改，這樣就會(huì)造成備份的不統(tǒng)一，尤其是手工備份文檔，更容易造成數(shù)據(jù)的冗余，不利于數(shù)據(jù)的長期維護(hù)，容易造成數(shù)據(jù)不統(tǒng)一。

2.3 數(shù)字檔案信息之間的聯(lián)系弱。很多數(shù)字檔案是相對(duì)孤立的，缺少相對(duì)的聯(lián)系，導(dǎo)致系統(tǒng)沒有辦法識(shí)別兩份電子檔案的聯(lián)系和區(qū)別。在保證電子檔案安全的同時(shí)，強(qiáng)化檔案關(guān)聯(lián)共享。這種數(shù)字檔案的獨(dú)立性容易產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)孤島，如果文件的擴(kuò)展名被修改或者丟失，該文件所關(guān)聯(lián)的程序則會(huì)失效，這種情況給電子檔案歸檔帶來不少的麻煩。

3 電子檔案管理技術(shù)研究

電子檔案的管理技術(shù)主要分為原生電子檔案歸檔技術(shù)和數(shù)字化檔案歸檔技術(shù)兩種。

3.1 原生電子檔案歸檔技術(shù)。原生電子檔案主要是指在生活和工作中，直接產(chǎn)生的電子文件，又具有一定的保存價(jià)值，形成原生電子檔案。原生電子檔案歸檔技術(shù)主要有：在線數(shù)據(jù)收割技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源鏡像、白色檔案轉(zhuǎn)換技術(shù)、fedora檔案存貯系統(tǒng)等。

（1）在線數(shù)據(jù)收割技術(shù)：利用開源的原理，采用自動(dòng)收割技術(shù)下載整個(gè)網(wǎng)絡(luò)空間，對(duì)其進(jìn)行抽取和標(biāo)引，并組織成檢索庫供用戶使用。奧地利國家圖書館和維也納科技大學(xué)聯(lián)合開發(fā)和使用該項(xiàng)技術(shù)，目前已經(jīng)應(yīng)用到奧地利數(shù)字圖書館和網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)空間。（2）網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源鏡像技術(shù)：這種技術(shù)主要運(yùn)用主題和事件的方式對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行選擇，并形成檔案資源的元數(shù)據(jù)，包括對(duì)多媒體和超文本的采集、標(biāo)引、存貯并使用，最后運(yùn)用人工編目的方式，為每份檔案創(chuàng)建一條目錄。美國國會(huì)圖書館開展的MINERVA項(xiàng)目采用的就是這種方式。（3）白色檔案轉(zhuǎn)換技術(shù)：這種技術(shù)主要為了盡量提高檔案的利用效率，并且又不破壞數(shù)字檔案的結(jié)構(gòu)而采用的方法，即對(duì)原生的電子檔案逐步地仿真和轉(zhuǎn)化，由黑色檔案（原始檔案）經(jīng)過保密加工和災(zāi)難恢復(fù)等工作，轉(zhuǎn)換成灰色檔案，最后再經(jīng)過訪問的限定和遷移變成白色檔案，供用戶使用，既保證了檔案的安全，也提高了檔案的利用效率。（4） fedora檔案存貯系統(tǒng)：這是一套基于linux操作系統(tǒng)的管理軟件。其允許數(shù)據(jù)的錄入、刪除和修改，通過這個(gè)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)原生數(shù)字檔案館藏資源建設(shè)，主要由弗吉尼亞大學(xué)、赫爾大學(xué)、斯坦福大學(xué)、耶魯大學(xué)和英國赫爾歷史中心共同參與完成，可以通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子檔案的評(píng)價(jià)和初審，可以實(shí)現(xiàn)檔案的病毒檢測、自動(dòng)生成檔案清單和信息包，并形成相關(guān)的檔案訪問權(quán)限。同時(shí)fedora還有數(shù)字對(duì)象存儲(chǔ)庫，并配有數(shù)字檔案的采集和標(biāo)引系統(tǒng)，主要由英國惠康圖書館開發(fā)，包含對(duì)不同標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)重新創(chuàng)建、整理和組織，并開發(fā)了元數(shù)據(jù)自動(dòng)提取和實(shí)施方案。

3.2 數(shù)字化檔案歸檔技術(shù)。數(shù)字化檔案主要是指將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后形成的檔案，這種檔案的優(yōu)點(diǎn)是使用的過程中不會(huì)對(duì)檔案本體造成損壞，并且方便多人同時(shí)使用。主要有頁面自動(dòng)分析技術(shù)、檔案數(shù)字化技術(shù)、多媒體數(shù)字檔案技術(shù)、3D激光掃描技術(shù)。

（1）頁面自動(dòng)分析技術(shù)，即在數(shù)字化的過程中，自動(dòng)對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行采集和標(biāo)引，該技術(shù)首先對(duì)圖像進(jìn)行預(yù)處理，然后提取圖片的信息，包括圖片的線、背景線、特殊符號(hào)、標(biāo)題和文本等，最后進(jìn)行文字的識(shí)別和重建。希臘國家信息與電子通信研究中心正在研究使用這種技術(shù)。（2）檔案數(shù)字化技術(shù)，主要包括紙質(zhì)檔案的初始轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)的管理和訪問，采用文章逐條、逐頁的數(shù)據(jù)加載方式，自動(dòng)創(chuàng)建頁面級(jí)，手動(dòng)創(chuàng)建文章即元數(shù)據(jù)的方式，采用SGML DTD（標(biāo)記通用語言――文件形態(tài)定義）來反映，英國的曼徹斯特大學(xué)學(xué)者正在開發(fā)這種模式的歸檔技術(shù)。（3）多媒體數(shù)字檔案技術(shù)，這種技術(shù)主要研究了音頻檔案信號(hào)轉(zhuǎn)換的波段分析和恢復(fù)、信號(hào)提取、副本保存等關(guān)鍵技術(shù)，采用半自動(dòng)的方式從視頻和音頻中提取元數(shù)據(jù)以供檢索使用。通過檢索相似性和曲線對(duì)比來對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行識(shí)別，這樣減少了數(shù)字化抽取過程中的信息丟失，意大利的帕多瓦大學(xué)在對(duì)這項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行深入研究，歐洲的很多國家都是使用這種技術(shù)。（4）3D激光掃描技術(shù)，這樣技術(shù)對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化有很大的意義，主要是通過三維掃描和模擬，將其存儲(chǔ)和開放使用，目前研究這項(xiàng)技術(shù)的主要有斯坦福大學(xué)、加州大學(xué)和中國科技大學(xué)，已經(jīng)取得了初步的成果。

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隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案的數(shù)字化處理技術(shù)多種多樣，包括掃描技術(shù)、模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等多樣化的技術(shù)手段。例如網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的應(yīng)用可以說從網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)誕生的那天就已經(jīng)開始，應(yīng)用的領(lǐng)域隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷增加。

一、掃描技術(shù)

掃描加工是館藏中紙質(zhì)、照片、縮微品等檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息的主要方法，數(shù)字掃描儀是進(jìn)行數(shù)字化處理的主要工具。在選擇和使用掃描儀時(shí)，需要了解掃描儀的工作原理、分類方法、技術(shù)指標(biāo)等，以實(shí)現(xiàn)對(duì)掃描設(shè)備的正確選擇和科學(xué)使用。

1、掃描儀工作基本原理。

掃描儀是數(shù)字信息采集設(shè)備。是一種集光學(xué)、機(jī)械及電子一體化的高科技產(chǎn)品，是把傳統(tǒng)的模擬影像轉(zhuǎn)化為數(shù)字影像的設(shè)備。

掃描儀通過對(duì)原稿進(jìn)行光學(xué)掃描，將光學(xué)圖像傳送到廣電轉(zhuǎn)換器中變?yōu)槟M電信號(hào)，又將模擬電信號(hào)變換成數(shù)字電信號(hào)，并通過計(jì)算機(jī)接口傳至計(jì)算機(jī)中。在掃描儀獲取圖像的過程中，有兩個(gè)原件起到關(guān)鍵作用：一個(gè)是CCD，它將光信號(hào)轉(zhuǎn)換成電信號(hào)；另一個(gè)是A/D變換器，它將模擬電信號(hào)變?yōu)閿?shù)字電信號(hào)。這兩個(gè)元件的性能和技術(shù)指標(biāo)直接影響掃描儀的工作質(zhì)量。掃描儀的工作方式主要有反射式和透射式兩種。

大多數(shù)平板掃描儀采用反射式掃描原理。在掃描儀內(nèi)部，有一個(gè)步進(jìn)電動(dòng)機(jī)驅(qū)動(dòng)的可移動(dòng)拖架，拖架上有光源、反射鏡片、透鏡和CCD光敏元件等。掃描時(shí)，原稿固定不動(dòng)，拖架移動(dòng)，其上的光源隨拖架移動(dòng)，光線照射到正面向下的原稿上，其過程類似復(fù)印機(jī)。圖片反射回來的光線通過反射鏡片反射到透鏡上，經(jīng)過透鏡的聚焦，投影到CCD廣電耦合元件上，經(jīng)過廣電轉(zhuǎn)換形成電信號(hào)，然后進(jìn)行譯碼，講數(shù)字信號(hào)輸出。采用透射式掃描原理的掃描儀一般有兩類，一類是專用的膠片掃描儀，另一類是混合式掃描儀。掃描儀與計(jì)算機(jī)之間的接口方式主要有SCSI、EPP、USB等，其中以SCSI、USB較為常用。

2、掃描儀技術(shù)指標(biāo)。

掃描分辨率、掃描精度、色彩位數(shù)、灰度級(jí)、掃描幅面、掃描速度、兼容性、接口形式等都是選擇和使用掃描儀時(shí)應(yīng)重點(diǎn)考慮的技術(shù)指標(biāo)。

掃描分辨率（dpi）主要是指掃描儀CCD的光學(xué)分辨率，是決定掃描清晰度的主要參數(shù)指標(biāo)。dpi的數(shù)值越大，掃描的清晰度就越高。色彩位數(shù)用以表明掃描儀在識(shí)別色彩方面的能力和能夠描述的顏色范圍，它決定了顏色還原的真實(shí)程度，色彩位數(shù)越大，掃描的效果就越好、越逼真，掃描過程中的失真就越少?；叶燃?jí)是掃描儀從純黑到純白之間平滑過渡的能力。灰度級(jí)位數(shù)越大，相對(duì)來說掃描結(jié)果的層次就越豐富、效果越好。掃描幅面是指掃描儀所能掃描的紙張大小，一般有A4、A4+、A3等。

二、模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)

聲像檔案的數(shù)字化過程與紙質(zhì)檔案完全不同，這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的聲響都采用模擬的磁帶、錄音帶、錄像帶來保存，必須通過模擬到數(shù)字轉(zhuǎn)換才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

模數(shù)轉(zhuǎn)換是將模擬輸入信號(hào)轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制數(shù)字信息的一種技術(shù)，主要包括采樣、保持、量化和編程四個(gè)過程，實(shí)現(xiàn)這些過程的技術(shù)很多，并采用這些技術(shù)研制出各種轉(zhuǎn)換設(shè)備和系統(tǒng)，在開展聲響檔案數(shù)字化過程中必須了解和熟練掌握浙西額設(shè)備的功能、性能和操作規(guī)程。

模擬聲像檔案數(shù)字化的核心過程既是要完成聲響檔案的數(shù)據(jù)采集與數(shù)字化轉(zhuǎn)存，實(shí)現(xiàn)聲像檔案從模擬數(shù)據(jù)向數(shù)字信息的轉(zhuǎn)化。這個(gè)過程主要依靠模擬聲像資料播放機(jī)、數(shù)模轉(zhuǎn)換線、視頻采集卡、影響工作站等設(shè)備搭建的聲像數(shù)模轉(zhuǎn)換系統(tǒng)完成。聲像數(shù)據(jù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程是實(shí)時(shí)的，即一個(gè)小時(shí)的模擬聲像資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式同樣需要一個(gè)小時(shí)。

三、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)技術(shù)

檔案信息化將產(chǎn)生大量的數(shù)字化檔案信息，不僅需要用海量存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)備份，更需要提供數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)利用，折舊需要借助于網(wǎng)絡(luò)在線存儲(chǔ)技術(shù)以獲得更可靠的存儲(chǔ)，提供更快速的訪問。

主機(jī)與網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)系統(tǒng)之間的連接方式有多重，主要有在線存儲(chǔ)、近線存儲(chǔ)和離線存儲(chǔ)。磁盤陣列與服務(wù)器之間的直接連接就是采用在線存儲(chǔ)方式，存取速度快，成本高，適合高速數(shù)據(jù)存取的應(yīng)用場合；光盤庫與主機(jī)之間采用近線存儲(chǔ)方式，存取速度中等，成本合理，適合于對(duì)在線訪問速度要求不高的檔案館、圖書館等；磁帶庫、脫機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備是采用離線存儲(chǔ)方式，平均存取速度較低，成本也較低，適合大規(guī)模后備備份或者用以保密數(shù)據(jù)的保管和訪問等。

存儲(chǔ)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)的連接標(biāo)準(zhǔn)也有多種方式，主要有SCSI連接、光纖、3GIO、InfiniBand等。SCSI連接和光纖連接是檔案館中通常使用的連接方式。

四、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)

在進(jìn)行檔案信息化時(shí)，設(shè)計(jì)各種類型的數(shù)字化檔案信息，有文本、圖形、圖像、聲音、影像及其他多媒體信息等，不同的文件采用不同的格式進(jìn)行存儲(chǔ)。另外，由于數(shù)字化檔案信息的數(shù)據(jù)量較大，對(duì)系統(tǒng)的存儲(chǔ)能力和網(wǎng)絡(luò)傳輸能力造成很大的壓力，通常采用壓縮技術(shù)來環(huán)節(jié)這些矛盾。

通過使用各種壓縮技術(shù)把文件和數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)容量減小，以壓縮形式存儲(chǔ)和傳輸，在利用時(shí)再解壓縮，這樣既節(jié)約了存儲(chǔ)空間，又提高了網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)傳輸效率。數(shù)據(jù)壓縮方法種類繁多，通?？煞譃闊o損壓縮和有損壓縮兩種類型。無損壓縮利用數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)冗余進(jìn)行壓縮，可完全恢復(fù)原始數(shù)據(jù)而不引入任何失真，但壓縮率收到數(shù)據(jù)冗余度的理論限制，一般為2：1到5：1。這類方法廣泛用于文本數(shù)據(jù)、程序和特殊應(yīng)用場合的圖像數(shù)據(jù)（如指紋圖像、醫(yī)學(xué)圖像等）的壓縮。由于壓縮比的限制，僅適用無損壓縮方法不可能解決圖像和數(shù)字視頻的存儲(chǔ)和傳輸問題。

由于可以幫助減少如硬盤空間與連接帶寬這樣的昂貴資源的消耗，所以壓縮非常重要，然而壓縮需要消耗信息處理資源，這也可能是費(fèi)用昂貴的。所以數(shù)據(jù)壓縮機(jī)制的設(shè)計(jì)需要在壓縮能力、失真度、所需計(jì)算資源以及其它需要考慮的不同因素之間進(jìn)行折衷。

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以前，常用的檔案都是紙質(zhì)形式，因此在檔案管理時(shí)對(duì)于紙質(zhì)的耐久程度有著很高的標(biāo)準(zhǔn)，后來逐漸發(fā)展起來的電子檔案，硬盤、光盤、磁帶等也成為了新的檔案存儲(chǔ)介質(zhì)。載體的差異下，檔案管理也不盡相同，在檔案的硬件備份中，光盤、磁性物質(zhì)等作為主要的載體，各載體之間是存在差異的，磁性物質(zhì)容易產(chǎn)生靜電反應(yīng)，那么會(huì)影響到其本身磁粉的掉落，從而容易丟失所對(duì)應(yīng)檔案的信息，甚至于造成無法恢復(fù)的嚴(yán)重后果；對(duì)于光盤，在存儲(chǔ)電子檔案上算常用載體，但也會(huì)由于性能的不穩(wěn)定而出現(xiàn)一定的問題?？偠灾d體的差異都會(huì)對(duì)檔案管理帶來多多少少的影響，因此，我們應(yīng)該結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，采用相適應(yīng)的保護(hù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行合理的管理，以確保更有效地保護(hù)檔案。

2.環(huán)境差異下的檔案管理

載體的差異，從而使得檔案管理也存在著各式各樣的保護(hù)技術(shù)，然而載體差異的重要原因主要是來源于環(huán)境的差異，溫度的高低、濕度的大小都是會(huì)對(duì)載體的性能有著不同程度的影響。載體發(fā)生的反應(yīng)可能會(huì)因溫度、濕度的不同而發(fā)生一定的差異，從而對(duì)檔案的損壞也有一定程度上的差別。溫度過高、過低，都是不利的環(huán)境因素，都有可能成為電子檔案存儲(chǔ)媒介膨脹或收縮的原因。因此，在檔案管理時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)格地控制好一定的溫度、濕度，以減少外界環(huán)境對(duì)于存儲(chǔ)介質(zhì)的影響，以延長檔案使用時(shí)間。

3.技術(shù)保護(hù)差異下的檔案管理

檔案的信息化管理，不僅與載體、環(huán)境之間有著密切的關(guān)聯(lián)，在技術(shù)保護(hù)上也存在很多的區(qū)別。目前，對(duì)于電子檔案常用的管理方法主要是建立相應(yīng)的備份機(jī)制，備份主要有完全備份、增量備份、差異備份三種形式，而每種備份都各有千秋，在檔案管理的技術(shù)保護(hù)上都有很大的貢獻(xiàn)。例如：完全備份主要是對(duì)于檔案進(jìn)行完整性的復(fù)制，可以形成一份檔案的副本，在檔案數(shù)據(jù)缺失的情況以最快速度成功還原檔案信息；而增量備份的側(cè)重點(diǎn)主要是在檔案數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)才進(jìn)行，其雖不能一次性還原所有數(shù)據(jù)，但是卻可以大大地減少了備份過程中的時(shí)間；最后是差異備份，差異備份與增量備份極為相似，僅僅不同的是差異備份針對(duì)上一次完全備份的，可以說是既改進(jìn)了完全備份和增量備份的不足，又充分地發(fā)揮備份的效用，是一種很靈活的檔案保護(hù)技術(shù)。

二、檔案技術(shù)保護(hù)的建議

紙質(zhì)檔案逐步成為電子檔案的取代物，這是歷史發(fā)展必然的結(jié)果，那么相對(duì)的，電子檔案技術(shù)保護(hù)也必然是一個(gè)繼承與發(fā)展的過程。在檔案管理過程中，如何采取相應(yīng)的技術(shù)保護(hù)，也是眾多研究者討論的問題，以下針對(duì)檔案保護(hù)提出兩個(gè)方面的建議，以供相關(guān)人員參考。

1.完善檔案技術(shù)保護(hù)措施

不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，在檔案管理上都同樣存在著如何保護(hù)的困難，特別是電子檔案這一新型存儲(chǔ)方式的保護(hù)更加成為研究的重點(diǎn)。電子檔案的便捷、靈敏都使得有利于各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，因此在檔案技術(shù)保護(hù)措施上，相關(guān)人員也在不斷地研究新的技術(shù)，新的方法，以完善檔案技術(shù)保護(hù)措施，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的建設(shè)。

2.培育專門檔案管理人才

由于檔案信息化建設(shè)的到來，信息化技術(shù)更新之快更想而知，而對(duì)于新型檔案管理問題的出現(xiàn)，除了有相應(yīng)的技術(shù)作為基礎(chǔ)，另外專門的檔案管理人員也是必不可少的，因?yàn)檫@方面人才的缺乏會(huì)導(dǎo)致檔案信息化管理的滯后，所以加大力度培育專門檔案管理人才，讓他們都投身于檔案管理與保護(hù)的工作中去，這讓會(huì)使得檔案管理取得更好的成效。

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二、加強(qiáng)工程技術(shù)檔案管理的措施

（一）規(guī)范工程技術(shù)檔案管理模式。1.管理機(jī)制。相關(guān)單位應(yīng)完善技術(shù)檔案管理制度，對(duì)其檔案需要管理的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范。是否能夠規(guī)范檔案管理制度，與檔案管理質(zhì)量和進(jìn)程有直接關(guān)系。為了有效推進(jìn)檔案管理工作走向制度化、規(guī)范化，可通過完善檔案規(guī)章制度、建立檔案工作標(biāo)準(zhǔn)來提高檔案管理水平。2.工作程序。在檔案管理的工作中，應(yīng)對(duì)工作程序進(jìn)行規(guī)范化，使得工作更加有秩序，不至于混亂。所以，在日常工作中，應(yīng)對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行集中收集，并通過分類進(jìn)行整理，使得檔案資料越來越全面，同時(shí)對(duì)技術(shù)資料應(yīng)妥善管理，存檔的過程中應(yīng)以查找方便為主要原則。存檔的過程中，確保檔案的完整性，規(guī)范化管理工程技術(shù)檔案資料。3.交接工作。檔案管理工作不可避免有離職或調(diào)職的情況，這時(shí)就涉及檔案交接，應(yīng)按照相關(guān)程序進(jìn)行交接。首先確保在平時(shí)工作中，及時(shí)規(guī)整檔案，不要有遺漏或丟失的情況。在檔案交接的過程中，明確雙方所承擔(dān)的責(zé)任，認(rèn)真執(zhí)行每一個(gè)文件的交接。在整理檔案的過程中，應(yīng)以文件規(guī)律進(jìn)行整理，理清文件之間的關(guān)系，根據(jù)原有基礎(chǔ)，進(jìn)行日后的檔案管理工作。在整理歸檔文件的過程中，應(yīng)確保案卷清楚的進(jìn)行分類，將標(biāo)題、標(biāo)目、編號(hào)等明確的標(biāo)注，為日后檢索工作做基礎(chǔ)。同時(shí)對(duì)整理好的檔案按照順序存入檔案柜，確保順序與標(biāo)注的一致。（二）工程技術(shù)檔案管理信息化。工程技術(shù)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在管理工程技術(shù)檔案的過程中，需要根據(jù)相關(guān)制度有條不紊地進(jìn)行管理，可選用現(xiàn)代化的管理辦法進(jìn)行檔案管理。近些年來，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷地成熟與發(fā)展，大數(shù)據(jù)已應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足當(dāng)今時(shí)代的需要，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行管理。為檔案室配備計(jì)算機(jī)、路由器、復(fù)印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，同時(shí)引進(jìn)相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，創(chuàng)建獨(dú)立的檔案管理平臺(tái)。使用最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，很多檔案可通過電子形式進(jìn)行存檔，解決空間限制的同時(shí)，方便了日后檔案查閱，在對(duì)檔案的統(tǒng)計(jì)和分類過程中，也可通過計(jì)算機(jī)軟件來完成，既減輕檔案管理工作人員工作負(fù)擔(dān)，工程技術(shù)檔案的管理效率也得到了大幅度提升。（三）定期培訓(xùn)檔案管理人員。隨著近些年來國家城市化建設(shè)政策的不斷推進(jìn)，建筑行業(yè)也得到了迅速的發(fā)展，技術(shù)檔案的管理工作也越來越受到相關(guān)人員的重視。所以，應(yīng)提高工程技術(shù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。應(yīng)對(duì)其服務(wù)水平、質(zhì)量與意識(shí)進(jìn)行訓(xùn)練，讓每一個(gè)檔案管理人員都能充分地認(rèn)識(shí)到工程技術(shù)檔案管理工作的重要意義，將自身的服務(wù)水平及質(zhì)量有效提升，為工程技術(shù)檔案管理工作更好地服務(wù)。同時(shí)，應(yīng)隨著時(shí)代的進(jìn)步，更新檔案管理理念，從根本上提高認(rèn)識(shí)，不斷地學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，熟練掌握相關(guān)部門對(duì)檔案管理的規(guī)定，并在日常工作中，嚴(yán)格遵守、靈活運(yùn)用。

三、總結(jié)

總而言之，在整個(gè)建筑施工的管理過程中，工程技術(shù)檔案管理是非常重要的一部分，技術(shù)檔案是工程竣工驗(yàn)收的必備資料之一，同時(shí)也是維修、使用、改建的最原始資料。所以在日常的工程技術(shù)檔案管理中，應(yīng)提高對(duì)技術(shù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，使用多種管理手段，達(dá)到檔案資料規(guī)范化、信息化、全面化，并妥善地進(jìn)行管理，利用計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效提升工程技術(shù)檔案管理效率。

作者:李偉 單位:國家新聞出版廣電總局五四二臺(tái)

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企業(yè)作為生產(chǎn)型企業(yè)，追求經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值最大化，重視經(jīng)營管理和生產(chǎn)管理是正常情況，但技術(shù)管理作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，對(duì)于企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動(dòng)有著積極的正面作用，同樣不應(yīng)該被忽視。技術(shù)檔案管理作為技術(shù)管理的一個(gè)重要組成部分，工作內(nèi)容繁瑣、投入精力大、耗時(shí)長、短期回報(bào)不明顯，這些特點(diǎn)給生產(chǎn)管理人員帶來了很大的困擾，特別是對(duì)于生產(chǎn)任務(wù)重、人力資源有限的企業(yè)，同時(shí)由于技術(shù)檔案管理可能出現(xiàn)的前人栽樹、后人乘涼的工作效應(yīng)，造成企業(yè)管理者對(duì)該項(xiàng)工作有意無意的回避。

1.2技術(shù)檔案管理不規(guī)范

技術(shù)檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對(duì)于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產(chǎn)管理和專業(yè)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，而具備這樣經(jīng)驗(yàn)的人員往往又是企業(yè)生產(chǎn)骨干，不可能投入過多精力在技術(shù)檔案管理工作中，這就造成了技術(shù)檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經(jīng)驗(yàn)不足技術(shù)檔案管理不夠規(guī)范，技術(shù)檔案內(nèi)容缺失或者關(guān)鍵參數(shù)不準(zhǔn)確。另外，即使是生產(chǎn)技術(shù)管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持和對(duì)于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開展的差異性，都是直接影響技術(shù)檔案規(guī)范性的重要誘因。

1.3技術(shù)檔案管理缺乏連續(xù)性

技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)的設(shè)計(jì)、建設(shè)、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)到后期檢修、技術(shù)改造各個(gè)階段，很難保證原有技術(shù)檔案管理人員工作崗位和工作職責(zé)不發(fā)生變動(dòng)，崗位變動(dòng)就意味著該人員不再承擔(dān)技術(shù)檔案管理的主要責(zé)任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過程的規(guī)范與全面，也會(huì)因?yàn)榍叭闻c繼任管理人員理念、能力和對(duì)該項(xiàng)工作投入度不同等各種原因造成該項(xiàng)工作停頓、半途而廢甚至推倒重來，造成工作資源的極大浪費(fèi)。同時(shí)，由于企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中各個(gè)階段的工作任務(wù)的不同，對(duì)于技術(shù)檔案管理來說，如果缺乏有效的指導(dǎo)或者規(guī)劃也會(huì)造成技術(shù)檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現(xiàn)。

2對(duì)于技術(shù)檔案管理中存在問題的應(yīng)對(duì)措施

針對(duì)技術(shù)檔案管理中主要存在的問題，應(yīng)該進(jìn)行有針對(duì)性的整改，強(qiáng)化管理意識(shí)和制度建設(shè)，形成符合企業(yè)自身特色的技術(shù)檔案管理體系。

2.1加強(qiáng)技術(shù)檔案管理意識(shí)

首先需要肯定技術(shù)檔案在企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動(dòng)中具有不可或缺的作用，技術(shù)檔案具有原始性和憑證性的特點(diǎn)，一旦技術(shù)檔案管理不到位造成資料缺失或者技術(shù)檔案管理工作中斷將對(duì)企業(yè)造成不可預(yù)測的損失。其次，將技術(shù)檔案管理作為生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，定期進(jìn)行評(píng)估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來的不利影響。最后，強(qiáng)化技術(shù)檔案管理重要性宣貫，使得生產(chǎn)人員自覺加入到技術(shù)檔案管理體系中來，高質(zhì)量完成技術(shù)檔案建設(shè)、管理工作。

2.2規(guī)范技術(shù)檔案管理體系

技術(shù)檔案管理體系的規(guī)范，首先需要明確技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)和工作流程，保證技術(shù)檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規(guī)范和生產(chǎn)管理人員的需求，形成符合企業(yè)特色的技術(shù)檔案管理體系，明確技術(shù)檔案內(nèi)容、格式、檢索關(guān)鍵條目等內(nèi)容，保證技術(shù)檔案更新的時(shí)效性、形式的規(guī)范性，規(guī)避因人員變動(dòng)或者企業(yè)經(jīng)營氛圍改變?cè)斐杉夹g(shù)檔案內(nèi)容的疏漏以及質(zhì)量下降。

2.3實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理

考慮到技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)全過程，建立并形成技術(shù)檔案跟蹤管理制度就顯得至關(guān)重要了，建立以節(jié)點(diǎn)性工作為考核點(diǎn)，技術(shù)檔案管理目標(biāo)和任務(wù)完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術(shù)檔案管理銜接不到位、企業(yè)經(jīng)營情況發(fā)生變化影響技術(shù)檔案管理工作開展等不利情況發(fā)生的可能。同時(shí)，對(duì)技術(shù)檔案管理人員工作開展情況進(jìn)行有效監(jiān)督和指導(dǎo)，也是推動(dòng)技術(shù)檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。

3全方位打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)

要實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案的全過程高效管理，就要求生產(chǎn)管理人員必須在項(xiàng)目前期對(duì)于技術(shù)檔案管理工作開展有明確的思路和計(jì)劃，并在技術(shù)檔案建立初期甚至更早就明確檔案內(nèi)容、格式、檔案變更程序以及如何實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理的管理辦法。

3.1技術(shù)檔案的格式

技術(shù)檔案的格式主要用于規(guī)范技術(shù)檔案的建立和定點(diǎn)存放以及檢索關(guān)鍵條目，應(yīng)類別區(qū)分、裝訂形式、名稱與時(shí)間排序、文本格式（檔案名稱、標(biāo)識(shí)、頁碼等有效統(tǒng)一）等相關(guān)內(nèi)容。通過規(guī)范技術(shù)檔案的格式，可以讓技術(shù)檔案管理人員在整理技術(shù)檔案時(shí)可以保證技術(shù)檔案的完成質(zhì)量和更完整、更有效地存放技術(shù)檔案以及實(shí)現(xiàn)對(duì)于技術(shù)檔案檢索效率。

3.2技術(shù)檔案的變更程序

技術(shù)檔案變更程序是在技術(shù)檔案內(nèi)容或者格式發(fā)生變化，由技術(shù)檔案管理人員完成的對(duì)技術(shù)檔案的更改手續(xù)。為保證技術(shù)檔案的一貫性，除非技術(shù)檔案存在重大缺陷或者生產(chǎn)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行較大變動(dòng)的情況下不對(duì)技術(shù)檔案格式進(jìn)行調(diào)整，而對(duì)內(nèi)容的修改也應(yīng)在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過程管理。

3.3技術(shù)檔案的跟蹤管理

針對(duì)企業(yè)生產(chǎn)各個(gè)階段的實(shí)際情況，制定技術(shù)檔案的跟蹤管理制度。例如在設(shè)計(jì)階段完成項(xiàng)目科研報(bào)告、審批文件、設(shè)計(jì)資料等技術(shù)資料的收集以及對(duì)于技術(shù)檔案管理架構(gòu)和流程的實(shí)現(xiàn)，在建設(shè)與安裝階段完成設(shè)計(jì)資料變更、合同與技術(shù)協(xié)議、到貨清單和設(shè)備廠家提供的設(shè)備說明書等技術(shù)資料的收集，調(diào)試階段完成調(diào)試報(bào)告、設(shè)計(jì)變更資料的收集以及項(xiàng)目竣工資料整理，生產(chǎn)階段完成機(jī)組性能參數(shù)、試驗(yàn)記錄、工藝記錄、生產(chǎn)過程控制系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)和日常運(yùn)維相關(guān)資料收集以及對(duì)現(xiàn)有技術(shù)檔案調(diào)整工作，檢修和技術(shù)改造階段完成檢修記錄、設(shè)備變更記錄、項(xiàng)目技術(shù)方案、技術(shù)措施等相關(guān)資料收集以及對(duì)于技術(shù)檔案的補(bǔ)充工作。保證各階段工作任務(wù)的有效落實(shí)，是技術(shù)檔案跟蹤管理的核心和根本。

3.4技術(shù)檔案管理工作的貫穿

要打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，關(guān)鍵是抓好貫穿整個(gè)技術(shù)檔案管理的管理人員。首先，應(yīng)強(qiáng)化技術(shù)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，讓他們充分認(rèn)識(shí)技術(shù)檔案在生產(chǎn)建設(shè)、工程設(shè)計(jì)和技術(shù)改造工作中的重要作用，明確自己的責(zé)任和義務(wù)，才能更好地完成技術(shù)檔案管理工作任務(wù)。其次，賦予技術(shù)檔案管理人員足夠的權(quán)利，可以調(diào)動(dòng)技術(shù)檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術(shù)檔案管理工作順利開展。最后，設(shè)立技術(shù)檔案管理督管和獎(jiǎng)懲機(jī)制，讓技術(shù)檔案管理人員在監(jiān)督下工作，保證工作進(jìn)度和完成質(zhì)量。

篇7

2在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

為了提高管理效率，可以開發(fā)多種現(xiàn)代化技術(shù)集于一身的檔案信息管理系統(tǒng)，可以將電子信息技術(shù)大量應(yīng)用其中?？梢允褂肐nternetExplore8.0作為客戶端瀏覽器，采用微軟SQLServer2003來構(gòu)建后臺(tái)數(shù)據(jù)庫。很多管理系統(tǒng)都是模塊化的，這些系統(tǒng)同樣大量的應(yīng)用了電子信息技術(shù)，運(yùn)用電子信息技術(shù)將各個(gè)模塊的功能緊密連接起來，形成一個(gè)完整的信息管理系統(tǒng)。因此，在檔案管理工作中，信息技術(shù)是無處不在的，而信息技術(shù)也有效促進(jìn)了信息化檔案管理的發(fā)展。

3在備份恢復(fù)中的應(yīng)用

電子檔案是以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的形式存在的，因此同樣會(huì)發(fā)生丟失、損壞等問題，目前計(jì)算機(jī)病毒、軟件等問題帶來了嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全問題，也威脅到了電子檔案的安全性，如果發(fā)生電子檔案泄漏、損壞或者丟失等情況，將會(huì)引發(fā)嚴(yán)重的后果。因此在管理檔案的過程中，勢(shì)必要使用信息技術(shù)備份電子檔案，發(fā)生意外情況則要恢復(fù)檔案。一般的備份恢復(fù)包括幾個(gè)部分，如軟件備份、硬件備份和恢復(fù)計(jì)劃等，要完成備份需要使用應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件以及驅(qū)動(dòng)等，現(xiàn)在一般用硬盤保存?zhèn)浞荩脖P容量大、價(jià)格低，恢復(fù)速度較快，體積小易于保存。

4推動(dòng)信息化檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展

可以從以下幾個(gè)方面著手：首先要將紙質(zhì)檔案電子化，調(diào)查結(jié)果顯示，已經(jīng)有軟件開發(fā)商開發(fā)出了一種系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)將圖文資料批量數(shù)字化，簡單來說，就是將紙質(zhì)文件掃描到硬盤或者光盤中，在使用時(shí)可以檢索關(guān)鍵字或者關(guān)鍵詞；第二，電子檔案要進(jìn)行歸檔保護(hù)，環(huán)境會(huì)對(duì)電子檔案產(chǎn)生一定程度的影響，因此對(duì)電子檔案要進(jìn)行定期維護(hù)和檢測，建立完善的電子檔案管理制度，電子檔案的維護(hù)、拷貝、使用等都要嚴(yán)格記錄；第三，加強(qiáng)電子檔案的安全管理，對(duì)管理人員要進(jìn)行安全教育，督促其改善管理方式，妥善解決檔案管理工作中可能出現(xiàn)的安全問題，針對(duì)可能出現(xiàn)的問題，制定完善的安全防范措施。

篇8

在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，中小學(xué)通過電子檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案錄入、采集、存檔、查閱等工作的便捷化，因此，原本需要多人進(jìn)行匯總的檔案現(xiàn)在只需要一位工作人員加上計(jì)算機(jī)的支持就可以完成。從這方面看，計(jì)算機(jī)技術(shù)同時(shí)又促進(jìn)了中小學(xué)檔案管理工作量的減化以及人力成本的節(jié)約。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)在中小學(xué)檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)與中小學(xué)檔案管理工作的結(jié)合改革了檔案管理的內(nèi)容，提高了檔案管理的效率，使整個(gè)校園的檔案管理工作獲得了進(jìn)一步的完善。因此，針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于中小學(xué)檔案管理工作的作用，在此著重探討計(jì)算機(jī)技術(shù)在中小學(xué)檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用，以探索計(jì)算機(jī)技術(shù)在實(shí)際工作中運(yùn)用的可行性。

2.1對(duì)檔案管理工作內(nèi)容開展數(shù)字化模式變革

由于中小學(xué)在日常的管理工作中普遍會(huì)涉及非常多的紙質(zhì)文件，因此開展檔案管理工作時(shí)往往會(huì)忽視數(shù)字化檔案的建立工作。而隨著現(xiàn)代化管理模式的開展，日常管理工作中產(chǎn)生的很多檔案都可以采用數(shù)字化模式規(guī)范、整潔的保存下來，例如學(xué)校發(fā)展歷史的記錄、學(xué)生管理工作的記錄、教師科研成果、學(xué)生學(xué)習(xí)成果等等。同時(shí)檔案管理的目錄也可以在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下由原來的紙質(zhì)目錄變革為電子目錄，或者由客戶端直接進(jìn)行管理。完成這些工作的跟進(jìn)才能使中小學(xué)檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化。

2.2自動(dòng)化管理系統(tǒng)的引入

計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的支持，是通過相關(guān)管理軟件的使用獲得的。因此，要想在檔案管理工作的開展中發(fā)揮好計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，中小學(xué)管理部門必須根據(jù)自己的需求，聘請(qǐng)專業(yè)的團(tuán)隊(duì)為自己設(shè)計(jì)合理的信息管理系統(tǒng)，來保障檔案管理工作獲得軟件方面的支持。雖然自動(dòng)化管理系統(tǒng)的引入會(huì)造成學(xué)校管理成本暫時(shí)性的提高，但是數(shù)字化工作開展后，人力成本長期性的節(jié)約以及工作效率長期性的提高都會(huì)給學(xué)校帶來巨大的補(bǔ)償。

2.3規(guī)范計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的每一步內(nèi)容

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以融入整個(gè)檔案管理工作，因此在資料搜集、檔案錄入、檔案修改與存檔、檔案查閱等工作中，學(xué)校都可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行便捷化的操作。但是在實(shí)際使用過程中，學(xué)校要注意技術(shù)使用的規(guī)范以及相關(guān)權(quán)限的設(shè)置。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的便捷化，檔案管理相關(guān)人員在數(shù)據(jù)錄入等工作過程中，往往為了簡便，省略了部分內(nèi)容或者忽視了格式的設(shè)置。因此，辦公系統(tǒng)中要設(shè)置相關(guān)的系統(tǒng)規(guī)則，規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)的錄入。同時(shí)在數(shù)字化的技術(shù)支持下，檔案修改與查閱工作更加便捷化，學(xué)校要明確各方面的權(quán)利，通過客戶端的管理將實(shí)際的權(quán)限設(shè)置于電子化的管理中，保持檔案管理工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

2.4定期開展技術(shù)培訓(xùn)與系統(tǒng)維護(hù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案管理工作帶來了極大的便利性，但是在實(shí)際的檔案管理操作中，很多工作都需要特殊的技術(shù)來支持。因此在引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，尤其是在信息系統(tǒng)操作方面的技術(shù)指導(dǎo)。由于傳統(tǒng)檔案管理工作的復(fù)雜性和枯燥性，很多檔案管理工作都是由年紀(jì)偏大的人員負(fù)責(zé)，或者由部分教師兼職。在開展技術(shù)培訓(xùn)時(shí)，往往由于部分人員沒有計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，造成整個(gè)培訓(xùn)工作很難順利開展。因此，學(xué)校要適時(shí)調(diào)整工作人員的崗位，為現(xiàn)代化的檔案管理工作提供人力資源和技術(shù)支持。學(xué)校也應(yīng)當(dāng)高度重視軟件的維護(hù)與更新。檔案管理工作不同于日常的行政管理工作，關(guān)系到學(xué)校歷史的記錄以及相關(guān)工作證據(jù)的保存，因此檔案數(shù)據(jù)庫以及操作系統(tǒng)的維護(hù)工作至關(guān)重要。學(xué)校要與相關(guān)企業(yè)建立緊密的合作關(guān)系，通過企業(yè)的技術(shù)支持定期對(duì)整個(gè)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，保障檔案管理工作的有效開展。

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2、進(jìn)一步做好新形勢(shì)下技術(shù)電臺(tái)檔案管理工作

2.1要做好檔案資料管理工作

隨著時(shí)代的發(fā)展特別是電子信息技術(shù)的進(jìn)步，許多檔案資料的介質(zhì)從傳統(tǒng)紙質(zhì)文件逐漸向紙質(zhì)與光盤、硬盤復(fù)合轉(zhuǎn)變，記載的內(nèi)容從簡單的文字向文字與音視頻并存轉(zhuǎn)變。特別是技術(shù)檔案，這種轉(zhuǎn)變的趨勢(shì)更加明顯。檔案管理工作要主動(dòng)適應(yīng)這種變化，積極創(chuàng)新工作辦法，加強(qiáng)對(duì)這些復(fù)合檔案資料的管理工作。一是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)的管理，在按照傳統(tǒng)方法做好對(duì)紙質(zhì)介質(zhì)檔案管理的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步，加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化工作。比如，對(duì)于一些文件資料、技術(shù)圖紙等，可以通過掃描的辦法錄成電子圖像進(jìn)行歸檔；對(duì)于一些零散的，無需保持原貌的文件，則可以通過文字轉(zhuǎn)換輸入的方法形成新的Doc文檔或圖表進(jìn)行歸檔保存。二是對(duì)于現(xiàn)在新產(chǎn)生的電子檔案，主要是借鑒傳統(tǒng)檔案管理理念，在電腦上對(duì)其進(jìn)行歸檔。同時(shí)，由于電子檔案介質(zhì)的脆弱性，要注意加強(qiáng)對(duì)光盤、硬盤等介質(zhì)的保管，定期進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保安全。

2.2要對(duì)檔案管理建章立制

制度是確保工作有序開展的前提，在檔案管理領(lǐng)域也是如此。因此，一是要結(jié)合技術(shù)電臺(tái)工作實(shí)際，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作制度進(jìn)行完善，讓檔案管理工作從源頭到終端都有章可循，同時(shí)要對(duì)收集整理、日常保管、借閱使用等工作的流程進(jìn)行細(xì)化完善，讓所有職工對(duì)檔案管理工作流程都有明確的理解，這樣也能提高他們對(duì)檔案管理工作的配合程度。二是要對(duì)新的電子科技檔案的管理制定制度。應(yīng)該說，電子檔案在生成與保護(hù)方面還是存在很大的區(qū)別的，比如在程序版本、存檔格式、保密和防篡改等方面，如果不加以明確，將造成電子檔案管理工作的混亂，這就要求對(duì)電子科技檔案的管理采用與紙質(zhì)檔案不一樣的制度來對(duì)這些情況進(jìn)行規(guī)范。

2.3要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理工作是一項(xiàng)涉及面廣、專業(yè)程度和精細(xì)化程度都很高的工作，而技術(shù)檔案又因?yàn)槠涞奶厥庑裕瑢?duì)管理人員的要求更高，這就要求電臺(tái)要建立一支高素質(zhì)的檔案管理工作人才隊(duì)伍。一是既要有專職的檔案管理人員，又要有兼職的技術(shù)檔案管理人員，各司其職，各負(fù)其責(zé)，確保技術(shù)檔案的準(zhǔn)確性、完整性和有效性。二是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，提高檔案人員對(duì)檔案工作、保密工作、技術(shù)工作的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理工作人員在現(xiàn)代信息社會(huì)條件下電子檔案管理的業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)檔案管理人員的政治覺悟和職業(yè)道德，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，確保檔案資料安全可靠。

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中圖分類號(hào) TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2017）181-0027-02

計(jì)算機(jī)的發(fā)明及應(yīng)用不僅改變了人類生存方式，在辦公方面達(dá)到了高效化；重點(diǎn)是已實(shí)現(xiàn)人與機(jī)器之間的交互，降低了人類勞動(dòng)量、運(yùn)算量。依據(jù)現(xiàn)在檔案管理革新后的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用情況，可以看到檔案利用率得到了顯著提升，檔案管理工作實(shí)踐基本完成查詢、分享、快速應(yīng)用等功能；為檔案管理工作帶來便利的同時(shí)，推進(jìn)了服務(wù)方面的品質(zhì)化發(fā)展。

1 基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理

自實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化以來，諸多不同類型的管理系統(tǒng)（如以Delphi、SOA、APS為基礎(chǔ)的系統(tǒng)）不斷被開發(fā)與廣泛應(yīng)用；而且，在通訊接口、多設(shè)備關(guān)等方面均獲得了較好發(fā)展。在技術(shù)利用率不斷提高之下，檔案管理自身也實(shí)現(xiàn)了基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理質(zhì)量提升。比如，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)所攜帶的“新思維”促使檔案管理實(shí)踐，不斷適應(yīng)、調(diào)整、轉(zhuǎn)變管理策略、優(yōu)化管理方案。根據(jù)現(xiàn)階段經(jīng)驗(yàn)可以觀察到，在信息資源的整合與利用方面有長足進(jìn)步；同時(shí)，技術(shù)管理工作也在不斷推進(jìn)，尤其是在檔案管理服務(wù)方面，出現(xiàn)了一些創(chuàng)新元素。以下就從這些新經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，討論進(jìn)一步促進(jìn)基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理措施。

2 基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理促進(jìn)措施

2.1 信息資源整合利用

基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理，最大功效體現(xiàn)在“數(shù)據(jù)化”方面。以此為路徑已初步實(shí)現(xiàn)檔案管理及檔案資源方面的信息化，建立了不同類型的數(shù)據(jù)庫；需要完善的地方在于將各類信息資源加以整合。比如，現(xiàn)階段基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用系統(tǒng)構(gòu)建完成后，能夠?qū)崿F(xiàn)各項(xiàng)操作，滿足查詢、數(shù)據(jù)分享、快速傳遞等基本要求。然而，通過分析發(fā)現(xiàn)，基于系統(tǒng)平臺(tái)的信息資源整合率偏低。建議實(shí)踐過程中，增加各個(gè)數(shù)據(jù)庫之間的資源整合利用。比如，通過“數(shù)據(jù)收集與分析”，增加一個(gè)數(shù)據(jù)運(yùn)算功能統(tǒng)計(jì)信息資源的利用頻率；從而對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)資源進(jìn)行優(yōu)化、區(qū)分，將查詢顯示方面的彈出功能效果加以提升。信息資源的整合及利用，還體現(xiàn)在權(quán)限用戶的地域限制；為了方便需要增加數(shù)據(jù)分級(jí)，利用數(shù)據(jù)庫開放一部分文獻(xiàn)資料；權(quán)限設(shè)置中也需要將信息資源對(duì)等安排，增加對(duì)應(yīng)性提升利用方面的針對(duì)性；強(qiáng)化技術(shù)管理，提高技術(shù)工具間的融合，也是促進(jìn)信息資源利用的一個(gè)重要途徑。比如，在檔案管理各個(gè)流程的融合，即可以大幅度提升管理效果。

2.2 技術(shù)管理推進(jìn)措施

檔案管理在技術(shù)管理層面，能夠滿足風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防要求，并借助計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)提高了安全管理。但是，由于停留于一般性的安全預(yù)防，未能增加進(jìn)一步優(yōu)化技術(shù)管理訓(xùn)練；因而，建議嘗試針對(duì)專業(yè)軟件制作培訓(xùn)。比如，選取HTML課程培訓(xùn)，既可以使檔案管理人員、工作人員了解系統(tǒng)平臺(tái)制作原理及相關(guān)技術(shù)；也可以使其在工作經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，按照適用程度實(shí)踐一些頁面創(chuàng)設(shè)，為系統(tǒng)進(jìn)一步更新提供素材。以查詢?yōu)槔?，現(xiàn)在的大多系統(tǒng)在這個(gè)方面很難實(shí)現(xiàn)細(xì)致內(nèi)容查詢；如輸入關(guān)鍵詞后，彈出的信息資源往往過多，說明技術(shù)工具的應(yīng)用過于泛化；因而，應(yīng)該在技術(shù)管理中增加“針對(duì)性”檢索技術(shù)功能，根據(jù)內(nèi)部權(quán)限的專業(yè)知識(shí)，實(shí)踐專門化的全稱查詢等；達(dá)到直接輸出對(duì)應(yīng)信息，提高技術(shù)功效；同時(shí)，通過頁面重新設(shè)計(jì)，使其與上述功能保持一致。

以升級(jí)為主導(dǎo)方向，應(yīng)該在基于計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理中引入系統(tǒng)評(píng)估。比如，利用調(diào)查問卷方法、技術(shù)顧問咨詢方法、問題收集改進(jìn)方法等開展技術(shù)管理實(shí)踐；前提是針對(duì)現(xiàn)階段不同機(jī)構(gòu)使用的系統(tǒng)，按照具體操作流程設(shè)置對(duì)應(yīng)評(píng)估指標(biāo)，并按照綜合評(píng)估結(jié)果實(shí)施改進(jìn)。從經(jīng)驗(yàn)分析，需增加計(jì)算機(jī)與其它媒介工具的連接；比如，除了一般的掃描之外，可以建設(shè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、增加專門化的數(shù)據(jù)交流平臺(tái)；納入類似YY的聊天工具，讓內(nèi)部人員可以增加課程培訓(xùn)、技術(shù)處理經(jīng)驗(yàn)分享、數(shù)據(jù)交流等。另外，將技術(shù)管理推進(jìn)――信息資源整合利用――創(chuàng)新服務(wù)管理進(jìn)行有效關(guān)聯(lián)；使其形成以技術(shù)管理中心，提高資源利用與服務(wù)創(chuàng)新方法。比如，嘗試從檔案類型、性質(zhì)方面以分析材料的方法切入，再制作契合度較高的系統(tǒng)。再如，增加技術(shù)監(jiān)督措施，利用“技術(shù)之眼”之類的工具功能植入，預(yù)防潛在的多次拷貝，增加一個(gè)下載、導(dǎo)出后無法進(jìn)行復(fù)制的下載頁面等。

2.3 創(chuàng)新服務(wù)管理

基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理，要求實(shí)現(xiàn)多種設(shè)備連接，并將各種資源進(jìn)行整合利用。所以形成了一個(gè)新系統(tǒng)，且要求與其功能匹配的服務(wù)創(chuàng)新。比如，多個(gè)部門需要到檔案管理室進(jìn)行信息查詢、提檔，會(huì)受到時(shí)間、地域方面的限制；因此，在服務(wù)方面需要從資源利用效率、技術(shù)管理層面增加“網(wǎng)絡(luò)建設(shè)”。與一般的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不同，它需要以類似系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)賬號(hào)設(shè)置等形式，達(dá)到可傳輸?shù)臋?quán)限開放；創(chuàng)新服務(wù)管理還需要增加技術(shù)人員在信息更新、頁面完善、入口等便利化設(shè)計(jì)等方面的服務(wù)內(nèi)容；并且，根據(jù)檔案管理的相關(guān)入檔、存檔、提檔、銷毀等信息更新，及時(shí)做出信息反饋、聲明、通告等。在新形式的技術(shù)化檔案管理中，重點(diǎn)需要突出“更新”，并根據(jù)不同部門及其需要，設(shè)計(jì)多個(gè)對(duì)接式入口為其提供便利；在導(dǎo)出、下載方面，需要在各個(gè)部門做好保密工作，而要完成這項(xiàng)任務(wù)，除了技術(shù)支持之外，還需從服務(wù)方面著手將其轉(zhuǎn)變成一個(gè)符合多個(gè)部門需求的形式，減少重復(fù)工作。

根據(jù)目前對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)工具的應(yīng)用觀察，服務(wù)層面可借助“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的“融合路徑”在多個(gè)新媒介工具間選取PC端，以及移動(dòng)終端兩個(gè)路徑；在PC端利用技術(shù)算機(jī)的開發(fā)技術(shù)，選用VC++語言嘗試實(shí)踐關(guān)于該機(jī)構(gòu)的檔案管理App開發(fā)；然后，在計(jì)算機(jī)與智能手機(jī)兩個(gè)端口實(shí)施接口連接，提高兩者間的應(yīng)用對(duì)接。這種技術(shù)開發(fā)路徑既是服務(wù)創(chuàng)新的一個(gè)方面，也屬于服務(wù)創(chuàng)新體系獲得升級(jí)優(yōu)化的前提保障。建議對(duì)我國圖書館方面的微信公眾號(hào)平臺(tái)開發(fā)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行一些資料搜集與研究，在此基礎(chǔ)上提高轉(zhuǎn)用率；最好采用平移方法提高開發(fā)效率，節(jié)省各項(xiàng)資源，降低開發(fā)成本。檔案管理實(shí)踐表明，目前應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)踐創(chuàng)新服務(wù)方面，主要集中在信息化的速度提升方面；因此，可以開拓思路，運(yùn)用正在深化與融合的技術(shù)工具之便，構(gòu)建一個(gè)圍繞檔案服務(wù)的新體系，將一般的技術(shù)服務(wù)，轉(zhuǎn)渡到服務(wù)體系方面的全面更新。

3 結(jié)論

通過上文初步分析能夠理解基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理，其重要的價(jià)值除了以技術(shù)為主的功能體現(xiàn)之外，思維轉(zhuǎn)化與應(yīng)用也非常關(guān)鍵。因而，在未來的檔案管理工作深化過程中，可以借助其思維路徑，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用后帶來的檔案管理整體變動(dòng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)式研究。既可以促進(jìn)現(xiàn)階段成果的利用，也可以在研究基礎(chǔ)上不斷提升技術(shù)管理之外的“內(nèi)容管理”，完善我國檔案管理體系。

參考文獻(xiàn)